Von der Theorie in die Praxis – die DIN EN 82079

Transcription

Von der Theorie in die Praxis –
die DIN EN 82079-1 im Redaktionsalltag richtig umsetzen
Roland Schmeling / SCHMELING + CONSULTANTS
Stephan Schneider / SEW-EURODRIVE
tekom-Jahrestagung 2014
ICS Stuttgart, 11. – 13. November 2014
1
(c) 2014, Schmeling + Consultants GmbH
Das erwartet Sie bei uns:
• Übersicht zu den Anforderungen der EN 82079-1
• Strategie und Konzeption
• Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
• Literaturhinweise
2
DIN EN 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen
Status
•
•
•
•
Deutsche Übersetzung (DIN, Juni 2013)
Basis: IEC 82079-1:2012-08 (ISO und IEC)
Zusätzlich Europäische Norm (EN)
Wichtigste Norm für Anleitungen
Stand
•
Juni 2013
Vorgänger
•
DIN EN 62079:2001 – Frist bis 12.09.2015
Scope
•
Alle Arten von Anleitungen (instructions for use) für alle Arten von
Produkten, von der Dose Farbe bis zur Industrieanlage
Inhalt
•
•
•
•
•
•
Begriffsdefinitionen
Prinzipien für die Erstellung von Anleitungen
Anforderungen an den Inhalt von Anleitungen
Anforderungen an die Gestaltung von Anleitungen
Anforderungen an den Erstellungsprozess für Anleitungen
Anforderungen an die Qualifikationen von Redakteuren, Autoren,
Übersetzern, Lektoren, Illustratoren, Prüfern
Anforderungen an die Prüfung einer Anleitung auf
Übereinstimmung mit der Norm
Informativ: Erstellungsprozess
Informativ: Methoden der Evaluation (Expertisen und empirische
Methoden)
•
•
•
Ausblick
•
Weitere Teile einer Normenreihe möglich
3
Gliederung der DIN EN 82079-1
Inhalt und Anhänge
Vorwort
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen
3. Begriffe
4. Prinzipien
5. Inhalt von Gebrauchsanleitungen
6. Gestaltung von
Gebrauchsanleitungen
7. Bewertung der Konformität mit
diesem Teil der Normenreihe
82079
 Anhang A (normativ) Bewertung
der Gebrauchsanleitung
 Anhang B (informativ) Checkliste
für Konformität und Kommentare
 Anhang C (informativ) Checkliste
für die Effektivität der
Kommunikation
 Anhang D (informativ) Planung
der Erstellung von
 Anhang E (informativ)
Empirische Methoden zur
Unterstützung der Erstellung von
 Literaturhinweise
4
IEC 82079-1: Bedeutung
Normen generell
 Erstellung durch privatrechtliche Organisationen

„Interessierte Kreise“
 Normen sollen den Stand der Technik wiederspiegeln
 Anwendung freiwillig, aber:
 Rechtsprechung: Regeln der Technik


Produkthaftungsrecht: Mindeststandards
Produktsicherheitsrecht: Teilweise zur Umsetzung von Gesetzen
IEC 82079-1
 EU: Ohne Auftrag der Kommission, daher


keine harmonisierte Norm, keine generelle Zuordnung zu einer Richtlinie des „Neuen Konzepts“
• siehe www.newapproach.org
Deutschland: Vorgänger DIN EN 62079 hatte Vermutungswirkung hinsichtlich des GPSG für
allgemeine Produkte (bisher durch AtAV, jetzt AfPS; künftige Regelung noch unklar)
 International wachsende Aufmerksamkeit und Mitwirkung

Normungsorganisationen und –gremien, Verbraucherverbände,
COPOLCO (http://www.iso.org/iso/copolco)
 IEC: horizontale Norm zum Aspekt: „Anleitung“ (ISO: ähnliche Regelung)


Deutliche Empfehlung für vertikale (produktbezogene) Normen
Gilt immer dann, wenn vertikale Norm keine abweichende Regelung hat
 ISO: horizontale Bedeutung (ähnlich wie IEC)

