SoniC - Prozessorientierte Einführung eines

Campus Management System an den
sächsischen Hochschulen
Aktueller Stand und weiteres Vorgehen
Gemeinsam statt einsam – Modernisierung im Netzwerk: Projekt SoniC
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21.01.2015
Projekt SoniC
Prozessorientierte Einführung eines CampusManagement-Systems durch die sächsische
Hochschulallianz
Diplom-Wirtschaftsinformatiker
Alexander E. Müller
Leiter Hochschulrechenzentrum
Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden
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Agenda
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Die Hochschulallianz
Campus Management, was ist das?
Entscheidung für ein gemeinsames Projekt
Problemstellung
Ausgangssituation
Vorgehen und Zusammenarbeit im Netzwerk
Ergebnisse aus der prozesszentrierten Vorgehensweise
Fazit und Lessons Learned
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21.01.2015
Die Hochschulallianz
• Im Rahmen des Projekts SoniC haben sich (erstmalig) alle
sächsischen Fachhochschulen zusammengeschlossen
• Projekt getrieben von den Kanzlern mit einer zentralen
Koordinierungsstelle in Dresden und Hochschulprojektleitern an den
jeweiligen Standorten
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Campus Management, was ist das?
Immatrikulation
Studium,
Studienabbruch,
Hochschulwechsel
Studienabschluss
Ressourcenmanagement
Annäherungs
-phase
Sozialisations
-phase
Wachstumsphase
Abstinenzphase
Studiengangs-, Prüfungsverwaltung
Alumni-Services
Lehrveranstaltungsplanung
Berichtswesen, Querschnittsfunktionen
Studienzentrierte
CMS
Studierendenverwaltung
Hochschulweite
CMS
Forschungsmanagement
Management von Studium und
Lehre
Studentischer
Lebenszyklus
Lernmanagement
Statistische Auswertungen
Projekt- und Drittmittelverwaltung
Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen
Anlagenmanagement
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Entscheidung für ein gemeinsames Projekt - Synergien nutzen
• Ein gemeinsames Projekt unter Ausnutzung von Synergien
– Erfahrungsaustausch bei der Prozesserhebung im Vorfeld
– Gemeinsame Kosten für
• Beratungsleistung zur Ausschreibung
• Ausschreibung
• Beratung zur Softwareauswahl
• Implementierung und Anpassung
• Schulungen / Schulungskonzepte
• Betrieb und Änderungswünsche
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Entscheidung für ein gemeinsames Projekt - Vorteile
• Ein gemeinsames Projekt hat nicht nur finanzielle Vorteile:
– Gegenseitiges Lernen durch best-practice-Lösungen bei der
Prozessgestaltung
– Evtl. schnellere Inbetriebnahme der Software an den einzelnen
Standorten, wenn vorab alle gemeinsam an einem Blueprint arbeiten
und dieser an einer Pilothochschule implementiert und getestet wird,
bevor das Ausrollen an die anderen Standorte beginnt (dieser Gedanke
wurde mittlerweile verworfen)
– Zukunftssicher durch mandantenfähige Software
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Problemstellung
• An allen SoniC-Hochschulen kommt das Campus-ManagementSystem der HIS e.G. zum Einsatz, aber:
 bisher an keinem Standort Update auf das „neue“ System HISinOne
• Probleme mit dem vorhandenen System an allen Hochschulen
(teilweise) gravierend, aber Wechsel auf HISinOne kein einfaches
Update, sondern ein vollständiges Softwareeinführungsprojekt
 Wenn also schon der Aufwand, dann auch ergebnissoffen den Markt
sondieren!
Fazit: Unterlagen für eine europaweite Ausschreibung werden benötigt,
Grundlage sollen die Arbeitsprozesse und daraus abgeleitete
Anforderungen sein.
