Muster-Pflichtenheft für eBusiness-Projekte

Transcription

eBusiness
Muster-Pflichtenheft
für eBusiness-Projekte
Praxiserprobt mit Kommentaren und Beispielen
PROZEUS – eBusiness-Praxis für den Mittelstand
Inhalt
02
Kurzwissen
03
PROZEUS –
Wir machen Sie fit fürs eBusiness
04
Wozu dient ein Pflichtenheft?
05
Vor der Pflichtenhefterstellung
08
1. Ist-Analyse der Ausgangssituation
12
2. Beschreibung der geplanten
eBusiness-Anwendung
02
16
3. Skizzierung des Sollzustands und
Ermittlung der Anforderungen
22
4. Planung der Umsetzungsschritte
in einem Arbeits- und Zeitplan
25
5. Aufstellung von Kostenplan und
Erfolgskontrolle für das Projekt
27
Nutzen Sie den PROZEUS-Service
PROZEUS | Muster-Pflichtenheft für eBusiness-Projekte
Kurzwissen
BMEcat | Katalogaustauschformat.
Datanorm | ein Standardverfahren für den Artikel- und Stammdatenaustausch,
das vom Datanorm-Arbeitskreis für Lieferanten des Installations- und Bauhandwerks veröffentlicht wurde; Artikelnummern und Artikelbezeichnungen sowie
Preiskonditionen werden von Datanorm eingelesen und können dann auf
elektronischem Weg weitergegeben werden.
D-U-N-S®-Nummer | Dun & Bradstreet-Identifikationsnummer; D-U-N-S® steht
für „Data Universal Numbering System“.
EANCOM® | ein in der Konsumgüterwirtschaft eingesetztes EDIFACT-Subset;
es steht für detaillierte Einführungsbeschreibungen vereinfachter EDIFACTNachrichten.
eCl@ss | ein internationaler Standard zur Klassifizierung und Beschreibung
von Produkten und Dienstleistungen.
ECR | Efficient Consumer Response (auch Effiziente Konsumentenresonanz)
bezeichnet eine Initiative zur Zusammenarbeit zwischen Herstellern und
Händlern, die auf Kostenreduktion und bessere Befriedigung von Konsumentenbedürfnissen abzielt.
EDI | Electronic Data Interchange (dt. = elektronischer Datenaustausch).
EDIFICE | ein in der europäischen Computer- und Elektronikindustrie
eingesetztes EDIFACT-Subset.
Eldanorm | Eldanorm ist wie Datanorm aufgebaut, jedoch wird dieser Standard
speziell im Elektrohandwerk verwendet.
EPC | Elektronischer Produktcode in der RFID-Technologie, baut auf EANStandard auf; auch gebräuchlich: EPC/RFID.
ERP | Enterprise Ressource Planning; Planung (des Einsatzes/der Verwendung)
der Unternehmensressourcen.
ETIM | (ElektroTechnischesInformationsModell) ist ein Klassifikationsschema,
das gemeinschaftlich durch eine Kooperation von Industrie, Großhandel und
Handwerk im Bereich „Elektro“ getragen wird.
GIAI | Global Individual Asset Identifier – EAN-Objekt- bzw. Behälternummer.
GLN | Global Location Number (internationale Bezeichnung für ILN).
GPC | die Global Product Classification (GPC), ein internationales Klassifikationssystem.
GRAI | Global Returnable Asset Identifier; Identifikation für MehrwegTransportverpackungen.
GTIN | Global Trade Item Number (internationale Bezeichnung für EAN).
ILN | Internationale Lokationsnummer (engl. = GLN, Global Location Number).
NVE | Nummer der Versandeinheit (engl. = SSCC).
OAGIS | Open Applications Group, wurde 1995 von führenden Softwarefirmen
mit dem Ziel gegründet, einen offenen Standard für die Integration von B2B
(Business to Business) und A2A (Application to Application) zu entwickeln.
ODETTE | Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe;
ein EDIFACT-Subset.
openTRANS | ein XML-basierter Transaktionsstandard; er kann als Ergänzung
zum Katalogaustauschformat BMEcat gesehen werden.
PDM | Produktdatenmanagement.
PIM | Produktinformationsmanagement.
PRICAT | Price/Sales Catalogue, EANCOM®-Nachricht zur Übertragung von
Artikelstammdaten.
proficl@ss | Als Branchenklassifikation deckt proficl@ss speziell die Bedürfnisse
von Nutzern aus dem Bau-, SHK und Werkzeugbereich ab.
PZN | Pharmazentralnummer.
RosettaNet | der XML-basierte RosettaNet-Standard zielt im Wesentlichen auf
die Automatisierung des Supply Chain Management in den Branchen Informationstechnologie, Telekommunikation, Elektronikkomponenten, Logistik und
Halbleiterproduktion ab.
SCOR | Supply Chain Operations Reference-Model.
SSCC | Serial Shipping Container Code (dt. = NVE, Nummer der Versandeinheit).
UBL | Universal Business Language, sie wird vom gleichnamigen Technical
Committee beim Standardisierungsgremium OASIS (Organization for the
Advancement of Structured Information Standards) entwickelt.
UNSPSC | United Nations Standard Products and Services Code ist eine aus
dem nordamerikanischen Raum stammende Klassifikation.
UPIK | Unique Partner Identification Key; Identifikationsstandard.
xCBL | Common Business Library; xCBL ist eine XML-Geschäftssprache, mit
der komplexe Geschäftsbeziehungen abgebildet werden können.
XML | Extensible Markup Language; Auszeichnungssprache zur Darstellung
hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdateien.
PROZEUS –
Wir machen Sie fit fürs eBusiness
Gefördert vom Bundesministerium
Fachveranstaltungen und einer
für Wirtschaft und Technologie
Dienstleister-Datenbank. Dieses
Im Rahmen von PROZEUS
unterstützt PROZEUS die eBusiness-
Informationsangebot kann sich der
haben eine Reihe von Industrie-
Kompetenz mittelständischer Unter-
Nutzer über die interaktive PROZEUS-
unternehmen eBusiness-Anwen-
nehmen durch integrierte PROZEsse
Website schnell und einfach nach sei-
dungen* von Kundenbeziehungs-
Und etablierte eBusiness-Standards.
nem individuellen Bedarf selektieren
management (CRM)-Systemen
PROZEUS wird betrieben von GS1
lassen. Darüber hinaus können die
bis hin zu Vertriebslösungen um-
Germany – bekannt durch Standards
Unternehmen bei sich vor Ort die
gesetzt. Alle beteiligten Unter-
und Dienstleistungen rund um den
stark vergünstigte Einstiegsberatung
nehmen erstellten zu Beginn der
Barcode – und IW Consult, Tochter-
von PROZEUS nutzen. Außerdem
eBusiness-Projekte ein Pflich-
unternehmen des Instituts der deut-
bietet PROZEUS die Möglichkeit
tenheft, in dem der vorher er-
schen Wirtschaft Köln.
der Teilnahme an und Einblick in
mittelte Bedarf konkretisiert und
140 Praxisprojekte, deren Verlauf
in Zusammenarbeit mit Dienst-
PROZEUS versteht sich als zentrale
und Ergebnisse unter anderem über
leistungs-/Beratungsunterneh-
Anlaufstelle für kleine und mittlere
die PROZEUS-Website allgemein
men im Detail beschrieben
Unternehmen aus den Branchen der
zugänglich gemacht werden.
wurde. Die Erfahrungen dieser
Industrie sowie der Konsumgüter-
Unternehmen bei der Erstellung
wirtschaft und des Handels. Von
Das PROZEUS-Know-how sowie
ihrer Pflichtenhefte sind in diese
PROZEUS empfohlene eBusiness-
die Ergebnisse und Erfahrungen
Broschüre eingeflossen.
Lösungen sind zukunftsfähig und
aus den Projekten wurden für Sie in
investitionssicher, da sie auf kosten-
Broschüren gebündelt, die jeweils
günstigen, neutralen und international
verschiedene Bereiche behandeln:
akzeptierten eBusiness-Standards
basieren.
* Im Folgenden bezeichnet der Begriff
„eBusiness-Anwendung“ ein gesamtes
03
Projekt, das sowohl eine einzelne An-
• eBusiness
wendung als auch mehrere Anwendun-
• Identifikationsstandards
gen umfassen kann.
Allen nachfragenden Unternehmen
• Klassifikationsstandards
bietet PROZEUS fundierte, unab-
• Katalogaustauschformate
hängige und kostenlose Informa-
• Transaktionsstandards
tionen – von der Transfer-Website
• Prozessstandards
www.prozeus.de über ein umfassendes Portfolio an Checklisten,
Diese Veröffentlichungsreihen
Leitfäden, Praxisbeispielen, Wirt-
unterstützen kleine und mittlere Unter-
schaftlichkeitsstudien und weite-
nehmen dabei, eigene eBusiness-
ren Veröffentlichungen bis hin zu
Projekte zu initiieren und umzusetzen.
Foto: Image Source
Wozu dient ein Pflichtenheft?
