Aperçu - sofad

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Aperçu - sofad
ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE
DEP Comptabilité
461-066
Rédaction
en français
Guide d’apprentissage
RÉDACTION EN FRANÇAIS
DEP COMPTABILITÉ
AIDE-MÉMOIRE
TUTEUR
NOM :
____________________________________________________
NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : ____________________________________________________
COURRIER ÉLECTRONIQUE : ____________________________________________________
ADRESSE :
____________________________________________________
DISPONIBILITÉ :
____________________________________________________
DEVOIRS1
√
4
5
6
7
o
o
o
o
DATE DʼENVOI
NOTE OBTENUE
REMARQUE
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COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR
DATE
OBJET DE LA COMMUNICATION
COMMENTAIRES
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1. Les devoirs 1, 2 et 3 devront avoir été faits lors de lʼapprentissage du guide Mise à niveau en français.
ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE
Rédaction en français
461-066
Guide d’apprentissage
Ce guide d’apprentissage a été conçu à partir des documents Correspondance en français
et Rédaction en français, du programme Secrétariat, réalisés par la Société de formation à
distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD).
Édition revue et corrigée 2015
Rédaction : Diane Marcil
Révision pédagogique et de contenu : Nicole Daigneault
Correction d’épreuves : Françoise Labelle
Édition et page couverture : BeauGraph
Gestion du projet : Nicole Daigneault
Édition 2010
Collaboration à la rédaction : Nancy Dupuis
Édition : Lyse Tanguay
Gestion du projet : Nicole Daigneault
Édition 2008
Rédaction : Diane Marcil
Révision pédagogique : Nicole Daigneault
Révision linguistique : Françoise Labelle
Édition : BelPage
Gestion du projet : Nicole Daigneault
Production 2001
Rédaction : Diane Marcil et Marie-Andrée Sabourin
Révision pédagogique : Nicole Daigneault
Révision de contenu : Monique Ranger
Révision linguistique : Lise Dolbec
Collaboration à la rédaction : Helen Renaud
Gestion du projet : Nicole Daigneault
Expérimentation : Francine Moreau
Édition : BeauGraf
Janvier 2015
© SOFAD
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Notes à l’utilisateur :
}Dans le présent cours, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement
dans le but d’alléger le texte.
}Bien que ce guide soit basé sur la version 2013 de Microsoft Office, il peut être utilisé
avec tout autre logiciel de traitement de texte compatible avec les fichiers de travail.
}Les taux de taxes utilisés dans ce guide d’apprentissage sont de 5 % pour la TPS et de
9,975 % pour la TVQ. Notez bien que depuis le 1er janvier 2013, la TVQ est calculée
sur le prix de vente excluant la TPS.
© Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec
Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays.
Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction,
est interdite sans l’autorisation écrite d’un représentant dûment autorisé de la Société de
formation à distance des commissions scolaires du Québec.
Dépôt légal – 2015
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Bibliothèque et Archives Canada
ISBN : 978-2-89493-508-8
© SOFAD
TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES
ient
Cet aperçu cont
Contenu des ressources multimédias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
- L’introduction
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
- Le chapitre 2
Avant toute chose... bienvenue! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Votre formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Objectifs du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Avez-vous les préalables? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Matériel et document requis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Documents facultatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Durée du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Exploration du matériel pédagogique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
Guide d’apprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
Corrigé des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
Ressources multimédias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Organisation et échéancier de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviii
Gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviii
Devoirs pour les élèves de la formation à distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Démarche d’apprentissage et pictogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Chapitre 1
Gestion des fichiers et méthode de doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1
Gestion des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2
Méthode de doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5
Apprentissage du doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5
Contrôle de la précision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6
Chapitre 2
Règles générales de rédaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1
Qualités essentielles de la lettre d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2
Concision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2
Courtoisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2
Précision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4
Simplicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4
Composantes d’une lettre d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6
En-tête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9
Mentions de la nature de l’envoi et du mode d’acheminement . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9
Lieu et date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9
Vedette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10
Références . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12
Objet de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12
Appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12
Corps de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13
Salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13
Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.14
Initiales d’identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.15
Mentions diverses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16
Pièces jointes, forme abrégée : p. j. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16
Copie conforme, forme abrégée : c. c. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16
© SOFAD
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Formules d’introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.20
Formules de salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.20
Titre de civilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22
Vedette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22
À l’attention de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22
Appel et salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22
Copie conforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22
Règles typographiques pour les lettres d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.24
Chapitre 3
Rédaction des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1
Composantes des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2
Saisie d’une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4
Efficience du traitement de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5
Affichage des marques de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5
Personnalisation de la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5
Affichage des règles horizontale et verticale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5
Réglage d’un taquet de tabulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6
Configuration de la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6
Aperçu avant impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6
Utilisation d’un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7
Rédaction d’une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.10
Chapitre 4
Disposition des lettres et adressage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1
Disposition des lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2
Mentions complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3
Transmission confidentielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3
Post-scriptum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3
Saisie d’une lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4
Utilisation d’un modèle électronique de la SOFAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4
Styles de lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5
Préparation d’une enveloppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16
Préparation d’une étiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.17
Chapitre 5
Lettres de demande de renseignements et de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1
Techniques de rédaction et de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2
Comment rédiger correctement une lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2
Méthode de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2
Organigramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4
Demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8
Communication de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.19
Demande de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.28
© SOFAD
TABLE DES MATIÈRES
Chapitre 6
Lettres d’accompagnement et accusés de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1
Lettre d’accompagnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2
Accusé de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.11
Chapitre 7
Lettres de recouvrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1
Rappel de l’échéance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2
Lettre de relance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.11
Mise en demeure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.19
Chapitre 8
Lettres de réclamation et de correction d’erreurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1
Lettre de réclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2
Lettre de réponse à une réclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.12
Lettre de correction d’erreurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.22
Chapitre 9
Lettres d’annulation de commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1
Chapitre 10
Synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1
Chapitre 11
Préévaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1
Annexes
Annexe I
Textes de contrôle de la précision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.1
Tableau du doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.19
Annexe II
Tableau synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.21
Annexe III
Tableau des espacements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.24
Annexe IV
Règles de coupures des mots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.25
Annexe V
Caractères non imprimables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.26
Annexe VI
Méthode à suivre pour adresser des enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.27
Bibliographie / Webographie
Fiche de rétroaction
Échéancier de travail
© SOFAD
NOTES
CONTENU DES RESSOURCES MULTIMÉDIAS
EXERCICES
PARTIE DU GUIDE
DOCUMENTS
DE TRAVAIL
DOCUMENTS
MODÈLES
Introduction
DIAPORAMAS
SÉQUENCES VIDÉO
Présentation
du module
RESSOURCES
MULTIMÉDIAS
Contenu des ressources multimédias
Chapitre 1
Chapitre 2
Chapitre 3
Composantes
d’une lettre
lorain
Chapitre 4
eti5162.dotx
import.dotx
rodin.dotx
Chapitre 5
demianyk
olsen
locas
alma.dotx
avant-garde.dotx
enveloppe.dotx
import.dotx
rodin.dotx
Chapitre 6
seguin
lanthier
alma.dotx
avant-garde.dotx
import.dotx
Chapitre 7
perras1
perras2
perras3
alma.dotx
avant-garde.dotx
import.dotx
Chapitre 8
alma1
alma2
lopez
alma.dotx
avant-garde.dotx
import.dotx
Chapitre 9
sprite
lopez2
alma.dotx
avant-garde.dotx
import.dotx
Chapitre 10
durand
pare
avant-garde.dotx
import.dotx
Chapitre 11
alma.dotx
Devoirs
alma.dotx
import.dotx
© SOFAD
Composantes
d’une note
Initiation à Microsoft Word
Saisie d’une note
Modification d’un
document
Création et utilisation
d’un modèle
Composantes
d’une lettre
Saisie d’une lettre
Création d’une étiquette
Insertion d’éléments
graphiques
ix
RÉDACTION EN FRANÇAIS
CONTENU DES RESSOURCES MULTIMÉDIAS (SUITE)
MODÈLES DE DOCUMENTS
accusé_de_réception.dotx
annulation_de_commande.dotx
communication_de_renseignements.dotx
demande_de_crédit.dotx
demande_de_renseignements.dotx
lettre_à_deux_alignements.dotx
lettre_à_trois_alignements.dotx
lettre_à_un_alignement.dotx
lettre_accompagnement.dotx
lettre_de_correction_erreurs.dotx
lettre_de_relance.dotx
mise_en_demeure.dotx
note_paraphe.dotx
note_signature.dotx
rappel_écheance.dotx
réclamation.dotx
réponse_réclamation.dotx
MODÈLES ÉLECTRONIQUES
1 align_lettreSOFAD.dotx
2 align_lettreSOFAD.dotx
3 align_lettreSOFAD.dotx
x
© SOFAD
Afin d’entreprendre convenablement votre apprentissage du module, il est très important
que vous lisiez cette première partie du guide. Vous devrez y accomplir quelques petites
tâches qui vous aideront à organiser et à gérer efficacement votre travail!
