NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO

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NORMATIVAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA
EDUCACIÓN (ACE).
INDICE
DOCUMENTO 1 _______________________________________________________3
I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
(ACE). ________________________________________________________________3
DOCUMENTO 2 ______________________________________________________39
II.
PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIÓN ESCOLAR ANUAL POR LA
MODALIDADES DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR________________________39
DOCUMENTO 3 ______________________________________________________59
III.
PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
_______________________________________________________________59
DOCUMENTO 4 ______________________________________________________83
IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS _______________________________________________________83
DOCUMENTO 5 _____________________________________________________141
V.
PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES:
LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS ______141
DOCUMENTO 6 _____________________________________________________164
VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO. _____________164
DOCUMENTO 7 _____________________________________________________177
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA TRANSFERENCIA
MENSUAL.__________________________________________________________177
DOCUMENTO 1
I.
PASO A PASO PARA LA INTEGRACION,
LEGALIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
(ACE).
INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en la
integración, legalización y funcionamiento de las Asociaciones Comunales para la
Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios
establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la
Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones públicas
con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del MINED.
Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educación, realicen su mejor
esfuerzo para cumplir con este documento.
El documento presenta los procedimientos relacionados con:
Creación de la Asociación Comunal para la Educación
Sustitución de Miembros
Vencimiento del período de los Miembros.
Ampliación del Servicio Educativo.
Dejar sin efecto la Personalidad Jurídica de la Asociación Comunal para la
Educación.
x Legalización del cambio de modalidad en un Centro Educativo
¿QUÉ ES EL PROGRAMA EDUCACIÓN CON PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD
(EDUCO)?
Es una estrategia de provisión de servicios educativos del nivel de Parvularia, Básica y
Media con participación de la comunidad en las áreas rurales de difícil acceso de
nuestro país.
x
x
x
x
x
I.
¿CÓMO SE BENEFICIA UNA COMUNIDAD CON LA CREACIÓN
DEL SERVICIO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?
Las comunidades rurales que carecen de un centro escolar, pueden solicitar al
Ministerio de Educación a través de la Dirección Departamental de Educación la
creación de secciones del programa EDUCO, que serán administradas por una
Asociación Comunal para la Educación (ACE); debiendo reunir los siguientes requisitos:
x
x
x
x
La Comunidad debe ser exclusivamente rural, de difícil acceso o urbano
marginal.
Situada dentro de un radio de 3 Kilómetros como mínimo al centro escolar más
cercano o tener un alto grado de riesgo o peligrosidad a menos de 3 Kilómetros
de distancia de los centros educativos más cercanos.
Poseer población escolar promedio de 28 alumnos para una sección.
Llenar solicitud de asignación del servicio educativo, bajo la modalidad del
Programa EDUCO.
II.
¿CÓMO SE LEGALIZA UNA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA
EDUCACIÓN?
La creación del servicio educativo por primera vez, luego de ser aprobado por el
Ministerio de Educación (MINED) mediante el Acuerdo de Acreditación del Centro
Educativo; requiere la elección y constitución de la Junta Directiva de la ACE en
Asamblea General de la Comunidad.
El Acta de Constitución, es el documento que se firma cuando por primera vez se
organiza una Junta Directiva de la ACE en una Comunidad.
Para ello se convoca a Asamblea General a los padres y madres de familia y
representantes de estudiantes y demás miembros de la Comunidad en general; a
representantes del Ministerio de Educación de nivel nacional y/o departamental al acto
de elección y constitución de la Junta Directiva de la ACE.
Antes de firmar el Acta de Constitución, se debe haber leído el Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educación y se debe haber realizado la elección.
El Acta es firmada por los cinco miembros de la Junta Directiva electos y por todos los
asistentes a la reunión de Asamblea General y el representante del Ministerio de
Educación.
Es importante considerar en la elección de la Junta Directiva, los siguientes aspectos:
x
x
x
x
x
Los miembros de la Junta Directiva no podrán ser cónyuges, ni parientes entre sí
dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.
Los miembros deben ser padres activos (tener hijos matriculados en el Centro
Escolar).
En su defecto los miembros deben ser los representantes legales de los
educandos.
El período de duración de cada Junta Directiva es de dos años
Los miembros no pueden ser reelegidos en el mismo cargo durante dos períodos
consecutivos, sino en otro cargo por un período igual.
Después de elegida la Junta Directiva de la ACE, la Dirección Departamental elabora el
Acuerdo de Personalidad Jurídica, que es el documento legal que le confiere a la ACE,
como Modalidad de Administración Escolar Local la facultad para administrar los
servicios educativos.
Una ACE puede ser organizada por dos causales:
A) POR LA CREACIÓN DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO.
B) POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO.
A continuación se presentan los Procedimientos para cada causal.
A) PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA ACE POR LA CREACION
DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO
PASO
1.
RESPONSABLE
Comunidad
2.
Dirección
Departamental de
Educación
Dirección
Departamental de
Educación
x
Recibe petición
necesidad.
x
x
Dirección Nacional
de
Gestión Educativa
Dirección Nacional
de
Gestión Educativa
x
Elabora informe de verificación de la necesidad.
Envía a la Dirección Nacional de Gestión
Educativa solicitud de creación del servicio,
agregando:
o Informe de verificación.
o Certificación geográfica del nombre lugar,
autorizada por la Alcaldía de la localidad.
o Solicitud para denominar al Centro
Educativo.
Recibe y analiza la solicitud del servicio aplicando
los requisitos establecidos.
3.
4.
5.
ACTIVIDAD
x Presenta a la Dirección Departamental petición
por escrito de apertura del servicio educativo.
x
x
6.
Dirección de
Acreditación
x
x
de
apertura
y
verifica
la
Si cumple los requisitos:
o Verifica si hay disponibilidad financiera
para autorizar la asignación del servicio a
la Dirección Departamental.
o Si hay disponibilidad financiera, solicita la
creación del Centro Educativo a la
Dirección de Acreditación, cumpliendo las
normativas de la Dirección.
Si no cumple los requisitos, se informa a la
Dirección Departamental y devuelve petición.
Verifica solicitud, y si cumple requisitos genera y
legaliza Acuerdo de Creación del Centro
Educativo.
Envía Transcripción del Acuerdo a la Dirección
7.
Dirección Nacional
de
Gestión Educativa
x
8.
Dirección
Departamental de
Educación
Comunidad
x
Representante de la
Dirección
Departamental de
Educación
Comunidad
x
Representante de la
Dirección
Departamental de
Educación
x
9.
10.
11.
12.
13.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
x
x
x
x
x
x
x
x
14.
15.
Director (a)
Departamental
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
x
x
x
x
Nacional de Gestión Educativa.
Comunica autorización del servicio educativo a la
Dirección
Departamental,
anexando
Transcripción del Acuerdo de Creación del
Centro Educativo.
Comunica a la Comunidad la aprobación del
servicio educativo y delega a un representante
para apoyar en la constitución de la ACE.
Recibe aprobación del servicio.
Convoca a Asamblea General para la
constitución de la ACE y elección de la Junta
Directiva, en coordinación con la Dirección
Departamental.
Participa en la Asamblea General informando
sobre el programa EDUCO y el funcionamiento
de la ACE, dando a conocer el Reglamento de la
misma.
Elige los miembros de la Junta Directiva, en
votación secreta o pública.
Levanta el Acta de Constitución de la ACE
(Anexo 1).
Presenta el Acta a la Coordinación de Gestión
Educativa Departamental para su Visto Bueno,
anexando copias de documentos de identidad
personal.
Certifica tres copias del Acta de Constitución
Revisa Acta de Constitución de la Junta Directiva,
en original y copias certificadas.
Si la documentación está correcta ingresa
información a la base de datos.
Elabora Acuerdo de Personería Jurídica
(Anexo 2) y dos Transcripciones (Anexo 3),
estas últimas las pasa a firma del Director (a)
Departamental.
Firma las dos Transcripciones del Acuerdo, y las
devuelve a Gestión Educativa.
Prepara nota de solicitud de trámite anexando:
o Acuerdo de Personalidad Jurídica en
original, con su respectiva Transcripción.
o Copia de la Transcipción del Acuerdo de
Creación del Centro Educativo.
o Copia certificada del Acta de Constitución
de la ACE.
Pasa nota de solicitud a firma del Director
Departamental Nacional de Gestión Educativa.
Organiza expediente de la ACE con la siguiente
16.
17.
18.
19.
20.
21.
documentación:
o Copias
certificadas
del
Acta
de
Constitución de la ACE.
o Transcripción del Acuerdo de Personería
Jurídica.
o Copia de la Transcripción del Acuerdo de
Acreditación del Centro Educativo
o Copia de la nota de solicitud de
legalización firmada por el Director(a)
Departamental de Educación.
Dirección Nacional
x Recibe y revisa el Acuerdo de Personalidad
de
Jurídica, con sus anexos.
Gestión Educativa
x Envía a Asesoría Jurídica para firma del Titular
del Ramo de Educación.
Unidad de Asesoría
x Recibe y revisa información, si la documentación
Jurídica del MINED
es correcta envía el Acuerdo a firma del Titular
del Ramo Educación.
x Recibe el Acuerdo de Personería Jurídica
firmado por el Titular, Transcripción y
documentación de respaldo y lo remite a la
Subgerencia de Recursos Humanos.
Subgerencia de
x Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Recursos Humanos
Despacho para ser remitidos a: La Dirección
Departamental con sus Anexos y otra copia a la
Dirección de Modalidades del Nivel Central.
x Registra en el Libro de control correspondiente y
envía el original del Acuerdo para su rúbrica a
Casa Presidencial.
x Con la rúbrica de Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
Dirección
x Recibe documentación y resguarda en su
Departamental de
expediente Departamental respectivo.
Educación
x Entrega copia de la Transcripción del Acuerdo a
la ACE.
Asociación Comunal Recibe de la Dirección Departamental:
para la Educación
x Copia de la Transcripción del Acuerdo de
Personalidad Jurídica y
x Acta de Constitución de la ACE con el Visto
Bueno del Coordinador (a) de Gestión Educativa
Departamental para ser guardados en el Archivo
que lleva la ACE.
Secretario
ACE
de
la
x
Legalizan Libro de Actas de la ACE (Anexo 4).
B) PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UNA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD
EN UN CENTRO EDUCATIVO.
1.
Comunidad
Educativa.
x
x
2.
Representante de la
Comunidad
Educativa.
x
x
x
3.
Director
Departamental
Educación.
(a)
de
x
x
Convoca a Asamblea General
Analizan y deciden la organización de una ACE
para que administre el Centro Educativo.
Levanta Acta, sobre la decisión tomada y las
justificaciones para que el Centro Educativo sea
administrado por una ACE. Dicha Acta deberá
ser firmada por todos los presentes,
registrándose además el número de DUI.
Elabora solicitud de cambio de modalidad,
anexando el acta en original.
Presenta
la
solicitud
a
la
Dirección
Recibe solicitud de la comunidad educativa, para
que el Centro Educativo sea administrado por la
ACE.
Delega a un representante de la Dirección
Departamental para que estudie y verifique el
caso.
Verifica la petición de la Comunidad
Presenta informe y recomendación al Director(a)
Departamental.
4.
Representante de la
Dirección
Departamental
de
Educación.
x
x
5.
Director(a)
Departamental
Educación.
x
Recibe, analiza el informe y de estar de
conformidad solicita a la Dirección Nacional de
Gestión Educativa aprobación para crear la ACE.
Si cumplen los requisitos establecidos para
organizar la ACE, verifica la disponibilidad
financiera, y envía nota de autorización a la
Dirección Departamental de Educación.
Recibe nota de autorización.
Envía nota de autorización, Acta de la decisión
de la comunidad y solicitud de cambio de
modalidad a la Coordinación de Gestión
Educativa para que inicie los trámites para
organizar la ACE.
Realiza trámites para organizar una ACE,
siguiendo los pasos del 9 al 12 del
procedimiento A: ORGANIZACIÓN DE UNA
ACE POR CREACIÓN DEL SERVICIO
EDUCATIVO, DEL ROMANO III DE ESTE
DOCUMENTO.
de
6.
Dirección Nacional
de
Gestión
Educativa.
x
7.
Director(a)
Departamental
Educación.
de
x
x
Coordinación
de
Gestión Educativa.
x
8.
x
x
x
Si la documentación esta correcta ingresa
información a la base de datos.
Una vez que Acreditación le haya notificado el
cambio de código del centro educativo que será
administrado por la ACE; emite Acuerdo de
Personería Jurídica y dos Transcripciones del
mismo, las cuales pasa a firma del Director(a)
Prepara expediente y sigue los pasos PARA
LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN
UN CENTRO EDUCATIVO, de conformidad al
procedimiento VIII de este documento.
MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA ACE Y ELECCIÓN
DE LA PRIMERA JUNTA DIRECTIVA
MODELO DE ACUERDO DE PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA
ACE
MODELO DE
TRANSCRIPCIÓN
PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
DE
ACUERDO
DE
INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN Y USO DEL LIBRO
DE REGISTRO DE ACTAS
III.
¿QUÉ PROCEDIMIENTO SE SIGUE PARA LA SUSTITUCIÓN DE
LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ACE?
Para sustituir a uno o varios miembros Directivos que renuncien, fallezcan o sean
destituidos antes de que termine el período de dos años para el que fueron electos, se
debe elaborar un Acta de Enmienda. Esta será firmada, después de celebrada la
elección y de ser leída a los presentes, por los Directivos anteriores, los Directivos
sustitutos, el representante del MINED y todos los asistentes a la Asamblea General.
Los nuevos miembros deben reunir los siguientes requisitos:
x El nuevo miembro tiene que ser electo en Asamblea General extraordinaria.
x Para ser electo como miembro de la Directiva, deben ser padres, madres o
representantes legales con hijos(as) en el Centro Educativo.
x No ser pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de
afinidad con otro miembro electo.
A continuación se presenta el procedimiento para la sustitución de los miembros durante
el período de dos años.
Paso
1.
2.
Responsable
Presidente de la ACE o
mayoría de miembros
de la Comunidad
Junta Directiva de la
ACE
3.
Secretario de la ACE
4.
Presidente de la ACE
5.
Dirección
Departamental de
Educación
6.
ACE
Actividad
x Convoca a reunión extraordinaria de
Asamblea General para elección de
nuevos miembros.
x Desarrolla la Asamblea General para la
elección de los nuevos miembros,
mediante voto público o secreto.
x Si la sustitución fuera la del Presidente,
éste deberá rendir informe y hacer entrega
mediante inventario de los bienes, recursos
y registros a la nueva Junta Directiva.
x Asienta en el Libro de Actas de la ACE el
Acta de Enmienda correspondiente.
(Anexo 5)
x Saca fotocopia del Acta de Constitución
clara y legible y al reverso de la última
copia, si son más de 2 páginas, Certifica
el Acta y la sella. (Anexo 6)
x Presenta a la Dirección Departamental
para legalizar los nuevos miembros la
siguiente documentación:
x Certificación del Acta de Enmienda.
x Copia de renuncia, Acta de defunción o
certificación del Acta donde se exprese la
causal de expulsión, según el caso.
x Los nuevos miembros deberán anexar
copia del DUI.
x Recibe y revisa documentación.
x Ingresa información en la base de datos.
x Emite nota de cambio de firmas para el
banco (si aplica) la cual deberá ser firmada
por
el Director
Departamental
de
Educación.
x Recibe nota de cambio de firma al banco
(si aplica) y los legaliza. (Anexo 7)
MODELO DE ACTA DE ENMIENDA AL ACTA DE ELECCIÓN DE
LA ACE
MODELO DE CERTIFICACIÓN DEL ACTA DE ENMIENDA
MODELO DE NOTA DE CAMBIO DE FIRMAS AL BANCO
IV.
¿CÓMO SE ELIGEN LOS NUEVOS DIRECTIVOS DE LA ACE
CUANDO FINALIZA EL PERÍODO DE DOS AÑOS?
Cuando la Junta Directiva ha finalizado su período de dos años, se realiza la elección
de los nuevos miembros por un período igual.
La Junta Directiva saliente al finalizar su período de 2 años tiene ciertas obligaciones:
1.
Elabora el Informe final y documentación de soporte de los recursos asignados
durante su administración, para su entrega a la nueva Junta Directiva. Dicho Informe
deberá contener los siguientes documentos:
x
x
x
Inventario de Bienes muebles y libros.
Entrega del Archivo general, que contenga:
Documentación legal (Reglamento Especial de las ACE, Acuerdo Ministerial de
Personalidad Jurídica, Libro de Actas, nota de cambio de firmas y Convenios);
Documentos financieros (recibos, facturas, planillas, estados de cuentas,
conciliaciones bancarias, Libro de Ingreso y Gastos, chequera, etc.);
Documentos administrativos (contratos, libros de visitas, libros de matricula
escolar, etc.)
Cierre del periodo con su respectivo saldo.
2.
Elabora el Acta de Finalización del Período y Traspaso del Patrimonio de la ACE
la cual deberá ser firmada por los directivos salientes, nuevos miembros y
representantes de la Dirección Departamental del MINED.
3.
Remite copia del Acta de traspaso a la Oficina Central y Departamental de
Educación.
A continuación encontrará los pasos a seguir para la de Elección de la Nueva Junta
Directiva de la ACE cuando la Junta Directiva saliente finaliza su periodo ordinario, de
dos años:
Paso
1.
2.
3.
Responsable
juntamente con el
Representante de la
Dirección
Departamental de
Educación
ACE
Representante de la
Dirección
Departamental de
Educación
Actividad
x Convoca a reunión extraordinaria de Asamblea
General para elección de los nuevos miembros
que integraran la nueva Junta Directiva, por lo
menos un mes antes de que finalicen las
funciones los actuales miembros.
x
x
x
Apertura la Asamblea General para la elección
de los nuevos miembros.
Desarrolla la Asamblea General Extraordinaria.
Da a conocer los objetivos de la reunión y el
Reglamento Especial de las Asociaciones
Comunales para la Educación antes de la
4.
x
5.
Representante de la
Departamental de
Educación y
Secretario (a) de la
ACE
x
Representante de la
Departamental de
Educación
x
8.
Directiva saliente de la
ACE
x
9.
Secretario saliente de
la ACE
x
10.
Representante de la
Departamental de
Educación
Coordinación de
Gestión Educativa
x
6.
7.
11.
x
x
x
x
x
12.
x
elección de la nueva Junta Directiva.
Rinde informe de la elección de la nueva Junta
Directiva.
Desarrolla la reunión de la nueva Junta
Directiva, según lo establecido en el
Reglamento Especial de la ACE.
Con la colaboración del representante de la
Departamental de Educación, asienta en el
Libro de Actas de la ACE, el Acta de Elección
(Anexo 8).
Juramenta a los miembros de la nueva Junta
Directiva y firma el Acta de Elección.
Obtiene la firma de todos los asistentes a la
Reunión.
Hace entrega, mediante inventario de los
bienes, recursos y registros a la nueva Junta
Directiva, mediante Acta de finalización del
período y traspaso del patrimonio de la ACE la
que deberá ser firmada por los directivos
salientes, directivos entrantes y representantes
de la Dirección Departamental de MINED
(Anexo 10).
Con la colaboración del representante de la
Departamental de Educación certifica el Acta
del paso 8.
Presenta Cuadro de Transcripción del Acta de
Elección y certificación del Acta de Traspaso a
la Coordinación de Gestión Educativa.
Recibe documentación anterior y saca copias
para hacer entrega de los originales a
Pagaduría Departamental.
Elabora su expediente e ingresa información
en la base de datos.
Emite nota de cambios firmas para el Banco
para firma del Director Departamental de
Educación.
Recibe nota de cambio de firma al Banco y los
legaliza.
MODELO DE ACTA DE ELECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE
LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
MODELO DE CUADRO DE TRANSCRIPCIÓN DEL ACTA DE
ELECCIÓN POR SUSTITUCIÓN
MODELO DE ACTA DE FINALIZACIÓN DEL PERÍODO Y
TRASPASO DE PATRIMONIO DE LAS ASOCIACIONES
COMUNALES PARA LA EDUCACIÓN (ACE)
V.
¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL
NIVEL EDUCATIVO?
La ampliación del servicio consiste en la autorización a la ACE para atender el nivel de
Educación Media.
A continuación se presenta el procedimiento que se debe realizar para dicha
ampliación:
Paso Responsable
1.
Junta Directiva de
la ACE
2.
Dirección
Departamental de
Educación
3.
Dirección de
Modalidades
4.
Dirección de
Acreditación
5.
Dirección
Departamental de
Educación
Actividad
x Presenta por escrito la necesidad de ampliación del
nivel educativo a la Dirección Departamental, cuatro
meses antes de que finalice el año escolar.
x Verifica el servicio solicitado, en función a los
criterios de crecimiento natural y número
de
alumnos promedio por sección.
x Si cumple con los criterios anteriores, presenta
solicitud a la Dirección de Modalidades.
x Recibe, revisa y analiza solicitud de ampliación del
servicio.
x Si cumple con los requisitos establecidos y hay
disponibilidad de recursos para su financiamiento;
pasa a la Dirección de Acreditación para la
verificación del servicio.
x Verifica la necesidad del servicio, y aprueba la
ampliación.
x Elabora Acuerdo de Ampliación del servicio para
Educación Media, y realiza los trámites en la Oficina
de Asesoría Jurídica para su correspondiente
legalización.
x Recibe Transcripción del Acuerdo firmado de
ampliación del Servicio y realiza modificación o
adenda al Convenio ya firmado.
x Envía modificación o adenda a la Junta de la ACE.
x Pagaduría Departamental realiza trámites para la
transferencia de fondos.
VI.
¿CÓMO SE DEJA SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA
DE LA ACE?
La Personalidad Jurídica de una ACE se puede dejar sin efecto por las siguientes
causales:
1.
Cuando la comunidad educativa decide que el Centro Educativo sea
administrado por otra modalidad de Administración Escolar Local, previa autorización
del MINED.
2.
Porque se cierra definitivamente la ACE por baja matrícula, por desplazamiento
de la población, o por reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en
una misma infraestructura.
A continuación encontrará los procedimientos a seguir para cada una de las causales:
A) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE
LA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD.
Paso
Responsable
Actividad
1.
Asamblea General
x En coordinación con la Junta Directiva de la
de la Comunidad
ACE, analiza el cambio de Modalidad de
Administración Escolar local.
2.
Secretario de la
x Levantan Acta sobre la decisión de la comunidad
ACE
del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurídica. Dicha Acta deberá ser
firmada por los presentes, registrando su número
de DUI.
x Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director (a) Departamental de Educación
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
Presidente de la ACE.
x Presenta solicitud anexando original del acta.
3.
Director(a)
x Delega a un representante de la Departamental
Departamental de
de Educación para estudiar y verificar la
Educación
solicitud.
4.
Representante de la
x Verifica la causal, informa y recomienda a la
Dirección
Departamental de
Educación
5.
Director(a)
x Recibe el informe y la solicitud, y de estar de
Departamental de
conformidad, solicita a la Dirección Nacional de
Educación
Gestión Educativa aprobación para cerrar la
ACE.
6.
Dirección Nacional
x Analiza la decisión tomada por la Comunidad y
de Gestión
las justificaciones para que el Centro Educativo
Educativa
cambie de modalidad.
x En base al análisis la Dirección aprueba o
desaprueba el cambio de modalidad.
x Si el cambio es desaprobado, informa y devuelve
la documentación presentada a la Dirección
Departamental correspondiente.
