Secreteriaat documentatie

Point2Share handleiding secretariaat SP2013
4 september 2014
SharePoint 2013 app versie 1.8.3
Wat is Point2Share?
Met Point2Share kunt u eenvoudig deelnemen aan vergaderingen die zijn georganiseerd binnen uw bedrijf. U maakt daarbij gebruik van uw
iPad voor de actuele informatie van de vergadering. U beschikt altijd over de juiste informatie als tijdstip, locatie, agenda en de juiste versie
van de documenten die horen bij de vergadering. Point2Share geeft u deze informatie ongeacht tijdstip of locatie. Dit document geeft een
beschrijving van het gebruik van Point2Share vanuit een secretariaat gezichtspunt.
Inleiding
Dit document geeft u, als secretariaat medewerker of verantwoordelijke voor vergaderingen binnen uw organisatie, een handvat voor het
aanmaken en beheren van:
Vergaderingen
Toevoegen van agendapunten en documenten
Wijzigen van een reeds geplande vergadering
Begrippenlijst;
Overlegorgaan
Een overlegorgaan is een door de organisatie bepaalde groep mensen die samenwerken en vergaderingen bijwonen van hetzelfde
type. Binnen een organisatie is de functioneel beheerder van SharePoint verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de
Point2Share back office voor die groep mensen (het aanmaken van het overlegorgaan).
Documenteisen
Enkel documenten van het type PDF of PDF/A kunnen worden gebruikt in de back office van Point2Share. Andere type als
bijvoorbeeld DOC of DOCX kunnen worden toegevoegd in de Point2Share back office maar zijn voor eindgebruikers niet te
raadplegen op hun tablet.
Wat heeft u nodig?
Om vergaderingen te kunnen aanmaken en beheren voor de overlegorganen (overleggroepen / -structuren) waarvoor u verantwoordelijk bent
in uw organisatie, is enkel een compatibele browser op uw werkplek noodzakelijk. Naast een browser dient u geautoriseerd te zijn om binnen
de back office omgeving van Point2Share te werken (login gegevens). De Functioneel beheerder van deze Point2Share back office omgeving
heeft u in een eerder stadium rechten gegeven op die overlegorganen waarvoor u verantwoordelijk bent.
Navigeren naar het juiste overlegorgaan (overleggroep / -structuur)
Afhankelijk van de inrichting van het intranet van uw organisatie kost navigeren naar het juiste overlegorgaan enkele muisklikken. In deze
paragraaf wordt een voorbeeld gegeven van een veel voorkomende inrichting van een bedrijfsintranet. Eventuele afwijkingen hierin m.b.t. uw
eigen organisatie kunt u bespreken met de functioneel beheerder van uw organisatie.
1. Navigeer met uw browser naar de organisatie intranetomgeving (bijvoorbeeld https://intranet.uworganisatie.nl)
2. Navigeer naar uw organisatie onderdeel waarvoor u vergaderingen wilt opvoeren / onderhouden
mogelijk heeft uw organisatie een structuur dat afdelingen zijn ondergebracht onder de kop samenwerken
3. Op het organisatiedeel van toepassing wordt de Point2Share back office via een link beschikbaar gesteld
2 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT
Break
Point2Share Back office opzet
De back office van Point2Share bestaat uit twee delen; een kalender- en een vergadering-deel. De kalender is het deel waarop u binnenkomt
na het klikken op de link Point2Share het betreffende organisatiedeel.