Am Anfang eines jeden eBusiness-
Es wird beschrieben, was wofür zu
Projekts steht die Planung. Dabei
lösen ist. Das Lastenheft ist damit
werden in vielen Unternehmen Pro-
Bestandteil des Pflichtenhefts, in
jekte oftmals auf Basis von hand-
dem definiert wird, wie und womit
schriftlichen Aufzeichnungen oder nur
die Anforderungen zu realisieren sind.
mit Hilfe einer simplen Skizze geplant
und umgesetzt. Eine einfache Dar-
Ein Pflichtenheft wird zu Anfang
stellung genügt für komplexe Projekte
eines Projekts erstellt und bildet
allerdings kaum. Die mangelnde Pla-
als verbindliche Leitlinie die Basis
nung wird spätestens dann spürbar,
für den weiteren Projektverlauf.
wenn bei der Realisierung Probleme
Die hier vorliegende kommentierte
auftreten oder es zu Unstimmigkeiten
Pflichtenheftstruktur soll Unternehmen
zwischen den beteiligten Partnern
bei der Erstellung eines Pflichtenhefts
kommt. Daher ist es zum Erhalt der
für eigene eBusiness-Projekte unter-
Planungs- und Investitionssicherheit
stützen und Hilfestellung für das
notwendig, wichtige Elemente eines
Erarbeiten möglicher Inhalte geben.
solchen Projekts möglichst umfas-
Die aufgeführten Gliederungspunkte
send und genau vorab festzuhalten.
sind aus Praxiserfahrungen heraus
Dazu dient ein Pflichtenheft.
entstanden und haben sich bereits
vielfach bewährt. Sie sind jedoch
04
Das Pflichtenheft beschreibt die Rea-
entsprechend der individuellen Unter-
lisierung aller Anforderungen eines
nehmenssituation zu erweitern.
Lastenheftes. Im Lastenheft werden
Die Struktur des Pflichtenhefts ist
die Anforderungen hinsichtlich Liefer-
daher – falls erforderlich – offen für
und Leistungsumfang zusammen-
Ergänzungen.
gestellt.
Definition der
Unternehmensziele
Wahl der
eBusinessStrategie
Auswahl der
eBusinessAnwendungen
Auswahl der
eBusinessStandards
eBusiness-Strategie
Pflichtenheft
Dienstleister-Auswahl
der Ausgangssituation
1 Ist-Analyse
(Organisation, Technik, Daten, Personal)
der geplanten
2 Beschreibung
eBusiness-Anwendung
des Sollzustands und
3 Skizzierung
ProjektUmsetzung
der Umsetzungsschritte in
4 Planung
einem Arbeits- und Zeitplan
Aufstellung von Kostenplan und
5 Erfolgskontrolle für das Projekt
© PROZEUS
Die Grafik beschreibt die Vorgehensweise bei der Erstellung eines Pflichtenhefts für die Planung
und Umsetzung eines eBusiness-Projekts und soll als „Navigator“ für diese Broschüre dienen.
Auf die Punkte der Vorgehensweise wird in einzelnen Abschnitten eingegangen.
Vor der Pflichtenhefterstellung
Bevor Sie mit der Erstellung des
mehreren IT-Dienstleister(n) und sollte
Pflichtenhefts beginnen, sollten Sie
daher Vertragsbestandteil sein.
die grundsätzlichen unternehmerischen Ziele festlegen, die Sie mit
Sinnvoll ist die gemeinsame Erstellung
dem Einsatz von eBusiness verfolgen.
des Pflichtenhefts mit dem ausge-
Diesen Zielen sollte die gesamte
wählten IT-Dienstleister oder Berater.
eBusiness-Strategie zugrunde liegen,
Benennen Sie daher im Pflichtenheft
damit Sie entscheiden können,
den/die IT-Dienstleister, mit dem/
welche Ziele für das Projekt wirklich
denen Sie zusammenarbeiten möch-
wichtig sind.
ten (Firma, Adressdaten, Ansprechpartner).
Legen Sie schließlich fest, welche
eBusiness-Anwendungen eingeführt
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie
werden sollen, damit diese Ziele
bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters
erreicht werden können. Setzen Sie
vorgehen können, finden Sie in dem
dabei auf anerkannte Standards,
Leitfaden „IT-Dienstleister finden!“.
Download unter
www.prozeus.de,
um langfristig Investitionssicherheit
Rubrik „Publikationen
zu gewährleisten.
Definition der
Unternehmensziele
& Downloads“.
Wahl des IT-Dienstleisters
Nicht selten führen die an dem Projekt
Gerade für kleine und mittlere Unter-
beteiligten Mitarbeiter die Projektarbeit
nehmen bedeutet die Durchführung
zusätzlich zu ihrem eigentlichen Ta-
von komplexen eBusiness-Projekten
gesgeschäft durch. Es ist daher von
eine große Herausforderung. Häufig
besonderer Bedeutung, dass die Ent-
verlangt der Schritt ins eBusiness
scheidung, neue Wege zu gehen und
die intensive Auseinandersetzung
Mut zur Innovation zu zeigen, von der
mit neuen Medien. Es empfiehlt sich,
Unternehmensleitung unterstützt und
externe Spezialisten einzubeziehen,
befürwortet wird und Akzeptanz in
die bereits Projekterfahrung im
allen Unternehmensbereichen erfährt.
05
eBusiness haben und Sie professionell unterstützen können.
Ist die grundsätzliche Unternehmensentscheidung getroffen und ange-
Die Erfahrung aus den PROZEUS-
nommen, gilt es zu überlegen, was
Projekten hat gezeigt, das es ratsam
mit dem eBusiness-Projekt erreicht
ist, bereits die eBusiness-Strategie
werden soll. Anlass für den Einstieg
mit der Unterstützung eines Experten
ins eBusiness ist oft der Wunsch
festzulegen. Häufig kann auch ein
eines Großkunden – aber auch un-
„neutraler“ Berater bei der Auswahl
abhängig davon bietet eBusiness
der notwendigen Software unter-
zahlreiche Chancen: Steigerung
stützend tätig werden. Spätestens
der Umsätze, Senkung der Kosten,
bei der Umsetzung der eBusiness-
Erhöhung der Kundenzufriedenheit,
Anwendung sollten Sie in jedem
Erschließung neuer Absatzmärkte
Fall auf einen externen Dienstleister
und vieles mehr. Es ist daher wich-
zurückgreifen.
tig, zunächst den eigenen Bedarf zu
ermitteln: Was kann eBusiness in
Das Pflichtenheft bildet die Basis für
meinem Unternehmen bewirken?
Ihre Zusammenarbeit mit einem oder
Unternehmerische Ziele im
Hinblick auf die geplante
eBusiness-Anwendung
übergeordneten Unternehmenszielen
ableiten sollten. Ein Ziel definiert sich
dadurch, dass Sie messbare Größen
und ein Zieldatum festlegen können.
Welche unternehmerischen Ziele
Daher genügen allgemeine Angaben
möchten Sie durch die geplante
nicht: Sie können sonst nicht messen,
eBusiness-Anwendung erreichen?
ob ein Ziel erreicht wurde. Beachten
Um nicht im Laufe des Projekts die
Sie, dass sich Ziele gegenseitig (posi-
ursprüngliche Absicht aus den Augen
tiv oder negativ) beeinflussen können.
zu verlieren, sollten hier konkrete Ziele
Folgende Beispiele von unterneh-
festgehalten werden, die Sie aus den
merischen Zielen verdeutlichen dies:
Beispiele
Verbesserung der Wirtschaftlichkeit
Sie möchten die Wirtschaftlichkeit in Ihrem Unternehmen verbessern, indem Sie Verwaltungskosten senken. Ein
neues Online-Vertriebsportal entlastet Ihre Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst bei der Verwaltung von Kundendaten.
Ziel 1: Senkung der Gemeinkosten um x % bis zum 31.12.2013
Ziel 2: Steigerung des Umsatzes um x % durch gezieltere Marketingmaßnahmen
(z.B. bessere Kundeninformationen) bis zum 31.12.2013
06
Steigerung der eBusiness-Kompetenz
Ihre Kunden fragen nach eBusiness-Lösungen, die Sie noch nicht bedienen können. Daher möchten Sie Ihre
eBusiness-Kompetenz ausbauen – z.B. durch eine aktualisierte Website, auf der Ihre Kunden online bestellen können.
Ziel 1: Aufbau einer Website mit Online-Bestellmöglichkeit bis zum 31.12.2013
Ziel 2: Online-Abwicklung von x % Ihres Umsatzvolumens bis zum 31.12.2014
Einsparungen
Die Vielzahl von Kleinbestellungen verursacht hohe Verwaltungskosten. Durch die konsequente Nutzung von
elektronischen Lieferantenshops für die Bestellung von Büromaterial sollen Gemeinkosten eingespart werden.
