ERP/PPS-Auswahl im industriellen Mittelstand

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ERP/PPS-Auswahl
im industriellen Mittelstand
Von Peter Treutlein und Rainer Sontow
Unternehmen, in denen heute über eine Aktualisierung ihrer
ERP-Lösung nachgedacht wird, müssen einen Weg finden,
um effizient und vor allen Dingen sicher zu einer optimalen
Lösung aus ERP-System und Software-Partner zu gelangen.
Dies ist keine leichte Aufgabe. Zum einen liegt die Lebensdauer von ERP-Installationen heute bei ca. 10-15 Jahren
– Auswahl und Einführung stellen also alles andere als das
übliche Geschäft dar. Zum anderen bergen sie aufgrund der
Tragweite der Entscheidungen ein erhebliches Risiko. Welche
Erfahrungen machen Anwenderunternehmen bei ERPProjekten? Worin bestehen eigentlich die größten Risiken
und worauf sollte besonders geachtet werden, will man
diese erfolgreich umgehen? – Dieser Beitrag gibt Antworten.
6
Industrial Engineering 3/2011
www.refa.de
Lessons Learned:
Erfahrungen
bei ERP-Projekten
ERP-Software wird heutzutage in fast allen Branchen
durchgängig eingesetzt, um
die Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen und damit
die Wettbewerbsfähigkeit zu
steigern. Aufgrund der Vielfältigkeit der Anforderungen
und
Rahmenbedingungen
stellen sich in den Anwenderunternehmen Einführung
und Betrieb der ERP-Software
zwar sehr unterschiedlich dar,
trotzdem lohnt sich ein Blick
auf Erfahrungen anderer, da
sie zumindest einen Orientierungsrahmen für das eigene
Projekt bieten können. Die
Studie „Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software
Deutschland 2010/2011“ der
Trovarit AG liefert hierzu
wichtige Erkenntnisse. Auszüge daraus werden in den
folgenden Ausführungen wiedergegeben.
Die durchschnittlichen Anschaffungskosten für eine
www.refa.de
500+
100-499
2.065
führt (Bild 3). Unabhängig
von der Unternehmensgröße
wird hier der Aufwand regelmäßig unterschätzt.
2.167
2.479
1.882
Insbesondere mittlere und
größere
Industrieunternehmen kämpfen während der
Einführung mit einem Aus
ufern der Systemanpassungen
und der damit einhergehenden hohen Ressourcenbelastung des eigenen Personals
(je 25 % und 28 %). Während
kleinere Unternehmen noch
eher dazu bereit sind, sich
anzupassen, fällt es dem Rest
deutlich schwerer, historisch
gewachsene Abläufe zu verändern. Da der Anbieter an
der Beratung und den Anpassungsprogrammierungen
i. d. R. gut verdient, muss das
Anwenderunternehmen hier
selbst das Steuer in die Hand
nehmen. Dies gilt sowohl für
die kritische Prüfung jeder
Anpassung der Standardlösung hinsichtlich ihrer Notwendigkeit als auch für die
Auswahl einer funktional
möglichst passenden Lösung
und die frühzeitige Anforderungsspezifikation.
Software
Dienstleistung
<100
2.879
1.650
© Trovarit AG, Aachen 2011
0.000
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
Mittelwert (€ / User, N=1531)
Bild 1: Durchschnittliche Anschaffungskosten für ERP-Systeme in Industrieunternehmen
ERP-Lösung liegen in der
Industrie bei ca. 4 450 Euro
je User (ohne Hardware, Bild
1). Dabei entfallen ungefähr
2 550 Euro/User auf die Software-Lizenzen und ca. 1 900
Euro/User auf die Dienstleis
tung des Anbieters in der Implementierung. Während größere Unternehmen (500+ MA)
aufgrund ihrer besseren Verhandlungsposition, der Menge
und der Art der verhandelten
Lizenzen die Software i. d. R.
günstiger (ca. 2 100 Euro/
User) erhalten, steigen dort
die Dienstleistungskosten aufgrund komplexerer Installa
tionsprojekte schnell auf einen
ähnlich hohen Betrag.
Kleinere Unternehmen (< 100
MA) zahlen insgesamt höhere
Beträge je Arbeitsplatz, da sie
die höheren Softwarekosten
(ca. 2 900 Euro/User) nur bedingt durch Zurückhaltung
bei der Dienstleistung ausgleichen können.
Auch die Laufzeiten von ERPProjekten sind in erster Linie
von der Anzahl der betroffenen Arbeitsplätze und damit
von der Unternehmensgröße
abhängig (Bild 2).
Die mittlere Dauer für die Auswahl und Einführung einer
ERP-Lösung im fertigenden
Gewerbe liegt zwischen sechs
Monaten für kleine Unternehmen und knapp 1,5 Jahren für große Unternehmen.
Dabei sollte berücksichtigt
werden, dass zwei Drittel der
Teilnehmer knapp unter dem
Durchschnitt liegen, während
die Werte im verbleibenden
Drittel teilweise deutlich darüber liegen. Abweichungen um
+150 % sind natürlich nicht
die Regel, kommen aber in
nennenswerter Häufigkeit vor.
Die „linksschiefe“ Verteilung
der erhobenen Daten deutet
darauf hin, dass fast 30 % der
ERP-Projekte dazu neigen,
terminlich deutlich aus dem
Ruder zu laufen.
