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verhaltenskodex - Hilton Worldwide
VERHALTENSKODEX Richtlinien und Auflagen zur Tätigkeit bei Hilton VERHALTENSKODEX Richtlinien und Auflagen zur Tätigkeit bei Hilton INHALTSVERZEICHNIS EINLEITUNG.....................................................................................1 Informationen Dritter...................................................................................................8 Grundsatzerklärung....................................................................................................... 1 Social Media......................................................................................................................8 Rechtliche Vorgaben und Hilton-Richtlinien...................................................... 1 Schutz von Hilton-Eigentum....................................................................................9 VERHALTENSGRUNDSÄTZE FÜR TEAM MEMBER......................... 2 Erstellen und Verwaltung vorschriftsmäßiger Geschäftsunterlagen.....................................................................................................9 Persönliche Verantwortung......................................................................................2 Aufbewahrung von Dokumenten..........................................................................9 Respektieren und Wertschätzen der Diversität...............................................2 Bekämpfen von Mobbing und Belästigung am Arbeitsplatz.....................2 Gestalten einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung.......................2 Drogen- und alkoholfreier Arbeitsplatz............................................................... 3 Sicherstellung eines gewaltfreien Arbeitsplatzes............................................ 3 Inakzeptable Verhaltensweisen............................................................................... 3 WELTWEITES ENGAGEMENT........................................................ 10 Menschenrechte........................................................................................................... 10 Verbot von Menschenhandel.................................................................................. 10 Unsere Gesellschaft..................................................................................................... 10 Verpflichtung zum Umweltschutz....................................................................... 10 Bestechung und andere illegale Praktiken.........................................................11 UNTERNEHMENSETHIK................................................................. 4 Wer ist ein „Regierungsbeamter“?..........................................................................11 Werbung und Marketing............................................................................................4 Bestechung.......................................................................................................................11 Datenschutz......................................................................................................................4 Vorzugsbehandlung und Unterhaltungsangebote........................................12 Interessenskonflikte......................................................................................................4 für Gewerkschaftsvertreter.......................................................................................12 Private Wahrnehmung von Geschäftschancen................................................4 Boykotte............................................................................................................................12 Familienmitglieder und persönliche Beziehungen.......................................... 5 Handelsembargos und Exportkontrollen...........................................................12 Meldepflichtige Interessen oder Beziehungen................................................. 5 Verbot der Geldwäsche..............................................................................................12 Persönliche Investitionen............................................................................................ 5 Politisches Engagement Wahlen in den USA...................................................12 Externe Geschäftsaktivitäten und Anstellung................................................... 5 Wahlen in anderen Ländern.....................................................................................13 Finanzielle Verpflichtungen....................................................................................... 5 Persönliche politische Aktivitäten..........................................................................13 Leitende Angestellte und Geschäftsführer anderer Organisationen...... 5 Regierungsbeziehungen und Einhaltung...........................................................13 Faires Handeln................................................................................................................. 5 von Lobbyismus-Gesetzen in den USA...............................................................13 Einkaufspraktiken........................................................................................................... 5 Genauigkeit von Informationen.............................................................................13 Geschäftliche (Sach-)Zuwendungen (Geschenke, Gefälligkeiten und Bewirtung)............................................................................................................... 5 MELDEN VON ZUWIDERHANDLUNGEN.......................................14 Was sind geschäftliche (Sach-)Zuwendungen?............................................... 5 Zu beachtende Richtlinien..........................................................................................6 Vergabe von geschäftlichen (Sach-)Zuwendungen....................................... 7 Trinkgelder und Prämien............................................................................................. 7 Wettbewerbs- und Kartellgesetze......................................................................... 7 Geschützte, vertrauliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse........................................................................................ 7 Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder General Counsel..................................................................................................14 Die Ethik-Hotline...........................................................................................................14 Zugriff auf persönliche Daten..................................................................................14 Schutz der Anonymität...............................................................................................14 Verzicht auf Vergeltung..............................................................................................14 Disziplinarische Maßnahmen...................................................................................14 Schutz von Hilton-Informationen.......................................................................... 7 Außerkraftsetzung........................................................................................................15 Sichere Entsorgung vertraulicher Informationen............................................8 Jährliche Zertifizierung................................................................................................15 VERHALTENSKODEX März 2012 1 EINLEITUNG Grundsatzerklärung Das Ansehen von Hilton und seiner Hotels ist entscheidend für unseren bisherigen, aktuellen und zukünftigen Erfolg. Alle Team Member sind persönlich für die Integrität ihres Handelns verantwortlich, um das Ansehen von Hilton und ein angenehmes Arbeitsumfeld zu pflegen. Integrität bedeutet, stets das Richtige zu tun – und auch andere zu einer integren Handlungsweise zu ermutigen. Dieser Verhaltenskodex bietet Richtlinien für die Zusammenarbeit von Hilton und seinen Team Membern, um die höchsten ethischen Standards in der Hotelbranche zu erreichen. In einigen Fällen enthält der Verhaltenskodex Regeln, die streng eingehalten werden müssen. In anderen Fällen gibt er allgemeine Richtlinien vor. In jedem Fall ist die Einhaltung des Verhaltenskodex verpflichtend. Wir erwarten von unseren Team Membern die Einhaltung der höchsten ethischen Standards bei jeder Handlung, die im Auftrag von Hilton ausgeführt wird. Team Member haben nicht nur unangebrachte Handlungen zu unterlassen, sondern auch solche, die den Anschein von Fehlverhalten erwecken. Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter von Hilton Worldwide, Inc. und ihren Tochtergesellschaften (zusammen „Hilton Worldwide“) und für alle Mitarbeiter von Hotels, die durch Hilton Worldwide betrieben werden, in deren Eigentum stehen oder von ihr geleitet werden (zusammen die „Hotels“), unabhängig davon, ob die Mitarbeiter bei Hilton Worldwide angestellt sind. Die Mitarbeiter von Hilton Worldwide und der Hotels werden in diesem Verhaltenskodex gemeinsam und einzeln als „Team Member“ bezeichnet. Die Begriffe „Sie“ und „Ihre“ bezeichnen einzelne Team Member, wohingegen die Begriffe „Hilton“, „wir“, „unser“ und „unsere“ gemeinschaftlich für Hilton Worldwide und die Hotels stehen. Rechtliche Vorgaben und . Hilton-Richtlinien Alle Aktivitäten von Hilton müssen legal und ethisch korrekt durchgeführt werden. Team Member müssen alle geltenden Gesetze und Richtlinien der einzelnen Länder, Regionen und Sozialgruppen einhalten, in denen Hilton geschäftlich tätig ist; dies gilt für den Wortlaut und den Geist dieser Gesetze. Team Member, die diesem Verhaltenskodex zuwider handeln, müssen mit Disziplinarmaßnahmen, einschließlich der Kündigung ihres Anstellungsverhältnisses, rechnen. Soweit eine Bestimmung dieses Verhaltenskodexes lokal geltendem Recht zuwider läuft oder in anderer Weise nicht durchsetzbar ist, bleiben die übrigen Bestimmungen des Verhaltenskodexes im weitestgehend möglichen Umfang gültig und durchsetzbar. Wie unter „Melden von Zuwiderhandlungen“ genauer ausgeführt, sollten Team Member Fragen oder Bedenken ihrem unmittelbaren Vorgesetzten, der lokalen Human ResourcesAbteilung, dem Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel mitteilen. Team Member in den Vereinigten Staaten können Fragen auch vertraulich an die Ethik-Hotline von Hilton richten unter www.hiltonhotline.com, oder unter +1 (877) 662-5825. In manchen Fällen benötigen Sie möglicherweise Beratung zu bestimmten Bestimmungen dieses Verhaltenskodex. Team Member sollten sich an die oben genannten Stellen werden, wenn sie Fragen oder Bedenken zum Verhaltenskodex haben. VERHALTENSKODEX März 2012 2 VERHALTENSGRUNDSÄTZE FÜR TEAM MEMBER Persönliche Verantwortung Von allen Team Membern wird erwartet, dass sie sich an Hiltons Werte der Gastfreundlichkeit, Integrität, Führung, Teamarbeit, Verantwortung und zeitnahen Bearbeitung halten. Jeder Team Member kann jeden Tag, mit jeder Handlung, das Ansehen von Hilton beeinflussen. Unser weiterer Erfolg hängt davon ab, dass alle Team Member zu jeder Zeit persönliche Verantwortung für ihre Handlungen und deren Folgen übernehmen. Handlungen, die unseren Mitarbeitern, unseren Gästen, unseren Geschäftspartnern, unserem Umfeld oder unserem Ansehen schaden, sind zu unterlassen und zu verhindern. Respektieren und Wertschätzen . der Diversität Wir fördern und schätzen ein von Diversität geprägtes Arbeitsumfeld. Unser Erfolg hängt von der Vielfalt unserer Belegschaft, unserer Gäste, unserer Lieferanten und Partner ab. Als „Corporate Citizens“ respektieren wir die kulturelle Vielfalt im gesamten Unternehmen weltweit und zeigen soziales Engagement in den Umfeldern, in denen wir weltweit leben und arbeiten. Wir tolerieren daher keine Diskriminierung, Belästigung oder Vergeltungsaktionen gegenüber Einzelpersonen oder Gruppen aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Rasse, Religion oder kulturellen Merkmalen oder anderer durch geltendes Recht geschützter Eigenschaften. Wir werben und beschäftigen hochqualifizierte Team Member und bieten Chancengleichheit für alle Team Member basierend auf Verdienst, Talent, Qualifikation, Erfahrung und der Fähigkeit, die Aufgaben im Beruf zu erfüllen. Persönliche Verantwortung bedeutet auch, Probleme und Bedenken zur Sprache zu bringen. Mit unserer „Politik der offenen Tür“ möchten wir Sie ermutigen jederzeit anzurufen oder das Büro Ihres Vorgesetzten, des Abteilungsleiters oder der lokalen Human Resources-Abteilung aufzusuchen und Fragen, Bedenken oder Probleme anzusprechen. Wenn Sie Bedenken in gutem Glauben äußern, sind nachteilige Handlungen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie untersagt und werden nicht toleriert. Bekämpfen von Mobbing und Belästigung am Arbeitsplatz Hilton möchte eine Arbeitsumgebung schaffen, in der Belästigung oder Beleidigung in jeglicher Form aufgrund einer gesetzlich geschützten Zugehörigkeit nicht toleriert wird. Einschüchterndes, beleidigendes, ausfallendes oder feindseliges Verhalten am Arbeitsplatz ist untragbar, ebenso wie Verhaltensweisen, die sonst auf irgendeine Art und Weise den Team Member bei der Ausübung seiner bzw. ihrer Arbeit stören. Als global führendes Hotelunternehmen ist es unser Anliegen, alle Menschen gut zu behandeln – alle Menschen, nicht nur unsere Gäste. Wir erwarten daher von allen Personen im Unternehmen, sich gegenseitig mit Respekt und Würde zu begegnen. Belästigung am Arbeitsplatz kann viele verschiedene Formen annehmen, beispielsweise: • Schriftliche oder verbale Beschimpfung oder Bedrohung • Unerwünschte Bemerkungen, Witze, Verunglimpfungen oder höhnische, diskriminierende Bemerkungen • Beleidigende oder verletzende Scherze • Ignorieren, Isolieren oder Ausgrenzen einer Person Im Folgenden werden die Verhaltensweisen aufgeführt, die von allen Team Membern, unabhängig von ihrer Position, erwartet werden. Die unten genannten Beispiele sind nicht allumfassend. Hilton behält sich das Recht vor, ein bestimmtes Verhalten als unzulässig einzustufen. • Diskriminierendes Material, das öffentlich gezeigt oder am Arbeitsplatz verteilt wird, etc. • Unerwünschter körperlicher Kontakt Wenn ein Teammitglied sich belästigt fühlt, sollte er oder sie sich unverzüglich an einen Vorgesetzten oder an die lokale Human Resources-Abteilung wenden. Allen Meldungen über Belästigung am Arbeitsplatz wird auf angemessene Weise nachgegangen. Hilton führt die entsprechenden Untersuchungen so vertraulich wie möglich durch. Alle Team Member sind verpflichtet, bei einer Untersuchung zu kooperieren. Hilton verbietet Vergeltungsaktionen gegen Team Member, die eine Belästigungsbeschwerde in gutem Glauben vorbringen und bei der Untersuchung kooperieren. Gestalten einer sicheren und gesunden Arbeitsumgebung Seit jeher engagiert sich Hilton für die Gesundheit und die Sicherheit seiner Gäste, Team Member und Geschäftspartner und unsere Vergangenheit belegt diese Selbstverpflichtung. Sicherheit erfordert das Engagement aller Mitarbeiter. Jeder Team Member ist verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Sicherheits- und Gesundheitsgesetze und -vorschriften, sowie für die sofortige Meldung von Unfällen und Verletzungen am Arbeitsplatz, gefährlichen Arbeitsbedingungen oder Vorgehensweisen. VERHALTENSKODEX März 2012 3 VERHALTENSGRUNDSÄTZE FÜR TEAM MEMBER Drogen- und alkoholfreier Arbeitsplatz Team Member dürfen während der Arbeit oder sonst bei Aufenthalt auf dem Unternehmensgelände keine illegalen Substanzen besitzen, verwenden, kaufen, verkaufen, verteilen, herstellen, transportieren oder konsumieren. Team Member dürfen während der Arbeitszeit nicht unter dem Einfluss von Alkohol stehen oder Alkohol konsumieren. Eine Ausnahme sind genehmigte, von Hilton gesponserte Anlässe. Unter keinen Umständen darf ein Team Member ein Fahrzeug oder ein anderes Gerät bedienen, das eine Gefahr für den Team Member oder andere Personen darstellen kann, wenn er oder sie unter dem Einfluss von Alkohol, illegalen Drogen oder anderen Substanzen steht, die seine Fähigkeit zur sicheren Bedienung eines Fahrzeugs oder Geräts beeinträchtigen. Wo es das Gesetz, AlkoholausschankRegelungen und kulturelle Normen erlauben, dürfen Team Member während der Arbeitszeit oder auf dem Unternehmensgelände im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit oder eines durch das Hilton-Management erteilten Auftrags alkoholische Getränke konsumieren, kaufen, verkaufen, verteilen, übergeben oder transportieren. Soweit dies gesetzlich oder durch geltende Verträge oder Abreden zulässig ist, können Team Member während des Einstellungsverfahrens und/oder bei Anzeichen von Alkoholisierung oder Drogeneinfluss einem Alkohol- oder Drogentest unterzogen werden. Sicherstellung eines gewaltfreien Arbeitsplatzes Hilton duldet keine Verhaltensweisen, die die Sicherheit und Unversehrtheit seiner Mitarbeiter gefährden können. Im Rahmen der vorliegenden Richtlinien wird Gewalt am Arbeitsplatz definiert als angedrohte, versuchte oder tatsächliche Handlungen, die körperliche Verletzungen oder seelische Schäden verursachen können. Beispiele von Gewalt am Arbeitsplatz sind unter anderem: • Bedrohungen durch Schütteln der Faust, Zerstören von Eigentum, Werfen von Gegenständen, Schussgesten etc. • Verbale oder schriftliche Bedrohungen, die die Absicht ausdrücken, anderen zu schaden • Physische Angriffe oder Übergriffe • Stalking • Jede Handlung, die einem vernünftigen Menschen unter den gegebenen Umständen Furcht einflößt Hilton untersucht alle Meldungen über Gewalt, Gewaltandrohungen oder ausgeführte Gewalt auf angemessene Weise. Alle Team Member sind zur Kooperation bei den Untersuchungen zur Gewalt am Arbeitsplatz verpflichtet. Jede Bedrohung wird als Absichtserklärung ausgelegt, diese Drohung in die Tat umzusetzen. Inakzeptable Verhaltensweisen Team Member müssen gemäß ihrem besten Urteilsvermögen die höchsten Standards einhalten. Hilton behält sich das Recht vor, bestimmte Verhaltensweisen als unangemessen einzustufen. Die folgende Liste enthält Beispiele von Verhaltensweisen, die Hilton während der Arbeitszeit unter anderem als unzulässig betrachtet: • Verwendung von abwertenden oder obszönen Ausdrücken; • Ansehen oder Herunterladen von Pornografie; • Diebstahl oder Missbrauch von Firmeneigentum oder des Eigentums anderer; • Offenlegung von persönlichen, vertraulichen oder firmeneigenen Informationen; • Unprofessionelle Störungen am Arbeitsplatz; • Fälschung von Daten, einschließlich Mitarbeiterakten, Stundenzetteln, Kostenabrechnungen, etc.; • Ausnutzen der Position, um sich selbst, Freunden oder Familienmitgliedern unberechtigt Vorteile zu verschaffen; • Übermäßige Abwesenheit; • Glücksspiel am Arbeitsplatz; • Schlafen am Arbeitsplatz; • Unbefugte Verwendung oder Weitergabe von Kennwörtern