Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación

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Procuraduría General de la Nación
Manual de Contratación
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
Capítulo I ASPECTOS GENERALES .................................................................... 4
Capítulo II FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL ..................................... 9
Capítulo III PLANEACION DE LA CONTRATACIÓN ......................................... 13
Capítulo IV MODALIDADES DE SELECCIÓN CONTRATISTAS ...................... 32
Capitulo V CONDICIONES CONTRACTUALES…………………………………...60
Capítulo VI SOLUCION DE CONTROVERSIAS ................................................. 63
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Introducción
Teniendo en cuenta que con la contratación pública se busca el cumplimiento de los fines
estatales, es imperioso que las entidades públicas cuenten con instrumentos que les
faculten lograr la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecución
de los mismos.
Por ello, el propio Estado ha expedido cuantiosas normas buscando dotar a las entidades
con herramientas que permitan dicha selección idónea.
Con la Ley 80 de 1993 se dotó a las entidades de la estructura general y los principios de
la contratación estatal.
Ahora, con la reforma a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, se pretende
la reducción de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de selección
elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratación pública, en búsqueda
del cumplimiento de los fines estatales.
Aplicación del principio de transparencia y publicidad mediante la divulgación de las
actuaciones precontractuales y contractuales en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública- SECOP, en búsqueda de unificar la información contractual e
integrar todos los sistemas que se involucren en la gestión, Registro Único Empresarial y
SICE, entre otros.
La nueva legislación crea procesos adicionales como la selección abreviada que pretende
simplificar el proceso contractual, garantizando una mejor eficiencia en la gestión
desarrollada por la Entidad, específicamente en lo que atañe para el mercado de
suministros el sistema de “subasta inversa” al precio mas bajo, o instrumentos de compra
por catalogo que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4 del
parágrafo 5 del Art. 2 de la Ley 1150 de 2007 y el parágrafo transitorio del Art. 17 del
Decreto. 2474 de 2008, correspondiente al uso de los acuerdos marco de precios para la
adquisición de bienes y servicios procedimientos de adquisición de bolsas de productos.
Aspectos relevantes como la manera en que se verifican las condiciones de los
contratistas que no tienen asignación de puntaje, en los aspectos jurídicos, financieros, de
experiencia y organización del proponente, dentro de los términos de "Pasa y no Pasa",
permitiendo aclarar sobre los documentos presentados y otro aspecto en la evaluación
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que se realiza mediante la ponderación de los factores técnicos y económicos de la
propuesta bajo criterios y reglas claras establecidas previamente en los pliegos de
condiciones.
Los procesos de selección y criterios de evaluación de las ofertas siguen la naturaleza del
objeto, antes que su valor, de manera que resulta fundamental analizar el precio una vez
valorado la calidad y especificidad de los productos, a contrario de lo que sucede en los
procesos de consultoría, situación diferente sucede para los procesos restantes, donde su
ponderación se realiza en el precio y la calidad.
Así mismo se amplió el concepto de concurso de méritos en lo que tiene que ver con los
procesos de consultoría y hubo redefinición en el proceso de contratación directa, con
discrecionalidad regulada en el entendido de garantizar los principios de la contratación
estatal.
Precisa la responsabilidad derivada de la delegación de competencia establecida en el
artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en cuanto a que la misma no exonera al delegante en
sus compromisos obligacionales de vigilar la actividad precontractual y contractual dada al
delegatario. Así como flexibilidad en las garantías y redefinición de las reglas aplicables
para la liquidación de los contratos.
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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1 Objeto del Manual
El presente documento ha sido diseñado como herramienta para todos los servidores
públicos encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en la
PROCURADURIA, en las etapas precontractual, contractual y post contractual, en virtud
de la delegación y/o desconcentración de funciones; y como definición de políticas,
fijación de parámetros y reglas para aquellas personas que se encuentren interesadas en
conocer y participar de los procesos y procedimientos que rigen la contratación en la
Procuraduría General de la Nación.
El Decreto 2474 de 2008 dispuso en su Art. 89, modificado por el Art. 5 del Decreto 3576
del 17 de septiembre de 2009, que “Las entidades estatales sometidas al Estatuto
General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se
señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse
por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan
de la vigilancia y control de la ejecución contractual”.
No obstante, la Procuraduría General de la Nación expide este instrumento como guía
procedimental y de consulta.
Las materias no contempladas en este instrumento se entienden regidas por las normas
aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se
aplicarán las que sean de mayor jerarquía.
1.2 Normas que se invocan en el proceso de contratación.
Los contratos estatales se sujetaran a las normas y principios que regulan la Contratación
Pública en especial la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley
1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
Forman parte del marco legal de contratación, el Estatuto Orgánico de Presupuesto, las
normas de austeridad del gasto.
1.3 Principios que rigen la contratación pública.
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 Principio de transparencia:
Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones
surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades
para quienes intervengan en él.
 Principio de Planeación:
Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación,
esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con
miras a satisfacer las necesidades de la Procuraduría.
 Principio de Economía:
Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las
decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección
objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad
de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos
necesarios.
 Principio de responsabilidad
Los servidores públicos de la Procuraduría están obligados a buscar el cumplimiento de
los fines de la contratación y a vigilar la correcta ejecución de los contratos.
Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 del estatuto de contratación consagra que las
entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de
selección sin haber elaborado previamente los pliegos de condiciones, o cuando los
elaboren en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de
carácter subjetivo.
Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y
liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la Procuraduría, del
Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos
funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e
indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.
El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas
presentadas en los diferentes procesos de selección se sujeten a las reglas contenidas en
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los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación
administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y
conflictos de intereses y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a
adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.
Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades,
incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no
ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar
Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, son
particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de
responsabilidades aplicable a los servidores públicos.
Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños
que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las
funciones.
 Principio de Selección Objetiva:
Es una obligación de la Procuraduría, respecto de todos los procesos y procedimientos
contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningún
caso la selección del contratista puede ser subjetiva.
¿Cuándo es objetiva la selección?
Cuando la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que
ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general,
cualquier clase de motivación subjetiva.
 Principio de Publicidad:
Principio generador de participantes que tienen la posibilidad de conocer los proyectos de
pliegos, pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando en la
Procuraduría, por encontrarse publicados en el portal de contratación y en los diarios de
amplia circulación en la oportunidad regulada por ley.
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 Principio del debido proceso:
La Procuraduría garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad
contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y
controvertir las decisiones de la administración.
El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones
contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual
de selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.
 Supremacía de lo sustancial sobre lo formal:
En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En
consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta
de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de
la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la Procuraduría
en el pliego de condiciones.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de
igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación.
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CAPITULO II
FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL
2.1. Naturaleza de la Procuraduría.
La Procuraduría General de la Nación es la Entidad que representa a los ciudadanos ante
el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público, conformado además por la
Defensoría del Pueblo y las Personerías.
La Procuraduría tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos
definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional.
En materia de contratación la Ley 80 de 1993 le otorga a la Procuraduría capacidad para
contratar[1].
2.2. Competencia para la Contratación.
La Ley 80 de 1993 otorga competencia para celebrar contratos al Procurador General de
la Nación.[2 Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la
celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la
actividad contractual; el ejercicio de las cláusulas excepcionales (terminación,
interpretación y modificación unilateral, de sometimiento a las leyes nacionales y de
caducidad); la imposición de multas, la declaración del incumplimiento del contrato , la
liquidación y todos los actos inherentes a la actividad contractual.
De conformidad con lo estipulado en el artículo 12 del citado estatuto, el Señor
Procurador, a través de la Resolución 025 de 2000, efectuó la delegación de la
competencia para celebrar contratos y adelantar los procesos de selección contractual en
el Secretario General de la Procuraduría, sin límite de cuantía, no delegada en otro
servidor público del nivel territorial.
[1]
Véase Artículo 2 literal b Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007
[2]
Véase Artículo 11 numeral 2 literal a Ley 80 de 1993
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En este sentido, al estar la ordenación del gasto en cabeza del Secretario General, las
diferentes dependencias deben preparar los estudios previos y solicitudes de
modificación, adición, prórroga, terminación de contratos, entre otras, para su
consideración, quien definirá los procedimientos a seguir en cada caso con el
acompañamiento de la Oficina Jurídica, convirtiéndose así las distintas áreas en un apoyo
para la adopción de las medidas a que haya lugar por parte de la Secretaría General.
2.3. Inhabilidades e Incompatibilidades
No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con la
Procuraduría General de la Nación, las personas naturales o jurídicas que se hallen
incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la
Constitución Política, en las Leyes y especialmente, las contempladas en los Arts. 8° y 9°
de la Ley 80 de 1993, el Art. 5 de la Ley 828 de 2003 y las adicionadas por los artículos
74 y parágrafo del Art. 19 del Decreto 2474 de 2008 y artículos 1, 2, 4, 5, 84, 90 de la
Ley 1474 de 2011.
En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un
proceso contractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos
adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del
contrato, previa autorización de la Procuraduría y si sobreviene en uno de los miembros
del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa
autorización de la PGN.
2.4 Funciones de las dependencias que intervienen en el proceso contractual
ACTIVIDADES O TAREAS
Elaborar y consolidar el Plan de compras
Aprobación del plan de compras
Remisión del formato de necesidad del bien o servicio a la
División Administrativa
Evaluar el plan de compras y asesorar al Ordenador del
Gasto en cuanto a su aplicación
Consulta de precios o condiciones del mercado,
Elaboración del estudio de Mercado
Elaboración de Estudios previos
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RESPONSABLES
Ordenador del Gasto
Jefes de Oficina,
Delegados.
Dependencia interesada en
la contratación
Revisión de Estudios previos
Elaboración de la Invitación Pública de contratación de
Mínima Cuantía
Elaboración del proyecto de pliego de condiciones, pliego
de condiciones definitivo, avisos de convocatoria
Recepción de observaciones o solicitudes de aclaraciones
al pliego definitivo y proyectar las respuestas
División Administrativa y
Oficina Jurídica
Oficina Jurídica
Oficina Jurídica
Dependencias interesadas
en el proceso y Oficina
Jurídica
Secretaría General
División Financiera
Administrador del plan
Publicación de documentos en el SECOP
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Expedición del certificado de plan de compras
Aprobación de los documentos que se generen en la
actividad contractual
Ordenador del gasto
Recepción de ofertas
Designación de los comités asesores para verificar y Junta de Licitaciones y
evaluar las ofertas
Adquisiciones
Verificación y evaluación de las ofertas
Comités Asesores
designados
Junta de Licitaciones
Presentación de informes de evaluación y verificación
Adjudicaciones
Publicación de informes en el SECOP y en la página WEB Secretaría General
institucional
Recibo de observaciones al informe de verificación y
evaluación y respuesta al mismo.
Comités Asesores
Entrega de respuestas a la Junta de Licitaciones y
adquisiciones
Comités Asesores
Analizar y aprobar las respuestas entregadas por los Adquisiciones
comités
Asesorar al ordenador del gasto sobre la adjudicación
Adquisiciones
Adjudicación de los procesos contractuales
Designación del supervisor
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Ordenador del gasto
Adjudicaciones
y
y
y
y
Elaboración de los contratos resultantes de los procesos
contractuales
Registro presupuestal del contrato
Reporte mensual de los contratos elaborados en la Cámara
de Comercio
Reporte de contratos al sistema Único de información del
personal Departamento de la Función Pública (prestación
de servicios, asesorías y consultorías).Excepto pasajes,
vigilancia, cafetería aseo y fotocopias
Publicar el contrato electrónicamente en la Imprenta
Nacional en los eventos dispuestos en la norma
Envío de comunicación al supervisor, contratista y áreas