Gemeinsame Arbeitsgruppe mit IEC; Beginn einer Normenreihe: offen für weitere Teile
Fazit: Mit einer wachsenden internationalen Bedeutung der IEC 82079-1ist zu rechnen
5
tekom Frühjahrsumfrage 2013
Über 80 % orientieren sich an der IEC 82079-1 oder planen dies
Keine Beachtung der Norm bei:
 16–20 % der Industrie- und Dienstleistungsunternehmen
 64,4 % der Softwareunternehmen
 Evtl. ISO IEC IEEE 26514 und weitere Standards dieser Reihe
bekannt
6
Die IEC 82079-1 ist nicht perfekt
Themen der nächsten Revision der IEC 82079-1: der Review Report*
 Sicherheitsaspekte klarer und
konsistenter, z. B. Zusammenhang von
Risikobeurteilung
 Kompetenzen der Prozessbeteiligten
differenzierter (Rollendefinitionen)
 Nutzung elektronischer Medien
 Empirische Methoden zur
Informationsqualität und zur
Zielgruppenanalyse
 Qualitätssicherung
 International konforme Anleitungen
 Klarere Formulierung von
Qualitätskriterien und einer
Qualitätsmetrik
 Erstellungsprozess (bisher nur informativ
und exemplarisch
im Anhang D)
 Scope und Titel der Norm
 Gliederung, Verständlichkeit und
begriffliche Klarheit und Konsistenz der
Norm verbessern
 Ggf. Ermöglichen weiterer Teile
 User Feedback
 Integration von Komponenten
 speziell: Anlagenbau
 Abstimmung mit ISO IEC IEEE 26514
über Software-Dokumentation, u.a.
begrifflich
 Struktur von Informationstypen
 Inhalt und Struktur von typischen
Informationsprodukten
* 3/1177/RR
7
Anforderungen der EN 82079-1 – eine sortierte Auswahl
6 Arten von Anforderungen und der praktische Umgang mit ihnen
1. Prinzipien
•
•
•
•
Anleitung ist Teil des Produkts
Zielgruppenorientierung
Verfügbarkeit
Berücksichtigung von
Minderheiten
• Im Management als
Argumentation nutzen und mit
den Unternehmenszielen
verbinden
• Konsequenzen für Konzept
und Prozesse ableiten und
umsetzen
• Im Team verankern und
schulen
2. Anforderungen an den
Inhalt
3. Anforderungen an die
Gestaltung
• Dokument-ID, Datum,
Revisionsstand
• Energieverbrauch
• Informationen zur Entsorgung
• Inhalte von
Sicherheitshinweisen
• Veränderung des Produkts
• Gestaltung von
Warnhinweisen, Signalwörter
• Empfohlene
Mindestschriftgrößen
• Funktionale
Textstruktur/Formulierung
• Farbeinsatz
• Konsistente Terminologie
• Landessprache
• Elektronische Medien
• In der Konzeption
berücksichtigen
• Berücksichtigen in:
• Konzept
• Recherche
• Qualitätssicherung
• Tool-Implementierung
(z. B. Datenübernahme)
• Schulung
• In der Konzeption
berücksichtigen
• Konzept
• Schulung
8
Anforderungen der EN 82079-1 – eine sortierte Auswahl
6 Arten von Anforderungen und der praktische Umgang mit ihnen
4. Konzeptanforderungen
5. Prozessanforderungen
6. Anforderungen an die
personellen Ressourcen
• Redaktionsleitfaden
• Zielgruppenanalyse
• Methodisch-funktionale
Standardisierung
• Risikobeurteilung
• Qualitätssicherung: Lektorat,
Prüfung von Übersetzungen
• Berücksichtigung
produktspezifischer
Standards: setzt
Normenrecherche voraus
• Regeln für die
Konformitätsprüfung
• Empirische Prüfung
• Kompetenz von
verantwortlichem Personal,
Autoren, Übersetzern,
Lektoren, Grafikern, …
• Anforderungen bei der
Definition der Rollen und
Kompetenzen berücksichtigen
• Rollen mit den Prozessen
verbinden
• Weiterbildung fördern
• Prozesse definieren
• Konzept
• Schulung
• Rollen und Kompetenzen
definieren
• Konzept
• Schulung
9
Wichtige Prinzipien der EN 82079-1
1. Zielgruppen berücksichtigen
2. Anleitung als Teil des Produkts betrachten
3. Verfügbarkeit gewährleisten
4. Sicherheit gewährleisten
5. Sprache des Verwenders bereitstellen
6. Medien optimal einsetzen
7. Konformität gewährleisten
8. Konsistenz gewährleisten
9. Inhalte deduktiv präsentieren
10. Kürze und Einfachheit berücksichtigen
11. Redaktionsprozess professionell organisieren
10
Zielgruppenanalyse
Im Unternehmen vorhandenes Wissen nutzen und strukturiert darstellen
11
Zielgruppenanalyse
Dimensionen für die Zielgruppenbeschreibung (Investitionsgüter)






