9 Muster für erfolgreiche Mahnschreiben

Transcription

Mahnungen (Musterbriefe)
M05 001
So bekommen Sie Ihr Geld:
9 Muster für erfolgreiche Mahnschreiben
Das Problem: Auf klassische Mahnschreiben reagieren
viele Kunden nicht mehr .......................................................... M05/002
Erfolgsbeispiel 1: Mahnbrief mit Coupon ................................ M05/003
Erfolgsbeispiel 2: Ein Rätsel aufgeben ...................................... M05/005
Erfolgsbeispiel 3: Der Freudensprung ...................................... M05/006
Erfolgsbeispiel 4: Freundliche Empfehlung................................ M05/007
Erfolgsbeispiel 5: Wink mit dem Zaunpfahl .............................. M05/008
Erfolgsbeispiel 6: Unterschwellige Drohung.............................. M05/009
Erfolgsbeispiel 7: Böse Worte nett verpackt.............................. M05/010
Erfolgsbeispiel 8: Aller guten Dinge sind drei............................ M05/011
Erfolgsbeispiel 9: Mahnen mit einem Lied ................................ M05/012
Ihr Fachautor:
Franz Hermann
leitete mehrere Jahre lang Werbe- und PR-Abteilungen großer
Unternehmen. Er ist Vizepräsident des Berufsverbands Öffentlichkeitsarbeit und Chefredakteur des Informationsdienstes
„Werbepraxis aktuell“ aus dem Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG. Internet: www.werbepraxis-aktuell.de
Darum geht es:
Die allgemein schlechte Wirtschaftslage und die trüben Konjunkturaussichten haben dazu geführt, dass sich die Zahlungsmoral in Deutschland insbesondere in den letzten 2 Jahren dramatisch verschlechtert
hat. Nicht bezahlte Rechnungen können Ihre wirtschaftliche Existenz
stark gefährden. So werden Mahnbriefe immer wichtiger: Mit einer
ansprechenden Gestaltung nehmen Sie Einfluss darauf, ob Ihre säumigen Kunden doch noch zahlen oder Sie die Geschäftsbeziehung im
Unfrieden beenden müssen. Wir stellen Ihnen 9 Beispiele für erfolgreiche Mahnbriefe vor.
www.selbststaendig.com · September 2005
1
M05 002
Das Problem: Auf klassische Mahnschreiben reagieren viele Kunden nicht mehr
Nur 3 von
10 Kunden
reagierten
Horst Behle, Inhaber eines Sanitärfachbetriebs, musste
erkennen, dass die Zahlungsmoral mancher seiner Kunden zu wünschen übrig ließ. Seine Außenstände hatten
sich zu einem beachtlichen Betrag summiert. Auf seine
Mahnungen reagierten und zahlten im Schnitt nur 3
von 10 säumigen Kunden.
Sein bisheriges Mahnschreiben lautete so:
z.B.
Unsere Rechnung vom ...
Sehr geehrter Herr Mustermann,
am ... haben Sie bei uns eine Klimaanlage gekauft. Wir haben Ihnen die Ware vereinbarungsgemäß am ... in einwandfreiem Zustand
geliefert.
Leider können wir bis heute keinen Zahlungseingang auf unserem Konto verzeichnen. Ich bitte Sie daher, den offenen Betrag von ... D umgehend an uns zu überweisen.
Mit freundlichen Grüßen
Horst
Behle
Sanitär und Heizung
Humor und
Frechheit
siegen
Als es mit der Liquidität von Horst Behle immer weiter
bergab ging, packte ihn der Mut der Verzweiflung. Er
entwarf ein neues Mahnschreiben, und das brachte einen durchschlagenden Erfolg. Von 12 säumigen Kunden
zahlten 9 sofort. Das Erfolgsgeheimnis des neuen Mahnbriefs ist eine Portion Humor und Frechheit:
www.selbststaendig.com
M05 003
Erfolgsbeispiel 1: Mahnbrief mit Coupon
Hallo, wie geht es Ihnen?
Sehr geehrter Herr Bergmann,
zu dem Betrag, der auf Ihrem Konto bei uns
noch offen steht, eine kleine Bitte:
Nehmen Sie mal einen Kugelschreiber zur Hand,
und machen Sie auf dem unten anhängenden
Coupon ein Kreuz in dem für Sie in Frage kommenden Kreis. Dann trennen Sie den Coupon ab
und senden ihn uns in einem Umschlag zurück.
