Paris, le 30 juillet 2007 La directrice des Archives de France à

Paris, le 30 juillet 2007 La directrice des Archives de France à

Paris, le 30 juillet 2007
La directrice des Archives de France
à
Mesdames les directrices des services des
Archives nationales
Mesdames et Messieurs les directeurs d’archives
départementales
sous couvert de Mesdames et Messieurs les
présidents des conseils généraux
Mesdames et Messieurs les archivistes
communaux
sous couvert de Mesdames et Messieurs les
maires
Mesdames et Messieurs les archivistes régionaux
sous couvert de Mesdames et Messieurs les
présidents des conseils régionaux
Note d’information DITN/RES/2007/008
Objet : indexation, état de la question
Dans le cadre du visa des instruments de recherche, la direction des archives de France a
récemment été saisie de nombreuses demandes liées à l’indexation des descriptions
archivistiques, qu’elles soient sous forme papier ou électronique.
Il existe un important corpus de normes, de circulaires, de thesaurus et de fichiers
d’autorités, dont certains sont disponibles en ligne. Cependant, les préconisations de ces outils
pour la construction de mots matières ou de noms de lieux géographiques, de personnes et de
collectivités ne sont pas toujours aisées à mettre en œuvre.
La présente note se propose donc de décrire les principes à suivre pour la normalisation
des descripteurs. Elle annule et remplace la circulaire AD 63-31 du 22 juillet 1963. Les index
1
alphabétiques des fonds d’archives et de leurs inventaires, et elle complète et réactualise la
circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994. Traitement des archives contemporaines. Indexation.
Instruments de recherche (paragraphe 4.3.9, « Index alphabétique »). On trouvera également en
annexe un glossaire, une liste des principaux référentiels existants ainsi que quelques exemples
de descripteurs.
I – Principes généraux, rappel
L’Association française de normalisation (AFNOR) définit l’indexation comme
« l’opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l’aide de représentations des
concepts évoqués dans ce document, c’est-à-dire à transcrire en langage documentaire les
concepts après les avoir extraits du document par une analyse » (Principes généraux pour
l’indexation des documents – Norme AFNOR NF Z 47-102, octobre 1993).
L’indexation en archivistique porte non pas sur le contenu des documents mais sur les
notices descriptives.
« C’est une technique documentaire à deux degrés : en effet, seule l’analyse est faite à
partir des documents eux-mêmes ; elle sert ensuite de support à la sélection des termes
d’indexation. C’est pourquoi, quel que soit le niveau de finesse retenu (groupe de dossiers,
dossier ou pièce), l’indexation repose sur une analyse intelligible, fiable et complète, dont elle est
le complément » (circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994. Traitement des archives
contemporaines. Indexation. Instruments de recherche).
Les deux problèmes majeurs rencontrés dans le travail d’indexation sont le choix du
vocabulaire et le choix du niveau d’indexation.
La normalisation du vocabulaire est indispensable à la cohérence de l’indexation. Cet
effort de normalisation peut être guidé par des référentiels existants, dont beaucoup sont issus de
l’activité d’autres secteurs patrimoniaux que les archives. En France, les professionnels des
bibliothèques notamment ont largement contribué à la production de normes AFNOR en
travaillant sur le formalisme des noms de lieux géographiques, des noms de personnes et des
noms de collectivités.
Il faut également adapter le niveau de précision du vocabulaire d’indexation au niveau de
description de l’analyse (ne pas faire une indexation détaillée au niveau d’un fonds ou d’un sousfonds), et inversement, ne pas indexer de façon trop générale des unités de description dont
l’analyse est très précise.
L’instruction DITN/RES/2005/006 du 30 septembre 2005 relative à la publication
électronique des instruments de recherche recommande d’évaluer l’intérêt de l’indexation par
rapport au plein texte.
« Si l’indexation ne porte que sur des descriptions au niveau des fonds, les résultats
risquent d’être trop pauvres.
2
Positionner l’indexation dès l’écran d’accueil suppose d’avoir tout indexé ou au moins des
ensembles homogènes (par exemple toutes les archives contemporaines).
Enfin, l’indexation est moins nécessaire pour un instrument de recherche très structuré,
comportant des analyses suffisamment précises ».