Wirft man einen Blick auf die
Probleme, mit denen Anwenderunternehmen in Einführungsprojekten kämpfen, fällt
auf, dass die Datenaufbereitung und Migration bei fast
der Hälfte der Unternehmen
zu größeren Schwierigkeiten
1000-4999
ERP-Auswahl:
Weichenstellung
für 10-15 Jahre Betrieb
ERP-Auswahlentscheidungen
stellen für Anwenderunternehmen eine außerordentliche He-
9.4
7.3
500-999
Größenklasse (# Mitarbeiter)
Nach schwierigen Krisenjahren sind die Auftragsbücher in der Industrie wieder
gut gefüllt. Dies eröffnet den
Unternehmen einen finanziellen Spielraum für anstehende Projekte, z. B. um in der
zentralen Unternehmens-IT
die Prozessunterstützung zu
verbessern, Flexibilität und
Agilität zu erhöhen oder auch
die Bearbeitungs- und Betreuungsaufwände zu reduzieren.
Gleichzeitig stellen ERPProjekte aber sowohl in der
Auswahl als auch in der Einführung eine enorme Belas
tung der eigenen Ressourcen
dar, binden sie doch dringend gebrauchtes, fachlich
hochqualifiziertes Personal in
nicht unerheblichem Umfang.
Zudem kann und will es sich
niemand leisten, das operative
Geschäft ausgerechnet jetzt
durch mögliche Probleme bei
einer Umstellung der Systeme
auszubremsen.
Größenklasse (# Mitarbeiter)
ERP-MARKT
8.4
6.8
250-499
6.7
6.1
100-249
5.4
5.5
50-99
4.1
4.7
20-49
3.1
4.1
Vorarbeiten
5-19
Implementierung
2.7
3.2
0
2
4
6
8
10
12
Durchlaufzeit (Monate; N=2298)
14
16
18
Bild 2: Durchschnittliche Projektlaufzeiten in Industrieunternehmen
7
ERP-MARKT
deutung zugenommen haben.
Die Anwenderunternehmen
reagieren damit einerseits auf
die schneller wechselnden
Rahmenbedingungen
ihrer
(globalen) Märkte und andererseits auf die nicht immer
positiven Erfahrungen mit
vergangenen
IT-Projekten
und dem ERP-Betrieb.
Datenaufbereitung, ‐migration
Umfang d. Systemanpassungen
Personalkapazität (Anwender)
Einhaltung Terminplan
Abbildung der Geschäftsprozesse
Personalkapazität (Anbieter)
Buget‐Einhaltung
Branchenkompetenz (Anbieter)
Kommunikation im Projekt
Projektmanagement
Schulungsaufwand
Fachkompetenz (Anbieter)
Projekt‐Methodik
Industrie (500+ MA, N=212)
Auftreten des Anbieters
Industrie (50‐499 MA, N=788)
Industrie (<50 MA, N=215)
Andere Probleme
keinerlei Probleme
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Anteil der Projekte
Bild 3: Häufigkeit von Problemen in der Implementierung in Abhängigkeit der Unternehmensgröße (Mehrfachnennung)
rausforderung dar. Auswahlund
Einführungsprojekte
verschlingen erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen. Die Leistungsfähigkeit
der am Ende zur Verfügung
stehenden
ERP-Installation
beeinflusst die Effektivität und
Effizienz des Anwenderunternehmens auf Jahre hinaus. Bereits in der Phase der Auswahl
einer ERP-Lösung und eines
betreuenden
Softwarepartners werden die wesentlichen
Rahmenbedingungen für die
Implementierung und den späteren Betrieb gesetzt.
sowie das Auftreten des Anbieters (30 %) und eine moderne
Technologie (27 %). Eine eher
untergeordnete Rolle spielen
die Personalressourcen des
Anbieters, das Betriebskonzept
und Zusatzleistungen (z. B.
Schulungen). Auffällig ist,
dass die Betriebskosten bei nur
knapp 2 % der befragten Unternehmen zu den ausschlaggebenden Gründen für die Auswahlentscheidung gehören.
Betrachtet man die Entwicklung der einzelnen Auswahlgründe über die letzten Jahre,
so fällt auf, dass die Bedeutung
der funktionalen Eignung geringer wird, während andere
Aspekte – wie die Flexibilität
der Software, eine moderne
Technologie,
internationale Ausrichtung der Software
oder auch die Anbieterthemen
Fachkompetenz und Projektmethodik – deutlich an Be-
Gleichzeitig bedeutet es auch,
dass die Auswahlentscheidung
mehrdimensionaler
wird. Immer mehr Anforderungen müssen gegeneinander abgewogen werden, da
unterschiedliche
Lösungen
bzw. Softwarepartner die Forderungen im Einzelnen sehr
unterschiedlich
abdecken
können. Dies wird z. B. deutlich, wenn die Erfüllung der
funktionalen Eignung (Wie
genau bildet die Software im
Standard die Unternehmens
prozesse ab?) gegenüber geforderter Flexibilität und
Anpassbarkeit oder aber Ergonomie beurteilt werden soll.