Aufgaben und Verantwortung
Statistische Daten
Voraussetzbare Sprach- und Lesekompetenz
Physische Voraussetzungen
Arbeitsumgebung und Informationszugriff
Technische Kompetenz
 Verfahren
 Mechanisch, elektrisch,
elektronisch, hydraulisch, ...
 Software




Produktspezifische Kompetenz
Schulungsinhalte
Produktbeobachtung
Tätigkeitsanalyse
Fragen
• Beschreibung: Welches sind
die wesentlichen
Eigenschaften?
• Märkte: Gibt es wesentliche
Besonderheiten in bestimmten
Märkten?
• Welche Konsequenzen
ergeben sich für die
Informationsentwicklung?
12
Inhaltliche Konsistenz
Widerspruchsfreiheit der Informationskanäle
Betriebsanleitung
Flyer
Internet
Schulung
Organisation der
Widerspruchsfreiheit
 Inhalt
 Technische Daten
 Terminologie
 Warnhinweise
 Ersatzteilwesen
 Wartungsfristen
 …
Katalog
Service
Montage
Validierung
Vertrag
13
DIN EN 82079-1: Funktionale Formulierung
Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts
6.1.3 Struktur
Die Formulierungen sollten den Textfunktionen entsprechen. Die Struktur der
Texte sollte die verschiedenen Textfunktionen unterstützt. Solche
Textfunktionen sind zum Beispiel:
• Thema (Überschrift);
• Beschreibung;
• Ziel;
• Voraussetzung;
• Zustand;
• Handlung;
• Ergebnis;
• Warnung;
• Aufforderung und Erinnerung;
• Beispiel;
• Bildtext (Beschriftung einer Abbildung oder einer Tabelle).
Die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode wird empfohlen.
14
Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden
„Die Tür ist offen.“