Kalender
De kalender toont de onderstaande functionaliteiten die later in het
document in detail worden beschreven;
1. Mogelijkheid tot wijzigen overlegorgaan naam (in het
voorbeeld hierboven 'Sales en accountmanagement'
2. Mogelijkheid tot andere weergave van de kalender
(standaard maand, mogelijkheden week en dag)
3. Overzicht van overlegorgaan eigenaren (secretariaat)
4. Overzicht van standaard genodigden van het betreffende
overlegorgaan
5. Mogelijkheid tot toevoegen algemene documenten aan het
betreffende overlegorgaan
6. Mogelijkheid tot toevoegen van ad hoc vergadering (via dag
op de kalender)
7. Mogelijkheid tot toevoegen reeks van vergaderingen (via
dag(en) op de kalender)
8. Mogelijkheid tot beheer van standaard agendapunten voor
vergaderingen binnen dit overlegorgaan
9. Mogelijkheid tot beheer van categorieën van algemene
documenten voor dit overlegorgaan
Vergaderingen
De vergadering toont de onderstaande functionaliteiten die later in
het document in detail staan beschreven;
1. Naam overlegorgaan als navigatie terug naar de
kalenderview
2. Mogelijkheid tot toevoegen agendapunten en
sub-agendapunten aan de vergadering
3. Mogelijkheid tot rangschikken agendapunten en
sub-agendapunten
4. Mogelijkheid tot toevoegen van documenten aan de
vergadering
5. mogelijkheid tot koppelen documenten aan agendapunten
en sub-agendapunten
6. mogelijkheid tot publiceren van de vergadering
(beschikbaar stellen voor op devices als iPad en Windows
8)
7. Overzicht van overlegorgaan eigenaren (secretariaat
medewerkers)
8. Overzicht van standaard genodigden van de vergadering
+mogelijkheid tot toevoegen van uitzonderingen daarop
9. Mogelijkheid tot 'inline' aanpassen van algemene gegevens
van de vergadering
10. Mogelijkheid tot het toevoegen algemene agendapunten
van het overlegorgaan aan de vergadering
Kalender
Om de naam van het overlegorgaan te wijzigen (deze is immers initieel door de functioneel beheerder van uw organisatie aangemaakt en
kan afwijken van wat u als overlegorgaan eigenaar wenst) klikt u op de overlegorgaannaam in het blauwe rechthoek links bovenin. De
huidige naam zal worden geplaatst in een tekstveld. Wijzigen van de naam via uw toetsenbord en bevestigen met een <<enter>> is
voldoende om deze naam als overlegorgaan door te voeren op de devices (iPad en / of Windows 8 tablets) van uw gebruikers /
vergaderleden.
De weergave van de kalender is initieel altijd in maand modus. Tijdens de browsersessie kunt u deze naar wens aanpassen naar week of
dag modus. Deze verandering gaat echter verloren op het moment dat u de browser sluit en opnieuw zou openen voor dit overlegorgaan. Het
aanpassen naar een andere weergave doet u met de grote rechthoekige blauwe knoppen maand/ week / dag rechtsboven. De vandaag knop
brengt u, indien eerder genavigeerd naar een ander maand, week of dag, terug naar de maand, week of dag van de huidige dag (ie.
vandaag).
3 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT
De lijst met secretariaat medewerkers en lijst met standaard genodigden zijn door de functioneel beheerder bij het aanmaken van het
overlegorgaan geconfigureerd. U bent aangemerkt als secretariaat medewerker. De gedachte achter deze filosofie van standaard
genodigden is dat de groep mensen, waarvoor dit overlegorgaan van toepassing is, een vaste groep is binnen het organisatie onderdeel (zie
eerdere kopje 'Navigeren naar juiste overlegorgaan'). De rechten die gelden voor de groep zijn in veel organisaties ook van toepassing op het
vergaderen gedeelten van die groep mensen. Met andere woorden, personen die onderdeel uitmaken van een organisatie onderdeel mogen
ook Point2Share gebruiken binnen dat organisatie onderdeel. Niet uitgesloten dat u voor vergaderingen uitzonderingen kunt maken door
extra mensen uit te nodigen voor een specifieke vergadering van het overlegorgaan (standaard genodigden uitsluiten van een specifieke
vergadering is echter niet mogelijk).
Algemene documenten zijn documenten die gerelateerd zijn aan het overlegorgaan maar niet per definitie horen bij een specifieke
vergadering uit het overlegorgaan. Denk hierbij aan bijvoorbeeld documenten als statuten o.i.d.
