Microsoft Excel 2007

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Para estudiantes y profesionales
MAQUERA QUISPE HENRY GEORGE
MERCADO RIVAS LENIN OMAR
MERCADO RIVAS RICHARD YURI
ROJAS BUJAICO RAFAEL WILFREDO
Maquera Quispe, Henry George
Mercado Rivas, Lenin Omar
Mercado Rivas, Richard Yuri
Rojas Bujaico, Rafael Wilfredo
MICROSOFT EXCEL 2007
Autores:
Henry George Maquera Quispe
Lenin Omar Mercado Rivas
Richard Yuri Mercado Rivas
Rafael Wilfredo Rojas Bujaico
Editor
Richard Yuri Mercado Rivas
Pje. José Carlos Mariategui 129
Junín – Huancayo
1a edición, marzo 2009
ISBN Nº 978-9972-33-967-7
Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú
Nº 2009-03415
El presente libro es un documento electrónico y está disponible para descargas en la dirección web:
http://www.sistemasuncp.com/campus
PRÓLOGO
Bienvenidos a Microsoft Excel 2007, un libro que muestra las nuevas características de
este potente software y a través de una serie de ejercicios y casos presentamos las
funciones básicas y avanzadas.
La gran utilización que se tiene de Excel en las organizaciones nos permite realizar un
estudio concreto de esta nueva versión y sus cambios incluidos en los diferentes temas
que se muestran en el desarrollo del siguiente libro, además la constante actualización
que debemos tener en estos tiempos en los cuáles la tecnología a acelerado su evolución
nos exige a que constantemente también nosotros debemos actualizar los libros
relacionados a la parte informática.
Dentro de las labores diarias que se presentan en las diversas oficinas o de manera
personal es necesario el manejo de aplicaciones software que hoy en día ya es una
necesidad que se presenta por lo tanto con el presente libro pretendemos dar a conocer
esta nueva versión de Excel 2007 y además tocamos puntos a nivel básico y avanzado
para que los diversos usuarios puedan de esta manera tener a la mano un libro que los
pueda ayudar de acuerdo a la necesidad que se presente.
iii
PRESENTACIÓN
Microsoft Excel 2007, es una poderosa herramienta software que nos permite acceder,
procesar, analizar, compartir y mostrar los datos y de está manera hacer un buen manejo
de la información.
Microsoft Excel 2007 nos permite acceder a servidores de datos, transferir información
en formato XML, publicar datos en sitios Web y realizar trabajos compartidos.
Haciendo uso de las herramientas, funciones y las nuevas características de Microsoft
Excel 2007, nos permitirá realizar una serie de trabajos que a diario se presentan a nivel
personal u organizacional y resolverlos de una manera fácil y obteniendo una
presentación profesional de está manera se convierte en una
herramienta muy
importante y poderosa.
En este apartado contemplaremos también el uso de Macros y la programación con
Visual Basic el cuál nos permitirá ver que Microsoft Excel es un programa flexible,
personalizado donde el usuario puede crear sus propias aplicaciones y de esta manera
mejorar su productividad.
Cada tema tratado presenta al final una práctica con una serie de ejercicios los cuales
facilitarán el aprendizaje de esta herramienta. Si tiene alguna consulta o sugerencia al
respecto puede hacerlo escribiendo al email [email protected].
Los Autores
iv
CONTENIDO
PRÓLOGO
iii
PRESENTACIÓN
iv
AGRADECIMIENTOS
ix
SOBRE LOS AUTORES
x
Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel 2007
1
1.1 Introducción
1
1.2 Elementos de Excel
1
1.3 Empezando a trabajar con Excel
5
1.4 Ingreso de datos
7
1.5 Errores
8
1.6 Manejo de archives
9
1.7 Formatos
12
1.8 Referencias
13
Práctica
Capítulo II: Formulas y Funciones
17
2.1 Introducir Fórmulas y Funciones
17
2.1.1 Operadores más utilizados en las Fórmulas y Funciones
18
2.2 Funciones
19
2.3 Insertar funciones con el Asistente
21
2.4 Funciones de fecha
22
2.5 Funciones de texto
23
2.6 Funciones Aritméticas y estadísticas
25
2.7 Funciones Lógicas
25
Práctica
2.8 Funciones de Búsqueda
29
2.9 Funciones Financieras
29
2.10 Función BUSCARV
30
2.11 Función BUSCARH
32
Práctica
v
Capitulo 3: Gráficos
37
3.1 Descripción de Gráficos
37
3.2 Tipos de Gráficos
37
3.3 Características para utilizar tipos de gráficos
38
3.4 Creación de Gráficos
39
3.5 Modificar Gráficos
41
3.6 Utilizar herramientas predefinidas
42
Práctica
Capitulo 4: Base de Datos
47
4.1 Base de datos
47
4.2 Operaciones con base de datos
48
4.3 Autofiltro
51
4.4 Filtros avanzados
55
4.5 Subtotales
57
Capitulo 5: Tablas Dinámicas
61
5.1 Introducción
61
5.2 Creación de Tablas Dinámicas
63
5.3 Aplicar filtros
66
5.4 Modificar el diseño
67
5.5 Subtablas
68
5.6 Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones
68
5.7 Graficar tablas Dinámicas
69
Práctica
Capitulo 6: Formularios
73
6.1 Validación de datos
73
6.2 Cuadros de Control
73
6.3 Control de Número
75
6.4 Cuadro de lista
75
6.5 Botón de comando
77
6.6 Botones de opción
78
vi
6.7 Casillas de verificación
79
Capitulo 7: Paneles e Impresiones
81
7.1 Paneles
81
7.2 Inmovilizar paneles
81
7.3 Impresión
84
7.4 Impresión de encabezados en todas las páginas
85
7.5 Trabajar con libros compartidos
86
Capitulo 8: Macros
91
8.1 Definición de Macro
92
8.2 Grabadora de macros
92
8.3 Ejecución de Macros
94
8.4 Creación de una Macro desde VBA
94
8.5 Modificación de Macros
95
8.6 Añadir Botón de Ejecución
97
8.7 Macro Paso a paso
97
8.8 Firmar digitalmente un Proyecto de Macro
99
Práctica
Capitulo 9: Visual Basic Aplications VBA
105
9.1 Introducción
105
9.2 Objetos
106
9.3 Editor de Visual Basic
109
9.4 Creación de un procedimiento
111
9.5 Fundamentos de programación
112
9.6 Subrutinas y Argumentos
113
9.7 Funciones
115
9.8 Complementos de Excel
117
Práctica
Capitulo 10: Variables y Sentencias Condicionales en VBA
121
10.1 Variable
121
10.2 Tipos de datos
121
10.3 Ámbito de las variables y constantes
122
vii
10.4 Función Inputbox
125
10.5 Sentencias Condicionales
127
10.6 Sentencias If
127
10.7 Sentencias Case
128
Práctica
Capitulo 11: Sentencias Repetitivas en VBA
131
11.1 Sentencias Repetitivas
131
11.2 Sentencias Do .. Loop
131
11.3 Sentencias For .. Next
132
11.4 Funciones de Comprobación
133
11.5 Matrices y Variables de Objeto
134
11.6 Tipos definidos por el usuario
135
11.7 Funciones integradas
135
11.8 Estructuras End With y For Each
136
Práctica
BIBLIOGRAFIA
viii
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a Dios por permitirnos estar en este mundo y darnos la dicha de la vida.
En segundo lugar a los amigos y compañeros que día a día son motivo de apoyo para
proseguir en nuestra carrera profesional, y a todos aquellos que de una manera u otra
permiten compartir con nosotros diversas experiencias en la vida.
Los Autores
ix
SOBRE LOS AUTORES
HENRY GEORGE MAQUERA QUISPE, Ingeniero de Computación y Sistemas con
estudios concluidos de Maestría en Ingeniería de Sistemas, Actualmente es Docente
Universitario de la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional del
Centro del Perú y realiza diversos trabajos relacionados a la parte informática así como
ponencias en diferentes certámenes académicos..
LENIN OMAR MERCADO RIVAS, Licenciado en matemáticas, docente de diversas
instituciones estatales y particulares a nivel de colegio y academias preuniversitarias, en
la que hace uso de herramientas a nivel de ofimática cuenta con Estudios de Maestría en
Pedagogía.
RICHARD YURI MERCADO RIVAS, Ingeniero de Sistemas, cuenta con estudios
concluidos de Maestría en Ingeniería de Sistemas, Actualmente es Docente de la
Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional del Centro del Perú,
además es capacitador en temas de informática
RAFAEL ROJAS BUJAICO, Ingeniero de Sistemas, con estudios concluidos en
maestría, Docente en la Universidad Nacional del Centro del Perú y capacitador en
temas de informática y aulas virtuales.
Los Autores
x
Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel 2007
1.1. Introducción
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios, pago de planillas y otros.
1.2. Elementos de Excel
Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman,
dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún
momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en
disposición de empezar a crear hojas de cálculo.
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.
• Desde el botón Inicio : Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office Excel 2007
•
Desde el icono de Excel del escritorio
1
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
•
Hacer clic en el botón cerrar
, este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
•
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación
de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
•
Hacer clic sobre el menú Botón Office
y elegir la opción Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del libro.
Las Barras
9 La barra de titulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo
de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
2
9 La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel
como Guardar, Deshacer o Rehacer.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona la opción de
acceso rápido que desees.
La Banda de Opciones
• La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en
pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en
Excel.
• Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más
habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en
el punto anterior.
•
•
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás
porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en
que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar
solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
3
•
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta
forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando
la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.
•
•
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para
ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán
ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic
en cualquier pestaña
•
•
El Botón office
• Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir
o crear uno Nuevo.
• A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Banda de opciones.
Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:
•
Comandos inmediatos. Se ejecutan de
forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se reconocen porque a la derecha del
nombre del comando no aparece nada.
•
Opción con otro menú desplegable. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la
derecha. Colocando el ratón en ese
triángulo puedes acceder a otro listado de
opciones. Por ejemplo, la opción Imprimir
para acceder a las opciones de impresión.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante.
4
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.
La Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
•
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el
interrogante:
•
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de
ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
1.3. Empezando a trabajar con Excel
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en
Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de
trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Conceptos Básicos
Libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de
5
trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca
como tal.
Hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro
de trabajo. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.
Celda La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra
con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su
fila. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con
ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más
remarcada que las demás. De igual forma tenemos la fila activa y columna activa,
que son de la celda activa.
Rango es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una
unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos.
6
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través
de la hoja son:
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa
FIN
FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa
FIN
FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa
FIN
FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa
FIN
FLECHA DERECHA
1.4. Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
9 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y
teclear los datos que desees introducir.
9 Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,
como puedes observar en el dibujo siguiente:
7
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a
ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
de la barra de fórmulas, al
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón
hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.
•
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así
no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
•
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente
para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la
fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Tipos de Datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el
análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas
de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula
se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Para escribir dos líneas dentro de una celda
Seleccione la celda, escriba el texto de la primera línea, presione las teclas Alt +
Enter
1.5. Errores
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
8
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que
se muestra:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo
en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro
saber más sobre el error.
como que nos permitirá
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda
#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:
9 ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
9 #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
9 #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
9 #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
9 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
9 #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
9 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
9 #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan.
9 También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como:
utilizará como hemos visto antes.
. Este símbolo se
1.6. Manejo de archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar,
guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con
libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de Trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en
otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación
posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo, esta operación se denomina
9
Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para
que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
9 Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...
9 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
9 En el recuadro Guardar en haz
clic sobre la flecha de la
derecha para seleccionar la
unidad dónde vas a grabar tu
trabajo.
9 Observa como en el recuadro
inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la unidad
seleccionada.
9 Haz doble clic sobre la carpeta
donde guardarás el archivo.
9 En el recuadro Nombre de
archivo, escribe el nombre que
quieres ponerle a tu archivo.
9 y por último haz clic sobre el botón Guardar
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes
de la modificación.
Para ello:
•
Selecciona la opción Guardar del Botón Office.
•
O bien, haz clic sobre el botón Guardar
de
la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el
mismo nombre que tenía. También puedes utilizar
la combinación de teclas Ctrl + G.
10
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos
permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de Trabajo
Una vez que hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de
él. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del
documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas
consiste en utilizar el Botón Office
•
Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una
modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello
mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:
Haz clic sobre el botón:
9 Cancelar para no cerrar el documento.
9 No para salir del documento sin almacenar las
modificaciones realizada desde la última vez que
guardamos.
9 Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el
cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso
contrario, se almacenará con el nombre que tenía.
de la barra de menú,
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar
cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío,
pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se
denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
9 Selecciona el Botón Office y elige la opción
Nuevo.
9 O bien utilizar la combinación de teclas
CTRL+U.
9 En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar
Libro en blanco y hacer clic en Crear
11
Abrir un libro de trabajo existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se
denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción
Abrir del Botón Office.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Debemos buscar la ubicación donde se encuentra el archivo
Luego Haz clic sobre el archivo deseado y después sobre el botón Abrir.
1.7. Formatos
Seleccionar Celdas, Filas, Columnas
Para Seleccionar se puede usar:
• Con el Mouse hacer clic en la celda inicial manteniendo presionado hasta donde
deseemos seleccionar.
• Con el teclado manteniendo presionada la tecla Shift y con ayuda de las teclas
de dirección selecciones las celdas.
• Para seleccionar celdas no consecutivas seleccione arrastrando el mouse con la
tecla control.
Formato a las columnas y filas
Ancho de la columna
12
•
Por defecto el ancho de la columna es de 10.71. Para poder modificar el ancho
debe realizar cualquiera de los siguientes pasos: Haga clic en el borde de la
columna y luego Arrastre el ratón
•
•
Seleccionando la celda o columna hacemos clic en el menú Formato y elegir la
opción ancho de columna
Luego elegir ancho
•
En la ventana mostrada cambie el tamaño
Formato de celdas
En Microsoft Excel, puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto
de los números, incluyendo las fechas y las horas, sin cambiar el número que
aparece detrás. El formato de número que aplique, no afectará al valor real de la
celda - mostrado en la barra de fórmulas - que utiliza Excel para realizar los
cálculos.
