Prüfbericht Fabasoft: Zertifizierung von Produkten zur IT

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Prüfbericht
Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten
Vorgangsbearbeitung nach dem
DOMEA®-Konzept 2.0
für Fabasoft eGov-Suite Version 6
der Fabasoft D Software GmbH,
60314 Frankfurt
09.11.2005
Prüfbericht
Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
®
nach dem DOMEA -Konzept
INHALTSVERZEICHNIS
1
Zusammenfassung........................................................................................... 7
1.1
Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren.................................................. 7
1.1.1
Ergebnis der Prüfung ......................................................................................... 7
1.1.2
Zertifizierungsverfahren...................................................................................... 7
1.1.3
Kerninformation über das Unternehmen............................................................ 8
1.1.4
Kerninformation über die evaluierte Lösung ...................................................... 9
2
Bewertung....................................................................................................... 11
2.1
Hauptgruppe 1 Eingang................................................................................. 11
2.1.1
AG 1 Papiergebundene Eingänge ................................................................... 11
2.1.2
AG 2 Elektronische Eingänge .......................................................................... 16
2.1.3
AG 3 Erfassen und Registrieren ...................................................................... 17
2.2
Hauptgruppe 2 – Bearbeitung....................................................................... 20
2.2.1
AG 1 Entwurfserstellung................................................................................... 20
2.2.2
AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen .......................................... 26
2.2.3
AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen .............................................. 32
2.2.4
AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung ..................................................... 34
2.2.5
AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung .................................................................. 35
2.2.6
AG 6 Bearbeitungs- u. Protokollinformationen ................................................ 37
2.2.7
AG 7 Medienbruch............................................................................................ 39
2.2.8
AG 8 Recherche............................................................................................... 40
2.2.9
AG 9 CMS......................................................................................................... 43
2.2.10
AG 10 IWM....................................................................................................... 43
2.3
2.3.1
2.4
Hauptgruppe 3 Ausgang................................................................................ 45
AG 1 Ausgangsbehandlung ............................................................................. 45
Hauptgruppe 4 Aussonderung und Archivierung...................................... 46
2.4.1
AG 1 ZdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten ................................. 46
2.4.2
AG 2 Vorgang des Zurücklegens in die elektronische Altregistratur............... 46
2.4.3
AG 3 Elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfrist ................................ 47
2.4.4
AG 4 Aussonderungsschnittstelle und Aussonderungsdatei .......................... 48
2.4.5
AG 5 Anbieten, Anbieteverzeichnis und Bewertung des Aktenbestandes ..... 48
2.4.6
AG 6 Abgabe an die Archivbehörde ................................................................ 49
2.5
Hauptgruppe 5 Softwareergonomie............................................................. 50
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2.5.1
AG 1 Aufgabenangemessenheit ...................................................................... 50
2.5.2
AG 2 Selbstbeschreibungsfähigkeit ................................................................. 51
2.5.3
AG 3 Steuerbarkeit ........................................................................................... 52
2.5.4
AG 4 Erwartungskonformität ............................................................................ 52
2.5.5
AG 5 Fehlertoleranz ........................................................................................ 53
2.5.6
AG 6 Individualisierbarkeit................................................................................ 54
2.5.7
AG 7 Lernförderlichkeit..................................................................................... 56
2.6
Hauptgruppe 6 Fachliche Administration ................................................... 57
2.6.1
AG 1 Objekte und Objekthierarchie ................................................................. 57
2.6.2
AG 2 Aktenplan ................................................................................................ 59
2.6.3
AG 3 Löschen, Umstrukturierung des Aktenbestands und Umschreiben....... 61
2.6.4
AG 4 Ablagestrukturen ..................................................................................... 62
2.6.5
AG 5 Verfügungen und Vorlagen ..................................................................... 63
2.6.6
AG 6 Integrationstiefe der Administration ........................................................ 64
2.6.7
AG 7 Abbildung der Aufbauorganisation ......................................................... 64
2.6.8
AG 8 Vertreterregelung .................................................................................... 66
2.6.9
AG 9 Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen...................................................... 67
2.6.10
AG 10 Konfiguration der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und
Geschäftszeichens ........................................................................................... 68
2.6.11
2.7
Hauptgruppe 7 Technische Administration ................................................ 70
2.7.1
AG 1 Datenstrukturen und Layout der Bildschirmmasken .............................. 70
2.7.2
AG 2 Integrationsfähigkeit ................................................................................ 70
2.7.3
AG 3 Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten...................................... 71
2.8
3
AG 11 Auswertungsmöglichkeiten ................................................................... 69
Hauptgruppe 8 Infrastruktur ......................................................................... 72
2.8.1
AG 1 Plattformen und Normen und Standards ................................................ 72
2.8.2
AG 2 Elektronische Signatur und Verschlüsselung......................................... 72
2.8.3
AG 3 Formularmanagement............................................................................. 73
2.8.4
AG 4 Zahlungssysteme.................................................................................... 73
2.8.5
AG 5 Einbindung CMS ..................................................................................... 74
2.8.6
AG 6 Integration von Fachverfahren ................................................................ 74
2.8.7
AG 7 Technische Aspekte der Archivierung.................................................... 75
Gesamteindruck ............................................................................................. 76
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ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Erfassen eines eingescannten Dokumentes in den Vorgang ............................ 12
Abbildung 2: Ansicht eines eingescannten Dokumentes im TIFF-Viewer .............................. 13
Abbildung 3: Split-Screen Modus............................................................................................. 15
Abbildung 4: Ansicht eines Poskorbs mit eingescannten Dokumenten .................................. 16
Abbildung 5: Ansicht der Auswahlfelder zum Import von e-Mails in das VBS ........................ 17
Abbildung 6: Ansicht Schlagwortkatalog.................................................................................. 19
Abbildung 7: Darstellung der Metadaten der Eingangspost.................................................... 21
Abbildung 8: Darstellung des Inhalts der Eingangspost.......................................................... 22
Abbildung 9: Erstellung eines Serienbriefes ............................................................................ 23
Abbildung 10: Darstellung der Dokumentversionen ................................................................ 24
Abbildung 11: Versionsvergleich.............................................................................................. 25
Abbildung 12: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition – Variante 1 ................................... 27
Abbildung 13: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition – Variante 2 ................................... 27
Abbildung 14: Weiterleitung von Dokumenten als Kopie oder Original .................................. 28
Abbildung 15: Wiedervorlage – Einfache Sicht ....................................................................... 29
Abbildung 16: Wiedervorlage – Erweiterte Sicht ..................................................................... 30
Abbildung 17: Organigramm von Organisationseinheiten/Mitarbeitern .................................. 31
Abbildung 18: Mitarbeitermaske............................................................................................... 32
Abbildung 19: Check-In/Check-Out von Objekten auf dem Schreibtisch................................ 36
Abbildung 20: Mobile Client ..................................................................................................... 37
Abbildung 21: Reduzierte Ansicht von Protokoll- und Bearbeitungsinformationen ................ 39
Abbildung 22: Objekt mit Inhalt suchen ................................................................................... 41
Abbildung 26: Suchergebnis .................................................................................................... 42
Abbildung 29: Beispiel Verweise - Bezüge .............................................................................. 44
Abbildung 31: Eingangsspezifische Reaktionsmöglichkeiten ................................................. 50
Abbildung 32: Unterschiedliche Icons ...................................................................................... 52
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Abbildung 33: Ausgabe und Darstellung von Fehlermeldungen............................................. 54
Abbildung 34: Metadatenmaske............................................................................................... 58
Abbildung 35: Hierarchische Darstellung des Aktenplans....................................................... 60
Abbildung 36: Druckansicht des Aktenplans ........................................................................... 61
Abbildung 37: Ablage ............................................................................................................... 63
Abbildung 38: Übersicht Aufbauorganisation........................................................................... 65
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TABELLENVERZEICHNIS
Tabelle 1: Produktübersicht Fabasoft eGov-Suite Version 6 .................................................... 9
Tabelle 2: Verfügbare Client-Typen ........................................................................................... 9
Tabelle 3: Bewertungsergebnis................................................................................................ 79
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1 Zusammenfassung
1.1 Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren
1.1.1 Ergebnis der Prüfung
Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des
Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung Fabasoft eGov-Suite Version 6 der Firma Fabasoft D Software GmbH, Frankfurt (vgl. Kap. 1.1.3)
zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA®-Anforderungskatalogs in der Version 2.0. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA®-konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am 09.November 2005 ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die
benannte Version des DOMEA®-Anforderungskatalogs.
1.1.2 Zertifizierungsverfahren
Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile:
-
Vorprüfung durch die KBSt
-
Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle
-
Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation
Vorprüfung durch die KBSt
Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts
sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag
auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung als
Schriftgutverwaltungssystem, als elektronische Aktenablage, als System zur IT-gestützten
Vorgangsbearbeitung sowie im Hinblick auf die Anwendbarkeit der organisationsbezogenen
und prozessorientierten Einführungsstrategie des DOMEA®-Organisationskonzeptes 2.0, auf
die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA®-Anforderungskatalog, den er schriftlich beantwortet.
Bewertung der schriftlichen Unterlagen
Die schriftliche Beantwortung des DOMEA®-Anforderungskatalogs wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen
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sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 65 % der
Maximalpunktzahl. Bei Unterschreiten des Mindesterfüllungsgrades in einer Hauptgruppe
wird das Produkt von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Die Güte der nachfolgenden
Antworten wird nicht berücksichtigt. Lösungen, die in jeder Hauptgruppe mindestens 65 %
der Maximalpunktzahl erhalten haben, werden zur Präsentation zugelassen.
Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation
Die Präsentation des Produktes erfolgt auf Basis eines Präsentationsszenarios, das einen
typischen Geschäftsgang einer Behörde beschreibt sowie eine grundlegende Administration
und Konfiguration vorgibt. Im Rahmen der Präsentation behält es sich die KBSt vor, abweichend vom übersandten Präsentationsszenario auf andere Themen einzugehen und die
Leistungsfähigkeit der zu zertifizierenden Lösung zu überprüfen. Fragen, die im Rahmen der
Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt.
Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die
unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen
dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen.
Lösungen, die nach abschließender Bewertung in allen Hauptgruppen mindestens einen Erfüllungsgrad von 65 % aufweisen, werden von der KBSt nach dem DOMEA®-Konzept zertifiziert.
1.1.3 Kerninformation über das Unternehmen
Die Fabasoft D Software GmbH ist ein 100%-iges Tochterunternehmen der Fabasoft AG mit
Niederlassungen in Frankfurt, München und Berlin. Die Fabasoft AG bildet die Dachgesellschaft der Fabasoft Gruppe, der neben der Fabasoft D Software GmbH auch weitere Tochterunternehmen für Kundenbetreuung in Österreich, der Schweiz, Großbritannien und der
Slowakei sowie die Fabasoft R&D GmbH als Entwicklungszentrale und Urheberin der Fabasoft Softwareprodukte angehören. Der Firmenhauptsitz der Fabasoft AG befindet sich in
Linz/Österreich.
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1.1.4 Kerninformation über die evaluierte Lösung
Zertifizierter Client
Windowsclient
Webclient
Verfügbarkeit weiterer Clients
mit ähnlichem Funktionsumfang
Unterstützte
triebssysteme
Serverbe-
Sonstige
Ja
Linux
MS Windows
Sonstige
Oracle
MS SQL Server
Sonstige
Existierende Integration in
Bürosoftware
MS Outlook
MS Office
OpenOffice
Export und Import
XDOMEA-Format
Ja
Nein
Ja
Nein
Unterstützte
systeme
Datenbank-
im
Existierende
Integration
Virtuelle Poststelle
Nein
Sonstige
Tabelle 1: Produktübersicht Fabasoft eGov-Suite Version 6
Die Fabasoft eGov-Suite Version 6 kann vollständig über eine Weboberfläche mit handelsüblichen Webbrowsern bedient werden. Neben diesem auch für die Zertifizierung verwendeten Webclient existiert eine spezielle BITV- und WAI-konforme Oberfläche (sogenannter
WAI-Client) für sehbehinderte Anwender. Eine windowsbasierte Oberfläche auf Basis der
Microsoft .NET-Technologie ist z. Zt. in Entwicklung.
Die Fabasoft eGov-Suite besteht aus einem europaweit verwendeten funktionalen Kern und
länderspezifischen Modulen gemäß nationalen Anforderungen und nationalem Recht. Das
zur Zertifizierung vorgeführte Gesamtsystem bestand aus folgenden Komponenten:
Fabasoft eGov-Suite
Basissystem
Fabasoft VPS
Schnittstelle zur Integration mit einem OSCI-Intermediär, bspw. der virtuellen Poststelle des Bundes
Fabasoft iArchive
Komponente für die Archivierung von Geschäftsobjekten inkl. dem Laden und Entladen in das bzw. aus dem
Produktivsystem
Fabasoft OCR
Komponente für die optische Zeichenerkennung von
gescannten Dokumenten
Tabelle 2: Verfügbare Client-Typen
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Die für die Durchführung der Präsentation verwendete Installation wurde mit folgenden Betriebssystemen / Datenbanksystemen betrieben:
•
Client-Betriebssystem: Windows XP Professional
•
Server-Betriebssystem: Microsoft Windows Server 2003
•
Datenbanksystem: Microsoft SQL Server 2000
Weiterhin wurden folgende Drittprodukte server- bzw. clientseitig integriert:
•
Kofax Ascent Capture Version 6.1
•
GPL Ghostscript 8.12
•
Microsoft XML (MSXML) Parser SDK 4.0
•
Adobe PDF iFilter Version 6 und Adobe Reader 7
•
OPENLiMiT SignCubes 1.5
•
Microsoft CAPICOM 2.1.0.1
•
Microsoft Office 2003
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2 Bewertung
2.1 Hauptgruppe 1
Eingang
2.1.1 AG 1 Papiergebundene Eingänge
Anforderungen
Im Tagesgeschäft einer Behörde stellen auch beim Einsatz der elektronischen Akte papierbasierte Dokumente einen Anteil der täglichen Eingänge. Vor der Erfassung und der weiteren Bearbeitung im VBS müssen Papiereingänge digitalisiert werden. Das Scannen und Erfassen kann innerhalb der Behörde an unterschiedlichen Orten zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Diese organisatorischen Entscheidungen müssen durch das VBS und die
Scanlösung flexibel unterstützt werden.
Gescannte Dokumente und Fax-Eingänge werden im Image-Format (NCI-Dokument, z. B.
TIFF) abgelegt. Soll auch in diesen Dokumenten eine Volltextrecherche möglich sein, so
müssen sie durch OCR-Wandlung in ein Textformat (CI-Dokument) überführt werden. Um
eine eindeutige Zuordnung der Metainformationen zum Papierdokument zu gewährleisten,
erweist es sich als sinnvoll, das Papierdokument mit der vom System vergebenen Dokumentnummer zu kennzeichnen.
Bewertung: 86 %
Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht das zentrale sowie dezentrale Scannen und Erfassen
von papiergebundenen Dokumenten zu unterschiedlichen Zeitpunkten durch verschiedene
Bearbeiter. Das Arbeitsplatzscannen („Dezentrales Scannen“) erfolgt aus dem Webbrowser
unter Nutzung der standardisierten TWAIN-Schnittstelle und unter Verwendung von Microsoft Office Imaging. Es können hierbei ein- und mehrseitige Dokumente gescannt, OCR-gewandelt und im Tiff 6.0, CCITT/TSS Gruppe 4-Format (komprimiert, unkomprimiert, inkl. Multipage-Tiff) gespeichert werden. Das System unterstützt beim Arbeitsplatzscannen ferner die
Formate JPEG, BMP, GIF, PCX und PNG; eine Konvertierung in das PDF-Format ist im
Falle der Verfügbarkeit eines entsprechenden Werkzeuges möglich. Ein pdf-Konvertierungstool ist aber nicht im Produktumfang enthalten, sondern ist durch die Behörde getrennt
zu beschaffen.
