Plano Atividades Serviços - Intranet

Transcription

Plano Atividades
Serviços
UTAD 2014
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
Dezembro, 2013
Índice Geral
Índice Geral
Nota Introdutória ...................................................................................................................... 1
Os Serviços da UTAD .......................................................................................................... 1
Missão dos Serviços da UTAD ............................................................................................ 2
Orientações Estratégicas ..................................................................................................... 2
Olhar o Presente e Preparar o Futuro ................................................................................. 3
Estrutura dos Serviços............................................................................................................. 5
Serviços Académicos .............................................................................................................. 6
Nota introdutória................................................................................................................... 6
Organograma ....................................................................................................................... 7
Recursos Humanos.............................................................................................................. 8
Análise SWOT...................................................................................................................... 9
Plano de Formação ............................................................................................................ 10
Serviços de Documentação e Bibliotecas ............................................................................. 11
Nota Introdutória ................................................................................................................ 11
Organograma ..................................................................................................................... 13
Análise SWOT.................................................................................................................... 14
Recursos Humanos............................................................................................................ 16
Plano Formação ................................................................................................................. 17
Serviços Financeiros e Patrimoniais ..................................................................................... 18
Organograma ..................................................................................................................... 18
Análise SWOT.................................................................................................................... 21
Objetivos operacionais ....................................................................................................... 22
Plano de Formação ............................................................................................................ 23
Serviços de Informática e Comunicações ............................................................................. 24
Organograma ..................................................................................................................... 27
Análise SWOT.................................................................................................................... 29
Serviços de Recursos Humanos ........................................................................................... 30
Índice Geral
Nota introdutória................................................................................................................. 30
Organograma ..................................................................................................................... 31
Análise SWOT.................................................................................................................... 33
Serviços de Apoio ao Reitor .................................................................................................. 34
Nota introdutória................................................................................................................. 34
Organograma ..................................................................................................................... 37
Anexo I – Plano de Ação dos Serviços ................................................................................. 38
Serviços Académicos ......................................................................................................... 39
Serviços de Documentação e Bibliotecas ......................................................................... 41
Serviços de Financeiros e Patrimoniais ............................................................................. 46
Serviços de Informática e Comunicações.......................................................................... 47
Serviços Recursos Humanos............................................................................................. 53
Anexo II – Recursos Humanos: Funções .............................................................................. 54
Serviços Académicos ......................................................................................................... 55
Serviços de Documentação e Bibliotecas ......................................................................... 64
Serviços Financeiros e Patrimoniais .................................................................................. 70
Serviços de Informática e Comunicações.......................................................................... 82
Serviços Recursos Humanos............................................................................................. 84
Serviço de Apoio ao Reitor ................................................................................................ 86
Nota Introdutória
Pág. 01
Nota Introdutória
Com a aprovação do Plano Estratégico da UTAD 2013/2017 surge a necessidade
de delinear uma metodologia para a sua execução. Numa primeira fase, tomouse em consideração quais os pontos de atuação dos serviços da UTAD, para a
efetivação com sucesso do Plano Estratégico. Numa segunda fase, surgiu a
necessidade de, em consonância com os diretores de serviços, se proceder a
uma calendarização, bem como a definição das metas a alcançar, i.e., o delinear
de objetivos operacionais. A fixação de objetivos, a escolha de planos de ação e
a conceção de relatórios de acompanhamento e de apoio à decisão, constituem
atividades fundamentais para gerir o futuro da UTAD.
Neste contexto surge o Plano de Atividades como sendo um instrumento de
gestão obrigatório, para todos os serviços e organismos da administração pública.
O Plano de Atividades, bem como o controlo de gestão efetivo a ele associado,
tornam-se basilares para uma gestão baseada na qualidade, eficiência, eficácia e
economia. Da mesma forma, articulando com o sistema de avaliação de
desempenho (SIADAP), constitui uma ferramenta chave para a monitorização,
acompanhamento e cumprimento dos objetivos traçados.
Os Serviços da UTAD
De acordo com o Artigo 29.º dos estatutos da UTAD, publicados no Diário da
República 2.ª série — N.º 204 — 22 de outubro de 2012, e “Para o apoio técnico
e administrativo permanente necessário ao bom funcionamento da Universidade
e de toda a sua estrutura organizativa, a UTAD dispõe dos seguintes SERVIÇOS”:
Serviços Académicos, Serviços de Documentação e Bibliotecas, Serviços
Financeiros e Patrimoniais, Serviços de Informática e Comunicações e Serviços
de Recursos Humanos.
Considerando, ainda, os estatutos da UTAD, Artigo 48.º, alínea 6, “O reitor dispõe
de um gabinete, no qual está integrada a assessoria jurídica, a assessoria de
planeamento e um secretariado (…)”.
Serão estes serviços e o gabinete de apoio o objeto deste plano.
Nota Introdutória
Pág. 02
Missão dos Serviços da UTAD
Qualificar a formação cultural, artística, tecnológica, profissional e científica, valorizando a
aprendizagem num quadro de referência nacional e internacional, potenciando a
investigação, consolidando a prestação de serviços à comunidade e reforçando a cooperação
internacional.
Orientações Estratégicas
Considerando a Carta de Missão da Administradora para os próximos 4 anos, reiteramos as
principais orientações estratégicas, que delineiam o caminho a percorrer nos planos de ação.
1. Os Estudantes em Primeiro – A concentração de todos os reforços e realizações na
Promoção da qualificação dos jovens e adultos
2. A UTAD a liderar o ensino superior – Apoiando todas as ações e todos os projetos
de desenvolvimento que promovam a produção e transmissão de conhecimento,
exigente e de qualidade.
3. Apostar nos Recursos Humanos – Potenciar a confiança, inovação, criatividade e
atitude empreendedora em todos os trabalhadores da UTAD.
4. Promover a formação – possibilitar aos trabalhadores formação específica nas suas
áreas de atuação, por forma a qualificar os profissionais;
5. Proporcionar serviços de saúde e desporto – fomentar uma vida saudável, através
do acompanhamento desportivo, nutricional, cuidados de enfermagem, para os
trabalhadores da UTAD, em parceria com os SASUTAD, trabalhadores saudáveis e
com capital psicológico positivo criam organizações mais criativas e pró-ativas, logo
potenciam o desenvolvimento organizacional;
6. Apostar na gestão por objetivos – a gestão por objetivos dos funcionários, sendo
monitorizada através do controlo de gestão (fixar objetivos, acompanhamento,
monitorização e avaliação), auxiliará os trabalhadores na execução das suas funções
e tarefas, sempre com o devido acompanhamento. Este modelo de gestão permite
que os funcionários participem ativamente na sua avaliação e progressão da
instituição UTAD;
7. “Menos é Mais”: a Gestão como atividade de suporte – Como princípio a atividade de
gestão não é um fim em si mesma, mas o suporte que será tanto mais eficiente
Nota Introdutória
Pág. 03
quanto menos consumir, e mais eficazmente conseguir dar apoio às atividades de
ensino e de investigação.
8. Implementar um sistema gestão da Qualidade – aplicar a gestão da qualidade a todos
os serviços da UTAD, permitindo consciencializar a importância da qualidade em
todos os processos organizacionais.
9. Implementar processos de desmaterialização – agilizar todo o fluxo informacional
com o auxílio dos sistemas de informação através do desenvolvimento de uma
plataforma web para toda a tramitação de expediente interno, diminuindo os tempos
de resposta.
Olhar o Presente e Preparar o Futuro
Num mundo em que se compete por recursos e que as disponibilidades não chegam para
todos, é necessário concentrar a nossa atenção na gestão da mudança. Se este tipo de
pensamento, no passado, não era verdade para a administração pública, com a
consciencialização de que os recursos, quer financeiros, quer físicos, quer anímicos não são
ilimitados é necessário repensar a estratégica e apontar uma direção para a organização.
É neste sentido que os Serviços Centrais da UTAD tendem a olhar a sua atuação centrando
as suas forças para 2014, numa consolidação da estrutura orgânica, através da aprovação
de um novo regulamento interno dos serviços.
Uma segunda linha de atuação prende-se com a necessidade de uma forte cooperação e
interdependência entre os serviços, atendendo a que todas as medidas apontadas requerem
a atuação de vários serviços ao mesmo tempo.
Também a realização do SIADAP 1, deverá ser uma realidade com a necessidade de
estabelecer objetivos quantificáveis por serviços e com a necessidade de avaliação, mesmo
que insípida, da sua performance.
Para finalizar um olhar muito atento aos recursos humanos e à gestão de carreiras. Torna-se
imperativo
iniciar
uma
senda
de
responsabilidade
individual,
mas
também
de
estabelecimento de regras claras e transparentes quanto às oportunidades de evolução,
mudança de posto de trabalho e de incentivo à melhoria contínua.
Nota Introdutória
Pág. 04
Tal como referido na carta de missão, em termos de recursos consideramos que:
A melhoria contínua das instalações, dos sistemas de informação e dos equipamentos implica
investimentos avultados que só serão possíveis com recurso a uma gestão eficiente dos
recursos financeiros. Neste contexto, o planeamento de todas as ações de melhoria deverá
ser uma preocupação constante.
A consciencialização para um esforço de autofinanciamento como um pilar basilar para a
sustentação financeira da UTAD, uma vez que os cortes orçamentais por parte do OE são
cada vez mais significativos para o orçamento da UTAD. Os gastos com as atividades de
suporte deverão se equacionadas num quadro de programação e de negociação de todos os
contratos de aquisição de bens e serviços. A otimização de recursos internos deverá ser
acompanhada de um esforço de contenção e de análise constante da despesa em atividades
de suporte à gestão.
A qualificação do pessoal não docente e a adequada formação para o correto desempenho
de funções é um desafio que permitirá melhorias na prestação de serviços. Trabalhar-se-á
numa ótica de cultura organizacional, transparência de processos, valorização do capital
humano, de atitudes empreendedoras onde os trabalhadores se deverão sentir elementos
pró-ativos e cooperantes na gestão da organização. Pretende-se assim, envolver os
trabalhadores no processo de melhoria e desenvolvimento da UTAD.
Elsa Justino
Administradora
dezembro de 2013
Estrutura dos Serviços
Pág. 05
Estrutura dos Serviços
Neste ponto pretendemos apresentar o organograma dos serviços da UTAD, representado,
assim, graficamente a estrutura formal dos mesmos.
Administradora
Elsa Justino
Gabinete Assessoria
Jurídica
Andreia Simões
Serviço de Apoio ao
Reitor
Gabinete Assessoria
Planeamento
Cristiana Rego
Gina Santos
Lília Macieirinha
Secretariado
Alexandra Coutinho
Sara Dias
Isabel Pires
Apoio Secretariado
Adelaide Catalão
Julieta Monteiro
Motorista
Fernando Azevedo
Serviços
Académicos
Serviços de
Documentação e
Bibliotecas
Serviços
Financeiros e
Patrimoniais
Serviços de
Informática e
Comunicações
Serviços de
Recursos
Humanos
Cristina Lacerda
Margarida de
Carvalho
Baltazar Cruz
António Costa
Jorge Borges
Eliana Barros
Serviços Académicos
Pág. 06
Nota introdutória
Compete aos Serviços Académicos a gestão administrativa e académica dos processos que
afetam o percurso escolar dos estudantes, desde o ato de candidatura até à conclusão de
um curso de graduação e/ou pós-graduação, conferente de grau, em articulação com os
demais órgãos legal e estatutariamente competentes em matéria académica.
Compete ainda, aos Serviços Académicos, o processamento e divulgação de dados
estatísticos e informações no âmbito das atividades académicas, bem como a informar e
assessorar a reitoria e a administração.
A estrutura atual dos Serviços Académicos encontra-se em conformidade com o Artigo 4º do
Despacho n.º 5514/2012, de 23 de abril.
Tomando em consideração a melhoria contínua dos serviços, encontra-se em fase de
apreciação a reestruturação interna dos SA. Assim, pretende-se criar melhores condições de
funcionamento interno e melhoria na prestação de serviços, permitindo maior eficácia e
eficiência na resposta aos seus utentes.
Pág. 07
Organograma
Diretor de Serviços
Núcleo de
Apoio
Administrativo
Gabinete de Alunos
Setor
Secretariado
Núcleo 3º Ciclo
Núcleo de
Apoio aos
Registos
Setor de 3º Ciclo
Setor de
Equivalência e
Reconhecimento de
Graus
Núcleo de 1º e
2º Ciclo
Núcleo de
Informação
Setor de Ligação
à Comunidade
Académica
Pág. 08
Recursos Humanos
Os Serviços Académicos contabilizam 28 trabalhadores:
Nome
1.
Cristina Maria Lacerda Baptista
Categoria
Diretora de Serviço
2.
Rui Baio Mestre
Chefe de Divisão
3.
Maria de Fátima Coutinho do Rego
Técnico Superior
4.
Maria Jorge Morais Ribeiro da Rocha
Técnico Superior
5.
Jorge Manuel Godinho dos Santos
Especialista de Informática
6.
Antónia do Carmo dos Santos Grácio Teixeira
Coordenador Técnico
7.
Teresa Maria Poeira Lobato Sousa Pimentel Borges
8.
Isildo José Gomes Paulo
Técnico de Informática
9.
Marília de Jesus Pinto
10. Helena Margarida Teixeira Rebelo dos Santos
11. Elvira Maria Dias Teixeira
12. António José Eirô de Carvalho
13. Maria Salete Gomes da Costa da Cunha
Assistente Técnico
14. Paula Maria Gonçalves Carneiro Trindade da Conceição
Assistente Técnico
15. Ana Maria Alves da Cunha
Assistente Técnico
16. Florinda Teixeira da Cruz Santos
Assistente Técnico
17. Anabela Rodrigues Gonçalves
Assistente Técnico
18. Eduardo Fernando da Silva Menezes
Assistente Técnico
19. Delmina da Conceição Vieira Afonso Fraga
Assistente Técnico
20. Maria Adelaide Gomes Ferreira
Assistente Técnico
21. Cristina Maria Carvalho da Glória Saraiva
Assistente Técnico
22. Célia Zita Botelho Veloso Salgado
Assistente Técnico
23. Ângela Maria da Silva Queirós Teixeira
Assistente Técnico
24. Cristina da Costa Borges
Assistente Técnico
25. José Paulo Teixeira de Carvalho
Assistente Operacional
26. Maria Fernanda Batista
27. Maria da Conceição Oliveira dos Santos Barbosa
28. Paulo Jorge Santos Geiroto
Pág. 09
Análise SWOT
Pontos Fracos
Ponto Fortes
 Reduzida interação online com estudantes
 Qualificações/ competências
 Dificuldade em obter em tempo útil
informação académica dos estudantes
 Polivalência/ transversalidade funcional
 Qualidade da informação académica obtida
sobre os estudantes
 Dependência externa no apoio ao sistema
informático de gestão académica
 Suporte informático de gestão académica
robusto
 Estrutura organizativa capaz de
responder às necessidades dos utentes
 Divisão física dos Serviços Académicos por
dois pisos
Ameaças
 Tempo de resposta não atempada às
solicitações dos estudantes
 Quantidade e diversidade de solicitações dos
estudantes
 Dependência de outras unidades orgânicas
Oportunidades
 Implementação de sistema informático
para interação online com estudantes e
outros utentes externos
 Implementação do balcão eletrónico de
atendimento aos estudantes
 Criação de manual de procedimentos
interno
 Gestão documental (workflow)
 Parcerias internas e externas
Pág. 10
Plano de Formação
Os Serviços Académicos pretendem internamente e com recurso aos seus colaboradores,
oferecer ações contínuas de formação sobre matérias de natureza académica, visando a
qualificação dos seus colaboradores tendo em vista a melhoria da qualidade dos serviços
prestados.
O plano de formação para 2014 deverá ser elaborado tendo por base a oferta de formação
por parte da UTAD, ponderada a necessidade de formação evidenciada pelos colaboradores
e/ou responsáveis pelos núcleos.
Importa referir que os meses de maio a outubro serão meses de maior volume de trabalho,
pelo que, as ações de formação não deverão abranger este período temporal.
Identificam-se algumas das áreas temáticas com maior interesse para os Serviços
Académicos
Atendimento ao Público
Assistentes Técnicos Assistentes
Operacionais
Técnicos de Informática
Espirito de Grupo
Todos os Grupos Profissionais
Comunicação
Operacionais
Trabalho em Equipa
Informática
Especialistas de Informática, Técnicos
de Informática
Coaching
Técnicos Superiores
Especialistas de Informática
Liderança
Especialistas de Informática
Gestão do Tempo
Inglês
Operacionais
Serviços de Documentação e Bibliotecas
Pág. 11
Nota Introdutória
Enquanto estruturas de apoio ao ensino, à investigação, à envolvente com os seus diferentes
stakeholders, enquanto agentes sociais ativos no processo educativo superior vocacionados
para a colaboração na formação de cidadãos críticos, exigentes, participativos e informados,
enquanto interfaces de aprendizagem, de cooperação e parceria, a missão dos serviços de
documentação e bibliotecas (SDB) dilui-se na essência das suas funções em articulação com
o legado institucional. O seu papel de permanente interlocutor no processo proficiente com o
governo da instituição, com todas as estruturas da Academia e com todos os parceiros revelase determinante para o constructo do conhecimento e para o novo paradigma que ilustra o
contexto competitivo em que se vive, onde a transmissão, reprodução e difusão da
informação e do saber se assumem como verdadeiros eixos promotores da mudança.
Os serviços de documentação e bibliotecas surgem neste eixo educacional como autênticos
centros vivos para a aprendizagem, como interfaces ideais para a promoção e configuração
de novos métodos e modelos de ensino-aprendizagem, suscitando espaços de interatividade
e de consolidação de redes de relações nucleares a um processo dinâmico construtivo
inovador.
No sentido de acompanhar as exigências que impõem o número crescente dos utentes
destes Serviços, prosseguiremos com a política de modernização, de qualidade e proficiência
dos serviços prestados. Estes desafios serão emblematicamente representados através da
criação de um sistema de arquivo integrado, de implementação das bases de um sistema de
qualidade, de investimento em nova tecnologia, de aquisição de novas fontes informacionais
e reforço de competências através de formação.
Missão
Garantir de forma profícua e proficiente a recolha, o tratamento e a difusão dos documentos
nos seus diferentes formatos, contribuindo para o desenvolvimento e consolidação dos
diferentes saberes, da aprendizagem e da investigação, salvaguardando os valores e a
cultura organizacional, promover a edição e divulgação de documentos audio-scripto-visuais,
multimédia e gráficos e potenciar as redes de parceria e de cooperação através da extensão
e do apoio à comunidade.
Pág. 12
Visão
Centro promotor e gerador de oportunidades com reconhecimento de proximidade e inclusão.
Valores
Rigor, ética, transparência, competência, participação, respeito, pluralismo, gosto pela
inovação, qualidade, compromisso, espírito empreendedor, cultura de responsabilidade e de
prestação de contas.
Objetivos estratégicos

