Codice etico e di condotta aziendale

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Codice etico e di condotta aziendale
Codice etico e di
condotta aziendale
2015
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Sommario
Il nostro impegno verso l’integrità
Messaggio del nostro CEO
Filosofia e valori aziendali
Il nostro Codice etico e di condotta aziendale
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3
4
5
6
Tutela dei nostri interessi e delle nostre risorse
7
Conflitti di interesse
Gestione della proprietà e delle informazioni
Gestione dei record aziendali
Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche
Furto e uso improprio della proprietà
Proprietà intellettuale e informazioni riservate
Sicurezza delle informazioni
Contatti con i media e la comunità finanziaria
Frode e dichiarazioni false o fuorvianti
Attività pubblicitarie e promozionali
Uso dei social media 8
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Protezione della privacy
Protezione dei dati
Rapporti con partner aziendali, clienti, fornitori e
concorrenza
Leggi su concorrenza e antitrust
Concussione
Offerta o accettazione di doni o intrattenimento
Sanzioni commerciali
Contratti con altre parti
Transazioni con i governi
Lavorare con i governi
Assunzione di personale governativo
Coinvolgimento politico dell’azienda
Rispetto dei nostri colleghi e delle nostre comunità
Pratiche di lavoro eque
Ambiente di lavoro
Diritti umani
Ambiente
Segnalazione e indagine di problemi
L’importanza della segnalazione
Indagini
Riservatezza
Protezione da atti di ritorsione
Domande frequenti
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Il nostro impegno
verso l’integrità
4
Messaggio del nostro CEO
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Filosofia e valori aziendali
6
Il nostro Codice etico e di condotta aziendale
3
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Messaggio del nostro CEO
4
Cari Colleghi,
come dipendenti di RELX Group,
siamo orgogliosi dei contributi
che apportiamo e del modo in
cui conduciamo le nostre attività.
L’azienda è un leader mondiale
nella fornitura di soluzioni per lo
scambio di informazioni per clienti
professionali in qualsiasi settore,
con un personale composto da oltre
28.000 dipendenti e unità operative in
centinaia di comunità internazionali,
dove viviamo e lavoriamo.
Aiutiamo gli scienziati a fare nuove scoperte, gli
avvocati a vincere le cause, i medici a salvare le
vite, i vertici aziendali a consolidare i rapporti con i
clienti. Assistiamo i gruppi assicurativi nell’offerta
ai propri clienti di prezzi inferiori a fronte di una
migliore valutazione del rischio, a far risparmiare
denaro a contribuenti e consumatori consentendo
al governo e agli istituti finanziari di rilevare casi di
frode.
Il nostro Codice etico e di condotta aziendale
racchiude gli standard e le politiche in base a cui
operiamo. Il Codice si unisce al nostro impegno
verso i nostri Valori e la nostra Responsabilità
aziendale, per servire da quadro di riferimento
e guida affinché agiamo in modo aperto, onesto,
etico e basato su sani principi.
Il Codice va letto, capito e usato come strumento
di orientamento nel lavoro. Questo ci aiuta a
garantire che tutte le nostre azioni siano compiute
nei migliori interessi della nostra azienda e dei
nostri clienti.
Eventuali domande sul Codice e sulla relativa
applicazione sono da rivolgersi al responsabile
di competenza, alle risorse umane, a un legale
aziendale, a un membro del nostro Gruppo per la
Conformità aziendale o a un membro del Comitato
per la Conformità dell’area aziendale o del RELX
Group.
Inoltre sollecito tutti a sollevare dubbi e segnalare
qualsiasi situazione in cui si ritenga che possa
essere avvenuta un’infrazione del Codice. Il
Codice spiega in che modo è possibile farlo.
Inoltre precisa che non saranno tollerati eventuali
atti di ritorsione contro chiunque effettui una
segnalazione.
La nostra reputazione è determinata dal nostro
comportamento. Sono sicuro che insieme
garantiremo che gli elevati standard, che ci
si aspetta siano mantenuti da un leader della
comunità aziendale globale, continuino ad essere
raggiunti.
Grazie.
Erik Engstrom
CEO (Chief Executive Officer)
Il Codice, che trova applicazione a tutti noi. Spiega
come dobbiamo comportarci sul posto di lavoro,
sul mercato e nelle comunità in cui operiamo.
Descrive inoltre in che modo ciascuno di noi è
tenuto a gestire i vari aspetti etici e legali.
Il Codice riconosce le nostre politiche ambientali
e comunitarie e le disposizioni del United Nations
Global Compact di cui il RELX Group è firmatario.
Anche i nostri fornitori e appaltatori sono chiamati
a operare in conformità agli elementi chiave del
Codice attraverso il nostro Codice di condotta per
fornitori.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Filosofia e valori aziendali
Nell’ambito del processo di
selezione e assunzione del
personale, dello sviluppo dei
prodotti e servizi, del rapporto
con gli altri e del conseguimento
degli obiettivi aziendali, ambiamo
all’eccellenza attraverso l’adozione
di un approccio aperto, onesto,
etico e basato su sani principi.
Al fine di soddisfare questo impegno:
n
seguiamo i nostri Valori di orientamento al
cliente, valorizzazione delle nostre risorse,
passione per la vittoria, innovazione e assenza
di confini;
n
osserviamo tutte le leggi applicabili, ovunque
operiamo;
n
siamo firmatari del United Nations Global
Compact, un’iniziativa volontaria di
responsabilità aziendale tesa a garantire
la protezione dei diritti umani, pratiche di
lavoro eque e non discriminatorie, protezione
dell’ambiente ed eliminazione della corruzione;
n
ambiamo a lavorare con clienti e fornitori di
carattere aziendale solido e buona reputazione;
n
evitiamo di sostenere qualsiasi organizzazione
coinvolta in condotte discriminanti; e
n
contiamo sui nostri dipendenti affinché lavorino
con onestà e integrità.
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5
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Il nostro Codice etico e
di condotta aziendale
Leggendo e seguendo il Codice, sollevando dubbi e segnalando eventuali
condotte illegali o non etiche, il dipendente ci aiuta a operare nel rispetto di
elevati standard etici e del nostro impegno verso la conformità alla legge.
6
Il Codice etico e di condotta aziendale
di RELX Group è uno strumento di
orientamento utile a comprendere
e rispettare le norme di conformità
ed etica di base che si applicano alla
propria funzione. Fornisce inoltre
indicazioni in merito a quando e con
chi sollevare dubbi. Si applica ad ogni
dipendente, funzionario e direttore
che operi per una qualunque delle
nostre aziende.
Il Codice rispecchia il nostro impegno verso una
condotta etica e legale. Tuttavia, non descrive ogni
singola legge e politica che potrebbe applicarsi a
ciascuna circostanza. Il dipendente deve garantire
l’osservanza anche di eventuali ulteriori politiche di
RELX Group e aziendali che si applicano al proprio
ruolo. Se tali politiche prevedono disposizioni più
severe del Codice, il dipendente dovrà attenersi alla
politica più severa.
Il dipendente è responsabile di leggere e operare in
conformità al Codice e di svolgere il proprio lavoro in
modo etico. In caso di violazione del Codice o di altre
politiche, il dipendente può essere soggetto ad azione
correttiva o disciplinare o perfino al licenziamento.
L’azienda ha altresì facoltà di riferire accaduti di
seria natura alle autorità pubbliche per eventuale
persecuzione legale.
Il RELX Group e ogni azienda sono affiancati da
Comitati per la Conformità che hanno il compito di
fornire le direttive e svolgere attività di sorveglianza
su questioni inerenti la conformità. I membri dei
Comitati sono disponibili sulle intranet del RELX
Group e aziendale. Eventuali domande sul Codice
sono da rivolgersi al responsabile di competenza, alle
risorse umane, a un legale aziendale, a un membro
del nostro Gruppo per la Conformità aziendale o a un
membro del Comitato per la Conformità. Eventuali
domande su circostanze specifiche sono da rivolgersi
immediatamente al loro insorgere, e prima di adottare
qualsiasi azione che abbia il potenziale di violare la
legge applicabile, il Codice o altra politica.
Qualora il dipendente sia testimone o apprenda
di eventuali condotte illegali o non etiche, ha la
responsabilità di segnalarle. È vietato ogni atto di
ritorsione contro i dipendenti che segnalano una
violazione in buona fede, ovvero che ritengono
sinceramente che si tratti di violazione.
Il Codice non è un contratto di assunzione. È soggetto
e non cambia i termini di qualsivoglia contratto di
assunzione esistente o accordo di contrattazione
collettiva che trovi applicazione al dipendente
specifico. Il Consiglio di amministrazione di RELX
Group plc è responsabile dell’interpretazione finale
del Codice e può sottoporlo a revisione in qualsiasi
momento, in conformità ai termini di qualsiasi accordo
di contrattazione collettiva o legislazione locale.
QUALI SONO LE MIE RESPONSABILITÀ
PER QUANTO ATTIENE AL CODICE?
n
n
n
n
n
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?
Leggerlo e capire in che modo trova
applicazione alla propria funzione
Seguire le norme di conformità ed etica
descritte nel Codice
Conoscere e seguire ulteriori politiche e leggi
che si applicano all’attività, alla sede o al
ruolo specifici. Quando un problema è trattato
sia nel Codice sia in altra politica o legge
applicabile, seguire la linea guida più severa
Chiedere in caso di dubbi sulle modalità di
applicazione del Codice a una particolare
circostanza o decisione
Segnalare eventuali violazioni o sospette
violazioni che si ritenga possano avere avuto
luogo, senza temere atti di ritorsione.
