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Zugängliche
Adobe PDF-Dateien
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Adobe® Acrobat® 5.0
Adobe Acrobat Capture® 3.0
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Erstellen zugängliche Adobe® PDF-Dateien
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vorbehalten unter den Copyright-Gesetzen der Vereinigten Staaten. Adobe Systems Incorporated, 345
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Bestimmungen aus Executive Order 11246 (ergänzte Fassung), Section 402 des Vietnam Era Veterans
Readjustment Assistance Act von 1974 (38 USC 4212), Section 503 des Rehabilitation Act von 1973
(ergänzte Fassung) sowie die Bestimmungen in 41 CFR Parts 60-1 bis 60-60, 60-250 und 60-741. Die
im vorangestellten Satz genannten Bestimmungen im Zusammenhang mit aktiven
Förderungsmaßnahmen zugunsten von Minderheiten werden per Verweis in diese Vereinbarung
eingebunden.
Part Number: BC2782 (2/01)
i
Inhalt
Erstellen zugänglicher
Adobe PDF-Dateien
Das Adobe PDF-Format
........................ 1
Erstellen zugänglicher Dokumente
Die Adobe Acrobat-Software
Überblick
............. 2
................... 3
...................................... 5
Was bedeutet Zugänglichkeit?
................. 6
Vorbereiten von Dokumenten für die
Zugänglichkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Umwandeln von Microsoft Office 2000-Dateien
Umwandeln vorhandener PDF-Dateien
10
. . . . . . . 13
Arbeiten mit gescannten und auf Papier
vorliegenden Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Arbeiten mit Adobe PDF-Formularen
. . . . . . . . . . 19
Verwenden des Zusatzmoduls„Make
Accessible“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Verwenden der Zugriffsprüfung
Verwenden der Tag-Palette
. . . . . . . . . . . . . . . 24
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDFDateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Anhang A: Fehlerbehebung
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Anhang B: Einrichten von Acrobat 5.0 für das
Anzeigen mit hohem Kontrast . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Erstellen zugänglicher
Adobe PDF-Dateien
Das vorliegende Dokument beschreibt detailliert die Grundlagen der Erstellung
und Optimierung von Adobe PDF (Portable Document Format)-Dateien für die
Verwendung durch Benutzer mit Behinderungen, wie z. B. Blindheit und
Sehschwäche.
Anhand der Informationen in dieser Anleitung können Sie mit Hilfe von Adobe
Acrobat® 5.0 und Adobe Acrobat Capture® 3.0 Ihre Dokumente so für die
Weitergabe als Adobe PDF-Dateien vorbereiten, daß diese mit Hilfe Windows®
basierter „assistiver Technologien“ (Unterstützungstechnik für Behinderte), wie
z. B. Screenreadern (Bildschirm-Vorleseprogrammen), problemlos vorgelesen
werden können.
Das Adobe PDF-Format
Beim Adobe Portable Document Format (PDF) handelt es sich um ein weltweit
verwendetes Standardformat für die Weitergabe elektronischer Dokumente. In
diesem Dateiformat werden die Ausgangsdokumente genau so angezeigt, wie sie
erstellt wurden. Das heißt, es bleiben alle Schriftarten, Formatierungen, Farben
und Grafiken erhalten, egal mit welcher Anwendung bzw. auf welcher Plattform
Sie das jeweilige Dokument erstellt haben. Mit Hilfe der kostenlos verfügbaren
Software Adobe Acrobat Reader™ können Adobe PDF-Dateien auf einer Vielzahl
von Hardware- und Betriebssystemplattformen zuverlässig geöffnet werden.
Unter Verwendung der Adobe Acrobat 5.0-Software können Sie jedes
elektronische Dokument bzw. jede Web-Seite in das Adobe PDF-Format
umwandeln. Für die Umwandlung von gescannten Seiten in durchsuchbare
Seiten im Adobe PDF-Format steht Adobe Acrobat Capture 3.0 zur Verfügung.
Das Adobe PDF-Format hat sich zu einem Standardformat im World Wide Web
entwickelt und wird darüber hinaus auch zur Weitergabe elektronischer
Dokumente über Unternehmensnetzwerke, per E-Mail oder auf CD-ROMs
verwendet. Viele Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden
verwenden das Adobe PDF-Format zur Weitergabe von Dokumenten an die
Öffentlichkeit bzw. an andere Struktureinheiten innerhalb ihrer jeweiligen
Organisation. Auch in den Bereichen E-Business und E-Government gewinnt
Adobe PDF immer mehr an Bedeutung. Durch die Unterstützung von
elektronischen Formularen, digitalen Unterschriften und elektronischen
2
Anmerkungen sowie die Möglichkeit, die Dokumente per Kennwort zu schützen,
ist dieses Format die ideale Plattform, um bisher stets auf Papier basierende
Prozesse auf uneingeschränkt interaktive digitale Prozesse umzustellen.
Egal, ob Sie ein Dokument im HTML-, Adobe PDF- oder in einem anderen
Format veröffentlichen, das Erstellen von Dokumenten, die auch sehbehinderten
Benutzern zugänglich sind (im folgenden als „zugängliche Dokumente“
bezeichnet), erfordert viel mehr, als das bloße exakte Reproduzieren des
Originaldokuments. Benutzer ohne Sehbehinderung können mit einem Blick auf
eine gedruckte Seite die einzelnen Titel, Unterüberschriften, Textspalten,
Kopfzeilen, Fußzeilen usw. ohne Schwierigkeiten erkennen und unterscheiden.
Durch optische Besonderheiten, wie die Positionierung des Textes auf der Seite,
Hervorhebungen durch Fettdruck u. ä. sowie unterschiedliche Schriftgrößen läßt
sich die Struktur von Dokumenten leicht erfassen, so daß das Lesen und
Zurechtfinden auf der Seite keinerlei Problem darstellt.
Assistive Technologien, wie z. B. Screenreader, können sich leider nicht auf
solche optischen Hinweise verlassen, sondern sind darauf angewiesen, die
Struktur des Dokuments mittels der zugrunde liegenden computerbasierten
Informationen nachzuvollziehen. Daher sind für das Erstellen von zugänglichen
Dokumenten dieser Art zwei Dinge ganz entscheidend:
•
Originaldokumente müssen vom Verfasser so bearbeitet werden, daß sie nicht
nur den Inhalt (wie z. B. den Text des Dokuments) enthalten, sondern daß
darin auch Informationen zur Struktur des Inhalts vorhanden sind (wie z. B.
Angaben zum Textfluß innerhalb der Seite sowie über die einzelnen Seiten
hinweg).
•
Es müssen Publishing-Programme und -Instrumente, wie z. B. Adobe
Acrobat und das Adobe PDF-Dateiformat, verwendet werden, mit denen der
Inhalt sowie die Struktur erhalten und kodiert werden können, so daß die
Dokumente durch assistive Technologien interpretiert werden können.
Dabei ist auf folgende Punkte zu achten:
•
Die Verfasser müssen sich über die Besonderheiten des Schreibens solcher
Dokumente im Klaren sein und wissen, wie dies umgesetzt werden kann.
•
Programme zum Verfassen und Publizieren können erweitert werden, um die
Verfasser beim Erstellen von zugänglichen Dokumenten zu unterstützen.
3
Erstellen zugänglicher Adobe PDF-Dateien
Diese Anforderungen gelten für alle Arten von Publishing-Umgebungen, egal,
welches Dateiformat oder welche Anwendung dabei verwendet wird. Wenn die
Benutzer, die sich Ihre Dokumente mit einem Screenreader vorlesen lassen, in
der Lage sein sollen, sich in den Dokumenten ordentlich zurechtzufinden,
müssen die zugrunde liegenden Strukturinformationen vorhanden sein.
Adobe Acrobat 5.0 verfügt über eine Reihe von Funktionen und Merkmalen, die
Benutzern mit Behinderungen den Zugang zu Dokumenten erleichtert. Im
Einzelnen handelt es sich dabei um folgende Funktionen:
•
Beim Umwandeln von Microsoft Office 2000-Dateien in das Adobe PDFFormat werden Adobe PDF-Dateien mit Tags („getaggte“ Adobe PDFDateien) erstellt, mit deren Hilfe Screenreader besser die richtige Reihenfolge
der Informationen im Dokument erfassen kann.
