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Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais
MS PROJECT 2013
Um Breve Resumo de Aplicações
Prof. Márcio Bambirra Santos
Apresentação: Este texto é um resumo de operações básicas do MS-Project, que
permite o aluno iniciante dar os primeiros passos na elaboração e
acompanhamento de projetos, conforme metodologia de Planejamento do PMI e
Gestão da Qualidade.
Guia Prático – 2014
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .........................................................................................................................04
1. FUNDAMENTOS DA GERÊNCIA DE PROJETOS ............................................................04
1.1. O Que é Projeto? ........................................................................................................04
1.2. O Que é Gerenciamento de Projetos? ......................................................................05
1.3. Os Fatores Gerenciáveis no MS Project 2013 ..........................................................06
1.4. As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão PMI .........................06
1.5. O Planejamento em Projetos .....................................................................................07
1.5.1. Etapas Essenciais no Planejamento de Projetos ..........................................08
2. O MS PROJECT 2013 ........................................................................................................08
2.1. Visão Geral .................................................................................................................08
2.1.1. Barra de Menus ................................................................................................10
2.1.2. Barra de Ferramentas Padrão .........................................................................11
2.1.3. Barra de Formatação .......................................................................................12
2.1.4. Barra de Modos................................................................................................13
2.2. Principais Visões .......................................................................................................14
2.2.1. O Gráfico de Gantt ...........................................................................................15
2.2.2. A Planilha de Recursos ...................................................................................17
2.2.3. O Gráfico de Recursos ....................................................................................18
2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso ........................................................................19
2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa ............................................................................20
2.2.6. O Diagrama de Rede ........................................................................................21
3. CRIAÇÃO E EDIÇÃO DE PROJETOS ...............................................................................22
3.1. Visão Geral .................................................................................................................22
3.2. Tutorial ........................................................................................................................22
3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2013 .............................................24
3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2013.....................................24
3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho ................................................................25
3.2.4. Trabalhando com um Novo Arquivo ..............................................................27
3.2.5. Definindo o Escopo Básico do Projeto ..........................................................30
3.2.6. Definindo a Data de Início do Projeto .............................................................31
3.2.7. Definindo a Estrutura e Vínculos do Projeto .................................................32
3.2.8. Definindo a Duração da Tarefa .......................................................................33
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3.2.9. Definindo o Tipo de Tarefa ..............................................................................38
3.2.10. Definindo os Recursos do Projeto................................................................39
3.2.11. Alocando os Recursos ..................................................................................40
3.2.12. Superalocação de Recursos .........................................................................42
4. A Linha de Base ................................................................................................................45
4.1. O que é Linha de Base? .............................................................................................45
4.2. Por que devo Criar uma Linha de Base? ..................................................................45
4.3. Quando devo Criar uma Linha de Base?..................................................................46
4.4. O que o Microsoft Project faz com os Dados da Linha de Base? ...........................46
4.5. Como Criar uma Linha de Base? ..............................................................................46
5. Acompanhando Projetos ..................................................................................................46
6. Exercício ............................................................................................................................48
7. Bibliografia ........................................................................................................................49
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INTRODUÇÃO
O Microsoft Project 2013 é um poderoso instrumento como um programa de
gerenciamento de projetos que você pode usar para planejar, gerenciar e trabalhar como
uma valiosa fonte de informações para seu projeto.
Com a facilidade de uso dos programas Microsoft, acreditamos que as pessoas
familiarizadas com os aplicativos Word e Excel, tendo noções de gerência de projetos e
contando com material complementar sobre o MS Project (além de computador com o
software instalado) poderá tirar proveito dos tópicos aqui apresentados.
O formato desta apostila é contemplada como um tutorial onde você poderá seguir
passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.
1. FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS
O aprendizado no MS Project 2013 envolve muito mais do que o simples
entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o MS
Project está intimamente interligado com a disciplina ou a prática da qual este vem
auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas entender como é o
funcionamento desse software, faz-se necessário aliá-lo ao conhecimento da gestão de
projetos.
Não será abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as
técnicas e as abordagens em torno da prática de gerenciamento de projetos. Serão
apresentados alguns fundamentos que se tornam imprescindíveis para uma melhor
utilização do MS Project 2013.
Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior profundidade a
disciplina de gerenciamento de projetos.
A seguir serão expostas algumas definições e informações sobre a gestão de
projetos que serão úteis ao curso de MS Project 2013.
1.1. O que é um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas1, projeto pode ser definido como:
UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA
SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SE
DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO
POR PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO,
CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.
Ou seja, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas
relacionadas com a clara definição de parâmetros que permitam a efetiva administração.
Podemos resumir estas características como abaixo relacionadas, então,
geralmente, um projeto:
Vargas, Ricardo Vianna – Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos
– Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
11
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




