Büroorganisation und Dienstbetrieb

Landeskirchliches Archiv der EKvW: Archivische Standards
Büroorganisation und Dienstbetrieb
Stand: Dezember 2015
Inhaltsübersicht
1. Rechtsquellen und Grundlagen
2. Aufgabe
3. Tätigkeiten
3.1. Büroorganisation
3.1.1. Registraturführung nach Aktenplan
3.1.2. Aktenführung: Bearbeitungsvermerke und Ablage
3.1.3. Benutzerverwaltung in AUGIAS
3.1.4. Dateiordnerverzeichnis
3.1.5. Gestaltung von Schreiben
3.1.5.1. Gestaltung ausgehender Schreiben
3.1.5.2. Gestaltung von Aktenvermerken
3.1.5.3. Gestaltung von E-Mails
3.1.6. Telefonnotizen
3.1.7. Benutzung von Vorlagen
3.1.8. Schreibmaterialien
3.2. Dienstbetrieb
3.2.1. Teamsitzung
3.2.2. Groupwise-Kalender
3.2.3. Archivalientransporte
3.2.4. Abwesenheitsnotiz für E-Mails
3.2.5. Vertretung
4. Verantwortliche
1. Rechtsquellen und Grundlagen
Verordnung über die Vermögens- und Finanzverwaltung der Kirchengemeinden, der Kirchenkreise und der kirchlichen Verbände in der Evangelischen Kirche von Westfalen (Verwaltungsordnung – VwO) vom 26. April 2001
(KABl. 2001 S. 137, 239)
Geschäftsordnung für das Landeskirchenamt vom 19. Februar 2003
Aktenplan für die Evangelische Kirche von Westfalen vom 1. Januar 2007
Schreib- und Gestaltungsregeln für den Schriftverkehr des Landeskirchenamtes der EKvW vom 31. März 2008
nach DIN 5008 mit Nachtrag vom 10. April 2008 sowie die im Hausnetz hinterlegten zusätzlichen Regeln für den
Schriftverkehr
2. Aufgabe
Eine abgestimmte und genauen formalen Regeln unterworfene Aktenführung (gemäß § 25
VwO und §§ 10-11 Geschäftsordnung für das Landeskirchenamt) zielt darauf ab, das eigene
Verwaltungshandeln zu jedem Zeitpunkt für jeden nachvollziehbar, für die Zukunft planbar
sowie rückwärts gerichtet rekonstruierbar zu machen. Dies dient nicht nur der Rechtssicher1
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heit, sondern auch der eigenen Rechtfertigung. Zu einer geregelten Büroorganisation zählt die
Benutzung einheitlicher Formulare und Vorlagen, eine abgestimmte Aktenordnung und –
führung sowie die Anwendung der üblichen Bearbeitungsvermerke. Ein gut organisierter und
koordinierter Dienstbetrieb soll zudem einen störungsfreien Arbeitsablauf gewährleisten.
Neben dem kompetenten und kundenfreundlichen Auftreten der Mitarbeiter ist eine gute Büroorganisation und ein reibungsloser Dienstbetrieb für die geordnete und zuverlässige Außenwirkung eines Dienstleistungsbetriebs wie das Landeskirchliche Archiv unerlässlich.
3. Tätigkeiten
3.1. Büroorganisation
3.1.1. Registraturführung nach Aktenplan
Die die Arbeit des Landeskirchlichen Archivs betreffenden Akten sind aus der Registratur des
Landeskirchenamtes in das Archiv ausgelagert. Ebenso wie in der Registratur des Landeskirchenamtes sind die Akten im Landeskirchlichen Archiv nach dem Aktenplan der EkvW angelegt. Bei der Entnahme von Akten zur Bearbeitung von Vorgängen sind Stellvertreter zu verwenden.
Sämtliche Schreiben, darunter auch E-Mails, die sich aus der Arbeit des Landeskirchlichen Archivs ergeben, müssen (mit Aktenzeichen) in den nach Aktenplan entsprechenden Akten abgelegt werden. Dies gilt auch für die verschiedenen, sich schriftlich niederschlagenden Bearbeitungsstufen von längerfristigen Projekten.
3.1.2. Aktenführung: Bearbeitungsvermerke und Ablage
Auf eingehenden Schreiben erfolgen Bearbeitungs- und Schlussvermerke ggf. mit Paraphe und
Datum (z.B. „z.K.“, „mit der Bitte um R.“, „z.d.A.“ oder „Wvl.“ + Datum mit Vergabe des Aktenzeichens) gemäß § 11 (1) Geschäftsordnung für das Landeskirchenamt. Die Ablage der Schriftstücke in den Akten erfolgt bürokratisch (= chronologisch von oben nach unten, so dass aktuelle Vorgänge unten liegen). Die Aktenablage und –wiedervorlage wird durch das Sekretariat
durchgeführt, sofern der zuständige Sachbearbeiter nichts anderes verfügt: Vermerk „Wvl.“ +
Datum „not.“ + Paraphe (= Wiedervorlage notiert, wenn der Sachbearbeiter sich die Vorlage
selbst aus den Akten organisiert und sich dies notiert hat).
Zur Aktenablage wird jeder Vorgang in einer eigenen Laufmappe weitergeleitet. Falls nötig
dienen Büroklammern dem Zusammenheften von Schriftstücken.