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Tutela dei nostri
interessi e delle
nostre risorse
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Conflitti di interesse
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Gestione della proprietà e delle informazioni
Gestione dei record aziendali
Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche
Furto e uso improprio della proprietà
Proprietà intellettuale e informazioni riservate
Sicurezza delle informazioni
Contatti con i media e la comunità finanziaria
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Frode e dichiarazioni false o fuorvianti
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Attività pubblicitarie e promozionali
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Uso dei social media
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Conflitti di interesse
I dipendenti non possono intraprendere attività o possedere interessi finanziari
che interferiscono con la propria performance lavorativa, la fedeltà a RELX
Group o le decisioni che prendono per nostro conto.
8
Un conflitto di interesse può
emergere quando si svolge
un’attività o si ha un interesse
finanziario che sottrae energie o
interferisce con la piena, fedele e
tempestiva performance lavorativa;
oppure quando può incidere
in maniera inopportuna con le
decisioni prese nell’ambito del
proprio ruolo.
È importante evitare questo genere di conflitti. Se
il dipendente ritiene di poter avere un conflitto, o
di poter offrire tale impressione, dovrà discutere
della situazione con il suo responsabile e un
rappresentante delle risorse umane. Alcuni
conflitti apparenti possono essere risolti
semplicemente rendendoli noti; altri devono
essere eliminati.
I conflitti di interesse possono emergere in svariati
modi. Esempi comuni comprendono:
Impieghi, ingaggi o affiliazioni esterni
Quando il dipendente lavora per, riveste
la funzione di direttore, fornisce servizi di
consulenza o offre prestazioni a un’altra azienda,
può emergere un conflitto di interesse reale o
apparente.
Per evitare che ciò accada, il dipendente non
dovrà intraprendere alcuna attività o ricoprire
funzioni in regime di libera professione o come
“secondo lavoro” che:
n
si ripercuotano negativamente sulla qualità
o sulla quantità del lavoro che il dipendente
svolge per la nostra società;
n
siano in competizione con una delle nostre
aziende:
n
implichino una sponsorizzazione o supporto
da parte nostra dell’impiego esterno del
dipendente o dell’organizzazione per la quale il
dipendente lavorerà;
n
siano lesive della nostra reputazione; o
n
facciano uso o interferiscano con il nostro
tempo, le nostre strutture, risorse o forniture.
?
Marco è un dipendente del RELX Group
e vende anche prodotti nutrizionali.
Durante la pausa pranzo, Marco usa il
computer e l’indirizzo e-mail del lavoro
per comunicare ai clienti gli sconti che
applica a certi prodotti. LA SUA CONDOTTA
È CONSENTITA?
Risposta: No. Anche se è autorizzato a
svolgere questa attività nel suo tempo
libero, Marco usa la proprietà aziendale
(computer e indirizzo e-mail del lavoro) per
promuovere un’attività che non è correlata
al suo impiego.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Interessi in altre società
Non ammettiamo interessi di proprietà in società concorrenti, fornitrici o clienti,
eccetto per investimenti minori in società quotate in borsa.
L’investimento o il prestito di denaro a un’azienda
concorrente rappresenta un conflitto di interessi
vietato. Lo è anche l’avere tale interesse in uno dei
nostri clienti o fornitori con i quali il dipendente o
chiunque riferisca al dipendente lavora. Avere tali
interessi economici non è permesso.
L’unica eccezione a tale divieto sono investimenti
minori nelle azioni quotate in borsa della
concorrenza, dei fornitori e dei clienti.
Un investimento è considerato “minore” se è un
importo che non:
n
n
influenza o sembra influenzare le decisioni
prese per nostro conto, tenendo presente
l’autorità discrezionale che il dipendente ha
nelle trattative della nostra società con tale
azienda, il compenso annuale e altri fattori di
rilievo; o
influenza le decisioni dell’azienda in cui il
dipendente ha investito.
In qualsiasi caso, non è ammesso detenere più
dell’1% delle azioni in circolazione dell’azienda
quotata in borsa.
Tali limiti non si applicano agli investimenti
attraverso fondi comuni d’investimento, che
sono consentiti indipendentemente dal valore
dell’investimento. Se il dipendente detiene titoli
superiori (o che assumeranno valore superiore)
a tali limiti, dovrà contattare immediatamente il
responsabile.
Se il coniuge, il convivente o altro familiare
diretto lavora per, offre consulenza a o detiene
altro interesse finanziario in una delle nostre
aziende concorrenti o clienti o fornitrici con
cui il dipendente opera, esiste un potenziale
conflitto. Tale interesse deve essere comunicato
al responsabile e a un rappresentante delle
risorse umane. Accertarsi di non dare adito a
comunicazioni improprie o conflitti di fedeltà.
Opportunità aziendali
Il dipendente ha il dovere di dare precedenza
ai nostri interessi legittimi quando ne emerga
l’opportunità. Sarebbe inopportuno trarre un
vantaggio personale da opportunità scoperte
grazie alla posizione ricoperta o attraverso l’uso di
proprietà, informazioni o tempo aziendali.
Nepotismo
Supervisionare, decidere in materia di assunzione o contratti laddove siano
coinvolti parenti o persone legate al dipendente da un rapporto personale,
rappresenta un conflitto.
L’impiego o il mantenimento del rapporto
lavorativo di un parente non sono vietati, e
l’azienda non desidera essere coinvolta in
rapporti consensuali tra colleghi. Tuttavia,
è importante garantire che ogni dipendente
non sia o non dia l’impressione di essere
influenzato inopportunamente dall’esistenza
di stretti rapporti personali. Non è consentito
supervisionare, trattare, approvare o altrimenti
partecipare direttamente a decisioni in merito
all’assunzione, al mantenimento, alla promozione,
al coinvolgimento contrattuale o alla retribuzione
del proprio coniuge, convivente, di familiari
diretti o altre persone legate al dipendente dal
tipo di rapporto personale stretto che potrebbe
ragionevolmente dare l’impressione di poter
compromettere la capacità di prendere decisioni
aziendali in maniera autonoma e senza pregiudizi.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Gestione della proprietà e
delle informazioni
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Il dipendente deve gestire la nostra
proprietà e le nostre informazioni
responsabilmente, evitando
l’uso improprio e gli sprechi. Le
nostre risorse sono destinate
ad essere utilizzate affinché il
dipendente raggiunga i propri
obiettivi lavorativi, e quelli aziendali
complessivi. L’uso illegale o altro
uso improprio della proprietà
o delle informazioni aziendali
non sarà tollerato. Inoltre, si
raccomanda di usare tali risorse
con la dovuta cura.
Gestione dei record aziendali
I record devono essere accurati, completi e tempestivi e conservati in linea con la
Politica di gestione dei record e il Programma di conservazione dei record di RELX
Group e qualsiasi disposizione di sospensione della distruzione dei record applicabili.
Preparazione dei record
L’integrità dei nostri libri e record è importante ai fini
della nostra credibilità. Contiamo sul fatto che i nostri
dipendenti tengano i libri e i record contabili in modo
che rispecchino correttamente e fedelmente tutte
le transazioni eseguite. Questa prassi contribuisce a
garantire che si forniscano alle parti interessate e al
pubblico informazioni finanziarie complete, accurate,
tempestive e comprensibili. Analogamente, tutti i record
non finanziari che si creano devono essere accurati,
completi e tempestivi. Fra questi, per esempio, vi sono
i record dei costi, delle vendite, i time sheet, i report
spese, i record paghe e benefit, le documentazioni
obbligatorie, i contratti e le acquisizioni.
?
Nell’ultima settimana del trimestre, Ian valuta
l’ipotesi di attendere una settimana per registrare
le spese relative alle forniture che l’azienda ha
ricevuto prima del termine previsto nel mese
corrente, per evitare che si ripercuotano sul
profitto del trimestre. PUÒ FARLO?
Risposta: No. Ian deve preparare tutti i record
interni e la documentazione in maniera fedele
e accurata. La nostra credibilità e reputazione
dipendono dall’accuratezza dei nostri libri, record
e dichiarazioni. Tutte le spese devono essere
registrate nel periodo in cui sono state sostenute.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
?
Poiché oggi molte sedi di RELX Group
dispongono di una memoria sostanzialmente
illimitata per la posta elettronica sul cloud,
Frieda pensa che non sia più necessario
eliminare le e-mail. HA RAGIONE?
Conservazione dei record
I requisiti legali ci impongono la conservazione
di certi record aziendali per specifici periodi di
tempo. Per operare in conformità a tali requisiti,
e per conservare spazio e limitare i costi di
memoria, occorre conservare e/o eliminare i
record in base a quanto stabilito dalla Politica
di gestione dei record e dal Programma di
conservazione dei record di RELX Group.Ciò
include le copie cartacee dei documenti; messaggi
e-mail; dati elettronici conservati in qualsivoglia
modo; e record su qualsiasi altro supporto.
In alcuni casi, certi record devono essere
conservati oltre il normale periodo di
conservazione. Questo accade in presenza di
record relativi a una causa legale reale, intimata o
ragionevolmente prevista, un’indagine governativa
o una citazione in giudizio per documenti o
informazioni. Quando emergono tali circostanze, è
necessario conservare tutti i record possibilmente
Risposta: No. Numerosi tipi di record non
devono essere conservati all’infinito; e la
maggior parte dei record che devono essere
conservati per lunghi periodi non deve essere
conservata come file e-mail. Avere una
memoria illimitata non riduce la necessità di
gestire attivamente le e-mail e di eliminare
quelle che devono essere rimosse in base alla
Politica di gestione dei record e al Programma
di conservazione dei record.
inerenti in qualsivoglia forma, sospendendo
immediatamente qualsiasi ordinaria modalità di
eliminazione o alterazione di documenti relativi
ai soggetti della disputa, dell’indagine o della
citazione in giudizio. Un legale dell’azienda
provvederà a contattare il dipendente qualora
l’azienda apprenda di azioni legali o governative
in corso o previste che richiedano una proroga del
periodo di conservazione dei record.