II – Modalités d’indexation
Les normes ISO et AFNOR relatives à la normalisation des descripteurs sont :
-
ISO 999 (novembre 1996) Information et documentation. Principes directeurs pour
l’élaboration, la structure et la présentation des index ;
-
ISO 2788 (1986) Principes directeurs pour l’établissement et le développement de thesaurus
monolingues ;
-
ISO 5964 (1985) Principes directeurs pour l’établissement et le développement de thesaurus
multilingues 1 ;
-
AFNOR NF Z 47-100 (décembre 1981) Règles pour l’établissement des thesaurus
monolingues ;
-
AFNOR NF Z 47-102 (octobre 1993) Principes généraux pour l’indexation des documents ;
-
AFNOR NF Z 47-200 (mars 1985) Liste d’autorité de matières, structure et règles d’emploi
[norme déclassée] ;
-
AFNOR NF Z 44-001 (novembre 1995) Technologies de l’information. Classement
alphabétique des dénominations ;
-
AFNOR NF Z44-060 (décembre 1996) Documentation - Catalogue d’auteurs et d'anonymes Forme et structure des vedettes de collectivités-auteurs ;
-
AFNOR NF Z44-061 (juin 1986) Documentation - Catalogage - Forme et structure des
vedettes noms de personnes, des vedettes titres, des rubriques de classement et des titres
forgés ;
-
AFNOR NF Z44-070 (août 1986) Documentation - Indexation analytique par matière ;
-
AFNOR NF Z44-081 (septembre 1993) Documentation - Catalogage des documents
cartographiques - Forme et structure des vedettes noms géographiques.
1
Les normes ISO 2788 et ISO 5964 sont en cours de révision et devraient être regroupées en une seule et nouvelle
norme ISO 25964 Information et documentation – Guide pour l’établissement et le développement de thesaurus.
3
Une comparaison des modèles spécifiques recommandés par chacune des normes AFNOR
montre qu’il se dégage des règles communes à toutes les catégories de descripteurs. Ces règles
peuvent être formulées de la façon suivante :
Point d’accès (qualificatif 1 ; qualificatif 2 ; …qualificatif n) -- subdivision 1 -- subdivision 2 -subdivision n
Le point d’accès est le terme choisi pour représenter le concept dans l’index. Dans le cas
d’un nom commun (mot matière, type de document, fonction, activité...), ce point d’accès sera de
préférence un nom ou une expression contenant au moins un nom, toujours au singulier, sauf si la
forme au singulier n’existe pas ou a un autre sens.
Le point d’accès peut comporter un segment de données rejetées après une virgule et un
espace : prénom(s) et/ou particule(s) pour un nom propre de personne, terme générique pour un
nom de lieu, première partie d’une expression composée pour un mot matière. Le rejet après la
virgule de segments faisant partie d’un point d’accès est strictement défini par les normes
AFNOR. Il y est notamment précisé que si un article fait partie intégrante d’un nom propre, il
n’est en général pas rejeté. Par exemple, on aura : « Le Havre (Seine-Maritime) ».
Entre parenthèses, séparés les uns des autres par des points virgule, on trouve un ou des
qualificatifs, c’est-à-dire toute donnée permettant d’éviter tout risque de confusion entre des
homonymes. Dans le cas d’un nom de personne physique, le qualificatif de datation vient en
premier. Dans le cas d’un nom de personne morale ou de lieu, c’est le qualificatif de localisation.
Les qualificatifs de désignation sont très utilisés pour l’indexation des noms de lieux ; une liste en
est même donnée par la norme NF Z 44-081 (aéroport, archipel, atoll, baie, etc.).
Après la parenthèse fermante et un espace, il est possible de saisir en subdivision des
données venant préciser le contexte dans lequel s’applique le concept ou le point de vue selon
lequel on le retient : nom de lieu pour préciser l’aire géographique dans laquelle il est question du
mot matière ; dates du document d’archives pour préciser la période à laquelle un nom de lieu ou
un type de document intervient ; point d’accès subordonné pour un mot matière. S’il y a plusieurs
subdivisions, leur ordre de saisie reflète la hiérarchie des concepts entre eux. Il est proposé de
faire précéder chacune des subdivisions de deux tirets suivis d’un espace, suivant ainsi les
recommandations de la norme NF Z 44-081 sur les noms géographiques.
