Benutzerhandbuch zu MEWIS-NT

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Benutzerhandbuch
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Überarbeitete Ausgabe vom 29.09.2008
Version 1.8.x
Seite 2 von 109
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1
Allgemeine Informationen zum Benutzerhandbuch........................................ 6
2
Anmeldung in MEWIS NT .................................................................................. 7
3
KRO Auswahl und Mehrfachzugriff .................................................................. 8
4
Einfache Such- und Sortierfunktionen ........................................................... 10
5
6
7
4.1
Suche im Feld Rufname .......................................................................................14
4.2
Sortierfunktionen .................................................................................................15
Ausführliche Daten zu einer Person............................................................... 17
5.1
Kommunal ............................................................................................................17
5.2
Anschrift ...............................................................................................................19
5.3
Sperren .................................................................................................................20
5.4
Familie...................................................................................................................23
5.5
Kirchlich................................................................................................................24
5.6
Aktivitäten .............................................................................................................25
5.7
Erreichbarkeit .......................................................................................................26
5.8
Formulare .............................................................................................................27
Erweiterte Suche .............................................................................................. 30
6.1
Personendaten .....................................................................................................31
6.2
Exkurs Operatoren in Suchbedingungen ...........................................................35
6.3
Mehrfachselektion ................................................................................................36
6.4
Weitere Suchoptionen .........................................................................................37
6.5
Speichern von Suchabfragen ..............................................................................41
6.6
Suchabfragen weitergeben..................................................................................42
6.7
Amtshandlungen ..................................................................................................43
6.8
Kommunaldaten ...................................................................................................44
6.9
Aktivitäten .............................................................................................................45
6.10
Bezirke ..................................................................................................................47
6.11
Änderungsarten ...................................................................................................48
6.12
Weiteres ................................................................................................................48
Listen ................................................................................................................ 50
7.1
Listen mit vorhandener Personenauswahl .........................................................50
7.2
Listen Direkterzeugung .......................................................................................53
Seite 3 von 109
Inhaltsverzeichnis
7.3
Listen Statistiken .................................................................................................55
7.4
Listendruck / Eigener Ordner ..............................................................................56
7.5
Listen-Export ........................................................................................................57
8
Eigenerfassung von Personen ....................................................................... 59
8.1
Kirchliche Sicht ....................................................................................................60
8.2
Kommunale Sicht .................................................................................................65
8.3
Eigenerfasste Personen angleichen ...................................................................66
9
Das Kirchenbuch.............................................................................................. 69
9.1
Kirchenbuch eröffnen ..........................................................................................69
9.2
Kirchenbuch Neuer Eintrag .................................................................................71
9.3
Suchen im Kirchenbuch ......................................................................................74
9.4
Kirchenbuch drucken ..........................................................................................75
9.5
Kirchenbuchführer ...............................................................................................76
9.6
EKD-Statistik-Tabelle II ........................................................................................77
10
Bezirke ........................................................................................................... 82
10.1
Bezirke neu einrichten .........................................................................................83
10.2
Straßen zu einem Bezirk Zuordnen .....................................................................84
10.3
Straßen zu einem Bezirk löschen........................................................................88
10.4
Zuordnung von Optanten ....................................................................................89
10.5
Zuordnung von Eigenerfassten...........................................................................91
10.6
Kommunale Sicht .................................................................................................92
11
Systemdienste .............................................................................................. 94
11.1
Eigener Ordner/Kennwort/Design .......................................................................94
11.1.1
11.1.2
11.1.3
11.1.4
11.1.5
11.1.6
11.2
12
Eigener Ordner .............................................................................................................. 94
Referenzen Drucken ...................................................................................................... 96
Kennwort ändern ........................................................................................................... 97
Datenlieferungen ........................................................................................................... 97
Programm Historie ......................................................................................................... 98
Design-Auswahl ............................................................................................................. 99
Recherche ...........................................................................................................100
Die Parallelstruktur ..................................................................................... 102
12.1
Paralleldaten erfassen .......................................................................................102
12.2
Kommunale Werte ändern .................................................................................105
13
13.1
Das Adressbuch ......................................................................................... 107
Briefkopf hinterlegen .........................................................................................107
Seite 4 von 109
Inhaltsverzeichnis
13.2
Adressbuch verwalten .......................................................................................108
Seite 5 von 109
1 Allgemeine Informationen zum Benutzerhandbuch
1 Allgemeine Informationen zum Benutzerhandbuch
Das Benutzerhandbuch beinhaltet einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von
und deren Handhabung.
Die hier gezeigten Programmpunkte können, abhängig von den Ihnen zugeteilten Rechten,
abweichend dargestellt sein.
In diesem Handbuch werden Interaktionsfelder wie folgt hervorgehoben:
Checkbox
der Name der Checkbox wird fett dargestellt, z.B. Checkbox nicht betr.
Konfessionen
Suchfeld
der Name eines Suchfeldes wird kursiv dargestellt, z.B. Eingabefeld
Familienname
Button
der Name eines Buttons wird mit den <> dargestellt, z.B. Button <Speichern>
Link
der Name eines Links wird unterstrichen dargestellt, z.B. Link Suche
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2 Anmeldung
2 Anmeldung in MEWIS NT
Nach Eingabe der MEWIS NT Adresse in Ihrem Internetbrowser erscheint folgende
Anmeldemaske:
Nach Eingabe Ihres Benutzernamens (auf dem Bildschirm lesbar) und des entsprechenden
Kennwortes (auf dem Bildschirm nicht lesbar) müssen Sie den Link Anmelden anklicken. Bei
korrekter Eingabe wird die MEWIS NT Grundmaske (Suche) eingeblendet.
Bitte beachten Sie bei der Kennworteingabe die Groß-/Kleinschreibung!
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3 KRO Auswahl und Mehrfachzugriff
3 KRO Auswahl und Mehrfachzugriff
Ihr Benutzername wird während der gesamten Sitzung links oben angezeigt. Sollten Sie
mehr als ein KRO im Zugriff von MEWIS NT haben, können Sie über das Drop-Down-Menü
eine Ebene wählen, in der Sie arbeiten möchten. Auswahl mehrerer KRO erfolgt über das
Drop-Down-Menü „MEHRFACH – Mehrfachzugriff“ (ganz unten). In der nun erscheinenden
Liste die gewünschten KRO auswählen:
Zwischen Einfach- und Mehrfachauswahl navigieren Sie mit zwei Pfeilbuttons (im Bild oben).
Die ausgewählten KRO werden während der weiteren Arbeit oben angezeigt. Sie können
Ihre Auswahl abspeichern.
<Speichern> Sie Ihre Auswahl mit einem Namen Ihrer Wahl (z. B. „Bezirke 1“). Die Auswahl
muss nächstes Mal nur noch ausgewählt und durch Klicken auf <Laden> übernommen
werden.
Seite 8 von 109
3 KRO Auswahl und Mehrfachzugriff
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4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Die Eingabe eines %-Zeichens im Feld „Familienname“ ermöglicht die Suche aller dem KRO
zugehörigen Personendaten, die den betreuten Konfessionen entsprechen.
Eine gezielte Suche nach dem vollständigen Familiennamen ist natürlich auch möglich.
Sollten Ihnen allerdings nur Namensfragmente bekannt sein, können Sie z.B. „ab“ und das
%-Zeichen verwenden.
Die Suche wird durch Klicken auf den Button <Suchen> eingeleitet.
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4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Die aus der Suche resultierende Ergebnismenge wird standardmäßig in alphabetischer
Reihenfolge des Familiennamens ausgegeben. Auf einer Seite werden maximal 15
Personen angezeigt (diese Zahl kann unter Systemdienste erhöht werden). Die Anzahl der
gefundenen Personen, der Seiten und die aktuelle Seite werden jeweils zur Information
ausgegeben. Innerhalb der einzelnen Seiten ist ein Vor- und Zurückblättern möglich.
Folgende Funktionen stehen zur Auswahl:
<<
Anzeige erste Seite
<
eine Seite zurück
Eingabe einer Seitennummer zwischen „<“ und „>“ und Verlassen des Eingabefeldes:
direkter Sprung auf betreffende Seite
>
eine Seite vor
>>
Anzeige letzte Seite
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4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Erläuterung zur Kennzeichnung der Personen in der Ergebnismenge:
Kennzeichnung :
Bedeutung :
keine Hervorhebung
aktive Person
graue Hervorhebung
inaktive Person
violette Hervorhebung
Person mit Sperre (kirchlich)
rote Hervorhebung
Person mit Sperre (kommunal)
Name kursiv
Person mit Parallelstruktur oder Pfarrbezirk
bei Optanten
Straße kursiv
Anschrift von Personen aus Kurzsätzen
erraten
Fett
eigenerfasste Person
>> vor Familienname
zuletzt angesehene/bearbeitete Person
Button <M>: Massenzuweisung von Aktivitäten. Aktivitäten werden nur an Personen, die
diese Aktivität in keinem KRO zugeordnet haben, zugewiesen. Aktivitäten können nur allen
in der Trefferanzeige vorhandenen Personen zugewiesen werden. Die Zuweisung erfolgt
folgendermaßen: Nach einer Suche erscheint neben dem Button <Sortieren> ein Button <M>
in der Trefferanzeige. Wenn Sie auf diesen Button klicken, können Sie eine oder mehrere
Aktivitäten auswählen, die den Personen dann zugewiesen werden können.
Seite 12 von 109
4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Durch Aktivieren der Checkbox „nicht betr. Konfessionen“ und Klick auf <Suchen> werden
auch die Personen ausgewertet, die nicht den betreuten Konfessionen angehören, jedoch
der vorher eingegebenen Suche entsprechen.
Eingabe im Feld „Familienname“: %am
Es werden alle Personen gefunden, deren Familienname mit „am“ endet.
Seite 13 von 109
4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Eingabe im Feld „Familienname“: %am%
Es werden alle Personen gefunden, deren Familienname „am“ beinhaltet.
Achtung:
Suchfolgen mit % am Anfang, in der Mitte oder am Ende können erhebliche Suchzeiten
verursachen. Diese Funktion bitte nur sparsam verwenden!