•
Neue und vorhandene PDF-Dateien werden mit dem optionalen
Zusatzmodul „Make Accessible“ (Zugänglich machen) in Adobe PDFDateien mit Tags umgewandelt.
•
Die Software enthält Werkzeuge zur Fehlerbehebung sowie zur
Zugänglichkeitsoptimierung von Adobe PDF-Dateien. Dazu gehören die
Zugriffsprüfung, die Tag-Palette usw.
•
Das Programm unterstützt die MSAA-API (Microsoft® Active Accessibility
Application Programming Interface) für die Windows-Plattform zur
Integration mit assistiven Produkten, wie z. B. den Screenreadern von GW
Micro (www.gwmicro.com) und Freedom Scientific
(www.freedomscientific.com).
•
Die Bedien- und Nutzbarkeit wurde verbessert und erweitert. Dazu gehören
neue Tastaturbefehle, die Unterstützung für die Anzeige mit hohem Kontrast
und die Möglichkeit, Text auf dem Bildschirm zu vergrößern und neu fließen
zu lassen.
Adobe Acrobat Capture 3.0 ist inzwischen ein leistungsfähiges, flexibles
Werkzeug, mit dem Sie Dokumente, die nur auf Papier ausgedruckt vorliegen, in
zugängliche Adobe PDF-Dateien umwandeln können. Das Programm weist u. a.
folgende Merkmale auf:
4
•
Das exakte Aussehen des Originaldokuments bleibt erhalten, während
gleichzeitig mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Software
sichergestellt wird, daß der gescannte Text erkannt wird und für die
Volltextsuche im Dokument zur Verfügung steht.
•
Unter Zuhilfenahme des QuickFix-Werkzeugs läßt sich der per OCR erkannte
Text schnell und einfach überprüfen und korrigieren.
•
Bereiche der Seite können als Text- oder Grafikbereiche festgelegt werden, so
daß nur die gewünschten Informationen extrahiert werden und sich das
Risiko von OCR-Erkennungsfehlern verringert.
•
Es werden automatisch Hyperlinks und Lesezeichen hinzugefügt, so daß die
Benutzer problemlos auch mit Inhaltsverzeichnissen, Indexen u. ä. arbeiten
können.
•
Beim Umwandeln von auf Papier vorliegenden Dokumenten in das Adobe
PDF-Format mit Hilfe des optionalen Agenten „Tag Adobe PDF“ entstehen
„getaggte“ Dateien.
Wichtig: Für die hier beschriebenen Funktionen werden das Zusatzmodul „Make
Accessible“ für Acrobat 5.0 und der Agent „Tag Adobe PDF“ für Acrobat Capture 3.0
benötigt. Informationen dazu, wie Sie diese optionalen Komponenten beziehen
können, finden Sie unter „Verwenden des Zusatzmoduls „Make Accessible““
auf Seite 22 und „Arbeiten mit gescannten und auf Papier vorliegenden
Dokumenten“ auf Seite 14.
5
Überblick
In dieser Anleitung finden Sie Informationen zu den Grundverfahren und
-techniken, mit denen Sie zugängliche Adobe PDF-Dateien erstellen können. Der
jeweilige Ablauf hängt dabei davon ab, was für ein Dokument zugänglich
gemacht werden soll. In dieser Anleitung finden Sie Informationen zu den
folgenden Punkten:
•
Verfassen von zugänglichen Dokumenten mit konkreten Anweisungen, wie in
Microsoft Office 2000-Anwendungen strukturierte Dokumente zu erstellen
sind
•
Erstellen von Adobe PDF-Dateien mit Tags unter Verwendung des Adobe
PDFMaker-Zusatzmoduls für Microsoft Office-Anwendungen
•
Optimieren der Zugänglichkeit vorhandener Adobe PDF-Dateien
unter Verwendung der in Acrobat 5.0 verfügbaren Werkzeuge
•
Umwandeln von auf Papier vorliegenden Dokumenten in zugängliche Adobe
PDF-Dateien unter Verwendung von Adobe Acrobat Capture 3.0 und des
Agenten „Tag Adobe PDF“
•
Erstellen zugänglicher Formulare in Acrobat 5.0
In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, daß Sie mit den genannten
Anwendungen vertraut sind und diese bedienen können. Ausführlichere
Informationen zu den einzelnen Anwendungen und Funktionen finden Sie in
den Benutzerhandbüchern des jeweiligen Produkts.
6
Adobe hat es sich zum Ziel gesetzt, Lösungen bereitzustellen, mit denen
möglichst viele Personen Zugriff auf die Adobe Acrobat-Software und Zugang zu
den Informationen in Adobe PDF-Dateien erhalten. Der Begriff „Zugang“ bzw.
„Zugänglichkeit“ (häufig wird in diesem Zusammenhang auch der englische
Begriff „Accessibility“ verwendet) bezieht sich dabei im weitesten Sinne auf den
Zugang durch Personen mit verschiedenen Behinderungen. So wird
beispielsweise für Personen, die im Rollstuhl sitzen, Zugänglichkeit dadurch
gewährleistet, daß Rampen gebaut werden. Für Personen mit herabgesetzter
Lese-fähigkeit kann dies heißen, daß Dokumente in einfachem Deutsch mit
vielen Abbildungen geschrieben werden.
Beim Erstellen und Veröffentlichen von Adobe PDF-Dateien mit Adobe Acrobat
ist die Palette der möglichen Behinderungen, auf die Rücksicht genommen
werden muss, wesentlich kleiner.
Adobe Acrobat 5.0 bietet verschiedene Funktionen zur Verbesserung der
Bedienbarkeit des Produkts. Dazu gehören u. a.:
•
erweiterte Tastaturbefehle für Benutzer mit unterschiedlichsten Behinde
rungen bis hin zur eingeschränkten Bewegungsfähigkeit
•
Unterstützung für die Anzeige mit hohem Kontrast und die Möglichkeit, Text
auf dem Bildschirm zu vergrößern und neu fließen zu lassen, um Benutzern
mit geringer Sehschärfe zu helfen
•
Unterstützung von assistiven Produkten, wie z. B. Screenreadern,
durch die MSAA-API für die Windows-Plattform
Das Erstellen und Optimieren von Dateien zur Verwendung mit assistiver
Technologie, wie z. B. Screenreadern, dürfte mit zum Komplexesten gehören,
was in Acrobat 5.0 gemacht wird. Mit Hilfe von Screenreadern sind
sehbehinderte Benutzer in der Lage, mit dem Computer zu interagieren. Diese
Programme interpretieren dabei, was auf dem Bildschirm passiert, und senden
diese Informationen an entsprechende Sprachausgabegeräte.
7
Bei der Optimierung der Zugänglichkeit Ihrer Dokumente für die Benutzer und
die von ihnen verwendeten Screenreader müssen einige Punkte berücksichtigt
werden, die im folgenden zusammengestellt sind:
Logische Lesereihenfolge: Dokumente sind leichter zugänglich, wenn beim
Verfassen auf die Einhaltung einer logischen Struktur geachtet wird. Durch die
Verwendung der anwendungsspezifischen Funktionen und Werkzeuge zum
Definieren und Erstellen der Dokumentstruktur (Titel, Kapitel, Überschriften,
mehrspaltiger Text usw.) ist es für assistive Technologien, z. B. Screenreader,
leichter, die logische Lesereihenfolge des Inhalts eindeutig zu erkennen. Wenn
ein Dokument beispielsweise ordnungsgemäß mit zwei Spalten verfasst wurde,
um ein zweispaltiges Format zu erstellen, erkennt der Screenreader, daß er
zunächst die erste Spalte bis ganz nach unten und anschließend die zweite Spalte
lesen muß. Wenn der Verfasser dagegen mit Tabulatoren gearbeitet hat, um dem
Text das Aussehen eines zweispaltigen Texts zu verleihen, würde der
Screenreader dieses Layout nicht als zweispaltig erkennen. Er würde dann einfach
von links nach rechts lesen und damit zunächst die erste Zeile der ersten Spalte
lesen, um dann direkt im Anschluß die erste Zeile in der zweiten Spalte zu lesen.
