Geschäftstelefonsystem

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Geschäftstelefonsystem
- Anleitung
Vonage Telefonsysten-Support
•
Telefon: +49 6213 7909 017
•
E-Mail: [email protected]
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Inhalt
1.
Einführung
2.
Anrufe tätigen
3.
Anrufe verbinden
4.
Ins Online Portal einloggen
5.
Erweiterungen personalisieren
6.
Einführung zu Telefongesprächen
7.
Sammelanschlüsse
8.
Anrufe weiterleiten
9.
Voicemail
10. Auto Attendant (AA)
11. Zugangcodes
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Vonage Telefonsysten-Support Telefon: +49 6213 7909 017 oder E-Mail: [email protected]
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1. Einführung
Ihr Telefonsystem von WeWork wird unterstützt von Vonage Geschäftstelefonsystem.
Sie haben Zugang zu professionellen Anrufverwaltungsfunktionen wie:
• Anruf weiterleiten
• Anruf verbinden
•Anklopfen
•Warteschleifenmusik
• Sequenzieller Anruf
• Gleichzeitiger Anruf
• und Voicemail.
Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie einen Anruf tätigen und weiterleiten
können. Außerdem lernen Sie, wie Sie Erweiterungen personalisieren und
Telefongesprächsabwicklungen verwalten können, sowie Sammelanschlüsse,
Voicemail und Auto Attendant verwenden können.
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2. Anrufe tätigen
Es gibt zwei Wege, einen Anruf mit Ihrem Telefon zu tätigen:
• Mit Verwendung des Handsets
• Mit Verwendung der Freisprechfunktion
Während einem Anruf, können Sie zwischen Handset und Freisprechfunktion
wechseln, indem Sie auf das Symbol
tippen, oder das Handset verwenden.
Mit dem Handset anrufen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Anruf mit einem Handset zu tätigen:
1. Möglichkeit
• Nehmen Sie das Handset
• Vergewissern Sie sich, dass Sie einen Wählton hören
• Wählen Sie die gewünschte Nummer, indem Sie die Tastatur nutzen.
2. Möglichkeit
• Wählen Sie die gewünschte Nummer
• Nehmen Sie das Handset
Mit der Freisprechfunktion anrufen
Um einen Anruf mit der Freisprechfunktion zu tätigen, folgen Sie bitte
folgenden Schritten:
•Wählen Sie die gewünschte Nummer, indem Sie die Tastatur nutzen und
tippen Sie auf das Freisprechfunktion-Symbol
.
•Um einen Anruf zu beenden, tippen Sie einfach nochmal auf das
Freisprechfunktion-Symbol
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3. Anrufe weiterleiten
Es gibt zwei Wege, um einen Anruf weiterzuleiten.
• Blind Transfer: der Anruf wird zu einer anderen Nummer weitergeleitet, ohne zu
warten, dass die angerufene Person, die Nummer bestätigt.
• Attendend Transfer: die angerufene Person nimmt den Anruf an und die Person,
die den Anruf weiterleitet, kann die angerufene Person vor dem Weiterleiten
informieren, wen sie weiterleitet.
Blind Transfer
•
Polycom - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol
und dann
das Symbol “Blind”, geben Sie die Nummer ein, die Sie weiterleiten möchten und
tippen Sie auf das Symbol “Wählen”. Der Anruf wird weitergeleitet.
•
Gigaset - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol “R”, geben Sie die
Nummer ein, die Sie wählen möchten und tippen Sie auf das Symbol “Wählen”
und nochmal auf “R”.
Attendend Transfer
•
Polycom - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol,
geben Sie die
Nummer ein, die Sie weiterleiten möchten, wählen Sie das Symbol “Wählen” und
warten Sie nun auf eine Antwort. Wenn Sie den Anruf angekündigt haben, wählen
Sie das Symbol
und der Anruf wird weitergeleitet.
•
Gigaset - während einem Anruf: Wählen Sie das Symbol “R”, geben Sie die
Nummer ein, die Sie weiterleiten möchten, wählen Sie das Symbol “Wählen” und
warten Sie nun auf eine Antwort. Wenn Sie den Anruf angekündigt haben, wählen
Sie das Symbol “R” und der Anruf wird weitergeleitet.
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4. Vonage Online Account - Anmeldung
Der Vonage Online Account steht Ihnen zur Verfügung, um Einstellungen Ihrer
Telefone im Büro zu ändern. Hier können Sie Auto Attendant hinzufügen oder
Ihre Sammelanschlüsse ändern.
Anmeldung im Online-Portal:
4.1.
Gehen Sie auf vonage.co.uk
4.2.