4.1 Suche im Feld Rufname
Die Suchmöglichkeiten im Feld Rufname weichen von den beschriebenen Methoden ab.
Im Feld Rufname erfolgt die Suche immer so, als ob das Platzhalterzeichen % vor und hinter
dem eingegebenen Wert steht.
Zugunsten einer komfortablen und vollständigen Suche wird intern nicht nur das Dateifeld
Rufname, sondern auch das Feld Vornamen ausgewertet.
Seite 14 von 109
4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Eingabe im Suchfeld Rufname: ne. Es werden alle Personen gefunden, deren Rufname oder
Vornamen ne beinhalten. Diese Buchstaben können auch in den aus Platzgründen nicht
angezeigten Namensbestandteilen enthalten sein: vgl. Namensanzeige mit „…“. Vollständige
Namensanzeige: Siehe auch Kapitel 5 Ausführliche Daten zu einer Person
4.2 Sortierfunktionen
Alle Suchergebnisse können nach Ihren Wünschen sortiert werden. Ein Klick auf <Sortieren>
öffnet ein Menü mit 5 kombinierbaren Feldern. Eine Kombination von auf- und absteigender
Sortierung ist möglich.
Die Auswahl der Sortierkriterien erfolgt über die Pull-down-Menüs. Sortierkriterium/-kriterien
anklicken, wählen, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll, und Sortierung durch Klick
auf <Sortieren> aktivieren. Im nachstehenden Beispiel wird nach Familienname und
Geburtsdatum jeweils aufsteigend sortiert.
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4 Einfache Such- und Sortierfunktionen
Nachfolgend 12 Kriterien kann sortiert werden:
Familienname
Rufname / Vorname
Geburtsdatum
Geburtstag
Straßenname
Hausnummer
Hausnummernzusatz
Postleitzahl
Ort
Ortsteil
Pfarrbezirk
StiF
Merke:
<Leeren> der Suchkriterien erfolgt im Hauptmenü!
<Leeren> der Sortierkriterien erfolgt im Menü Personen sortieren nach!
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5 Ausführliche Daten zu einer Person
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Um sich detaillierte Informationen zu einer Person anzuzeigen, erzeugt man zunächst eine
Personenliste, die diese Person enthält, und klickt dann auf deren Familiennamen.
Beispiel: Bei Klicken auf Acker bei Acker, Renate erscheint folgendes Bild:
Alle vorhandenen Daten zur Person werden angezeigt.
Der Druck der detaillierten Informationen zur Person ist durch Klick auf <D> möglich,
Folgende Links zu Informationen über die ausgewählte Person stehen zur Verfügung:
Kommunal
Anschrift
Sperren
Familienangehörige
Kirchlich
Aktivitäten
Erreichbarkeit
Formulare
Diese werden in folgenden Kapiteln näher erläutert.
5.1 Kommunal
Es werden alle personenrelevanten Daten aus kommunaler Sicht angezeigt. Zusätzlich zu
den Daten aus der Übersicht werden Staatsangehörigkeiten, Ordnungsmerkmal sowie StiF
und andere Angaben ausgegeben.
Seite 17 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Unter „Kommunal“ und „Anschrift“ kann die Historie (wenn vorhanden) der Person
durchgeblättert werden. Das bedeutet: Man kann sich auch die kommunal gelieferten
Personendaten angucken, die vor einer Änderungslieferung vorhanden waren. Die aktuellen
Personendaten werden immer als erstes angezeigt. Es können auch mehrere HistorieDatensätze vorhanden sein, je nach dem, wie viele kommunale Änderungen für die Person
bereits eingelaufen sind. Der „älteste“ Datensatz wird dann als letzter angezeigt.
<
>
Anzeige nächste Seite
Anzeige vorherige Seite
Wenn der Mauszeiger über dem Nummernfeld des Historiensatz steht, wird der
Gültigkeitszeitraum des Historischen Datensatzes als Tooltip angezeigt.
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5 Ausführliche Daten zu einer Person
Über den Button <Änderungen> kann man die Einzelnen Änderungsarten einsehen, jeweils
mit dem Verarbeitungs- und Ereignisdatum.
5.2 Anschrift
Es werden alle dem Wohnungsstatus entsprechenden Informationen angezeigt.
Für Personen, die sich umpfarren lassen möchten, kann eine abweichende Zuordnung
erfasst oder gelöscht werden.
Seite 19 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Zur Erfassung trägt man die gewünschte abweichende KRO-Nummer in das Feld
„Abweichende Zuordnung“ ein. Weiterhin muss das Datum in dem Feld „seit“ eingegeben
werden, ab dem die Umpfarrung gilt.
Bei Eingabe der Umpfarrung wird überprüft, ob das kirchliche Objekt existiert; diese
Überprüfung findet nur innerhalb der angemeldeten Landeskirche statt. Bei Eintragung eines
KRO einer anderen Landeskirche (ersten zwei Stellen unterscheiden sich) findet keine
Überprüfung statt.
Auch bei Umpfarrung in eine andere Landeskirche sollte möglichst die korrekte KRO
eingetragen werden, da diese beim Kirche/Kirche Austausch dann eindeutig in der
Empfangenden Landeskirche zugeordnet werden können
Nach Klick auf den Button <Ü> (Übernahme) ist die Umpfarrung erfasst.
Soll eine vorhandene Umpfarrung gelöscht werden, genügt ein Klick auf den Button <X>,
und die abweichende Zuordnung ist gelöscht.
5.3 Sperren
Von den Kommunalbehörden werden an die Kirchen auch Daten von Personen übermittelt,
zu deren Daten eine Sperre vermerkt ist.
In den Details zur Person wird als Hinweis auf eine vorhandene Sperre oben rechts das Feld
„Sperre vorhanden“ angezeigt.
Nach einem Klick auf Sperren oder „Sperren vorhanden“ wird die vorhandene Sperre
angezeigt.
Seite 20 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Informationen zu Personen mit kommunal gelieferten Sperren sind mit besonderer Vorsicht
zu behandeln. In diesem Fall (Gefahr für Leib und Leben) darf Dritten keinerlei Auskunft zur
Person gegeben werden. Selbst jeglicher Hinweis auf Vorhandensein von Daten ist zu
unterlassen.
Das Erfassen, Ändern und Löschen von Sperren aus kirchlicher Sicht ist in diesem Menü
möglich. Hier kann z.B. vermerkt werden, dass ein Jubilar am Geburtstag keinen Besuch
vom Pfarrer wünscht, dass ein Gemeindeglied die Zustellung des Gemeindebriefs nicht
wünscht usw. - Kommunale Sperren werden rot angezeigt, kirchliche Sperren violett.
Kirchlicher Sperren „vererben“ sich von oben nach unten. Hier ein Beispiel:
Seite 21 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Die Sperre WAHL hat das KRO 18 angelegt. Der angemeldete Teilnehmer aus 1801040101
darf sie nicht löschen, sie gilt hier aber (violett unterlegt). Die selbst angelegte Sperre
JUBILÄEN darf KRO 1801040101 löschen.
Angemeldet: KRO 18. Die selbst angelegte Sperre WAHL darf gelöscht werden. Die Sperre
JUBILÄEN von 1801040101 wird nur informativ gelistet.
Seite 22 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
5.4 Familie
Durch einen Klick auf Familie werden alle Familienangehörigen angezeigt. Dabei spielt die
Konfession keine Rolle.
Beispiel: Familie der Christina Abe: Hier ist der katholische Karl Abe zu finden, egal ob im
Hauptmenü „nicht betr. Konfessionen“ gewählt ist oder nicht.
Innerhalb der Familienanzeige kann über den Link Familienname zu den Details der
Familienangehörigen gewechselt werden.
Seite 23 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
5.5 Kirchlich
Amtshandlungen für die ausgewählte Person können angezeigt, gedruckt, ggf. erfasst,
geändert oder gelöscht werden.
Seite 24 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Die Art der Amtshandlung und Konfession können mittels Pull-Down-Menü ausgewählt
werden.
Empfehlung: Stätte und Ort als Text erfassen (nicht Gemeindekennzahl und
Nummer). Spruch nicht als Volltext erfassen, sondern als Bibelstelle.
KRO-
Klicken auf <S> speichert die Amtshandlung zur Person.
Die Felder Art, Datum und Konfession sind Pflichtfelder.
Klicken auf <Ä> hinter dem entsprechenden Amtshandlungseintrag ermöglicht das Ändern
der erfassten Werte. Anschließendes Klicken auf <S> speichert die geänderte Amtshandlung
zur Person.
Klicken auf <X> ermöglicht das Löschen der entsprechenden Amtshandlung.
5.6 Aktivitäten
Vorhandene Aktivitäten können hier schnell gelöscht werden, sofern Berechtigung besteht.
Des Weiteren können Zeiträume für die Teilnahme an Aktivitäten unter „von“ und „bis“
eingetragen werden.
Änderungen durch Klick auf <Bearbeiten>:
Seite 25 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Hier können die gegenwärtig im KRO 18 vorhandenen Aktivitäten (Chor, Presbyterium) der
Person zugeordnet werden.
Die Liste der Aktivitäten kann bei entsprechender Berechtigung über Systemdienste –
Referenzen bzw. über <Neue Aktivität> erweitert werden.
Übergeordnete KROs können die Aktivitäten untergeordneter KROs sehen, aber nicht
überschreiben oder löschen (s. o. für Kinderchor).
Aktivitäten, die in übergeordneten KROs angelegt werden, „vererben“ sich auf alle KROs in
untergeordneten Ebenen. Die Aktivitäten untergeordneter KROs sind in den Ebenen
sichtbar, aber nicht zuordnungsfähig.
5.7 Erreichbarkeit
Seite 26 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Über Erreichbarkeit besteht die Möglichkeit folgende Informationen zu hinterlegen:
Email-Adresse
Telefonnummer
Faxnummer
Die Auswahl der Art des Eintrags erfolgt per Pull-Down-Menü. Speichern des Eintrages
durch Klicken auf den Button <Einfügen>.