Seleccionamos la celda o rango y luego realizamos un anticlic y elegimos formato
de celdas y obtenemos la siguiente ventana:
Seleccionamos la opción que deseamos para nuestra celda.
1.8. Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Excel en que celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar
en una fórmula.
Referencias relativas
Cuándo se crea una formula, normalmente las referencias de celda o de rango en su
posición relativa respecto a la celda que contiene la formula.
13
En el siguiente ejemplo, La celda B2 contiene la formula=A1*2, Excel buscara el
valor de la celda A1 y luego multiplicará por 2. Este método se denomina
referencias relativas.
La característica adicional que se tiene en las referencias relativas es que cuando
realizamos una copia de la fórmula para otras celdas esta se incrementa
automáticamente en el número de celda, ya sea a nivel de fila o columna.
Referencias absolutas
Las referencias absolutas identifican las celdas por su posición en la hoja de
cálculo. Para realizar una referencia absoluta realice los siguientes pasos:
Al realizar la formula ponga el símbolo dólar de la siguiente manera:
Si deseamos la C4 como absoluta debe escribirse así: $C$4
La característica adicional que se tiene en las referencias absolutas es que cuando
realizamos una copia de la fórmula para otras celdas esta no varía ya sea a nivel de
fila o columna.
Referencias mixtas
Son las referencias donde se combinan las referencias relativas y absolutas.
=$A1
La fila A es absoluta, la columna 1 es relativa
=A$1
La fila A es relativa, la columna 1 es absoluta
Si presiona la tecla F4, entonces la referencia a la celda se hará absoluta, si vuelve a
presionar F4 se vuelve mixta relativa a la columna y absoluta la fila, si vuelve a
presionar F4 se vuelve mixta relativa a la fila y absoluta la columna.
La característica que se tiene en las referencias mixtas es que cuando realizamos
una copia de la fórmula para otras celdas la absoluta no varía y la relativa si..
14
Práctica
1. Realizar lo siguiente:
MUEBLERÍA LAS DOS TORRES
De: Armando Torres
Pje. Los Pepinos 245 – Huancayo
Nº
CODIGO
CLIENTE
TELEF
PAGO
1
a100
Carlos
252426
100
2
a101
Carmen
234256
250,3
3
a102
Pedro
223456
24,36
4
a103
Javier
213456
245,25
5
a104
Paul
245636
246,12
6
a105
Rosa
234563
564,32
2. Utilizando formato de celdas realizar
A
B
D
E
F
1
1548.4563
12.30
S/. 100.00
121
15%
2
231.0215
78.64
S/.14983.56
10
20%
3
45678.1246
472.56
S/.14589.26
485
25%
4
146.2356
10.00
S/.48573.25
145
36.5%
5
4687530.2344
100.00
S/.1458.36
12647
14%
6
3542.4892
451.45
S/.136.59
12
18.45%
7
35453.1254
17.01
S/.789.15
144
13%
8
1.0231
0.02
S/.145.50
46
14.5%
9
18.0154
45.78
S/.154.05
10
98.9%
15
3. Considerar que la comisión es el 25% de las ventas
y que este varía mensualmente por lo que debe
considerar la opción de modificar una sola vez y
actualizarse.
EMPRESA ADUANERA DEL MANTARO
CODIGO NOMBRE Y APELLIDO
VENTAS
COMISION
Z-1A
LUIS GUILLEN
$300.00
$75.00
Z-2A
MARIA ARAUJO
$200.00
$50.00
Z-3A
CARMEN HINOJOSA
$500.00
$125.00
Z-4A
FELIX GUEVARA
$100.00
$25.00
Z-5A
ELMO FLORES
$200.00
$50.00
Z-6A
NAYVET CASTRO
$300.00
$75.00
Z-7A
CAROLINA BERNALES
$59.00
14,75
Z-8A
EMMA MACHACA
$1,000.00
$250.00
Z-9A
LUIS FONSECA
$248.00
$62.00
Z-10A
CLAUDIA CEVALLOS
$100.00
$25.00
16
Capítulo II: Formulas y Funciones
Este capítulo es uno de los más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo
está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos
con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que
hacemos. Por eso este tema es fundamental para el desarrollo del libro y la buena
utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para
agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso
del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
2.1 Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera
con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la
celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función (argumento1; argumento2;...;argumento N)
Siguen las siguientes reglas:
9 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
9 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
9 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
9 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C5)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C5 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C5, así la función anterior sería
equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+B1+B2+B3+B4+B5+C1+C2+C3+C4+C5
•
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
17
•
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
•
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información.
•
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
2.1.1 Operadores más utilizados en las Fórmulas y Funciones
Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace
entre 2 argumentos.
Operadores más utilizados.
SIMBOLO DEL OPERADOR
OPERACIÓN QUE REALIZA
+
SUMA
-
RESTA
*
MULTIPLICA
/
DIVIDE
^
EXPONENCIACIÓN
&
UNIÓN / CONCATENAR
=
Comparación IGUAL QUE
>
Comparación MAYOR QUE
<
Comparación MENOR QUE
>=
Comparación MAYOR IGUAL QUE
<=
Comparación MENOR IGUAL QUE
<>
Comparación DISTINTO
En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario
teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos
argumentos.
Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
18
= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7))
= (F8*SUMA(G1:G5))
Precedencia de los Operadores
Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de
operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para
saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el
correcto
SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE REALIZA
PRECEDENCIA
OPERADOR
^
EXPONENCIACIÓN
1
*
MULTIPLICA
2
/
DIVIDE
2
+
SUMA
3
-
RESTA
3
&
UNIÓN / CONCATENAR
4
=
Comparación IGUAL QUE
5
>
Comparación MAYOR QUE
5
<
Comparación MENOR QUE
5
>=
Comparación MAYOR IGUAL QUE
5
<=
Comparación MENOR IGUAL QUE
5
<>
Comparación DISTINTO
5
Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación
que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.
2.2 Funciones
Insertar una función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una
función en una celda:
•
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
•
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
•
Elegir la opción Insertar función
19
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. fx
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función
•
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y
a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer
cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el
cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la
descripción escrita.
•
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría,
esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.
•
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
20
•
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción
más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
2.3 Insertar funciones con el Asistente
Una vez hecho el paso anterior, aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de
función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará
según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
•
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente
será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo
del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de
diálogo.
21
•
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo
en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro
recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función,
de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple
celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de
dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma
SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y
la celda B3.
2.4 Funciones de fecha
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son las funciones más utilizadas y ofrecidas por Excel
Función
Descripción
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto en un número
HOY()
Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie)
Devuelve el número del mes en el rango del 1
(enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y segundos dados como
números
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
22
2.5 Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números,
pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación
de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función
Descripción
CARACTER(número)
Devuelve el carácter especificado por el número
CODIGO(texto)
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve el código ASCII del primer carácter del
texto
Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millar
Redondea un número pasado como parámetro
es)
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;n
Devuelve la posición inicial del texto buscado
úm_inicial)
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_i
Encuentra una cadena dentro de un texto
nicial)
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto)
Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto)
Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto)
Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales)
Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayúscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra
_de_caracteres;texto_nuevo)
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nú
Reemplaza el texto con texto nuevo
m_de_ocurrencia)
T(valor)
Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(número)
Convierte un número a texto tailandés (Baht)
VALOR(texto)
Convierte un texto a número
Otras Funciones
23
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
Función
Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
Devuelve el valor absoluto de un número
Devuelve un número entre 0 y 1
Devuelve el número de combinaciones para un
número determinado de elementos
Devuelve el coseno de un ángulo
COS(número)
Redondea un número hasta el entero inferior más
ENTERO(número)
próximo
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un
EXP(número)
número determinado
Devuelve el factorial de un número
FACT(número)
Devuelve el número pasado en formato decimal a
NUMERO.ROMANO(número,forma)
número Romano
Devuelve el valor de la constante pi
PI()
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia
POTENCIA(número;potencia)
indicada
Devuelve el resultado de realizar el producto de
PRODUCTO(número1;número2;...)
todos los números pasados como argumentos
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
RAIZ(número)
Devuelve el resto de la división
RESIDUO(número;núm_divisor)
Funciones estadísticas
Devuelve la media armónica de un conjunto de
MEDIA.ARMO(número1;número2;...)
números positivos
Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MAX(número1;número2;...)
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MIN(número1;número2;...)
Devuelve la mediana de la lista de valores
MEDIANA(número1;número2;...)
Devuelve el valor que más se repite en la lista de
MODA(número1;número2;...)
valores
Devuelve la media aritmética de la lista de valores
PROMEDIO(número1;número2;...)
Devuelve la varianza de una lista de valores
VAR(número1;número2;...)
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
datos
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
datos
Funciones lógicas
Devuelve el valor lógico Falso
FALSO()
Devuelve el valor lógico Verdadero
VERDADERO
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
condición
Invierte el valor lógico proporcionado
NO(valor_lógico)
Comprueba si todos los valores son verdaderos
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algún valor lógico es verdadero y
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
devuelve VERDADERO
Funciones de información
Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESBLANCO(valor)
Comprueba si un valor es un error
ESERR(valor)
Comprueba si un valor es lógico
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESNOTEXTO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo texto
ESTEXTO(valor)
Comprueba si un valor es de tipo numérico
ESNUMERO(valor)
Devuelve un número que representa el tipo de datos
TIPO(valor)
del valor
ABS(número)
ALEATORIO()
COMBINAT(número;tamaño)
24
2.6 Funciones Aritméticas y estadísticas
Son fórmulas predeterminas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.
Funciones Elementales
Suma : Suma todo los números de un rango
Sintaxis: SUMA(num1;num2;...)
Promedio: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos
Sintaxis: PROMEDIO(num1;num2;..)
Max: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores
Sintaxis: MAX(num1;num2;...)
Min: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores
Sintaxis: MIN(num1;num2;...)
Contar.Si: Cuenta las celdas dentro del rango, que no están en blanco y que
cumplen con el criterio especificado
Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)
Sumar.Si: Suma las celdas en el rango que coincide con el argumento criterio
Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango suma)
Contar: Cuenta el número de celdas que contiene números y los números en la
lista de argumentos.
Sintaxis : CONTAR(ref1;ref2;....)
2.7 Funciones Lógicas
Las funciones lógicas son importantes porque a través de una expresión se puede
evaluar datos o valores que permiten responder a muchas interrogantes.
FUNCIÓN O: Devolverá Verdadero si alguno de los argumentos es Verdadero;
devolverá Falso si todos los argumentos son Falsos
Sintaxis: O(valor lógico1; valor lógico2;...)
FUNCIÓN Y: Devolverá Verdadero si alguno de los argumentos es Verdadero;
devolverá Falso si uno o más argumentos es Falso
Sintaxis: Y(valor lógico1; valor lógico2;...)
FUNCIÓN NO: Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee
asegurarse de que un valor no es igual a otro valor específico
Sintaxis: NO(valor lógico1)
25
FUNCIÓN SI: Esta función devuelve un valor si la condición especificada es
Verdadera y otro valor si dicho argumento es falso
Sintaxis: SI(Prueba_lógica;valor_si_verdadero; valor_si_falso)
26
Práctica
Tenemos los siguientes datos:
NOTAS
CÓDIGO
NOMBRES
APELLIDOS
WINDOWS
WORD
EXCEL
PROM
100 César
Cardenas
12
14
13
200 Marco
Quispe
13
15
14
300 Martha
Torres
10
14
15
400 Karina
Conde
15
14
11
500 Jaime
Ponce
8
13
11
600 Andrea
Quispe
10
10
12
700 Jose
Rios
7
12
10
800 Miguel
Ponce
14
12
18
900 Maria
Villa
11
17
16
1000 Ronald
Fuentes
13
14
13
1100 Carmen
Porta
10
11
10
1200 Jose
Linares
10
15
14
1. Hallar:
9 ¿Cuántos puntos acumularon en word?
9 Calcular el promedio general de todos
9 Hallar la más alta nota en los promedios
9 Hallar la más baja nota en los promedios
9 Cuantos alumnos aprobaron en el promedio final
9 Cuantos puntos acumulan los alumnos aprobados en el promedio
final.
9 En otra parte de la hoja colocar el nombre y apellido juntos y
deben estar en mayúsculas, luego colocar su promedio y agregar
un campo donde coloquemos la fecha actual
2. Hallar:
• Cuanto aprobaron Word o Excel
• Cuantos aprobaron Word y Excel
Considerar verdadero como aprobado y falso como desaprobado
3. Elaborar el siguiente trabajo
Se
debe
evaluar
dos
números
que
existen
en
2
celdas
independientes y colocar los signos correspondientes; para ello se
recomienda utilizar la Función Si.
IMPORTANTE
COMPARACION DE NUMEROS
14
<
15
15
<
17
20
>
15
40
>
32
65
>
12
2
<
17
87
=
87
27
4. Se tienen los siguientes datos. En la celda PROM se debe
hallar el promedio de las cuatro notas (N1,N2,N3,N4)y debe
estar redondeado.