Noch einfacher wäre es allerdings, Sie würden
statt des Coupons ein Überweisungsformular zur
Hand nehmen und uns den noch offenen Betrag
von ... D gleich überweisen. Vielen Dank!
Freundliche Grüße
Horst
Behle
Sanitär und Heizung
✂
Coupon von Herrn Bergmann
❍ Schluss mit der Sache! Der Betrag wird noch
heute überwiesen.
❍ Sie hätten sich Ihren Schrieb sparen können.
Der Betrag ging gestern raus.
❍ Na, so angespannt sind wir finanziell nun
doch nicht. Noch heute zahlen wir den Betrag
von ... D!
❍ Wir zahlen erst, wenn Sie uns verklagen.
Vorlage: www.selbststaendig.com ➞ Handbuch für
Selbstständige & Unternehmer ➞ Service-Bereich
➞ Mahnungen (Musterbriefe)
z.B.
M05 004
Die Vorteile dieses humorvoll gestalteten Mahnbriefs
liegen auf der Hand:
● Sie heben sich positiv von den standardisierten
Mahnbescheiden anderer Unternehmen ab.
● Ihr Schreiben wirkt nicht hart und unpersönlich,
sondern individuell und humorvoll.
Kein erhobener
Zeigefinger
● Sie verzichten auf den „erhobenen Zeigefinger“ und
packen stattdessen ein eher unangenehmes Thema
selbstbewusst an.
● Die Mahnung ist so gestaltet, dass der säumige
Kunde nicht „sein Gesicht verliert“. Er hat es in der
Hand, sofort zu reagieren und damit die Geschäftsbeziehung zu retten.
Mahnung ist
ernst gemeint
● Trotz des humorigen Tons ist diese Mahnung
durchaus ernst gemeint. Doch eine solche Mahnung
können Sie verschicken, ohne Ihre Kunden zu verärgern.
● Der vorgestellte Mahnbrief ist die beste Empfehlung
für Ihr Unternehmen, das sich auch in einer schwierigen Situation als menschlich und auch kundenorientiert präsentiert.
8 weitere Beispiele für humorvolle Mahnbriefe finden
Sie ab der nächsten Seite. Alle Musterschreiben besitzen die genannten Vorteile. Testen Sie den Erfolg bei
Ihren Kunden einfach einmal aus.
Aber Vorsicht: Verwenden Sie ein kreatives Mahnschreiben nur ein einziges Mal pro Kunde, und notieren
Sie sich das! Beim 2. Mal wirkt dasselbe Schreiben wie
eine Masche und kommt daher schlecht an.
M05 005
Erfolgsbeispiel 2: Ein Rätsel aufgeben
Betreff: Rechnung vom ...
Guten Morgen, Herr Mustermann!
Das ist eine kurze Nachricht in Geheimschrift.
Können Sie sie entschlüsseln?
z.B.
rebü kcehcS nenie ettib snu eiS nennöK
tneC gizreiv dnu ORUE giznuendnutrednuhiewz
?nekcihcs trowtnA rerhI tim
Bitte schicken Sie uns Ihre Antwort unverzüglich.
Danke! Ihr
Martin
Schmitt
Installateur
PS: Auflösung: Einfach rückwärts lesen!
Achten Sie darauf, in der Betreffzeile zu klären, auf welche Rechnung sich das Schreiben bezieht. Sonst geben
Sie Ihrem Kunden vielleicht ein unlösbares Rätsel auf.
In diesem Brief fällt nicht einmal das Wort „Mahnung“
oder „Zahlungserinnerung“. Im Gegenteil: Das Schreiben ist humorvoll aufgemacht und lädt den Empfänger
zu einem kleinen Spiel ein.
Mit einer solchen Mahnung, die aus dem Rahmen fällt,
ernten Sie Sympathie. Und damit erreichen Sie mehr als
mit bösen Worten.
Offene Rechnungen im
Betreff angeben
M05 006
Erfolgsbeispiel 3: Der Freudensprung
z.B.
Wir würden uns gern wahnsinnig freuen ...
Sehr geehrter Herr Meyer,
so freuen wir uns, wenn
unsere Kunden pünktlich zahlen:
war am ... fällig.
Geben Sie uns doch bitte jetzt die Gelegenheit
zum Freudensprung, indem Sie den Betrag von
... D noch heute auf unser Konto ... überweisen.
Vielen Dank!
Freundliche Grüße
Katharina Blumental
Raumausstattung & Design
PS: Am liebsten freuen wir uns natürlich mit Ihnen. Deshalb laden wir Sie gern am nächsten
Samstag in unsere Räume auf ein Gläschen Sekt
ein. Schauen Sie sich die neuen Stoffe aus dem
Orient an, die gerade eingetroffen sind!
