TM 5 Pengembangan Sistem Dan Teknik Dokumentasi

PENGEMBANGAN SISTEM
DAN TEKNIK DOKUMENTASI
Documentation
• Documentation includes the following
types of tools:
– Narratives (written descriptions)
– Flowcharts
– Diagrams
– Other written material
• Documentation describe how the
system work
 Dokumentasi mencakup siapa, apa, kapan,
dimana, mengapa, dan bagaimana:

Memasukkan data (Data entry)

Memproses data (Processing)

Penyimpanan data (Storage)

Output informasi (Information output)

Pengendalian sistem (System controls)
 Bagaimana akuntan menggunakan
dokumentasi?

Pada tingkat minimum, membaca dokumentasi untuk
memahami bagaimana kerja sistem

Untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari
pengendalian internal

Untuk menentukan apakah sistem yang diajukan
sesuai dengan kebutuhan pengguna

dll
The most common documentation tools
• Data flow diagrams
• Flowcharts
– Document Flowchart
– System Flowchart
– Program Flowchart

Data flow diagrams


Menggambarkan secara grafis aliran (sumbertujuan) data dalam suatu organisasi.
DFD menunjukkan :




Dari mana data tersebut berasal
Bagaimana aliran datanya
Proses yang merubah data tersebut
Kemana data tersebut setelah diproses
 Flowcharts


Teknik analisa yang digunakan untuk
menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem
informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:
•
•
•
Document flowcharts menggambarkan aliran dokumen
dan informasi antara departemen-departemen atau
unit-unit.
System menggambarkan hubungan antara input,
pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem
informasi
Program flowcharts menggambarkan urutan
pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer
saat menjalankan sebuah program
 Alat-alat dokumentasi ini membantu akuntan
dengan cara:

Mengorganisir sistem yang kompleks kedalam
suatu formulir yang dapat dibaca dengan mudah

Membantu anggota baru untuk memahami
sistem yang sudah ada
 Data flow diagram fokus pada aliran logis
dari data
 Flowcharts, lebih menekankan pada
detail fisik
DATA FLOW DIAGRAM
(DFD)
 Data flow diagram (DFD) menggambarkan
secara grafis aliran data dalam suatu
organisasi.
 Digunakan untuk:

Mendokumentasikan sistem yang sudah ada

Merencanakan dan mendesain sistem baru
 DFD terdiri dari 4 elemen dasar, yaitu:

Entitas : Sumber dan tujuan data

Data Flow: Arus data

Process: Proses transformasi

Data Store: Penyimpanan data
Simbol DFD
DFD: Sumber & Tujuan Data
 Diwakili oleh bujur sangkar
Customer
 Dapat berupa orang, organisasi atau unit-unit
dalam organisasi yang mengirimkan data atau
menerima data yang digunakan atau dihasilkan
oleh suatu sistem
 Tujuan data disebut juga sebagai kotak
penampungan data (data sink)
 Biasanya menggunakan kata benda, misal:
pelanggan, bank, manajer kredit, dll
DFD: Arus Data
•
Diwakili oleh tanda panah
•
Menggunakan kata benda
•
Mewakili arus data antara pemprosesan,
penyimpanan, serta sumber dan tujuan data
•
Arus data dapat pula digunakan untuk pembuatan,
pembacaan, penghapusan, atau pembaruan data
dalam suatu file atau database (penyimpanan data)
•
Anak panah arus data harus diberi nama untuk
menunjukkan jenis data yang lewat. Jadi pembaca
mengetahui dengan tepat informasi apa yang
mengalir
DFD: Arus Data
 Jika arus data terjadi dua arah, maka digunnakan
tanda panah kedua arah
General
Ledger
Update
Receivables
DFD: Arus Data
 Jika dua elemen data terjadi secara bersamaan,
misal slip pembayaran dan tanda terima uang
kas dalam proses pembayaran, maka cukup
digunakan satu simbol arus data.
Customer
Cash Rec’d & Remittance Slip
Process
Payment
DFD: Arus Data
 Sedangkan apabila elemen-elemen data tersebut tidak
terjadi secara bersamaan, misal pertanyaan pelanggan
tentang proses pembayaran mereka dan
pembayarannya, maka digunakan dua alur data.
Customer Inquiry
Customer
Customer Payment
Process
Payment
DFD: Proses Transformasi
•
Disimbolkan dengan lingkaran
•
Mewakilkan transformasi data
•
Harus diberi nomor dan nama dengan menggunakan
kata kerja, misal: proses pembayaran, proses
penggajian, dll
1.0
Process
Payment
DFD: Penyimpanan Data
Account Receivable
• Merupakan tempat penyimpanan data yang diwakili oleh dua
garis horisontal
• Menggunakan kata benda, misal: buku besar, file
karyawan/penggajian, file piutang dagang
• Aliran data keluar dari data store berarti mendapatkan kembali
informasi (retrieve)
• Aliran data keluar dari data store berarti memasukkan atau
memperbarui data
• Dapat berupa suatu file atau suatu sistem, database dari suatu
komputer, suatu arsip/dokumen, suatu agenda/buku`
Batasan-batasan Umum DFD:
1. Seluruh proses harus memiliki nama yang unik
yang dapat membedakan antara elemen yang satu
dengan yang lainnya
2.Input dari suatu proses harus berbeda dengan
output yang dihasilkan
3.Suatu DFD sebaiknya tidak lebih dari 7 proses
Batasan: Proses
4) Setiap proses tidak mungkin
hanya memiliki output saja
(yang dapat memiliki output
saja hanyalah sumber data)
Incorrect
Correct
Batasan: Proses
5)
6)
Setiap proses tidak mungkin
Incorrect
hanya memiliki input saja (yang
dapat memiliki input saja
hanyalah tujuan data)
Correct
Proses diberi nama dengan kata
Edit
kerja (verb)
Batasan: Data Stores
7)
Data tidak dapat berpindah
langsung dari data store yang
satu ke data store lainnya.
Akan tetapi harus melalui
suatu proses terlebih dahulu.
Incorrect
Correct
Batasan: Data Stores
8)
Data dari data source tidak
dapat langsung disimpan
dalam data store, akan tetapi
harus melalui suatu proses
terlebih dahulu baru
kemudian dapat disimpan
dalam data store
Incorrect
Correct
Batasan: Data Stores
9)
Data dalam data store
tidak dapat mengalir
secara langsung ke data
destination
Incorrect
Correct
Batasan: Data Stores
10) Data store diberi nama
dengan menggunakan kata
benda
CUSTOMER
Batasan: Source/Sink
11) Data tidak dapat
berpindah secara
langsung dari sumber
data ke tujuan data.
Akan tetapi harus
melalui suatu proses
terlebih dahulu
Incorrect
Correct
Customer
Batasan: Source/Sink
12) Sumber atau tujuan data diberi nama
dengan menggunakan kata benda.
Batasan: Data Flow
13) Suatu data flow yang
bercabang menggambarkan
aliran data yang sama (misal
beberapa lembar copy dari
invoice) yang berasal dari
lokasi yang sama menuju ke
proses, data store, atau tujuan
data yang berbeda.
Incorrect
A
B
Correct
A
A
Batasan: Data Flow
14)
15)
16)
Alur data menuju data store berarti
memperbarui data (menghapus, menambah,
atau merubah)
Alur data dari data store berarti menggunakan
data
Alur data menggunakan kata benda dan dapat
terdiri lebih dari 2 label selama data tersebut
terjadi secara bersamaan.
Levelisasi DFD
 DFD dapat dibagi dalam suatu tingkatantingkatan untuk memudahkan dalam
mengelola kompleksitas dari masing-masing
tingkatan-tingkatan tersebut
 Tingktan yang paling awal disebut sebagai