Die Umsetzung der Anforderungen zum Massenscannen inkl. weiterführender Funktionalitäten wie Formularerkennung und OCR-Wandlung von NCI-Dokumenten erfolgt auf Basis der
in der Fabasoft eGov-Suite enthaltenen Integration zu Kofax Ascent Capture. Die Integration
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ist dabei für den Anwender transparent, so dass der Aufruf der entsprechenden Funktionalitäten direkt aus der Oberfläche der Fabasoft eGov-Suite erfolgen kann (siehe folgende Abbildung).
Die OCR-Wandlung kann automatisiert sowie zeitversetzt erfolgen; über die Integration des
Produkts Kofax Ascent Capture können Metadatenfelder automatisiert befüllt werden. Dabei
kann ein Dokument in der Fabasoft eGov-Suite gleichzeitig in unterschiedlichen Formaten
vorgehalten werden, so dass bspw. das NCI-Original und die OCR-gewandelte CI-Variante
gleichzeitig vorhanden sind.
Abbildung 1: Erfassen eines eingescannten Dokumentes in den Vorgang
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Abbildung 2: Ansicht eines eingescannten Dokumentes im TIFF-Viewer
Für mehrseitige Dokumente können fehlende Seiten oder Seiten mit unzureichender Qualität
einzeln nachgescannt und ersetzt bzw. eingefügt werden, dabei ist es nicht erforderlich das
gesamte Dokument erneut zu scannen. Das Trennen mehrseitiger Dokumente wird ebenfalls
über Kofax Ascent Capture unterstützt. Es wird eine Trennung über Trennblätter oder Barcode sowie eine Trennung über Formularerkennung bereitgestellt.
Gescannte Dokumente können über einen integrierten Viewer für TIFF-Dokumente betrachtet werden. Der integrierte Viewer unterstützt eine Vielzahl von Funktionen zum Anzeigen der
Dokumente (z.B. Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen, Thumb Nails). Das Bearbeiten von
TIFF-Dokumenten ist ebenfalls möglich. Hier werden folgende Funktionen bereitgestellt:
•
Hervorheben von Bereichen (Textmarker)
•
Unterstreichen
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•
Stempel
•
Anmerkungen
•
Anbringen von Notizzetteln
•
Überdecken von Bereichen
•
Einfügen von Linien
•
Einfügen von Rechtecken
Stempeleinträge können zentral administriert und benutzerbezogen eingerichtet werden und
unterliegen bestimmten Zugriffsrechten (z.B. Änderung des Stempeleintrags). Das Anzeigen
und Drucken von TIFF-Dokumenten mit oder ohne Annotierungslayer ist ebenfalls realisiert.
Weitere Dateiformate können nur unter Verwendung von Drittprodukten geöffnet werden.
Die Zuordnung von eingescannten Altbeständen zu bereits im System gespeicherten Metainformationen wird durch das System unterstützt. Bei Einzeldokumenten ist eine nachträgliche Zuordnung von gesannten Inhalten zu im System bestehenden Geschäftsvorfällen über
Metainformationen jederzeit möglich. Die Zuordnung mehrerer Dokumente erfolgt über die
integrierte Anwendung Kofax Ascent Capture. Die Dokumente können über feldbasierte
Texterkennung bzw. über Barcode automatisch zugeordnet werden.
Die Massendatenerfassung von Metadaten in der Posteingangstelle und der Registratur wird
unterstützt durch die Funktionalitäten Formularerkennung, Lassofunktion und Split Screen.
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Abbildung 3: Split-Screen Modus
Massenverfahren werden durch das System über verschiedene Mechanismen unterstützt
z.B. durch die automatische Initiierung von strukturierten Laufwegen in Abhängigkeit bestimmter Metadaten, die den Prozess identifizieren (z.B. Dokumententyp, Benutzer) oder das
automatisierte Verteilen von Dokumenten durch selektive Trennblätter in einem Stapel der zu
scannenden Eingangspost.
Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht ein separates Scannen und Erfassen und unterstützt ein
arbeitsteiliges Erfassen durch mehrere Bearbeiter im Laufweg. Das System unterstützt ferner
sowohl den Online-Scanprozess als auch das Stapelscannen. Dies wird durch das automatische Befüllen von Metadatenfeldern basierend auf einer OCR-Texterkennung und vordefinierten Formularen oder durch selektive Trennblätter realisiert.
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Abbildung 4: Ansicht eines Poskorbs mit eingescannten Dokumenten
Durch Metadaten nachgewiesene Papierdokumente, die mit einem Barcode versehen sind,
können nachgescannt werden. Hierbei können Metadaten und Primärinformationen einander
automatisch zugeordnet werden. Dies kann für einzelne Dokumente über Barcodelesegeräte
oder für Dokumentenmengen auf Basis der Integration des Produkts Kofax Ascent Capture
erfolgen.
Die automatische Verteilung von Posteingängen wird von der Fabasoft eGov-Suite durch das
automatisierte Aus lesen von Metadaten (Organisationseinheit, Benutzer etc.) unterstützt.
2.1.2 AG 2 Elektronische Eingänge
Anforderungen
Mittelfristig werden elektronische Eingänge den größten Anteil am gesamten Posteingangsaufkommen einer Behörde darstellen. Dabei gelten für elektronische Eingänge grundsätzlich die gleichen Bearbeitungsregeln wie für konventionelle, papiergebundene Eingänge.
Die Übernahme elektronischer Eingänge aus verschiedenen Systemen (e-Mail, Fax, elektronische Formulare, etc.) wird unterstützt.
Für ausgewählte Prozesse im elektronischen Geschäftsverkehr ist die Erstellung bzw. Prüfung der elektronischen Signatur, die Umsetzung von Quittungsverfahren, Verschlüsselung
etc. erforderlich.
Bewertung: 100 %
Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht die Übernahme von e-Mails aus dem Mail-Client (bspw.
Microsoft Outlook) in das VBS. Der Nutzer kann dabei auswählen, ob nur der Mailtext, nur
die Anlagen, der Mailtext und die Anlagen als separate Dokumente oder der Mailtext und die
Anlagen als ein Dokument abgelegt werden sollen. Die Formen der Ablage können im RahSeite 16 von 79
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men der Konfiguration vordefiniert werden. Die Übernahme der e-Mail in das VBS kann
durch eine Importfunktion in der Fabasoft eGov-Suite oder über Drag&Drop, sowie direkt aus
der e-Mail-Anwendung über Add-ins erfolgen. Ferner werden Metadaten aus e-Mails (z.B.
Betreff, Einsender, Datum) automatisiert übernommen.
Abbildung 5: Ansicht der Auswahlfelder z um Import von e-Mails in das VBS
Darüber hinaus können vom Bearbeiter Dokumente aus einem Dateisystem in das VBS importiert werden. Der Import kann ebenfalls über Drag&Drop oder durch eine Importfunktion
im System erfolgen. Das System unterstützt ferner den Import von XML-Dateien. Beim Im port von XML-Dateien ist die Anzahl der Dokumente die als Anlage importiert werden nicht
begrenzt. Die Objekte können als Einzeldokumente erfasst werden.
2.1.3 AG 3 Erfassen und Registrieren
Anforderungen
Nach dem Import der elektronischen Dokumente aus den verschiedenen Eingangskanälen
erfolgt die Erfassung im System. Darunter ist die Ersterfassung wichtiger Metadaten zu verstehen. Auf die Ersterfassung folgt die inhaltliche Erfassung - das Registrieren des Posteingangs. Dazu gehört neben der prinzipiellen Zuständigkeitsprüfung, die Zuordnung zu einem
Aktenzeichen und zu einem Vorgang. Grundvoraussetzung dafür ist die Möglichkeit zur eindeutigen Kennzeichnung der Objekte über Dokumentnummer für Dokumente, Vorgangskennzeichen für Vorgänge und Geschäftszeichen für Akten.
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Bewertung: 98 %
Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht die eindeutige Kennzeichnung von Objekten durch Dokumentennummer, Vorgangskennzeichen bzw. Geschäftszeichen. Die Vergabe der unterschiedlichen Kennzeichnungen kann dabei manuell, systemunterstützt (sukzessiver, vom
System geführter Aufbau der einzelnen Komponenten) und/oder automatisch erfolgen. Weitere Objekte (Mappe, Band, Teilakte, Vorgangshefte) werden ebenfalls über ein unifizierendes Kennzeichen identifiziert. Der Aufbau des Geschäftszeichens entspricht der Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut und besteht aus einer laufenden
Nummer und einer Zeitkomponente. In der Fabasoft eGov-Suite werden standardmäßig
Plausibilitätsprüfungen auf „Muss“-Felder und Typ durchgeführt. Wird ein Datumstyp verlangt, überprüft das System, ob das jeweilige Datum das entsprechende Format hat. Darüber
hinaus kann für jede Eigenschaft eine benutzerdefinierte Plausibilitätsprüfung hinterlegt werden.
Dokumentennummern, Vorgangskennzeichen, Geschäftszeichen und unifizierende Kennzeichen weiterer Objekte können als Barcode-Etiketten ausgedruckt werden. Der Benutzer kann
dabei grundsätzlich (bei entsprechender Konfiguration) festlegen welche Metadaten jeweils
als Barcode gedruckt werden sollen. Der Barcode dient mittels einer Recherchefunktionalität
der Standortverfolgung des jeweiligen Objekts (Dokument, Vorgang etc.). Im Rechercheportal kann mittels Scannen des Barcodes mit einem Lesegerät nach dem Objekt gesucht werden. Die Informationen zum gesuchten Objekt werden automatisiert angezeigt und der
Standort bzw. der Verbleibsnachweis kann nachgelesen werden.
Das in der Fabasoft eGov-Suite enthaltene Adressverzeichnis erlaubt eine Synchronisation
mit X.500-Adressverzeichnissen und Microsoft Active Directory. Weitere Verzeichnisse können basierend auf den offenen Schnittstellen bei einer behördenspezifischen Anpassung
eingebunden werden. Die jeweiligen Adressinformationen können synchronisiert und importiert werden und können für die Adressierung von e-Mails genutzt werden. Der Mindestdatensatz für Adressen gemäß XDOMEA ist erfüllt. Behördenspezifische Erweiterungen bzw.
Einschränkungen der Benutzerdaten können ohne Einschränkungen in der Fabasoft eGovSuite von dazu berechtigten und geschulten Benutzern durch Programmeinstellung vorgenommen werden.
Der Bearbeiter kann beliebige Verteiler unter Verwendung des Adressverzeichnisses definieren und als Grundlage für Serienbriefe verwenden. Persönliche, OE-bezogene und behördenweite Adressverzeichnisse können durch Vergabe von Zugriffsrechten (so genannte
ACL- Access Control List) eingerichtet werden.
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Akten, Vorgänge und Dokumente können nach inhaltlichen Kriterien verschlagwortet werden.
Es können mehrere Schlagwortkataloge verwaltet werden und durch Zuordnung der entsprechenden Zugriffrechte (ACL) kann der Zugriff auf OE-bezogene Schlagwortkataloge eingeschränkt oder für einen behördenweiten Zugriff erweitert werden. Der Schlagwortkatalog ist
durch den Benutzer erweiterbar. Darüber hinaus ist der Schlagwortkatalog durch Ober- und
Unterbegriffe hierarchisch untergliederbar. Ein verwaltungsspezifischer Schlagwortkatalog
ist aber nicht im System enthalten.
Abbildung 6: Ansicht Schlagwortkatalog
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2.2 Hauptgruppe 2 – Bearbeitung
2.2.1 AG 1 Entwurfserstellung
Anforderungen
Nach Prüfung der Zuständigkeit übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung
für die Bearbeitung des Geschäftsgangs und erstellt im weiteren Verlauf einen Entwurf für
einen Entscheidungsvorschlag. Zu diesem Zweck verwaltet das Vorgangsbearbeitungssystem verschiedene Dokumentvorlagen. Um den Arbeitsaufwand beim Erstellen von Dokumenten zu minimieren, werden die in den Metadaten erfassten Informationen wie Betreff,
Geschäftszeichen, Briefdatum und Benutzerdaten wie der Ersteller des Dokuments automatisch in das elektronische Dokument eingefügt.
Änderungen von Dokumenten im Laufweg, d.h. während der Abstimmungsphase, sind durch
Anlegen einer neuen Version zu protokollieren.
Alle Versionen eines Dokuments sind übersichtlich, zumindest mit Angabe des Datums der
Änderung (Datum der Version) und des Autors der Änderung, darzustellen.
Bewertung: 89 %
Die Fabasoft eGov-Suite Version 6 unterstützt das Sichten großer Mengen von Eingangspost. Das System stellt dem Benutzer alle relevanten Metadaten zur Eingangspost in Spalten
dar. Nach Auswahl der Einganspost kann die detaillierte Darstellung geöffnet werden.
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Abbildung 7: Darstellung der Metadaten der Eingangspost
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Abbildung 8: Darstellung des Inhalts der Eingangspost
Dringende Vorgänge können im System als solche gekennzeichnet werden. Die Eigenschaft
Dringlichkeit stellt dem Benutzer die Möglichkeit zur Auswahl von Einträgen, wie Dringend
oder Durch Boten und einer Datumseigenschaft Zustellung bis zur Verfügung. Entsprechend
gekennzeichnete Vorgänge werden farblich anders hervorgehoben und durch entsprechende
Symbole kenntlich gemacht. Diese Kennzeichnung ist für den Benutzer im Arbeitsvorrat und
in jeder anderen Objektliste ersichtlich.
Das System bietet die Möglichkeit Schriftstücke als Dokumentvorlagen zu hinterlegen, die
beim Erstellen eines Dokumentes als Vorlage ausgewählt werden können. Diese können
Platzhalter für Metadaten und Textbausteine enthalten, die beim Öffnen der Vorlage durch
die entsprechenden Daten aus dem System ersetzt werden. Dies ist für die Officeanwendungen Microsoft Office und OpenOffice realisiert.
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Es können Serienbriefe erstellt und verwaltet und verschiedene Datenquellen eingebunden
werden. Serienbriefe können wahlweise als Masterdokument mit zugehöriger Empfängerliste
oder als Einzeldokumente abgelegt werden.
Abbildung 9: Erstellung eines Serienbriefes
Adresseinträge können als Adressverteiler in Dokumente eingefügt werden. Der Adressverteiler kann sowohl auf dem Schreibtisch als auch direkt bei der Erstellung eines Serienbriefes
erzeugt werden. Adressverteiler können organisations- bzw. abteilungsbezogen oder persönlich definiert werden. Verschiedene Adressaten können einem Adressverteiler zugeordnet werden, wobei jedem Adressaten eine Versandart bzw. eine Bemerkung zugeordnet
werden kann. Eine Integration von Adressverteilern aus Microsoft Outlook wird zur Verfügung gestellt.
Das Einfügen von Meta- und Benutzerdaten sowie Adressfeldern kann statisch, aber auch
dynamisch erfolgen. Der Benutzer kann bei der Bearbeitung oder bei der Erstellung der Vorlage entsprechende Festlegungen treffen. Eine Aktualisierung der Daten kann zu einem definierten Zeitpunkt im Laufweg automatisiert erfolgen oder manuell unterbunden werden.
Ein Barcode kann ebenfalls in Dokumente automatisch eingefügt werden, sofern eine Verfügbarkeit von Barcode-Schriftarten für das Bearbeitungswerkzeug sichergestellt wird.
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Das System protokolliert Änderungen auf Ebene von Geschäftsvorfällen, Metadaten und Inhalten (Schriftstücke). Versionen können zum einen manuell erstellt werden. Zum anderen
werden Versionen automatisch erzeugt, wenn der Bearbeiter des Objekts wechselt oder ein
Objekt schlussgezeichnet wird. Ältere Objektversionen (Akten, Vorgänge, Dokumente, andere Geschäftsvorfälle) können jederzeit eingesehen werden, wobei die Daten gegen Änderungen geschützt sind. Als Metadaten werden die Versionsnummer, das Erstellungsdatum
der Version, der Name des Erstellers, die Beschreibung der Version, die letzte Änderung der
Version und ob diese manuell oder automatisch erzeugt wurde, gespeichert. Ein Objekt wird
immer vollständig versioniert unter Angabe der Metadaten. Die Auswahl der zu versionierenden Metadaten wird im Rahmen der Systemkonfiguration definiert.