Disponibilizar um serviço proficiente de informação e comunicação;

Criar e desenvolver uma linha editorial com recurso a parcerias;

Destacar os serviços como ponto de referência de open learning system;

Contribuir para o reforço de competitividade, inovação e produtividade
académica.
Pág. 13
Organograma
Núcleo Arquivo
Núcleo
Audiovisuais e
Multimédia
Núcleo
Bibliotecas
Auditórios
Núcleo Editorial
e Gráfico
Editorial e
ofertas
permutas
Filmagens
Gráfica
Fotografia
Os SDB são dirigidos por um Diretor de Serviços e assessorado por um gabinete de apoio.
No âmbito das suas atribuições destacam-se a gestão e a direção de todos os núcleos que o
constituem.
Pág. 14
Análise SWOT
Pontos Fortes
 Elevada experiência e competência técnicas
 Qualidade dos serviços prestados
 Ambiente de interatividade e de proximidade com os
utilizadores dos serviços
 Forte espírito de equipa
 Elevado espírito colaborativo com stakeholders
 Organização funcional equilibrada e prospetiva
 Localização (evidência física) e instalações
 Work flow transversal aos núcleos e
desmaterialização dos documentos técnicos e
administrativos
Pontos Fracos
 Duplicação de tarefas e serviços por ausência de
centralização
 Ausência de uma estratégia de gestão de informação
integrada
 Desarticulação nos circuitos informacionais
 Ausência de um plano estratégico de preservação
digital e de interoperabilidade de sistemas de
informação
 Ausência de plano integrado de salvaguarda do
património audiovisual, fotográfico e multimédia
 Ausência de política estratégica de arquivo
institucional orgânico-funcional
 Competência para formação especializada e
prestação de serviços interna e externamente
 Escassez de recursos humanos qualificados e
especializados
 Estrutura organizacional de serviço mais flexível,
autónoma e proficiente
 Escassez de recursos financeiros
 Página Web e serviços direcionados on line
 Dispersão de recursos materiais inviabilizando a sua
rentabilização
 Facilidade em estabelecer parcerias com retorno
imediato
 Capacidade de inovação
 DSI direcionado
 Repositório institucional em franca consolidação
 Infraestruturas débeis
 Desinvestimento em recursos documentais e na
prestação de serviço à academia
 Carência de Software ajustado às necessidades
Web 2.0 e Web semântica (web 3.0)
 Propagação sonora entre pisos
 Concorrência interna
 Recursos informáticos e multimédia obsoletos
 Falta de comunicação em termos estratégicos com
algumas direções de serviço
 Política de marketing pouco desenvolvida
Oportunidades
Ameaças
 A partir do novo modelo de governação utilizar o
vetor comunicação para integrar e alinhar os serviços
de uma forma radial e mais participativa quer vertical
ou horizontalmente
 Conjuntura económica desfavorável
 Procura expansiva de documentos em acesso aberto
 Redução de alunos no Ensino Superior (decréscimo
demográfico)
 Aparecimento de parcerias de linhas editoriais
 Forte concorrência externa com uma oferta
diversificada de produtos (preço-qualidade)
Pág. 15
 Expansão e procura de trabalhos de investigação
para edição e ou impressão
 Políticas como por exemplo outsourcing como
solução para redução de custos
 Existência de tecido institucional envolvente que
procura novos modelos e conteúdos de emissão TV
 Impressão de publicações no mercado a baixa custo
sem controlo de direitos de autor
 Solicitações crescentes de eventuais parcerias e
colaborações ativas nas áreas do audiovisual,
fotografia e biblioteca
 Concorrência externa
 Existência de linhas de financiamento para melhorar
sistema de documentação e informação
Pág. 16
Recursos Humanos
Nome
1.
Categoria
Maria Margarida Melo de Carvalho
2.
António José da Silva Carvalho
Técnico Superior
3.
Maria dos Anjos Botelho Veloso Rodrigues
Técnico Superior
4.
Nelson Rogério dos Santos Pinto Monteiro
Técnico Superior
5.
Gil Nuno Correia Gomes
6.
Ana Paula Bernardo da Fonte
Assistente Técnico
7.
Anabela Antunes Machado
Assistente Técnico
8.
Áurea Margarida Espinha de Sousa
Assistente Técnico
9.
Barcínea Cláudia Martins Guimarães
Assistente Técnico
10. Carmen Maria Monteiro Taborda
Assistente Técnico
11. Cláudia Maria Gonçalves Cruz Madureira
Assistente Técnico
12. Eduardo Manuel Carvalho Montes
Assistente Técnico
13. Francisco José Soares Nogueira de Aguiar
Assistente Técnico
14. Isabel Maria Carvalho Sequeira Martins
Assistente Técnico
15. Lídia Maria Aguiar Ribeiro
Assistente Técnico
16. Lucinda de Jesus Macieirinha Teixeira de Sousa
Assistente Técnico
17. Luís Miguel Gonçalves Sousa Teixeira
Assistente Técnico
18. Maria Manuela Leal da Silva de Sousa
Assistente Técnico
19. Maria Manuela Pinto Valente Pereira
Assistente Técnico
20. Maria Teresa Pereira Pinto Carvalho
Assistente Técnico
21. Paulo Jorge de Oliveira Rodrigues
Assistente Técnico
22. Paulo Luís Rodrigues Veloso Gonçalves
Assistente Técnico
23. Rogério Paulo dos Santos Pinto Monteiro
Assistente Técnico
24. Rosária Maria Ramalho Tunes
Assistente Técnico
25. Rui Sérgio Anastácio Pires
Assistente Técnico
26. Agostinho Martins
27. Fernando Manuel da Costa Peixoto
28. Isabel Maria Carvalho Pires
29. Jorge Paulo Figueira Gonçalves Pinheiro
30. Maria Adelaide Ferreira Salgueiro Leandro
31. Maria Filomena Lemos Leal da Silva
32. Maria Isménia Martins Vilela Almeida
33. Mário João Valentim Taveira
Pág. 17
Plano Formação
Tendo em consideração o impacto positivo que reflete na dinâmica e gestão dos serviços
somos de propor, para o ano 2014, o seguinte plano de formação, com a inclusão de algumas
formações que, pelo seu grau de especificidade e transversalidade a todas as categorias
determinarão os ganhos de competências essenciais à prossecução dos objetivos e
implementação de boas práticas.
Inglês
Técnicos Informática
Assistentes Técnicos
Assistentes Operacionais
Espanhol
Técnico Informático
Arquivo e gestão documental
RCAAP | B-on
Técnico Superior
Assistente Técnico
Atendimento
Comunicação
Coaching
Assistentes técnicos
Técnico Superior
Mentoring
Técnico Superior
Edição e gravação de imagens
estáticas e dinâmicas
Técnico Superior
Assistente Técnico
Edição e composição gráfica
Assistente Técnico
Serviços Financeiros e Patrimoniais
Pág. 18
Nota Introdutória
A atividade dos Serviços Financeiros e Patrimoniais (SFP) decorre diretamente das
atribuições que lhe estão cometidas pela Lei Orgânica da UTAD, bem como de atribuições,
designadamente em matéria de representação ou prestação de informação, que decorrem
de outra legislação em vigor. Desenvolvem as suas tarefas tendo por base o apoio às
atividades ensino, investigação e prestação de serviços à comunidade.
Estes Serviços são dirigidos por um Diretor de Serviços e compreende os núcleos:
Financeiro, constituído por três Setores, Orçamento e Conta, Contabilidade/Tesouraria e
Acompanhamento e Execução Financeira de Projetos e o Patrimonial constituído por dois
Setores, o de Aprovisionamento/Stocks e de Património.
Organograma
Núcleo
Financeiro
Núcleo
Patrimonial
Setor de
Aprovisionamento/
stocks
Setor de
Orçamento/ Conta
Setor de
Património
Setor de
Contabilidade/
Tesouraria
Setor de Acompanhamento,
Avaliação e execução de
projetos
Pág. 19
Recursos Humanos
Os Serviços Financeiros e Patrimoniais têm ao seu serviço 34 funcionários não docentes, 2
Técnicos Superiores, 5 Coordenadores Técnicos (1 licenciado), 19 Assistentes Técnicos (4
licenciados), 2 Técnicos de Informática e 6 Assistentes Operacionais (2 licenciados).
Todos têm à sua responsabilidades os meios materiais e tecnológicos necessários ao
desenvolvimento das suas funções, devidamente registados no património da UTAD.
Para implementação da contabilidade analítica vai ser necessário mais dois recursos
humanos com formação específica nesta área.
Ao nível tecnológico gerem os servidores de apoio ao sistema integrado de gestão (GIAF)
financeira e patrimonial em estreita cooperação com os Serviços de Informática, INDRA e
Gatewit e sistemas partilhados da administração Pública, nomeadamente DGO, Compras
Públicas, Finanças e Património.
Nome
Categoria
1.
Baltazar Sousa da Cruz
Diretor de Serviço
2.
Pedro Hildeberto Marques Borges
Técnico Superior
3.
Maria Angelina Ribeiro Botelho
4.
5.
6.
Maria da Conceição Magalhães de Barros Lapa
Maria de Lurdes da Conceição Rodrigues
Gonçalves
Maria Helena Malheiro de Sousa da Silva Ventura
7.
Maria José Cunha Almeida
8.
Cristina Maria Fraga dos Santos Mourão
9.
Joaquim Agostinho Gouveia Miranda
10. Ricardo Miguel da Costa Martins
11. Adélia Monteiro da Costa Fraga
Assistente Técnico
12. Agostinho Filipe Teixeira de Moura
Assistente Técnico
13. Ana Isabel Ferreira do Nascimento Reis
Assistente Técnico
14. Avelino Augusto Guerra Fernandes
Assistente Técnico
15. Fernando Jorge Pereira Morais
Assistente Técnico
16. José António Rodrigues de Carvalho
Assistente Técnico
Pág. 20
Nome
17. José Carlos Gonçalves Valério Pinto
Categoria
Assistente Técnico
18. Júlia Maria Rodrigues Marcelino Mesquita
Assistente Técnico
19. Lúcia Maria Alves da Cunha
Assistente Técnico
20. Manuel Fernando Teixeira Novais
Assistente Técnico
21. Maria Arminda Miranda dos Santos
Assistente Técnico
22. Maria Helena da Costa Ribeiro
Assistente Técnico
23. Maria José Rodrigues Dinis da Cruz
Assistente Técnico
24. Maria Manuela Sampaio Campos Ferreira Pontes
Assistente Técnico
25. Otília Maria Fonseca da Rocha Silva
Assistente Técnico
26. Paulo Alexandre Pelotas Teixeira
Assistente Técnico
27. Rui Filipe Ferreira de Carvalho
Assistente Técnico
28. Vera Lúcia Soares Branco Monteiro
Assistente Técnico
29. Cristina Maria Montezinho Oliveira
30. Daniela Cristina Martins Miranda dos Santos
31. Luís Alberto Martins Guimarães
32. Luís Manuel Vieira Carneiro
33. Manuel Fonseca Rocha
34. Manuel Hermínio Pereira Guerra
Pág. 21
Análise SWOT
Da análise ambiental resultou a seguinte matriz:
Pontos Fracos
 Página Web
 Acolhimento, conforto e funcionalidade do
espaço físico
Pontos Fortes
 Qualidade do atendimento focado no utente/
cliente
 Recursos tecnológicos
 Recursos financeiros limitados
 Parcerias com outras Instituições
 Nível de qualificação dos RH nas atividades
 Credibilidade e confiança nos serviços
desenvolvidas a melhorar
Ameaças
Oportunidades
 Constrangimentos de carácter orçamental
 Modernização da Administração Pública
 Sucessivas mudanças nas políticas públicas
e legislação
 Utentes/ Clientes mais informados
 Melhorar a cultura organizacional
 Enquadramento legislativo
 Contexto de renovação e mudança
Pág. 22
Objetivos operacionais
Os objetivos operacionais são considerados aqueles que temos de alcançar no imediato
(durante um ano). Para estes Serviços, tendo por base a eficácia, eficiência e qualidade,
delinearam-se os seguintes:
Eficácia

Otimizar os tempos de resposta;

Garantir o cumprimento dos prazos de pagamento a fornecedores/Outros;

Reduzir Custos;

Rentabilizar as receitas.
Eficiência:

Consolidar a base tecnológica;

Desmaterialização de processos;

Melhorar a transparência financeira;

Melhorar a operacionalidade dos serviços.
Qualidade:

Aumentar o grau de satisfação dos clientes;