tingkatan konteks (context diagram) dan
merupakan tingkatan yang paling tidak detail
Levelisasi DFD
 Tingkatan-tingkatan berikutnya (level 0, 1, 2, dst)
membagi satu proses dari diagram sebelumnya
menjadi diagram baru yang lebih detail
 Setiap tingkatan harus dijaga keseimbangannya.
Dalam artian alur masuk dan keluar dari
sumber/tujuan data haruslah sama dari level yang
satu ke level lainnya
Subdividing the DFD
CONTEXT LEVEL
 Merupakan level tertinggi/paling atas dalam DFD
 Memberikan pandangan secara ringkas kepada
pembaca atas suatu sistem
 Diagram tersebut menggambarkan hubungan
antara sistem pemprosesan data dan entitas
eksternal (sumber & tujuan data)
 Tidak menggambarkan hubungan antar
terminator dan data store.
 Simbol proses diberi nomor “0”
LEVEL 0 DFD
 Diagram level 0 merupakan proyeksi proses-proses
yang terdapat dalam diagram konteks.
 Pada diagram level 0, eksternal entity ditulis ulang,
proses-proses yang ada dijabarkan menjadi
beberapa sub-proses, data store mulai
ditampilkan
 Diagram level 0 ini harus “seimbang” dengan diagram
konteks. Artinya keduanya harus memiliki ekternal
entity yang sama. Dan aliran data dari dan ke ekternal
entity tersebut juga harus sama.
LEVEL 1 DFD
 Diagram level 1 merupakan proyeksi dari proses yang
terdapat di level 0
 Diagram level 1 menunjukkan semua proses yang terdapat
dalam suatu proses pada level 0
 Menunjukkan bagaimana informasi bergerak/mengalir
dari dan ke masing-masing proses
 Diagram level 1 tidak perlu selalu ada pada saeluruh proses
di level 0
 Pada diagram level 1 kita tidak perlu mengulang penulisan
entitas eksternal. Data store juga boleh tidak diulang
penulisannya
FLOWCHART
FLOWCHARTS
• A flowchart is an analytical technique that
describes some aspect of an information system
in a clear, concise, and logical manner.
• Flowcharts use a set of standard symbols to
depict processing procedures and the flow of
data.
•
Flowcharting History:
– Introduced in 1950s by industrial engineers to document
business processes and document flows for process
improvement.
– Sarbanes-Oxley 2002 increased importance by requiring
companies to document business processes and internal
controls procedures.
FLOWCHARTS
• Every shape on a flowchart depicts a
unique operation, input, processing activity,
or storage medium.
• In the days of yore, flowcharts were
manually created using plastic templates.
• Most flowcharts are now drawn using a
software program such as Visio.
– Microsoft and Power Point are also used.
– The software uses pre-drawn shapes, and the
developer drags the shapes into the drawing.
 Merupakan teknik analisa yang digunakan untuk
menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem
informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
 Menggunakan serangkaian simbol standar untuk
mendeskripsikan melalui gambar prosedur
pemprosesan transaksi yang digunakan perusahaan,
dan arus data yang melalui sistem.
 Setiap simbol dalam flowchart menggambarkan input,
output, pemprosesan, serta media penyimpanan yang
dipergunakan.
FLOWCHARTS
• Symbols in the various categories
Input/Output
Input/Output
Symbols
Symbols
Storage
Storage
Symbols
Symbols
Processing
Processing
Symbols
Symbols
Flow&&Misc.
Misc.
Flow
Symbols
Symbols
FLOWCHARTS
• There are four types of flowcharting
symbols:
– Input/output symbols
Input/output symbols indicate the
type of device or media that provides
input to or records output from a
process.
FLOWCHARTS
• There are four types of flowcharting
symbols:
– Input/output symbols
– Processing symbols
Processing symbols indicate the
type of device used to process the
data or whether the data is
processed manually.
FLOWCHARTS
• There are four types of flowcharting
symbols:
– Input/output symbols
– Processing symbols
– Storage symbols
Storage symbols indicate the type of
device used to store data while the
system is not using it.
FLOWCHARTS
• There are four types of flowcharting
symbols:
– Input/output symbols
– Processing symbols
– Storage symbols
– Flow and miscellaneous symbols
• Flow and miscellaneous symbols may
indicate:
–
–
–
–
The flow of data and goods
The beginning or end of the flowchart
The location of a decision
An explanatory note
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Document Symbol
– Represents a document or report that is
prepared by hand or printed by a computer.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
2
3
1
• Multiple Copies of One Document
– Indicates multiple copies of a paper document
or report.