Concernant les descripteurs Noms de personnes physiques, de familles ou de personnes
morales, outre la lecture des normes AFNOR NF Z 44-061 (collectivités) et NF Z 44-060
(personnes physiques), la consultation des fichiers d’autorité de la BnF
(http://noticesautorites.bnf.fr/) s’avère d’une très grande utilité.
Pour les noms de lieux, diverses difficultés sont susceptibles de survenir, notamment en
raison de la longue durée d’existence des lieux géographiques nommés, et des évolutions
possibles de leur nom, du ressort qu’ils couvrent et du rattachement qui est le leur depuis la date
de production des documents d’archives décrits. La norme AFNOR NF Z 44-081 propose en
section 4 des règles pour le traitement des noms de lieux anciens. Pour ce qui est de
l’identification des lieux géographiques habités sans identité administrative qui ont existé en
France (hameau, lieu-dit, quartier...), les principes en sont définis dans la Géonomenclature
4
historique des lieux habités, rapport rédigé par Jean-Pierre Pélissier et Claude Motte, publié par
la
direction
des
archives
de
France
en
décembre
2003
(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/geonomenclature.pdf).
La norme AFNOR NF Z 44-081 distingue trois objets géographiques : objet ponctuel
(ville, monument, etc.), objet linéaire (cours d’eau, route, chemin de fer, etc.) et objet zonal (aire
géographique). Elle les gère séparément, sans lien entre eux. Ainsi, un objet ponctuel (ville) n’a
pas de relation (terme générique) avec le pays (zonal) dans lequel il se situe. Leur traitement n’est
pas forcément identique : pour les objets ponctuels qui ont changé de nom, le terme d’indexation
est obligatoirement le terme actuel, le terme ancien étant une forme rejetée (par exemple, la
forme rejetée Saïgon renvoie au point d’accès Ho Chi Min Ville) ; pour les objets zonaux les
différentes périodes historiques peuvent être précisées (par exemple Annam (France, 1883-1954)
qui renvoie au terme générique Indochine française (1887-1946)).
Concernant les titres d’œuvres, il ne s’agit pas ici de décrire une œuvre conformément aux
règles générales de description bibliographique, seulement de prévoir le cas où, dans un
instrument de recherche donné, on mentionnerait l’existence d’œuvres (manuscrits littéraires,
conférences, articles...), par exemple d’œuvres du producteur du fonds d’archives décrit, et où
l’on jugerait pertinent d’en réaliser une indexation afin, par exemple, de donner le moyen à
l'utilisateur de trouver facilement les gisements d’œuvres conservés dans le service d’archives.
En ce qui concerne les noms communs (mots matières, types de documents, fonctions), la
règle générale veut que l’on entre ces noms sans majuscule à la lettre initiale (ISO 999:1996,
7.2.2.3), sauf si celle-ci est requise selon les règles de typographie, au singulier (NF Z 44-070,
1.3.2.1), sauf si le pluriel est la seule forme existante ou que le singulier a un autre sens, de
préférence en langage naturel, c’est-à-dire sans faire d’inversion ni de subordination (ISO
999:1996, 7.2.2.4 ; NF Z 44-070, 2.3.1.3). On peut bien sûr utiliser des qualificatifs pour lever les
ambiguïtés, et des subdivisions de datation, de localisation ou de point de vue.
La Directrice des Archives de France
Martine de BOISDEFFRE
5
Annexe 1 : glossaire
Descripteur
« Mot ou groupe de mots retenus dans un thesaurus et choisis parmi un ensemble de termes
équivalents pour représenter sans ambiguïté une notion apparaissant dans un document ou une
demande de recherche documentaire » (AFNOR, NF Z 47-100).
Fichier d’autorité
« Liste ou fichier de points d’accès à utiliser dans un index (par exemple, la forme des noms
propres ou des mots-matières) » (ISO 999).
Liste d’autorité
« Liste des vedettes ou des termes qui doivent être obligatoirement et nécessairement utilisés
dans le catalogage ou l’indexation » (AFNOR, Vocabulaire de la documentation).
Non-descripteur
« Mot ou groupe de mots figurant dans un thesaurus avec interdiction d'emploi et renvoi à un ou
plusieurs descripteurs à utiliser » (AFNOR, NF Z 47-100).