Possui um processo prévio de planejamento;
Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e avaliação;
Não é repetitivo, ou seja, é inovador e é inédito;
Possui um início e um fim determinados;
Objetiva gerar um produto com especificações conhecidas e que seja claro
e definido;
 É realizado por pessoas;
 Tem um componente de custo limitado e definido.
Assim sendo, o foco de um projeto é obter uma meta identificada. É
responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da meta, com base nos
parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos; enquanto
se mantém um padrão de qualidade especificado.
1.2. O que é Gerenciamento de Projetos?
Segundo Margareth Carneiro 2 “o Gerenciamento de projetos é a aplicação de
CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de
projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos stakeholders (interessados,
atores, participantes) e que envolve o balanceamento de”:
 Escopo, tempo, custo e qualidade;
 Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou não
definidos);
 Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam
do projeto direta ou indiretamente.
Isso indica que para o gerenciamento de projetos não é necessário apenas a
vontade ou a necessidade da realização dessa tarefa. É preciso reconhecer que o gerente
de projetos precisa de conhecimentos específicos da área para melhor desempenhar as
suas funções.
Existe uma tendência das empresas em administrar as operações com a
abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prevê a aplicação das
técnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na condução de operações da
empresa. O termo usado para essa tendência ou filosofia é o gerenciamento por
projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratégicos da empresa com inúmeros
projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execução no menor
tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.”
2
Carneiro, Margareth Fabíola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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1.3.
Os Fatores Gerenciáveis no MS Project 2013
Os fatores gerenciáveis3 em um projeto para o MS Project 2013 são:
Escopo do
Projeto
Recursos
Tempo
Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do
processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência
dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite
que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais.
Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável TEMPO acarretará em
um incremento na variável RECURSOS ou implicará na alteração de alguma
especificação do produto.
Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o
gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a
mudança de curso, garantindo a continuidade do processo.
Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das
variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e
externos ao projeto.
1.4. As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão do PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) áreas de conhecimento
em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresentá-las de forma
separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de todas elas estão
intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto sem a
aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá implicar em uma
deficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada tardiamente, não
antes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para encontrar as razões desta
deficiência.
Como explica Margareth Carneiro4, “durante algum tempo o principal enfoque do
gerenciamento de projetos era a gerência do tempo: fazer com que as coisas
acontecessem dentro do prazo esperado”. Em algumas empresas, em especial no
3
Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.
4
Carneiro, Margareth Fabíola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais orçamentário, ou seja, quando
acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.
Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, além do prazo e
custos, o ESCOPO (o que deveria ser feito). Foram identificados como importante para a
gestão de um projeto tratar a questão de qualidade, ou seja, atender ao especificado e
tratado entre as partes.
Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais como risco
e comunicação. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz
parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicação também é fator
fundamental em um projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um projeto
pode estar fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na profundidade e
no conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de
envolvimento.
Não devemos esquecer que os projetos são executados por pessoas. Então o
cuidado com o ser humano, a motivação da equipe, o recrutamento de pessoas
especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formação de time e outros
aspectos são também fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos têm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas
aquisições também são importantes para a condução de um projeto.
Percebe-se então que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de vários
aspectos importantes. Esses aspectos são chamados na metodologia de disciplinas.
Vimos então que apoiam a administração de projetos disciplinas de:
 Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto;
 Gerenciamento de Escopo de Projeto;
 Gerenciamento de Tempo do projeto;
 Gerenciamento do Custo;
 Gerenciamento da Qualidade;
 Gerenciamento de Recursos Humanos;
 Gerenciamento de Comunicação;
 Gerenciamento de Risco;
 Gerenciamento de Contratos.
Estas disciplinas juntas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas de cada uma,
apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos,
custos e requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos
esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do
projeto, até a sua conclusão. A Integração dos processos também é tratada como uma
disciplina pelo PMI.
Na perspectiva do MS Project 2013, todas estas disciplinas ou áreas de
conhecimento podem e devem ser contempladas na realização de um projeto. A
metodologia de gerenciamento de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos
deverão ser efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologia
a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.
1.5. O Planejamento em Projetos
O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encarado
como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se
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planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-se refazendo um trabalho
que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que não é preciso dizer que, com um enfoque em
projetos para uma organização, é extremamente necessário um planejamento criterioso
de todas as possíveis nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princípio que
todos os participantes de um projeto tem, como princípio, um claro entendimento de que
planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão.
Em Projetos, Planejar é FUNDAMENTAL!!!
Não é objetivo desta apostila mostrar ao aluno que essa premissa acima deve ser
seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2013 é
essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
1.5.1. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2013
Neste curso básico de MS Project 2013, deveremos seguir uma estrutura simples,
mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas essenciais
para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2013. Durante o curso,
cada etapa abaixo será definida no software.
Alocação
dos Recursos
Planejamento
do Escopo
Formatação
Inicial do
Project
Estimativa
dos Custos
Montagem
da Equipe
Planejamento
dos Recursos
Definição das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Definição do
Cronograma
Determinação
do Tipo de
Atividade
Duração das
Atividades
Salvar Linha
de Base
2. O MS PROJECT 2013
2.1. Visão Geral:
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos,
onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variáveis de um
projeto.
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O MS Project é uma ferramenta “for Windows” e portanto utiliza os padrões
conhecidos dessa interface com o usuário. Se você não está familiarizado com o
Windows, a figura abaixo apresenta esta interface.
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2.1.1.
Barra de Menus
A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opções:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.
EDITAR: Cuida da edição.
EXIBIR: Fornece as diversas visões do projeto.
INSERIR: Trata da inserção de dados, colunas etc.
FORMATAR: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc.
FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho.
PROJETO: Trata da inserção e ordenamento das informações relativas
às tarefas e ao projeto.
8. RELATÓRIO : Fornece diversas visões de relatórios
9. COLABORAR : Fornece diversas opções de acessibilidade
9. JANELA: Trata da visualização da tela, projetos, etc.
10. AJUDA: Permite tirar dúvidas on-line.
BARRA DE MENUS
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2.1.2. Barra de Ferramentas Padrão
Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padrão contém uma série de
botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela
Barra de menus.
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2.1.3. Barra de Formatação
Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatação, possui botões que são
atalhos para comandos de formatação de tarefas e de textos.
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2.1.4. Barra de Modos
A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais
freqüentemente usados no MS Project 2013, nos quais você poderá clicar para mostrar o
modo desejado.
Barra de Modos
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2.2. Principais Visões:
Inicialmente, verificamos que o MS Project 2013 possui três formatos básicos para
se exibir as informações. São eles:

Os Gráficos - Que representam graficamente as informações. São gráficos
os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de
Recursos e Calendário.

As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada
linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada
coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre
tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral,
chamadas de campos.)

Os Formulários – Que representam informações em um formato
semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre
apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.
Entretanto, como o MS Project 2013 possui variadas formas de visualizar as
informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, em nosso curso
básico iremos estudar as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e
condução de projetos.
Desta forma, as principais visões são:
 O Gráfico de Gantt;
 A Planilha de Recursos;
 O Gráfico de Recursos;
 A Planilha de Uso do Recurso;
 A Planilha de Uso da Tarefa;
 Diagrama de Rede.
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2.2.1. O Gráfico de Gantt:
Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais
utilizado e a mais importante visualização no MS Project 2013. Ele é o padrão de
visualização quando incializamos o software.
O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas
relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as
informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de
barras.
No lado esquerdo desse modo de exibição estão as
colunas nas quais você pode inserir e modificar os nomes,
durações, datas de início e de término e outras
informações sobre as tarefas.
No lado direito desse modo de exibição, você pode usar as barras de Gantt para exibir
graficamente as durações das tarefas e as datas de início e de término em uma escala de
tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as tarefas do
seu projeto estão agendadas para ocorrer.
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Use o Gráfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas;

Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas;

Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas;

Controlar o andamento do seu projeto;