Löschen des Eintrags durch Klick auf den Button <X>.
5.8 Formulare
Einfach ist das Erstellen von Formularen für die ausgewählte Person.
Unter Anzeige der Kopfzeile kann man wählen ob ein Logo oder die Adressdaten angedruckt
werden sollen. Eine ausführliche Erklärung hierzu finden sie in Kapitel 13 Das Adressbuch.
Anzeige der Kopfzeile des Formulars wählen, ggf. Checkbox Anschrift anzeigen aktivieren
(erstellt Adresse zum Versand in genormten DL-Fensterbriefumschlag, wenn der Ortsteil mit
ausgegeben werden soll ggf. noch Checkbox Ortsteil aktivieren).
Seite 27 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Wählen der Bescheinigung, Dimissoriale oder Zuwendungen und Klicken auf <Erstellen>.
Das Formular wird im PDF-Format erzeugt.
Durch Setzen des Feldes „ohne Absender“ wird die Absenderadresse nicht mit ausgegeben.
Wurden zu einer Person parallele Daten erfasst, erscheint zusätzlich die Checkbox
„Paralleldaten verwenden“. Diese muss ggf. vor Erstellung des Formulars aktiviert sein.
Ist die Checkbox gesetzt, erscheint die parallel erfasste Adresse.
Zusätzlich kann man die Adresse in den Feldern Anschrift bzw. Personendaten noch manuell
ändern und überschreiben.
Seite 28 von 109
5 Ausführliche Daten zu einer Person
Über die Button <Z> könne Bestätigungen für Geldzuwendungen bzw. Sachzuwendungen
erstellt werden.
Die entsprechenden Checkboxen auswählen und vorgesehenen Felder füllen und über den
Button <Erstellen> Formular als PDF-Datei erzeugen.
Seite 29 von 109
6 Erweiterte Suche
6 Erweiterte Suche
Die Auswahl Erweiterte Suche steht in MEWIS NT immer zur Verfügung. Es erscheint das
folgende Bild:
Die erweiterte Suche
kombinierbar sind.
eröffnet
überaus
viele
Suchmöglichkeiten,
die
miteinander
Folgende Links zu stehen für die „erweiterte Suche“ zur Verfügung:
Personendaten
Amtshandlungen
Kommunaldaten
Aktivitäten
Bezirke
Änderungsarten
Weiteres (erweiterter Personenkreis)
Achtung: Es wird empfohlen, vor jeder neuen Suche den Button <Leeren> (letzte Zeile) zu
betätigen. Nur so werden die Auswahlkriterien der vorhergehenden Suche gelöscht und für
die bevorstehende neue Suche nicht mit einbezogen. Andernfalls kann die Suche nicht zu
dem gewünschten Ergebnis führen.
Seite 30 von 109
6 Erweiterte Suche
6.1 Personendaten
Beispielsweise ist es möglich, alle aktiven Gemeindemitglieder im Alter zwischen 40 und 50
Jahren mit Hauptwohnsitz im Bereich des KRO und evangelischer Konfession zu suchen.
Die entsprechenden Einträge in der Maske Erweiterte Suche/Personendaten:
Nach Klick auf <Suchen> erscheint das Ergebnis:
Seite 31 von 109
6 Erweiterte Suche
Dieses Ergebnis kann noch enger eingegrenzt werden. Sollen innerhalb der gefundenen
Personen nur alle männlichen Personen ausgegeben werden, genügt ein Rücksprung in die
<Erweiterte Suche> und die Auswahl „M“ im Suchfeld Geschlecht.
Betätigen des Buttons <Suchen> liefert nun das neue Ergebnis:
Eine im Tagesgeschäft einer Kirchengemeinde besonders wichtige Funktion ist das
Auswerten von Jubilaren mit „runden“ Geburtstagen, um diesen rechtzeitig Glückwünsche
zukommen zu lassen. Eine einfache Alterseinschränkung (40 – 50) wurde im letzten
Suchbeispiel gezeigt. Es geht aber auch komfortabler:
Seite 32 von 109
6 Erweiterte Suche
Wenn nur nach Alter ausgewertet wird, ist zunächst ein Klick auf <Leeren> zu empfehlen so werden Fehlergebnisse durch den Einfluss früherer Auswertungen verhindert. Das Leeren
wirkt sich nur auf die angezeigte Maske aus.
In der Maske Erweiterte Suche wird auf den Link Alter von / bis geklickt. Es erscheint die
Maske für die erweiterte Personensuche nach Alter.
Erläuterung der Suche am Beispiel:
Es sollen alle Personen gesucht werden, die im September 2008 sechzig Jahre alt
werden.
Neben der Auswahl von einzelnen Kalendermonaten kann auch ein ganzes Quartal,
ein Halbjahr oder ein ganzes Jahr abgefragt werden.
Suche nach Personen, die im Oktober 2008 genau fünfundsiebzig Jahre oder achtzig
Jahre und älter werden. Die Kombination dieser beiden Abfragen zu einer ist möglich.
Seite 33 von 109
6 Erweiterte Suche
Merke: Einsatz von Vergleichsoperatoren wie >= ist möglich.
Als Trennung zwischen den einzelnen Jahresstufen muss ein Komma oder ein Semikolon
verwendet werden.
Bestätigen der Suchoption durch Klick auf <Übernehmen>. Es erfolgt die Rückverzweigung
in das Menü der Erweiterten Suche. Hier wiederum den Button <Suchen> anklicken.
Nun werden alle Personen angezeigt, deren Lebensalter mit der getroffenen Auswahl
übereinstimmt.
Eine Kombination der Operatoren ist möglich.
Mit der Eingabe eines Datums in dem Feld hinter dem Link Eheschließungsdatum kann nach
Eheschließungsdatum gesucht werden. Hierbei handelt es sich um das kommunal gelieferte
Eheschließungsdatum. Die Suchabfrage kann durch einen Klick auf die Auswahlbox
erweitert werden. Es stehen mehrere Suchbedingungen zur Verfügung.
Durch einen Klick auf den Link Eheschließungsdatum öffnet sich folgendes Fenster:
Eine Suche in der Maske „Personen suchen nach Ehejubiläen“ funktioniert genauso wie die
Personensuche nach Alter. Jedoch haben Sie hier die Möglichkeit, gezielt Ehejubiläen, z.B.
goldene Hochzeit (50 Jahre) zu suchen. Wie im vorangegangenen Kapitel gezeigt, können
verschiedene Suchlogiken gewählt werden.
Seite 34 von 109
6 Erweiterte Suche
6.2 Exkurs Operatoren in Suchbedingungen
Nachfolgend ein Ausschnitt aus der Hilfe-Funktion über Vergleichsoperatoren bei
Altersangaben:
Die Suchbedingungen können immer bei einer Suche nach Datum ausgewählt werden.
Seite 35 von 109
6 Erweiterte Suche
6.3 Mehrfachselektion
Die Mehrfachselektion ist in folgenden Feldern möglich:
Familienstand
StiF
Wohnungsstatus
Konfession
Zuordnung
Sperren
Beispiel: Es soll nach Wohnungsstatus „A“ und „H“ gesucht werden. Eingabevorgang: Es
wird zunächst auf „A“ geklickt. Anschließend wird die Taste „Strg“ gedrückt und gehalten.
Dazu erfolgt Klick auf „H“. Die Taste „Strg“ kann losgelassen werden. „A“ und „H“ sind nun
markiert und werden im Suchvorgang berücksichtigt.
Ferner besteht die Möglichkeit, die Umschalttaste zur Markierung der Selektion zu
verwenden.
Beispiel: Es soll nach Wohnungsstatus „A“, „H“ und „K“ gesucht werden. Eingabevorgang: Es
wird zunächst auf „A“ geklickt. Anschließend wird die Umschalttaste (Shift) gedrückt und
gehalten. Dazu erfolgt Klick auf „K“. Die Umschalttaste kann losgelassen werden. „A“ bis „K“
sind markiert und werden im Suchvorgang berücksichtigt.
Sie haben die Möglichkeit, eine Ausschlussliste zu definieren. Dazu müssen Sie unterhalb
der Suchfelder die entsprechende Checkbox „Nicht“ aktivieren. Die vorher getroffene
Auswahl wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.
Seite 36 von 109
6 Erweiterte Suche
6.4 Weitere Suchoptionen
Durch Aktivieren der Checkbox „nicht betr. Konfessionen“ und Klick auf <Suchen>
werden auch die Personen ausgewertet, die nicht den betreuten Konfessionen angehören,
jedoch der vorher eingegebenen Suche entsprechen.
Durch Aktivieren der Checkbox „Kirchlicher Haushaltsvorstand“ wird innerhalb eines
Familienverbandes nur eine Person mit folgenden Merkmalen ausgewertet:
- Person ist im gewählten KRO Kirchenmitglied oder Zugepfarrter
- Konfession der gesuchten Person ist betreute Konfession des gewählten KRO
- Person ist aktives Mitglied
- Person ist von allen bis hierher in Frage kommenden Personen die älteste
Die Checkbox „Kirchlicher Haushaltsvorstand“ ist z.B. dort zu benutzen, wo pro Haushalt
nur ein Gemeindeblatt verteilt werden soll (nicht pro Kirchenmitglied).
Seite 37 von 109
6 Erweiterte Suche
Eigenerfasste Personen können gar nicht oder ausschließlich für die Suche berücksichtigt
werden, Gleiches gilt für die Gruppen der eigenerfassten Kirchenmitglieder bzw.
Nichtkirchenmitglieder.
Zu Einträgen in Erweiterte Suche/Parallelstruktur:
−
−
−
Kein Eintrag: Suche findet Personen mit und ohne Parallelstruktur. Bei der Ausgabe
haben Eintragungen der Parallelstruktur Vorrang.
alle Felder: Nur Personen mit Parallelstruktur werden gefunden.
Sonstige (Familienname – Ordensname): Es werden nur Personen mit Einträgen genau
in diesen Feldern der Parallelstruktur gefunden.