Ziel 1: Einsparung in Höhe von x % des Einkaufsvolumens bis zum 31.12.2013
Ziel 2: Verkürzung der durchschnittlichen Bestellbearbeitungszeiten um x % bis zum 31.12.2014
Verbesserungen von Betriebsbedingungen
Durch den Einsatz der geplanten eBusiness Anwendungen (z.B. Einsatz eines zentralen Kundenmanagementsystems)
können Kundenanfragen schneller und besser bedient werden.
Ziel 1: Durchschnittliche Reaktionszeit auf Kundenanfragen beträgt maximal 24 h
Ziel 2: Steigerung der Kundenzufriedenheit von x % „zufrieden“ zu „sehr zufrieden“ bis zum 30.06.2013
Verringerung von Fehlern
Verständigungsprobleme durch Missverständnisse bei Telefonaten oder schlecht lesbare Faxmitteilungen sollen
durch Online-Bestellungen über einen Online-Shop vermieden werden.
Ziel 1: Verringerung der Rücksendungen und Reklamationen um x % bis zum 31.03.2013
Ziel 2: Verkürzung der durchschnittlichen Auftragsbearbeitungszeiten um x % bis zum 31.03.2013
Bitte beachten Sie: Dies ist nur eine Auswahl möglicher Ziele. Fügen Sie Ihren Anforderungen entsprechend Ziele
hinzu bzw. entfernen Sie Ziele, die für Sie nicht relevant sind.
Wahl der eBusinessStrategie
Bei dieser umfassenden Unternehmensanalyse kann gegebenenfalls
auch ein externer Berater zu Rate
Sind die Unternehmensziele festge-
gezogen werden, der oftmals eher
legt, muss das Unternehmen hinsicht-
in der Lage ist, unternehmensinterne
lich seiner eBusiness-Fähigkeit analy-
Abläufe objektiv zu beurteilen. Hilfe-
siert werden. Hier sind unter anderem
stellung bietet hier auch das Netz-
die Produkte des Unternehmens,
werk Elektronischer Geschäftsverkehr
seine Kunden/Lieferanten und auch
(www.ec-net.de), das eine kostenfreie
die Wettbewerber in Bezug auf ihre
Erstberatung anbietet.
eBusiness-Relevanz zu prüfen. So
können beispielsweise bestimmte
Die Auswahl der geeigneten
Produkte nicht für den Online-Vertrieb
eBusiness-Anwendung und der
geeignet sein oder die eigenen Liefe-
eBusiness-Standards wird in den
ranten/Kunden setzen selbst kein
folgenden Abschnitten beschrieben.
eBusiness ein.
07
Foto: Image Source
1. Ist-Analyse der Ausgangssituation
Im ersten Teil des Pflichtenheftes werder Ausgangssituation
1 Ist-Analyse
der geplanten
2 Beschreibung
eBusiness-Anwendung
3 Skizzierung
4 Planung
5
PROZEUS-Praxis
Die Erfahrung hat gezeigt, dass
den grundlegende Informationen wie
Kurzbeschreibung der Unternehmenssituation und namentliche Nennung
Stellen Sie alle Unternehmensbereiche
der Geschäftspartner festgehalten.
und -strukturen dar (z.B. in Form
Außerdem wird der Status quo des
eines Organigramms), die durch die
Unternehmens zum Zeitpunkt des
geplanten eBusiness-Anwendungen
Projektbeginns festgestellt. Dazu soll-
berührt werden. Analysieren Sie dazu
ten Sie Ihr Unternehmen im Hinblick
auch die Prozessketten im Hinblick
auf die Organisationsstruktur, die
auf ihre Relevanz für das Projekt.
eingesetzte IT-Technik, das Daten-
Diese können sowohl unternehmens-
management und die Personalsitua-
interne als auch unternehmensüber-
tion beleuchten und im Pflichtenheft
greifende Prozesse betreffen. Halten
festhalten.
Sie fest, an welchen Stellen Infor-
bei dieser genauen Betrachtung
mationen vorgehalten werden und
der im Unternehmen gewachsenen Strukturen und Prozesse
häufig bis dahin unbekannte
Organisation –
Ausgangslage
welche Mitarbeiter welche Informa-
Kurzbeschreibung der
Unternehmenssituation
tionen benötigen, weitergeben und
verwalten.
Ineffizienzen aufgedeckt werden.
Beschreiben Sie kurz die Ausgangslage, in der sich Ihr Unternehmen
Beispiel: Organigramm
befindet. Schildern Sie die Unterneh-
08
menssituation für sich selbst und
Betrachten Sie dabei insbeson-
Ihren Dienstleister, um den Hand-
dere die Prozesse der Abteilungen
lungsbedarf und die Einsatznotwen-
oder die Bereiche, in denen Sie
digkeit der geplanten Anwendung
zukünftig Veränderungen vorneh-
darzulegen. Beschränken Sie sich
men möchten. Beschränken Sie
dabei auf die für das Projekt rele-
sich jedoch nicht ausschließlich
vanten Informationen.
auf diese Unternehmensausschnitte, da sich vielfach Auswirkungen auf andere Bereiche ergeben, die bei oberflächlicher
Betrachtung unberücksichtigt
bleiben können. Versuchen Sie,
in Systemen zu denken.
Stammlieferanten
Bedarfsermittlung
Ermittlung
Bezugsquellen
Lieferant
ausgewählt?
Ja
Bestellung
Nein
© PROZEUS
Beispiel: Flussdiagramm für einen möglichen Beschaffungsprozess
Technik – Ausgangslage
Datenmanagement –
Ausgangslage
Tipp
Landschaft in Ihrem Unternehmen.
Entscheidend für Ihre geplante
Beschreiben Sie die bestehen-
Betrachten Sie dabei die vorhandene
eBusiness-Anwendung sind die zu-
den Schnittstellen zwischen den
Soft- und Hardware und die Kompa-
grunde liegenden Daten (z.B. Kun-
verschiedenen EDV-Systemen in
tibilität zwischen den Systemen (exis-
dendaten, Produktdaten oder Beleg-
Ihrem Unternehmen, die existie-
tieren beispielsweise Insellösungen?)
daten). Es ist notwendig, Datenfor-
renden Benutzerschnittstellen
und berücksichtigen Sie dabei unter
mate, Datenmengen, Zugriffshäu-
und den elektronischen Daten-
anderem auch Netzwerkstrukturen,
figkeiten etc. im Detail darzulegen.
austausch mit externen Syste-
Internetzugänge und Servereinsatz.
Häufig verursachen unterschiedliche
men. Beachten Sie, dass
Für die Planung Ihres IT-Dienstleisters
Datenformate gerade bei Im- und
Benutzerschnittstellen nicht nur
und das Zusammenspiel Ihrer beste-
Exporten aus bzw. in verschiedene
Maus und Tastatur sind, sondern
henden Hard- und Softwarelösungen
Systeme Schwierigkeiten. Je früher
auch Barcodescanner oder RFID-
mit der eventuell neuen Hard- und
die Übertragung von Daten aus einem
Lesegeräte im Warenein- oder
Software ist hier eine möglichst detail-
System heraus bzw. in ein System
-ausgang sein können.
lierte Beschreibung der gesamten
hinein geprüft wird, desto eher kön-
Systemarchitektur von großer Be-
nen Formatierungsfehler behoben
deutung.
werden.
Erfassen Sie die bestehende EDV-
CAD/CAM-Software
PC 1
09
Buchhaltungssoftware
PC 2
Internet
PC 3
Server mit
Datenbank X und
Internetzugang
PC 4
Zentral verwalteter
Drucker
Warenwirtschaftssystem
PC 5
© PROZEUS
Beispiel: Systemarchitektur
Datenart
Datenmenge
Zugriffshäufigkeit
Kundenstammdaten
Auftragsdaten
Artikelstammdaten
Rechnungen
700 Datensätze
14.000 Datensätze
20.000 Datensätze
28.000 Datensätze
100
250
300
450
Zugriffe
Zugriffe
Zugriffe
Zugriffe
täglich
täglich
täglich
täglich
Information
Format
Ablage
Artikelnummer
Artikelbeschreibung
Preisinformationen
Liefer- und Zahlungsbedingungen
Bestandsdaten
Kundenstammdaten
Lieferantenstammdaten
Technische Beschreibung
Montageanleitungen
Zeichnungen
Bilder
Datenbank
Datenbank
Datenbank
Datenbank
Datenbank
Access
Datenbank
Word
Framemaker
CAD
Bildformate
PPS-System
PPS-System
wird nicht geführt
wird nicht geführt
wird nicht geführt
Dateisystem
PPS-System
Dateisystem
Dateisystem
Dateisystem
Dateisystem
© PROZEUS
Beispiel: Datenmanagement
Tipp
Standards
Sicherheit
Bei der Auswahl der eBusiness-
Sicherheit im eBusiness ist ein
Beschreiben Sie den aktuellen
Anwendung werden Sie auch auf das
weiteres zentrales Thema. Führen
Einsatz von eBusiness-Standards,
Thema eBusiness-Standards stoßen.