interesadas en el proceso de la legalización del contrato
Suscribir acta de inicio
Ejercer la Supervisión y vigilancia de los contratos
Oficina Jurídica
División Financiera
Oficina Jurídica
Oficina Jurídica
Oficina Jurídica
Oficina Jurídica
Supervisor y contratista
Supervisores y/o
interventores
Expedición de actas, informes y Liquidación de los
contratos, u actos generados en el transcurso del contrato. Supervisores y/o
interventores
Publicar en SECOP todos los documentos que se generen Secretaría general
en la ejecución del contrato (informes de supervisión, acta
de inicio, acta de recibo, acta de liquidación)
División Administrativa,
Trámite de pagos
División Financiera y
supervisores
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CAPITULO III
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Busca determinar las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto de la
contratación, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad del contrato, la
extensión, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis
del mercado, estrategias de contratación, perfil de los proponentes y requisitos que deben
acreditar, todo dentro del marco de la necesidad que tiene la Entidad.
Comprende:
3.1. Plan de compras
3.2. Estudios previos
3.3 Certificado de disponibilidad presupuestal
3.1 Plan De Compras
Es el documento que contiene las obras, bienes y servicios que ejecutará la Procuraduría
para cumplir con sus finalidades. Su elaboración es una obligación legal, previa
planeación de las necesidades de la entidad, la cual está a cargo de la División
Administrativa de la Procuraduría y debe ser aprobado por la Secretaría General.
El plan de compras debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de cada año fiscal.
Para adelantar cualquier contratación debe obtenerse el certificado que indique que el
bien, obra o servicio se encuentra registrado allí.
3.2. Estudios Previos
Es el conjunto de documentos que sirven de soporte para el análisis de las necesidades
de la entidad y la conveniencia de la futura contratación y la elaboración del proyecto de
pliego de condiciones.
Son elaborados por el área de la Procuraduría que tenga la necesidad que se pretende
satisfacer con la celebración del contrato, la cual debe remitirlos a la División
Administrativa a fin de dar inicio a los trámites para desarrollar el proceso contractual.
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La Entidad previa apertura del proceso de selección o la firma del contrato, según la
modalidad de selección que corresponda, deberá elaborar los estudios, diseños y
proyectos requeridos para la ejecución del proyecto.
En los procesos cuyo objeto sea la realización de una obra, se debe contar con los
estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social,
económico y ambiental.[2]
Deben contener lo establecido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3 del
Decreto 2474 de 2008, así:
3.2.1 Descripción de la necesidad que la Procuraduría pretende satisfacer con la
contratación: El área que requiera la contratación debe describir en los estudios previos
las razones que justifican la contratación a desarrollar enmarcada en las funciones que
debe cumplir la Procuraduría y el interés general.
3.2.2 Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del
contrato a celebrar: Se debe precisar claramente la forma en que se va a satisfacer la
necesidad y ello se logra únicamente describiendo en forma precisa lo que se requiere,
sus especificaciones técnicas, las obligaciones del futuro contratista, el valor y las
condiciones de pago, el plazo del contrato y todas las condiciones para el correcto
desarrollo del mismo.
Para la identificación del contrato a celebrar los siguientes son los tipos contractuales más
utilizados en la Procuraduría:
- Contrato de Obra Pública: Es el que celebre la Procuraduría para la construcción,
mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo
material sobre bienes inmuebles (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 1).
- Contrato de compraventa: Es definido por el Código Civil en su artículo 1849, así: ”El
contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero”
- Contrato de Suministro: Contrato por el cual una parte se obliga a realizar
prestaciones periódicas o continuas de cosas, a favor de otra, y ésta se obliga a pagarle
un precio en dinero.
[2]
Artículo 87 de la Ley 1474 de 2011
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- Contrato de Consultoría: Es el que celebre la Procuraduría referido a los estudios
necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico,
prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las
asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría,
gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños,
planos, anteproyectos y proyectos. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un
anticipo o un pago anticipado, y la determinación de su porcentaje. De preferencia se
acudirá al anticipo, y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgar
un pago anticipado, en atención a las Directivas Presidenciales números. 012 de 2002 y
04 del 4 de 2003, las cuales señalan que las entidades no pactarán pagos anticipados,
salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. (Ley 80 de 1993, artículo
32, numeral 2)
- Contrato de Prestación de servicios: son los celebrados por la Procuraduría General
de la Nación para desarrollar actividades relacionadas con la administración o
funcionamiento de la entidad y se celebran con personas naturales cuando tales
actividades no puedan realizarse por personal de planta o que requieran de
conocimientos especializados (Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 3)
El Decreto 2209 de 1998, Artículo 1 señala para los contratos de prestación de servicios
sea con personas naturales o jurídicas, que sólo se podrán celebrar cuando no exista
personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
“Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente
público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta,
porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda
desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o
cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la
contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea
suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del
respectivo organismo.
Tampoco se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales
vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización
expresa del jefe del respectivo órgano, ente o entidad contratante. Esta autorización
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estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades
técnicas de las contrataciones a realizar".
De conformidad con la norma expuesta le compete al Jefe de la Entidad acreditar la
inexistencia de personal suficiente.
-De acuerdo con la naturaleza del objeto contractual, y sus características, se escogerá la
forma de pago y la periodicidad de los pagos al Contratista.
El Consejo de Estado aclaró los términos de anticipo y pago anticipado señalando que el
primero debe entenderse como el primer pago de un contrato que se haya pactado en
ejecución sucesiva y para sus gastos iniciales y para el último aquel pago efectuado al
contratista respecto de un contrato de ejecución instantánea. Con respecto al anticipo es
preciso señalar que se amortiza contra la ejecución del contrato y en el pago anticipado
no hay lugar a reintegro pues éste pertenece al contratista.
En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el
contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el
manejo de los recursos que recibe a título de anticipo en virtud de lo establecido en el
artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, salvo los contratos de menor o mínima cuantía.
El artículo 40 de la Ley 80 de 1993 señala que el monto del pago anticipado o del anticipo
pactado, no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo
contrato, salvo lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007, que autoriza la
prorroga o adición hasta por el sesenta por ciento (60%) para los contratos de concesión
de obra.
3.2.3 Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: Los estudios
deben precisar la modalidad por la cual se desarrollará la contratación, citando
expresamente sus fundamentos legales, esto es Licitación Pública, Selección Abreviada
(menor cuantía y subasta inversa), contratación directa, concurso de méritos, menor
cuantía.
3.2.4 El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables
utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y
los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios
unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el
Concurso de Méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para los
estudios previos.
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- La dependencia interesada en la contratación debe hacer un análisis del mercado para
determinar el presupuesto real de la futura contratación, para lo cual debe sondear el
mercado requiriendo cotizaciones de acuerdo a la definición que hizo del objeto del
contrato y sus especificaciones técnicas, y advirtiendo expresamente que la solicitud es
únicamente con el propósito de elaborar un estudio de mercado.
- En los estudios previos debe plasmar las variables utilizadas para llegar al presupuesto,
por ejemplo, promedios, análisis históricos, actualizaciones con IPC, revisión de procesos
similares en la misma entidad, entre otras.
3.2.5 La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más
favorable: Desde los estudios previos debe indicarse cómo se seleccionará la oferta que
más convenga a la entidad.
Para ello, de acuerdo a la Ley 1474 de 2011, artículo 88, tenemos:
"2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y
económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida
en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la
entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en
dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será
objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo
de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los
estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores
designados para ello.
En los procesos de selección por licitación y selección abreviada de menor cuantía, en los
que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será
la que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados
en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.
En los procesos de selección abreviada con subasta inversa y los de selección de mínima
cuantía el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.
En los procesos de selección de consultores se hará uso de factores destinados a valorar
la mejor calidad. No se puede incluir el precio como factor de escogencia.
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3.2.6 Tipificación, Estimación, y Asignación de los Riesgos
La tipificación, estimación, y asignación de los riesgos que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato, sirve de soporte para que las partes conozcan y tengan plena
claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que celebra el contrato.
La tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles se hará de acuerdo al objeto
contractual, lo que significa que no hay un modelo predeterminado. La tipificación se
entiende como la identificación de los riesgos que puedan ocurrir durante el desarrollo y la
ejecución del contrato alterando el equilibrio financiero del mismo; su estimación
corresponde al valor monetario del riesgo posible acaecido y finalmente la asignación que
tiene que ver con quién asume el riesgo: el contratista o la entidad.
En la audiencia de aclaraciones y de análisis de los riesgos asociados al contrato, o en su
defecto hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de
aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán
manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en
su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del
contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo de conformidad con lo
expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán
proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de
indemnizar los perjuicios que se causen.
El siguiente listado se ofrece como un instrumento de ayuda a los encargados de la
elaboración de los estudios previos, soportado en la guía básica presentada por el
Consejo Nacional de Política Económica y Social:
Tipo de riesgo
Descripción
Estimación
Riesgos
Financieros
Consecución de financiación o riesgo de
liquidez (dificultad de conseguir recursos
financieros ya sea en el sector financiero
o el mercado de capitales para lograr el
objetivo del contrato) y el riesgo de las
condiciones
financieras
términos
financieros de dichos recursos como
plazos, tasas, garantías, contragarantías,
refinanciaciones)
Riesgos
Derivados
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por
los
cambios
de
las
Distribución
Porcentaj
e
sociales
políticos
o
Riesgo
Regulatorio
Riesgo
operacionales
políticas gubernamentales que sean
probadas y previsibles, tales como
cambios en la situación política, sistema
de gobierno y cambios en las
condiciones sociales que tengan impacto
en la ejecución del contrato (paros,
huelgas, actos terroristas, etc).
Son los posibles cambios regulatorios o
reglamentarios que siendo previsibles,
afectan el equilibrio contractual (cambio
de tarifas, mercados regulados, cambio
en
los
regímenes
especiales,
designación de zonas francas, planes de
ordenamiento territorial, expedición de
normas de carácter técnico o de calidad,
entre otros
Son loa asociados a la operatividad del
contrato (posibilidad que el monto de la
inversión no sea el previsto para cumplir
el objeto del contrato, extensión del
plazo, no obtención del objeto del
contrato por procesos inadecuados,
procedimientos, parámetros, sistemas de
información y tecnológicos, equipos
humanos y técnicos sin que los mismos
sean imputables a las partes. Se trata de
estos riesgos, siempre y cuando no sean
obligaciones de las partes
Riesgo
Económico
Se derivan del comportamiento
del mercado, como fluctuación de
precios
de
los
insumos,
desabastecimiento, especulación,
marco cambiario, comportamiento
de la moneda, tarifas,
MEDIO
20%
Riesgos de la
naturaleza
Eventos
causados
por
la
naturaleza sin la intervención o
voluntad del hombre, que aunque
pueden ser previsibles por su
frecuencia o diagnóstico están
fuera del control de las partes y
que tengan impacto en la
ejecución del contrato (temblores,
inundaciones, lluvias, sequias)
MEDIO
20%
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Riesgos
ambientales
Obligaciones que emanan de las
licencias ambientales, planes de
manejo ambiental, condiciones
ambientales
o
ecológicas
exigidas, evolución de tasas
retributivas, uso del agua.
MEDIO
20%
Riesgos
tecnológico
Eventuales
fallos
en
las
telecomunicaciones, suspensión
de
servicios
públicos,
advenimiento
de
nuevos
desarrollos
tecnológicos
o
estándares que deben ser tenidos
en cuenta para la ejecución del
contrato
así
como
la
obsolescencia tecnológica..
MEDIO
20%
3.2.7 Exigencia de garantías
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de
naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o
del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de las mismas.
La Ley 1150 de 2007 dispone la facultad de que los proponentes ofrezcan pólizas de
seguro, garantías bancarias y las demás autorizadas para tal efecto.
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en
cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que
deban cubrir y las condiciones del Decreto 4828 de 2008, modificado por los Decretos
931, 490 y 2493 de 2009.
El mecanismo de cobertura de riesgo es por regla general indivisible y solo podrá ser
dividido en etapas contractuales en los casos contemplados en el artículo 9 del Decreto
4828 de 2008, como es en los contratos de obra, concesión, operación o en aquellos
contratos que su objeto contractual se desarrolle por etapas.
3.2.7.1. Eventos que cubren las garantías:
AMPARO
20
RIESGO
VALOR
ASEGURADO
VIGENCIA