Toevoegen algemeen document
Klik op als secretariaat op het plus icoon om een nieuw document
toe te voegen aan de algemene documenten bibliotheek. Een
pop-up verschijnt met de mogelijkheid tot browsen naar het
document op uw lokale werkstation of gekoppelde netwerk schijf.
Opmerkingen bij de versie hebben geen invloed op de Point2Share
oplossing. Deze informatie is enkel voor gebruik binnen uw Intranet
omgeving (SharePoint 2013). Informatie die u hier eventueel ingeeft
zal nimmer beschikbaar worden op de eindgebruikers Point2Share
tablet app.
Algemene documenten categorieën
Algemene documenten kunnen worden onderverdeeld in
categorieën. Deze categorieën kunnen per overlegorgaan worden
beheerd door de secretariaat medewerker(s) van het betreffende
overlegorgaan. Elke categorie is een filter optie in de tablet app (iOS
of Windows 8). Aandachtspunt bij de inrichting van algemene
documenten voor de situatie dat gebruikers rechten hebben op
meerdere overlegorganen. Voor de inrichting categorieën van
algemene documenten is het raadzaam om als secretariaat
medewerker heel spaarzaam te zijn met het inzetten van
categorieën op algemene documenten. Hiervan zijn er maximaal 5
beschikbaar.
Klik op het "tandwiel icoon" rechts bovenin om de categorieën van
algemene documenten te beheren. In de pop-up kunt categorieën
toevoegen door op de link of plus icoon te klikken. Wijzigen van een
eerder opgevoerde en gebruikte categorie naam zal automatisch die
documenten die gekoppeld waren aan de betreffende categorie
wijzigen in de nieuwe categorie.
Toevoegen van een ad hoc vergadering of een reeks van vergaderingen kan via de kalender weergave. Door met de muis over een dag te
"hoveren" (te bewegen) verschijnt op die dag een toevoegen link. Door hierop te klikken verschijnt een pop-up waarin zowel een ad hoc
vergadering als een reeks van vergaderingen kan worden ingevoerd. Na het toevoegen van een ad hoc of reeks vergadering(en) verschijnt er
een blauw blok met tijd en titel van de vergadering (bij een reeks verschijnt tevens een herhaal icoon, klikken op het herhaal icoon
geef
t opnieuw de pop-up om de reeks te wijzigen. Ad hoc vergaderingen kunnen enkel op de vergaderingen gedeelten worden aangepast (of
worden verwijderd). Om te navigeren naar de details van een vergadering klikt u op de link in het blauwe blok (de titel van de vergadering).
4 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT
Break
De titel is een verplicht veld bij een vergadering, overige velden
kunnen eventueel later worden aangepast / worden toegevoegd. Om
een reeks vergaderingen toe te voegen (bijvoorbeeld een
maandelijks regulier overleg voor de gebruikers van dit
overlegorgaan) klikt u het vakje aan bij de tekst "Terugkeerpatroon".
De volgende mogelijkheden verschijnen dan;
Voordat u wellicht navigeert naar de details van een vergadering om agendapunten en / of documenten eraan toe te voegen kunt op de
kalender weergave nog algemene agendapunten beheren. Algemene agendapunten zijn agendapunten die vaak voor het betreffende
overlegorgaan van toepassing zijn. Om algemene agendapunten te beheren klikt u op het "tandwiel icoon" rechts bovenin het scherm (waar u
ook de algemene documenten categorieën kunt beheren). In een pop-up verschijnt de mogelijkheid om agendapunten en sub agendapunten
te beheren die voor meerdere vergaderingen van dit overlegorgaan toepasbaar zijn. Het koppelen van de standaard agendapunten op een
specifieke vergadering doet u op de vergadering zelf.