Notice d’autorité
« Notice combinant une entrée d’autorité et des éléments décrivant ce que représente cette entrée
ou renvoyant vers d’autres entrées d’autorité » (ICA-ISAAR(CPF), 2e édition).
Point d’accès
« Nom, mot-clé, phrase, code, etc., permettant de rechercher, d’identifier et de retrouver des
descriptions archivistiques, y compris des notices d’autorité » (ICA-ISAAR(CPF), 2e édition).
Qualificatif
« Terme précisant un point d’accès afin de le distinguer de ses homographes à l’intérieur d’un
même index ; il est séparé du point d’accès par un signe de ponctuation (de préférence des
parenthèses). Le qualificatif fait partie du point d’accès » (IS0 999).
Thesaurus
« Langage établi, a priori commun, normalisé, structuré, qui traduit en termes d'indexation ou de
recherche tout concept devant entrer ou sortir d'un système documentaire donné » (AFNOR, NF
Z 47-100).
6
Annexe 2 : principaux référentiels et outils normatifs
Circulaires, manuels, thesaurus de la direction des Archives de France
Circulaire AD 63-31 du 22 juillet 1963. Les index alphabétiques des fonds d’archives et de
leurs inventaires
Dans les archives, les premières recommandations relatives à la normalisation du vocabulaire ont
été apportées par la circulaire AD 63-31, dont les annexes définissaient quelques règles pour les
index des noms de personnes jusqu’au XVe siècle compris et à partir du XVIe siècle, les index
des noms de lieux et les index des noms de matières. Cette circulaire est devenue obsolète, avec
notamment la publication depuis cette date des normes AFNOR relatives aux points d’accès
normalisés.
Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994. Traitement des archives contemporaines. Indexation.
Instruments de recherche
Plus récemment, la circulaire AD 94-8 a défini les modalités pratiques de l’indexation pour les
archives contemporaines, en s’appuyant notamment sur plusieurs normes AFNOR et ISO :
- Règles d’établissement des thesaurus monolingues, NF Z 47-100, décembre 1981
- Principes généraux pour l’indexation des documents, NF Z 47-102, octobre 1993
- Liste d’autorités de matières, structure et règles d’emploi, NF Z 47-200, mars 1985 [norme
déclassée].
Dans le cas de la publication imprimée d’un instrument de recherche classique, la circulaire pose
le principe d’un index alphabétique unique, recensant les noms de personnes, de lieux et de
matières. Voir : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-8.html
Le thesaurus W
Le thesaurus W paru en 1987 a fait l’objet de refontes en 1989 et 1997 (et d’une mise à jour en
2000), découlant des réflexions formulées par les services d’archives après utilisation. Son
utilisation est obligatoire pour tous les services d’archives territoriaux. Il se compose de 1015
descripteurs et de non-descripteurs répartis selon quatre niveaux de hiérarchisation. Le thesaurus
W est monohiérarchique, c’est-à-dire qu’un descripteur donné n’est rattaché qu’à une seule
branche thématique. On compense cette contrainte par des relations d’association. Le thesaurus
comporte aussi trois listes d’autorités (actions administratives, typologie documentaire, contextes
historiques), dont les termes peuvent être associés à un descripteur du thesaurus pour préciser le
contenu d’un dossier. En 2002, un test de gestion en XML de la chaîne de traitement des archives
contemporaines avait permis la conversion en XML du thesaurus W.
Voir : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/DAFnorme.html
Le thesaurus Priam 3
Le thesaurus Priam 3 s’applique aux documents conservés par les Archives nationales à
Fontainebleau et transférés par les missions des Archives nationales établies dans les différents
ministères. Ce thesaurus est donc utilisé dans la base de données du même nom par le site de
Fontainebleau et les missions. Il sert à compléter la partie analyse des bordereaux de versement.
Il a été établi à partir d’un échantillon représentatif de termes introduits dans le champ objet de la
base de données Priam 3 depuis 1984. Chacune des 22 rubriques peut comporter jusqu’à sept
7
niveaux de description : un terme générique, trois termes spécifiques et des termes faisant partie
d’une liste ouverte mais dont l’ajout est facultatif. Le thesaurus Priam 3 se compose de 3700
descripteurs et non descripteurs. Il comprend aussi des noms propres d’organismes ou
d’entreprises. Pour ces noms, il n’existe pas de contrôle d’autorité, mais beaucoup d’informations
sont déjà enregistrées à ce titre sur les bordereaux de versement, comme les changements de
noms et de responsabilités.
