Guide Utilisateur DHL Online Shipping

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Guide Utilisateur DHL Online Shipping
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PREPARER UN BORDEREAU AVEC DHL ONLINE SHIPPING
Connectez-vous sur https://www.mydhl.dhl.com, indiquez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez
sur Connexion.
Page d’accueil de MyDHL :
Pour commencer à utiliser DHL Online
Shipping, cliquez sur Préparer mes
envois, ou sur l’onglet Expédition puis
Expédier en ligne (DHL Online
Shipping) dans le menu rouge en haut
de page.
Expédier :
Sur l’écran Expédier, vérifiez que
l’adresse expéditeur par défaut est bien
celle que vous souhaitez utiliser. Sinon,
cliquez sur Modifier l’adresse
expéditeur pour la mettre à jour.
Si vous avez déjà des destinataires
enregistrés, vous pouvez en
sélectionner un dans le menu déroulant
A: ou bien cliquer sur Ouvrir carnet
d’adresses.
Si vous expédiez vers un destinataire
non enregistré, cliquez sur Nouveau
destinataire pour accéder à l’écran
Détails de l’adresse et remplissez les
champs obligatoires.
Sélectionnez une date d’expédition.
Cliquez sur Suivant pour continuer.
En cas de problème, contactez nos experts
au 0820 345 543 (0,12€ TTC/min)
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Détails de l’adresse :
Astuce
Pour gagner du temps lors de vos prochains
envois, sauvegardez systématiquement vos
destinataires dans votre carnet d’adresses.
Détails d’expédition :
Sélectionnez un type d’emballage dans
le menu déroulant.
Pour chaque pièce, indiquez le poids et
les dimensions et cliquez sur
Si vous sélectionnez certains
emballages DHL, les dimensions ne
seront pas nécessaires car déjà
renseignées par l’outil.
Si vous choisissez votre propre
emballage, vous devrez en revanche
indiquer les dimensions de chaque
pièce.
Renseignez la description du contenu et
éventuellement la référence expéditeur
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Votre emballage :
Astuce
Si vous ne cliquez pas sur le bouton
les informations de pièce ne seront pas
mémorisées et un message d’erreur vous
empêchera de poursuivre.
,
Si votre envoi est taxable, vous devez
cocher la case correspondante et
indiquer une valeur déclarée.
Dans ce cas, DHL Online Shipping
vous propose de créer votre facture
douanière dans la foulée.
Cliquez sur
Astuce
Si vous ne savez pas si votre envoi est
taxable, cliquez sur Déterminer si l’envoi
doit être déclaré en douanes. DHL Online
Shipping vous aidera à déterminer le statut
de votre envoi selon les marchandises
expédiées.
Options de facturation :
Vérifiez les informations de
facturation. Par défaut, le système
facturera votre envoi sur le compte
indiqué lors de l’inscription.
Cependant, vous pouvez tout à fait
indiquer un autre compte pour la
facturation de l’expédition et/ou des
droits et taxes.
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Création de facture :
Si vous avez coché la case Oui,
j’aimerais créer ma facture en
utilisant DHL Online Shipping sur
l’écran précédent, l’outil vous propose
de créer votre facture douanière en
ligne.
Sélectionnez le type de facture dans le
menu déroulant (Proforma ou
commerciale) et remplissez les champs
obligatoires.
Informations sur les marchandises :
Saisissez les informations relatives aux
marchandises expédiées et pour
chacune d’entre elles cliquez sur
Vous pouvez renseigner plusieurs types
de marchandises pour un même envoi.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur
Options :
Sélectionnez le produit correspondant à
vos besoins.
Utilisez le menu Options
Complémentaires pour assurer votre
expédition (si vous avez indiqué une
valeur déclarée sur l’écran précédent)
et déclencher un enlèvement.
Vérifiez les informations d’enlèvement.
Si vous souhaitez modifier des
données, vous pouvez le faire
directement dans les différents champs.