Sistemi, reti, comunicazioni elettroniche
I sistemi di RELX Group devono essere usati per scopi aziendali, non in via privata.
Tutte le comunicazioni e le informazioni
trasmesse, ricevute, create da o conservate
sul computer aziendale, sul telefono o su altro
sistema informatico (collettivamente “i sistemi”)
sono proprietà di RELX Group.I nostri sistemi
devono essere usati in modo appropriato e in
conformità alle politiche applicabili.
accedere, scaricare o salvare materiale
sessualmente esplicito, abusivo, offensivo o
profano;
n
giocare d’azzardo;
n
introdurre deliberatamente programmi nocivi,
come virus, sulla rete o sul server di RELX
Group;
n
violare il copyright, il segreto commerciale, il
brevetto o altri diritti di proprietà intellettuale
di terzi; o
n
per qualsiasi altra finalità che violi le nostre
politiche o possa determinare responsabilità o
arrecare danno all’azienda.
Uso accettabile
L’uso dei nostri sistemi è destinato a finalità
aziendali. Anche se l’uso per ragioni personali
limitate è consentito, non deve interferire con il
lavoro o recare disturbo ai colleghi o alle attività
generali della società. I sistemi o l’apparecchiatura
aziendali non possono in alcun caso essere usati
per i seguenti fini:
n
molestare, intimidire o fare commenti
discriminatori o diffamatori sugli altri;
n
creare, inviare, ricevere intenzionalmente,
In caso di domande sull’uso dei sistemi aziendali
o qualora il dipendente apprenda di casi di
uso dubbio o proibito, dovrà essere informato
immediatamente il responsabile di competenza.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Privacy
Nelle sedi statunitensi, non è garantita alcuna
privacy di quanto creato, memorizzato, inviato
o ricevuto sui nostri sistemi. Anche nei Paesi
con standard sulla privacy più severi, l’azienda
non garantisce la riservatezza dell’uso dei
nostri sistemi. I messaggi e-mail e di segreteria
telefonica e l’uso di Internet sono soggetti
ad intercettazione e alla divulgazione a terzi
12
in occasione di cause legali o indagini. Ove
legalmente permesso, possiamo monitorare l’uso
dei nostri sistemi da parte dei dipendenti per
legittimi scopi aziendali. Ciò include, ad esempio,
la prevenzione di condotte illegali sospettate o
altro uso improprio dei sistemi o per garantire
l’adeguatezza delle nostre risposte ai nostri clienti
e ad altri contatti aziendali.
Furto o uso improprio della proprietà
L’azienda vieta i tentativi di furto o i furti effettivi e l’uso improprio della
proprietà aziendale o personale di altri dipendenti. Fra questi, l’uso eccessivo o
non autorizzato della proprietà aziendale.
Il furto o l’uso improprio della proprietà
aziendale di cui è fatto divieto può assumere
molte forme, tra cui:
n
n
furto di forniture, apparecchiature, documenti,
contanti o altra proprietà tangibile;
uso eccessivo di telefoni, computer,
macchine fotocopiatrici, macchine fax o altra
apparecchiatura per scopi non aziendali;
n
invio di time sheet o report spese falsificati;
n
uso delle nostre informazioni proprietarie,
segreti commerciali o altre risorse in assenza
della necessaria autorità; e
n
trattenimento di benefit personali da un cliente,
fornitore o altre parti con le quali operiamo che
ci appartengono di diritto.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Proprietà intellettuale e informazioni riservate
Come tutta la proprietà aziendale, le informazioni riservate e la proprietà
intellettuale devono essere protette e conservate presso i nostri uffici, eccetto nei
casi necessari per finalità aziendali.
Le nostre informazioni riservate e proprietarie, i
segreti commerciali e altra proprietà intellettuale
(tra cui copyright, marchi commerciali e brevetti)
devono essere tutelati esattamente come si
protegge tutto il resto della proprietà aziendale
importante. Ciò significa che la riservatezza delle
informazioni deve essere opportunamente usata e
protetta.
Tutti i documenti, i file, i record e i report acquisiti
o creati durante il periodo di impiego presso RELX
Group appartengono a RELX Group.Gli originali o
le copie di tale proprietà possono essere rimossi
da uno dei nostri uffici solo se necessario ai fini del
completamento dell’incarico. Tali record devono
essere restituiti tempestivamente e in qualsiasi
momento su richiesta.
Esempi del tipo di informazioni considerate
riservate o proprietarie sono:
Qualora il dipendente sia coinvolto in
un’operazione di acquisizione o cessione, potrebbe
essere necessario firmare un accordo di non
divulgazione.
n
rapporti con i clienti;
n
piani di determinazione dei prezzi;
n
prodotti e servizi in sviluppo;
n
proiezioni e record finanziari; e
n
acquisizioni o cessioni potenziali.
Consultare le Procedure di classificazione del
valore delle informazioni per una guida alla
valutazione e alla gestione di vari generi di
informazioni aziendali.
Periodicamente si detengono proprietà
intellettuale e/o informazioni riservate o
proprietarie appartenenti a terze parti. Fra questi
documenti vi possono essere materiali di copyright
con licenza o informazioni apprese nel corso di
una proposta di acquisizione. La copiatura e l’uso
di proprietà o informazioni intellettuali di terze
parti sono consentiti solo se l’uso è conforme
alle leggi applicabili e agli accordi stipulati con il
proprietario.
?
Olivia e i suoi colleghi di RELX Group
sviluppano algoritmi proprietari
per migliorare la rilevanza dei
risultati di ricerca. Uno dei suoi
algoritmi non è stato selezionato
per l’implementazione, quindi Olivia
ha deciso di donare il prodotto a
un’università. PUÒ FARLO?
Risposta: No. Il lavoro di Olivia è
proprietà intellettuale dell’azienda. Lei
non ha facoltà di condividere il lavoro
con terzi salvo laddove abbia l’autorità
specifica di farlo, anche se l’azienda
non ha in quel momento intenzione di
farne uso.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Sicurezza delle informazioni
Ciascuno di noi deve tutelare e proteggere le informazioni che ci hanno affidato
nell’ambito delle nostre mansioni. Dobbiamo essere diligenti nel prevenire
l’accesso non autorizzato ai nostri sistemi e dati.
Il dipendente è responsabile di conoscere e
seguire tutte le politiche e le pratiche mirate
a salvaguardare le nostre informazioni. Tra le
misure adottate, per esempio:
14
n
tenere riservati e non condividere gli ID utente
o le password;
n
segnalare adeguatamente tentativi di accesso o
corruzione dei nostri sistemi con tecniche quali
phishing, pretexting e social engineering;
n
leggere e seguire le comunicazioni e le linee
guida emesse dall’azienda per la tutela delle
informazioni;
n
non caricare software personale o non
autorizzato sui computer aziendali o su
dispositivi mobili emessi dall’azienda come
smartphone o tablet;
n
sicurezza fisica e protezione delle password
di tutti i dispositivi portatili (laptop, tablet,
smartphone) e dispositivi di memoria;
n
tenere la scrivania e le aree di lavoro libere da
informazioni sensibili; e
n
inviare informazioni riservate o ad accesso
ristretto solo se autorizzati a farlo e con
adeguate misure di tutela ai fini della
protezione delle informazioni.
Se la mansione prevede l’accesso a informazioni
personali, record pubblici o ad altre informazioni
sensibili, accertarsi di conoscere e operare in
conformità a tutte le politiche e leggi applicabili
per tali informazioni.
In caso di domande o dubbi sulla sicurezza
delle informazioni, contattare il responsabile di
competenza, il responsabile dalla sicurezza dei
dati o un legale aziendale.
Audrey riceve la chiamata di una persona
che dice di essere un funzionario della
sicurezza informatica e che le chiede le
sue informazioni di accesso per verificare
che abbia caricato sul suo computer il
software antivirus più recente. Audrey
deve fornire i suoi dati?
?
Risposta: No. Non bisogna mai fornire ad
altri le proprie credenziali di accesso.
Contatti con i media e la comunità finanziaria
Solo i dipendenti autorizzati possono comunicare con i media o la comunità
finanziaria.
In azienda è in atto una Politica di divulgazione
volta a garantire che tutti i report e i comunicati
stampa siano emessi regolarmente e da personale
in possesso della necessaria autorità. Il dipendente
non deve fornire informazioni o rispondere a
domande provenienti dai media o dalla comunità
finanziaria senza debita autorità. La gestione delle
domande deve seguire la seguente prassi:
n
inoltrare le domande dei media riguardanti la
nostra casa madre, in particolare in merito
ad aspetti finanziari o altri aspetti riservati, al
Reparto comunicazioni aziendali di RELX Group;
n
inoltrare le domande dei media sulla propria
attività aziendale in base a quanto richiesto
dalle politiche e dalle procedure dell’unità
aziendale; e
n
inoltrare le richieste di informazioni o di visite
alla sede da parte di istituti finanziari, broker,
analisti, commentatori, azionisti o altri membri
delle comunità finanziarie o d’investimento al
Reparto finanza aziendale di RELX Group.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Richieste di informazioni da parte di legali e agenzie governative
Qualora il dipendente sia contattato da un legale
che non ci rappresenta, da agenti governativi, da
investigatori o da altre terze parti alla ricerca di
informazioni o documenti aziendali riguardanti
una controversia o indagini potenziali o effettive,
deve comunicarlo immediatamente a un legale
aziendale. Questo è necessario anche se la
richiesta non riguarda una questione che ci
coinvolge. Il rinvio immediato a un legale aziendale
è fondamentale se il dipendente riceve una
convocazione, una citazione in giudizio o altro
documento che legalmente lo convoca o che
richiede una risposta entro un dato termine. Il
nostro legale valuterà la situazione, determinerà
la risposta opportuna e consiglierà i dipendenti
che devono essere messi al corrente della
situazione.