Seite 38 von 109
6 Erweiterte Suche
Beispiel zur „phonetischen Suche“: Suche nach Familienamen Schmitt und phonetische
Suche findet nicht nur alle Schmitts, sondern u. a. auch…
Durch Aktivieren der Checkbox „Phonetische Suche“ wird über den eingegebenen Namen
hinaus nach ähnlichen Namen gesucht.
Seite 39 von 109
6 Erweiterte Suche
Durch Aktivieren der Checkbox „Kombisuche“ können die einzelnen Reiter
(Personendaten,
Amtshandlungen,
Kommunaldaten,
Aktivitäten,
Zuordnungen,
Änderungsarten) miteinander verknüpft abgefragt werden.
Seite 40 von 109
6 Erweiterte Suche
6.5 Speichern von Suchabfragen
Jede ausgeführte Suchkombination ist speicherbar und lässt sich zu einem späteren
Zeitpunkt wiederholen (z.B. vierteljährliche Suche nach kirchlichem Haushaltsvorstand zur
Verteilung des Gemeindebriefes). Weiterhin gibt es für alle Teilnehmer Standardabfragen,
die der Systemadministrator in der Suchabfrage zur Verfügung stellen kann.
Es gibt zudem die Möglichkeit das gespeicherte Suchabfrage von jedem Benutzer für jeden
anderen Benutzer zur Verfügung gestellt werden kann.
Beispiel: Suche „kirchlicher Haushaltsvorstand für Kigstadt“. Klick auf <Speichern> ergibt:
Nach Eingabe des Abfragenamens („Kirchl. HHV für Vertelier“) und Klick auf <Speichern> ist
die Abfrage gespeichert.
Erneuter Aufruf dieser Abfrage: Auf Pull-Down-Symbol links neben <Laden> klicken. Danach
Klick auf die Checkbox „Kirchlicher Haushaltsvorstand“, dann Klick auf <Laden>.
Die Abfrage ist nun mit Klick auf <Suchen> wieder ausführbar. Auch <Löschen> ist möglich.
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6 Erweiterte Suche
Die Weitergabe von Suchabfragen an andere Benutzer ist ebenso schnell und einfach
möglich. In der Erweiterten Suche gibt es zu diesem Zweck den Button <W>.
6.6 Suchabfragen weitergeben
Hier muss zwingend der Benutzername eingetragen werden. Nach Klick auf <Weiterleiten>
erscheint folgendes Fenster.
Der angegebene Benutzer kann die Abfrage jetzt wie eine eigene abgespeicherte
Suchabfrage laden und ausführen.
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6 Erweiterte Suche
6.7 Amtshandlungen
Unter Amtshandlungen besteht die Möglichkeit, nach erfassten Amtshandlungsdaten zu
suchen. Wie in Kapitel 6.2 Exkurs Operatoren in Suchbedingungen bereits gezeigt, können
verschiedene Suchlogiken gewählt werden.
Zusätzlich kann über die Links Konfirmationsdatum und Traudatum eine Zusatzsuche nach
Konfirmationsjubiläen oder nach Trauungsjubiläen aufgerufen werden. Diese entsprechen
der Personensuche nach Alter. Wie in Kapitel 6.2 Exkurs Operatoren in Suchbedingungen
gezeigt, können auch hier verschiedene Suchlogiken gewählt werden.
Außer nach Amtshandlungsdatum (linke Menüseite) kann auch nach Amtshandlungsorten
gesucht werden. Hier führt nur buchstäblich richtige Eingabe zum Ziel!
Die Such nach den jeweiligen Amtshandlungskonfessionen ist möglich.
Eine Besonderheit sind die zwei Checkboxen „keine“ hinter „Taufort“ und „Konfirmationsort“.
Aktivieren der Checkbox „keine“ z.B. hinter „Konfirmationsort“ bewirkt, dass alle nicht
konfirmierten Personen gefunden werden. Kombination mit einer Suche nach Alter ist
möglich. So können Jugendliche aufgefunden und ggf. angesprochen werden, die sich zur
Konfirmation bisher noch nicht entschieden haben.
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6 Erweiterte Suche
6.8 Kommunaldaten
Unter Kommunaldaten besteht die Möglichkeit, nach kommunal gelieferten und in der
Parallelstruktur erfassten Daten zu suchen. Auch hier können die bereits in Kapitel 6.2
Exkurs Operatoren in Suchbedingungen verschiedene Suchlogiken gewählt werden.
Besonders zu beachten ist das „Einzugsdatum (KRO)“. Aus diesem Datum lässt sich
ableiten, wann Personen erstmalig in das KRO gezogen sind. Umzüge innerhalb des KROs
werden hierbei nicht berücksichtigt. Dieses Datum kann z.B. für Begrüßungsschreiben
ausgewertet werden.
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6 Erweiterte Suche
6.9 Aktivitäten
Unter Aktivitäten besteht die Möglichkeit, nach zuvor erfassten Aktivitäten zu suchen.
Und/Oder-Verknüpfungen und der gezielte Ausschluss (Checkbox „nicht“) von Aktivitäten
für die Suche sind möglich. Innerhalb einer Abfrage muss man sich allerdings entscheiden,
ob man mit der Und- oder Oder-Verknüpfung arbeiten möchte.
Ebenfalls kann nach bereits zusammengefassten Aktivitäten gesucht werden. Dazu einfach
die entsprechende Gruppe aus dem Pull-Down-Menü „Gruppierte Aktivitäten“ auswählen.
Die Erfassung von Aktivitäten erfolgt wie unter 6.9 Aktivitäten beschrieben in den Details der
Personendaten.
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6 Erweiterte Suche
Für hier ausgewählte Aktivitäten ist ein Massenlöschen möglich.
Beispiel:
Alle zuvor gesuchten Datensätze mit der Aktivität Konfirmanden, die in der Trefferliste
angezeigt werden, können gelöscht werden.
Über den Button <M > und dann <Löschen> werden alle zuvor ausgewählten Aktivitäten der
in der Trefferliste angezeigten Personen gelöscht.
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6 Erweiterte Suche
6.10 Bezirke
Unter Bezirke besteht die Möglichkeit, zuvor angelegte Bezirke auszuwerten. Das Anlegen
von Bezirke wird in Kapitel 10 Bezirke ausführlich beschrieben.
Im Beispiel werden alle Personen gesucht, die dem Bezirk Verteilerbezirke / West
zugeordnet sind.
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6 Erweiterte Suche
6.11 Änderungsarten
Unter Änderungsarten besteht die Möglichkeit, nach den in den Änderungsdiensten
überermittelten bzw. ermittelten Änderungsarten zu suchen.
Die bereits in Kapitel 6.2 Exkurs Operatoren in Suchbedingungen beschriebenen
Suchkriterien können hier verwendet werden.
Zu beachten ist hierbei, dass sowohl nach Verarbeitungsdatum (Produktion auf dem MEWIS
NT-Server) als auch nach dem Ereignisdatum (Datum der Änderung bei der Kommune)
ausgewertet werden kann.
6.12 Weiteres
Manchmal ist es erwünscht, den in einer Suche gefundenen Personenkreis zu erweitern.
Zum Beispiel kann man für nicht getaufte Kinder unter zwei Jahren die Eltern ausgeben.
Hierzu gibt es zwei Optionen:
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6 Erweiterte Suche
−
−
davon Eltern: Die Suche gibt alle gefundenen Eltern aus, nicht aber die zugehörigen
Kinder (z.B. für Anschreiben)
dazu Eltern: Ausgegeben werden Kinder mit ihren Eltern
Der gefundene Personenkreis lässt sich gleichfalls erweitern um Familienangehörige,
Ehepartner und/oder kirchliche Haushaltungsvorstände.
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7 Listen
7 Listen
Über die Online-Suche hinaus ist es möglich, Listen in Form von PDF zu erzeugen oder die
Ergebnismenge als CSV-Datei zu exportieren.
Im Allgemeinen enthalten Listen:
nur Personen der betreuten Konfessionen
-nur aktive Kirchenmitglieder
falls vorhanden, die erfasste Parallelstruktur der Person (siehe Kapitel 12 Die
Parallelstruktur)
nur Personen mit dem Wohnungsstatus „A“ oder „H“ (jedoch kann für die Straßenliste
der Wohnungsstatus ausgewählt werden)
Personen, für die eine Sperre vorhanden ist, werden nur in Listen angezeigt, wenn im Feld
Sperren die gewünschte auszugebende Sperre ausgewählt ist. Personen mit einer
kommunalen Sperre 3 „Gefahr für Leib und Leben“ erscheinen grundsätzlich in keiner Liste.
Allerdings kann es dadurch zu falschen Angaben der Anzahl aufgelisteter Personen
kommen. Befindet sich in dem für die Liste relevanten Bereich eine Person mit einer
derartigen Sperre, so wird sie zwar in der Aufzählung auf dem Deckblatt mitgezählt,
erscheint nicht aber in der Liste selbst.
7.1 Listen mit vorhandener Personenauswahl
Es besteht die Möglichkeit, über eine Suche vorab eine Personenauswahl zu treffen, für die
eine Liste erstellt werden soll.
Beispiel: Eine Suche hat eine Ergebnismenge von Personen ausgegeben:
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7 Listen
Bei Listenerstellung kann nun angegeben werden, dass die Listenausgabe nur die
gefundenen Personen berücksichtigt.
Durch Klicken auf den Link Listen (nach vorheriger Auswahl) wird folgendes Menü angezeigt:
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7 Listen
Durch Aktivieren der Checkbox Benutze vorhandene Personenauswahl wird die vorher
angezeigte Ergebnismenge als Liste erzeugt. Gleiches ist für alle Listen unter
Gemeindearbeit/Zielgruppen möglich.
Sie sollten darauf achten, dass die vorab ausgewählte Personenauswahl im Bezug zur
gewünschten Liste steht.
Ausgewählte Sperren: Personen, bei denen diese gesetzt sind, werden ausgegeben.
Ausnahme: Personen, bei denen die Sperre 3 „Gefahr für Leib und Leben“ gesetzt ist,
werden aus Sicherheitsgründen NIE in einer Liste ausgegeben.