En la celda Observaciones se debe colocar un mensaje
dependiendo del promedio
COD
NOMBRE
N1
N2
N3
N4
PROM
AB01
CAROLINA
12
15
16
20
16
OBSERVACION
AB02
ELMO
11
5
16
0
8
AB03
CARMEN
20
20
20
19
20
MUY BIEN
AB04
FELIX
14
17
15
12
15
REGULAR
AB05
ELIANA
17
18
19
18
18
BIEN
AB06
NAYVET
8
5
6
5
6
AB07
EMMA
12
13
12
14
13
REGULAR
AB08
CLAUDIA
11
13
12
11
12
REGULAR
AB09
MILAGRITO
16
15
18
14
16
BIEN
AB10
MYRIAM
18
19
18
17
18
BIEN
AB11
JESSICA
20
20
18
19
19
MUY BIEN
AB12
MARIA
5
14
15
12
12
REGULAR
BIEN
GRAVE
GRAVE
Para ello se debe de tomar en cuenta:
• Para las condiciones se debe considerar
Muy Bien (20 a 18)
Bien (17 a 15)
Regular (11 a 14)
Grave (0 a 10)
5. Se tiene los siguientes datos:
Se pide:
9 Calcular el descuento a las compras de CONTADO únicamente
9 Calcular el valor del IGV solamente para los comprobantes
previa resta del descuento si corresponde
A,
9 Calcular el Total de cada compra y el total general.
El resultado debe ser:
28
2.8 Funciones de Búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con
las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para
realizar búsquedas de datos.
Función
Descripción
AREAS(ref)
BUSCAR(...)
BUSCARH(valor_buscado;matriz_b
uscar_en;indicador_filas;ordenado)
BUSCARV(valor_buscado;matriz_b
uscar_en;indicador_columnas;orden
ado)
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_
buscar_en;tipo_de_coincidencia)
COLUMNA(ref)
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el número de rangos de celdas contiguas
Busca valores de un rango de una columna o una fila
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
DESREF(ref;filas;columnas;alto;anc
ho)
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;ho
ja)
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;.
..)
FILA(ref)
FILAS(matriz)
HIPERvínculo(ubicación_del_víncul
o;nombre_descriptivo)
IMPORTARDATOSDINAMICOS(c
amp_datos;tablas_dinámicas;campo1
;elemento1;campo2;elemento2...)
INDICE(matriz;num_fila;num_colu
mna)
INDIRECTO(ref;a1)
TRANSPONER(matriz)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda
Devuelve la posición relativa de un elemento
Devuelve el número de columna de una referencia
Devuelve el número de columnas que componen la
matriz
Devuelve una referencia a un rango
Crea una referencia de celda en forma de texto
Elige un valor o una accion de una lista de valores
Devuelve el número de fila
Devuelve el número de filas
Crea un acceso directo a un documento
Extrae datos almacenados en una tabla dinámica
Devuelve el valor de una celda en la intersección de
una fila y una columna
Devuelve una referencia especificada
Intercambia las filas por las columnas en una matriz
2.9 Funciones Financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y
cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para
crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras
Función
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;
periodo_final;factor;sin_cambios)
Descripción y Ejemplo
Devuelve la depreciación de un bien para un
período especificado, método de depreciación
de saldo fijo
período especificado, mediante el método de
depreciación por doble disminución de saldo
período especificado, incluyendo periodos
parciales
29
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
SLN(costo;valor_residual;vida)
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
TIR(valores;estimar)
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinve
rsión)
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Calcula el interés pagado durante un período
específico de una inversión
Devuelve el número de pagos de una inversión
Devuelve el pago de un préstamo basado en
pagos y tasas de interés constantes
Devuelve el interés pagado por una inversión
durante periodo determinado
Devuelve el pago de un capital de una inversión
determinada
Devuelve la depreciación por método directo de
un bien durante un período dado
Devuelve la depreciación por método de
anualidades de un bien durante un período
específico
Devuelve la tasa de interés por periodo de un
préstamo o una inversión
Devuelve la tasa interna de retorno de una
inversión para una serie de valores en efectivo
Devuelve la tasa interna de retorno modificada
Devuelve el valor actual de una inversión
Devuelve el valor futuro de una inversión
basada en pagos periódicos y constantes más
una tasa de interés constante
Devuelve el valor neto actual de una inversión a
partir de una tasa de descuentos y una serie de
pagos futuros
2.10 Función BUSCARV
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca, en la mayoría de situaciones es una
referencia a una celda.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos, en
la mayoría de situaciones es un rango de datos. Se recomienda una referencia a un
rango o el nombre de un rango.
Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en;
si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:
9 Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
9 Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve el valor de error #REF!
30
Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia
exacta o aproximada.
Ejemplo 1:
Se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades
atmosféricas los valores correspondientes de las columnas Viscosidad y Temperatura
(los valores se refieren a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmósfera).
En la parte inferior de la Hoja realicemos la búsqueda de la Viscosidad y Temperatura
de 1.09 y luego debemos mostrarlo en otras celdas.
Ejemplo 2:
En este ejemplo, se buscan valores en la columna Id. de artículo de una
tabla de productos para bebés y se les asignan los valores correspondientes de las
columnas Costo y Marcas para calcular los precios y las condiciones de prueba
31
Vamos a calcular el precio minorista de un producto sobrecargándole la marca de costo
que se le aplica al producto en este caso a los pañales.
Vamos a calcular el precio minorista de un producto sobrecargándole la marca de costo
que se le aplica al producto en este caso a los pañales
2.11 Función BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información
que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda de
los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis:
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la
32
segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor
que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es
mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor
de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada.
Ejemplo: Vamos a buscar en la primera fila algún nombre y mostraremos el dato de la
fila que indiquemos.
Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna
(10)
33
Practica
La Empresa “RH” dedicada al Rubro de Importación y Exportación de Productos en
general, desea automatizar los procesos que realiza.
La Empresa cuenta actualmente con 50 trabajadores y dentro de los primeros
procesos que desea automatizar es el de un Sistema para el Control de Pagos,
para lo cual ha contratado los Servicios de un Profesional de Computación el
cual determinó las siguientes especificaciones:
Consideraciones
El Programa que se determinó utilizar será MICROSOFT EXCEL, ya que se maneja
poca información y dado el conocimiento de su personal de la Suite Office.
El Sistema de Planillas será almacenado en el archivo PLANILLA.XLSX y el
análisis ha determinado las siguientes consideraciones:
CALCULO DE LOS INGRESOS
SUELDO BASICO Se determinará según su Categoría
Si su CATEGORIA es "A" su SUELDO BASICO será
S/. 1,500.00
Si su CATEGORIA es "B" su SUELDO BASICO será
S/. 1,200.00
Si su CATEGORIA es "C" su SUELDO BASICO será
S/. 800.00
Si su CATEGORIA es "D" su SUELDO BASICO será
S/. 500.00
Se recomienda usar la función lógica =BUSCARV(...
BONIFICACION x CATEGORIA Se determinará según su Categoría
Si su CATEGORIA es "A" su BONIFICACION x CATEGORIA será 20% del SUELDO BASICO
Si su CATEGORIA es "B" su BONIFICACION x CATEGORIA será 15% del
SUELDO BASICO
Si su CATEGORIA es "C" su BONIFICACION x CATEGORIA será 12% del
SUELDO BASICO
Si su CATEGORIA es "D" su BONIFICACION x CATEGORIA será 8% del
SUELDO BASICO
REFRIGERIO
Por política de la empresa se le asignará a todos los
trabajadores
S/. 50.00 por REFRIGERIO
MOVILIDAD
trabajadores
5% de MOVILIDAD del SUELDO BASICO
MOVILIDAD = SUELDO BASICO * 5%
BONIFICACION
x COSTO DE VIDA
trabajadores
10% del SUELDO BASICO
BONIF. x COSTO VIDA = SUELDO BASICO * 10%
TOTAL DE
INGRESOS =
BASICO + BONI CATEGORIA + REFRIGERIO + MOVILIDAD + BONI COSTO
VIDA
34
CALCULO DE LAS APORTACIONES DEL EMPLEADO
APORTACION DEL EMPLEADO
Cuando un trabajador es contratado o estable se le descuenta por Ley un monto
para su jubilación, dependiendo dónde este afiliado: SNP o AFP
SNP
Sólo se le descontará para las personas que NO estén Afiliadas a una AFP.
Según Ley será el 11% del TOTAL DE INGRESOS
Se recomienda usar la función lógica =SI(...
AFILIADOS A AFP
Sólo se le descontará para las personas que están Afiliadas a una AFP.
Se determinará según el CODIGO de AFP a la cual están afiliadas.
Si su CODIGO AFP es 1 (INTEGRA) se le descontará el 20% del TOTAL DE INGRESOS
Si su CODIGO AFP es 2 (PROFUTURO) se le descontará el 18% del TOTAL DE
INGRESOS
Si su CODIGO AFP es 3 (HORIZONTE) se le descontará el 19% del TOTAL DE
INGRESOS
CALCULO DEL SUELDO A PAGAR
= TOTAL INGRESOS - TOTAL APORTACIONES EMPLEADO
SUELDO A PAGAR
CALCULO DE LAS APORTACIONES DEL EMPLEADOR
(Referencial para la Planilla)
Cuando un trabajador es contratado o estable, la Empresa va a
aportar por este trabajador por:
ESSALUD
Prestaciones de salud 9% del Total de
Ingresos.
ESSALUD = TOTAL INGRESOS * 9%
FONAVI
FONAVI (Fondo Nacional de Vivienda) 9% del
Total de Ingreso
FONAVI = TOTAL INGRESOS * 9%
TOTAL APORT. EMPLEADOR = ESSALUD + FONAVI
5ta. CATEGORIA
= SNP + AFILIADO AFP + 5ta. CATEGORIA
TOTAL APORT.
EMPLEADO
5ta. CATEGORIA
TOTAL APORT.
EMPLEADO
Si el TOTAL DE INGRESOS es mas de S/. 1,400.00 , se le
descontará el 15% sobre la cantidad excedida al TOTAL DE
INGRESOS => (TOTAL INGRESOS - 1400) * 15%
Si el TOTAL DE INGRESOS es mas de S/. 1,400.00 , se le
descontará el 15% sobre la cantidad excedida al TOTAL DE
INGRESOS => (TOTAL INGRESOS - 1400) * 15%
= SNP + AFILIADO AFP + 5ta. CATEGORIA
Tabla II
Tabla I
CODIGO AFP
%
0
1
2
3
1
0%
20%
18%
19%
2
CATEGORIA
INTEGRA
PROFUTURO
HORIZONTE
BASICO
BONI 1 x
CATEGORIA
A
1,500.00
20%
B
1,200.00
15%
C
800.00
12%
D
500.00
8%
1
2
3
35
36
Capitulo 3: Gráficos
3.1 Descripción de Gráficos
En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo
con seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la
nueva cinta de opciones de Office Excel 2007), obtendrá resultados profesionales
inmediatos cada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede
guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar
rápidamente cuando cree un nuevo gráfico.
Microsoft Excel presenta los datos en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los
datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se crean estos, puede crear
gráficos a partir de celdas o rangos no continuos.
3.2 Tipos de Gráficos
Microsoft Office Excel 2007 admite varios tipos de gráficos para ayudarle a
mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o
cambia uno existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos
disponibles para cada uno de los tipos de gráficos siguientes.
37
3.3 Características para utilizar algún tipo de gráfico
Cuando usar gráficos en columnas (simple y 3d)
Un gráfico en columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el
transcurso de un tiempo.
Cuando usar gráficos líneas
Muestra la tendencia intervalos equivalentes, se emplea para evaluar proyecciones de
ventas u otros.
38
Cuando usar gráficos circulares
Muestra en tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie de datos
en función de la suma de los elementos.
3.4 Creación de Gráficos
Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más
adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de
cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que
desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).
39
Pasos:
1. Datos de la hoja de cálculo
2. Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo
Si estamos dentro de las celdas de los datos que queremos generar el gráfico, Excel lo
seleccionar automáticamente
Cuando ya hemos generado un gráfico se puede apreciar que se presenta una nueva
Pestaña en la que se presenta una serie de opciones como Diseño, Tipo de Tabla Estilos,
etc.
40
3.5 Modificar Gráficos
Después de crear un gráfico, puede modificarlo. Por ejemplo, tal vez desee cambiar
la forma en que se muestran los ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un
gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El eje y suele ser el eje
vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener categorías.),
agregar un título, mover u ocultar la leyenda o mostrar otros elementos del gráfico.
Para modificar un gráfico, puede:
Cambiar la presentación de los ejes del gráfico Puede especificar la escala de los
ejes y ajustar el intervalo entre los valores o categorías que se muestran. Para facilitar
la lectura del gráfico, puede agregar también marcas de graduación (marcas de
graduación y rótulos de marcas de graduación: las marcas de graduación son líneas
pequeñas de medida, similares a las divisiones de una regla, que intersecan un eje.
Los rótulos de marcas de graduación identifican las categorías, los valores o las
series del gráfico.) a un eje y especificar el intervalo en el que van a aparecer
Agregar títulos y rótulos de datos a un gráfico Para que la información que
aparece en el gráfico sea más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje
y rótulos de datos.
Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una leyenda o
cambiar su ubicación. En algunos gráficos, puede mostrar también una tabla de
datos.
41
Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico Existen líneas especiales
(líneas de máximos y mínimos y líneas de tendencia (línea de tendencia:
representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada
ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses.
Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo
que se denomina también análisis de regresión.)), y otras opciones para los
diferentes tipos de gráficos.
3.6 Utilizar herramientas predefinidas
En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico,
puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Excel proporciona
42
varios diseños y estilos predefinidos de gran utilidad, pero puede adaptar un diseño o
estilo si es preciso realizando cambios manuales en el diseño o formato de los
distintos elementos del gráfico, como el área del gráfico (área de gráfico: todo el
gráfico junto con todos sus elementos.), el área de trazado (área de trazado: en un
gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos.
En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los
nombres de categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.), la
serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un
gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se
representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un
gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.) o la leyenda (leyenda:
cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o
categorías de un gráfico.).
43
Práctica
1. Con los siguientes datos presente de diversas maneras
los datos en forma de gráficos para que estos sean
fácilmente entendibles.