Alternative Texte für Bilder: Wenn das Dokument Bilder enthält, sollten diese
zusätzlich in Textform beschrieben werden. Solche alternativen Beschreibungen
von Bildern können Sie beispielsweise mit der Tag-Palette hinzufügen.
Anweisungen zu dieser Palette finden Sie weiter unten in dieser Anleitung. Wenn
ein Screenreader im Dokument auf ein solches Bild stößt, liest er den
Beschreibungstext (Alternativtext) vor, so daß der Benutzer einen Eindruck
davon erhält, was in der Abbildung zu sehen ist.
Gescannte Dokumente mit zugänglichem Text: Der Text in Dokumenten, die
von Papier gescannt wurden, kann meistens nicht von der Suchfunktion
durchsucht werden und ist auch nicht für Screenreader zugänglich. So kann es
sich bei solchen Dokumenten beispielsweise um PDF-Nur-Bild-Dateien
handeln, die nichts weiter als ein Bitmap-Bild des Dokuments sind, das in eine
PDF-Datei eingebettet ist. Da PDF-Nur-Bild-Dateien keinen Text enthalten, der
von einem OCR-Programm bearbeitet wurde, ist deren Inhalt nicht
durchsuchbar. Das bedeutet, daß die Abbildung einer Textseite einfach nur ein
Bild ist, das von Screenreadern nicht übersetzt werden kann. Wird die Bilddatei
oder die PDF-Nur-Bild-Datei aber in ein Adobe PDF-Dokument mit Tags
umgewandelt und wurde die Datei dabei von einem OCR-Programm (z. B.
8
Adobe Acrobat Capture 3.0) bearbeitet, ist der Screenreader in der Lage, das
Dokument als Text zu erkennen und vorzulesen.
Sicherheit bei zugänglichem Text: Handelt es sich bei den Dokumenten um
Acrobat 4.0-kompatible Dokumente, bei denen das Kopieren von Text und
Grafiken gesperrt wurde, bzw. handelt es sich um Acrobat 5.0-kompatible
Dokumente, bei denen die Zugänglichkeit nicht aktiviert wurde, führen diese
Sicherheitseinstellungen dazu, daß die Dokumente für Screenreader nicht
zugänglich sind. Anweisungen dazu, wie Sie vorgehen müssen, um Dokumente
zugänglich zu machen, ohne deren Sicherheit zu gefährden, finden Sie unter
„Text ist nicht lesbar, weil das Adobe PDF-Dokument mit einem Kennwort
geschützt ist und das Kopieren und Extrahieren von Inhalt nicht zugelassen ist.“
auf Seite 29.
Verknüpfungen: Das Dokument sollte sinnvolle Verknüpfungen und andere
interaktive Elemente enthalten, so daß die Benutzer direkt zum gewünschten
Abschnitt gelangen können.
Navigation: Das Dokument sollte sinnvolle Navigations- und
Organisationshilfen enthalten, wie z. B. ein Inhaltsverzeichnis und
aussagekräftige Überschriften. Dadurch können sich Benutzer leicht im
Dokument bewegen und sie müssen nicht das ganze Dokument Seite für Seite
lesen, um das Gesuchte zu finden.
Sprache des Dokuments: Die aktuellen Screenreader sind so gestaltet, daß sie das
Dokument in einer bestimmten Sprache vorlesen. Sie sollten aber in der Struktur
die Sprache für das Dokument festlegen, um so zukünftigen Screenreadern die
Möglichkeit zu bieten, die Sprache entsprechend zu wechseln, sobald der techno
logische Fortschritt dies zuläßt. Außerdem interpretiert die Zugriffsprüfung
(Informationen dazu erhalten Sie später in dieser Anleitung) das Fehlen der
Angabe der Dokumentsprache als Fehler.
9
Vorbereiten von Dokumenten für die Zugänglichkeit
Mit Adobe Acrobat 5.0 können Sie Adobe PDF-Dateien mit logischer
Dokumentstruktur erstellen. Unter logischer Struktur versteht man die
Organisation des Dokuments, von der Titelseite, über die Kapitel bis hin zu den
Abschnitten und Unterabschnitten. Durch eine logische Struktur stellen Sie
sicher, daß die Screenreader die richtige Lesereihenfolge erkennen können.
Außerdem wird dadurch bei längeren und umfangreicheren Dokumenten die
Navigation verbessert. Acrobat 4.0 verfügte zwar bereits über einige
Strukturinformationen, die ein gewisses Maß an Zugänglichkeit gewährleistet
haben, mit Acrobat 5.0 sind Sie aber in der Lage, Adobe PDF-Dateien mit Tags zu
erstellen, was nicht nur der logischen Struktur, sondern auch der Zugänglichkeit
zugute kommt.
Adobe PDF-Dateien mit Tags bieten beispielsweise folgende Vorteile:
•
Tags gewährleisten, daß sich die Informationen in der richtigen
Lesereihenfolge auf der Seite befinden.
•
Mittels Absatzattribute wird gewährleistet, daß der Text richtig fließt.
•
Tags gewährleisten die zuverlässige Übersetzung des gesamten Texts in
Unicode (Standard zur Beschreibung von Textzeichen ohne Rücksicht auf die
Schriftart). Auf diese Weise werden auch Ligaturen und Silbentrennungen
richtig interpretiert, so daß alle Zeichen und Wörter von einem Screenreader
korrekt vorgelesen werden können.
•
Tags gewährleisten, daß Dokumente zuverlässig in das RTF (Rich Text
Format)-Format exportiert und damit auch in anderen Anwendungen
verwendet werden können.
Hinweis: Acrobat 5.0 wird zusammen mit dem Zusatzmodul „Adobe PDFMaker“
ausgeliefert, mit dem Adobe PDF-Dateien mit Tags direkt in Microsoft Office 2000Anwendungen erstellt werden können.
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie Ihre Dateien mit Acrobat
5.0 in Adobe PDF-Dateien mit Tags umwandeln können.
10
Umwandeln von Microsoft Office 2000-Dateien
Beim Installieren von Acrobat 5.0 wird in Ihren Windows Office 2000Anwendungen Adobe PDFMaker 5.0 installiert. Mit PDFMaker 5.0 können Sie in
Word 2000, Excel 2000 oder PowerPoint 2000 Adobe PDF-Dateien mit Tags
erstellen, in denen Hyperlinks, Formatvorlagen, Lesezeichen und die Struktur der
Tabellen des Ausgangsdokuments erhalten bleiben.
Tips zum Gewährleisten der Zugänglichkeit von Adobe PDFDateien
Die folgenden Tips sollen Ihnen helfen, die Struktur Ihrer Dateien und damit
deren Zugänglichkeit zu verbessern:
•
Erstellen Sie Ihre Word-Dokumente in Word 2000 anstatt in Word 97. Öffnen
Sie in Word 97 erstellte Dateien und speichern Sie diese in Word 2000. In
Word 2000 können Sie Adobe PDF-Dateien mit Tags erstellen. Diese Dateien
sind besser zugänglich als die strukturierten Adobe PDF-Dateien, die aus
Word 97-Dokumenten erstellt werden können.
•
Verwenden Sie zum Formatieren von Text in Microsoft Word (Titel,
Überschriften, Absätze usw.) Formatvorlagen. Die Formatvorlagen enthalten
Strukturinformationen, die für das Erstellen von Adobe PDF-Dateien mit
Tags wichtig sind. Sie sollten daher den Abstand zwischen zwei Absätzen
beispielsweise nicht durch Drücken der Eingabetaste vergrößern, sondern
stattdessen die Absatzformateinstellungen „Abstand vor“ und „Abstand
nach“ verwenden.
•
Erstellen Sie Textspalten in Word nur mit dem Befehl „Spalten“. Verwenden
Sie auf keinen Fall Tabulatoren, um das Aussehen eines zweispaltigen Textes
vorzutäuschen.
•
Verwenden Sie zum Erstellen von Tabellen in Word den Befehl „Tabelle
zeichnen“, oder klicken Sie auf das Symbol „Tabelle und Rahmen“ bzw.
„Tabelle einfügen“.