Standardmäßig wird aufsteigend nach Namen sortiert. Ein Umsortieren der Listen ist
möglich. Es kann nach folgenden aufsteigenden oder absteigenden Sortierungen gewählt
werden:
Familienname
Geburtsdatum
Adresse (nach Straßennamen)
Ortsteil (nach Ortsteilnamen)
Durch klicken auf den Button <Ausführen> wird die Liste erzeugt und im <Eigenen Ordner>
abgelegt. (siehe Kapitel 7.4 Listendruck / Eigener Ordner)
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7 Listen
Exemplarisch zeigen wir hier die Auswahlliste Kurz.
7.2 Listen Direkterzeugung
Es besteht die Möglichkeit, Listen ohne vorherige Personenauswahl zu erzeugen. Sie
können jede beliebige Liste auswählen.
Vor der Erstellung einer Liste haben Sie die Möglichkeit, dieser Liste einen individuellen
Namen in dem Feld Beschreibung zu geben.
Das Feld Stichtag ist immer mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Damit wird z.B. bei
Erstellung einer Geburtstagsliste das Alter der Personen zum Stichtag berechnet. Sollten Sie
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7 Listen
wissen wollen, wer am Ende eines Monats ein bestimmtes Alter erreicht hat, müssen Sie das
entsprechende Datum im Feld Stichtag eingeben.
Nach Aktivieren und Klick auf <Ausführen> wird ein neues Fenster angezeigt, in dem die
Möglichkeit der Selektion besteht.
Standardmäßig wird aufsteigend nach Namen sortiert. Ein Umsortieren der Listen ist
möglich.
Abhängig von der gewählten Liste verändern sich die Auswahlmöglichkeiten der Selektionsund Sortierkriterien. Im Beispiel an der “Auswahlliste kurz“ und “Amtshandlung Konfirmation“
dargestellt. Die Sortierung nach aufsteigend oder absteigend kann immer gewählt werden.
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7 Listen
Personen mit ausgewählter Sperre werden ausgegeben, Personen mit Sperre 3 Gefahr für
Leib und Leben jedoch nie.
Durch Klick auf den Button <Erstellen> wird die Liste erzeugt und im <Eigenen Ordner>
abgelegt. (siehe Kapitel 7.4 Listendruck / Eigener Ordner)
Exemplarisch zeigen wir hier die Amtshandlung Konfirmation
7.3 Listen Statistiken
Bei Statistiken spielt die Selektion keine Rolle. Es werden immer alle Personen innerhalb des
ausgewählten KROs ausgewertet.
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7 Listen
Exemplarisch zeigen wir hier die Gemeindemitglieder- und Altersstatistik an.
7.4 Listendruck / Eigener Ordner
Nach Klick auf <Ausführen> mit vorhandener Personenauswahl bzw. <Erstellen> ohne
vorherige Personenauswahl wird der Exportordner angezeigt.
Die Listen können mit Klick auf <D> nach Fertigstellung heruntergeladen werden – zuvor ggf.
<Aktualisieren> betätigen. Fertigstellen größerer Listen kann einige Zeit beanspruchen.
Mit Klick auf <X> können die Listen gelöscht werden.
Heruntergeladene Listen stehen im .zip-Format zur Verfügung.
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7 Listen
Der Exportordner/Eigene Ordner steht auch als Icon
in der Menüleiste zur Verfügung.
Hier werden alle Dateien je Benutzer abgelegt. Pro Benutzer stehen 10 MB an Speicherplatz
zur Verfügung.
7.5 Listen-Export
Der Export von Daten im CSV-Format setzt immer eine Ergebnismenge der zu
exportierenden Personen voraus. D.h.: Nichts gefunden –> kein Export.
Nach Aktivieren der Checkbox „Ergebnismenge als Datei exportieren“ erscheint
folgendes Fenster:
Sie haben die Möglichkeit, eine Datei „lang“ oder „kurz“ zu erzeugen. „lang“ bedeutet das
zusätzlich zu den normalen Personendaten, welche in der Liste „kurz“ erscheinen, noch die
in MEWIS NT gepflegten Amtshandlungen mit aufgeführt werden. Nach dem Klicken auf die
Button <Ausführen> wird Ihr Eigener Ordner angezeigt. Wie im vorigen Kapitel haben Sie
hier oder auch über das Icon
Dateien herunterzuladen.
die Möglichkeit, Ihren eigenen Ordner anzusehen und die
Alle Statistiken können als CSV-Datei exportiert werden.
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7 Listen
Nach Auswahl der gewünschten Statistik Checkbox Export der Liste anhaken und Button
<Erstellen> klicken. Der Export wird im Eigenen Order abgelegt.
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8 Eigenerfassung von Personen
8 Eigenerfassung von Personen
Es ist möglich, Personen zu erfassen, die nicht von der Kommune geliefert wurden. Sie
können Personen aus kirchlicher Sicht oder aus kommunaler Sicht erfassen. Klick auf
Eigenerfassung öffnet folgendes Fenster:
Das Fenster ist für die Eigenerfassung von Personen aus der kirchlichen Sicht. Um in die
Eigenerfassung für die kommunale Sicht zu gelangen, klicken Sie auf den Button <K>.
Die kommunale Erfassung ist nur möglich, wenn Sie die Berechtigung dazu haben.
Ansonsten ist der Button <K> nicht vorhanden.
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8 Eigenerfassung von Personen
8.1 Kirchliche Sicht
Rot gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und müssen gefüllt sein, um den Datensatz
abspeichern zu können.
Familienstand, Rufname, Geschlecht, Familienstand, StiF, Konfession und Wohnungsstatus.
Die folgend aufgeführten Felder sind bequem per Pull-Down-Menü zu füllen:
−
−
−
−
−
−
Geschlecht
Familienstand
StiF
Konfession
Geburtsstaat
Inaktivitätsmerkmal.
Klicken auf Wohnungen öffnet folgendes Fenster:
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8 Eigenerfassung von Personen
Hierbei ist lediglich der „Wohnungsstatus“ ein Pflichtfeld.
Familiäre Bezüge lassen sich mit Klick auf Familienverband darstellen:
Wenn Sie gerade eine Person zu einem bereits kommunal gelieferten Familienverband
erfassen, tragen Sie hier hinter Interne Personennummer des Haushaltsvorstandes die
PID der gewünschten Person ein.
Die PID finden sie auf der Karte Kommunal unten rechts.
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8 Eigenerfassung von Personen
Erfassen Sie hingegen einen Familienverband mit Haushaltsvorstand komplett selbst,
können Sie die vergebene Nummer des Haushaltsvorstandes (der am Besten als Erstes
erfasst wird) über Familienvorstand finden herausbekommen.
Abschließend speichern Sie die erfasste Person.
Machen Sie bei dieser Gelegenheit die Angabe, ob die Person Kirchenmitglied ist. Sind die
erforderlichen Felder gefüllt, können die Personendaten per Klick auf Speichern und
nochmaliger Bestätigung in die Datenbank übertragen werden.
Merke: Als Pfarrbezirk wird das KRO übernommen, in dem der Benutzer momentan
angemeldet ist.
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8 Eigenerfassung von Personen
Eigenerfasste Personennamen werden in Suchlisten fett angezeigt. Eigenerfasste
Personendaten können bearbeitet werden: Klick im Beispiel auf Duck öffnet die erweiterte
Personenanzeige
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8 Eigenerfassung von Personen
Wird dort in der Karte Kommunal auf <Bearbeiten> geklickt, befindet man sich mit der
ausgewählten Person wieder in der Eigenerfassung.
Das Speichern von Veränderungen oder das Löschen der eigenerfassten Person sind
möglich.
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8 Eigenerfassung von Personen
8.2 Kommunale Sicht
Bei der Eigenerfassung für die kommunale Sicht (nach Klick auf <K> rechts oben in
Bildschirm Eigenerfassung) sind rot gekennzeichnete Felder ebenfalls Pflichtfelder. Die
Felder „AGS_Nr“ und „Ordnungsmerkmal“ müssen vorab von der Kommune erfragt
werden, um bei späteren Änderungsdiensten zu kommunal eigenerfassten Personen die
Zuordnung zur kommunalen Datenlieferung zu gewährleisten. Der Datensatz wird direkt in
den Bestand aufgenommen.
Erfassen der Wohnungen (nach Klick auf den gleichnamigen Link):
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8 Eigenerfassung von Personen
Pflichtfeld sind Wohnungsstatus, Gemeindenummer (= AGS-Nummer), Straßennummer und
Hausnummer. Hieraus wird die regionale Zuordnung abgeleitet. Der Hausnummernzusatz
wird hierbei nicht ausgewertet (betrifft nur die äußerst seltenen Fälle, bei denen eine
regionale Grenze auf Ebene des Hausnummernzusatzes verläuft).
Einzugsdatum wird immer der Erfassungstag (Datum „seit“ lässt sich nicht überschreiben).
Ansonsten wird die kommunale Eigenerfassung genauso bearbeitet wie die kirchliche
Eigenerfassung.
Personendaten, die aus „Kommunale Eigenerfassung“ stammen, sind nicht gesondert
gekennzeichnet.
8.3 Eigenerfasste Personen angleichen
Nachdem die Person doch noch von der Kommune geliefert wurde, können der
eigenerfasste Datensatz und der von der Kommune gelieferte Datensatz angeglichen
werden.
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8 Eigenerfassung von Personen
Nach Klick auf den Button <A> erscheint folgende Maske:
Hierbei besteht die Wahl zwischen mehreren Prüfungen:
−
−
−
−
−
−
alles prüfen
Familiennamen nicht prüfen
Vornamen / Rufnamen nicht prüfen
Geburtsdatum nicht prüfen
Geschlecht nicht prüfen
Geburtsname für Familienname einsetzen
Ist die Checkbox nur kommunal gefunde Datensätze anzeigen nicht gesetzt, werden alle
eigenerfassten Personen angezeigt, egal ob ein Angleich stattfinden kann oder nicht.
Mit Klick auf den Butto <Suchen> werden alle Datensätze zur manuellen Überprüfung
angezeigt.