7.
Director(a)
x Si aprueba el cierre comunica por escrito a la
Departamental de
ACE, que se ha autorizado la solicitud de la
Educación
Comunidad Educativa para cambio de modalidad
de Administración Escolar Local.
Solicita y gira instrucciones a la Coordinación de
Gestión Educativa Departamental para que se
inicie el proceso de cierre de operaciones de la
ACE para dejar sin efecto la Personalidad
Jurídica.
x Procede a liquidar los fondos establecidos para
el pago del servicio, con el apoyo de un
representante de la Dirección Departamental de
Educación (Anexo 11).
x Procede a liquidar fondos de bonos recibidos.
x Revisa y actualiza inventario de bienes muebles
y libros.
x Prepara documentos a entregar a la Dirección
x Procede al traspaso de bienes y documentos a la
x Elabora Acta de traspaso de bienes (Anexo 12)
la cual debe ser firmada y sellada por todos
miembros de la ACE; y el representante de la
x Elabora Acta de cierre de operaciones (Anexo
13) en el libro de Actas de la ACE, la cual debe
ser firmada por todos los miembros.
x Prepara nota de solicitud para dejar sin efecto la
Personería Jurídica de la ACE, anexando:
o Liquidación de fondos para el pago de los
o Certificación del Acta de Traspaso de
bienes del Centro Educativo.
o Copia de inventario.
o Copia de Hoja de liquidación de bonos.
o Certificación del Acta de Cierre de
operaciones.
o Copia del Acuerdo de Pesonería Jurídica.
Firma solicitud y envía con anexos a la Dirección
Departamental de Educación correspondiente.
Recibe, revisa y pasa a Gestión Educativa para que se
emita el Acuerdo para dejar sin efecto la Personalidad
Jurídica.
x Recibe y revisa documentación.
x Ingresa datos al sistema y emite el Acuerdo
Ejecutivo
para
dejar
sin
efecto
la
Personalidad
Jurídica
con
dos
Transcripciones (Anexo 14 y 15).
x Pasa las Transcripciones a firma del Director
Departamental.
x
8.
ACE
9.
Secretario de la
ACE
10.
Presidente de la
ACE
Director(a)
Departamental de
Educación
Coordinador(a) de
Gestión Educativa
Departamental
11.
12.
13.
14.
Director(a)
Departamental de
Educación
Coordinador(a) de
Gestión Educativa
Departamental
x
x
Firma y sella transcripciones.
Devuelve a Gestión Educativa.
x
Continua los pasos del 4 al 7 del Romano VIII
procedimiento para legalizar Cambio de
modalidad
en
un
Centro
Educativo
administrado por una ACE; de este
documento.
B) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE
LA ACE POR CIERRE DEFINITIVO.
Paso
1.
Responsable
Asamblea General
de la Comunidad
2.
Secretario de la
ACE
3.
Director(a)
Departamental de
Educación
Representante de la
Departamental de
Educación
4.
Actividad
En coordinación con la Junta de Directiva de la ACE,
analiza la continuidad del servicio por las siguientes
razones:
x Baja matrícula a la establecida para secciones
de Parvularia, Básica y Especial.
x Reordenamiento administrativo al coexistir dos
modalidades en la misma infraestructura
educativa.
x Desplazamiento de la población a otro lugar.
x Cambio de modalidad.
x Levantan Acta sobre la decisión de la comunidad
del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurídica. Dicha Acta deberá ser
firmada por los presentes, registrando su número
de DUI.
x Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director(a)
Departamental
de
Educación
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
x Presenta solicitud anexando original del acta.
Delega a un representante de la Departamental de
Educación para estudiar y verificar la solicitud.
x
x
x
Verifica la causal, informa y recomienda a la
Si procede el cierre, solicita a la ACE, prepare
documentación financiera de los rubros
establecidos para el pago del servicio.
Realiza liquidación de los fondos transferidos
para el pago del servicio, por año desde la
creación de la ACE (Anexo 11) y de haber saldo
orienta a la ACE para que haga el reintegro a la
Orienta a la ACE para que liquide los bonos
pendientes.
x Orienta a la ACE para que actualiza el inventario
de bienes muebles y libros.
x Cuando la ACE haya liquidado los fondos para el
pago del servicio y de bonos, la orienta para que
elabore el Acta de traspaso de bienes del Centro
Educativo (Anexo 12).
x Orienta a la ACE para que finalmente elabore el
Acta de Cierre de Operaciones (Anexo 13).
Presenta a la Dirección Departamental:
x Hoja de liquidación de bonos.
x Liquidación de fondos para el pago de servicios
firmada por el Presidente y el Tesorero de la
ACE, y por el representante de la Dirección
x Certificación del Acta de cierre de operaciones
de la ACE.
x Certificación del Acta de Traspaso.
x Solicitud de cierre de la ACE firmada por el
Presidente de la Junta Directiva.
x Recibe y revisa la documentación.
x Ordena cierre de la cuenta bancaria de la ACE.
x Ingresa información a la base de datos y emite
Acuerdo para Dejar sin efecto la Personería
Jurídica (Anexo 14) y 1 Transcripción, (Anexo
15).
x Registra en el sistema justificación y fecha del
cierre.
Firma la Transcripción del Acuerdo, para que Gestión
Educativa agregue al expediente Departamental
respectivo, de la ACE.
Envía Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la
Personalidad Jurídica de la ACE y transcripción del
mismo a la Dirección Nacional de Gestión Educativa,
con la siguiente documentación:
x Acta de decisión de la comunidad solicitando el
cierre de la Personalidad Jurídica de la ACE.
x Copia del informe y recomendación del Cierre de
la ACE realizada por el Representante de la
x Copia del Acuerdo de Personalidad Jurídica de
la ACE.
x Hoja de liquidación de fondos para pago de
servicios y bonos recibidos.
x
5.
ACE
6.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
7.
Director(a)
Departamental de
Educación
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
8.
Copia Certificada del Acta de cierre de
operaciones de la ACE.
x Certificación del Acta de Traspaso de Bienes del
Centro Educativo y la respectiva documentación
de respaldo.
Recibe y revisa el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
efecto la Personalidad Jurídica de la ACE y su
documentación, si todo está correcto lo envía a la
Oficina de Asesoría Jurídica.
x Recibe y revisa Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
efecto la Personalidad Jurídica y sus
documentos; si todo está correcto envía el
original para firma del despacho.
x Una vez firmado por el Despacho, el Acuerdo se
envía a la Subgerencia de Recursos Humanos
para su distribución.
x Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Despacho para ser remitidos a: La Dirección de
Modalidades del Nivel Central con su
documentación de respaldo y la otra a la Oficina
Jurídica para su respectiva rúbrica y ser remitida
posteriormente al Diario Oficial.
x Registra en el libro de control correspondiente y
envía el original del Acuerdo para su rúbrica a
Casa Presidencial.
x Con la rúbrica de la Casa Presidencial lo remite
a Microfilm del MINED.
x La Transcripción del Acuerdo la envía el Diario
Oficial.
x Informa para su conocimiento, al ISSS, AFP,
Ministerio de Hacienda y agencia bancaria el
cierre de la Personalidad Jurídica de la ACE.
x Archiva copias de Acuerdo en el expediente
departamental de la modalidad.
x
9.
Dirección Nacional
de Gestión
Educativa
10.
Oficina de Asesoría
Jurídica del MINED
11.
Subgerencia de
Recursos Humanos
12.
Dirección
Departamental de
Educación
MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIÓN
PARA EL PAGO DEL SERVICIO
MENSUAL Y ANUAL
MODELO PARA ELABORAR EL ACTA DE TRASPASO DE LOS
BIENES DEL CENTRO EDUCATIVO
MODELO DE ACTA DE CIERRE DE OPERACIONES DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
MODELO DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA
PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
MODELO DE TRANSCRIPCION DE ACUERDO PARA DEJAR SIN
EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE
VII. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR EL CAMBIO
DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO?
Cuando el Centro Educativo esta siendo administrado por una ACE y la comunidad
decide cambiar de Modalidad de Administración Escolar para convertirse en un CDE, el
procedimiento que deberá realizarse es el siguiente:
Paso Responsable
1.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
2.
Dirección de
Acreditación
3.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
4.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
Actividad
x Emite acuerdo para Dejar sin efecto la Personería
Jurídica de la ACE y registra en el sistema la
justificación de este cierre, y la fecha de creación
del ACE.
x Recibe a través del sistema mecanizado,
notificación del cierre de la modalidad.
x Da seguimiento al caso y solicita una nota firmada
por la Dirección Departamental de Educación con
la debida justificación, a la cual deberá anexar
autorización de los fondos por la Dirección
Nacional de Gestión Educativa.
x Determina el cambio de código del Centro
Educativo con base a los rangos establecidos para
cada tipo de modalidad en el sistema.
x Emite Resolución y Acuerdo de cambio código.
x Entrega copia a Gestión Educativa Departamental
la Resolución de cambio de código; mientras está
en firma del Titular del Ramo, el Acuerdo
respectivo.
x Envía Acuerdo de cambio de código para trámite al
Departamento Jurídico.
x Con la Resolución de cambio de código y con
todos los requisitos establecidos para crear la
nueva modalidad emite Acuerdo de Personería
Jurídica del CDE y 2 Transcripciones del mismo.
x Anexa documentación de respaldo de Acuerdo
Original de Personería del CDE.
x Prepara expediente que será remitido a la
Coordinación de Administración Local conteniendo
lo siguiente:
o Acuerdo original para dejar sin efecto la
Personería Jurídica de la ACE y anexos.
o Acuerdo original de Personería Jurídica del
CDE y anexos.
o Copia de Resolución de cambio de código,
mientras está en firma del Titular en Ramo,
el Acuerdo respectivo.
Solicitud de trámite firmada por el Director
x Recibe y revisa documentación proveniente de la
x Analiza toda la documentación proveniente y de
estar de conformidad, envía a la Unidad de
Asesoría Jurídica.
x Revisa, analiza y de estar de conformidad pasa a
firma del Titular del Ministerio de Educación.
x Una vez firmados los Acuerdos entrega toda la
documentación a Recursos Humanos para su
distribución.
Recibe documentación y la distribuye de conformidad a lo
establecido.
x
5.
Coordinación de
Administración
Local
6.
Unidad de Asesoría
Jurídica
7.
Subgerencia de
Recursos Humanos
DOCUMENTO 2
II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIÓN ESCOLAR
ANUAL
POR
LA
MODALIDADES
DE
ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
INTRODUCCIÓN
El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una
Planificación Estratégica Institucional (PEI), que durante 5 años guíe las grandes
acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participación activa de
los sectores y de un Diagnóstico Institucional, dándole al Centro Escolar una visión a
largo plazo que se hace operativo cada año, por medio del Plan Escolar Anual (PEA).
Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a
los Directores y las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE, ACE y CECE),
para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecución
de este.
El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificación de corto plazo, concretiza
las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y dirección al
presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos
educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares.
Este documento está dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su
personal directivo, docente y técnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan,
apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades.
I.
OBJETIVOS:
General:
Orientar a las Modalidades de Administración Escolar Local, sobre la elaboración del
Plan Anual, como estrategia y guía de las actividades educativas, que planifica,
organiza y coordina durante el año escolar.
Objetivos específicos:
1.
Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros
de las Modalidades de Administración Escolar Local.
2.
Elaborar el Plan Escolar Anual
Educativo Institucional.
en la
lógica de concreción del Proyecto
3.
Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las
Modalidades, Comités de Apoyo y los docentes.
4.
Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificación operativa e instrumentos
que apoyen este proceso.
II.
¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN?
La planificación es el proceso de conducir una organización desde donde se encuentra
actualmente hasta donde queremos que esté en el futuro. Este futuro, para los centros
educativos es la autonomía escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de
Administración Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre
lo que conviene hacer y fortalecer la gestión de los recursos que se les asignen, no sólo
los económicos, humanos y materiales, sino también los pedagógicos. Para alcanzar
esta autonomía es importante la elaboración del Proyecto Educativo Institucional, ya
que éste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas,
sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa.
El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestión que contiene un conjunto de
acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe
realizar para lograr los objetivos propuestos en período anual del trabajo.
III.
¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIÓN?
a. Propicia el desarrollo de la Modalidad y de la Institución, al establecer
métodos de utilización racional de los recursos.
b. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro.
c. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
d. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
e. Permite aprovechar la experiencia y los recursos de las personas e
instituciones que colaboran con el Centro Educativo.
f. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
g. Al establecerse un Plan, suministra las bases a través de las cuales
operará el Centro Educativo.
h. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona a las
modalidades, magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
i.
Permite a las modalidades, evaluar alternativas antes de tomar una
decisión.
j. Permite establecer las prioridades con base a las necesidades y los
recursos.
k. Permite el logro de los objetivos y metas institucionales.
l. Fomenta el trabajo en equipo.
m. Se invierte en esfuerzos y recursos.
Dentro de las organizaciones, planear es tan importante como organizar, dirigir y
controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisación, y si administrar es
"hacer las cosas a través de otros", es necesario, primero hacer planes sobre la forma
como esa acción se habrá de coordinar.
En el campo de la administración educativa, la planificación ocupa un lugar importante,
ya que a partir de ella y con base a un diagnóstico situacional previo, que se evidencia
en el PEI, se ejecuten las acciones que tienen que ver con el logro de objetivos y metas
referidas al proceso educativo.
Por lo anterior es importante el Plan Escolar Anual, ya que contribuye a conducir la labor
propuesta de la comunidad educativa y orienta la organización que se necesita para la
consecución de los objetivos y acciones establecidas para un año.
IV.
¿CUÁLES SON LOS RIESGOS DE NO PLANIFICAR?
El no planificar, conlleva una serie de riesgos para una organización, veamos algunos:
1.
Si faltan objetivos que orienten el trabajo, esto redunda en la improvisación y en
un mal uso de recursos.
2.
No se logran los propósitos educativos definidos para el Centro Educativo.
3.
Se realizan acciones aisladas, y no integradas a un sólo fin.
4.
Los miembros de las Modalidades de Administración Escolar Local de los
centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o emergencias
que se presentan.
5.
No existe seguimiento ni control de objetivos y resultados esperados.
6.
Se gastan esfuerzos y recursos.
7.
Los logros anuales no responden a una planificación estratégica.
Dado que no es posible señalar una secuencia única para el proceso de planificación,
es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lógica que indican las fases siguientes:
1.
Identificación de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos,
favorables, explotables), amenazas (factores
negativos externos) y debilidades
para actuar (recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades
que no se desarrollan).
2.
Diseñar de la mejor manera el paso de la situación actual (problemas que
presenta el diagnóstico) a la situación deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la
calidad, mayor cobertura, etc.).
3.
Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan.
4.
Aprestamiento para la acción, es decir disposición de lo necesario para ejecutar
las acciones planificadas.
V.
¿QUIÉNES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS MODALIDADES
DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR LOCAL?
La atribución de planificar es de los miembros de las Modalidades, la cual está
contenida en las Leyes y Reglamentos que las rigen, a los Consejos Directivos
Escolares, esta atribución se la asigna el artículo 50 numeral 1 de la Ley de la Carrera
Docente. Para el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación, en el artículo
15 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación,
corresponde a la Junta Directiva de la Asociación, esta labor; y para los Consejos
Educativos Católicos Escolares, en el artículo 13 del Reglamento de los Centros de
Educación Católica de El Salvador, se involucra a todos los sectores de la comunidad
educativa en la planificación.
Toda la acción de la planificación de las instancias de la comunidad educativa debe
estar orientada y concretizada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI).
Para ello los componentes que integran el Proyecto Educativo Institucional, como el
Proyecto Curricular del Centro; el Proyecto de Gestión Organizativa y Administrativa, los
Proyectos Complementarios y el Plan Escolar Anual, deben responder a los ámbitos
que conforman el PEI, como son: Pedagógico, Administrativo, Organizativo y
Comunitario.
En este sentido, se generara un trabajo cooperativo al interior de los centros educativos,
que debe tener un equipo Coordinador y equipos dinamizadores en cada uno de los
componentes del PEI, que deberán involucrar a la comunidad educativa, en Comités de
Apoyo, y con ello se fortalecerá el proceso de planificación al compartir todos la visión
del rumbo de la institución, y no solo en los miembros de las Modalidades.
La participación y el trabajo en equipo y la planificación estratégica son las premisas
básicas para lograr un cambio en el trabajo actual de las escuelas. Se debe ir
construyendo una nueva filosofía de gestión, donde la visión deseada de la escuela, la
programación de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas
colectivas que requieren el compromiso de toda la Comunidad Educativa.
VI.
¿CUÁNDO PLANIFICAR?
En un modelo de gestión educativa, donde se incorporan metas fijadas de manera
participativa, y establecidas sobre la base de un Proyecto Educativo Institucional, que
contiene objetivos de largo plazo, es prudente revisar y ajustar lo planificado al inicio del
año escolar, cuando ya se tienen algunos insumos, entre ellos: Memoria de Labores,
Calendario Escolar, Proyectos aprobados, Presupuestos de Ingresos y Gastos
ajustados, etc., lo que permite tener una visión mas acertada sobre la marcha del centro
educativo y de los resultados que se pueden obtener.
Este proceso de planificación en el corto plazo, debe conllevar a la Modalidad a elaborar
el Plan Escolar Anual, el Presupuesto Estimado de Ingresos y Egresos, el Proyecto
Curricular del Centro y los Proyectos Complementarios; durante el último trimestre del
año lectivo, para ser presentados en la Asamblea de Padres y Madres de familia. En el
caso de la aprobación de las Contribuciones de Apoyo Económico Voluntario y Otros
Ingresos programados para el año siguiente en los centros educativos de Parvularia,
Básica y Especial, se deben aprobar durante el último trimestre del año lectivo y la
aprobación de las Cuotas de Escolaridad u otros ingresos de los Centro Educativos con
niveles de media, se deben realizar tres meses antes de que finalice el año lectivo.
Después de aprobadas las contribuciones o cuotas voluntarias u otros ingresos
previstos, se debe presentar a la comunidad educativa el Plan Escolar Anual, revisarlo y
ajustarlo al inicio del próximo año escolar, cuando ya terminó el período de matrícula y
ya se pueden tener datos exactos y no estimados de los recursos de los que dispondrá
la institución proveniente del Ministerio de Educación o de otras fuentes previstas en el
presupuesto. Durante el año escolar se deberán ajustar las metas y actividades, en
función al logro de objetivos que se tenga u otras prioridades que se operen; dado que
las cuotas de escolaridad y contribuciones de apoyo voluntario se pueden pagar
mensualmente o en cualquier época del año escolar.
VII.
¿CUÁL ES LA LÓGICA DE LA PLANIFICACIÓN?
La planificación funciona de acuerdo a una lógica muy simple y concreta que resumimos
en la siguiente manera:
La planificación siempre parte de una situación inicial, la cual incluye tanto la realidad
interna del centro educativo como de la comunidad donde está inmersa; esta situación
se puede conocer mediante un diagnóstico.
Si analizamos el diagnóstico podemos establecer un pronóstico hacia una nueva
realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad.
La situación deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolución
general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propósito de la Planificación.
VIII. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
La participación significa que los diferentes actores que
se involucran en ella, tanto internos como externos al
centro educativo, tienen injerencia en la toma de
decisiones y por ende son responsables de los resultados
y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan
debe ser aprobado por la Modalidad.
Debe de adaptarse a la realidad del medio donde
funciona la Institución. La Modalidad debe pensar en
primer lugar con qué recursos cuentan y ajustar los
Planes, Programas y Proyectos a la disponibilidad de
esos recursos.
Debe de facilitar la adecuación a las circunstancias que
se presentan, la Modalidad debe de prever varias
alternativas de acción y establecer sistemas de seguimiento y evaluación durante el
desarrollo de las actividades planificadas.
Los planes deben de integrar los intereses tanto de la institución como de las personas
que van a participar en la ejecución de las actividades y de los/as beneficiarios/as.
Se debe planificar con claridad. Para asegurar que la planificación sea precisa, es
necesario que las Modalidades, tenga respuestas a las preguntas:
¿Qué se quiere hacer?
¿Quién va a ejecutar la tarea?
¿Cómo se va a desarrollar el plan?
¿Cuándo se va a realizar?
¿Dónde debe hacerse?
¿Con qué recursos?
¿Cuál es el objetivo?
IX.
¿CUÁLES SON LOS INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN?
Dentro del proceso de planificación de los Centros Educativos, se van desarrollando
una serie de instrumentos:
a.
b.
c.
d.
PEI
PEA
Presupuesto de los Centros Educativos
Proyectos Complementarios
El Plan Escolar Anual, es el instrumento de planificación operativa a corto plazo (un
año). Este Plan es la concreción del Proyecto Educativo Institucional, que es el
instrumento estratégico de desarrollo educativo de mediano y largo plazo dentro del
Centro Escolar.
Este se nutre y retoma las actividades contempladas en las políticas y programas del
Ministerio de Educación, y además define sus prioridades en función a sus problemas,
necesidades e intereses detectadas por la Comunidad Educativa. Para ello es
necesario:
x
Contar con un mínimo de
evaluaciones, estadísticas, etc.
información,
proveniente
de
diagnósticos,
x
Tomar en cuenta las condiciones económicas, sociales, culturales, etc. de la
institución y del medio ambiente.
x
El recurso humano debe contar con un mínimo de capacidad técnica en materia
de planificación.
x
La actitud de los miembros de las modalidades, respecto a la planificación, es
vital para motivar a la comunidad educativa a participar en Comités de Apoyo.
Todo Plan Escolar Anual debe ser acompañado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el año escolar.
Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por áreas de
gestión: Pedagógico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboración
del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratégicos en el
Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratégicos del PEI surgen los Programas de
Acción. Estos Programas de Acción deben concretarse en un conjunto de Proyectos
que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo.
Estos Proyectos servirán de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con
fondos provenientes del Ministerio de Educación, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de
otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto.
X.
¿QUÉ ES EL PLAN ESCOLAR ANUAL?
Es un instrumento operativo que contiene un conjunto de acciones o actividades
organizadas y cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los
objetivos propuestos en un periodo anual de trabajo.
XI.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL PLAN ESCOLAR ANUAL?
Contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la
organización que se necesita para la consecución de los objetivos y acciones
establecidas para un año.
XII.
¿QUÉ ELEMENTOS TIENE UN PLAN ESCOLAR ANUAL?
El Plan Escolar Anual (PEA), deberá considerar los componentes básicos siguientes:
1.
DIAGNÓSTICO
Este apartado se refiere al diagnóstico que respalda el
Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los
recursos existentes. Es decir, el diagnóstico es un análisis
objetivo de la situación educativa y social que se intenta
modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de
establecer las prioridades que la institución educativa esta
en condiciones de desarrollar para resolverlos.
2.
OBJETIVOS
Se deberá describir los que se desea obtener al final del
período de duración del Plan, mediante la ejecución de las
actividades y los recursos asignados.
3.
METAS
Las
metas
son
los
objetivos
cuantitativamente
dimensionados. Expresan lo que se logrará en un plazo
determinado (las metas deberán estar en función de los
procesos institucionales).
4.
ACTIVIDADES
Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos
establecidos para un período determinado que se plasman
en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias
metas.
5.
RECURSOS
Es la cantidad de recursos (humanos, materiales y
financieros) que se ha previsto para la realización de una
6.
PRESUPUESTO
7.