•
Versehen Sie alle Abbildungen mit alternativem Text, um die Abbildung zu
beschreiben. In Word steht Ihnen dazu beispielsweise die Registerkarte „Web“
des Dialogfeldes „Grafik formatieren“ zur Verfügung.
•
Wenn Sie eine Illustration aus mehreren kleineren Abbildungen erstellt
haben, fügen Sie mit dem Befehl „Gruppieren“ diese zu einer Abbildung
zusammen.
11
Erstellen zugänglicher Adobe PDF-Dateien in einer Microsoft Office
2000-Anwendung
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie in Word 2000, Excel 2000 oder
PowerPoint 2000 zugängliche Adobe PDF-Dateien erstellen können. Zur
Veranschaulichung wird im folgenden ein Word 2000-Dokument erstellt. Diese
Anweisungen lassen sich aber sinngemäß auch auf die anderen Microsoft
Office 2000-Anwendungen übertragen.
So erstellen Sie eine zugängliche Adobe PDF-Datei in einer Microsoft OfficeAnwendung:
1 Öffnen sie das Dokument in der Microsoft Office-Anwendung.
2 Wählen Sie „Acrobat“ > „Konvertierungseinstellungen ändern“.
3 Klicken Sie auf die Registerkarte „Office“.
4 Wählen Sie die Optionen wie unten abgebildet aus. Achten Sie insbesondere
darauf, daß die Option „Tags in PDF einbetten (Zugriff, Umfließen)“ aktiviert
und die Option „Seitenbezeichnungen (z. B. iii, A-1)“ deaktiviert ist.
5 Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte „Lesezeichen“.
12
6 Wählen Sie aus der Liste die Formatvorlagen, für die Sie Adobe PDF-
Lesezeichen erstellen möchten. Klicken Sie auf „OK“.
7 Wählen Sie in der Menüleiste der Microsoft Office-Anwendung „Acrobat“ >
„In Adobe PDF konvertieren“, oder klicken Sie in der Symbolleiste der
Anwendung auf die Schaltfläche „In Adobe PDF konvertieren“.
8 Geben Sie der Datei einen Namen, und speichern Sie sie.
Sie haben damit eine Adobe PDF-Datei erstellt, in der der Inhalt sowie die
Struktur des Dokuments gewahrt bleiben.
Bevor Sie diese Datei nun veröffentlichen, sollten Sie die Datei noch mit den
Zugänglichkeitswerkzeugen von Acrobat 5.0 optimieren. Gehen Sie dazu wie
unter „Verwenden der Zugriffsprüfung“ auf Seite 24 beschrieben vor. Sofern
nötig, verwenden Sie die Tag-Palette (siehe dazu „Verwenden der Tag-Palette“
auf Seite 26). Testen Sie dann die Datei mit einem Screenreader. Anweisungen
dazu finden Sie unter „Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien“
auf Seite 28.
13
Umwandeln vorhandener PDF-Dateien
Das Gros der vorhandenen PDF-Dateien wurde nicht mit einer Microsoft Office
2000-Anwendung erstellt. In diesem Abschnitt werden daher die Grundschritte
beschrieben, mit denen Sie diese bereits vorhandenen PDF-Dateien in
zugängliche Dateien umwandeln können.
So wandeln Sie vorhandene PDF-Dokumente in zugängliche Dateien um:
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
•
Wenn Sie die Originaldatei besitzen, auf der die PDF-Datei basiert, wandeln
Sie diese unter Verwendung der neuesten Version der Ausgangsanwendung
und von Acrobat 5.0 in eine neue Adobe PDF-Datei um. Folgen Sie dann den
Anweisungen unter „Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien“
auf Seite 28.
•
Wenn Sie weder die Originaldatei noch die Anwendung besitzen, in der diese
Datei erstellt wurde, öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat 5.0. Folgen Sie dann
den Anweisungen unter „Verwenden des Zusatzmoduls „Make Accessible““
auf Seite 22.
•
Wenn die PDF-Datei erstellt wurde, indem ein auf Papier vorliegendes
Dokument gescannt und das Bitmap-Bild mit Hilfe von Acrobat als Adobe
PDF-Datei gespeichert wurde (auch als PDF-Nur-Bild-Datei bezeichnet),
siehe „Arbeiten mit gescannten und auf Papier vorliegenden Dokumenten“
auf Seite 14.
Zugänglichkeitswerkzeugen von Acrobat 5.0 optimieren. Folgen Sie dann den
Anweisungen unter „Verwenden der Zugriffsprüfung“ auf Seite 24. Verwenden
Sie ggf. die Tag-Palette (siehe dazu „Verwenden der Tag-Palette“ auf Seite 26).
Testen Sie dann die Datei mit einem Screenreader. Anweisungen dazu finden Sie
unter „Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien“ auf Seite 28.
14
Arbeiten mit gescannten und auf Papier vorliegenden Dokumenten
Arbeiten mit gescannten und auf Papier
vorliegenden Dokumenten
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Adobe PDF-Dateien mit Tags
erstellen können, wenn es sich beim Ausgangsdokument um ein auf Papier
vorliegendes Dokument, um ein gescanntes Bild eines auf Papier vorliegenden
Dokuments oder um eine PDF-Nur-Bild-Datei handelt.
Mit Acrobat 5.0 und einem Scanner können Sie ein auf Papier vorliegendes
Dokument in eine Adobe PDF-Datei umwandeln. Dabei entsteht aber stets nur
eine PDF-Nur-Bild-Datei, also ein Bitmap-Bild der jeweiligen Seite. Solch eine
Datei kann zwar in Acrobat angezeigt werden, der in ihr enthaltene Text wird
aber nicht als Zeichen und Wörter erkannt. Dies bedeutet unter anderem, daß
der Text dieser Seiten von Acrobat oder einem Screenreader nicht als Text
erkannt wird und damit nicht zugänglich ist.
Wenn der Text in einer PDF-Nur-Bild-Datei durchsuch-, bearbeit- und
kopierbar gemacht werden soll und die Datei in eine zugängliche Adobe PDFDatei mit Tags umgewandelt werden soll, müssen Sie den Text auf den Seiten der
Datei mit Adobe Acrobat Capture 3.0 erfassen und extrahieren. Wenn Sie von
Papier gescannte Dokumente haben und die gescannten Bilder noch nicht als
Adobe PDF-Dateien gespeichert sind, können Sie mit Acrobat Capture Adobe
PDF-Dateien mit Tags erstellen.
Adobe Acrobat Capture 3.0 versetzt Sie in die Lage, angepaßte Arbeitsabläufe für
Ihre spezifischen Dokumentverarbeitungsanforderungen einzurichten. Im
folgenden werden die Grundschritte zum Erstellen eines an die individuellen
Anforderungen angepaßten Arbeitsablaufs erläutert, mit dem die Schritte zum
Erstellen und Umwandeln von PDF-Nur-Bild-Dateien und gescannten Bildern
in zugängliche Adobe PDF-Dateien automatisiert werden.
15
Wichtig: Zum Erstellen von PDF-Dateien mit Tags benötigen Sie den Agenten „Tag
Adobe PDF“. Dabei handelt es sich um einen separaten Agenten, der ab 2. Quartal
2001 bei Adobe erworben werden kann. Weitere Informationen dazu finden Sie auf
der Acrobat Capture-Produktseite unter www.adobe.com.
PDF-Nur-Bild-Arbeitsablauf und Bilddatei-Arbeitsablauf
Im folgenden wird das Einrichten eines Arbeitsablaufs für die Umwandlung von in
Papierform vorliegenden Dokumenten bzw. PDF-Nur-Bild-Dateien in durchsuchbare
Adobe PDF-Dateien mit Tags beschrieben:
1 Richten Sie in Acrobat Capture 3.0 einen Arbeitsablauf ein, der aus den
folgenden Agenten in der genannten Reihenfolge besteht:
•
(Nur bei PDF-Nur-Bild-Dateien) Teilen Sie mehrseitige PDF-Nur-BildDateien so auf, daß jede Seite der PDF-Nur-Bild-Datei einzeln verarbeitet
wird.
•
(Nur bei PDF-Nur-Bild-Dateien) Wandeln Sie das Bild in das TIFF-Format
um, so daß das Bild auf der jeweiligen Seite durch die OCR-Software des
Capture Image-Agenten verarbeitet werden kann.