Choisissez une date et une plage
horaire pour l’enlèvement pour
transmettre votre demande à DHL.
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Attention
Cette option d’enlèvement ne vous sera
proposée que si, lors de votre inscription, vous
avez indiqué vouloir programmer un
enlèvement pour chaque expédition.
Eventuellement, utilisez l’option
Notification pour avertir votre
destinataire ou un tiers par email.
Astuce
Vous pouvez saisir jusqu’à 5 adresses email et
un message texte.
Confirmation :
Impression des documents d’expédition :
Cochez la case Tout sélectionner afin
d’imprimer l’ensemble des documents,
ou sélectionnez manuellement les
documents que vous souhaitez
imprimer et la quantité pour chacun
d’entre eux.
Cliquez sur
pour visualiser
votre bordereau et sur
pour
imprimer les documents.
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Prévisualisation du bordereau :
Le bordereau édité est conforme aux
normes DHL.
Il contient notamment les identifiants
de pièces pour que vous puissiez suivre
chacun de vos colis séparément.
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Gestion des Expéditions Retours
L’option de gestion des Expéditions Retours permet de générer les documents de transport pour votre retour
d’expédition.
Activer l’option
Pour commencer vous devez activer cette option au niveau de votre profil utilisateur et indiquer les numéros
de comptes sur lesquels facturer vos Retours.
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Champs à renseigner :
Je souhaite créer une expédition Retour : Cocher la case pour activer l’option.
Facturer les frais de transport à (Expédition Internationale) *
Compte par défaut sur lequel sera facturé le transport Retour. Pour des expéditions internationales, seul un
compte Import Express peut être autorisé, mais vous pourrez modifier ce compte lors de la saisie et renseigner
un compte domestique si nécessaire. Un numéro de compte est accepté dès lors qu’il est valide dans le pays
d’origine de l’expédition Retour.
Facturer les droits et taxes à (optionel)
Facturer les frais de transport à (Expédition Domestique) *
Compte par défaut sur lequel sera facturé le transport Retour lorsqu’il s’agit d’un envoi domestique (FranceFrance).
(*) Au moins l’un des 2 comptes de facturation des frais de transport doit être renseigné.
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Instructions destinataire pour l’Expédition Retour
Nous donnerons quelques instructions simples qui permettront de guider votre destinataire pour vous
retourner votre expédition.
Vous pouvez également ajouter vos instructions spécifiques en cliquant sur le lien « Instructions destinaire
pour l’Expédition Retour ».
Ces informations seront envoyées ensemble à votre destinataire, dans les documents de l’Expédition Retour.
Cliquez sur « Instructions destinaire pour l’Expédition Retour » :
Puis renseignez vos instructions (ces instructions seront modifiables au moment de la préparation de votre
expédition) :
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Générer une Expédition Retour
Une fois paramétrée au niveau du profil utilisateur, la nouvelle option de gestion des expéditions retours est
disponible sur l’écran de préparation d’une Nouvelle Expédition.
Lorsque la case “Souhaitez-vous créer une Expédition Retour?” est cochée DHL met à votre disposition
plusieurs options pour gérer votre Expédition Retour :
• Option 1 : Créer une Expédition Export (envoi aller) et une Expédition Retour
• Option 2 : Créer une Expédition Retour uniquement
• Option 3 : Créer une Expédition Export (envoi aller) et une Expédition Retour vers un autre
destinataire
• Option 4 : Créer une Expédition Retour uniquement vers un autre destinataire
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L’option « Envoyer les documents d’Expédition Retour par email » :
Si cette option est cochée les documents de transport seront envoyés directement par mail au destinataire
pour qu’il puisse effectuer son retour (ils resteront cependant accessibles via l’historique des expéditions et
pourront être réimprimés ou ré-envoyés si nécessaire).
Sinon les documents seront générés à la validation et pourront être imprimés par l’expéditeur.