oder Konten • Unangemessenes Handeln im Namen von Hilton bei einer gesellschaftlichen Veranstaltung oder in einem sozialen Online-Netzwerk VERHALTENSKODEX März 2012 4 UNTERNEHMENSETHIK Unser Ansehen basiert auf fairen Geschäftsmethoden. Kein Teammitglied darf sich an der Verheimlichung oder dem Missbrauch von vertraulichen oder geschützten Informationen, falscher Darstellung von Tatsachen oder anderen unfairen Handlungsweisen beteiligen. Dies gilt für alle Personen, mit denen wir zu tun haben. Wir schulden dieses Verhalten unseren Gästen, Wettbewerbern, Geschäftspartnern und allen Menschen, denen wir bei unserer Geschäftstätigkeit begegnen. Werbung und Marketing Unsere Werbe- und Marketingaktivitäten sollen wahrheitsgetreu, genau und weder trügerisch noch irreführend sein, wenn wir über uns selbst oder über unsere Wettbewerber sprechen. Team Member, die an Marketing- und Werbemaßnahmen beteiligt oder dafür verantwortlich sind, müssen alle diesbezüglich geltenden Rechte kennen und einhalten. Datenschutz Wir schützen alle persönlichen Informationen, die wir im Verlauf unserer Geschäftsabläufe sammeln. Datenschutzgesetze unterscheiden sich erheblich von Land zu Land. Sollten Sie Fragen bezüglich Schutz, Erfassung, Verwendung und Weitergabe von persönlichen Daten haben, richten Sie diese bitte unverzüglich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. Zu den „persönlichen Daten“ zählen alle Informationen die 1. zur Identifikation, zum Auffinden oder zur Kontaktaufnahme mit einer Person verwendet werden können (allein oder in Verbindung mit anderen Informationen, die Hilton besitzt) oder die 2. sich auf irgendeine Weise auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Beispiele solcher persönlicher Daten sind (unter anderem) deutliche Datenelemente wie Name, Adresse und E-Mail-Adresse sowie weniger deutliche Informationen wie persönliche Vorlieben, Informationen zu Hotelaufenthalten und Gästekonten. Besonders sensible persönliche Daten sind beispielsweise von der Regierung vergebene ID Nummern, Kreditkartennummern und Informationen zu Gesundheitszustand, Behinderung, Religionszugehörigkeit, politischen Meinungen, Abstammung bzw. ethnischer Herkunft oder Sexualleben einer Person. Persönliche Informationen können in beliebigen Formaten oder Medien vorliegen, einschließlich Computer- bzw. elektronische Daten sowie Ausdrucke auf Papier. Interessenskonflikte Ein „Interessenskonflikt“ liegt vor, wenn die persönlichen Interessen eines Team Members mit denen von Hilton tatsächlich oder scheinbar in Konflikt stehen. Hiltons Unternehmenspolitik sieht vor, solche Interessenskonflikte unserem Geschäft fernzuhalten. Dementsprechend dürfen Sie Ihre Position bei Hilton nicht dazu verwenden oder versuchen, sich selbst, Ihrer Familie oder anderen Personen einen unberechtigten Vorteil zu verschaffen. Zusätzlich dürfen Sie keine Investitionen tätigen oder andere Verpflichtungen eingehen, die Ihr unabhängiges Urteilsvermögen für Hilton beeinträchtigt. Transaktionen mit externen Unternehmen, bei denen Eigentum (Immobilien oder Gegenstände), Rechte oder Dienstleistungen bereitgestellt, gekauft oder gemietet werden, dürfen nicht durch persönliche Interessen oder Beziehungen tatsächlich oder scheinbar beeinflusst werden. Dementsprechend dürfen keine direkten oder indirekten Interessen oder Beziehungen zu Unternehmen bestehen, die möglicherweise: 1. Ihre Objektivität, Ihr unabhängiges Urteilsvermögen oder die Ausübung der Ihnen von Hilton übertragenen Aufgaben beeinträchtigt, oder 2. Hilton durch den Anschein eines Interessenskonflikts bloßstellt. Sie dürfen sich daher in keine Situation bringen, die einen Interessenskonflikt verursachen könnte oder die berechtigten Anlass zur Annahme eines solchen Konflikts gibt. Der Anschein eines Interessenskonflikts kann ebenso viel Schaden anrichten wie ein tatsächlicher Konflikt. Wenn ein Interessenskonflikt auftritt oder Sie befürchten, dass ein Interessenskonflikt entstehen könnte, wenden Sie sich umgehend an Ihren Vorgesetzten, die lokale Human Resources-Abteilung, den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. Alle potentiellen Interessenskonflikte müssen dem Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel gemeldet werden. Unten finden Sie einige Richtlinien für Situationen, in denen ein Interessenskonflikt auftreten könnte. Private Wahrnehmung von Geschäftschancen Unternehmenseigentum, Informationen oder die Position darf nicht zur persönlichen Bereicherung eingesetzt werden. Es darf keine Wettbewerbssituation mit Hilton entstehen. Team Member sind verpflichtet, bei jeder Gelegenheit die Geschäftsinteressen von Hilton wahrzunehmen. Dementsprechend dürfen Team Member keinen persönlichen Nutzen aus Geschäftsmöglichkeiten ziehen (oder einer dritten Person verschaffen), die sie in ihrer Position, durch die Verwendung von Hilton Eigentum oder Informationen erkennen, es sei denn, Hilton wurde bereits ein Angebot unterbreitet und es hat dieses abgelehnt. VERHALTENSKODEX März 2012 5 UNTERNEHMENSETHIK Familienmitglieder und persönliche Beziehungen Geschäftliche Beziehungen oder das Konkurrieren mit Unternehmen, deren Angestellte, Teilhaber oder Eigentümer Familienangehörige oder enge Freunde von Team Membern sind, kann Bedenken hinsichtlich Fairness und Objektivität hervorrufen und den Anschein eines Interessenskonflikt erwecken, auch wenn kein tatsächlicher Konflikt besteht. Genauso dürfen Geschäftspartner von Hilton nicht ermutigt werden, Produkte oder Dienstleistungen von Familienmitgliedern oder engen persönlichen Freunden von Team Membern zu beziehen. Geschäftsbeziehungen zu Familienmitgliedern und engen Freunden von Team Membern sind zwar nicht grundsätzlich verboten, sie müssen jedoch alle Aspekte dieser Beziehungen gegenüber dem Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel offenlegen. Sie sollten nicht indirekt, über Ihren Ehepartner, ein Familienmitglied, Freund, Partner oder Geschäftspartner Interesse an einer Aktivität bekunden oder eine Geschäftsbeziehung eingehen, die diesen Verhaltenskodex verletzt. Ein solches Interesse soll vor dem Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel offengelegt werden. Es ist nicht Hiltons Absicht oder Wunsch, in Beziehungen zwischen Team Membern außerhalb des Arbeitsplatzes einzugreifen oder diese zu bestimmen. Für Hilton ist jedoch wichtig, dass persönliche Beziehungen zwischen Team Membern die Arbeitsumgebung nicht nachteilig durch das Entstehen eines tatsächlichen oder auch nur scheinbaren Interessenskonflikts, einer Beeinträchtigung der Dienstleistung gegenüber den Gästen von Hilton oder Hiltons Geschäft oder durch das Verursachen einer Haftungsangelegenheit für Hilton oder seine Mitarbeiter beeinflussen. Hilton gestattet es Team Membern, die eine persönliche Beziehung führen, grundsätzlich nicht, bei der Arbeit in einem direkten oder indirekten Über-/ Unterordnungsverhältnis tätig zu sein. Ebenso gestattet Hilton es Team Membern, die eine persönliche Beziehung führen, nicht, in einer Position tätig zu sein, in der sie die Arbeit, die Vergütung oder die Arbeitsbedingungen des anderen beeinflussen können oder in der Verschwiegenheit oder andere bedeutende Geschäftsaspekte eine wichtige Rolle spielen. Meldepflichtige Interessen . oder Beziehungen Alle Team Member, die ein finanzielles oder wirtschaftliches Interesse an oder eine entsprechende Beziehung mit Lieferanten, Franchisenehmern oder anderen Geschäftspartnern, Konkurrenten oder wichtigen Kunden haben, müssen dem Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel einen schriftlichen Bericht vorlegen, der solche „Meldepflichtigen Interessen oder Beziehungen“ offenlegt. Persönliche Investitionen Investitionen in Konkurrenzunternehmen oder in potentielle oder bereits bestehende Geschäftspartner von Hilton sind zu unterlassen. Externe Geschäftsaktivitäten und Anstellung Team Member dürfen nicht an Geschäftsaktivitäten teilnehmen, die 1. mit Ihren Aufgaben und Ihrer Verantwortung gegenüber Hilton in Konflikt stehen 2. Ihre Objektivität, Ihr unabhängiges Urteilsvermögen oder die Ausübung der Ihnen von Hilton übertragenen Aufgaben beeinträchtigt, oder 3. Hilton durch den Anschein eines Interessenskonflikts bloßstellt. Jede bezahlte Tätigkeit oder Beratertätigkeit muss von Ihrem direkten Vorgesetzten genehmigt werden. Finanzielle Verpflichtungen Team Member dürfen kein Geld bei einem Unternehmen oder einer Person, die in Geschäftsbeziehung zu Hilton steht oder treten möchte, ausleihen oder sich bei diesen verschulden, wenn dies das Risiko der Unangebrachtheit oder mangelnder Objektivität hinsichtlich der Geschäftsbeziehungen erweckt oder auch nur den Anschein davon erwecken könnte. Leitende Angestellte und Geschäftsführer anderer Organisationen Team Member dürfen nicht als leitender Angestellter oder Geschäftsführer eines Unternehmens oder einer Organisation arbeiten, die nicht zu Hilton gehört, ohne vorher beim Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder General Counsel die schriftliche Zustimmung einzuholen. Faires Handeln Hilton blickt dank seiner ehrlichen und fairen Geschäftspraktiken auf eine lange Erfolgsgeschichte zurück. Wir werben um unsere Kunden durch Preis, Service und Qualität. Anhand dieser Kriterien vergeben wir auch unsere Aufträge. Einkaufspraktiken Fairness und Objektivität sind unser Ziel bei allen Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Vertragspartnern. Alle qualifizierten