Sie auf, welche Maßnahmen zur
sofern Sie solche bereits ein-
Je mehr Unternehmen elektronisch
Datensicherheit in Ihrem Unternehmen
setzen. Erfassen Sie auch „haus-
Daten austauschen, desto wichtiger
eingesetzt werden (z.B. Firewall,
interne“ Klassifikationen oder
wird der Einsatz von eBusiness-Stan-
Backup, Serverstabilität etc.). Darüber
Materialschlüssel (z.B. sprechen
dards. Nur wenn jeder Geschäfts-
hinaus müssen Sie Datenschutz-
-de Schlüssel), die Sie in Ihrem
partner standardisierte Datenformate
gesetze berücksichtigen. Stellen Sie
Unternehmen verwenden.
verwendet, können die Vorteile des
dar, welche Datenschutzbestimmun-
Beispiel: In Ihrem Unternehmen
elektronischen Datenaustauschs
gen zurzeit in Ihrem Unternehmen
wurde bisher eine eigene
ausgeschöpft werden. Die folgende
berücksichtigt werden.
firmenspezifische Produkt-
Grafik verdeutlicht den Einsatz von
klassifikation aufgebaut und mit
eBusiness-Standards im Unterneh-
einer Merkmalausprägung verse-
men. Welche eBusiness-Standards es
hen, die eCl@ss-ähnlich ist.
gibt und welche für Sie wichtig sein
können, lesen Sie in Abschnitt 3.
Abteilung
10
ERP-System
eBusinessAnwendung
Externer
Empfänger
Produktion
Online-Shop
Lager
Transport
Forschung
und
Entwicklung
eKatalog
ProduktInformationen
Artikelstamm im
Unternehmen
Kunde
eMarktplatz
eProcurement
Buchhaltung
...
Einkauf
Verkauf
Klassifizierungs-Tools
Katalogerstellungs-Tools
Konvertierungs-Tools
eBusinessStandards
Klassifikationsstandards
Katalogaustauschformate
Transaktionsstandards
© PROZEUS
Produktinformationen und eBusiness-Standards im Unternehmen
Personal – Ausgangslage
Sie sollten frühzeitig zu Projektbeginn
ein Projektteam zusammenstellen.
Erfassen Sie hier, welche Personen
Wie eingangs unter „Definition der
in Ihrem Unternehmen an den unter
Unternehmensziele“ beschrieben, ist
„Organisation – Ausgangslage“
es für den Erfolg des Projekts von
genannten Prozessen beteiligt sind.
entscheidender Bedeutung, dass alle
Ergänzen Sie diese Übersicht (z.B.
„Betroffenen“ von Beginn an an der
ein Organigramm) durch die entspre-
Planung beteiligt sind – denn nur so
chenden Funktionen und Zuständig-
kann auch die notwendige Akzeptanz
keiten der Personen. Berücksichtigen
für das Vorhaben bei allen Mitarbei-
Sie bereits an dieser Stelle die Einbe-
tern erreicht werden.
Tipp
Wenn sich durch das eBusinessProjekt Verantwortlichkeiten
und Aufgaben ändern sollten,
ist es hilfreich, die bestehenden
Zuständigkeiten, Berechtigungen,
Budgetverantwortungen usw.
ebenfalls im Pflichtenheft aufzuführen, um später darauf aufbauende Berechtigungskonzepte
und Verantwortlichkeiten fest-
ziehung Ihrer Mitarbeiter.
legen zu können.
Geschäftsführung
Produktion
Fertigung 1
Einkauf
Vertrieb
Einkäufer 1
Innendienst
Einkäufer 2
Verkäufer 1
Fertigung 2
11
Verkäufer 2
Mitarbeiter
Funktion
Aufgabe/Zuständigkeit
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Einkauf
Einkauf
Innendienst
Verkauf
Verkauf
Einkaufsvolumen
Einkaufsvolumen
Organisation Vertrieb
Großkunden
B- und C-Kunden
X
Y
Z
AZ
XD
bis X.000 EUR
bis X00 EUR
bis X.000.000 EUR
bis X00.000 EUR
© PROZEUS
Beispiel: Funktionen
2. Beschreibung der geplanten
eBusiness-Anwendung
1 Ist-Analyse
2
Beschreibung der geplanten
eBusiness-Anwendung
3 Skizzierung
4 Planung
5
Nachdem Sie Ihre Ziele definiert
(Artikel-)Stammdatenmanagement
haben, die Sie durch den Einsatz von
Die Basis von eBusiness-Anwendun-
eBusiness erreichen möchten und
gen bilden in der Regel Ihre Produkt-,
die Ausgangslage des Unternehmens
Leistungs- oder Artikelstammdaten.
analysiert haben, müssen jetzt die
Diese Daten, die zum Teil über Jahr-
geeigneten eBusiness-Anwendungen
zehnte angelegt wurden und somit
festgelegt und definiert werden. In
historisch gewachsene Datenbestän-
welchem Bereich des eBusiness
de abbilden, liegen oft nicht integriert,
möchten Sie tätig werden? Sie haben
in unterschiedlichen Medien und in
dabei verschiedene Möglichkeiten.
unterschiedlichen Qualitäten vor und
Einzelne Bereiche werden im Folgen-
werden den jeweiligen Kundenanfor-
den kurz erläutert.
derungen entsprechend mit zum Teil
hohem manuellem Bearbeitungsauf-
Eine erste unabhängige Information
wand angepasst.
geben hier die von PROZEUS verDownload unter
öffentlichten Merkblätter. Die Merk-
Für eine effiziente Nutzung im eBusi-
www.prozeus.de,
blätter informieren kurz und bündig
ness sollten Artikelstammdaten stan-
Rubrik „Publikationen
über Bedeutung und Einsatzmög-
dardisiert aufbereitet beziehungsweise
& Downloads“.
lichkeiten der oben genannten eBusi-
klassifiziert sein. Häufig ist aber die
ness-Anwendungen sowie
Ablösung oder Erweiterung alter
über wichtige Standards und geben
individueller Stammdaten durch stan-
praxisbewährte Hilfestellung bei der
dardisierte Daten einer der aufwän-
Umsetzung.
digsten und schwierigsten Bestand-
12
PROZEUS-Praxis
teile eines eBusiness-Projekts. Dabei
Die Erfahrungen von PROZEUS-
sind nicht nur die Datenmengen ein
Unternehmen haben gezeigt,
Problem, sondern auch fehlendes
dass einmal aufgearbeitete
Know-how, Unkenntnis über die zu
Stammdaten für die zukünftige
erwartenden Vorteile bis hin zu dem
Arbeit eine erhebliche Arbeits-
emotionalen Problem, dass „Altbe-
erleichterung bilden. Scheuen
währtes“ durch „Standardisiertes“
Sie daher den Aufwand nicht,
ersetzt werden soll.
sondern betrachten Sie den
Nutzen, den Sie daraus ziehen
In einem PIM-System (ProduktInfor-
werden.
mationsManagement) werden alle
relevanten Produktdaten zentral
verwaltet. Möchten Sie einen elektronischen Katalog erstellen, einen
Online-Shop mit Inhalten füllen und an
einem Marktplatz teilnehmen, können
Sie alle erforderlichen Daten für alle
Anwendungen aus dem PIM-System
nutzen. Ein PIM-System kann daher
die Basis für viele eBusiness-Anwendungen bilden.
Beschaffung
Vertrieb
Workflow
Elektronische Beschaffung umfasst
Wenn Sie Ihre Produkte/Dienstleis-
Der Workflow bezeichnet die Ablauf-
den Bezug von Waren und Dienst-
tungen über das Internet anbieten
organisation von Vorgängen und
leistungen über das Internet und wird
und verkaufen möchten, können Sie
Geschäftsprozessen im Unternehmen.
als eProcurement (vom englischen
dafür Online-Shops oder elektro-
Bezogen auf eBusiness umfasst dies
„electronic procurement“) bezeichnet.
nische Marktplätze (siehe Seite 14)
die elektronische Abwicklung von
Besonders beim Einkauf von gering-
nutzen. Die entscheidenden Vorteile
Arbeitsabläufen. Die Nutzung von
wertigen Gütern, die häufig beschafft
sind darin zu sehen, dass Ihre
unterschiedlichen Dokumenten in
werden müssen, können erhebliche
Produkte/Dienstleistungen weltweit
Papierform erfordert einen hohen zeit-
Verwaltungskosten (Bestell- und
potenziellen Kunden präsentiert
lichen Verwaltungsaufwand. Liegen
Prozesskosten) eingespart werden.
werden. Und dies rund um die Uhr.
diese Dokumente in elektronischer
Form vor, können sie innerhalb von
Sekunden oder gar gleichzeitig verschiedenen Abteilungen, Kunden,
Beispiel
Beispiel
Lieferanten etc. zur Verfügung gestellt
werden. So lassen sich in erheb-
Die Bestellung von Büromaterial
Ihre Kunden bestellen online über
lichem Maße Kosten und Aufwand
ist typisch für die Nutzung von
Ihren neuen Online-Shop. Die
sparen.
eProcurement. Jeder Mitarbeiter
elektronische Bestellung wird
bestellt seine benötigten Materia-
automatisch nach Verfügbarkeits-
lien bis zu einem vorher festge-
abfrage bestätigt und an das
legten Limit über den Online-
Lager weitergeleitet. Die bestellte
Shop Ihres Stammlieferanten.