•
Lassen Sie die OCR-Software jede einzelne Seite verarbeiten. Aus welchen
Bereichen Text extrahiert wird, kann zuvor mit der Bereichsvorlage festgelegt
werden. (Mit der Bereichsvorlage kann angegeben werden, welche Bereiche
als Textbereiche und welche Bereiche als Bildbereiche betrachtet werden
sollen.)
•
Bearbeiten Sie die Seite mit dem QuickFix-Werkzeug, um Text, bei dem es
Erkennungsprobleme gegeben haben könnte, zu überprüfen und zu
korrigieren.
•
Stellen Sie die einzelnen Seiten mit der entsprechenden Funktion zu einem
Gesamtdokument zusammen.
16
•
Exportieren Sie das Dokument mit dem PDF-Agenten als Adobe PDF-Datei.
•
Erstellen Sie mit dem Agenten „Tag Adobe PDF“ eine Adobe PDF-Datei mit
Tags. (Der Agent „Tag Adobe PDF“ ist ein separat erhältliches Adobe
Zusatzmodul.)
•
Speichern Sie die Datei als Adobe PDF-Datei am gewünschten Ort.
2 Klicken Sie auf „Done“.
3 Wählen Sie in der Palette „Configure“ den Agenten „Export to PDF“. Klicken
Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Properties“.
4 Klicken Sie auf die Registerkarte „General“. Wählen Sie unter „Page Content“
die Option „Formatted Text and Graphics“ oder „Searchable Image Exact“.
(Dies sind die beiden einzigen Arten von Adobe PDF-Dateien, die zugänglich
gemacht werden können.) Klicken Sie dann auf „OK“.
5 Wählen Sie in der Palette „Configure“ den Agenten „Tag Adobe PDF“.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Properties“.
17
6 Legen Sie fest, welche Sprache bei der Erkennung von Worttrennungen
verwendet werden soll, wählen Sie die Optionen wie dargestellt aus, und
klicken Sie auf „OK“.
7 Wählen Sie in der Palette „Configure“ den Agenten „Store File“ (Datei
speichern). Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie
„Properties“ aus.
8 Geben Sie an, wo die zu erstellende Adobe PDF-Datei gespeichert werden soll,
und klicken Sie auf „OK“.
18
Wenn Sie den von Ihnen erstellten Acrobat Capture-Arbeitsablauf ausführen möchten,
gehen Sie folgendermaßen vor:
1 Öffnen Sie Acrobat Capture.
2 Klicken Sie auf die Palette „Configure“.
3 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Run“ ( ) für Ihren Agenten „Tag Adobe
PDF“ in der Palette „Configure“.
4 Klicken Sie auf die Palette „Submit“.
5 Wählen Sie in der Palette die Ordner und Dateien aus, aus denen Text
extrahiert werden soll.
6 Legen Sie am unteren Rand der Palette „Submit“ fest, wie Dateien behandelt
und die Bilder kombiniert werden sollen.
7 Wählen Sie im Menü „Target Workflow“ am unteren Rand der Palette
„Submit“ den von Ihnen erstellten Arbeitsablauf aus.
8 Klicken Sie am unteren Rand der Palette auf die Schaltfläche „Submit to
Workflow“.
9 Bearbeiten Sie die einzelnen Seiten mit dem QuickFix-Werkzeug, um Text,
bei dem es Erkennungsprobleme gegeben haben könnte, zu überprüfen und
zu korrigieren.
Die Bilddateien werden automatisch zu einer einzelnen Datei zusammengefügt,
in das Adobe PDF-Format mit Tags exportiert und gespeichert.
Zugänglichkeitswerkzeugen von Acrobat 5.0 optimieren. Folgen Sie dann den
Anweisungen unter „Verwenden der Zugriffsprüfung“ auf Seite 24. Sofern nötig,
verwenden Sie die Tag-Palette (siehe dazu „Verwenden der Tag-Palette“
auf Seite 26). Testen Sie dann die Datei mit einem Screenreader. Anweisungen
dazu finden Sie unter „Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien“
auf Seite 28.
19
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Formularfelder in Adobe PDFDateien erstellen können. Auf diese Weise erstellte Formulare können von
Screenreadern in der richtigen Reihenfolge vorgelesen werden; darüber hinaus
enthalten die einzelnen Formularfelder nützliche inhaltliche Informationen, die
ebenfalls vorgelesen werden können.
Der erste Schritt beim Erstellen von zugänglichen Adobe PDF-Formularen
besteht darin, aus einer in einer bestimmten Anwendung angelegten
Ausgangsdatei eine Adobe PDF-Datei mit Tags zu erstellen bzw. eine bereits
vorhandene Adobe PDF-Datei mit Hilfe des Zusatzmoduls „Make Accessible“ in
Acrobat 5.0 in eine Adobe PDF-Datei mit Tags umzuwandeln (siehe oben). Viele
Formulare verfügen jedoch über grafisch aufwendige Layouts mit kleinen
Textabschnitten innerhalb von Tabellengruppen, eingebetteten
Ausfüllhinweisen und anderen willkürlich formatierten Textelementen und
Abbildungen. Die Anwendung des „Make Accessible“-Zusatzmoduls auf solche
Dokumente führt daher unter Umständen nicht immer zu einem optimalen
Ergebnis.
Im folgenden wird beschrieben, wie Sie unter Verwendung der Tag-Palette und
des Formularwerkzeugs in Acrobat 5.0 Adobe PDF-Formulare mit Tags erstellen
können. Auf diese Weise lassen sich elektronische Adobe PDF-Formulare mit
dynamischen Formularfeldern erstellen, die besser zugänglich sind und mit Hilfe
einer Computertastatur ausgefüllt werden können.
So erstellen Sie Adobe PDF-Formulare mit Tags:
1 Öffnen Sie das Adobe PDF-Formular in Acrobat 5.0.
2 Wählen Sie „Fenster“ > „Tags“, um die Tag-Palette anzuzeigen. (Weitere
Informationen zur Tag-Palette finden Sie unter „Verwenden der Tag-Palette“
auf Seite 26.)
3 Ziehen Sie die Tag-Palette ins Navigationsfenster, wo sich die anderen
Paletten befinden, und wählen Sie sie aus.
4 Klicken Sie in der Tag-Palette mit der rechten Maustaste auf „Keine Tags
verfügbar“ und wählen Sie „Tag-Stamm erstellen“.
5 Wählen Sie in der Symbolleiste das Spalten-Auswahlwerkzeug ( ) aus.
6 Ziehen Sie den Zeiger über den Text, den Sie der Struktur in der Tag-Palette
hinzufügen möchten.
20
7 Wenn der Text ausgewählt ist, vergewissern Sie sich, daß in der Tag-Palette
„Tag-Stamm“ ausgewählt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „TagStamm“ und wählen Sie „Untergeordnetes Element aus Auswahl erstellen“.
8 Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7, bis der gesamte gewünschte Text in der
Struktur erscheint. Die Elemente in der Struktur können bei Bedarf durch
Ziehen mit der Maus neu geordnet werden.
Fügen Sie dem Formular jetzt elektronische Formularfelder hinzu.
So fügen Sie elektronische Formularfelder hinzu:
1 Sofern noch nicht geschehen, wandeln Sie das Dokument in eine Adobe PDF-
Datei mit Tags um. Anweisungen dazu finden Sie weiter oben.
2 Öffnen Sie die Adobe PDF-Datei in Acrobat 5.0.
3 Wählen Sie „Fenster“ > „Tags“, um die Tag-Palette anzuzeigen. (Weitere
Informationen zur Tag-Palette finden Sie unter „Verwenden der Tag-Palette“
auf Seite 26.)
5 Wählen Sie in der Symbolleiste das Formular-Werkzeug ( ) aus.
6 Ziehen Sie das Fadenkreuz, um an der gewünschten Position im Formular ein
Feld der gewünschten Größe zu zeichnen.
7 Geben Sie im Dialogfeld „Feldeigenschaften“ unter „Name“ einen Namen ein.
21
8 Geben Sie unter „Kurze Beschreibung“ eine Beschreibung für das Feld ein.
Der Screenreader liest diese Informationen vor und kann so den Inhalt des
Feldes beschreiben.