Feststellen, dass die Tür offen ist.
NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat.
NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist.
NN auffordern, die Tür zu schließen.
NN auffordern, zu gehen.
NN einladen, hereinzukommen.
Im Funktionsdesign:
 Festlegen der benötigten Sprechakte
 Zielangabe, Handlungsaufforderung, Bedingung, Voraussetzung, Tipp,
Beispiel, Risiko, Thema, Orientierung, Resultat, Aufbau, Funktionsweise,
Bedienelement-Funktion, …
 Definition der entsprechenden schreibtechnischen Regeln in einem
Redaktionsleitfaden nach einheitlichem Beschreibungsmuster
 Maßgabe: Hohe Informationsqualität und Konsistenz
 Darauf aufbauend: Schulung, Qualitätssicherung, Tool-Konfiguration, …
15
Redaktionsleitfaden in 5 Bereichen – EN 82079-1, 6.1.2*
QM und Kommunikation
• Qualitätsziele und Leitsätze
• Zielgruppen (Nutzer und
Interessierte)
• Organisation
• Rollen, Verantwortung,
Befugnisse
• Neue Mitarbeiter/innen
• Lenkung der Dokumente
• Kontinuierliche Verbesserung
• Kommunikation und
Schnittstellen
Arbeitsmittel
• Tools
Material
• Prozessunterstützende
Checklisten
• Lektoratschecklisten
• Formulare
Prozesse
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Management-Prozesse
Weiterbildung
Interne Projekte
Stützprozesse
Terminologiemanagement
Administration
Hauptprozesse:
Planung und Recherche
Risikobeurteilung
Erstellung
Beschaffung
Review
Lektorat
Freigabe
Übersetzung
Produktion und Bereitstellung
Archivierung
Redaktion
• Formulierungs-, Stil und
Schreibregeln
• Sicherheitsbezogene
Informationen
• Informationsprodukte
• Medien und
Orientierungshilfen
• Modulbildende und integrierte
Sequenzmuster
• Funktionale Einheiten und
funktionale Visualisierungen
• Auszeichnungs- und
Bildelemente
• Indexierungsregeln
• Verweisregeln
• Terminologie
• Grafikerstellung
• (CI und Gestaltung)
* Lt EN 82079-1, 6.1.2:
•
Schreibstil und Formulierung
•
Terminologische Konsistenz
•
Layout und Typographie
16
Die geforderten Eigenschaften
Ein Redaktionsleitfaden ist einfach zu
handhaben und somit effektiv und effizient,
wenn er sich an folgenden Prinzipien orientiert:
 Die Leitung unterstützt und lebt die Steuerung
der Dokumentation mit dem Werkzeug RLF.
 Es gibt einen anerkannten Verantwortlichen für
den RLF, der hinreichend geschult ist und der
Pflege des Leitfadens eine hinreichend große
Bedeutung beimisst.
 Der Redaktionsleitfaden "lebt": Neue geeignete
Hilfsmittel und Checklisten werden nicht von
Hand zu Hand weitergereicht und lokal verwaltet,
sondern in den RLF eingebunden.
17
Die geforderten Eigenschaften
 Struktur und Begrifflichkeit des RLF orientiert
sich an den Unternehmensprozessen und ist
stabil.
 Die Informationen im RLF werden von der
Redaktion benötigt und berücksichtigt.
 Die Informationen sind konkret und
beispielorientiert
 Die Information kann mit dem RLF gepflegt
werden (andernfalls auslagern und vom RLF
verweisen)
 Navigationselemente erleichtern das Auffinden
der benötigten Information.
 Das Medium muss do gewählt werden, dass die
Redaktion einen schnellen Zugriff auf alle Inhalte
hat.
Optimal: zentral verwalteter elektronischer RLF,
beispielsweise als PDF oder HTML.
18
IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 1 (2)
Prüfen Sie, was regelmäßige Aufgaben sind, und welche nur von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.
19
IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 2 (2)
Prüfen Sie, was regelmäßige Aufgaben sind, und welche nur von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.
20
Zu g) Qualitätsüberprüfungen
 Geplant
 Gemäß den Anforderungen
 Siehe a) Analyse
 Gemäß dem Redaktionsleitfaden
 Siehe b) Konzept
 Durch ausgebildete oder geschulte Personen, oder Personen mit
mindestens 5 Jahren Erfahrung
 Redigieren, wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden – intention
of no failure should be aimed for*
* In der deutschen Übersetzung steht (leider): “Es sollte die Absicht angestrebt werden, nicht zu versagen.”
21
Zu h) Qualitätssicherung*
 Empirische Evaluation (Anwendertests)
Passender: Validierung,
Test oder Evaluation
 Mit dem “ganzen” Produkt: einschließlich Anleitung
 Siehe Anhang E
 Gefundene Fehler und Verbesserungspotenziale einarbeiten




Anforderungskatalog
Qualitätsprüfungen
Redaktionsleitfaden
Änderungsliste (zu Vorgänger-Produkten und –Anleitungen
gesammelte Verbesserungen und Änderungen)
22
Methoden nach DIN EN 82079-1 Anhang E
Empirisch:
Zielgruppe ist involviert
Nicht-empirisch:
Expertise, Desk Research
 Befragungen