und interessierten Lieferanten erhalten eine Gelegenheit zur Teilnahme an Ausschreibungen und zur Unterbreitung von Angeboten für ihre Produkte und Dienstleistungen. Die Entscheidung für einen Zuschlag muss auf gerechtfertigten, festgelegten Kriterien wie Qualität, Serviceebene und Preis basieren. Wir respektieren die allgemeinen Geschäftsbedingungen von Verträgen, zahlen pünktlich und schützen vertrauliche Firmeninformationen von Lieferanten und externen Partnern. Geschäftliche (Sach-)Zuwendungen (Geschenke, Gefälligkeiten und Bewirtung) Eine der Herausforderungen in der Hotelbranche ist das Sicherstellen korrekter Beziehungen mit Geschäftspartnern hinsichtlich Geschenken, Gefälligkeiten und Bewirtung („Geschäftliche (Sach-) Zuwendungen“). Was sind geschäftliche (Sach-) Zuwendungen? Alle geldwerten Leistungen mit dem Potential Geschäftsentscheidungen, unabhängig von ihrem eigentlichen Wert, zu beeinflussen, gelten als geschäftliche (Sach )Zuwendungen. Beispiele sind Geschenke, Essen, Getränke, Unterhaltungsangebote (einschließlich Tickets und Freikarten), Freizeitangebote (einschließlich Golf- und Tennisplatzgebühren), Transporte, Vergünstigungen, Werbeartikel oder die Nutzung von Zeit, Material, Einrichtungen oder Geräten des Spenders. Geschäftliche (Sach-)Zuwendungen können dazu dienen, freundschaftliche Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Sie dürfen jedoch nicht dazu verwendet werden, sich einen unlauteren Vorteil zu verschaffen oder Geschäftsbeziehungen auf unangemessene Weise zu beeinflussen. Geschäftliche (Sach-)Zuwendungen sind VERHALTENSKODEX März 2012 6 UNTERNEHMENSETHIK zwar weit verbreitet, können aber moralisch fragwürdige Situationen erzeugen und sind u. U. nach den Gesetzen vor Ort untersagt. Selbst wenn geschäftliche (Sach-)Zuwendungen rechtlich und moralisch zulässig sind, können solche Geschenke den Anschein von Fehlverhalten geben. Zu beachtende Richtlinien Jeder Team Member soll in allen Geschäftsaktivitäten für Hilton fair und unbestechlich handeln. Dies bedeutet, mit gesundem Menschenverstand vorzugehen und auch nur den geringsten Anschein zu vermeiden, dass eine geschäftliche Aufmerksamkeit das geschäftliche Urteilsvermögen einer Person tatsächlich oder potentiell beeinträchtigt. Team Member können eine geschäftliche Aufmerksamkeit annehmen, wenn: • dadurch die erfolgreiche Geschäftsbeziehung und das Wohlwollen von Personen oder Unternehmen, mit denen Hilton Worldwide eine Geschäftsbeziehung unterhält oder eingehen möchte, gefördert wird; • die vor Ort geltenden Gesetze und die angemessenen und moralischen Branchenstandards nicht verletzt werden, z. B. Blumen, Obstkörbe und andere kleinere Geschenke zu einem besonderen Anlass, sie als Zahlung für zulässige Ausgaben dienen, die in direktem Zusammenhang mit dem Geschäftszweck stehen, wie Seminare oder Konferenzen, an denen Team Member im Auftrag des Unternehmens teilnehmen und die Ihr Vorgesetzter genehmigt hat; oder • kein Interessenskonflikt oder Zweifel an Ihrer Loyalität auftreten kann. Folgendes ist nicht zulässig: • Annahme von Bargeld oder Barwerten • Akzeptieren von illegalen geschäftlichen (Sach-)Zuwendungen • Einfordern von geschäftlichen (Sach-) Zuwendungen • Annahmen von geschäftlichen (Sach-) Zuwendungen als Gegenleistung. • Entgegennehmen von (Sach-)Zuwendungen, die als Bestechung oder Auszahlung für eine Gegenleistung ausgelegt werden könnte • Akzeptieren beleidigender oder unangemessener geschäftlicher (Sach-) Zuwendungen • Akzeptieren von Angeboten zur Übernahme privater Reisekosten von Personen oder Unternehmen, mit denen Hilton eine Geschäftsbeziehung unterhält oder eingehen möchte • Akzeptieren einer Aufmerksamkeit, wenn Sie wissen oder davon ausgehen müssen, dass der Spender dadurch die Richtlinien seines eigenen Unternehmens verletzt • • • Wenn die geschäftliche Aufmerksamkeit Sie scheinbar oder tatsächlich zu einer Gegenleistung verpflichtet, ist sie unzulässig. Unter Einhaltung der oben genannten Richtlinien dürfen Team Member Geschenke oder Unterhaltungsangebote (z. B. Tickets) annehmen, wenn sie für den persönlichen, nicht geschäftlichen Gebrauch bestimmt sind und den Wert von 200 US-Dollar pro Kalenderjahr nicht überschreiten (dies gilt pro Unternehmen, unabhängig davon, ob verschiedene Mitarbeiter/Personen des jeweiligen Unternehmens die Geschenke vergeben). Für einzelne Abteilungen oder bestimmte Regionen gelten u. U. niedrigere Grenzen für die Team Member. Es dürfen jedoch keine höheren Grenzwerte festgelegt werden. Beachten Sie, dass diese Grenze im Allgemeinen nicht für Mahlzeiten, Getränke oder Unterhaltungsangebote gilt, die bei geschäftlichen Besprechungen oder mit unseren Geschäftspartnern angeboten werden, sofern diese Richtlinien eingehalten werden. Darüber hinaus gilt: • Ausnahmen erfordern die Genehmigung des General Counsel und der Leitung der Human Resources-Abteilung • Wenn zu Ihren Aufgaben die Auswahl von Lieferanten, die Vergabe von Aufträgen, das Erstellen von Richtlinien für die Auftragsvergabe oder die Beteiligung an Vertragsverhandlungen zählen, müssen Sie besonders darauf achten, Handlungen zu unterlassen, die den Anschein der Bestechlichkeit oder Bevorzugung erwecken, oder die das Ansehen von Hilton hinsichtlich • Objektivität und Fairness schädigen. Die beste Vorgehensweise in einem solchen Fall ist es, die Aufmerksamkeit eines Anbieters abzulehnen, wenn Hilton an der Auswahl oder Bestätigung des Lieferanten beteiligt ist. Sie sollten es vermeiden, wiederholt (Sach-) Zuwendungen von denselben Personen oder Unternehmen anzunehmen. Nehmen Sie keine (Sach-)Zuwendungen an, die Sie nicht offen mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihren Kollegen besprechen könnten. Wenn die Annahme einer Aufmerksamkeit nicht angemessen erscheint, sollten Sie entweder das Angebot höflich ablehnen oder das Geschenk zurückschicken, mit einem beigefügten Schreiben, das auf die Hiltons Unternehmenspolitik verweist. Falls ein solcher Brief erforderlich ist, sollten Sie Kopien an Ihren Vorgesetzten und den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel schicken. Der Assistant General Counsel für Governance und Compliance können Ihnen beim Verfassen eines solchen Schreibens behilflich sein. Wenn Sie irgendeinen Zweifel bezüglich angebotener geschäftlicher (Sach-) Zuwendungen haben, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. VERHALTENSKODEX März 2012 7 UNTERNEHMENSETHIK Vergabe von geschäftlichen (Sach-) Zuwendungen Sie dürfen keine Geschenke oder Unterhaltungsangebote an Personen verteilen, wenn die Annahme dieser (Sach-)Zuwendungen für Sie selbst gemäß der oben genannten Richtlinien und Erwartungen nicht zulässig wäre. Ausnahmen erfordern die Genehmigung des General Counsels. Sie dürfen solche Geschenke und Unterhaltungsangebote nicht vergeben, wenn diese die vor Ort geltenden Gesetze oder die Richtlinien des Arbeitgebers des Empfängers verletzen – unabhängig davon, ob sie gemäß unseren Richtlinien zulässig sind oder nicht. Wägen Sie sorgfältig ab, ob ein Geschenk oder Unterhaltungsangebot, auch wenn es sonst diese Richtlinien nicht verletzt, den Anschein erwecken könnte, das geschäftliche Urteilsvermögen des Empfängers zu beeinflussen oder zu diesem Zweck vergeben wird. Wenn Sie irgendeinen Zweifel hinsichtlich der Vergabe einer geschäftlichen Aufmerksamkeit haben, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. Trinkgelder und Prämien Sie dürfen Trinkgelder und Prämien von Gästen und Kunden für Ihre Arbeitsleistung annehmen, sofern Ihre Position üblicherweise die Annahme solcher Trinkgelder mit sich bringt (z. B. Parkservice, Sonderdienste, Restaurantmitarbeiter, Kabinenbegleiter und Zimmerservice). Ein Teammitglied, das die Bedingungen der geschäftlichen Beziehung zum Spender beeinflussen kann, darf keine Trinkgelder oder Zuschläge annehmen. Wettbewerbs- und Kartellgesetze Wir glauben an das Wettbewerbsprinzip auf dem Markt, doch der Wettbewerb muss fair, nach ethischen Grundsätzen und unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Richtlinien stattfinden. Diese Gesetze und Regelungen, zu denen die bundesstaatlichen und staatlichen Kartellgesetze in den USA zählen, sowie Wettbewerbsgesetze in anderen Ländern, in denen wir vertreten sind, dienen dazu, einen fairen und offenen Wettbewerb in der Wirtschaft zu fördern. Diese Gesetze sind oft umfangreich und komplex, einige wichtige Punkte sollte jedoch jeder Team Member kennen: Das Kartellgesetz verbietet Unternehmen unter anderem den Austausch von Informationen oder das Abschließen formeller oder informeller Vereinbarungen (mündlich oder schriftlich, konkludent oder gefolgert) mit potentiellen oder tatsächlichen Konkurrenzunternehmen, welche Preise, Verkaufsbedingungen, Verteilung, Gebietszuteilungen, Produkte, Kunden oder Lieferanten zum Gegenstand haben. Demzufolge dürfen Team Member sich unter keinen Umständen Zugang zu Informationen von Wettbewerbern verschaffen oder diese auf eine Weise verwenden, die auf eine Vereinbarung zwischen Hilton und einem Wettbewerber hinsichtlich folgender Punkte hindeuten: 1. Festlegen, Stabilisieren und Kontrolle von Preisen; 2. Zuteilung von Produkten, Märkten oder Gebieten; 3. Boykottieren bestimmter Kunden oder Lieferanten; oder 4. Unterlassung des Verkaufs eines Produkts. Team Member dürfen sich an keinen Gesprächen, Vereinbarungen oder Absprachen (sei es telefonisch, schriftlich, bei Besprechungen oder anderweitig) mit