En résumé :
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Générer une Expédition Retour associée à une Expédition Export
L’onglet dans lequel vous avez l’habitude de saisir les détails de votre Expédition Export comporte une option
permettant de transférer l’ensemble des données saisies sur l’expédition aller vers l’expédition retour. Cette
option s’affiche lorsque les caractéistiques de votre expédition le permettent (selon le type d’envoi).
Cette option permet d’ignorer l’onglet “Détails Expédition Retour” et de passer à l’onglet “Options”. L’onglet
“Détails Expédition Retour” restera cependant accessible en cliquant dessus.
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L’onglet dans lequel sont saisis les détails de l’Expédition Retour est quasiment identique à l’onglet “Expédition
Export”.
1/ Le nombre de pièces retours, le poids et les dimensions peuvent différer de l’expédition aller.
2/ Idem pour la description, la référence, valeur déclarée et montant à assurer.
3/ La facturation du Retour se fait par défaut sur le compte paramétré dans le profil utilisateur.
4/ Le lien “Instructions destinataire pour l’Expédition Retour permet de modifier les instructions par défaut qui
ont été renseignées au niveau du profil utilisateur. Ces instructions ne concerneront alors que l’expédition en
cours.
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L’onglet “Options” permet de visualiser les produits disponibles pour le Retour.
A noter que ne connaissant pas la date du Retour au moment de la saisie, les informations de Livraison, Heure
limite d’appel, Tarif ne peuvent être affichées.
Pour rappel, une étiquette Retour sera valable 90 jours.
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L’onglet “Confirmer l’expédition” permet de visualiser le récapitulatif de l’Expédition Retour.
Les instructions destinataire sont accessibles en cliquant sur le lien.
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Les documents d’expédition pour l’envoi export (ou aller) sont toujours disponibles sur la même page après
acceptation des conditions générales.
Concernant l’expédition Retour, si l’envoi mail a été sélectionné, seule une indication confirmant que l’email
été envoyé est affiché. Sinon les documents liés à l’Expédition Retour seront imprimés à la suite des
documents relatifs à l’Expédition Export.
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Email reçu par le destinataire.
En pièce jointe les documents pour son expédition retour, ainsi que les instructions pour préparer son envoi.
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Les instructions spécifiques saisies par l’expéditeur seront affichées dans le cadre en rouge.
Le reste des instructions est standard DHL, mais s’adapte en fonction du pays de Retour (n° de téléphone
Service Client local…).
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Générer une Expédition Retour uniquement
Il vous est possible de générer une Expédition Retour uniquement.
Dans ce cas-là le carnet d’adresse sera inversé, et vous pourrez directement sélectionner l’adresse
d’expédition de l’envoi retour à partir de vos “Destinataires” habituels enregistrés dans votre carnet
d’adresse...
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L’onglet “Détails de l’Expédition Retour” est directement affiché puisqu’il n’y a pas d’Export.
Le détail des pièces Retours devra être renseigné (pas d’emballage par défaut).
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Accéder à l’historique de vos Expéditions Retours
L’historique des Expéditions Retours est incorporé à l’historique des Expéditions.
Vous pouvez y accéder soit via la section “Expédition Récentes” (1), soit en cliquant sur “Historique” (2)
Pour accéder à une Expédition Retour :
(1) : Une Expédition Retour seule (effectuée sans Expédition Export)
(2) : Une Expédition Retour liée à une Expédition Export
Pour accéder aux documents d’Expédition Retour sélectionner et cliquer sur “Voir”
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(1) : Une Expédition Retour seule (effectuée sans Expédition Export) : possibilité de Voir et réimprimer les
documents d’Expédition Retour (pdf).
(2) : Une Expédition Retour liée à une Expédition Export : accès à l’Expédition Export dans un premier
temps, avec un lien vers l’Expédition Export qui permettra de de Voir et réimprimer les documents
d’Expédition Retour (pdf).
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