Word 2010, Drucken von Serien

WO.016, Version 1.0 – 07.04.2014
Kurzanleitung
Word 2010
Drucken von Serien-Etiketten
Versenden Sie Ihre Serienbriefe in Umschlägen ohne Fenster, müssen Sie die Empfängeradressen auf Etiketten ausdrucken. Etiketten lassen sich ebenfalls mit der Seriendruck-Funktion bedrucken. Der Ablauf des Seriendrucks für Etiketten ist grundsätzlich
identisch mit dem Ablauf des Seriendrucks für Briefe. Die Unterschiede liegen nur in den
Details.
Im Folgenden ist das Vorgehen mit dem Seriendruck-Assistenten beschrieben.
> Beginnen Sie mit einem neuen leeren Dokument.
> Klicken Sie im Register Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf das
Symbol Seriendruck starten und wählen Sie den Befehl Seriendruck-Assistent
mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.
> Der Seriendruck-Assistent wird am rechten Rand in einem Bereich mit dem Namen
"Seriendruck" eingeblendet. Wählen Sie im ersten Schritt den Dokumenttyp Etiketten.
Klicken Sie anschliessend unten auf den Link Weiter: Dokument wird gestartet.
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> Klicken Sie im zweiten Schritt des Assistenten unter Dokumentlayout ändern auf den
Link Etikettenoptionen.
> Das Fenster Etiketten einrichten erscheint.
> Wählen Sie zuerst im Feld Etikettenhersteller den Hersteller aus und anschliessend
im Feld Etikettennummer die Etiketten-Bestellnummer.
In der kantonalen Verwaltung wird für Adressetiketten das Format "Avery A4/A5",
Nummer 3475 mit den Abmessungen 3.6 cm Höhe x 7 cm Breite verwendet.
> Über die Schaltfläche Details lassen sich alle Masse kontrollieren und gegebenenfalls
anpassen.
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> Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit zweimaligem OK. Es erscheint die Meldung, dass ein
eventuell bereits vorhandener Inhalt im Word-Dokument gelöscht wird.
> Bestätigen Sie diese Meldung mit OK.
> Im Hauptdokument wird nun eine Tabelle eingerichtet, die den Massen der gewählten
Etikettenmarke entspricht. Sollten keine Rasterlinien angezeigt werden, klicken Sie im
Register Start in der Gruppe Absatz auf den Pfeil neben dem Rahmensymbol und
wählen anschliessend den Befehl Rasterlinien.
> Klicken Sie danach im Seriendruck-Assistenten auf den Link Weiter: Empfänger
wählen.
> Klicken Sie im nächsten Schritt unter Vorhandene Liste verwenden auf den Link
Durchsuchen.
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> Im Fenster Datenquelle auswählen markieren Sie die Datei mit den Empfängern und
klicken auf die Schaltfläche Öffnen.
> Es erscheint das Fenster Seriendruckempfänger. Deaktivieren Sie allenfalls Empfänger, die nicht adressiert werden sollen, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
> Im Dokument wird auf allen Etiketten mit Ausnahme der ersten das Feld "Nächster
Datensatz" eingefügt. Es bewirkt, dass jedes Etikett jeweils die nächstfolgende
Adresse der Datenquelle enthält. Ohne dieses Feld würde in alle Etiketten dieselbe
Adresse eingefügt.
> Fügen Sie in der ersten leeren Etikette oben links im Hauptdokument die Seriendruckfelder ein, die Sie für die Adresse benötigen. Klicken Sie dazu im Assistenten rechts
auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an und anschliessend auf Weitere Elemente.
Achten Sie dabei auf die benötigten Leerzeichen, zum Beispiel zwischen Vorname und
Name oder zwischen Postleitzahl und Ort.
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> Ist das erste Etikett eingerichtet, übertragen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche
Alle Etiketten aktualisieren im Bereich Etiketten replizieren des Assistenten die
eingefügten Felder sowie allfällige Formatierungen automatisch auf die anderen Etiketten.
> Die weiteren Schritte entsprechen dem Vorgehen beim Erstellen eines Serienbriefs.
Nachträgliche Anpassungen wie das Ändern der Formatierung oder das Hinzufügen bzw.
Entfernen von Text oder von Seriendruckfeldern nehmen Sie immer im ersten Etikett links
oben in der Tabelle vor. Die Änderungen übertragen Sie dann mit der Schaltfläche Alle
Etiketten aktualisieren auf die anderen Etiketten.
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