Abbildung 10: Darstellung der Dokumentversionen
Ein Versionsvergleich kann zum einen über die Eigenschaften des Objektes erfolgen oder
zum anderen über den Inhalt des Objektes. Ein Versionsabgleich der Dokumentinhalte wird
mit bestimmten Werkzeugen (z.B. Microsoft Word) durchgeführt. Das System öffnet die Dokumente und führt einen Versionsvergleich unter Nutzung der Standard-Funktionalität von
Microsoft Word durch. Die Metadaten unterschiedlicher Versionen können auch innerhalb
der Fabasoft eGov-Suite in einem Versionsvergleich dargestellt werden (siehe folgende Abbildung).
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Abbildung 11: Versionsvergleich
Primärdaten können über entsprechende Bearbeitungswerkzeuge im Sinne der datenschutzrechtlichen Anforderung geschwärzt werden. Dabei ist sichergestellt, dass die Schwärzung
nur durch spezielle Administrationsrechte reversibel ist und die geschwärzten Daten nicht
mehr recherchierbar sind.
Das Löschen privater, noch nicht öffentlicher Objekte ist für den Benutzer ohne Einschränkung möglich. Öffentliche Objekte können nur über eine Löschberechtigung gelöscht werden.
Die Kontrolle erfolgt über das Zugriffsrechtekonzept. Der Benutzer hat die Möglichkeit zur
Löschung vorgesehene Objekte in einem konfigurierbaren, systemweiten Papierkorb abzulegen. Die Löschung selbst darf dann nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen. Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind standardmäßig weiterhin recherchierbar,
dies ist jedoch über die Konfiguration änderbar.
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2.2.2 AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen
Anforderungen
Im weiteren Verlauf des Geschäftsgangs übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Abstimmung der Entscheidungsvorlage. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung kann der Laufweg und die Bearbeitung von Dokumenten, Vorgängen und Akten
durch Verfügungen (z. B. „zur Kenntnis“, „Wiedervorlage“, „zur Mitzeichnung“, „zur Schlusszeichnung“, „zu den Akten“) gesteuert werden. Die Definition der Laufwege erfolgt ad hoc.
Bewertung: 100 %
Der Laufweg von Objekten (Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte) kann für jeden Bearbeitungsschritt mit Namen der Bearbeitungsstation sowie Bezeichnung der Verfügung definiert werden. Zusätzlich werden bei der Verfügung von Container-Objekten auch
die untergeordneten Objekte (z. B. Vorgang mit seinen Dokumenten) entsprechend dem
Laufweg weitergeleitet.
In der Fabasoft eGov-Suite können Laufwege unterschiedlich definiert werden.
§
Der Benutzer kann über den Verfügungsdialog die entsprechende Verfügung und
Bearbeitungsstation in einer einfachen Ansicht über Auswahllisten definieren
§
Der Benutzer öffnet den Laufweg des gewünschten Objekts. Der grafische
Prozesseditor wird geöffnet, dieser ermöglicht es Bedingungen, Aktivitäten oder bereits definierte Prozesse hinzuzufügen. Das Hinzufügen der Prozesselemente kann
sowohl parallel als auch sequentiell erfolgen. Nach dem Speichern können die Objekte und auch deren untergeordnete Objekte auf dem Laufweg weitergeleitet werden.
§
Der Benutzer wählt ein Verfügungsmuster aus. Wiederkehrende Arbeitsabläufe können über Verfügungsmuster spezifiziert und gespeichert werden. Die Fabasoft eGovSuite ermöglicht die Definition von Musterlaufwegen und strukturierten Prozessen.
Ein Bearbeiter kann verschiedene Laufwege als Vorlage speichern. Musterlaufwege
und Prozesse können Geschäftsvorfällen zugeordnet werden und modifiziert werden.
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Abbildung 12: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition – Variante 1
Abbildung 13: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition – Variante 2
In der Fabasoft eGov-Suite können Bearbeiter, Organisationseinheiten oder Rollen als Bearbeitungsstationen definiert und parallel oder sequentiell angesteuert werden. Darüber hinaus
ist es in der Fabasoft eGov-Suite möglich, Bearbeitungsstationen durch Angabe eines „Abstrakten Teilnehmers“ wie etwa „Prozessinitiator“, „Federführender“ oder „Aktueller Benutzer“
festzulegen.
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Die Fabasoft eGov-Suite stellt die vorgegebenen Verfügungen (Zur Kenntnis, Mitzeichnung,
Schlusszeichnung, Absendung, Wiedervorlage, ZdA) im Standardprodukt zur Verfügung.
Weitere Verfügungen können im Rahmen der Anpassung des Systems durch die Behörde
ergänzt bzw. angepasst werden.
Zu den Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen können Termine und Fristen
gesetzt werden. Eine Benachrichtigung kann vor bzw. bei Ablauf einer Frist bzw. eines Termins, bei Abbruch des Prozesses und bei Erhalten bzw. Übernehmen der Aktivität ausgelöst
werden. Als Empfänger der Aktivität können der aktuelle Bearbeiter, optional der nächste
Bearbeiter sowie optional der Federführende festgelegt werden. Weiterhin kann definiert
werden, ob immer versendet wird, versendet wird, wenn vom Empfänger gewünscht, oder
versendet wird, wenn vom Empfänger nicht abgelehnt.
Objekte können wahlweise als Kopie oder Original weitergeleitet werden und die Unterscheidung zwischen Original und Kopie ist für den Bearbeiter leicht ersichtlich. Ein Objektoriginal
wird durch Weiterleiten eines Objektzeigers weitergegeben, auch bei parallelem Laufweg.
Um eine Kopie weiterzuleiten, wird eine Kopie des Objekts erstellt und diese im Laufweg
weitergeleitet. Eine Kopie erhält dabei auch eine eigene Dokumentnummer und ist deshalb
eher als eigenes Dokument und weniger als Kopie zu verstehen.
Abbildung 14: Weiterleitung von Dok umenten als Kopie oder Original
Die Änderung und Erweiterung von Bearbeitungsschritten kann durch unterschiedliche Beteiligte erfolgen. Im Standardprodukt kann der Federführende die Bearbeitungsschritte in der
Zukunft einfügen, ändern oder löschen. Der aktuelle
Bearbeiter kann im Standardprodukt
zusätzliche Bearbeitungsschritte einfügen. Diese Regelung ist im Standardprodukt vordefi-
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niert, kann aber im Zugriffsrechtekonzept durch entsprechend berechtigte Personen (Administratoren) angepasst werden.
Zum Geschäftsgang können für zukünftige Bearbeitungsschritte bzw. Bearbeitungsstationen
Geschäftsgangvermerke angelegt werden. Durch das Setzen entsprechender Zugriffsrechte
kann verhindert werden, dass Vermerke im Nachhinein geändert oder gelöscht werden.
Vermerke können zum einen in der Fabasoft eGov-Suite als Merkzettel (löschbar) oder als
Vorgangsnotizen (nicht löschbar) dem jeweiligen Vorgang über die entsprechenden Arbeitsschritte hinzugefügt werden. Die Vermerke sind im Arbeitsvorrat für den entsprechenden Bearbeiter sofort ersichtlich.
Der Arbeitsvorrat eines Benutzers enthält zusätzlich zu einer Auflistung aller derzeit anfallenden Tätigkeiten in der „To-Do“-Liste auch eine Liste von Tätigkeiten, die erst zu einem zukünftigen Zeitpunkt zur Bearbeitung anfallen (auf Wiedervorlage oder Frist liegende Tätigkeiten) in der „Wiedervorlage“-Liste. Aus dieser Liste können Tätigkeiten auch vorzeitig über
den Menüpunkt „Aktivieren“ wieder in Bearbeitung übernommen werden. Das Ändern, Erweitern und Suchen von Objekten erfolgt im Standardprodukt über das Zugriffsrechtekonzept
und über vordefinierte Integritätsregeln.
Wiedervorlagen können mit den vorgegebenen Angaben definiert werden. Fristen werden in
das Wiedervorlagedatum umgerechnet. Fällt der Wiedervorlagetermin nicht auf einen Arbeitstag, wird der Benutzer auf diesen Umstand hingewiesen. Wiedervorlagetermine können
ferner auch als wiederkehrende Fristen definiert werden.
Abbildung 15: Wiedervorlage – Einfache Sicht
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Dokumente werden standardmäßig nach der ZdA-Verfügung des Vorgangs oder der Akte
schreibgeschützt. Vorgänge und Akten können nach der ZdA-Verfügung wieder "aufleben".
Alle bis zur ZdA-Verfügung zugeordneten Dokumente bleiben schreibgeschützt, alle nach
der ZdA-Verfügung neu erstellen Dokumente sind änderbar. Im Rahmen der Konfiguration
können Dokumente auch nach anderen Verfügungen schreibgeschützt werden.
Abbildung 16: Wiedervorlage – Erweiterte Sicht
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Zur Auswahl von Mitarbeitern und Organisationseinheiten sind dem Benutzer verschiedene
Navigations- und Suchmöglichkeiten in der Aufbauorganisation gegeben. Das System unterstützt die Auswahl aus einer Dropdownliste der zuletzt ausgewählten Mitarbeiter und Organisationseinheiten, die einfache Zuordnung durch Eingabe eines Ordnungskriteriums (z.B.
„120“ für „Referat 120“ oder „Müller“ für „Benutzer Müller“) und die Recherche auf Basis der
verfügbaren Metadatenfelder oder im Rahmen der in der Konfiguration eingestellten Metadatenfelder zur Suche.
Eine hierarchische Auswahl von Mitarbeitern und Organisationseinheiten ist über eine
Strukturdarstellung realisiert (siehe folgende Abbildung).
Abbildung 17: Organigramm von Organisationseinheiten/Mitarbeitern
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Abbildung 18: Mitarbeitermaske
2.2.3 AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen
Anforderungen
Für antragsbearbeitende Prozesse ist die Unterstützung strukturierter Laufwege mit festgelegten Bearbeitungsstationen und Bearbeitungswegen von Bedeutung.
Bewertung: 99 %
Eine Prozessdefinition für strukturierte Laufwege besteht in der Fabasoft eGov-Suite aus parallelen und sequentiellen Aktivitäten (Laufwegs-Knoten), Steuerungselementen (z.B. IF,
CASE, REPEAT) und Unterprozessen, die in einer bestimmten Abfolge miteinander verbunden sind. Ein Sub-Prozess kann selbst wieder aus sequentiellen und parallelen Aktivitäten,
Steuerungselementen und Sub-Prozessen bestehen.
Für das Zusammenführen von parallelen Abläufen sind Regelwerke konfigurierbar. In einer
Aktivitätsdefinition (vordefinierter Laufwegs-Knoten) kann festgelegt werden wer diese Aktivität auszuführen hat, welche Arbeitsschritte auszuführen sind und welche Termine einzuhalten sind.
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Standardmäßig wird der Prozessschritt nach Beendigung des letzten Arbeitsschritts durch
Ausführen des Kontextmenüeintrags Erledigen dem Prozessmodell entsprechend weitergeleitet. Die Fabasoft eGov-Suite bietet auch eine automatische Weiterleitung nach Beendigung eines Prozessschritts an. Diese Einstellung ist je Prozessschritt konfigurierbar, dabei
kann angegeben werden, ob nach Ausführung eines Arbeitsschritts eine automatisierte
Weiterleitung erfolgen soll.
Es besteht bei der Weiterleitung keine Einschränkung auf Objekttypen. Objekte können sowohl aus dem Postkorb als auch aus dem Schreibtisch dem Laufweg zugeführt werden. Die
eingesetzten Metadatenmasken zur Bearbeitung des Objekts können prozessspezifisch variieren und sind von dem zugrunde liegenden Zugriffsrechtekonzept abhängig.
Ein grafischer Prozesseditor ist Bestandteil der Fabasoft eGov-Suite. Dieser ermöglicht es,
sowohl einfache als auch komplexe Prozesse zu erstellen und in weiterer Folge deren Fortschritt zu visualisieren. Die einzelnen Prozesselemente können gelesen, bearbeitet, entfernt,
parallel oder sequenziell hinzugefügt werden.
Die Fabasoft eGov-Suite bietet darüber hinaus die Möglichkeit Prozessmodelle aus Prozessmodellierungswerkzeugen zu importieren. Das System stellt eine entsprechende Integration des Produkts „ARIS-Toolset“ der IDS Prof. Scheer GmbH zur Verfügung. Weiterhin
bietet das System einen Import von Ergebnissen aus Modellierungswerkzeugen über eine
Schnittstelle mit eigener XML-Syntax/Defintion, in welche die Ergebnisse marktüblicher Toolsets konvertiert werden müssen.
Innerhalb des Prozesses können Unterprozesse gestartet werden. Die Ausführung von
Funktionen, Client- und Serverprogrammen kann bei Arbeitsschritten hinterlegt werden. Die
Fabasoft eGov-Suite bietet eine Integration von Drittanwendungen im Webumfeld auf Basis
einer losen Kopplung durch offene, plattformunabhängige Webstandards wie HTTP, XML
und SOAP. Die Implementierung der Anbindung einer Drittanwendung ist im Rahmen von
Programmeinstellungen durchzuführen.
Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert und versioniert und wirken sich immer
auf die Prozessdefinition, nicht aber auf die konkrete Prozessinstanz aus, welche an eine
bestimmte Version einer Prozessdefinition gebunden ist.
Das System bietet Protokollinformationen an, mit denen eine Mengen- und Kapazitätsauslastung möglich ist und wertet diese in einem Analysewerkzeug aus. Darüber hinaus können
auf Basis definierter Regeln automatisch Eingriffe in die Verteilung der Arbeitslast vom System vorgenommen werden.
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Das System kann auch so konfiguriert werden, dass einzelnen Sachbearbeiter immer nur
einzelne Vorgänge zur Bearbeitung zugewiesen werden. Ist die Bearbeitung des Vorgangs
abgeschlossen und wurde der Vorgang dem nachfolgenden Bearbeiter im Laufweg zugewiesen, so erhält der Benutzer den nächsten Vorgang zur Bearbeitung in seinen Arbeitsvorrat.
Die Fabasoft eGov-Suite kann über eine standardisierte Webservice-Schnittstelle mit
SOAP/XML über HTTP mit Fachanwendungen (z.B. Fachverfahren) kommunizieren und
stellt einer Fachanwendung Use-Cases in Form von SOAP-Aktionen zur Verfügung. Die
Syntax der SOAP-Aktion ermittelt die Fachanwendung aus der WSDL eines Fabasoft Components Webservice.
2.2.4 AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung
Anforderungen
Entsprechend dem eigenen Kompetenzbereich übernehmen die mitzeichnenden Stellen ihren Anteil an der Gesamtverantwortung der Entscheidungsvorlage. Zu diesem Zweck hat die
mitzeichnende Stelle nach Prüfung der Zuständigkeit die Möglichkeit, Informationen beizusteuern, Stellungnahmen abzugeben oder auch Teile des Entwurfs neu zu formulieren. Das
VBS unterstützt die federführende Stelle bei der Initiierung und Koordinierung des Mitzeichnungsverfahrens.
Bewertung: 92 %
Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt die Funktion, dass einzelne Dokumente über Verfügungen zur Zeichnung vorgelegt werden können.
Zeichnungsverfahren sind in der Fabasoft eGov-Suite in Mitzeichnung und Schlusszeichnung
differenzierbar. Die Zeichnung kann hierbei sowohl vorgangs- als auch einzeldokumentbezogen erfolgen.