Avant toute chose... bienvenue!
INTRODUCTION
Introduction
Bienvenue au module Rédaction en français! Nous avons voulu que le matériel didactique
que vous utiliserez soit pleinement varié, tout en conservant sa valeur pédagogique. Ainsi,
ce guide contient des exercices théoriques et pratiques, des mises en situation, divers types
de lettres et des références Internet. Afin de satisfaire les élèves qui ont à leur disposition
différents outils de travail, ce guide est accompagné de ressources multimédias contenant
des diaporamas et des séquences vidéo qui vous montreront les principales tâches que
vous pouvez accomplir à l’aide de votre traitement de texte. Des modèles de lettres vous
sont également proposés. Nous croyons que tous ces outils d’apprentissage vous serviront
à atteindre agréablement les objectifs du module.
Tout au long de votre apprentissage, vous gravirez des échelons pour en arriver à maîtriser
la rédaction professionnelle de notes et de lettres d’affaires. Nous avons conçu le matériel
pédagogique en ayant à l’esprit le même objectif que vous : la réussite de votre cours!
Nous remercions sincèrement tous les membres de l’équipe de production qui ont fourni
généreusement leurs connaissances, leur expérience et, surtout, leur rigueur pour concevoir
un matériel didactique qui vous permettra de profiter d’un apprentissage privilégié.
Note
Nous aimerions que vous remplissiez la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin du
guide. Nous pourrons ainsi connaître votre degré de satisfaction au regard du module
et, par le fait même, l’améliorer. Les élèves de la formation à distance pourront faire
parvenir cette fiche à leur tuteur avec le dernier devoir; les élèves en établissement
pourront la remettre à leur enseignant, qui nous la fera parvenir.
Diane Marcil et Marie-Andrée Sabourin, rédactrices
© SOFAD
xi
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Votre formation
Ce module fait partie du programme menant à l’obtention du diplôme d’études
professionnelles en comptabilité. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant
1 350 heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des
modules et le nombre d’heures prévu pour chacun.
SYNTHÈSE DU PROGRAMME D’ÉTUDES EN COMPTABILITÉ
CODE
NO
461-012
1
461-024
TITRE DU MODULE
DURÉE
UNITÉS*
Métier et formation
30
2
2
Recherche d’information
60
4
461-034
3
Tableaux et graphiques
60
4
461-042
4
Calcul de pièces
30
2
461-054
5
Mise en page de correspondance
60
4
461-066
6
Mise à niveau en français
Rédaction en français
30
60
6
461-074
7
Traitement de pièces
60
4
461-083
8
Gestion de l’encaisse
45
3
461-093
9
Législation des affaires
45
3
461-102
10
Interactions professionnelles
30
2
461-115
11
Communication en anglais
75
5
461-122
12
Production de paies
30
2
461-134
13
Rédaction en anglais
60
4
461-144
14
Traitement de données
60
4
461-154
15
Tâches courantes
60
4
461-165
16
Efficience
75
5
461-175
17
Coût d’un bien et d’un service
75
5
461-185
18
Tâches de fin de période
75
5
461-195
19
Tâches de fin d’année
75
5
461-204
20
Déclaration de revenu
60
4
461-213
21
Système comptable
45
3
461-222
22
Cheminement professionnel
30
2
461-238
23
Intégration au travail
120
8
* Une unité équivaut à 15 heures.
xii
© SOFAD
INTRODUCTION
Objectifs du module
Vous devrez principalement rédiger de la correspondance d’affaires relative à la comptabilité.
Les documents que vous produirez sont : des notes, des notes de service, des lettres, des
enveloppes et des étiquettes. Pour connaître les tâches que vous réaliserez lors de votre
apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-les aussi
souvent qu’il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d’apprentissage.
OBJECTIFS DU MODULE RÉDACTION EN FRANÇAIS
``Élaborer des plans de lettres d’affaires en relevant les idées principales.
``Rédiger différents types de lettres d’affaires au traitement de texte en respectant le
plan établi.
``Réviser du texte à l’aide d’un correcticiel, d’un dictionnaire, d’une grammaire et de
volumes de référence.
``Enregistrer et imprimer des documents.
``Améliorer sa précision en utilisant la méthode de doigté.
Avez-vous les préalables?
Le module 5, Mise en page de correspondance, est préalable à ce cours. Par contre, si vous
n’avez pas étudié ce module, vous devez être en mesure de disposer, au traitement de
texte, des notes, des notes de service, des lettres d’affaires, des enveloppes et des étiquettes.
Vous devez également être capable d’utiliser une méthode de doigté pour rédiger vos
lettres au traitement de texte; au besoin, vous pouvez vous inscrire au cours Méthode de
doigté pour tous!, sur le portail edusofad.com; ce cours est gratuit. Essayez la démo du
cours, au http://edusofad.com/www/demo/whpr-001/.
Vous devez également maîtriser les notions du guide Mise à niveau en français avant
d’entreprendre l’apprentissage de ce guide.
Possédez-vous les préalables?
Assurez-vous maintenant d’avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les
tâches reliées à ce module.
© SOFAD
xiii
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Matériel et document requis
``Le logiciel de traitement de texte Microsoft Word.
``Un micro-ordinateur équipé de haut-parleurs et d’une imprimante.
``Un didacticiel pour pratiquer la méthode de doigté et améliorer votre précision.
``Une reliure à anneaux et une douzaine d’onglets séparateurs.
``Une clé USB ou tout autre support externe si vous n’enregistrez pas votre travail sur le
disque dur.
``Le français au bureau, guide de l’Office québécois de la langue française, 6e ou 7e édition.
Documents facultatifs
``Le petit Grevisse, 32e édition, ou toute autre grammaire française récente.
``L’art de conjuguer, collection BESCHERELLE (ou tout autre guide de conjugaison).
``Dictionnaire de la langue française (Suggestion : Le Petit Robert).
``Résumé des procédures Microsoft Word, SOFAD, guide sur le traitement de texte
Microsoft Word.
xiv
© SOFAD
INTRODUCTION
Durée du module
Ce cours est d’une durée de 90 heures, incluant l’apprentissage du guide Mise à niveau en
français et l’évaluation sommative nécessaire à l’obtention des six unités reliées à ce
module. Le temps requis pour l’exécution des devoirs, pour se familiariser avec la microinformatique, avec Windows et Microsoft Word n’est pas comptabilisé dans cette durée :
ce temps peut varier d’une personne à l’autre selon ses acquis et sa facilité d’apprentissage.
Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le
rythme de votre progression.