Ein anderes häufiges TradeOff-Beispiel stellt die Abwägung zwischen großer Kundennähe, individueller und
flexibler Betreuung durch
kleinere Anbieter versus „professionelle“, standardisierte
Funktionale Eignung
Mittelstandseignung
Kosten-Nutzen-Verhältnis
Benutzerführung, Ergonomie
Flexibilität der Software
8
Was ist Unternehmen
bei der Auswahl wichtig?
Fachkompetenz & Auftreten des Anbieters
Ein Blick auf die ausschlaggebenden Gründe, die zur
Auswahl von Lösung und
Software-Partner geführt haben, zeigt, dass die funktionale
Eignung der Lösung bei über
70 % der befragten Industrie
unternehmen zu den bedeutendsten Gründen gehört (Bild
4). Weitere besonders häufig
genannte Gründe sind neben
der Mittelstandseignung das
Kosten-Nutzen-Verhältnis (ca.
34 %) Ergonomie und Flexibilität der Software (je ca. 31 %)
Branchenkompetenz des Anbieters
Moderne Technologie
Anschaffungskosten
Standorte des Anbieters
Referenzen
Überlebensfähigkeit des Anbieters
Beibehaltung des Lieferanten
Plattformtechnologie (z.B. iSeries)
Einführungsdauer
Projekteinführungsmethodik
Führende Marktposition des Anbieters
Internationale Ausrichtung der Software
Große Verbreitung der Software
Personalressourcen (Anbieter)
Zusatzleistungen (z.B. Schulungen)
Emotionale Gründe
Industrie N=787
Betriebskosten (TCO)
Angebotenes Betriebs-/Preiskonzept
©Trovarit AG, 2011
Andere Gründe
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Anteil der Projekte
60%
70%
80%
Bild 4: Gründe für
die Auswahl eines
neuen ERP-Systems
(Mehrfachnennung)
www.refa.de
ERP-MARKT
1,00
Branchengeneralist
Außerhalb des möglichen Wertebereichs
Mittelwert
Komplexität
(logarithmisch
angenähert)
Was bietet der Markt?
HS
WINLine
Branchenbreite (Index)
FibuNet
Der
aktuelle
ERP/PPSMarktspiegel der Trovarit
AG führt ca. 180 Systemplattformen
verschiedener
Softwarehersteller.
Werden
die unterschiedlichen Varianten der Systeme berücksich
tigt, die durch Ergänzungen
und Vorkonfigurationen der
Vertriebspartner
entstehen
(Stichwort: Branchenspezialisierung), steigt die Zahl der
Lösungen auf über 470. Konsequenz ist, dass sich suchende Unternehmen einem ausgesprochen unübersichtlichen
Markt gegenüber sehen und
„die Qual der Wahl“ haben.
* Forschungsinstitut für Rationalisierung an der RWTH Aachen und Trovarit AG: Marktspiegel Business Software
ERP/PPS 2011/2012
Maximalwert
Komplexität
(logarithmisch
angenähert)
0,75
Der Anbietermarkt hat sich
entgegen den Prognosen vieler „Experten“ nicht konsolidiert, vielmehr zeigen aktuelle Untersuchungen, dass
die Zahl der Lösungen und
Anbieter weiter zugenommen
hat.* Die Trends der horizontalen und vertikalen Integration
von Funktionalität gepaart
mit der zunehmenden Ausbildung von Branchenlösungen
hat die Vielfalt der prinzipiell möglichen Kombinationen
von ERP-Lösung und Anbieter
nochmals gesteigert (Bild 5).
eGecko
myfactory
ALPHAPLAN
Step Ahead
0,00
<100 Mitarbeiter
SAP ERP
ABAS
0,50
Branchenspezialist
100-499 Mitarbeiter
MBS Dynamics NAV
eEvolution
MegaPlus
0,25
Größenfokus Anbieter:
500+ Mitarbeiter
© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010
und eher unpersönliche Betreuung durch größere Anbieter dar.
FOSS
proALPHA
Infor ERP LN
oxaion
Infor COM
Lawson M3
Semiramis
MBS Dynamics AX
work ... for all!
IFS Applications
infra:NET
MAJESTY APplus XDPPS
IN:ERP GODYO P/4
DELECO
PSIpenta
ISSOS PRO
GUS OS
e.bootis
AMS++
BISON
eNVenta
FEPA
UNO.fert
Infor ERP Xpert
x-trade
Beschränkter Funktionsumfang
0,00
Tradeline
WinWeb-Food
0,25
SIVAS
Vollumenfassendes ERP
0,50
0,75
Breite Funktionsspektrum (Index)
Bild 5: Durchschnittlich genutzter Funktionsumfang und Branchenvielfalt ausgewählter Lösungen
Betrachtet man den Markt
genauer, fallen zwei Anbieterstrategien
besonders
auf. Die „Spezialisten“ (z. B.
ams solution (ams.erp) oder
schrempp edv (SIVAS) im
Maschinen- und Anlagenbau, GUS Group (GUS OS) in
der Prozessindustrie) machen
sich die spezifischen Anforderungen einer Branche zu
nutze. Sie bieten vergleichsweise schlanke Lösungen, die
genau auf die funktionalen
Bedürfnisse der Branche zugeschnitten sind, an. So können
sie Mittelstandseignung und
Praktikabilität bei ausgereifter
Funktionalität anbieten. Darüber hinaus schaffen sie es häufig, ihren vergleichsweise kleinen Kundenstamm sehr eng
und individuell zu betreuen,
wodurch Sie ihren Platz in der
Nische erfolgreich verteidigen.