 Schriftliches Interview
 Mündliches Interview
 Fokusgruppe
 Vergleich mit anderen
Informationsprodukten, Benchmark
anhand von Checklisten

 Usability-Tests
Expertise nach übergeordneten,
zuvor vereinbarten Kriterien
 Schwachstellenanalyse durch
Expert/inn/en, z. B.
Problemtypologie
 Gutachten, überwiegend bei
konkreten rechtlichen Fragen
 Zertifizierung, z. B. DocCert
 Faktisch große Bandbreite
 Auch „klein“ im Prozess
integriert möglich
 Rückmeldungen aus
Beschwerdemanagement,
Hotline und Service
Selbsteinschätzungen mit
(normenbasierten) Checklisten


Produkttests, z. B. Stiftung
Warentest
Erkenntnisse aus Wettbewerben
und Awards
 Beispiel: tekom Dokupreis
23
Anwendung von Anhang D
Anhang D
 ist eine erste Hilfestellung, um Qualitätsprozesse zu etablieren
 ist eine Sammlung von Empfehlungen
 sollte nicht als vollständiges System / Prozess missverstanden
werden
 Erstellen Sie einen Prozessentwurf auf der Basis klarer Analysen
und Anforderungen, passend für Ihr Unternehmen oder Ihre
Abteilung
 Optimieren Sie den Prozess unter Verwendung von Anhang D
 Richten Sie ein besonderes Augenmerk darauf, wie die Qualität der
Anleitungen im Prozess gewährleistet werden kann
24
Qualitätssicherung
25
Bausteine in der Qualitätssicherung (Beispiele)
Diese Werkzeuge der Qualitätssicherung ...
Review (fachlich)
Empirischer Test,
z. B. Usability-Test
Checklistenbasiertes Review
(rechtlich und normativ)
Freigabe auf Basis einer
prozessbegleitenden Checkliste
Humanlektorat durch
„Kollege/-in“ oder Lektor/-in
(6.1.11 „Korrekturlesen“)
Automatisierungen, z. B.
Datenprüfung bei der
Erfassung, Layout
Rückläufe aus der
Übersetzung
Kundenbefragung
Automatische
Stilprüfung durch CLC
Toolgestützte Rechtschreib- und
Grammatikkontrolle
Terminologiekontrolle
(CLC; 4.8.2.3, 5.15.5,
6.1.4)
Datenprüfung bei der Publikation,
z. B. PitStop für PDF
Internes Audit
Expertise, Prüfung und Zertifizierung
(abhängig von Prüfauftrag und Prüferkompetenz)
... unterstützen die Einhaltung von...
Rechtliche und
normative
Anforderungen
bezüglich Inhalt
und Darstellung
Sachliche Richtigkeit
Rechtschreibung /
Grammatik
Rechtliche Anforderungen
an den Prozess
Konsistente
Terminologie
Verständlichkeit,
Stil
Interne Anforderungen
an den Prozess
Rechtliche und normative
Anforderungen bezüglich Form
Formulierungsregeln
Relevanz (Inhalt)
Konsistentes
Layout
Erfüllen von
Kundenerwartungen
Übersetzungsgerechtheit
Produktbeobachtung und KundenFeedback / Beschwerden
Audit durch externen
Auditor
Einhaltung von Strukturregeln
26
Checkliste: Mit Vorsicht zu genießen
IEC 82079-1: Checkliste ist Leitschnur, nicht Anforderungsliste!
27
Interne Konformitätsprüfung
Rolle des Qualitätssicherers in der Technischen Redaktion
So ...
... oder so ...