PS baut
„goldene
Brücke“
Das PS ist in diesem Mahnschreiben besonders wichtig.
Einem Kunden, den Sie mahnen mussten, ist es vielleicht peinlich, Ihnen wieder Auge in Auge gegenüberzutreten. Er weiß ja nicht, wie Sie auf ihn zu sprechen
sind und ob Sie ihm eine unangenehme „Szene“ bereiten. Durch die Einladung machen Sie den 1. Schritt, und
es wird ihm wesentlich leichter fallen, Ihnen ebenfalls
entgegenzukommen, also den Geschäftskontakt aufrechtzuhalten.
M05 007
Erfolgsbeispiel 4: Freundliche Empfehlung
Bitte jetzt ganz ruhig bleiben!
z.B.
dies ist nur eine Mahnung. Sie tut Ihnen nicht
weh – nur uns. Möchten Sie das wirklich?
Freundliche Empfehlung: Nehmen Sie jetzt einfach einen Kuli in die Hand, füllen Sie das beiliegende Überweisungsformular aus, und geben
Sie es bei Ihrer Bank ab – und damit wäre der
ganze Fall auch schon erledigt.
Beste Grüße
Peter
Müller
PC-Spezialist
PS: Übrigens führen wir ab nächsten Monat neue
Datenbank-Schulungen durch. Wäre das etwas
für Sie? Darf ich Ihnen einen Platz reservieren?
Dieses Mahnschreiben ist deutlich formuliert. Auch hier
baut das PS eine Brücke für die weitere Geschäftsbeziehung. Es ist ja nicht nötig, den Kunden so scharf anzugehen, dass er weitere Geschäfte mit Ihnen unterlässt.
Machen Sie neue Leistungen aber unbedingt davon abhängig, ob der Kunde die offene Forderung beglichen
hat. Wenn nicht, weisen Sie ihn darauf hin, dass Sie es
sich nicht leisten können, weiter in Vorleistung zu gehen.
Nicht weiter in
Vorleistung
gehen
M05 008
Die folgenden 5 Musterbriefe sind empfehlenswert,
wenn Ihre bisherigen freundlichen Zahlungserinnerungen nicht gefruchtet haben. Werden Sie dann im Ton etwas schärfer, um den Ernst der Lage zu verdeutlichen.
Erfolgsbeispiel 5: Wink mit dem Zaunpfahl
z.B.
Sie können etwas für uns tun!
erinnern Sie sich noch? Wir haben etwas für Sie
getan, und Sie wollten etwas für uns tun. Ja, ist
schon richtig: Wir denken an die offene Rechnung.
Schauen Sie doch einmal in den Kalender. Sehen
Sie: Das Geld sollte bereits vor 4 Wochen bei uns
eingehen. Womit doch alles klar wäre, oder?
Peter
Müller
PC-Spezialist
PS: Bitte überweisen Sie uns den Betrag von ...D
noch heute.
PS schafft
Klarheit
Im PS dieses Briefs wird zur Sicherheit noch geklärt,
worauf im Text bewusst verzichtet worden ist, weil es
eigentlich selbstverständlich ist: welchen Betrag der
Kunde zu zahlen hat und dass er es sofort tun soll.
M05 009
Erfolgsbeispiel 6: Unterschwellige
Drohung
Dringende Nachricht!
gerade eben konnte ich noch unseren Buchhalter stoppen: Er hatte schon den Mantel an und
war auf dem Weg zum Rechtsanwalt. Er war
ganz aufgeregt.
z.B.
Sie sind der Grund! Und die Rechnung vom ...,
die immer noch offen ist, obwohl wir Ihnen
schon am ... eine freundliche Erinnerung geschickt haben.
Ich habe unserem Buchhalter gesagt, dass ich Ihnen jetzt noch einmal eine dringende Nachricht
schicke und Sie dann ganz bestimmt zahlen werden. Enttäuschen Sie mich bitte nicht!
Freundliche Grüße
Brigitte Weiß
Spedition Weiß
PS: Damit unser Buchhalter keine Zeit für weitere Schritte bekommt, sende ich Ihnen den ausgefüllten Überweisungsträger gleich mit.