L’unità aziendale di Francis ha appena annunciato
un’acquisizione che potrebbe avere un impatto positivo sulla
comunità locale. Un blogger di business ha inviato a Francis un
testo nel quale gli chiede che cosa ne pensa dell’acquisizione.
COME SI DEVE COMPORTARE FRANCIS?
Risposta: Francis dovrebbe rifiutarsi cortesemente di
rispondere alla domanda e rinviare il blogger al reparto di
comunicazione aziendale. Le domande dei media possono
essere soddisfatte solo da persone autorizzate a parlare
per conto dell’azienda. Eventuali risposte non autorizzate
o imprecise possono avere conseguenze dannose o altre
ripercussioni indesiderabili per l’azienda.
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?
15
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Frode e dichiarazioni false
o fuorvianti
Tutti i report e le dichiarazioni scritte od orali sulla nostra azienda devono
essere accurati e non fuorvianti.
16
La nostra credibilità e reputazione
dipendono dall’accuratezza dei
nostri libri, record e dichiarazioni.
Vietiamo severamente qualsivoglia tentativo di
frode a clienti, fornitori, azionisti, revisori o altra
parte con la quale comunichiamo o operiamo.
Con ciò si intende rilasciare, in modo intenzionale
o sconsiderato, dichiarazioni orali o scritte false
o fuorvianti o fare omissioni sui nostri prodotti,
servizi, condizione finanziaria, politiche, sicurezza,
privacy o prassi di conformità.
Il dipendente che comunica con i nostri revisori
interni o esterni deve fornire tutte le informazioni
necessarie in relazione alla preparazione dei
report di revisione e correggere qualsivoglia
interpretazione apparentemente scorretta di tali
informazioni prima della pubblicazione dei relativi
report. Ha inoltre il compito di preparare tutti i
report interni e la documentazione in maniera
fedele e accurata.
Tasha sta facendo una presentazione a un potenziale
cliente, che pone diverse domande sui nostri prodotti.
Dubbiosa su una delle risposte, Tasha desidera lasciare
una buona impressione e inventa una risposta che suona
ragionevole. HA ADOTTATO L’APPROCCIO CORRETTO?
Risposta: No. È sempre meglio essere accurati e
comportarsi in linea con la nostra reputazione e credibilità
anziché manipolare i fatti e presentare informazioni
potenzialmente scorrette. Tasha avrebbe reso un servizio
migliore a RELX Group e al potenziale cliente se avesse
risposto che avrebbe fatto ricerche in merito, per poter
offrire nel giro di breve tempo risposte accurate.
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?
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Frode in titoli
È illegale commettere frode o tentare di
commettere frode a danno di chiunque in relazione
ai titoli di un’azienda quotata in borsa, comprese
le azioni di RELX Group e quelle di qualsiasi
altra azienda di cui si apprendano informazioni
materiali, non pubbliche, nel corso del lavoro
svolto per RELX Group.
Per esempio, è illegale:
n
fornire al pubblico informazioni materiali false
o fuorvianti sull’azienda o su altra azienda
pubblica;
n
non fornire al pubblico informazioni materiali
di cui dovrebbe essere a conoscenza (in
conformità ai requisiti della nostra politica sui
contatti con i media e la comunità finanziaria,
come sopra descritto);
n
acquistare o vendere titoli in base alle
informazioni materiali non pubbliche; o
n
fornire tali informazioni ad altre parti che
potrebbero usarle per acquistare o vendere
titoli.
Le informazioni materiali non pubbliche
sono indicate come “informazioni interne”.Le
informazioni sono “materiali se hanno il potenziale
di incidere sul prezzo dei titoli o che un ragionevole
investitore considererebbe importanti ai fini della
decisione riguardante l’acquisto o la vendita dei
titoli. Le informazioni sono “non pubbliche” se
non sono state divulgate in un report annuale o
periodico agli azionisti, in un comunicato stampa o
in un documento pubblico alle autorità regolatorie.
In caso di dubbi, si deve partire dal presupposto
che le informazioni apprese come dipendente di
RELX Group sono materiali e non pubbliche.
In caso di domande sull’acquisto o sulla vendita di
titoli in presenza di potenziale coinvolgimento di
informazioni interne (o che appaiono come tali),
chiedere a un legale aziendale prima di contrattare
i titoli. Dove applicabile, è necessario operare in
conformità al nostro Codice per la condivisione
delle transazioni prima di contrattare titoli delle
nostre aziende.
?
Jorge apprende che la sua azienda
acquisirà un’azienda concorrente;
l’operazione potrebbe determinare
un aumento del prezzo azionario
dell’azienda concorrente. Decide di
acquistare una parte delle azioni della
concorrente e suggerisce a sua sorella
di fare lo stesso. Può farlo?
Risposta: No. Jorge non può contrattare
titoli sulla base di informazioni interne,
né condividere tali informazioni con
terzi perché giochino in borsa. Questo
si applica alle contrattazioni delle azioni
di RELX Group o quelle di qualsiasi altra
azienda. Con “informazioni interne” si
intendono informazioni materiali, non
pubbliche, che potrebbero incidere sul
prezzo dei titoli o che un ragionevole
investitore considererebbe importanti
ai fini della decisione riguardante
l’acquisto o la vendita dei titoli.
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17
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Attività pubblicitarie e promozionali
La legge impone che le prassi da
seguire nell’ambito delle attività
pubblicitarie e di vendita siano
corrette e accurate. Se corrette
e accurate, sono altresì utili a
preservare il nostro approccio di
serietà e professionalità e la nostra
reputazione.
Tutte le dichiarazioni pubblicitarie o di altra natura
in qualsivoglia supporto stampato, elettronico
o altro supporto non stampato devono essere
fedeli e partire da un ragionevole presupposto.
Devono altresì essere convalidate prima della
pubblicazione o della divulgazione. Questo altresì
si applica alle presentazioni orali o anche a
conversazioni casuali quando si fanno commenti
obiettivi, effettivi o quantificabili sui nostri prodotti
o servizi o su quelli di altre aziende.
18
Uso dei social media
Le piattaforme e i servizi dei social
media sono strumenti che ci aiutano
a rafforzare i nostri marchi, a
promuovere i nostri prodotti e servizi
e a sviluppare relazioni con i nostri
clienti attuali e potenziali.
Però, quando si usano i social media, si deve:
n
esercitare integrità personale, professionalità e
responsabilità;
n
rispettare i nostri diritti di proprietà
intellettuale e quelli di terze parti;
n
fare dichiarazioni o parlare per conto di RELX
Group solo se si ha l’autorità per farlo; e
n
non condividere informazioni riservate o altre
informazioni protette.
Queste precauzioni si applicano ad attività
sui social media sanzionate o sponsorizzate
dall’azienda. Si applicano anche all’uso personale
dei social media quando:
n
ci si identifica come dipendente di un’azienda di
RELX Group;
n
si posta sulle nostre attività aziendali, sui nostri
prodotti, servizi o concorrenti; o
n
si discute o ci si connette ad altri dipendenti o
ai nostri autori, editori, clienti, agenti, fornitori
o altri partner.
Consultare la Politica sui social media di RELX
Group per ulteriori informazioni.
?
Jon è un dipendente di RELX Group che
ama rendere contributi alle discussioni
di gruppo su LinkedIn con informazioni
e opinioni basate sulle esperienze del
proprio lavoro. Un collega ha detto a Jon
che le sue azioni sono soggette alla politica
sui social media dell’azienda. Jon non è
d’accordo, perché sostiene di svolgere
quell’attività nel tempo libero e sul proprio
account di LinkedIn. CHI HA RAGIONE?
Risposta: Ha ragione il collega di Jon.
Jon non ha il divieto di svolgere la sua
attività, ma è soggetto alla politica perché
è verosimilmente identificabile come
dipendente di RELX Group, pertanto gli
altri potrebbero pensare che parli per
conto della società. Se posta commenti
sui prodotti, servizi o concorrenti di
RELX Group o si connette ad altri contatti
lavorativi, è soggetto alla politica. Di
conseguenza, deve conoscere e seguire la
Politica sui social media di RELX Group e
qualsiasi altra politica o linea guida fornita
dalla sua azienda.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Protezione della
privacy
20
Protezione dei dati
19
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Protezione dei dati
L’azienda è impegnata a proteggere la privacy e la sicurezza dei dati personali
riguardanti i nostri clienti, dipendenti, consumatori e altre parti e a rispettare
tutte le leggi disciplinanti le modalità di gestione di tali informazioni.
20
Nel corso delle nostre attività,
abbiamo la facoltà di raccogliere,
detenere e usare informazioni
personali dei nostri clienti,
fornitori, dipendenti, candidati
all’assunzione e azionisti, nella
rispettiva veste.
Le informazioni personali sono informazioni
che possono essere utilizzate per identificare
un individuo. Tra queste, il nome, l’indirizzo o il
numero di telefono di una persona o il numero del
documento d’identità.
Desideriamo creare un ambiente di sicurezza e
fiducia che incoraggi le persone a condividere le
proprie informazioni personali con RELX Group
secondo quanto richiesto dalle nostre esigenze
aziendali. Questo ci consente di capire meglio le
loro necessità e quindi fornire loro informazioni,
servizi e prodotti di qualità superiore.