Wählen Sie Account-Login rechts oben
4.3. Wählen Sie “Geschäftstelefonsystem” - Account-Anmeldung
4.4.
Klicken Sie auf das Symbol, um sich anzumelden
https://onlineaccount.vonage.co.uk
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5. Ihre Erweiterungen personalisieren
Ihre Telefone werden mit ihrer eigenen Nummer vorkonfiguriert.
Ihre Erweiterungsnummer sind die letzen vier Nummern Ihrer Direktwahlnummer.
Um Ihre Benutzereinstellungen einzustellen, müssen Sie zuerst die relevante
Durchwahlnummer ermitteln.
5.1.Navigieren Sie zuerst zu der Seite, zu der die Erweiterung zugeteilt ist.
Jede Erweiterung ist einer bestimmten Seite zugeteilt. Dies ermöglicht Firmen,
mit mehreren Büros, Erweiterungen zu den verschiedenen Büros zuzuteilen.
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5.2.Wählen Sie die Nummer, die Sie personalisieren möchten und klicken
Sie auf den Button Bearbeiten
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5.3.Wählen Kontakt bearbeiten
5.4.Machen Sie alle notwendigen Änderungen und klicken Sie auf Update
Die Durchwahl wird nun mit dem neuen Namen angezeigt.
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6. Telefongesprächsabwicklungen
Wenn Ihre Hauptnummer angerufen wird, werden automatisch all Ihre
Durchwahlnummern gleichzeitig klingeln. Dies geschieht durch Sammelanschlüsse,
also durch Anrufe von einer einzigen Telefonnummer zu einer Gruppe oder verschiedenen Durchwahlnummern.
Zu dieser automatischen Einstellung gibt es einige Alternativen:
• Verschiedene Formen von Sammelanschlüssen
• Das Weiterleiten von einer anderen externen Nummer (z.B. Handy)
• Direkt zur Voicemail umleiten
• An einen Auto Attendant verbinden
Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie im Laufe der Anleitung.
Bitte beachten Sie, dass wenn Ihre Änderung nur vorübergehend ist, z.B. wenn Sie
eine Nummer weiterleiten möchten, während Sie gerade nicht im Büro sind, ist es
vielleicht einfacher, die folgenden Telefoncodes zu verwenden.
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7. Sammelanschlüsse
Ein Sammelanschluss ist eine Möglichkeit, Anrufe von einer einzigen Telefonnummer
zu einer Gruppe oder verschiedenen Durchwahlnummern zu verbinden. Es gibt
5 Arten von Sammelanschlüssen, die festlegen, wie die Anrufe zwischen den
Durchwahlen verteilt sind.
Typ
Beschreibung
Circular/
Reihenfolge
Die eingehenden Anrufe werden der Reihe nach verteilt . Wird ein Anruf
Anschluss 1 zugestellt, geht der nächste zu 2, der nächste zu 3. Dies wird
weitergeführt selbst wenn eine der vorherigen Anschlüsse frei wird. Wenn das
Ende der Sammelgruppe erreicht ist, fängt es wieder beim ersten Anschluss an.
Regular/
Regelmäßigkeit
Die bei der Gruppe eingehenden Anrufe gehen zuerst an den ersten Nutzer
der Liste und dann der Reihe nach an alle bereitstehenden Nutzer, bis ein freier
Nutzer gefunden oder das Ende der Liste erreicht ist.
Simultaneous/
Gleichzeitigkeit
Die eingehenden Anrufe alarmieren alle freien Nutzer der Gruppe. Der Anruf
wird mit dem Nutzer der als erster abnimmt verbunden.
Uniform/
Gleichmäßigkeit
Die eingehenden Anrufe der Gruppe werden an den Nutzer der die längste Zeit
frei war, weitergeleitet.
Weighted/
Gewichtung
Die eingehenden Anrufe werden mittels einer gewichteten Basis zugeteilt. Zum
Beispiel kann bei einer Anlage mit 2 Anschlüssen dieser 66% der Anrufe und
der Anlage mit 1 Anschluss 34 % der Anrufe zugeteilt werden. Also 2 von 3
Anrufen gehen zu Anschluss 1.
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Ihre Sammelanschlüsse ändern.
7.1.Gehen Sie zu der Seite, zu welcher die Nummer zugeteilt ist
7.2.Wählen Sie die Sammelgruppe, die Sie ändern möchten und
klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten
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7.3. Wählen Sie den Abschnitt Sammelgruppe
7.4.Ändern Sie die Einstellungen wie gewünscht. Wenn Sie die Nummern,
die zu den Sammelgruppe zugeteilt möchten, ändern möchten, klicken
Sie auf Amend Agents
Wählen Sie den Typ der
Sammelgruppe
Klicken Sie hier, um die Anschlüsse/
Mitglieder die in der Sammelgruppe
enthalten sein sollen, auszuwählen.