Der Mitzeichner kann eine Mitzeichnung oder eine Mitzeichnung mit Vorbehalt durchführen,
die Mitzeichnung ablehnen oder die gesamte Aktivität durch den Arbeitsschritt Zeichnungsverfahren abbrechen oder ablehnen.
Ist der Mitzeichnende nicht zuständig, kann er die Aktivität über den Menüeintrag Zurückweisen (zurück zum Verantwortlichen) oder über den Menüeintrag Abweisen (Ausführung verweigern) ablehnen. Die Anlage eines Mitzeichnungsvermerks zur Eingabe von Änderungswünschen, Vorbehalten und Ablehnungsgründen kann über einen eigenen Arbeitsschritt
„Vermerk erstellen“ hinzugefügt werden. Weitere Schriftstücke können u.a. per Drag & Drop
hinzugefügt werden oder direkt im Vorgang angelegt werden.
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Ein Mitzeichnungsverfahren kann entweder vom Mitzeichner über den Arbeitsschritt Zeichnungsverfahren abbrechen abgebrochen werden, dann erfolgt eine automatisierte Verfügung
zur Überarbeitung an den Prozessverantwortlichen, oder das Mitzeichnungsverfahren kann
vom Prozesseigentümer (Initiator eines Mitzeichnungsverfahrens) im Rahmen seiner Rechte
storniert werden, indem er den Prozess abbricht. Dadurch wird der weitere Laufweg des Mitzeichnungsverfahrens nicht mehr ausgeführt. Dieses Recht kann weiteren Benutzern zugeordnet werden.
Ein Vermerk über die Gründe der Ablehnung bzw. ein Mitzeichnungsvorbehalt kann verfasst
werden. Über die Konfiguration kann die aktive Benachrichtigung der beteiligten Benutzer
eingestellt werden.
Der Schlusszeichner kann eine Schlusszeichnung durchführen, die Schlusszeichnung ablehnen oder die gesamte Aktivität durch den Arbeitsschritt zur Überarbeitung ablehnen. Ist der
Schlusszeichnende nicht zuständig, kann er die Aktivität über den Menüeintrag Zurückweisen (zurück zum Verantwortlichen) oder über den Menüeintrag Abweisen (Ausführung verweigern) mit dem Geschäftsgangvermerk „Unzuständig“ ablehnen. Ein Schlusszeichnungsvermerk kann über den Arbeitsschritt Vermerk erstellen hinzugefügt werden.
Im Rahmen der Mitzeichnung und Schlusszeichnung kann durch den Einsatz der Digitalen
Signatur oder durch eine separate Passwortabfrage eine erneute Authentisierung durchgeführt werden.
2.2.5 AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung
Anforderungen
Neben der Vorgangsbearbeitung über Web-Clients ist auch die mobile Vorgangsbearbeitung
für viele Behörden eine Alternative um die Bearbeitung der täglichen Aufgaben unabhängig
von der Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro sicherzustellen. Die mobile Vorgangsbearbeitung ist im Unterschied zur den Anwendungen auf Basis von Web-Clients nicht auf die permanente Vernetzung der Hardware angewiesen. Sie ist deshalb nicht nur für Telearbeitsplätze sondern insbesondere auch für Verwaltungsmitarbeiter mit einem hohen Anteil arbeitsbedingter Reisezeit von Bedeutung.
Bewertung: 85 %
Die Fabasoft eGov-Suite stellt für die mobile Vorgangsbearbeitung einen mobilen Client, den
so genannten Rucksack, zur Verfügung. Der Webbrowser-basierte Client ermöglicht Checkout-/Check-in-Funktion durch Export, Import und das Einrichten permanenter Sperren für
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Geschäftsvorfälle. Inhaltsobjekte werden dabei durch Standard-Import/Export-Funktionen
lokal zugänglich gemacht, Container-Objekte durch Speichern und Laden von XML-Dateien.
Ein Check-out-Vorgang umfasst den Export von Dokumenten, Vorgängen usw. sowie das
Anbringen einer permanenten Sperre. Ein Check-in-Vorgang umfasst den Import/das Laden
von Dokumenten, Vorgängen usw., die Versionierung und das Aufheben der permanenten
Sperre. Während die Container-Objekte gesperrt sind, können diese nur gelesen und nicht
bearbeitet werden. Der mobile Client stellt dem Bearbeiter aber nur Dokumenentmangementfunktionalitäten, d.h. primär die Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung. Zeichnungen oder Verfügungen können nicht offline durchgeführt werden.
Abbildung 19: Check -In/Check -Out von Objekten auf dem Schreibtisch
Der Bearbeiter kann beim Check-out festlegen, welche Geschäftsvorfälle er zur Bearbeitung
mitnimmt und somit während der Offline-Phase zur Bearbeitung permanent gesperrt werden.
Diese Sperre kann der Bearbeiter (ebenso dessen Stellvertreter) wieder freigeben. Dieses
Sonderrecht bezieht sich auf jene Benutzer, die ein Bearbeitungsrecht aufgrund des voreingestellten und anpassbaren Zugriffsrechtekonzepts besitzen.
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Abbildung 20: Mobile Client
Objekte können für die mobile Vorgangsbearbeitung zwischen einem Mobilclient und dem
Zentralsystem synchronisiert werden. Auf Konflikte wird der Bearbeiter hingewiesen und
kann dann manuell die gültige Version bestimmen.
2.2.6 AG 6 Bearbeitungs- u. Protokollinformationen
Anforderungen
Bearbeitungsinformationen wie Verfügungen und Geschäftsgangvermerke werden während
der Bearbeitung des Vorgangs einzeldokumentbezogen bzw. zum Vorgang angelegt. Protokollinformationen werden in Abhängigkeit vom IT-Unterstützungsgrad vom System automatisch generiert. Hierzu zählt z. B. der aktuelle Standort des Vorgangs, der Zeitpunkt der Zuordnung eines Dokuments zu einem Vorgang etc. In Abhängigkeit vom Grad der IT-Unterstützung tragen Bearbeitungs- und Protokollinformationen lediglich informatorischen Charakter (ggf. als Metainformationen) und/oder steuern die konkrete Bearbeitung eines Vorgangs.
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Bewertung: 93 %
Bearbeitungs- und Protokollinformation werden von der Fabasoft eGov-Suite automatisiert
für das jeweilige Geschäftsobjekt (z.B. Dokument, Vorgang) generiert. Diese Daten werden
als Metadaten dem jeweiligen Geschäftsobjekt zugeordnet und sind durch Voreinstellungen
üblicherweise nicht bzw. ab einem definierten Zeitpunkt nicht änderbar.
Protokoll- und Bearbeitungsinformationen können im Rahmen der behördenspezifischen Anpassung hinsichtlich Umfang und Aktivität parametrisiert werden. Die Anpassungen sind für
bestimmte Benutzerprofile laut Zugriffsrechtekonzept möglich.
Das Erstellen von Objekten, der Laufweg sowie die Ausführung wichtiger Funktionen wie das
Umschreiben von Objekten oder die Zuordnung und Entnahme aus Container-Objekten werden manipulationssicher und mit Datum und Bearbeitername protokolliert. Darüber hinaus
unterstützt das System das Protokollieren von weiteren Funktionen.
Die Zugriffsrechte auf Protokoll- und Bearbeitungsinformationen können gemäß Zugriffsrechtekonzept für einzelne Metadaten eines Bearbeitungs- und Protokolldatensatzes differenziert vergeben werden.
Die Protokollinformationen können in Tabellenform dargestellt werden; die Konfiguration einer reduzierten Ansicht der gleichzeitig angezeigten laufwegs- bzw. funktionsbezogenen
Bearbeitungs- und Protokollinformationen ist ebenfalls möglich (siehe folgende Abbildung).
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Abbildung 21: Reduzierte Ansicht von Protokoll- und Bearbeitungsinformationen
2.2.7 AG 7 Medienbruch
Anforderungen
Im Verlauf der Vorgangsbearbeitung kann es erforderlich sein, auch Organisationseinheiten
zu beteiligen, die noch nicht (vgl. DOMEA-Einführungsszenarien) in die IT-Unterstützung
einbezogen worden sind (anderes Ressort, andere Abteilung).
Eine Beteiligung von Stellen ohne Unterstützung durch ein VBS sollte nach dem Prinzip erfolgen, dass die Verteilung in elektronischer Form (per e-Mail und Fax) Vorrang vor der auf
Papier hat, denn elektronische Unterlagen können meist ohne nennenswerten Aufwand unmittelbar in das VBS übernommen werden. Um den Medienbruch zwischen der IT-gestützten
und der konventionellen Bearbeitung zu kompensieren, ist vorzusehen, dass die im System
gespeicherten Laufwegs- und Bearbeitungsinformationen gedruckt bzw. per e-Mail oder Fax
versandt werden können.
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Die Zeichnungen der Beteiligten erfolgen dann auf Papier bzw. per e-Mail und werden durch
Scannen oder Import wieder in das VBS übernommen.
Bewertung: 93 %
Eine Weiterleitung (per Fax oder Bote, per E-Fax oder per E-Mail) eines Objektes wird in der
Fabasoft eGov-Suite ermöglicht. Das System unterstützt den Benutzer beim Versand mehrerer Objekte, so dass Container-Objekte vollständig durch Anwahl des Objektes (also bspw.
eine Akte, mit den Vorgängen und den darin enthaltenen Dokumenten nur durch Anwahl der
Akte) weitergeleitet werden können. Darüber hinaus ist auch die Selektion einzelner Objekte
(bspw. mehrere Vorgänge aus verschiedenen Akten) zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang möglich.
Meta- und Bearbeitungsinformationen können in einem separaten Dokument oder im Entwurf
ausgedruckt bzw. zum Versand exportiert werden. Primärinformationen werden originalgetreu wiedergegeben. Die Anpassung der standardmäßig zu druckenden bzw. zu exportierenden Primär-, Meta- und Bearbeitungsinformationen ist im Rahmen der Konfiguration durch
berechtigte Benutzer möglich.
Der elektronische Vorgang kann für die Dauer des Medienbruchs gesperrt werden. Ein Lesezugriff ist aber weiterhin möglich. Nach Rückübernahme durch den Bearbeiter wird das Medienbruchobjekt automatisch wieder entsperrt.
2.2.8 AG 8 Recherche
Anforderungen
Die Objekte der Schriftgutverwaltung müssen nach allen erfassten formalen und inhaltlichen
Kriterien recherchierbar sein. Als Ergebnis der Suche sind die Trefferquote (Anzahl der Dokumente, Vorgänge bzw. Akten, die das Suchkriterium erfüllen) sowie eine Trefferliste mit
konfigurierbaren Kurzinformationen (beispielsweise Geschäftszeichen, Einsender, Betreff)
anzuzeigen. Primär,- Meta- und Bearbeitungsinformationen zu einzelnen Schriftstücken,
Vorgängen bzw. Akten sind auf Anforderung unmittelbar anzuzeigen.
Die Möglichkeit der Volltextrecherche sowohl in den Primär- als auch in Metainformationen
soll gegeben sein. Darüber hinaus sollte das Retrievalsystem eine benutzergesteuerte, fehlertolerante Suche anbieten, um auch im Fall von Rechtschreibfehlern bzw. Schreibvarianten
zu gültigen Treffern zu führen.
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Neben der flexiblen Recherche sollte eine Möglichkeit zur Definition und Speicherung von
häufig benötigten Suchkriterien als Standardabfrage, z. B. zur Generierung von Tageslisten
des Posteingangs, zur Verfügung stehen.
Bewertung: 98 %
Das System ermöglicht die Volltextsuche in den Primärdaten und Metadaten, die strukturierte
Suche in einzelnen Metadaten der registrierten Objekte und die Suche nach dem Verbleib.
Strukturierte Suche und Volltextsuche können zu einer kombinierten Suche verknüpft werden.
Abbildung 22: Objekt mit Inhalt suchen
Die Suche nach Wiedervorlagen kann für ein bestimmtes Datum, einen bestimmten Zeitraum
und eine bestimmte Bearbeitungsstation durchgeführt werden. Wiedervorzulegende Objekte
können direkt aus der Trefferliste aufgerufen werden.
Das Suchergebnis wird als Trefferquote, aber auch als Trefferliste dargestellt. In der Listendarstellung können verschiedene Metainformationen der Objekte als Spalteneinträge angezeigt werden. Durch die Trennung der Rechte Suchen und Lesen können Objekte zwar in
der Anzeige der Trefferliste dargestellt werden, aber dennoch für den Lesezugriff gesperrt
werden.
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Die Objekte können, sofern entsprechende Zugriffsrechte vorhanden sind, direkt geöffnet
und bearbeitet werden. Das Suchergebnis stellt alle Treffer dar, die mit den aktuellen Suchkriterien gefunden wurden. In die Treffersammlung können über die Schaltfläche Sammeln
bereits gefundene Treffer übernommen werden, um bei einer Änderung der Suche, diese
nicht mehr zu verlieren. Die Treffersammlung bleibt solange erhalten, solange die Suche
nicht beendet wird. Die Treffer können sowohl aus dem Suchergebnis als auch aus der
Treffersammlung in die gewünschte Objektliste übernommen werden.
Abbildung 23: Suchergebnis
Trefferlisten können in der Ablage abgelegt (gespeichert) und ausgedruckt werden. Die
Trefferanzeige bei einer Volltextsuche kann über die Spalteneinstellung in der Trefferliste
angezeigt werden.
Die Suchkriterien können gespeichert werden und stehen somit zu einem späteren Zeitpunkt
für Recherchezwecke zur Verfügung.
Weiterhin stellt das System vordefinierte Standardauswertungen zur Verfügung, wie bspw.
ein Posteingangsbuch, Postausgangsbuch, Akten- und Aussonderungsverzeichnis, Terminund Fristenlisten, Bearbeitungs- und Erledigungsübersichten. Diese Berichte basieren auf
der integrierten Active-Reporting-Technologie, wodurch HTML-Reports generiert werden
können, die auch von berechtigten Personen angepasst werden können. Je nach Rechteschema können Auswertungen angezeigt, gedruckt oder exportiert werden. Für die Standardauswertungen
können
HTML-Gestaltungsmerkmale
(Schriftart,
-größe,
-formatierung) verwendet werden. Die Treffer einer Suche können auch dann eingesehen
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werden, wenn die zur Darstellung des Objektes benötigte Anwendersoftware nicht auf dem
Arbeitsplatz installiert ist.
Über- und untergeordnete Objekte können aus dem aktuellen Objekt mit Hilfe des Kontextmenüs aufgerufen werden. Beispielsweise können aus einem Vorgang unmittelbar die Dokumentenliste eingesehen und einzelne Dokumente geöffnet werden, ebenso kann die übergeordnete Akte aufgerufen werden.
2.2.9 AG 9 CMS
Anforderungen
Im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Informationen auf Webseiten werden regelmäßig Contentmanagementsysteme genutzt. Diese Anforderungsgruppe prüft zum einen
die Anbindung von CMS an ein VBS sowie die Übergabe und Übernahme entsprechender
Informationen/Dokumente von einem System in das jeweils andere.
Bewertung: 58 %
Die Fabasoft eGov-Suite beinhaltet ein eigenes Contentmanagementsysteme (CMS). Über
eine Fachanwendungs-Integrationsschnittstelle (XML/SOAP) können weitere Contentmanagementsysteme eingebunden werden bzw. können Daten aus der Fabasoft eGov-Suite in
definierter Form an ein CMS über eine SOAP-Schnittstelle übergeben werden.
Die Suche im VBS auf den Datenbestand ist nur für das Fabasoft-eigene CMS integriert. Hier
kann über den gesamten Datenbestand der Fabasoft eGov-Suite und des eigenen CMS
verfügt werden. Die Trefferliste gibt dabei an, ob es sich um ein CMS-Objekt oder um ein
VBS-Objekt handelt. Sofern keine Zugriffsrechte auf Dokumente bzw. Objekte bestehen,
werden diese nicht angezeigt.