Desenvolver competências nos recursos humanos,

Início da certificação dos Serviços.
Pág. 23
Plano de Formação
Atendimento
Auditoria
Contabilidade Pública
Contabilidade Patrimonial
Gestão
Gestão Financeira
Gestão Projetos
Coordenadores Técnicos
Informática
Inventariação
Logística
Regime Jurídico (CCP)
Stocks
Serviços de Informática e Comunicações
Pág. 24
Nota Introdutória
Os Serviços de Informática e Comunicações da Universidade de Trás-os-Montes e Alto
Douro (SIC-UTAD) desenvolvem a sua atividade nos domínios do planeamento, gestão,
promoção e suporte das comunicações de dados IP, segurança informática, centro de
dados e computação na nuvem, gestão de tecnologias informáticas, sistemas de
informação e aplicações informáticas, serviços multimédia e gestão de informação em
alinhamento com as atividades e estratégia da Universidade de Trás-os-Montes e Alto
Douro (UTAD).
Compete-lhe ainda a gestão da qualidade dos serviços prestados, recorrendo a indicadores
que entenda adequados e à monitorização do seu comportamento.
Os Serviços de Informática e Comunicações compreendem 2 divisões, podendo ser geridos
por dirigentes intermédios de 2º grau que reportam diretamente à Administradora:
1. Infraestruturas, comunicações e suporte;
2. Sistemas de Informação, multimédia, conteúdos e gestão de informação;
À Divisão de Infraestruturas, Comunicações e Suporte compete apoiar os utilizadores,
planear, gerir e manter toda a infraestrutura técnica adequada à exploração das aplicações
e serviços de suporte à gestão e funcionamento da instituição, em resposta a necessidades
transversais identificadas na estrutura da Universidade ou sua gestão, nomeadamente:
Definir normas e procedimentos técnicos nas áreas da sua competência;
a) Centro(s) de dados (Datacenter), sistemas e serviços instalados;
b) Rede de comunicações de voz IP e de dados;
c) Serviços de suporte às comunicações;
d) Diretórios e serviços de autenticação;
e) Sistemas e políticas de segurança informática e das comunicações;
f)
Assegurar um serviço de resposta a incidentes de segurança informática,
nomeadamente de tratamento e coordenação da resposta a incidentes, na
realização de auditorias, na produção de alertas e recomendações de
Pág. 25
segurança e na promoção de uma cultura de segurança informática na
UTAD;
g) Sistemas de virtualização, armazenamento e salvaguarda de dados;
h) Servidores de ficheiros, impressão, mensagens eletrónicas e bases de
dados;
i)
Sistemas de computação na nuvem privados ou híbridos;
j)
Especificação e execução técnica em outsourcing/ insourcing de projetos
nas componentes de tecnologias de informação e comunicação;
k) Apoio ao utilizador interno da UTAD (alunos, funcionários e docentes);
l)
Suporte à formação nas áreas das tecnologias de informação e
comunicação;
m) Suporte a infraestruturas de videoconferência e IP TV;
n) Captação de receitas para a Universidade pela participação em projetos,
serviços ou consultorias ao exterior da comunidade académica, alinhados
com a estratégia, sustentabilidade e missão da UTAD;
o) Outras competências ou funções delegadas pela Administração ou diretor
de serviços;
À Divisão de Sistemas de Informação compete garantir o correto funcionamento das
aplicações corporativas e colaborativas, proceder à sua manutenção e atualização, bem
como conceber, planear e coordenar o desenvolvimento das aplicações necessárias em
resposta a necessidades transversais identificadas na estrutura da Universidade ou sua
gestão, nomeadamente:
a) Definir normas e procedimentos técnicos nas áreas da sua competência;
b) Sistemas de informação internos da UTAD;
c) Sites e portais da UTAD;
d) Suporte nas componentes de multimédia, design e gestão de conteúdos;
e) Planear e implementar sistemas de consolidação e reporte integrado de
informação;
f)
Prestar informação integrada, nas áreas de competência, aos órgãos de
gestão da Universidade;
g) Aplicações de suporte às atividades de gestão da UTAD;
h) Especificação e execução técnica em outsourcing/ insourcing de projetos
nas componentes de tecnologias de informação e comunicação;
Pág. 26
i)
Suporte à formação nas áreas das tecnologias de informação e
comunicação;
j)
Participação em projetos e grupos de trabalho nas suas áreas de
intervenção, tendo em vista promover o desenvolvimento de serviços
inovadores;
k) Suporte ao e-learning e tecnologias associadas ao ensino não presencial;
l)
Suporte à UTADTV e sistemas de broadcast áudio e vídeo;
m) Captação de receitas para a Universidade pela participação em projetos,
serviços ou consultorias ao exterior da comunidade académica, alinhados
com a estratégia, sustentabilidade e missão da UTAD;
n) Outras competências ou funções delegadas pela Administração ou diretor
de serviços.
Missão
Os Serviços de Informática e Comunicações da UTAD têm como missão garantir o apoio nas
áreas de infraestruturas tecnológicas e comunicações, aos sistemas de informação e
aplicações informáticas para além de, promover e fornecer serviços avançados nas áreas
das tecnologias e dos sistemas de informação e comunicação à comunidade académica,
garantindo qualidade na sua utilização assim como a constante inovação dos serviços
prestados.
Pág. 27
Organograma
Administrador
Divisão de
Infraestruturas,
Comunicações e
Suporte
Divisão de
Sistemas de
Informação
Núcleo de
Infraestruturas,
Comunicação e
Datacenter
Núcleo de Suporte
ao Utilizador
Núcleo de
Sistemas
Núcleo de
Sistemas de
Informação e
Suporte ao Ensino
Núcleo de
Multimédia e
Conteúdos
Pág. 28
Recursos Humanos
Nome
1.
Categoria
Alberto Manuel Moreira Meneses Vasconcelos
2.
Ana Rosa Pereira
3.
António Manuel Araújo da Silva Rio Costa
4.
Carlos Manuel Pereira da Costa
5.
Fernando Manuel Fernandes Rodrigues
6.
Jorge José dos Santos Borges
7.
Luís Filipe Amaro Gens
8.
António Jorge Montes de Carvalho
9.
Carlos Alberto Gomes Paulo
10. José Eduardo Rosas Fraga
11. Luís Miguel dos Santos Pinto Monteiro
12. Vítor Manuel dos Santos Sá
13. Maria Teresa Loureiro Batista
Assistente Técnico
14. Delfina de Jesus da Costa Pinto
Pág. 29
Análise SWOT
Pontos Fracos
Pontos Fortes
 Ausência de cultura de qualidade
 Equipa motivada e empenhada
 Número insuficiente de R. H.
 Equipa multidisciplinar com domínio
transversal das TIC
 Dispersão geográfica das instalações
 Infraestruturas débeis
 Pouca articulação entre os vários S.I. da
UTAD
 Falta de cultura e práticas de utilização
dos SI da UTAD
 Administração empenhada e
comprometida
 Projetos SAMA aprovados
 Bom relacionamento e imagem junto de
instituições congéneres e empresas
Ameaças
 Constrangimento orçamental
 Qualificação dos funcionários
 Aumento do número de equipamentos
informáticos no campus
Oportunidades
 Maior exigência de utilização da
tecnologia por parte dos alunos,
docentes e investigadores
 Construção Espaço Europeu de Ensino
 Evolução das T.I
 Desconfiança generalizada nos serviços
prestados
 QREN
 Expectativas elevadas em relação aos
 Novo quadro da gestão baseado numa
benefícios das T.I.
visão estratégica
Serviços de Recursos Humanos
Pág. 30
Nota introdutória
Os Serviços de Recursos Humanos (SRH) foram criados através do Despacho Normativo n.º
63/2008, alterado pelo Despacho Normativo n.º 22/2012 (artigo 29.º). Posteriormente, por
Despacho n.º 5514/2012, foi aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços, onde são
definidas a sua estruturação, funções e competências.
Neste contexto, os Serviços de Recursos Humanos têm como missão a definição e
implementação de políticas de gestão do pessoal e do expediente da Universidade,
compreendendo os seguintes Núcleos/áreas de atuação: a) Gestão de Pessoal; b)
Vencimentos e Abonos; c) Expediente Geral; d) Formação e Avaliação de Desempenho. A
sua estrutura mostra-se eficaz e abrangente, no intuito de garantir o cumprimento das normas
legais e, apesar das dificuldades em matéria de gestão de pessoal, tem subsistido um esforço
conjunto no sentido da rentabilização dos recursos existentes.
A Direção dos Serviços de Recursos Humanos (DSRH) procura participar na gestão de
domínios como o administrativo e o de pessoal, coadjuvando, o reitor e a administração no
que respeita ao exercício das suas competências. Busca, ainda, garantir a normalização e
uniformidade dos procedimentos administrativos, promovendo a coerência e a adequação do
sistema de articulação entre a DSRH e os restantes serviços/unidades funcionais.
Existem, assim, pontos-chave que orientam o modo de atuação destes serviços, de modo a
cumprirmos a nossa missão. Refletimos, pois, sobre a gestão da mudança e melhoria
contínua como um processo de consciencialização e compromisso contínuo das pessoas
para dirigir e apoiar o processo de transformação; outro aspeto que nos merece atenção é a
necessidade de orientação e focalização nos resultados, com o fim de verificar a
implementação das ações propostas e de rever objetivos e metas; preocupamo-nos com a
necessidade do aperfeiçoamento da competência relacionada com a relação com os nossos
clientes, por julgarmos que este item de integração dos vários agentes contribui claramente
para o alcance das nossas finalidades. Também a gestão das pessoas é considerada
fundamental na medida em que todos os colaboradores devem estar direcionados para os
objetivos e metas da Instituição, isto é, alinhados com a estratégia da organização.
Pág. 31
Temos consciência de que os Serviços de Recursos Humanos são uma das unidades
funcionais que serve de elo entre a hierarquia de topo e os trabalhadores, devendo, por isso,
procurar cuidar da integridade da sua imagem e da própria UTAD perante os trabalhadores,
em particular, e da comunidade, em geral, e, por outro lado, dos direitos daqueles perante a
Universidade.
Organograma
Núcleo
Expediente
Geral
Núcleo Gestão
de Recursos
Humanos
Núcleo
Vencimentos e
Abonos
Pág. 32
Recursos Humanos
Humanos: 12 trabalhadores, sendo 1 técnico superior (Direção), 1 técnico de informática, 3
coordenadores técnicos, 4 assistentes técnicos e 3 assistentes operacionais. A equipa é
suficiente para o desempenho das funções necessárias à prossecução dos objetivos dos
serviços, nomeadamente após a efetivação da reorganização das atividades a desenvolver
por cada elemento, bem assim como da adequação/utilização dos sistemas tecnológicos e
das bases de dados;
Nome
Categoria
1.
Eliana da Costa Barros
2.
Maria Otília Fernandes Ferreira Martins
3.
Odete da Conceição Pereira
4.
Paula Maria Gomes da Costa Nicolau
5.
César Albertino de Carvalho Ferreira
6.
Ana Paula Ribeiro Machado Castro Pereira
Assistente Técnico
7.
Ana Paula Abreu Barradas Tojal da Silva
Assistente Técnico
8.
José Filipe Nóbrega Ferreira
Assistente Técnico
9.
Paulo Faceira Ferreira
Assistente Técnico
10. Carolina Gomes do Nascimento
11. Mariana da Conceição Magalhães Fernandes
12. Manuel Tavares Leandro
Pág. 33
Análise SWOT
Pontos Fracos
Pontos Fortes
 Qualificação dos recursos humanos
 Sentido de responsabilidade
 Recursos financeiros limitados
 Adaptação às mudanças
 Espaços físicos existentes
 Respostas atempadas/preocupação com a
prestação de um serviço de qualidade
 Rigor na execução das tarefas
 Alinhamento com a Administração
 Página intranet
Ameaças
 Redução de recursos humanos
 Mudança das regras (MEC)
 Rigidez do sistema retributivo
 Clientes cada vez mais exigentes
Oportunidades
 Consolidar uma mudança cultural com
base no SIADAP
 Aumentar as qualificações dos RH
 Contexto de renovação e mudança
 Maior articulação entre as unidades
funcionais
 Enquadramento legislativo
Serviços de Apoio ao Reitor
Pág. 34
Nota introdutória
De acordo com os estatutos da UTAD o Reitor dispõe de um serviço, no qual estão integrados
o gabinete de assessoria jurídica, o gabinete de assessoria de planeamento e um
secretariado, que tem como principais objetivos prestar apoio à Reitoria e demais órgãos de
Governo, Consultivos e Administradora da UTAD.
Assim, e no âmbito das suas competências os gabinetes afetos aos Serviços de Apoio ao
Reitor têm as seguintes funções:
Gabinete de Assessoria Jurídica

Realiza estudos, emite pareceres e presta informações de natureza jurídica em
matérias atinentes às atribuições e competências da Universidade ou em que esta
tenha interesse;

Presta apoio jurídico em matéria de processos disciplinares, de inquérito e de
averiguações;

Colabora na preparação de regulamentos e outros normativos internos, bem como
de instrumentos jurídicos nos quais a Universidade ou suas estruturas sejam parte,
designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua
compatibilização com a lei geral;

Intervém em reclamações, recursos hierárquicos e processos de contencioso
administrativo em que os órgãos da Universidade sejam parte e, bem assim, em
relação às questões que exijam a constituição de mandatário judicial, colaborar na
preparação da defesa da posição institucional naquilo que, sem prejuízo da respetiva
competência e deveres, seja complementarmente requerido;

Estuda os contratos de qualquer natureza, bem como preparar as minutas de
documentos de caráter legal envolvendo a Universidade;

Constitui e mantem, com as devidas garantias de reserva e privacidade, uma base
de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das respetivas
competências e daqueles cuja especialização ou funções específicas na
Pág. 35
Universidade justifiquem o respetivo acesso, recolhendo e divulgando a legislação
pertinente para a atividade da Universidade;

Faz sugestões de medidas a adotar para o melhor funcionamento dos serviços e
estruturas da Universidade;

Apoia tecnicamente os procedimentos de contratação e processos de realização de
despesas, sempre que seja solicitado.
Gabinete de Assessoria de Planeamento

Elabora estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;

Produz indicadores de desempenho e estatísticas previsionais de suporte à tomada
de decisão;

Apoia o processo de planeamento estratégico da Universidade;

Produz estudos/ relatórios de apoio à gestão estratégica;

Contribui para o desenvolvimento e otimização dos sistemas de gestão e de
informação de apoio à avaliação e planeamento estratégico;

Apoia a organização de um sistema de controlo interno;

Efetiva um controlo de gestão, por forma a garantir uma gestão por objetivos:

Assegura a gestão de Scorecard, visando a monitorização do planeamento
operacional da implementação das iniciativas estratégicas;

Procede à análise e controlo periódicos das atividades da UTAD;

Apoia os diversos serviços na identificação e implementação dos seus indicadores
de atividade;

Produz regularmente informação de gestão destinada à Administração;

Estabelece, de acordo com orientações superiores, contactos com as unidades
orgânicas da UTAD e com organismos e entidades externas;

Presta o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informação e à
preparação de reuniões dos órgãos de governo e dos órgãos consultivos da UTAD;

Apoia a elaboração do plano de atividades e do relatório de atividades da UTAD;

Apoia a elaboração do plano de atividades e do relatório de atividades dos Serviços
da UTAD;

Acompanhar a execução dos projetos de investimento;

Elaborar a proposta do plano de ação anual.
Pág. 36
Secretariado

Trata dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Reitor e à representação
da UTAD;

Avalia as comunicações recebidas por organismos públicos, com incidência especial
no Gabinete;

Estabelece, de acordo com orientações superiores, contactos com as unidades
orgânicas da UTAD e com organismos e entidades externas;

Assegura o apoio ao Reitor no âmbito do Conselho de Reitores das Universidades
Portuguesas (CRUP), bem como em outras representações externas;

Superintende, de acordo com orientações superiores, nos assuntos de protocolo a
cargo da Reitoria;

Presta apoio às reuniões do Reitor com entidades externas;

Presta o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informação e à
preparação de reuniões dos órgãos de governo e dos órgãos consultivos da UTAD;