Forderungssteller
Prüfer
Behinderer
Verhinderer
Realitätsferner
Normenbewahrer
 ...
Wissensmanager
Kommunikator
Gesprächspartner
Problemlöser
Unterstützer
Ideengeber
...
28
Das erwartet Sie bei uns:
•
•
•
•
•
29
Übersicht zu den Anforderungen der EN 82079-1
Anforderungen der Norm an Strategie und Konzeption
Strategie und Konzeption
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Literaturhinweise
Anforderungen der Norm
Was die Norm ausdrücklich erwähnt
• Die Geschäftsleitung stellt die erforderlichen Ressourcen mit der
notwendigen Kompetenz bereit (Kap. D.2 b).
• Das bedeutet auch: Technische Dokumentation und Übersetzungsmanagement sind Managementaufgaben → Delegationsverantwortung der Unternehmensleitung.
• Planung und Projektmanagement sind erforderlich (Kap. D.3 b) und
Konzept für die Entwicklung und Erstellung von Gebrauchsanleitungen erarbeiten (Kap. D.3 c).
• Das bedeutet auch: Die strategische Entwicklung (ganzheitliche
Betrachtungsweise) ist eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Prozessentwicklung und den Aufbau einer wirkungsvollen
Organisationsstruktur. Zur Unterstützung der strategischen
Entwicklung müssen die richtigen Managementmethoden eingesetzt
werden.
Was die Norm ausdrücklich erwähnt
• Anleitung ist Bestandteil der Produktentwicklung (Kap. D.3 d).
• Das bedeutet auch: Die Technische Dokumentation muss in die
übergeordneten Unternehmensprozesse eingebunden sein.
• Erstellung der Anleitung durch Fachleute und hohe kommunikative
Kompetenz der Beteiligten (Kap. 4.2) erforderlich.
• Das bedeutet auch: Zusätzlich zur Kompetenzentwicklung der
Mitarbeiter/innen sind auch Teamentwicklungsmaßnahmen
erforderlich.
• Analysearbeiten werden durchgeführt (Kap. D.3 a).
• Stilleitfaden (Style Guide = Redaktionsleitfaden) mit Vorgaben für die
Erstellung von Gebrauchsanleitungen (Kap. D.3 c) erforderlich.
• Methoden zur Strukturierung der Anleitung (Kap. 6.1.1 und Kap.
6.1.3).
Erfolgreich umsetzen
Stellenwert im Unternehmen; Teil der strategischen
Entwicklung
Die richtigen Prozesse als Ergebnis der
strategischen Betrachtung
Wirksame Organisationsstruktur, folgt den
installierten Prozesse
Fähige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
Kompetenzmodell anwenden
Schlagkräftiges Team, Teamentwicklung beachten
Wirksame Methoden anwenden, z. B.
redaktionsleitfaden und Strukturierungsmethoden
Wirksame Werkzeuge einsetzen, z. B.
Redaktionssystem und QualitätssicherungsSoftware
Erfolgspyramide für Technische Kommunikation/Dokumentation und
Übersetzungsmanagement
Ganzheitlicher Ansatz
Beispielsweise SWOT-Analyse anwenden
Die Balanced Scorecard als Managementmethode
Gründe für die Balanced Scorecard
• Die Balanced Scorecard dient als Führungsinstrument zur
Ausrichtung der Organisation an strategischen Zielen in den
unterschiedlichen Perspektiven (Finanzen, Kunden, Prozesse,
Potenzial/Mitarbeiter).
• Im Gegensatz zu Unternehmensleitbildern und anderen unscharfen
Formulierungen versucht die Balanced Scorecard die Erreichung von
strategischen Zielen messbar und über die Ableitung von
Maßnahmen umsetzbar zu machen.
• Mit den Methoden der Balanced Scorecard soll das Blickfeld des
Managements von einer traditionellen, durch finanzielle Aspekte
gekennzeichneten Unternehmenssicht auf alle relevanten Teile