Le thesaurus BORA
Thesaurus monohiérarchique (ou plutôt liste d’autorité) élaboré dans le cadre de l’application
BORA (Base d’orientation et de Recherche dans les Archives – Archives privées) sur trois
niveaux, comportant 7 grandes rubriques : Nature et environnement ; L’homme, vie de
l’individu ; La société ; Les pouvoirs publics ; Affaires étrangères ; Économie ; Pensée, culture,
sciences, religions.
Géonomenclature historique des lieux habités
Ce rapport est le fruit des réflexions d’un groupe de travail sur les besoins des chercheurs,
historiens amateurs ou professionnels et des conservateurs chargés d’indexer des documents
anciens contenant des noms de lieux. Il s’est fixé pour mission d’examiner les circonscriptions,
leurs chefs-lieux et les autres lieux habités sans identité administrative, qui ont existé en France
au cours des temps, et de leur fournir un identifiant unique, un code d’identification, lorsque
celui-ci n'existe pas dans le code officiel géographique (COG). Le rapport a été rédigé par JeanPierre Pélissier (INRA) et Claude Motte (CNRS). Il s’agissait de rédiger la base d’un cahier des
charges pour la mise en œuvre d’une application informatique en utilisant le langage XML.
Voir : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/geonomenclature.pdf
Autres référentiels
RAMEAU
RAMEAU (Répertoire d’autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié) est un langage
d’indexation matière. Ce langage documentaire est utilisé, en France, par la Bibliothèque
nationale de France, les bibliothèques universitaires, de nombreuses bibliothèques de lecture
publique ou de recherche ainsi que plusieurs organismes privés.
Le langage d’indexation RAMEAU se compose d’un vocabulaire de termes reliés entre eux et
d’une syntaxe indiquant les règles de construction des vedettes-matière à l’indexation.
L’ensemble des notices d’autorité - dont le noyau est formé de noms communs et de noms
géographiques - constitue la Liste d’autorité RAMEAU, en ligne à partir du catalogue BN-Opale
Plus de la BnF (mise à jour hebdomadaire) : http://www.bnf.fr
A la différence d’un thesaurus, le langage RAMEAU n’est pas constitué a priori mais enrichi au
fur et à mesure des besoins de l’indexation, à partir des propositions formulées par le réseau de
ses utilisateurs grâce à un Fichier national des propositions RAMEAU.
Thesaurus MOTBIS
Le réseau du Centre national de documentation pédagogique (CNDP/CRDP) a recours au
thesaurus MOTBIS, qui comprend plus de 18000 noms communs organisés en 69
microthesaurus. C’est un thesaurus monohiérarchique (il lie un descripteur spécifique à un seul
générique). Il respecte les principes de monoéquivalence (il lie un non descripteur à un seul
descripteur) et de monoappartenance (il lie un descripteur à un seul champ sémantique).
8
Pour en savoir plus : http://www.motbis.fr/ et http://www.thesaurus.motbis.cndp.fr/site/
Thesaurus Garnier
Garnier (Fançois), Thesaurus iconographique : système descriptif des représentations, Paris : le
Léopard d’or, 239 p., 1984.
Le thesaurus de François Garnier, constitué à la demande du ministère de la Culture, se compose
de 4 rubriques, la première servant à traduire le contenu essentiel de la représentation, les trois
autres précisant les sujets particuliers de la représentation, sa source écrite, sa datation. La
première rubrique ou « Description de la représentation » est fortement hiérarchisée en classes et
constitue le corps même du thesaurus. Cette structure guide l’analyste et lui permet de cheminer
jusqu’au descripteur qui répond le mieux à sa lecture de l’image ou à l’objet de sa recherche. Ce
thesaurus est conçu pour rendre compte des œuvres d’art, essentiellement anciennes (images
bibliques et mythologiques).