Vergadering
Bij vergaderingen kunt u terug navigeren naar de kalender door te klikken op het blauwe rechthoek met de titel van het overlegorgaan links
bovenin de pagina. U kunt in de linker kolom op de pagina agendapunten toevoegen door te klikken op het plus icoon achter het label
"Agendapunten". Er verschijnt in de linker kolom een blok met een nummer (1), titel (Vergaderpunt) en tijdindicatie (0). U kunt door middel
van "inline editing" de titel van het agendapunt punt en de tijdsduur (indien gewenst) van het agendapunt wijzigen. Wijzigingen worden door
het gebruik van de <<enter>> toets opgeslagen. Om een nieuw agendapunt toe te voegen klikt u nogmaals klikken op het "plus icoon" achter
het label "Vergaderpunten" of, indien u een sub-agendapunt wilt toevoegen aan het eerste agendapunt, door te klikken op het plus icoon in
het blok rechts van agendapunt 1. Om Agendapunten te rangschikken in volgorde sleept u deze d.m.v. de muis naar boven of naar beneden,
nummering van agendapunten en / of sub-agendapunten wordt automatisch aangepast door het systeem.
Rangschikken agendapunten
In het voorbeeld wordt een agendapunt (3) worden versleept
bovenop agendapunt 2. Het gevolg is dat agendapunt 3 een
sub-agendapunt wordt van agendapunt 2 en wel 2a. Het al
bestaande sub-agendapunt 2a wordt gewijzigd in sub-agendapunt
2b (2b wordt 2c). De locatie waar (of waarop) een gesleept
agendapunt (of sub-agendapunt) kan worden losgelaten is
gemarkeerd met een blauwe stippellijn. De locatie waar een
gesleept agendapunt (of sub-agendapunt) wordt geplaatst is
gemarkeerd met een groene stippellijn.
De volgende variaties zijn (nog meer) mogelijk in het voorbeeld;
1. Agendapunt 3 wordt versleept naar locatie 1 (rood bolletje
met getal 1 daarin). Het gevolg is dat agendapunt 3,
agendapunt 1 wordt. Agendapunt 1 wordt agendapunt 2.
Agendapunt 2 wordt 3 en eerdere agendapunt 2a en 2b
zullen 3a en 3b worden.
2. Agendapunt 3 wordt versleept naar locatie 2. Het gevolg is
dat agendapunt 3 een sub-agendapunt van agendapunt 1
wordt, 1a. Agendapunt 2 en sub-agendapunt 2a blijven
ongewijzigd.
3. Agendapunt 3 wordt versleept naar locatie 3. Het gevolg is
dat agendapunt 3, agendapunt 2 wordt. Agendapunt 2 zal
agendapunt 3 worden en eerdere sub-agendapunt 2a en 2b
zullen 3a en 3b worden.
4.
5 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT
4. Agendapunt 3 wordt versleept naar locatie 4. Het gevolg is
dat agendapunt 3 sub-agendapunt 2b zal worden en dat de
huidige sub-agendapunt 2b agendapunt 2c zal worden.
5. Agendapunt 3 wordt naar locatie 5 of 6 versleept. Het
gevolg is dat de situatie blijft zoals deze was. Het is een
mogelijkheid voor de gebruiker om het verslepen te
annuleren.
Wijzigingen door rangschikken hoeven niet te worden opgeslagen door de gebruiker na verslepen van agendapunten en / of
sub-agendapunten met een 'save knop'; opslaan geschiedt geheel automatisch. Agendapunten en sub-agendapunten worden verwijderd
door te klikken op het rode kruis welke verschijnt wanneer u met de muis over een agendapunt of sub-agendapunt beweegt. Agendapunten
die sub-agendapunten bevatten worden pas verwijderd als alle sub-agendapunten eerst zijn verwijderd. Om een vergadering te voorzien van
de standaard (sub-)agendapunten dient u in plaats van klikken op het "plus icoon" achter het label "Agendapunten" in de eerste kolom,
klikken op de knop "Standaard". Daarmee voegt u in een keer de standaard agendapunten toe, mits door u opgevoerd in het
kalendergedeelten.