2.2.10
AG 10 IWM
Anforderungen
Durch das wachsende Datenaufkommen in der öffentlichen Verwaltung wird Informationsund Wissensmanagement (IWM) eine wichtige Aufgabe im Rahmen des E-Governments.
Dokumenten- und Workflowmanagement ist ein Baustein des IWM.
Bewertung: 55 %
Zwischen allen Objekten der Schriftgutverwaltung können durch den Bearbeiter Verweise
angelegt werden. Verweise können manuell angelegt und durch berechtigte Personen gelöscht werden.
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Die Definition von Verweisen setzt die Existenz von Objekten voraus. Verweise auf gelöschte
Objekte können über den Befehl ‚Konsistenz prüfen’ beseitigt werden. Ein Rückverweis wird
bei einem Eintrag in den Bezügen automatisch eingetragen.
Abbildung 24: Beispiel Verweise - Bezüge
Das System unterstützt die Klassifikation von Dokumenten nach Eingangs- und Versandart
und der Verwendung des Dokumenttyps. Eine Kategorisierung kann sowohl manuell durch
den Benutzer, als auch im Rahmen eines automatisierten Massenscannens erfolgen.
Bei der Suche des im Produkt enthaltenen hierarchischen, mehrsprachigen Thesaurus auf
Basis von ISO 2788 wird die Suche nach Synonymen und Homonymen unterstützt. Bei Metadaten, die auf Hierarchien verweisen (z.B. Aktenplan, Organisationseinheiten oder Thesaurus), wird auch eine hierarchische Suche unterstützt (z.B. alle Akten der Abteilung A inkl. der
zugeordneten Referate).
Die Klassifizierung von registrierten Objekten in einer behördeneinheitlichen Taxonomie ist
über die Verschlagwortung möglich. Die Gliederungstiefe ist dabei nicht begrenzt. Dokumente und Container-Objekte können durch Zuordnung der entsprechenden Schlagworte
dieser Taxonomie zugeordnet werden. Eine Einschränkung der Recherche auf Elemente einer Klasse oder Unterklasse ist mit dem System möglich.
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2.3 Hauptgruppe 3
2.3.1
Ausgang
AG 1 Ausgangsbehandlung
Anforderungen
Im Rahmen der Ausgangsbehandlung sind vom VBS Funktionalitäten anzubieten, die das
Versenden von Ausgängen benutzerfreundlich unterstützen. Dabei ist zum Einen zu berücksichtigen, dass für die Adressaten ggf. unterschiedliche Kommunikationskanäle zu wählen
sind, zum Anderen ist bei elektronischem Versand sicherzustellen, dass die versendete
Nachricht zusammen mit ihren Metainformationen übergeben wird, um den Erfassungsaufwand im Empfängersystem gering zu halten.
Bewertung: 100 %
Elektronische Dokumente bzw. Vorgänge können durch den Benutzer per e-Mail mit Primärinformationen im Originalformat und optional dem entsprechenden Metadatensatz im Anhang
bzw. mit Primärinformationen und entsprechendem Metadatensatz im XML-Format, per eFax und papiergebunden aus dem VBS versendet werden. Dabei können die Bearbeitungsund Protokollinformationen im XML-Format exportiert werden. Ferner ist auch der Versand
von Metadaten und Primärinhalten in XML verfügbar. Das System enthält ein entsprechendes XML-Schema. Der Export im aktuellen XDOMEA-Format wird auch unterstützt. Durch
entsprechend berechtigte Benutzer können weitere XML-Schemata, auch auf Basis eines
Dokumenttyps, festgelegt werden.
Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht die Führung eines elektronischen Postausgangsbuches.
Das vordefinierte Postausgangsbuch basiert auf der im Standardprodukt integrierten ActiveReporting-Technologie, wodurch HTML-Reports generiert werden können.
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2.4 Hauptgruppe 4
Aussonderung und Archivierung
2.4.1 AG 1 ZdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten
Anforderungen
Elektronische Vorgänge werden erst nach ihrer abschließenden Bearbeitung ZdA-verfügt. Mit
dem Setzen der ZdA-Verfügung gilt ein Vorgang als abschließend bearbeitet, sodass er innerhalb des VBS revisionssicher abgelegt werden kann. Erst mit der ZdA-Verfügung wird ein
Vorgang einschließlich der zugehörigen Dokumente sowie der Meta- und Protokolldaten archivierungsfähig.
Bewertung: 100 %
Nach Abschluss der Bearbeitung wird in der Fabasoft eGov-Suite der Vorgang durch den
Bearbeiter ZdA verfügt. Das System überprüft beim Setzen der ZdA-Verfügung alle untergeordneten Objekte bezüglich ihres Bearbeitungsstandes und generiert eine Liste untergeordneter Objekte, die noch nicht abschließend bearbeitet sind, so dass nur abgeschlossene
Objekte ZdA verfügt werden können.
Mit der ZdA-Verfügung wird das Objekt schreibgeschützt und die im System hinterlegte
Transferfrist beginnt. Soll ein Vorgang während der Transferfrist wieder in Bearbeitung genommen werden, so ist dass über die Aktion "Überarbeitung" möglich. Das System stellt in
diesem Fall auch sicher, dass die Berechnung der Transferfrist bei erneuter ZdA-Verfügung
ebenfalls neu beginnt.
2.4.2 AG 2 Vorgang des Zurücklegens in die elektronische Altregistratur
Anforderungen
Nach Ablauf der Transferfrist werden ZdA-verfügte Vorgänge, die aufgrund von Aufbewahrungsfristen weiterhin in der Behörde aufbewahrt werden müssen, in die elektronische Altregistratur bzw. das Zwischenarchiv ausgelagert. Dieser Transfer von Vorgängen bzw. Aktenschnitten aus der elektronischen Arbeitsablage in die elektronische Altregistratur (“Zurücklegen”) sollte sowohl automatisch als auch manuell durch die bearbeitenden Stellen möglich
sein.
Bewertung: 98 %
Über Fabasoft iArchive können ZdA-verfügte Vorgänge in die elektronische Altregistratur
verschoben werden. Dies kann manuell durch den Bearbeiter oder automatisch nach Ablauf
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der Transferfrist erfolgen. Ferner stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um die Verschiebung automatisch bei bestimmten Systemereignissen durchzuführen.
Mit dem Transfer erfolgt auch die Konvertierung der Primärinformationen in ein für die längerfristige Aufbewahrung geeignetes Format. Für Textdokumente werden diesbezüglich das
TIFF- und das PDF-Format unterstützt. Weitere Konvertierungen in unterschiedliche Bildformate sind ebenfalls möglich. Metadaten können zum Zeitpunkt der Verlagerung in XML-Dateien konvertiert werden.
Ein „Rumpfobjekt“ mit Meta- und Protokollinformationen verbleibt auch nach dem Transfer im
System, so dass die Suche und der Zugriff auf Metadaten weiterhin ohne Einschränkung
möglich ist. Beim Zugriff auf Primärdaten in der elektronischen Altregistratur werden die Daten automatisch in einen Zwischenspeicher kopiert, von dem aus der Zugriff für einen konfigurierbaren Zeitraum wieder möglich ist. Je nach verwendeter Speichertechnologie ist aber
für den Rücktransfer natürlich eine Übertragungszeit einzurechnen. Die Verlagerung in die
elektronische Altregistratur ist deshalb auch für den Benutzer ersichtlich. Standardmäßig tragen die entsprechenden Objekte dafür den Namenszusatz „archiviert“.
2.4.3 AG 3 Elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfrist
Anforderungen
Elektronische Signaturen bieten eine Möglichkeit, die Integrität und Authentizität digitaler
Daten zu sichern. Ziel der angestrebten Lösung zum Erhalt der Gültigkeit elektronischer Signaturen während der Aufbewahrungsfrist muss es sein, dass ein Dokument zum Zeitpunkt
des Transfers in das Archivsystem des VBS eine gültige elektronische Signatur besitzt und
dass für die periodische Erneuerung der Signatur das archivierte Dokument selbst nicht verändert werden muss.
Bewertung: 63 %
Die Fabasoft eGov-Suite erkennt digital signierte Objekte und gibt dem Benutzer die Möglichkeit Informationen über die Art der Signatur und Ihre Gültigkeit anzuzeigen. Die elektronische Signatur wird vom System dabei direkt zum Vorgang bzw. zum signierten Dokument
gespeichert. Beim Transfer in die elektronische Altregistratur werden so die Dokumente eines Vorgangs inkl. evtl. vorhandener Signaturen transferiert.
Zur Signaturerneuerung bietet Fabasoft zwar einige Ansätze zur Signaturerneuerung über
das Anbringen eines akkreditierten Zeitstempels, wesentliche Aspekte, wie die getrennte
Ablage von Originalsignaturen, die Berücksichtigung von Formatkonvertierungen und die
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Verfahrensweise bei der Aussonderung bleiben aber ungeklärt, so dass das Konzept der Fabasoft zur sicheren und beweiskräftigen Langzeitspeicherung nicht vollständig überzeugen
kann..
2.4.4 AG 4 Aussonderungsschnittstelle und Aussonderungsdatei
Anforderungen
In einem VBS muss die Aussonderungsschnittstelle eine regelmäßige, fristengesteuerte
Aussonderung von Vorgängen ermöglichen. Um dies zu gewährleisten, müssen bereits beim
Anlegen der elektronischen Akte Metadaten gesetzt werden, welche Steuerungsinformationen zum späteren Verbleib der Objekte geben.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die elektronischen Vorgänge (Aktenschnitte) dem
zuständigen Archiv anzubieten, einschließlich Unterlagen, die dem Datenschutz, dem Geheimschutz oder sonstigen Schutzbestimmungen unterliegen. Sämtliche Daten sind in nichtanonymisierter Form anzubieten und bei Archivwürdigkeit abzugeben. Über die Archivwürdigkeit der Unterlagen entscheidet das zuständige Archiv.
Bewertung: 91 %
Die Datenstruktur der Austauschdatensätze gemäß Erweiterungsmodul "Aussonderung und
Archivierung elektronischer Akten" zum Organisationskonzept 2.1 wird von der Fabasoft
eGov-Suite vollständig unterstützt. Sämtliche Listen
und Kataloge (Anbieteverzeichnis,
Fristenkataloge, Bewertungskataloge etc.) werden im XML-Format ex- bzw. importiert. Alternativ können Listen, die rein informativen Charakter haben (bspw. Fristenkatalog) auch als
Report im HTML-, PDF oder Word-Format erstellt werden.
Das Erzeugen der Aussonderungsdatei mit allen abzugebenden Daten kann vollständig automatisiert werden. Die Aussonderung wird vollständig protokolliert.
2.4.5 AG 5 Anbieten,
Anbieteverzeichnis
und
Bewertung
des
Aktenbestandes
Anforderungen
Das Verfahren der Aussonderung sieht zur Abstimmung des Datenaustauschs unter anderem eine Web-basierte Interaktion mit dem zuständigen Archiv vor. Einzelheiten des Verfahrens finden sich im Erweiterungsmodul "Archivierung und Aussonderung elektronischer Akten" zum Organisationskonzept 2.1.
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Bewertung: 91 %
Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt sowohl das vierstufige als auch das zweistufige Verfahren zur Aussonderung elektronischer Akten (vgl. Erweiterungsmodul "Archivierung und Aussonderung elektronischer Akten" zum Organisationskonzept 2.0). Für das zweistufige Verfahren kann in einem speziellen Archivarportal die Archivbehörde den Bewertungskatalog direkt
einsehen und bearbeiten.
2.4.6 AG 6 Abgabe an die Archivbehörde
Anforderungen
Die den Archiven übergebenen Daten müssen vollständig, dauerhaft lesbar und reproduzierbar bleiben. Auch muss die endgültige Abgabe in geeigneter Form protokolliert werden. Einzelheiten der Abgabe finden sich in der Neufassung des Erweiterungsmoduls zur "Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten" zum Organisationskonzept 2.0. Das Abgabeverfahren endet mit dem endgültigen Löschen der übergebenen Daten aus dem VBS der
Behörde.
Bewertung: 40 %
Das System unterstützt das Erzeugen mehrerer Abgabeverzeichnisse in Abhängigkeit von
der Aussonderungsart. Die Metadatenstruktur der im Verzeichnis gelisteten Objekte entspricht dabei den Vorgaben des Erweiterungsmoduls "Archivierung und Aussonderung elektronischer Akten" zum Organisationskonzept 2.0 und ist grundsätzlich anpassbar. Die Struktur
des Abgabeverzeichnisses kann als XSD-Schemadatei gespeichert werden, die Daten werden als XML übergeben.
Die Auflösung elektronischer Signaturen ist im Standardumfang der Fabasoft eGov-Suite
nicht enthalten. Hier wird eine externe Ver- und Entschlüsselungsinfrastruktur vorausgesetzt,
die projektspezifisch einzubinden ist.
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2.5 Hauptgruppe 5
Softwareergonomie
2.5.1 AG 1 Aufgabenangemessenheit
Anforderungen
In den nachfolgenden Anforderungen wird auf die Möglichkeit eingegangen, die Dialoge im
System auf die aufgabenbezogenen Bedürfnisse von Anwendern anzupassen. Ein Dialog ist
aufgabenangemessen, wenn er den Benutzer unterstützt, seine Arbeitsaufgabe effektiv und
effizient zu erledigen.
Bewertung: 87 %
Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt den Benutzer bei der Erledigung seiner Arbeitsaufgaben, indem Benutzerdialoge auf bestimmte Arbeitsabläufe ausgerichtet werden können. So
zeigt die Arbeitskorbansicht dem Bearbeiter bspw. eine eingangsspezifische Auswahl sinnvoller Arbeitsschritte (siehe folgende Abbildung).
Abbildung 25: Eingangsspezifische Reaktionsmöglichkeiten
Weiterhin bietet das System die Möglichkeit, mittels angepasster Formulare ausgewählte
Metainformationen, die für die Erledigung der Fachaufgabe notwendig sind, darzustellen. Die
Konfigurierung der Formulare kann von dazu geschulten und berechtigten Benutzern in der
Systemeinstellung vorgenommen werden.
Über Verfügungsmuster können wiederkehrende Arbeitsabläufe spezifiziert und gespeichert
werden. Für häufig verwendete Dokumente bietet das System so genannte Vorlagen und
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Vorlagensammlungen an, die über dynamische Feldinformationen automatisiert mit Metadaten aus dem System befüllt werden können.
Für die Unterstützung der Arbeit mit dem System stellt die Fabasoft eGov-Suite sicher, dass
Felder mit Standardwerten vorbelegt werden können. Mussfelder werden im System hervorgehoben und unterscheiden sich von übrigen Feldern durch die Schriftart „Fett“ und einem
hochgestellten roten Stern am Wortende. Wurden bei der Bearbeitung Mussfelder nicht befüllt, wird eine entsprechende Fehlermeldung vom System generiert (vgl. auch Kap. 2.5.5).
2.5.2 AG 2 Selbstbeschreibungsfähigkeit
Anforderungen
Ein wesentlicher Aspekt der Ergonomie ist die Fähigkeit eines Systems, Dialoge weitgehend
selbsterklärend bzw. -beschreibend zu gestalten. Ein Dialog ist selbstbeschreibungsfähig,
wenn jeder einzelne Dialogschritt durch Rückmeldung des Dialogsystems unmittelbar verständlich ist oder dem Benutzer auf Anfrage erklärt wird.
Bewertung: 87 %
Das System zeigt dem Benutzer Status- und Rückmeldungen an. Diese Meldungen sind differenziert und geben dem Benutzer die Möglichkeit zu erkennen, wenn das System mit
Transaktionen beschäftigt ist oder wenn bestimmte weiterführende Entscheidungen erforderlich sind. Beispiele für Status- und Rückmeldungen der Fabasoft eGov-Suite sind:
§
„Das Objekt <Name> ist von Uwe Maier gesperrt. Soll das Objekt zum Lesen geöffnet
werden?“ wenn ein anderer Benutzer das Objekt gerade bearbeitet.