Población
Niños
Hyo
Adutos
Ancianos
Total
10000
20000
800
30800
Chilca
8000
15000
700
23700
Tambo
9000
17000
500
26500
Población
25000
20000
Título del eje
20000
17000
15000
15000
10000
Hyo
10000
8000
Chilca
9000
Tambo
5000
800 700 500
0
Niños
Adutos
Ancianos
2. Varié la presentación invirtiendo las columnas y filas
3. Muestre la proporción de la población.
Población Total
26500
30800
Hyo
Chilca
Tambo
23700
44
4. Se tiene los siguientes datos se pide que realice en
gráficos 3D.
Ventas
Enero
Marzo
Febrero
Libros
400
100
300
Revista
200
200
400
500
300
200
Folleto
Título del gráfico
500
400
D
A 300
D
I
T
N
A 200
C
Ventas Enero
Ventas Marzo
100
Ventas Febrero
0
Libros
Ventas Febrero
Ventas Marzo
Ventas Enero
Revista
Folleto
ITEMS
45
5. Muestre la tabla de datos asociada y una línea de tendencia para las ventas de
febrero
Ventas
600
CANTIDAD
500
400
300
Ventas Enero
200
Ventas Febrero
100
0
Ventas Marzo
Libros
Revista
Folleto
Ventas Enero
400
200
500
Ventas Febrero
100
200
300
Ventas Marzo
300
400
200
Exponencial (Ventas Febrero)
ITEMS
46
Capitulo 4: Base de Datos
4.1 Base de datos
Una base de datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas.
Es una serie de filas rotuladas que contienen datos relacionados.
En esencia son los conceptos básicos de base de datos para poder trabajar en Excel
Por ejemplo: los nombres, direcciones y números de teléfono de los clientes de una
empresa, la relación de alumnos, relación de trabajadores, etc.
Campo
Cada columna de una Base de Datos es un campo individual y cada una de las celdas
de una columna es un campo. Los elementos de un campo pueden ser texto, números,
fechas, fórmulas o funciones.
Registro
Un registro es una fila individual de una base de datos. Todos los registros de una
base de datos contienen las mismas categorías de datos
Se llama registro a todo el conjunto de campos (fila), y a todo el conjunto de
registros se le llama Base de datos, y algunos lo llaman tabla.
Una tabla se puede usar para:
9 Buscar datos específicos
9 Ordenar datos alfabéticamente y numericamente
9 Extraer subconjuntos de los datos en base a criterios definidos.
47
9 Efectuar cálculos estadísticos con los datos para realizar análisis y tomar
decisiones.
9 Imprimir los datos de acuerdo a propósitos específicos.
9 Entre otros fines.
Sugerencias para crear una tabla
9 Una tabla puede ocupar toda una hoja de cálculo.
9 Una hoja de cálculo no debe tener más de una tabla.
9 Deje en blanco, como mínimo una columna y una fila entre la tabla y los demás
datos.
9 Evite la colocación de filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar
y seleccionar con mayor facilidad la tabla.
Ubicación y longitud de los nombres de campo
9 La primera fila de la lista deberá tener los nombres de los campos.
9 Los nombres de los campos pueden contener 255 caracteres como máximo.
Registros
9 Cada registro debe tener los mismos campos, pero no es necesario insertar datos
en cada campo.
9 No ingrese espacios adicionales al inicio de una celda ya que afectarán a las
clasificaciones y búsquedas.
9 No utilice una fila en blanco para separar la fila que contiene los nombres de los
campos de la primera fila de datos.
Uso de mayúsculas
9 Puede utilizar mayúsculas o minúsculas en una lista. Excel no lo considera
cuando realiza una búsqueda u ordena la lista.
4.2 Operaciones con base de datos
Ordenar datos
Excel permite reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los
valores de la lista. Excel ordena en orden ascendente o descendente (1 al 9, Z a la A).
O bien basándose en el contenido de una o más columnas.
48
Ordenar registros de manera ascendente o descendente
9 Hacemos clic en la pestaña de datos y luego en ordenar
9 Excel selecciona los datos y muestra el cuadro de diálogo ordenar
9 Tenemos la opción de elegir el campo y el orden
Ordenar registros de manera ascendente o descendente
Finalmente vemos que los datos están ordenados de acuerdo al campo nombre y de
manera ascendente.
Tambien podemos hacer uso de los botones Orden ascendente y orden descendente
de la barra de herramientas para abreviar el procedimiento
Ordenar en función a dos columnas
Muchas veces, ordenar una lista por un campo no es de gran ayuda. Con frecuencia
se presenta la necesidad de ordenar una lista por dos campos.
Por ejemplo ordenemos por el campo tipo de salida y fecha:
9 Seleccionamos cualquier celda de la lista y realizamos lo mismo que el paso
anterior.
49
9 Luego hacemos un clic en el botón agregar nivel y escogemos las opciones y
finalmente aceptar
NOTA: ¿Como ordenar por más de cuatro campos?
El proceso de ordenar debe realizarse dando pasos sucesivos. En primer lugar debe
ordenar la lista por los criterios más concretos y, una vez así, volver a ordenar por los
criterios más generales. Es decir de adentro hacia fuera.
Ordenar columnas (horizontal)
En algunas situaciones se puede presentar la necesidad de ordenar una lista en
función de las columnas y no de las filas.
9 Seleccione la parte de la lista que desee ordenar
9 Haga clic en datos luego ordenar
9 En el cuadro de dialogo ordenar hacer clic en el botón opciones y selecciones
ordenar de izquierda a derecha.
50
Luego selecciona la fila que corresponde al criterio de ordenación.
4.3 Autofiltro
El comando Autofiltro nos permite filtrar Tablas de manera automática. Al filtrar una
tabla, Excel oculta de la vista todos aquellos registros de la lista que no cumplen con
la condición establecida.
Deseamos filtrar la lista de manera que solo muestre aquellos datos del campo Tipo
de salida:
9 Haga clic en una celda de la lista
9 Luego en la pestaña de datos seleccione Filtro dependiendo de la selección de
datos aparecerá un botón de lista desplegable.
51
Haga clic sobre el botón de flecha Autofiltro del campo requerido.
Escogemos la opción venta y como resultado obtenemos:
Quitar el filtro de una columna
9 Para quitar el filtro de la columna haga clic en la flecha de filtro del campo y
seleccione Todas.
9 Al seleccionar (Todas) el filtro aplicado en la columna queda eliminado, pero
aún seguimos en el modo filtrar por lo que sigue siendo posible aplicar otros
filtros.
9 Los filtros se pueden combinar: Por ejemplo seleccione Venta y luego en el
campo fecha 05 de Julio
Realizar un filtro personalizado
Supongamos que queremos averiguar los precios mayores de 25.
9 Realizamos los mismos pasos
que
el
caso
anterior
y
al
seleccionar el botón flecha de
autofiltro
del
campo
precio
seleccionamos
Filtro
de
número y podemos utilizarlos o
hacer clic en filtro personalizado
52
9 Luego el el cuadro de filtro personalizado colocamos la opción que deseamos
y aceptar
Salir del modo filtrar
Para salir del modo filtrar, vuelva a hacer clic sobre la opción filtro.
Las flechas de filtro desaparecen de la tabla.
Filtros múltiples
Condición Y
Al aplicar sucesivamente dos filtros a una lista, sólo quedan en pantalla los registros
que cumplen a la vez las dos condiciones planteadas. Pues a esto se le llama una
condición Y.
Por ejemplo queremos saber las ventas entre los días 02 al 05 de Julio, el filtro sería
asi:
53
Y la tabla tendría el siguiente aspecto:
La condición o
Las condiciones O se distinguen de las Y, en que basta con que se cumpla una de las
condiciones establecidas para que se muestre la lista en la pantalla cuando se aplica
el filtro.
Por ejemplo, queremos saber que libros se han dado como muestra o donación:
El resultado es:
Los caracteres comodín
Qué debemos hacer si queremos filtrar la lista de manera que sólo muestre los datos
de los clientes que empiezan con la letra “L”. Cuando se le presente esta situación
utilice los caracteres comodines.
El comodín asterisco (*)
Representa a cualquier número de caracteres. Por ejemplo, el criterio L* encontraría
Luis, Lorena, leandro, etc.
54
El comodín interrogación (?)
Representa a un sólo carácter. Por ejemplo, el criterio p?sta encontraría pasta, pista,
posta.
Los caracteres comodín pueden utilizarse en cualquier lugar del criterio, es
decir, puede usar p*, *cion, ca*mar, p?z, venta?, etc.
Filtros con los caracteres comodín
Para filtrar siga los siguientes pasos:
9 Seleccione cualquier celda de la lista
9 Seleccione el comando Filtro y luego
escoja las opciones respectivas.
9 Finalmente el resultado es:
4.4 Filtros avanzados
A diferencia del comando Autofiltro, el comando filtro avanzado requiere que los
criterios de filtrado sean especificados dentro de un rango separado de la lista. Un
rango de criterios debe constar al menos de dos filas. En la primera fila se introduce
uno o más encabezamientos de columnas y en las filas restantes los criterios de
filtrado.
Utilizando el filtrado avanzado:
9 Copie los encabezados en otra celda
9 Copie el tipo de salida DONACION y pequelo.
9 Copie los encabezados en otra celda.
Se debe tener el siguiente aspecto:
55
Seleccione la opción Filtro avanzado. Microsoft excel selecciona la lista y muestra el
cuadro de dialogo Filtro Avanzado.
Elija las opciones que se muestran:
El resultado es:
56
Condiciones O
Solamente necesitamos colocar el nuevo criterio debajo del anterior, por ejemplo:
Repetimos el proceso anterior, con la diferencia que debemos cambiar la zona de los
criterios.
Condiciones Y
Se deben añadir columnas. Por ejemplo queremos agregar que las fechas sean el 03
de Julio.
4.5 Subtotales
Este comando permite obtener información de resumen del contenido de una tabla
filtrada o sin filtrar.
Es muy importante que la tabla este ordenada por la columna por la cual se quiere
subtotalizar, de esta manera los valores repetidos de la columna estarán agrupados.
57
Deseamos saber qué cantidad de dinero se ha obtenido en cada día de venta.
Necesitamos adicionar una columna donde totalice la venta del día para cada libro.
9 Seleccione el comando Subtotales, y muestra el cuadro de dialogo
9 En Para cada cambio en, seleccione la columna por la que esta ordenada la lista,
fecha.
9 En usar función, elija SUMA
9 En agregar subtotal a, seleccione las columnas de las que quiere ver los
subtotales, en este caso Total
9 Habilite la opción resumen debajo de los datos.
58
En la parte izquierda de la hoja se observa una zona con botones que sirven para
examinar los subtotales de la lista.
59
Quitar subtotales
El cuadro de dialogo Subtotales presenta un botón llamado Quitar Todos. Haga clic
en ese botón y se eliminará todos los subtotales de la lista actual.
60
Capitulo 5: Tablas Dinámicas
5.1 Introducción
Las Tablas Dinámicas comprenden una serie de datos agrupados en forma de
resumen, es decir, agrupan aspectos concretos de una información global. Con una
Tabla dinámica se pueden hacer resúmenes de una base de datos, utilizándose para
promediar o totalizar datos
¿Qué ha ocurrido con el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos?
En las versiones anteriores de Microsoft Office Excel, el comando Informe de
tablas y gráficos dinámicos se encontraba en el menú Datos e iniciaba el Asistente
para tablas y gráficos dinámicos. En Microsoft Office Excel 2007, el comando
Informe de tablas y gráficos dinámicos se ha separado en los dos siguientes
comandos:
9 El comando Tabla dinámica, que muestra el cuadro de diálogo Crear tabla
dinámica.
9 El comando Gráfico dinámico, que muestra el cuadro de diálogo Crear
gráfico dinámico.
Los dos cuadros de diálogo tienen interfaces de usuario similares y son mucho más
sencillos de utilizar que el asistente de la versión anterior. La diferencia radica en que
el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica sólo crea un informe de tabla dinámica y
el cuadro de diálogo Crear gráfico dinámico crea un informe de gráfico dinámico
con un informe de tabla dinámica asociado
Informes de tabla dinámica
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente
grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos
numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:
61
9 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y
cómodas para el usuario.
9 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por
categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
9 Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y
desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de
las áreas de interés.
9 Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes
diferentes de los datos de origen.
9 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de
datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que
le interesa.
9 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con
comentarios.
Para ir comprendiendo las Tablas Dinámicas iremos desarrollando un pequeño
ejemplo que se basará en el registro de circulación de vehículos.
Mes
Semana
Vehículo
Cantidad
Enero
1
Auto
105000
Enero
1
Camión
1050
Enero
1
Ómnibus
1575
Enero
1
Camioneta
2100
Enero
1
Moto
583
Enero
2
Auto
120750
Enero
2
Camión
1208
Enero
2
Ómnibus
1411
Enero
2
Camioneta
2015
Enero
2
Moto
485
Enero
3
Auto
122350
Enero
3
Camión
1124
Enero
3
Ómnibus
1685
Enero
3
Camioneta
2247
Enero
3
Moto
630
Enero
4
Auto
99000
Enero
4
Camión
990
Enero
4
Ómnibus
1485
Enero
4
Camioneta
1980
Enero
4
Moto
544
62
5.2 Creación de Tablas Dinámicas
Para crear un informe de tabla, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicación del informe.
Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro
de una tabla de Microsoft Office Excel. Asegúrese de que el rango de celdas tiene
encabezados de columna.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
− Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo
Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla
dinámica.
9 Seleccione los datos que desea analizar.
9 Puede elegir la opción de datos externos si tendría el caso.
Nota:
Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro
libro, escriba el nombre del libro y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente
sintaxis: ([nombredellibro]nombredelahoja!rango).
Escriba una ubicación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
63
− Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva
que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
− Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente,
seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la
primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla
dinámica.