PROYECTOS
COMPLEMENTARI
OS
CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES
8.
9.
EVALUACIÓN
actividad, con la que se espera obtener determinados
productos y alcanzar los objetivos del Plan. Para ello es
necesario elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos
que más adelante se detalla.
En este cuadro se anotaran los rubros contemplados en
cada Meta o Proyecto a desarrollar, la cantidad o número
de bienes o servicios, el precio unitario del bien o servicio y
el Total (que se obtiene de multiplicar cantidad por precio
unitario).
Los proyectos son acciones definidas para atender
necesidades o problemas detectados en el diagnóstico,
para un período de tiempo establecido.
En el cronograma, se deberá indicar las semanas del mes
en que se realizara la actividad. Por ejemplo si la actividad
en la segunda semana de junio, se indicara con el número
2, si se realizara en las cuatro semana de un mes, se
indicara 1, 2, 3, 4.
Se comparará resultados (Metas y Objetivos) sobre las
actividades propuestas y los logros obtenidos.
XIII. ¿QUÉ PASOS SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN
ESCOLAR ANUAL?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Identificar las necesidades prioritarias, evaluación diagnóstica.
Definir los objetivos anuales.
Precisar objetivos según las áreas específicas.
Determinar las metas Institucionales.
Determinar las actividades.
Asignar recursos.
Elaborar el Presupuesto.
Definir los responsables para cada actividad.
Elaborar cronograma.
Definir Plan de Evaluación.
Elaborar el documento final.
El esquema desagregado para elaborar el Plan Escolar Anual se encuentra en el Anexo
1.
XIV. ¿QUÉ ES EL PRESUPUESTO?
Es una estimación de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar
anticipadamente para cada año en el PEA, pudiéndolo subdividir en semestres,
trimestres o meses, para indicar los resultados esperados.
El Presupuesto puede ser modificado o reajustado en base a resultados esperados,
previa aprobación de los miembros de la Modalidad.
XV.
x
x
x
x
x
x
x
¿PARA QUÉ SIRVE EL PRESUPUESTO?
Proyectar los ingresos y egresos del centro educativo.
Garantizar la disponibilidad financiera para las actividades prioritarias del centro
escolar.
Tomar medidas correctivas.
Identificar posibles problemas financieros antes de que se presenten.
Decidir sobre las inversiones que la Modalidad podrá o no efectuar.
Identificar y evitar inconsistencias en la planificación.
Para dar respuestas a observaciones o hallazgos de auditorias internas o
externas.
XVI. ¿CUÁLES SON SUS CARACTERÍSTICAS?
x
x
x
x
x
Debe estar organizado en función a las actividades y proyectos identificados en
el Plan Escolar Anual y orientados a mejorar la calidad de la educación.
Debe reflejar costos razonables dentro del mercado nacional
Debe estar en función al logro de los objetivos del Plan Escolar
Debe estar acorde a la capacidad institucional para poder ejecutarlo.
Debe balancear el aporte del MINED, los recursos propios y de otras fuentes de
financiamiento.
XVII. ¿CUÁLES SON LAS NORMAS A SEGUIR PARA ELABORAR EL
PRESUPUESTO?
1.
Presupuestar todo gasto en concepto de pago de salarios, compra de material
educativo, servicios básicos como: agua, energía eléctrica, teléfono, arrendamiento y
demás rubros críticos deberán programarse en forma prioritaria y se deberá observar
racionalidad en su estimación y uso.
2.
En todo Proyecto ya sea financiado por el Ministerio de Educación o de Otros
Ingresos, deberán establecerse explícitamente los rubros, los montos y fuentes de
financiamiento, los cuales deben estar aprobados por la Modalidad.
3.
Las modalidades deberán incluir dentro de su presupuesto anual las
asignaciones por diferentes fuentes de financiamiento, como por ejemplo: monto que el
MINED en concepto de pago de salarios de docentes o personal administrativo y/o de
servicio, servicios básicos, transferencias (Bono de la Calidad u otros) y pago de
alquiler, así como los Ingresos propios que reciba; por diferentes conceptos, tales
como: contribuciones de apoyo económico voluntarias o cuotas de escolaridad de
padres de familia u otros ingresos propios (Tiendas escolares, rentas de cafetines,
actividades extracurriculares no obligatorias, etc.), donaciones (en valores y/o especies)
y otros rubros generadores de ingreso.
PLAN ESCOLAR ANUAL
Contenido
1.
DIAGNÓSTICO
a) Problemática priorizada
b) Causas de la problemática
c) Recomendaciones
2.
OBJETIVOS
Objetivo general
Objetivos específicos
x
x
3.
METAS O PROYECTOS
4.
ACTIVIDADES:
a) Actividades
b) Cronograma
c) Responsable
5.
RECURSOS
a) Humanos
b) Materiales
c) Financieros
6.
PRESUPUESTO
7.
PROYECTOS COMPLEMENTARIOS
8.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
9.
EVALUACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DEL PLAN
ESCOLAR ANUAL
DOCUMENTO 3
III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos de recursos humanos que conlleva la administración del servicio educativo de
las Asociaciones Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos
derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones
Comunales para la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por
instituciones públicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos
internos del MINED.
En este documento, se presenta paso a paso los diferentes procedimientos que la ACE
debe realizar para la administración del recurso humano fortaleciendo la operatividad
del nivel local para lograr la agilización de los trámites de movimiento de personal.
I.
¿CÓMO
DOCENTES?
SELECCIONA
Y
CONTRATA
LA
ACE
A
LOS
El Docente que prestará sus servicios a la ACE, debe cumplir con los siguientes
requisitos:
x
x
x
x
Poseer título de maestro (a) autenticado.
Con número de identificación personal (NIP), conocido como escalafón.
No deben ser maestros jubilados.
No deben estar nombrado en el MINED.
Los maestros (as) seleccionados que llenen los requisitos anteriores, celebraran un
contrato de servicios con la ACE. El contrato conforme al Artículo 17 del Código de
Trabajo, se conforma de dos partes: Quién presta el servicio, que se denomina:
Trabajador; y quién lo recibe y remunera, que se denomina: Patrono o Empleador. El
contrato escrito es una garantía a favor del trabajador y su falta será imputable al
patrono (Artículo 18 del Código de Trabajo).
Por tanto, un contrato cualquiera que sea su denominación, es aquel por virtud del cual
una o varias personas se proponen ejecutar una obra o prestar un servicio a uno o
varios patronos de una institución, entidad o comunidad de cualquier clase, bajo la
dependencia de éstos, y mediante un salario.
Para que la contratación del docente sea valida, deberá acordarse en Asamblea
General de padres y madres de familia que conforman la ACE, de lo contrario es ilegal.
A continuación se presentan los pasos a seguir para contratar al docente:
PASO
1.
RESPONSABLE
MINED
2.
Maestros(as) interesados(as)
3.
Junta Directiva de la ACE
4.
5.
Asamblea General
ACTIVIDAD
x Publica la existencia de plazas en
los principales periódicos del país.
Presentan a la Junta Directiva la
documentación siguiente:
x Currículum Vital
x Fotocopia de Título autenticado.
x Fotocopia de NIP.
x Partida de nacimiento.
x Fotocopia de DUI.
x Solvencia extendida por la Junta de
la Carrera Docente (En caso de ser
reingreso).
x Recibe currículum y documentación
adjunta.
x Revisa, analiza la documentación
presentada por aspirantes a la
plaza, y selecciona expedientes
que cumplen los requisitos de la
plaza.
x Prepara un resumen de cada
aspirante.
(Anexo 1).
Convoca
(Anexo 2) a la Asamblea
x
General para la selección del
docente.
x En la Asamblea General presenta
el resumen de cada aspirante a la
plaza para que sea considerado
para la selección.
x Considera los resúmenes del
expediente de los candidatos y
elige por mayoría simple, con
6.
Asamblea General
x
7.
Secretario de la ACE
x
8.
x
x
9.
x
10.
Secretario de la Junta Directiva
de la ACE
x
x
11.
de la ACE
x
votación secreta o pública.
Ratifica
la
elección,
según
resultados de la votación y autoriza
a la Junta Directiva de la ACE para
su contratación.
Levanta acta de ratificación del
docente seleccionado.
Seleccionado
el
docente,
lo
convoca para celebrar el contrato
de servicios en triplicado. (Ver
Modelo de Contrato en Anexo 3).
Después de leído el contrato, si el
docente esta de acuerdo, lo firman
el Presidente de la ACE y el
docente.
Entrega un original del contrato al
docente.
Archiva un original del contrato.
Elabora Acta de la toma de
posesión
(Anexo 4) del docente en el Libro
de Actas.
Envía un original del contrato al
Ministerio de Trabajo y copia del
mismo
a
la
Dirección
Departamental
de
Educación,
dentro de los ocho días siguientes
a su elaboración y firma.
MODELO DE RESUMEN DE DATOS DE CANDIDATO A PLAZA
VACANTE
MODELO DE CONVOCATORIA
MODELO DE CONTRATO ACE-EDUCADOR
MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIÓN
VACANTE DE DOCENTE
DE PLAZA
II.
¿CÓMO SE ELIGE AL DIRECTOR (A) DE UN CENTRO
EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?
La Junta Directiva de la ACE recibirá Currículum Vitae de los aspirantes y se reunirá
con la Asamblea General para revisar y analizar la documentación y seleccionar al (la)
candidata, que mejor convenga a la Comunidad; y enviará la documentación a la
Dirección Departamental de Educación, para su registro e inscripción al Plan de
Inducción y las pruebas respectivas.
Los resultados obtenidos serán comunicados a la Junta Directiva de la ACE, para
apoyarles en la selección y contratación, a fin de garantizar que el docente contratado
desempeñe con eficiencia el cargo de Director.
A continuación se presentan los pasos a seguir para contratar a un director(a) del
Centro Educativo.
PASO
1.
2.
3.
RESPONSABLE
Dirección Departamental de
Educación
Dirección de Modalidades del
Nivel Central
Dirección de Modalidades del
Nivel Central
ACTIVIDAD
x Presenta listado de Centros
Educativos
priorizados
para
adjudicación de plazas de
Director Único
x Analiza y gestiona recursos.
x
4.
Educación
x
5.
x
6.
Educación
Docente
7.
x
8.
Asamblea General de ACE
x
x
Confirma
a
la
oficina
Departamental la asignación de
plaza para director.
Planifica y coordina el proceso de
inducción y de acreditación en el
Centro de Desarrollo Profesional.
Capacita y acredita a los
aspirantes.
Se presenta a la Comunidad
donde esta la plaza de Director(a)
Único
con
su
carta
de
acreditación y presenta a la Junta
Directiva dicha acreditación.
Convoca (Anexo 2) y celebra
Asamblea General para la
selección de Director Único.
Elige y ratifica
al aspirante
seleccionado y se levanta acta
firmada por todos los presentes y
9.
x
x
10.
x
11.
de la ACE
x
12.
x
con su respectivo número de DUI.
Seleccionado el docente, lo
convoca para celebrar el contrato
de servicios en triplicado. (Ver
Modelo de Contrato en Anexo 5)
Después de leído el contrato, si
están de acuerdo las partes, lo
firman; el presidente de la ACE y
el docente.
Entrega una original del contrato
al docente.
Archiva un original del contrato.
Elabora Acta de la toma de
posesión (Anexo 4) del docente
en el libro de actas.
Envía un original del contrato al
Ministerio de Trabajo y copia del
mismo
a
la
Dirección
Departamental de Educación,
dentro de los ocho días
siguientes a su elaboración y
firma.
CONTRATO ACE-DIRECTOR
III.
¿CÓMO SE DEJA SIN EFECTO EL CONTRATO DE LA ACE CON
EL DOCENTE?
La Junta Directiva de la ACE, puede dar por finalizado el Contrato con el maestro(a), por
las razones o causales siguientes:
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Cuando sea nombrado en una plaza oficial.
Cuando no cumpla con el horario de trabajo.
Por faltar al trabajo sin causa justificada.
Por faltas de respeto verbal o físico a los alumnos(as).
Por faltas de respeto a los miembros de la Junta Directiva, Padres y Madres de
familia y demás miembros de la comunidad.
Por el mal desempeño de sus labores.
Cuando presente mala conducta pública o privada.
Por no cumplir con los requisitos académicos que lo acredite como docente.
Cuando se cierra la sección por baja matrícula o incumplimiento al Convenio de
transferencia de fondos1.
Incumplimiento de otras estipuladas en el Código de Trabajo.
Estos son los pasos a seguir para la cancelación del contrato al docente:
PASO
1.
2.
3.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
x Conoce del caso del maestro, lo discute y
analiza; y si amerita sanción lo somete a
conocimiento de la Asamblea General.
Convoca (Anexo 2) a Asamblea General
para informar sobre el caso.
Asamblea General de la
x Discute y analiza el caso y determina el
ACE
procedimiento a seguir: Llamado de
atención verbal, por escrito y cancelación
de contrato.
x Autoriza al Presidente de la ACE para
aplicar el proceso establecido debiendo
dejar constancia de ello en Acta (Anexo
6), la cual firma el docente y los
directivos.
x Hace el llamado de atención verbal al
maestro, levantando el Acta respectiva.
x De reincidir el maestro en la falta, aplica
una segunda llamada de atención por
escrito, dejando constancia en Acta, la
cual firma el docente y los directivos.
x De continuar la falta por parte del
4.
Dirección Departamental
de Educación
x
5.
de Educación
x
6.
de Educación
x
7.
x
8.
x
9.
x
x
maestro, se expone el caso a la
Dirección Departamental, presentando
las actas anteriores.
Verifica el caso y orienta a la Junta
Directiva de la ACE, presentándole
alternativas de solución.
Verifica el avance del caso con la
comunidad en Asamblea General y
levanta Acta de los acuerdos tomados.
Da seguimiento a los acuerdos de
Asamblea de Educación General con la
Junta Directiva de la ACE y los orienta en
las decisiones a tomar.
Convoca a la comunidad en Asamblea
General para llegar a una resolución del
caso, y levanta Acta, la cual será firmada
por todos los asistentes colocando sus
respectivos números de DUI.
Comunica al maestro por escrito la
cancelación de su contrato en dicha
comunidad.
Deja sin efecto el contrato del docente.
Comunica a la Dirección Departamental
sobre la cancelación del contrato.
MODELO DE ACTA
IV.
¿CÓMO DEBE RENOVARSE O RATIFICARSE EL CONTRATO
ACE-DOCENTE?
La ratificación o no del Contrato ACE-Docente debe realizarse un mes antes de que
finalice el año calendario.
A continuación se presenta el procedimiento a seguir:
PASO
1.
RESPONSABLE
2.
Asamblea General de la ACE
3.
4.
ACTIVIDAD
x Convoca a Asamblea General de
Padres y Madres de familia de la
ACE e informa sobre el desempeño
y comportamiento profesional de
los docentes durante el año.
x Solicita ratificación o no de los
contratos de los docentes.
x Determina en base al Informe
presentado, la ratificación o no de
los contratos de los maestros para
el siguiente año.
x Levanta Acta de los acuerdos
tomados, las asienta en el Libro de
Actas de la ACE y es firmada por
todos los asistentes con sus
respectivos números de DUI.
x Celebra y entrega nota de
ratificación de renovación de su
contrato.
x Entrega constancia de tiempo de
servicio y sueldo a los docentes no
ratificados y ratificados. (Ver
modelo en Anexo 7)
MODELO DE CONSTANCIA DE TIEMPO DE SERVICIO Y
SALARIO
V.
¿CÓMO REALIZAR
HUMANO?
EL REORDENAMIENTO DEL RECURSO
En caso de que no exista población escolar se procederá al traslado de fondos a otra
comunidad y a la vez se realizará el trabajo de sensibilización con la comunidad
favorecida.
Para determinar el reordenamiento del docente el MINED por medio del técnico de la
Dirección Departamental monitoreará constantemente al Centro Educativo.
El representante del MINED, presentará por escrito su informe sobre el reordenamiento
del docente, a fin de proceder al cierre de la sección. (Ver procedimiento de cierre de
sección en el Paso a Paso No. 7 “Administración de la transferencia mensual a las
Asociaciones Comunales para la Educación”).
La Dirección Departamental de Educación presenta el Informe del reordenamiento a la
Dirección de Modalidades para la autorización del cierre de la sección; para que
posteriormente esta Dirección informe por escrito a la Dirección Departamental de
Educación correspondiente.
VI.
¿CUÁL ES EL ARCHIVO DEL PERSONAL DOCENTE?
El Secretario de la Junta Directiva de la ACE, debe crear un expediente por cada
docente, el cual debe contener los siguientes documentos:
x
x
x
x
x
x
x
x
Currículo Vitae y documentos probatorios como copias de títulos, NIP, DUI,
diplomas u otros.
Contrato de servicio ACE-Maestro.
Incapacidades.
Permisos.
Hoja de vida.
Sanciones por escrito.
Copia de la constancia de tiempo de servicio y sueldo.
Otros.
Este archivo deberá actualizarlo permanentemente.
Al finalizar el año deberá entregar constancia del tiempo de servicio y de ingreso,
descuentos y retenciones debidamente firmada por el Representante legal de la ACE,
que es el Presidente de la misma.
VII. ¿CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LA ACE CON EL DOCENTE?
La ACE después de la contratación del docente, es responsable de los siguientes
aspectos:
Si el docente no esta inscrito como asegurado en el ISSS, la ACE lo inscribirá en las
Oficinas de Inscripción del ISSS.
Retirar del ISSS y entregar al maestro cada mes el Certificado de Derechos y
Cotizaciones.
Si el docente no esta afiliado con el seguro de vida colectivo en la Caja Mutual, deberá
indicarle que lo haga en las oficinas de inscripción de la Caja Mutual.
Solicitar al docente afiliarse a la AFP de su preferencia; caso contrario la ACE lo afiliará
a la AFP donde estén afiliados la mayoría de docentes.
VIII. ¿EN QUÉ CASOS LA ACE PUEDE CONTRATAR DOCENTES
INTERINOS?
La ACE podrá contratar docentes interinos solamente en los casos de:
x
x
x
Incapacidad de uno a tres meses por enfermedad grave del maestro.
Incapacidad por embarazo.
Becas.
En estos casos el salario del docente lo pagaran entre el ISSS y la ACE. El ISSS pagara
el 75% o sea las tres cuartas partes del salario y la ACE el 25% o sea la cuarta parte
del salario mensual del docente.
En los casos anteriores, la ACE por medio de su Junta Directiva solicitara el aumento de
fondos del 25% a partir del tercer día o el período de la incapacidad que otorgue el ISSS
por enfermedad o de los 84 días de salario por maternidad a la Dirección
Departamental, para que ésta a través de la Pagaduría Departamental tramite el
incremento de fondos.
Asimismo, la Junta Directiva de la ACE deberá enviar copia del contrato de servicios
ACE-Docente Interino en el caso de la incapacidad por maternidad, para su registro y
control. El pago del interino se realizará con el salario asignado al docente incapacitado.
A continuación se encuentran los pasos a seguir para solicitar los fondos para el pago
del docente interino:
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
7.
8.
9.
RESPONSABLE
Docente
ACTIVIDAD
x Solicita en el ISSS la constancia
médica, que ampare el período de su
incapacidad.
x Presenta la incapacidad a la Junta
Directiva de la ACE y la solicitud de
permiso. (Ver modelo en Anexo 8)
x Recibe y revisa documentación
presentada por el docente y lo
guarda en el archivo del personal
docente.
x Busca docente Interino (a) y contrata
por el tiempo que dura la
incapacidad.
x Llena solicitud de Incremento de
Fondos (Ver Modelo en Anexo 9) y lo
presenta
a
la
Dirección
Departamental, adjuntándole copia
de la Incapacidad y solicitud de
permiso del docente.
x Recibe y revisa solicitud de
Educación
incremento de fondos.
x Solicita el incremento de fondos a la
Pagaduría
Departamental
de
Educación.
Pagaduría Departamental
x Recibe solicitud de incremento de
de Educación
fondos y lo tramita ante la Gerencia
Financiera del MINED.
Pagaduría Departamental
x Tramita fondos y los deposita a la
de Educación
Gerencia Financiera
x Recibe fondos y los deposita a la
cuenta bancaria de la ACE.
MODELO DE SOLICITUD DE PERMISO POR INCAPACIDAD
MODELO DE SOLICITUD DE INCREMENTO DE FONDOS F-4
DOCUMENTO 4
IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS
INTRODUCCIÓN
El propósito de este documento es que todas las Modalidades de Administración
Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociación Comunal para la Educación
(ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar (CECE), conozcan las Normas y
Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecución de los recursos
financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del
MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de
escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de
graduación y otros.
Con ello se pretende fomentar sanas prácticas administrativas al interior de las
Modalidades de Administración Escolar Local y en esa medida se espera que los
recursos se inviertan en la satisfacción de las necesidades prioritarias de la población
estudiantil.
Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General
de Educación, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educación, Convenio de Cooperación
Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educación y
la Iglesia Católica a través de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las
modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administración
de fondos.
NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO
A.
ADMINISTRATIVA:
1.
Los fondos que administren las Modalidades de Administración Escolar Local se
invertirán en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarán
prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educación.
2.
Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las
modalidades deberán estar debidamente legalizadas:
CDE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante
Resolución Departamental de reconocimiento de miembros.
ACE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación,
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta.
CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educación les asigna, deberá
estar Acreditado mediante Resolución firmada por el Director Departamental de
Educación y sus miembros registrados en acta.
3.
Las decisiones en la administración de los recursos de los centros educativos
deberán tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad.
4.
Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad
que registra y/o controla bienes del centro educativo deberá levantarse el Acta de
Traspaso correspondiente.
B.
TRANSFERENCIAS DE FONDOS:
1.
Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educación, deberán
suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir
recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros
actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar.
2.
Las Modalidades de Administración Escolar Local deberán atender las
condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de
Educación u otras entidades y serán responsables de la liquidación de los fondos
recibidos.
C.
OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SÓLO PARA CDE Y ACE)
1.
Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y
Asociaciones Comunales para la Educación los provenientes de las contribuciones de
apoyo voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones
de tiendas escolares, cafetines, donaciones y otros; en cumplimiento al Art. 77 de la Ley
General de Educación.
2.
La utilización de estos ingresos serán para beneficio de la institución educativa
para el mejoramiento de la calidad de la educación, sustentados en Art. 77 de la Ley
General de Educación y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales
para la Educación.
3.
Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar,
deberán imprimirse dos series de recibos de ingresos prenumerados, una para el control
exclusivo de las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad de los padres de
familia y la otra para el control de los demás ingresos que se perciban. En el caso de las
ACE únicamente la serie para el control de los ingresos por cafetines, tiendas escolares,
donaciones y otros.
4.
Todos los ingresos percibidos deberán ser depositados en forma integra, en las
siguientes 24 horas hábiles a su recepción.
5.
Las modalidades podrán modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto, de
acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo,
debiéndolas registrar en acta en el libro correspondiente.
6.
Si los ingresos percibidos son mayores o menores a los presupuestados, la
modalidad podrá modificar su Plan Escolar Anual y Presupuesto, asignando los
recursos en actividades prioritarias del centro educativo.
7.
Cuando se realicen actividades especiales en beneficio de la comunidad
educativa, aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otra modalidad de
administración escolar, no deberá limitarse a registrar únicamente los resultados de
dicha actividad, si no que deberán anotarse todos los documentos, que respalden
legalmente los egresos y/o ingresos, los cuales deberán registrarse detalladamente en
los libros respectivos.
Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., deberán
resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, en el tiempo que determine la ley para
su revisión posterior.
D.
MANEJO DE LOS FONDOS:
1.
Las Modalidades deberán aperturar en cualquier Banco del sistema financiero,
una cuenta corriente específica para manejar los fondos que perciban por transferencias
del MINED y otra, para los otros ingresos.
2.
Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar
una cuenta corriente, se manejarán en efectivo y sus registros se llevarán en el libro de
ingresos y gastos correspondientes junto con sus respectivos archivos, siéndoles
aplicables las demás regulaciones.
3.
Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos
Educativos Católicos Escolares serán aperturadas a nombre de la Modalidad y Centro
Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación según Acuerdo
de Personería Jurídica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar “José
Matías Delgado”, Asociación Comunal para la Educación del Caserío Tres Amates,
Cantón Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador.
4.
Las cuentas bancarias deberán ser administradas mancomunadamente de
acuerdo a lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Concejal Representante de los
Maestros; ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero.
5.
La chequera deberá ser administrada por el Tesorero(a) de la Modalidad de
Administración Escolar Local y nadie deberá firmar cheques en blanco, no obstante la
chequera deberá resguardarse en el Centro Educativo.
6.
Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED y Otros
Ingresos, deberá ser firmado por los miembros de las Modalidades que tienen firma
mancomunada. Los cheques anulados deberán ser engrapados en el taco de la
chequera.
E.
CAJA CHICA:
1.
Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que
genere el Centro Educativo las Modalidades de Administración Escolar Local; podrán en
caso necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de
$57.14 equivalente a ¢ 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada.
2.
Los gastos pagados por Caja Chica, no podrán ser mayores de US$ 22.86,
equivalentes a ¢200.00.
3.
Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarán un Libro Auxiliar.
F.
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
1.
Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y
consultorías, deberán ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual será:
Para los CDE = Concejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario
(a); CECE = Secretario (a).
2.
La recepción de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y
consultorías, será responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a);
CECE = Director (a).
3.
El pago de bienes y servicios deberá efectuarse con cheque emitido a nombre
del Proveedor o Suministrante, los cuales deberán respaldarse con factura o recibo de
conformidad a la Ley del IVA o en efectivo según lo normado en el apartado de caja
chica; en el caso de pago de bienes y servicios deberá considerarse la ley del impuesto
sobre la renta.
4.
En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes
Modalidades de Administración Escolar Local no podrán comprometer recursos de la
institución a períodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de
los otros ingresos; con los fondos de las transferencias deberán respetar la vigencia y el
monto de la ejecución de éstas.
5.
Para respaldar la adquisición de bienes y/o servicios para actividades culturales,
educativas y recreativas deberán evidenciar la recepción de las mismas mediante un
listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los
participantes.
6.
Para que la factura que respalda la adquisición de bienes y servicios tenga
validez deberá reunir las siguientes condiciones:
x
x
x
x
x
G.
No deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras.
Deberán de ser documentos originales, no fotocopias.
Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de
inmuebles será indispensable escribir las características particulares
de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca,
serie; el número de inventario correspondiente y los aspectos a
considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente.
En el caso de reparaciones con los inmuebles se deberá especificar
la clase de daño a reparar su ubicación, tamaño, área, descripción y
cantidad de material utilizado (justificado con facturas según ley) y
además las causas que generaron los daños mencionados.
A todos los documentos de egresos deberán estamparles un sello de
pagado que contenga la siguiente información: fecha, No. de cheque,
valor pagado, nombre del Banco y No. de cuenta.
REGISTRO DE LOS FONDOS:
1.
Las Modalidades deberán llevar un libro de ingresos y gastos para las
transferencias del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la
Dirección Departamental del Ministerio de Educación; separando los folios necesarios
para el registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia,
deberán anotar el nombre de la misma.
2.
Los otros ingresos deberán registrarlos en un libro de ingresos y gastos
separado de las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por
la Dirección Departamental del Ministerios de Educación. El nombre del libro será
“Registro de Otros Ingresos y Egresos de Fondos”.
3.
Las modalidades deberán llevar también un Libro de Banco para la cuenta
bancaria de las transferencias del MINED.
4.
Los registros en los libros de ingresos y egresos deberán reunir las siguientes
características:
x
x
x
x
No deberán dejarse espacios entre líneas ni paginas en blanco.
Todas las anotaciones deberán hacerse en orden cronológico y a
tinta azul o negra nunca a lápiz.
El libro no deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si
los hubiere deberán hacerse del conocimiento de la Administración
Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas.
Los centros educativos que tengan mecanizados los registros de
ingresos y gastos deberán numerar y legalizar las hojas en blanco
correspondientes en la Dirección Departamental, para que registren
las operaciones mensualmente. La Dirección Departamental llevará
un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los
Centros Educativos.
5.
Las modalidades deberán tomar en cuenta las Normas Técnicas de Control
Interno (NTCI) 1-18-01 Capítulo 1 Normas Generales Documentación de Soporte.
“Las operaciones que realicen las entidades públicas, cualquiera que sea su naturaleza,
deberán contar con la documentación necesaria que las soporte y demuestre, ya que
con ésta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operación;
asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su análisis. La
documentación debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para
su actualización oportuna.”
6.
Las Modalidades deberán mantener actualizado un archivo mensual y anual por
fuente de financiamiento y bono ordenando cronológicamente los documentos legales
que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente:
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente;
Recibos de los ingresos;
Documentos de egresos respaldados por las cotizaciones, facturas y/o
recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros
documentos que respalden el proceso de compra.
Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja
Chica.
Chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias;
Informe de Rendición de cuentas anual y de los otros ingresos,
liquidación anual y otros.
H.
RENDICIÓN DE CUENTAS:
1.
Las Modalidades de Administración Escolar Local deberán presentar un informe
de rendición de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la
liquidación respectiva.
2.
Los fondos que administran las diferentes Modalidades, serán objeto de auditoria
por el MINED y por las instituciones interventoras del Estado.
3.
Las Modalidades de Administración Escolar Local presentarán al Ministerio de
Educación o a las instituciones interventoras del Estado, toda información relacionada al
manejo de los fondos cuando éstas lo requieran.
4.
El Consejo Directivo Escolar deberá convocar como mínimo a dos reuniones con
toda la Comunidad Educativa durante el año, con la finalidad de presentar el Plan
Escolar Anual de la institución, la planificación presupuestaria y los logros obtenidos en
su ejecución.
La Junta Directiva de la Asociación Comunal para la Educación deberá presentar
informes financieros y de operación a la Asamblea General y autoridades competentes
del Ministerio de Educación cuando éstas lo requieran.
ESPECÍFICA PARA CECE:
A.
Esta normativa para los Consejos Educativos Católicos Escolares se aplica
únicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educación.
IX.
PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO
LOS
RECURSOS
En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por
las modalidades de administración escolar local en la gestión de los fondos que el
MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad
educativa.
La aplicación de estos procedimientos les permitirá una utilización racional y ordenada
de los recursos; así como demostrar transparencia en el manejo de los mismos.
A.
PASO
1.
APERTURA DE CUENTA BANCARIA
RESPONSABLE
Miembros
responsables con
firma mancomunada:
CDE: Presidente,
ACTIVIDAD
Se presentan al banco comercial de su
preferencia para aperturar las cuentas corrientes
correspondientes al manejo de las transferencias
del MINED y de los otros ingresos; con la
Tesorero y Concejal
Representante de los
Maestros.
ACE: Presidente y
Tesorero.
CECE Director y
Tesorero.
2.
Institución Bancaria.
3.
4.
Miembros con firma
mancomunada
Institución Bancaria
5.
siguiente documentación:
x Para la ACE deberán presentar copia del
Acuerdo de Personería Jurídica.
x Para los CDE, Acuerdo Modificativo a la
Personería Jurídica por cambio de
denominación del centro educativo, si es
nuevo CDE Acuerdo de Personería
Jurídica.
los CECE, Constancia de
x Para
acreditación con Vo. Bo. del Titular del
Ramo, o Resolución de Reconocimiento
de CECE firmada por el Director
Departamental, si es de reciente
creación.
x Originales y fotocopias del DUI de los
responsables de la cuenta.
x Recibe y revisa documentos.
x Elabora contrato de cuenta corriente a
nombre de la modalidad y centro
educativo, lo pasa a firma de los
miembros con firma mancomunada.
x Reciben y revisan documento, si todo
esta correcto lo firman.
x Entrega una copia del contrato a los
x Mensualmente remitirá el original del
Estado de Cuenta a la Modalidad de
Administración Escolar Local.
x En aquellos casos en que no llega
correspondencia a la Modalidad, ésta
deberá presentarse al Banco cada mes a
reclamar el Estado de Cuenta.
B.
SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO Y
RECIBO DE TRANSFERENCIA DE
FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR LOCAL Y EL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Director Departamental de
Educación.
Presidente de la Modalidad
de Administración Escolar
Local.
ACTIVIDAD
Envía convocatoria al Presidente de la
modalidad
Convoca a reunión extraordinaria a los
miembros de la modalidad
3.
4.
5.
6.
7.
Miembros
con
firma Preparan la siguiente documentación:
mancomunada
de
la
x Fotocopia del Contrato de la cuenta
Modalidad
de
bancaria (si es nueva).
Administración
Escolar
x Fotocopia de la liquidación del(los)
Local.
bono(s) recibidos el año anterior.
x Fotocopia de los DUI, si hay cambio de
x Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integración si ha vencido el
período de los miembros del CDE.
Miembros
con
firma Se presentan ante el encargado(a) de
mancomunada
de
la Administración Escolar Local de la Dirección
Modalidad
de Departamental de Educación que les
Administración
Escolar corresponda, con los siguientes documentos:
Local.
x Fotocopia de la Liquidación de los
fondos de Bonos del año anterior,
x Fotocopias de los Documentos de
Identidad
x Personal, si son nuevos miembros.
x Fotocopia del contrato de apertura de
la cuenta corriente.
x Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integración si ha vencido el
período del Consejo, para
su
legalización.
Encargado(a)
de Recibe y revisa documentos presentados por
Administración
Escolar los miembros de la modalidad.
Local de la Dirección
Departamental
de
Educación.
Encargado(a)
de Si hay cambio de miembros, emitirá antes que
Administración
Escolar los documentos para legalizar la transferencia,
Local de la Dirección los siguientes:
Departamental
de
x Resolución de Reconocimiento de
Educación.
Miembros,
x Nota de autorización para cambio de
firmas dirigida al
Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos deberán ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educación.
A la modalidad deberá entregar la trascripción
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
cambio de las firmas autorizadas.
Encargado
de Si hay cambio de miembros, emitirá antes que
Escolar los documentos para legalizar la transferencia,
Dirección los siguientes:
de
x Resolución de Reconocimiento de
Miembros,
x Nota de autorización para cambio de
firmas
dirigida al Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos deberán ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educación.
A la modalidad deberá entregar la trascripción
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
cambio de las firmas autorizadas.
Miembros
con
firma Si la modalidad no tiene problemas de
mancomunada
de
la vencimiento de miembros, de liquidación o
notificadas
con
hallazgos
Modalidad
de auditorias
Administración
Escolar pendientes, emitirá lo siguiente:
Local.
x Convenio General (Anexo 2),
x Recibo de transferencia de fondos
(Anexo 3).
x Nota de autorización al Banco para que
el MINED pueda congelar los fondos de
la modalidad.(Anexo 4)
Estos documentos deberá entregarlos a la
modalidad para su lectura, revisión y firma.
Encargado
de Reciben, leen, revisan documentos, si están
Administración
Escolar de acuerdo con su contenido, los firman y
Local de la Dirección sellan.
Departamental
de Devuelven los documentos al encargado de
Educación.
administración escolar local.
Director Departamental de Una vez revisados, firmados y sellados por la
Educación.
modalidad el Convenio, Recibo y nota de
autorización para que el MINED pueda
congelar los fondos transferidos, los pasa a
firma y sello del Director Departamental de
Educación.
Encargado
de Recibe, revisa y de estar todo en orden firma y
Administración
Escolar sella Convenio.
Local.
Devuelve los documentos al encargado de
administración escolar local.
Encargado
de Entrega una copia del Convenio y una del
Administración
Escolar recibo a los miembros de la modalidad.
Local.
Pagador
Auxiliar Prepara expediente de la Modalidad de
Departamental.
Administración Escolar Local, conteniendo:
x Originales del Convenio y Recibo,
x Copia del contrato de apertura de
Administración
Local de la
Departamental
Educación.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
cuenta corriente. (Si es nueva).
Fotocopias de los DUI (cuando hay
cambio de miembros con firma
mancomunada).
x Hoja de Liquidación de Bono(s)
anteriores.
x Nota de autorización al Banco para que
el MINED pueda congelar los fondos de
la transferencia.
Envía expediente a la Pagaduría Auxiliar
Departamental.
Recibe el fólder con los documentos
anteriores, revisa documentos y si todo esta
correcto, elabora requerimiento de fondos.
Remite requerimiento de fondos a la Gerencia
Financiera.
Gestiona los fondos ante el Ministerio de
Hacienda.
Transfiere los fondos a la cuenta de la
Pagaduría Auxiliar Departamental.
Comunica del depósito a la Pagaduría Auxiliar
Departamental.
Elabora planilla de transferencia de fondos
para las cuentas de las modalidades por
banco.
x
14.
Pagadora
Departamental.
Auxiliar
15.
Gerencia Financiera.
16.
Pagador
Departamental.
Auxiliar
17.
Encargado
Administración
Local.
de
Escolar
NOTA DE AUTORIZACIÓN PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA
AL BANCO DE LA MODALIDAD
CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR
(CDE)
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
REPÚBLICA DE EL SALVADOR
Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEÑO, mayor de edad, PROFESOR, del
domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carácter de Director Departamental de
Educación y que en adelante se llamará Ministerio de Educación; y por otra parte los(as)
señores(as):
1)
DANIEL PÉREZ
Mayor de edad y de ocupación MAESTRO
del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO
con Documento Único de Identidad No.
extendida en SOYAPANGO
con fecha 01/01/2000
2)
MIEMBRO 2 DE PRUEBA
Mayor de edad y de ocupación SDF
del domicilio SDFDFD
extendida en SAN SALVADOR
3)
SANDRA MARIBEL MONGE
Mayor de edad y de ocupación PROFESORA
del domicilio de CTN SAN JERÓNIMO KM 30 GUAZAPA
extendida en AGUILARES
Quienes actúan mancomunadamente en representación del CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR "ROQUE
DALTON" con código No.11306, ubicado en: AVENIDA FRANCISCO SALINAS No.8,
AGUILARES, SAN SALVADOR, Jurisdicción: AGUILARES Departamento: SAN
SALVADOR celebran el presente Convenio de transferencia de fondos.
I.
MARCO LEGAL:
Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educación y el CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR (CDE), se tomará como base:
x
x
x
II.
El Artículo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente.
Los Artículos 65 y 77 de la Ley General de Educación.
El Artículo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la
Carrera Docente.
OBJETO:
El objeto del presente Convenio es establecer los términos y condiciones en que
el Ministerio de Educación transferirá al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros
provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educación y de Cooperación de
Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales.
III.
OBJETIVOS DEL CONVENIO:
El presente Convenio regulará las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes:
A.
Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su
Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los
B.
Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administración y
gestión al utilizar procesos democráticos de funcionamiento al interior del centro
educativo.
C.
Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas.
IV.
RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y DEL
CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR:
A.
Del Ministerio de Educación:
1.
Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime
conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecución de
acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el
nivel de EDUCACIÓN BÁSICA
2.
Proporcionar y/o gestionar capacitación, asistencia técnica a los miembros del
Consejo Directivo Escolar a fin de que éste cumpla con lo estipulado en el presente
Convenio y los objetivos institucionales.
3.
Emitir las normas, especificaciones
instructivos para la administración de fondos.
técnicas,
condiciones
específicas,
4.
Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes
adviertan cualquier irregularidad en la administración de estos fondos o cuando así
convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educación hará la comunicación
respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y también lo hará
del conocimiento a los miembros de la Modalidad.
5.
Definir los mecanismos, procesos, períodos e instrumentos sobre como el
Consejo Directivo Escolar liquidará dichos fondos.
6.
Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educación disponga,
determine o establezca.
7.
Establecer el monto de la transferencia a cada institución educativa de acuerdo a
criterios que se establezcan por cada transferencia.
B.
Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominará Modalidad:
1.
La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente
para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la
educación y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; así
como el cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este
Ministerio y otras regulaciones del Estado.
2.
La Modalidad, llevará los libros de control de los ingresos y gastos debidamente
autorizados por la Dirección Departamental de Educación, en donde reflejen los
ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados.
3.
La Modalidad, deberá tener los comprobantes de gastos y/o ingresos
efectuados, así como los documentos de liquidación de fondos, que deberán estar
disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educación y/o
alguna institución fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deberá tener por
un período de diez años los libros de ingresos y gastos y por cinco años la
documentación de respaldo.
4.
La Modalidad, autorizará por escrito al Ministerio de Educación para congelar los
fondos según lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las
responsabilidades del Ministerio de Educación.
5.
Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, ésta deberá
presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educación, el correspondiente
recibo por tipo de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Concejal
Propietario Profesor.
6.
La Modalidad deberá tomar las medidas para conservar su capacidad operativa
para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente
Convenio y lograr así una eficiencia mayor en el ejercicio.
C.
Responsabilidades Conjuntas:
1.
Mantener comunicación constante de acuerdo a las necesidades de cada una de
las partes y por los canales respectivos.
2.
Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo
para la ejecución de los gastos.
3.
Este Convenio tendrá vigencia a partir de la fecha de su suscripción y finalizará
cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el
período que designe el Ministerio de Educación.
4.
Ambas partes aceptan que este Convenio se regirá por las normas y
procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio
de Educación; ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en
todas sus partes.
V.
MONTO DEL CONVENIO:
El monto del Convenio, estará determinado por las disponibilidades financieras
del Ministerio de Educación, de los Organismos e Instituciones de Cooperación
Nacionales e Internacionales, de acuerdo a las políticas de montos, desembolso y fines
que establezcan las mismas, para lo cual presentarán recibo, él cual describirá
información concerniente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento.
VI.
DE LO NO PREVISTO:
Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, será resuelto entre la
Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educación y si es necesario se
tendrá por incorporado a éste en forma de Adenda al mismo o por Resolución
Departamental.
En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a
los DIECISIETE días del mes de enero del DOS MIL TRES.
MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA
MODELO DE NOTA DE AUTORIZACIÓN AL BANCO PARA QUE
EL MINED PUEDA CONGELAR LOS FONDOS DE LA
MODALIDAD
VII. PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÒN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.
A.
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
PASO
1.
RESPONSABLE
Secretario de la Modalidad
Local.
2.
Modalidad de
Administración Escolar
Local.
3.
Encargado de Compras:
CDE Concejal Padre de
Familia ACE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
4.
5.
Empresa o Proveedor.
6.
CECE Secretario (a)
Modalidad de
7.
ACTIVIDAD
Mantendrá en la institución una lista de
proveedores actualizados y sus antecedentes
clasificados según la naturaleza del bien o
servicio que ofrezcan, con el objeto de
disponer de la información oportuna para
realizar nuevas adquisiciones (donde se
amerite).
Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de
conformidad al Presupuesto del centro
educativo, a fin de cumplir con los objetivos y
metas trazadas por la entidad en el Plan
Escolar Anual.
Define las características de los bienes o
servicios que requieren.
-Para realizar la compra deberán observar las
formas de contratación establecidas por la Ley
de Adquisiciones y Contrataciones de la
Administración Pública (Anexo 6).
Elabora solicitud de cotización (Anexo 7) y
envía a proveedores que pueden suministrar el
tipo de bien o servicio requerido, estableciendo
el tiempo de entrega de los bienes o servicios.
Cuando se trate de
equipo y mobiliario
escolar; se deben adquirir eminentemente
nuevos y con garantía.
Cuando se trate de equipo de cómputo deberá
adquirirse con garantía y el software con su
respectiva licencia; cuidando que el software
sea de las últimas versiones y equipo
actualizado.
Recibe solicitud y prepara por escrito la
cotización, para entregarla o enviarla al
Encargado de Compras de la Modalidad de
Recibe cotizaciones por escrito, la cual entrega
a la modalidad para su respectivo análisis.
En reunión ordinaria o extraordinaria hacen los
Local.
8.
CDE: Concejal Padre de
Familia; ACE: Secretario
(a); CECE: Secretario (a)
9.
Empresa o Proveedor.
10.
Encargado de la recepción
de los bienes por
Modalidad: CDE Presidente
ACE Presidente y CECE
Director.
11.
Tesorero(a) de la Modalidad
Local.
análisis:
x Técnico (revisión de las características
técnicas de los bienes o servicios, la
garantía del bien o servicio, tiempos de
entrega). (Anexo 8)
x Económico (precios de los bienes o
servicios) (Anexo 9)
Seleccionan al proveedor, dejando asentado
en acta tal decisión. (Anexo 10).
CDE: Concejal Padre de Familia; ACE:
Secretario(a); CECE: Secretario(a).
Procede a elaborar Orden de Compra de
Bienes y Servicios con numeración correlativa
(Anexo 11).
Entrega los bienes o servicios y factura de
consumidor final (Anexo 12) o Recibo a favor
de la Modalidad de la Administración Escolar
local (Anexo 13) en casos eventuales, al
Representante
de
la
Modalidad
de
Recibe y revisa los bienes y/o servicios y
factura o recibo, debiendo:
Levantar un Acta de Recepción numerada
correlativamente (Anexo 14) para dejar
constancia de que se recibe a entera
satisfacción.
Cuando fueren bienes y/o servicios para
actividades culturales, educativas y recreativas
deberán evidenciar la recepción de los mismos
mediante un listado que contenga el nombre
de la actividad, lugar, fecha, nombre, número
de DUI y firma de los participantes.
Recibe factura, Orden de Compra, Acta de
Recepción y/o listado de asistentes cuando
corresponda.
Emite cheque a favor de la empresa o
proveedor firmándolo, obtiene firma del
Presidente y del Concejal Representante de
los Maestros y entrega al Proveedor.
Estampa el sello de pagado a la factura,
llenando la información requerida en él.
Registra en el libro de ingresos y gastos y en
el de Banco.
12.
Modalidad de
Local.
Archiva en el expediente correspondiente la
documentación.
Será el responsable de su registro y control,
donde podrán demostrar su utilización.
MODELO DE PLAN DE COMPRAS
FORMAS DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
MONTO US$
TIPOS DE
FORMAS DE
ADQUISICIONES CONTRATACIÓN
10 Obras,
bienes, Libre Gestión
servicios
y
Consultorías.
o
De 0 a
salarios
mínimos
urbanos1/
sea
De US$ 0.0011
a US$ 1,440.00
Arriba de 10 Obras,
bienes, Libre Gestión
salarios
servicios
y
mínimos
consultorías.
urbanos hasta
por un monto
inferior a 80
salarios
mínimos
urbanos
De
US$ 1,440.01 a
US$ 11,520.01
Arriba de
salarios
80 Obras,
bienes, Licitación Pública.
servicios
y
OBSERVACIONES
Basta una sola cotización.
Deberá contener como
mínimo 3 cotizaciones de
ofertantes.
Se
debe
realizar
comparación de calidad y
precios.
