2015 Veseys Tools - Flower Power Fundraising

CHAIRPERSON’S
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FALL 2015 FUNDRAISING
Canada’s Green Fundraiser • Collecte de fonds écologique du Canada • Canada’s Green Fundraiser • Collecte de fonds écologique du Canada
Thank you for choosing to use Veseys Fundraising Program for your organization’s
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Enclosed in your shipment of materials you will find the following:
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3 Our 12 page colour brochure [one for each member], which contains photos, descriptions and prices
of all the items you are selling.
3 Payment Collection envelopes for each person in your group. Have your members complete
the information on their envelope
3 2-Part Order Forms for each member in your organization. When they complete their sales
have them return the top [white] copy to you along with their money and have them keep the
bottom [yellow] copy as a record of their sales.
As the Chairperson, we have included the following materials to assist you with your campaign:
3 Master Order Form - this is also a 2-Part Order Form - send the top [white] copy to Veseys along with
your payment and keep the bottom [yellow] copy as a record of your full order. We’ve included two
copies... just in case you make an error when completing the form.
NEW – We now have an online Master Order form available at wvvw.veseys.com for those of you wishingto pay by credit card. Simply go to Veseys.com, click
on the Fundraising Tab at the left of the screen and find our Fundraising Online Order Form;
3 Postage Paid Return Envelope to use when sending your order to Veseys. If using the Business Reply Envelope make sure that it has been mailed early enough
to meet our Order Deadline Date of OCTOBER 15th. Some customers choose to send their orders by courier as regular mail can take from 7 - 14 days;
3 The Chairperson’s Checklist which you are currently reading;
3 Tips for a Successful Fundraiser [2 copies in case you are Co-Chairing the project].
The full Colour Brochure was designed to help your organization in promoting your fundraising efforts. Every member of your volunteer sales team should be
given one of these brochures along with an Order Form and a Payment Collection Envelope. They can keep track of their sales on the provided order forms and
some of your top sales people will likely come back to you looking for additional copies. Feel free to contact us at any time should you require additional Brochures,
Order Forms or Payment Collection Envelopes.
As you get closer to your order deadline of October 15th, ask each seller to verify that their orders and payments match in terms of products ordered and
money collected. Your customers should provide cheques payable to your organization and you will eventually write a single cheque made payable to Veseys
Bulbs.
When you are completing your Master Order Form please note that the first line of the order form asks for how many Delivery Bags you will need. These Delivery
Bags are free and you should order as many as you will need to individually bag every order you have received.
Please make sure that the address to which you would like to have the products delivered is clearly indicated on the Master Order Form and that this is an address
that can receive deliveries during normal business hours. It is best to avoid Post Office Box addresses as the product could end up sitting for several days at the
post office while they attempt to contact you with a pick up card. The majority of our items are live products and as such they should be delivered to your customers
shortly after you have received them.
Veseys will process your order as soon as it arrives but keep in mind that we do not commence shipping until September 15th when the bulb products have arrived from
Holland. Your product will be packed in appropriate shipping cartons and each item is prebagged with a full colour photo on each label along with detailed planting instructions.
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If at any time you have any questions concerning the program please call us at
1-800-363-7333 and ask for Alma McGuire. Alma can also be reached by email at a|[email protected]
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PO Box 9000, Charlottetown • Prince Edward Island • C1A 8K6 • 1-800-363-7333 • www.veseys.com
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DU PRÉSIDENT
COLLECTE DE FONDS L’AUTOMNE 2015
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commande selectionnée de notre brochure en couleur devra satisfaire votre
clientèle à son arrivée, autrement nous la remplacerons sans frais!
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Dans votre trousse de vente vous trouverez les documents suivants :
3 Notre brochure en couleur de 12 pages (une pour chaque membre), qui contient photo, description
et prix de tous les articles à vendre.
3 Les enveloppes de collecte de paiements pour chaque personne de votre groupe. Demandez
à chacun de vos membres d’identifier leurs renseignements sur leur enveloppe.
3 Des formulaires de commande à deux parties pour chaque membre de votre organisme. Lorsque
vos membres auront terminé la vente, demandez-leur de vous remettre la copie supérieure
(blanche)et de conserver la copie inférieure (jaune) comme preuve de vente.
Nous avons également inclus les documents suivants pour aider le président de la levée de fonds:
3 Formulaire de commande maître (à deux parties) – envoyez la copie supérieure (blanche) à Vesey’s
avec votre paiement et conservez la copie inférieure (jaune) comme preuve de votre commande complète.
Nous avons inclus deux copies en cas d’erreur lorsque vous remplissez le formulaire.
NOUVEAUTÉ – Il y a maintenant un Formulaire de commande maître en ligne sur le site www.veseys.com/collectedefonds pour ceux et celles qui souhaitent
payer par carte de crédit.
3 Enveloppe-réponse préaffranchie pour envoyer votre commande à Vesey’s. Si vous utilisez l’enveloppe-réponse pour un envoi postal, assurez-vous de la poster
bien avant la date limite du 15 octobre. Certains clients choisissent d’envoyer leur commande par messagerie, car la poste régulière peut prendre de 7 à 14 jours.
3 La liste de vérification du président (vous en faites présentement la lecture).
3 Des conseils pour une campagne de collecte de fonds fructueuse (2 copies au cas où il y a deux responsables).
La brochure en couleur a été conçue pour aider votre organisation à promouvoir vos efforts de collecte de fonds. Chaque membre de votre équipe de vente devrait
avoir une copie de cette brochure, un formulaire de commande et une enveloppe de collecte de paiements. Ils peuvent inscrire leurs ventes sur les formulaires de
commande fournis, et certains de vos meilleurs vendeurs viendront surement pour des copies supplémentaires. Si vous avez besoin d’autres brochures, formulaires de
commande ou enveloppes de collecte de paiements, n’hésitez pas à communiquer avec nous.
À l’approche de votre date limite du 15 octobre il est bon de faire un rappel à vos vendeurs qu’il puisse effectuer une vérification de leurs commandes et paiements,
que tous correspondent aux produits commandés et à l’argent amassé. Vos clients doivent identifier leur chèque au nom de votre organisme. Pour votre part, vous
écrirez un seul chèque identifié à l’ordre de Vesey’s Bulbs.
Lorsque votre formulaire de commande maître est rempli, noter bien qu’à la première ligne du bon de commande on vous demande le nombre de sacs pour vos
livraisons. Ils sont gratuits, et vous pouvez en commander au besoin pour distribuer les produits commandés pour chaque client.
Assurez-vous que l’adresse de livraison des produits soit clairement indiquée et valide pour livraison durant les heures d’ouvrage. Il est préférable d’éviter les casiers
postaux, car nos produits sont des organismes vivants et doivent être plantés peu après réception. Ceci peut enchainer plusieurs jours au bureau de poste qui tentera
de communiquer avec vous par une carte de livraison.
Vesey’s enregistre vos commandes dès leur arrivée, cependant, la livraison des biens ne débute qu’à la 15 septembre après leurs arrivés de la Hollande. Vos produits
seront placés dans une boîte d’expédition appropriée, et chaque article sera dans un sac avec étiquette dotée d’une photo couleur et d’instructions de plantation détaillées.
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à parler à Alma McGuire. Vous pouvez également lui écrire à l’adresse suivante: [email protected]
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