Assegura as convocatórias, o apoio às reuniões e a elaboração das atas das reuniões
dos órgãos de governo e dos órgãos consultivos.
Pág. 37
Organograma
Por delegação do Reitor da UTAD, através do Despacho n.º 12806/2013, publicado no Diário
da República, 2.ª série — N.º 193 — 7 de outubro de 2013, compete ao Administrador gerir
e coordenar o Serviço de Apoio ao Reitor.
Reitor
Administrador
Gabinete de
Assessoria
Jurídica
Gabinete de
Assessoria de
Planeamento
Secretariado
Apoio ao
Secretariado
Recursos Humanos
Nome
Categoria
1.
Alexandra Maria Alves Coutinho Rodrigues
Técnico Superior
2.
Andreia Catilina Soares Coutinho Simões
Técnico Superior/Jurista
3.
Gina Maria Marques de Carvalho Santos
Técnico Superior
4.
Lília Maria Ribeiro Macieirinha
Técnico Superior
5.
Sara Alves Dias
Técnico Superior
6.
Sónia Cristiana Silveira Pinto do Rego
Técnico Superior
7.
Isabel Maria Fernandes Ferreira Pires
Assistente Técnico
8.
Fernando Manuel Azevedo
9.
Julieta Castelo Fernandes Monteiro
10. Maria Adelaide Pereira Martins Catalão
Pág. 38
Anexo I – Plano de Ação dos Serviços
Pág. 39
EIXOS
N.
IV - ORGANIZAÇÃO,
GESTÃO E
IV.
2.4
Operacionalização
"Caderno de
especificações"
concluído até
dezembro 2014
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Criar uma lista de
especificações com a
informação a constar
na plataforma de
forma a poder ser
implementada pelos
serviços competentes
(informática)
"Caderno de
especificações"
concluído até
dezembro 2014
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Nº estudantes de
2º e 3º ciclo
inscritos pela 1ª
vez (Criação da
funcionalidade)
Receber candidaturas
a 2º e 3º ciclos
exclusivamente online.
Processo de seriação
e matrícula pode
ainda ser manual.
Plataforma criada
para as
candidaturas
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Nº atividades
(propostas de
funcionalidades)
desenvolvida em
parceria com
associação dos
antigos
estudantes
Contribuir para a
definição de
funcionalidades
específicas para os
antigos estudantes
acessíveis num portal
destinado aos alunos
da UTAD
Funcionalidades
propostas para
integrar a
plataforma
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Nº de
procedimentos
implementados
Auditar
periodicamente:
.procedimento de
emissão de
documentos;
.procedimento de
criação e cobrança de
dívidas
Intranet e
SIGACAD
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
Criar plataforma
para criação de
cursos
Desenvolvimento
da plataforma
Criar uma lista de
especificações com a
informação a constar
na plataforma de
forma a poder ser
implementada pelos
serviços competentes
(informática)
Criar plataforma de
interface e de
gestão de
processos
Nº estudantes
"incoming" e
"outcoming"
nacionais e
internacionais
(Criação da
plataforma)
Atrair estudantes
de 2º e 3º ciclo
Criar interface que
permita a gestão
das candidaturas,
matrículas e
processos
académicos não
presenciais
Envolver os
antigos estudantes
Criar plataforma
que permita manter
o contacto com
antigos estudantes
e que sirva de
veículo de
informação
designadamente
oferta de formação
Reorganizar
unidades
curriculares
I - ENSINO E FORMAÇÃO
I.3.
4
RESPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
INDICADORES
MEDIDAS
AÇÕES
Instituir
procedimentos de
autoavaliação e
auditorias internas
FONTE DE
INDICADORES
EIXOS
Pág. 40
N.
MEDIDAS
IV.
3.2
AÇÕES
INDICADORES
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
RESPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Publicação dos
manuais e
realização de
pelo menos uma
formação em
cada uma das
áreas
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Melhorar as
condições laborais
dos trabalhadores
da UTAD
Avaliação dos
progressos
Formação interna de
atendimento telefónico
orientada para o
cumprimento da
estratégia definida na
implementação do
"call-center"
Formação interna na
área de atendimento
presencial visando a
conclusão imediata de
alguns processos no
ato de atendimento
Reorganizar/
reestruturar os
Serviços
Apresentação de
uma proposta de
estrutura do
serviço até ao dia
6 janeiro
Plano de Atividades
janeiro 2014
Direção de
Serviços
Direção de
Serviços
Definir mapa de
competências e
funções de cada
trabalhador afeto ao
serviço
Envio em formato
digital de
competências e
funções de cada
trabalhador
Plano de Atividades
janeiro 2014
Direção de
Serviços
Direção de
Serviços
Definir política de
qualidade
Relatório de
implementação
do processo de
qualidade
Descrever e
implementar 5
processos
Nº de processos
publicados e
implementados
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Relatórios de
monitorização da
implementação
da estratégia
Disponibilizar
funcionalidades online
para interação com os
alunos, aumentar a
quantidade de
processos com
decisão imediata no
ato de atendimento e
melhoria do
atendimento
presencial
Processos
implementados
online.
Procedimentos
implementados
com decisão
imediata
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Direção de
Serviços
Gabinete de alunos
Melhorar práticas e
procedimentos de
gestão
IV.
3.3
procedimentos de
gestão
Implementar uma
estratégia de
melhoria da
qualidade dos
Serviços
Académicos da
UTAD
Implementar
processos de
desmaterialização
Implementar
circulação online de
processos relativos
à interação dos
estudantes com os
serviços
académicos
Nº de processos
Plataforma web
Implementação
on line dos
modelos de:
Candidaturas,
requerimentos,
matrículas,
creditações e
certidões
Melhorar a
qualidade dos
serviços aos
estudantes
Realizar inquéritos
e criar um espaço
destinado a
rececionar
sugestões de
melhoria/reclamaçõ
es
Índice de
satisfação com os
serviços
Inquéritos de
satisfação aos
estudantes
nº de ações
promovidas
(inquéritos)
Pág. 41
EIXOS
N.
MEDIDAS
AÇÕES
I.1.6
Melhorar a
qualidade do
ensino e da
aprendizagem
I.2.8
Elaborar
proposta de
regulamento
para a área
editorial
II - Ciência & Tecnologia
I.2.8
II.1.8
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
Nº de ações de
divulgação da
B-on
Ações de
divulgação 1º,
2º e 3º ciclo
Ficheiro de
controlo de
Gestão
% de utilização
da B-on pelos
estudantes
propor
estrutura
informática
para aferição
de nº
utilizações
Plataforma Bon
Incentivar o uso
da B-on entre
estudantes
I.1.6
Promover a
eficiência
pedagógica e o
sucesso
escolar
INDICADORES
Criação
proposta de
regulamento
editorial
elaborar
proposta
FONTE DE
INDICADORES
Informação
com proposta
de regulamento
editorial
Operacionalização
Paulo Veloso
3 ações
/ano
cumpre- 3;
supera- 4;
taxa de
reforço- 5
Paulo Veloso
direção
contador
eletrónico
1 estrutura
estatística
de
frequência
direção
uma
proposta
enviada
para
apreciação
cumpre- 1
até 31 de
dezembro
2014;
supera- 1
até 31
julho 2014;
taxa de
reforço- 1
até 30
junho
direção
Mª Anjos Veloso
direção
Nº publicações
analisadas
criação de
modelo recolha
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Mª Anjos
Veloso
um modelo
Nelson
Monteiro
emissão
em 4
escolas
cumpre- 4;
supera - 5;
taxa de
reforço - 6
Nelson Monteiro
direção
3 ações
/ano
cumpre - 3;
supera - 4;
taxa de
reforço - 5
direção
Gil Gomes
produtivida
de média
global (nº
total de
depósitos|
validação
realizados/
Nº total
rececionad
os)* 100
cumpre 75%;
supera 90%; taxa
de reforço
- 100%
Gil Gomes
Reforçar a
presença da
UTAD nas
Escolas
Secundárias
Nº de sessões
da UTAD Tv
nas escolas
Deslocações às
Escolas
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Atrair novos
públicos
Promoção de
cursos
especializados
(Edição vídeo,
técnicos BAD)
Nº cursos não
conferentes de
grau realizados
ações de
formação
% cursos
Otimizar o
depósito de
documentos
científicos no
repositório da
UTAD
Metas
cumpre85%;
supera 100%; taxa
de reforço
- 100%
sem erros
Atrair
estudantes de
1º ciclo
Reforçar as
estruturas de
suporte à
investigação
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Nº de
documentos
submetidos
anualmente
depósito de
teses e
validação autoarquivo
estatísticas
repositório
III - DESENVOLVIMENTO ECONÓMICO E SOCIAL
EIXOS
Pág. 42
N.
MEDIDAS
Fomentar
parcerias de
colaboração
privilegiada
com
empresas/insti
tuições
III.6.1
III.6.3
INDICADORES
Estabelecer
parcerias,
colaborações in
e out
% parcerias
entre grupos de
I&D e as
empresas
Fomentar a
prestação de
serviços
Montante de
financiamento
privado,
resultante da
prestação
serviços
Dinamizar
atividades de
natureza
cultural,
artística, social
e desportiva
Promover o
voluntariado de
raiz cientifica,
cultural e social
Dinamizar
atividades de
natureza
cultural,
artística, social
e desportiva
Planear e
promover um
programa de
eventos
comemorativos
dos 40 anos de
ensino superior
em Vila Real
(científicos,
académicos,
culturais e
desportivos)
III.6.3
IV - ORGANIZAÇÃO, GESTÃO E SUSTENTABILIDADE
AÇÕES
IV.2.1
IV.2.3
Nº de
atividades
promovidas
Promover
gestão por
objetivos nos
diferentes
níveis de
decisão,
serviços e
estruturas
especializada
Incorporar nos
planos de
atividades, e
nos
instrumentos
de avaliação as
ações que
emanam do
plano
estratégico
promoção
marketing
relacional
Rentabilizar
espaços e
recursos com
novos preçários
Integração de
pessoas ao
abrigo trabalho
comunitário
FONTE DE
INDICADORES
nº de pedidos
para parceria
Nº de
orçamentos
realizados
% de
voluntários
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Metas
Operacionalização
direção
2 parcerias
concretiza
das /ano
cumpre - 2;
supera - 3;
taxa de
reforço - 4
direção
António
Carvalho,
Nelson
Monteiro,
Barcínea
Guimarães,
Rosária Tunes
Nº total de
pedidos/nº
total de
resposta
dentro do
prazo 5 du
cumpre 90%;
supera
100%; taxa
de reforço1005 com
média de 3
du sem
erros
António Carvalho,
Nelson Monteiro,
Barcínea
Guimarães, Rosária
Tunes
direção
Nº de
pedidos
externos /
Nº pedidos
satisfeitos
cumpre 85% dos
pedidos;
supera 100%; taxa
de reforço
- 100%
processual
mente bem
instruídos
e
monitoriza
dos
direção
Isabel Sequeira e
Nelson Monteiro
levantamento
de imagens e
vídeos
% de trabalho
executado
Isabel Sequeira
e Nelson
Monteiro
Nº de
pedidos
solicitados/
nº de
pedidos
satisfeitos
*100
monitorização
mensal
% de
realização
direção
% de
execução
das
medidas
direção
direção
% de
execução
das
medidas
com infº
disponível
(semestral)
direção
direção
%
execução
dos
objetivos
(trimestral)
direção
direção
% de
concretizaç
ão dos
indicadore
s
direção
Nº de
participantes
% alinhamento
dos planos de
atividade
IV.2.1
IV.2.1
Nº atividades
desenvolvidas
ao abrigo do
estatuto do
voluntariado
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
% alinhamento
do QUAR
monitorização
mensal
% de
realização
% alinhamento
do SIADAP
monitorização
mensal
% de
realização
%
cumprimentos
dos objetivos
definidos
monitorização
mensal
% de
realização
EIXOS
Pág. 43
N.
MEDIDAS
AÇÕES
IV.2.3
INDICADORES
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
% cumprimento
dos objetivos
definidos
Elaborar
relatórios
mensais de
controlo gestão
administrativa
FONTE DE
INDICADORES
% de
cumprimento
objectivos
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Metas
Operacionalização
Grau de
cumprimen
to do
calendário
fixado
cumpre
4/ano;
supera - 5/
ano; taxa
reforço - 5
/ ano +
relatório
súmula
direção
direção
Grau de
cumprimen
to do
calendário
fixado
cumpre - 4
relatórios
de
acompanh
amento;
supera - 5;
taxa de
reforço 5+ relatório
detalhado
direção
direção
Propor um
plano de
monitorização
contínua dos
planos
Plano de
monitorização
IV.2.3
Manter plano
de
monitorização
já existente
% de
cumprimento
de objetivos por
núcleo
Instituir
procedimentos
de
autoavaliação e
auditorias
internas
Nº de
procedimentos
implementados
monitorização
semestral
% de afinação
e propostas de
melhoria
direção
motivar
trabalhador
es para a
melhoria
de
procedime
ntos e
implement
ar
rotatividad
e para
minimizar
riscos
Criar
mecanismos
de
envolvimento
dos
trabalhadores
não docentes
Elaborar plano
formação in e
out
N.º de ações
promovidas
reunião staff e
apresentação
proposta
Nº formações
realizadas
direção
Nº
formações/
Nº RH *
100
cumpre- 3;
supera- 4;
taxa de
reforço- 5
direção
Implementar o
plano de
ordenamento
do campus e
definir plano
de
infraestruturas
Reorganizar
espaços numa
lógica de
concentração e
proximidade
promovendo as
sinergias entre
áreas
direção
Taxa de
concretizaç
ão
cumpre 85% dos
pedidos;
supera90%; taxa
de reforço
- 100%
direção
direção
assegurar
resposta a
pedidos de
formação e
auto
formação
direção
direção
concluir 1
proposta
direção
IV.2.4
IV.3.2
Melhorar
práticas e
procedimentos
de gestão
Utilização
infraestruturas
Dinamizar
infraestruturas
Melhorar as
condições
laborais dos
trabalhadores
da UTAD
Avaliação dos
progressos
Nº de reuniões
de aferição de
condições
Reorganizar/
reestruturar os
Serviços
Apresentação
de uma
proposta de
estrutura do
serviço até ao
dia 6 janeiro
elaboração
proposta
Nº eventos
plano de
realização
proposta
escrita
direção
EIXOS
Pág. 44
N.
MEDIDAS
Melhorar
processos e
mecanismos
de
comunicação
IV.13.
9
IV.14.
1
INDICADORES
Definir mapa de
competências e
funções de
cada
trabalhador
afeto ao serviço
Envio em
formato digital
de
competências e
funções de
cada
trabalhador
Definir política
de qualidade
Relatório de
implementação
do processo de
qualidade
Participar na
agenda
periódica de
divulgação
centralizada no
GCI
IV.13.
3
IV.13.
6
AÇÕES
Apostar num
plano
integrado e
sistémico de
gestão de
informação, de
arquivo e de
património
audiovisual
Estabelecer
protocolos com
canais de
televisão para a
instalação no
campus
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
elaborar
documento
digital
FONTE DE
INDICADORES
documento
digital
% de notícias
Contribuir para
a centralização
da informação
Nº de
informações
% protocolos
Contribuir para
alocação das
TVs no edifício
da Biblioteca
alocar espaço
da biblioteca
para
comunicação
social e outras
estruturas
Colaborar na
criação
|renovação
brochuras e
folhetos
promocionais
da UTAD e da
sua oferta
formativa
através de
impressão
gráfica
% Brochuras
impressas
Fazer
diagnóstico da
situação atual
elaborar uma
proposta de
tabela de
seleção e
eliminação de
documentos
transversal à
instituição
capitalizar e
valorizar o
núcleo
Elaborar Plano
de seleção e
eliminação
documentos
Ficheiro de
controlo de
Gestão
% de serviços
e estruturas
envolvidos
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
direção
Metas
concluir 1
mapa
global de
competênc
ias
Operacionalização
direção
direção e GCI
Nº eventos
com
cobertura
informacio
nal
cumpre - 1
informação
anual;
supera 2
informaçõe
s anuais;
taxa de
reforço - 3
informaçõe
s anuais
direção e GCI
direção
Nº de
protocolos
finalizados
cumpre 1;
supera - 2;
taxa de
reforço; 3
direção
Grau de
concretizaç
ão
cumpre 85%;
supera 100%; taxa
de reforço
- 100%
sem erros
Rosária Tunes
elaborar 1
plano
cumpre - 1
proposta;
supera
1proposta
homologad
a pela
autoridade;
taxa de
reforço- 1
implement
ada (5%)
direção
Rosária Tunes
direção
EIXOS
Pág. 45
N.
MEDIDAS
AÇÕES
INDICADORES
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
Elaborar uma
candidatura a
um projecto cofinanciado
% de
implementação
de candidatura
elaborar
candidatura
Reforçar o
papel
interventivo da
UTAD nos
assuntos da
região e do
país
Potenciar a
UTAD TV e a
Universidade
FM como
instrumentos
de
comunicação
Nº de emissões
individuais e
em conjunto
Emissão UTAD
TV e fotografia
de eventos
externos
Melhorar a
qualidade dos
serviços aos
estudantes
Elaborar
inquérito de
satisfação
Índice de
satisfação com
os serviços
Distribuição e
recolha 200
inquéritos
IV.14.
2
FONTE DE
INDICADORES
% realizada
Nº de emissões
% de inquéritos
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Metas
direção e SIC
concretizaç
ão de
projeto
Nelson
Monteiro
1 emissão
semanal
por
período
letivo
direção
taxa de
execução
cumpre - 1
candidatur
a; supera 1
candidatur
a
aprovada;
taxa
reforçoaprovada
com grau
de sucesso
elevada
cumpre 1/semana;
supera 10% a
mais sobre
o
cumprimen
to; taxa de
reforço 30 % a
mais sobre
o
cumprimen
to
cumpre 100%;
supera 130%; taxa
de reforço
- 150%
Operacionalização
direção e SIC
Nelson Monteiro
direção
Pág. 46
N.
II - Ciência & Tecnologia
EIXOS
Serviços de Financeiros e Patrimoniais
MEDIDAS
Aumentar a
captação de
financiamento da
investigação e as
receitas de
prestação de
serviços
IV.3.5
procedimentos de
gestão
IV.3.6
INDICADORES
Otimizar os
processos de
receita e despesa
da UTAD
Garantir a
atualização
permanente do
orçamento
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Regulamento
revisto
Nº de projetos
inseridos
MGP/GPI
Baltazar Cruz/
Conceição Lapa
3.º Trimestre 2014
Nº de prestação
de serviços
Nº de
prestações de
serviço
inseridas
MGP/GPI
Baltazar Cruz/
Avelino e
Arminda/Outros
3.º Trimestre 2014
Relatório de
Auditoria a
certificar a
implementação
Aquisição de
software
específico
Sistema
Informático de
contabilidade
analítica
Baltazar
Cruz/Outros
S/ data prevista e
Reforço de recursos
humanos
Encerramento dos
processos de
despesa e receita
em tempo útil
Nº de
procedimentos
GIAF
Baltazar Cruz/
Pedro Marques/ J.
Miranda
5.º dia útil de cada mês,
com exceção do mês de
dezembro
Realização de
relatórios mensais
com o ponto de
situação da
receita, da
despesa, da parte
financeira de
todos os projetos
da UTAD
Nº de
procedimentos
GIAF
Baltazar Cruz/
Pedro Marques/
Angelina Botelho e
Joaquim Miranda e
C. Lapa
1.º Trimestre de 2014
Desenvolvimento
de ficheiro
partilhado
permanentemente
atualizado
Nº de
procedimentos
GIAF
Baltazar Cruz/
Pedro
Marques/Angelina
Botelho e Joaquim
Miranda e C. Lapa
1.º Trimestre de 2014
Rever o
regulamento de
prestação de
serviços da UTAD
Implementar
contabilidade
analítica na
UTAD
IV.3.4
AÇÕES
Pág. 47
EIXOS
AÇÕES
INDICADORES
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Dar continuidade à
implementação da
"Estratégia para a
Avaliação da
Qualidade do Ensino"
% de inquéritos
disponibilizados na
inquéritos on-line
(http://www.inqueritos.
utad.pt/)
Manutenção,
customização e
upgrades da plataforma.
Disponibilização de