Cuando se trataré de
ofertante único o marcas
específicas, en que bastará
un solo ofertante, para lo
cual se debe emitir una
resolución razonada (Anexo
6-A). (Art. 13 que reforma el
literal c) del Art. 40 de la
Ley de Adquisiciones y
Contrataciones y Art. 14
que reforma el literal c) del
Art. 41 de la Ley
de
Adquisiciones
y
Contrataciones. 2/
“No podrá adjudicarse la
adquisición o contratación
al mismo ofertante o
contratista cuando el monto
acumulado de un mismo
bien o servicio asignado por
Libre Gestión, supere el
equivalente a 80 salarios
mínimos urbanos, dentro de
un período de tres meses,
so pena de nulidad”. Art. 17
que reforma el Art. 70 de la
Ley.
Es la forma de selección de
contratistas en la que se
mínimos
urbanos
US$ 11,520.01
1/
2/
3/
consultorías.
elabora
una
lista
de
ofertantes, con un mínimo
de cuatro invitaciones a
personas
naturales
o
jurídicas,
nacionales
o
extranjeras a las que se
invita
públicamente
a
participar a fin de asegurar
precios competitivos 3/ (Art.
16 que reforma al Art. 66 de
la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones.
Considerando que el salario mínimo urbano actual es de US$ 144.00;
modificándose los techos automáticamente si se modifica el salario mínimo
urbano.
Para aplicación de estos contenidos, referirse al Decreto No. 868, Ley de
Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, publicada en el
Diario Oficial, Tomo No. 347, del 15 de mayo del 2001 y reformas a la Ley
mediante Decreto No. 244, publicado en el Diario Oficial No. 11, Tomo No. 350
del 15 de enero del 2001.
Cuando existan convenios especiales que regulen de diferente manera las
formas de contratación de bienes y servicios, el MINED podrá emitir una
resolución modificativa específica.
MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIÓN RAZONADA
MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN
MODELO DE ANÁLISIS TÉCNICO
MODELO DE ANÁLISIS ECONÓMICO
MODELO DE ACTA DE ADJUDICACIÓN DE UN BIEN O
SERVICIO
MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
MODELO DE FACTURA
MODELO DE RECIBO (SI NO ES CONTRIBUYENTE OBLIGADO
DEL IVA)
MODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
B.
REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS
TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS.
PASO
1.
REPONSABLE
Modalidad de
Local
2.
Presidente de la
Modalidad de
Local.
Director (a)
Departamental de
Educación.
Director (a)
Departamental de
Educación.
Presidente de la
Modalidad de
Local.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tesorero de la Modalidad
Local.
Local.
Local.
Local.
FONDOS
ACTIVIDAD
En reunión de la modalidad acuerdan:
x Autorizar el Libro de Banco de la cuenta
bancaria de las transferencias en la
primera pagina del libro, debiendo firmar
todos los miembros de la modalidad, y
x Llevar a legalizar a la Dirección
Departamental el libro de Ingresos y
Gastos de las transferencias y el de los
otros ingresos, según corresponda.
Se presenta a la Dirección Departamental
correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos
y Gastos de las operaciones financieras a
efectuarse.
Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las
operaciones financieras a efectuarse.
Lleva control de la autorización de los mismos.
Una vez legalizado el libro lo entrega al
Presidente de la modalidad.
Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las
transferencias y el de los otros ingresos, así
como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de
las transferencias al Tesorero para que inicie el
registro de las operaciones financieras.
Recibe los libros legalizados.
Confirma en el banco la disponibilidad financiera
de las cuentas.
En la parte superior del primer folio a utilizar por
cada transferencia o de otros ingresos del libro
de ingresos y gastos correspondiente, debe
anotar el nombre y año de los fondos a registrar.
De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta
de las transferencias, deberá anotar el número
de la cuenta a que corresponde el Libro, el
nombre del banco y el año.
Registra la cantidad de los fondos recibidos, en
la columna referente a Ingresos y también en la
de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo
15) y de igual manera en el Libro de Banco
correspondiente (Anexo 16).
10.
Local.
Tesorero de la Modalidad de Administración
Escolar Local.
Todo gasto debe pagarse mediante cheque
(Anexo 17).
Cada vez que emita un cheque de pago, el
Tesorero debe:
x Considerar la aplicación de la Ley del
Impuesto sobre la Renta, principalmente
el Capítulo II, Art. 66.
Registrar en el Libro de Ingresos y
Gastos y en el Libro de Banco, los
movimientos efectuados, en la parte que
corresponde a los Gastos ; llevando así
el control de todos los gastos y saldos
realizados en forma periódica, incluyendo
cheques emitidos a favor del Encargado
de Caja Chica.
Sella de pagado cada factura o recibo
cancelado, indica la fecha, cheque No., por el
valor (US$), Banco y No. de cuenta (Anexo 18).
x
11.
12.
13.
14.
15.
Tesorero(a) de la
Modalidad de
Local.
Local.
Local.
Local.
Local.
Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al
finalizar cada página del Libro de Ingresos y
Gastos, indicando que pasa a la siguiente
página, y en la siguiente indicará que vienen
totales de la página anterior.
Mensualmente debe establecer el saldo; así
como también el acumulado anual.
Al final de cada mes, deberá hacer un resumen
de los egresos por concepto.
Deberá integrar un archivo por fuente de
financiamiento, ordenando cronológicamente los
documentos legales que respaldan los ingresos
y egresos (Ver numeral 3 del literal G de la
Normativa).
Archiva documentos legales y financieros
(resguardando por cinco años los documentos
de respaldo y por diez años los libros) para la
rendición de cuentas correspondiente.
MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCO
MODELO DE CHEQUE
MODELO DE SELLO
ANEXO 18
C.
REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS
INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
Modalidad de
Administración
Escolar Local
Modalidad de
Administración
Escolar Local
Modalidad de
Administración
Escolar Local
Tesorero de la
Modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
ACTIVIDAD
En reunión ordinaria acuerdan realizar los trámites
para la impresión de los talonarios de recibos de
ingresos, antes de que inicie el año escolar.
Manda a una imprenta a elaborar los recibos
prenumerados de ingresos, (sólo para CDE y ACE) en
dos series:
x Una para las contribuciones voluntarias o
cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para
las demás fuentes de ingresos. (Anexo 19-A)
Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de
las dos series, mediante control de numeración al
Tesorero de la modalidad.
Recibe, firma control y resguarda los talonarios.
Emite recibo correspondiente por cada ingreso.
Registra detalladamente en el libro de ingresos y
gastos, en la columna de ingresos y en orden
cronológico el concepto y el monto recibido.
Remesa
íntegramente en las 24 horas hábiles
siguientes a la recepción de los fondos a la cuenta
corriente de la modalidad, dejando copia del
comprobante de remesa.
Al finalizar cada mes hará un resumen de los ingresos
percibidos de cada concepto
En caso de perdida de recibos, la Administración
Escolar deberá registrar en acta oportunamente la
numeración de los recibos prenumerados extraviados.
Para el registro y control de los gastos de estos
fondos, deberá aplicar la normativa y procedimientos
establecidos para la ejecución de las transferencias;
así como aperturar caja chica.
MODELO DERECIBO DE INGRESOS (CONTRIBUCIONES
VOLUNTARIAS Y/O CUOTAS DE ESCOLARIDAD)
MODELO DE RECIBO DE INGRESOS (OTROS INGRESOS)
D.
MANEJO DEL LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de Administración
Escolar Local
2.
3.
Escolar Local
4.
Local.
5.
Local.
6.
Presidente(a) o Director(a) de
la Modalidad de
Encargado de Compras: CDE
Concejal Padre de Familia
ACE Secretario (a) CECE
Secretario (a)
Local.
7.
8.
9.
10.
Secretario (a)
Tesorero de la Modalidad de
ACTIVIDAD
En reunión ordinaria acuerdan la creación de
Caja Chica, por un monto no mayor de US$
57.14, equivalente a ¢500.00, para efectuar
gastos menores de hasta US $22.85,
equivalentes a ¢ 200.00.
Registra este acuerdo en el Libro de Actas
de la modalidad, indicando la finalidad de
uso de los fondos.
Ordenan
la
impresión
de
vales
prenumerados para el control de la caja
chica (ver anexo 20).
Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar
que tendrá que llevar para el registro de los
ingresos y gastos por el fondo que de caja
chica. Hacen entrega del libro auxiliar al
Tesorero para que lleve los registros
correspondientes al uso de los fondos.
Elabora cheque a su favor por el valor de
US$ 57.14
Solicita a los miembros que tienen firma
mancomunada, que firmen el cheque.
Elabora recibo por el valor del cheque
especificando la finalidad de uso de los
fondos.
Hace efectivo el valor del cheque.
Aprueba compra por Caja Chica y comunica
al Tesorero.
Solicita fondos al Tesorero para realizar la
compra.
Elabora vale prenumerado especificando el
uso del dinero y la cantidad en letras y
números.
Solicita al Encargado de Compras que firme
el vale.
Firma vale prenumerado y se lo devuelve al
Tesorero.
Entrega el dinero y archiva el vale.
11.
12.
13.
Secretario (a)
Secretario (a)
14.
15.
Escolar Local.
16.
Efectúa la compra y pide factura de
consumidor final o recibo en casos
eventuales debidamente firmado por quién
recibe el pago.
Entrega factura o recibo al Tesorero como
comprobante de la compra.
Sella la factura o recibo con el sello de
PAGADO, escribe cancelado en el vale, se
lo anexa a la factura y los archiva.
Al acumular el 80% o más en facturas y/o
recibos pagados, elabora solicitud de
liquidación de caja chica (Anexo 21)
anexando comprobantes de gasto.
Solicita a la Modalidad la reposición de
dichos fondos.
Si la modalidad autoriza la reposición del
80% de los fondos para caja chica, de nuevo
se siguen los pasos del 4 al 14.
Para la liquidación final de los saldos de los
fondos no habrá reintegro a Caja Chica, sólo
comprobación de los gastos.
MODELO DE VALE
MODELO DE LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA
1 / Si es factura anotar el número, si es recibo anotar el nombre de quién recibió el
dinero.
E.
ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN BANCARIA
PASO
1.
2.
3.
REPONSABLE
Modalidad de
Administración
Escolar Local.
Tesorero(a) de la
Administración
Escolar.
Presidente (a) o
Tesorero (a) de la
Administración
Escolar.
ACTIVIDAD0
Solicita oportunamente cada mes al banco
los estados de las cuentas bancarias.
x Cuando se trate de la cuenta de las
transferencias, debe verificar contra el
Libro de Banco y la chequera para revisar
los cheques emitidos y concilia ambos
saldos.
Suma los saldos del libro de ingresos y
gastos de las diferentes transferencias,
cantidad que debe coincidir con el saldo
del libro de banco.
x Cuando se trate de la cuenta de los otros
ingresos, debe verificar contra el libro de
ingresos y gastos de esta fuente y la
chequera y concilia ambos saldos.
Elabora informe de conciliación bancaria (Anexo
22).
x
De no estar de acuerdo con el Estado Bancario,
deberá reclamar las inconsistencias ante el banco
en un período no mayor de 10 días de haberse
recibido el informe por parte del banco.
MODELO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
F.
RENDICIÓN DE CUENTAS
Y
LIQUIDACIÓN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.
Las modalidades de administración escolar local deberá elaborar un informe anual de
rendición de cuentas y presentar la liquidación de fondos cuando se trate de las
transferencias por el Ministerio de Educación, ante la comunidad educativa y la
Dirección Departamental de Educación correspondiente.
Para los otros ingresos deben únicamente rendir un informe anual a la comunidad
educativa.
El informe anual de rendición de cuentas deberá contener los objetivos y metas
alcanzadas, el número de niños, niñas y jóvenes beneficiados, los ingresos recibidos,
los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todo lo anterior en función del Plan
Escolar Anual y presupuesto de la institución educativa.
A continuación, se presenta el procedimiento que las modalidades deben seguir para
elaborar y presentar la liquidación de los fondos transferidos por el MINED, detallando
paso a paso las actividades y responsables; así como el formato a utilizar:
PASO
1.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
Presidente de la
Modalidad
Miembros con firma
mancomunada de la
Modalidad de
Local.
Miembros con firma
mancomunada de la
modalidad de
Local.
Miembros con firma
mancomunada de la
Modalidad de
Local.
ACTIVIDAD
Cuando se han agotado los fondos de una
transferencia, convoca a reunión a la modalidad
para:
x Informar que se agotaron los fondos y
x Que conjuntamente con los otros miembros
con firma mancomunada prepararan la
liquidación y la presentaran a la Dirección
Departamental correspondiente.
Ordenan toda la documentación de respaldo y de
registro financiero por cada transferencia recibida
de acuerdo a los lineamientos contenidos en el
formulario de liquidación.(Anexo 23)
Llenan el formato de liquidación (Anexo 23).
Elaboran el informe de rendición de cuentas, en el
que se demuestre el cumplimiento de los objetivos
y metas, número de beneficiarios atendidos y otros
indicadores.
Presentan a la Dirección Departamental:
x El formato de liquidación en original y copia
debidamente lleno, firmado y sellado,
x Toda la documentación de respaldo en
original, y
x Adjuntan el Informe de Rendición de
Cuentas en original.
5.
6.
7.
8.
9.
Técnico de la Unidad de
Administración de la
Dirección
Departamental de
Educación.
Modalidad de
Local.
Técnico de la Unidad de
Administración de la
Dirección
Departamental de
Educación.
Pagador Auxiliar
Departamental.
Gerencia Financiera
Revisa y sella toda la documentación que respalda
la liquidación, registra en el sistema la información
correspondiente;
SI NO HAY OBSERVACIONES:
x Firma y sella de recibido el formulario de
liquidación,
x Archiva una copia del formulario de la auto
liquidación y el informe original de
rendición de cuentas en el expediente de la
modalidad,
x Devuelve original del formulario de
liquidación sellado y con firma de recibido;
así como el resto de la documentación
presentada a los miembros de la
modalidad.
SI HUBIERAN OBSERVACIONES:
x Imprime hoja de observaciones y
determina en ella la fecha de nueva
presentación de la liquidación,
x Entrega la hoja original a los miembros de
la modalidad,
x Guarda copia de la hoja de observaciones
en el expediente de la modalidad.
SI LA MODALIDAD DEBE REEMBOLSAR O
REINTEGRAR FONDOS:
x Archiva el cheque y copia de remesa de
reintegro y reembolso en el expediente de
la modalidad
x Orienta a que número de cuenta debe
elaborarse el cheque de devolución de
fondos e indica a donde deben
depositarlos.
Archiva la documentación de respaldo por un
período de cinco años y los libros por un mínimo
de 10 años.
Envía copia de formato de la autoliquidación y
cheques o remesas si lo hubieran al Pagador
Auxiliar Departamental
Recibe y concilia la información para preparar su
informe de caja y enviarlo junto con un listado de
los centros educativos que ha reembolsado o
reingresado anexando copia de cheque o remesa
a la Gerencia Financiera.
Recibe cheques y remesas y realiza depósitos y
anotaciones correspondientes a las Direcciones
Departamentales de Educación.
Realiza, conciliaciones de las cuentas según la
fuente de financiamiento
10.
Dirección
Departamental de
Educación
Registra información de las 14 Direcciones
Departamentales de Educación.
Considera información para transferir el próximo
año.
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA A LAS MODALIDADES PARA
LIQUIDAR TRANSFERENCIAS
1.
Formato de Liquidación debidamente lleno, firmado y sellado.
2.
Convenio.
3.
Recibo o recibos cuando tienen recibos complementarios.
4.
Libro de Actas
5.
Plan Escolar Anual y Plan de Compras (por Bono).
6.
Libro de Ingresos y Gastos y Libro de Banco de la cuenta de las transferencias.
7.
Chequera (s).
8.
Ultima Conciliación Bancaria.
9.
Ultimo Estado de Cuentas.
10.
Cotizaciones firmadas y selladas por el Proveedor.
11.
Cuadros de Análisis Económico y Técnico (compra después de US$ 1,440.00).
12.
Orden de Compra de Bienes y Servicios.
13.
Actas de Recepción de Bienes y Servicios.
14.
Comprobantes de Gasto (Facturas de Consumidor Final y/o Recibo con sello de
pagado).
15.
Contratos de Bienes y/o Servicios.
16.
Si han constituido Caja Chica deberán presentar el libro auxiliar correspondiente,
los comprobantes de ingreso y gasto y demás documentos que señala el
Documento Paso a Paso 4.
17.
Inventario (cuando haya compra de mobiliario y/o equipo).
18.
Cuando fueren bienes y/o servicios utilizados para actividades culturales y
educativas, deberán evidenciar la recepción de los mismos mediante un listado
que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, número de DUI y
firma de los participantes.
19.
Para el Bono de Alimentación el Informe Mensual de alimentos.
20.
Para el Bono de Asistencia Administrativa contrato de servicios, informe mensual
de asistencia técnica.
21.
Adjunto a la liquidación de gastos, deberán presentar un Informe de Rendición
de Cuentas que contenga los beneficios alcanzados con cada Bono,
cumplimiento del objetivo, la población beneficiada.
DOCUMENTOS QUE DEBERÁ CONSIDERAR EL TÉCNICO QUE
LIQUIDARÁ TRANSFERENCIAS 2001
INSTANCIA DEPARTAMENTAL
1.
Convenio General y Recibos por financiamiento firmado y sellado.
2.
Documento 4, Paso a Paso en la Administración y rendición de cuentas de las
transferencias financieras del estado y otros ingresos incluidos provenientes de
las contribuciones voluntarias de los padres de familia y/o cuotas de escolaridad;
y otros documentos específicos que respalden los diferentes bonos.
3.
Instructivo MINED No. 001/2001.
4.
Resoluciones vigentes que modifican al Instructivo MINED No. 001/2001.
5.
Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegría, CRA y Planes
de Desarrollo Profesional Docente.
6.
Listado de centros educativos beneficiados por cada una de las diferentes
transferencias, especificando el nombre correcto de la transferencia, que incluya
código, tipo de modalidad, nombre del centro educativo, monto transferido,
fuente de financiamiento.
7.
Listado de Bonos codificados nombre, fuente de financiamiento.
8.
Expedientes de las modalidades para confrontar documentos e información.
9.
Nombre y número de las cuentas a las cuales deberán hacerse los reintegros y
reembolsos de los diferentes bonos.
MINISTERIO DE EDUCACION
GERENCIA ADMINISTRATIVA
CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS
AÑO __________
DOCUMENTO 5
V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE
LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE
LOS CENTROS EDUCATIVOS
INTRODUCCIÓN
El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e
Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se
deberán aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar “cargos,
traslados, descargo de bienes y codificación de libros, muebles, equipo y otros”.
Estos procedimientos les permitirán un mejor control de los bienes del Centro Educativo;
así como también mantener actualizado sus inventarios.
A manera de “Consejo”, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que
amplíen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.
I.
INORMATIVA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO
A. Las Modalidades de Administración Escolar Local están obligadas a
administrar el mobiliario, equipo, libros e inmuebles del centro educativo, que
adquieran bajo cualquier concepto. En el caso de los CECE se aplica
únicamente a los bienes adquiridos a través del Ministerio de Educación o
con fondos de las Transferencias que el MINED hace a las Modalidades de
B. Los Consejos Directivos Escolares y/o Asociaciones Comunales para la Educación
deben recibir y entregar conforme inventario, el mobiliario, equipo, libros de la
institución educativa, cuando el Director(a) Presidente(a) o la Modalidad asuma o
cesen en sus funciones (Art. 36, literal n del Reglamento de la Ley de la Carrera
Docente, Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio
de Educación y Art. 23 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales
para la Educación); debiéndose constar en el Libro de Actas del centro escolar.
Para registrar y actualizar el inventario deberán utilizarse los formularios Anexos AF11 y/o AF-13.
C. Al finalizar cada año calendario, las Modalidades de Administración Escolar Local,
deberán reportar sus inventarios actualizados a la Dirección Departamental
correspondiente.
D. En el caso de que en un centro educativo haya disolución de una modalidad y se
organice otra, los bienes serán transferidos a la nueva modalidad o al MINED
mediante acta de traspaso, mientras se legaliza la nueva modalidad, en las
condiciones en que se encuentren a ese momento.
E. La infraestructura de los centros educativos oficiales no podrá utilizarse para
ninguna actividad ajena a la labor educativa y que no sea organizado por el Consejo
Directivo Escolar o por la Asociación Comunal para la Educación, salvo en aquellos
casos donde por Decreto Legislativo se autorice su uso.
F. Para codificar el mobiliario, libros y equipo del centro educativo, se utilizará el
Manual de Codificación de Bienes del MINED.
G. Para una mejor administración de los bienes, los Consejos y/o Asociaciones
Comunales, deberán cumplir con lo estipulado en el Instructivo del Sistema de
Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educación, para el nivel Local.
II.
LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS BIENES, LIBROS,
MUEBLES E INMUEBLES
Las Modalidades de Administración Escolar Local Consejo Directivo Escolar (CDE),
Asociación Comunal para la Educación (ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar
(CECE); esta última cuando sea favorecido con bienes proporcionados directamente por
el MINED o adquieran bienes por medio de una transferencia de fondos del MINED;
administraran los bienes de las instituciones educativas debiendo entregar los
inventarios al final de cada año calendario, los cuales serán enviados al Técnico
responsable de activo fijo en la Dirección Departamental correspondiente, este reporte
se acompañará de copias de los documentos de traslados y descargos realizados en el
transcurso del año; además, las modalidades deben quedarse con las originales en su
archivo, como respaldo.
A continuación se describen paso a paso los procedimientos para el registro de los
cargos, traslados y descargos de bienes libros, muebles y equipo:
A. CARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Presidente o Director de
la Modalidad de
Local.
Director del Centro
Educativo.
En reunión de la modalidad, informa a la
Modalidad de Administración Escolar Local, la
existencia física y/o documento de adquisición de
bienes, el cuál será inventariado.
Verifica existencia, codifica en base al Manual de
Codificación de Bienes del MINED (apéndice 2 del
Instructivo) y actualiza el inventario (Formulario
AF-11 y/o F-13).
En reunión de la modalidad, presenta para
aprobación y firma el inventario actualizado.
la Modalidad de
Local.
Modalidad de
Local.
la Modalidad de
Local CDE, ACE o
CECE.
Firman la actualización del inventario (Formulario
AF-11 y/o F-13).
Remite copia del inventario actualizado al Técnico
de Activo Fijo Departamental correspondiente para
su registro.
Entrega el inventario al Secretario para su archivo.
FORM. AF-11
ACTIVO FIJO
MODELO DE INVENTARIO DE
INSTITUCIÓN
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DONDE SE REGISTRA EL
INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Se anotará tal como está nombrada
oficialmente la institución.
CÓDIGO DE LA INFRAESTRUCTURA: se pondrá el número que ha sido asignado a la
institución educativa.
TIPO DE CARGO: se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien
por la institución educativa en la forma siguiente:
Entrega del Ministerio.......................................1-1
Donaciones.......................................................1-2
Compra con actividades de la escuela.............1-3
Bonos................................................................1-4
CÓDIGO Y CORRELATIVO: se anotarán los cuatro dígitos de la clase del bien según
instructivo y su correlativo según la cantidad de bienes adquiridos.
CARACTERÍSTICAS: Se especificarán los detalles tales como: tipo de bien, marca,
serie, modelo u otros que identifiquen el bien.