RÉDACTION EN FRANÇAIS
90 HEURES
30 heures
Guide d’apprentissage : Mise à niveau en français
DEVOIRS 1, 2 ET 3 *
Exploration du matériel pédagogique
Lecture de l’introduction
1 heure
Chapitre 1
Gestion des fichiers et méthode de doigté
2 heures
Chapitre 2
Règles générales de rédaction
3 heures
Chapitre 3
Rédaction des notes
3 heures
Chapitre 4
Disposition des lettres et adressage
3 heures
Chapitre 5
Lettres de demande de renseignements et de crédit
9 heures
DEVOIR 4
Chapitre 6
Lettres d’accompagnement et accusés de réception
9 heures
Chapitre 7
Lettres de recouvrement
6 heures
DEVOIR 5
Chapitre 8
Lettres de réclamation et de correction d’erreurs
6 heures
Chapitre 9
Lettres d’annulation de commande
6 heures
DEVOIR 6
Chapitre 10
Synthèse
Chapitre 11
Préévaluation
7 heures
2,5 heures
DEVOIR 7
Évaluation sommative (Seuil de réussite : 80 %)
2,5 heures
Total
90 heures
* Si vous êtes un élève de la formation à distance, vous devez avoir fait trente heures d’apprentissage ainsi
que les devoirs 1, 2 et 3 dans le guide Mise à niveau en français.
Maintenant que vous en savez davantage sur ce module, prenez quelques minutes pour
vous familiariser avec le matériel pédagogique qui l’accompagne.
© SOFAD
xv
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Exploration du matériel pédagogique
Le matériel pédagogique comprend :
``le guide d’apprentissage pour la mise à niveau en français et son corrigé;
``ce guide d’apprentissage pour la rédaction de la correspondance d’affaires et son corrigé;
``les fichiers de travail et les ressources multimédias, disponibles sur
http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html;
``sept devoirs (pour les élèves de la formation à distance).
Lisez la section suivante afin de mieux connaître le contenu de votre guide d’apprentissage.
Guide d’apprentissage
Ce guide d’apprentissage comprend onze chapitres qui vous permettront d’acquérir les
habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des
outils d’apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables
que profitables.
``Chaque tâche est accompagnée de méthodes de travail que nous vous conseillons de
suivre. Ces méthodes faciliteront l’organisation de votre travail, la gestion de votre temps,
la planification et l’exécution convenables et efficaces de vos tâches.
``L’assimilation des notions théoriques vous permettra d’exécuter adéquatement les tâches
au micro-ordinateur.
``Les exercices théoriques vous aideront à acquérir différentes notions essentielles à la
saisie et à la rédaction de documents d’affaires au micro-ordinateur.
``Les exercices pratiques incluent des mises en situation de travail. Vous vous assurez ainsi
de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique sans
crainte dans un milieu de travail.
Ce guide se termine par une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus
sérieusement possible afin de vous préparer à l’examen sommatif.
Corrigé des exercices
Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l’aide du corrigé. Cette méthode
vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si
certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points
vous semblent obscurs après avoir fait des efforts honnêtes, n’hésitez pas à demander
conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider.
xvi
© SOFAD
INTRODUCTION
Ressources multimédias
Vous trouverez, dans le dossier Exercices, les fichiers nécessaires pour faire les exercices.
Les diaporamas et les séquences vidéo vous permettront de visualiser des tâches que vous
effectuerez au micro-ordinateur.
Le dossier Modèles de documents comprend dix-sept modèles qui vous aideront à rédiger
différents types de lettres d’affaires ayant trait à la comptabilité.
Quand au dossier Modèles électroniques, il comprend trois Assistants lettre SOFAD
que vous utiliserez occasionnellement pour saisir les lettres.
N’hésitez pas à consulter la Webographie, qui vous fera connaître des sites Web présentant
un intérêt particulier pour ce module.
Afin d’augmenter votre vitesse de travail, nous vous recommandons de copier les fichiers
nécessaires pour faire les exercices sur votre disque dur.
COPIER LES FICHIERS DE TRAVAIL
``Sur votre disque dur ou une clé USB, créez le dossier Module_6.
``Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SOFAD
http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html.
``Repérez le titre du module. Cliquez ensuite sur le lien correspondant à l’année de
l’édition de ce guide, s’il y a lieu.
``Téléchargez le dossier Fichiers de travail approprié, puis copiez tous les sous-dossiers
dans votre dossier Module_6.
``Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez
tous les fichiers d’un dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande
Propriétés, puis décochez la case Lecture seule, s’il y a lieu.
Maintenant que vous avez installé les fichiers nécessaires au module sur votre disque dur,
passez à la section suivante.
© SOFAD
xvii
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Organisation et échéancier de travail
Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés.
Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail.
``Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets.
``Préparez les onglets suivants :
–– onze onglets pour les impressions des exercices de chaque chapitre;
–– un onglet pour les textes de précision.
Consultez votre échéancier de travail situé en annexe du guide, puis lisez la partie qui suit.
ÉTABLIR UN ÉCHÉANCIER
``À l’aide de l’échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide, déterminez les dates
où vous terminerez l’apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la
colonne appropriée.
``Prenez l’habitude de respecter votre échéancier. Si vous n’avez pas terminé un chapitre
à temps, vous devrez y consacrer plus d’heures sans toutefois perturber votre échéancier
de travail.
Gestion du temps
Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles
habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l’échéancier
de travail. Pour l’apprentissage du guide Rédaction en français, cet échéancier s’échelonne
sur une période de dix semaines et de soixante heures. Il vous permet de conserver un
rythme d’apprentissage régulier afin d’assimiler progressivement la matière présentée. Une
assiduité de six heures par semaine répartie en deux séances de travail vous permettra
d’acquérir les nouvelles notions et de les appliquer au micro-ordinateur beaucoup plus
aisément. Il se peut que vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation
selon vos connaissances de base et votre facilité d’apprentissage.
Les devoirs sont réservés aux élèves de la formation à distance. Ceux qui étudient dans un
centre et qui veulent se soumettre à des évaluations formatives doivent s’adresser à leur
professeur. Par contre, le chapitre 11 du guide d’apprentissage contient une préévaluation
que vous pourrez corriger et évaluer vous-même afin de vérifier si vous avez atteint les
objectifs du module.
xviii
© SOFAD
INTRODUCTION
Devoirs pour les élèves de la formation à distance
Les devoirs vous préparent à l’épreuve sommative qui se déroule sous la surveillance d’un
responsable. Il est donc tout à votre avantage de faire les devoirs sans consulter votre guide
d’apprentissage et de profiter des corrections de votre tuteur pour ajuster votre tir. C’est là
une excellente façon de vous préparer à l’examen.
Pour l’apprentissage du guide Mise à niveau en français, vous avez déjà fait trois devoirs.
Cette partie du module Rédaction en français en comprend quatre. Seule la note obtenue
à l’examen compte pour l’obtention des six unités reliées à ce cours.
Vérifiez auprès du centre que vous aurez choisi pour passer votre examen sommatif si
vous pouvez faire votre préévaluation sur un appareil semblable à celui que vous
utiliserez pour votre examen. Sinon, étant donné la grande diversité des appareils
utilisés dans les centres professionnels, les commissions scolaires doivent offrir à tout
élève de la formation à distance qui désire passer l’évaluation sommative une période
minimale de trente minutes avant cet examen pour lui permettre de se familiariser avec
le matériel disponible.
© SOFAD
xix
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Cette dernière section vous permettra d’entreprendre convenablement votre apprentissage.
Lisez-la attentivement.
Démarche d’apprentissage et pictogrammes
Ce guide a été conçu pour vous permettre d’adopter une démarche d’apprentissage
autonome. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, la
synthèse du chapitre 10 et la préévaluation du dernier chapitre.
Familiarisez-vous maintenant avec les pictogrammes du guide.
Ce pictogramme vous indique les objectifs et les tâches à effectuer dans le chapitre.
Ce pictogramme vous invite à travailler votre méthode de doigté et votre précision au
clavier.
Ce pictogramme vous invite à visionner un diaporama ou une séquence vidéo.