Die großen Hersteller (insb.
SAP und Microsoft) gehen
mit ihren auf einen branchenübergreifenden
Markt
ausgerichteten
Produkten
zwangsläufig einen anderen
Weg. Hier wird die erforderliche Kompetenz für die branchengerechte Konfiguration
(SAP ERP) bzw. Ergänzungsprogrammierung (Dynamics
AX/NAV) von spezialisierten
Vertriebspartnern und Sys
temhäusern (z. B. Itelligence,
ai Informatics, All for One,
Steeb mit SAP ERP, Amball
A N Z E I G E
Lösungen, die Ihre Zukunft sichern.
SAP-Softwarelösungen
Branchen-Know-how
Services und Beratung
für den Mittelstand:
Technischer (Groß-)Handel
Credit Management AddOns
für SAP-/ERP-Anwender:
Kreditversicherungsmanagement
Risikomanagement
Direktanbindung von Auskunfteien
Nahrungsmittelindustrie
Pharmaindustrie
www.refa.de
+49 (0) 72 43/6059-1- 0
Textilwirtschaft
Asset-Backed-Securities
Online-Auskunft und Inkassoverfahren
www.cormeta.de
9
ERP-MARKT
10
100000
149
240
503
K.A.
490
51
360
4
4
4
4
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4
4
Electronic Data Interchange (EDI)
4
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0
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4
4
Kaufm. Auftragsabwicklung
Produktdatenmanagment (PDM)
Lohn- & Gehaltsabrechnung
2
2
4
0
Kontaktmanagement
4
4
2
4
4
Vertriebsplanung & -steuerung
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
2
0
0
Personalverwaltung (HRM)
4
4
4
4
4
4
4
4
4
Controlling, Kostenrechnung
4
4
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4
4
4
4
4
Finanzbuchhaltung, Rechnungsw.
4
4
4
4
4
4
4
4
4
Reporting, Mgmt. Information (MIS)
4
Produkt-/ Variantenkonfigurator
4
4
4
4
4
4
4
Einsatzbereiche/Module
E-Commerce- bzw. Shop-System
4
4
4
4
4
4
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4
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4
4
4
4
4
4
4
4
Größere Unternehmen
4
4
4
4
4
4
4
4
Mittlere Unternehmen
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
Prozessfertigung
4
4
4
4
4
4
4
Großserien-, Massenfertigung
1850
121
1880
622
8000
7
474
98
K.A.
400
3
1105
200
35
138
50
180
25
2260
110
450
2650
7
250
312
8
143
30
65
60
35
K.A.
350
180
110
51
K.A.
3
44
11
K.A.
K.A.
350
89
980
180
25
70
210
65
22
95
60
96
3
176
361
7
315
350
Serienfertigung
400
29
40
25
160
50
79
10
1610
8
12
135
4076
12
72
37
25
30
16
32
42
11
20
20
20
10
28
8
34
8
65
324
324
24
53
20
108
108
108
108
450
450
75
61
96
120
25
95
24
12
25
22
40
120
K.A.
96
25
5
30
30
1800
30
15
56
K.A.
550
15
59
Variantenfertigung
abas-Business-Software
ABS®
adata Business Suite
XDPPS
AIDA ERP System
amapolis ERP
ams.erp
ISSOS
PP+_asTMade®
ascara®
Produktionsplanung-System
APplus (P2plus)
eFORS automotive
autinity®
avista.ERP
Client-orga
ORion-PI®
PDV
WWSBAU
SYSTEM4 ERP
BEOSYS 8.0
CIMOS
Greenax
ProCoS
FORMICA SQL PPS/WWS
Soluperium
BRANCHWARE©
PCGuss 2000
CATUNO.pro
PRODAT SQL
COBUS ERP/3
Comarch Semiramis
Comarch SoftM Suite
Merkator (IQ)
unipps
connedata cRPS
BEAUTYsprint
FASHIONsprint
FOODsprint
PHARMAsprint
CSB businessware©
CSB everywhere©
AUPOS
BOXSOFT®
ALPHAPLAN ERP
DELECO ERP
GENESIS4Web
CAPP Knowledge
Business Express
A+F Team
RECOS 20
DiPPS
IKIAS
e.bootis ERPII
Tree
WEST System©
Epicor ERP
USE-21
MiCLAS.
EVO competition
Exact Globe
FactWork
easyWorkX
JobDISPO ERP
FEKOR
adicom Software Suite
KoSS ERP
TimeLine®
Einzel-, Kleinserienfertigung
ABAS Software AG
ABS OHG
adata Software
ADISY Consulting
AIDA ORGA
amapolis
ams.Solution AG
APS delta
arvato systems Technologies
ascara Software GmbH
Asprova AG
Asseco Germany AG
Atos Origin
autinity systems
Avista GmbH
AVM GmbH
Axxom Software
B.I.M.-Consulting
Baumann Computer
bbt electronics
BDE GmbH
BFZ
Bison
Blauhut & Partner
blp Software GmbH
BLS Integration
Branchware
BRAUN Software
Catuno GmbH
CIMPCS GmbH
COBUS ConCept
Comarch
Comarch
Complan & Partner
COMTRI GmbH
connedata
cormeta ag
cormeta ag
cormeta ag
cormeta ag
CSB-System AG
CSB-System AG
CSG AUPOS GmbH
CSG make IT
CVS GmbH
DELTA BARTH
Demand Software Sol.