9
Annexe 3 : exemples de descripteurs
I – Personnes physiques
Poniatowski, Michel (1922-2002)
Formalisme de base, où l'élément d’entrée est le nom, et où le prénom est rejeté après une virgule (NF
Z44-061, § 2.1.1 et 2.1.2) . On introduit également un qualificatif de datation (fourchette de dates). C’est
aussi la forme internationale de ce nom dans la notice d'autorité de la BnF.
Gaulle, Charles de (1890-1970)
L’élément rejeté comprend le prénom et la particule (NF Z 44-061, § 2.1.1.2). C’est la forme
internationale du nom dans la notice d’autorité de la BnF.
Forme rejetée : De Gaulle, Charles (1890-1970)
Dubois, Dominique (1950-.... ; préfet)
Pour distinguer les personnes homonymes, on ajoute un qualificatif tel que des dates, une fonction ou un
titre.
Dino, Alexandre-Edmond de Talleyrand-Périgord (1813-1894 ; duc de)
Ici on a, dans l’ordre prescrit par la norme AFNOR (NF Z 44-061, § 2.1.3), un qualificatif de datation
(dates d'existence), suivi d'un qualificatif de titre. La particule reliant le titre au nom propre est incluse
dans la parenthèse.
Formes rejetées :
Dino, Duc de (1813-1894)
Talleyrand-Périgord, Alexandre-Edmond de
Périgord, Alexandre-Edmond de Talleyrand-
Louis 14 (roi de France ; 1638-1715)
Pour un souverain, le point d’accès est formé avec le prénom suivi des dates d'existence et du qualificatif
de fonction obligatoire en ce cas (NF Z 44-061, § 2.2). Bien que le bon usage orthographique exige
l’emploi de chiffres romains, on préférera pur l’indexation les chiffres arabes.
II – Familles
Bonaparte (famille)
Le qualificatif de désignation est entre parenthèses.
Nicolay (famille de)
Même formalisme ; la particule est dans la parenthèse comme pour l’exemple de nom de personne
physique plus haut.
Amstel, van (famille)
Forme rejetée : Van Amstel (famille)
10
III – Collectivités
Les noms de personnes morales ou de collectivités doivent être donnés sous la forme la plus
complète possible et sans inversion, mais en omettant l'article initial.
Chapitre cathédral (Sarlat-la-Canéda, Dordogne)
Forme rejetée : Chapitre cathédral de Sarlat
Compagnie des Indes occidentales (France ; compagnie commerciale ; 1664-1674)
Le Formidable (navire) -- 1756-1757
Un navire peut être considéré comme une personne morale. Les dates introduites en subdivision
permettent d’indiquer de quelle période d'activité de cette personne morale il s’agit.
Agence régionale d’information scientifique et technique (Aquitaine)
Forme rejetés : Aquitaine. Agence régionale d'information scientifique et technique
Office public d’aménagement et de construction (Marseille)
Société académique d’Agen
Parti socialiste unifié (France)
Nations unies
Ici il s’agit d’une collectivité internationale, aucun qualificatif de localisation n’est nécessaire.
Compagnie des chemins de fer du Nord-Est
Formes rejetées :
Compagnie anonyme des chemins de fer du Nord-Est
Compagnie du chemin de fer du Nord-Est
Société des automobiles M. Berliet
Formes rejetées :
Automobiles Berliet
Berliet automobile
Berliet automobiles
Société automobile Berliet
Le Monde (Paris, France ; périodique)
Journal, avec un qualificatif de localisation et un qualificatif de désignation et sans rejet de l’article (NF
Z 44-060, § 1.2.4.6). On supprime l’article initial, à moins qu’il ne soit nécessaire de le maintenir quand
il fait partie du nom.
Le point d’entrée des noms de personnes morales pourra aussi être la collectivité dont elles
dépendent. Dans ce cas, on utilisera le point suivi d’une espace pour séparer le nom de la
collectivité principale du nom de la collectivité subordonnée.