A tal fine, occorre:
n
operare in conformità alle leggi applicabili e
alla politica aziendale in materia di protezione e
uso dei dati personali;
n
non raccogliere, trattare, usare, divulgare o
memorizzare dati personali salvo laddove vi
sia una finalità aziendale legittima a tal fine e
siano state inviate le necessarie notifiche alle
persone di competenza; e
n
seguire attentamente le politiche aziendali
e altre misure di protezione correlate alla
corretta classificazione, raccolta, elaborazione,
uso, divulgazione, memorizzazione,
trasferimento ed eliminazione delle
informazioni personali. Ambire a proteggere
tali informazioni come se riguardassero noi
stessi.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Rapporti con partner
aziendali, clienti,
fornitori e concorrenza
22
Leggi su concorrenza e antitrust
24
Concussione
25
Offerta o accettazione di doni o intrattenimento
27
Sanzioni commerciali
28
Contratti con altre parti
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21
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Leggi sulla concorrenza e antitrust
Noi siamo un concorrente forte ma leale. Vietiamo accordi illegali con concorrenti,
clienti e fornitori e prassi commerciali monopolistiche o scorrette.
22
Competiamo con forza, ma anche
lealmente, con integrità e in
conformità alle leggi antitrust e
sulla concorrenza. Queste leggi
promuovono la concorrenza libera
e leale in tutto il mondo, in modo
tale che i clienti traggano beneficio
dalla concorrenza aperta tra i
fornitori; e i venditori allo stesso
modo traggano beneficio dalla
concorrenza tra i loro acquirenti.
Le leggi antitrust e sulla concorrenza proibiscono
“limitazioni commerciali”, tra cui certi tipi di
accordi o condotte che coinvolgono concorrenti,
clienti o fornitori, o anche un’unica azienda con
una posizione di mercato dominante.
Di seguito alcuni esempi di potenziali condotte
illegali:
n
n
I concorrenti hanno il severo divieto di
raggiungere accordi o adottare azioni comuni
riguardanti:
q
prezzi, termini o offerte;
q
assegnazioni o divisioni di
prodotti o territori;
q
selezione di clienti o
fornitori; o
q
limiti alla produzione,
all’inventario o alla ricerca e
allo sviluppo.
n
n
Singole aziende con il “monopolio” o potere
“dominante” non possono adottare misure
che diano l’impressione di essere strategie di
controllo di un mercato. Fra queste:
q
unione o assemblaggio necessario di
prodotti separati;
q
interruzione sleale di rapporti con
rivenditori, distributori o fornitori;
q
discriminazione di prezzi;
q
determinazione dei prezzi predatoria
(vendite sotto costo); e
q
accordi di trattative esclusive
eccessivamente restrittive.
Prassi commerciali o metodi concorrenziali
sleali o ingannevoli, per esempio:
q
pubblicità fuorviante;
q
dichiarazioni denigratorie rispetto a un
prodotto della concorrenza;
q
molestie verso un concorrente; e
q
furto di segreti commerciali o altre
informazioni aziendali riservate.
I fornitori e i relativi clienti
o licenziatari non sono in
linea generale autorizzati a
concordare prezzi ai quali
rivendere beni o servizi.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Vi sono ragioni e occasioni legittime per interagire
con la concorrenza, a patto che non ci si dedichi
a cercare collusioni illegali attraverso queste
attività. Tali attività comprendono il coinvolgimento
in associazioni di categoria, benchmarking, joint
venture, raccolta di intelligence competitiva e certe
attività comuni come attività di lobbying e azioni
legali.
Le violazioni delle leggi antitrust e sulla
concorrenza sono spesso trattate come reati
penali che possono dare luogo a condanne sia
di aziende che di singoli, comprese sanzioni
elevate e condanne a pene detentive. I costi, le
penali e la responsabilità civile in tali circostanze
spesso superano di gran lunga i profitti o il danno
monetario causato dalla condotta o dall’accordo
illegale. Le sanzioni e le penali potenziali sono
particolarmente significative perché, come
azienda e individui, noi siamo soggetti alle leggi
sulla concorrenza o antitrust di qualsiasi Paese
nel quale la nostra condotta abbia un effetto
economico.
Nell’Unione europea, la Commissione europea
(CE) e le autorità locali hanno l’autorità di condurre
ispezioni a sorpresa (note come “incursioni
all’alba”) quando sospettano delle violazioni
delle leggi sulla concorrenza. La CE ha facoltà
di accesso ai nostri uffici, e perfino alle nostre
case, al fine di analizzare e fare copie dei record
aziendali; apporre il sigillo ai nostri uffici e record;
intervistare i dipendenti; e prendere appunti
su fatti o documenti relativi alla questione in
oggetto e alla finalità dell’ispezione. Il dipendente
deve conoscere la politica e le procedure sulle
incursioni all’alba per la propria attività aziendale
e sede, e porre al proprio responsabile o a un
legale aziendale qualsiasi domanda in merito.
Per ulteriori informazioni riguardanti le leggi sulla
concorrenza e antitrust, consultare le Normative
sulla conformità alle leggi antitrust e sulla
concorrenza di RELX Group e qualsiasi politica,
linea guida e procedura aziendale di rilievo.
?
Thomas si trova a chiacchierare con
alcuni rappresentanti di aziende
concorrenti, durante una conferenza
commerciale, quando il discorso entra
nel merito di un’esigenza di aumento dei
prezzi. Thomas sa che non deve trattare
argomenti come costi e determinazione dei
prezzi con la concorrenza, dunque lascia
immediatamente la conferenza. THOMAS
HA AGITO COME DOVEVA?
Risposta: In parte. Thomas ha fatto
bene ad abbandonare la conversazione,
perché anche una conversazione casuale
tra concorrenti può determinare una
violazione della legge antitrust. Tuttavia,
Thomas avrebbe dovuto fare di più che
semplicemente andarsene. Avrebbe
dovuto dichiarare in modo chiaro ed
enfatico che non desiderava far parte
della conversazione. In seguito avrebbe
dovuto contattare un legale aziendale per
discutere della situazione e stabilire se
fosse giustificata l’adozione di un’ulteriore
misura volta a evitare qualsivoglia
impressione che lui o l’azienda fossero
coinvolti nella condotta impropria.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Concussione
Non offrire, dare o ricevere da altre parti alcuna cosa di valore, o alcun
vantaggio finanziario o di altra natura, in cambio di un trattamento di favore o
con lo scopo di influenzare le decisioni del destinatario.
24
Si determina concussione quando
si autorizza, offre, richiede, dà,
riceve o accetta qualsiasi cosa
di valore o qualsiasi vantaggio
finanziario o di altra natura, in
cambio di un trattamento di favore
da parte di un’azienda, un’autorità,
un funzionario o un dipendente
governativi. Le tangenti includono:
pagamenti in contanti, doni, favori,
qualsiasi oggetto o servizio di
valore o qualsiasi altro vantaggio
finanziario.
Nella maggior parte dei Paesi, in tutti gli stati
statunitensi e in molti governi locali sono in
vigore leggi che proibiscono la concussione e la
corruzione. Molte di queste leggi si applicano
anche quando la condotta scorretta si verifica al di
fuori dei propri confini nazionali e/o da cittadini di
altri Paesi, come per il Bribery Act del Regno Unito
e il Foreign Corrupt Practices Act degli Stati Uniti.
La violazione di queste leggi è spesso trattata
come reato penale che può determinare condanne
sia di società che di singoli, comprese sanzioni
elevate e pene detentive.
Per operare in conformità alle leggi sulla
concussione, è necessario evitare di effettuare
o ricevere pagamenti impropri o direttamente
a o da un’altra parte commerciale, cliente,
rappresentante di cliente o dipendente o
funzionario governativo. Tali pagamenti non
devono neanche essere effettuati indirettamente
attraverso un consulente, agente o altra parte
che svolga servizi per nostro conto. È altresì da
garantirsi la tenuta di libri e record accurati,
in modo tale che ogni singolo pagamento sia
descritto onestamente e non usato per fini illegali.
Le leggi sulla concussione limitano anche l’offerta
o la concessione di doni, intrattenimento o regalie,
specialmente a dipendenti e funzionari governativi,
come spiega la seguente sezione sull’Offerta o
concessione di doni o intrattenimento.
Greg sta sviluppando contatti aziendali
in un Paese in cui l’azienda non ha mai
operato. Un agente locale dice a Greg che
ha bisogno di $5.000 per agevolare la sua
presentazione ai funzionari governativi
chiave. GREG DEVE FORNIRE IL DENARO
RICHIESTO?
?
Risposta: No. Greg deve precisare in
termini inequivocabili all’agente di vendita
che non pagherà alcun importo al fine
di accedere o influenzare funzionari
governativi, e deve segnalare la richiesta
al proprio responsabile e a un legale
aziendale. Il versamento di denaro a
qualsivoglia parte effettuato allo scopo
di influenzare un funzionario governativo
viola le leggi di molti Paesi, in particolare
il Bribery Act (legge anticorruzione)
del Regno Unito e il Foreign Corrupt
Practices Act (legge contro la corruzione
di funzionari stranieri) degli Stati Uniti. La
violazione di queste leggi può determinare
gravi penali per l’azienda e per i singoli
trasgressori, tra cui sanzioni pecuniarie
illimitate e potenziali pene detentive.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Offerta o accettazione di
doni o intrattenimento
Non richiedere, accettare, offrire o dare doni o intrattenimento che possano
influenzare, o dare l’impressione di influenzare, la capacità di prendere
decisioni aziendali obiettive.
Eventuali doni di valore superiore
al valore nominale, doni o
intrattenimento frequenti o
intrattenimento che va oltre un
servizio sociale di routine possono
sembrare un tentativo di influenzare
il dipendente o l’altra parte. La nostra
politica è tesa a evitare la realtà e
l’impressione di rapporti impropri
con clienti, venditori, consulenti,
fornitori e altri associati aziendali
attuali o potenziali. Oltre a questa
politica, il dipendente è tenuto a
seguire ogni eventuale standard più
severo richiesto dalla singola azienda
o dal singolo reparto.