Die Ablage von Werkverträgen, Verträgen über Archivalienausleihe etc. erfolgt primär in der
entsprechenden Ortsakte und zusätzlich in Kopie in der Akte für die Verträge. Über die Ausleihe von Archivgut wird im Sekretariat außerdem eine Liste geführt. Änderungen oder Rückgaben sind also nicht nur in den entsprechenden Akten zu vermerken, sondern auch dem Sekretariat anzuzeigen.
Über die angelegten Akten wird im Sekretariat ein Aktenbestandsverzeichnis geführt. Neu
vergebene Aktenzeichen, die noch nicht im gültigen Aktenplan der EKvW vorhanden sind,
werden vom Sekretariat der Registratur des Landeskirchenamtes zur Einarbeitung in den Aktenplan mitgeteilt.
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3.1.3. Benutzerverwaltung in AUGIAS
Zur einheitlichen Führung der Benutzerverwaltung (BV) in AUGIAS werden Themen und
Schlagworte von überörtlicher Bedeutung auf dem abzulegenden Schreiben vom Sachbearbeiter notiert, deren Aufnahme in die BV erfolgt anschließend zentral im Sekretariat.
3.1.4. Dateiordnerverzeichnis
Im Gruppenlaufwerk des Landeskirchlichen Archivs befindet sich ein Dateiordnerverzeichnis
für das Archiv nach der Struktur des gültigen Aktenplans der EKvW. Das Ordnungsprinzip der
hier abgelegten Dateien soll dem der Papierakten entsprechen. Alle Dateinamen sind ohne
Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen zu wählen, der Unterstrich (_) trennt verschiedene
Namenselemente voneinander. Als letzter Dateinamensbestandteil soll das Datum der Ausfertigung nach dem Muster JJJJMMTT genannt werden.
Ausgehende Schreiben werden unter dem zutreffenden Aktenzeichen angelegt und im Dokumentenverzeichnis unter dem entsprechenden Pfad gespeichert. Da der Pfad bereits mit Aktenzeichen versehen ist, beschränkt sich die Dateibezeichnung auf Sachbetreff oder Personenname_JJJJMMTT.
3.1.5. Gestaltung von Schreiben
3.1.5.1. Gestaltung ausgehender Schreiben
Ausgehende Schreiben sind grundsätzlich in der Word-Formatvorlage des Landeskirchlichen
Briefbogens zu erstellen. In Anlehnung an DIN 5008 gelten hierfür Schreib- und Gestaltungsregeln, die sich am Rundschreiben des Landeskirchenamtes vom 31.3.2008 orientieren.
3.1.5.2. Gestaltung von Aktenvermerken
Aktenvermerke sind interne Schreiben zur Notierung bestimmter Sachverhalte. Zu jedem Betreff/Aktenzeichen wird ein eigener Vermerk angelegt. Als interne Schreiben werden Aktenvermerke auf gelbem Papier ausgedruckt.
3.1.5.3. Gestaltung von E-Mails
Bei E-Mails ist das Aktenzeichen („Az.:“) in der Betreffzeile vor dem Betreff und auch vor:
„Antw:“ bei einer Antwort-Mail zu nennen. Bei externen Mails wird in Anlehnung an die Vorgabe im Hausnetz des Landeskirchenamtes eine persönliche Signatur angehängt.
3.1.6. Telefonnotizen
Als Vorlage für Telefonnotizen:
→ Vorlage: Telefonnotiz (Formular)
3.1.7. Benutzung von Vorlagen
Für Vorlagen sind ausschließlich die im Dateiordnerverzeichnis abgespeicherten (und mit
Schreibschutz zu versehenden) Formulare zu verwenden, nicht zu überschreiben und auch
nicht als eigene Vorlage in eigene Verzeichnisse zu kopieren (so wird vermieden, dass bei Änderungen des zentralen Vorlageformulars verschiedene Versionen bestehen bleiben!).
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3.1.8. Schreibmaterialien
Da Druckerzeugnisse einer Verwaltung zunächst als archivwürdig anzusehen sind, wird im
Landeskirchlichen Archiv ausschließlich alterungsbeständiges Papier nach DIN ISO 9706 verwendet. Solche Papiere weisen eine Kappazahl unter 5 und einen pH-Wert von 7.5 bis 9.5 auf,
sind chlorfrei gebleicht und ohne optische Aufheller und haben eine alkalische Reseve von 2%
Calciumcarbonat. Als archivfähige Druckmaterialien gelten Laserdrucker und –kartuschen mit
der DIN-ISO-Norm 11798.
3.2. Dienstbetrieb
3.2.1. Teamsitzung
Einmal wöchentlich (Freitag, 9:00 Uhr) findet eine gemeinsame Teamsitzung statt.
3.2.2. Groupwise-Kalender
Im Groupwise-Kalender sind alle Termine einzutragen, private Termine sind unkenntlich aufzuführen. Die Abwesenheitstage für krankgemeldete Kollegen werden im Sekretariat eingetragen.
3.2.3. Archivalientransporte
Größere Archivalientransporte werden mit Hilfe von Leihtransportern vorgenommen.
3.2.4. Abwesenheitsnotiz für E-Mails
In Abwesenheitsfällen sind von den Mitarbeitern Abwesenheitsnotizen für den Mailverkehr.
nach der Vorgabe im Hausnetz des Landeskirchenamtes einzurichten.
3.2.5. Vertretung
Bei der telefonischen Vertretung von Kollegen sind von Anrufern Informationen nach dem
Formular für die Telefonnotiz aufzunehmen:
→ Vorlage: Telefonnotiz (Formular)
4. Verantwortliche
Alle Mitarbeiter des Landeskirchlichen Archivs: Sekretariat, Sachbearbeiter, Magazindienst
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