France. Contrôle général des finances
11
France. Bailliage (Ardres)
France. Parlement de Pau
Formes rejetées : Parlement de Pau ; Parlement de Navarre
France. Cour des aides de Paris
Forme rejetée : Cour des aides de Paris
France. Amirauté de Bordeaux
Forme rejetée : Amirauté de Guyenne
France. États généraux (1789 ; Versailles)
France. Tribunal révolutionnaire (1793-1795)
Forme rejetée : Tribunal révolutionnaire
France. Ministère de l’intérieur (1791-1830)
France. Ministère de l’agriculture (1829-1836)
France. Ministère de l’agriculture et du commerce (1839-1852)
France. Gouvernement provisoire de la République française (GPRF) (1944-1946)
Aquitaine
Point d’accès à utiliser jusqu'en 1982 pour la région et pour la préfecture de région. Après la réforme de
décentralisation du 2 mars 1982, la préfecture de région est à distinguer de l'ensemble de la région et fait
l'objet d'un point d’accès distinct.
Forme rejetée : Région d’Aquitaine
Aquitaine. Préfecture de région
La Préfecture de région n’est à distinguer de la Région qu’après la réforme de décentralisation du 2 mars
1982. Point d’accès à n’employer qu'à partir de 1982.
Aquitaine. Direction régionale des affaires culturelles
Gironde
Point d’accès à utiliser jusqu’en 1982 pour le département et la préfecture de département. Après mars
1982, la préfecture de département fait l’objet d’un point d’accès distinct.
Forme rejetée : Département de la Gironde ; Préfecture de la Gironde
Gironde. Préfecture
Après la réforme de décentralisation du 2 mars 1982, la Préfecture est à distinguer de l'ensemble du
Département, elle doit faire l'objet d'un point d’accès à n'employer qu'à partir de 1982
Gironde. Sous-préfecture (Langon)
Gironde. Direction départementale de l’agriculture et de la forêt
12
Gironde. Conseil général
Forme rejetée : Conseil général de la Gironde
Gironde. Archives départementales
France. Cour d’appel (Bordeaux)
Bordeaux. Archives municipales
IV – Noms de lieux
Portugal
Il s’agit d’un État souverain actuel ; aucune localisation n’est requise (NF Z 44-081, 1.3.6.1).
Midi-Pyrénées (France ; région administrative)
Ain (Rhône-Alpes, France ; département)
Formalisme à utiliser pour les noms géographiques zonaux localisés en France, qualifiés par une
localisation (département ou région administrative) et une désignation (NF Z 44-081, § 1.3.1). Même si
cela alourdit l’entrée d’index, il est recommandé d’ajouter en localisation le nom du pays, comme on le
fait pour les toponymes étrangers (NF Z 44-081, § 1.3.2), afin de rendre ce descripteur tout à fait explicite
et clair dans un environnement de consultation sur Internet.
Bourges (Cher, France)
La ville, située en France, est localisée dans le département. Il n'y a pas lieu de spécifier une désignation
dans le cas d'une commune.
La Rochelle (Charente-Maritime, France)
Ici l’article fait partie intégrante du nom géographique (on ne peut pas employer le toponyme sans
l’article), il n’est pas rejeté après le nom (NF Z 44-081, § 1.1).
Milan (Lombardie, Italie)
Les toponymes non situés en France sont localisés par le nom du pays précédé du nom de la division
politique ou administrative majeure (province, comté, canton, land, État, etc.), sous réserve qu’ils soient
intégralement contenus dans leurs limites. En l’absence d’homographie, on peut ne localiser qu’au pays.
Habeaurupt (Plainfaing, Vosges, France ; lieu-dit)
Il s’agit d’un lieu habité situé dans une commune. Il est proposé ici de le localiser à cette commune et
d'entrer un qualificatif de désignation. S’il y avait risque de confusion avec une commune de même nom
située dans le même département, on aurait pu ajouter le nom du canton.
Paris (France) -- Théâtre des Champs-Elysées
Il s’agit d’un édifice situé dans la capitale et ayant un nom qui lui est propre. Il est indexé comme une
subdivision géographique du point d’accès (NF Z 44-081, § 3.1.4.1). La capitale d’un État est localisée au
pays (NF Z 44-081, § 1.3.2).
Melun (Seine-et-Marne, France) -- Quartier des Mézereaux
Il s’agit d’un quartier, également traité comme une subdivision géographique de la ville (NF Z 44-081, §
3.1.5). Pour une voie de communication (rue, avenue, boulevard...) le traitement est le même.