DMC GmbH
Dontenwill AG
dosit GmbH
Dr. Richtmann+Eder AG
Dresden Informatik
DTM Datentechnik GmbH
e.bootis ag
Ehricke & Strankmann
ELDICON GmbH
Epicor Software
ERP-21 GmbH
ERP4all GmbH
EVO GmbH
Exact Software
F.EE GmbH
Fatherboard
Fauser AG
FLS GmbH
Freudenberg IT
GCI mbH
Gebauer GmbH
Einmal-, Projektfertigung
Software
Anzahl Installationen (D)
Anbieter
Anzahl Mitarbeiter (D)
– Marktpräsenz, Zielgruppen,
Einsatzbereiche und Preismodelle
von 182 Systemen
Quelle: Angaben der Anbieter,
www.it-matchmaker.com,
Datenstand: 21.07.2011
Unternehmensgröße
Unternehmenstyp
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Neben dem Funktionsumfang und der kompetenten
Betreuung durch den Einführungspartner spielen im
Rahmen der Auswahlentscheidung natürlich noch
eine Reihe anderer Aspekte
eine wichtige Rolle, wie
etwa die genutzte Technologie, Sprachenunterstützung
oder auch Hardware-Anforderungen der unterschiedlichen Lösungen und vieles
mehr. Hinzu kommen immer neue Entwicklungen
und Trends, wie z. B. aktuell
das Thema Cloud Computing
bzw. Software-as-a-Service.
4
4
4
Business-Software,
Modus
Consult, KUMAvision, Tectura mit Dynamics AX/NAV)
eingebracht, die teilweise mit
vorgefertigten Branchenlösungen aufwarten. Die Hersteller stehen hier nicht selten
für die von Anwenderunternehmen gesuchte Sicherheit
und Zukunftsfähigkeit der
Lösung während der Vertriebspartner für die erforderliche Branchen- und Projektkompetenz sorgen soll.
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SW as a Serv. / Multi-Tenancy
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SW as a Serv. / Multi-Instance
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Lizenzmiete
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Lizenz nach Leistungskenngrößen
2
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Lizenz je Concurrent User
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Open Source
Workflowmanagement (WFM)
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Dokumentenmanagement (DMS)
Service & Kundendienst (SMS)
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Instandhaltung (IPS)
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Adv. Planning Scheduling (APS)
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Qualitätsmanagement (CAQ/QMS)
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Maschinendatenerfassung (MDE)
Fertigungsfeinplanung, Leitstand
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Betriebsdatenerfassung (BDE)
Warehouse Management (WMS)
Supply Chain Management (SCM)
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Projektmanagement (PMS)
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Lizenz je Named User
Preis- und
Auslieferungsmodell
Abdeckung mit: 0 = Anbindung Partner-Lösung,
2 = Integration OEM-Produkt, 4 = gelistetes Produkt
4
Der Markt ist also ausgesprochen
unübersichtlich
und wird dies wohl auch
noch lange bleiben. Anwenderunternehmen, die vor der
Auswahl eines neuen ERP/
PPS-Systems stehen, sind
daher gut beraten, wenn sie
die Auswahl systematisch
angehen, sich rechtzeitig mit
den anstehenden Aufgaben
vertraut machen und entsprechend planen.
Aufgaben der ERPAuswahl: In acht
Schritten zum Ziel
Ein ERP-Projekt ist letztendlich eine Investitionsentscheidung, die durch verschiedene
Arbeitsschritte
vorbereitet
werden muss. Mit welcher Intensität die einzelnen Schritte
bearbeitet werden sollten, ist
dabei abhängig von verschie-
denen individuellen Faktoren.
Dazu zählen z. B. die Größe
oder Komplexität des Projekts,
der Grad der Politisierung des
Projekts, der Entscheidungsspielraum, der durch IT-Strategie oder Budget bestimmt
wird, das Sicherheitsbedürfnis
und die Erfahrung im Umgang mit ERP-Projekten. In
dieser Hinsicht gibt es keinen
„Königsweg“. Dennoch: Die
folgenden acht Schritte sollte
jedes Unternehmen im Rahmen einer ERP-Auswahl gehen, um die Investitionsentscheidung abzusichern und
effizient die passende Lösung
zu finden.
Projekteinrichtung
Mit der Projekteinrichtung
wird dem Projekt eine Struktur
gegeben, die es der Projektleitung ermöglicht, zielführend
zu arbeiten und Ergebnisse zu
erzeugen. Hierzu gehört in erster Linie die Abstimmung der
Punkte:
yy Projektauftrag
(Zielsetzung, wesentliche Vorgaben
und Rahmenbedingungen)
yy Projektorganisation (Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektmitarbeit usw.)
yy Projektstruktur (Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten)
yy Projektterminplan
(Termine und Meilensteine).
Die Erfahrung zeigt, dass gerade die Klärung des Projekt
auftrags gerne etwas stiefmütterlich angegangen wird,
weil das Einfordern eines
konkreten Commitments der
Geschäftsleitung ein gewisses
Konfrontationsrisiko
birgt.
