PowerPointova predstavitev

2011/2012
1
Racionalizacija šolske
dokumentacije
Racionalizacija šolske
dokumentacije
KAJ PRINAŠA SISTEM HERKULES?
Dva cilja:
Poenotenje vodenja šolske
dokumentacije in njenega upravljanja.
Celovito obvladovanje poslovanje v VIZ.
2
Racionalizacija šolske
dokumentacije
SISTEM HERKULES
IN NJEGOVI MODULI
Letni delovni načrt
(LDN)
Upravljanje z
dokumenti
Kadrovska
evidenca
(UPD)
...
eAsistent
e-redovalnica
e-dnevnik
(KEV)
...
...
...
...
3
Racionalizacija šolske
dokumentacije
LETNI DELOVNI NAČRT
4
LETNI DELOVNI NAČRT
Racionalizacija šolske
dokumentacije
SKUPINSKO
NAČRTOVANJE
SKUPINSKO
IZVAJANJE
PRIPRAVA
POROČIL
5
LETNI DELOVNI NAČRT
Racionalizacija šolske
dokumentacije
Sprememba načina dela!
6
ORIS STRUKTURE
Vizija in poslanstvo, strateški cilji zavoda
Racionalizacija šolske
dokumentacije
LDN
Poglavje
Poglavje
….
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Opisani dogodki
Zadolženi
Rok
Poročilo o izvajanju LDN
7
Racionalizacija šolske
dokumentacije
Delovanje LDN
Preverjanje
Zavrnitev
Ravnatelj
Dodeljeno poglavje iz LDN
v izdelavo
Nadzorna plošča dela z LDN
8
LETNI DELOVNI NAČRT
Racionalizacija šolske
dokumentacije
PRVI KORAK
NAČRTOVANJE: dodeljevanje nalog
sodelavcem za načrtovanje LDN.
9
Racionalizacija šolske
dokumentacije
LETNI DELOVNI NAČRT
DRUGI KORAK
SPREJEMANJE: Tiskanje ali izvoz v
Word.
10
LETNI DELOVNI NAČRT
Racionalizacija šolske
dokumentacije
TRETJI KORAK
SPREMLJANJE: Vsak trenutek pogled
na naloge, ki so in ki še niso opravljene.
11
LETNI DELOVNI NAČRT
Racionalizacija šolske
dokumentacije
ČETRTI KORAK
POROČANJE:
Po opravljeni nalogi se
poročilo vpiše v predpripravljen obrazec.
Vsa vpisana poročila je mogoče vsak trenutek združiti v poročilo o izvajanju in ga izvoziti v Word-ovo datoteko, kjer jo lahko
poljubno oblikujemo.
12
Racionalizacija šolske
dokumentacije
UPRAVLJANJE Z
DOKUMENTI
13
Zakonska določila
Racionalizacija šolske
dokumentacije
●
Poslovanje opredeljujejo jasna zakonska določila
(ZUP, UUP, ZEPEP, ZVDAGA...)
– Elektronsko vodenje zbirk, izposoje, izločanje
– Revizijske sledi vseh posegov, verzioniranje
– Pooblastila (odpiranje pošte...), dostopi
– Vodenje arhiva
– 76. člen uredbe o upravnem poslovanju: sistem,
ki ga uporabljati, mora imeti potrdilo MJU
HERKULES IMA POZITIVNO MNENJE MINISTRSTVA ZA JAVNO UPRAVO
AKREDITACIJA ARHIVA RS
14
Upravljanje s dokumenti
Racionalizacija šolske
dokumentacije
Vhodna pošta
(skeniranje, optično
prepoznavanje, sortiranje)
Predodeljevanje zadev in
upravljanje z dokumenti
Generiranje
Dokumentov po
predlogah
Vodenje
arhiva
Analize in statistika
Delotoki
Izhodna pošta
(tiskanje kuvert, nalepk,
spisek poslane pošte ...)
15
UPRAVLJANJE DOKUMENTOV
Delo z dokumenti v VIZ
VHODNA POŠTA
ji cazil anoi ca R
eji cat ne muk od
(skeniranje, optično
prepoznavanje,
sortiranje)
DOKUMENTI
urejanje - delotoki po
pravilih organizacije
MOŽNOSTI
izdelava
dokumentov
po predlogah
IZHODNA
POŠTA
(tiskanje kuvert,
nalepk, spisek
poslane pošte, ...)
Prednosti sistema
Uporaba črtne kode za avtomatizacijo procesov
Vhodni dokument
1
ji cazil anoi ca R
eji cat ne muk od
2
Tajništvo
Lepljenje različnih črtnih kod
glede
na tip dokumenta
4
Dokumentni sistem
Avtomatično
razporejanje dokumenta
glede na črtno kodo
Delotok 1
Finančni dokument
3
Evidenčno gradivo
Optično
Prepoznavanje
Delotok 2
Neevidenčno gradivo
(skeniranje)
Delotok 3
Prednosti sistema
Avtomatizacija izhodnih dokumentov
2
1
Izdelava dokumenta
(Pogodba o prehrani, pogodba o
Izposoji učbenikov, nadstandardne
storitve ...)
Dokument v podpis
ji cazil anoi ca R
eji cat ne muk od
3
Optično prepoznavanje
In shranjevanje dokumenta na pravo
Mesto v sistem
(nova verzija dokumenta s podpisom)
Brez posega človeka!
4
Analize, statistika,
Izvoz v druge programe
Kdo ni podpisal?
Obveščanje staršev,
kjer še ni dokumenta
Računovodski programi ...
Prednosti sistema
Uporaba vseh sistemov in integracija
Priključitev na LDAP za
uporabo obstoječih
uporabniških imen in gesel
Uporabniki dostopajo do
aplikacije z spletnim brskalnikom
ji cazil anoi ca R
eji cat ne muk od
Optično branje / skeniranje se
izvaja na obstoječem
multifunkcijskem kopirnem
stroju
Aplikacije je nameščena na
centralnem strežniku šole
Povezovalni modul
KPIS
AJPES
eAsistent
Računovodski
program
Programska oprema in
njene lastnosti
ji cazil anoi ca R
eji cat ne muk od

Z dovoljenjem za uporabo Ministrstva za
javno upravo za javne ustanove.
Racionalizacija šolske
dokumentacije
PARTNERJI V SISTEMU H
• Veliko sodelavcev je svoje dolgoletne izkušnje ideje in razmišljanja pri
vodenju in upravljanju VIZ dopolnilo z inovativnimi rešitvami
racionalizacije šolske dokumentacije. Skupaj s podjetjem PIA d.o.o. je
nastajal celovit sistem z imenom HERKULES. .
• CDI Univerzum Ljubljana sodeluje pri promociji in organizaciji
usposabljanj.
• Zavod Antona Martina Slomška Maribor skrbi za tehnično podporo
sistema H.
• Sistemu Herkules se z januarjem 2012 pridružuje tudi eŠola s sistemom
e-Asistent, ki vključuje eRedovalnico in eDnevnikom.
21
Racionalizacija šolske
dokumentacije
Sistem H vam z LDN omogoča celoten proces
načrtovanja, sprejemanja, spremljanja in
poročanja
in s tem zagotavlja jasen pregled nad delom!
Hvala za Vašo pozornost!
22