Ce pictogramme s’affiche lorsque vous devez vous référer au corrigé des exercices.
Lorsque vous rencontrez ce pictogramme, vous devez faire un arrêt obligatoire pour lire
attentivement l’information qui l’accompagne.
Les élèves de la formation à distance sont invités à faire un devoir.
Ce pictogramme vous invite à consulter la webographie, qui inclut des adresses Internet
contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage :
cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html.
Maintenant que vous vous êtes
familiarisé avec le contenu du module et
son matériel d’apprentissage, vous avez en main
tout ce qu’il faut pour commencer votre
lecture au chapitre 1.
xx
© SOFAD
CHAPITRE
2
Règles générales de rédaction
À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure d’effectuer les tâches suivantes :
``Identifier les qualités essentielles de la lettre d’affaires;
``Distinguer les principales parties d’une lettre d’affaires ainsi que les formules
d’introduction et de salutation;
``Appliquer une technique de rédaction.
La rédaction de la correspondance d’affaires suscite peut-être chez vous de nombreuses
questions.
``Quelles sont les règles particulières de ce type d’écrit?
``Quel ton et quel style convient-il d’adopter?
À la fin de ce chapitre, vous aurez sûrement trouvé des réponses à vos questions.
Voir la webographie : OQLF
Visitez le site du Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la
langue française; vous y trouverez des définitions de mots ou de termes, accompagnées
d’exemples très enrichissants pour la rédaction de la correspondance.
© SOFAD
2.1
RÉDACTION EN FRANÇAIS
QUALITÉS ESSENTIELLES DE LA LETTRE D’AFFAIRES
Il y a des principes essentiels qu’il faut connaître avant d’entreprendre la rédaction
proprement dite de la lettre d’affaires.
Concision
Apprendre à raccourcir ses lettres est très important. Une lettre trop longue et d’un style
diffus ne donnera jamais les résultats escomptés; trop de verbiage obscurcit le sens d’un
texte.
Tout ce que l’on écrit peut, jusqu’à un certain point, être clarifié et abrégé. On obtient une
lettre brève en éliminant systématiquement les mots et, même, les phrases inutiles. On
obtient aussi ce résultat en évitant les phrases et les paragraphes trop longs ou trop
compliqués.
Jusqu’à quel point une lettre doit-elle être courte? C’est simple, il faut éliminer le superflu!
Ainsi, une lettre doit exprimer tout ce qu’il faut dire, ni plus ni moins, avec le moins de mots
possible.
Une lettre de soixante-quinze lignes peut être trop courte si elle omet un point important.
Par contre, une lettre de dix lignes peut être trop longue si elle est criblée de mots inutiles.
Il est plus difficile de composer une lettre courte qu’une longue. Blaise Pascal, philosophe
français, s’excusait un jour auprès d’un ami de lui avoir écrit une lettre trop longue : « Je
n’ai pas eu le temps d’en écrire une courte », disait-il.
Courtoisie
On admet volontiers que le ton de la voix doit être sympathique et courtois lors des
conversations, en personne ou au téléphone. Cependant, lorsqu’il s’agit d’écrire une lettre,
on devient souvent ridiculement froid et guindé.
Il fut un temps où la politesse était confondue avec un abus de formalités. On voulait
donner une bonne impression en employant des expressions pompeuses. Aujourd’hui, en
écrivant une lettre courtoise à un client, on ne joue pas au grand écrivain, on essaie de
créer une impression positive.
Une lettre ne peut se comparer à une conversation au cours de laquelle un sourire, une
poignée de main et même le ton de la voix peuvent créer une ambiance amicale. Dans une
lettre, on arrive à ce but en choisissant des mots courtois et aimables.
Voici une liste de mots ou d’expressions qui peuvent choquer le correspondant, alors qu’on
peut facilement dire la même chose avec plus de tact.
2.2
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Signification des termes rayés
Vous constaterez que certains termes sont rayés : nous voulons attirer votre attention
sur le fait qu’il ne faut pas les utiliser.
Dette
Personne n’aime avoir des dettes. Se les faire rappeler sans ménagement crée toujours de
la gêne. On emploiera des mots moins blessants tels que solde, en souffrance, échu ou
arrérages.
Vu que vous n’avez pas tenu votre promesse
Le client peut avoir une bonne raison de ne pas respecter ses engagements et, même s’il
n’en a pas, il se sentira blessé si une accusation semblable lui est adressée en des termes
aussi peu flatteurs. Il est préférable d’omettre entièrement cette phrase et de chercher
plutôt à découvrir pourquoi le client a failli à sa promesse.
Nous nions toute responsabilité
Trop froid et pompeux. Essayer de jeter le blâme sur quelqu’un d’autre n’impressionne
jamais le correspondant; on suggérera plutôt qu’il y a peut-être eu un malentendu
quelconque.
Nous ne permettrons... consentirons... nous refusons de...
S’il faut refuser une demande, on essaie de dorer un peu la pilule en créant l’impression
que l’on regrette de refuser, mais que les circonstances nous y obligent. Puis, on explique
ces circonstances en essayant de trouver des facteurs pouvant favoriser le client, par
exemple : « Nous avons le regret de refuser votre demande de crédit, mais nous vous
proposons de faire une autre demande d’ici quelques mois. »
Qu’avez-vous l’intention de faire à ce sujet?
Insultant! On dira plutôt : « D’après vous, que faudrait-il faire? » ou encore « Pourriez-vous
nous faire part de vos intentions? »
Vous prétendez... insistez sur... dites...
Ceci laisse entendre que le correspondant se trompe ou ment. On préférera : « Il semble
s’être glissé un malentendu... »
Vous n’avez pas spécifié... vous avez oublié...
Et puis? Le lui rappeler n’arrangera pas les choses. Pourquoi ne pas demander simplement
ce que l’on veut savoir?
Vous devez... il faut que vous... vous devriez...
Aucun correspondant n’aime être traité comme un enfant. On utilisera plutôt : « Permetteznous de vous suggérer de... » ou « S’il vous plaît... ».
© SOFAD
2.3
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Précision
L’inexactitude dans une lettre d’affaires peut porter préjudice à l’expéditeur et provoquer
de la confusion. Cela s’applique non seulement à la ponctuation, mais aussi à l’orthographe,
à la grammaire, à la composition stylistique des phrases, aux faits et aux chiffres, au nom
et à l’adresse du destinataire et, s’il s’agit d’une lettre de recouvrement, au montant à
recouvrer.
Une lettre ne devrait jamais être expédiée avant que tous ces points aient été vérifiés.
Simplicité
Lorsqu’on rédige une lettre d’affaires, il faut éviter l’usage de formules stéréotypées ou
lourdes; on préférera des expressions simples, mais significatives.
Il faut aussi éviter les combinaisons de mots ayant le même sens, qui constituent des
pléonasmes et, donc, des répétitions inutiles.
Dans le Français au bureau, consultez la section Mots et expressions à connaître.
Avant de poursuivre votre apprentissage, faites l’exercice suivant afin de vous assurer que
vous connaissez bien les qualités essentielles de la lettre d’affaires. N’oubliez pas d’être
toujours attentif aux fautes d’orthographe.
Exercice 2.1 Connaître les qualités essentielles d’une lettre d’affaires
1. Quelles sont les quatre principales qualités d’une lettre d’affaires?
a)
b)
c)
d)
2. Pour chacune des qualités, expliquez pourquoi il faut s’y conformer.
a)
b)
c)
d)
2.4
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
3. Remplacez chacune des expressions surlignées par une expression plus simple, n’hésitez
pas à consulter le Français au bureau.
a) Vous trouverez ci-attachés votre lettre du 10 mai.
b) Voici les lettres de références demandées...
c) La balance de votre compte pour le mois de janvier...
d)Veuillez compléter le formulaire ci-joint...
e) En rapport avec ce travail, nous n’avons pas reçu votre réponse...
f) La gérante des ventes annonce que nous devrons déménager en juillet.
g) Suite à notre conversation, nous devons annuler notre commande.
h)Veuillez identifier les articles endommagés.
i) Les coûts d’opération s’élèvent à 549,37 $.
j) Cette année, nous prévoyons rencontrer l’échéance...