−
Luego haga clic en Aceptar
Tendremos finalmente el siguiente resultado
Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de tabla
dinámica y el modo en que puede organizar diferentes tipos de campos para obtener
los resultados deseados al diseñar un informe de tabla dinámica.
64
Cómo funciona la lista de campos de tabla dinámica
1. Un origen de datos contiene datos estructurados organizados como uno o varios
campos (denominados también columnas) que se muestran en la lista de campos.
2. Mueva un campo al área de filtro de informe en la lista de campos, lo que a su
vez moverá el campo al área de filtro de informe en el informe de tabla
dinámica.
3. Mueva un campo al área de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que a
su vez moverá el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla
dinámica.
4. Mueva un campo al área de etiqueta de fila en la lista de campos, lo que a su vez
moverá el campo al área de fila de columna en el informe de tabla dinámica.
5. Mueva un campo al área de valores en la lista de campos, lo que a su vez moverá
el campo al área de valores en el informe de tabla dinámica.
Diseñando la Tabla Dinámica
9 Colocar Semana en columna
9 Colocar Vehículo a Fila
9 Colocar cantidad en datos
Podemos apreciar que en la parte superior aparece Suma de cantidad que es la
función que se está aplicando a los datos de la tabla.
Además la tabla dinámica aparece acompañada por una barra especial para filtrar
datos por despliegue de las mismas
65
5.3 Aplicar filtros
Con la barra especial podemos filtrar datos a nivel de filas y columnas.
Por ejemplo podemos ver los datos sólo de la 1ra y 4ta semana y solo de los
vehículos Auto y Omnibús
66
Tendríamos el siguiente resultado:
Podemos ver que las demás vistas también marcan lo realizado
5.4 Modificar el diseño
Siguiendo los procedimientos iniciales podemos realizar una presentación diferente.
También podemos replantear los datos de una manera distinta.
Por ejemplo:
9 Colocar Semana en fila
9 Colocar Vehículo a columna
9 Colocar cantidad en datos
Esto lo podemos realizar en la ventana de rótulos de fila
y columna realizando un clic y seleccionando la opción
Mover a rótulos de fila/ columna.
Podremos apreciar que se cambia automáticamente la
posición y se actualizan los datos.
67
Obtendremos el siguiente resultado:
5.5 Subtablas
Realizando un doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la tercera de
Camión donde figura la cantidad 1124. Excel produce automáticamente un detalle
en hoja aparte:
5.6 Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones
Para realizar una tabla de tres Dimensiones se debe realizar el mismo proceso pero se
presenta la opción de Campos de página y se ubica en el filtro de Informe.
68
Para nuestro caso si tuviéramos mas meses registrados semana sería nuestra tercera
Dimensión y se tendría la siguiente presentación.
5.7 Graficar tablas Dinámicas
Para realizar un gráfico dinámico elegimos la opción Gráfico Dinámico de Tabla
Dinámica.
Seleccionamos el Rango de datos y la Ubicación
Aceptamos
69
Obtenemos el siguiente resultado:
Colocamos los campos del mismo modo que realizamos para la tabla Dinámica.
Tendremos una nueva pestaña de Herramientas de diseño de Gráfico Dinámico
donde tendremos opciones de:
9 Cambiar el tipo de gráfico
9 Diseños de gráfico
9 Estilos de diseño.
9 Etc.
70
Podemos apreciar que se pueden realizar una serie de filtros y cambiar la
presentación del gráfico.
71
Práctica
1. Se tienen los siguientes datos:
Se pide realizar lo siguiente:
a) Crear la tabla dinámica para lo cuál considere que Mes debe ir en columna y Auto
hasta Total beneficios a datos, aplique la función suma a todos.
b) Realice la obtención de subtablas.
c) Obtenga en la tabla sin filtrar el promedio de recaudación por mes de cada
vehículo.
d) Realice algunos cambios al diseño de la tabla en este caso pase mes a Fila.
e) Aplique Filtros para presentar los datos.
2.
3.
4.
Cree una tabla de tres dimensiones Con los mismos datos y se recomienda colocar
Semana a página.
Se pide que obtenga la máxima recaudación de cada vehículo.
Realice un gráfico dinámico para la presentación de los datos y realice filtro y
varié el tipo de gráfico.
72
Capitulo 6: Formularios
Los formularios son hojas de cálculo en las cuales el usuario puede ingresar datos en
una forma más amigable que la que puede obtenerse con la simple escritura en
celdas en forma de una tabla.
6.1 Validación de datos
Celdas que solo permiten usar valores de una lista
Por ejemplo si usted desea almacenar los códigos de sus clientes en una determinada
celda (A1 de una hoja de cálculo) y desea ingresar solamente los siguientes códigos:
a100, a101, a102, a103; puede realizarlo con los siguientes pasos:
9 Escriba las palabras permitidas en algún rango C1:C4
9 Seleccione la celda A1
9 Clic en la pestaña Datos; opción Validación
9 En el cuadro Permitir seleccione Lista
9 En el cuadro Origen De Datos escriba C1:C4
9 Haga clic en el botón Aceptar.
9 En la celda A1 solo se podrá almacenar los datos que muestra la lista
6.2 Cuadros de Control
Activando el uso de cuadros de control en Excel 2007
Lo primero que debemos hacer es seleccionar el Botón Office y hacer un clic en
Opciones de Excel.
73
Luego seleccionar Mostrar Ficha de Programador
Se mostrará la pestaña programador
En la opción Insertar podemos apreciar los controles de formulario
74
6.3 Control de Número
Son utilizados para ayudar al usuario a introducir a una celda valores numéricos los
cuales se encuentran dentro de una rango con extremos mínimos y máximos.
9 Seleccionamos el control de número de, el cuadro de control.
9 Lo colocamos en la Hoja de cálculo
9 Luego seleccionamos propiedades y podemos configurar el control de acuerdo a
las características que se presentan.
Las propiedades más importantes son la asignación a una celda y variación de
incremento ya que el rango está definido entre 0 y 30000.
9 Una vez que hayamos definido aceptamos y podemos apreciar que la celda que
esta asignada varia al hacer clic en los botones.
9 Las propiedades varían según el control pero por lo general tienen varias cosas
similares
6.4 Cuadro de lista
Son utilizados para mostrar un grupo de posibles valores de los cuales puede elegir
uno o varios.
75
El procedimiento para poder trabajar con un cuadro de lista y un cuadro combinado
es el mismo por lo que a ambos se aplica el mismo procedimiento.
9 Insertemos un cuadro de lista
9 Escriba los siguientes datos en la Hoja2
Televisor
Refrigerador
Licuadora
Monitor
Teclado
Debemos darle un nombre a este rango de datos le colocamos electrodomésticos.
En el cuadro combinado seleccionamos propiedades y luego en Rango de datos
escribimos electrodomésticos vinculamos con la celda B10 y las líneas de unión
verticales indican la cantidad de celdas que aparecen cuando se hace clic sobre el
control.
Podemos ver que el cuadro combinado nos permite seleccionar cualquier elemento
76
Podemos ver que al seleccionar se muestra el número ordinal de la lista. Este
concepto de ordinal es muy importante, ya que con este número puedo extraer más
datos de una tabla en otra hoja de trabajo, esto está siempre asociado a la función
=Buscarv, con estas bondades de Excel se pueden hacer trabajos más automáticas y
precisas.
6.5 Botón de comando
Los botones de cuadro de control nos permiten realizar alguna acción cuando
hacemos un clic sobre ellas.
Ejemplo: Veremos un pequeño ejemplo para entenderlo.
Insertemos en una hoja de cálculo dos botones de comando y cambie los títulos por
compras y ventas.
Luego seleccione el primer botón y haga clic en ver código. En esta parte se abrirá el
Editor de Visual Basic y escriba lo siguiente:
77
Realice lo mismo con el otro botón.
Luego pruebe el funcionamiento de los Botones
6.6 Botones de opción
Los botones de opción son utilizados cuando el usuario debe escoger una opción
dentro de un grupo de posibles valores.
Los pasos a seguir son:
•
En la pestaña Programador
•
Haga clic en botón de opción.
•
Arrastre el botón del puntero en la posición deseada.
•
Haga clic derecho sobre el título y luego proceda a cambiar el título.
•
Para aceptar el nuevo título haga clic en cualquier parte de la hoja.
•
Haga clic en el Botón de opción y arrastre dentro del cuadro de grupo.
•
Puede cambiar la etiqueta del mismo modo que el anterior.
Como puede apreciar al vincular a alguna celda este indicará el número de la opción
marcada.
Además sólo podrá seleccionar una de las opciones que se presenten.
78
6.7 Casillas de verificación
En ocasiones la respuesta que espera el usuario a una determinada pregunta es si o
no. Si Ud. Usara para este caso botones de opción necesitaría dos de ellos uno para la
respuesta afirmativa y otro para la negativa; las casillas de verificación son más
eficientes pues con sólo usar una de ellas el usuario puede elegir o no esa opción.
Además en caso que hubiera varias opciones para seleccionar también conviene
utilizar las casillas
79
Práctica
1. La Empresa “XXYYZZ” realiza el servicio de giros para ello
considera los siguientes parámetros.
• El recargo por flete es el 10% del monto de la venta si es
que se presentará.
• El descuento es
el 15 % si el tipo de pago es por
adelantado y 8% si es contra entrega, no otorga descuento
si el pago es al crédito.
• La fecha de entrega puede ser máximo 30 días posterior a
la fecha de pedido.
La empresa requiere agilizar este servicio para lo cual solicita
que se le desarrolle un pequeño programa de control considerando
los parámetros expuestos anteriormente.
Los resultados que se muestran deben presentarse directamente al
seleccionar las diversas opciones.
2. Del
caso
de
la
planilla
de
trabajadores
desarrollada
anteriormente ahora desarrolle la Boleta de pagos, considerando
que en un cuadro de lista se coloque los nombres de los
trabajadores y seleccionando se actualicen sus datos.
80
Capitulo 7: Paneles e Impresiones
7.1 Paneles
Muchas veces se hace necesario mantener inmóvil ciertas partes de una hoja de
cálculo como en el caso de tener muchos datos y estos tiene asignado un campo para
ello podemos utilizar los paneles de Excel”
Panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes
por barras verticales u horizontales.
Para ver dos áreas de una hoja de cálculo y bloquear filas y columnas de un área se
puede usar la inmovilización o la división de paneles. Para inmovilizar paneles, se
seleccionan filas o columnas específicas que permanecen visibles al desplazarse por
la hoja de cálculo.
7.2 Inmovilizar paneles
Al dividir paneles, se crean áreas de hoja de cálculo independientes dentro de las
cuales es posible desplazarse, mientras que las filas o columnas del área no
desplazable permanecen visibles.
Inmovilizar paneles para bloquear filas o columnas específicas
En la hoja de cálculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
9 Para bloquear filas, seleccione la fila situada debajo del punto en el que
desea que aparezca la división.
9 Para bloquear columnas, seleccione la columna situada a la derecha del
punto en el que desea que aparezca la división.
9 Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo y
a la derecha del punto en el que desea que aparezca la división.
En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a
continuación, haga clic en la opción que desea.
81
Veamos el siguiente ejemplo:
Podemos apreciar que cuando nos desplazamos por los datos hacia abajo las
cabeceras no son visibles y se pierden.
Aplicamos la inmovilización de Paneles
Podemos apreciar que nos hemos desplazado hacia abajo y la cabecera se mantiene y
de esta manera podemos apreciar los títulos de los campos además se coloca una
línea que indica la zona que no se va a mover.
82
Dividir paneles para bloquear filas o columnas en áreas de hoja de cálculo
independientes
•
Para dividir paneles, sitúe el puntero sobre el cuadro de división que aparece en
la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho
de la barra horizontal.
•
Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de división, arrastre el cuadro
de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición deseada.
83
Para quitar la división, haga doble clic en cualquier punto de la barra de división que
divide los paneles.
7.3 Impresión
Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial
9 Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a
continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.
9 Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.
9 Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.
9 Haga clic en el Botón office y luego imprimir
84
7.4 Impresión de encabezados en todas las páginas
Excel nos permite imprimir encabezados de filas o columnas en todas las páginas
9 Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desee imprimir.
9 En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic
en Imprimir títulos
9 En la ficha Hoja, en el cuadro de diálogo Configurar página, siga uno o
varios de estos procedimientos:
9 En el cuadro Repetir filas en extremo superior, indique la referencia de
las filas que incluyan encabezados de columna.
9 En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de
las columnas que incluyan los rótulos de fila
85
Si hacemos un clic en la vista preliminar podremos apreciar que la segunda página
tiene la cabecera de títulos también.
7.5 Trabajar con libros compartidos
Libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo
vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los
cambios realizados por los demás usuarios.
Por ejemplo, si las personas de su grupo de trabajo administran varios proyectos cada
una y desea conocer el estado de los proyectos de sus compañeros, el grupo puede
utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del estado de los proyectos.
Todas las personas implicadas podrán especificar la información sobre sus proyectos
en el mismo libro.
86
Como propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios del
mismo y resolviendo los cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan
incluido todos los cambios, puede dejar de compartir el libro.
Compartir un libro
1. Cree un nuevo libro e escriba los datos que desea proporcionar o abra un libro
existente que desea que esté disponible para su modificación por varios usuarios
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro
3. En la ficha Edición, active la casilla de verificación Permitir la modificación
por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
4. En la ficha Avanzadas, seleccione las opciones que desea utilizar para realizar un
seguimiento de los cambios y actualizarlos; a continuación, haga clic en Aceptar
87
5. Debemos seleccione una ubicación de red a la que puedan tener acceso los
usuarios previstos y Guardar o colocar el archivo en ese lugar.
Quitar usuarios de un libro compartido
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro
En la ficha Modificación, dentro de la lista Los siguientes usuarios tienen abierto
este libro, revise los nombres de los usuarios.