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8 Eigenerfassung von Personen
Wurden Personen zum Angleichen gefunden, über das Setzen der Checkbox Übernahme
und Klick auf <Angleichen> Personen zusammenführen.
Es erscheint folgende Abfrage:
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9 Das Kirchenbuch
9 Das Kirchenbuch
9.1 Kirchenbuch eröffnen
Ein Klick auf Kirchenbuch eröffnet folgendes Menü:
Jedes der einzelnen Kirchenbücher muss für das gewünschte Jahr eröffnet werden. Erst
danach ist es möglich, Einträge im Kirchenbuch vorzunehmen. Klicken Sie auf den
entsprechenden Button <Eröffnen> des zu eröffnenden Kirchenbuches.
Als Beispiel für das Erfassen einer Amtshandlung wird hier eine Trauung eingetragen. Klick
auf Traubuch <Eröffnen> und folgende Seite wird angezeigt:
Das gewünschte Jahr eintragen und Klick auf <Eröffnen>.
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9 Das Kirchenbuch
Das Traubuch für 2008 ist damit angelegt und eröffnet. Weitere Button stehen zur Auswahl:
<Neuer Eintrag>
<Suchen>
<Drucken>
<Abschließen>
-
Neuen Eintrag im Kirchenbuch vornehmen
Suchen nach vorhandenen Einträgen im entsprechenden Jahr
Druck der Einträge des entsprechenden Jahres
Abschließen des entsprechenden Jahres
Achtung:
Nach dem Abschließen können keine weiteren Einträge in dem entsprechenden Jahr
vorgenommen werden.
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9 Das Kirchenbuch
9.2 Kirchenbuch Neuer Eintrag
Durch Klicken auf <Neuer Eintrag> im Traubuch wird folgendes Fenster geöffnet:
Im Kirchenbuch kann nach folgenden Feldern im Gesamtdatenbestand gesucht werden:
Familienname
Vorname
Geburtsdatum
Eine Kombination der Felder ist möglich. Platzhalterzeichen wie _ und % können genutzt
werden. Es werden jedoch nur maximal 100 Personen angezeigt.
Aus diesem Grund sollten Sie die Suche so gut wie möglich eingrenzen.
Nach Eintrag von Familiennamen und Klick auf <Suchen> erscheint im Ergebnisfeld unten
ggf. der aktuelle Eintrag zur gesuchten Person.
Beispiel: Suche nach der Ehefrau
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9 Das Kirchenbuch
Übernahme der gefundenen Personendaten in obere Maske durch Klicken auf den
Familiennamen.
Die gefundenen Personenangaben wurden in die oberen Maskenfelder übertragen.
Analog erfolgt das Auffinden der Daten des Ehemanns. Sind die betreffenden Personen
bereits von der Kommune als Ehepaar geliefert, wird die zweite Person hier automatisch
gefunden.
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9 Das Kirchenbuch
Für nicht im Datenbestand vorhandene Personen können die Angaben manuell erfasst
werden. Rot gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen.
Anschließend muss das Eintragen der Handlungsdaten erfolgen. Auch hier sind Rot
gekennzeichnete Felder Pflichtfelder.
Mit Anklicken des Links Wohnsitzgemeinde kann die Anschrift der Wohnsitz-Kirchgemeinde
des Mitglieds eingegeben und fest hinterlegt werden. Durch das Aktivieren dieser Option
kann zu einem späteren Zeitpunkt eine schriftliche Mitteilung erfolgen. Die
Kirchenbuchnummer wird beim Speichern der Amtshandlung automatisch vergeben, wenn
Checkbox ohne Nummer nicht gesetzt.
Klick auf <Speichern> verzweigt in folgendes Menü:
Vor dem Speichern kann gewählt werden, ob die Traubuch-Daten auch als Amtshandlungen
zur Person gespeichert werden sollen. Standardmäßig werden die Amtshandlungen zur
Person gespeichert. Durch Deaktivieren der Checkbox werden die Daten nicht aus dem
Kirchenbuch ins Meldewesen übernommen. (Überblick über solche Fälle verschafft die Liste
Amtshandlungsvergleich.)
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9 Das Kirchenbuch
9.3 Suchen im Kirchenbuch
Mit Klick auf den Button <Suchen> können nach verschiedenen Suchkriterien Einträge in
den jeweiligen Kirchenbüchern gesucht und wenn das Jahr noch nicht abgeschlossen ist
bearbeitet werden.
Das Bearbeiten von Einträgen kann durch Klicken auf den Button <B> erfolgen.
Analog zur Bearbeitung des Traubuches werden die Einträge in den anderen
Kirchenbüchern vorgenommen.
Weitere Optionen für Meldungen stehen wie folgt zur Verfügung:
Taufbuch
Konfirmationsbuch
Traubuch
Bestattungsbuch
Aufnahmebuch
Taufgemeinde
Verzeichnis der
Aus- und Übertritte
-
- Meldung an Wohnsitzgemeinde und Einwohnermeldeamt
- Meldung an Wohnsitzgemeinde
- Meldung an Wohnsitzgemeinde
- Meldung an Wohnsitzgemeinde
Meldung an Wohnsitzgemeinde, Einwohnermeldeamt und
- Meldung an Wohnsitzgemeinde und Taufgemeinde
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9 Das Kirchenbuch
9.4 Kirchenbuch drucken
Der Druck sowie der Export von Einträgen (als CSV-Datei) mit Personen ist möglich.
Nach Amtshandlungsdaten oder Kirchbücher kann gewählt werden. Nach Klick auf den
Button <Suchen> können unter Personendaten gefundene Daten ausgewählt werden.
Checkbox der gewünschten Datensätze auswählen und Link Listen anklicken.
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9 Das Kirchenbuch
Hier können Bescheinigungen auch als CSV-Datei exportiert werden.
Mit Klick auf <Export> können z.B. Daten aus dem Bestattungsbuch zusammen mit Daten
der Angehörigen, die dort unter Personendaten erfasst worden sind, als CSV-Datei
exportiert werden. Dies kann z.B. Einladungen zu Gedenkgottesdiensten am Totensonntag
erleichtern.
9.5 Kirchenbuchführer
Da die Kirchenbücher jahrgangsbezogen geführt werden, muss für eine korrekte Anzeige
auch pro Jahr mindestens ein Eintrag für den Kirchenbuchführer erfolgen.
Durch Klick auf den Button <Kirchenbuchführer> öffnet sich das Eingabefenster
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9 Das Kirchenbuch
Es werden alle bereits eingetragenen Kirchenbuchführer mit Zeitraum ausgegeben. Im
unteren Bereich kann der neue Kirchenbuchführer hinterlegt werden.
Sollte sich einmal ein Fehler eingeschlichen haben, ist es möglich, Einträge zu löschen und
neu zu erfassen.
9.6 EKD-Statistik-Tabelle II
Ebenfalls unter Kirchenbuch ist die Pflege der EKD-Statistik-Tabelle II zu finden (sofern
Ihnen das Recht dazu erteilt ist). Hierzu wird auf Kirchgemeindeebene, meist jährlich, ein
Formular zu Besucherzahlen der Gottesdienste, Amtshandlungszahlen usw. ausgefüllt. Dies
erfolgt nunmehr interaktiv am Bildschirm. Die einzelnen von den Kirchengemeinden
ausgefüllten Formulare können von übergeordneter Ebene zusammengefasst eingesehen
werden.
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9 Das Kirchenbuch
Unter EKD-Statistik-Tabelle II auf Button <Eröffnen> klicken.
Das Jahr muss gewählt werden, die laufende Nummer vergeben Sie nach Bedarf. Meist
findet nur ein Statistiklauf pro Jahr statt. Die Zusatzformulare Gottesdienst und Abendmahl
usw. werden für jeden Lauf nach den Anforderungen der Landeskirche ausgewählt oder
weggelassen. Und Klick auf Button <Eröffnen>
Sie landen in der Ausgangsmaske und können nun mit Klick auf den Button <Eintrag>
beginnen.
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9 Das Kirchenbuch
Man kann zwischen den Seiten 1 ff. springen sowie nach getaner Arbeit Speichern.
Der Button <KiBu> erleichtert die Arbeit mit der EKD-Statistik erheblich.
Voraussetzung: Die Einträge im Kirchenbuch sind korrekt und vollständig. Klick auf <KiBu>
akkumuliert die Amtshandlungszahlen in den Kirchenbüchern und übernimmt die Zahlen
automatisch in die entsprechenden Zeilen des EKD-Statistik-Tabelle-II-Formulars – ganz
ohne langes Suchen und Rechnen.
Zusätzlich werden die Zahlen der Gemeindemitglieder automatisch aus dem Meldewesen
ermittelt und in die Tabelle übernommen.
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9 Das Kirchenbuch
Button Speichern ohne aktivierte Checkbox Eintrag abschließen: Spätere Änderungen in
der Statistik sind möglich.
Button Speichern mit aktivierter Checkbox Eintrag abschließen: Diese Statistik ist
abgeschlossen, keine weiteren Einträge möglich. Also nur bei wirklichem Arbeitsende
verwenden!
Sollten Sie Bundesländer übergreifende Gemeinden bearbeiten, muss das Bundesland über
das DropDown Menü gewählt werden.
Das setzen der Checkbox Eintrag abschließen ist nur dann möglich, wenn in ALLEN
Feldern Werte eingegeben wurden. Über den Button <i> können die fehlenden Felder
angezeigt werden.
Die Landeskirche bestimmt, auf welcher KRO-Ebene die EKD-Statistik-Tabelle II geführt
wird. Benutzer auf höherer KRO-Ebene können Einblick in den Stand der StatistikBearbeitung in abhängigen unteren KRO-Ebenen erhalten. Hier sieht der Benutzer pro Zeile
aufaddierte Einträge von allen Gemeinden, die unteren KRO-Ebenen zugehörig sind.
Vorsicht: Wird auf Kirchenkreisebene nun eine Statistik II eröffnet, obwohl die
Statistikführung auf Gemeindeebene vereinbart ist, werden diese Einträge gleichfalls in die
Gesamtstatistik einbezogen. Fehlzahlen drohen!