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7.5.Wählen Sie die Mitglieder der Sammelgruppen, indem Sie mit einem
Doppelklick auf die Nummer bzw. den Benutzer klicken, um diese von
“verfügbar” zu “gewählt” zu schieben und klicken Sie auf Update
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8. Einen Anruf weiterleiten
Sie haben die Möglichkeit, einen Anruf zu einer individuellen Durchwahl, einer
externen Nummer (z.B. ein Handy, wenn Sie gerade nicht im Büro sind) oder
einer Sammelgruppe weiterzuleiten, sodass eine Anzahl von Erweiterungen
klingelt, wenn die Nummer gewählt wird.
Um einen Anruf weiterzuleiten, müssen Sie sich zuerst im Online-Portal anmelden
und dann
8.1. Auf die Seite gehen, zu der die Nummer zugeteilt ist
8.2.Die Nummer, die Sie weiterleiten möchten, zu lokalisieren und
anschließend auf das Symbol Bearbeiten klicken
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8.3. Klicken Sie auf den Abschnitt Eigenschaften
8.4. Es gibt 4 Arten, wie Sie einen Anruf weiterleiten können. Geben Sie
die Nummer, die weitergeleitet werden soll, ein und vergewissern Sie
sich, dass es auf on steht
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9. VoiceMail
Ihre Telefonnummern haben automatisch eine Voicemail eingestellt. Es gibt zwei
Wege, wie Sie auf die Voicemail zugreifen können:
• Handset: Wählen Sie 62, geben Sie den Voicemail-Code (3768) ein und
folgen Sie den Anweisungen, um Ihren Code zu ändern und auf gespeicherte
Nachrichten zuzugreifen.
•
Jedes andere Telefon: wählen Sie die Portalnummer der Firmen-Voicemail
(die Nummer finden Sie im Inhalt der gewählten Nummern). Sie werden dann
gebeten, Ihre Erweiterungsnummer und # zu wählen, sowie Ihr Passcode und
# (die automatische Einstellung ist wieder 3768, außer Sie haben die Voicemail
schon einmal geändert).
Falls Sie eine persönlich aufgenommene Nachricht hinzufügen möchten, müssen Sie
einfach die 3. Möglichkeit im Hauptmenü wählen und den Anweisungen folgen.
9.1. Zur Seite gehen, zu der die Nummer zugeteilt ist.
9.2.Die Nummer, die Sie ändern möchten, zu ermitteln und dann anschließend
auf den Button bearbeiten klicken
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9.3. Klicken Sie auf den Abschnitt Voicemail
9.4. Bearbeiten Sie die Einstellungen wie gewünscht
Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Voicemail in eine E-Mail verwandeln,
diese an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird, sobald eine Voicemail
hinterlassen wird. Diese E-Mail beinhaltet eine Audio-Datei der Voicemail.
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10. Auto Attendant
Ein Auto Attentant (AA) ermöglicht, dass Anrufer automatisch zu einer Erweiterung
oder einer Sammelgruppe weitergeleitet werden, ohne dass ein Betreiber zur
Verfügung stehen muss. Ein AA ermöglicht ein einfaches Menü-System (für Sales,
drücken Sie die 1, für Service, drücken Sie die 2, etc.). Ein AA kann den Anrufern
auch einen Live-Telefonist bieten, indem er eine Nummer wählt.
Um Ihren AA zu bearbeiten, folgen Sie einfach den folgenen Schritten:
10.1. Gehen Sie zu der Seite, zu der die Nummer zugeteilt ist.
10.2.Ermitteln Sie die Nummer, die Sie bearbeiten möchten und klicken Sie
anschließend auf das Symbol bearbeiten.
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10.3. Wählen Sie den Abschnitt Auto Attentant.
10.4. Bearbeiten Sie den Name des Auto Attentant
10.5.Stellen Sie die Geschäftszeiten ein (für eine besondere Nachricht,
wählen Sie Ihre persönlichen Geschäftszeiten und durchsuchen Sie die
Datei - bitte beachten Sie, dass die Datei in einem .wav-Format wie folgt
sein muss:
• CCITT.G.711 / PCM u-law / 8.000 kHz, 8 Bit, Mono)
10.6.Zeitplan kontrolloert, wann der Auto Attentant läuft. Wie Sie den
Zeitplan anpassen kontrolliert, finden Sie in den folgenden Informationen
10.7.Bearbeiten Sie die Beschreibung, Aktion und Nummer und klicken
Sie auf Speichern
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Aktion
Beschreibung
Weiterleitung mit Ansage
Der Anruf wird zu einer festgelegten Nummer weitergeleitet. Eine
Nachricht wird abgespielt, während der Anruf weitergeleitet wird.