88
Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar
usuario.
Eliminar la vista personalizada del usuario
9 En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vistas
personalizadas.
9 En la lista Vistas, seleccione la vista de otro usuario y haga clic en
Eliminar.
89
Dejar de compartir el libro
•
En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en
Compartir libro.
• En la ficha Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la
lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
• Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
90
Capitulo 8: Macros
8.1 Definición de Macro
El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas
macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clic del mouse
(ratón), los programadores escriben macros de VBA (Visual Basic para Aplicaciones
VBA que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y
que se incluye en varios programas de Microsoft.) más eficaces que utilizan código
que puede ejecutar muchos comandos en el equipo
La palabra Macro es una abreviatura de la palabra macroinstrucción. Una macro en
sí es un pequeño programa en código Visual Basic que se graba con un nombre y que
podemos invocarlo en cualquier momento.
Veamos el siguiente ejemplo:
Supongamos que diariamente tenemos que arreglar una tabla de datos poniéndole
colores, formatos, bordes, etc. Para posteriormente imprimirla.
Tendríamos que hacer los siguientes pasos:
91
1.
Seleccionarla
2.
Colocar un borde exterior
3.
Ponerle color al fondo
4.
Ponerlo color al texto
5.
Darle formato de moneda
6.
Colocarla en cursiva
7.
Hacer un clic fuera de la tabla
8.2 Grabadora de macros
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios
para completar las acciones que desea grabar.
•
Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
− Haga clic en el Botón Microsoft y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel y luego seleccione la opción de mostrar ficha
programador.
•
Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas
temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:
− En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad
de macros.
− En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros
(no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso)
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
92
Sitúese en la hoja donde tenga los datos de la tabla (guarde el original en otra
hoja). Elija la opción Grabar macro
Se presenta el cuadro para Grabar macros en el cual podemos colocar el nombre
de la Macro, colocar alguna abreviación para su ejecución, la ubicación donde
vamos a guardar y una descripción.
•
Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
•
Realice las acciones que desee grabar.
•
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener
grabación
•
Finalmente en la opción Macros podemos apreciar que sale la ventana de macro
con una serie de opciones y las macros con las que contamos.
93
8.3 Ejecución de Macros
•
Abra el libro que contiene la macro.
•
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
•
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
•
− Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.
Sugerencia También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro.
Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.
− Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic,
haga clic en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Macro o presione
F5.
•
Podremos apreciar que la macro se ejecuto y los pasos que hicimos se realizaron
de una manera rápida.
•
Obteniéndose el resultado de nuestros datos de acuerdo a lo que realizamos.
8.4 Creación de una Macro desde VBA
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.
94
Si es necesario, en el menú Insertar, haga clic en Módulo.
Nota Se crean módulos automáticamente para todas las hojas del libro.
•
En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que
desea utilizar.
•
Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5.
•
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando
termine de escribir la macro.
8.5 Modificación de Macros
Antes de modificar una macro, deberá familiarizarse con el Editor de Visual
Basic; puede utilizar el Editor de Visual Basic para escribir y modificar macros
adjuntas a los libros de Microsoft Excel.
− En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
− En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea
modificar.
Haga clic en Modificar.
95
•
Observe que se muestran todas las acciones que hemos realizado. Excel lo ha
traducido a lenguaje VBA. Desde aquí podemos modificar cualquier línea con lo
que modificaremos el comportamiento de la macro.
•
Observe que hay varias órdenes y hay que leerlas de derecha a izquierda.
•
La rutina del programa tiene la siguiente estructura:
Sub Macro1 ()
Órdenes y acciones
End Sub
Sub y End Sub marcan el inicio
y el fin de la rutina.
Cierra la ventana. Observe que
se deberá cerrar una ventana
especial
(Visual
Basic
Aplication VBA) para retornar
a la ventana de Excel.
96
8.6 Añadir Botón de Ejecución
En Excel se puede asignar una Macro a un objeto, gráfico o control. En una hoja de
cálculo, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, gráfico o control al
que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro
en el menú contextual.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.
Puede ejecutar la macro haciendo un clic sobre el objeto asignado
8.7 Macro Paso a paso
La ejecución de las macros es muy rápida. A veces nos puede interesar ver paso a
paso lo que hace una macro, sobre todo cuando hay algún fallo para localizarlo y
corregirlo.
Haga clic en la opción Macros y seleccione la Macro a ejecutar y haga clic en paso a
paso.
97
Puedes cambiar el tamaño de las dos ventanas para poder verlas al mismo tiempo
En la ventana de VBA pulse la tecla F8 y observa en la ventana de Excel como se va
ejecutando la Macro.
98
8.8 Firmar digitalmente un Proyecto de Macro
Firma digital: sello electrónico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de
una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por
el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.
Un proyecto de macro mediante un certificado (certificado: medio digital de
confirmar la identidad y la autenticidad. Los certificados son emitidos por entidades
emisoras de certificados y, al igual que ocurre con los permisos de conducción,
pueden caducar o ser revocados.). Si aún no tiene ningún certificado digital, debe
puede obtener uno. Para probar los proyectos de macro en su propio equipo, puede
crear su propio certificado de firma con la herramienta Selfcert.exe.
Crear un certificado digital propio para firmar
En Microsoft Windows Vista, haga clic en el botón Inicio, elija Todos los
programas, haga clic en Microsoft Office, haga clic en Herramientas de
Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Certificado digital para proyectos
de VBA. En el cuadro Nombre del certificado, escriba un nombre descriptivo para
el certificado.
99
En Microsoft Windows XP, haga clic en el botón Inicio, elija Todos los programas,
Microsoft Office, Herramientas de Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Certificado digital para proyectos de VBA. En el cuadro Nombre del
certificado, escriba un nombre descriptivo para el certificado.
Una vez colocado el nombre y pulsado en Aceptar nos sale un mensaje de creación
correcta
Para ver el certificado en el almacén de certificados personales, siga este
procedimiento:
•
Abra Windows Internet Explorer.
•
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Internet y, a
continuación, haga clic en la ficha Contenido.
100
•
Haga clic en Certificados y, a continuación, haga clic en la ficha Personal.
•
Haga clic en la ficha Contenido.
•
Haga clic en Certificados y, a continuación, haga clic en la ficha Personal.
•
Podrá apreciar el certificado creado
Firmar digitalmente el proyecto
Abra el archivo que contiene el proyecto de macro que desee firmar.
Siga uno de estos procedimientos en los programas de 2007 Microsoft Office system
que se indican: Word, Excel o PowerPoint
− En la ficha Programador del grupo Código, haga clic en Visual Basic
101
− En el Explorador de proyecto de Visual Basic, seleccione el proyecto que desee
firmar.
En el menú Herramientas, haga clic en Firma digital.
•
Siga uno de estos procedimientos:
− Si no ha seleccionado previamente un certificado digital o desea usar
otro, haga clic en Elegir, seleccione el certificado y haga clic en Aceptar
dos veces.
− Para usar el certificado actual, haga clic en Aceptar.
102
Dado que el certificado digital que ha creado no lo ha emitido ninguna entidad
emisora de certificados oficial, los proyectos de macro firmados con tales
certificados se conocen como proyectos con firma propia. Microsoft Office sólo
confía en los certificados con firma propia de los equipos que tengan ese certificado
en el almacén de certificados personales.
Se recomienda Importar y Exportar para trabajar con estos certificados
103
Práctica
1. La empresa ABC dedicada a repartir libros a 4 provincias de
Junín, los cuales están clasificados por módulos (minorista y
mayorista) y en cada modulo cuenta con categorías (Infantil,
artes, etc.) y dentro de cada categoría posee distintos
niveles de precios. Tal como se muestran.
Pasos:
Lo que se pide es rellenar las celdas vacías con la etiqueta de la celda
anterior.
9 Pulsa Ctrl + Inicio para situarte en la celda A1
9 Pulsa Ctrl + * para seleccionar todo el rango
9 Presiona F5, especial y activa Celdas en Blanco
9 Escribe =c2 y pulsa Ctrl + Intro
9 Pulsa Ctrl + Inicio para situarte en la celda A1 y vuelve a
pulsar Ctrl + *
9 Copia y luego a pegado especial selecciona valores y acepta.
¾
¾
¾
¾
Realice una macro para que pueda hacer lo mismo y pruébelo haciendo una
copia de la hoja.
Asígnele a un botón de control la ejecución de la Macro y ejecútelo.
Analice el código de la Macro que se genero
Realice la firma digital al proyecto y haga prueba de funcionamiento en
otro equipo.
104
Capitulo 9: Visual Basic Aplications VBA
9.1 Introducción
Los objetos del office son los bloques fundamentales de construcción de las
aplicaciones Office, casi todo lo que haga en Visual Basic tiene que ver con la
manipulación de objetos. Cada unidad de contenido y funcionalidad en office, cada
libro de trabajo, hoja de trabajo, documento, rango, etc. Es un objeto que usted puede
controlar con programas de Visual Basic.
Visual Basic para Aplicaciones
•
Esencialmente la programación de Excel se reduce a la manipulación de objetos
(mediante la escritura de instrucciones en un lenguaje que Excel puede
entender), mediante el lenguaje VBA.
•
VBA está pensado como un lenguaje de secuencia de comandos de aplicación de
Microsoft común y ahora está incluido en las aplicaciones de Office (e incluso
en aplicaciones de otros fabricantes). Por consiguiente, al dominar VBA usando
Excel se podrá entrar directamente en la escritura de macros para otros
productos de Microsoft. Mejor aún, se pueden generar soluciones completas que
usan opciones a través de varias aplicaciones.
•
El secreto de usar VBA con otras aplicaciones reside en entender el modelo de
objetos para cada aplicación.
•
VBA simplemente manipula objetos, y cada producto (Excel, Word, Access,
PowerPoint y demás) posee un modelo de objeto único propio.
•
Por ejemplo Excel expone varios objetos de análisis de datos muy potentes
como las hojas de cálculo, gráficos, tablas dinámicas, escenarios y numerosas
funciones matemáticas, financieras y temas generales. Con VBA se puede
trabajar con estos objetos y diseñar procedimientos automatizados.
EL NÚCLEO DE VBA
Las acciones de VBA se realizan mediante la ejecución del código VBA. El código
VBA se escribe (o se graba) y se guarda en un módulo VBA.
Los módulos se guardan en un libro de trabajo de Excel pero se editan o visualizan
en el editor de Visual Basic.
105
Un módulo VBA se compone de procedimientos. Un procedimiento es básicamente
un código de ordenador que realiza alguna acción sobre los objetos o con ellos.
Ejemplo:
Sub Prueba()
Sum= 1+1
MSGBox “La respuesta es” & Sum
End Sub
9.2 Objetos
¿Qué es un objeto?
En Microsoft Excel son objetos: un libro, una hoja, una celda, etc. Cada objeto
contiene métodos y propiedades.
Propiedades de un objeto
Las propiedades de un objeto definen sus características. Por ejemplo, un auto tiene
un color azul, dirección hidráulica, vidrios verdes, 4 puertas, ruedas de hierro, etc.
106
Una moto puede tener algunas propiedades similares, por ejemplo, color roja, 2
ruedas de aluminio, etc. A pesar de las propiedades similares, cada objeto contiene
las suyas y éstas le son propias.
Métodos de un objeto
Métodos de un objeto son las acciones referentes al mismo. Algunos objetos pueden
tener métodos similares; por ejemplo: un auto y una moto tienen los métodos
acelerar, frenar, recargar, cambiar de cambio, etc.
Excel proporciona más de 100 clases de objetos para manipular. Ejemplos de
objetos son: un libro de trabajo, una hoja de cálculo, un rango de una hoja de cálculo,
un gráfico y un rectángulo dibujado. Existen muchos más objetos a nuestra
disposición y se pueden manipular mediante el uso de código VBA.
Las clases de objetos están ordenados jerárquicamente. Los objetos pueden
actuar como contenedores de otros objetos. Por ejemplo, Excel es un objeto llamado
Application y contiene otros objetos como WorkBook y CommandBar. El objeto
WoorkBook puede contener otros objetos como WorkSheet y Chart. Un objeto
107
WoorkSheet puede contener objetos como Range, PivotTable y demás. Nos
referimos al orden de estos objetos como modelo de objeto de Excel.
Objetos similares forman una colección. Por ejemplo, la colección WorkSheets
está compuesta por todas las hojas de cálculo de un libro concreto. La colección
CommandBars está compuesta por todos los objetos CommandBar. Las colecciones
son objetos en sí mismas.
Cuando nos referimos a un objeto contenido o miembro, estamos especificando su
posición en la jerarquía del objeto, usando un punto como separador entre el
contenedor y el miembro.
Application.WorkBooks(“Libro1.xlsx”)
Esto se refiere al libro de trabajo Libro1.xlsx en la colección WorkBooks.
Ejemplo de referencia:
Nos podemos referir a la Hoja1 del Libro1 como
Application.WorkBooks(“Libro1.xls”).WorkSheets(“Hoja1”)
Si se quiere omitir una referencia específica a un objeto, Excel usa los objetos
activos. Si el libro1 es el libro de trabajo activo, la referencia anterior se puede
simplificar a
WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”)
Si se sabe que la Hoja1 es la hoja activa, se puede incluso simplificar más
Range(“A1”)
Los objetos tienen propiedades. Se puede pensar en una propiedad como en una
configuración para un objeto.
Por ejemplo, un objetoRange tiene propiedades como Value y Name. Un objeto
Chart tiene propiedades como HasTitle y Type. Se puede usar VBA para determinar
las propiedades del objeto y también para cambiarlas.
108
Nos podemos referir a propiedades para combinar el objeto con su propiedad,
separados por punto.