La no suscripción del contrato en
las condiciones y términos que dieron
lugar a la adjudicación.
SERIEDAD
OFERTA
DE
LA

La no ampliación de la
vigencia de la garantía de seriedad de la
oferta cuando el término previsto en los
pliegos para la adjudicación del contrato
se prorrogue o cuando el término previsto
para la suscripción del contrato se
prorrogue, siempre y cuando esas
prórrogas no excedan un término de tres
meses.

La falta de otorgamiento por parte
del proponente seleccionado, de la
garantía de cumplimiento exigida por la
entidad para amparar el incumplimiento
de las obligaciones del contrato.
Diez por ciento
(10%) del valor
total del contrato
Igual al plazo
previsto para
la
adjudicación
y suscripción
del contrato
Por el ciento por
ciento (100%) del
monto
que
el
contratista reciba a
título de anticipo.
Por el plazo
del contrato
y el de su
liquidación.

El retiro de la oferta después de
vencido el término fijado para la
presentación de las propuestas.
BUEN MANEJO
ANTICIPO
DEL
DEVOLUCIÓN
DEL
PAGO ANTICIPADO
21



Falta de inversión del anticipo
Uso indebido del anticipo
Apropiación indebida.
Ausencia de devolución total o parcial por
parte del contratista de los dineros que le
fueron entregados a título de pago
anticipado, cuando a ello hubiere lugar
Por el ciento por
ciento (100%) del
monto
que
el
contratista reciba a
título
de
pago
anticipado.
Por el plazo
del contrato
y el de su
liquidación.
CUMPLIMIENTO DE LAS
OBLIGACIONES
SURGIDAS
DEL
CONTRATO ESTATAL Y
PAGO DE MULTAS Y
CLÁUSULA
PENAL
PECUNIARIA, CUANDO
SE HAYAN PACTADO
EN EL CONTRATO
PAGO DE SALARIOS,
PRESTACIONES
SOCIALES
E
INDEMNIZACIONES
LABORALES
ESTABILIDAD
CALIDAD DE OBRA
22
Y
Cubre a la Procuraduría (contratante) de
los perjuicios directos derivados del
incumplimiento total o parcial de las
obligaciones nacidas del contrato así como
de su cumplimiento tardío o de su
cumplimiento defectuoso, cuando ellos son
imputables al contratista garantizado.
Comprende el pago del valor de las multas
y la cláusula penal pecuniaria que se hayan
pactado.
Incumplimiento
de
las
obligaciones
laborales a que esté obligado el contratista
garantizado, derivadas de la contratación
del personal utilizado para la ejecución del
contrato.
Cubre a la Procuraduría a consecuencia de
cualquier tipo de daño o deterioro,
independiente de su causa, sufridos por la
obra entregada, imputables al contratista.
Por el treinta (30%)
por ciento del valor
total del contrato.
No obstante este
puede
variar
teniendo en cuenta
el análisis que se
haga del objeto del
contrato, el plazo
de ejecución y el
valor del mismo.
Mínimo el cinco por
ciento (5%) del
valor
total
del
contrato.
El
valor
se
determina
de
acuerdo con el
objeto, el valor, la
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato.
Por el plazo
del contrato
y el de su
liquidación.
Su vigencia
debe
corresponder
al plazo del
contrato
y
tres (3) años
más.
La vigencia
no
será
inferior
a
cinco años,
salvo que la
entidad
justifique
técnicamente
la necesidad
de
una
vigencia
inferior.
Cubre a la entidad por:
CALIDAD Y CORRECTO
FUNCIONAMIENTO DE
LOS BIENES Y EQUIPOS
SUMINISTRADOS

Mala calidad o deficiencias
técnicas de los bienes o equipos
suministrados por el contratista.