13
Força-Real, Château de (Pyrénées-Atlantiques, France)
Il s’agit d’un monument qui n’a pas de nom propre, il tire son nom d’une agglomération ; il est entré
comme point d’accès avec un rejet du terme générique, et bien sûr localisé dans le département français
concerné (NF Z 44-081, § 3.1.4.2).
Moselle (France / Allemagne ; cours d’eau)
Il s’agit d’un objet géographique linéaire s’étendant sur plusieurs pays ; il est localisé par les noms des
pays où sont situées la source et l’embouchure (NF Z 44-081, §1.3.6.2).
Paris à Cherbourg, Route de (France) -- XVIIIe siècle
Ici on a une expression composée d’un terme générique ("route") et de termes spécifiques. On rejette le
terme générique après une virgule (NF Z 44-081, § 1.2.1.1). Un qualificatif de datation peut être introduit
pour préciser la portée du descripteur.
Ille-et-Rance, Canal d’ (France)
Même cas de figure que ci-dessus.
Amance, Lac d’ (Aube, France)
Il s’agit d’un objet géographique naturel. Même type de traitement : on rejette le terme générique après la
virgule, et on localise précisément le toponyme.
Agen, Diocèse d’ (France)
Ici il y a également rejet ; en effet il s’agit d’une aire géographique dont le terme spécifique désigne un
objet géographique ponctuel (la ville) (NF Z 44-081,§ 1.2.1.2).
Ancône (Italie ; province)
Ici il n’y a pas rejet, mais insertion du terme spécifique entre parenthèses comme un qualificatif de
désignation : le terme spécifique ne désigne pas un objet géographique ponctuel (NF Z 44-081, § 1.2.2.4).
Meudon, Forêt de (Hauts-de-Seine, France)
Ici cet objet géographique naturel est traité comme plus haut, avec rejet du terme spécifique. Il est
localisé dans le département, car il dépasse les limites de la commune dont il tire son nom.
Seine (France ; département ; 1795-1968)
Ici on a un objet géographique zonal disparu. On en précise la nature et on en donne les dates d'existence
(NF Z 44-081, § 4.4.1.2).
Louisiane (France ; colonie ; jusqu’à 1803)
C’est le même cas de figure que ci-dessus, on traite ici une entité géographique disparue, sous
dépendance française à l'époque de la production des documents d'archives décrits (NF Z 44-081, §
1.3.3).
Loire-Inférieure (Pays-de-la-Loire, France ; département) [aujourd’hui : Loire-Atlantique (Paysde-la-Loire, France ; département)]
Il s’agit d’un objet géographique zonal qui a changé de nom. La forme normative du descripteur est la
forme actuelle, à la fin de l'entrée d'index, entre crochets ou en utilisant toute autre convention
typographique pourvu qu'elle soit unanimement respectée.
Parme (Emilie-Romagne, Italie) (duché ; 1545-1802)
14
Ici l’objet géographique ancien n’existe plus, mais son nom désigne toujours un objet géographique. On
utilise deux jeux de parenthèses, le premier étant consacré aux qualificatifs de localisation et de
désignation pour le lieu actuel (NF Z 44-081, § 4.4.1.1).
V – Titres d’œuvres
Les faits les plus remarquables de la révolution d’Espagne (Peysson ; poème ; 1810)
Le titre de l’œuvre est le point d'accès, suivi entre parenthèses de tous les qualificatifs utiles pour lever
toutes les ambiguïtés : nom de l’auteur, type d’œuvre, date de publication (ISO 999, 7.3.4.1).
L’histoire médicale de l'armée de Naples (Savaresy ; rapport ; vers 1806)
Le Monde (périodique ; Paris, France ; n° du 1er avril 1975)
Gazeta extraordinaria de Sevilla (périodique ; Espagne ; 1810, n°63)
Le titre est donné dans la langue originale. Dans les deux exemples ci-dessus on identifie le
numéro du périodique qui est effectivement conservé dans le fonds d'archives décrit.
L’élaboration des positions françaises dans les négociations au sein des communautés
européennes (Bernard, Jean-René ; conférence ; 1968)
Portrait de Michel Jobert (Bernard, Jean-René ; 1976)
Correspondances (Bernard, Jean-René ; article ; Revue des Deux Mondes, 1978)
Ici on cite la publication en série dans laquelle l'article a été publié.
15