Tech Trade Trzin d.o.o.

Transcription

PRIMER UPORABE
Povzetek
Država:
Slovenija
Dejavnost:
Trgovina na debelo z
računalniškimi napravami
Podatki o stranki:
Tech Trade d. o. o. Trzin,
Blatnica 8, 1236 TRZIN.
Rešitev:
ePero®START – storitev za
lastnoročno podpisovanje
elektronskih dokumentov
Prednosti:
uvedba brezpapirnih procesov

(zajem podatkov, priprava in
podpis dobavnic, računov in
drugih dokumentov)
elektronski izvod primeren za
podjetje in stranko,
eliminacija papirja in s papirjem
povezanih operativnih procesov
(tiskanje, zajem, shranjevanje),
avtomatizacija poslovnih
procesov (samodejni zajem
podatkov, avtomatizacija
delovnih tokov),
možnosti širitve in uporabe za
druge poslovne procese,
vključeni varni mehanizmi za
zagotavljanje avtentičnosti
in celovitosti elektronsko
podpisanih dokumentov,
v celoti zakonsko skladna rešitev
Nataša Bijelić Poredoš
vodja marketinga pri
Tech Trade d.o.o. Trzin
Podjetje Tech Trade d.o.o. Trzin je bilo ustanovljeno leta 1992. V podjetju se
trudijo, da bi čim bolj zadovoljili svoje kupce, za kar trenutno skrbi 20 zaposlenih. Nudijo jim široko izbiro aktivnih in pasivnih komponent za računalniške mreže in komunikacijo ter ožičenje. Dejavnost dopolnjujejo s prodajo dodatnih računalniških in pisarniških komponent priznanih blagovnih
znamk po konkurenčnih cenah ter hitrimi dobavnimi roki. Prodajni procesi
potekajo predvsem na sedežu družbe, kjer se ob prevzemu blaga podpisujejo
dobavnice in računi.
Podjetje je v letu 2011 prepoznalo možnosti optimizacije prodajnih procesov
v katerih nastopajo večje količine papirja in s tem povezano rokovanje s papirno dokumentacijo na osnovi vpeljave elektronskega poslovanja s kupci.
Osnovo za prehod na popolno brezpapirno poslovanje predstavlja storitev
SETCCE ePero®START, ki jo je v obstoječ informacijski sistem, skupaj z naročnikom, vpeljala družba SETCCE. Storitev elektronskega podpisovanje dokumentov je hitra, učinkovita, varna in v celoti zakonsko skladna.
STANJE
V podjetju Tech Trade d.o.o. Trzin nudijo
široko izbiro aktivnih in pasivnih komponent za računalniške mreže in komunikacijo ter ožičenje v Sloveniji. Dejavnost dopolnjujejo s prodajo dodatnih računalniških in
pisarniških komponent. Poleg paketne dostave kupljenih izdelkov imajo kupci možnost prevzema blaga v sami trgovini, kjer
pri prevzemu dobijo dobavnico in račun.
Podjetje na takšen način na leto ustvari
40.000 dokumentov. Tiskanje, podpisovanje in urejanje papirne dokumentacije
je bilo časovno potratno ter je predstavljalo veliko obremenitev za podjetje. Veliko
časa je bilo porabljenega tudi za kasnejše
iskanje dokumentov, njihovo skeniranje in
pošiljanje po faksu ali elektronski pošti.
Poslovni cilji so bili usmerjeni v neposredno nižanje stroškov prodajnih procesov,
ki so nastajali zaradi uporabe papirja in
rokovanja z nastalimi dokumenti. Osnova
za prehod na brezpapirno obliko poslovanja je bila povezava obstoječega informacijskega sistema s storitvijo ePero®START
za elektronsko podpisovanje dokumentov.
STORITEV
Storitev ePero®START omogoča uporabniku zakonsko skladno lastnoročno elektronsko podpisovanje kakor tudi hrambo
elektronsko podpisanih dokumentov, ki
nastajajo pri poslovnih procesih neposredno iz obstoječega poslovnega informacijskega sistema ali v urejevalnikih besedil.