Incumplimiento de los parámetros
o normas técnicas establecidas para el
respectivo bien o equipo.
Cubre a la entidad de los perjuicios
ocasionados con posterioridad a la
terminación del contrato y que surjan de:
CALIDAD DEL SERVICIO

Mala calidad o insuficiencia de los
productos entregados con ocasión de un
contrato de consultoría

La mala calidad del servicio
prestado, teniendo en cuenta las
condiciones pactadas dentro del contrato.
RESPONSABILIDAD
CIVIL
EXTRACONTRACTUAL
Cubre a la Procuraduría por perjuicios
ocasionados por terceros derivados de la
responsabilidad civil extracontractual.
El
valor
se
determina
de
acuerdo con el
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato.
Este amparo
no debe ser
inferior
al
término
de
las garantías
señaladas en
la legislación
comercial y
civil.
El
valor
se
determina
de
acuerdo con el
naturaleza y las
obligaciones
contenidas en cada
contrato.
La vigencia
se determina
de acuerdo
con el objeto,
el valor, la
naturaleza y
las
obligaciones
contenidas
en
cada
contrato.
El valor de la
garantía no podrá
ser inferior al cinco
(5%) del valor del
contrato
y
no
menor a doscientos
salarios
mínimos
mensuales legales
vigentes
(200
SMMLV)
al
momento de la
expedición de la
póliza.
Plazo
de
ejecución del
contrato.
3.2.7.2 Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo
Contratos de empréstito
Excepciones
23
Contratos Interadministrativos
POTESTATIVO: La Procuraduría podrá
o no solicitar la garantía de Seriedad de
la oferta en:
Contratos de seguro
Contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la
menor cuantía de la entidad (de acuerdo a la naturaleza y el
objeto)
Subasta Inversa para la adquisición de los bienes y servicios de
características técnicas y uniformes y de común utilización enajenación de bienes
Concurso de méritos con propuesta técnica simplificada
3.3 Cláusula de indemnidad.
En todos los contratos que celebre la Procuraduría se deberá incluir una cláusula de
indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerla indemne de
cualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del
contratista.
En los eventos de que no se establezca esta cláusula se deberá sustentar en los estudios
previos la razón de su exclusión.
3.4 Otras clases de garantías:
Mecanismo
Fiducia Mercantil en garantía
Garantías Bancarias
24
Parámetros
Por medio de esta garantía los bienes o derechos que sean
entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer a la
Procuraduría General de la Nación un respaldo idóneo y suficiente
para el pago de las obligaciones garantizadas. La sociedad
fiduciaria, en desarrollo del contrato de fiducia en garantía, deberá
expedir el respectivo certificado de garantía o el documento que
haga sus veces. El oferente y/o contratista debe acreditar la
constitución de la garantía a través de la copia del respectivo
contrato y entregar el certificado de garantía expedido por la
sociedad fiduciaria con el lleno de los requisitos señalados por el
decreto 4828 de 2008, artículo 20.
A través de esta garantía, una institución financiera nacional o
extranjera, asume el compromiso firme, irrevocable, autónomo,
independiente e incondicional de pagar directamente a la
Procuraduría, a primer requerimiento, hasta el monto garantizado,
una suma de dinero equivalente al valor del perjuicio sufrido por la
entidad como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones
asumidas por el proponente o contratista, ante la presentación del
acto administrativo en firme que así lo declara.
Serán admisibles garantías bancarias a primer requerimiento:
.-Contrato de garantía bancaria. Una entidad bancaria emisora,
obrando por cuenta y por orden del proponente o contratista, se
obliga irrevocablemente con la Procuraduría, en calidad de
beneficiaria, a pagarle hasta el monto garantizado, los perjuicios
derivados del incumplimiento de las obligaciones que con ocasión
de la propuesta , del contrato o de su liquidación surjan para el
proponente o el contratista.
-Carta de crédito stand by: La entidad emisora, obrando por
solicitud y de conformidad con las instrucciones del proponente o
contratista, se obliga a garantizar irrevocablemente el pago en
dinero de las obligaciones que con ocasión de la propuesta o del
contrato surjan para el proponente o contratista. Ese pago lo
efectuará el banco emisor contra la entrega de la carta de crédito,
acompañada del acto administrativo debidamente ejecutoriado, en
el que conste el incumplimiento del proponente o contratista.
Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el
ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora.
El título valor es un derecho en beneficio de una persona, y quien
lo suscribe se obliga frente al poseedor del título.
Endoso en garantía de títulos
El endoso de títulos valores sólo es admisible como garantía de
seriedad de la oferta y entre ellos específicamente los certificados
de depósito a término, pagarés emitidos por una entidad financiera
y los títulos de tesorería (TES).
En todos los casos, el oferente o contratista deberá ser el
endosatario exclusivo del título valor.
Los títulos valores endosados solo podrán ser recibidos por el 70%
de su valor, porcentaje que deberá cubrir como mínimo los montos
exigidos por la Procuraduría General de la Nación para la garantía
de seriedad de la oferta, es decir, el 10% del presupuesto oficial si
se tiene que presentar oferta total o el del 10% valor del
presupuesto del lote o ítem que corresponda.
Depósito de dinero en garantía
25
En este una persona entrega una suma de dinero a una entidad
autorizada y vigilada por la Superintendencia Financiera para que
lo administre como garantía de una obligación adquirida por el
depositante (contratista) en beneficio de un tercero (Procuraduría).
3.5 Documentos Adicionales y Complementarios a los Estudios Previos por
modalidad de contratación:
MODALIDAD
SELECCIÓN ABREVIADA- SUBASTA
INVERSA
DOCUMENTOS ADICIONALES
Ficha técnica que debe contener como mínimo:
 Denominación del bien o servicio
 Denominación técnica del bien o servicio
 Unidad de medida
 Descripción general
Acto administrativo que contendrá:




CONTRATACION DIRECTA
Causal que invoca la modalidad
Determinación del objeto a contratar.
Presupuesto para la contratación.
Indicación del lugar donde se podrá consultar los
estudios previos, salvo en el caso de Urgencia
manifiesta.
CAPITULO IV
MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
26
MODALIDADES DE SELECCION
LICITACION
Procesos de selección que impliquen complejidad en la evaluación.








SELECCIÓN ABREVIADA
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes
y de común utilización.
Contratación de menor cuantía
Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
Contratos para la prestación de servicios de salud.
La enajenación de bienes del estado con excepción de aquellos que refiere la ley
222 de 2995
Productos de origen o destinación agropecuarias que se ofrezcan en las bolsas de
productos.
Entre otras.
CONCURSO DE MERITOS










27
Selección de consultores o proyectos
CONTRATACION DIRECTA
Urgencia manifiesta
Contratación de empréstitos
Contratos Interadministrativos
Contratos desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
Cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Arrendamiento o adquisición de inmuebles
Entre otros
CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA
Cuando el contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía
4.1. LICITACIÓN PÚBLICA
Es el procedimiento mediante la cual la Procuraduría anuncia públicamente una
convocatoria para en igualdad de oportunidades los interesados presenten ofertas y la
entidad seleccione la más favorable.
¿Cuándo procede?
- Cuando el valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía de la Procuraduría
General, siempre y cuando no se trate de bienes o servicios de común utilización y de
características técnicas uniformes, evento en el cual se adelantará por el sistema de
selección abreviada por subasta inversa.
-Cuando el objeto del contrato involucre además del contrato de consultoría otras
obligaciones principales, como por ejemplo, la ejecución de proyectos que incluyan el
diseño y la construcción de obra que supere la menor cuantía.
Las cuantías de contratación son determinadas en cada vigencia por la División
Financiera de acuerdo al presupuesto asignado a la Procuraduría.
¿Qué normas regulan esta modalidad?
Está regulada principalmente por el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007
(artículo 9) y el Decreto 2474 de 2008, y la Ley 1474 de 2011.
¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en los procesos que se
adelanten por licitación pública?
Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de licitación pública, la PGN
deberá establecer factores de calificación soportados en:
 La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y
formulas señaladas en el pliego de condiciones.
 Ponderación de elementos de calidad y precio que representen la mejor relación
costo- beneficio1
1
Art. 88 de la Ley 1474 de 2011
28
Esquema del proceso licitatorio
29
4.1.1 Aspectos Específicos de la Licitación Pública




El proyecto de pliego de condiciones se publica por 10 días hábiles de antelación
al acto que ordena su apertura.
Se da apertura al proceso mediante resolución motivada, proyectada por la Oficina
Jurídica.
Se debe adelantar audiencia de riesgos una vez proferido el acto o resolución de
apertura.
Las adendas (documentos por los cuales se modifica el contenido del pliego de
condiciones) se deben proferir en un término superior a los tres días hábiles
anteriores al cierre del proceso.
30

La adjudicación del proceso se debe hacer en audiencia pública y las reglas se
definen en el pliego de condiciones. De la audiencia se levanta un acta por el
secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad.
4.2 SELECCIÓN ABREVIADA
Modalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características del
objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien,
obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de
la gestión contractual.
¿Cuándo procede la selección abreviada?
Las causales para que proceda son:
 Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización por parte de las entidades publicas.
 La contratación de menor cuantía.
 La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud
 Declaratoria de desierto del proceso de licitación pública
 La enajenación de bienes del Estado
 Productos de origen o destinación agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos
legalmente constituidas
 Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las
Sociedades de Economía Mixta
 Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los
programas de personas amenazadas, programas de desmovilización y
reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la
atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población
desplazada por la violencia, entre otros.
 La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad
nacional.
4.2.1 SELECCIÓN ABREVIADA CON SUBASTA INVERSA
Es la utilizada para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de
común utilización.
31
¿Qué normas rigen la selección abreviada por subasta inversa? Esta modalidad está
regulada especialmente por los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.
¿Qué se entiende por bienes y/o servicios de características técnicas uniformes?
Aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su
diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y
calidad objetivamente definidos.
Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas
que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la
prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para
satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus
ventajas funcionales.
¿Qué se entiende por bienes y/o servicios de común utilización? Aquellos requeridos
por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los
solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus
necesidades.
¿Se requiere que se den ambas condiciones? Sí. Es decir, los bienes y/o servicios
deben ser de características técnicas uniformes y de común utilización.
Se debe tener en cuenta que no se consideran de características técnicas uniformes y de
común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.2
¿Qué es una Subasta Inversa? Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada
presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un
tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 2474 de 2008
y en los respectivos pliegos de condiciones.
¿Cuál es el criterio de selección de la oferta más favorable en la selección
abreviada por subasta? El precio.
¿Cómo puede realizarse la subasta? Hay dos modalidades o formas para realizar la
subasta:
2
Artículo 16 Decreto 2474 de 2008.
32
Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del
uso de recursos tecnológicos.
Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas
durante esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.
La Procuraduría tiene los medios para desarrollar las subastas en forma electrónica.
¿Cuáles son las características generales para desarrollar la audiencia de subasta?