gelenkt werden und so zu einem ausgewogenen (balanced) Bild
führen.
Anleitung als Teil des Produkts betrachten
• Den sicheren und bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produkts
sicherstellen.
• Den naheliegenden, nicht bestimmungsgemäßen Gebrauch
erwähnen und davor warnen.
• Die Informationen können auch auf mehrere Dokumente aufgeteilt
werden (komplexe Produkte, Produkte mit hohem Zulieferanteil).
Dokumente sinnvoll und gut strukturieren (Navigationsdokument).
• Nicht alle Teile der Dokumentensammlung zwingend im Papierformat.
Gebrauchsanleitung 1 (Installation ,
Inbetriebnahme und Betrieb der
Maschine)
Navigationsdokument
Gebrauchsanleitung 2
(Beschreibung der Software)
Gebrauchsanleitung 3 (Technische
Daten und Sicherheitskennwerte)
Medienkonzept
Medienkonzept und Konzept für den Einsatz der Kommunikationsmittel
entwickeln
Medien
Auf dem Produkt Auf der Verpackung
Typenschild
Kommunikationsmittel
Barcode oder RFID
Text, auch Braille
Symbole
Illustrationen
Online-Hilfen
Video, auch Utility-Film
Animation, auch interaktiv
Webinar
Schulung, auch CBT und WBT
Beispiele für Kommunikationsmittel und Medien
Papier
Datenträger
Internet
Präsenz
Qualität der Kommunikationsmittel
Kommunikationsmittel
Qualitätskriterien
Text
 Konsistente und verständliche Terminologie
 Verständliche Formulierungen und guter Schreibstil
 Übersetzungsgerecht
Symbole,
Illustrationen
 Ansprechende und leicht verständliche Bildsprache
 International verwendbar
Online-Hilfen
 Gut strukturiert
 Inhalt und Stil konsistent zu den Gebrauchsanleitungen
 Idealerweise kontextsensitiv
Video, Utility-Film,
Animation
 Gut strukturiert und in leicht verständliche Sequenzen
unterteilt
Webinar, Schulung
(Präsenz, CBT,
WBT)
 Funktionierendes, möglichst multimediales,
Schulungskonzept
Technische Kommunikation/Dokumentation als Teil der übergeordneten
Unternehmensprozesse, in dem auch der Übersetzungsprozess eingebunden ist.
Einige Anforderungen der Norm:
• Muttersprachliche Fachübersetzer einsetzen (Kap. 4.8.3.3)
• Korrekturlesen und inhaltliche Überprüfung erforderlich (Kap. 4.8.3.3)
Fazit:
• Idealerweise 6-Augen-Prinzip, zusätzlich zur sprachlichen Korrektur
auch fachliche Korrektur durch muttersprachlichen Experten
• Terminologiearbeit, Teil des Terminologiemanagements
Das bedeutet:
• Klare und durchgängige Beschreibung der Redaktions- und
Übersetzungsprozesse
• Dienstleister aktiv in diese Prozesse einbinden
• Gut funktionierendes Projektmanagement beim Dienstleister
• 6-Augen-Prinzip sicherstellen
• Ausgeklügelte Methoden und Technologien für die Vorübersetzung
und für die Wiederverwendung von bereits übersetzten Inhalten
• Gesamthafte Betrachtung ist wichtiger als die reine Wort- und
Zeilenpreisbetrachtung.
Empfehlung: Terminologiedatenbank und Translation Memory selbst
verwalten und nicht dem Dienstleister überlassen. Zumindest aber
vertraglich die Rechte sichern.
Fähige Mitarbeiter und
leistungsfähiges Team
Kompetenzmodell
Kompetenzmodell
Vorgehensweise Kompetenzmodell (1/3):
• Kompetenzinformationen sammeln
 Unternehmenskontext betrachten
 Kompetenzen mit den Zielen verbinden
 Informationen von der nächsten Führungsebene einholen
 Methoden der Arbeitsanalyse einsetzen
 Zukünftige Arbeitsanforderungen berücksichtigen
Kompetenzmodell