Doni
Quando si conducono trattative con dipendenti
non governativi, limitare l’offerta o l’accettazione
di doni, tra cui prodotti, servizi personali o favori,
a quelli con valore stimato inferiore a £100 o
equivalente nella valuta locale. Per i dipendenti e
i funzionari governativi, le leggi locali impongono
limiti ancora più severi in materia di offerta di doni,
come stabilito nelle Normative di conformità per la
prevenzione di concussione e corruzione di RELX
Group.
Tali limiti monetari sono intesi come tetto
massimo, poiché qualsiasi dono di valore
superiore al valore nominale potrebbe risultare
sospetto in base alle circostanze.
Non richiedere doni di qualsivoglia somma.
Inoltre, non offrire o accettare qualsivoglia dono
che sia:
n
in contanti, equivalenti di contanti (p.e. buono
acquisto American Express o Visa) o titoli;
n
offerto in cambio di qualcosa (“quid pro quo”);
n
dato in un momento in cui il dipendente e le
altre parti sono in trattative per un contratto o
si trovano in fase di processo di selezione di un
venditore associato;
n
parte di ciò che potrebbe sembrare una prassi
frequente nell’offerta di doni, anche se di valore
nominale;
n
indecente o a orientamento sessuale;
n
illegale o contrario alle nostre politiche;
n
capace di ripercuotersi negativamente sulla
nostra reputazione; o
n
inteso o che può dare l’impressione di essere
inteso a influenzare le decisioni aziendali del
destinatario.
Qualora si riceva o si desideri offrire un dono
di valore superiore a £100 o equivalente, o che
diversamente possa dare l’impressione di creare
un conflitto, consultare il proprio responsabile
prima di accettare o offrire il dono; e valutare
insieme al rappresentante della conformità o
al Gruppo per la conformità aziendale di RELX
Group, con domande sull’adeguatezza di un
tale dono. Potrebbero chiedere al dipendente
di restituire doni di valore superiore al dovuto o
darlo in azienda da conservarlo per uso aziendale
o donarlo in beneficenza, anziché consentire di
tenerlo e rischiare di dare l’impressione di essere
guidati da pregiudizio.
Si ricordi che anche doni di valore inferiore sono
inopportuni se ripetuti o intesi (o che possono
dare l’impressione di essere intesi) a influenzare
inopportunamente il destinatario.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Intrattenimento
26
Accettare o offrire un normale intrattenimento
aziendale come un pranzo, una cena, uno
spettacolo teatrale o un evento sportivo di routine
è consentito se ragionevole, infrequente e nel
corso di un meeting o evento aziendale in buona
fede, teso alla discussione di aspetti lavorativi o
alla promozione di migliori rapporti aziendali.
generalmente opportuni. Inoltre, quando si
pianifica un intrattenimento per dipendenti o
funzionari governativi, accertarsi di operare nel
rispetto dei limiti monetari delle severe leggi
locali di cui nella nostra Politica sull’offerta
e la concessione di doni o regalie a funzionari
governativi.
Come linea guida, con intrattenimento aziendale
“normale” e “ragionevole” si intende di solito
un intrattenimento stimato sulle stesse somme
identificate per i doni. È inoltre soggetto agli stessi
limiti descritti sopra per i doni, indipendentemente
dal costo o dal valore. Eventi o intrattenimenti
straordinari che comprendono un viaggio con
pernottamento (p.e. biglietti per la Coppa del
mondo o un viaggio nel weekend) non sono
Prima di offrire o accettare intrattenimenti
che potrebbero sembrare eccessivi, richiedere
l’approvazione del proprio responsabile. Non
richiedere intrattenimenti di qualsivoglia valore.
Anche intrattenimenti di valore inferiore sono
inopportuni se sono intesi (o possono dare
l’impressione di essere intesi) a influenzare
impropriamente il destinatario.
Altri benefici personali impropri
Informare il proprio responsabile in caso di offerta
o ricevimento di un beneficio personale che
consegua dalla posizione ricoperta in RELX Group.
Il responsabile, con la guida di un legale aziendale
ove necessario, stabilirà se il beneficio appare
improprio.
?
Marie sta valutando un software di
gestione delle operazioni da acquistare
per conto dell’azienda. Durante una visita
alla sede di un potenziale venditore a Las
Vegas, il venditore si offre di portarla fuori
in città a cena e a uno spettacolo. COME SI
DOVREBBE COMPORTARE MARIE?
Risposta: Marie dovrebbe declinare
gentilmente l’invito. Accettare una
forma di intrattenimento sontuoso in
fase di decisione d’acquisto potrebbe
influenzare inopportunamente Marie o
dare l’impressione di farlo. Accompagnarsi
al venditore per un ragionevole pranzo di
lavoro nell’ambito del quale discutere di
aspetti lavorativi in fase di trattativa può
essere opportuno. Tuttavia, anche in quel
caso, Marie dovrebbe pagare la propria
parte per evitare qualsiasi impressione di
potenziale inappropriatezza.
Una volta che le trattative sono concluse e
Marie lavora con un venditore, è legittimo
per lei accettare un pranzo o una forma
di intrattenimento ragionevole in termini
di valore, in relazione a scopi lavorativi
legittimi, e che non dia l’impressione
di essere un tentativo di influenzarla
impropriamente.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Sanzioni commerciali
Le leggi sulle sanzioni commerciali
internazionali impongono
restrizioni sulla nostra capacità di
operare con certi individui, enti e
potenzialmente con interi Paesi.
Queste leggi aiutano a sostenere gli obiettivi
di politica estera dei governi, tra cui priorità
come la promozione di interessi di sicurezza
nazionale, la lotta al terrorismo, la prevenzione
di proliferazione di armi di distruzione di massa
e la promozione di diritti umani e della legge.
L’azienda è impegnata a rispettare tutte le
leggi applicabili sulle sanzioni commerciali. Il
mancato rispetto di tali leggi può compromettere
la reputazione di RELX Group e potrebbe
comportare gravi penalità penali e civili per
l’azienda e i suoi dipendenti.
I nostri sforzi di conformità alle leggi in materia
di sanzioni coinvolgono primariamente incaricati
di ogni azienda che hanno il compito di valutare
le transazioni con la guida di rappresentanti
legali e per la conformità, invece di richiedere
il coinvolgimento attivo della maggioranza dei
dipendenti. Tuttavia, è importante che tutti i
dipendenti conoscano la nostra Politica sulle
sanzioni commerciali e le procedure correlate e
che sollevino eventuali domande o dubbi.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Contratti con altre parti
28
Nella maggior parte dei casi,
la nostra politica è quella di
formalizzare tutti gli accordi per
iscritto. Gli accordi sono stipulabili
solo in conformità al livello di
autorizzazione che il responsabile ha
comunicato al proprio dipendente.
Se il dipendente non ha ricevuto
alcun livello di autorizzazione, non
può firmare alcun accordo per
nostro conto senza l’approvazione
del suo responsabile.
Occorre inoltre ottenere l’approvazione del
proprio responsabile e di un legale aziendale
ove si valuti l’ipotesi di rescissione di un accordo
prima della scadenza del termine di validità.
Questo perché un accordo che coinvolga anche
somme relativamente minori di denaro può
prevedere obblighi di risarcimento inopportuni o
altri impegni contrattuali o sollevare problemi sul
piano concorrenziale complessi o altre questioni.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Transazioni con i
governi
30
Lavorare con i governi
31
Assunzione di personale governativo
32
Coinvolgimento politico dell’azienda
29
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Operare con i governi
Le trattative, i termini contrattuali e i rapporti aziendali con le agenzie
governative e i relativi funzionari e dipendenti sono soggetti a norme severe.
Spesso lavoriamo con agenzie,
funzionari e dipendenti governativi
come clienti, autori, editori e in altre
vesti.
30
Vi sono norme severe che regolamentano i nostri
rapporti aziendali, le nostre trattative contrattuali
e i termini contrattuali con le agenzie governative
e i relativi funzionari. Tali norme talora differiscono
da quelle applicabili a clienti commerciali o privati
e altri.
norme può determinare pene severe, sospensione
o squalifica dalla concorrenza per contratti
governativi e anche persecuzione penale. Al fine
di garantire che operiamo in conformità a queste
norme, è necessario riportare qualsiasi violazione
sospetta della legge collegata a qualsivoglia
contratto governativo.
La nostra Politica sulle transazioni con agenzie
e funzionari governativi negli Stati Uniti descrive
in ulteriore dettaglio i requisiti da soddisfare
nell’ambito di attività con il governo negli Stati
Uniti.
Se si opera con un ente, un’agenzia, un funzionario
o un dipendente governativi, occorre conoscere
e seguire queste norme. La violazione di queste
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Assunzione di
dipendenti governativi
Prima di parlare con un ex-dipendente governativo o con uno attualmente in carica
sulla possibilità di lavorare per RELX Group, verificare che sia legale assumerlo.
Molte leggi vietano alle aziende che
operano con il governo di assumere
come dipendente o tenere
come consulente, consigliere,
editore o altro appaltatore un
ex-dipendente governativo o uno
attualmente in carica, a meno che
non svolga mansioni di segreteria,
amministrative o di grado simile.
Queste restrizioni coprono inoltre accordi informali
per la futura assunzione in certe circostanze.
Pertanto, consultarsi con un legale aziendale
prima di discutere la proposta di assunzione o
mantenimento di un ex-dipendente governativo
che ha lasciato il governo nei due anni precedenti
la proposta di assunzione o mantenimento, o di
uno attualmente in carica.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Coinvolgimento politico
dell’azienda
I contributi politici sono vietati, eccetto per certi contributi preapprovati negli
Stati Uniti.
32
La maggior parte dei Paesi vieta
l’uso di fondi, beni, servizi o
strutture aziendali per conto di un
partito o candidato politico.