In de tweede kolom kunnen documenten aan de vergadering worden toegevoegd. Afhankelijk van de gebruikte browser is verslepen van
documenten vanuit een Windows verkenner mogelijk of juist niet. In geval van het laatste zal niet het kader met tekst en icoon worden
getoond in de betreffende kolom maar wordt net als bij agendapunten een plus icoon getoond achter het label "Documenten".
Toevoegen documenten met verslepen functie
Het verslepen van documenten vanuit de Windows verkenner is
mogelijk indien u gebruikmaakt van Microsoft Internet Explorer
versie 10. Open uw Windows verkenner en navigeer daarbinnen
naar de locatie met de bestanden die u wilt toevoegen aan de
vergadering. U heeft de mogelijkheid om meerdere bestanden
tegelijk selecteren en deze vervolgens met de muis verslepen naar
het kader met icoon onder het label "Documenten". Het kader (de
"dropzone") verandert van een blauwe stippellijn in een groene
stippellijn zodra u de bestanden loslaat om up-te-loaden naar de
vergadering vanuit uw Windows verkenner.
Zodra de documenten zijn toegevoegd aan de vergadering zijn deze
op vergadering niveau gekoppeld. Per toegevoegd document
verschijnt er een blauw blok in de tweede kolom.
U kunt per document de Titel en de Enterprise Keywords (ondernemingstrefwoorden) aanpassen cq. toevoegen. Enterprise Keywords zijn
labels gekoppeld aan het document waarop eindgebruikers in de tablet app kunnen zoeken om het document te kunnen vinden (naast dat de
gebruiker kan zoeken op de naam van het document). Om het document via de browser te kunnen bekijken dient u te klikken op het blauwe
pdf icoon. Een nieuw tabblad opent met de inhoud van het document.
NB. In de eerdere versies was uploaden van niet PDF bestanden niet mogelijk. Inmiddels kunnen inde back office applicatie ook
DOC en DOCX bestanden worden gebruikt. Deze bestanden worden niet op de back office omgezet naar PDF maar dit geschied op
de iPad van de gebruiker. Voor een Windows 8.1 tablet eindgebruiker geldt dat de DOC en DOCX bestandsformaten ook niet
worden omgezet naar PDF op de tablet. De documenten openen op het Windows 8.1 device in het daarvoor standaard ingestelde
programma. Annoteren is daarmee voor de Windows 8.1 eindgebruiker uitgesloten. Wilt u uw Windows 8.1 eindgebruikers toch het
document kunnen laten annoteren, dan dient u alsnog het document in PDF formaat te uploaden in de vergadering.
Mocht u niet beschikken over de eerder genoemde Microsoft Internet Explorer IE10 dan krijgt u de alternatieve manier van toevoegen
documenten te zien in een vergadering (toevoegen op de klassieke SharePoint wijze met een zoekvenster voor het document. Dezelfde die
in gebruik is om Algemene documenten toe te voegen aan het overlegorgaan, zie eerder in dit document).
Koppelen documenten aan agendapunten of sub-agendapunten
6 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT
U kunt de toegevoegde documenten koppelen aan agendapunten of
sub-agendapunten. Dit doet u door deze met de muis te verslepen
naar een agendapunt of sub-agendapunt. De locatie waarop
(agendapunt of sub-agendapunt) een gesleept document kan
worden losgelaten is gemarkeerd met een blauwe stippellijn. De
locatie waar een gesleept document geplaatst is wordt gemarkeerd
met een groene stippellijn.
In tegenstelling tot eerdere versies van de Point2Share back office
software blijven de documenten gepositioneerd in de tweede kolom!
In het betreffende agendapunt blok zal de indicator van het aantal
gekoppelde documenten worden verhoogt met 1.
De volgorde van documenten op vergadering niveau of
(sub-)agendapunt niveau is alfabetisch en niet aanpasbaar.
Indien u een nieuwe versie van het document toevoegt aan de
vergadering (mits bij gebruik van dezelfde bestandsnaam!) dan zal
de versie met 1 ophogen (dit zal ook gebeuren als een document al
is gekoppeld aan een agendapunt of sub-agendapunt, het
toevoegen van een document zal altijd geschieden via de
documenten "dropzone").