Au besoin, prenez le temps d’exercer votre doigté à l’aide du didacticiel. Sinon, améliorez
votre précision à l’aide des textes de l’annexe I. Ayez toujours à l’esprit qu’à ce momentci de votre apprentissage, ce n’est pas la vitesse qui compte, mais la précision.
Dans la prochaine section, vous réviserez des notions du module 5, Mise en page de
correspondance. Afin de vous aider à maîtriser ces notions, visionnez le diaporama
Composantes d’une lettre.
© SOFAD
2.5
RÉDACTION EN FRANÇAIS
COMPOSANTES D’UNE LETTRE D’AFFAIRES
Voici les parties principales que l’on retrouve généralement dans les lettres d’affaires.
Suivront quelques exemples de disposition ainsi que les particularités du protocole
épistolaire.
1En-tête
2 Mentions de la nature de l’envoi et du mode d’acheminement
3 Lieu et date
4 Vedette (nom et adresse du destinataire)
5Références
6 Objet de la lettre
7Appel
8 Corps (texte) de la lettre
9Salutation
0Signature
{ Initiales d’identification
} Mentions spéciales
Observez attentivement les figures 2.1 et 2.2 des pages suivantes. Vous y découvrirez les
principales composantes et la disposition des lettres d’affaires.
Consultez les sections Lettre et Exemples de lettres dans Le français au bureau : vous y
trouverez d’autres exemples de lettres et de leurs composantes.
Voir la webographie : OQLF
Consultez d’autres exemples de lettres et de documents administratifs dans le site Le
français au bureau mis en ligne par l’Office québécois de la langue française.
2.6
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Q
W
E
R
T
Y
U
I
O
PRODUITS DE BUREAU CASTONGUAY INC.
1292, rue Saint-Jean-Baptiste
Boucherville (Québec) J0L 8M4
Téléphone : 450 123-0888
Télécopieur : 450 123-0008
¶
¶
CONFIDENTIEL
¶
Le 22 mai 20xx
¶
¶
¶
¶
Madame Murielle Francoeur
Directrice du Service des prêts
Banque BCP du Canada
3900, boulevard Taschereau
Longueuil (Québec) J0L 1M0
¶
¶
N/Réf. : F.1492
¶
¶
Objet : Demande de prêt
¶
¶
Madame,
¶
Conformément à notre entente, vous trouverez ci-joint nos états financiers afin de
compléter notre dossier de demande de prêt.
¶
Nous demeurons à votre disposition pour vous communiquer tout autre
renseignement utile.
¶
Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées.
¶
Le directeur des finances,
¶
¶
P Émilien Bouchard
¶
¶
Émilien Bouchard
¶
{ ÉB/cl
¶
} p. j. 1
¶
c. c. Mme Danièle Richer, directrice générale
Figure 2.1
© SOFAD
Composantes d’une lettre d’affaires
2.7
RÉDACTION EN FRANÇAIS
3,8 cm
RECOMMANDÉ
CONFIDENTIEL
Boucherville, le 22 mai 20xx
4 ou 5
interlignes
Madame Murielle Francoeur
Directrice du Service des prêts
Banque BCP du Canada
3900, boulevard Taschereau
Longueuil (Québec) J0L 1M0
2 interlignes
N/Réf. : F.1492
2 interlignes
Objet : Demande de prêt
2 interlignes
Madame,
1 ou 2
interlignes
Conformément à notre entente, vous trouverez ci-joint nos états
financiers afin de compléter notre dossier de demande de prêt.
Nous demeurons à votre disposition pour vous communiquer tout autre
renseignement utile.
Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées.
1 interligne
4 ou 5
interlignes 1 ou 2
interlignes
1 interligne
ÉB/cl
Le directeur des finances,
Émilien Bouchard
Émilien Bouchard
p. j. 1
c. c. Mme Danièle Richer, directrice générale
Figure 2.2
2.8
Disposition d’une lettre d’affaires à deux alignements
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
En-tête
L’en-tête comprend la raison sociale, l’adresse (ou les adresses), les numéros de téléphone
et de télécopieur et, finalement, l’adresse de courrier électronique et du site Web. L’en-tête
inclut généralement un logo, un symbole social qui identifie l’entreprise, et est habituellement
déjà imprimé sur le papier à lettres officiel de l’entreprise.
Mentions de la nature de l’envoi et du mode d’acheminement
Ces mentions servent à indiquer le caractère particulier de la lettre (CONFIDENTIEL ou
PERSONNEL), ainsi que le mode d’acheminement choisi (RECOMMANDÉ, PAR EXPRÈS, etc.).
}TOUJOURS écrites en majuscules et soulignées.
}TOUJOURS au masculin singulier (on sous-entend « Courrier »).
La mention PERSONNEL signifie que la lettre doit être ouverte par le destinataire seulement.
La mention CONFIDENTIEL signifie que le contenu de la lettre ou du document ne doit pas
être divulgué. On n’utilise pas ces mentions simultanément.
Lisez le texte du Français au bureau qui décrit ces mentions afin de voir d’autres exemples.
Lieu et date
Dans une lettre, la date ne doit jamais être abrégée. Elle est précédée du nom de la ville
d’où la lettre est envoyée, si celui-ci n’est pas déjà indiqué dans l’en-tête. Certaines
entreprises ont des bureaux dans plusieurs villes et le nom de chacune de ces villes apparaît
sur le papier officiel. Il faut donc préciser la provenance exacte de la lettre.
Exemple :
Boulangerie Blés d’or
Régina – Niagara – Saint-Jean-sur-Richelieu
La date devrait mentionner (selon le cas) :
Exemple :
Régina, le 8 septembre 20xx, ou
Niagara, le 8 septembre 20xx, ou
Saint-Jean-sur-Richelieu, le 8 septembre 20xx.
}JAMAIS de virgule entre le jour et le mois, ou entre le mois et l’année.
}JAMAIS de majuscule pour le nom du mois.
}TOUJOURS une virgule entre le nom de la ville et l’article qui commence la date.
}TOUJOURS un article « Le » avant la date.
© SOFAD
2.9
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Si la ville est déjà indiquée dans l’en-tête et qu’il n’y a pas de confusion possible, on
indiquera simplement la date.
Exemple :
Le 8 septembre 20xx
Vedette
On y indique, dans l’ordre :
``le nom du destinataire;
``le titre de sa fonction, s’il y a lieu;
``le nom du service où il travaille, s’il y a lieu;
``le nom de l’entreprise, s’il y a lieu;
``le numéro, la voie de communication et le numéro du local1, s’il y a lieu;
``le nom de la ville et celui de la province, suivis du code postal.
L’ordre des éléments commence par le terme particulier (nom) et se termine par le plus
général (code postal); c’est comme si vous faisiez vous-même le trajet du courrier pour
vous rendre à destination en partant du code postal.
Il arrive que la lettre s’adresse à tout un groupe. Si l’expéditeur connaît le nom de la
personne qui doit s’occuper du dossier, on peut utiliser la mention « À l’attention de »,
suivie du nom de cette personne qui transmettra l’information à tout le groupe. Cette
mention s’inscrira deux interlignes sous la vedette, en minuscules et soulignée. Cependant,
cette façon de faire est de moins en moins utilisée.
}Ne pas utiliser « Compétence de... » (formule acceptable, mais peu employée).
}Ne JAMAIS abréger la mention « À l’attention de » par « Att » ou « Attn » (formules
anglaises).