Weiterhin kann ein übergeordneter Benutzer betrachten, welche zugehörigen Gemeinden die
EKD-Statistik-Tabelle II bereits abgeschlossen haben und welche nicht.
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9 Das Kirchenbuch
Der übergeordnete Benutzer öffnet eine EKD-Statistik-Tabelle II über den Button <Ansehen>
und betätigt anschließend den Link KRO-Info.
Im folgenden Fenster ist eine Aufstellung der untergeordneten Statistik-II-abgabepflichtigen
KROs zu sehen. Es ist ablesbar, ob dort die Statistik bereits abgeschlossen wurde.
Hier eine Sicht aus Landeskirchenebene auf seine Gemeinden. Der Pfarrbezirk West2 hat
vorbildlicher Weise seine EKD-Statistik-Tabelle II bereits abgeschlossen.
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10 Bezirke
10 Bezirke
Unter Bezirksverwaltung wird die Möglichkeit verstanden, einzelne Häuser oder ganze
Straßen zu einer Einheit zusammenzufassen. Diese Einheit wird identifiziert durch die
Begriffe „Kategorie“ und „Bezirk“.
Ein Bezirk kann immer nur zu einer Kategorie gehören.
Zu jeweils einer Kategorie können mehrere Bezirke gehören.
Einrichtung und Pflege der Kategorien finden auf Administratorenebene statt. Zugehörige
Bezirke können von berechtigten Benutzern angelegt werden.
Beispiel:
In einer Kirchgemeinde soll die Aufgabe „Besuchsdienst“ unter den Pfarrern und
ehrenamtlichen Helfern regional aufgeteilt werden. Es sollen also Bezirke gebildet werden,
für die bestimmte Personen zuständig sind.
Lösung:
Es werden in der Kategorie Besuchsbezirke einzelne Bezirke neu angelegt, benannt z.B.
nach den hier zuständigen Personen. Den so gebildeten Bezirken werden ganze
Kommunen, Straßen, Abschnitte oder einzelne Hausnummern zugeordnet. Die Zuordnungen
sind jederzeit abruf- und änderbar.
Klicken auf den Link Bezirke und es erscheint das Bezirke-Menü mit den vorgegebenen
Kategorien.
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10 Bezirke
Wenn bereits Kategorien eingerichtet sind, werden diese hier angezeigt und können zur
weiteren Bearbeitung mit dem Button <Ü> hinter der gewünschten Kategorie übernommen
werden. Alle bereits zugeordneten Bezirke werden zur weiteren Bearbeitung aufgelistet.
10.1 Bezirke neu einrichten
Hier ein Blick darauf, wie Bezirke eingerichtet werden: Im Bezirke-Menü wird eine Kategorie
gewählt.
Klicken auf <Neuer Bezirk> ermöglicht Vergabe des Bezirk-Namens und <Speichern> des
Bezirks.
Alle Bezirke zur vorher gewählten Kategorie werden angezeigt.
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10 Bezirke
10.2 Straßen zu einem Bezirk Zuordnen
Kategorie auswählen, Bezirke anzeigen lassen wie beschrieben.
Und auf das <Ü> hinter dem Bezirk klicken, für das Straßen zugeordnet werden sollen.
Es wird sofort verzweigt in die Anzeige Vorhandene Zuordnungen für den Bezirk. Da hier
noch keine Straßen zugeordnet sind, bringt die Abfrage kein Ergebnis. Bevor auf den Link
Neue Zuordnungen geklickt wird, sollte ggf. die Suche eingeschränkt werden. Ansonsten
werden alle Straßen zu dem KRO gesucht.
Das Feld KRO-Nr. ist vorbelegt mit dem KRO, in dem der Sachbearbeiter gerade tätig ist.
Das Zeichen % erinnert daran, dass Straßen im angezeigten KRO und den darunter
liegenden KROs gesucht werden. Eine Suchen nach: Kommunalgemeindename,
Ortsteilname, Straßenname, KRO-Bezeichnung ist möglich.
Je nach Größe der Kommunalgemeinde kann das Laden der Daten etwas Zeit in Anspruch
nehmen.
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10 Bezirke
Alle angezeigten Straßen haben verschiedene Möglichkeiten zur Zuordnung:
Checkbox vor dem Kommunalgemeindenamen anhaken: Straße zur Bearbeitung gewählt.
Für Massenzuordnung gilt: Alle angehakten werden auf einmal übernommen.
Button <Alle> anklicken: Alle angezeigten Straßen werden zur Massenzuordnung angehakt.
Um eine gewählte Auswahl rückgängig zu machen, Button <Leeren> anklicken. Hierbei
werden alle zuvor gesetzten Haken wieder entfernt.
Nach Setzen der gewünschten Checkboxen und Klick auf den Button <Massenzuordnung>
werden alle Straßen dem ausgewählten Bezirk komplett zugeordnet.
Um einzelne Straßen zuzuordnen, stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
− <A>
Straße komplett zuordnen
Alle Hausnummern der Straße werden dem Bezirk zugeordnet
− <G>
Gerade Straßenseite komplett zuordnen
Alle geraden Hausnummern der Straße werden dem Bezirk zugeordnet
− <U>
Ungerade Straßenseite komplett zuordnen
Alle ungeraden Hausnummern der Straße werden dem Bezirk zugeordnet
− <T>
Teilstücke zuordnen
Teile der gewählten Straße werden dem gewählten Bezirk zugeordnet
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10 Bezirke
Spezialfall: Bei Klick auf <T> hinter einer Straße hat man eine differenziertere
Auswahlmöglichkeit.
Auswahl „Seite“ bedeutet hier Straßenseite mit geraden oder ungeraden Hausnummern
Hausnummern von bis können zugeordnet werden.
(Annahme: Gerade und ungerade Hausnummern liegen sich gegenüber).
Je nach Auswahl „Ungerade Seite“ oder „Gerade Seite“ kann man von diesen Straßenteilen
bestimmte Hausnummern dem angewählten Bezirk zuordnen.
Der Hausnummernbereich ist standardmäßig eingetragen. Er kann geändert werden.
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10 Bezirke
Hier werden die geraden Hausnummern 2 bis 20 dem gewählten Bezirk zugeordnet.
Rückverzweigung erbringt nunmehr die Anzeige:
Alle Straßen, die ganz oder teilweise dem Bezirk zugeordnet sind, sind grau unterlegt.
Bei Klick auf den Button <i> hinter dem Straßennamen wird die jeweilige Zuordnung zum
Bezirk dargestellt.
Die Bearbeitung der Zuordnungen für ungerade Hausnummern erfolgt analog.
Die erläuterte Zuordnungs-Option <T> ermöglicht auf bequeme Weise das Einrichten von
Grenzen zwischen Bezirken, in denen die Grenze nicht:
längs zur Straßen verläuft (meist mit gerade - ungerade handzuhaben)
quer zur Straße verläuft (Optionen gerade - ungerade oder alle)
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10 Bezirke
10.3 Straßen zu einem Bezirk löschen
Straßen können aus einem Bezirk gelöscht werden, indem Sie unter Vorhandene
Zuordnungen auf den Button <X> neben der gewünschten Straße klicken.
Um mehrere Straßen zu löschen müssen Sie ähnlich wie bei der Massenzuordnung
verfahren. Die zu löschenden Straßen vorne „anhaken“, oder
<Alle> wählt alle
untereinander aufgelisteten Straßen aus. <Leeren> entfernt die Auswahl. Klick auf
<Löschen> entfernt alle bereits ausgewählten Zuordnungen aus der Datenbank.
Mit Klick auf <OK> wird bestätigt, dass X Straßenzuordnungen gelöscht werden.
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10 Bezirke
10.4 Zuordnung von Optanten
Auch zugepfarrte Personen, also Personen die Ihren Wohnsitz außerhalb des KRO-Gebiets
haben, können einem Bezirk zugeordnet werden. Mit Klick auf Zugepfarrte werden alle
betreffenden Personen aufgelistet.
Mit Setzen eines Haken vor die jeweilige Person und
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10 Bezirke
Klick auf <Speichern> werden die gewählten Personen dem Bezirk zugeordnet.
Zugeordnete Personen werden in der Anzeige grau unterlegt.
Einem KRO zugepfarrte Personen erscheinen unter Vorhandene Zuordnungen nicht in der
Liste der Straßen zu einem Bezirk und auch nicht in der entsprechenden Bildschirmanzeige!
Ein Klick auf Zugepfarrte in der Bezirksverwaltung kann also immer lohnenswert sein.
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10 Bezirke
10.5 Zuordnung von Eigenerfassten
Die Zuordnung von Eigenerfassten erfolgt analog der Zuordnung von Optanten. Mit Klick auf
Eigenerfasste werden alle betreffenden Personen aufgelistet.
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10 Bezirke
10.6 Kommunale Sicht
Nach Auswahl einer Kategorie unter Bezirke verwalten kann die Anzeige der Bezirke in
Kommunale Sicht eingesetzt werden.
Es können unter Berücksichtigung der Grenzen des KROs, in dem der Benutzer gegenwärtig
angemeldet ist, alle Straßen in zugehörigen Kommunalgemeinden angezeigt werden.
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10 Bezirke
Ferner kann man sich Straßen mit Zuordnungen zu den Bezirken ansehen.
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11 Systemdienste
11 Systemdienste
Nach dem Klick auf Systemdienste öffnet sich folgendes Fenster:
Je nach zugewiesener Berechtigung kann die Anzeige variieren.
11.1 Eigener Ordner/Kennwort/Design
11.1.1
Eigener Ordner
Klick auf Hier öffnet den „Eigenen Ordner“ mit den vom Benutzer erzeugten Export-Dateien.
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11 Systemdienste
Die Dateien liegen auf dem Server. Einzelne Dateien werden mit dem Button <D> auf Ihren
Rechner heruntergeladen oder mit <X> gelöscht.