Projekte, die diese „Findungsphase“ nicht durchlaufen haben, sind wesentlich anfälliger
dafür, im späteren Verlauf auf
erheblichen Widerstand zu
stoßen, wenn konkrete Entscheidungen getroffen werden
müssen.
11
ERP-MARKT
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316
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1050
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K.A.
K.A.
K.A.
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Variantenfertigung
BIOS-2000
unitop Industrie
godesys ERP
GODYO P/4plus
ERPframe®
advanter®
GUS-OS ERP
PAS 7.0 ERP Complete
FERIX
HitS-Business
IBeeS.ERP
IBRIIS
IFS Applications
CANIAS
Infor ERP AS
Infor ERP Blending
Infor ERP COM
infor ERP LN 6.1
Infor ERP Xpert
IN:ERP
IBS Enterprise
VisualPlant
Intex
cierp3®
LOGI-Soft
Diaf 3g
ISTEC-PLS
Jeeves Universal
ZEPHIR Avenue
MOVEX / M3
3Liter-PPS
OTEC
Concentix
Corporate WINLine
beVeb-erp
Microsoft Dynamics AX
Microsoft Dynamics NAV
Mitan PPS/ERP
MOS'aik
PASST pro
myfactory.BusinessWorld
eEvolution
eNVenta ERP
OGSid
Plan-de-CAMpagne
E-Business Suite
JD Edwards EnterpriseOne
FOSS
orderbase ERP
INTEGRA
oxaion business solution
oxaion open
PARITYERP-Industrie
PC-BÜRO
PDG foodSolution
PDG-Standard
Enterprise Solution Server
FEPA
PMS 32
Softwear
proALPHA
PSIPENTA.COM
Enterprise Applications
PROFID/2
Ramco Enterprise Series
DIBAC-Chemiesoftware
ISAH
hd-druckdialog
GEOVISION GmbH
GOB & Co. KG
godesys AG
GODYO AG
GSD Software mbH
Günther Business Solutions
GUS Group AG
h+r EDV GmbH
Hilmer Business IT
HITS Software
IBeeS GmbH
IBR GmbH
IFS
IAS GmbH
Infor
Infor
Infor
Infor
Infor
Informing AG
IBS GmbH
Interplant Software GmbH
Intex GmbH
INTRAPREND
is Integrated Systems
I-Soft GmbH
ISTEC
Jeeves GmbH
JENTECH AG
Lawson Software
LF CONSULT GmbH
Media Soft
Meinikat
MESONIC GmbH
methodic services
Microsoft
Microsoft
Mitan AG
Moser GmbH & Co KG
M-SOFT GmbH
myfactory Software
nGroup GmbH
Nissen & Velten
OGS GmbH
Onimex GmbH
ORACLE
ORACLE
ORDAT
Orderbase Consulting
ORGA-SOFT
oxaion ag
oxaion ag
Parity GmbH
PCB Software UG
PDG Systemhaus
PDG Systemhaus
Pentaprise GmbH
PLANAT GmbH
PMS Compelec
Pohl Softwear GmbH
proALPHA
PSIPENTA
QAD GmbH
R.S. CONSULTING
Ramco Systems
Reiter GmbH
RIKOM GmbH
rubecon
Software
Anbieter
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Unternehmensgröße
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Anforderungsdefinition/
Lastenheft
In diesen Schritten wird die
Ist-Situation der betrieblichen
Abläufe aufgenommen und
ggf. Lösungsansätze für die
zukünftige Gestaltung formuliert. Dabei dient die Prozessanalyse vorrangig der
Aufnahme, Abstimmung und
Dokumentation der Prozesse
zur Schaffung eines einheitlichen Verständnisses der Abläufe. Die Potenzialanalyse
hingegen fokussiert in erster
Linie die Identifikation von
Schwachpunkten, Verbesserungsmöglichkeiten und Maßnahmen zur konkreten Umsetzung von Potenzialen.
Auf der Basis der bisher erarbeiteten Ergebnisse wird in
diesem Schritt festgelegt, welche Anforderungen die zukünftige ERP/PPS-Lösung erfüllen soll. Im Einzelnen wird
festgehalten:
Die Grenze zwischen Potenzialanalyse und Prozessanalyse ist weitgehend fließend.
Abhängig von der erwarteten
Projektcharakteristik lässt sich
abschätzen, wo der Schwerpunkt liegen sollte.
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Potenzialanalyse und
Prozessanalyse
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Preis- und
Auslieferungsmodell
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Liegt eher der Charakter eines
IT-Projektes vor (keine umfassenden Änderungen an
den betrieblichen Abläufen
und Strukturen) so kann der
Fokus auf der Identifikation
und Erschließung von Verbesserungspotenzialen liegen.
Besteht hingegen eher der
Charakter eines Organisations-Projektes (Optimierung
der Aufbau- und Ablauforganisation vor der Auswahl),
so sollte der Schwerpunkt auf
der Abstimmung der Ist- und
Soll-Prozesse liegen.
In beiden Fällen sollte der
Einsatz geeigneter Werkzeuge (Befragungs-Tool, Prozessmodellierungs-Tool)
in
Erwägung gezogen werden,
damit sichergestellt ist, dass
die Aufnahme effizient und
durchgängig ist, und die Verwendbarkeit der Ergebnisse in
späteren Phasen sichergestellt
werden kann.
yy Welche
technologischen
Anforderungen und Einschränkungen gibt es?
yy Welche Funktionen soll die
zukünftige Lösung bieten?
yy Welche der erwarteten
Funktionen sind Pflicht, welche Soll, welche optional?