Por ejemplo nos podemos referir al valor de la celda A1 de la Hoja1 como
WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Value
Los objetos disponen de métodos. Un método es una acción que se realiza con el
objeto. Por ejemplo, uno de los métodos para el objeto Range es ClearContents. Este
método borra el contenido del objeto.
Se pueden especificar métodos mediante la combinación del objeto con el método,
separados por punto.
Range (“A1”).ClearContents
VBA también incluye todas las estructuras de lenguajes de programación modernos,
como matrices, bucles y de más.
9.3 Editor de Visual Basic
Para activar el editor de Visual Basic puede usar alguna de las siguientes técnicas:
•
Ingresar a Excel
•
Presionar ALT+F11
o
•
Ir a la pestaña
Programador
•
clic sobre el botón
de Visual Basic
Barra de herramientas
Posee una serie de botones que permiten acceder a tareas generales de edición como:
copiar, cortar y pegar; ejecutar procedimientos, etc.
109
Mediante el menú Ver, también podemos acceder a las ventanas del editor de Visual
Basic
La ventana de propiedades
Una propiedad es una característica de un objeto tal como el coloro el titulo del
objeto. Se configura la propiedad para especificar las características o
comportamiento de un objeto.
Podemos acceder a la ventana de propiedades de la siguiente manera.
9 Mediante la barra de herramientas
9 Mediante el menú ver
9 Presionando la tecla F2
110
El explorador de proyectos
Todos los códigos asociados con un libro de trabajo, documento, plantilla son
almacenados en un project que es automáticamente guardado con un libro de trabajo.
En el explorador de proyectos podrá ver, modificar y navegar los proyectos.
Elementos de un proyecto Ver código, Ver Objeto y Alternar carpeta
9.4 Creación de un procedimiento
Escribir un procedimiento nuevo
Un procedimiento es una unidad de código encerrado entre sub y end sub o entre las
sentencias function y end function.
Si desea escribir un código que no se asocie con un evento u objeto especifico, puede
crear un procedimiento en un módulo estándar.
Crear un módulo estándar
ir al menú insertar módulo
Agregar procedimiento
Abra el módulo menú insertar elija
procedimiento
Seleccione las opciones y clic en ok
Observe que el sistema le añade las expresiones Public Sub y al final End Sub.
Escriba la sentencia
111
MsgBox (“Bienvenidos a VBA”) y luego ejecútelo
Podemos apreciar el resultado.
9.5 Fundamentos de programación
Procedimiento General.
Los procedimientos generales pueden ser almacenados en un módulo de formulario o
en un módulo estándar. Los módulos estándar pueden almacenar procedimientos
generales, pero no se permiten procedimientos de eventos.
Procedimiento Público y Privado.
Los procedimientos públicos pueden ser llamados desde cualquier procedimiento en
cualquier módulo. Los procedimientos privados pueden ser llamados solo desde ese
procedimiento en el mismo módulo.
112
Creación de un Procedimiento General.
Los procedimientos generales pueden ser
de tipo Subrutina, Función o propiedad.
Al momento de insertar un procedimiento
se debe escribir su nombre luego elegir el
tipo
y
seleccionar
el
alcance
del
procedimiento.
9.6 Subrutinas y Argumentos
Escribiendo código.
Dependiendo del tipo de procedimiento Sub, Function o Property podemos colocar el
código de acuerdo a lo que se requiera. Visual Basic finaliza el procedimiento con la
instrucción End Sub, End Function o End Property.
Llamando al procedimiento.
Cuando se tiene procedimientos generales se debe llamarlos explícitamente desde
algún procedimiento de su aplicación o el código nunca se ejecutará.
Asignando el procedimiento a un objeto.
Haciendo un anticlic a cualquier objeto seleccionamos asignar macro
Llamando al procedimiento desde otro lugar
113
También podemos escribir el siguiente código para llamar a un procedimiento y se
ejecute.
Sub Llamando()
clases 'Llamando al procedimiento
MsgBox ("se ejecuto clases")
End Sub
Podemos apreciar el resultado
Y luego de Aceptar
Tomando argumentos
Los valores con los que trabajan los procedimientos no deben ser necesariamente
fijos, sino pueden tomar distintos valores:
Por ejemplo:
Al ejecutar el procedimiento Prueba1, se hace un llamado al procedimiento ejemplo1
pasando el argumento nombre
No devuelven un valor
114
Una subrutina no devuelve un valor a la sentencia que la llama. Una subrutina puede,
sin embargo, devolver información al código que lo llama modificando los
argumentos, o mediante la modificación o cambio de los valores de las variables a
nivel de formulario
9.7 Funciones
La diferencia entre procedimientos de función y subrutina es que los
procedimientos de función devuelven un valor mientras que las subrutinas no lo
hacen. Además para ejecutar una función, está debe ser llamada desde un
procedimiento general o de evento.
El valor por defecto devuelto de un procedimiento de función es del tipo de datos
Variant. Debe especificar un tipo de dato para los valores devueltos usando la
palabra clave as
Sintaxis:
Function NombreFuncion() as TipoDato
Bloque de sentencias
NombreFuncion= Valor devuelto
End Function
Ejemplo:
115
Podemos apreciar que la subrutina alerta utiliza el valor devuelto de la función
valida.
Creando una función personalizada:
En la hoja de cálculo, escriba el nombre de la función y el argumento a pasar
La función se añade automáticamente a su asistente de Funciones
116
9.8 Complementos de Excel
Guardar un libro de Excel como complemento
Al guardar un libro de excel como complemento, asegura que las funciones que
desarrollo estén disponibles en otros libros de Excel.
1. Coloque la opción guardar
2. Escriba un nombre y luego en tipo de archivo elija Complemento de Microsoft
Excel
Activar el Complemento
•
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Opciones de Excel.
•
Haga clic en la categoría Complementos.
•
En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a
continuación, en Ir.
•
Para cargar un complemento de Excel, haga lo siguiente:
117
− En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de
verificación situada junto al complemento que desea cargar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
118
Práctica
1. Excel presenta una serie de eventos sobre los objetos.
Dentro del Editor de Visual Basic Ingrese al Objeto This
Workbook. Este objeto presenta una serie de eventos.
Ingrese los siguientes códigos en los eventos respectivos:
Guarde el libro y vuelva a abrirlo. Observe los mensajes
que se generan.
Luego Observe los eventos de este Objeto.
2. Inserte un procedimiento que muestre en una celda un
mensaje de saludo además el texto este en negrita para lo
cual debe utilizar las siguientes propiedades, objetos y
eventos
ActiveSheet
Range(“celdas”)
Value
Font
Bold
3. Crear una función que acepte como argumento el monto de
préstamo y el sueldo. La función debe devolver “Aprobado”
si el préstamo no excede en 4 veces al sueldo. En caso
contrario devolver “No aprobado”.
119
Guárdelo como complemento y en otro libro use la función.
120
Capitulo 10: Variables y Sentencias Condicionales en VBA
10.1 Variable
Una variable es simplemente un trozo de memoria que la función o procedimiento se
reserva para guardar datos.
La forma de declarar una variable es:
dim variable as tipo
Ejemplo:
dim texto as string
Estamos indicando que se reserve un trozo de memoria, que se llama texto y que el
tipo de datos que se guardarán serán caracteres.
El propósito principal de VBA es manipular datos. Algunos residen en objetos tales
como rangos de hojas de cálculo. Otros se guardan en las variables que se crean.
Una variable es una localización de almacenamiento con nombre, dentro de la
memoria del ordenador.
VBA tiene algunas reglas relacionadas con los nombres de las variables:
– Se pueden usar caracteres alfabéticos, números y algún carácter de
puntuación, pero el primero de los caracteres debe ser alfabético
– VBA no distingue entre mayúsculas y minúsculas
– No se pueden usar espacios ni puntos
– No se pueden incrustar en el nombre de una variable los siguientes
símbolos: #, $, %,!
Los nombres de las variables pueden tener hasta 254 caracteres
10.2 Tipos de datos
Tipo de dato
Bytes usados
Rango de valores
Long
1 0 a 255
2 Verdadero o Falso
2 -32.768 hasta 32.767
-2.147.483.648 hasta
4 2.147.483.647
Single
Double
Currency
-3.402823E38 a -1.401298E-4545
(para valores negativos) y
1.4012298E-45 a 3.42823E38
4 (para valores positivos)
8
8
Byte
Boolean
Integer
Date
Object
String (de longitud variable)
String (de longitud fija)
Del 1 Enero, 0100 hasta 31 de
8 diciembre, 9999
4
121
10.3 Ambito de las variables y constantes
El ámbito de una variable determina el módulo y el procedimiento en el que se puede
usar una variable.
Ámbito
Cómo se declara una variable en este
ámbito
Incluye instrucciones Dim, Static o Private
dentro del procedimiento.
Incluye una instrucción Dim antes del
Al nivel de módulo
primer procedimiento de un módulo.
Incluye una instrucción Public antes del
Todos los módulos
primer procedimiento de un módulo.
Un procedimiento
Variables locales
Una variable local es una variable declarada dentro de un procedimiento. Estas
variables se pueden usar sólo en el procedimiento en que se declararon. Cuando el
procedimiento finaliza, la variable deja de existir y Excel libera su memoria.
La manera más común de declarar una variable local es situarla dentro de una
instrucción DIM.
Sub MiSub()
DIM x As Integer
DIM First As Long
DIM InerestRate As Single
DIM TodaysDate As Date
DIM UserName As String * 20
´Aquí se sitúa el código del procedimiento
End Sub
Esto también es válido:
DIM x As Integer, y As Integer, z As Integer
Esto no es válido:
DIM x, y, z As Integer
Variables a nivel de módulo
122
Algunas veces se deseará que una variable esté disponible para todos los
procedimientos de un módulo. Para ello, se declara la variable antes del primer
procedimiento del módulo (fuera de cualquier procedimiento o función).
DIM fecha As Date
Sub Dias()
´Aquí va el código
End Sub
Sub Meses()
End Sub
Variables Public
Para que una variable esté disponible para todos los procedimientos de un proyecto
de VBA, se declara la variable a nivel de módulo con el uso de la palabra public.
Public InterésAnual as Long
Variables Static
Las variables estáticas son un caso especial. Se declaran a nivel de procedimiento y
retienen su valor después de que el procedimiento finaliza.
Sub Ejemplo()
Static Counter As Integer
End Sub
Constantes
Variables que mantiene un valor constante en el tiempo de ejecución de un
procedimiento o función
Declarar constantes
Las constantes se declaran usando Const.
Const NumTrim As Integer = 4
Const Interés = 0.05, Periodo = 12
Const Nombre Mod as String = “Macros Presupuestos”
Public Const NombreApp As String = “Aplicación Presupuestos”
123
Al igual que las variables, las constantes también poseen un ámbito.
•
Para que una constante esté disponible sólo dentro de un determinado
procedimiento, hay que declararla después de Sub o Function para convertirla en
una constante local.
•
Para que una constante esté disponible para todos los procedimientos de un
módulo, se tiene que declarar antes del primer procedimiento de un módulo.
•
Para que una constante esté disponible para todos los módulos de un libro de
trabajo, hay que usar la palabra Public, y declarar la constante antes del primer
procedimiento de un módulo.
Excel y VBA contienen muchas constantes predeterminadas, que se pueden usar sin
necesidad de declararlas; de hecho no es necesario conocer el valor de estas
constantes para usarlas.
Sub CalcManual()
Application.Calculation = xlManual
End Sub
Trabajar con cadenas
Existen dos tipos de cadenas en VBA:
• Cadenas de longitud fija, que se declaran con un número específico de
caracteres. La máxima longitud es de 65.536 caracteres.
• Cadenas de longitud variable, que teóricamente pueden tener hasta 2.000
millones de caracteres.
• Dim MiCadena As String * 50
• Dim SuCadena As String
Trabajar con fechas
Dim Hoy As Date
Dim HoraInicio As Date
Const PrimerDía As Date = #1/1/2008#
Const MedioDía As Date = #12:00:00#
Expresiones de asignación
124
Una expresión de asignación es una instrucción de VBA que realiza evaluaciones
matemáticas y asigna el resultado a una variable o aun objeto.
VBA usa el singno igual “=“ como operador de asignación.
•
x=1
•
x=x+1
•
x = (y * 2) / (z * 2)
•
FileOpen = true
•
Range(“Año”). Value = 2009
Operadores aritméticos
+ Suma, - Resta, * Multiplicación, / División, \ División entera, Mod Resto, ^
exponencial, & Concatenación
Operadores comparativos
= Igual, < Menor, > Mayor, <= Menor o igual, >= Mayor o igual, <> Distinto
Operadores lógicos
Not (negación lógica, And (conjunción lógica), Or (disyunción lógica), XoR
(exclusión lógica), Eqv (equivalencia en dos expresiones), Imp (implicación lógica)
10.4 Función Inputbox
La sintaxis para la función InputBox de VBA es:
InputBox(Mensaje, Titulo, Valor por defecto, Posicion Horizontal, Posicion
Vertica, Archivo ayuda, Nro contexto para ayuda)
Mensaje Requerido. El texto desplegado en el cuadro de entrada
Titulo Opcional. El título de la ventana del cuadro de entrada
Valor por defecto Opcional. El valor predeterminado que se va a desplegar en el
cuadro de diálogo
Posición Horiz y Verti. Opcional. Coordenadas de la pantalla de la esquina superior
izquierda de la ventana
Archivo ayuda y Contexto Opcional. Archivo de ayuda y tema de ayuda
125
La función InputBox solicita información al usuario. La función siempre devuelve
una cadena, por lo que puede ser necesario convertir los resultados a un valor.