Tuttavia, alcuni stati statunitensi permettono tali
contributi e attività se rispettano i severi requisiti
di rendicontazione e divulgazione. Di conseguenza,
vietiamo l’uso di fondi aziendali per qualsiasi
contributo politico eccetto negli USA, e qui solo in
conformità a severe linee guida per la prestazione
di tali contributi, come stabilito nella nostra
Politica sulla prestazione di contributi politici.
Se il dipendente partecipa al processo politico,
esprime il proprio punto di vista su aspetti
legislativi o politici, prende parte ad attività
politiche e/o rende contributi politici personali, tali
attività devono essere condotte nel proprio tempo
libero e a proprie spese. Salvo laddove abbia
ottenuto l’approvazione anticipata del proprio
responsabile regionale/nazionale degli Affari
governativi e di un legale aziendale, si devono
evitare riferimenti all’affiliazione con RELX Group
o alle sue sussidiarie e chiarire che si agisce
personalmente e non per l’azienda.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Rispetto dei nostri
colleghi e delle
nostre comunità
34
Pratiche di lavoro eque
35
Ambiente di lavoro
36
Diritti umani
36
Ambiente
33
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Pratiche di assunzione eque
Noi sosteniamo la diversità e l’inclusione, vietiamo le molestie e la
discriminazione e ci impegniamo per il trattamento sicuro ed equo dei dipendenti.
Ci impegniamo a favorire luoghi di lavoro
che promuovano il lavoro di squadra, la
diversità, l’inclusione e la fiducia.
34
Le nostre politiche e prassi di assunzione sono in linea
con i principi, e sono intese a garantirne la conformità, del
United Nations Global Compact riguardo alle pratiche di
assunzione eque e non discriminatorie.
Discriminazione
Molestie
Siamo un datore di lavoro che garantisce pari
opportunità. Ci impegniamo a trattare tutti i
dipendenti e candidati all’assunzione con rispetto
e dignità, e vietiamo ogni forma di discriminazione.
Reclutiamo, assumiamo, sviluppiamo,
promuoviamo, discipliniamo e forniamo le
condizioni di assunzione senza discriminazione di
razza, colore, religione, origine nazionale, sesso,
orientamento sessuale, stato coniugale, età,
disabilità o qualsiasi altra categoria protetta dalla
legge.
L’azienda non tollera alcuna forma di molestia,
fra cui molestie sessuali o di qualsivoglia tipo
in base ad alcuna delle caratteristiche protette
sopra elencate. Le molestie possono essere
comportamenti verbali, fisici o visivi che creano
un ambiente offensivo, ostile o intimidatorio. Si
vietano inoltre scherzi o insulti razziali, etnici,
religiosi, correlati all’età o sessuali offensivi; la
distribuzione o l’esibizione di immagini o vignette
offensive; e l’uso di segreteria telefonica, e-mail o
altro dispositivo elettronico per la comunicazione
di informazioni dispregiative o discriminatorie.
Vi possono essere ulteriori misure di protezione
per i dipendenti in base alle leggi locali e indicate
nelle politiche sull’assunzione integrative
applicabili. Per esempio, negli Stati Uniti, la
discriminazione in base a un certo stato di
veterano militare è vietata.
Dopo che Juliette ha informato il suo
responsabile di essere incinta di tre mesi,
il responsabile le ha detto di non poterla
tenere in considerazione per una possibile
promozione, perché “potrebbe decidere di
fare la madre a tempo pieno” e non tornare
al lavoro. Juliette teme che la decisione del
responsabile sia discriminatoria. I suoi timori
sono giustificati?
?
Risposta: Sì. Il responsabile sta negando una
opportunità di lavoro a Juliette a causa della
sua gravidanza e della supposizione che lei non
tornerà al lavoro. Questi non sono motivi validi
per negare una promozione.
Condizioni di lavoro
Operiamo nel rispetto di tutte le leggi
applicabili in materia di lavoro e condizioni di
lavoro. Rispettiamo il diritto del dipendente di
rappresentanza attraverso i sindacati, consigli di
lavoro o altro forum competente.
Standard di lavoro
Operiamo in molti Paesi diversi nei quali vigono
diversi standard e condizioni di lavoro. Ovunque
operiamo, ambiamo a garantire che sia noi
che i nostri fornitori osserviamo tutte le leggi
di lavoro applicabili e forniamo ai dipendenti di
tutto il mondo condizioni di lavoro e retribuzioni
soddisfacenti (tenendo conto delle economie
locali).
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Poco prima che abbia inizio il meeting
settimanale del team, uno dei membri
racconta uno scherzo degradane su un
collega del team quel giorno è assente.
La maggioranza ride allo scherzo e la
responsabile del team cerca di ignorarlo,
ma Nathan si sente a disagio. Nathan chiede
al collega di evitare scherzi del genere, ma
gli scherzi proseguono. Nathan dovrebbe
preoccuparsi? CHE COSA DOVREBBE FARE?
Risposta: Nathan dovrebbe preoccuparsi del
fatto che i suoi colleghi scherzano a spese di
un membro del team assente. Commenti o
scherzi offensivi, discriminatori, indecenti o
?
osceni possono essere molesti o quanto meno
offensivi, lesivi e perturbatori. Altrettanto
inopportuni sono espressioni o commenti
degradanti sull’aspetto di una persona o
sul suo sesso, razza, etnia, religione, età,
disabilità, orientamento sessuale o altra
caratteristica. Questo tipo di osservazioni,
scherzi e commenti non deve essere fatto al
lavoro.
Come Nathan ha già obiettato, e presumendo
che la responsabile del team abbia deciso
di sorvolare sull’argomento data la sua
reazione incurante, dovrebbe segnalare la sua
preoccupazione alle risorse umane.
35
Ambiente di lavoro
Ci impegniamo a fornire un
ambiente di lavoro sicuro e a
operare nel rispetto dei requisiti
legali per evitare rischi di sicurezza
e salute. Ci aspettiamo che i nostri
dipendenti si comportino in maniera
tale da contribuire a un ambiente di
lavoro salutare, sicuro e produttivo.
Salute e sicurezza
Gestiamo le nostre strutture in conformità a
tutti i requisiti applicabili in materia di salute e
sicurezza. Per fare ciò, tutti coloro che operano
presso le nostre strutture devono seguire tutte
le nostre istruzioni e procedure di sicurezza,
anche quelle specificate nella Politica in materia
di salute e sicurezza di RELX Group.Avvisare
immediatamente il proprio responsabile e le
risorse umane in caso di domande o dubbi su
possibili rischi di salute e sicurezza in una delle
nostre strutture.
Ambiente di lavoro libero da sostanze stupefacenti
L’uso di droga e alcol può rappresentare una
minaccia alla sicurezza e non appartiene al nostro
ambiente di lavoro. Vietiamo l’uso, il possesso,
la vendita, la produzione, la dispensazione, la
distribuzione o l’acquisto di alcol o droghe (salvo
laddove prescritte su documento valido e non
scaduto emesso da un professionista medico) sul
lavoro o sulla nostra proprietà. Vietiamo altresì
ai dipendenti di impegnarsi in attività per conto di
RELX Group quando si trovino sotto l’influenza di
tali sostanze. Le bevande alcoliche possono essere
servite nelle nostre strutture in alcune circostanze
con l’approvazione dei responsabili senior. Ci
si aspetta che i dipendenti che presenziano a
tali funzioni si comportino in modo adeguato e
professionale.
Operare anche nel rispetto delle politiche
applicabili in materia di sostanze stupefacenti e
alcol in vigore presso la sede di competenza.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Diritti umani
In veste di firmatari del United Nations
GlobalCompact, ci impegniamo
per la protezione dei diritti umani.
Sosteniamo e rispettiamo i diritti umani
internazionali all’interno della nostra
sfera di influenza. Ambiamo inoltre a
garantire la nostra non complicità nei
casi di abuso dei diritti umani.
Ambiente
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We strive to support environmental improvement initiatives and reduce our
negative impact on the environment.
Le nostre attività producono
un impatto sull’ambiente,
principalmente attraverso l’uso di
energia e carta, l’uso di tecnologie di
stampa e produzione e il riciclaggio
dei rifiuti.
Ci impegniamo a ridurre tale impatto laddove
possibile e ad operare in base ai tre principi
sull’ambiente che sono stabiliti nel United Nations
Global Compact, e che sono:
n
sostenere un approccio precauzionale verso i
cambiamenti ambientali;
n
intraprendere iniziative volte
a promuovere una maggiore
responsabilità ambientale; e
n
incoraggiare lo sviluppo e la
diffusione di tecnologie ecosostenibili.
Al fine di tenere fede a questo impegno, ambiamo
a usare:
n
risorse e materiali eco-sostenibili e riciclabili
con una quantità minima di scarti;
n
tecnologie, materiali e processi che producono
un impatto minimo sull’ambiente, laddove
possibile; e fornitori e appaltatori che
perseguono gli stessi obiettivi.
Stabiliamo misure e target per la nostra
performance ambientale, come stabilito nel
Sistema di gestione ambientale di RELX Group.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Segnalazione e
indagine di problemi
38
L’importanza della segnalazione
39
Indagini
39
Riservatezza
40
Protezione da atti di ritorsione
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
L’importanza della segnalazione
I dubbi su sospette violazioni del Codice, della legge o della politica possono
essere segnalati attraverso diversi canali, senza temere atti di ritorsione.
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L’azienda garantisce tempestive
indagini delle sospette violazioni
del Codice e adotta azioni correttive
adeguate quando rileva che il fatto
è accaduto. Questo è importante ai
fini della protezione dei dipendenti,
della preservazione della
nostra reputazione e per evitare
esposizione legale. Per raggiungere
questo obiettivo, abbiamo bisogno
dell’aiuto dei nostri dipendenti.