Wettbewerbern oder potentiellen Wettbewerbern über Preise, Bettenbelegung, Gebietszuteilung, Kunden oder Vertrieb beteiligen, es sei denn, dies geschieht unter strikter Einhaltung schriftlicher Vorgaben, die durch den General Counsel genehmigt sind. Wettbewerbsinformationen zu Preisen, Bettenbelegung und ähnliche Daten dürfen an außenstehende Consulting-Gruppen weitergegeben werden, wenn die Berater solche Informationen mit den Informationen anderer Hotelketten zusammenfassen und keine spezifischen Daten mit Hilton in Verbindung bringen. Als Faustregel stellen Team Member sich die Frage, ob sie die Informationen, die sie mit einem Wettbewerber teilen, besprechen oder vereinbaren, normalerweise mit einer Person besprechen würden, deren Ziel es ist, Ihre Kunden abzuwerben. Wenn die Antwort „Nein“ lautet, vermeiden sie das Gespräch. Wenn Team Member sich nicht sicher sind, wenden diese sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. Die Nichteinhaltung von Kartellgesetzen kann für Team Member disziplinarische Maßnahmen, einschließlich der Kündigung, zur Folge haben. Geschützte, vertrauliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse Beschaffung, Besitz oder Verwendung von geschützten oder vertraulichen Informationen oder Geschäftsgeheimnissen von Wettbewerbern oder anderen Gesellschaften wird von Hilton in keinem Fall geduldet. Dieser Grundsatz gilt auch für geschützte, vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse, die während eines früheren Arbeitsverhältnisses erworben wurden und dadurch in das Arbeitsverhältnis bei Hilton mitgenommen werden. Dies gilt auch dann, wenn der Team Member selbst der Verfasser oder Ersteller dieser Informationen ist. Dies gilt für alle Arten von Informationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Papierdokumente, E-Mails, Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und andere elektronische Daten. Wenn ein Team Member Kenntnis davon erhält oder Grund zur Annahme hat, dass jemand bei Hilton solche vertraulichen, geschützten oder geheimen Informationen erworben hat oder verwendet, muss der Verdacht direkt an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel gerichtet werden. Wenn ein Team Member sich nicht sicher ist, ob die verwendeten Informationen unzulässige geschützte, vertrauliche oder geheime Informationen sind, wendet er sich bitte unverzüglich an die Hilton-Rechtsabteilung. VERHALTENSKODEX März 2012 8 UNTERNEHMENSETHIK Schutz von Hilton-Informationen Unsere Unternehmensinformationen sind wertvoll, weil sie nicht öffentlich bekannt sind. Der Wert von firmeneigenen Informationen kann verringert werden oder verloren gehen, wenn diese an Wettbewerber, die Medien oder externe Parteien weitergegeben werden. Vertrauliche und geschützte Informationen müssen vor unbefugter Offenlegung oder Verwendung geschützt werden. Wir müssen die Vertraulichkeit dieser Informationen aufrecht erhalten, es sei denn, die Offenlegung ist autorisiert oder rechtlich erforderlich. Dies wird durch den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel festgestellt. Die Verpflichtung zum Schutz solcher vertraulichen und geschützten Informationen besteht weiter, wenn ein Team Member Hilton verlassen hat. Nicht vertrauliche Informationen müssen so behandelt werden, dass ihr Wert als Unternehmenskapital erhalten bleibt. Beispiele für firmeneigene Informationen: • Informationen zu Entwicklung oder Akquisitionen • Strategische Pläne und Informationen • Konditionen und Struktur von Hiltons Verträgen und Finanzvereinbarungen • Informationen zu Software, Datenbanken und anderen Systemen, einschließlich deren Struktur und Inhalt • Persönliche Informationen zu Gästen, Team Membern oder anderen Personen • Informationen, die von Kunden, Lieferanten oder anderen externen Parteien weitergegeben wurden und dem Datenschutzunterliegen • Alle nicht öffentlichen Informationen, die schädlich für Hilton oder nützlich für Wettbewerber sin Auf folgende Weise können Team Member vertrauliche Unternehmensinformationen schützen: • Kennzeichnen der ersten Seiten von Dokumenten mit der Aufschrift „Vertraulich“ • Aufbewahren von Informationen an einem sicheren Ort • Einrichten sicherer Arbeitsplätze • Weitergabe vertraulicher Informationen an andere Team Member nur bei Bedarf • Weitergabe von vertraulichen Unternehmensinformationen an Externe nur dann, wenn dies für die Geschäfte von Hilton erforderlich ist und nur unter Zustimmung des Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder des General Counsel, und nur, wenn geeignete Schritte unternommen werden, um die Vertraulichkeit der Informationen zu schützen, z. B. durch eine entsprechende unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung, vor der Offenlegung der vertraulichen, firmeneigenen Informationen • Legen Sie niemals Informationen mit der Aufschrift „Attorney-Client Privileged“ (Anwaltsgeheimnis) oder „Confidential Attorney Work Product“ (Vertrauliche Anwaltsdokumente) gegenüber anderen Team Membern oder gegenüber Dritten offen, ohne vorher die Genehmigung des Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder des General Counsel einzuholen. • Führen Sie keine vertraulichen Gespräche an öffentlichen Orten (Flughafen, Aufzug etc.). • Bearbeiten Sie Dokumente nicht an leicht einsehbaren Orten. • Versenden Sie keine E-Mails mit vertraulichen Informationen außerhalb des Hilton-Netzwerks. • Verwenden Sie möglichst keine eigenen Geräte zum Speichern oder Transportieren von vertraulichen Unternehmensinformationen. Wenn Sie Grund zur Annahme haben, dass vertrauliche Informationen, einschließlich persönliche Informationen, verloren gegangen sind, verlegt wurden oder unbefugt verwendet werden, wenden Sie sich unverzüglich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance, den General Counsel oder die Abteilung für Informationssicherheit unter [email protected]. Sichere Entsorgung vertraulicher Informationen Vertrauliche Informationen müssen auf sichere Weise entsorgt werden. Papierdokumente müssen geschreddert werden. Elektronische Dateien und Medien müssen zerstört oder dauerhaft gelöscht werden, sodass die Informationen nicht mehr gelesen oder rekonstruiert werden können. Alle solche Dokumente und Materialien müssen gemäß geltender Richtlinien zur Datenaufbewahrung und geltender gesetzlicher Vorgaben gehandhabt werden. Wenn Sie Fragen zur sicheren Entsorgung von vertraulichen Informationen haben, wenden Sie sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. Informationen Dritter Im normalen Geschäftsbetrieb erfassen wir u. U. vertrauliche Informationen über andere Unternehmen oder deren Mitarbeiter, einschließlich derzeitiger und potentieller Lieferanten und Partner. Wir schützen solche vertraulichen Informationen gemäß geltendem Gesetz, vertraglichen Verpflichtungen und unseren Richtlinien. Social Media Die Nutzung von sozialen Netzwerken (Social Media) durch Team Member kann für die vertraulichen und geschützten Informationen, das Ansehen und die Marken von Hilton ein Risiko darstellen und die Einhaltung von Geschäftsrichtlinien und Gesetzen gefährden. Um diese geschäftlichen und rechtlichen Risiken auf ein Minimum zu beschränken, erwartet Hilton von seinen Team Membern den verantwortungsvollen Umgang mit diesen Medien. Keine vertraulichen Informationen zu Hilton, unseren Gästen oder anderen Team Membern dürfen auf Social MediaWebsites offengelegt werden. Team Member dürfen keine Hilton betreffenden Themen als Vertreter von Hilton auf Social Media-Websites diskutieren, es sei denn, diese Aufgabe ist ihnen ausdrücklich übertragen worden. VERHALTENSKODEX März 2012 9 UNTERNEHMENSETHIK Schutz von Hilton-Eigentum Es ist wichtig, dass Sie mit HiltonEigentum sorgfältig umgehen und dieses verantwortungsvoll, effizient und nur für legitime Geschäftszwecke verwenden. HiltonEigentum bezeichnet greifbare Objekte wie Geld, Ausrüstung, Inventar und Betriebsmittel. Von Hilton bereitgestellte Computer, Software, Telefone und Netzwerke sind ebenfalls HiltonEigentum. Hilton-Eigentum darf niemals verwendet werden, um illegales Material zu versenden, empfangen oder zu verwenden. Achten Sie darauf, kein Material zu senden, empfangen oder zu verwenden, das andere als anstößig empfinden könnten. Hilton-Eigentum darf nicht zur Erstellung illegaler Kopien von Software, Musik, Bücher oder anderer rechtlich geschützter Produkte verwendet werden. Hilton-Eigentum sollte auf eine Weise verwendet werden, die stets die Sicherheit und Integrität des Netzwerks gewährleistet. Wenn Sie Fragen zum Schutz der Sicherheit und Integrität von Computern, Software, Telefonen oder Netzwerk haben, wenden Sie sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. Soweit gesetzlich zulässig behalten wir uns das Recht vor, alle Internet-Suchen, E-MailKorrespondenz und andere Aktivitäten, die Team Member mit Hilton-Eigentum durchführen, zu prüfen. Wir erwarten von Ihnen den vernünftigen Umgang mit dem gesamten Hilton-Eigentum, einschließlich aber nicht beschränkt auf E-Mail und Internet. Diebstahl, Betrug, Unterschlagung oder Veruntreuung von Hilton-Eigentum ist verboten und rechtswidrig, und kann die sofortige Kündigung des Arbeitsverhältnisses und rechtlichen Konsequenzen zur Folge haben. Erstellen und Verwaltung vorschriftsmäßiger Geschäftsunterlagen Hilton ist durch zahlreiche Gesetze und Vorschriften zu einer genauen Buchführung und Pflege der Geschäftsunterlagen verpflichtet, sowie zur vollständigen