Ware wird kommissioniert und
Bei Lieferung direkt an den
an eine Spedition übergeben.
Durch die Einführung des elek-
Arbeitsplatz kontrolliert der Mitar-
Anschließend erhält Ihr Kunde
tronischen Datenaustauschs
beiter selbst die Warenlieferung.
die elektronische Rechnung.
laufen Prozesse mit Kunden und
Beispiel
Durch Bestätigung der Warenein-
Lieferanten in erheblich kürzerer
gangsmeldung wird automatisch
Zeit ab. Aus der elektronischen
eine Gutschrift erstellt. Es ent-
Anfrage des Kunden wird direkt
fallen die Bestellung durch den
das Angebot generiert. Bestätigt
Einkauf, die Kontrolle durch den
der Kunde das Angebot, wird die
Wareneingang sowie die Rech-
Bestellung wirksam. Sie wird an
nungsstellung und der Zahlungs-
das Lager weitergeleitet und bildet
ausgleich durch die Buchhaltung.
die Grundlage für den Lieferschein.
13
Schließlich wird die Rechnung
Mehr über die Vorteile der
ebenfalls auf elektronischem Weg
elektronischen Beschaffung
erstellt und versandt. Innerhalb
(eProcurement) finden Sie in
eines Tages können diese Doku-
unserem Merkblatt, das unter
mente zwischen Ihnen und Ihrem
www.prozeus.de zum Download
Kunden verschickt werden. Sie
zur Verfügung steht.
sparen somit Zeit und Geld.
Elektronische Marktplätze
Katalogmanagement
Der Grundgedanke von elektroni-
Der elektronische Katalog ist aus dem
schen Marktplätzen liegt in der Be-
eBusiness nicht mehr wegzudenken:
darfsbündelung einer Vielzahl von
Er bildet das Herzstück von elektro-
beschaffenden Unternehmen gegen-
nischen Beschaffungssystemen,
über einer Vielzahl von Lieferanten.
elektronischen Marktplätzen und
Die Marktplatzbetreiber verhandeln
Online Shops und sollte auf einer
zwischen beiden Parteien. Die Ver-
Website nicht fehlen. Elektronische
waltung eines elektronischen Markt-
Kataloge werden über Unternehmens-
platzes übernimmt in der Regel ein
grenzen hinweg zwischen Lieferanten
so genannter „Intermediär“. Dieser ist
und beschaffenden Unternehmen
entweder ein unabhängiger Markt-
ausgetauscht.
platzbetreiber oder er wird aus einem
Konsortium von Marktplatzteilnehmern gebildet. Der Intermediär vermittelt zwischen Einkäufern und
Foto: Image Source
Beispiel
Verkäufern.
In Ihrem Unternehmen werden
monatlich neue Produkte angeboten, so dass Ihr gedruckter
Beispiel
Katalog nie dem aktuellen Produktportfolio entspricht. Um für
14
Auf elektronischen Marktplätzen
Ihre Kunden stets aktuelle Pro-
können Sie als Lieferant oder als
duktinformationen bereitstellen
Kunde auftreten. Bevor Sie sich
zu können, möchten Sie einen
entscheiden, an elektronischen
elektronischen Produktkatalog
Marktplätzen teilzunehmen,
auf Ihrer Unternehmenswebsite
informieren Sie sich zunächst,
einstellen.
• ob Marktplätze existieren, auf
denen die Waren/Dienstleistungen, die Sie kaufen oder
verkaufen möchten, gehandelt
werden,
• wie hoch die Kosten zur Teilnahme an den Marktplätzen
sind und
• welche Anforderungen an Sie
gestellt werden, wenn Sie an
den Marktplätzen teilnehmen
möchten.
Mehr über elektronische Marktplätze und nützliche Handlungsempfehlungen erhalten Sie in
unserer Broschüre „Elektronische
Marktplätze auswählen und nutzen“,
die unter www.prozeus.de zum
Download zur Verfügung steht.
Tipp
Kundenbeziehungsmanagement
Wertschöpfungskettenmanagement
Beim Kundenbeziehungsmanagement
Das Wertschöpfungskettenmanage-
(englisch: CRM – Customer Relation-
ment (englisch: SCM – Supply Chain-
Bedenken Sie, dass das Pflichten-
ship Management) steht der Kunde
Management) optimiert sämtliche
heft Grundlage für den Vertrag mit
im Mittelpunkt sämtlicher Unterneh-
Geschäftsprozesse entlang der Wert-
Ihrem IT-Dienstleister ist – nur die
mensaktivitäten. Ziel eines CRM ist
schöpfungskette. Das bedeutet, dass
Anforderungen, die im Pflichten-
die Verknüpfung aller Unternehmens-
unternehmensübergreifende Prozesse
heft aufgeführt sind, werden bei
bereiche, um den Zugriff auf aktuelle
– z.B. Transaktionen zwischen Ihnen
der Umsetzung des Projekts
Kundendaten in jedem Teilbereich des
und Ihren Lieferanten sowie Ihnen und
berücksichtigt. Dies ist nur
Unternehmens zu ermöglichen. CRM
Ihren Kunden – in ein ganzheitliches
eine Auswahl der häufigsten
ermöglicht Ihnen, Ihre Kunden genau
eBusiness-System integriert werden.
eBusiness-Anwendungen. Fügen
kennen zu lernen und kundenindivi-
Sie Ihren Zielen entsprechende
duelle Angebote zu erstellen. Dadurch
Anwendungen hinzu bzw. entfer-
können Sie gezieltes Marketing
durchführen und optimalen Kunden-
nen Sie Anwendungen, die für
Beispiel
Sie nicht relevant sind.
service bieten.
Eine Möglichkeit des SCM ist die
Einbeziehung Ihrer Lieferanten in
die Entwicklung neuer Einzelteile
Beispiel
Ihrer Endprodukte. So können
Zubehörteile gemeinsam mit den
Durch den Einsatz Ihres neuen
Zulieferern entwickelt werden.
CRM-Systems können Sie sämt-
Auch die Integration von Kunden-
liche Informationen über Ihre
wünschen in die Endprodukt-
Kunden an einer zentralen Stelle
fertigung ist denkbar. Durch den
sammeln und auswerten. Durch
gemeinsamen Zugriff auf eine
eine Analyse des Kaufverhaltens
einheitliche Datenbasis sind alle
können Sie Ihren Kunden indi-
Geschäftspartner auf dem glei-
viduelle Produktangebote und
chen Wissensstand und können
spezifische Rabatte anbieten.
Dokumente ohne Zeitverlust aus-
Sie können durch Kundenzufrie-
tauschen.
denheitsanalysen Ihren Service
15
Foto: Image Source
individuell ausrichten und somit
durch eine optimale Betreuung
die Kunden langfristig an Ihr
Unternehmen binden.
Mehr dazu, wie Sie den
Einsatz eines CRM-Systems
richtig planen, finden Sie in
unserem Merkblatt, das unter
www.prozeus.de zum Download
zur Verfügung steht.
3. Skizzierung des Sollzustands
und Ermittlung der Anforderungen
Im Folgenden wird der geplante
Einige allgemeine Anforderungen
Sollzustand nach Umsetzung des
an die geplanten Anwendungen
Projekts beschrieben. Analog zur
sollten bereits im Pflichtenheft
Beschreibung der Ausgangslage
festgelegt werden, um spätere
wird die Umsetzung in die
Missverständnisse zu vermeiden.
4 Planung
Abschnitte Organisation, Technik,
Auch wenn manche Anforderungen
Datenmanagement und Personal
selbstverständlich scheinen, ist ihre
untergliedert. Orientieren Sie
Erfüllung nicht immer garantiert.
1 Ist-Analyse
2
eBusiness-Anwendung
3 Skizzierung
5
sich dabei an den Inhalten der
Beschreibung der Ausgangslage.
Beispiel: Allgemeine Anforderungen
• Wirtschaftlichkeit, Produktivität: Arbeitet das System wirtschaftlich?
Sind Auslastung der Hardware und Verarbeitungszeiten optimal?
• Standardeinsatz: Werden die zurzeit gängigen Standards unterstützt?
• Sicherheit: Ist das System sicher vor Zugriffen von außen?
• Modularität, Ausbaufähigkeit: Besteht das System aus unabhängigen
Modulen, so dass jederzeit einzelne Module hinzugefügt oder entfernt
16
werden können?
• Hardwareunabhängigkeit: Kann das System ohne besonderen
Anpassungsaufwand auch auf einer anderen als der ursprünglichen
Hardware/Software eingesetzt werden?
• Kompatibilität: Ist das System verträglich mit anderen Anwendungsprogrammen und der genutzten Hardware?
• Parametrisierung: Können individuelle Einstellungen (Parameter)
vorgenommen werden, um spezielle Bedürfnisse zu decken
(z.B. spezielle Währungen, Zahlenformate)?