– The document copies should be numbered in
the upper, right-hand corner.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Input/Output; Journal/Ledger
– Can represent any input or output on a
program flowchart.
– Also represents accounting journals or
ledgers in a document flowchart.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Display
– Represents information displayed by an
online output device such as a terminal,
monitor, or screen.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Online Keying
– Represents data entry by an online device
such as a terminal or personal computer.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Terminal or Personal Computer
– Combines the display and online keying
symbols to represent terminals and personal
computers.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Transmittal Tape
– Represents manually prepared control totals,
which are to be compared to computer totals
for control purposes.
PROCESSING SYMBOLS
• Computer Processing
– Represents a process performed by a
computer, which usually results in a change in
data or information.
PROCESSING SYMBOLS
• Manual Operation
– Represents a processing operation that is
performed manually.
PROCESSING SYMBOLS
• Auxiliary Operation
– Represents a processing operation carried
out by a device other than a computer, e.g.,
an optical character scanner.
PROCESSING SYMBOLS
• Off-line Keying Operation
– Represents an operation that uses an off-line
keying device, such as a cash register or
keying to a disk.
STORAGE SYMBOLS
• Magnetic Disk/Drive
– Represents data stored on a magnetic disk or
drive.
STORAGE SYMBOLS
• Magnetic Tape
– Represents data stored on a magnetic tape.
– Sometimes represents transaction files.
STORAGE SYMBOLS
A
• File
– Represents a file of documents that are manually
stored and retrieved.
– Letter indicates the ordering sequence:
• A = Alphabetic order
• D = Date order
• N = Numeric order
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Document or Processing Flow
– Represents the direction of processing or
document flow.
– Normal flow is top to bottom and left to right.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Data/Information Flow
– Represents the direction of data/information
flow.
– Often used to show data being copied from
one document to another.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Communication Link
– Represents the transmission of data from one
location to another via communication lines.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• On-page connector
– Connects processing from one location to
another on the same page.
– Used to avoid crisscrossing lines.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Off-page Connector
– Connects the processing flow between two
different pages.
– Signals the exit from one page and the
corresponding entrance on another page.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Terminal
– Represents the beginning, end, or a point of
interruption in a process or program.
– Also used to indicate an external party.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Decision
– Represents a decision-making step.
– Used in a program flowchart to show
branching to alternate paths.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS
• Annotation
– Provides for the addition of descriptive
comments or explanatory notes as
clarification.
DOCUMENT FLOWCHARTS
DOCUMENT FLOWCHARTS
• A document flowchart shows the flow of
documents and information among areas of
responsibility in an organization.
• These flowcharts trace a document from
cradle to grave and show:
–
–
–
–
–
Where a document comes from
Where it’s distributed
How it’s used
It’s ultimate disposition
Everything that happens as it flows through the
system
DOCUMENT FLOWCHARTS
• Internal control flowcharts are document
flowcharts used to evaluate the adequacy of
internal controls, such as segregation of
duties or internal checks.
• They can reveal weaknesses or
inefficiencies such as:
– Inadequate communication flows
– Unnecessarily complex document flows
– Procedures that cause wasteful delays
• Document flowcharts are also prepared in
the system design process.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
• Interview users, developers, auditors,
and management
• Administer questionnaires
• Read through narratives
• Walk through systems transactions
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Identify:
• Entities to be flowcharted, e.g., departments,