Weiterleitung ohne Ansage
Der Anruf wird zu einer festgelegten Nummer weitergeleitet. Keine
Nachricht wird abgespielt, während der Anruf weitergeleitet wird.
Weiterleitung zu einem
Telefonisten
Der Anrufer drückt eine vorher festgelegte DTMF-Taste um einen
Telefonisten zu erreichen.
Weiterleitung zu einer Mailbox
Der Anrufer wird an die „Auto Attendant Voicemailbox“
weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass dies nur beim Erwerb von
„Auto Attendant“ verfügbar ist.
Ansage abspielen
Dem Anrufer wird eine vorher aufgenommene Nachricht abgespielt.
Namenswahl wählen
Der Anrufer buchstabiert mit dem numerischen Tastenfeld, den
Namen der Person die er zu sprechen wünscht.
Durchwahl wählen
Der Anrufer gibt die Nummer der gewünschten Person über das
Tastenfeld ein.
Menu wiederholen
Das Begrüßungsmenu wird erneut abgespielt
Exit
Der Anruf wird freigegeben
Zeitpläne
Der Zeitplan kontrolliert, wann Ihr Auto Attendant läuft. Sie können Ihren Zeitplan
anpassen, damit dieser Ihren eigenen Bestimmungen entspricht:
1.Wählen Sie die Seite, für die Sie einen Zeitplan erstellen möchten
2.Scrollen Sie nach unten und ermitteln Sie den Zeitplan
3.Wählen Sie Zeitplan hinzufügen
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4.Geben Sie einen Namen für den Zeitplan ein, wählen Sie die Art
und klicken Sie auf Erstellen
5.Klicken Sie Hinzufügen um ein Event zu erstellen
6.Geben Sie einen Namen für das Event ein und wählen Sie das
Startdatum und die Zeit für den Zeitplan. Hier können Sie auch
sehen, wie oft sich der Zeitplan wiederholt.
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7.Sobald der Zeitplan erstellt wurde, können Sie weitere Events hinzufügen.
Sie können zum Beispiel verschiedene Zeiten für jeden Tag haben.
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11. Zugangscodes
Die folgenden Codes bieten Ihnen eine weitere Methode, verschiedene Eigenschaften zu
aktivieren und zu deaktivieren, ohne dass Sie sich im Online-Portal anmelden müssen.
Anruf weiterleiten - Aktivierung Anruf weiterleiten - Deaktivierung *72
*73
Anruf weiterleiten Immer Zur Voicemail - Aktivierung Anruf weiterleiten Immer Zur Voicemail - Deaktivierung Anruf weiterleiten Immer - Fragestellung *21
#21
*21*
Anruf weiterleiten Belegt - Aktivierung Anruf weiterleiten Belegt - Deaktivierung Anruf weiterleiten Belegt - Fragestellung *90
*91
*67*
Anruf weiterleiten Belegt Zur Voicemail - Aktivierung Anruf weiterleiten Belegt Zur Voicemail - Deaktivierung
*40
#40
Anruf weiterleiten Keine Antwort - Aktivierung Anruf weiterleiten Keine Antwort - Deaktivierung Anruf weiterleiten Keine Antwort - Fragestellung *92
*93
*61*
Anruf weiterleiten Keine Antwort Zur Voicemail - Aktivierung Anruf weiterleiten Keine Antwort Zur Voicemail - Deaktivierung *41
#41
Anruf weiterleiten Nicht erreichbar - Aktivierung Anruf weiterleiten Nicht erreichbar - Deaktivierung Anruf weiterleiten Nicht erreichtbar - Fragestellung *94
*95
*63*
Rufleitung ID Zustellung Sperrung Pro Anruf
Rufleitung ID Zustellung Sperrung Andauernd - Aktivierung Rufleitung ID Zustellung Sperrung Andauernd - Deaktivierug Rufleitung ID Zustellung Sperrung Fragestellung
*67
*31
#31
*54*
Rufleitung ID Zustellug Pro Anruf
*65
Halten und Umleiten Halten und Umleiten Abrufen
*68
*88
Anrufübernahme *98
Anklopfen Andauernd - Aktivierung
Anklopfen Andauernd - Deaktivierung Anklopfen Abbrechen
Anklopfen Fragestellung *43
#43
*70
*53*
Letzte Nummer nochmals wählen
*66
Voicemail Abrufen
Voicemail Zugang
Nachricht Waiting Indicator, Klar
*86
*62
*99
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