9 Füllen Sie die anderen Optionen wie gewünscht aus und klicken Sie auf „OK“.
10 Wählen Sie im Palettenmenü der Tag-Palette „Nicht markierte Kommentare
suchen“.
11 Wählen Sie „Aktuelle Seite nach nicht markiertem Inhalt durchsuchen“, und
klicken Sie auf „Weitersuchen“.
Acrobat hebt das Feld hervor, das Sie gerade mit dem Formular-Werkzeug erstellt
haben, und beschreibt den Typ.
12 Geben Sie unter „Tag-Titel“ einen Titel ein. Diese Information liest der
Screenreader nicht vor, sie hilft aber den Verfassern von Dokumenten, Felder
innerhalb der Struktur zu identifizieren.
13 Geben Sie als „Tag-Typ“ Formular ein.
14 Wählen Sie in der Tag-Palette das Element aus, unter dem das Feld plaziert
werden soll.
15 Klicken Sie auf „Tag erstellen“.
16 Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 15 für alle benötigten Felder und schließen
Sie das Dialogfeld, wenn Sie damit fertig sind.
17 Speichern und schließen Sie die Datei.
Sie haben damit ein Adobe PDF-Formular mit Tags erstellt, in dem der Inhalt
sowie die Struktur des Dokuments gewahrt bleiben.
Zugänglichkeitswerkzeugen von Acrobat 5.0 optimieren. Folgen Sie dazu den
Anweisungen unter „Verwenden der Zugriffsprüfung“ auf Seite 24. Verwenden
Sie ggf. die Tag-Palette (siehe dazu „Verwenden der Tag-Palette“ auf Seite 26).
22
Verwenden des Zusatzmoduls „Make Accessible“
Verwenden des Zusatzmoduls „Make Accessible“
Mit dem Zusatzmodul „Make Accessible“ kann Acrobat 5.0 PDF-Dateien ohne
Tags, z. B. in Acrobat 4.0 erstellte PDF-Dateien, in zugängliche, mit Tags
versehene Adobe PDF-Dateien umwandeln. Diese Funktion ist hilfreich, wenn
Sie beispielsweise mit älteren PDF-Dateien oder mit Dateien arbeiten, die nicht
in einer Microsoft Office 2000-Anwendung erstellt wurden. Das Zusatzmodul
„Make Accessible“ kann ab 2. Quartal 2001 kostenlos von der Adobe-Website
unter www.adobe.com und access.adobe.com heruntergeladen werden.
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein einzelnes Dokument mit dem
Zusatzmodul „Make Accessible“ verarbeiten können. Der Befehl „Make
Accessible“ kann aber auch mit der Stapelverarbeitungsfunktion in Acrobat 5.0
zur Verarbeitung von mehreren Dokumenten verwendet werden.
„Make Accessible“ muss nicht ausgeführt werden, wenn Sie einen der folgenden
Schritte bereits ausgeführt haben:
•
Sie haben in Microsoft Office 2000 eine Adobe PDF-Datei mit Tags erstellt
(siehe „Umwandeln von Microsoft Office 2000-Dateien“ auf Seite 10).
•
Sie haben mit Adobe Acrobat Capture 3.0 eine Adobe PDF-Datei von
gescannten Bildern erstellt (siehe „Arbeiten mit gescannten und auf Papier
vorliegenden Dokumenten“ auf Seite 14).
Wichtig: Die dabei entstehenden Adobe PDF-Dateien sollten Sie stets mit einem
Screenreader testen, um zu prüfen, ob alles korrekt ist. Bei Seiten mit einem sehr
komplexen Layout kann es passieren, daß das „Make Accessible“-Zusatzmodul
Schwierigkeiten hat, die logische Lesereihenfolge zu bestimmen, so daß die Absätze in
der falschen Reihenfolge vorgelesen werden. Dieses Problem würde von der
Zugriffsprüfung nicht erkannt werden, da diese nicht feststellen kann, ob der Inhalt
des Dokuments logisch zusammengesetzt ist. Die Zugriffsprüfung kann lediglich
prüfen, ob der gesamte Text mit Tags versehen und in die Strukturanzeige
übernommen wurde.
So verwenden Sie den Befehl „Make Accessible“:
1 Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat.
2 Wählen Sie „Dokument“ > „Make Accessible“.
3 Verwenden Sie die Zugriffsprüfung (siehe „Verwenden der Zugriffsprüfung“
auf Seite 24).
23
4 Prüfen Sie mit der Tag-Palette (siehe „Verwenden der Tag-Palette“
auf Seite 26) die Struktur des Dokuments.
5 Wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“.
6 Geben Sie der Datei einen Namen, und speichern Sie sie.
Hinweis: Es wird dringend empfohlen, anstatt des Befehls „Speichern“ den Befehl
„Speichern unter“ zu verwenden, da das Zusatzmodul „Make Accessible“
Änderungen an der internen Struktur des Dokuments vornimmt, die nicht
rückgängig gemacht werden können.
7 Wenn Sie damit fertig sind, sollten Sie die Datei mit einem Screenreader testen
(siehe „Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien“ auf Seite 28).
24
Wenn Sie eine Adobe PDF-Datei mit Tags erstellt haben, können Sie diese Datei
jetzt mit der Funktion „Zugriffsprüfung“ und der Tag-Palette in Acrobat 5
überprüfen und optimieren.
So überprüfen und korrigieren Sie Dateien mit der Funktion „Zugriffsprüfung“:
1 Öffnen Sie die Adobe PDF-Datei in Acrobat.
2 Wählen Sie „Werkzeuge“ > „Zugriffsprüfung“.
3 Wählen Sie die Optionen wie im Dialogfeld unten abgebildet, und klicken Sie
auf „OK“.
Wenn die Zugriffsprüfung auf potentielle Probleme stößt, wird ein Dialogfeld
mit einer Erläuterung angezeigt, um welche Probleme es sich dabei handelt, und
in der Tag-Palette finden Sie Kommentare, anhand derer Sie feststellen können,
in welchen Teilen des Dokuments es möglicherweise Probleme gibt. Auf diese
Weise lassen sich Probleme schneller finden und beseitigen. Die meisten
potentiellen Probleme können gelöst werden, indem die Struktur der Adobe
PDF-Datei mit der Tag-Palette in Acrobat ergänzt bzw. geändert wird. Dies wird
unter „Verwenden der Tag-Palette“ auf Seite 26 beschrieben.
25
Denken Sie daran, daß die Zugriffsprüfung unter Umständen Probleme mit
Elementen in „getaggten“ Adobe PDF-Dateien meldet, die Sie ohne Weiteres
ignorieren können. Beispielsweise könnte die Prüfung ergeben, daß es in der
Datei Bilder ohne alternativen Text gibt. Wenn es sich bei diesen Bildern aber
einfach nur um dekorative Seitenbegrenzungen handelt, wären diese für
Benutzer mit Sehbehinderungen nicht von Bedeutung und müßten daher nicht
mit Alternativtext versehen werden. Die Zugriffsprüfung könnte auch melden,
daß eine Kopfzeile nicht Teil der Struktur ist. Auch darum müssen Sie sich nicht
kümmern, da diese Informationen vom Screenreader nicht erwähnt werden
müssen.
Wenn ein Formularfeld keinen Beschreibungstext enthält, können Sie dieses
Problem mit dem Formular-Werkzeug beheben (siehe „Arbeiten mit Adobe
PDF-Formularen“ auf Seite 19).
26
Tags definieren die Struktur und die Vorlesereihenfolge von „getaggten“ Adobe
PDF-Dateien. Mit Hilfe der Tag-Palette können Sie sich diese Tags und damit die
dem Dokument zugrunde liegende Struktur ansehen und Änderungen an den
Tags vornehmen. Im folgenden finden Sie Anweisungen, wie Sie sich die TagPalette in Acrobat anzeigen lassen können. Außerdem wird beschrieben, wie
typische Probleme in der Struktur der „getaggten“ Adobe PDF-Dateien angezeigt
und mit der Tag-Palette beseitigt werden können.