§
„Suche läuft“ während das System nach dem gewünschten Objekt sucht
§
„Fertig“ wenn eine Transaktion abgeschlossen ist.
§
ein animiertes „C“, was in den Vordergrund tritt, wenn das System mit einer Anfrage
beschäftigt ist
Die unterschiedlichen Objekte, mit denen der Benutzer arbeitet, sind in der Fabasoft eGovSuite durch eine Vielzahl von Icons differenziert, die den Typ oder auch den Status eines
Objektes reflektieren. Soweit möglich, kommen dabei Darstellungen zum Einsatz, wie sie in
Windows gebräuchlich sind (bspw. Icon für Ordner, Icon für Worddokumente, Icon für Exceldokumente). Sind diese unterschiedlichen Darstellungen dem Benutzer einmal vertraut, können auf den ersten Blick Informationen intuitiv erfasst werden.
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Abbildung 26: Unterschiedliche Icons
2.5.3 AG 3 Steuerbarkeit
Anforderungen
Aus verschiedenen Gründen kann es notwendig sein, dialoggesteuerte Arbeitsschritte zu beeinflussen, d.h. zu steuern. Ein Dialog ist steuerbar, wenn der Benutzer in der Lage ist, den
Dialogablauf zu starten sowie seine Richtung und Geschwindigkeit zu beeinflussen, bis das
Ziel erreicht ist.
Bewertung: 92 %
Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt den Benutzer bei der Bearbeitung eines Objektes insofern, als dass Dialogschritte solange rückgängig gemacht werden können, solange diese
noch nicht abgeschlossen wurden.
Der Fabasoft Webbrowser Client stellt Menüs und Kontextmenüs zur Verfügung, die über
entsprechende Tastenkombinationen gesteuert werden können. Für benutzerdefinierte Menüs können neue Tastenkombinationen erstellt werden.
Die Reihenfolge der Dateneingabe in der Fabasoft eGov-Suite definiert der Benutzer selbst.
Das System prüft lediglich auf die Richtigkeit (Datentyp, Plausibilitätsprüfung) und auf Vollständigkeit (Mussfelder) der Daten.
2.5.4 AG 4 Erwartungskonformität
Anforderungen
Die Einarbeitungsdauer und die Akzeptanz eines Systems hängen in hohem Maße von der
Erwartungskonformität der Dialoge ab. Ein Dialog ist erwartungskonform, wenn er konsistent
ist und dem Kenntnisstand des Benutzers entspricht, z. B. den Kenntnissen aus dem Ar-
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beitsgebiet, der Ausbildung und der Erfahrung des Benutzers sowie den allgemein anerkannten Konventionen.
Bewertung: 75 %
Die Fabasoft eGov-Suite verfügt über eine einheitliche Systematik, die den grundlegenden
Aufbau und die Funktionsweise der Oberflächen definiert. Der einheitliche Grundaufbau gilt
auch für Eingabemasken, Listendarstellungen und Ansichten des Systems. Zustandsmeldungen und Fehlermeldungen werden für den Benutzer immer an gleicher Stelle ausgegeben.
Tastaturbelegungen im System sind standardmäßig einheitlich, können aber nach Wunsch
verändert werden.
Teilweise reagiert das System auf vermeintlich gleiche Anweisungen unterschiedlich. So
zeigte die Umstrukturierung der Aufbauorganisation über Drag & Drop andere Ergebnisse,
als der Aufruf der entsprechenden Funktionalität über das Funktionsmenü. So wurde bei der
ersten Variante per Drag & Drop das Beispielreferat vollständig verschoben, wobei bei der
zweiten Variante über das Funktionsmenü das Referat lediglich ‚kopiert’ statt ‚ausgeschnitten’ wurde und somit mehrmals im System auffindbar wäre.
Analog steht die Funktion zum Mitzeichnen sowohl am Objekt, als auch aus dem Laufwegskontext heraus zur Verfügung. Hierbei dürfte dem Bearbeiter nicht sofort ersichtlich sein,
dass je nach ausgewählter Variante Unterschiede bei der Protokollierung der Mitzeichnung
bestehen.
2.5.5 AG 5 Fehlertoleranz
Anforderungen
Bei der Einarbeitung in das System und zur Förderung der Nutzerakzeptanz sind die Dialoge
fehlertolerant zu gestalten. Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn das beabsichtigte Arbeitsergebnis trotz erkennbar fehlerhafter Eingaben entweder mit keinem oder mit minimalem Korrekturaufwand durch den Benutzer erreicht werden kann.
Bewertung: 75 %
Die Eingaben des Benutzers werden vom System auf Vollständigkeit (Mussfelder) und auf
Richtigkeit (Datentyp, Plausibilitätsprüfung) der Daten geprüft. In der Fehlermeldung wird der
Benutzer:
§
auf die Art des Fehlers,
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§
den Ort des Fehlers durch Benennung des Metadatums in der Fehlermeldung und
Kennzeichnung im Formular beim fehlerhaften Metadatum,
§
den Grund des Fehlers,
§
auf die Plausibilitätsverletzungen und
§
auf die nicht ausgefüllten Mussfelder aufmerksam gemacht.
Der Ort des Fehlers wird in Formularen durch ein farblich hervorgehobenes Ausrufezeichen
hinter der Feldbeschreibung markiert. Dies erleichtert zwar prinzipiell das Auffinden der entsprechenden Position, die Art der Kennzeichnung ist aber bei umfangreichen Formularen auf
den ersten Blick nicht immer sofort zu erkennen (vgl. auch folgende Abbildung).
Abbildung 27: Ausgabe und Darstellung von Fehlermeldungen
2.5.6 AG 6 Individualisierbarkeit
Anforderungen
Zur Steigerung der Akzeptanz und zur Erhöhung der Bearbeitungseffizienz ist es notwendig,
dass Dialoge individualisierbar sind. Ein Dialog ist individualisierbar, wenn das Dialogsystem
Anpassungen an die Erfordernisse der Arbeitsaufgabe, individuelle Vorlieben des Benutzers
und Benutzerfähigkeiten zulässt.
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Bewertung: 97 %
Möglichkeiten zur Anpassung der Benutzeroberfläche sind in der Fabasoft eGov-Suite n
i
großem Umfang vorhanden. Schriftgrößen können in drei Stufen verändert werden und wirken sich auf das gesamte Portal dieses Benutzers aus. Der grafische Aufbau richtet sich
demnach auch nach der ausgewählten Schriftgröße. Listendarstellungen sind im System
standardmäßig vorbelegt, können aber vom Benutzer selbst noch bearbeitet werden. Der
Benutzer hat dabei die Möglichkeit:
§
die Reihenfolge der Spalten zu verändern,
§
die Sortierung der Listeneinträge nach einer Spalte,
§
die Listeneinträge je Spalte auf- oder absteigend sortieren,
§
die Listeneinträge zu gruppieren und
§
die Spaltenbreite zu verändern.
Weiterhin kann die Ansicht der Spalteneinstellungen kopiert und für andere Spalteneinstellungen wieder verwendet werden, so dass umfangreiche Anpassungsarbeiten weitestgehend
reduziert werden.
Benutzerspezifische Einstellungen werden loginabhängig in der Datenbank gespeichert und
sind unabhängig vom Arbeitsplatz. Das Ändern und Erweitern von benutzerübergreifenden
Vorbelegungen und feldbezogenen Auswahllisten kann durch geschulte und berechtigte Personen durch das Definieren von Initialwerten vorgenommen werden.
Weiterhin ermöglicht das System die barrierefreie Darstellung von Objekten und Inhalten im
Web über eine eigene, WAI-konforme HTML-Oberfläche. Über diesen Client ist die barrierefreie Arbeit für sehbehinderte Anwender möglich und kann auch über eine Braille-Zeile bedient werden. Der Fabasoft WAI-Client erfüllt die relevanten Bereiche der Priorität 1 und 2
der BITV-Konformitätsverordnung.
Eine farbliche Gestaltung wurde in der Version 6 des Systems reduziert eingesetzt. Die dargestellten Informationen bieten daher auch auf S/W-Bildschirmen ausreichenden Kontrast.
Weiterhin besteht im System die Möglichkeit, das Farbschemata von berechtigten Personen
zu verändern.
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2.5.7 AG 7 Lernförderlichkeit
Anforderungen
Die Unterstützung und Anleitung des Nutzers bei der Bedienung des Systems wird betrachtet.
Bewertung: 62 %
Das Online-Hilfesystem der Fabasoft eGov-Suite basiert auf einer kontextsensitiven Hilfe, die
dem Benutzer kurze Erläuterungstexte oder auch feldspezifische Erklärungen zur aktuellen
Sicht bereitstellen. Diese Texte können im Rahmen einer behördlichen Anpassung von berechtigten Benutzern ergänzt bzw. erweitert werden.
Neben diesen einfachen Hilfetexten wird eine ebenfalls kontextsensitive Online-Hilfe bereitgestellt, die abhängig von der aktuellen Sicht Querverweise auf entsprechende Themen anbietet. Jedes Hilfethema wird in der Online-Hilfe zuerst kurz erläutert und im nächsten Schritt
auf Use-Case-Basis näher erklärt.
Eine kontextunabhängige Hilfe mit einer themenübergreifenden Suchfunktion existiert nicht.
Stattdessen stellt Fabasoft die Handbücher in elektronischer Form zur Verfügung.
Darüber hinaus bietet Fabasoft das E-Learning-Produkt Fabasoft eGov-Suite/WBT an, das
agentenbasierte Lernmodule zum aktiven Abarbeiten zur Verfügung stellt.
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2.6 Hauptgruppe 6
2.6.1
Fachliche Administration
AG 1 Objekte und Objekthierarchie
Anforderungen
Die Möglichkeiten, Inhalt, Kontext und Strukturmerkmale einer Akte informationstechnisch in
Objekten unterschiedlicher Objekttypen abzubilden werden analysiert. Die Spezifikation der
Objekte durch inhaltliche und Ordnungsmerkmale, so genannte Metadaten, sind Teil der Betrachtung.
Bewertung: 98 %
Der Mindestmetadatensatz für Dokumente, Vorgänge, Bände und Akten ist vollständig im
System hinterlegt. Dabei ist bei der Neuanlage eines Metadatenfeldes eine Unterscheidungsmöglichkeit in Pflichtfeld oder optionales Feld grundsätzlich möglich. Ein Verweis auf
einen Aktenplaneintrag kann auch für einzelne Metadatenfelder realisiert werden. Neben
dem Mindestdatensatz können weitere Metadatenfelder ohne mengenmäßige Einschränkung
im System hinterlegt werden.
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Abbildung 28: Metadatenmaske
Die arbeitsteilige Metadatenerfassung wird im System unterstützt und kann asynchron an
verschiedenen Arbeitsplätzen durchgeführt werden. Die Sichtbarkeit und Änderbarkeit der
einzelnen Metadaten wird von dazu berechtigten Benutzern durch Programmeinstellungen
festgelegt.
Das Zuordnung von Dokumenten zu den jeweiligen Container Objekten kann vom Anwender
durch Verschiebung über Drag & Drop, durch Erfassung des Geschäftszeichens des Vorgangs bzw. der Akte in der Metadatenmaske des Dokuments und durch das Anlegen des
Dokuments aus dem Container-Objekt heraus erfolgen. Ferner können Container-Objekte
anderen Container-Objekten untergeordnet werden, so dass das Zuordnen von Akten, Mappen usw. analog zu Dokumenten erfolgt. Beim Zuordnen stellt die Fabasoft eGov Suite si-
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cher, dass zur Akte nur Vorgänge, Mappen usw. mit gleichem Geschäftszeichen zusammengefasst werden können.
Die Verwaltung von Papierakten und -vorgängen, Hybridakten und -vorgängen und elektronischen Akten und Vorgängen wird unterstützt. Papierdokumente werden in Bänden nachgewiesen. Der Verbleib von Papierschriftgut kann u.a. anhand des Verbleibortes oder des
Datums nachgewiesen werden. Der Verbleib ist sowohl aus dem jeweiligen Dokument als
auch aus den entsprechenden übergeordneten Objekten (Vorgängen, Akten) ersichtlich.
2.6.2
AG 2 Aktenplan
Anforderungen
Die elektronische Abbildung des Aktenplans als zentrales Ordnungsinstrument im System
wird analysiert.
Bewertung: 100 %
Der Aktenplan ist im System elektronisch verfügbar und steht als Baumdarstellung hierarchisch strukturiert im Aktenplanportal und bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen aus dem
Objekt heraus zur Verfügung. Das System unterstützt das hierarchieübergreifende Durchsuchen von Aktenplänen. Ferner können Aktenpläne oder Teile des Aktenplans in ein druckerfreundliches Format übertragen werden.
Die Einträge des Aktenplans, d.h. das Aktenplankennzeichen und eine textliche Beschreibung können vom berechtigten Benutzer einfach gepflegt werden. Die Eindeutigkeit des Aktenplankennzeichens wird durch eine entsprechende Validierung durch das System gewährleistet. Die in der Standardsoftware enthaltene Komponente Fabasoft Components/COLD
ermöglicht darüber hinaus den flexiblen Import vorhandener Aktenplankennzeichen in das
System und verhindert auch hier den Import von identischen Aktenplankennzeichen.
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Abbildung 29: Hierarchische Darstellung des Aktenplans
Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt die parallele Verwendung von Teilaktenplänen. Teilaktenpläne werden in Form von Sachgebieten abgebildet, denen die entsprechenden Organisationseinheiten zugeordnet werden können.
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Abbildung 30: Druckansicht des Aktenplans
2.6.3
AG 3
Löschen, Umstrukturierung des Aktenbestands und
Umschreiben
Anforderungen
Bewertet werden die Möglichkeiten, Objekte im System zu löschen sowie den Aktenbestand
umzustrukturieren. Die Möglichkeiten, Objekte zu exportieren sowie einzelne Objekte als
auch Objektmengen umzustrukturieren und umzuschreiben werden untersucht.
Bewertung: 83 %
Für den Benutzer besteht die Möglichkeit zur Löschung vorgesehene Objekte in einen systemweiten Papierkorb abzulegen. Eine Unterscheidungsmöglichkeit zwischen öffentlichen
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und privaten Objekten existiert standardmäßig dabei aber nicht. Zur Löschung gekennzeichnete Objekte können nur durch entsprechend berechtigte Benutzer im System recherchiert
werden, so dass für den „normalen“ Anwender diese Objekte im System nicht mehr sichtbar
sind.
Container-Objekte (z.B. Akten) können von dazu berechtigten Benutzern umgeschrieben
werden. Für ein globales Umschreiben von Container-Objekten steht ein spezielles Reorganisationsportal zur Verfügung. Bei der Umschreibung eines übergeordneten Objekts werden
sämtliche untergeordneten Objekte automatisch angepasst. Das bisherige Geschäftszeichen
wird, zusammen mit den weiteren Metadaten, historisierend in das Feld „Alt-Geschäftszeichen“ der Metadaten übernommen.
Die Fabasoft eGov-Suite beinhaltet flexible Im - und Exportfunktionen, die es ermöglichen,
individuell einzelne Objekte und Objektmengen sowie ihre Primär-, Meta-, Bearbeitungs- und
Protokollinformationen zu transferieren. Der Datenaustauschstandard XDOMEA wird für die
o. g. Im- und Exportfunktionen als Aus tauschformat berücksichtigt.
2.6.4
AG 4 Ablagestrukturen
Anforderungen
Die Möglichkeiten des Systems, hierarchische Über- und Unterordnung von Akten, Vorgängen und Dokumenten zu bilden sowie die gesamte Ablage in bestimmte Ablagebereiche zu
strukturieren, werden untersucht.
Bewertung: 100 %
Die Fabasoft eGov-Suite bietet die Möglichkeit Objekte in einer mehrstufig hierarchisch untergliederten Ablagestruktur abzulegen. Diese Ablagen können von jedem Benutzer individuell erzeugt werden und mit entsprechenden Zugriffsrechten geschützt werden. Die Gliederungstiefe ist dabei nicht begrenzt. Der Benutzer kann ferner mehrere voneinander unabhängige Ablagestrukturen definieren.