Organisation – Sollzustand
Technik – Sollzustand
Stellen Sie die geplanten Veränderun-
Für diesen Bereich benötigen Sie
gen der Unternehmensbereiche und
sehr wahrscheinlich die Unterstützung
-strukturen dar, die durch die
Ihres IT-Dienstleisters. Modellieren
eBusiness-Anwendung realisiert
Sie gemeinsam mit ihm die geplante
werden sollen und legen Sie die dafür
EDV-Landschaft oder übergeben
notwendigen Umsetzungsmaßnah-
Sie ihm die Entwicklung der neuen
men fest.
Systemarchitektur (falls Sie diese
Tätigkeiten extern vergeben haben).
Auch wenn nicht zwangsläufig die
Berücksichtigen Sie die notwen-
gesamte Struktur des Unternehmens
dige Software und damit verbun-
durch das Projekt überarbeitet wird,
denen Hardwarevoraussetzungen.
werden sehr wahrscheinlich viele
Die Realität hat häufig gezeigt,
Prozesse verändert. Zeichnen Sie
dass vorhandene Server nicht den
die durch das Projekt zukünftig verän-
Anforderungen genügten, auch wenn
derten Prozessketten auf und stellen
ursprünglich davon ausgegangen
Sie die Veränderungen gegenüber
wurde. Um unliebsame Überraschun-
der Ausgangslage deutlich heraus.
gen zu vermeiden, sollten Sie Ihren
Bedenken Sie, welche Auswirkun-
IT-Verantwortlichen bzw. Dienstleister
gen diese Veränderungen auf Ihre
auf die Prüfung der vorhandenen
Organisationsstruktur haben werden.
Hard- und Software für das geplante
Definieren Sie dabei die optimalen
Projekt deutlich hinweisen.
17
Prozessabläufe und beziehen Sie hier
die Mitarbeiter der betroffenen Abtei-
Beschreiben Sie Anforderungen an
lungen und Bereiche mit ein. Prüfen
die Hard-/Software-Installation, an
Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern,
notwendige Anpassungsprogrammie-
ob die geplanten Prozesse realisier-
rungen und definieren Sie die geplan-
bar sind oder ob es noch alternative
te Datenorganisation (Datenschlüssel,
Lösungswege gibt.
Datenfelder, Speichermedien etc.).
Berücksichtigen Sie Anforderungen an
die Dateneingabe, Datenverarbeitung
und -ausgabe im Hinblick auf die
Benutzerfreundlichkeit der geplanten
eBusiness-Anwendungen. Das System wird später von Anwendern
in Ihrem Unternehmen genutzt. Es
empfiehlt sich daher, bereits frühzeitig
die Wünsche und Bedürfnisse der
zuständigen Mitarbeiter in die Planung
mit einzubeziehen.
Foto: Image Source
Schnittstellen
Legen Sie eine klare Regelung die-
Beschreiben Sie die neu entstehen-
ser Dokumentationspflicht bereits
den bzw. veränderten Schnittstellen
im Pflichtenheft fest, um spätere
zwischen den verschiedenen EDV-
Missverständnisse im Ernstfall zu
Systemen, neue Benutzerschnitt-
vermeiden. Auch das Verfassen von
stellen und den elektronischen
Besprechungsprotokollen ist sinnvoll,
Datenaustausch mit (unternehmens-)
um nachträgliche Absprachen nach-
externen Systemen.
vollziehen zu können. Der zeitliche
Mehraufwand lohnt sich insbesondere
Tipp
Handbuch
für spätere Erweiterungen des Sys-
Um das neue System handhaben und
tems in neuen eBusiness-Projekten.
pflegen zu können, ist ein detailliertes
Das Handbuch wird von Ihrem
Handbuch notwendig.
Die Regelung der Wartung und Wei-
IT-Dienstleister während des
18
Wartungsbedingungen, Updates
Projekts schrittweise in deutscher
Legen Sie bereits im Pflichtenheft
terentwicklung der neuen Systeme
und englischer Sprache erstellt.
fest, wann, in welcher Art, in welchem
wird in der Regel im Lizenz- oder
Zur Verdeutlichung der Benutzer-
Umfang und von wem ein Handbuch
Leasingvertrag geregelt. Achten Sie
führung werden zahlreiche Screen-
erstellt werden soll. Ebenso sollten Sie
im Interesse der Investitionssicherheit
shots eingesetzt und es wird kein
während des Projekts die Fortschritte
darauf, dass insgesamt ein langfristi-
„Fachchinesisch“, sondern eine
von Ihrem Dienstleister dokumentieren
ger Support/Service gewährleistet
für den Nutzer verständliche
lassen, damit Sie zum einen stets
wird. Hier wird auch die Regelung
Ausdrucksweise verwendet. Das
über den aktuellen Projektstatus
der Gewährleistung festgehalten.
Handbuch sollte zur leichteren
informiert sind und zum anderen auf-
Handhabung maximal 60 Seiten
tretende Schwierigkeiten frühzeitig
umfassen.
erkennen und geeignete Lösungen
finden können.
Foto: Image Source
Datenmanagement –
Sollzustand
Personalressourcen für die Erfassung
bzw. Erstellung der Daten großzügig
PROZEUS-Praxis
ein.
Entscheidend für die Umsetzung Ihrer
Die Erfahrungen haben gezeigt,
eBusiness-Anwendungen sind die
eBusiness-Standards
dass gerade die Datenaufberei-
zugrunde liegenden Daten (Kunden-,
Standards im eBusiness ermöglichen
tung, Erfassung und Bereinigung
Produkt-, Belegdaten etc.).
Prozessintegration und Kostensen-
vom zeitlichen Aufwand her
kung. Sie legen elektronische Daten-
erheblich unterschätzt wurde.
Durch die neuen Systeme werden
formate fest, die dem Informations-
teilweise Daten verändert bzw. andere
austausch innerhalb und zwischen
Daten erfasst und verarbeitet. Halten
Unternehmen zugrunde liegen.
Sie diese neuen Daten und Formate
Dadurch können Daten leicht auf
entsprechend fest (Datenformate,
andere Systeme übertragen werden.
Datenmengen, Zugriffshäufigkeiten
etc.) oder greifen Sie hier auf die
Standards haben den Vorteil, dass sie
Unterstützung Ihres IT-Dienstleisters
bei den Nutzern eine breite Akzeptanz
zurück. Falls Sie den Dienstleister
genießen und weit verbreitet sind.
später wechseln möchten, sollte sich
Außerdem kann – häufig kostenlos –
ein Nachfolger über die Datenlage
auf bereits vorhandenes Know-how
informieren können.
zurückgegriffen werden. Wählen Sie
die für Sie relevanten eBusiness-Stan-
Berücksichtigen Sie bei der Konver-
dards und planen Sie entsprechende
tierung der Daten die Übernahme aus
Schnittstellen ein.
Beispiel
Sie möchten Ihre Produkte mithilfe
eines elektronischen Produktkatalogs auf einem elektronischen
Marktplatz anbieten. Damit Ihre
Produkte mittels standardisierter
Merkmale gesucht und gefunden
werden können, möchten Sie
die Klassifikationsstandards
eCl@ss/GPC einsetzen. Ihr
zukünftiges System zur Produkt-
Altsystemen, Neuerfassung oder ggf.
Datenerstellung, wenn noch keine
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen
elektronischen Daten vorliegen.
Überblick über relevante eBusiness-
19
katalogerstellung muss daher
diese Standards unterstützen.
Standards.
Planen Sie im Arbeits- und Zeitplan
(nächster Abschnitt) notwendige
Identifikationsstandards
D-U-N-S®, GTIN, EPC, GRAI/GIAI, ILN/GLN,
Firmen und Produkte eindeutig kennzeichnen
NVE/SSCC, PZN, UPIK
Klassifikationsstandards
eCl@ss, ETIM, GPC, proficl@ss, UNSPSC
Produkte einheitlich beschreiben
Katalogaustauschformate
BMEcat, cXML, Datanorm, Eldanorm, PRICAT,
Produktdaten elektronisch bereitstellen
RosettaNet, xCBL
Transaktionsstandards
EANCOM®, EDIFICE, GS1 XML, OAGIS, ODETTE,
Geschäftsdokumente automatisiert austauschen
openTRANS, RosettaNet, UBL
Prozessstandards
ECR, ebXML, RosettaNet, SCOR
Komplexe Geschäftsabläufe automatisieren
© PROZEUS
Die wichtigsten eBusiness-Standards
Tipp
Das PROZEUS Expertennetzwerk Standardisierung im eBusiness hat es
sich zur Aufgabe gemacht, für kleine und mittlere Unternehmen Transparenz
und Investitionssicherheit bei den eBusiness-Standards zu schaffen. Das
Experten-Know-how wurde für Sie in Handlungsempfehlungen zum Einsatz
von eBusiness-Standards gebündelt.