}Quant à l’ADRESSE, faire attention aux points suivants :
- TOUJOURS une virgule entre le numéro et la voie de communication;
- TOUJOURS une virgule entre le nom de la voie de communication et le numéro du
local, du bureau ou de l’étage;
- TOUJOURS préciser s’il s’agit d’une rue, d’un boulevard, etc., et éviter de les abréger
(si c’est possible);
- JAMAIS de majuscule initiale au générique de la voie de communication, à moins
qu’il ne soit précédé d’un chiffre indiquant un ordre;
- PAS d’abréviation pour le nom de la province, qui doit être écrit entre parenthèses,
un espacement après la ville.
1. Suivant l’espace disponible, le numéro du local, du bureau ou de l’étage pourra être inscrit sur la ligne qui précède
le numéro et la voie de communication.
2.10
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
L’odonyme est formé du nom d’une voie de circulation (avenue, boulevard, chemin,
autoroute, rue, etc.), et d’un nom spécifique (Saint-Denis, Charest, Sherbrooke, etc.).
Exemples :
1234, chemin des Fleurs
1234, 45e Avenue
407, rue Verchères
1207, boulevard Laporte
Vous verrez parfois le symbole QC dans des documents techniques, tels que des formulaires.
Ce symbole est aussi admis sur des étiquettes dans le cas d’envois massifs ou lorsqu’on
manque d’espace. Il ne se met pas entre parenthèses et est séparé du code postal par
deux espaces.
Exemple :
Sutton QC J0E 0A6
Si vous expédiez une lettre à destination d’un autre pays que le Canada, vous devrez
inscrire le nom de la rue et de la ville dans la langue du pays, mais le nom du pays devra
apparaître en français et en majuscules. Cette façon de faire s’explique, puisque l’envoi
sera d’abord traité par Postes Canada en langue française, puis, lorsqu’il parviendra à
destination, dans la langue de ce pays.
Exemple :
Television News
Post Office Box 1345
New York NY 34299
ÉTATS-UNIS
Observez maintenant différentes façons de présenter une vedette.
Exemples :
Monsieur Paul Lajoie, chef
Service de la comptabilité
Assurances Tous-risques
3232, rue Lyon, bureau 401
Montmagny (Québec) G2J 3P6
ou
Monsieur Paul Lajoie
Chef du Service de la comptabilité
Assurances Tous-risques
Bureau 401
3232, rue Lyon
Montmagny (Québec) G2J 3P6
ou
Service de la comptabilité
Assurances Tous-risques
3232, rue Lyon, bureau 401
Montmagny (Québec) G2J 3P6
© SOFAD
2.11
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Références
Les références permettent de préciser de quel document il est question dans la lettre, ce
qui facilite le classement du courrier. Le tableau suivant présente les principales références
utilisées et leur signification.
Ne JAMAIS utiliser RE (correspondance anglaise) – Concerne – Sujet.
RÉFÉRENCES
V/lettre du...
SIGNIFICATIONS
Nous donnons suite à votre lettre du...;
Nous accusons réception de votre lettre du...
N/lettre du...
Cette lettre fait suite à notre lettre précédente du...
V/Référence, V/Réf. ou V/R
Votre document (celui dont il est question dans cette
lettre) porte le numéro...
N/Référence, N/Réf. ou N/R
Notre document (celui dont il est question dans cette
lettre) porte le numéro...
Objet de la lettre
La mention Objet présente en quelques mots le contenu de la lettre. Cette mention est
facultative mais fortement suggérée, car elle permet une compréhension rapide du texte
et facilite le classement. La description de l’objet débute toujours par une lettre majuscule.
Exemple :
Objet : Moteurs hors-bord
Appel
C’est une formule de civilité que l’on place avant le début du texte. On utilise « Madame »,
« Monsieur », « Mesdames », « Messieurs », selon le contexte. Le titre de civilité est suivi
d’une virgule.
Si on écrit à une entreprise, sans mentionner le nom d’une personne en particulier, on
utilise comme appel « Mesdames, Messieurs, » ou « Madame, Monsieur, »; l’appel peut
varier selon les avis linguistiques ou les pratiques en usage dans les bureaux. Les deux
mentions s’écrivent l’une sous l’autre.
Ne JAMAIS utiliser la formule « À qui de droit », car elle ne s’emploie qu’à l’intérieur
d’une phrase pour désigner la personne compétente pour traiter une question.
Exemple : Veuillez transmettre ce grief à qui de droit.
Ne JAMAIS faire suivre le titre de civilité du nom de la personne.
2.12
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Quel que soit l’état civil d’une femme, on emploie généralement la formule de civilité
« Madame ».
Si l’on s’adresse à une personne qui possède un titre ou qui exerce une fonction officielle,
on l’indique.
Exemples :
Maître, Docteur, Madame la Directrice, Révérend Père, Madame la Ministre, etc.
Quand une lettre est adressée à un directeur (ou à une directrice), l’appel peut être
« Monsieur le Directeur » (ou « Madame la Directrice ») ou simplement « Monsieur »
(ou « Madame »).
Corps de la lettre
Dans cette partie de la lettre, on communique le message; c’est donc l’élément essentiel.
Le premier paragraphe sert d’introduction : on prend contact avec le destinataire, on
annonce le but de la lettre. Parfois, on fait référence à un message téléphonique, à une
lettre, à une rencontre, etc.
Exemples :
Pour faire suite à notre conversation...
En réponse à votre lettre...
Les paragraphes suivants contiennent souvent chacun une idée particulière : c’est le corps
de la lettre ou le développement.
Exemples :
Rappel de la commande – Justification
Le dernier paragraphe sert de conclusion. Il inclut ou précède la salutation finale.
Exemple :
Demande de remboursement et salutation d’usage.
Salutation
La salutation est une formule de courtoisie qui diffère selon le correspondant. Il faut éviter
les formules pompeuses et lourdes. Dans cette partie de la lettre, on reprend l’appel
textuellement.
Exemple :
Si l’appel est « Madame », la salutation pourrait être :
« Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos meilleurs sentiments. »
Pour d’autres formules, consultez la section Salutation dans Le français au bureau.
© SOFAD
2.13
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Signature
Si le signataire occupe un poste particulier dans l’entreprise, on doit indiquer son titre,
précédé d’un article, sous la formule de courtoisie. On laisse ensuite quatre ou cinq interlignes
avant d’inscrire son nom; il signera dans l’espace réservé à cette fin.
Exemple :
Le directeur des finances,
Paul-Émile Clément
Paul-Émile Clément
Lorsque plusieurs personnes exercent la même profession ou occupent un même poste, on
indique le titre après le nom du signataire.
Exemple :
Paul-Émile Lafleur
Pierre Proulx
Paul-Émile Lafleur,
agent d’information
Pierre Proulx, ingénieur
Service de la flore
Notez la virgule entre le nom du signataire et le titre de sa fonction.
Il peut arriver qu’une personne doive signer à la place d’une autre; on peut alors procéder
de plusieurs façons :
Exemple :
Claude Lafortune, commis comptable, signera pour la directrice de la publicité, MarieMaxime Tremblay.
Pour la directrice de la publicité, Marie-Maxime Tremblay
Claude Lafortune
Claude Lafortune, commis comptable
Exemple :
France Racicot détient une procuration l’autorisant à signer pour le directeur des ressources
financières.
Le directeur des ressources financières, Jacques Lamy
France Racicot
p. p. France Racicot
N. B. L’abréviation p. p. signifie par procuration.
2.14
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Si la lettre comporte deux signatures ou plus, pour des personnes de même niveau hiérarchique,
on place les signatures l’une au-dessus de l’autre, par ordre alphabétique.
Exemple :
Lucie Fortier
Lucie Fortier,
commis comptable
Marie-Ève Plamondon
Marie-Ève Plamondon,
agente d’information
Si les deux signataires ont des niveaux hiérarchiques différents, on place leur signature l’une
à côté de l’autre; le nom de la personne occupant le plus haut poste est inscrit à gauche.
Exemple :
Le président, Réal Benoit Stéphane Daviau
Réal Benoit Stéphane Daviau,
adjoint administratif
Initiales d’identification
Les initiales d’identification sont facultatives. Si on désire les inscrire, on fera comme suit.