• Kompetenzinformationen ordnen
 Die Bestandteile des Kompetenzmodells zusammentragen und
beschreiben
 Die erforderliche Ausprägungen einer Kompetenz festlegen
(Anfänger, Könner, Experte)
 Bei Bedarf Basiskompetenzen und jobspezifische Kompetenzen
beschreiben (Redakteure, Illustratoren, Übersetzer,…)
 Vorhandene Kompetenzkataloge nutzen (das Rad nicht neu
erfinden)
 Umfassendes und verständliches Fähigkeitsprofil erstellen, aber
nicht zu ausführlich (ca. ½ DIN-A4-Seite Beschreibung pro
Kompetenz, ca. 12 – 15 Kompetenzen pro Stelle)
 Tabellen, Schaubilder oder Diagramme verwenden
Kompetenzmodell
• Kompetenzinformationen nutzen
 Methoden aus der Organisationsentwicklung nutzen
 Kompetenzmodelle bei der Personalarbeit nutzen (beispielsweise bei der Personalentwicklung und bei der Rekrutierung)
 Informationstechnologien nutzen (Kompetenzmodelle in HRSysteme hinterlegen, um Bewerber besser bewerten zu können)
 Kompetenzmodelle zyklisch oder bei Bedarf überprüfen und
anpassen
 Rechtliche Bedenken ausräumen (Merkmale objektiv und präzise
erfassen)
• Rekrutierung: Fähigkeiten sind wichtig, nicht Kenntnisse
 FrameMaker-Kenntnisse? Vielleicht arbeiten Sie bald mit XMetal?
 Besser: Die Fähigkeit, strukturierte Informationen zu bearbeiten.
Teamentwicklung
Der Weg zum Spitzenteam:
• Kommunikationsmechanismen erkennen
• Aktive Kommunikation betreiben und fördern
• Körpersprache und Emotionen beachten
• Erfolgsziele definieren
• Rollen in einem Erfolgsteam beschreiben
Team-Uhr nach B. W. Tuckmann
Hinweise zu Literatur und Zertifizierung
• DIN EN 82079-1 (VDE 0039-1)
Erstellen von Gebrauchsanleitungen – Gliederung, Inhalt und
Darstellung – Teil 1: Allgemeine Grundsätze und ausführliche
Anforderungen
(IEC 82079-1:2012); Deutsche Fassung EN 82079-1:2012
• Normenkommentar zur EN 82079-1
„Erstellen von Gebrauchsanleitungen“
Michael Fritz, Jens-Uwe Heuer, Jörg Michael, Roland Schmeling,
Matthias Schulz
tekom Stuttgart, ISBN 978-3-9814055-7-6
• Beuth-Kommentar
„Gebrauchsanleitungen nach DIN EN 82079-1“
M. Galbierz, W. Pichler, S. Schneider, M. Tillmann
Beuth Verlag GmbH, ISBN 978-3-410-23496-8
• TÜV SÜD DocCert Prüfung und Zertifizierung nach EN 82079-1
Ihre Meinung ist uns wichtig! Sagen Sie uns bitte,
wie Ihnen der Vortrag gefallen hat. Wir freuen uns
auf Ihr Feedback per Smartphone oder Tablet
unter
http://NORM15.honestly.de
oder scannen Sie den QR-Code
Das Bewertungstool steht Ihnen auch noch nach der Tagung zur Verfügung!

Von der Theorie in die Praxis – die DIN EN 82079

Transcription

Similar documents

Animalprints, Jeans in allen Facetten, Fashion für den Fuß, die

Diplomarbeit - Groupware Competence Center

Tangram 2 - Eidgenössische Kommission gegen Rassismus EKR

Handout_Grundlagenseminar CE

CeBIT-Katalog 2011.qxp - Landesforsten Rheinland

CE-Kennzeichnung nach der neuen Maschinenrichtlinie

Personalwirtschaft Extra

Erfolgsgeschichte Janus

Steuerberatungsgesellschaft Transparenzbericht 2015 gemäß

Terminologiemanagement - Dr. Rieland Technische Dokumentation

Performance Measurement in der Logistik

31/06

content connections 2015 agenda

Leitfaden zur Erstellung von Arbeitszeugnissen für

Lehrgang - Sachkundiger für Holzschutz am Bau

EPLAN Electric P8

Praxistipps Adobe FrameMaker: Neue Rechtschreibprüfung

Administratorhandbuch für LifeSize