Alterar as informações exibidas;
Alterar as unidades de tempo que são exibidas;
Padronizando Procedimentos
Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar
o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opção Tools (Ferramentas) do Menu
Principal, selecione Options... (Opções...).
Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de duração das tarefas. Inicialmente,
o padrão é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo da duração da
tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS
Project assume a duração em dias. Se quiser alterar este padrão, após acessar a tela
Options... (Opções...), clique em Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered
in (A duração é inserida em) para o valor desejado como padrão.
Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS
Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de
trabalho, horário do expediente e feriados. O calendário padrão (Standard) pressupõe
que:





A semana começa no domingo
Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira
Os dias de descanso são o sábado e o domingo
O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00
Não há feriado
É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de
cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto.
Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia Calendar
(Calendário) que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que
nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas.
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2.2.2. A Planilha de Recursos:
O modo de exibição Planilha de Recursos exibe as informações sobre cada
recurso do Projeto.
Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informações sobre recursos do projeto;

Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;

Analisar os custos dos recursos;

Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).
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2.2.3. O Gráfico de Recursos:
O modo de exibição Gráfico de recursos exibe graficamente as informações sobre
a alocação, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar
as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um
recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de
informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os
recursos selecionados) de modo que possa compará-los.
Use o Gráfico de Recursos para:





Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação.
Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar.
Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha.
Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional.
Analisar os custos dos recursos
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2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas
atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão
que desempenhar no projeto.
Use a Planilha de Uso do Recurso para:







Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;
Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação.
Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme.
Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de
trabalho adicionais.
Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas
específicas.
Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica.
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitações do trabalho.
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2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa:
O modo de exibição Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os recursos
atribuídos agrupados abaixo delas.
Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:






Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas.
Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo,
trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e
disponibilidade de trabalho.
Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os
recursos.
Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas
específicas.
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitações do trabalho.
Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data
posterior.
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2.2.6. O Diagrama de Rede:
O Diagrama de Rede é um modo de visualização que mostra as dependências
entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são
representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por
linhas que conectam as caixas.
Use o Diagrama de Rede Para:

Criar e ajustar a sua agenda;

Vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as
datas de início e término;

Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não
iniciadas;

Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas
específicas.
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3. Criação e Edição de Projetos
3.1. Visão Geral:
Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua vez,
segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto abaixo.
Alocação
dos Recursos
Planejamento
do Escopo
Formatação
Inicial do
Project
Estimativa
dos Custos
Montagem
da Equipe
Planejamento
dos Recursos
Definição das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Definição do
Cronograma
Determinação
do Tipo de
Atividade
Duração das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Se seguirmos o tutorial e o esquema acima, seremos capazes de elaborar e
realizar modificações necessárias em um projeto.
3.2. O Tutorial:
4.2.1. Abra o MS Project 2013 em um novo projeto em Arquivo/Novo;
4.2.2. Crie um modelo de trabalho no software;
4.2.3. Realize uma formatação inicial no seu modelo de trabalho;
4.2.4.Salve-o com outro nome (sugestão: nomedoprojeto@@@#.mpp, onde
@@@ é a versão do projeto e # assume valores p – planejamento ou e –
execução);
4.2.5. Defina um escopo básico do seu projeto, ou seja, os objetivos do projeto,
sua
duração
máxima
prevista
e
recursos
necessários
em
Arquivo/Propriedades/Resumo/Comentários;
4.2.6. Defina a data de início do projeto em Projeto/Informações Sobre Projeto;
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4.2.7. Defina a estrutura de eventos e a duração de cada evento do projeto no
Gráfico de Gantt/Exibir/Tabela/Entrada;
4.2.8. Defina os vínculos entre as tarefas, caso seja necessário, no ícone vínculo
entre projetos na Barra de Ferramentas;
4.2.9. Determine para cada atividade se esta é de Duração Fixa, Unidade Fixa ou
Trabalho Fixo; assim como se é ou não Controlada pelo Empenho. Clicar duas
vezes em cada atividade e pasta Avançado.
4.2.10. Defina os recursos de trabalho do projeto através da Planilha de
Recurso;
4.2.11. Aloque cada recurso ao respectivo evento através do Gráfico de Gantt/
Teclar Alt + F10;
4.2.12. Defina os recursos materiais, para cada atividade, aloque nas respectivas
atividades através do Gráfico de Gantt/ Teclar Alt + F10;;
4.2.13. Verifique a existência de possíveis conflitos na alocação de recursos
(Planilha de Recursos);
4.2.14. Caso haja conflito, depois de verificado quais recursos apresentam
conflitos, verifique para cada recurso o tipo possível de conflito (no Gráfico de
Recursos e na planilha de Uso do Recurso e Uso da Tarefa) e realoque os
recursos de modo a eliminá-lo, voltando para o item anterior. Não havendo
conflito passe para o item seguinte;
4.2.15. Utilizando o Gráfico de Gantt, analise o seu planejamento e faça, se
preciso, os ajustes necessários;
4.2.16. Salve o arquivo como arquivo de planejamento;
4.2.17. Salve a linha de base;
4.2.18. Salve como arquivo de execução (sugestão: nomedoprojeto@@@#.mpp,
onde @@@ é a versão do projeto e # assume valores p – planejamento ou e –
execução);
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3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2013:
Ao abrir o MS Project 2013 pela primeira vez, ele apresentará uma janela com o
software e outra com a sua ajuda.
Utilize-se da ajuda do próprio software sempre que precisar. Ela é de grande
auxílio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.
Feche ou minimize a ajuda. Em seqüência, vamos criar um modelo de trabalho.
3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2013:
O MS Project 2013 possui, por padrão, uma formatação própria que nem sempre
representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Além disso a criação de um
modelo facilitará nossos trabalho futuros.
Com o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
3.2.2.1.
3.2.2.2.
Clique, na Barra de Ferramentas, no ícone Novo;
Na janela Informações sobre o projeto, clique em OK;
Deverá abrir a seguinte janela:
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Como estaremos trabalhando com um modelo, não se faz necessário estabelecer
a data de início de projetos agora. Então, basta apenas manter todas as informações e
clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre esta janela de
Informações sobre o projeto.
3.2.3. Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Salvar;
Deverá aparecer a seguinte janela:
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Siga os procedimentos abaixo:
 No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.
 No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.
 Clique em salvar.
Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project 2013, a etapa
seguinte será a de formatá-lo segundo as nossas necessidades.
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3.2.4.
Formatando o Modelo de Trabalho:
Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos:
3.2.4.1. Defina o tipo de Cronograma “Padrão”, na Barra de Ferramentas,
em Ferramentas/Opções/Calendário.
Na pasta Calendário, na janela Opções, defina a estrutura padrão de trabalho da
sua organização. Por exemplo, por padrão, o MS Project 2013 define a Hora de início
padrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for
08:00, digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui para
definir o padrão de calendário da sua organização. Quando estiver terminado clique no
ícone Definir como padrão e em OK.
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3.2.4.2. Defina a carga horária padrão, os dias úteis e os feriados ao longo
da duração do projeto em Ferramentas/Alterar Período Útil.
Nesta janela devemos alterar o padrão do MS Project 2013 para o período de
trabalho desejado. Por padrão, este software não possui nenhum feriado marcado e o
horário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00.
Como exemplo, vamos alterar o horário padrão, de segunda-feira a sexta-feira,
08:00 às 12:00 e de 14:00 às 19:00. Para isso, na janela Alterar período util, no espaço
“Data(s) selecionada(s)”, clique nas letras dos respectivos dias que queremos modificar,
segure o botão direito clicado e arraste passando de “S, T, Q, Q até S”. Você deverá ter a
janela na aparência da figura acima. No espaço “Definir a(s) data(s) selecionada(s)”
como: Modifique o horário para o nosso horário sugerido como exemplo.
Este nosso procedimento irá modificar o horário para todos os dias da semana, de
todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso você possa precisar modificar
um dia específico, semana ou mês, basta clicar nos dias ou nas semanas ou no mês sem
selecionar pelas letras da semana como feito acima.
Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2002.
Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”, clique na seta
para baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de dezembro. Clique no dia
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25 e em seqüência no espaço “Período de Folga”, no campo “Definir a(s) data(s)
selecionada(s)”, como na figura abaixo.
Deste modo, podemos fazer qualquer adaptação no calendário do MS Project
2013 para que ele reflita exatamente o calendário que queremos.
Ao final de sua formatação, clique em OK.
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3.2.5. Trabalhando com um Novo Arquivo:
Após ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu
projeto.
Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma pasta para
guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.
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3.2.6.
Defina o Escopo Básico do seu Projeto
Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas envolvidas, as
pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcançar. Para ajudá-lo a se
lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre o
projeto e consultá-las ou imprimi-las quando necessário.
Siga os seguintes procedimentos:


No menu Arquivo, clique em Propriedades.
Na guia Resumo, insira as informações para o seu projeto, tal como as
pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o
objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitação conhecida que
possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais sobre o
projeto.
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3.2.7.
Defina a Data de Início do Projeto:
Após a definição de um escopo básico para o nosso projeto e criar um novo
arquivo, devemos designar uma data de início ou término provável do projeto. Caso você
não queira ou não tenha certeza da data de início ou término do projeto, o Microsoft
Project usará automaticamente a data atual como a data de início e você poderá inserir a
data posteriormente.
Para definir a data de início do projeto, siga os seguintes procedimentos:
 Clique em Projeto e Informações sobre projeto na barra de
ferramentas Padrão;
 No campo Agendar a partir de, selecione se você deseja agendar a
partir do fim ou do início do projeto. O agendamento A partir da data de
início do projeto indisponibiliza que você escolha a data final do projeto.
Toda a duração do projeto será calculada a partir do início estipulado. O
agendamento a partir da data de término do projeto indisponibiliza que
você selecione a data de início do projeto. Toda a duração do projeto
será calculada a partir do final determinado.
 No campo Data de início, selecione a data desejada se você escolheu o
agendamento a partir da data de início do projeto;
 No campo Data de término, selecione a data desejada se você
escolheu o agendamento a partir da data de término do projeto;
 Clique em OK.
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3.2.8.
Definindo a Estrutura e os Vínculos de Tarefas do Projeto:
No MS Project 2013, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), são
denominadas Tarefas. Tarefas são atividades que tem início e fim determinados e a
conclusão de uma tarefa é pré-requisito para a conclusão do projeto. Os projetos são
constituídos de tarefas.
3.2.8.1.
Inserindo Tarefas no Projeto:
Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:
 No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do
seu projeto;
 Digite ENTER.
Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre será o nome do próprio projeto!
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3.2.8.2.
Criando uma Estrutura de Tarefas:
Depois que você inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e
adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham
características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma
tarefa abrangente ou tarefa resumo.
Você pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e
as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas
subtarefas, que são as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Você
pode recuar tarefas em quantos níveis precisar para refletir a organização do
seu projeto.
Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:
 Após ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que vc deseja e
clique em Recuo na Barra de Formatação para recuar a(s)
tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que será a tarefa resumo.
Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser recuadas a
direita!
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3.2.8.3.
Vinculando Tarefas:
Depois de decidir a ordem das suas tarefas, você estará pronto para
colocá-las em seqüência vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo,
algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa
sucessora. Outras podem depender da data de início de uma tarefa
predecessora.
Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependência entre
tarefas. Quando você vincula tarefas, é definida uma dependência entre as
datas de início e de término.
Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:


No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar vincular.
Clique em Vincular tarefas .
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3.2.8.4.
Tipo de Vínculos:
Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Você
vincula tarefas definindo uma dependência entre as datas de início e de
término. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do
início da tarefa "Pintar Parede". Há quatro tipos de dependência entre tarefas
no Microsoft Project:

Término-a-início (TI)
A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.
A
B

Início-a-início (II)
iniciada.
A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja
A
B

Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A)
termine.
A
B

Início-a-término (IT)
iniciada.
A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja
A
B
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3.2.8.5.
Alterando os Vínculos entre Tarefas:
Há quatro tipos de dependência entre tarefas: término-a-início (TI),
início-a-início (II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT).
Para alterar o tipo de vínculo, siga os passos abaixo:


No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a linha
de vínculo;
Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vínculo
desejado.
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3.2.9. Definindo a Duração das Tarefas:
Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma
tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme
definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a
tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7
dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser
inseridos em uma duração decorrida.
Não se deve inserir datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O
Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tarefa e em
como elas são relacionadas.
O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo.
Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite a quantidade
de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou minutos, sem contar
o período de folga.
Você pode usar as abreviações a seguir:





meses = me
semanas = s
dias = d
horas = h
minutos = m
3.2.9.1.
Duração Estimada?
Duração estimada é uma duração para a qual você tem informações suficientes
apenas para determinar um valor provisório e não final.
Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma
duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de
duração.
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3.2.10. Determinando o Tipo de Tarefa:
Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que
possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho.
O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você
adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os
recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.
Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover
recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes,
novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.
Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar
esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente,
sabemos que se em vez de um pintor nós tiver dois pintores, a tarefa de pintar esta sala
deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração
desta modificou. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de
empenho.
Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma
viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não
importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma. Ou
seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo,
esta é uma atividade que não possui controle de empenho.
3.2.10.1. Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo.
Devemos além de determinar se a tarefa tem ou não controle de
empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Duração
Fixa ou Trabalho Fixo.
A manutenção da quantidade de trabalho constante no
agendamento controlado pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na
duração e nas unidades dependendo do tipo de tarefa.
Por padrão, no MS Project 2013 as tarefas são de Unidades Fixas
e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem
atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará
executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso terá o efeito
adicional de reduzir a duração.
Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo
empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que
cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida
da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito
adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos
unidades de atribuição.
Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo
empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas
controladas pelo empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será
distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá.
3.2.10.2. Como Escolher o Tipo de Atividade:
Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:
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


No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes
sobre ela;
Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa
tem controle de empenho ou não;
Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades
Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.
3.2.11. Definindo os Recursos do Projeto:
A atribuição de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padrão, o
Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos
atribuídos e na sua alocação à tarefa. Além disso, se você atribuir recursos, o Microsoft
Project poderá fornecer informações para ajudá-lo a gerenciá-los. Por exemplo, o
Microsoft Project pode identificar os recursos que precisarão trabalhar com horas extras e
informar o custo de cada recurso.
Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos
de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.
Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela
conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto e
atribuí-los às tarefas.
Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a
quantidade de material usada na conclusão das tarefas.

Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as
responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é
menor.
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
Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua
provável conclusão.

Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante
trabalho.

Controlar o tempo e os custos dos recursos
3.2.11.1. Tipos de Recurso:
Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho para
concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.
Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados para
completar as tarefas de um projeto.
3.2.11.2. Criando uma Lista de Recursos:
Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações
sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez,
criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas
tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de
unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso.
Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo:




Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;
No campo Nome do recurso, digite os recurso;
No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material;
Preencha as demais informações sobre o recurso.
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3.2.12. Alocando Recursos:
Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:


Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt.
No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que será atribuída um recurso



Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir recursos
No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa.
Clique em Atribuir.
.
Sugestões:
 Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100
no campo Unidades.
 Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos nãoadjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.
 Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que
100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se
necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.
 Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está
atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra
de tarefas no Gráfico de Gantt.
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3.2.12.1. Alterar a agenda de trabalho de um recurso
Como padrão, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendário do
projeto são os dias livres e as horas de trabalho padrão para cada recurso. Caso seus
recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, você pode usar esse calendário para todos
os recursos. Mas, se precisar especificar períodos de trabalho diferentes para recursos
específicos, você pode modificar calendários de recursos individuais para tais recursos.



No menu Ferramentas, clique em "Alterar o período Útil".
Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar.
No calendário, selecione os dias que você deseja alterar.
3.2.13. Superalocação de Recursos:
Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podem
concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a
superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.
Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será necessário
determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados e a quais
tarefas estão atribuídos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem
ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento
quando o recurso estiver disponível.
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Para verificar superalocação, siga os passos abaixo:






No menu Exibir, clique em Uso do recurso.
O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso está
trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cada tarefa e as
horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo.
Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefas listadas
sob seus nomes.
Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuído no campo
Nome do recurso.
No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados.
Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados serão exibidos e
realçados.
3.2.13.1. Para solucionar superalocação:
Podemos resolver superalocação de dois modos: Reduzindo o trabalho de um
recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.
3.2.13.1.1. Reduzir o trabalho de um recurso
Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais de
trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um
período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização
de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa
em um nível mais detalhado.

Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados embaixo
das tarefas às quais estão atribuídos.
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
Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de trabalho
individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.
 Atenção: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma
atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.
 Obs: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores
de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão
atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
3.2.13.1.2. Reatribuir trabalho a outro recurso
Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros
métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro
recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir manualmente sua
agenda reatribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite causar uma superalocação
do recurso de substituição.





Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocação.
Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada, examine a
disponibilidade de outros recursos em tal dia.
Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita reatribuir.
Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.
4. A Linha de Base:
4.1.que é uma linha de base?
Uma linha de base é um conjunto de ESTIMATIVAS-CHAVES originais
sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas,
recursos, atribuições e custos inseridos no plano do projeto.
4.2.Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas
originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos
quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos,
atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as
informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as
durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho
concluído em uma atribuição.
Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as
variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por
exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$50,00, mas registrar um
custo agendado de R$60,00, a variação de custo será de R$10,00. Monitorando as
variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto
não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só
poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de
base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar
uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos.
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4.3.Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano
do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais
você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores
estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos
e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar.
Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados
atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa
diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Você
poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto,
se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.
4.4.O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?
Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados
dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo
separado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project
copia as informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha
de base e Término da linha de base. Você pode modificar os dados da linha de
base para acomodar as alterações efetuadas no projeto, como, por exemplo, a
combinação, adição e exclusão de tarefas. Também pode remover todos os dados
limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar
usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.
4.5.Como criar uma linha de base?






Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir:
Na barra de ferramentas, clique no ícone Salvar,
Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto;
Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execução do projeto;
Clique em OK;
Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de base;
Clique em OK.
5. Acompanhando o Projeto:
Quando você gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do triângulo do
projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os outros dois.
Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de recursos podem
causar problemas em sua agenda.
Se você mantiver as informações do projeto atualizadas, você sempre poderá ver
o status mais recente do projeto. Dessa forma, você pode identificar mais cedo os
problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Microsoft Project para
encontrar soluções.
Para manter o seu projeto dentro da programação, certifique-se de que as tarefas
iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar
problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Você pode então ajustar a
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dependência entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir algumas tarefas para atender os
seus prazos finais.
O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda
original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de base, mas antes de
ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibição Gantt de controle
mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais
sincronizadas.
Para acompanhar um projeto no MS Project 2013, siga os passos abaixo:

No menu Exibir, clique em Gantt de controle.

Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique em
Variação.

Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação.

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle.

Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.

Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida,
clique em Atualizar como agendado .

Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu Exibir, clique em
Gráfico de Gantt.

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em atualizar tarefas .

Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término.

Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja 100%
concluída; o Microsoft Project assumirá que a data está correta e reagendará as
tarefas apropriadamente.

Clique em OK.
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6. Anexo I - Exercício Projeto de Reforma de Escritório
Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritório.
ATIVIDADES
Início do Projeto
Planejamento
Escrever proposta
Contratar arquiteto
Localizar nova instalação
Apresentar a proposta
Aprovação pela corporação
Negociar novo aluguel
Finalizar plantas
Selecionar subcontratados
Contratar empresa de mudanças
Submeter plantas
Permissão recebida
Remodelagem
Demolição do espaço existente
Estruturar paredes interiores
Instalação elétrica
Instalação de linhas telefônicas e de dados
Terminar paredes
Instalar portas e hardware
Pintura
Instalar carpetes no espaço do escritório
Instalar vinil: sala do servidor
Acabamento e fixação final
Testar sistemas
Retocagem
Limpeza final
Remodelação completada
Mudança
Espaço do escritório
Desconectar computadores/equip.
Desmontar móveis
Mudar móveis/equip./caixas
Montar móveis
Reconectar computadores/equip.
Espaço do escritório completado
Sala do servidor
Desconectar servidor
Mover servidor
Reconectar servidor
Testar servidor
Sala do servidor completada
Reinauguração do Escritório
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DURAÇÃO
0d
10d
3d
2d
1s
2d
0d
4d
2s
1,5s
3d
1,5s
0d
10d
3d
4d
6,5d
3d
2s
3d
4d
3d
3d
1s
2d
3d
2d
0d
2d
2d
2d
2d
4h
2d
2d
0d
2d
2d
4h
2d
1d
0d
0d
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Referências
1. Prado, Darci – Usando o MS Project 2003 em Gerenciamento de Projetos – Belo
Horizonte Ed. DG, 2004.
2. Idem – Planejamento e Controle de Projeto – Belo Horizonte, Ed. DG, , 1998.
3. Mendes, João Ricardo B. – Gerenciamento de Projetos – RJ, Ed. Ciência Moderna,
2006.
4. https://www.youtube.com/watch?v=kl94fFD-Ipg
Esse Guia Rápido de operações do MS-Project tem como objetivo
exclusivamente aplicações educacionais básicas, sendo vedado o seu uso para fins
comerciais.
MS-Project 2013
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