Der Weg einer Steuererklärung

Der Weg einer
Steuererklärung
Vom Eingang der Steuererklärung bis zur
Taxierung
Sarah Mühlebach
Gemeindeverwaltung
5304 Endingen
Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
INHALTSVERZEICHNIS
Seite
Vorgehensplan
3
Flussdiagramm
4–5
Kurzbericht
6–7
• Einführung in die Prozesseinheit
• Prozessbeschreib
• Schlusswort
Auswertungsbogen Lernjournal
Musterdokumente
•
•
•
•
•
8
9 –10
Vermerkblatt bei nicht unterschriebener Steuererklärung
Checkliste Steuererklärung sortieren von Hand
Checkliste Steuererklärung sortieren mit Easy-Tax
Checkliste Eingang Steuererklärung
Checkliste Wertschriftenverzeichnis Kontrolle
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Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
VORGEHENSPLAN
Arbeitsschritte
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Informieren
Vorbereitung
Planung
Flussdiagramm erstellen
Kurzbericht verfassen
Musterdokumente
7.
8.
Auswertungsbogen erstellen
Schlusskontrolle
genaue Arbeitsschritte kennen
notwendige Dokumente beschaffen
Vorgehensplan erarbeiten
Teilschritte definieren
Teilschritte dokumentieren
Musterdokumente zur bearbeiteten PE
beschaffen
Auswertung der Lernjournale
ganze PE kontrollieren
Ziele
•
•
•
•
exaktes arbeiten
Zeitplan einhalten
fachgerechter Kurzbericht
allgemein verständliche Prozesseinheit
Prioritäten
•
•
•
viel versprechende Gestaltung
korrektes Flussdiagramm
ansprechender Kurzbericht
Terminierung
•
•
•
•
•
Vorbereitung bis 12. Februar 2006
Vorgehensplan bis 19. Februar 2006
Flussdiagramm bis 05. März 2006
Kurzbericht bis 05. März 2006
Schlusskontrolle der ganzen PE bis 19 März 2006
Zeitplan
Datum
06.02. - 12.02. 2006
13.02. - 19.02.2006
20.02. - 05.03.2006
06.03. - 12.03.2006
13.03. - 19.03.2006
24.03.2006
Arbeit
Zeitaufwand
Informieren und Vorbereitung
Layout gestalten
Titelblatt und Inhaltsverzeichnis erstellen
1. Lernjournal führen
Vorgehensplan erarbeiten
2. Lernjournal führen
Flussdiagramm erstellen
Kurzbericht verfassen
3. Lernjournal führen
Prozesseinheit überarbeiten
4. Lernjournal führen
Musterdokumente zur PE beschaffen
Auswertung der Lernjournale
Schlusskontrolle Prozesseinheit
Beurteilungsgespräch mit Herr Heule
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ca. 1 ½ Std.
ca. 2 Std.
ca. 6 Std.
ca. 2 Std.
ca. 2 Std.
ca. ½ Std.
Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
FLUSSDIAGRAMM
Steuererklärung kommt ans
Steueramt
Steuererklärung
unterschrieben?
Ja
Eingangsstempel
Steuererklärung sortieren
Eingang im VERANA
erfassen
Ja
Weiterleiten an
Sachbearbeiterin
Grundstückgewinnsteuer?
Nein
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Nein
Steuererklärung an
Absender retournieren
Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
Wertschriftenverzeichnis
kontrollieren
Wertschriftenverzeichnis an
Verrechnungssteueramt
schicken
Steuererklärung bereit zum
taxieren
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Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
KURZBERICHT
Einführung in die Prozesseinheit
Während meiner Zeit auf dem Steueramt war der Eingang der Steuererklärungen meine
Hauptarbeit. Ich beschäftigte mich täglich mit dieser Arbeit und kenne daher die Teilschritte
sehr genau.
Prozessbeschreib
Steuererklärung kommt ans Steueramt
Für die Abgabe der Steuererklärung wird vom zuständigen Gemeindesteueramt eine Frist
gesetzt. Für unselbständig Erwerbende ist die Frist bis 31. März, für selbständig
Erwerbende, sowie Landwirte bis 30. Juni festgesetzt.
Die Abgabe der Steuerklärung verfolgt grössten Teils per Briefpost, wenige bringen Sie auch
persönlich am Schalter vorbei.
Steuererklärung unterschrieben?
Der allererste Arbeitsschritt bei einer eingegangenen Steuererklärung ist die
Unterschriftskontrolle. Die Steuerpflichtigen müssen den Hauptbogen und das
Wertschriftenverzeichnis unterzeichnen, damit wir sicher sind, dass die Angaben auch
wahrheitsgetreu ausgefüllt wurden. Ist dies nicht der Fall, senden wir die Steuererklärung mit
dem Vermerk, dass die entsprechenden Formulare unterschrieben werden müssen an den
Steuerpflichten zurück.
Eingangsstempel
Wenn die notwendigen Formulare unterschrieben sind, machen wir den Eingangsstempel mit
dem aktuellen Datum auf das Deckblatt der Steuererklärung. Somit wissen wir auch an
einem späteren Zeitpunkt wann die Steuererklärung eingegangen ist.