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Projektstruktur (grobgranular)
Ausschreibung /
Auswahl des Systems
Implementierung des
gewählten Systems
Auswertung der
Angebote
Lastenheft
Anforderungsanalyse
Erstellung
Ausschreibungsunterlagen
SOLL-Konzeption
IST- Analyse
IST-Analyse und SOLLKonzeption der Prozesse
Implementierung
Präsentationen der
Bewerber
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Qualitätssicherung
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Ausgangssituation
• Prozesse an den einzelnen Hochschulen in verschiedenster Art
erfasst und dokumentiert
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Diagramme in Visio
UML in Astah
Ansätze in Richtung BPMN
Lose Sammlung von Arbeitsanweisungen
…
• Verschiedene Stellen beschäftigen sich mit den Prozessen
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Qualitätsmanagement (wenn vorhanden)
Dezernat Studienangelegenheiten
Rechenzentrum
…
Fazit: Eine einheitliche Notation, die von allen Fachbereichen (leicht)
verstanden werden kann, musste gefunden werden  PICTURE
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Vorgehen und Zusammenarbeit im Netzwerk I
Mehrstufiges Vorgehen zur Prozesserhebung und SOLL-Definition
(1) Betrachtung des IST-Zustands
(1) Initiale Schulung der Mitarbeiter in der PICTURE Prozessplattform
(2) Moderierte Workshops zur Definition der relevanten Prozesse für
die Betrachtung
(3) Dezentrale Modellierung der IST-Prozesse an den einzelnen
Hochschulen
(4) Gegenseitiges Bereitstellen der IST-Modelle
(2) Beschäftigung mit dem möglichen SOLL-Zustand
(1) IST-Modelle der anderen Hochschulen als Basis eines ersten
Überdenkens der eigenen Prozesse nutzen
(2) In einem Workshop die IST-Prozesse diskutieren und die
Hochschule benennen, die nahe an einem möglichen SOLL ist
(3) Jede Hochschule leitet aus ihren „besten“ Prozessen einen SOLLVorschlag ab
(4) SOLL-Prozesse initial via Prozessplattform austauschen
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Vorgehen und Zusammenarbeit im Netzwerk II
Mehrstufiges Vorgehen zur Prozesserhebung und SOLL-Definition
(3) Definition der SOLL-Prozesse für die Ausschreibungsunterlagen
(1)  5-tägiges, moderiertes Klausurtreffen, um als SoniC-Gruppe sozusagen
live gemeinsame SOLL-Prozesse für das weitere Vorgehen zu definieren
(2) Review dieser Prozesse durch alle Hochschulen in der gemeinsamen
Prozesswerkstatt
(3) Finale Überarbeitung durch Berater der PICTURE GmbH
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Ergebnisse aus der prozesszentrierten Vorgehensweise
• Ergebnisse für die Ausschreibung
– Die SOLL-Prozess-Beschreibungen sind explizit Bestandteil der
Verdingungsunterlagen (Fragestellung z.B. welche lassen sich im System automatisieren)
– Aus den Prozessen und den Prozessattributen wurde ein
Anforderungskatalog mit gut 300 Einzelanforderungen abgeleitet
• Ergebnisse für die SoniC-Hochschulen
– Hochschulübergreifender Austausch der Mitarbeiter zu Problemen und
gegenseitige Hilfestellungen wurde „normal“
– Beschäftigung mit den eigenen und fremden Prozessen führte direkt
dazu auch noch an den aktuellen Systemen best-practice-Lösungen
anderer Hochschulen selbst umzusetzen
– Mehrere der SoniC-Hochschulen werden Picture und die
Prozessplattform auch in anderen Projekten (z.B. QM) einsetzen
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Fazit und Lessons Learned
• Baustein-Methode von PICTURE wurde von den Mitarbeitern sehr
schnell verstanden und sehr gut angenommen
• Die Möglichkeit vom eigenen Arbeitsplatz losgelöst Prozesse
modellieren zu können war ein klarer Vorteil
• Moderierte Workshops durch Berater waren sehr effizientes Mittel,
um nach einer individuellen Vorbereitung in der Gruppe zu einem
gemeinsamen Ergebnis zu kommen
Fazit: PICTURE und die Prozessplattform waren für das SoniC-Projekt
die richtige Wahl
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