Neben öffentlichen Ablagen können auch persönliche Ablagen eingerichtet werden, die flexibel strukturierbar sind. Der Zugriff auf diese Ablagen kann auf den Bearbeiter beschränkt
werden. Darüber hinaus können auch Gruppenablagen eingerichtet werden, die wiederum
mit bestimmten Zugriffsrechten versehen werden können.
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Abbildung 31: Ablage
2.6.5
AG 5 Verfügungen und Vorlagen
Anforderungen
Bewertet werden die Parametrisierbarkeit von Verfügungen zur Definition eines Laufwegs
und zu integrierende Vorlagen einschließlich der automatisch einzufügenden Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen durch die Behörde.
Bewertung: 100 %
Den Verfügungen liegt ein Prozessmodell zugrunde. Im Rahmen der Administration können
Verfügungen mit beliebigen Aktionen verknüpft werden (bspw. Schreibschutz und Konvertierung bei ZdA -Verfügungen).
Dokumentvorlagen beliebiger Formate können im VBS eingebunden werden. Die Erstellung
von organisationsspezifischen Dokumentvorlagen erfolgt auf Basis bestehender Vorlagen im
Originalformat (z. B. Word) mit Einbindung einzufügender Metadatenfelder. Die Vorlagen
werden zentral hinterlegt. Die Verwendung der Dokumentvorlagen kann organisationsspezifisch durch die Vergabe der entsprechenden Organisationseinheit und dem entsprechendem
Zugriffsschutz bei der erstellten Dokumentenvorlage eingeschränkt werden, so dass der Bearbeiter nur die für seinen Aufgabenbereich benötigten Vorlagen zur Verfügung hat.
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2.6.6
AG 6 Integrationstiefe der Administration
Anforderungen
Analysiert werden die Verwaltung der Zugriffsrechte und Profile sowie die Auswirkungen eines Releasewechsels auf spezifische Einstellungen.
Bewertung: 95 %
Benutzer, Zugriffsrechte und Zugriffsprofile können im System an einer Stelle einheitlich für
alle Teilsysteme und Komponenten verwaltet werden. Sämtliche behördenspezifische und
benutzerspezifische Einstellungen und Anpassungen wie Konfiguration der Masken, Listen,
Zugriffsberechtigungen und Datenfelder bleiben bei Releasewechseln ohne Einschränkungen im Sinne der Aufwärtskompatibilität erhalten.
Nach der Erstadministration und -konfiguration kann die laufende Administration unabhängig
vom Tagesbetrieb (d. h. Produktivbetrieb) durchgeführt und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt aktiviert werden. Dies gilt für sämtliche Administrations- und Konfigurationsfunktionen.
Die Aktivierung erfolgt durch einen Neustart der Dienste.
2.6.7
AG 7 Abbildung der Aufbauorganisation
Anforderungen
Die Abbildung der Aufbauorganisation (Beschreibung der Organisationseinheiten mit Bezeichnung und Organisationskürzel, Beschreibung der Mitarbeiter mit Namen, Vornamen und
Stellenzeichen sowie ihre hierarchischen Über- und Unterordnungsverhältnisse) im System
wird bewertet.
Bewertung: 88 %
Die Aufbauorganisation wird durch Organisationseinheiten, Mitarbeiter und Stellen dargestellt. Organisationseinheiten, Mitarbeiter und Stellen können mit sämtlichen erforderlichen
Merkmalen erfasst werden. Die hierarchische Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten und Mitarbeitern ist aus der Darstellung der Aufbauorganisation ersichtlich, so dass
der Fachadministrator schnell Zugriff auf die einzelnen Mitarbeiterdaten erhalten kann.
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Abbildung 32: Übersicht Aufbauorganisation
Änderungen der Aufbauorganisation (Umbenennung von Organisationseinheiten, Neubildung
bzw. Auflösung von Organisationseinheiten etc.) können realisiert werden. Die Historisierung
ist durch Versionierung der Änderungen sichergestellt.
Mitarbeiter, die nicht mehr als Benutzer des Systems zugelassen sind, werden durch das
Setzen einer Markierung in den Metadaten deaktiviert. Eine Anmeldung des Benutzers und
auch eine Adressierung des Benutzers durch andere Anwender sind danach nicht mehr
möglich. Der deaktivierte Benutzer ist aber weiterhin im System bekannt, so dass die Bearbeitungs- und Protokollinformationen der von ihm bearbeiteten Vorgänge und Akten unverändert bleiben.
Flexible, zeitlich befristete Formen der Zusammenarbeit sind durch die Einrichtung von Projektgruppen möglich. Die Projektgruppen können einer Organisationseinheit und/oder einer
oder mehreren Projektgruppen nicht zugeordnet werden und können als solche im Geschäftsgang nicht beteiligt werden (eine Beteiligung ist nur über die Person möglich).
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Die Merkmale von Nutzern bzw. Organisationseinheiten wie beispielsweise Stammdaten,
Zugriffsrechte, Rollen etc. können aus dem Microsoft Active Directory übernommen bzw. in
diesen verwaltet werden.
2.6.8
AG 8 Vertreterregelung
Anforderungen
Betrachtet werden die Möglichkeiten des Systems, im Rahmen der Abbildung der Aufbauorganisation Mitarbeitern ein oder mehrere Vertreter für bestimmte Zeiträume zuzuweisen.
Bewertung: 94 %
Das System ermöglicht die Definition von personenbezogenen sowie gruppen- und rollenbezogenen Stellvertretungen. Es wird festgelegt wer wen in einem frei zu definierenden Zeitraum vertritt. Eine Stellvertretung kann vom stellvertretenden Benutzer und vom Administrator bzw. Fachadministrator (z.B. im Krankheitsfall) aktiviert werden. Ferner ist es möglich,
dass ein Bearbeiter mehrere Personen vertritt, bzw. dass ein Bearbeiter von mehreren Mitarbeitern vertreten werden kann.
Die Fabasoft eGov Suite ermöglicht die Definition von Ausnahmen im Rahmen der Stellvertreterdefinition auf Basis von Zugriffsrechten. Der Stellvertreter kann somit für bestimmte Dokumente, Vorgänge, Akten, Funktionalitäten u. ä. ausgeschlossen werden.
Die Vertretung kann auch dann aktiviert werden, wenn der zu vertretende Mitarbeiter zeitgleich zum Stellvertreter am System angemeldet ist. Der vertretene Benutzer erhält bei Anmeldung am System jedoch den Hinweis, dass die Stellvertretung für diesen Benutzer noch
aktiviert ist.
Die Wahrnehmung der Stellvertretung impliziert einen Rollenwechsel (d. h. der Bearbeiter
kann nicht in beiden Rollen gleichzeitig - z. B. mit zwei unterschiedlichen Arbeitskörben) arbeiten. Die Ausführung einzelner Funktionen (z. B. Zeichnung) bei aktivierter Vertretung ist
aus den Protokollinformationen ersichtlich.
Bei Weiterleitung eines Objekts an einen abwesenden Mitarbeiter, erhält der Absender standardmäßig keine Abwesenheitsnotiz. Das Auslösen einer Nachricht, z.B. in Form einer e-Mail
ist aber projektspezifisch möglich.
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2.6.9
AG 9 Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen
Anforderungen
Die Möglichkeiten des Systems, für Dokumente, Vorgänge, Akten und andere Objekte (Primär- und Metainformationen), Menüs und Funktionen etc. differenzierte Zugriffsrechte zu
vergeben und Benutzern zuzuordnen werden bewertet.
Bewertung: 96 %
Zugriffsrechte werden in der Fabasoft eGov-Suite über sog. ACLs (Access Control Lists) definiert und verwaltet. Die Zugriffsrechte können dabei sowohl auf Objekte zur Regelung des
Zugriffs auf Akten, Vorgänge etc. als auch bezogen auf Funktionen zur Regelung des
Zugriffs auf Aktionen (Zeichnung etc.) und Systemwerkzeuge (Vollzugriff auf Aktenplan, Administrationswerkzeug etc.) vergeben werden. Die objektbezogenen Rechte können benutzerunabhängig zu Gruppen gebündelt werden. Die funktionsbezogenen Rechte können benutzerunabhängig zu Rollen gebündelt werden. Gruppen und Rollen können zu Profilen zusammengefasst und Benutzern zugewiesen werden. Die Zugriffsrechte können in Abhängigkeit von bestimmten Prozessaktivitäten (Verfügungen, Bearbeitungsschritte, Bearbeitungsstatus) differenziert, erweitert oder eingeschränkt werden. Die Vergabe von zeitgebundenen
Zugriffsrechten ist zwar grundsätzlich möglich, jedoch nur umständlich umsetzbar über die
Definition einer sog. Hintergrundaufgabe, welche zu definierten Zeiten Benutzer bzw. Gruppen aus der Liste der berechtigten Benutzer entfernt.
Sämtliche objektbezogenen Mindest-Zugriffsrechte (Erstellen, Suchen, Lesen, Ändern, Löschen) können differenziert vergeben werden. Weitere Zugriffsrechte wie z.B. (Inhalte lesen /
ändern, personbezogene Daten lesen / bearbeiten, Lesen des Audit Logs, Objekt archivieren, Objekt vernichten, Personenbezogene Daten lesen/ändern etc.) sind im System abgebildet.
Für die Administration und Verwaltung des Schlagwortkatalogs, des Aktenplans und der Adressverzeichnisse können differenzierte und von anderen Administratorrechten unabhängige
Rechte vergeben werden. Der Zugriff wird auch hier über ACLs gesteuert.
Grundsätzlich sind persönliche Dokumente gegen den Zugriff anderer Benutzer geschützt.
Der Benutzer hat jedoch in der standardmäßigen Systemeinstellung nicht die Möglichkeit,
Eingänge nachträglich als persönliche Dokumente zu schützen.
Das Sys tem stellt sicher, dass jeweils nur ein Benutzer schreibenden Zugriff auf Akten, Vorgänge, Dokument und andere Objekte hat, die sich in öffentlichen Ablagen befinden. Ver-
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sucht ein weiterer Benutzer schreibenden Zugriff auf ein Objekt zu nehmen, erscheint eine
Meldung, dass das betreffende Objekt für den Zeitpunkt der schreibenden Bearbeitung durch
den jeweils anderen Benutzer gesperrt ist.
Die erforderlichen Vertraulichkeitsstufen (VS-NfD, VS-VERTRAULICH, GEHEIM und
STRENG GEHEIM) werden vom System unterstützt. Die Abbildung der Vertraulichkeitsstufen erfolgt in Erweiterung zu den objektspezifischen ACLs als eine Art Filter auf Anwendungsebene. Dadurch wird sichergestellt, dass die Freigabe bzw. die fehlende Freigabe für
eine Vertraulichkeitsstufe unabhängig von den standardmäßig gesetzten Basisrechten geprüft wird.
2.6.10
AG 10 Konfiguration der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens
Anforderungen
Analysiert werden die Variationsmöglichkeiten im Bezug auf Aufbau der Dokumentnummer
und des Vorgangskennzeichens, des Geschäftszeichens sowie anderer unifizierender Kennzeichen von Objekten.
Bewertung: 100 %
Das System ermöglicht die Abbildung der Syntax des Geschäftszeichens, des Vorgangskennzeichens, der Dokumentnummer und anderer unifizierender Kennzeichen von Objekten.
Diese können aus Metadaten mit Unterstützung von konfigurierbaren Regeln, Trennzeichen
und Formatierungen automatisiert generiert werden. Die Festlegung der unifizierenden
Kennzeichen erfolgt durch Programmeinstellungen. Die Konfiguration der Kennzeichen kann
durch die Behörde erfolgen und von berechtigten und geschulten Benutzer vorgenommen
werden. Der konkrete Aufbau des Geschäftszeichens eines Vorgangs innerhalb eines Systems kann in Abhängigkeit von spezifischen Bedingungen variieren. Neben den Komponenten der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und des Geschäftszeichens können weitere Komponenten Bestandteil des unifizierenden Kennzeichens sein (z.B. Typ-Informationen, Längenangaben, Formatvorschriften).
Für Einzelarbeitsplätze und Teilregistraturen mit eigenem Server können verschiedene
Nummerkreise auf Basis organisatorischer Grenzen (z.B. Abteilungen), durch Zeitkomponenten (z.B. Datum, Jahr) oder durch Unterordnung in Container-Objekte (z.B. fortlaufende
Nummerierung innerhalb eines Vorgangs) vergeben werden.
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2.6.11
AG 11 Auswertungsmöglichkeiten
Anforderungen
Betrachtet werden die Möglichkeiten des Systems, Protokoll- und Bearbeitungsinformationen
zur Unterstützung von operativen Aufgaben, der Systemoptimierung und Fachadministration
zu analysieren.
Bewertung: 55 %
Das System unterstützt die Erstellung unterschiedlicher Reports durch den Systemadministrator, stellt aber die geforderten Reports (Anzahl der Akten, Aktenbände, Vorgänge und Dokumente im System, Transaktionen für Akten, Aktenbände und Vorgänge in einem bestimmten Zeitraum, Aktivitäten eines Benutzers in einem bestimmten Zeitraum für Fehleranalyse und Problembehebung) nicht standardmäßig zur Verfügung. Bei der Erstellung eines
Berichts können alle Zugriffsrechte bis auf Feldebene berücksichtigt werden.
Vordefinierte Reports können zeitgesteuert in regelmäßigen Abständen automatisch angefertigt werden.
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2.7 Hauptgruppe 7 Technische Administration
2.7.1 AG 1 Datenstrukturen und Layout der Bildschirmmasken
Anforderungen
Im Rahmen der Parametrisierung ist eine möglichst einfache Modifikation der Datenstruktur
und der Erfassungs- und Suchmasken zu gewährleisten, um Anpassungserfordernissen
ohne weit reichende Programmeingriffe entsprechen zu können.
Bewertung: 100 %
Änderungen der Feldbezeichnungen und der Vorbelegung von Feldern können werkzeuggestützt konfiguriert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, eine Änderung an einem Metadatenfeld konsistent über alle Anwendungsbereiche oder auch einzelformularbezogen durchzuführen, was den Aufwand für umfangreiche Anpassungen der Terminologie reduziert, ohne
die Flexibilität der Anpassungen einzuschränken.
Der zu den einzelnen Objekttypen (Akte, Vorgang, Dokument etc.) definierte Standardmetadatensatz kann pro Typ um bis zu 2500 behördenspezifische Felder erweitert werden. Es
stehen dafür zahlreiche Feldtypen (Zeichenkette, Datum, Zeit, Verweise, Boolesche Felder
etc.) zur Verfügung, die einzeln oder auch als zusammengesetzte Felder eingesetzt werden
können.
2.7.2 AG 2 Integrationsfähigkeit
Anforderungen
Aufgrund der zunehmenden Komplexität von Vorgangsbearbeitungssystemen ist es notwendig, Teilsysteme/Module in das zu zertifizierende System zu integrieren. Dies können eigenentwickelte Module oder zu integrierende Fremdprodukte sein.
Bewertung: 70 %
An Bürosoftwarepakten sind Microsoft Office, StarOffice und OpenOffice standardmäßig integrierbar. Die Lotus Smartsuite kann ebenfalls als Bearbeitungswerkzeug genutzt werden,
jedoch werden einzelne Zusatzfunktionalitäten (bspw. Serienbriefe, dynamische Felder) hier
nicht unterstützt.
Als Groupware bzw. Mailsystem sind Microsoft Outlook bzw. Microsoft Outlook Express
clientseitig und über Microsoft Exchange auch serverseitig integriert. Darüber hinaus sind
Integrationen zu Lotus Notes und Novell GroupWise im Standard enthalten.
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Für SAP R/3 existiert eine iArchiveLink-Schnittstelle, ein Hybrid-Workflow zwischen beiden
Systemen (Fabasoft – SAP – Fabasoft) wurde ebenfalls bereits umgesetzt.