Les initiales du rédacteur sont indiquées en majuscules, et celles de la personne qui a saisi
la lettre, en minuscules; les deux groupes sont séparés par un trait oblique.
Exemple :
Henri-Charles Laplante est le rédacteur, Claude Petit, le commis comptable qui a saisi la
lettre.
HCL/cp
Lorsqu’une seule personne rédige, saisit et signe une lettre, elle omet généralement ses
initiales. Cependant, si elle tient à les indiquer, elle le fera de la même façon que s’il
s’agissait de deux personnes différentes.
Exemple :
CP/cp
Si la lettre a deux rédacteurs, on met leurs initiales respectives, suivies de celles de la
personne qui a saisi la lettre.
Exemple :
Roger Patenaude et Jacinthe Tardif ont rédigé et signé la lettre tapée par Carole Caron.
RP/JT/cc
© SOFAD
2.15
RÉDACTION EN FRANÇAIS
Si la lettre a été rédigée par quelqu’un d’autre que le signataire, on inscrit les initiales des
personnes concernées.
Exemple :
Roger Patenaude a signé la lettre rédigée par Jacinthe Tardif et tapée par Carole Caron.
RP/JT/cc
Pour d’autres exemples, consultez la section Initiales d’identification dans Le français au
bureau.
Mentions diverses
Pièces jointes, forme abrégée : p. j.
Cette mention, suivie d’un chiffre ou d’une description, indique que des documents
(factures, notes de crédit, lettres, etc.) sont expédiés dans la même enveloppe que la lettre.
Lorsqu’on utilise l’abréviation p. j., on la fait suivre simplement par le nombre de pièces
jointes ou la description des pièces jointes.
Exemples :
p. j. 5
p. j. 4 dépliants
Liste de prix
Lorsqu’on utilise la mention Pièce jointe ou Pièces jointes en toutes lettres, on la fait
suivre par le deux-points, puis par le nombre de pièces jointes ou la description des pièces
jointes.
Exemples :
Pièce jointe : 1
Pièces jointes : Évaluation municipale
Reçu de taxes scolaires
Copie conforme, forme abrégée : c. c.
Cette mention, suivie d’un ou de plusieurs noms, indique qu’une copie de la lettre doit être
envoyée à d’autres personnes que le destinataire mentionné dans la vedette. Ces noms
sont indiqués soit par ordre hiérarchique, si on le connaît, soit par ordre alphabétique. Il ne
faut pas oublier de faire une copie de la lettre pour chaque personne concernée. Puis, sur
chacune des copies de la lettre, il faut cocher le nom de la personne à qui est adressé le
document. Il est également important de préparer toutes les enveloppes pour les
destinataires.
2.16
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Exemples :
c. c. M. Pierre Legault, directeur général
M. Paul Dion, directeur des ventes
Copie conforme : M. Robert Aubut
Mme Rolande Faubert
Avant de poursuivre votre apprentissage, faites l’exercice suivant afin de vous assurer
que vous distinguez parfaitement les parties principales d’une lettre d’affaires. Au
besoin, n’hésitez pas à consulter Le français au bureau ou à visionner de nouveau le
diaporama Composantes d’une lettre.
Exercice 2.2 Distinguer les composantes d’une lettre d’affaires
1. Répondez par vrai ou faux. Si l’énoncé est faux, corrigez-le.
a) L’objet sert à présenter le contenu de la lettre en quelques mots.
Vrai Faux
b) Les voies de communication « rue » et « boulevard » s’écrivent
toujours en majuscules dans l’adresse.
c) On peut abréger une date dans une lettre.
d) Le mode d’acheminement est toujours écrit en majuscules.
e) Lorsque la lettre comporte deux signataires dont le niveau
hiérarchique diffère, les signatures doivent toujours être placées
l’une au-dessus de l’autre.
f) Si la lettre est envoyée par deux rédacteurs, seules les initiales
de l’un des deux seront apposées.
g) On peut faire suivre la mention « pièce jointe » d’un chiffre
indiquant le nombre de pièces que l’on joint à la lettre.
h) La formule « À qui de droit » doit être employée si l’on
ne connaît pas le destinataire.
© SOFAD
2.17
RÉDACTION EN FRANÇAIS
2. Lisez attentivement la lettre d’affaires qui termine cet exercice, puis corrigez les fautes
de présentation et d’orthographe.
3.Nommez les différentes parties de la lettre d’affaires. Au besoin, référez-vous au
modèle de la présentation de la lettre, figure 2.1.
Q
W
E
R
T
Y
U
I
O
P
{
}
q
w
Voir la webographie : OQLF
Affichez la section Ressources du site de l’Office québécois de la langue française, et
voyez toutes les pages auxquelles vous avez accès. Vous pouvez tester vos connaissances
et vous amuser avec les jeux linguistiques.
2.18
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Q
VOYAGES GLOBE-TROTTER INC.
464, rue des Trembles, Longueuil (Québec) J0L 8M4
Tél. : 450 187-9257 Téléc. : 450 187-9200
Internet : w w w. globe.com
RECOMMANDÉE W
Le 5 mai 20xx E
Madame Annette Painchaud
Directrice des ventes
Produits de bureau Castonguay inc. R
1292, rue Saint-Jean-Baptiste
Boucherville (Québec) J0L 8M4
N/Réf. : Commande no B-1492 T
Objet : commande no B-3244 Y
Madame, U
Nous avons bien reçu notre commande no B-1492 et nous vous en remercions. Vous
trouverez ci-inclus un chèque de 3 844,69 $.
I
Nous attendons toujours la livraison de nos fauteuils de bureau. Nous comprenons
très bien vos problèmes de délais de livraison avec vos fournisseurs, mais nous
espérons que vous pourrez nous faire parvenir les fauteuils d’ici un mois, sinon nous
nous verrons dans l’obligation d’annulé notre commande no B-3244.
Comptant sur votre diligeance habituelle, nous vous prions d’agréer, madame, nos
salutations distinguées. O
Chef comptable, P
PS/xx { Jean Simoneau }
p. j. chèque q
c. c. Mme Josée Latreille w
© SOFAD
2.19
RÉDACTION EN FRANÇAIS
FORMULES D’INTRODUCTION
Au début, vous trouverez sans doute difficile de commencer à rédiger le texte d’une lettre;
c’est pourquoi nous vous présentons ici quelques suggestions.
Ne devenez pas dépendant de ces formules; avec l’entraînement, vous découvrirez
celles qui conviennent le mieux à votre style de rédaction.
FORMULES D’INTRODUCTION
En réponse à votre lettre du... par laquelle...
Pour faire suite à nos précédentes lettres...
À la suite de l’annonce parue...
En réponse à votre demande de...
J’accuse réception de votre...
Nous vous remercions vivement...
Nous avons reçu...
Nous désirons vous informer...
Nous sommes heureux de vous faire part...
C’est avec plaisir...
Nous avons le plaisir...
(Évitez la formule : « Il me fait plaisir de... », qui est un anglicisme.)
Vous verrez que, pour chacune des lettres, différentes formules d’introduction sont
possibles.
FORMULES DE SALUTATION
Les lettres d’affaires doivent toujours se terminer par une salutation.
Il faut que le ton de la salutation soit conforme à celui du texte de la lettre; si celui-ci a été
plutôt froid (par exemple, dans une mise en demeure), on évitera de conclure par une
salutation très chaleureuse. Le choix des mots s’avère donc très important.
L’appel doit toujours être répété dans la salutation.
Exemple :
Si l’appel est « Monsieur le Président », la salutation pourrait être « Nous vous prions
d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de nos sentiments respectueux. »
Consultez les nombreux exemples proposés dans la section Salutation du Français au
bureau.
2.20
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Observez les exemples du tableau suivant.
FORMULES DE SALUTATION
POUR UN SUPÉRIEUR
}Nous vous prions d’agréer, Monsieur le
Président, l’expression de
... nos sentiments très respectueux.