inquéritos solicitados
Plataforma de
inquéritos/ SIDE
Jorge Borges
Fernando Rodrigues
Nº de quebras de rede
Implementação de
sistema de
monitorização de rede e
sistemas;
implementação da
funcionalidade de
obrigatoriedade de
preenchimento de
inquérito
Sistemas de
monitorização de
rede e
sistemas/ficheiro
de controlo e
gestão
António Costa;
Jorge Borges
Alberto Vasconcelos/
Miguel
Monteiro/Fernando
Rodrigues
I.1.4
Nº de falhas
Implementação de
sistema de
monitorização de rede e
sistemas;
implementação da
funcionalidade de
obrigatoriedade de
preenchimento de
inquérito
Ficheiros de
controlo de
Gestão/Sistema
de monitorização
de rede e
sistemas
António Costa;
Jorge Borges
Alberto Vasconcelos/
Miguel
Monteiro/Fernando
Rodrigues
I.3.5
% de implementação
de funcionalidades do
sistema
Remodelação da
aplicação
Aplicação da
DSD/Ficheiro de
controlo de
gestão
Jorge Borges
Jorge Borges
Jorge Borges
Jorge Borges
N.
MEDIDAS
I.1.3
I.1.4
Melhorar a
qualidade do
ensino e da
aprendizagem
Implementar a
obrigatoriedade de
preenchimento dos
questionários no SIDE
Reorganizar
unidades
curriculares
I.3.5
Remodelar a
aplicação da DSD
para dar suporte à
criação do Catálogo
de UC da UTAD
(indexado à CNAEF)
% de unidades
curriculares
disponíveis no
catálogo
Desenvolver uma
aplicação para gestão
das UC’s por ano letivo,
incluindo programas, a
ficha de unidade
curricular (FUC),
construindo assim o
catálogo de UC. As UC’s
deverão estar
disponíveis para
qualquer outra aplicação
(como a referida pelos
SAC para proposta de
planos de cursos, ou o
próprio SIDE)
Ficheiro de
controlo de
Gestão
EIXOS
Pág. 48
N.
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Uptime dos serviços
de LMS e ensino não
presencial
Fornecer a plataforma
do ensino à LMS. O
sistema deve ser
alimentado a partir do
SIGACAD (não
diretamente mas sim a
partir de uma base de
dados intermédia) com
Unidades Curriculares e
os alunos que as
frequentam.
Sistemas de
monitorização de
rede e
sistemas/ficheiro
de controlo e
gestão
António
Costa/Jorge
Borges
Fernando Rodrigues
% e tipologia de
conteúdos
disponibilizados no
SIDE
Disponibilizar nas
plataformas SIDE, LMS
e eduCAST o suporte a
qualquer tipo de
conteúdo.
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge
Borges/António
Costa
Fernando Rodrigues
Produção de
conteúdos para as
novas plataformas
eletrónicas individuais
(smartphone e tablets)
nº de serviços
disponibilizados
Desenvolver e manter
aplicação para
smartphone e tablets,
pronta para ser lançada
uma primeira versão,
que pode servir de meio
de acesso a esses
conteúdos.
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge Borges
Vitor Sá
Promover a utilização
de plataformas de
LMS e
videoconferência web
nº videoconferências
efetuados em júris
Promoção da utilização
de sistemas de
conferências Web na
UTAD
Relatórios de
utilização de
plataformas de
webconference
António Costa
António Costa
Estabelecer
parcerias com
empresas/
instituições
Reforçar mecanismos
de acompanhamento
e monitorização dos
estágios nas
empresas/instituições
protocolos, acordos
de colaboração e
estágios
Desenvolver aplicação
que faz o
acompanhamento dos
alunos em estágios de
modo a poder ser
efetuado reporting.
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge Borges
Vitor Sá
Fomentar uma
cultura
empreendedora
Criação de um espaço
hackerspace na UTAD
Criação e promoção
do espaço
Criação do espaço,
promoção do espaço e
eventos de utilização do
mesmo
Ficheiro de
controlo de
Gestão
António Costa
António Costa/Jorge
Borges/Alberto
Vasconcelos/Ana
Rosa
Promover a
mobilidade
docente
Criar plataforma de
interface e de gestão
de processos
Nº docentes
"incoming" e
"outcoming"
Remodelar aplicação da
DSD com vista à
disponibilização de um
módulo de registo dos
docentes “mobilidade
para docentes”
Aplicação da
DSD/Ficheiro de
controlo de
gestão
Jorge Borges
Jorge Borges
MEDIDAS
AÇÕES
I.4.1
Desmaterializar
suportes de conteúdos
I.4.2
I.8.7
INDICADORES
III - DESENVOLVIMENTO ECONÓMICO E SOCIAL
I - Ciência & Tecnologia
EIXOS
Pág. 49
N.
MEDIDAS
AÇÕES
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Atrair
estudantes de 1º
ciclo
Dotar o side de
multilingue
% de implementação
do sistema
Implementar plataforma
Ficheiro de
controlo de
Gestão
António
Costa/Jorge
Borges
Fernando Rodrigues
Envolver os
antigos
estudantes
Site para antigos
estudantes,
dinamização de redes
sociais dedicadas,
campanhas de
envolvimento e
dinamização
Nº atividades
desenvolvida em
parceria com
associação dos
antigos estudantes,
desenvolvimento de
site e gestão de
identidades
Redefinição da
plataforma de gestão de
identidade digital para
fornecer diferentes perfis
de acessos aos
utilizadores. Criação do
site e dinamização de
redes sociais dedicadas
Ficheiro de
controlo de
Gestão/site e
redes sociais
António
Costa/Jorge
Borges
Vitor Sá/Alberto
Vasconcelos /Luis
Gens
Desmaterializar os
processos de
submissão afetos à
investigação
Desenvolvimento da
plataforma gestão de
desmaterialização de
processos de
submissão e
candidaturas a bolsas
Desenvolver uma
aplicação de divulgação
e gestão bolsas e de
candidaturas a bolsas.
Ficheiro de
controlo de
gestão/aplicação
Jorge Borges
Vitor Sá
Sistema de acesso a
indicadores de
execução científica
% Dinamização de
plataforma de
monitorização de
atividade com
relevância científica
Protocolo de
colaboração, federação
do sistema, divulgação e
apoio na utilização
interna
Ficheiro de
controlo de
Gestão
António Costa
António Costa
Fomentar a prestação
de serviços
Montante de
financiamento privado,
resultante da
prestação serviços
Criar catálogo e
regulamento de serviços
prestados a titulo
privado nos SIC
regulamento de
prestação de
serviços e valores
de faturação
António Costa
Borges/Alberto
Vasconcelos/Ana
Rosa
Aumentar a
certificação
laboratorial
nº de normas ISO
contempladas
Criar catálogo,
regulamento e manual
de procedimentos dos
SIC
Nº de
procedimentos
em manual
descritos
António
Costa/Jorge
Borges
Captar empresas e
empreendedores para
DC
Nº de empresas
captadas
Protocolos ou acordos
de colaboração com
entidades externas com
vista à utilização do
centro de dados
Ficheiros de
controlo de
Gestão
António
Costa/Jorge
Borges
Borges
Nº de atividades
promovidas
Inauguração de
"HackerSpace@Utad"
Ficheiro de
Gestão e
Controlo
António Costa,
Jorge Borges
António Costa; Alberto
Vasconcelos; Jorge
Borges; Ana Rosa;
Miguel Monteiro
II.1.
3
Reforçar as
estruturas de
suporte à
investigação
II.1.
5
Fomentar
parcerias de
colaboração
privilegiada com
empresas/institu
ições
III.6.
3
INDICADORES
Dinamizar
atividades de
natureza
cultural,
artística, social e
desportiva
EIXOS
Pág. 50
N.
MEDIDAS
Dinamizar
atividades de
natureza
cultural,
artística, social e
desportiva
AÇÕES
Promover a visitação
turística do Campus
IV.2
.1
IV.2
.1
IV.2
.1
IV.2
.3
Promover
gestão por
objetivos nos
diferentes níveis
de decisão,
serviços e
estruturas
especializadas
Incorporar nos planos
de atividades, e nos
instrumentos de
avaliação as ações
que emanam do plano
estratégico
INDICADORES
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
nº de visitantes on-line
Desenvolvimento de um
site online com visita
virtual do campus
sistema de
monitorização do
site
Jorge Borges
Luís Gens
% alinhamento dos
planos de atividade
Plano atividades do SIC
com alinhamento com
plano de atividades
UTAD
50% Plano de
atividades dos
SIC devidamente
alinhado
António Costa,
Jorge Borges
António Costa;Jorge
Borges
Relatório interno
de gestão
António Costa,
Jorge Borges
Mapa de
competências
António Costa,
Jorge Borges
António Costa; Jorge
Borges
Relatório interno
de gestão
António Costa,
Jorge Borges
António Costa; Jorge
Borges
% alinhamento do
QUAR
% alinhamento do
SIADAP
Objetivos específicos
alinhados com plano de
atividades
% cumprimentos dos
objetivos definidos
Relatórios mensais de
atividade; aferição e
readaptação de
objetivos com base em
inquéritos de satisfação
com base trimestral
IV.2
.4
Instituir procedimentos
de autoavaliação e
auditorias internas
Nº de procedimentos
implementados
IV.3
.2
Melhorar as condições
laborais dos
trabalhadores da
UTAD
Avaliação dos
progressos
Reorganizar/
reestruturar os
Serviços
Apresentação de uma
proposta de estrutura
do serviço até ao dia 6
janeiro
Definir mapa de
competências e
funções de cada
serviço
Envio em formato
digital de
competências e
funções de cada
trabalhador
Criação de mapa de
competências dos
funcionários afetos ao
serviço
qualidade
Relatório de
implementação do
processo de qualidade
Definir normas e
procedimentos técnicos
nas áreas da
competência dos SIC e
normas de aferição de
qualidade.
Melhorar
práticas e
procedimentos
de gestão
EIXOS
Pág. 51
N.
MEDIDAS
Implementar
processos de
desmaterializaçã
o
IV.6
.1
Criar
mecanismos de
envolvimento
dos
trabalhadores
não docentes
IV.1
3.2
AÇÕES
INDICADORES
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Implementar
circulação online de
processos relativos à
interação dos
estudantes com os
serviços académicos
Nº de processos
Plataforma web e
infraestrutura de suporte
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge
Borges/António
Costa
Jorge Borges/António
Costa
Implementar
ferramenta de
desmaterialização,
workflow e gestão de
projetos
N.º de processos
Plataforma de workflow
e infraestrutura de
suporte
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge
Borges/António
Costa
Jorge Borges/António
Costa
Criar um espaço de
debate de ideias fórum
Espaço fórum
disponibilização de
forum de debate de
ideias/ rede social
interna
ficheiro de
controlo de
gestão
Jorge Borges
Alberto
Vasconcelos/Luis
Gens
Criar um regulamento
de utilização do mail
da rede geral da
UTAD
Criação e
implementação de
regulamento
Relatório com dados de
utilização para criação
de regulamento e,
Implementação de
regras e sistema de
email de acordo com
regulamento
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge Borges
Alberto
Vasconcelos/Fernand
o Rodrigues
Criar manual de
identidade gráfica da
UTAD (rever logotipo
Universidade e
Escolas)
Criação de manual de
identidade e
disponibilização
online.
Colaboração na
elaboração de um
conceito gráfico para a
UTAD e suas unidades
orgânicas
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge Borges
Luis Gens
Criação de canais
alternativos de
comunicação interna
(sistemas de fórum ou
mail dinâmico)
Nº de canais criados
Implementação de
sistemas de fórum ou de
listas dinâmicos, redes
sociais internas
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge Borges
Alberto Vasconcelos
/Luis Gens
Dinamização de redes
sociais
Nº de publicações nas
plataformas
Gerir, manter sistemas
de redes sociais
Ficheiro de
controlo de
Gestão
Jorge Borges
Melhorar
processos e
mecanismos de
comunicação
IV.1
3.5
Reforçar o papel
interventivo da
UTAD nos
assuntos da
região e do país
EIXOS
Pág. 52
N.
MEDIDAS
Melhorar a
qualidade dos
serviços aos
estudantes
AÇÕES
INDICADORES
AÇÕES SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
REPONSÁVEL
(Funcional ou
nominal)
Operacionalização
Relatórios, fóruns
e artigos
publicados
António
Costa/Jorge
Borges
Borges
Ficheiro de
controlo de
gestão, inquéritos
de satisfação
António
Costa/Jorge
Borges
Borges
Participação em
grupos de
estudos/organizações
nº de participações
Participação nos grupos
de estudo de "GEANT Campus Best Practices",
RCTSAAI, CSIRT PT,
TF Cert, DNS PT,
Eduroam, VoIP@Rcts,
Videoconferencia@RCT
S e na FCCN como
contacto técnico
principal.
Criar e melhorar
canais e serviços de
atendimento digital
Índice de satisfação
com os serviços
Melhorar o uptime e
performance do SIDE e
implementação de
balcão de atendimento
ao aluno digital
Pág. 53
EIXOS
Serviços Recursos Humanos
N.
MEDIDAS
IV.3.2
Melhorar práticas
e procedimentos
de gestão
IV3.8
Melhorar práticas
e procedimentos
de gestão
IV.4:1
Implementar
processos de
desmaterialização
IV.4.2
AÇÕES
INDICADORES
AÇÕES
SERVIÇOS
PARA 2014
FONTE DE
INDICADORES
RESPONSÁVEL
(Funcional ou Operacionalização
nominal)
Definir mapa de
competências e
funções de cada
serviço
Envio em formato
digital de
competências e
funções de cada
trabalhador
Apresentação
de mapa
Nos SRH
Direção dos
SRH
Elaboração do
documento
qualidade
Relatório de
implementação
do processo de
qualidade
Iniciar
implementação
do processo
de qualidade
GESQUA
Direção dos
SRH
Agendar reuniões
Elaborar plano de
formação dos
trabalhadores da
UTAD
Plano de
formação
Apresentar
proposta de
plano
GFORM
Direção dos
SRH
Agendar reuniões
Elaborar
regulamento de
gestão de carreira e
mobilidade
Documento
finalizado
Apresentar
proposta de
regulamento
-
Direção dos
SRH
Preparar versão
após consulta de
documentos
Elaborar manual de
funções dos
trabalhadores da
UTAD
Documento
finalizado
Apresentar
proposta de
manual
Escolas e
Serviços
Direção dos
SRH
Preparar versão
após recolha de
elementos
Reformular objetivos
SIADAP
Documento
finalizado
Apresentar
novos
objetivos
-
Direção dos
SRH
Preparar versão e
agendar reunião
com o CCA
Garantir a eficácia
do fluxo
informacional na
intranet
Apoiar SIC e
N.º de processos dar
100%
continuidade à
desmaterializados nossa ação
nesta matéria
Base de dados
SRH
Direção dos
SRH
Agendar reuniões
Promover a
desmaterialização
de processos ainda
em papel
Contatar
Nº de processos
Escolas/outras
desmaterializados unidades
funcionais
Base de dados
SRH
Direção dos
SRH
Agendar reuniões
Pág. 54
Anexo II – Recursos Humanos: Funções
Pág. 55
Núcleo
Nome
Funções/ atividades
Responsável pela coordenação dos Núcleos que integram os Serviços
Académicos
Coordenação dos processos de candidatura ao ingresso na UTAD
Divulgação pela comunidade universitária de informação académica
Rui Baio Mestre
Chefe de Divisão
Preparação e organização de elementos estatísticos relativos a
estudantes
Envio de informação académica aos Serviços de Ação Social
Promoção e manutenção da página Web dos Serviços Académicos
Apoio técnico aos Serviços Académicos
Conceção e implementação de novas funcionalidades nos Serviços
Académicos
Preparar e organizar elementos estatísticos solicitados aos Serviços
Académicos
Promoção e atualização da página da internet dos Serviços Académicos
Jorge Manuel Godinho dos Santos
Zelar pelo cumprimento das normas de segurança, manutenção do
equipamento, desencadear os procedimentos de salvaguarda da
informação, nomeadamente cópias de segurança
Apoiar os trabalhadores dos Serviços Académicos, na operação dos
equipamentos e no diagnóstico e resolução dos respetivos problemas
Instalar, configurar programas disponíveis nos Serviços Académicos
Colaborar na conceção e implementação de novas funcionalidades nos
Responsável pela emissão de certificados:
Gabinete de
Apoio ao Aluno
Informação final
Certificados de habilitações
Certificados de especialização
Declarações
Outros documentos emitidos pelos serviços
Antónia do Carmo dos Santos Grácio
Emissão e registo de Cartas de Curso
Teixeira
Verificação de dívidas de propinas
Conferência e certificação dos documentos
Homologação de notas finas de curso
Notificações aos estudantes relacionadas com o estado dos pedidos de
documentos
Diligenciar no sentido de obter os programas em falta de unidades
curriculares
Arquivo de expediente relacionado com a emissão de documentos
Atendimento telefónico de assuntos relacionados com a emissão de
documentos
Emissão de certificados:
Marília de Jesus Pinto
Informação final
Declarações
Pág. 56
Núcleo
Nome
Conferência e preparação da certificação dos documentos
certificados
Configuração no Sigacad da informação em Português e Inglês
necessária à emissão de Suplementos ao Diploma
Emissão de Suplementos ao Diploma
Elvira Maria Dias Teixeira
Configuração no Sigacad de toda a informação relativa a unidades
curriculares e cursos em Inglês
Emissão de outros documentos
certificados
Emissão de certificados:
Informação final
Delmina da Conceição Vieira Afonso
Fraga
Assistente Técnico
Declarações
Conferência e preparação da certificação dos documentos
certificados
Digitalização de documentos
Emissão dos certificados dos Programas e Cargas Horárias
Maria Fernanda Batista
Arquivo dos serviços dos programas das unidades curriculares
certificados
Responsável pela implementação dos meios necessários à correta
informação e divulgação dos assuntos de natureza académica pelo
Núcleo de 1º e 2.º Ciclo dos Serviços Académicos
Responder a pedidos de informação sobre o ingresso ao Ensino Superior
Público e candidatura ao concurso nacional de acesso ao ensino superior
Núcleo de 1.º e
2.º Ciclo
Isildo José Gomes Paulo
Responder a assuntos inerentes aos Serviços Académicos, sempre que
se justifique, no balcão de atendimento
Manutenção do registo interno (intranet) no que respeita aos documentos
solicitados e entregues no balcão de atendimento
Triagem, verificação e distribuição de expediente com origem e para o
Núcleo de 1º e 2º Ciclo
Apoiar no esclarecimento de dúvidas aos colegas de núcleo e organizar a
forma de atendimento ao longo do ano
Recebimento de pagamentos em TPA, Cheque e numerário
Pág. 57
Núcleo
Nome
Entrega diária dos valores na Repartição Financeira sempre que efetue
serviço de tesouraria
Conferência de Termos
Atendimento telefónico
Recebimento de pagamentos
Entrega diária dos valores recebidos nos Serviços Financeiros
Atualização de informação dos dados pessoais dos estudantes
Lançamento, emissão e envio de documentos comprovativos de
pagamentos
Recebimento, com respetiva instrução, dos processos de unidades
Maria Salete Gomes da Costa da Cunha curriculares isoladas, reingressos, mudanças/transferências de curso,
candidaturas aos 2º Ciclos, CRUP, concursos especiais, requerimentos
Assistente Técnico
genéricos e requerimentos em formulário próprio
Matrículas, renovação e alteração de inscrições
Inscrição em exames
Arquivo de expediente
Atendimento presencial e telefónico
Recebimento de pagamentos por TPA
pagamentos
Paula Maria Gonçalves Carneiro