Neben der eigentlichen Vorgangsbearbeitung bietet Fabasoft auch für weiterführende Szenarien wie Reporting, Formularserver und Formulardesigner, Content Management und Adressverwaltung eigene Komponenten.
2.7.3 AG 3 Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten
Anforderungen
Vorgangsbearbeitungssysteme müssen die Möglichkeit bieten, als verteiltes System betrieben zu werden. Für den Benutzer sollte sich das System mit allen Komponenten und Datenspeichern als ein Gesamtsystem darstellen. Um eine verteilte Vorgangsbearbeitung zu gewährleisten, sind verschiedene Architekturansätze realisierbar. Dabei können sich die Lösungsansätze auf die Verfügbarkeit, den Datenzugriff, Recherchezeiten und die Lastverteilung unterschiedlich auswirken.
Bewertung: 65 %
Ein Arbeiten an verteilten Standorten ist nur als zentrale Serverlösung (Datenbank und Anwendungsserver) möglich. Für eine Verbesserung der Zugriffszeiten an verteilten Standorten
können lokale Cache-Server eingesetzt werden.
Die Administration der Lösung kann auch standortunabhängig erfolgen. Die Administration
erfolgt dabei entweder im Webclient oder über das Fabasoft Components Server Management Snap-In für die Microsoft Management Konsole.
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2.8 Hauptgruppe 8
Infrastruktur
2.8.1 AG 1 Plattformen und Normen und Standards
Anforderungen
Um ein VBS in heterogenen Systemlandschaften einsetzen zu können, muss dieses auf
mehreren Betriebssystemen lauffähig sein und verschiedene Datenbanken integrieren können.
Im Hinblick auf die Entwicklung einer modernen eGovernment-Architektur, in die ein VBS
einzubetten ist, sind vielfältige Normen, Standards und Formate, insbesondere SAGA-Standards zu unterstützen.
Bewertung: 86 %
Alle serverseitigen Systemkomponenten der Fabasoft eGov-Suite Version 6 sind unter MS
Windows 2003 oder unter Red Hat Linux ES 4 lauffähig. Der Client der Fabasoft eGov-Suite
wird über einen Webbrowser bedient. Um den vollen Funktionsumfang inkl. Drag & Drop,
Kontektmenüs, etc. verwenden zu können, ist entweder Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox einzusetzen. Betriebssystemseitig wird für den Client Microsoft Windows 2000
bzw. XP, Fedora Core 3 oder Red Hat Enterprise Linux WS 4 unterstützt. Bei der Verwendung des Microsoft Internet Explorer wird Active-X für die Kommunikation mit lokalen Anwendungen eingesetzt. Alternativ dazu ist die gleiche Funktionalität aber auch ohne Active-X
in Mozilla Firefox über ein spezielles PlugIn verfügbar.
Wird die eGov-Suite in einer Windowsumgebung betrieben kommt als Datenbank Microsoft
SQL Server 2000 zum Einsatz. In der Linuxumgebung wird Oracle 10g unterstützt. Für
Hochverfügbarkeitslösungen wird hier auch Oracle Real Application Cluster unterstützt.
Für die Auslagerung von Geschäftsobjekten in die elektronische Altregistratur kann das
System über Fabasoft iArchive an die CAS Archivlösung EMC 2 Centera und an alle über
NTFS ansprechbaren Archivierungssysteme angeschlossen werden.
2.8.2 AG 2 Elektronische Signatur und Verschlüsselung
Anforderungen
Im Zusammenhang mit e-Government - insbesondere im Kontakt zwischen Behörden und
Bürgern bzw. Unternehmen - gewinnt u.a. die Anforderung Anträge online zu stellen und digital zu unterschreiben zunehmend an Bedeutung. Um dies zu gewährleisten ist es nötig,
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dass ein VBS eine elektronische Signatur-Komponente bzw. die damit einhergehende Infrastruktur integrieren kann.
Bewertung: 86 %
Durch die Einbindung von Standard-Produkten sind digitale Signaturen der Stufen 1, 2 oder
3 nach Signatur Gesetz umsetzbar. Die Einbindung wurde mit OPENLiMiT SignCubes nachgewiesen.
Die Signatur kann beim Zugriff automatisch oder manuell auf Gültigkeit überprüft werden.
Angaben zum Signaturzertifikat können bei der Reproduktion bzw. dem Ausdruck eines Papierdokuments ausgegeben werden.
2.8.3 AG 3 Formularmanagement
Anforderungen
Zur Erstellung von Gesamtlösungen im Rahmen des E-Government sind verschiedene Produkte am Markt erhältlich, die das Management von Formularen betreffen (Zur Verfügung
stellen eines Formulars im Web, Online- und Offline-Modus zum Ausfüllen, Übergabe der
Daten an Fachverfahren und VBS-Systeme etc.).
Bewertung: 100 %
Der Mindestmetadatensatz zur Integration eines Formularmanagementsystems kann vollständig mit Hilfe von XML im- oder exportiert werden. Grundlage dafür bildet die Komponente Fabasoft eGov-Forms. Der Umfang des Metadatensatzes kann beliebig erweitert werden. Darüber hinaus können sowohl Formularinhaltsdaten als auch Protokolldaten parametrisierbar in das System übernommen werden.
2.8.4 AG 4 Zahlungssysteme
Anforderung
Zur Erstellung von ganzheitlichen E-Government Anwendungen ist es ggf. erforderlich, zur
Abbildung spezifischer Teilprozesse, die eine Verwaltung und Beabreitung von elektronischen Zahlungen beinhalten, Standardanwendungen für das E-Procurement in die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung zu integrieren.
Im Folgenden wird die Integrationsfähigkeit solcher Standardanwendungen überprüft.
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Bewertung: 100 %
Der Mindestmetadatensatz zur Integration eines Zahlungssystems kann vollständig mit Hilfe
von XML im- oder exportiert werden. Der Umfang des Metadatensatzes kann beliebig erweitert werden. Darüber hinaus können Adress-Metadaten in das Adressverzeichnis übernommen werden.
2.8.5 AG 5 Einbindung CMS
Anforderung
Contentmanagementsysteme werden in der Praxis eingesetzt, um Informationen einer Behörde im internen Intranet oder externen Internet zu publizieren. Häufig müssen dabei Informationen veröffentlicht werden, die im Vorgangsbearbeitungssystem generiert wurden bzw.
es müssen Informationen aus dem CMS in das VBS zurückgespielt werden.
Bewertung: 100%
Fabasoft stellt ein eigenes Content Management System zur Verfügung, das direkt auf die
Objekte aus der Fabasoft eGov-Suite zugreifen kann. Darüber hinaus können andere Content Management Systeme über XML angebunden werden. Der Mindestmetadatensatz zur
Integration eines CMS kann vollständig mit Hilfe von XML im- oder exportiert werden und ist
im Umfang variabel.
2.8.6 AG 6 Integration von Fachverfahren
Anforderung
Das VBS ist in jeder Behörde in eine gegebene IT-Infrastruktur einzubetten. Dabei besteht in
der Regel die Notwendigkeit, das System mit bestehenden Fachverfahren zu integrieren.
Insbesondere der Austausch von Primär-, Meta-, Stamm- und Faktendaten zwischen Fachverfahren und VBS ist zu unterstützen, um eine uneingeschränkte Interoperabilität der Anwendungen zu gewährleisten. Dabei sind unter anderem Synchronisationsmechanismen für
Metadaten und Zugriffsrechte zur Verfügung zu stellen.
Bewertung: 73 %
Die Fabasoft eGov-Suite bietet Schnittstellen zur Datenkopplung, zur GUI-Integration und zur
Steuerung von Fabasoft Workflows um Fachverfahren zu integrieren.
Der Aufruf von Funktionen der Fabasoft eGov-Suite erfolgt über Webservices und benötigt
entsprechende Voraussetzungen auf Seite der Fachanwendung (WSDL und SOAP-Schnitt-
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stellen). Reicht eine reine Datenkopplung, können Objekte aus der Fabasoft eGov-Suite über
WebDAV gelesen und geschrieben werden.
Der Zugriff auf die Fabasoft eGov-Suite erfolgt in einem definierten Benutzerkontext wodurch
die Rechte auf die entsprechenden Objekte explizit definiert sind. Diese Zugriffsrechte können über Schnittstellen auch von Fachapplikationen ausgelesen werden.
Sind Altdatenbestände in die Fabasoft eGov-Suite zu übernehmen, erfolgt die Migration über
das Fabasoft Migrationszwischenformat. Der eigentliche Import erfolgt dann über eine
COLD-Schnittstelle.
2.8.7 AG 7 Technische Aspekte der Archivierung
Anforderung
Bei der Einführung von technischen Komponenten der elektronischen Archivierung ist darauf
zu achten, dass das Archivsystem optimal auf das verwendete VBS abgestimmt ist. Unabhängig davon, ob es sich um ein integriertes Archivmodul oder eine eigenständige Archivlösung handelt, muss der verlustfreie Erhalt und die Reproduzierbarkeit der archivierten Daten
auch nach langen Zeiträumen durch die technischen Komponenten garantiert sein. Dabei ist
der Migrationsfähigkeit des Systems ein besonderer Stellenwert beizumessen.
Bewertung: 85 %
Mit Fabasoft iArchive verfügt die Fabasoft eGov-Suite über ein eigenständiges Archivmodul,
das eine Schnittstelle zu verschiedenen Archivlösungen (WORM-Devices, EMC 2 Centera)
definiert. Der Betrieb der elektronischen Altregistratur kann über die iArchive-Komponente
standortunabhängig erfolgen. Der Zugriff ist auch durch mehrere Fabasoft eGov-Suite Instanzen möglich, sodass die elektronische Altregistratur auch an zentraler Stelle (als Zwischenarchiv) lokalisiert sein kann. Es besteht eine Oberflächenintegration in das VBS.
Über Fabasoft iArchive werden sämtliche Metadaten sowie Protokoll- und Bearbeitungsinformationen im XML Format abgelegt. Eine Konvertierung der Primärdaten wird ebenfalls
unterstützt.
Die Rekonstruktion der Objekte aus dem Archiv ist sowohl im Lesemodus als auch im Bearbeitungsmodus vollständig möglich. Im Bearbeitungsmodus entsteht dabei eine neue Version
des Objektes.
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3 Gesamteindruck
Die webbasierte Oberfläche der Fabasoft eGov-Suite Version 6 wurde gegenüber der nach
dem Anforderungskatalog 1.2-zertifizierten Vorgängerversion 4 grundlegend überarbeitet und
bietet dem Anwender viele der aus Windowsanwendungen bekannten Möglichkeiten. So ist
beispielsweise Drag & Drop jetzt konsequent in allen Bereichen umgesetzt, Kontextmenüs
bieten die jeweils sinnvollen Auswahlmöglichkeiten und dynamische Eingabefelder halten
typische Eingaben vor. Dies trägt dazu bei, dass auch der Windows-gewohnte Anwender
deutlich weniger Berührungsängste verspüren wird, als das bei vielen anderen webbasierten
Anwendungen noch der Fall ist.
Die optische Trennung von Eingabe und Steuerung vermittelt einen aufgeräumten Eindruck
und die individuellen Anpassungsmöglichkeiten der Arbeitsoberfläche sind umfangreich. Um
die Fülle der Funktionen einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung zu ordnen, verfolgt Fabasoft nach wie vor das Prinzip so genannter Portale – quasi thematisch getrennter Oberflächen, die über Reiter angesteuert werden können. Hier ist die thematische Trennung in Einzelfällen (vgl. bspw. Vertretung) aus Bearbeitersicht nicht immer glücklich.
Die Konfigurationsmöglichkeiten sind überzeugend. Insbesondere das Berechtigungskonzept
soll an dieser Stelle positiv hervorgehoben werden, womit eine Fülle von Möglichkeiten zur
Vergabe von Zugriffsrechten in Access Control Lists bereitgestellt werden.
Die Möglichkeiten zur IT-gestützten Schriftgutverwaltung unterstützen den Bearbeiter umfassend in allen Phasen des Lebenszyklus einer elektronischen Akte. Die grundlegenden Anforderungen werden hier ohne Einschränkung erfüllt, so dass der Mindesterfüllungsgrad in allen
Bereich deutlich überschritten werden konnte.
Der konsequente Einsatz von Technologien wie WebServices und XML sowie die neben der
klassischen Windowswelt vom Browser bis zur Bürosoftware ebenfalls durchgehende Unterstützung von OpenSource Anwendungen runden den positiven Gesamteindruck eines modernen Vorgangsbearbeitungssystems ab.
Die nachfolgende Tabelle 3 gibt das gesamte Bewertungsergebnis auf Ebene der Haupt- und
Anforderungsgruppen in Form des Erfüllungsgrades in Prozentzahlen wieder.
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Erfüllungsgrad
Kriteriengruppe
Hauptgruppe 1
Eingang
95 %
AG 1 Papiergebundene Eingänge
86 %
AG 2
Elektronische Eingänge
100 %
AG 3
Erfassen und Registrieren
Hauptgruppe 2 – Bearbeitung
98%
91 %
AG 1
Entwurfserstellung
89 %
AG 2
Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen
100 %
AG 3
Verfügungen in strukturierten Laufwegen
99 %
AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung
92 %
AG 5
Mobile Vorgangsbearbeitung
85 %
AG 6
Bearbeitungs- u. Protokollinformationen
93 %
AG 7 Medienbruch
93 %
AG 8 Recherche
98 %
AG 9
CMS
58 %
AG 10 IWM
55 %
Hauptgruppe 3
Ausgang
100 %
AG 1 Ausgangsbehandlung
Hauptgruppe 4
100 %
Aussonderung und Archivierung
80 %
AG 1
ZdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten
100 %
AG 2
Vorgang des Zurücklegens in die elektronische Altregistratur
98 %
AG 3
Elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfrist
63 %
AG 4
Aussonderungsschnittstelle und Aussonderungsdatei
91 %
AG 5
Anbieten, Anbieteverzeichnis und Bewertung des Aktenbestandes
91 %
AG 6 Abgabe an die Archivbehörde
Hauptgruppe 5
Softwareergonomie
AG 1 Aufgabenangemessenheit
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40 %
82 %
87 %
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AG 2
Selbstbeschreibungsfähigkeit
87 %
AG 3
Steuerbarkeit
92 %
AG 4
Erwartungskonformität
75 %
AG 5
Fehlertoleranz
75 %
AG 6
Individualisierbarkeit
97 %
AG 7
Lernförderlichkeit
62 %
Hauptgruppe 6
Fachliche Administration
93 %
AG 1 Objekte und Objekthierarchie
98 %
AG 2
Aktenplan
100 %
AG 3
Löschen, Umstrukturierung des Aktenbestands und Umschreiben
83 %
AG 4
Ablagestrukturen
100 %
AG 5 Verfügungen und Vorlagen
100 %
AG 6 Integrationstiefe der Administration
95 %
AG 7 Abbildung der Aufbauorganisation
88 %
AG 8 Vertreterregelung
94 %
AG 9 Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen
96 %
AG 10 Konfiguration der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und
Geschäftszeichens
AG 11 Auswertungsmöglichkeiten
Hauptgruppe 7 Technische Administration
100 %
55 %
81 %
AG 1 Datenstrukturen und Layout der Bildschirmmasken
100 %
AG 2
Integrationsfähigkeit
70 %
AG 3
Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten
65 %
Hauptgruppe 8
Infrastruktur
85 %
AG 1
Plattformen und Normen und Standards
86 %
AG 2
Elektronische Signatur und Verschlüsselung
86 %
AG 3
Formularmanagement
100 %
AG 4
Zahlungssysteme
100 %
AG 5
Einbindung CMS
100 %
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Prüfbericht
®
AG 6
Integration von Fachverfahren
73 %
AG 7
Technische Aspekte der Archivierung
85 %
Tabelle 3: Bewertungsergebnis
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Prüfbericht Fabasoft: Zertifizierung von Produkten zur IT

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