Sparebanken Vest blir papirløs!

Sparebanken Vest blir papirløs!
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”
Sparebanken Vest så seg lei på stabler med
papirer i flere av selskapets prosesser. Med imple-
Produkt:
Bransje:
360° for Bedrifter
Bankvirksomhet
mentering av standardløsningen 360° for Bedrifter
tar nå Sparebanken Vest et stort steg på vei mot
å bli en papirløs bank og er en pionér i det norske
finansmarkedet innen “grønne” løsninger.
“I løpet av ett år ble det skrevet ut enorme mengder papirer
som ble puttet i skuffer og skap. Alle arkivskapene opptok
unødvendig mye plass i bankens lokaler, i tillegg til at det
var en risiko for tap knyttet til fysiske arkiver og store kostnader i forbindelse med trykking og distribusjon”, forteller Pål
Nielsen, prosjektleder i Sparebanken Vest.
Effektiv håndtering og oppbevaring av informasjon har blitt en
stadig viktigere faktor for å styrke bankens konkurranseevne.
“Det er realistisk å oppnå en betydelig reduksjon i
papirforbruket per ansatt og dermed også årlige sparte
kostnader knyttet til utskrift og kopiering”
Pål Nielsen, prosjektleder i Sparebanken Vest
“Med sentralisering av dokumentlagring på ett sted, i et elektronisk arkiv, eliminerer vi spredte, personlige lagringsområder
og arkiver og den risikoen som oppstår ved manglende oversikt over hvilke områder som inneholder dokumenter som er
arkivverdige og lovpålagt å ta vare på. Med 360° blir i tillegg
det fysiske arkivet overflødig”, understreker han.
En helhetlig løsning
Sparebanken Vest vurderte flere forskjellige løsninger, både
nasjonale og internasjonale, og konkluderte med at 360° var
den løsningen som tilfredsstilte flest kriterier, blant disse krav
til brukeropplevelse, arkitektur og sikkerhet, integrasjonsmuligheter og automatisering av prosesser.
“Med 360° får Sparebanken Vest en helhetlig løsning for arkiv og saksbehandling som passer inn i
eksisterende Microsoft infrastruktur og som enkelt
kan integreres mot applikasjoner som de ansatte
til daglig bruker, slik som Office og CRM. Løsningen
gjør tid-krevende og kostbare rutiner for arkivering og
distribusjon overflødig, har god støtte for prosesser
og gjør det enkelt for de ansatte å gjenfinne viktig
informasjon”
Pål Nielsen, prosjektleder i Sparebanken Vest
Om Sparebanken Vest:
Sparebanken Vest er et frittstående, børsnotert
finanskonsern som driver bank-, forsikring- og
finansvirksomhet i Hordaland, Rogaland og
Sogn og Fjordane. Sparebanken Vest er den
tredje største norskeide banken og den nest
eldste sparebanken i landet. Konsernet har
cirka 765 ansatte og har om lag 105 milliarder
NOK i forvaltningskapital. I 2010 var resultatet
før skatt på 927 millioner NOK.
Sparebanken Vest blir papirløs!
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”
Papirløs kredittkomité
Personene som jobber i bankens kredittkomité leser hver
uke bunkevis med møtepapirer. Hver person har opp mot
200 sider å lese per møte, og det var vanlig at komitéen
har med seg store papirbunker hjem. Det er få personer,
men ekstremt mye papirer. Den manuelle håndteringen
har derfor vært en stor utfordring for komitémedlemmene.
Medlemmene i kredittkomitéen og kredittutvalget har nå
gått over til en ny, digital arbeidsmåte og har fått en enklere
arbeidsdag med 360° Papirløse Møter.
”Kredittkomitéen i Sparebanken Vest behandler nå
alle saker elektronisk ved hjelp av tablet PC, 360° og
OneNote. Vi har oppnådd gode effekter relatert til mer
effektiv distribusjon, forberedelse og gjennomføring
av møter. Blant annet har vi redusert papirbruk med
tilnærmet 100 % i tillegg til å ha redusert 20 % av et årsverk ved å eliminere kopiering av papirer til komitéen”.
Pål Nielsen, prosjektleder Sparebanken Vest
“Funksjonalitet for papirløse møter er også interessant for
bankens toppledelse. Det kan være aktuelt å benytte dette
både i styremøter og andre konsernledermøter”, sier Nielsen.
Gevinster med 360° Papirløse Møter og elektronisk arkivløsning:
Behov:
• Redusere papirforbruk
– kostnadsbesparelser og miljøfokus
• Redusere risiko gjennom overgang fra
papirbasert til elektronisk arkiv
• Frigjøre areal som opptas av arkivskap
m.m.
• Få bedre kontroll på arkivering og
håndtering av kunderette informasjon
• Skape mer effektive prosesser gjennom
digital distribusjon og rask gjenfinning
• Redusere distribusjonskostnader
• Ha enkel og sikker tilgang til
virksomhetskritisk informasjon
• Få bedre saksbehandlingsstøtte og økt
kvalitet mht dokumentflyt og saksprosess
• En betydelig mer effektiv distribusjon og behandling av
dokumenter i kredittkomitéen og kredittutvalget
• En tilnærmet papirløs prosess og dermed også en mer
effektiv behandling av sakene
• Kostnadsbesparelser i form av vesentlig redusert papir
og printerforbruk
• Betydelig bedre søke- og gjenfinningsmuligheter på
”ferske”, men også historiske kredittsaker
• Alltid tilgang til siste versjon av dokumentene, som nå
kan leses ”hvor som helst”
• En mer fremtidsrettet og moderne arbeidsmetode som
gir alle involverte parter bedre kontroll over saker og
beslutninger
• Bedre sikkerhet fordi oppbevaring av informasjon skjer
på krypterte PCer
Sparebanken Vest blir papirløs!