Durante la subasta, los proponentes podrán visualizar únicamente la posición de
su oferta.
Ningún proponente podrá conocer durante el desarrollo de la subasta la
identificación de los otros proponentes que están efectuando lances.
De presentarse dos o más ofertas con el mismo valor, el sistema tomará en primer
lugar, la oferta enviada cronológicamente primero.
No se puede ingresar un número mayor al último grabado.
El sistema permitirá mejorar la oferta, cuantas veces sea necesario, dentro del
tiempo establecido para la subasta.
El valor de ingreso de la subasta debe incluir el IVA de cada ítem (si hubiere lugar)
y los demás impuestos a que haya lugar.
El cierre de la subasta, depende del número de extensiones que esta tenga. Es
decir, si faltando cinco (5) minutos para el cierre de la subasta, el sistema recibe
una oferta, extiende el cierre de esta subasta en cinco (5) minutos más, y así
sucesivamente. La subasta se cierra cuando dejen de ingresar ofertas durante los
últimos cinco (5) minutos que faltan para el cierre.
El tiempo programado para la subasta será de treinta minutos, con extensiones
automáticas de cinco minutos.
El sistema se refrescará en promedio cada 30 segundos.
El orden de los participantes cambiará de acuerdo con las ofertas que ingresen.
Todos los ingresos o modificaciones de los valores quedarán grabados en el
sistema.
El reloj con el que se rige la subasta, es la hora que aparece dentro de la
aplicación.
33

No hay necesidad de ingresar el precio con signo de pesos ($) o separado por
punto, simplemente se ingresa el valor.
En todo caso en el pliego de condiciones del proceso se regulará el desarrollo de
la subasta.
4.2.1.1 Aspectos adicionales para esta modalidad:
A. Los estudios previos deberán contener además de los requisitos generales
establecidos en el Decreto 2474 de 2008, analizados en el Capitulo III del presente
documento, una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus
características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, que deberá
contener como mínimo:
-Denominación del bien o servicio
-Denominación técnica del bien o servicio
-Unidad de medida.
-Descripción general.
B. El pliego de condiciones deberá:3




Definir reglas para el desarrollo de la subasta
Indicar si la subasta se realizará por ítems o por lotes
Señalar los requisitos habilitantes que serán objeto de verificación
La PGN ampliará el plazo y procedimiento a seguir en caso de resultar un solo
oferente habilitado (Decreto 2474 de 2008, artículo 22, inciso 3 y parágrafo).
Durante esta ampliación sólo podrán presentar documentación, aquellos
proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta. Si
vencido el plazo, no se alcanza la pluralidad de oferentes, la PGN adjudicará el
proceso de selección abreviada con subasta inversa electrónica al proponente
habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado.
 Establecer márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los
lances no serán aceptables.
 Señalar que la propuesta inicial de precio solo será abierta al momento de inicio de
la puja.
 Se deberá señalar el decremento mínimo para cada proceso.
3
Adicionales a los que se detallan en el presente capitulo.
34
Esquema Selección Abreviada Con Subasta
4.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA CONTRATACION DE MENOR CUANTIA
Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en la ley en función de los
presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales
mensuales. (Literal b, Numeral 2 del Artículo 2 Ley 1150 de 2007). En la Procuraduría
este ejercicio lo hace la División Financiera.
¿Cuándo Procede?
35

Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuantía de la Procuraduría
para la vigencia fiscal.

Cuando los servicios o bienes a adquirir NO sean de características técnicas
uniformes y de común utilización por parte de la Entidad.

Cuando el proceso de Licitación Pública se declare desierto. Si la entidad decide no
adelantar un nuevo proceso de licitación, se iniciará el proceso de menor cuantía
dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, y en este caso
se puede publicar directamente el pliego de condiciones definitivo.
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por el Decreto
2025 de 2009.
adelanten por selección abreviada de menor cuantía?
Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de licitación pública, la PGN
deberá establecer factores de calificación soportados en la ponderación de los elementos
de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de
condiciones.
36
Esquema de la selección abreviada para la contratación de menor cuantía
4.2.2.1. Aspectos Específicos De La Modalidad De Selección Abreviada De Menor
Cuantía
1. El proyecto de pliego de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles
anteriores a la apertura del proceso.
37
2. Si bien la norma4 prevé que se haga una manifestación de interés por parte de los
interesados en participar, y la posibilidad de realizar un sorteo entre quienes
manifestaron su interés5, a fin de determinar la lista de participantes, la
Procuraduría NO realizará sorteo en ningún evento, por lo cual en los procesos
que adelante, no requerirá manifestación de interés.
3. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo
señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto
administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al
inicialmente previsto.
4. El informe de evaluación de las ofertas debe publicarse por tres (3) días hábiles en
el SECOP.
5. La adjudicación NO se realiza en audiencia pública sino en acta motivada, que
realiza el secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad, en la
cual se incluyen las respuestas a las observaciones presentadas por los
interesados al informe de evaluación.
Otra modalidad de selección abreviada utilizada eventualmente por la entidad es la
enajenación de bienes del Estado. (Literal e, del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150
de 2007).
Los Decretos 4444, 4637 de 2008 y 3297 de 2009 reglamentaron lo relativo a la
enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales regidas por el
estatuto de contratación publica, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2
del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
La Procuraduría por su parte, reglamentó el procedimiento de la enajenación de bienes
muebles e inmuebles a través de la Resolución No 322 del 2 de octubre de 2009.
4.3. CONCURSO DE MERITOS
Se trata de una modalidad de selección de consultores o proyectos.
4
5
Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009.
Si su número fue superior a 10.
38
CONCURSO DE
MERITOS
Objeto Complejo
Selección de
intermediarios de
seguros
Procesos de
Arquitectura
Consultoría
.
¿Cuándo procede el concurso de méritos?
Esta modalidad se usa para la contratación de:
1. Servicios de consultoría:
- Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.
- Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos.
- Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
- Interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos.
- Dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos.
2. Proyectos de arquitectura.
¿Cómo se desarrolla un concurso?
Hay dos clases de concursos:
1. Concurso abierto.
2. Con Precalificación.
¿Qué es precalificar? Es conformar una lista limitada de oferentes para uno o varios
procesos de selección. Esto se puede surtir a través de:
a.
b.
Conformación de una lista corta: si es para un solo proceso de selección.
Utilización de lista multiusos: si es para varios concursos de méritos.
39
La conformación de listas es una etapa previa al proceso del concurso.
¿Cómo deben presentar las propuestas los proponentes?
- Si la entidad suministra la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así
como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una
propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema
de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.
- Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el
respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o
metodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica detallada (PTD). En
estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por los Decretos
2474 de 2008 y 2025 de 2009.
adelanten por concurso? Se hará uso de factores de calificación destinados a valorar
los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. Se podrán utilizar criterios de experiencia
específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de
consultores.6
4.3.1. Aspectos Específicos De La Modalidad De Concurso De Méritos
- No es necesario publicar
contrato.
el detalle del análisis que soporta el valor estimado del
- El proyecto de pliego de condiciones se publica mínimo por cinco (5) días hábiles
anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta técnica simplificada, y
diez (10) días hábiles anteriores a la apertura del proceso si es concurso con propuesta
técnica detallada.
6
Art. 5 numeral 4 Ley 1150 de 2007
40
- El pliego de condiciones debe incluir un Anexo de requerimientos técnicos de los
servicios de consultoría que se van a contratar.
Este anexo debe contener:
* Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.
* La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos
esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos,
procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.
* El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.
* El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los
proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como
estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.
* La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de
méritos.
- El pliego de condiciones debe incluir los términos y plazos que gobiernan el concurso de
méritos.
- El pliego de condiciones debe incluir el término para presentar propuestas se cuenta a
partir de la expedición del acta administrativo de apertura.7
- La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a
Contratar.8
- La Junta de Licitaciones y Adquisiciones de la entidad designa un comité asesor
conformado por un número impar y plural de personas idóneas. Este comité asesorará a
la entidad en el proceso de precalificación y selección, en la validación del contenido de
los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos,
7
Artículo 66 Decreto 2474 de 2008.
Incluye: Remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso,
sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.; Gastos reembolsables indicados en los pliegos de
condiciones; Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor;
Gastos de administración.; Utilidades del consultor.; Gastos contingentes. (Art. 70 Decreto 2474 de 2008).
8
41
en la evaluación y calificación de Ias ofertas técnicas presentadas de conformidad con los
criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta
económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.
- La apertura del proceso de concurso se ordena mediante Resolución motivada, con los
requisitos establecidos en el artículo 66 del Decreto 2474 de 2008. Si se hace uso de
precalificación sólo se puede expedir este acto una vez esté en firme la lista corta o lista
multiusos, según el caso.
- Si se hizo uso de precalificación, una vez expedido el acto de apertura se remite carta de
invitación a presentar propuestas a los integrantes de la lista corta o lista multiusos, según
el caso.
- El informe de evaluación de ofertas sólo puede ser trasladado por un término de máximo
tres (3) días hábiles.
-Los contratos de interventoria podrán prorrogarse en proporción al tiempo que se haya
prorrogado el contrato objeto de vigilancia, se ajustara de manera proporcional al del
contrato inicial
42
Esquema concurso De Meritos
43
4.4 CONTRATACIÓN DIRECTA
Es una modalidad de selección, que procede únicamente en los casos definidos
expresamente por la Ley, que permite la escogencia del contratista mediante la
confrontación de propuestas para obtener la más favorable a la entidad.
4.4.1 Aspectos de la contratación directa:
1. Partidas o disponibilidades presupuestales respectivas.
2. Análisis de la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y autorizaciones y
aprobaciones para ello.
3. Estudios, diseños y proyectos requeridos: Consta de los estudios y documentos
previos.
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero, del artículo 77 del Decreto 2474
de 2008, no se requerirá estudios previos para el caso de urgencia manifiesta.
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada especialmente por el Decreto
2474 de 2008.
¿Cuándo procede esta modalidad?
1. Urgencia Manifiesta. Procede cuando:



la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de
servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro
cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de excepción;
cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre
que demanden actuaciones inmediatas
El acto administrativo que la declara la urgencia manifiesta, hará las veces del acto de
justificación y no se necesita de estudios previos
Una vez celebrado el contrato motivado resultante de la urgencia manifiesta, deberá
enviarse al organismo que ejerce el control fiscal, así como el acto administrativo que lo
declaro y expediente que contiene los antecedentes precontractuales y contractuales.
2. Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los
mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere
44
el caso y de conformidad con lo dispuesto en por las normas orgánicas de
presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal.
3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
Contratación que es celebrada por una determinada persona que realiza una
actividad científica y tecnológica prevista y definida en el artículo 2º del Decreto
591 de 1991.
4. Cuando no exista la pluralidad de oferentes en el mercado.
Se entiende que no existe pluralidad de oferentes:
o Cuando no existe más de una persona inscrita en el RUPo Cuando solo exista una personal que pueda proveer el bien o servicio, por ser
titular de los derechos de propiedad industrial, o los derechos de autor, o por ser
proveedor exclusivo del bien o servicio de conformidad con la ley.
5. Contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión o para la ejecución de trabajos artísticos.
Para la prestación de servicios profesionales la Procuraduría podrá contratar directamente
con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y
que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate,
sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el
ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Se procederá de igual forma para la celebración de contratos de prestación de servicios
de apoyo a la gestión de la entidad, los que sólo se realizarán cuando se trate de fines
específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.
Trabajos Artísticos: Aquellos trabajos que sólo pueden ser encomendados a una persona
natural en especial, teniendo en cuenta que únicamente esta persona posee las calidades
y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carácter artístico.(…)”.
6. Arrendamiento o adquisición de inmuebles: De conformidad con lo dispuesto
en el artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el Decreto 3576 de
2009, la entidad podrá adquirir bienes inmuebles en arrendamiento mediante
negociación directa, previas las autorizaciones a que haya lugar.
45
Estructura de la modalidad de Contratación Directa
4.5. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.
¿Cuándo procede?
En los eventos de adquisición de bienes, obras o servicios cuando el valor del contrato
sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Procuraduría
General, independientemente de su objeto.
La dependencia interesada en la contratación determinará la necesidad de la
contratación, para lo cual elaborará el estudio previo, contentivo de la descripción de la
necesidad y del objeto,las condiciones técnicas, valor estimativo del contrato y certificado
de disponibilidad presupuestal.
4.5.1 Aspectos específicos de la modalidad
- El único factor de ponderación es el precio
- No son obligatorias las garantías
- No se requiere la inscripción en el RUP
¿Qué normas regulan esta modalidad? Está regulada por la Ley 1474 de 2011 y el
Decreto 2516 de 2011.
46
Esquema Mínima cuantía
4.6 OTRAS FORMAS DE CONTRATACION: CONVENIOS,
COOPERACION, ACTAS DE ENTENDIMIENTO, O SIMILARES:
ACUERDOS
DE
Se entiende por convenio todo acuerdo de voluntades que suscriba la Procuraduría
General de la Nación con entidades públicas, privadas o de naturaleza mixta, con el
objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de
interés común a los sujetos contratantes.
¿Qué acuerdos se tienen incluidos dentro este concepto?
Los acuerdos que celebre la entidad con organismos de derecho internacional, los
convenios de cooperación, las cartas de acuerdo de colaboración, los memorandos de
entendimiento, los convenios marco de colaboración, los convenios interadministrativos,
las cartas de entendimiento, o cualquier otra figura que reúna las calidades establecidas,
independientemente de la nominación que adopten.
La Ley 1150 de 2007, estableció nueva regulación sobre el tema, indicando que los
convenios financiados con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayudas
internacionales, podrán someterse a los procedimientos y reglamentos de tales
organismos, en los siguientes eventos:
47
 Por financiación de forma total del organismo internacional
 Por financiación con fondos del organismo internacional en sumas iguales o
superiores al cincuenta (50%)
 Los recursos de contrapartida que se encuentren vinculados a estas operaciones.
Los contratos o convenios no contemplados anteriormente y que se celebren con recursos
públicos deberán someterse a los procedimientos del Estatuto general de contratación de
la Administración Pública.
Esquema- CONVENIOS
Área o
dependencia
interesada en la
celebración del
convenio.
ENVIA
A
Estudios previos, acreditación
de la representación, Acta de
intención
de
la
parte
conveniente, CDP (si existiere
recursos presupuestales)
FIN DEL
PROCESO
OFICINA
JURIDICA
SUSCRIBE
Procurador
General de la
Nación
Revisa y proyecta
el convenio.
ENVIA
NOTA: En el evento que los convenios sean firmados con organismos internacionales la
Coordinación de Relaciones Internacionales de la Procuraduría concertará con las
dependencias internas las actividades a desarrollar, conforme a la Resolución No. 222 de
2001.
4.7. Documentos comunes de las diferentes modalidades de selección:
4.7.1 El pliego de Condiciones
48
¿Qué es el pliego?
El pliego de condiciones corresponde a un acto administrativo de carácter general,
mediante el cual la Procuraduría establece las reglas claras y justas para determinar las
necesidades que pretende satisfacer y el procedimiento para que, en virtud de los
principios que rigen la contratación pública, y los requisitos y criterios ponderables,
presenten ofertas y la administración pueda escoger en forma objetiva la oferta mas
favorable.
¿Quién lo elabora?
La Oficina Jurídica de la Procuraduría elabora pliegos de condiciones para los procesos
de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, con el fin de dar a
conocer a los interesados las condiciones y requerimientos para poder participar en los
diferentes procesos que adelante la Procuraduría General de la Nación. Se elaboran con
base en los estudios previos.
Por considerarse que los pliegos de condiciones son ley para las partes debe incorporarse
aspectos relacionados con la reglamentación del proceso de selección y las futuras
cláusulas contractuales.
Para la elaboración del pliego de condiciones se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
- La descripción técnica, detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del
bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los
requerimientos técnicos, según sea el caso.
- Se incluirán los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad
jurídica, la experiencia probable y acreditada, la capacidad financiera, capacidad técnica,
y de organización, según el tipo de contrato a celebrar.
En cuanto a la capacidad jurídica se de incluir la inscripción en el Registro de
Proponentes, teniendo en cuenta la clasificación como Constructor, Consultor y/o
Proveedor y la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes, de
49
acuerdo con los contratos ejecutados y la capacidad residual en virtud de lo establecido
en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1464 de 2010.
- La inscripción del Registro Único Tributario RUT, en el que indique a qué régimen
pertenece.
- Las causales que generarían el rechazo de las propuestas, teniendo en cuenta lo
consagrado en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, o la declaratoria de desierto del
proceso.
- Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y
demás asuntos relativos al mismo.
- El presupuesto oficial.
- Los requisitos de evaluación que otorguen puntaje, con la descripción clara de los
mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán, y las reglas de desempate.

El menor plazo podrá ser objeto de ponderación en todos los contratos, a excepción
de los procesos de obra.

La calidad es un factor técnico pero no es el único, pueden incorporarse factores
adicionales al de calidad que resulten necesarios, adecuados o razonables al objeto;
igualmente pueden incorporarse factores económicos adicionales al precio, todo bajo
ponderación objetiva.

En los procesos de selección abreviada de adquisición de bienes y servicios de
características técnicas uniformes, la oferta mas favorable será aquella que ajustada
al pliego de condiciones obtenga el mayor puntaje, teniendo en cuenta el menor
precio, dada la naturaleza del objeto.

En los procesos de concurso de méritos, la oferta mas favorable será la que obtenga
mayor puntaje teniendo en cuenta los aspectos técnicos y el precio no se puede incluir
como factor de ponderación.
50

En los procesos de prestación de servicios se puede valorar la experiencia específica
del proponente, la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo
de trabajo.

En todos los procesos, a excepción de la selección abreviada por subasta inversa, se
debe incluir como factor de evaluación la ponderación del factor de estímulo a la
industria nacional, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 816 de 2003.