Die Broschüren
• Identifikationsstandards auswählen und einsetzen
• Klassifikationsstandards auswählen und einsetzen
• Katalogaustauschformate auswählen und einsetzen
• Transaktionsstandards auswählen und einsetzen
• Prozessstandards auswählen und einsetzen
• eMarktplätze auswählen und nutzen
• Software-Tools auswählen und nutzen
stehen unter www.prozeus.de zur Bestellung oder zum Download bereit.
Foto: Image Source
20
Sicherheit
elektronischer Geschäftsdokumente
Mit den neuen eBusiness-Anwendun-
müssen evtl. Aufbewahrungspflichten
gen veränderten sich eventuell die
beachtet werden.
Anforderungen an die Datensicherheit
und den Datenschutz in Ihrem Unter-
Berücksichtigen Sie auch die gesetz
nehmen. Führen Sie auf, welche Maß-
-lichen Bestimmungen und die
nahmen zur Datensicherheit und zum
Umsetzung der notwendigen langfris-
Datenschutz zukünftig Berücksichti-
tigen Speicherung der Daten.
gung finden.
Insbesondere beim Austausch
Personal – Sollzustand
Beispiel
Anwenderqualifikation,
Personalschulung
Erfassen Sie, welche Personen
Die neuen eBusiness-Anwendungen
Bei elektronischer Beschaffung
in Ihrem Unternehmen an den
erfordern ggf. den Ausbau der Kennt-
über ein internes Bestellsystem
veränderten (unter Abschnitt
nisse Ihrer Mitarbeiter.
darf jeder Mitarbeiter C-Teile
„Organisation – Ausgangslage“
selbst bestellen. Dafür müssen
genannten) Prozessen beteiligt
Nachdem Sie festgelegt haben,
für jeden Mitarbeiter sowohl ein
sind. Ergänzen Sie diese Übersicht
welche Mitarbeiter zukünftig Anwen-
passwortgeschützter Zugang
durch die entsprechenden
der des neuen Systems sein werden,
zum System geschaffen als auch
Funktionen und Zuständigkeiten der
legen Sie die notwendigen Personal-
ein Berechtigungskonzept hinter-
Personen. Erstellen Sie bei Bedarf
schulungen fest und klären von wem,
legt werden. Darin werden z.B.
Berechtigungs- und Genehmigungs-
für welchen Bereich und in welchem
das Budget und eine limitierte
konzepte, die verschiedenen Mitar-
Umfang diese Schulungen durch-
Artikelauswahl festgelegt. Der
beitergruppen unterschiedliche Rollen
geführt werden (z.B. von Ihrem
Einkaufsleiter hat dabei eine
zuweisen.
IT-Dienstleister oder von externen
andere Berechtigung als ein
Institutionen).
Einkaufssachbearbeiter.
21
Foto: Image Source
4. Planung der Umsetzungsschritte
in einem Arbeits- und Zeitplan
Ein möglichst detaillierter Arbeits- und
Meilensteine
Zeitplan ist notwendig, um das Pro-
Die Planung von Meilensteinen er-
jekt ohne Verzögerungen umsetzen zu
gänzt die Zeitplanung um bestimmte
können. Planen Sie sowohl die Dauer,
zeitliche Termine, in denen ent-
die terminliche Festlegung als auch
scheidende Abschnitte des Projekts
4 Planung
die personelle Besetzung. Berück-
erreicht werden. Ein Meilenstein
sichtigen Sie dabei Urlaubszeiten,
ist erfüllt, wenn die zugehörigen
Reserven für Krankheiten, anstehende
Arbeitspakete abgeschlossen sind.
1 Ist-Analyse
2
eBusiness-Anwendung
3 Skizzierung
5
Dienstreisen, arbeitsaufwändige Tätigkeiten wie z.B. Jahresabschluss und
Messebesuche, soweit dies vorab
möglich ist.
Beispiel
Arbeitspakete
Der Meilenstein „Erstellung eines
In der Praxis hat sich die Planung von
elektronischen Produktkatalogs“
Arbeitspaketen bewährt. Ein Arbeits-
kann unter anderem aus den
paket umfasst zusammengehörende
Arbeitspaketen „Erstellung der
Teilaufgaben.
Produktkatalogdaten“, „Zuordnung der eCl@ss-Klassifikation“,
„Zertifizierung des Katalogs nach
BMEcat“ bestehen.
22
Beispiel
Das Arbeitspaket „Erstellung der
Produktkatalogdaten“ setzt sich
Häufige Gründe für Verzögerungen
unter anderem zusammen aus
den Teilaufgaben „Erstellung von
digitalen Produktabbildungen“,
„Formulieren von Produktbeschreibungen“, „Zuordnung von
individuellen Preislisten“.
• Schwer kalkulierbarer Aufwand
zur Datenaufbereitung
• Höherer Abstimmungsaufwand
mit IT-Dienstleistern
• Fehlende Berücksichtigung von
Urlaubs- und Krankheitszeiten
PROZEUS-Praxis
Die rund 140 Projekte mit Unternehmen bei PROZEUS haben gezeigt, dass die Projektlaufzeit fast immer unterschätzt
wird. Planen Sie daher nicht zu knapp, da gerade in kleinen und mittleren Unternehmen die Projektarbeit neben
dem Tagesgeschäft erledigt werden muss. Gerade bei guter Auftragslage des Unternehmens kann es schnell zu
Engpässen kommen. Beachten Sie, dass die Geschäftsführung hinter dem Projekt stehen muss, um den beteiligten
Mitarbeitern trotz hoher Arbeitsbelastung Freiraum für die Projektarbeit zu gewähren. Wenn die Geschäftsführung
nicht von dem eBusiness-Projekt überzeugt ist, wird das Tagesgeschäft immer zu starken Verzögerungen bei der
Projektumsetzung führen.
Häufig erfordert die Umsetzung auch ein hohes Maß an Flexibilität: Es ist durchaus möglich, dass sich bei den
geplanten Arbeitspaketen Verzögerungen ergeben, die eventuell mit dem Vorziehen eines anderen Arbeitspaketes
überbrückt werden können.
Die folgende Abbildung zeigt einen
abgeschlossen wurde. Lassen Sie
typischen Verlauf eines eBusiness-
sich von Verzögerungen also nicht
Projekts, das nach erheblicher
sofort entmutigen!
Tipp
Die Erfahrungen haben gezeigt,
dass z.B. die Umsetzung der
Verzögerung dennoch erfolgreich
eBusiness-Standards häufig
unterschätzt wurde. Es ist daher
ratsam, möglichst von Beginn an
2. Quartal 2010
4
5
6
3. Quartal 2010
7
8
9
4. Quartal 2010
10
11
12
1. Quartal 2011
1
2
3
2. Quartal 2011
4
5
6
3. Quartal 2011
7
8
9
4. Quartal 2011
10
11
12
Vorüberlegungen
und Pflichtenheft
alle notwendigen Vorbereitungen
zur Umsetzung der benötigten
Standards durchzuführen. So
Schnittstellenvorbereitung
ist es z.B. nicht sinnvoll, die
CRM-System
am Ende des Projekts zu erledi-
Klassifizierung der Produkte erst
gen – dieser Schritt sollte direkt
Online-Shop
im Rahmen der Bereinigung der
Stammdaten erfolgen.
Klassifizierung
Bestellabwicklung
und Schulung
Projektarbeit
planmäßig
Abschluss
geplant
Projektarbeit
verzögert
Abschluss
umgesetzt
© PROZEUS
Beispiel: Projektverlauf
23
Foto: Image Source
Inbetriebnahme und Einsatz
Beschreiben Sie die Einführung des
Bei der Installation eines neuen EDV-
neuen Systems für den Echtbetrieb.
Systems empfiehlt sich in der Regel
Wählen Sie je nach Umfang des Pro-
eine Testphase, in der die Funktionali-
jekts und nach den Gegebenheiten
täten des Systems in einer Testumge-
Ihres Unternehmens die für Sie opti-
bung geprüft werden, ohne dass der
male Umsetzung (z.B. Komplettein-
laufende Betrieb unterbrochen wird.
führung oder schrittweise Einführung).
Halten Sie fest, wie die Testphase
Lassen Sie sich hierzu von Ihrem
verläuft und wie eventuell auftretende
IT-Dienstleister beraten, wenn
Fehler in der Testphase gehandhabt
Sie unsicher sind, was für Ihr
werden sollen.
Unternehmen die beste Lösung ist.
Berücksichtigen Sie auch hier den
Umgang mit mög-lichen nach der
Testphase auftretenden Fehlern.
Beispiel
Nach Abschluss jedes Arbeitspakets werden die programmier-
Beispiel
ten Module eine Woche lang
24
Foto: Image Source
ge-testet. Fehler werden von dem
Nachdem die Testphase erfolg-
zuständigen IT-Dienstleister sofort
reich abgeschlossen worden ist,
behoben. Nachdem das gesamte
kann das System im Echtbetrieb
System als Testversion installiert
eingesetzt werden. Für die Einfüh-
wurde, werden in einer vier-
rung müssen zwei wichtige Server
wöchigen Testphase sämtliche
kurzfristig abgeschaltet werden,
Funktionen von den Anwendern
so dass die komplette Einführung
gründlich getestet.
an einem Wochenende erfolgt,
um den Betrieb des Unternehmens nicht zu unterbrechen.