Hinweis: In diesem Abschnitt wird davon ausgegangen, daß es sich bei der PDFDatei, die Sie öffnen, um eine mit Tags versehene Adobe PDF-Datei handelt. Wenn
Sie eine Standard-PDF-Datei öffnen, wird in der Tag-Palette darauf hingewiesen,
daß die Datei keine Tags enthält.
So öffnen Sie die Tag-Palette:
1 Wählen Sie „Fenster“ > „Tags“, um die Tag-Palette anzuzeigen.
27
So fügen Sie fehlenden Alternativtext hinzu:
1 Suchen Sie in der Tag-Palette das Element, das keinen Alternativtext
(Beschreibungstext) besitzt (z. B. ein Bild), und wählen Sie es aus.
Hinweis: Das Suchen nach den Elementen können Sie sich erleichtern, indem Sie im
Menü der Tag-Palette die Option „Hervorhebung zugehöriger Inhalt aktivieren“
aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird jedes Element, das Sie in der TagPalette auswählen, auch im Dokument hervorgehoben.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie
„Elementeigenschaften“.
3 Geben Sie in das Feld „Alternativtext“ den Beschreibungstext ein und klicken
Sie auf „OK“.
So legen Sie die Textsprache des Dokuments fest:
1 Suchen Sie in der Tag-Palette das Element bzw. die Unterstruktur, für das
bzw. die noch keine Textsprache definiert ist, und wählen Sie es bzw. sie aus.
Es empfiehlt sich, den entsprechenden Tag so weit oben wie möglich in der
Dokumentstruktur anzubringen. Auf diese Weise wird für alle Elemente
innerhalb das Elements bzw. der Unterstruktur die Textsprache festgelegt.
2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie
„Elementeigenschaften“.
3 Wählen Sie im Menü „Sprache“ des Dialogfeldes eine Sprache aus. Die Codes
für die verschiedenen Sprachen entsprechen den ISO-Vorgaben und lauten
im Einzelnen:
•
•
•
•
•
•
•
•
Brasilianisches Portugiesisch: PT-BR
Chinesisch: ZH
Dänisch: DA
Deutsch: DE
Englisch (Großbritannien): EN-GB
Englisch (USA): EN-US
Englisch: EN
Finnisch: FI
•
•
•
•
•
•
•
•
Französisch: FR
Italienisch: IT
Japanisch: JA
Koreanisch: KO
Niederländisch: NL
Norwegisch: NO
Schwedisch: SV
Spanisch: ES
4 Klicken Sie auf „OK“.
28
Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien
Prüfen der Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien
Wenn Sie eine Adobe PDF-Datei mit Tags erstellt haben, empfiehlt es sich
dringend, diese mit einem Screenreader zu testen. Bei einem solchen Test können
Sie sehen, wie die Informationen im Dokument dem Benutzer in Wirklichkeit
präsentiert werden und wie die Vorlesereihenfolge, die Verknüpfungen usw. in
der Realität funktionieren.
So testen Sie die Zugänglichkeit von Adobe PDF-Dateien für Screenreader:
1 Starten Sie einen Screenreader, wie z. B. Window-Eyes von GW Micro oder
JAWS für Windows von Freedom Scientific.
2 Starten Sie Acrobat und öffnen Sie darin die Adobe PDF-Datei.
3 Lassen Sie sich das Dokument vom Screenreader vorlesen. Weitere
Informationen zum jeweiligen Screenreader finden Sie in der mit dem
Programm mitgelieferten Dokumentation.
29
In diesem Anhang finden Sie Lösungen zu Problemen, auf die Sie beim Erstellen
und Optimieren von Adobe PDF-Dateien stoßen könnten.
Text ist nicht lesbar, weil das Adobe PDF-Dokument mit einem Kennwort
geschützt ist und das Kopieren und Extrahieren von Inhalt nicht zugelassen ist.
In Acrobat 4.0 wurden Seiten durch Zuweisen eines Kennworts, mit dem das
Kopieren und Einfügen gesperrt wurde, für Screenreader unzugänglich gemacht.
In Acrobat 5.0 ist eine neue Sicherheitseinstellung hinzugekommen, mit der Sie
das Kopieren und Einfügen weiterhin sperren können, ohne den Inhalt der Seite
für assistive Technologien zu sperren.
Wenn Sie diese Einstellung verwenden möchten, wählen Sie „Datei“ >
„Sicherheitsinformationen“. Wählen Sie dann „Einstellungen ändern“. Wählen
Sie im Menü „Verschlüsselungsebene“ die Option „128-Bit RC4 (Acrobat 5.0)“
und aktivieren Sie die Option „Inhaltszugriff für Sehbehinderte aktivieren“.
Legen Sie die anderen Sicherheitseinstellungen fest und klicken Sie auf „OK“.
Text in Adobe PDF-Dokumenten, wie z. B. Spalten, Kopf- und Fußzeilen, werden
vom Screenreader nicht in der richtigen Reihenfolge vorgelesen. Dieses
Problem können Sie beheben, indem Sie beim Erstellen von Adobe PDF-Dateien
mit Tags entsprechend den Anweisungen in dieser Anleitung einen oder mehrere
der folgenden Schritte ausführen:
•
Erstellen Sie Ihr Originaldokument in einer Microsoft Office 2000Anwendung oder in einer anderen Anwendung, mit der beim Umwandeln in
das Adobe PDF-Format die logische Lesereihenfolge angegeben wird.
•
Verwenden Sie beim Erstellen Ihres Originaldokuments in Microsoft Word
2000 zum Formatieren von Text (Titel, Überschriften, Absätze usw.)
Formatvorlagen. Die Formatvorlagen enthalten für das Erstellen von Adobe
PDF-Dateien mit Tags wichtige Strukturinformationen.
•
Wenn Ihr Originaldokument in einer Microsoft Office 2000-Anwendung
erstellt wurde, wandeln Sie das Dokument in der jeweiligen Microsoft Office
2000-Anwendung in eine Adobe PDF-Datei mit Tags um (siehe „Umwandeln
von Microsoft Office 2000-Dateien“ auf Seite 10).
30
•
Wenn es sich bei der Datei, mit der Sie arbeiten, um eine nicht strukturierte
Adobe PDF-Datei handelt, wandeln Sie sie mit Hilfe des Zusatzmoduls „Make
Accessible“ in Acrobat 5.0 in eine Adobe PDF-Datei mit Tags um (siehe
„Verwenden des Zusatzmoduls „Make Accessible““ auf Seite 22).
•
Ändern Sie die Vorlesereihenfolge der Elemente in der logischen Struktur
Ihrer strukturierten bzw. mit Tags versehenen Adobe PDF-Datei mit Hilfe der
Tag-Palette in Acrobat 5.0 entsprechend den jeweiligen Erfordernissen.
Adobe PDF-Dokumente geben keinen Überblick über ihren Inhalt. Dieses
Problem können Sie beheben, indem Sie Ihrem Adobe PDF-Dokument
Lesezeichen hinzufügen. Sorgen Sie dafür, daß beim Erstellen von Adobe PDFDateien mit Tags entsprechend den Anweisungen in dieser Anleitung einer oder
mehrere der folgenden Schritte ausgeführt werden:
•
Verwenden Sie beim Erstellen Ihres Originaldokuments in Microsoft Word
zum Formatieren von Text (Titel, Überschriften, Absätze usw.)
Formatvorlagen. Wandeln Sie dann ausgewählte Formatvorlagen in
Lesezeichen um, indem Sie anhand der Anweisungen unter „Umwandeln von
Microsoft Office 2000-Dateien“ auf Seite 10 eine Adobe PDF-Datei mit Tags
erstellen.
•
Wenn es sich bei der Datei, mit der Sie arbeiten, um eine nicht strukturierte
Adobe PDF-Datei handelt, wandeln Sie sie mit Hilfe des Zusatzmoduls „Make
Accessible“- in Acrobat 5.0 in eine Adobe PDF-Datei mit Tags um (siehe
„Verwenden des Zusatzmoduls „Make Accessible““ auf Seite 22).
•
Fügen Sie mit Acrobat 5.0 Ihrem Adobe PDF-Dokument manuell Lesezeichen
hinzu.