functions, external parties (the parties who “do”
things in the story)
• Documents or information flows
• Processes
– As you read through a narrative, you may
want to mark the preceding items with
different shapes (e.g., drawing a rectangle
around entities, circling documents, etc.).
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Use separate columns for the activity of
each entity.
• Example: If there are three different
departments or functions that “do” things in
the narrative, there would be three columns
on the flowchart.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Flowchart the normal course of operations,
and identify exceptions with annotations.
– As much as possible, the flow should go from
top to bottom and left to right.
– Use standard flowcharting symbols, and draw
with a template or computer.
– Clearly label all symbols. Use annotations if
necessary to provide adequate explanation.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Give the flowchart a clear beginning and
ending.
• Show where each document originated and its final
disposition.
– One approach you can use is to read through
the narrative and for each step define:
• What was (were) the input(s)
• What process was carried out
• What was (were) the output(s)
– Note on the next slide that the flow sequence
is input—process—output.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Every manual process should have at least
one input and at least one output.
– Show all data entered into or retrieved from a
computer file as passing through a process
first.
– Do not show process symbols for:
• Forwarding a document to another entity
• Filing a document
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Do not connect two documents except
when forwarding to another column.
• When a document is forwarded, show it in
both locations.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– When using multiple copies of a
document, place document numbers in
the upper, right-hand corner.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Show on-page connectors and label
them clearly to avoid excess flow lines.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– Use off-page connectors if the flow goes
to another page.
GUIDELINES FOR PREPARING
FLOWCHARTS
– If a flowchart takes more than one page, label
the pages as 1 of 5, 2 of 5, 3 of 5, etc.
– Show documents or reports first in the column
where they are created.
– Start with a rough draft; then redesign to
avoid clutter and crossed lines.
– Verify the accuracy of your flowchart by
reviewing it with users, etc.
– Place the flowchart name, the date, and the
preparer’s name on each page of the final
copy.
SYSTEM FLOWCHARTS
SYSTEM FLOWCHARTS
• A system flowchart depicts the relationship
among the inputs, processes, and outputs
of an AIS.
– The system flowchart begins by identifying
the inputs to the system.
• These inputs can be:
– New data
– Data stored for future use
– Both
SYSTEM FLOWCHARTS
• A system flowchart depicts the relationship
among the inputs, processes, and outputs
of an AIS.
– The system flowchart begins by identifying the
inputs to the system.
– Each input is followed by a process, i.e.,
the steps performed on the data.
• If the process is performed by a
computer, the logic of the computer
program would be depicted in a program
flowchart.
SYSTEM FLOWCHARTS
• A system flowchart depicts the relationship
among the inputs, processes, and outputs
of an AIS.
– The system flowchart begins by identifying the
inputs to the system.
– Each input is followed by a process, i.e., the
steps performed on the data.
– The process is followed by outputs—the
resulting new information.
SYSTEM FLOWCHARTS
• The output may be:
– Stored for later use
– Displayed on a screen
– Printed on paper
– An input to the next process
SYSTEM FLOWCHARTS
• A system flowchart depicts the relationship
among the inputs, processes, and outputs of an
AIS.
– The system flowchart begins by identifying the inputs
to the system.
– Each input is followed by a process, i.e., the steps
performed on the data.
– The process is followed by outputs—the resulting new
information.
– In other words, it’s the same basic input—
process—output pattern that we saw in the
document flowchart.
PROGRAM FLOWCHARTS
• Program flowcharts illustrate the
sequence of logical operations
performed by a computer in executing
a program.
• They also follow an input—process—
output pattern.
Software
• Power Designer
• MS Visio
• Dia
Thanks…..