Trindade da Conceição
Assistente Técnico
curriculares isoladas, reingressos, mudanças/transferências de curso,
genéricos e requerimentos em formulário próprio.
pagamentos
Ana Maria Alves da Cunha
Assistente Técnico
Pág. 58
Núcleo
Nome
pagamentos
Florinda Teixeira da Cruz Santos
Assistente Técnico
pagamentos
Anabela Rodrigues Gonçalves
Assistente Técnico
pagamentos
Eduardo Fernando da Silva Menezes
Assistente Técnico
Recebimento de pagamentos
Pág. 59
Núcleo
Nome
Entrega diária dos valores recebidos nos Serviços Financeiros
pagamentos
José Paulo Teixeira de Carvalho
Núcleo de 3.º Ciclo
Organização do arquivo individual de estudantes afetos ao Núcleo de 3.º
Ciclo
Atendimento ao público (presencial, e-mail, telefone)
Organização administrativa das Provas de 2º e 3º Ciclos (notificação de
candidatos e elementos do júri das provas, redação de atas, circulares,
marcação de data/local de provas)
Teresa Maria Poeira Lobato Sousa
Elaboração de certificados
Pimentel Borges
Responsável pelo processo contabilístico afeto ao Núcleo de 3.º Ciclo
Organização dos processos relativos a dissertações e teses para remessa
aos SDB e Serviços Editoriais
Receção de candidaturas ao 3º Ciclo de Estudos
Registo de matrículas de estudantes de 3º Ciclo de Estudos
Organização administrativa dos processos de estudantes de 2.º e 3.º
Ciclos de Estudo ao abrigo dos Convénios Luso-Brasileiros
Processamento de lançamento de creditações de estudantes de 3º Ciclo
de Estudos
Organização administrativa de pedidos de equivalência, reconhecimento e
registo de graus estrangeiros
Núcleo de 3.º
Ciclo
Ciclo
Maria Adelaide Gomes Ferreira
Assistente Técnico
Processo contabilístico afeto ao Núcleo de 3.º Ciclo
Pág. 60
Núcleo
Nome
de Estudos
Ciclo
Ângela Maria da Silva Queirós Teixeira
Assistente Técnico
Processo contabilístico afeto ao Núcleo de 3.º Ciclo
de Estudos
Núcleo de Apoio Administrativo
Organização e promoção da circulação interna de toda a documentação e
expediente
Tratamento de todos os processos relativos às transferências oficiosas de
estudantes
Gestão do Fundo de Maneio dos Serviços Académicos
Maria de Fátima Coutinho do Rego
Técnico Superior
Tratamento processual da isenção de propinas pelo Decreto-Lei nº 358/70
de 29 de julho – filhos dos militares
Tratamento processual de todos os Estatutos Especiais (TrabalhadorEstudante; Dirigente Juvenil; Bombeiros, Coros e Tunas; Dirigente
Associativo; Órgãos da UTAD…)
Tratamento processual do Seguro Escolar
Notificações aos estudantes
Núcleo de Apoio
Administrativo
Responsável pela agenda da Direção de Serviços
Atendimento ao público (presencial, e-mail e telefone)
Requisição de todo o material de escritório/arquivo para uso nos Serviços
Académicos
Elaboração de informações
Verificação e divulgação do Diário da República Eletrónico
Maria Jorge Morais Ribeiro da Rocha
Técnico Superior
Atendimento de chamadas telefónicas, através das quais procura
esclarecer o público em geral sobre questões de índole genérica,
nomeadamente, sobre candidaturas, regulamentos, planos de curso,
prazos, circulares, despachos, estatutos e outras que, extravasando o
domínio destes serviços se integram no âmbito da instituição
Atendimento de estudantes, candidatos e potenciais candidatos,
informando-os, designadamente, sobre os regulamentos internos, prazos
e candidaturas
Pág. 61
Núcleo
Nome
Atendimento de estudantes com propinas, em atraso, de anos letivos
anteriores, no sentido de formalizarem uma confissão de dívida à UTAD
Responder às questões endereçadas aos Serviços Académicos, através
do correio eletrónico destes serviços, especificamente o [email protected]
Reduzir a escrito textos que reflitam determinadas especificidades que
caracterizaram o percurso académico de certos estudantes desta
universidade, sendo responsável pela redação de termos a incluir em
certas declarações que são emitidas por estes serviços
Estudo e análise de processos individuais de estudantes, no sentido de
compreender o percurso académico de certos estudantes, retomando o
seu trilho, para que seja possível dar-lhe o devido tratamento jurídico, à
luz dos regulamentos internos desta universidade, no âmbito do respetivo
enquadramento legal
Elaboração de informações e pareceres jurídicos sobre todo o tipo de
reclamações em sede de candidaturas e pedidos relacionados com o
percurso académico dos estudantes, seus direitos e obrigações
Registo diário de expediente
Tratamento de pedidos de documentos entrados por correio e
processamento dos respetivos pagamentos
Cristina Maria Carvalho da Glória
Saraiva
Assistente Técnico
Elaboração de ofícios
Atendimento ao público (presencial, email e telefone)
Organização e abertura de processos individuais dos estudantes
Analisar e instruir os processos de registo, de alteração e descontinuidade
dos cursos, após aprovação dos Órgãos competentes, para conhecimento
da DGES
Promover a publicação em Diário da República, os regulamentos e planos
curriculares dos cursos, após aprovação dos Órgãos competentes
Promover a divulgação interna das publicações do Diário da República,
referentes aos cursos, nomeadamente à Direção de curso, membros dos
SA, Gabinete de Gestão da Qualidade
Arquivo de expediente relacionado com os cursos
Célia Zita Botelho Veloso Salgado
Assistente Técnico
Emitir pareceres nas várias atividades referentes à gestão de cursos
Diligenciar sobre os processos relativos a bolsas de mérito e outros
prémios escolares
Garantir a gestão do correio eletrónico [email protected]
Prestar informação sobre as condições de ingresso e de frequência nos
cursos de formação inicial e pós-graduada ministrados na Universidade
Integração no grupo de trabalho de apoio a estudantes com deficiência no
ensino superior e prestar serviço na integração dos alunos da UTAD com
necessidade educativas especiais
Cristina da Costa Borges
Assistente Técnico
Pág. 62
Núcleo
Nome
Maria da Conceição Oliveira dos Santos
Barbosa
Arquivo de toda a documentação dos Serviços Académicos
Paulo Jorge Santos Geiroto
Responsável pelo controlo da circulação de documentos/processos de e
para o arquivo
Núcleo de Apoio aos Registos
Retificações de inscrições e emissão das respetivas pautas
Retificações de classificações
Introdução das opções e júris das unidades curriculares
Processamento e emissão de pautas
Helena Margarida Teixeira Rebelo dos
Introdução dos dados biográficos e respetivas inscrições dos alunos
ERASMUS
Santos
Introdução das inscrições da época especial dos alunos ERASMUS
Técnico Informática
Lançamento das creditações/transições
Lançamento de classificação final de dissertações
Atualização dos planos de estudos
Apoio na resolução de problemas relacionados com pautas
Apoio nas matrículas e renovações de inscrição
Núcleo de Apoio
aos Registos
Registar os temas de teses, dissertações, relatórios de estágio e trabalhos
de projeto
Retificações de inscrições e emissão das respetivas pautas
Retificações de classificações
Introdução das opções e júris das unidades curriculares
Processamento e emissão de pautas
António José Eirô de Carvalho
Introdução dos dados biográficos e respetivas inscrições dos alunos
ERASMUS
Introdução das inscrições da época especial dos alunos ERASMUS
Lançamento das creditações/transições
Lançamento de classificação final de dissertações
Atualização dos planos de estudos
Apoio na resolução de problemas relacionados com pautas
Apoio nas matrículas e renovações de inscrição
Pág. 63
Núcleo
Nome
Registar os temas de teses, dissertações, relatórios de estágio e trabalhos
de projeto
Responsável pelo Gabinete de Alunos: Rui Baio Mestre
Sem prejuízo das competências próprias previstas na Lei dos Dirigentes, compete ao Chefe
de Divisão assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido pelos núcleos que integram
os Serviços Académicos, promovendo o controlo dos processos tramitados com vista à
melhoria contínua dos serviços prestados.
Responsáveis de Núcleo:
Núcleo de 3.º Ciclo – Teresa Maria Poeira Lobato Sousa Pimentel Borges
Núcleo de 1.º e 2.º Ciclo – Isildo José Gomes Paulo
Núcleo de Apoio aos Registos – Helena Margarida Teixeira Rebelo dos Santos
Núcleo de Apoio Administrativo – Maria de Fátima Coutinho do Rego
Compete aos responsáveis pelos núcleos, sem prejuízo de outras competências, assegurar
a qualidade técnica do trabalho produzido no respetivo núcleo, garantindo o cumprimento dos
prazos adequados à eficaz prestação do serviço, e bem assim promover um adequado
acompanhamento profissional no local de trabalho apoiando e motivando os colaboradores,
proporcionando-lhes as aptidões profissionais necessárias ao exercício das suas funções
com vista à satisfação do interesse dos utentes.
Pág. 64
Em face da nova configuração do mundo laboral e das consequentes alterações de
mentalidade e cultura daí decorrentes, torna-se crucial mapear os atributos de competências
(conhecimentos, habilidades e atitudes) dos colaboradores ativos com vista ao
estabelecimento do arco sistémico de gestão de pessoas por competências de modo a
privilegiar a capacidade individual e grupal de criar, de empreender, de inovar, de
(re)aprender num eixo orgânico funcional, agregando valor, alinhadas com as necessidades
e expectativas da organização.
De uma forma geral, todos os colaboradores possuem características positivas relevando
capacidades múltiplas e flexíveis tais como: domínio dos recursos e plataformas de
informática, índice positivo de organização e priorização de tarefas, espírito de equipa e de
entreajuda, capacidade de resolução e melhoria. Carece ainda de aprendizagem consolidada
o domínio das línguas estrangeiras tais como o inglês, espanhol.
Núcleo
Nome
Página web dos SDB (atualização, manutenção e desenvolvimento
Reserva de auditórios
Luís Teixeira
Digitalização da documentação do secretariado
Assistente Administrativo
Apoio informático aos SDB
Apoio aos eventos
Videoconferências (agendamento e apoio em colaboração com os SIC e
audiovisuais)
Secretariado (workflow; aplicação manual procedimentos; zelar pela
qualidade de procedimentos; controlo de férias faltas e licenças; relatórios
mensais; organização arquivo direção);
Apoio à
Direção
Barcínea Guimarães
Aquisições documentais
Assistente BAD
Catalogação
Relatórios
Co- responsável organização do depósito
Renovações eletrónicas
Gil Gomes
Repositório (validação de Auto arquivos e controlo dos metadados, apoio
às escolas, departamentos e centros de investigação em articulação com
sic; introdução de novos depósitos; zelar pelo direitos de autor);
Técnico Informática com funções de
Responsável pelos processos: APEES, Editorial, Wook (Controlo de
faturas e controlo de vendas)
Técnico Superior
Exposições (dinâmicas articuladas com GCI)
Apoio no planeamento e formação interna e externa
Apoio à direção
Pág. 65
Núcleo
Nome
Responsável pelos auditórios e Aula Magna (reservas, manutenção
equipamento, espaços e pessoal)
Responsável pela equipa e receitas
António Carvalho
Acompanhamento e orientação técnica
Técnico Superior
Gravações áudio
Responsável pelos trâmites administrativos e dados dos relatórios
Orientação de estágios
Proposta de orçamentos de auditórios
Apoio auditórios Aula Magna
Paulo Rodrigues
Assistente Técnico
Manutenção de recursos físicos, elétricos e informáticos
Acompanhamento e orientação técnica
Montagem de som
Inventário material
Fernando Peixoto
Apoios auditórios e Aula Magna
Responsável auditório
Responsável pelas filmagens /reproduções/gravações
Videoconferências
UTAD TV
Incrementar e manter parcerias
Núcleo
Audiovisuais
Nelson Monteiro
Formação interna
Técnico Superior
Responsável pela manutenção de equipamento
Responsável pelas equipas e estágios
Controlo de receitas e emissão de faturas eletrónicas
Proposta de orçamentos de filmagens e material
Controlo do Arquivo Audiovisual e multimédia
Gravações Áudio
Apoio filmagens/gravações /edições
Reproduções /duplicações
Rogério Monteiro
Assistente Técnico
Apoio videoconferências
UTAD/TV
Apoio auditório
Gravações Áudio
Apoio filmagens /gravações / edições
Francisco Aguiar
Assistente Técnico
Videoconferências
UTAD/TV
Apoio auditório
Gravações Áudio
Pág. 66
Núcleo
Nome
Apoio filmagens /gravações / edições
Mário Taveira
Apoio videoconferências
UTAD/TV
Apoio auditório
Gravações Áudio
Fotografia e reportagens fotográficas
Arquivo Fotográfico
Isabel Sequeira
Assistente Técnica
Digitalizações
Estágios
Projetos
Responsável pelo equipamento fotográfico adstrito ao núcleo
Proposta de orçamentos
Lídia Ribeiro
Assistente Técnica
Atendimento (em gabinete)
Arquivo fotográfico
Secretariado (Agendamento)
Responsável pela área análise documental
Responsável pelos registos de autoridade (indexação e classificação)
Acompanhamento e orientação técnica documental
Maria dos Anjos Veloso
Catalogação na fonte e revisão editorial
Técnica Superior
Empréstimos inter bibliotecas
Atendimento/ visitas guiadas em caso de necessidade
Elaboração dos horários de atendimento
Congregação dos dados para relatórios mensal e anual
Responsável pelos registos de autoridade autores
Responsável pela biblioteca do CIFOP
Responsável pelas coimas, cartões, fotocópias
Controlo tesouraria
Núcleo
Bibliotecas
Paulo Veloso
Assistente Técnico com funções de
Técnico Superior
Catalogação e análise documental
Responsável pelos alunos/colaboradores
Manutenção de recursos físicos
Visitas guiadas
Controlo e afetação RH no atendimento
B-ON (formação e pesquisas personalizadas e promoção)
Elaboração dos horários de atendimento
Controlo da faturação eletrónica
Carmen Taborda
Assistente BAD
Atendimento (controlo de coimas, postais, estatísticas, receitas,
orientação pesquisas, organização estantes, faturação eletrónica)
Co- responsável pela organização da área do depósito
Pág. 67
Núcleo
Nome
Co- responsável pela organização da sala leitura 1º e 2º pisos
Inventário
Introdução de teses e dissertações no repositório e controlo das
declarações de privacidade
Lucinda Sousa
Assistente BAD
Inventário
Manuela Silva
Catalogação
Assistente BAD
Inventário
Manuela Valente
Assistente BAD
Co- responsável pela organização da sala leitura 1ºe 2º pisos
Inventário
Eduardo Montes
Assistente BAD
Adelaide Leandro
Ana Paula Fonte
Assistente Administrativa
Filomena Silva
Atendimento
Controlo vestiário
Relatórios mensais
Áurea Sousa
Assistente BAD
Co- responsável pela organização da sala leitura 2º piso
(Licença em Angola)
Responsável pela área do INE/CTDE/Hemeroteca
Relatórios mensais
Pág. 68
Núcleo
Nome
Renovações eletrónicas
Controlo periódicos (jornais)
Jorge Pinheiro
Estatísticas para relatório
Orientação das pesquisas e formação INE/CTDE/PORDATA
Digitalizações/impressões
Apoio na execução de estacionários em Off set
Responsável pela biblioteca do polo de Chaves
Responsável coimas, cartões, fotocópias,
Controlo tesouraria e faturação eletrónica
Anabela Antunes
Assistente Técnico BAD com Funções
de Técnico Superior
[Chaves]
Responsável pelos alunos/colaboradores
Visitas guiadas
Inventário
Isabel Pires
[Chaves]
Organização de fichas e documentos
Arquivo turisteca
Responsável pela biblioteca da ESENF
Teresa Pinto
Controlo tesouraria
Assistente Técnico BAD
[Esc Enf]
Visitas guiadas
Inventário
Co-responsável pela organização da sala de leitura
Cláudia Madureira
Assistente Técnico BAD
[Esc Enf]
Responsável pelo controlo coimas, cartões, fotocópias e faturação
eletrónica
Visitas guiadas
Co-responsável pela organização da sala de leitura
Inventário
Isménia Almeida
Núcleo Editorial
e Gráfico
Publicações (Ofertas e Permutas)
Arquivo editorial
Pág. 69
Núcleo
Nome
Controlo receitas
Encomendas
Faturação eletrónica
Digitalização das capas de novas publicações
Catálogo editorial
Rui Pires
Assistente Técnico
Edições da UTAD
Vendas de publicações
Relatórios
Controlo de receitas e faturação eletrónica
Controlo e execução de estacionários em Off set
Atendimento (controlo receitas, encaminhamento e execução gráficos,
faturação eletrónica)
Controlo e manutenção de máquinas fotocopiadora para toda a Academia
Corte
Impressão
Agostinho Martins
Digitalização
Encadernação
Edição de vários documentos
Relatórios
Atendimento (controlo de receitas, encaminhamento e execução gráficos
faturação eletrónica)
Impressão
Digitalização
Rosário Tunes
Assistente Técnica
Edição de vários documentos e publicações
Composição gráfica
Relatórios
Controlo financeiro
Pág. 70
Núcleo
Nome
Pedro Borges
Técnico Superior
Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à
elaboração do projeto de orçamento e realizar a sua submissão e
conclusão no Site da DGO
Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de
reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos,
bem como os competentes orçamentos suplementares
Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respetivo
expediente
Elaborar, nos termos e prazos da lei, a integração dos saldos das
dotações orçamentais das diversas fontes de financiamento
Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respetivas contas
Escriturar, de acordo com as normas em vigor, todas as receitas da
Universidade
Atendimento e Relações Públicas
Maria Angelina Ribeiro Botelho
Executar a escrituração e preparar o expediente referente à
contabilidade, designadamente sobre a observância das competentes
disposições legais e respetivo cabimento
Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao
conselho administrativo da Universidade
Cumprir e controlar os compromissos assumidos e fundos disponíveis
mensais e trimestrais
Informar todos os assuntos que corram pelo sector e que devam ser
despachados superiormente
Passar certidões ou declarações solicitadas sobre matérias das suas
atribuições depois do competente requerimento devidamente
despachado
Núcleo
Financeiro
Autorização de pagamentos através de IGCP e BES
Maria da Conceição Lapa
Assegurar a organização do dossier financeiro do projeto de construção