Beschreibung der darin dargelegten Transaktionen. Insbesondere gelten für Hilton die folgenden Dokumentationspflichten, die von allen Team Membern mit entsprechenden Aufgaben eingehalten werden müssen: • Alle Bücher, Datensätze und Konten müssen detailliert erstellt und geführt werden, auf genaue und objektive Weise die Transaktionen und Dispositionen mit Hilton-Eigentum wiedergeben und dürfen keine fehlerhaften oder falsch angegebenen Einträge enthalten. • Alle Ausgaben und Belege müssen korrekt und unverzüglich aufgezeichnet werden. Keine Zahlung im Namen von Hilton darf ohne die entsprechende Dokumentation, die den Zweck der geplanten Zahlung, beschreibt, genehmigt werden. • Es dürfen keine nicht offen gelegte oder nicht buchhalterisch erfassten Finanzmittel gebildet werden. • Die Bücher müssen deutlich, präzise, wahrheitsgemäß und genau geführt werden. • Übertreibung, blumige Sprache, Vermutungen, rechtliche Schlussfolgerungen und negative Beschreibung von Personen oder ihren Motiven sind zu unterlassen. • Ein internes Buchprüfungssystem muss gepflegt werden und angemessene Gewährleistung dafür bieten, dass die Informationen zu finanziellen Transaktionen: zeitnah aufgezeichnet, verarbeitet, zusammengefasst und berichtet werden, um die Vorbereitung der Geschäftsberichte gemäß den allgemein anerkannten Buchhaltungsgrundsätzen und anderen von Hilton festgelegten Anforderungen zu ermöglichen; und in einer Weise aufgezeichnet werden, die volle Rechenschaft über das Kapital und Eigentum von Hilton gibt. • Alle Hilton betreffenden Dokumente müssen geschützt und vollständig und korrekt aufbewahrt werden. Team Member sollten bedenken, dass in der zunehmend vernetzten, elektronischen Welt mit steigenden Prozessrisiken alle Geschäftsbücher infolge eines Rechtsstreits, staatlicher Untersuchungen oder durch unbefugte Weitergabe der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können. Daher sollten Team Member stets davon ausgehen, dass die von Ihnen erstellten Dokumente offengelegt werden könnten und überlegen, wie die Informationen im elektronischen Format aussehen würden, wenn sie in einem Blog oder gedruckt in einer lokalen oder nationalen Zeitung veröffentlicht werden. Team Member sollten besonders sorgfältig mit elektronischen Informationen, die Hilton betreffen, umgehen. E-Mail verbindet die Formlosigkeit täglicher Gespräche mit der Dauerhaftigkeit formeller Aktennotizen. Dies ist eine gefährliche Kombination. Team Member sollten daher die gleiche Sorgfalt beim Verfassen und Senden von E-Mails walten lassen wie bei anderen Dokumenten, die veröffentlicht werden könnten. Die gleichen Überlegungen gelten für Instant Messaging, Versenden von SMS, Bloggen, „Twittern“ und die Nutzung sozialer Netzwerke wie Facebook, MySpace und LinkedIn. Aufbewahrung von Dokumenten Viele rechtliche Bestimmungen legen fest, wie lange Hilton Dokumente im Ausdruck und in elektronischem Format aufbewahren muss. Um diese Anforderungen zu erfüllen, hat Hilton einen umfassenden Aufbewahrungszeitplan entwickelt, der alle Hilton betreffenden Dokumente abdeckt. Es wird von allen Team Membern erwartet, dass sie den Aufbewahrungszeitplan verstehen und einhalten. Es dürfen jedoch keine Dokumente aus Papier oder im elektronischen Format gelöscht werden, die Gegenstand eines Gerichtsverfahrens oder einer bereits laufenden oder anstehenden Untersuchung, Steuerprüfung oder Rechtsstreits sind, auch wenn diese Dokumente Kopien der Originale sind. Die Dokumentenaufbewahrung und -vernichtung ist ein wichtiges Thema. Die Unkenntnis und Nichteinhaltung unserer Dokumentenaufbewahrungsrichtlinien kann für Hilton und die Team Member rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Wenn ein Team Member nicht sicher ist, ob die Vernichtung eines Dokuments oder Datensatzes zulässig ist, wendet der Team Member sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. VERHALTENSKODEX März 2012 10 WELTWEITES ENGAGEMENT Auch wenn Regierungsvorgaben, Bräuche und Verhaltensnormen in den einzelnen Ländern der Welt unterschiedlich sind, müssen Hiltons Normen der Ehrlichkeit, Integrität und Fairness überall die Grundlage für unser unternehmerisches Handeln bilden. Team Member müssen die Geschäfte von Hilton auf eine Weise führen, die den Respekt und das Ansehen für Hilton und unser Geschäftsverhalten als weltweit engagierte Unternehmen fördert. Nachfolgend sind einige wichtige Bereiche aufgelistet, die für Hilton weltweit zu Problemen mit Regierungen und lokalen Personengruppen hinsichtlich Ethik und Normeneinhaltung führen können. Die folgenden Abschnitte dienen lediglich als Hilfestellung zur Erkennung relevanter Probleme. Alle Team Member sollten sich jedoch Rat vom Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel holen, wenn Fragen auftreten. Menschenrechte Hilton verpflichtet sich zur Einhaltung der im jeweiligen Land und im jeweiligen Gebiet geltenden Arbeitsrechte. Wir unterstützen die grundlegenden Menschenrechte für alle. Dies bedeutet unter anderem: • Wir beschäftigen keine Personen, die unter 15 Jahre alt sind oder in dem jeweiligen Land unter dem gesetzlich vorgeschriebenen Mindestalter für Arbeitnehmer liegen (es gilt das höhere Alter). Und wir erwarten von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie die gleichen Grenzen einhalten. • Wir verpflichten uns zur Einhaltung aller vor Ort geltenden Gesetze zu Löhnen und Gehältern, einschließlich Gesetze bezüglich Mindestlohn und den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestsozialleistungen. • Die durch geltende Gesetze geregelte Höchstarbeitszeit wird nicht überschritten, und Überstunden werden entsprechend vergütet. • Wir setzen keine Zwangsarbeiter, einschließlich Häftlinge, oder durch Schuldknechtschaft verpflichtete Arbeiter ein. • Wir verbieten körperliche Bestrafung von oder Gewalt gegen Team Member. • Wir respektieren das Recht der Vereinigungsfreiheit für alle Team Member. • Wir respektieren den rechtlichen Anspruch unserer Team Member, einer Gewerkschaft beizutreten (oder dies abzulehnen). Verbot von Menschenhandel Hilton verurteilt alle Formen von Menschenhandel und kommerzieller Ausbeutung, einschließlich der sexuellen Ausbeutung von Männern, Frauen und Kindern. Wir verpflichten uns, in jedem einzelnen Land, in dem wir tätig sind, Personen vor allen Formen von Missbrauch und Ausbeutung zu schützen. Wir erwarten von unseren Team Membern sowie von unseren Geschäftspartnern Unterstützung in dieser Verpflichtung. Sexsklavenhandel und Sextourismus sind weltweit ein zunehmend verbreitetes Problem. Hilton darf niemals zulassen, dass Eigentum, Produkte oder Dienstleistungen von Hilton zur Unterstützung oder Förderung irgendeiner Art von Missbrauch oder Ausbeutung dienen. Wenn Sie Grund zur Annahme haben, dass Ausbeutung in irgendeiner Form in einem Hotel stattfindet oder ein Teammitglied, Gast oder Geschäftspartner daran beteiligt ist, wenden sich Team Member bitte sofort an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten. Es liegt in der Verantwortung aller Vorgesetzten, die von ihren Team Membern über solche Vorgänge informiert werden, diese Informationen unverzüglich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel weiterzuleiten. An folgende Stellen können Sie sich bei Verdacht wenden: • Ihren Vorgesetzten, den Abteilungsleiter oder ein Mitglied der Geschäftsleitung • Alle Human Resources-Mitarbeiter, einschließlich HR-Manager, HR-Consultant oder den Vice President, Team Member Relations • Den Vice President, Corporate Responsibility • Den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel oder • Die Ethik-Hotline von Hilton (gegenwärtig nur für Team Member in den USA) Unsere Gesellschaft Als weltweit führendes Hotelunternehmen nimmt Hilton seine soziale Verantwortung in den Gesellschaft, in denen wir vertreten sind, wahr. Wir zeigen unser soziales Engagement durch die aktive Unterstützung verschiedener gemeinnütziger Einrichtungen. Wir ermutigen alle Team Member, sich an der wirtschaftlichen und sozialen Entwicklung ihrer Gesellschaft zu beteiligen und sich ehrenamtlich zu engagieren. Wir respektieren aber auch das Recht aller Team Member, diese Entscheidung selbst zu treffen. Verpflichtung zum Umweltschutz Umweltschutz ist eine der obersten Prioritäten für Hilton. Verantwortungsvoller Umgang mit der Umwelt ist gut für unser Geschäft und für die Gemeinschaft. Hilton verpflichtet sich zur Einhaltung aller Umweltschutzgesetze und -richtlinien vor Ort. Wir erwarten daher Folgendes von Team Membern: 1. korrekte Handhabung, Aufbewahrung und Entsorgung aller gefährlichen Materialien und Abfälle 2. Berücksichtigung aller Umweltgenehmigungen, die für Geräte, Einrichtungen und Anlagen von Hilton gelten, und 3. Meldung aller tatsächlichen oder mutmaßlichen Verletzungen von Umweltschutzgesetzen und -richtlinien an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel. VERHALTENSKODEX März 2012 11 WELTWEITES ENGAGEMENT Bestechung und andere illegale Praktiken Das US-amerikanische Antikorruptionsgesetz FCPA (Foreign Corrupt Practices Act), das Antibestechungsgesetz in Großbritannien (Bribery Act) und ähnliche Gesetze in vielen anderen Ländern schreiben strikte Grenzen für die Zahlungen an Regierungsbeamte vor. Insbesondere stellt es eine Verletzung des FCPA und des „Bribery Act“ für ein Team Member (oder einen Vertreter eines Team Members oder von Hilton) dar, Regierungsbeamten Geld oder geldwerte Leistungen anzubieten, zu