5. Aufstellung von Kostenplan
und Erfolgskontrolle für das Projekt
Um die gesamten Kosten des Pro-
Versuchen Sie, Ihre Planung bereits
jekts beziffern zu können, ist ein
vorab möglichst genau zu definieren.
detaillierter Kostenplan notwendig.
Nachträgliche Anforderungen, die
Berücksichtigen Sie darin zum
erst im Laufe des Projekts an den
einen die Projektkosten für Ihren
Dienstleister gestellt werden, kön-
externen IT-Dienstleister und zum
nen sich negativ auf die Zeitplanung
anderen den internen Aufwand Ihrer
auswirken. Zudem verursachen sie
Projektmitarbeiter. Des Weiteren kön-
Zusatzkosten, wenn sie nicht im
nen Investitionskosten für Hard- und
Aufgabenpaket (Pflichtenheft) als
Software entstehen sowie Kosten
konkrete Anforderung enthalten sind.
für Anpassungs- und Schnittstellen-
Durch fest definierte Aufgabenpakete
programmierungen zur Anbindung an
lassen sich unter Umständen
bestehende Systeme. Prüfen Sie, ob
Pauschalpreise verhandeln.
1 Ist-Analyse
der geplanten
2 Beschreibung
eBusiness-Anwendung
3 Skizzierung
4 Planung
5 Erfolgskontrolle für das Projekt
nach Abschluss des Projekts laufende Kosten wie z.B. Lizenzgebühren,
Wartungskosten, Kosten für Updates
anfallen.
Beispiel-Rechnung
Hardware
Leistungsfähiger Server ca.
3.800 EUR
4 Windows Workstations ca.
4.000 EUR
Software
eBusiness-Lizenzen
Dienstleistung
zur Projekteinführung,
Pflichtenheft und Installation
Datenpflege
Schnittstellen
Gesamt
40.000 EUR
6.500 EUR
Konzeption, Schulung, Coaching,
Produktdatenpflege
Online-Katalog
25
7.500 EUR
3.000 EUR
Anpassungsprogrammierung
15.500 EUR
Überarbeitung des Weblayouts
11.000 EUR
Einrichtung, Schulung und Test
4.200 EUR
95.500 EUR
Die Kosten für Wartung, Support und Updates
belaufen sich auf 15% der Lizengebühren pro Jahr.
Beispiel: Kostenplan
Erfolgskontrolle
eventuelle Abweichungen hinsichtlich
der Ursachen und Folgen zu analysie-
Um den Überblick über den Erfolg
ren: Welche Zusatzanforderungen
des Projekts zu wahren, müssen die
haben sich im Laufe des Projekts
eingangs geplanten Ziele, Arbeitspa-
ergeben? Sind alle geplanten Arbeits-
kete und Meilensteine während des
pakete und Meilensteine erfüllt wor-
Projekts laufend auf Erfüllung (z.B.
den oder haben sich Änderungen
Meilensteine) geprüft werden, damit
ergeben? Wurden alle Termine ein-
rechtzeitig Maßnahmen ergriffen wer-
gehalten? Welche Fehler sind Ihnen
den können, falls Probleme auftreten.
unterlaufen? Welche Fehler sind auf
Seiten des Dienstleisters entstanden?
Foto: Image Source
Des Weiteren sollten auch nach Be-
Lernen Sie aus diesen Erfahrungen,
endigung des Projekts die geplanten
damit das nächste Projekt mit weni-
und tatsächlich umgesetzten Aktivi-
ger Verzöge rungen abgewickelt
täten gegenübergestellt werden, um
werden kann.
Fazit
Nachdem Sie nun die ersten Schritte im eBusiness erfolgreich gemeistert
26
haben, wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Umsetzung Ihres
Projekts. Zum Schluss möchten wir Ihnen noch einige Tipps zur Umsetzung
und Erfahrungen aus den PROZEUS-Praxisprojekten mit auf den Weg
geben:
• Pflegen Sie den persönlichen Kontakt zum Dienstleister. Regeln Sie
nicht alles telefonisch oder per eMail, sondern treffen Sie sich mit ihm
und lassen Sie sich seine Fortschritte zeigen.
• Treffen Sie Zielvereinbarungen mit dem Dienstleister, um eine zügige
Erfüllung sicherzustellen.
• Schreiben Sie das Pflichtenheft gemeinsam mit dem IT-Dienstleister.
Er kann viele technische Fragen professionell beantworten und
Anforderungen berücksichtigen.
• Setzen Sie einen Dienstleister oder Berater als Generalunternehmer ein.
Er kommuniziert mit den verschiedenen IT-Dienstleistern und Ihnen
und fungiert als „Übersetzer“.
• Ergänzen Sie Ihr Pflichtenheft um „Muss“- vs. „Kann“-Anforderungen.
Wenn Sie weitere Informationen
benötigen oder wissen möchten, wie
an dere kleine und mittlere Unterneh-
Damit lässt sich der Rahmen des Projekts besser steuern und Sie
verhindern, dass die Wünsche den Projektrahmen sprengen.
• Stellen Sie von Anfang an ein Projektteam zusammen, das gewährleistet,
men eBusiness-Projekte umsetzen,
dass alle „Betroffenen“ beteiligt sind und planen Sie regelmäßige Treffen
finden Sie dies und vieles mehr unter
mit Ihrem Projektteam ein.
www.prozeus.de
• Planen Sie genügend „Zeit-Puffer“ für Urlaub und Krankheit ein.
• Für den Erfolg Ihres Projekts ist es unabdingbar, dass die Geschäfts-
Ihr PROZEUS-Team
führung hundertprozentig hinter der Umsetzung der Lösung steht.
Nutzen Sie den PROZEUS-Service
eBusiness-Broschüren – Praxistipps für KMU
Unter „Publikationen und Downloads“ finden Sie mehr als 100 Broschüren,
Merkblätter, Leitfäden und Handlungsempfehlungen rund um das Thema
eBusiness-Standards. PROZEUS gibt hiermit kleinen und mittleren Unternehmen
(KMU) Ratschläge zur Umsetzung von eBusiness-Projekten – mit vielen
Erfahrungsberichten aus Industrie und Handel. Die Praxisberichte basieren
auf Erfahrungen kleiner und mittlerer Unternehmen bei der Umsetzung von
beispielhaften eBusiness-Projekten.
PROZEUS IT-DienstleisterPool
Für welches Problem Sie auch einen IT-Dienstleister suchen, die PROZEUSDatenbank enthält mehrere hundert Dienstleister, die kleine und mittlere
Unternehmen bei der Einführung von eBusiness unterstützen. Die IT-Spezialisten
bieten Beratung und implementieren unterschiedliche Anwendungen – von
Artikelstammdaten über elektronische Beschaffung bis zu Zahlungssystemen.
IT-DienstleisterPool
27
PROZEUS-Webinare
Mit Online-Veranstaltungen stellt PROZEUS seinen Usern spannende Informationen rund um eBusiness-Standards und deren Einsatz in einem kostenfreien
Informationskanal zur Verfügung. Über eine Chat-Funktion können Sie während der Online-Veranstaltungen auch Fragen an die Referenten richten, die sie
„live“ beantworten. Nutzen Sie die Möglichkeit, bequem vom Arbeitsplatz aus
oder auch von daheim die Vorträge zu verfolgen. Haben Sie ein Webinar verpasst? Macht nichts, wir zeichnen alle Vorträge auf und Sie können diese in der
„Mediathek“ auf www.prozeus.de abrufen.
Follow us
Kennen Sie schon den YouTubeKanal von PROZEUS? Hier finden
Sie aktuelle Aufzeichnungen unserer
Webinare und spannende Filme rund
um das Thema eBusiness-Standards.
Um immer gut informiert zu sein, folgen Sie PROZEUS auf Twitter und
abonnieren Sie unseren regelmäßigen
Newsletter.
GS1 Germany GmbH
Institut der deutschen Wirtschaft Köln
Consult GmbH
0221 49 81-856
eMail: [email protected]
eMail: [email protected]
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Layout: rheinfaktor.de
0221 49 81-826
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Tel.:
0221 947 14-4 90
ISBN 978-3-602-45066-4 (PDF)
0221 947 14-0
Fax:
Tel.: +49 221 4981-0, Fax: +49 221 4981-533, eMail: [email protected], http: www.iwmedien.de
Tel.:
detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über www.ddb.de abrufbar. ISBN 978-3-602-45065-7
50668 Köln
Postfach 10 18 63, 50458 Köln, Konrad-Adenauer-Ufer 21, 50668 Köln
Konrad-Adenauer-Ufer 21
50825 Köln
Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie;
Maarweg 133
Köln, Überarbeitete Neuauflage Dezember 2012
verantwortlich für den Inhalt:
Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek
EAN
Herausgeber und

Muster-Pflichtenheft für eBusiness-Projekte

Transcription

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Steering Committees

Deutsches Archäologisches Institut • Jahresbericht 2007