Ejemplo:
Sub EntrarValor()
Dim Texto as string
‘chr(13) sirve para que el mensaje se muestre en dos lineas
Texto= Inputbox(“Introducir un texto” & Chr (13) & “Para la casilla B3”,
“Entrada de datos”)
ActiveSheet.Range(“B3”).value=texto
ActiveSheet.Range(“B3”).Font.Bold=true
ActiveSheet.Range(“B3”).Font.Color=RGB(255,0,0)
End Sub
Conversión de tipos de datos
La función Inputbox devuelve siempre datos tipo String. Para lo cuál en algunas
situaciones se deben utilizar funciones de conversión de tipo. Estas funciones
convierten datos de un tipo a otro, de String a Integer, de Integer a String, de date a
String, ….
126
Sub Sumando()
Dim numero1 As Integer
Dim numero2 As Integer
numero1 = Val(InputBox("Entrar el primer valor", "Entrada de datos"))
numero2 = Val(InputBox("Entrar el segundo", "Entrada de datos"))
ActiveSheet.Range("A1").Value = numero1 + numero2
End Sub
Ejecute y haga la prueba sin colocar la función Val
Val (Cadena) Convierte la cadena a un valor numérico.
Str(Número) Convierte el número a una expresión cadena
10.5 Sentencias Condicionales
Las sentencias condicionales pueden probar condiciones y luego, dependiendo de los
resultados de esa prueba realizar diferentes operaciones.
Sentencias If ... Then … Else
Sentencias Select Case
10.6 Sentencias If
ESTRUCTURAS IF...THEN
Se usa para ejecutar una o más instrucciones de forma condicional. La sintaxis
general es:
If condición Then inst_verdaderas [Else inst_falsas]
Sub Positivos()
a = InputBox("Ingrese un número")
If a > 0 Then
MsgBox "Número Positivo"
End If
End Sub
127
Sub Positivos_Negativos()
If a > 0 Then MsgBox "Número Positivo" Else
MsgBox "Número negativo“
End if
End Sub
Sub Positivos_Negativos_Cero()
If a > 0 Then
MsgBox "Número Positivo"
ElseIf a < 0 Then
MsgBox "Número negativo "
ElseIf a = 0 Then
MsgBox " Cero "
End If
End Sub
10.7 Sentencias Case
La estructura Select Case es útil para elegir entre tres o más opciones
Sub Positivos_Negativos_Cero()
Select Case a
Case Is > 0
Msg = "Número Positivo"
Case Is < 0
Msg = "Número negativo"
Case Else
Msg = "Cero“
End Select
MsgBox Msg
End Sub
128
Sub Descuento1()
Cantidad = InputBox("Introducir cantidad: ")
Select Case Cantidad
Case "": Exit Sub
Case 0 To 24: Descuento = 0.1
Case Is >= 75: Descuento = 0.25
End Select
MsgBox "Descuento: " & Descuento
End Sub
También se pueden anidar estructuras Select Case
El siguiente procedimiento, verifica el estado de la ventana de Excel (maximizada,
minimizada o normal) y después presenta un mensaje describiendo dicho estado. Si
el estado de la ventana de Excel es normal, el procedimiento verifica el estado de la
ventana activa y después presenta otro mensaje.
Sub AppWindow()
Select Case Application.WindowState
Case xlMaximized: MsgBox "App Maximizada"
Case xlMinimized: MsgBox "App Minimizada”"
Case xlNormal: MsgBox "App Normal"
Select Case ActiveWindow.WindowState
Case xlMaximized: MsgBox "Libro Maximizado"
Case xlMinimized: MsgBox "Libro Minimizado"
Case xlNormal: MsgBox "Libro Normal"
End Select
End Select
End Sub
129
Práctica
1. Realizar una función personalizada para obtener la
bonificación que depende de la categoría de cada personal
y se calcula en base al sueldo básico.
Se recomienda utilizar la función Ucase
Ucase (Texto) Convierte a mayúsculas el text
2. Ingresar una cantidad que represente el precio de algo por
el teclado con la instrucción Inputbox y guardalo en la
celda A1 de la hoja activa. Si el valor entrado desde el
teclado es superior a 200, pedir
el porcentaje de
descuento con otro Inputbox y guárdalo en la casilla A2 de
la hoja activa, luego en A3 calcular el descuento y por
último calcular en A4, el precio que sería A1 menos el
descuento A3
130
Capitulo 11: Sentencias Repetitivas en VBA
11.1 Sentencias Repetitivas
Las sentencias repetitivas ejecutan un grupo de sentencias más de una vez
dependiendo de las condiciones particulares especificadas.
Los dos tipos de Bucles son
Sentencias Do ... Loop
Sentencias For .. Next
11.2 Sentencias Do .. Loop
BUCLES DO...WHILE
Do While se ejecuta mientras se verifica una condición especificada. Do While
puede tener cualquiera de estas dos sintaxis.
Mientras la celda activa este vacía se desplaza hacia abajo asignándole a cada
celda el valor 0
BUCLES DO...UNTIL
El bucle se ejecuta hasta que la condición llegue a ser verdadera. Do Until puede
tener cualquiera de estas dos sintaxis.
131
Sub DoUntilDemo()
Do
ActiveCell.Value = 10
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop Until Not IsEmpty(ActiveCell)
End Sub
11.3 Sentencias For .. Next
BUCLES FOR...NEXT
Esta sentencia de iteración se ejecuta un número determinado de veces
Su sintaxis es:
For contador = empezar To finalizar [Step valorincremento]
[Instrucciones]
[Exit For]
[instrucciones]
Next [contador]
Sub SumaNúmeros
Sum = 0
For Count = 0 To 10
Sum = Sum + Count
Next Count
MsgBox Sum
End Sub
Sub SumaNúmerosPares
Sum = 0
For Count = 0 To 10 Step 2
Sum = Sum + Count
Next Count
MsgBox Sum
End Sub
132
11.4 Funciones de Comprobación
Lista de funciones de comprobación:
IsNumeric (Expresión) Comprueba si expresión tiene un valor que se puede
interpretar como numérico
IsDate (Expresión) Comprueba si expresión tiene un valor que se puede interpretar
como tipo fecha
IsEmpty (Expresión) Comprueba que expresión tenga algún valor, que se haya
inicializado.
IsError (Expresión) Comprueba si expresión devuelve un algún valor de error
IsArray (Expresión) Comprueba si expresión (una variable) es un array o no.
IsObject (Expresión) Comprueba si expresión (una variable) representa una variable
tipo objeto.
133
IsNull (Expresión) Comprueba si expresión contiene un valor nulo debido a datos
no válidos.
Nothing: Sirve para comprobar si una variable objeto está asociada a un objeto antes
de hacer cualquier operación con ella.
11.5 Matrices y Variables de Objeto
Una matriz es un grupo de elementos del mismo tipo que tienen un nombre común;
para referirse aun elemento específico de una matriz se usa el nombre de la matriz y
un número de índice.
Se puede declarar una matriz con DIM o Public como cualquier variable.
MATRICES DE UNA DIMENSIÓN
DIM MiMatriz(1 To 100) As Integer
DIM MiMatriz (100)
MiMatriz(1) = 20
MATRICES MULTIDIMESIONALES
DIM MiMatriz(1 To 100, 1 to 10) As Integer
MiMatriz(1,2) = 20
VARIABLES DE OBJETO
Una variable de objeto es una variable que representa un objeto entero, como puede
ser un rango o una hoja de cálculo.
Las variables de objeto son importante por dos razones:
•
Pueden simplificar el código
•
Pueden hacer que el código se ejecute más de prisa.
Se declaran con DIM o Public.
Por ejemplo, la expresión siguiente declara AreaEntradaDatos como un objeto
Range. Para ver como simplifican el código, veamos un ejemplo sin usar variables de
objeto:
Sub VarSinObj();
Worksheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Value = 124
Worksheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Font.Bold = True
Worksheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Font. Italic = True
End Sub
134
Esta rutina introduce un valor en la celda A1 de la HOJA1, del libro de trabajo
activo, y después aplica Negrita y cursiva a su contenido. Para reducir el código se
puede condensar la rutina con una variable de objeto.
Sub VarObj();
Dim MiCelda As Range
Set Micelda = Worksheets(“Hoja1”).Range(“A1”)
MiCelda.Value = 124
MiCelda.Font.Bold = True
MiCelda.Font. Italic = True
End Sub
11.6 Tipos definidos por el usuario
VBA permite crear tipos de datos personalizados definidos por el usuario (un
concepto más parecido a los registros de Pascal o las estructuras de C).
Ejemplo:
Type InfoClientes
Empresa As String * 25
Ventas As Long
End Type
DIM Clientes(1 To 100) As InfoClientes
Se puede hacer referencia a una componente particular, de la siguiente manera:
•
Clientes(1).Empresa “Diseño Gráfico”
•
Clientes(1).Ventas= 187000
Para copiar la información de Clientes(1) en Clientes(2) se puede hacer lo siguiente:
•
Clientes(2) = Clientes(1)
11.7 Funciones integradas
Las funciones integradas de VBA no son las mismas que las de Excel. La función
UCASE de VBA, que convierte una cadena a mayúsculas es equivalente a la función
MAYUSC de Excel.
135
Sub MostrarRaiz()
MiValor = 25
RaizCuadrada = Sqr(MiValor)
MsgBox RaizCuadrada
End Sub
El objeto WorsheetFunction, que está contenido en el objeto Application, contiene
todas las funciones de hoja de cálculo que se pueden llamar desde los procedimientos
VBA. Veamos un ejemplo para convertir un número decimal en número romano.
Sub MostrarRomano
ValorDecimal = 1999
ValorRomano = Application.WorsheetFunction.Roman(ValorDecimal)
MsgBox ValorRomano
End Sub
Es importante saber que no se puede usar una función de hoja de cálculo que tenga
una función de VBA equivalente.
Por ejemplo no se puede usar la función de hoja de cálculo RAIZ, porque VBA tiene
la función SQR. La siguiente sentencia da error:
Application.WorksheetFunction.RAIZ(144)
11.8 Estructuras End With y For Each
MANIPULAR OBJETOS Y COLECCIONES
VBA ofrece dos importantes estructuras que pueden simplificar el trabajo con
objetos y colecciones:
9 Estructuras With ...End With
9 Estructuras For Each...next
136
ESTRUCTURAS WITH...END WITH
Permite realizar múltiples operaciones en un solo objeto.
Sub CambiarFuente()
With Selection.Font
.Name = “Times New Roman”
.FontStyle = “Bold Italic”
.Size = 12
.Underline = xlSingle
.ColorIndex = 5
End With
End Sub
ESTRUCTURAS FOR EACH...NEXT
Recordemos que una colección es un grupo de objetos relacionado. Por ejemplo, la
colección WorkBooks es una colección de todos los objetos WorkBook abiertos.
No es necesario saber la cantidad de elementos que existen en una colección para
usar la estructura For Each...Next.
Sub ContarHojas()
Dim Item As Worksheet
For Each Item In ActiveWorkbook.Sheets
MsgBox Item.Name
Next Item
End Sub
Sub VentanasAbiertas()
Suma = 0
For Each Item In Windows
Suma = Suma + 1
Next Item
MsgBox “Total de ventanas abiertas”, & Suma
End Sub
137
Sub CerrarActivo()
For Each Book In Workbooks
If Book.Name <> ActiveWorkbook.Name Then
Book.Close
Next Book
End Sub
Sub ConvertirMayus()
For Each Cell In Selection
Cell.Value = UCASE(Cell.Value)
Next Cell
End Sub
138
Práctica
1. Cree un procedimiento en el cual declare una variable de tipo
String y luego asígnele un valor y muéstrelo a través de un
Msgbox
2. En un procedimiento declare una variable numérica y asígnele un
valor, luego declare una variable de tipo objeto y asígnele una
celda o rango de la hoja 2 luego al objeto definido asígnele el
valor de la variable numérica
3. Defina una variable definida por el usuario llamada datapersonal
y que tenga las propiedades Nombre y Edad. Luego utilícelo
dentro de un Procedimiento y declare una variable del tipo
definido asígnele valores y muéstrelo a través de un MsgBox
4. Dentro de un procedimiento llenar el rango de casillas A1 hasta
A5 con valores introducidos por el usuario y en A6 colocar la
suma de los mismos.
Propiedad Cells Sirve para referenciar una
celda o un rango
de celdas según coordenadas
de fila y columna.
Propiedades Row y Column Devuelven la fila y
objeto range.
la columna de un
139
Propiedades Offset Significa desplazamiento
,
es
una
propiedad que se utiliza para
referenciar
una
casilla
situada a n Filas y
m
columnas de una casilla dada.
5. Realizar lo indicado.
a) Del caso de la planilla de trabajadores desarrollada en los
capítulos anteriores ahora desarrolle la Boleta de pagos,
considerando que en un cuadro de lista se coloque los nombres
de los trabajadores y seleccionando se actualicen sus datos.
b) Utilice la función para cambiar números a letras y colóquelo
dentro de la boleta para que se muestre en texto el monto a
pagar.
c) Genere una macro que nos permita imprimir la boleta de los
trabajadores.
140
d) Realice una copia de la macro y cambie de nombre luego
modifique la macro para que imprima todas las boletas de los
trabajadores al ejecutar la macro.
141
BIBLIOGRAFÍA
1) Chuzón Diaz José, Programación Excel con Visual Basic, Lima-Perú: Editorial
Macro, 2002.
2) Denise Etheridge, Excel 2007: Top 100 Simplified Tips & Tricks, United States
of America: Wiley Publishing, Inc, 2007.
3) Elaine Marmel, Master Visually Excel 2007, United States of America: Wiley
Publishing, Inc. 2008
4) Helen Dixon, Excel 2007: Beyond the manual, United States of America: Apress
2007.
5) John Walkenbach, Microsoft Office Excel 2007, United States of America:
Wiley Publishing, Inc. 2007
6) Oceda Samaniego Cesar, Análisis estadístico, matemático y financiero con
herramientas avanzadas en Microsoft Excel, Lima-Perú: Empresa Editora Macro
EIRL, 2005.

Microsoft Excel 2007

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