Dokumenti so takoj po uspešno zaključenem podpisovanju odloženi v zakonsko
skladno elektronsko hrambo.
Elektronski podpis stranke je ustvarjen s
pomočjo elektronskega peresa, pri čemer
stranka ne potrebuje digitalnega potrdila
in programske ali strojne opreme.
[email protected]
www.epero.si
Storitev ePero®START ne spreminja navad in delovnega procesa uporabnikov.
Odlikujejo jo preprosta uporaba, hitra
uvedba, varna elektronska hramba in popolna zakonska skladnost.
Podjetje Tech Trade d.o.o. Trzin je uvedlo
elektronsko podpisovanje ePero®START
v oblaku preko povezave z obstoječim informacijskim sistemom Vasco. Izvajalec
je skupaj z naročnikom analiziral uporabniško izkušnjo in prilagodil podpisne
delovne procese na način, da je uporaba
preprosta, intuitivna in omogoča hitro
pripravo elektronskih dokumentov ter njihovo podpisovanje.
PREDNOSTI
Z uvedbo elektronskega podpisa je podjetje Tech Trade d.o.o. Trzin:
- uvedlo brezpapirne procese in uredilo
urejanje in upravljanje z dokumenti,
- zmanjšalo tiskanje in skeniranje dokumentov,
- ukinilo papirni arhiv in pridobilo dodatni
prostor,
- pospešilo prodajne postopke in dvignilo
kakovost storitev,
- razbremenilo zaposlene pri prodaji,
- znižalo število napak in odpravilo izgubljanje dokumentov,
- poskrbelo za zmanjševanje obremenjevanja okolja.
IMPLEMENTACIJA
Glede na dejstvo, da se je podjetje soočalo
s težavami rokovanja z dokumenti, je storitev ePero®START predstavljala učinkovit pristop k reševanju problema prevelike
količine papirja. Obenem je bila to investicija v prihodnost pri uvajanju brezpapirnega poslovanja ter optimizaciji stroškov.
Podjetje se je pred uvedbo soočalo z zadržanostjo zaposlenih do storitve predvsem zaradi nepoznavanja ozadja, njenega delovanja, načina uporabe in vpliva
na delovne procese. Po uskladitvi stališč
in začetku implementacije so vsi začetni
pomisleki odpadli. Sama implementacija
je potekala brez težav s strani naročnika, ponudnika informacijskega sistema
in ponudnika storitve ePero®START. Implementacija je bila uspešno zaključena
v slabih dveh mesecih. Privajanje na nov
način dela pa ni bilo potrebno zaradi intuitivnosti uporabe elektronskega podpisa
za zaposlene in kupce.
UČINEK
Končni učinek uvedbe lastnoročnega elektronskega podpisa je bil takoj viden pri
velikem prihranku časa, urejanju, obdelavi, rokovanju in iskanju dokumentov.
Izkazalo se je tudi, da je dostop do dokumentov lažji in bistveno hitrejši, hkrati pa
storitev omogoča možnost pošiljanja dokumentov po elektronski pošti. Dodatni
učinek uvedbe storitve predstavlja tudi
velik prihranek papirja in porabo črnila za
tiskanje.
PRIHODNOST
Med najpomembnejšimi cilji poslovanja
podjetja Tech Trade d.o.o. Trzin je optimizacija poslovanja s čimer želijo v podjetju
ohraniti konkurenčno prednost. Eden izmed najvplivnejših dejavnikov zniževanja
stroškov je prehod na elektronsko poslovanje, kjer dokument na papirju nadomešča dokument v elektronski obliki skupaj z
elektronskim podpisom. V prihodnosti želi
podjetje uvesti elektronsko podpisovanje
za vse ostale interne procese in konec junija 2013 pošiljanje elektronskih računov.
01 6204 505
© SETCCE d.o.o., 2013 | +386 1 6204 500 | [email protected] | Storitev ePero®START zagotavlja SETCCE