Adobe PDF-Dokumente enthalten Bitmap-Bilder, es sind aber keine
Textbeschreibungen für diese Bilder vorhanden. Dieses Problem können Sie
beheben, indem Sie Alternativtext (Beschreibungstext) für die Bilder hinzufügen.
Führen Sie dazu einen der folgenden Schritte aus:
31
•
Fügen Sie den Alternativtext für die Bilder bereits beim Erstellen Ihres
Originaldokuments hinzu. In Microsoft Word können Sie beispielsweise das
WordArt-Objekt verwenden, Formen Text hinzufügen oder alternativen Text
für Bilder auf einer Web-Seite festlegen. Erstellen Sie dann anhand der
Anweisungen in dieser Anleitung eine Adobe PDF-Datei mit Tags. (In Word
2000 können Sie auf ein Bild doppelklicken, um das Dialogfeld „Bild
formatieren“ mit der Registerkarte „Web“ zu öffnen und anschließend auf
dieser Registerkarte alternativen Text für das Bild einzugeben.)
•
Fügen Sie Bildern in Adobe PDF-Dokumenten mit Tags mit Hilfe der TagPalette in Acrobat 5.0 Alternativtext hinzu (siehe „Verwenden der TagPalette“ auf Seite 26).
Text in einem Adobe PDF-Dokument mit komplexem Layout ist unleserlich bzw.
verstümmelt. Dieses Problem können Sie beheben, indem Sie beim Erstellen von
Adobe PDF-Dateien entsprechend den Anweisungen in dieser Anleitung
folgende Punkte beachten:
•
Achten Sie beim Erstellen Ihres Originaldokuments darauf, daß sich die
Elemente nicht überlappen. Sorgen Sie dafür, daß Text und Bilder auf den
einzelnen Seiten optisch voneinander getrennt sind.
•
Wenn Sie eine Illustration in Ihrem Originaldokument aus mehreren
kleineren Abbildungen erstellt haben, gruppieren Sie diese Abbildungen, falls
möglich, so daß sie zu einer einzigen gemeinsamen Abbildung
zusammengefaßt werden.
Daten in Tabellen innerhalb eines Adobe PDF-Dokuments werden vom
Screenreader nicht in der richtigen Reihenfolge vorgelesen. Dieses Problem
können Sie beheben, indem Sie Ihr Originaldokument in einer Microsoft Office
2000-Anwendung erstellen. Wenn Sie in Microsoft Word arbeiten, verwenden
Sie zum Erstellen von Tabellen den Befehl „Tabelle zeichnen“ oder klicken Sie in
der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Tabelle und Rahmen“ bzw. „Tabelle
einfügen“. Verwenden Sie auf keinen Fall Tabulatoren, um die Tabelle zu
simulieren. Erstellen Sie dann in der Microsoft Office 2000-Awendung eine
Adobe PDF-Datei mit Tags (siehe „Umwandeln von Microsoft Office 2000Dateien“ auf Seite 10). Bei einfachen Tabellen können Sie stattdessen auch den
Befehl „Make Accessible“ verwenden (siehe „Verwenden des Zusatzmoduls
„Make Accessible““ auf Seite 22).
32
Web-Seiten, die unter Verwendung von Web Capture mit Acrobat 5.0
umgewandelt wurden, sind nicht zugänglich. Web-Seiten sind nur so
zugänglich wie der HTML-Quellcode, auf dem sie basieren. Wenn beim
Gestalten einer Web-Seite z. B. Tabellen verwendet wurden (wie häufig bei WebSeiten), ist es möglich, daß der HTML-Ausgangstext nicht in einer logischen
Reihenfolge fließt. Für möglichst zugängliche Web-Seiten sollten die Seiten daher
so erstellt werden, daß sie in einer logischen Reihenfolge gelesen werden können.
Um außerdem zu gewährleisten, daß das Dokument in eine Adobe PDF-Datei
mit Tags umgewandelt wird, wählen Sie „Werkzeuge“ > „Web Capture“ > „WebSeite öffnen“. Klicken Sie dann auf „Konvertierungseinstellungen“, wählen Sie
„PDF-Tags hinzufügen“ und klicken Sie auf „OK“.
Text in einem vorhandenen Adobe PDF-Dokument, das TrueType-Schriften, Text
auf Pfaden oder andere Anomalien enthält, ist nicht lesbar bzw. verstümmelt.
Wenn Sie eine vorhandene Adobe PDF-Datei, die derartige Anomalien enthält,
in eine Adobe PDF-Datei mit Tags umwandeln möchten, erstellen Sie die Adobe
PDF-Datei auf der Basis des Originals neu und verwenden Sie dabei die neueste
Version der betreffenden Ausgangsanwendung sowie Acrobat Distiller mit
Acrobat 5.0. Folgen Sie dann den Anweisungen unter „Verwenden des
Zusatzmoduls „Make Accessible““ auf Seite 22.
Text in einer Adobe PDF-Datei, die nur ein gescanntes Bild eines Dokuments
enthält, ist für den Screenreader nicht lesbar. Dieses Problem können Sie
beheben, indem Sie Adobe Acrobat Capture 3.0 verwenden, um den Text im
Adobe PDF-Dokument durchsuchbar und zugänglich zu machen (siehe
„Arbeiten mit gescannten und auf Papier vorliegenden Dokumenten“
auf Seite 14).
Formulare in einem Adobe PDF-Dokument sind nicht lesbar oder verstümmelt.
Dieses Problem können Sie beheben, indem Sie mit Hilfe von Acrobat 5.0 in
Ihrem Adobe PDF-Dokument Formularfelder erstellen, die inhaltlich wichtige
Informationen enthalten und von Screenreadern in der richtigen Reihenfolge
vorgelesen werden können (siehe „Arbeiten mit Adobe PDF-Formularen“
auf Seite 19).
33
Anhang B: Einrichten von Acrobat 5.0 für das
Anzeigen mit hohem Kontrast
Die Zugänglichkeitseinstellungen in Adobe Acrobat 5.0 helfen Personen, die
beim Unterscheiden von Kontrasten und verschiedenen Farben Schwierigkeiten
haben oder die nur über eine geringe Sehschärfe verfügen, die Informationen in
Adobe PDF-Dateien leichter zu erfassen. Diese Benutzer können die
entsprechenden Zugänglichkeitseinstellungen als Standardeinstellungen
festlegen. Außerdem empfiehlt es sich, die Darstellung Ihrer mit Tags versehenen
Adobe PDF-Dokumente mit hohem Kontrast zu testen um zu überprüfen, ob es
dabei zu irgendwelchen Problemen für die Zugänglichkeit kommt.
So ändern Sie die Zugänglichkeitseinstellungen in Acrobat 5.0 für das Anzeigen mit
hohem Kontrast:
1 Öffnen Sie die mit Tags versehene Adobe PDF-Datei in Acrobat 5.0.
2 Wählen Sie „Bearbeiten“ > „Grundeinstellungen“ > „Allgemein“.
3 Wählen Sie aus der Liste der Grundeinstellungen „Zugänglichkeit“ aus.
4 Wählen Sie im Menü „Farbschema“ die Option „Benutzerdefiniertes Schema
verwenden“.
Hinweis: Windows unterstützt ebenfalls einen Anzeigemodus mit hohem Kontrast.
Wenn Sie Ihr Windows-System bereits für diesen Modus eingerichtet haben, können
Sie stattdessen die Option „Windows-Farben verwenden“ wählen.
5 Legen Sie unter „Benutzerdefiniertes Schema“ für „Textfarbe“ die
gewünschten Farben fest (z. B. Hellgrün).
6 Wählen Sie im Menü „Anzeige der Farben anpassen“ die Option „Immer
Dokumentfarben überschreiben“.
7 Legen Sie als „Hintergrundfarbe für Seite“ eine Kontrastfarbe, z. B. Schwarz,
fest.
8 Klicken Sie auf „OK“.
Hinweis: Wenn es sich bei der Datei um eine mit Tags versehene Adobe PDF-Datei
handelt, können Sie den Text durch Zoomen vergrößern und in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche „Umfließen“ klicken. Das Dokument wird dadurch für Benutzer mit
Sehschwächen besser lesbar.

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