ESTADO FÍSICO: se anotará la cantidad de muebles de conformidad al estado en que
se encuentren:
BUENO
REGULAR
(B)
(R)
FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año en que la institución adquirió el
bien.
CANTIDAD: se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes.
VALOR UNITARIO: se anotará el precio del bien.
VALOR TOTAL: se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de
determinado tipo de bienes.
CLAVE: se marcará con la letra (R ) si el valor es real y con la letra (E) si el valor es
estimado.
FIRMA: en este espacio firmarán todos los miembros representantes de la
institución educativa.
NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le
corresponde la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el Tesorero y
de la ACE el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del
sector alumno se ubicará si existe representante de éste.
SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa,
que ha sido anotado al inicio del presente.
ACTIVO FIJO
MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRÁFICO
FORM. AF-13
INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: se anotará tal como está nombrada
CÓDIGO DE LA INTITUCIÓN: se pondrá el número que ha sido asignado a la
institución.
TIPO DE CARGO: se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien
por la institución educativa en la forma siguiente:
Entrega del Ministerio................................................1-1
Donaciones................................................................1-2
Compra con actividades de la Escuela......................1-3
Bonos.........................................................................1-4
CÓDIGO DEL LIBRO Y CORRELATIVO: se anotarán los tres dígitos de la clasificación
del libro de acuerdo a la materia que trate, según Manual de Codificación y su
correlativo, según la cantidad de libros adquiridos.
TÍTULO: anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificando en la
portada o su reverso.
AUTOR: anotar el nombre de la institución o persona(s) responsable de la obra. En
caso sean más de dos autores, se anote el primer nombre, más la frase; y otros.
ESTADO FÍSICO: se anotará la cantidad de libros de conformidad al estado en que se
encuentren: Bueno (B) Regular (R)
FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año en que la institución adquiere
el bien.
VALOR UNITARIO: valor de adquisición de los libros.
CANTIDAD: se anotará el número de unidades de un mismo libro, según su
clasificación.
determinado libro.
CLAVE: se marcará con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si es estimado.
NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponde la
firma del espacio superior, en caso de CDE, será el Tesorero y de la ACE el Presidente
(en el espacio sector Padre de Familia); en el caso del sector Alumno se ubicará si
existe representante de éste.
SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa, que ha
sido anotado al inicio del presente.
B. TRASLADO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local, solicitante
Modalidad de
Local, otorgante.
Local.
Modalidad de
Local receptora.
Modalidad de
Local, otorgante.
Técnico de Activo Fijo
Departamental.
ACTIVIDAD
Envía nota de solicitud de traslado de
bienes.
Recibe solicitud y en reunión colegiada
acuerdan traslado de bienes; y autorizan al
Presidente o Director, al Tesorero y al
Secretario, para firmar el Formulario AF-9.
Registra este acuerdo en el acta de la
reunión, la cual deben firmar todos los
presentes (Anexo 11).
Reciben Bienes y si todo corresponde a lo
especificado en el Formulario AF-9, lo firma
el Presidente de la institución receptora.
Remite copia de autorización de traslado
(Formulario AF-9) al Técnico de Activo Fijo
Departamental.
Entrega el original al Secretario para su
archivo correspondiente.
Procede a realizar el cargo y descargo
respectivo.
ACTA DE TRASPASO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
(Libro de Actas del Centro Escolar)
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE
TRASLADO DE MOBILIARIO
III.
GENERALES:
1.
Número Correlativo: el formulario deberá ser numerado en orden subsiguiente.
2.
Procedencia: deberá anotarse el nombre de la dependencia o institución que
posee el bien(es).
3.
Destino: deberá anotarse el nombre de la dependencia o institución educativa
hacia donde se traslada el bien(es).
4.
Tipo de movimiento: deberá de marcarse con una “X” en el espacio que identifica
el tipo de traslado.
IV.
CARACTERÍSTICAS:
Clase de Bien: deberá anotarse el nombre del bien.
x
Número de Inventario: deberá anotarse el código que posee el bien.
x
Marca: deberá anotarse la marca del bien si la posee.
x
Serie: se coloca el número de serie del bien si lo posee.
NOTA: para las Modalidades de Administración Escolar Local, sólo se llenará un
original y dos copias, el original quedará en poder de la dependencia que entrega y las
copias, una para quien recibe y la otra para la Departamental.
Para las Unidades Administrativas Centrales y Departamentales, este formulario
constará de un original y tres copias, que serán distribuidas así. Original para quien
autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o Unidad de Activo Fijo,
personal de vigilancia y personal que retira el bien.
C. DESCARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente o Director de la
Escolar Local.
2
Presidente o Director de la
Escolar Local.
3.
Escolar Local.
4.
Escolar Local.
5.
Escolar Local.
6.
Presidente(a) o Director(a) de
Escolar.
7.
8.
Técnico de Activo Fijo
Departamental.
ACTIVIDAD
Determina la utilidad del bien(es).
Si se trata de pérdida de un bien,
investiga el faltante y denuncia a la
Policía Nacional Civil.
Convoca a reunión extraordinaria a los
miembros de la Modalidad para informar
ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o
sobre la pérdida.
Acuerdan reunirse
posteriormente para tomar decisión
sobre el descargo.
Verifican físicamente el estado del
bien(es), si se trata de bienes inservibles;
Si se trata de una pérdida, investigan el
faltante y le dan seguimiento a la
denuncia a la Policía Nacional Civil, para
determinar responsabilidades.
En reunión acuerdan descargar el bien,
dejando tal decisión asentada en acta
correspondiente, la cual firman todos los
presentes.
Firman solicitud de descargo por
inservible o pérdida (formulario AF-12),
describiéndose
en
él
todas
las
características del bien(es) a descargar.
Envía copia de solicitud de descargo
(AF-12) a la Dirección Departamental de
Educación correspondiente.
Entrega original al Secretario para su
archivo correspondiente.
Recibe solicitud de descargo y la
margina al Técnico de Activo Fijo
Departamental.
Recibe solicitud, la ratifica y procede a
realizar trámite ante la Comisión de
descargo Departamental.
Informa a la modalidad por escrito sobre
la resolución tomada.
Actualiza inventario.
FORM. AF-12
ACTIVO FIJO
SOLICITUD
ESCOLAR
DE
DESCARGO
DE
MOBILIARIO
Y
EQUIPO
INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DESCARGO
DE
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: se anotará tal como está nombrada
CÓDIGO DE LA INSTITUCIÓN: se pondrán los números que han sido asignados para
cada una de las instituciones educativas (según refrenda anterior).
TIPO DE DESCARGO: se especificará la clase de descargo, en la forma siguiente:
Inservible....................2-1
Robo...........................2-2
CÓDIGO Y CORRELATIVO: se anotarán los cuatro dígitos de la clase de bien, según
Manual de Codificación y su correlativo, según la cantidad de bienes adquiridos.
CARACTERÍSTICAS: se especificarán los detalles tales como: marca, serie, modelo,
color, medidas u otros que identifiquen el bien.
FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año que la institución adquirió el
bien.
CANTIDAD: se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes.
VALOR UNITARIO: se anotará el precio del bien.
determinado tipo de bienes.
FIRMA: en este espacio firmarán todos los miembros representantes de la institución
educativa.
NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponda la
firma del espacio superior; en caso del CDE, será el Tesorero y la ACE, el Presidente
(en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicará si existe
representante de éste.
SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa que ha
sido anotado al inicio del formulario.
V.
PROCEDIMIENTO
INMUEBLES:
DE
LEGALIZACIÓN
Y
REGISTRO
DE
El Ministerio de Educación, podrá adquirir bienes inmuebles por medio de donaciones,
comodatos iguales o mayores a treinta y cinco años o por compra venta, los cuales
deben legalizarse y registrarse para su control.
A continuación se presentan los procedimientos para legalizar y registrar una donación,
un comodato o una compra venta de un inmueble.
A. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE UNA DONACIÓN DE INMUEBLE AL RAMO
DE EDUCACIÓN
Se entenderá por donación, a la acción de una persona natural o jurídica de dar
gratuitamente un inmueble de su propiedad al Ramo de Educación, para que ahí
funcione un centro educativo.
En lo que se refiere a la titulación del inmueble donado, esto se da cuando los
propietarios carecen de Escritura Pública que no esta inscrita en el Registro de la
Propiedad Raíz a su favor o presentan un documento privado, entonces se seguirá el
trámite de titulación a través de la Fiscalía General de la República, a efecto de tramitar
el respectivo título para su registro en el Registro de la Propiedad Raíz.
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del inmueble
donación.
Llenan la oferta de donación, anexando
acuerdo al propietario de que se trate,
documentación que se señala en el Anexo 2
este procedimiento.
2.
Modalidad de
Local
Presenta al Departamento de Asesoría Jurídica
del MINED, la documentación para el trámite
correspondiente.
3.
Departamento de
Asesoría Jurídica
Revisa y si todo esta correcto la recibe.
la
de
la
de
Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde el MINED
acepta el inmueble donado, para firma del Titular
del Ministerio de Educación
Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar
Escritura Pública y solicita la firma de la Escritura
a la Fiscalía General de la República.
4.
Departamento de
Asesoría Jurídica
Presenta para registro y control un testimonio a:
x Fiscalía General de la República
x
x
x
Propietario del inmueble
Oficina de Activo Fijo
Asesoría Jurídica
Presenta un Testimonio de la Escritura al Registro
de la Propiedad Raíz, para ser inscrita a favor del
Estado de El Salvador, en el Ramo de Educación.
5.
Registra en el sistema el testimonio y archiva el
documento para su control.
DOCUMENTOS QUE RESPALDAN UN TRAMITE DE DONACIÓN:
DONACIONES DE PERSONAS NATURALES:
1.
2.
3.
4.
Llenar la oferta de donación por él o los donantes.
Fotocopia de antecedentes de la donación.
Fotocopia de DUI.
Fotocopia de NIT.
DONACIONES POR ALCALDÍAS MUNICIPALES:
1.
Certificación del Acuerdo del Concejo Municipal en el que acuerdan hacer la
donación, dicho documento debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus
cuatro rumbos, ubicación, área, extensión, valúo y designar al señor Alcalde para que
firme la escritura de donación a favor del Ministerio de Educación.
2.
Fotocopia de antecedente de donación.
3.
Fotocopia de la credencial del Alcalde.
4.
Fotocopia de DUI.
5.
Fotocopia de NIT de la Alcaldía.
DONACIONES DE LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS DE LA REFORMA
AGRARIA:
1.
Certificación del Punto de Acta en donde la Asociación acuerda hacer la
donación.
2.
Dicho documento debe contener lo siguiente: ubicación, área de extensión y
designar al Presidente de la Cooperativa para firmar la escritura de donación a favor del
Ministerio de Educación.
3.
Fotocopia del antecedente de donde se hará la desmembración.
4.
Fotocopia de la DUI del Presidente de la Cooperativa.
5.
Fotocopia de credencial extendida por el jefe del Departamento de Asociaciones
Agropecuarias del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
6.
Fotocopia de Estatutos de la Asociación Cooperativa.
7.
Fotocopia del NIT de la Cooperativa.
8.
Fotocopia de la personería jurídica de la Cooperativa, extendida por el Ministerio
de Agricultura y Ganadería.
9.
Fotocopia del Acuerdo del Acta del ISTA, en donde el ISTA autoriza a la
Asociación Cooperativa la donación del inmueble al Ministerio de Educación,
manifestando su ubicación, área, además el ISTA se compromete a desgravar la
porción a donar y autorizar al Presidente para firme la escritura la Escritura de
Desgravación.
10.
Fotocopia de la escritura de desgravación de la porción a desgravar otorgada
por el ISTA a favor de la Cooperativa donante.
DONACIONES DE PERSONAS JURÍDICAS O ASOCIACIONES:
1.
Certificación del punto de acta donde la Sociedad donante acuerda la donación.
Dicho punto de acta debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro
rumbos, ubicación, área de extensión y valuó del inmueble, designar al representante
legal de la Sociedad para que firme la respectiva escritura pública de donación a favor
del Ministerio de Educación.
2.
Fotocopia de la escritura de constitución de la Sociedad.
3.
Fotocopia de la credencial del Representante Legal de la Sociedad.
4.
Fotocopia de DUI del Representante Legal.
5.
Fotocopia del NIT de la Sociedad.
6.
Fotocopia del antecedente de donde se desmembrará la porción a donar.
DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito)
1.
El donante debe comprobar que la posesión, uso y dominio del inmueble a donar
la ha ejercido por más de diez años consecutivos de manera quieta.
B. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DEL COMODATO DE UN INMUEBLE A FAVOR
DEL RAMO DE EDUCACIÓN
Se entenderá por comodato, al préstamo gratuito de un inmueble que una Persona
Jurídica (Alcaldías Asociaciones o Sociedades) hace al Ramo de Educación, para que
ahí funcione un centro educativo, por un período no menor de treinta y cinco años.
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del inmueble el
préstamo o comodato para que ahí funcione el
centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo presentan la
documentación (que se cita en el anexo 2) al
Departamento de Asesoría Jurídica para el
trámite correspondiente.
2.
Departamento de
Asesoría Jurídica
Revisa documentación y si todo esta correcto
la recibe.
Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde se recibe
en calidad de comodato el inmueble, del Titular
del Ministerio de Educación.
Una vez firmado el Acuerdo, procede a
elaborar Escritura Pública.
Solicita firma de la Fiscalía General de la
República.
3.
Departamento de
Asesoría Jurídica
Presenta para archivo y control un Testimonio
a:
x La Fiscalía General de La
República
x Al propietario del inmueble
x A la Oficina de Activo Fijo
x Al Departamento de Asesoría
Jurídica
Presenta también un Testimonio al Registro de
la Propiedad Raíz, para su marginación.
4.
Registra en el sistema el testimonio y archiva
el documento para su control.
C. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE LA COMPRA VENTA DE UN INMUEBLE A
FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIÓN
Se entenderá por compra venta, a la adquisición de un inmueble mediante pago que
hace el Ramo de Educación, a una Persona Natural o Jurídica, para que ahí funcione
un centro educativo.
PASO
1.
RESPONSABLE
Escolar Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del
inmueble la compra venta, para que
ahí funcione el centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo, y el
propietario ha fijado el precio de venta,
presentan la oferta a los Titulares del
Ramo de Educación.
2.
Titulares del Ramo de Educación
de Educación
Recibe oferta y margina a la Gerencia
Administrativa
para
gestionar
financiamiento.
3.
Gerencia Administrativa
Verifica
si
hay
posibilidad
de
financiamiento,
Si hay, envía solicitud de valuó del
inmueble
a
la
Dirección
de
Infraestructura.
4.
Dirección Nacional de Diseño e
Infraestructura
Verifica si el inmueble reúne las
condiciones necesarias para que
funcione ahí un centro educativo.
Investiga precios de propiedades de
zonas aledañas y en la Alcaldía de la
jurisdicción
del
inmueble
para
determinar si el precio es justo.
5.
Dirección Nacional de Diseño e
Infraestructura
Si el inmueble reúne las condiciones y
el precio es justo, pasa a la Gerencia
Administrativa
para
el
trámite
correspondiente de gestión de fondos
para el pago.
Si determina que el precio del
inmueble no es justo, recomienda a la
Gerencia Administrativa, para que
solicite valuó a la Dirección General del
Presupuesto.
6.
Gerencia Administrativa
Si la modalidad de administración
escolar local cuenta con fondos para el
pago, emite Resolución autorizando la
compra venta del inmueble.
Si no se cuenta con fondos, elabora
solicitud ante el Ministerio de
Hacienda.
Una
vez
se
cuenta
con
el
financiamiento, pasa el caso al
Departamento de Asesoría Jurídica
para el correspondiente trámite de
legalización y registro de la Escritura
Pública.
(Ver
procedimiento
de
donación).
DOCUMENTO 6
VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O
CONSTURCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO.
INTRODUCCIÓN
El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se
aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los
fenómenos externos; en sus Instalaciones, también se socializa y se comparte con otros
seres humanos.
Pero con el correr de los años, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si
no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impediría que otras generaciones
puedan beneficiarse de ellas.
Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservación de los
Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y
fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participación creativa, responsable y
comprometida de la comunidad, para que a través del trabajo cooperativo se desarrollen
actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura.
En el presente documento se presentan las normas básicas y procedimientos que
deben considerar la comunidad educativa, en la ejecución de obras de mantenimiento
(preventivo y correctivo), rehabilitación y/o construcción de la infraestructura escolar.
I.
MARCO CONCEPTUAL
Para poder referirnos al mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y/o equipo
escolar, primero debemos precisar que se entiende por mantenimiento, su propósito y la
importancia de la participación de los actores principales desde el planeamiento hasta la
ejecución del mismo.
¿En qué consiste el mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo del centro
educativo?
Es el proceso que permite conservar el estado físico original de operación o
funcionamiento y del diseño del inmueble, instalaciones, equipo y mobiliario del centro
educativo.
¿En que consiste el mantenimiento preventivo?
Es un proceso continuo de tareas o acciones planificadas para mantener la
infraestructura escolar, mobiliario y equipo en buen estado de funcionamiento, en su
condición y apariencia original; así como prevenir las necesidades de reparación y
prevenir mayores daños en caso de desastres naturales, por ejemplo:
Tareas diarias: 1. Barrer y trapear; 2. Limpiar y lavar servicios sanitarios, urinarios,
bebederos; 3. Limpiar el terreno para evitar acumulación de basura; 4. Vaciar
recipientes de basura, hacer uso de composteras, prácticas de reciclaje de basura y el
resto enterrarla; 5. Limpiar ventanas; 6. Sacudir mobiliario y equipo, etc.
Tareas semanales: 1. Revisar pisos, paredes, techos; 2. Revisar cerraduras y bisagras;
3. Revisar el mobiliario: sillas desajustadas, clavos o tornillos en pizarras, pupitres,
estantes, mesas, etc.; 4. Revisar equipo: cables, focos, etc.; 5. Revisar tanque de agua,
cañerías, grifos; 6. Revisar tomas eléctricos, lámparas, focos, cajas oxidadas, falta de
tornillos, placas quebradas; 7. Revisar puertas, ventanas, etc. Para determinar
necesidades de mantenimiento.
Tarea quincenal: Mantenimiento a reservorios.
Tareas mensuales: 1. Revisar muros y canales de desagüe; 2. Revisar cercas
perimetrales; 3. Revisar cubiertas de techo; 4. Revisar cimentaciones y drenajes de
aguas lluvias; 5. Limpieza del equipo, etc., para determinar necesidades de
mantenimiento.
Tareas anuales: 1. Pintar el centro educativo; 2. Reparar y pintar mobiliario con barniz;
3. Fumigar paredes, pisos y techos; 4. Revisión de fosa séptica, pozo de absorción o
campo de riego.
¿En qué consiste el mantenimiento correctivo?
Son los trabajos de reparaciones mayores de la infraestructura, mobiliario y equipo, las
cuales requieren mayor tratamiento y especialización, trabajos orientados a la
corrección de fallas de los elementos constructivos para restablecerlos a sus
condiciones normales de funcionamiento.
¿Qué debe entenderse por construcción de infraestructura?
Construcción de las instalaciones educativas por reemplazo o ampliación de áreas de
una infraestructura educativa:
REEMPLAZO
Centros Educativos acreditados que carecen de infraestructura adecuada y necesitan la
construcción completa de las instalaciones físicas.
AMPLIACIÓN
Ampliar o extender las instalaciones físicas de un centro educativo acreditado.
II.
NORMATIVA GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO
CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
Y
1.
El MINED velará por que las instituciones oficiales posean la infraestructura y el
mobiliario indispensable para desarrollar el proceso educativo.
2.
Para la Construcción o Ampliación de la Infraestructura Educativa corresponde al
MINED, por medio de la Dirección de Diseño y Supervisión de Infraestructura, normar,
controlar, autorizar, evaluar, coordinar, ejecutar, monitorear, supervisar, brindar
asistencia técnica, todo lo relacionado con la infraestructura educativa (espacios
arquitectónicos de los centros educativos).
3.
Los Consejos Directivos Escolares, las Asociaciones Comunales para la
Educación y los Consejos
Educativos Católicos Escolares, son
responsables de planificar, presupuestar y administrar los recursos destinados al
mantenimiento preventivo del edificio escolar, los padres y madres de familia, alumnos,
docentes deberán organizarse en comités de mantenimiento preventivo escolar.
4.
Las inversiones en obras de infraestructura física ejecutadas en los edificios
escolares públicos, constituyen “inversiones públicas” y se regirán por las normas
técnicas de control interno de la Corte de Cuentas de la República.
5.
Las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrán
invertir en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar
previa aprobación por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el
Ramo de Educación, comodatos por 35 años o más a favor de éste o cuenten con
ofertas de donación o de comodatos y estén en trámite en el Departamento Jurídico del
MINED.
6.
Para la construcción de la infraestructura del edificio escolar deberá
considerarse la normativa del diseño del MINED, la legalidad del terreno, las
condiciones físico-ambientales, la orientación Norte-Sur de las edificaciones; así como
también, deberá respetarse los diseños tipos vigentes del MINED en los diferentes
niveles educativos (Parvularia, Básica, Media y Especial).
7.
El color oficial de los edificios escolares públicos será azul bandera, a una altura
de repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las
aulas estas serán pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas
será de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural,
inmuebles privados, etc.).
8.
En el caso de la Educación Especial, los espacios siguen las normas generales
aplicables a los espacios de Educación Parvularia y Básica en cuanto a la forma,
dimensiones, iluminación, ventilación, etc., especificándose cambios en aspectos de
seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulación, así
como en el área de servicios sanitarios. También deben considerarse rampas en todas
las áreas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los
demás espacios del centro educativo y con terrenos colindantes.
9.
Ninguna de las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE ACE y
CECE) pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones públicas,
privadas u ONG´S instalen tuberías, drenajes tendidos eléctricos o de telefonía en
general o rótulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las
instalaciones del edificio escolar.
10.
Para la construcción de espacios físicos recreativos, jardines, etc., deben
considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo.
11.
Los terrenos ofrecidos en donación o comodato deberán cumplir condiciones y
áreas mínimas y esto dependerá de la población escolar y el nivel educativo que se
pretende atender:
90 alumnos =
1,260 M2
180 alumnos =
2,520 M2
360 alumnos =
5,040 M2
Otros =
consultar al MINED
12.
Las modalidades de administración escolar local, deben destinar en su
presupuesto quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los
cuales deben ser invertidos exclusivamente en ello.
III.
PROCEDIMIENTOS
PARA
EL
MANTENIMIENTO
CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
Y
a. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO
El mantenimiento preventivo escolar, tiene como objetivos prevenir el deterioro de la
infraestructura, mobiliario y/o equipo, a fin de conservarlo en óptimas condiciones de
funcionamiento, distribución adecuada de la infraestructura, higiene y ornato para
contribuir con la calidad de la educación; así como promover la participación
permanente y organizada de la comunidad educativa.
A continuación se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:
PASO
1.
RESPONSABLE
Escolar Local
ACTIVIDAD
Levanta un inventario de desperfectos o
daños de las instalaciones, mobiliario y
equipo del Centro Educativo elaborando
ficha de inventario de daños (Anexo 1)
apoyándose del mapa escolar.
2.
Escolar Local
Organiza a la comunidad educativa en
comité de mantenimiento los cuales
rotarán en el año escolar (Anexo 2).
3.
Escolar Local y Comité de
Mantenimiento Preventivo
Escolar
Priorizan y cuantifican de acuerdo a
recursos disponibles las obras a realizar.