zahlen, zu versprechen, zu autorisieren oder zu veranlassen zu dem Zweck, diese in ihren Handlungen oder Entscheidungen zu beeinflussen, um ein Geschäft zu behalten oder zu gewinnen oder einen geschäftlichen Vorteil zu erlangen. Diese Gesetze sehen bei Zuwiderhandlung strenge Strafen für Unternehmen und Einzelpersonen vor, einschließlich Geldbußen und Gefängnisstrafen. Aufgrund der Tragweite des FCPA und des „Bribery Act“ bietet Hilton Schulungen zur Einhaltung der Antikorruptionsgesetze an. Wir fordern Sie auf, an diesen Schulungen teilzunehmen, wenn Sie Fragen zum FCPA oder dem „Bribery Act“ haben. In einigen sehr wenigen Fällen sind bescheidene Geschenke oder Zahlungen an Regierungsbeamte gesetzlich zulässig, sofern sie nur dem Zweck dienen, routinemäßige, nicht diskretionäre behördliche Abläufe zu ermöglichen oder zu beschleunigen, nach vor Ort geltendem Gesetz zulässig sind und bestimmte andere Bedingungen erfüllen. Dies ist jedoch nur eine sehr seltene Ausnahme des FCPA und nach einigen Gesetzen wie dem britischen „Bribery Act“ nicht zulässig. Wenn dieses Gesetz in seiner Tragweite nicht bekannt ist, kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben. Team Member müssen sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel wenden, bevor sie einem Regierungsbeamten Zahlungen leisten oder geldwerte Leistungen anbieten. Diese Zahlungen müssen sorgfältig und ordnungsgemäß in den Büchern und Dokumenten von Hilton aufgezeichnet werden. Wer ist ein „Regierungsbeamter“? Unter dem FCPA und „Bribery Act“ ist die Definition von „Regierungsbeamten“ weit gefasst und beinhaltet alle Personen, die ein öffentliches Amt für eine Regierungsbehörde, ein Ministerium oder ein Organ ausüben, sowie Politiker, Vertreter einer politischen Partei und Kandidaten für ein öffentliches Amt, Vertreter der Rechtsprechung und Geschäftsführer oder leitende Angestellte von Unternehmen in staatlichem Besitz. Die Definition schließt auch Familienangehörige oder enge Mitarbeiter von Regierungsbeamten mit ein. Sie umfasst alle Mitarbeiter von staatlichen Unternehmen. Zu solchen Situationen zählen: • Geschenke oder Zahlungen an Regierungsbeamte • Indirekte Zahlungen (z. B. durch Vertreter oder Berater) an Regierungsbeamte • Bewirtung von Regierungsbeamten • Einstellen von Beratern, die persönliche, familiäre oder finanzielle Beziehungen zu einem Regierungsbeamten haben, umeinen Vorteil aus dieser Beziehung zu ziehen • Anbieten von kostenloser oder vergünstigter Nutzung von Hiltons Einrichtungen(einschließlich kostenloser oder vergünstigter Zimmer oder Hotel Gutscheine) für Regierungsbeamte • Ungewöhnlich hohe Zahlungen für Dienste von Regierungsbeamten • Zahlungen an Regierungsbeamte, die über den Umfangeiner Transaktion hinausgehen In jedem Fall sind Situationen zu vermeiden, die auch nur den Anschein erwecken, dass Hilton nicht die höchsten Standards moralisch korrekten Verhaltens einhält. Bestechung Verteilen oder Annehmen von Schmiergeldern, Bestechungsgeldern oder ähnlichen Zahlungen zu dem Zweck, Entscheidungen oder Handlungen durch Privatpersonen zu beeinflussen, ist nach US-Gesetzen und dem britischen „Bribery Act“ verboten. Kein Team Member darf direkt oder indirekt Bestechungs- oder Schmiergelder über einen Wert (einschließlich Bargeld, Vergünstigungen, Unterhaltungsangebote, Bewirtung, Unterkunft, Mahlzeiten oder anderes) anbieten, versprechen, verteilen, verlangen oder annehmen zu dem Zweck, die Handlung einer Person zu beeinflussen, eine bestimmte Behandlung zu erhalten oder eine Person dazu bringen, ihre Aufgabe nicht ordnungsgemäß auszuführen. Über Bestechung und Schmiergelder hinaus können auch Aktivitäten oder Verhaltensweisen, die Bestechung, Schmiergelder oder andere illegale und unzulässige Zahlungen verschleiern oder ermutigen, oder die den Anschein eines Fehlverhaltens geben, den Geschäften und dem Ansehen von Hilton schweren Schaden zufügen. Solche Handlungen sind ein rechtliches Risiko für Hilton und die Team Member, und kann strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen. VERHALTENSKODEX März 2012 12 WELTWEITES ENGAGEMENT Vorzugsbehandlung und Unterhaltungsangebote für Gewerkschaftsvertreter Nach US-amerikanischem Bundesarbeitsrecht dürfen Unternehmen (sowohl innerhalb als auch außerhalb der USA) einer US-Gewerkschaft, einschließlich ihrer Vorsitzenden und Angestellten, kein Geld oder andere geldwerte Leistungen zur Verfügung stellen. Dieses Verbot gilt auch für Geschenke oder Zahlungen, die ein Teammitglied aus eigener Tasche bezahlt. Beispiele: • Bereitstellen von Zimmern für Personen, die mit der Gewerkschaft in Verbindung stehen oder bei ihr angestellt sind • Vergünstigte Zimmer für Personen, die mit der Gewerkschaft in Verbindung stehen oder bei ihr angestellt sind • Geschenkgutscheine • Geschäftsessen • Geschäftliche Unterhaltungsangebote (z. B. Golfen, Sportveranstaltungen) • besondere Zimmerausstattung • Bargeld Diese Regeln sind komplex, und die Konsequenzen bei Zuwiderhandlung schwerwiegend. Sie müssen daher den Senior Vice President, Labor Relations, kontaktieren, bevor Sie einer US-Gewerkschaft, deren Vertretern oder Mitarbeitern Zahlungen oder andere geldwerte Leistungen anbieten. Boykotte US-Gesetze und -Regulierungen verbieten US-amerikanischen Firmen und ihren ausländischen Niederlassungen die Teilnahme an ausländischen Boykotten, die nicht von der US-Regierung genehmigt wurden. Beispiele für ausländische Boykotte sind der Boykott Israels der Arabischen Liga, der Boykott Pakistans durch Indien, und der Boykott Taiwans durch die Volksrepublik China. Laut Gesetz müssen alle Anfragen bezüglich Boykotten der US-Regierung gemeldet werden. Eine solche Anfrage kann beispielsweise die scheinbar harmlose Frage sein, ob wir in Geschäftsbeziehung mit israelischen Unternehmen stehen. Team Member müssen bei Eingang derartiger Anfragen unverzüglich den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel informieren und dürfen solche Anfragen nicht ohne die vorherige schriftliche Genehmigung des General Counsel beantworten. Handelsembargos und Exportkontrollen Viele Länder begrenzen ihre Geschäfte auf bestimmte Länder oder Personen, und beschränken ebenso Exporte auf bestimmte Länder. Diese Beschränkungen können einseitig sein oder auf Beschlüssen der Vereinten Nationen oder anderen regionalen Verpflichtungen basieren, z. B. Sanktionen der EU. Die Vereinigten Staaten haben beispielsweise folgende Beschränkungen auferlegt: • Handelsembargos (Sanktionen), die US-Firmen und ihren Mitarbeitern die direkte oder indirekte Beteiligungen an Finanztransaktionen mit bestimmten Länder weitgehend verbieten. Diese Liste unterliegt Änderungen, und die US-Sanktionen unterscheiden sich je nach Land. Eine Liste der Sanktionen finden Sie unter: http://www.treas.gov/offices/ enforcement/ofac/programs/ • Verbot geschäftlicher Beziehungen mit Terroristen, Drogenhändlern oder Personen, die an der Verbreitung von Massenvernichtungswaffen beteiligt sind. Eine Liste der Sanktionen finden Sie unter: http://www.treas.gov/resource-center/ sanctions/Pages/default.aspx • Exportbeschränkungen für bestimmte Waren, Software und Technologien, die entweder in den USA entwickelt wurden oder in den USA entwickelte Komponenten enthalten. Verletzungen dieser Gesetze können zu schweren Strafen, einschließlich hoher Geldund Gefängnisstrafen führen. Keine unserer Handlungen darf eine Verletzung geltender Handelsembargos und Exportgesetze und -regulierungen darstellen. Verbot der Geldwäsche Die Beteiligung oder Durchführung von Transaktionen, bei denen Geldmittel auf illegale Weise beschafft werden, ist Team Membern weltweit untersagt. Hilton ist verpflichtet sich an alle geltenden Anti-Geldwäschegesetze und Vorschriften in den USA und in allen anderen Ländern zu halten, in denen wir tätig sind. Daher müssen wir sorgfältig alle Zahlungen und Transaktionen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Agenten und Tochterfirmen untersuchen. Wir akzeptieren keine Geldmittel oder Zahlungen, wenn der Verdacht besteht, dass diese aus illegalen Quellen stammen. Die Beteiligung an Geldwäsche kann unserem Ansehen schwer schaden und für Hilton und Team Member Strafen, einschließlich Geldund Gefängnisstrafen, nach sich ziehen. VERHALTENSKODEX März 2012 13 WELTWEITES ENGAGEMENT Politisches Engagement Wahlen in den USA Nach geltendem US-Gesetz ist Unternehmen die direkte oder indirekte Beteiligung an einer Bundeswahlkampagne in den USA untersagt. Viele Gesetze auf Staats- und Gemeindeebene sehen ähnliche Beschränkungen für die politische Beteiligung durch Unternehmen vor, sowie strikte Regeln zur Meldung einer solchen Beteiligung. Verletzungen dieser Gesetze können zu schweren Strafen, einschließlich hoher Geld- und Gefängnisstrafen führen. Daher ist dem Unternehmen und seinen Vertretern ohne schriftliche Genehmigung des General Counsel die direkte oder indirekte (siehe unten) Bereitstellung oder Verwendung von 1. Geldern von Hilton 2. von Hilton bezahlte Zeit 3. Hilton Fahrzeugen, Eigentum, Diensten oder anderen Gütern von Hilton untersagt, um eine politische Partei oder die Kampagne eines Kandidaten für ein Amt auf Bundes-, Staats- oder Gemeindeebene zu unterstützen. Darüber hinaus bezahlt Sie Hilton nicht für eine solches Engagement. Indirekte Beiträge umfassen alle indirekten Ausgaben für einen Kandidaten oder Amtsinhaber, wie die Bereitstellung von Hiltons