En los casos en que la Procuraduría evalúe las ofertas y estime que el valor de una
oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al proponente para que rinda explicación
sobre las razones del valor ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité Evaluador del
proceso recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta.
- La tipificación, estimación y asignación de riesgos, indicando si hay lugar a una
audiencia para su determinación en el evento en que ésta última sea solicitada por los
participantes en el proceso. En el proceso de selección por Licitación Pública, se debe
adelantar una audiencia de aclaración del pliego de condiciones, en la que igualmente se
pueden estudiar los riesgos de la contratación respectiva.
- El lugar donde se debe hacer entrega de las propuestas.
- El plazo razonable para los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la
evaluación de las propuestas, y para solicitar a los oferentes las aclaraciones y
explicaciones que se estimen necesarias.
- El plazo para la adjudicación y firma del contrato.
- La minuta del contrato a celebrar.
- Los anexos que se requieran.
- El cronograma del proceso.
- Para efecto de los factores de desempate en la puntuación de dos o más ofertas que
queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se deben indicar claramente
las reglas a adoptar.
51
- El pliego de condiciones precisará las condiciones de costo y de calidad de los bienes,
obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto.
- No se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de
responsabilidad derivadas de datos, informes y documentos que se suministren.
La publicación del proyecto de pliegos de condiciones no genera obligación para la
Procuraduría de dar apertura al proceso de selección.
Los proyectos deben publicarse con los estudios previos que sirvieron de base para su
elaboración. La Procuraduría publicará las razones por las cuales acoge o rechaza las
observaciones a tales proyectos.
4.7.2 Aviso de convocatoria pública (Aplica para Licitación Pública, Concurso de
Méritos y Selección Abreviada).
Deberán contener la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la
modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el
lugar físico y electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y
los estudios y documentos previos.
Es elaborado por la Oficina Jurídica de la Procuraduría.
4.2.3
Acto administrativo de apertura del proceso de selección (Licitación Pública,
Concurso de Méritos y Selección Abreviada).
Los actos administrativos deben contener:
52
4.7.3 Documentos de la contratación que se deben publicar en el Portal de
Contratación
Dando cumplimiento al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y para garantizar la publicidad
del proceso contractual, el Gobierno Nacional desarrolló el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública, SECOP.
El Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 establece que las Entidades serán responsables
de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos
de contratación, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, salvo los
asuntos expresamente sometidos a reserva.
-Excepciones a la publicación de documentos en el SECOP
 La adquisición o suministro de bienes o servicios de características uniformes y de
común utilización que se efectué mediante el procedimiento de Bolsa de
Productos. Salvo los que se celebren con los comisionistas para la actuación en la
respectiva bolsa de productos.
 Selección de enajenación de bienes del estado a que se refiere el literal e del
articulo 2, num 2 de la Ley 1150 de 2007.
 La celebración de contratos para la prestación de salud
 Productos de origen o destinación agropecuarios.
53
 Contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los
programas de protección de personas amenazadas.
 Actos derivados de los procesos de selección cuando su valor sea inferior a la diez
(10%) de la menor cuantía.
4.7.4. Suspensión de los procesos de selección que se desarrollen a través de
Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.
El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15)
días hábiles, mediante acto administrativo motivado en el cual se establecerá el plazo de
la suspensión, siempre que a juicio de la Procuraduría se presenten circunstancias de
interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal
culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, lo cual
se señalará en el acto citado.
4.7.5 Revocatoria del acto de apertura
La Procuraduría General de la Nación, revocara el acto administrativo que ordeno la
apertura del proceso de selección en los siguientes eventos:
 Si se presenta durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las
circunstancias contempladas en el artículo 69 del código contencioso
administrativo (causales de revocatoria directa).
Manifiesta oposición a la Ley y a la constitución
No esté conforme con el interés público o social
Agravio injustificado a una persona.
 Cuando la modificación de los elementos mínimos que integran los estudios y
documentos previos impliquen cambios fundamentales en los mismos.
4.7.6 Revocatoria del Acto de adjudicación
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario.
-Excepción:
1. Cuando se presente una causal de inhabilidad o incompatibilidad dentro de la
adjudicación y la suscripción del contrato.
2. Cuando se demuestre que el acto de adjudicación se obtuvo por medios ilegales.
54
4.7.7 Declaratoria Desierta
Procederá por:
La declaratoria de desierta se declarará en acto administrativo en el que se señalaran en
forma expresa y detallada las razones que han conllevado tal decisión
55
CAPITULO V
CONDICIONES CONTRACTUALES
Aspectos generales en el desarrollo del contrato:
5.1 Plazo del contrato
El plazo es un elemento para la exigibilidad de la obligación y para determinar el momento
a partir del cual se cumple oportunamente o se incumple la obligación. Debe ser señalado
desde los estudios previos.
5.2. Vigencia
La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado
el contrato y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de
ejecución, el plazo para su ejecución y el término que se haya señalado para practicar la
liquidación final. Término que tiene la administración para hacer uso de sus poderes
excepcionales.
5.3.
Aprobación de la garantía de cumplimiento
Antes de iniciar la ejecución del contrato, el ordenador del gasto aprobará la garantía
mediante firma de la póliza, siempre y cuando reúna todos los requisitos y condiciones
legales y reglamentarias, así como su respectivo amparo, valor asegurado y vigencia
establecido para cada caso.
5.4.
Suspensión
La suspensión de la ejecución del contrato se hará constar por las partes y el supervisor o
interventor del contrato, en un Acta, con indicación de los motivos que llevaron a la
misma. Deberá constar también la fecha del inicio de la suspensión, así como la fecha de
la reanudación de la ejecución del contrato. El contratista deberá solicitar a la compañía
de Seguros que expidió la garantía única del contrato el respectivo ajuste a las vigencias
de los riesgos amparados, conforme al Acta.
5.5.
Prórrogas
56
La prórroga del contrato será aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto del
Interventor o supervisor del contrato.
La prórroga, adición o la modificación del mismo sólo se podrá realizar durante el
desarrollo del contrato y antes del vencimiento del plazo.
Se dará por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando
sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Procuraduría, se requiera
en atención a los fines estatales.
La prórroga y/o la adición, darán lugar a la modificación de la vigencia de las garantías
constituidas por el contratista para la ejecución del contrato.
5.7. Supervisión
¿QUE ES LA SUPERVISION?
Se refiere a la gestión de los supervisores e interventores en cuanto a la parte técnica,
administrativa, contable, financiera y jurídica del contrato.
La supervisión será ejercida por un funcionario de la misma entidad estatal cuando no
requieren conocimientos especializados y la interventoría por una persona natural o
jurídica contratada para tal fincuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento
especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifique
de acuerdo a la naturaleza del contrato principal9.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones
de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del
contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán
indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la
Entidad a través del supervisor.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.
¿Cuáles son los elementos de la Supervisoría o interventoría?
9
Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
57
Conocimiento
Compromiso
Colaboración
Apoyo a la
Administración
Acceso a la
labor del
contratista
Capacidad de
interlocución
¿Cuáles son los propósitos de la SUPERVISORIA O INTERVENTORÍA
Asegurar la calidad de los trabajos, y el cumplimiento de las metas contractuales.
Velar por la mitigación del impacto ambiental que causará la ejecución de los
trabajos en el entorno.
Velar porque las partes suscriptoras del contrato cumplan con las exigencias de
índole legal y reglamentaria del mismo.
Proteger la moralidad administrativa y tutelar la transparencia de la actividad
contractual.
¿Cuáles son sus funciones?
1. Los supervisores o interventores deberán ejecutar las actividades administrativas,
técnicas, financieras, contables y jurídicas que determine el gobierno mediante
reglamento así como las establecidas en las resoluciones 340 de 2001 y 382 de
2005 de la entidad.
2. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de
perfeccionamiento y legalización y la suscripción de las actas con ocasión a la
ejecución del contrato.
3. Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos
amparados de la garantía única.
4. Controlar que el contratista cumpla con las obligaciones relacionadas con los
aportes parafiscales, cuando a ello haya lugar.
5. Hacer seguimiento al cronograma de actividades y al plan operativo.
6. Verificar, de acuerdo a la naturaleza del contrato que se cumplan a cabalidad las
normas técnicas de acuerdo con el objeto del contrato, la existencia de los
permisos, licencias y documentación exigida por las autoridades competentes si es
del caso.
58
7. Vigilar los registros y soportes de la ejecución de la inversión de los recursos
asignados para la ejecución del objeto.
8. Verificar la apertura de la fiducia, el manejo de las misma, el pago de los
rendimientos financieros a que haya lugar.
9. El supervisor deberá resolver oportunamente y previa aprobación del ordenador
del gasto, circunstancias tales como:
 Ajustes de diseños y procedimientos constructivos que se requieran
(contratos de obra).
 Aspectos sin definir o ambigüedades en las especificaciones técnicas de
Construcción, (contratos de obra).
 Entrega tardía o ausencia de diseños, documentos o información que
afecte la iniciación, desarrollo o continuidad de actividades.
 Inconsistencias encontradas en los planos que afecten una actividad en
ejecución.
 Falta, entrega tardía o suministro incompleto de materiales, insumos o
consumibles requeridos para la ejecución de las actividades.
 Deficiencias en equipos o materiales que afecten los rendimientos
programados.
 Trabajos rechazados por mala calidad.
10. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que
estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio y serán
responsables por mantener informada a la Procuraduría de los hechos o actos que
puedan constituir actos de corrupción, o que puedan poner en riesgo el
cumplimiento del contrato.
11. Avisar al ordenador del gasto y a la oficina Jurídica sobre cualquier retraso,
incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten
durante la ejecución del contrato o convenio, para que se adopten oportunamente
las medidas pertinentes.
12. Presentar a la finalización del contrato el informe del balance final de ejecución
del contrato, y proyectar el acta de liquidación respectiva.
¿Qué normas regulan este concepto?
La supervisión y la interventoría están reguladas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de
2007, Ley 1474 de 2011, Ley 1450 de 2011, Ley 734 de 2002 y las Resoluciones Internas
Nos. 340 del 14 de noviembre de 2001 y 382 del 14 de octubre de 2005 y lo estipulado
en el presente manual.
59
5.7.1. Interventores externos o contratistas
Las personas naturales o jurídicas que ejerzan interventoría de contratos estatales, son
considerados para efectos penales como particulares en ejercicio de funciones públicas y
sometidos al mismo régimen consagrado para los servidores públicos.
Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, disciplinaria y penalmente
tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o
asesoría, como por los hechos u omisiones que les fuere imputables y que causen daño o
perjuicio a las entidades10.
5.8 Solución de las controversias contractuales
La PROCURADURIA tratará de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y
discrepancias surgidas de la actividad contractual.
Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales
previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y
transacción.
No se podrán establecer prohibiciones a la utilización de los mecanismos de solución
directa de las controversias nacidas de los contratos de la PROCURADURIA, ni se
prohibirá la estipulación de la cláusula compromisoria o la celebración de compromisos
para dirimir las diferencias surgidas del contrato.
En los contratos se podrá incluir la cláusula compromisoria a fin de someter a la decisión
de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de
su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación, de conformidad con el Art. 70 de la Ley
80 de 1993.
5.9 Sanciones en la ejecución contractual.
Hay tres (3) modalidades de sanciones contractuales, de acuerdo a su naturaleza y
efectos jurídicos: sanciones coercitivas, pecuniarias y resolutorias.
10
Artículo 82 ley 1474 de 2011.
60
SANCIONES
Sanciones Coercitivas.
 MULTAS: Cumplen una
función compulsiva o de
apremio orientada a la
oportuna y cabal ejecución
del objeto contratado.
 Las multas
persiguen
sancionar el incumplimiento
parcial o la mora sin valorar
los perjuicios.
Sanciones Pecuniarias.