das ciências veterinárias, preparando os pedidos de pagamento através
da plataforma eletrónica no que concerne a submissão de despesa e
inserção dos procedimentos de contratação pública
Apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito de todos
os projetos
Recolha de dados orçamentais de novos projetos para carregar os
respetivos orçamentos
Preparação de toda a documentação de despesa, registo da mesma nos
respetivos portais e submissão dos pedidos de pagamento
Organização dos dossiers financeiros dos projetos para enviar às
entidades financiadoras
Aposição de carimbos das respetivas medidas de apoio em todos os
documentos submetidos nos pedidos de pagamento, organização dos
respetivos processos físicos, através de toda a documentação
fotocopiada, elaboração do respetivo ofício e posterior envio às
entidades financiadoras
Arquivo da documentação dos projetos
Organização de um dossier contabilístico, por projeto, com todos os
originais dos documentos submetidos em pedidos de pagamento, de
acordo com as normas de arquivo de documentação
Acompanhamento e gestão de Projetos no módulo de projetos –
MYGIAF
Abertura de projetos, Manutenção de orçamentos - Introdução de
orçamentos dos novos projetos, por rúbricas, e respetiva distribuição
pelos anos de duração e pelas entidades envolvidas no projeto
Introdução de alterações orçamentais que entretanto surgiram em
projetos já criados anteriormente
Pág. 71
Núcleo
Nome
Manutenção geral de projetos - Registo das despesas com imputações
de vencimentos e gastos gerais e criação dos pedidos de pagamento já
submetidos
Controlo orçamental e financeiro de projetos - Análise de mapas
orçamentais e financeiros, para controlo dos projetos e posterior
informação aos respetivos gestores dos projetos
Organização, distribuição e orientação de serviço
Conferência dos documentos (elementos) ligados à Tesouraria
Apoio às Auditorias Financeiras Externas
Maria Helena Ventura
Efetuar os competentes registos e proceder aos respetivos depósitos de
todas as receitas da Universidade
Efetuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho de
gestão, incluindo os abonos a pessoal e seus benefícios sociais
Transferir para os cofres do estado ou de outras entidades, nos prazos e
termos legais, as respetivas receitas em conformidade com as guias
preparadas
Manter rigorosamente atualizada a escrita de tesouraria, de modo a ser
possível verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em
cofre e em depósito
Arquivo geral da Tesouraria
Cristina Maria Fraga Mourão
Apoio na elaboração de propostas de candidatura dos projetos de
investigação
Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projetos,
acompanhando a respetiva execução
Organizar e promover os mapas de execução física e financeira,
relatórios anuais de execução
Dar informação de caracter económico e financeiro no âmbito dos
projetos
Conferir e preparar o expediente referente à contabilidade para
lançamento dos documentos nas plataformas
Proceder à verificação prévia dos documentos de despesa, em termos
do cumprimento das normas de execução financeira aplicáveis
Elaboração de relatórios financeiros de controlo do orçamento e contas
correntes, bem como aos trâmites específicos dos projetos
Elaboração dos relatórios de execução financeira e pedidos de
pagamento de acordo com as normas das instituições financiadoras
Informação/acompanhamento do cumprimento de prazos e regras de
execução de projetos
Atendimento ao Público e acompanhamento nas auditorias aos projetos
Apoio técnico ao nível de software e hardware
Apoio ao setor de vencimentos: parametrização, inserção e conferência
dos vencimentos no setor financeiro
Preparação; carregamento e acompanhamento da execução
(conferências) do orçamento da UTAD e Projetos, no GIAF
Apoio aos utilizadores quando solicitado pelos mesmos
Joaquim Agostinho Gouveia Miranda
Reporte no Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO) e na
Direção Geral do Orçamento (DGO) da informação que a UTAD tem que
prestar todos os meses (Pagamentos em Atraso, Fundos Disponíveis,
Balancetes Analíticos, etc.)
Execução de Balancetes / Extratos para apoio na elaboração de
relatórios e situações financeiras, solicitadas pela Direção
Execução de conferências de modo a garantir a correta inserção dos
dados contabilísticos no GIAF
Apuramento do IVA, classificação e lançamento de documentos, bem
como a execução de outras tarefas solicitadas pelo superior hierárquico
Pág. 72
Núcleo
Nome
Participação na implementação de algumas alterações aos métodos
utilizados nos Serviços Financeiros, de modo a simplificar cada vez mais
o funcionamento dos mesmos
Feedback entre os Serviços Financeiros e Patrimoniais e a INDRA, em
caso de erros ou alterações a solicitar
Apoio técnico ao nível de software e hardware
Adélia Fraga
Assistente Técnico
disposições legais e respetivo cabimento das fontes de financiamento
pela qual é responsável
Elaborar as modificações orçamentais entre rúbricas sempre que
necessário e exista cabimentação
Tratamento informático de todos os documentos das verbas pelas quais
está responsável, classificação POC de todos os documentos expedidos
para a funcionária, nomeadamente faturas, entre outros
Acompanhamento de auditorias
Abertura e manutenção de sessões
Fornecimento de informação sobre fornecedores conta correntes
Atendimento ao público em geral
Arquivo de documentos
disposições legais e respetivo cabimento da fonte de financiamento pela
qual é responsável
está responsável
Classificação POC e orçamental de todos os documentos expedidos
para a funcionária
Ana Isabel Reis
Assistente Técnico
Fornecimento de informação sobre os Fornecedores conta correntes
entre outros
Abordar assuntos com as entidades financiadoras referentes aos
orçamentos dos vários projetos/centros e rubricas
Conferência de balancetes/extratos dos vários centros/projetos para
posterior envio aos seus responsáveis
Apuramento do I.R.S.
Digitalização/fotocópias de documentos solicitados pelos vários
responsáveis dos projetos e organismos públicos ou privados
Abertura de “entidades” na aplicação, bem como as moradas, códigos
postais, código do país e códigos bancários
Propostas transmitidas ao superior hierárquico para melhoramento do
funcionamento do serviço
Execução da limpeza, arrumação, organização e conservação das
instalações bem como todo o equipamento que me foi atribuído
Elaboração de arquivo
Avelino Augusto Guerra Fernandes
Conferência de saldos da faturação de clientes
Pág. 73
Núcleo
Nome
Assistente Técnico
Classificação e lançamentos de documentos no GIAF (gestão
Comercial)
Tratamento e contabilização da faturação a clientes
Tratamento dos recibos da faturação de clientes
Execução de ofícios para envio de faturas e recibos aos clientes
Apuramento todos os meses do IVA e envio da Declaração Periódica
pela internet para as Finanças
Apuramento todos os meses da faturação de clientes da União Europeia
e envio da Declaração Recapitulativa pela internet para as Finanças
Apuramento da faturação Intracomunitária dos fornecedores
Execução do arquivo da faturação de clientes
Atendimento ao telefone / guiché das firmas e Professores para
esclarecimento relacionado com os pagamentos da faturação de clientes
Execução de recibos aos Professores referentes às colaborações
efetuadas por intermédio da faturação
Abertura de Subcentros tais como (RA, RB, RC, RCD, RCM, RD, RE,
RI, RO, RS, RM e RW)
Abertura de “entidades” na aplicação, bem como as moradas, códigos
postais, código do país, dos fornecedores e clientes
instalações bem como todo o equipamento que me foi atribuído
Controlo das verbas atribuídas pelo fundo de maneio
José Carlos Gonçalves Valério Pinto
Assistente Técnico
Manter rigorosamente atualizada a escrita do fundo de maneio, de modo
a ser possível verificar a qualquer momento, os montantes dos fundos
em cofre e em depósito
Lançar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho de
Gestão de todas as fontes de financiamento, incluindo os abonos a
pessoal e seus benefícios sociais
disposições legais e respetivo cabimento da fonte de financiamento pela
qual é responsável
Júlia Maria Marcelino Mesquita
Assistente Técnico
está responsável
Classificação POC de todos os documentos expedidos para a
funcionária, nomeadamente faturas e outros documentos
Fornecimento de informação sobre os subcentros das Escolas
Lúcia Maria Alves da Cunha
Assistente Técnico
investigação
projetos
Pág. 74
Núcleo
Nome
Atendimento ao Público
Atualização dos depósitos bancários e controlo das contas bancária mos
sistemas informáticos
Identificação de todas as receitas por fontes de financiamento, medida e
programa
Controlo dos TPA nos postos de receita
Arquivo de todos os extratos e receita gerada
Manuel Fernando Teixeira Novais
Elaboração dos mapas de Unidade de Tesouraria de Junho/13
Assistente Técnico
Devolução de valores de propinas/emolumentos de acordo com as
informações vindas dos SAC
Informações às diversas solicitações telefónicas da entrada de verbas
para os diversos projetos
Apuramento mensal dos valores de propinas e emolumentos
Conferência dos valores (cheques e numerário), entregues pela
Repartição Pedagógica/Serviços Académicos, e respetivos depósitos no
BES
Elaboração dos documentos de despesa dos encargos mensais com os
TPA, Via verde e transferências Internacionais
Preparar o expediente referente à contabilidade, designadamente sobre
a observância das competentes disposições legais e respetivo
cabimento da fonte de financiamento pela qual é responsável
Informar todos os assuntos sempre que solicitada e que devam ser
despachados superiormente
Maria Arminda Miranda dos Santos
Assistente Técnico
está responsável, classificação POC de todos os documentos expedidos
para a funcionária, nomeadamente faturas processamento da prestação
de serviços entre outros
Fornecimento de informação sobre os subcentros de prestação de
serviços ao exterior
Maria Helena da Costa Ribeiro
Assistente Técnico
investigação
projetos
Pág. 75
Núcleo
Nome
Pagamentos através de ficheiros, dividindo os documentos por Projetos,
OE e RP
Envio de emails a todas as entidades a avisar o respetivo pagamento e
descrever os documentos que foram pagos e solicitar, no caso das
firmas o respetivo recibo
Depois dos ficheiros serem submetidos no Banco e confirmar que estão
pagos, imprimo o comprovativo de todas as transferências e anexo a
cada documento, para se poder fazer os relatórios e pedidos de
pagamento
Numeração sequencial que tem que ser colocada manualmente em
todos os documentos a fim de serem identificados ao nível de
pagamento
Separação dos documentos por Projetos a fim de serem arquivados
Maria Manuela Pontes
Assistente Técnico
Emissão de guias de receita do hospital veterinário, vendas a dinheiros
que têm que ser passadas na Tesouraria e recebimento da receita dos
diversos departamentos
Receber as vendas a dinheiro e fazer a transferência do caixa do
departamento para o geral/UTAD no nosso sistema informático
Confirmar se o numerário, cheques ou transferências bancárias dão
certo com as vendas a dinheiro que foram entregues
Emissão de um comprovativo ao funcionário que entregou os
pagamentos como comprovativo da entrega
Lançar contabilisticamente o depósito no sistema informático
Retirar os overheads, conforme o acordado
Atendimento ao público ou ao telefone para esclarecimento de assuntos
relacionados com a Tesouraria
Mensalmente faz-se o arquivo da tesouraria, pastas conforme os
projetos, bem como a cópia de todos os depósitos
Faz-se mensalmente o arquivo da tesouraria
Vera Lúcia Monteiro
Assistente Técnico
investigação
projetos
Pág. 76
Núcleo
Nome
Arquivo geral do setor de contabilidade
Controlo de toda a gestão documental em sistema informático próprio
dos dois núcleos
Cristina Maria Montezinho Oliveira
Entradas e saídas de todo o expediente dos SFP
Registo de todo o expediente no programa Filemaker
Abertura do correio destinado aos SFP
Controlo dos livros de protocolos
Tirar fotocópias
Arquivo de toda a documentação referente ao Orçamento de Estado e
Receitas Próprias
Preparar o expediente referente à contabilidade, designadamente sobre
a observância das competentes disposições legais e respetivo
cabimento das fontes de financiamento pela qual é responsável
está responsável
Classificação POC e orçamental de todos os documentos expedidos
para a funcionária
Daniela Cristina Martins Miranda dos
Santos
Fornecimento de informação sobre os Fornecedores conta correntes
entre outros
Abordar assuntos com as entidades financiadoras referentes aos
orçamentos dos vários projetos/centros e rubricas
Conferência de balancetes/extratos dos vários projetos para posterior
envio aos seus responsáveis
Apuramento do I.R.S.
Abertura e alteração de “entidades” na aplicação
instalações bem como todo o equipamento que me foi atribuído e
necessário à realização das minhas tarefas nos Serviços Financeiros
Elaboração de arquivo e atendimento ao público
Utilização de Plataformas: Vortal, Ano, Construlink: o Como entidade
Adjudicante e o Como entidade Fornecedora; PaperCut, Finanças, EFaturas (SAFT – GIAF, ESEVR, SIACAD, HV); Segurança Social, Diário
da Republica e GIAF
Postos de Faturação: Criação dos diversos postos, Formação,
Manutenção, Fecho de Ano
Núcleo
Patrimonial
Ricardo Miguel da Costa Martins
Xerox: Configuração e Manutenção
Criação de ficheiros de aplicações: FileMaker – Aplicação de
Correspondência (Contabilidade), Access/SQL – Aplicação de Entrada
de Material (Economato) e Access – Aplicação registo de Informações
(Economato)
Colaboração nos projetos: Faturação, Xerox e CloudDCUTAD
Apoio: Utilizadores (Informática/Administrativo)
ITIDAI – instalação de sistema de faturação Primavera – lançamento de
SAFT
Pág. 77
Núcleo
Nome
Apoio geral, CPC – Giaf – criação de layout para impressora de talões
Apoio geral e GIAF – Apoio técnico geral
José António Rodrigues de Carvalho
Assistente Técnico
Apoio logístico na preparação dos documentos de bens inventariáveis
entre o setor da contabilidade e património
Responsável pela organização de todo o arquivo morto e ativo dos SFP
na Cave do Edifico da Reitoria
Eliminação de documentos antigos cujo prazo legal foi ultrapassado
Outras tarefas relacionadas com auditorias e outros assuntos diversos
dos Serviços
Organizar o cadastro e manter atualizado o inventário dos bens móveis
e imóveis da Universidade, nos termos da legislação aplicável
Conferências de inventário com o objetivo de verificar a existência física
dos bens e a sua operacionalidade dando especial atenção aos bens
totalmente amortizados
Inventariação de bens duradouros com duração superior a um ano
Elaboração das guias de entrega com a descrição dos bens
Maria de Lurdes da Conceição
Elaboração das guias de incapacidade e respetivos autos de abate de
bens
Rodrigues Gonçalves
Elaboração de guias de devolução de bens reutilizáveis
Conferências por fontes de financiamento e classificação económica de
todos os bens móveis e imóveis, tendo em vista o encerramento do ano
económico
Controlo e recolha de material incapacitado e abatido
Apoio aos departamentos e serviços, no fornecimento de informações
úteis de caracter administrativo, nomeadamente data de aquisição,
fornecedor e o valor do bem em causa
Atualização de bens à carga dos diversos utentes, comunicada via
INTRANET e à Unidade de Gestão Patrimonial
Organizar os processos de aquisição de bens e serviços de acordo com
os diplomas necessários ao normal funcionamento dos departamentos e
serviços
Análise de expressão das necessidades dos utilizadores numa
perspetiva quantitativa e qualitativa
Identificação do procedimento a adotar
Maria José Cunha Almeida
Avaliação e identificação dos possíveis fornecedores
Elaboração de programas de concurso e caderno de encargos
Acompanhamento e fiscalização de regularidade dos procedimentos e
de legalidade contratual
Zelar pela conservação e adequada gestão do equipamento;
conservação e reparação
Agostinho Filipe Teixeira de Moura
Assistente Técnico
Preparação das respostas a procedimentos de prestação de serviços ao
exterior
dos bens e a sua operacionalidade dando especial atenção aos bens
totalmente amortizados
Pág. 78
Núcleo
Nome
INTRANET
Apoio Administrativo
os diplomas legais, necessários ao normal funcionamento dos
departamentos e serviços
Elaboração dos processos de compra
Fernando Jorge Pereira Morais
Emissão da nota de encomenda
Assistente Técnico
Zelar pela conservação e adequada gestão dos seus equipamentos
Enviar por fax, email e ofício as requisições oficiais
Fotocopiar as requisições para conferência do Armazém e arquivo
Solicitar orçamentos às firmas
Arquivo Geral do Setor
os diplomas legais
Elaborar convites aos fornecedores para apresentação de propostas
Maria José Rodrigues Dinis da Cruz
Assistente Técnico
Elaborar as minutas dos contratos e registá-los no BASE.GOV
Lançamento de concursos públicos de aquisição de serviços, bens e
empreitadas no D. República e JOUE
Lançamento de procedimentos de bens, serviços e obras na plataforma
eletrónica da Gatewit - Compras Públicas
Abertura de propostas
Elaboração de relatórios preliminares e finais
Arquivo geral do Núcleo
os diplomas legais
Otília Maria Fonseca da Rocha Silva
Assistente Técnico
Pág. 79
Núcleo
Nome
Elaborar as minutas dos contratos e registá-los no BASE.GOV
Lançamento de concursos públicos de aquisição de serviços, bens e
empreitadas no D. República e JOUE
Lançamento de procedimentos de bens, serviços e obras na plataforma
eletrónica da Gatewit - Compras Públicas
Abertura de propostas
Elaboração de relatórios preliminares e finais
Elaborar convites aos fornecedores para apresentação de propostas
Arquivo
Rececionamento, conferência e entrega com as respetivas guias de
saída das encomendas aos departamentos e serviços