Telefonen, Computern, Voice-Mail, E-Mail. Online-Netzwerken, Kopiergeräten, Fahrzeugen oder anderem Hilton-Eigentum. Dies gilt auch, wenn ein Teammitglied dieses Hilton Eigentum verwendet, um einen Kandidat oder Amtsinhaber zu unterstützen. Während es Unternehmen laut Bundesgesetz nicht gestattet ist, einen Kandidaten für ein politisches Amt zu unterstützen, können Team Member aus eigener Tasche einen Kandidaten unterstützen. Diese Beiträge werden nicht von Hilton erstattet. Zusätzlich können Team Member in bestimmten leitenden oder administrativen Funktionen („Restricted Class“Mitarbeiter gemäß der Definition der Federal Election Commission) Bundeskandidaten indirekt durch das sogenannte Hilton Worldwide Political Actions Committee („Hilton PAC“) unterstützen. Hilton PAC bietet Restricted Class-Mitarbeitern eine legale und angemessene Methode zur gemeinsamen Unterstützung von Kandidaten für das USRepräsentantenhaus oder den US-Senat, deren Politik für die Geschäftschancen von Hilton förderlich ist. Restricted Class-Mitarbeiter, die an der Teilnahme bei Hilton PAC interessiert sind, wenden sich bitte an den Senior Vice President für Government Affairs oder den General Counsel. Hilton PAC darf Mitarbeiter, die gemäß der Definition der Federal Election Commission keine Restricted Class-Mitarbeiter sind, nicht um Spenden bitten. Wahlen in anderen Ländern Hiltons Politik hinsichtlich Zahlungen oder der Bereitstellung geldwerter Mittel an Regierungsbeamte oder politische Kandidaten in Ländern außerhalb der USA wird durch die Darlegung des FCPA und des „Bribery Act“ oben abgedeckt. Persönliche politische Aktivitäten Wir respektieren das Recht jedes einzelnen Team Member zur Teilnahme an politischen Prozessen und Aktivitäten seiner Wahl. Dabei muss jedoch klar sein, dass die vertretenen Standpunkte und Handlungen Ihre eigenen sind und nicht die von Hilton. Die Verwendung von Hilton-Eigentum und -Mitteln zur Förderung von politischen Parteien, Angelegenheiten oder Kandidaten Ihrer Wahl ist ebenfalls untersagt. Regierungsbeziehungen und Einhaltung von Lobbyismus-Gesetzen in den USA Hilton und die Team Member müssen alle Vorschriften und Regeln hinsichtlich Lobbyismus und Interessenvertretungen einhalten. Es dürfen keine Lobbytätigkeiten ohne die gesetzmäßige Anmeldung durchgeführt werden. Und alle Aktivitäten müssen vollständig, genau und gemäß den gesetzlichen Anforderungen dargelegt werden. Wenn Team Member, die sich an Lobbytätigkeiten beteiligen, nicht registriert und ihre Aktivitäten gemäß den geltenden Gesetzen gemeldet werden, kann dies für diese Personen und Hilton hohe Geldstrafen und andere Strafen zur Folge haben. Alle Team Member, deren Aufgabe 1. die Kommunikation mit Regierungsmitarbeitern und Beamten auf allen Ebenen und in allen Rechtsprechungen bezüglich Hilton betreffenden Themen, oder 2. die Beteiligung von außen stehenden Parteien oder Vertretungen für Lobbyarbeit für Hilton ist, müssen sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel wenden, um sicherzustellen, dass diese Aktivitäten keinen Gesetzesverstoß darstellen, und dass die Lobbyarbeit von Hilton koordiniert wird. Genauigkeit von Informationen Wir sind verpflichtet, allen Regierungsbehörden aktuelle, vollständige und genaue Informationen bereitzustellen. Falsche, unvollständige, ungenaue oder irreführende Darstellungen und Bescheinigungen können schwere rechtliche Konsequenzen für die betreffende Person und Hilton nach sich ziehen. VERHALTENSKODEX März 2012 14 MELDEN VON ZUWIDERHANDLUNGEN Wir möchten jeden Team Member darin unterstützen, die in diesem Verhaltenskodex dargelegten Erwartungen zu erfüllen. Wenn ein Team Member Grund zur Annahme hat, dass ein Vertreter von Hilton diesen Verhaltenskodex verletzt hat, sich unmoralisch verhalten hat oder Hilton rechtlichen oder rufschädigenden Risiken aussetzt, sollten diese potentiellen Zuwiderhandlungen sofort an eine der unten genannten Stelle gemeldet werden: Es ist die Pflicht aller Vorgesetzten, die solche Informationen von ihren Team Membern erhalten, diese an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel weiterzugeben. An folgende Stellen können Sie sich bei Verdacht wenden: • Ihren Vorgesetzten, den Geschäftsführer oder ein anderes Mitglied der Geschäftsleitung • Einen Human Resources-Mitarbeiter, HR-Manager, Personalberater oder Vice President, Team Member Relations • Den Vice President, Corporate Responsibility • Den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel • Die Ethik-Hotline von Hilton, wie untenstehend beschieben. Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder General Counsel Alle Fragen oder Bedenken zu diesem Verhaltenskodex können entweder mündlich oder schriftlich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel gerichtet werden. Schriftliche Mitteilungen richten Team Member bitte an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel, Hilton Worldwide, Inc., 7930 Jones Branch Drive, McLean, Virginia, 22102, USA. Wir bitten Sie, Ihre Identität offenzulegen, erkennen aber an, dass dies in manchen Situationen nicht möglich oder unangemessen ist. In diesen besonderen Fällen können Sie uns auch anonym schreiben. Alle Mitteilungen werden vertraulich behandelt, soweit dies mit gesetzlichen und ethischen Anforderungen vereinbar ist. Die Ethik-Hotline Um die Team Member bei der sofortigen Meldung tatsächlicher oder mutmaßlicher Verletzungen dieses Verhaltenskodex, besonders hinsichtlich Buchführung, interner Buchprüfungen oder Audits oder anderer unzulässiger oder ungesetzlicher Verhaltensweisen zu unterstützen, unterhält Hilton einen Drittanbieterdienst (die „EthikHotline“), um Hilton beim Zusammentragen und Untersuchen dieser Berichte zu unterstützen. Die Ethik-Hotline ist in den USA durchgehend verfügbar unter +1 (877) 662-5825 oder unter www.hiltonhotline.com im Internet. Verzicht auf Vergeltung Kein Team Member darf, direkt oder indirekt, Vergeltung an einem anderen Team Member oder ähnliche negative Handlungen diesem gegenüber ausüben, wenn dieses in gutem Glauben eine tatsächliche oder mutmaßliche Verletzung dieses Verhaltenskodex oder eine andere unzulässige und rechtswidrige Handlung meldet, oder wenn es bei einer Untersuchung einer Meldung mitwirkt, unabhängig davon, wen die Meldung betrifft. Jede Person, die Vergeltung übt, muss mit disziplinarischen Maßnahmen einschließlich Kündigung rechnen. Team Member außerhalb der USA wenden sich bitte an den Human Resources-Vertreter vor Ort. Disziplinarische Maßnahmen Alle Verletzungen der geltenden Gesetze oder der in diesen Richtlinien festgelegten Erwartungen oder andere unzulässige und rechtswidrige Verhaltensweisen können, den Umständen entsprechend, diziplinarische Maßnahmen, einschließlich Kündigung, und mögliche Strafverfahren zur Folge haben. Disziplinarische Maßnahmen können auch einen Manager oder Vorgesetzten treffen, der Zuwiderhandlungen anordnet, genehmigt oder stillschweigend duldet, oder von Zuwiderhandlungen Kenntnis erhält und dies nicht unverzüglich meldet und korrigiert. Des Weiteren werden diziplinarische Maßnahmen gegen Vorgesetzte von Zuwiderhandelnden eingeleitet, sofern die Zuwiderhandlung auf unzureichende Aufsicht oder mangelndes Pflichtbewusstsein zurückzuführen ist. Zugriff auf persönliche Daten Wenn Sie eine Person an die oben genannten Stellen gemeldet haben, oder wenn an diesen Stellen jemand über Sie eine Meldung gemacht hat, könnten Sie nach dem geltenden lokalen Gesetze Anspruch auf den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten haben. Falls diese ungenau oder unvollständig sind, können Sie diese korrigieren oder löschen. Um von diesem Recht Gebrauch zu machen, wenden Sie sich bitte an den Senior Counsel, Privacy (Rechtsberater für Datenschutz). Alle an die oben genannten Stellen übermittelten Daten werden gemäß anwendbarer Datenschutzrechte verarbeitet, übertragen und aufbewahrt. Schutz der Anonymität Hilton unternimmt alle durchführbaren Schritte, um die Identität und Anonymität aller Team Member zu schützen, die in gutem Glauben eine tatsächliche oder mutmaßliche Zuwiderhandlung gegen diesen Verhaltenskodex oder anderes unzulässiges und illegales Verhalten melden. Wir werden jedoch angemessene disziplinarische Maßnahmen gegen Personen ergreifen, die wissentlich eine falsche Beschuldigung aussprechen oder falsche Informationen bezüglich angeblicher Verletzungen dieses Verhaltenskodex angeben. VERHALTENSKODEX März 2012 MELDEN VON ZUWIDERHANDLUNGEN Außerkraftsetzung Gegebenenfalls kann Hilton einige Bestimmungen dieses Verhaltenskodex außer Kraft setzen. Alle Team Member, die der Ansicht sind, dass eine Bestimmung außer Kraft gesetzt werden sollte, sollten sich an den Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder den General Counsel wenden. Erst nach Erhalt einer schriftlichen Bestätigung darf das Verhalten eines Team Member vom Verhaltenskodex abweichen. Jährliche Zertifizierung Alle Führungskräfte von Hilton, alle Hotelgeschäftsführer und alle „leitenden Team Member“, die vom Assistant General Counsel für Governance und Compliance oder dem General Counsel ernannt werden, müssen einmal im Jahr bestätigen, dass Sie den Verhaltenskodex erhalten, gelesen und verstanden haben, und dass sie dessen Einhaltung zustimmen. Es wird von allen Team Membern erwartet, dass Sie den Verhaltenskodex lesen, verstehen und einhalten. Die Nichteinhaltung dieser Regeln kann disziplinarische Maßnahmen, einschließlich Kündigung, zur Folge haben. 15