Qualora si apprenda o si sospetti che qualcuno
abbia violato il Codice o che abbia comunque
agito in modo non etico o illegale, è importante
segnalare tempestivamente il problema al proprio
responsabile, alle risorse umane, a un legale
aziendale o a un membro del Comitato per la
Conformità.
Paul vede il proprio responsabile
accettare un regalo sontuoso da un
fornitore. Paul sa che questa azione viola
la politica aziendale ma non vuole avere
problemi con il suo responsabile. CHE
COSA DEVE FARE PAUL?
?
Le violazioni possono essere segnalate anche
attraverso la Linea riservata di RELX Group
su www.ReedElsevierConfidentialLine.com
oppure telefonicamente al numero dedicato
dal proprio Paese, come elencato sulle nostre
intranet. Le segnalazioni effettuate alla Linea
riservata provenienti da o relative ad attività svolte
nell’Europa continentale sono consentite solo in
caso di sospetta concussione, corruzione o serie
inadeguatezze contabili o finanziarie.
È importante segnalare le violazioni
indipendentemente dall’identità o dalla posizione
del sospetto responsabile. In molti Paesi, la
mancata segnalazione di reati può di per sé essere
considerata un reato.
Preferiamo che la segnalazione di una sospetta
violazione sia effettuata con identificazione del
segnalatore. Tuttavia, ammettiamo che in alcuni
casi il dipendente ritenga che sia necessario
mantenere l’anonimato. In conformità ai limiti
d’uso nell’Europa continentale, le segnalazioni
possono essere effettuate attraverso la Linea
riservata sia tramite identificazione che in
forma anonima. Le segnalazioni su questioni di
contabilità o revisione contabile dubbie possono
essere inviate direttamente al Comitato di Audit.
Risposta: Deve segnalare l’accaduto. Non
importa chi è coinvolto, è responsabilità
del dipendente segnalare ogni possibile
violazione del nostro Codice. Abbiamo
numerosi canali di segnalazione e
implementazione di severe politiche antiritorsione. Non bisogna mai temere di
segnalare una violazione che si ritiene sia
accaduta. Le segnalazioni devono essere
effettuate alle risorse umane, a un legale
aziendale, a un membro del Comitato per
la conformità, al proprio responsabile (ove
non sia coinvolto nel caso in questione) o
attraverso la Linea riservata. L’uso della
Linea riservata consente nella maggior
parte dei casi di effettuare la segnalazione
in forma anonima.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Indagini
L’azienda conduce indagini in
merito a tutte le segnalazioni di
sospette violazioni della legge o del
Codice, anche quelle effettuate in
forma anonima. Per farlo in modo
adeguato e completo, è tassativo che
il dipendente collabori nell’indagine
di tali violazioni segnalate.
Riservatezza
L’azienda non divulga l’identità
di alcuna persona che segnali
una sospetta violazione o che
partecipi a un’indagine correlata
salvo laddove il dipendente che
invia la segnalazione autorizzi tale
divulgazione; la divulgazione sia
richiesta dalla legge, da normative
o da processo legale; oppure,
dopo aver avvisato il dipendente
in questione, la divulgazione sia
ritenuta necessaria al fine di
indagare in maniera adeguata
l’accaduto.
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39
RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Protezione da atti di ritorsione
La ritorsione in qualsivoglia
forma contro un individuo che
sinceramente ritenga che si possa
essere verificata una violazione del
Codice o della legge e la segnali,
anche se la segnalazione è errata,
o che collabori a un’indagine
di una violazione segnalata, è
di per sé una violazione del
Codice e della legge. Qualsiasi
dipendente responsabile di tale
atto di ritorsione sarà soggetto a
provvedimento disciplinare, che
potrebbe includere il licenziamento.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Domande frequenti
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
Domande frequenti
D
A che cosa serve il Codice?
R
Il Codice comprende le politiche e le norme
generali fondamentali che si applicano
a RELX Group, ai dipendenti di tutte le
nostre aziende e ai membri del Consiglio di
Amministrazione.
D
Vi sono altre politiche che
si applicano a me? Quali
politiche hanno precedenza?
R
Oltre alle politiche nel Codice, RELX Group
e le sue aziende hanno in atto politiche che
si applicano a tutte o a parte delle nostre
attività. In alcuni casi, RELX Group o le sue
aziende hanno in vigore anche politiche più
dettagliate su soggetti citati nel Codice.
In tali casi, si applicano anche le politiche
più dettagliate, nella misura in cui siano in
linea con il Codice.
Il Codice mira ad aiutarci a mantenere un
ambiente legale, onesto ed etico in tutte le
nostre aziende.
42
D
A chi si applica il Codice?
R
Si applica a chiunque, inclusi tutti i
dipendenti della famiglia mondiale delle
aziende di RELX Group.Quando il Codice
cita “l’azienda” o RELX Group, indica tutti
gli enti di RELX Group plc, le sussidiarie, le
divisioni, le affiliate e le aziende.
D
Qual è la base di tutte le
politiche contenute nel Codice?
R
Molte delle politiche citate nel Codice
si basano su leggi e norme e normative
governative che si applicano a RELX
Group e ai nostri dipendenti in qualunque
parte del mondo operino. Altre politiche
in questo Codice rispecchiano la
nostra determinazione a mantenere un
ambiente di lavoro rispettoso ed etico che
favorisca la nostra attività e sia libero da
discriminazione, molestie o altra condotta
impropria.
Poiché RELX Group è una società globale,
in ogni Paese in cui operiamo esistono
leggi locali che si applicano alle nostre
operazioni in quei Paesi. Dai dipendenti ci
si aspetta che operino in conformità a tutte
le leggi, norme e normative governative
applicabili, anche se non trattate nello
specifico nel presente Codice.
Oltre al Codice, vi sono politiche distinte in
atto presso RELX Group e in ogni azienda,
Paese o gruppo di cui il dipendente faccia
parte. Ci si aspetta che il dipendente
conosca e operi nel rispetto anche di tali
politiche.
In caso di conflitto tra il Codice ed eventuali
politiche complementari, consultare il
proprio responsabile, le risorse umane o un
legale aziendale.
D
A chi devo rivolgermi in caso di
domande sul Codice?
R
Anche dopo aver letto il Codice e aver
ricevuto la formazione sul Codice e/o sulle
singole politiche del Codice, potrebbero
rimanere delle domande. In fondo, molte
politiche sono basate su leggi e normative
complesse. Operare in conformità ad ogni
politica è importante perché anche una
violazione non intenzionale potrebbe avere
conseguenze gravi per gli individui coinvolti
e per RELX Group.Pertanto, si prega di
rivolgere eventuali domande al proprio
responsabile, alle risorse umane o a un
legale aziendale.
D
Che cosa devo fare se vengo a
conoscenza di una violazione
del Codice?
R
È responsabilità del dipendente segnalare
ogni violazione della politica o della legge
di cui si apprenda. Tali violazioni possono
essere segnalate al proprio responsabile,
alle risorse umane, a un legale aziendale,
a un membro di RELX Group o al Comitato
per la Conformità dell’unità aziendale
competente o attraverso la Linea riservata
di RELX Group.
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RELX Group Codice etico e di condotta aziendale
D
R
D
R
La segnalazione di una
violazione di qualsiasi norma
o politica potrebbe mettere a
rischio il mio posto di lavoro?
D
Che cosa sono i Comitati per la
Conformità?
R
I Comitati per la Conformità sono gruppi di
responsabili senior che hanno il compito
di aiutare a garantire la conformità da
parte dell’azienda che rappresentano e
dei relativi dipendenti. Esiste un comitato
per tutto il RELX Group, composto da
responsabili senior e rappresentanti delle
nostre aziende. Vi sono inoltre comitati
per ognuna delle aziende principali. Le
informazioni di contatto dei membri del
Comitato per la Conformità sono disponibili
sulle nostre intranet.
Le politiche di RELX Group sono progettate
per proteggere chiunque segnali una
violazione del Codice che ritenga
sinceramente che sia accaduta. Qualsiasi
tentativo di ritorsione non solo violerebbe la
politica di RELX Group, ma potrebbe essere
anche contrario alla legge, e sarà trattato di
conseguenza.
Come faccio a effettuare una
segnalazione attraverso la
Linea riservata?
La Linea riservata è un canale dedicato
alle segnalazioni se il dipendente non
se la sente di segnalare una violazione
nota o sospetta al proprio responsabile,
alle risorse umane, a un legale aziendale
o a un membro del Comitato per la
Conformità di competenza. Si tratta
di un servizio disponibile 24 ore su
24, 7 giorni alla settimana, 365 giorni
all’anno. Le segnalazioni possono
essere effettuate online su www.
ReedElsevierConfidentialLine.com oppure
telefonicamente. Le informazioni di accesso
telefonico per ogni Paese e lingua sono
disponibili sul sito Web e sulle nostre
intranet.
D
Che cosa devo fare se mi viene
chiesto di fare qualcosa che io
ritengo violi il Codice?
R
I dubbi devono essere rivolti al proprio
responsabile. Se questo provoca disagio,
contattare le risorse umane, un legale
aziendale o un membro del Comitato per la
Conformità di RELX Group o della propria
unità aziendale.
D
Posso effettuare una segnalazione
senza identificarmi?
R
La segnalazione può essere effettuata
alla Linea riservata in forma anonima se
lo si sceglie. In tali casi, fornire quanti
più dettagli possibile per consentire
una migliore indagine dell’accaduto. Ai
segnalatori anonimi si assegna un numero
di segnalazione e viene chiesto loro di
verificare il documento di segnalazione
a una data specifica. Questo deve essere
fatto in modo tale da consentirci di porre
ulteriori domande qualora necessitassimo di
ulteriori informazioni per portare a termine
un’indagine esaustiva.
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43
Code of Ethics
and Business Conduct
2015