Steuererklärung sortieren
Damit das spätere Verarbeiten der Steuererklärung leichter fällt, werden die Steuerformulare
gleich zu Beginn sortiert. Beim sortieren werden die Belege (wenn vorhanden) richtig
zugeordnet und allfällig überflüssige Blätter vernichtet. So kann man sich einfacher einen
Überblick über die Steuererklärung verschaffen.
Eingang machen
Dass der Eingang der Steuererklärung auch im Verarbeitungsprogramm VERANA erfasst ist
und man die Steuererklärung anschliessend bearbeiten kann, muss der Eingang gemacht
werden. Ist die Steuererklärung mit Easy-Tax ausgefüllt, können wir die Steuererklärung
mittels Easy-Tax Code einscannen. Wenn die Steuererklärung von Hand ausgefüllt ist,
erfassen wir den Eingang manuell.
Grundstückgewinnsteuer?
Handelt es sich bei der eingegangenen Steuererklärung um eine Grundstückgewinnsteuer,
so wird diese nach dem Eingang an die Sachbearbeiterin weitergeleitet. Ist es eine ganz
normale Steuererklärung, wird im nächsten Arbeitsschritt das Wertschriftenverzeichnis
kontrolliert.
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Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
Wertschriftenverzeichnis kontrollieren
Im Wertschriftenverzeichnis wird das gesamte Ende Jahr vorhandene Vermögen im In- und
Ausland angegeben. Die meisten Steuerpflichtigen schicken für das Wertschriftenverzeichnis
die Bankbelege mit, somit können wir das Wertschriftenverzeichnis als GstA-Fall
kontrollieren. Es werden die angegebenen Steuerwerte und Bruttoerträge an Hand der
Bankbelege überprüft und die Vermögensverwaltungskosten berechnet. Sind keine Belege
vorhanden, so wird das Wertschriftenverzeichnis als KstA-Fall an das
Verrechnungssteueramt geschickt.
Wertschriftenverzeichnis an Verrechnungssteueramt schicken
Alle Wertschriftenverzeichnisse, inklusive GstA-Fälle werden an das Verrechnungssteueramt
nach Aarau geschickt. Das Verrechnungssteueramt kontrolliert die KstA-Fälle und scannt
alle Wertschriftenverzeichnis ein. Somit sind die Angaben der Wertschriftenverzeichnisse
bereits im Bearbeitungsprogramm Verana erfasst und ein Arbeitsschritt der Taxierung ist
schon erledigt.
Steuererklärung bereit zum taxieren
Nachdem das Wertschriftenverzeichnis an das Verrechnungssteueramt geschickt wurde, ist
die Steuererklärung eigentlich bereit zum taxieren. Weisst das Wertschriftenverzeichnis als
KstA-Fall allerdings ein grosser Steuerwert auf, oder ist sehr unklar, so ist die Rücksendung
des Wertschriftenverzeichnisses abzuwarten.
Schlusswort
Diese Prozesseinheit war für mich sehr interessant und lernreich. Beim sortieren der
Steuererklärungen wird einem vieles über das Steuerwesen klar, ohne dass man sich gross
darauf konzentriert.
Man erhält Einblick in alle Steuerarten, sei es die Einkommens- und Vermögenssteuer,
sowie die direkte Bundessteuer. Man erkennt mit der Zeit die üblichen Abzüge durch die
Belege, z.B. bei den Berufskosten oder dem Liegenschaftsunterhalt.
Ich kam ohne grosses Wissen über die Steuern auf das Steueramt. Doch mit der Zeit
bekommt man immer mehr mit und man erkennt diverse Zusammenhänge und es erscheint
einem alles viel klarer.
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Prozesseinheit 1
Sarah Mühlebach
Auswertungsbogen
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(Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit
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Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zur dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die
entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen.
Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt
tief
hoch
weil
ich mich noch nie so genau mit einem Prozess auseinandergesetzt habe und sehr auf die
neue Aufgabe gespannt war.
Das Erlernen des Prozesses war für mich
schwierig
einfach
weil
es schon ziemlich anspruchsvoll ist, da einzelne Teilschritte sehr umfangsreich sind. Doch
durch das Erkennen der Zusammenhänge wusste ich relativ schnell wann ich welchen
Arbeitsschritt ausführen musste und welcher Arbeitschritt auf welchen folgte.
Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich
unzufrieden
sehr zufrieden
weil
ich denke, dass ich sehr viel über diesen Prozess gelernt habe, was ja das Wichtigste bei
dieser Arbeit ist. Aus den Fehlern habe ich gelernt, indem ich immer wieder nachgefragt
habe, oder mir auch Notizen dazu gemacht habe, damit ich beim nächsten Mal gewusst
habe, wie ich vorzugehen habe.
Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen
Erfahrungen
nichts
alles
weil
das Zeitmanagement sehr wichtig ist. Ich werde bestimmt früher mit der gesamten
Dokumentation beginnen, mit von Anfang an intensiv damit beschäftigen. Ich habe mich bei
dieser Prozesseinheit immer wieder, fast täglich damit auseinandergesetzt, da immer wieder
Steuererklärungen eingegangen sind. Jedoch habe ich mich in dieser Zeit noch zuwenig
damit befasst, welche Schritte ich dann genau in die Dokumentation aufnehmen muss etc.
Somit war der Aufwand am Schluss grösser.
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