Mehrere Dateien lassen sich zum Herunterladen markieren: Entweder <Alle markieren>
oder mit Aktivieren der jeweiligen Checkboxen vor den gewünschten Dateien.
Mehrere markierte Dateien werden vor dem Download automatisch in eine einzige Zip-Datei
zusammengelegt.
Wenn eine Kennwortabfrage eingestellt ist, muss anschließend nur einmal das Kennwort
eingegeben werden (s.u.).
Mit einem Klick auf <D> oder <Markierte Dateien herunterladen> öffnet sich folgendes
Fenster:
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11 Systemdienste
Klicken Sie in diesem Fenster auf <Speichern> und wählen Sie dann einen Ort aus, an dem
Sie die Datei speichern wollen.
Sie wird dort gezippt gespeichert. Zum Ent-Zippen das Benutzerkennwort eingeben. Haben
Sie vorher mehrere Dateien zum Herunterladen markiert, kommen diese in einer einzigen
Zip-Datei bei Ihnen an, und Sie müssen Ihr Kennwort vor dem Entzippen auch nur einmal
eingeben. Anschließend stehen alle herunter geladenen Dateien auf Ihrem Rechner zur
Verfügung.
11.1.2
Referenzen Drucken
Mit Klick auf den Button <Referenzendrucken> öffnet sich folgendes Fenster:
Hier werden für verschiedene Abkürzungen und Werte die Erläuterungen in einem PDF
ausgegeben.
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11 Systemdienste
11.1.3
Kennwort ändern
Um Ihr Kennwort zu ändern (sofern Sie hierzu die Berechtigung haben), klicken Sie unter
„Kennwort ändern“ auf den Link hier. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Ihr Benutzername erscheint automatisch in der Anzeige. Geben Sie Ihr aktuelles Kennwort
ein, danach das neue Kennwort und wiederholen Sie die Eingabe des neuen Kennwortes.
Mit einem Klick auf <Speichern> bestätigen Sie Ihre Eingaben. Wenn Sie sich erneut
anmelden wollen, müssen Sie nun das neue Kennwort verwenden.
11.1.4
Datenlieferungen
Mit Klick auf den Button <Datenlieferung> öffnet sich folgendes Fenster
Mit Auswahl der Kommune oder dem Verfahren und dem Datenlieferanten kann man sich
die eingespielten Datenlieferungen ansehen, die für das KRO, in dem sich der Benutzer
momentan aufhält, eingegangen sind.
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11 Systemdienste
Es gibt folgende Änderungsarten:
B
Erstbestandslieferung
A
Änderungslieferung
G
Bestandsabgleich
Anzahl der Datensätze, in dieser Zahl befindet sich immer alles, auch die mitgelieferten
Familienangehörigen, die nicht EV sind.
W
Weiteres
Es findet immer ein Abgleich der Straßen je Buchstaben statt. Abweichungen und neue
Straßen werden hier angezeigt.
Handelt es sich um eine neue Straße, muss diese noch im Regionalteil zugeordnet werden.
11.1.5
Programm Historie
Mit Klick auf den Button <Programmhistorie> werden die Änderungen bzw. Erweiterungen
angezeigt, angefangen bei der neuesten Version.
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11 Systemdienste
11.1.6
Design-Auswahl
Es stehen mehrere farblich unterschiedliche Designs zur Auswahl.
Suchen Sie Ihr Wunschdesign durch Auf- und Abschieben des Reglers rechts.
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11 Systemdienste
Wählen Sie ein Design durch Klick auf <Übernehmen> aus. Die Änderung des Designs wird
sofort wirksam.
Weiterhin können Sie angeben, wie viele Personensätze (zwischen 15 und 100) Sie in einer
Seite angezeigt haben möchten. Geben Sie in das Feld die gewünschte Anzahl ein und
klicken Sie auf <Übernehmen>.
11.2 Recherche
Zu den Programmpunkten „Möbelwagenaustritte“ und „ZWIKIDA-Recherche“ existiert eine
gesonderte Anleitung. In diesem Handbuch wird nur kurz auf diese Punkte eingegangen.
Sollten Sie weitere Informationen benötigen, schlagen Sie bitte in der „Kurzanleitung
Möbelwagenaustritte“ nach.
Bei Klick auf Recherche öffnet sich automatisch obiges Fenster. Erkannte Möbelwagenaustritte werden angezeigt. Hierbei handelt es sich um Personen, die aus Sicht der Kirchen
Mitglieder sind, die sich aber nach einem Umzug konfessionslos angemeldet haben.
Klick auf >> verzweigt in die ZWIKIDA-Recherche.
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11 Systemdienste
Es werden Kirchenmitglieder gefunden und angezeigt, die von den Kommunen zwar als
weggezogen gemeldet wurden, für die aber kein Zuzug gefunden werden kann.
<< verzweigt zurück zur Möbelwagenaustritt-Recherche.
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12 Die Parallelstruktur
12 Die Parallelstruktur
Die von der Kommune gelieferten Daten zu einer Person stimmen nicht immer mit der
kirchlichen Sicht überein.
MEWIS NT enthält eine einfache Korrekturmöglichkeit solcher Angaben, ohne dass die
ursprünglichen Daten verloren gehen: die Parallelstruktur.
12.1 Paralleldaten erfassen
Um Daten parallel zu ändern, verzweigen sie bei der Person in die Karte „Kommunal“ und
klicken auf das Feld welches sie ändern möchten.
Ein Klick auf das gewünschte Feld, öffnet folgendes Menü:
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12 Die Parallelstruktur
In das Feld Paralleler Wert
<Übernehmen> klicken.
die gewünschte Änderung eingeben und auf den Button
In der Personenanzeige erscheint das folgende Bild:
Der erfasste parallele Wert wird in der Feldbezeichnung blaukursiv dargestellt. Klicken in das
Feld verzweigt wieder in die Paralleldaten. Hier können auch die ursprünglichen
kommunalen Angaben eingesehen werden. Die Parallelstruktur kann geändert oder gelöscht
werden.
In der Trefferanzeige werden Datensätze die Paralleldaten enthalten im Familiennamen
kursiv dargestellt.
Die Funktion Parallelstruktur ist unter Kommunal (wie eben beschrieben) sowie unter
Anschrift verfügbar. Bei den kommunalen Daten können alle Felder außer dem
Ordnungsmerkmal und dem Alter bearbeitet werden, bei den Anschriftendaten alle Felder
der Hauptwohnung außer Wohnungsstatus, Gemeindenummer, Ortsteilnummer,
Straßennummer und regionale Zuordnung. Ferner sind Weg- und Zuzugsdaten für die
Parallelerfassung verfügbar.
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12 Die Parallelstruktur
Merke: Die Suchfunktionen richten sich immer nach den Einträgen der Parallelstruktur.
Wird also ein Name parallel geändert, wird nur unter dem parallel geänderten Namen
gesucht und nicht nach dem kommunal gelieferten.
Anmerkung zum Feld Sterbedatum: Wird ein Paralleleintrag im Feld „Sterbedatum“
vorgenommen, wird die Person automatisch „inaktiv“ gesetzt. Wird das Parallelfeld
Sterbedatum gelöscht, muss die Person ggf. gesondert wieder auf „aktiv“ gesetzt werden.
Die Parallelstruktur wird für „inaktiv kopierte“ Personen gesperrt. Somit können auch keine
„inaktiv kopierten“ Personen zu „aktiven“ Gemeindemitgliedern gemacht werden.
Über den Button <P> in der Personenansicht kann man einsehen, wer wann den parallelen
Wert erfasst hat.
Über den Button <D> werden die Personendaten aus den Karten Kommunal und Anschrift
gedruckt.
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12 Die Parallelstruktur
12.2 Kommunale Werte ändern
Wenn Sie das Recht besitzen, kommunale Werte dauerhaft zu ändern, können Sie dieses
über die Parallelstruktur tun. Erfassen Sie Ihre Änderung in dem Feld „Paralleler Wert“ und
aktivieren Sie die Checkbox kommunal ändern.
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12 Die Parallelstruktur
Wie in der Abbildung zu sehen ist, wird die Änderung des kommunalen Wertes, anders als
bei der Parallelstruktur, nicht in der Personenansicht sichtbar.
Achtung:
Änderungen können nur rückgängig gemacht werden, wenn Sie den alten, kommunalen
Wert kennen, da der alte Wert durch die Änderung in der Datenbank überschrieben wird.
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13 Das Adressbuch
13 Das Adressbuch
Unter dem Link Adressbuch befinden sich die beiden Untermenüs Briefkopf und Adressbuch.
13.1 Briefkopf hinterlegen
Damit auf einer Bescheinigung oder einer Dimissoriale das kirchliche Logo im Briefkopf
angedruckt werden kann, muss dieses vorher in MWEIS NT hinterlegt werden.
Mit Klick auf den Button <Durchsuchen> öffnet sich die Windows-Explorer-Ansicht, in der Sie
zur gewünschten Logo-Datei manövrieren.
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13 Das Adressbuch
Anklicken der Datei kennzeichnet sie (blau unterlegt) und <Öffnen> übernimmt die Datei zum
Hochladen auf den Server.
Mit Klick auf <Upload> (hochladen) wird die Datei als Logo-Datei für das gegenwärtig
gewählte KRO gespeichert.
Bei Formulardruck mit Auswahl „Logo des kirchlichen Objektes“ erscheint am Formularkopf
das Logo in ca. 3 cm vertikaler Länge.
Das Logo kann aus dem System mit <Löschen> entfernt werden. <Ansehen> zeigt das
gegenwärtig gültige Logo an.
Achtung: Zum Hochladen muss das Logo als .JPG-Datei vorliegen! Die Auflösung des
Logos sollte 300 dpi nicht überschreiten. Durch Hochladen eines Logos wird ein evtl. bereits
vorhandenes überschrieben.
13.2 Adressbuch verwalten
Im Adressbuch kann der Anwender unter <B> zum gewählten KRO die Anschrift erfassen
bzw. ändern.
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13 Das Adressbuch
Das Feld Bezeichnung Präfix hat in der Kopfzeile Vorrang vor der Bezeichnung des KRO
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