Elaboração da nota de encomenda relativa à reposição de Stocks
Promover a adequada gestão dos respetivos stocks
Previsão de consumos
Vigilância do nível de stocks
Paulo Alexandre Pelotas Teixeira
Conferências das existências em armazém no final do ano económico
Assistente Técnico
Distribuição de Azoto pelos Laboratórios de Ensino/Investigação
Distribuição de todo o material que dá entrada em Armazém pelas
Escolas, Departamentos e Serviços
Contacto com as Firmas Fornecedoras
Devolução de encomendas
Atendimento ao Balcão
Gestão do fundo de maneio atribuído ao Economato
Arquivo Geral do Armazém
Utilização da aplicação informática da logística e contabilidade (GIAF)
através de: Consulta de fichas de inventário
Lançamento das faturas de aquisição de material novo, faturas de
prestação de serviços e manutenção (FF e FN)
Correção das quantidades rececionadas, das faturas, no quadro de
cabimentos e compromissos
Acerto dos valores unitários, e da taxa do IVA, das faturas na aplicação
Rui Filipe Ferreira de Carvalho
Assistente Técnico
Gestão dos bens dos vários serviços e departamentos, enviados para
reparação/manutenção
Contactos telefónicos, por fax, por email, com as firmas que
eventualmente irão efetuar a reparação ou manutenção
Solicitação, análise, negociação, do orçamento enviado pela firma
candidata à reparação/ manutenção do bem
Pesquisas na Internet, ou em catálogos de informática, para análise
comparativa da qualidade/ preço
Envio de equipamentos para as firmas reparadoras
Elaboração de guias de transporte, ofícios, faxes, emails, dos bens a
necessitarem de reparação/ manutenção
Arquivo físico e informático das requisições de reparação rececionadas
Pág. 80
Núcleo
Nome
Registo nas duas aplicações informáticas criadas para o efeito, do tipo
Excel, e uma outra de Base de Dados, dos bens que estão fora da
UTAD para reparação, a situação em que se encontram (Em
Reparação, Entregue, Entregue Sem Reparação, Enviado Para o
Estrangeiro, etc.). Registo do historial de cada equipamento reparado
(Firma reparadora, datas de envio, datas de receção, reparações em
período de garantia, custos finais de cada reparação/manutenção);
Tarefas não específicas, mas relacionadas com o expediente normal do
Economato: Atendimento ao público no balcão do Economato
Organização e gestão da pasta dos contratos de manutenção e
assistência
Elaboração dos contratos de prestação de serviços a serem prestados à
UTAD
Registo na plataforma eletrónica “base.gov” de todos os procedimentos
de contratação pública realizados no Economato
dos bens e a sua operacionalidade
Luís Alberto Martins Guimarães
Conferências por fontes de financiamento de todos os bens móveis e
imóveis
úteis de caracter administrativo
INTRANET
Apoio administrativo ao setor
Rececionamento, conferência e entrega com as respetivas guias de
saída das encomendas aos departamentos e serviços
Elaboração da nota de encomenda relativa à reposição de Stocks
Vigilância do nível de stocks
Conferências das existências em armazém no final do ano económico
Distribuição de Azoto pelos Laboratórios de Ensino/Investigação
Luís Manuel Vieira Carneiro
Distribuição de todo o material que dá entrada em Armazém pelas
Escolas, Departamentos e Serviços
Contacto com as Firmas Fornecedoras
Devolução de encomendas
Atendimento ao Balcão
Lançamento na aplicação de gestão de stocks dos bens entrados e
saídos em armazém
Arquivo Geral do Armazém
Manuel Fonseca Rocha
dos bens
Elaboração das guias de entrega com a descrição dos bens
Conferências por fontes de financiamento de todos os bens móveis e
imóveis
Pág. 81
Núcleo
Nome
INTRANET
Apoio Administrativo
Atendimento ao público
Manuel Hermínio Pereira Guerra
Avaliação, registo e entrada de Informações para abertura de
procedimentos
Receção das guias de remessa e faturas, para serem registadas no livro
de fornecedores e sistema informático para posterior envio à
contabilidade
Elaborar e manter atualizado os ficheiros de fornecedores e artigos, bem
como o arquivo e expediente normal do núcleo
Ajustamentos na elaboração de Caderno de encargos ao nível de
documentos de Word
Composição de Mapas de Medição em ficheiros Excel
Facultar e disponibilizar às Entidades Internas e Externas de toda a
informação relativa ao movimento e estado de faturação nas
Plataformas Eletrónicas e no Arquivo
Elaboração de sinopses para envio de faturas para a Contabilidade
Elaboração e análise e arquivo de documentos
.
Pág. 82
Divisão de Infraestruturas, Comunicações e Suporte
Núcleo
Nome
Coordenação da Divisão de infraestruturas, comunicações e
suporte
António Manuel Araújo da Silva Rio
Costa
Coordenação de áreas segurança informática, PKI, sistemas,
centro de dados, VoIP e comunicações de dados
Gestão das redes IP da UTAD
Contacto da UTAD na RCTS e congéneres
Gestão e coordenação de centro de dados, virtualização e cloud
computing
Núcleo de
Infraestruturas,
Comunicações
e Datacenter
Apoio ao núcleo de infraestruturas, comunicações e suporte
Carlos Manuel Pereira da Costa
Gestão de infraestruturas passivas de dados na UTAD e de
centro dados
Apoio na gestão das infraestruturas wireless UTAD
Apoio na gestão das infraestruturas wireless e wired da UTAD
Luís Miguel dos Santos Pinto Monteiro Apoio na gestão de infraestrutura VoIP da UTAD
Apoio na gestão de sistemas de centro de dados e
videoconferência
Suporte na gestão de segurança informática da UTAD
Coordenação de suporte técnico a docentes, funcionários e
alunos da UTAD
Ana Rosa Pereira
Coordenação de formação em Contexto de Trabalho a alunos do
Secundário do Distrito de Vila Real
Suporte técnico a equipamentos em Laboratórios, secretarias,
salas de aulas, Auditórios e Aula Magna
Núcleo de
Suporte ao
Utilizador
Suporte técnico a docentes, funcionários e alunos da UTAD
José Eduardo Rosas Fraga
Apoio na formação em Contexto de Trabalho a alunos do
Secundário do Distrito de Vila Real
Suporte técnico a equipamentos em Laboratórios, secretarias,
salas de aulas, Auditórios e Aula Magna
Núcleo de
Sistemas
Alberto Manuel Moreira Menezes
Vasconcelos
Implementação e gestão de sistemas informáticos e centro de
dados
Apoio na gestão das infraestruturas wireless e wired da UTAD
Apoio na gestão de infraestrutura VoIP da UTAD
Suporte na gestão de segurança informática da UTAD
Pág. 83
Divisão de Sistemas de Informação
Núcleo
Nome
Coordenação da Divisão de Sistemas de Informação, multimédia,
conteúdos e gestão de informação
Jorge Borges
Desenvolvimento de sistemas informáticos
Apoio aos sistemas aplicacionais de: DSD; Inscrições online;
Intranet – geral
Página da UTAD; SIGACAD
Suporte e manutenção dos sistemas de informação de apoio ao
ensino
Fernando Rodrigues
Núcleo de
Sistemas de
Informação e
Suporte ao
Ensino
Jorge Carvalho
Vítor Sá
Maria Teresa Loureiro Batista
Assistente Técnico
Apoio aos utilizadores dos sistemas de informação de apoio ao
ensino
Desenvolvimento de novos módulos e funcionalidades para os
sistemas de informação de apoio ao ensino
Execução de atividades especificas de reporting sobre os dados
dos sistemas de informação de apoio ao ensino
Apoio aos utilizadores do sistema SIDE, incluindo alunos,
professores, e funcionários das Estruturas de Apoio das Escolas
Colaboração com a equipa de e-learning para a promoção de
atividades de apoio ao e-learning
Gestão da componente de serviços eletrónicos da Intranet e da
página da UTAD
Desenvolvimento de aplicações informáticas
Edição de documentos preparatórios de especificação de
processos para o desenvolvimento de novos módulos ou sistemas
informáticos
Promoção da qualidade dos serviços dos SIC, incluindo a edição
de inquéritos e relatórios de qualidade dos SIC
Funções técnico administrativas dos SIC
Apoio à emissão da UTAD TV
Apoio aos editores da página da UTAD
Núcleo de
Multimédia e
Conteúdos
Luís Gens
Gestão de conteúdos da página da UTAD
Conceção de grafismo diverso
Desenvolvimento de páginas web
Conceção da newsletter da UTAD
Carlos Alberto Gomes Paulo
Apoio aos utilizadores dos sistemas de informação da UTAD
Gestão de Bases de Dados
Apoio aos sistemas multimédia
Pág. 84
Serviços Recursos Humanos
Núcleo
Nome
Atendimento ao público (presencial e telefónico)
Elaboração de informações, ofícios e declarações
Elaboração de contratos de bolseiro de investigação
Maria Otília Martins
Coordenadora Técnica
Contagem de tempo de serviço
Arquivo nos processos individuais
Registo de dados nas fichas (registo biográfico)
Colaboração com a direção em assuntos como: inscrições na
ADSE, juntas médicas, aposentações, concursos, entre outros
Núcleo de
Gestão de
Recursos
Humanos
Atualização da base de dados – GIAF
Atualização do mapa de férias e registo do absentismo
Ana Paula Tojal
Assistente Técnica
Cálculo das horas de compensação dos trabalhadores não
docentes
Preparação do mapa de horas dos zeladores de edifícios
Elaboração de listagens (dados estatísticos e outros)
Atualização da página dos SRH
Arquivo do expediente geral
Numeração de toda a correspondência expedida (saídas)
Odete da Conceição Pereira
Tratamento do processo relativo às deslocações (remessa dos
boletins itinerários, …)
Apoio no cumprimento de despachos
Auxílio na tarefa de protocolar o expediente superiormente
despachado
Apoio na tarefa da numeração de documentos (entradas), aquando
de impedimento da colega responsável
Atendimento ao público (telefónico)
Registo informático das entradas e respetivo arquivo (expediente
entregue nos SRH)
Núcleo de
Expediente
Geral
Paula Maria Nicolau
Apoio no registo de efetividade
Arquivo dos formulários relativos à efetividade nos processos
individuais (férias, faltas, …)
Controle e elaboração do mapa de ocorrências
Processamentos (base de dados dos registos biométricos)
Atendimento ao público (telefónico)
Ana Paula Pereira
Assistente Técnica
Numeração e classificação de todos os documentos que dão
entrada nos SRH
Digitalização e remessa dos documentos via intranet
José Filipe Nóbrega
Assistente Técnica
Digitalização de circulares e editais
Registo na base de dados das saídas (documentos expedidos)
Emissão de faturas (relativas ao pagamento de emolumentos)
Apoio na tarefa de registo de documentos despachados
Pág. 85
Núcleo
Nome
Apoio no processo relativo ao SIADAP
Carolina Nascimento
Elaboração de fotocópias de todo o expediente
Distribuição da correspondência em todos os Edifícios da UTAD (2
semanas/mês)
Atendimento ao público (presencial e telefónico);
Mariana da Conceição Fernandes
Protocolo de todos os documentos remetidos às Escolas, Serviços
e outras unidades funcionais
Envio de faxes
Apoio na tarefa de fotocópias
Distribuição da correspondência em todos os Edifícios da UTAD (2
semanas/mês)
Manuel Tavares Leandro
Recolha diária do expediente junto dos Departamentos/Serviços
Registo informático da correspondência a ser entregue nos CTT,
com identificação dos diferentes tipos de remessa (correio simples;
registado; express-mail; correio azul)
Entrega diária nos CTT de toda a correspondência
Processamento de abonos e vencimentos
César Albertino Ferreira
Núcleo de
Vencimentos
e Abonos
Integração dos processamentos efetuados pelo setor para a
Contabilidade
Preparação do ficheiro com os descontos para a CGA e Segurança
Social
Remessa dos recibos para a Academia
Emissão das declarações de IRS, Conta Gerência, Modelo 10,
entre outras
Paulo Faceira Ferreira
Assistente Técnico
Processamento de ajudas de custo
Pág. 86
Serviço de Apoio ao Reitor
Gabinetes
Nome
Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações de
natureza jurídica em matérias atinentes às atribuições e
competências da Universidade ou em que esta tenha interesse
Prestar apoio jurídico em matéria de processos disciplinares e de
inquéritos
Colaborar na preparação de regulamentos e outros normativos
internos, bem como de instrumentos jurídicos nos quais a
Universidade ou suas estruturas sejam parte, designadamente
quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a
sua compatibilização com a lei geral
Gabinete de
Assessoria
Jurídica
Andreia Simões
Técnico Superior/ Jurista
Intervir em reclamações, recursos hierárquicos e processos de
contencioso administrativo em que os órgãos da Universidade
sejam parte e, bem assim, em relação às questões que exijam a
constituição de mandatário judicial, colaborar na preparação da
defesa da posição institucional naquilo que, sem prejuízo da
respetiva competência e deveres, seja completamente requerido
Estudar contratos de qualquer natureza, bem como preparar as
minutas de documentos de caráter legal envolvendo a
universidade
Constituir e manter, com as devidas garantias de reserva e
privacidade, uma base de dados de natureza jurídica para apoio
ao cabal exercício das respetivas competências e daqueles cuja
especialização ou funções específicas na Universidade justifiquem
o respetivo acesso, recolhendo e divulgando a legislação
pertinente para a atividade da Universidade
Fazer sugestões de medidas a adotar para o melhor
funcionamento dos serviços e estruturas da Universidade
Recolher, tratar e fornecer informação para apoiar as fases de
elaboração, monitorização e revisão do plano estratégico
Cristiana Rego
Técnico Superior
Apoiar a elaboração do plano de atividades e do relatório de
atividades da UTAD
Acompanhar a evolução das atividades das unidades orgânicas
em função do cumprimento das planos e preparar relatórios,
antecipando a concretizações das atividades e recomendando
melhorias e modificações
Apoia a implementação de ações estratégicas, por solicitação da
Reitoria
Elaboração de documentos de suporte à decisão
Gabinete de
Assessoria
Planeamento
Gina Santos
Técnico Superior
Analisa e elabora informações, pareceres e estudos de carácter
geral necessários à gestão e tomada de decisão por solicitação da
Equipa Reitoral
Acompanhamento e supervisão da Base de Dados uninominal ao
abrigo de protocolo internacional, interagindo com os Serviços da
UTAD
Preparação do Plano e relatório de atividades dos serviços
Acompanhamento das ações do plano de atividades dos Serviços
Elaboração do relatório de gestão da Administração
Presta o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e
informações e à preparação de reuniões dos órgãos da Reitoria
Pág. 87
Gabinetes
Nome
Analisa e elabora informações, pareceres de carácter económico e
financeiros necessários à gestão e tomada de decisão, no âmbito
dos projetos por solicitação da Reitoria
Acompanha as ações de planeamento, programação material e
financeira dos projetos estratégicos, orçamentação, controlo e
avaliação da respetiva execução financeira
Coadjuva na coordenação da criação e implementação de um
plano de ordenamento e valorização do campus, estando
subjacente a criação do eco-campus à luz do conceito de
“Universidade Inteligente”
Lília Macieirinha
Técnico Superior
Apoio na preparação e candidatura do processo de integração do
futuro eco-campus na rede Copernicus - Campus
Apoio o processo de implementação dos requisitos e
procedimentos na UTAD, conducentes ao estabelecimento das
Normas ISO 14001 (Sistemas de Gestão do Ambiente) e ISO
50001 (Sistemas de Gestão de Energia)
Fornece apoio técnico de natureza administrativo-financeira na
elaboração de propostas de candidatura no que respeita a
projetos estratégicos
Apoio a preparação do plano físico de desenvolvimento, das
propostas de plano plurianual de investimentos e orçamentos da
Universidade
Presta o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e
informações e à preparação de reuniões dos órgãos da Reitoria
Receber e fazer triagem do despacho, dando o devido
encaminhamento
Realização de estudos e pareceres para apoio à decisão da
Equipa Reitoral
Promover e divulgar as normas internas e demais diretrizes
emanadas pela Reitoria
Alexandra Coutinho
Técnico Superior
Acompanhar o trabalho dos órgãos da Universidade,
nomeadamente do Reitor, do Conselho Geral, do Conselho de
Gestão e do Conselho Académico, apoiar a preparação,
divulgação e concretização das suas deliberações
Assegurar a comunicação com os órgãos da Universidade, com
as unidades orgânicas e com os organismos e entidades
externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do
Gabinete
Organização e apoio aos atos sociais e protocolares da instituição
Secretariado
Secretariado internacional
Gestão de programas de mobilidade nacional e internacional
Ligação entre a Reitoria e o GRIM
Sara Dias
Técnico Superior
Apoio técnico à preparação de protocolos, acordos, convénios
nacionais e internacionais
Coordenação das agendas das VR_PEO, VR_CTI, PR_GQ e
PR_PE
Apoio às reuniões da equipa reitoral interna e externamente
Apoio técnico à preparação de regulamentos, documentos e
informação da equipa reitoral
Gestão do correio eletrónico institucional das Vice-reitorias e
GRIM
Gestão das bolsas de investigação da instituição
Pág. 88
Gabinetes
Nome
Membro do Núcleo de bolseiros
Secretariado da Reitoria
Abertura, triagem e reencaminhamento dos emails dirigidos à
equipa Reitoral
Resposta aos emails
Isabel Pires
Elaboração de informações e ofícios
Assistente Técnico
Apoio na organização de reuniões da equipa Reitoral
Calendarização da agenda da equipa Reitoral
Marcação de salas para reuniões e eventos
Arquivo de documentação
Reserva de viaturas para a equipa Reitoral
Adelaide Catalão
Fernando Azevedo
Julieta Monteiro
Atendimento na portaria
Receção e distribuição de documentos
Motorista
Apoio operacional da equipa Reitoral
Limpeza
Apoio a reuniões

Plano Atividades Serviços - Intranet

Transcription

Similar documents

DIÁRIO OFICIAL DO MUNICÍPIO - Portal da Prefeitura de Uberlândia

DIÁRIO OFICIAL DO MUNICÍPIO

Microsoft Access 2007

Conquista APASE: Governo autoriza abertura de concurso público

páscoa da ressurreição do senhor mensagem evangélica sobre as

almanaque pronto 09out.cdr

Manual de Microsoft Access 2007