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”
Mindre tid på søk, mer tid til kundepleie
I følge analyseselskapet Gartner går 20-30 % av arbeidstiden
med til søk og gjenfinning av informasjon.
Sparebanken Vest anser potensiale rundt bedre søk og gjenfinning av informasjon i egen bedrift som stort. Dette kan
alene forsvare investeringen i et sak- og arkivsystem.
“I 360° vil all informasjon være lagret i én felles løsning, integrert mot bankens fagsystemer. De ansatte kan med hjelp av
den gode søketeknologien i løsningen raskt søke opp ønsket
informasjon, noe skaper høyere produktivitet og dermed mer
tid investert i kundeoppfølging”, forklarer Pål Nielsen.
Sparebanken vest har som målsetting å være nær og engasjert i sine kunder. Implementeringen av 360° for god
informasjonshåndtering og arkivering støtter oppunder
denne målsettingen.
Bedre kontroll og redusert risiko
Løsning:
Sparebanken Vest valgte 360° for Bedrifter
fordi det er helhetlig standard løsning for arkiv
og saksbehandling som passer inn i eksisterende Microsoft infrastruktur og som enkelt kan
integreres mot applikasjoner som de ansatte i
banken til daglig bruker, slik som Microsoft Office og CRM.
Sparebanken Vest har gjort seg bemerket med
sitt innovative fokus på grønn IT og miljøvennlig
drift. Selskapet er sertifisert som Miljøfyrtårn og
har som mål å bli en enda grønnere virksomhet
der effektiv og moderne informasjonshåndtering i 360° for Bedrifter skal bidra til mer effektive
prosesser
Entra bruker i dag 360°s moduler for:
• Sak og arkiv
• Dokumenthåndtering inkludert e-post
• Papirløse Møter
Ved hjelp av elektronisk arkiv, prosess-støtte og gode søkemuligheter i 360° får de ansatte ha god og rask tilgang til
informasjon om kundene, slik at risiko knyttet til å miste
salgsmuligheter og beslutninger tatt på sviktende grunnlag
reduseres. 360° reduserer i tillegg risikoen for at dokumenter forsvinner, ved at informasjon gjøres tilgjengelig på en
standard og enkel måte, og at flere får tilgang til samme sak
samtidig.
“Det å ha rikt bilde av en kunde, med historisk informasjon
tilgjengelig, kan også være med på å forhindre beslutninger
blir tatt på feilaktig grunnlag. 360° gir et komplett overblikk
over informasjon, og skaper god oversikt og kontroll for våre
ansatte”, påpeker Nielsen.
Spennende fremtidsplaner
360° blir det det viktigste arkivsystemet for de fleste medarbeiderne i Sparebanken Vest. I tillegg skal det på sikt også
integreres mot CRM og andre sentrale systemer eller prosesser. All brukerhåndtering i 360° blir håndtert sømløst ved
at det etableres en automatisk flyt av informasjon fra HRsystemet til 360°.
“360° er integrert mot de verktøy som de ansatte er vant til
å bruke i arbeidet, slik som Microsoft Office og CRM. I tillegg
er 360° integrert mot HR-løsning og Identity Management.
Når en ansatt for eksempel bytter avdeling, skal tilgangsmatrisen sørge for at personen alltid har de korrekte tilgangene til
informasjon i løsningen”, forklarer prosjektlederen.
Sparebanken Vest blir papirløs!
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”
Banken mottar om lag 1000 brev per post hver eneste dag.
Disse har til nå blitt distribuert manuelt – en tidkrevende og
tungvint prosess. I løpet av 2011 vil det bli skannet post inn i
360° ved hjelp av Read Soft. Dette er en systemløsning som
er integrert med 360°. Brev vil dermed lagres og distribueres
elektronisk.
Satser på Microsoft teknologi
Anvendelse av Microsoft teknologi som en viktig del av sin ITstrategi. At 360° er bygget på SharePoint plattform og er tett
integrert i Microsoft Office har vært en viktig faktor i anskaffelsen av en ny løsning.
Om 360° Papirløse Møter:
• Du får en komplett oversikt over møter,
saker og dokumenter fra kommende og
tidligere møter
• Du kan lete opp møter og lese tilhørende
dokumenter
• Du kan laste ned dokumenter for offline
arbeid
• Du kan registrere og dele merknader på
saker
“360°og SharePoint har gitt banken en mer effektiv plattform
for håndtering og distribusjon av informasjon. Dette kan i
neste omgang være viktig i forhold til utvikling av fremtidsrettede tjenester mot våre kunder”, sier Nielsen.
”Nå kan vi finne våre egne notater på PC-en, og
historikken er søkbar.”
“Vi slipper å flytte papirer mellom jobb og hjem
og kan motta oppdateringer til neste møte selv
om vi ikke er fysisk tilstede i banken. Dette er
veldig nyttig. “
“Arbeidet med distribusjon av sakspapirer
gjøres nå på brøkdelen av tiden vi før brukte.
Kommer det en ekstra sak etter at agendaen er
sendt ut, er det raskt å sende ut en oppdatering”.
”Det er selvsagt en overgang å benytte pc og
elektronisk penn ved forberedelser til neste
møte. En smertefri tilvending til en ny hverdag
krever tilvending og øvelse”.
Eirik Brekke, kredittkomitéen
• Du kan enkelt navigere mellom møter og
saker
• Du kan søke blant møter, saker og
dokumenter for rask tilgang til informasjon
Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige
løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard
bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no