Mantenimiento Preventivo
Escolar
Escolar Local
Ejecuta actividades contempladas en el
Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento
Preventivo, con calidad.
4.
5.
6.
Educación, por medio de sus
Técnicos de Enlace.
Elaboran el Plan Anual de Trabajo de
Mantenimiento Preventivo del centro
educativo (Anexo 3), el cual es incluido en
el PEI y Plan Escolar Anual.
Informa a la comunidad educativa de
los avances del Plan Anual de
Trabajo de Mantenimiento Preventivo.
Da seguimiento a las
establecidas en el Plan.
actividades
Informa de cualquier irregularidad a la
Dirección de Diseño y Supervisión de
Infraestructura Educativa.
7.
Dirección
de
Diseño
y Da seguimiento y monitoreo a la ejecución
Supervisión de Infraestructura de las actividades de mantenimiento
Educativa.
establecidas en el Plan Anual de Trabajo
de Mantenimiento Preventivo.
MODELO DE INVENTARIO DE DAÑOS
EQUIPOS DE TRABAJO
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
IV.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO.
El mantenimiento correctivo, tiene como objetivo corregir el deterioro ocasionado por el
uso y el paso del tiempo de la infraestructura, mobiliario y equipo; para prolongar su vida
útil.
A continuación se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de
Local y Comité de
Mantenimiento Escolar
Modalidad de
Local y Comité de
ACTIVIDAD
Identifican necesidades de mantenimiento
correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o
equipo.
3.
Modalidad de
Local
Solicita a la Dirección Departamental el trámite
de autorización del Plan de mantenimiento
correctivo a la Dirección de Diseño y Supervisión
de Infraestructura Educativa.
4.
Modalidad de
Local
Una vez autorizado el Plan, contrata los
servicios de empresa, persona natural o persona
calificada y/o compra los materiales en base a lo
estipulado en el procedimiento para la
adquisición de bienes y servicios.
5.
Proveedor del servicio y
Modalidad de
Local
Ejecuta el plan informando semanalmente de
avances y finalización (Anexo 4) de las obras o
reparaciones a la Modalidad de Administración
Escolar Local.
6.
Comité de Mantenimiento
Da seguimiento a la ejecución de las obras,
informando a la modalidad de cualquier
irregularidad, para que tomen las medidas
pertinentes.
7.
Modalidad de
Local
Da seguimiento a la Administración
financiamiento del proyecto.
2.
Priorizan y cuantifican de acuerdo
disponibilidad financiera y autogestión.
a
Elaboran su Plan Anual de Trabajo de
Mantenimiento Correctivo, y lo incorporan en el
Plan Escolar Anual del Centro Educativo.
del
Informa de cualquier irregularidad a la Dirección
de Diseño y Supervisión de la Infraestructura
Educativa.
8.
Dirección de Diseño y
Supervisión de la
Infraestructura Educativa
Monitorea, da seguimiento y recepciona las
obras ejecutadas del proyecto a fin de que sea
recibido a satisfacción.
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
V.
CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA (reemplazo o ampliación).
PASO
1.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de ampliar o
construir la infraestructura educativa,
considerando los siguientes criterios:
x Matrícula total
x Matrícula turno máximo
x Espacios físicos con los que
cuentan
x Situación legal del terreno
x Número de secciones
x Número de docentes
2.
Escolar Local
3.
Gestión Educativa
Departamental
4.
Educación
5.
Dirección de Diseño y
Supervisión de Infraestructura
Educativa.
Presentan sus necesidades a la Unidad
de Gestión Educativa de la Dirección
Departamental
de
Educación
correspondiente.
Analiza las necesidades identificadas a
nivel departamental de los centros
educativos a construir y prepara
consolidado
a
la
Dirección
Presenta solicitud acompañada del
consolidado de Centros Educativos con
necesidades de reemplazo o ampliación
a la Dirección de Diseño y Supervisión
de Infraestructura.
Recibe solicitud y verifica propuesta para
incorporar
a
los
proyectos
de
infraestructura, de acuerdo a la
factibilidad financiera disponible.
Comunica
resolución
al
Director
Departamental de Educación respectivo.
6.
Educación.
Informa
sobre
resolución
a
las
modalidades interesadas y a la Unidad
de Gestión Educativa Departamental.
DOCUMENTO 7
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA
TRANSFERENCIA MENSUAL.
INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos financieros que conlleva la transferencia mensual a las Asociaciones
Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los
principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para
la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones
publicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del
MINED.
El documento presenta los procedimientos relacionados con:
A. Apertura de cuenta bancaria de la ACE
B. Suscripción de convenio de transferencia ACE-MINED
C. Elaboración de recibos a la ACE
D. Transferencia a la ACE
E. Incremento de secciones
F. Cierre de secciones
G. Pago de planillas mensuales al ISSS por el sistema tradicional
H. Pago de planillas mensuales por sistema de facturación directa al ISSS por la ACE
I. Inscripción de la ACE y del docente al ISSS
J. Afiliación de los docentes con las administradoras de fondo de pensiones
K. Pago a las AFP
L. Pago de la retención de impuesto sobre la renta
M. Comprobación de gastos
I.
¿QUÉ TRANSFERENCIAS RECIBE LA ACE?
Las Asociaciones Comunales para la Educación reciben, la transferencia de fondos
para el pago del servicio educativo de las secciones que administran; que incluye el
rubro de Servicios Personales: Salario, Aguinaldo, Indemnización anual, sobresueldos
por doble sección, sobresueldo del Incentivo a la Ruralidad, los Aportes patronales y el
Seguro de vida; y el rubro de Gastos de Operación que incluye: material gastable y
otros gastos por cada sección, y la Transferencia del Bono de Calidad, según el número
de secciones que tenga.
II.
¿QUIÉNES PARTICIPAN EN LOS ASUNTOS FINANCIEROS DE
LA ACE?
En estos asuntos financieros participan el Ministerio de Educación, el Banco y la Junta
Directiva de la ACE.
El MINED, a través de la Pagaduría Departamental, será la responsable de depositar
mensualmente a la Directiva de la ACE el dinero para pagar el salario al maestro y al
director, seguro de vida, sobresueldo por incentivo a la ruralidad, junto con el aporte
patronal del seguro social salud (ISSS), y el aporte patronal de pensiones (AFP, ISSS
vejez, invalidez y muerte o INPEP) y otros gastos de operación de cada una de las
secciones que administran. Y en un solo pago, en el último mes del año el aguinaldo y
la indemnización anual. Y en función de la evaluación que realiza el MINED se realiza el
pago anual del bono de desempeño institucional.
La relación con el Banco, inicia a partir de la apertura de cuenta corriente por el
Presidente y Tesorero de la ACE, y continua con otros servicios, como el envío o
entrega del Estado de Cuentas y respuestas que la ACE requiera sobre el saldo de la
cuenta.
Por su parte, la Directiva de la ACE debe cumplir con estas obligaciones:
x
x
x
x
Administrar el dinero, tal como lo establece el MINED.
Emitir todos los meses los cheques para el pago del Salario líquido al
docente, las retenciones de Ley al docente, el ISSS salud, y el aporte por
pensión (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP) patronal, la renta
del docente, el material gastable y los otros gastos.
Llevar el control mensual de los ingresos y los gastos.
Archivar todos los recibos y facturas de los gastos mensuales.
III.
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA?
Es la cantidad de dinero que el Ministerio de Educación deposita en la cuenta bancaria
de la ACE para cubrir los compromisos de pago establecidos para el funcionamiento de
los servicios educativos.
TRANSFERENCIA MENSUAL
x
x
x
x
SERVICIOS PERSONALES
Salario nominal
Sobresueldos
Incentivo a la Ruralidad
Aportaciones patronales
GASTOS DE OPERACIÓN
Material
gastable
x
(Enero-Septiembre)
x Otros gastos
TRANSFERENCIA ANUAL
x
x
x
SERVICIOS PERSONALES
Aguinaldo
Indemnización anual
Seguro de vida
x
GASTOS DE OPERACIÓN
Bono de la calidad u otros.
Veamos en detalle los Servicios Personales:
x
SALARIO A PAGAR A LOS DOCENTES
El salario de los docentes se deposita todos los meses del año (12 meses).
El salario al docente debe cancelarse la última semana de cada mes, y el docente debe
entregar un recibo al Presidente o Tesorero. (Ver Modelo de recibo de pago al docente
en Anexo 1).
De este salario se hacen los descuentos por ISSS salud, AFP (ISSS vejez, invalidez y
muerte, INPEP, IPFA) y la renta. El dinero o saldo que queda después de hacer los
descuentos se llama: SALARIO LÍQUIDO A PAGAR AL DOCENTE.
TABLA 1
TABLA DE DEDUCCIONES AL TRABAJADOR
SAP/AFP
ENTIDAD
COTIZACIÓN
COMISIÓN
SALUD
CRECER
CONFIA
3.25%
3.25%
2.95%
3.00%
3.00%
3.00%
ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y
MUERTE
7.00%
7.00%
Los valores anteriores, están sujetos a cambio, de acuerdo al revaluó que establece la
Ley de Pensiones.
El descuento de Renta, se aplicará conforme a lo establecido en la Ley de Impuesto
sobre la Renta vigente.
x
SOBRESUELDOS.
Para el caso de los docentes que laboran en el Programa EDUCO, el MINED deposita
mensualmente los sobresueldos de los docentes que trabajan doble sección, y un
sobresueldo por trabajar en áreas rurales distantes y de difícil acceso; que lo
conocemos como incentivo a la ruralidad.
x
AGUINALDO.
Es una compensación en efectivo que la ACE entrega al docente por los servicios
prestados durante el año de trabajo. Esta compensación se entrega en el mes de
diciembre, y es equivalente al 50% del sueldo base. (Ver Modelo de recibo en Anexo 2).
o
o
o
Si el docente trabaja el año completo o los últimos seis meses del año, tiene
derecho al aguinaldo completo que equivale al 50% del salario base.
Si el docente ha trabajado menos de 6 meses, el aguinaldo es proporcional.
Si el docente es despedido tiene derecho a su aguinaldo en forma proporcional
al tiempo de trabajo, conforme lo establece el Art. 202 del Código de Trabajo. En
este caso la Junta Directiva deberá presentar solicitud de incremento de fondos,
independientemente sean estos los primeros o últimos 6 meses.
x
INDEMNIZACIÓN ANUAL.
Esta indemnización equivale a un salario base, y se deposita en diciembre de cada año,
a los trabajadores que prestaron sus servicios durante el año de trabajo. Si el docente
es despedido tiene derecho a la indemnización en forma proporcional al tiempo de
trabajo. En este caso la Junta Directiva de la ACE deberá presentar solicitud de
incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o últimos 6 meses.
(Ver Modelo de recibo en Anexo 3)
x
INCENTIVO A LA RURALIDAD
Esta cantidad de dinero se entrega todos los meses al docente como sobresueldo por
trabajar en áreas rurales distantes y de difícil acceso.
x
PAGO DE OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE.
La Junta Directiva de la ACE (como Patrono del Docente), recibe en la transferencia
mensual lo equivalente para pagar del Seguro Social Salud (ISSS), y a las aportaciones
patronales por pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP). Este dinero lo
recibe la ACE durante los doce meses del año.
Lo que recibe la ACE como patrono del docente más lo que descontó al docente para el
ISSS salud, y la Renta; se suman y se pagan en las oficinas del ISSS o en el Banco;
en el Ministerio de Hacienda o en el Banco lo que corresponde a la renta, llenando los
formularios correspondientes. Para el control de estos descuentos al docente, se llevará
un control anual de las deducciones por docente (Ver modelo en el Anexo 4).
Para el pago de la renta deducida al docente, se llena y presenta el formulario
“DECLARACIÓN MENSUAL DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO”. (Ver
modelo en el Anexo 5).
Los pagos de ISSS se realizan según calendario del ISSS y el AFP y renta se pagan en
los primeros diez días hábiles de cada mes. Los días hábiles son de lunes a viernes,
dado que la mayor parte de instituciones bancarias y de gobierno, trabajan esos días.
TABLA 2
TABLA DE APORTES PATRONALES
SAP/AFP
ENTIDAD COTIZACIÓN
CRECER
6.75%
CONFIA
6.75%
SALUD
7.50%
7.50%
ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
7.00%
7.00%
ANEXO 1
MODELO DE RECIBO DE PAGO A DOCENTES
ANEXO 2
MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE AGUINALDO A DOCENTES
ANEXO 3
MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE INDEMNIZACIÓN ANUAL
AL DOCENTE
ANEXO 4
MODELO DE CONTROL ANUAL DE DEDUCCIONES
DOCENTE
POR
ANEXO 5
Veamos en detalle los Servicios Profesionales
x
COMPRAS DE MATERIAL GASTABLE.
El material gastable son los bienes o cosas que le ayudan al maestro para dar las
clases y a los niños y niñas les faciliten comprender mejor y con mayor facilidad la
clase.
Este dinero solamente se deposita por nueve meses, o sea de Enero a Septiembre.
Estos materiales pueden ser:
x
x
x
x
x
Gastable, como yeso, plastilina, papelería de diferente textura y color,
etc.
Visual, como láminas, mapas, carteles y otros.
Juguetes y Juegos educativos para zonas de trabajo de parvularia, para
primer grado de educación básica.
Útiles de enseñanza, como esferas, compás, juegos de geometría,
ábacos, libros de cuentos y otros.
Deportivos: pelotas para la práctica de diferentes ramas deportivas, redes
y otros
El maestro debe presentar a la Junta Directiva de la ACE, la lista del material (que
contenga: nombre del material solicitado; especificaciones técnicas del material, marca;
cantidad y precio) que va ocupar cada mes.
No se debe entregar el dinero al maestro para que ellos hagan las compras, porque por
mandato de Ley no están autorizados.
El dinero para la compra de material gastable no puede ocuparse para hacer
celebraciones o para otras cosas, que las mencionadas anteriormente. DEBE
GASTARSE OPORTUNAMENTE EN EL AÑO.
x
OTROS GASTOS.
Son depósitos que el Ministerio de Educación hace durante los doce meses del año
para que los miembros de la Junta Directiva de la ACE puedan pagar su transporte,
comprar sellos, comprar la chequera, certificación de cheques y para el mantenimiento
del aula.
x
BONO DE LA CALIDAD.
Estos fondos se transfieren con el objetivo de contribuir a satisfacer las necesidades
prioritarias de material educativo, gastos de operación y capacitación local de los
centros educativos, en los niveles de Parvularia, Básica y Media, orientados a
mejorar la calidad de los servicios que ofrecen a los niños, niñas y jóvenes.
Los gastos dentro de este Bono se regulan mediante normativa que extiende el
Ministerio de Educación cada año.
IV.
¿CÓMO SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA MENSUAL
DE FONDOS?
La Dirección Departamental de Educación, es la entidad del MINED responsable de
legalizar y transferir los fondos mensuales.
Para legalizarse la transferencia, la ACE debe tener su cuenta bancaria aperturada y
sus miembros actuales reconocidos en la Dirección Departamental de Educación. La
legalización de la transferencia consiste en la firma del Convenio de transferencia ACEMINED; del recibo y nota de congelamiento de fondos en el banco. Finalizada esta
legalización se efectúa la transferencia a la Cuenta bancaria de la ACE.
A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA DE LA ACE
PASO
1.
RESPONSABLE
Coordinación de Gestión
Educativa Departamental
ACTIVIDAD
Solicita a la ACE, apertura de la cuenta
bancaria con el nombre que aparece en la
personería jurídica, por medio del Técnico de
Enlace.
2.
Presidente y Tesorero de la
ACE
Aperturan cuenta corriente en el Banco que
les quede más cercano a su Centro Escolar.
3.
Asigna número de cuenta y entrega copia
del contrato de apertura de cuenta corriente.
4.
ACE
5.
Presentan copia del contrato de apertura de
cuenta corriente a la Coordinación de
Gestión Educativa Departamental.
Genera el registro de la Cuenta Bancaria en
el Sistema de Transferencia de la ACE.
B. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA ACE-MINED
PASO
1.
RESPONSABLE
2.
3.
ACE
Educación
Educación y miembros de la
ACE
4.
5.
6.
ACTIVIDAD
Con el Acuerdo de personería jurídica
firmado por el Despacho Ministerial y demás
documentación legal registra información en
el sistema de transferencia de la ACE, para
elaboración de Convenio, Recibo Mensual y
Nota de autorización al Banco para congelar
los fondos.
Elabora convenio de transferencia y convoca
a la ACE para celebración del mismo. (Ver
modelo en Anexo 6)
Se presenta a la Coordinación de Gestión
Educativa para firma de Convenio.
Le dan lectura al Convenio, sellan y firman.
Entrega convenio legalizado en original al
Representante legal de la ACE (Presidente)
y una copia a la Coordinación de Gestión
Educativa
Recibe copia de Convenio legalizado y lo
envía a la Pagaduría Departamental para
trámite de fondos.
ANEXO 6
MODELO DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS
ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y ASOCIACIÓN
COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)
Nosotros, CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES, mayor de edad, LICENCIADO EN
_____________________, mayor de edad, del domicilio de NUEVA SAN SALVADOR ,
actuando en carácter de Director Departamental de Educación y que en adelante se
llamará Ministerio de Educación; y por otra parte el señor MANUEL DE JESUS
CÓRDOVA GONZÁLEZ, mayor de edad y de ocupación ALBAÑIL, del domicilio de
COL. LA ESPERANZA, LOTIFICACIÓN EL CHAPARRAL 2, POLÍGONO 4, LOTE 27,
CANTÓN EL CAPULÍN, COLÓN, con Documento de Identidad No. 005348-3, extendido
en Colón el 28 de septiembre de 1993; quién actuará en representación de la
Asociación Comunal para la Educación (ACE) del Caserío Colonia La Esperanza,
Cantón El Capulín, Jurisdicción de Colón, La Libertad, que administra el Centro Escolar
CENTRO ESCOLAR CASERÍO COLONIA LA ESPERANZA, C/ EL CAPULÍN, con
código 68014, ubicado en CASERÍO COL. LA ESPERANZA, CANTÓN EL CAPULÍN,
J/COLÓN, LA LIBERTAD, celebran el presente convenio de prestación de servicios
educativos, en la que se atenderá:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
NIVEL
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
MARCO LEGAL:
Para el presente convenio entre el Ministerio de Educación y la Asociación Comunal
para la Educación (ACE), se tomará como base:
o
o
El artículo 79, párrafo 2 de la Ley General de Educación
Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación (ACE)
TOTAL
V.
OBJETO:
El objeto del presente convenio es establecer los términos y condiciones en que el
Ministerio de Educación transferirá Asociación Comunal para la Educación (ACE),
recursos financieros provenientes del presupuesto del Ministerio de Educación y de
Cooperación de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales, para alcanzar
los fines de la Educación Nacional.
VI.
OBJETIVOS DEL CONVENIO
El presente Convenio regulará las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes:
A. Para prestar los servicios educativos en los niveles y modalidades de atención
autorizados por el MINED, en su comunidad.
B. Fortalecer en la Asociación Comunal Para La Educación (ACE), su capacidad de
administración y gestión al utilizar procesos democráticos de funcionamiento al
interior del centro educativo.
C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y docentes en
busca de una calidad educativa.
VII.
RESPONSABILIDADES
EDUCACIÓN:
DEL
MINISTERIO
DE
A. Determinar y transferir fondos a la Asociación Comunal para la Educación (ACE),
las veces que estime conveniente, para la ejecución de acciones que conlleven al
mejoramiento de la calidad educativa en los niveles de Educación Parvularia,
Básica y Media.
B. El Ministerio de Educación asignará fondos complementarios a la Asociación
Comunal para la Educación (ACE); para el pago de indemnizaciones y
complementación de salarios, por motivo de despido, licencias concedidas y pago
de salarios al personal docente becado por convenios celebrados con otras
instituciones.
C. Podrá asignarse fondos adicionales cuando el Ministerio de Educación estime
conveniente, emitiendo acuerdo ejecutivo.
D. Proporcionar capacitación a y/o asistencia técnica a miembros de la Asociación
Comunal para la Educación (ACE); maestros y director que estos contraten, en las
áreas que se requiera el buen desarrollo del proceso educativo.
E. Hacer cumplir el Reglamento Especial de las ACE, Normas Técnicas, instructivos y
de más documentos de apoyo, para la administración de fondos.
F. Garantizar la existencia de un promedio de veintiocho alumnos por sección, para
los niveles de Parvularia, Básica y Media, excepto en casos donde haya aulas
especiales que podrán tener de 3 a doce alumnos por sección.
G. Congelar los fondos total o parcialmente cuando las instancias respectivas
comprueben cualquier irregularidad en la administración de estos fondos o cuando
así convenga a los intereses del Estado.
H. Liquidar los fondos transferidos durante el periodo de vigencia de la Asociación
Comunal para la Educación (ACE)
I. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este convenio y otros que el Ministerio de Educación disponga,
determine o establezca.
J. Este convenio tendrá una duración de __________meses, contados a partir de
esta fecha pudiendo ser prorrogados por un periodo igual de conformidad a lo
establecido por el Ministerio de Educación toda vez que se cumplan las
obligaciones contraídas por ambas partes. Podrán darlo por terminado de común
acuerdo o en forma unilateral por parte del Ministerio de Educación, cuando no se
están cumpliendo con los objetivos establecidos.
K. Este convenio se regirá por las disposiciones del Reglamento especial de las ACE.
Dado por decreto ejecutivo 45 de fecha 30/04/1998, la Modalidad declara que ha
recibido copia del reglamento referido, el cual conoce, acepta y obliga a cumplir en
todas sus partes.
VIII.
RESPONSABILIDADES DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL
PARA LA EDUCACIÓN (ACE), que en adelante se denominará
Modalidad:
A. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente
para el desarrollo de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de
educación, mejorar la gestión o promover programas de educación integral y
cumplir con los requerimientos establecidos en el presente convenio; así como el
cumplimiento de las normas administrativas, instructivos, procedimientos y
documentos de apoyo dados por el Ministerio de Educación o instituciones
contralores del Estado.
B. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener una matrícula de veintiocho
alumnos por sección en los niveles de Parvularia, Básica y Media, en las
secciones de aula especial mantener de tres a doce alumnos por sección,
preservar la calidad del proceso de enseñanza aprendizaje conforme a los
requisitos establecidos por el Ministerio de Educación, a colaborar con la
organización de la escuela de padres, usar exclusivamente la infraestructura para
fines educativos y mantener en buen Estado los bienes, adquiridos con fondos
provenientes del Ministerio de Educación, así como los otros mobiliario y equipo,
que proporcione el mismo y otras instituciones.
C. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener registros y cuentas
separadas que muestren todos los recursos disponibles y gastos efectuados en
relación con los servicios prestados, así como llevar los libros de ingresos y
gastos, debidamente autorizados por la Dirección Departamental de Educación, en
donde se reflejen los ingresos obtenidos, los gastos y los saldos correspondiente
actualizados.
D. La Modalidad, deberá poseer y resguardar los comprobantes de los gastos
efectuados, así como los documentos de liquidación de los bonos transferidos,
deberá proporcionar a solicitud de auditorias internas o externas todo tipo de
documentación relacionado con los fondos transferidos a fin de que sean revisados
para establecer el correcto uso de los mismos.
E. Será responsabilidad de la Modalidad tramitar oportunamente los fondos
suficientes para responder en casos de incapacidad, interinatos o indemnizaciones.