Dieser Mahnbrief enthält eine unterschwellige Drohung:
Wenn der Kunde auch jetzt nicht zahlt, müssen Sie
den Rechtsweg beschreiten, da die Situation Sie dazu
zwingt. Diese Konsequenz ist in dem Schreiben aber viel
verbindlicher formuliert. Das erleichtert es dem Kunden,
sein Gesicht zu wahren, wenn er jetzt einlenkt. Der „Böse“ ist ja der „überkorrekte“ Buchhalter und nicht er.
Der „Böse“ ist
nicht der Kunde
M05 010
Erfolgsbeispiel 7: Böse Worte nett
verpackt
z.B.
Rechnung vom ...
Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen Ihr Auto,
und der Käufer zahlt Ihnen nichts dafür!
da würden Sie aber ganz schön böse sein!
Könnten wir jetzt auch, wenn wir wollten. Wollen wir aber nicht, weil wir fest damit rechnen,
dass unsere Rechnung vom ... entweder zwischenzeitlich schon von Ihnen bezahlt wurde
oder jetzt ganz schnell beglichen wird.
Heidi Untersee
Grafik-Design
PS: Spätestens bei der nächsten Mahnung werden wir böse, und das lassen wir uns dann auch
etwas kosten.
Dieser Mahnbrief hat den Vorteil, dass Sie den Empfänger schon in der Überschrift durch den einfachen Vergleich dazu bringen, Ihre Position nachzuvollziehen. So
wird er Ihre Berechtigung, das Geld jetzt einzufordern,
nicht anzweifeln.
Wortspiel
verkleidet die
Drohung
Die notwendige Drohung, um ihn zum Handeln zu bewegen, kommt durch das Wortspiel gewitzt und deutlich zum Ausdruck. Wer überhaupt zum Zahlen bereit
ist, wird es nach dieser Mahnung wohl tun.
M05 011
Erfolgsbeispiel 8: Aller guten Dinge sind drei
Zahlungserinnerung:
Aller guten Dinge sind drei!
Sehr geehrter Herr Krüger,
z.B.
damit meinen wir nicht die üblichen 3 Mahnschreiben. Sondern die 3 Möglichkeiten, um unser kleines Problem aus der Welt zu schaffen:
1. Sie haben unsere Rechnung vom ... in der letzten Woche bezahlt. Vielen Dank – dann ist ja
alles gut, wir freuen uns.
2. Sie haben noch nicht gezahlt. Dann geben wir
Ihnen gern noch 3 Tage Zeit, das zu erledigen –
und freuen uns auf den Zahlungseingang.
3. Sie wollen weder in 3 Tagen noch später zahlen. Dann sollten wir noch heute darüber sprechen: Rufen Sie uns bitte unter Tel. (01234) 56 78
an. Hören wir nichts von Ihnen, freuen wir uns
nicht – unser Anwalt über den neuen Auftrag
aber bestimmt!
Wir hoffen, dass Ihnen die Möglichkeiten 1 oder
2 gefallen!
Freundliche Grüße
Otto Byte
Geschäftsführer
Der Hinweis auf die Einschaltung eines Anwalts ist nicht
freundlich. Setzen Sie diese Mahnung ein, wenn Sie befürchten, dass Ihr Kunde ohne Drohung nicht zahlt.
Drohung mit
dem Anwalt
M05 012
Erfolgsbeispiel 9: Mahnen mit einem Lied
z.B.
Das traurige Lied von der unbezahlten
Rechnung vom …
ist uns’re Rechnung angekommen?
Noch habe ich kein Geld geseh’n.
Es bliebe mir auch unbenommen,
gleich zum Anwalt jetzt zu geh’n.
Doch falls Sie’s schlicht vergessen haben:
Zu spät zum Zahlen ist es nie.
Bevor Sie nach der Rechnung graben –
schick’ ich heut’ einfach die Kopie.
Und weisen Sie schnellstens den Zahlbetrag an,
ich freu mich darüber, sobald ich’s kann....
Richard Reisinger
PS: Letzter Termin ist der ... – danach stimme ich
andere Töne an!
Beispiel entnommen aus „Der neue Brief-Berater“ aus dem Verlag
für die Deutsche Wirtschaft AG.
Vorlage: www.selbststaendig.com ➞ Handbuch für Selbstständige & Unternehmer ➞ Service-Bereich ➞ Mahnungen (Musterbriefe)
Mit einer gereimten Mahnung heben Sie sich garantiert
von allen Mahnungen ab, die in der Geschäftswelt üblich sind. Trotzdem lässt diese Mahnung an Deutlichkeit nichts zu wünschen übrig.

9 Muster für erfolgreiche Mahnschreiben

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