Verwijderen en selecteren agendapunten
Indien u agendapunten of sub-agendapunten wilt verwijderden waar
aan documenten zijn gekoppeld worden de documenten ontkoppeld
van het agendapunt en teruggeplaatst onder het label "Documenten"
(de tweede kolom). Vervolgens zal het agendapunt of
sub-agendapunt worden verwijderd. Documenten verwijdert u door
te klikken op het grote rode kruis welke verschijnt als u met de muis
over een document beweegt.
Om documenten te kunnen zien bij een agendapunt dient u het
betreffende agendapunt te selecteren. Dit kunt u doen door bij het
betreffende agendapunt te klikken op de streepjes onder het (sub)
agendapunt nummer. Het agendapunt krijgt een blauwe rand en de
gekoppelde documenten worden getoond op de tweede kolom. Wilt
u een gekoppeld document koppelen aan een ander agendapunt
dan kunt u het document verslepen naar een ander agendapunt.
Wilt u het document geheel ontkoppelen van (sub) agendapunten
dan kunt u klikken op het kleine rode kruis met link icoontje bij een
document (beweeg de muis over het document blok om dit kruisje
met link icoontje te kunnen zien en gebruiken). Het document
verdwijnt bij het geselecteerde agendapunt.
Zodra u het geselecteerde agendapunt de-selecteert (nogmaals
klikken op de streepjes onder het (sub) agendapunt nummer)
worden de documenten getoond die (nog) niet of niet meer
gekoppeld zijn aan (sub) agendapunten.
Publiceren
Om de betreffende vergadering te publiceren voor synchronisatie aan eindgebruikers klikt u op de grote rode knop in de derde kolom in het
label "Publiceren". Hiermee geeft u aan het systeem aan dat deze vergadering door de tablet app Point2Share mag worden opgehaald. Het
moment waarop de informatie beschikbaar komt is niet realtime maar afhankelijk van instellingen van de back office infrastructuur van uw
organisatie (normaliter geldt voor dit type instellingen dat dit maximaal 15 minuten duurt voordat de informatie beschikbaar is in de tablet app
Point2Share). De knop wordt groen ter indicatie dat deze vergadering beschikbaar is voor gebruikers. U krijgt de vraag gesteld of u de
genodigden van de betreffende vergadering op de hoogte wilt stellen hiervan. Als u dat doet ontvangt de gebruiker deze melding per mail.
Nogmaals klikken op de (nu groene) knop draait de werking van publiceren om, de vergadering wordt daarmee teruggetrokken van de
gebruiker zijn of haar tablet app Point2Share (mits hij of zij daarin geen notities en / of annotaties in documenten al had aangebracht. Dan
blijft de vergadering data voor de gebruiker beschikbaar op de tablet app maar worden deze voorzien van een waarschuwing). Bij
de-publiceren krijgt u niet de mogelijkheid om uw genodigden hierover te informeren per mail.
Extra genodigden toevoegen
U ziet in de rechterkolom welke gebruikers deze vergadering kunnen
synchroniseren naar een tablet app Point2Share. U heeft de keuze
om hier een (incidentele) gebruiker aan toe te voegen. Dit kan
bijvoorbeeld in het geval dat een ander persoon uit de organisatie
aanwezig dient te zijn bij deze vergadering. De extra uit te nodigen
7 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT
persoon heeft binnen de betreffende vergadering exact dezelfde
rechten als de reguliere vergaderdeelnemers.
Om de rechten voor de extra genodigden weer te ontnemen kunt u
klikken op de herstel link of op het rode kruis wat verschijnt als u
over een extra genodigden beweegt met de muis.
U kunt geen reguliere genodigden het recht op een vergadering
ontnemen. Dit kan alleen op overlegorgaan niveau (bijvoorbeeld als
een persoon gaat werken op een andere afdeling binnen de
organisatie of uit dienst gaat).
8 | Point2Share | Copyright © 2014, VX Company Enterprise Services IT