}Je vous prie de croire, Madame la
Présidente, à l’expression de
... mes sentiments distingués.
... notre haute considération.
... mon entière collaboration.
POUR UN ÉGAL OU UN SUBORDONNÉ
}Nous vous prions d’agréer, Monsieur,
l’expression de
... nos sentiments distingués.
}Veuillez recevoir, Madame, l’assurance de
... mes meilleurs sentiments.
}Nous vous prions de recevoir, Mesdames,
Messieurs,
... nos salutations distinguées.
}Veuillez recevoir, Madame, Monsieur,
... nos sincères salutations.
... mes sentiments les plus distingués.
... nos salutations les plus distinguées.
SALUTATIONS BRÈVES
}Recevez, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
}Recevez, Mesdames, Messieurs, nos meilleures salutations.
}Agréez, Monsieur, mes salutations cordiales.
AUTRES SALUTATIONS
}Dans l’espoir que vous voudrez bien accéder à ma demande, je vous prie d’agréer...
}Dans l’attente d’une réponse favorable, nous vous offrons...
}Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions d’agréer...
}Avec mes regrets de ne pouvoir accéder à votre demande, je vous prie d’agréer,
Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Notez bien que le mot « sentiments » est généralement accompagné de « l’expression
de... », « l’assurance de... », alors que le mot « salutations » est précédé d’une forme
verbale.
Exemples :
Veuillez recevoir, Madame, l’expression (ou l’assurance) de mes sentiments les meilleurs.
Veuillez recevoir, Monsieur, mes sincères salutations.
Voir la webographie : OQLF
Si vous sentez le besoin de pratiquer votre français, faites quelques exercices dans la
page Testez vos connaissances, de la section Ressources de l’OQLF.
© SOFAD
2.21
RÉDACTION EN FRANÇAIS
TITRE DE CIVILITÉ
Dans les parties suivantes de la lettre, on n’abrège généralement pas le titre de civilité, car
on s’adresse à la personne elle-même.
Vedette
Les titres de civilité ne devraient jamais être abrégés dans la vedette. Si le nom du destinataire
est trop long, on n’indique que l’initiale de son prénom.
Exemple :
Monsieur J.-P. Lalumière
À l’attention de
Les titres de civilité « Madame » ou « Monsieur » ne s’abrègent pas et prennent la majuscule
initiale.
Exemple :
À l’attention de Monsieur Pierre N’Guyen
Appel et salutation
Les titres de civilité ne s’abrègent jamais dans l’appel et la salutation, et sont toujours suivis
d’une virgule.
Exemples :
Madame,
Madame la Directrice,
Monsieur le Juge,
Copie conforme
On peut abréger ou non les titres de civilité après cette mention. Ils se placent suivant
l’ordre hiérarchique ou l’ordre alphabétique. On laisse un espacement entre les deux lettres
de l’abréviation.
Exemples :
c. c. M. Nicolas Kotopolis
M. Pierre Lemay
c. c. Madame Yvette Larose
Monsieur Pierre Loranger
Consultez d’autres exemples dans la section Copie conforme du Français au bureau.
2.22
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
Exercice 2.3 Corriger les mots et les expressions
Réécrivez les phrases suivantes en remplaçant les expressions et les mots surlignés par une
expression ou un mot correct.
1. Boutique Les vigilants Ltd
2238, blvd Saint-Arsène
Saint-Paul Québec
2.Nous venons de recevoir votre lettre datée du 4 juillet.
3. Vous trouverez ci-attachées les formules demandées.
4.Nous vous faisons parvenir une commande pour de bon.
5.Nous voudrions retarder nos paiements et payer moins cher en achetant en grande
quantité.
6.Bien à vous,
7. Je ne paierai pas les longues distances; signalez plutôt le 1 800 161-4886.
8. J’ai pu récupérer la marchandise sans avoir à payer de frais de transport.
9.Nous sommes vos clients depuis très longtemps.
10. Aussitôt que nous aurons reçu votre envoi...
11. Nous vous garantissons que la livraison ne prendra pas trop de temps.
12. Nous vous écrivons pour vous dire que nous voulons bien recevoir la commande que
nous vous avons passée par téléphone.
© SOFAD
2.23
RÉDACTION EN FRANÇAIS
RÈGLES TYPOGRAPHIQUES POUR LES LETTRES D’AFFAIRES
Attributs
Certains mots peuvent être mis en évidence dans une lettre d’affaires à l’aide des attributs
suivants : italique, soulignement, caractères gras.
``L’italique est utilisé pour les mots étrangers, les titres d’ouvrages, les termes scientifiques
latins, les expressions ou encore pour attirer l’attention du lecteur.
``Le soulignement est de moins en moins utilisé. Cet attribut rend la lecture plus difficile.
Cependant, on s’en servira pour les mentions du mode d’acheminement (CONFIDENTIEL,
PERSONNEL), et de la nature de l’envoi (PERSONNEL, CONFIDENTIEL).
``Les caractères gras mettent les mots en valeur; ils seront utilisés surtout pour la mention
de l’objet. Dans une lettre, il faut éviter d’alourdir la mise en page avec ces caractères.
L’utilisation de l’italique est préférable aux caractères gras et soulignés.
Notez qu’une lettre peut être justifiée ou non.
Consultez la section Mise en relief, dans le chapitre Typographie du Français au bureau.
Polices
Le choix des polices de caractères a augmenté avec l’évolution des imprimantes et des
logiciels. Cependant, dans une lettre d’affaires, il est préférable de ne pas abuser de ces
choix.
Une police de caractères est définie par sa taille, son épaisseur et sa forme.
Les polices de caractères peuvent être avec ou sans empattement. Un texte avec
empattement est plus facile à lire, ces caractères guidant le lecteur d’une lettre à l’autre.
Un texte sans empattement dénote un ton plus officiel. Le tableau suivant contient des
exemples de certains caractères les plus courants. Notez qu’un caractère avec empattement
se termine par un trait aux extrémités.
CARACTÈRES AVEC ET SANS EMPATTEMENT
CARACTÈRES AVEC EMPATTEMENT
POLICE
NORMAL
GRAS
ITALIQUE
Times Roman
Bookman
Palatino
2.24
© SOFAD
RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION
CARACTÈRES AVEC ET SANS EMPATTEMENT (SUITE)
CARACTÈRES SANS EMPATTEMENT
POLICE
NORMAL
GRAS
ITALIQUE
Arial
Helvetica
Verdana
En conclusion, pour la mise en page des lettres d’affaires, nous privilégions les caractères
avec empattement. Au besoin, changez la police de caractères par défaut pour Times New
Roman. N’hésitez pas à consulter la procédure Polices de caractères dans le Résumé des
procédures.
Taille
La taille des caractères est calculée en nombre de points. Plus le nombre de points est élevé
et plus la taille est grande. La taille la plus courante est de 12 points pour les lettres courtes
et moyennes. Au besoin, utilisez la taille de 10 points pour les lettres plus longues.
Coupures de mots
Il n’est pas recommandé d’insérer des coupures de mots dans une lettre d’affaires.
Consultez l’annexe IV Règles de coupures des mots pour savoir comment faire si vous
devez absolument couper un mot sur deux lignes.
Rappelez-vous qu’on ne peut pas couper un nom propre, un sigle, un acronyme, ni couper
sur plus de deux lignes consécutives.
Au besoin, prenez le temps d’exercer votre doigté à l’aide du didacticiel. Sinon, travaillez
votre précision à l’aide des textes de l’annexe I. Ayez toujours à l’esprit qu’à ce momentci de votre apprentissage, ce n’est pas la vitesse qui compte, mais la précision.
Maintenant que vous êtes un peu plus
familiarisé avec la rédaction de la
correspondance d’affaires, poursuivez votre
apprentissage au chapitre 3 afin d’entreprendre
la rédaction de notes.
© SOFAD
2.25
NOTES