CLAUSULA
PENAL:
Consiste en una estipulación
fijada por las partes de
manera anticipada del valor
de
la
indemnización
correspondiente
al
incumplimiento
de
las
obligaciones por alguna de las
partes.
Sanciones Resolutorias.

CADUCIDAD.
Es la estipulación en virtud de
la cual si se presenta alguno
de los hechos constitutivos de
incumplimiento
de
las
obligaciones a cargo del
contratista, que afecte de
manera grave y directa la
ejecución del contrato y
evidencie que puede conducir
a la paralización, la entidad
por
medio
de
acto
administrativo lo dará por
terminado y ordenara su
liquidación.
- En desarrollo del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba la
PROCURADURIA tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el
contrato, con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.
- Si hay incumplimiento de obligaciones del contratista la Procuraduría podrá hacer
exigible la cláusula penal.
Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un
procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y
procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del
contratista.
La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la
entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de
las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para
obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.
- Si iniciada la ejecución del contrato, el contratista incumple la obligación de obtener la
ampliación de la garantía o de obtener su renovación o de restablecer su valor o de
61
aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones
que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad
contratante podrá declarar la caducidad del mismo.
5.9.1. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIÓNES:
Esquema- Imposición de sanción
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Verificar el hecho que genera el incumplimiento
Supervisor
Interventor
o
Informar a la Oficina Jurídica y al ordenador del gasto
Supervisor
Interventor
o
En la citación, hará mención expresa y detallada de los
hechos que la soportan, acompañando el informe de
interventoría o de supervisión en el que se sustente la
actuación y enunciará las normas o cláusulas
posiblemente violadas y las consecuencias que podrían
derivarse para el contratista en desarrollo de la
actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y
hora para la realización de la audiencia, la que podrá
tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la
naturaleza del contrato y la periodicidad establecida
para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
En el evento en que la garantía de cumplimiento
consista en póliza de seguros, el garante será citado de
la misma manera.
En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o
su delegado, presentará las circunstancias de hecho
que motivan la actuación, enunciará las posibles
normas o cláusulas posiblemente violadas y las
consecuencias que podrían derivarse para el contratista
en desarrollo de la actuación. Acto seguido se
concederá el uso de la palabra al representante legal
del contratista o a quien lo represente, y al garante,
para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo
cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar
pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
62
OPORTUNIDAD
Gestión
permanente de
vigilancia
Inmediato
Oficina Jurídica Ordenador
del
gasto
o
su
delegado
Inmediato
del
gasto
o
su
delegado
Audiencia
La entidad procederá a decidir sobre la imposición o no
de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento
mediante resolución motivada en la que se consigne lo
ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se
entenderá notificada en dicho acto público.
Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso
de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá
en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se
entenderá notificada en la misma audiencia. Términos
establecidos en los artículos 44 y 45 del CCA
En desarrollo de la audiencia, el Ordenador del gasto o
su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de
oficio o a petición de parte, resulte en su criterio
necesario para allegar o practicar pruebas que estime
conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra
razón debidamente sustentada, resulte necesario para
el correcto desarrollo de la actuación administrativa. Al
adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para
reanudar la audiencia.
La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en
cualquier momento, si por algún medio tiene
conocimiento de la cesación de situación de
incumplimiento.
-
-
-
del
gasto
o
su
delegado
Audiencia
Ordenador
gasto
del
Audiencia
Ordenador
gasto
del
Audiencia
Para la imposición de multas a los contratistas, debe concurrir circunstancias
como:
1. El plazo del contrato se encuentre vigente
2. La Procuraduría General de la Nación no puede encontrarse en mora de las
obligaciones contraídas.
De conformidad con lo establecido en el Art. 8 del Decreto No. 2474 de 2008, se
publicará en el SECOP, a través del portal único de contratación, la información
correspondiente a la multa impuesta al contratista.
La Procuraduría informará a la cámara de comercio las multas impuestas o las
declaratorias de incumplimiento conforme a lo señalado en el artículo 6 de la Ley
1150 de 2007.
5.9.2 Esquema- Reclamación Ante La Compañía Aseguradora
63
INICIO
La PGN, profiere Acto Administrativo
que declara el incumplimiento y
cuantifica la perdida (hace efectiva la
cláusula penal) (Acto administrativo
susceptible de recurso de reposición)
Caducidad
Multas
Incumplimientos
(Debido proceso, Derechos de
defensa y contradicción
Envía a la Compañía Aseguradora
Reclamación formal

Acto
Administrativo
debidamente ejecutoriado

Garantía o póliza

Documentos soportes
A.- PAGO
 Dinero
 Reposición,
reemplazo
o
reconstrucción
FIN
Compañía
ASEGURA
DORA
(1 mes,
para)
Nota: En la contratación estatal las
aseguradoras no pueden oponerse
al merito ejecutivo (*)
FIN
(*)Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Tercera, exp. 05001 23 31 000 2000 01720(24609) de
2009)
5.10. Liquidación del Contrato.
El Interventor o el Supervisor del contrato, dentro del término establecido, proyectará el
acta de liquidación, con sus respectivos soportes contractuales, la extensión de las
garantías para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción
del contrato, certificación de cumplimiento de los aportes parafiscales de conformidad con
lo señalado en la Ley 789 de 2002, entre otras, para la firma del contratista y el ordenador
del gasto.
64
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz
y salvo.
El procedimiento de liquidación del contrato se realizará dentro del término fijado en el
pliego de condiciones o sus equivalentes, o dentro del término que acuerden las partes
para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4)
meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la
expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que
la disponga.
La liquidación procede en los contratos de tracto sucesivo, aunque se puede pactar en
todo tipo de contratos.
Puede ser:
- Liquidación de Común Acuerdo. Si ambas partes participan en la liquidación
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo
acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los
aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Las partes pactan el plazo de liquidación.
- Liquidación Unilateral
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación
o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su
contenido, la PROCURADURIA, tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral el
contrato.11
11
Artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, modificado artículo
217 del Decreto Ley 19 de 2012
65
CAPITULO VI
RESPONSABILIDADES DERIVADAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
6.1 Contractual
Los servidores públicos mediante las diferentes actuaciones administrativas pueden llegar
a incurrir en hechos que acarrean responsabilidades, pasando por ende a ser sujeto
pasivo de las acciones resarcitorias originadas de su actuación y su conducta.
6.2 Penal
Se presenta cuando el funcionario ha realizado una conducta que se tiene tipificada como
delito en el código penal, entre ellos podemos mencionar el peculado, la concusión, el
cohecho, la celebración indebida de contratos, el trafico de influencias, el enriquecimiento
ilícito, el prevaricato, los abusos de autoridad ,entre otras.
Son conductas constitutivas de hechos punibles:
Violación del régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades.
Cuando exista interés ilícito en la celebración de contratos.
Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se
consideran particulares que cumplen funciones públicas en lo concerniente a la
celebración, ejecución y liquidación.
6.3. Disciplinaria
Afecta directamente la imagen del funcionario, su investidura. Este tipo de responsabilidad
enmarca conductas que perturban el cabal y adecuado cumplimiento de las funciones
asignadas a la persona y cuya sanción depende de la gravedad de la falta.
6.4. Pecuniaria
Corresponde a la responsabilidad del funcionario frente a la administración y frente al
particular por los perjuicios causados con su actuación en desarrollo de la actividad
administrativa que tiene a su cargo. Existe afectación al patrimonio del funcionario.
6.5.
Fiscal
Esta responsabilidad tiene como finalidad obtener el resarcimiento de los daños
ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o
culposa en su gestión fiscal.
66

Manual de Contratación Procuraduría General de la Nación

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