F. Será responsabilidad de la Modalidad permitir el acceso a personal autorizado del
Ministerio de Educación a las instalaciones del centro escolar para que sean
examinados los elementos financiados con recursos del Ministerio de Educación.
G. La Modalidad deberá llevar un registro de tiempo de servicio del personal docente y
administrativo, respaldado con el original del contrato y una copia de la constancia
de trabajo que cada año se emitirá a los empleados.
H. La Modalidad proporcionara los servicios que tenga a su disposición a fin de
complementar debidamente los bienes proveídos por el Ministerio de Educación
para la prestación de los servicios bajo su cargo. Tales recursos podrán consistir
en mano de obra, materiales, infraestructura u otros.
I. La Modalidad está obligada a reintegrar al Ministerio de Educación los fondos
comprobados como faltantes de una auditoria realizada en un periodo determinado.
IX.
MODIFICACIONES:
El presente Convenio podrá ser modificado por cualquier circunstancia mediante
Adenda o Resolución, emitida por el Ministerio de Educación.
Dado en la ciudad
de _____________________, el __________ del mes de
__________________; del año 200___.
Firma _____________________________
Nombre CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES
N º DUI:
Representante del MINED
Firma ______________________________
Nombre MANUEL DE JESÚS CÓRDOVA
N º DUI:
C. ELABORACIÓN DE RECIBOS A LA ACE
PASO
1.
RESPONSABLE
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
2.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
Asociación Comunal
para la Educación
3.
4.
5.
6.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
ACTIVIDAD
Actualiza información de la ACE sobre secciones,
cambio de miembros u otros aspectos legales y
financieros en el Sistema de Transferencia a la
ACE, genera las transferencias correspondientes
al mes y elabora el Recibo mensual y nota de
autorización del Banco para congelar fondos. La
nota al Banco se tramita una sola vez al año.
Elabora el recibo de transferencia mensual (Ver
Modelo en Anexo 7) y nota al Banco para congelar
fondos.
Envía recibos a la ACE y nota del Banco por
medio del Técnico de Enlace, para su firma.
Recibe, revisa, firma y sella los recibos y nota del
Banco.
Entrega documentos firmados al Técnico de
Enlace.
Recibe recibos ya firmados y nota del Banco y los
legaliza en el Sistema de Transferencia a la ACE.
Remite los recibos y nota del Banco a la
Pagaduría Auxiliar Departamental para el trámite
de transferencia de fondos a la ACE.
ANEXO 7
MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS
POR US$ 1,550.06
Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de SANTA ANA fondos provenientes de
GOES la cantidad de UN MIL QUINIENTOS CINCUENTA 06/ 100 DÓLARES (US$
1,550.06); Transferencia de Fondos por Servicios Educativos prestados en el mes de
julio del 2002, en representación de la Asociación Comunal para la Educación (ACE),
que administra el CENTRO ESCOLAR “CASERÍO SAN JORGE, C/MALPASO”.
Código Nº 60022 ubicado en:
Caserío: SAN JORGE
Cantón: MAL PASO
Municipio: METAPÁN
Departamento: SANTA ANA
Fecha de emisión del recibo: 20/07/2002
No. de Cuenta de la ACE: 004301000008545
Banco: BANCASA
________________________________ _______________________________
Presidente
Tesorero
TRÁNSITO DE JESÚS GUERRA
MIGUEL ANGEL UMAÑA LEMUS
D.U.I. 4-3-021944
D.U.I. 4-3-0011638
ANEXO 7
DETALLE DE GASTOS
Código No.: 60022
Nº de cuenta de la ACE:
004301000008545
SALARIO, PREST.
AGUINALDOS
PARVULARIA
SUELDO BASE
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL ISSS
APORTE PATRONAL AFP
BÁSICA
SUELDO BASE
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL AFP
SOBRESUELDO
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL AFP
JULIO
2002
Fecha de emisión del recibo:
20/07/2002
Banco: BANCASA
MONTO
POR
SECCIÓN
No. DE
SECCIONES
MONTO
TOTAL
1
398.29
40
22.86
11.43
47.49
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.49
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.79
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.79
19.91
137.14
40
22.86
11.43
16.46
6.86
274.28
80
45.72
22.86
32.92
13.72
1
2
D. TRANSFERENCIA MENSUAL A LA ACE
PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Pagaduría Auxiliar
Departamental
ACTIVIDAD
Remite los recibos firmados a la Pagaduría
Auxiliar Departamental, para el trámite de
transferencia de fondos a la ACE.
Recibe recibos y verifica firmas contra
actas de elección o constitución de la ACE.
Elabora Requerimiento de Fondos y lo
cierra en el Sistema de Transferencia
mensual a la ACE.
Envía Requerimiento
Financiera.
3.
Gerencia Financiera
a
la
Gerencia
Recibe Requerimiento y verifica fondos
revisa y consolida requerimientos.
Tramita fondos ante el Ministerio de
Hacienda.
Recibe fondos y los transfiere a las
Pagadurías Auxiliares Departamentales.
4.
Pagaduría Auxiliar
Departamental
Recibe los fondos.
Elabora Planilla contra requerimiento y la
envía al Banco para la transferencia de
fondos a la cuenta bancaria de la ACE.
Comunica a la ACE el depósito realizado
Efectuada la transferencia, cierra la Planilla
en el Sistema de transferencia a la ACE.
E. INCREMENTO DE SECCIONES EN UNA ACE.
PASO
1.
RESPONSABLE
Asociación Comunal de
la Educación.
ACTIVIDAD
Solicita a la Dirección Departamental el
incremento de una nueva sección para el centro
educativo.
x Recibe solicitud y verifica necesidad en la
comunidad.
x Hace un listado de requerimientos y
analiza disponibilidad de fondos en la
Dirección Departamental por fuente de
financiamiento.
x Dependiendo del financiamiento se pueden
dar las dos situaciones siguiente:
x Si cuenta con financiamiento para el
incremento. En este caso deberá obviar los
pasos del 3 al 7 de este procedimiento
2.
Dirección
Departamental de
Educación
3.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
x
Envía listado y análisis a la Dirección
Departamental de Educación para su
aprobación
4.
Director (a)
Departamental de
Educación
x
Recibe y revisa listado; y de estar de
acuerdo aprueba el incremento
Devuelve la aprobación a Gestión
Educativa. Envía solicitud a la Dirección
Nacional de Gestión Educativa
5.
6.
Director (a)
Departamental de
Educación
Dirección Nacional de
Gestión Educativa
x
Envía solicitud a la Dirección Nacional de Gestión
Educativa
x
x
7.
Oficina de
Comunicación Social
8.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
x
Elabora un consolidado de los incrementos
autorizados, a nivel Nacional.
Envía a la Oficina de comunicación Social
para su publicación.
Publica las secciones por Departamento y
por centro educativo.
Una vez recibida la autorización de la nueva
sección actualiza el incremento en el sistema
mecanizado EDUCO.
x Emite 3 Resoluciones modificativas al
Convenio de Transferencia de fondos entre
x
9.
10.
11.
Director (a)
Departamental de
Educación.
Coordinación de
Gestión Educativa
Departamental
Asociación Comunal
para la Educación
el MINED y la ACE, en original (Anexo 8)
Pasa a firma del Director Departamental
las Resoluciones
Revisa firma y devuelve a Gestión Educativa las
Resoluciones.
Recibe y distribuye las resoluciones así:
x Una para la ACE.
x Una al expediente departamental de la
ACE.
x Una para la Pagaduría Departamental
Recibe Resolución para su expediente, y para
efectuar la contratación del docente.
ANEXO 8
RESOLUCIÓN MODIFICATIVA Nº_________
AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO
DE EDUCACIÓN Y LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
Dirección Departamental de Educación de Usulután, a los veinticuatro días del mes de
febrero del dos mil tres.
CONSIDERANDO:
1.
Que mediante la suscripción del convenio de transferencia de fondos de fecha
veintiuno de enero del dos mil tres entre el Ministerio de Educación y la Asociación
Comunal para la Educación (ACE) del Caserío ___________________________,
Cantón ___________________________, Municipio ______________________,
Departamento ___________________, código _______; se estipulo que la ACE
prestaría los servicios educativos para atender las siguientes secciones:
NIVEL
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
1
0
0
3
2
0
0
0
0
0
0
4
3
0
0
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
2
5
0
7
2.
Que por el crecimiento en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario crear:
SECCIONES
NIVEL
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
SUELDO
BASE
1
3
0
4
SOBRE SUELDO
0
0
0
0
DIRECTOR UNICO
0
0
0
0
TOTAL
1
3
0
4
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Dirección Departamental,
RESUELVE:
I.
Modificar el Convenio suscrito con fecha veintiuno de enero del dos mil tres a
partir de______________ ; en el sentido de que el número de secciones que
atenderá la misma será de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
2
0
0
3
5
0
0
0
0
0
0
4
7
0
0
NIVEL
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
II.
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
3
8
0
11
En todo lo demás queda vigente el referido Convenio. COMUNÍQUESE.
DIOS UNIÓN LIBERTAD
JORGE ALBERTO ESPERANZA
Director Departamental de Educación
JAER / SEP
F. CIERRE DE SECCIONES DE UNA ACE
PASO
1.
RESPONSABLE
Dirección
Departamental de
Educación
x
x
2.
Técnico de la
Dirección
Departamental de
Educación
x
x
x
x
3.
Secretario de la
ACE
x
x
ACTIVIDAD
Identifica sub-utilización de los servicios
profesionales docentes en el Centro Educativo
que administra la ACE.
Envía a un técnico a verificar el cierre de la(s)
sección(es).
Solicita a la ACE la documentación financiera de
los rubros establecidos para el pago del servicio
de la sección, del período fiscal vigente.
Solicita a Pagaduría Departamental el monto y
fuente de financiamiento, de la transferencia
mensual de la sección, correspondiente al
ejercicio fiscal en que se cierra.
Realiza la liquidación de los fondos y de haber
saldo da instrucciones a la ACE para que
reintegre a la Pagaduría Departamental
(Anexo 9).
Devuelve documentación de respaldo a la ACE
Elabora Acta de Cierre de la sección, en el Libro
de Actas de la ACE, la cual será firmada por
todos miembros de la Junta Directiva, con el
visto bueno del Técnico de la Dirección
Departamental de Educación (Anexo 10)
Con la colaboración del Técnico de la
Departamental de Educación certifica copia del
Acta (Anexo 11)
4.
Pagaduría
Departamental
x
Si hay reintegro por la ACE, lo deposita a la
cuenta correspondiente dependiendo de la
fuente de financiamiento
5.
Dirección
Departamental de
Educación
x
Actualiza el cierre de la sección en el sistema
mecanizado EDUCO
Emite Resolución Modificativa al Convenio de
Transferencia de Fondos entre el Ministerio de
Educación y la ACE por cierre de secciones
(Anexo 12), la cual deberá ser firmada por el
Director Departamental de Educación.
x
ANEXO 9
LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS A LA
SECCIÓN EN EL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL
ANEXO 10
MODELO DE ACTA DE CIERRE DE UNA SECCIÓN
ANEXO 11
MODELO DE CERTIFICACIÓN DE ACTA
ANEXO 12
Dirección Departamental de Educación de USULUTÁN, a los
quince días del mes de enero del dos mil tres.
CONSIDERANDO:
1.
Que mediante la suscripción del Convenio de transferencia de fondos de fecha
veinte de febrero del dos mil tres entre el Ministerio de Educación y la Asociación
Comunal para la Educación (ACE) del Caserío, Cantón ISLA SAN SEBASTIÁN,
Municipio SAN DIONISIO, Departamento USULUTÁN, código 80127; se estipuló que la
ACE prestaría los servicios educativos para atender las siguientes secciones:
RESOLUCIÓN MODIFICATIVA No.11-0002-03
AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE
EDUCACIÓN Y LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
NIVEL
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
0
0
0
4
0
4
0
0
0
0
0
5
0
4
0
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
1
8
0
9
2.
Que por disminución en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario cerrar:
SECCIONES
NIVEL
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
SUELDO
BASE
0
1
0
1
SOBRE SUELDO
0
0
0
0
DIRECTOR UNICO
0
0
0
0
TOTAL
0
1
0
1
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Dirección Departamental,
RESUELVE:
I.
Modificar el Convenio suscrito con fecha veinte de febrero del dos mil tres a
partir del 28/02/2003; en el sentido de que el número de secciones que atenderá
la misma será de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
1
0
0
0
3
0
4
0
0
0
0
0
4
0
4
0
NIVEL
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL
II.
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
1
7
0
8
En todo lo demás queda vigente el referido Convenio. COMUNIQUESE.
DIOS UNIÓN LIBERTAD
JORGE ALBERTO ESPERANZA
Director Departamental de Educación
JAER / SEP
V. ¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE
CON EL ISSS, LA AFP Y EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CON LAS
DEDUCCIONES DEL ISSS, AFP Y EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DEL DOCENTE?
OBLIGACIONES CON EL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL.
x
PAGO DE PLANILLAS AL ISSS.
Todos los meses la Junta Directiva de la ACE debe pagar las planillas mensuales en las
Oficinas del ISSS o en los Bancos autorizados, según el calendario del ISSS cada mes.
Para ello existen dos sistemas: el tradicional y el sistema de facturación directa.
A. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES AL ISSS POR EL SISTEMA TRADICIONAL
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente o Tesorero
de la ACE
2.
de la ACE
3.
4.
de la ACE
x
ACTIVIDAD
Se presentan a retirar planillas a Oficinas
administrativas del ISSS ubicadas en
hospitales o consultorios de las cabeceras
departamentales.
Elaborar y revisan la planilla
x
Firma la planilla
x
Se presentan a cancelar o depositar las
planillas en el departamento de cobranza
del ISSS o en Oficinas Administrativas de
Hospitales o Consultorios de Cabeceras
Departamentales según calendario del
ISSS.
Si las planillas se dejan en depósito en el
Banco, se cancelaran al efectuarse las
remesas mensuales hecha por la
x
x
5.
de la ACE
x
Canceladas las planillas, retiran los
certificados patronales y los entregan a los
docentes.
B. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES POR SISTEMA DE FACTURACIÓN
DIRECTA AL ISSS
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Instituto Salvadoreño del Envía las planillas ya elaboradas
Seguro Social
Presidente o Tesorero de Se presentan a las Oficinas Administrativas del
la ACE
ISSS ubicadas en los Hospitales de las
Cabeceras departamentales a retirar las planillas
ya elaboradas según calendario ISSS.
Presidente o Tesorero de Reciben y revisan planillas elaboradas
la ACE
Firma la planilla.
Presidente o Tesorero de Realizan el trámite de pago de la planilla en el
la ACE
Banco de acuerdo al calendario del ISSS.
En el caso que el Ministerio de Educación no haya depositado los fondos asignados del
mes, se revisan las planillas y se dejan en depósito en la Oficina Administrativa del
ISSS, ubicados en los Hospitales regionales de cada Cabecera departamental para no
incurrir en multa por no presentar las planillas en las fechas previstas.
x
AFILIACIÓN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL INSTITUTO SALVADOREÑO
DEL SEGURO SOCIAL.
La afiliación de la ACE al ISSS es una sola vez. En el caso de los docentes si ya esta
inscrito al ISSS, entregara su numero de afiliación y en el caso de un docente no
afiliado, se tendrá que inscribir al ISSS.
C. INSCRIPCIÓN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL ISSS
PASO
1.
RESPONSABLE
Miembros de la Junta
Directiva de la ACE
ACTIVIDAD
Presentan al Departamento de Inspección del
ISSS con copia de los siguientes documentos:
al
Departamento
de
x Presentan
Inspección del ISSS con copia de los
siguientes documentos:
x Acuerdo de Personalidad Jurídica
firmado.
x Acta de constitución de ACE-MINED.
x Contrato Docente-ACE
x DUI del Presidente de la ACE y del
docente.
x
2.
3.
4.
Docente
5.
ISSS
Fotografía tamaño cedula del docente.
Llena la documentación de inscripción, ayudado
por un empleado del ISSS.
Retira de las Oficinas del ISSS el carné de la
ACE.
Retira de las Oficinas del ISSS el carné de
afiliación.
Lleva registro actualizado del docente.
OBLIGACIONES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES.
x
AFILIACIÓN DE LOS DOCENTES A LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS
PARA PENSIONES.
En el caso de la afiliación de los docentes a las Administradoras de Fondos para
Pensiones, están obligados todos los empleados públicos y privados menores de 36
años de edad, esta afiliación debe ser personal.
Para los docentes mujeres de 36 a 50 años o hombres de 36 a 55 años, pueden optar
por una AFP o por el sistema público de pensiones del ISSS. En el caso, de docentes
mujeres mayores de 50 años o hombres mayores de 55 años, deberán quedarse en el
sistema público de pensiones del ISSS.
El trámite de pago de planillas de la AFP, lo realizan el presidente o tesorero de la ACE,
en los bancos y financieras designadas por las AFP. Los pagos de las planillas se
realizan en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente, en que se devengaron las
cotizaciones.
La omisión absoluta del pago de la cotización, dentro del plazo legal señalado, se
sancionará con una multa del veinte por ciento de la cotización no pagada más un
recargo moratorio del dos por ciento por cada mes o fracción. (Articulo 161, numeral 1
de la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones).
La afiliación del docente es efectiva, cuando recibe copia del contrato con el NUP
asignado por la Superintendencia de Pensiones.
Para elaborar la planilla de la AFP, el número de docentes debe ser menos de 50
personas.
Si el contrato no fuera remitido en el periodo que establece la Ley del Sistema de
Ahorro para Pensiones, (en los ultimas cinco días de cada mes); las cotizaciones
pagadas deben ser pagadas en el Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS) en
planillas provisionales.
D. AFILIACIÓN DE LOS DOCENTES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDO
DE PENSIONES
PASO
1.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Visita las escuelas para reunir a los
docentes y explicar el funcionamiento
de las Administradoras de Fondo para
Pensiones
AFP
x
2.
x
Afilian a los docentes
3.
x
4.
5.
AFP
AFP
6.
AFP
x
x
x
x
Tramitan la documentación con la
Superintendencia de Pensiones
Remite contrato aprobado a la AFP
Recibe contrato aprobado.
Remite contrato a la ACE
Recibe y revisa el contrato. Si el
contrato tuviere inconsistencia en el
número de NIT o en el nombre del
Cantón o Caserío, lo remite para su
corrección a la AFP
7.
8.
Superintendencia
Pensiones
AFP
9.
de
x
Recibe contrato con observaciones.
x
Corrige y remite nuevamente el
contrato a la Junta Directiva de la ACE.
x
10
AFP
x
Recibe y revisa el nuevo contrato
legalizado
Si el contrato ya no presenta
observaciones, la ACE realiza los
pagos en los primeros 10 días.
11.
AFP
x
Lleva registro actualizado del docente.
Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros
10 días hábiles de cada mes, en bancos autorizados por las AFP.
E. PAGO A LAS AFP
PASO
1.
2.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Presidente y Tesorero de
x Revisa contratos de las AFP
la ACE
Número de NUP
x
Tesorero de la ACE
Llena las planillas de cada AFP.
3.
Tesorero de la ACE
4.
5.
AFP o Banco
Tesorero de la ACE
Se presenta a la AFP o Banco autorizado a
realizar el pago.
Entrega recibo de pago efectuado en el mes.
Archiva el recibo de la AFP.
EL PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.
OBLIGACIONES CON EL MINISTERIO DE HACIENDA.
PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
x
La renta retenida mensualmente al docente o retenciones por prestación de servicios
prestados a la ACE, deberán cancelarse en las delegaciones fiscales o en los bancos
autorizados durante los primeros diez días hábiles de cada mes.
F. EL PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Retira formulario F-14 en Delegaciones
Fiscales Departamentales
Tesorero de la ACE
Llena formulario F-14
Revisa y firma el Formulario F-14
Se presenta a la Delegación o Banco en los
primeros 10 días hábiles del mes siguiente a
cancelar el impuesto retenido del salario al
docente contratado.
Delegación o Banco
Recibe el pago, revisa y sella el Formulario F14
Delegación
o
Banco Devuelve duplicado al Presidente de la ACE.
Tesorero de la ACE
Revisa copia para verificar sello y firma de
recibido.
Archiva copia del recibo.
El pago de la retención de impuesto sobre la renta debe efectuarse, en los primeros
diez días hábiles del mes siguiente; de no hacerse en ese periodo, se incurrirá en multa
por mora. La multa mínima será de ¢ 1,000.00. La multa será pagada en las Oficinas del
Ministerio de Hacienda o en las Delegaciones Fiscales Departamentales, y es
responsabilidad de la Junta Directiva de la ACE.
El Tesorero de la ACE presentara en el mes de enero de cada año, el INFORME
ANUAL DE RETENCIONES (Ver Modelo en el Anexo 13), a la Dirección General de
Tesorería, para efecto de cumplir con esta obligación.
¿CUÁLES
SON
LOS
COMPROBACIÓN DE GASTOS?
X.
CONTROLES
PARA
LA
La Junta Directiva de la ACE, deberá llevar cada mes el control de los pagos
efectuados, para comprobación de los gastos efectuados. Estos gastos son el pago de
salario al docente, facturas de compra de materiales, planillas de pago al ISSS, AFP,
etc.
Este control de comprobación de gastos lo llevara el Tesorero de la ACE, para
demostrar los pagos efectuados.
Asimismo, el Tesorero deberá presentar mensualmente y al final del año, la HOJA DE
LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS (Ver Modelo en Anexo14), para
efecto de comprobación de liquidación de los fondos transferidos.
1/
El impuesto sobre la renta se descuenta a partir de $316.67 de sueldo.
ANEXO 13
Al inicio del año, en el mes de Enero, el Tesorero de la ACE, deberá extender una
constancia de salarios, retenciones y descuentos anuales al docente o persona que
presto un servicio a la ACE, para su presentación al Ministerio de Hacienda. (Ver
Modelo en el Anexo 15)
A. COMPROBACIÓN DE GASTOS.
PASOS
1.
RESPONSABLE
Tesorero de la ACE
2.
Tesorero de la ACE
3.
Tesorero de la ACE
ACTIVIDAD
Recibe y archiva facturas, recibos, planillas de
acuerdo a la cantidad del cheque emitido.
Registra en el libro de Ingresos y Gastos las
facturas, recibos y planillas pagadas.
Verifica que la suma de los gastos mensuales sea
igual al valor de los cheques emitidos en el mes.
ANEXO 14
MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL PARA EL PAGO
DEL SERVICIO
ANEXO 15
MODELO DE COMPROBANTE DE SALARIOS, RETENCIONES Y
DESCUENTOS
VII.
¿CUÁLES SON LOS ARCHIVOS QUE LLEVA LA ACE Y CÓMO SE
ORGANIZAN?
Los archivos, son carpetas donde se guardan todos los documentos de la ACE, de
forma ordena.
Estos archivos deben estar en la Escuela, pero si no hay seguridad para dejarlos en la
Escuela, pueden estar en casa del Secretario o Tesorero de la ACE.
Los encargados de los archivos son: el Secretario de la ACE, quien debe guardar los
documentos legales y administrativos. Y el Tesorero de la ACE, quien debe guardar los
documentos financieros.
Los documentos que se archivan deben estar ordenados en una sola carpeta o bolsa
ordenadas, y se debe rotular la carpeta así:
Estos Fólderes los archivará el Secretario(a) de la ACE:

NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO

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