Die Beantwortung dieser Fragen stellt viele Unternehmen
vor erhebliche Schwierigkeiten, da sie nicht über die
Informationen bzw. Erfahrung verfügen, welche Funktionen es insgesamt gibt, wie
diese ggf. benannt sind und
ob die Umsetzung im Standard üblich ist. Es empfiehlt
sich daher, bei der Anforderungsdefinition auf etablierte
Lastenheftvorlagen für ERP/
PPS-Systeme zurückzugreifen. Solche Lastenheftvorlagen basieren auf fundierten
Referenzmodellen wie z. B.
dem bekannten Aachener
PPS-Modell und führen den
Anwender durch die Vielzahl
der möglichen StandardFunktionen unterschiedlicher
ERP/PPS-relevanter
Unternehmensbereiche.
Der Einsatz von Lastenheftvorlagen ermöglicht ein hohes
Maß an Effizienz, Vollständigkeit und Individualisierbarkeit durch die Ergänzung
von Zusatzfragen auf einem
bewährten
Detaillierungs
niveau.
Marktrecherche
Nach der Erstellung des Las
tenhefts beginnt die Eingrenzung des Marktangebots mit
13
ERP-MARKT
der Marktrecherche. Auf Basis
der im Lastenheft festgehaltenen Anforderungen wird
untersucht, welche Lösungen
(und welche Anbieter) prinzipiell für die Aufgabenstellung
in Frage kommen.
Ziel ist es, die unüberschaubare Vielfalt der angebotenen
Lösungen anhand der Projekt-Anforderungen auf eine
handhabbare Anzahl grund-
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sätzlich geeigneter Lösungen
zu reduzieren (Bild 6).
Recherche- und Ausschreibungsplattformen wie der
IT-Matchmaker® der Trovarit
AG können dabei als effizientes Hilfsmittel dienen. Auf
der Basis des Lastenheftes, des
Projektumfangs (User, Niederlassungen, Länder usw.) und
der Unternehmenscharakte
ristik (Branche, Mitarbeiteran-
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Variantenfertigung
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Sage ERP b7
Sage ERP X3
Classic Line
Office Line
SAP Business ByDesign
SAP Business One
SAP ERP 6.0
SIVAS
ERP für Gießereien
ERP für industrielle Fert.
PLANOS
SICSone/Basis®
CASYMIR
Skill Commercial
infra:NET
KOMET
QOMET
Professional ERP
sou.MatriXX
PrimaV® Verpackung
Steps Business Solution
STEPbasic
AlfaPlus
RHAPSODY WWS
AvERP
Syslog-PPS
ProFood
ProPlan
diamod
theurer.com C3
TopM PPS6
Spidex® lean PPS 4GL
trend|EVM
TXTPERFORM2008
MAJESTY
texware/CS
ERP-System TaxMetall
v.Soft
UPOS Business Software
WP-Dress/ Retail / WWS
WIAS
WIFAS-Handel
ABACUS vi
WinWeb Food
W&G effective company
Software
Sage bäurer
Sage bäurer
Sage bäurer
Sage Software
Sage Software
SAP
SAP
SAP
Schrempp EDV
Schubert & Salzer
Schubert & Salzer
sib GmbH
SIC SW Industrie Consult
SIGMATECH GmbH
Skill COMMERCIAL GmbH
SoftBrands Deutschland
SW-Schmiede Höffl
SW-Schmiede Höffl
SW-Schmiede Vogler
SOU GmbH
SSH
Step Ahead AG
STEPSOFT GmbH
SWP-irma Software Partner
SWS Keeve GmbH
SYNERPY GmbH
Syslog GmbH
Sys-Pro GmbH
TEAM GmbH
texdata GmbH
theurer.com
TopM Software
Tornado Systems
trend|EVM
TXTe-solutions GmbH
UB-SOFTWARE
update texware
Vectotax Software GmbH
Vepos
VLEXsolutions
W+P Solutions
Wedderhoff-IT
WIFAS GmbH
willcom swiss GmbH
winweb GmbH
Wühler & Gebauer
Anbieter
von 182 Systemen
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ERP-Software 2011
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zahl, Standorte usw.) wird
eine „Long-List“ von ca. 10
bis 15 Lösungen ausgewählt,
die in den nächsten Schritten
weiter betrachtet werden.
Wie groß ist die installierte
Basis? Welche Referenzen hat
der Anbieter? Wieviele Mitarbeiter hat er und wo hat er
Niederlassungen?
Für den Anwender ergibt
sich dabei der Vorteil, dass er
schnell und einfach auf die
wesentlichen Informationen
zugreifen kann. Welche Sys
teme sind am Markt? Welche
Funktionen bieten Sie an?
Ausschreibung/
Kostenabschätzung
In dieser Phase erhalten die
ausgewählten Anbieter das
Lastenheft und werden zu
www.refa.de
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Noch wichtiger ist aber die
Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Anbieterantwor-
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Open Source
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einer standardisierten Stellungnahme hinsichtlich der
geforderten Funktionen (insbesondere der individuellen
Zusatzfragen) der erwarteten
Projektaufwände und -kosten
aufgefordert. Dadurch werden die Aufwände für die Bearbeitung bei Anwender und
Anbieter deutlich reduziert.
www.refa.de
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Preis- und
Auslieferungsmodell
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ten durch die Vorgabe eines
auswertbaren Schemas. So
können alle gemachten Angaben systematisch ausgewertet und gegenübergestellt
werden.
Sowohl Kosten als auch
Funktionen oder Referenzen
können bei Bedarf operationalisiert werden, um ggf. notwendige Trade-Off-Entscheidungen zu unterstützen und
15
ERP-MARKT
yy Was muss ggf. bis zur Feinspezifikation noch erarbeitet
werden?
yy Wie werden Change Requests behandelt und freigegeben?
yy Welche
Freigabepunkte
gibt es im Projekt?
yy Welche Preismodelle (Fest-,
Bonus-Malus, usw.) gelten für
welchen Umfang?
yy Projektmeilensteine
-termine.
Bild 6: Von der Eingrenzung des Lösungsangebots bis zum Vertragsabschluss
die Kandidaten für die weitere
Favoritenauswahl festzulegen.
Anbieterpräsentationen/
Systemtests
Die Präsentationen der verbleibenden Kandidaten dienen
verschiedenen Zwecken. Die
Projektteammitglieder sollen
sich ein Bild von der Lösung
und dem Anbieter machen
(„Look & Feel“). Dabei können
durchaus auch subjektive Aspekte berücksichtigt werden.
Darüber hinaus sollte insbesondere für kritische Anforderungen und Prozesse vom Anbieter demonstriert werden,
wie eine Umsetzung konkret
aussehen könnte. Letztlich
dienen Präsentationstermine
natürlich zur Klärung etlicher
offener Punkte, sei es die
Konkretisierung des Servicemodells, die Möglichkeiten
bei der Lizenzgestaltung oder
auch offene Verständnis
fragen bzgl. einzelner Funk
tionen oder Schnittstellen.
Auch bei den Systempräsentationen empfiehlt es sich, seitens
des Anwenderunternehmens
klare Vorgaben hinsichtlich
der Themen und des Ablaufs
zu machen und sich vor der
Durchführung auf ein Bewertungsschema festzulegen.
16
Präsentationen sind zeit- und
kostenintensiv. Deshalb ist die
Vergleichbarkeit der Präsentationsergebnisse unbedingt
zu gewährleisten. Die Trovarit nutzt zu diesem Zweck
Testfahrpläne, die im Wesentlichen auf dem Lastenheft,
ausgewählten kritischen Prozessen und den Erfahrungen
aus der bisherigen Ausschreibungsphase basieren.
Vertragsverhandlung
Nach der Auswertung von
Systempräsentationen
und
der zuvor gesammelten Informationen ist es i. d. R. möglich, sich auf den Favoriten zu
einigen und mit den Vertragsverhandlungen zu beginnen.
Die Vertragsverhandlungen
dienen natürlich der Einigung auf einen angemessenen
Preis. Wie so oft steckt auch
hier der Teufel im Detail. Als
angemessen kann der Preis
nur gelten, wenn auch die
Leistung klar und verbindlich
abgestimmt ist.
Zu klären ist unter anderem:
yy Welche Vertragsbestandteile gibt es?
yy Welche Leistung erbringt
das Anwenderunternehmen,
welche der Anbieter?
Unternehmen im Detail von
unterschiedlichen
Randbedingungen beeinflusst wird,
gibt es einige grundlegende
Schritte, die das Projekt auf
sichere Füße stellen und die
Risiken minimieren.
VERFASSER
und
Es zeigt sich, dass das Anwenderunternehmen deutlich
mehr erwirbt als ein „Stück
Software“. Will das Unternehmen eine sichere Grundlage
für das Gelingen des Implementationsprojektes schaffen,
muss es die rechtliche Grundlage für die gemeinsame Zusammenarbeit verstehen und
mitgestalten.
Peter Treutlein
Vorstand der Trovarit AG,
Aachen
Kontakt:
[email protected]
Fazit
Unternehmen, die die Gunst
der Stunde nutzen und ihre
Wettbewerbsfähigkeit durch
Investitionen in eine neue
ERP-Lösung stärken wollen,
sehen sich unterschiedlichen
Herausforderungen gegenüber. Der Markt ist heterogen
und unübersichtlich und ERPProjekte bergen schon allein
aufgrund ihrer Tragweite
große Risiken. Die Bestandsaufnahme zeigt, dass viele der
auftretenden Probleme hausgemacht sind und nicht zuletzt in der häufig fehlenden
Erfahrung mit solchen Projekten liegen.
Rainer Sontow
Leitung Marktforschung
bei der Trovarit AG, Aachen
Kontakt:
[email protected]
Da die Weichen für Implementierung und Betrieb der
ERP-Software bereits in der
Phase der Auswahl gestellt
werden, ist es besonders wichtig, hier ein strukturiertes Vorgehen zu nutzen. Der Einsatz
von Referenzmodellen und
bewährten Werkzeugen kann
für zusätzliche Sicherheit und
Effizienz sorgen. Wenn auch
das Vorgehen bei der ERPAuswahl in verschiedenen
www.refa.de

ERP/PPS-Auswahl im industriellen Mittelstand

Transcription

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