Veiledning ved arkivering av personalmapper.pdf

Veiledning ved arkivering av personalmapper
Hvordan skal informasjon i personalsaker håndteres? Hva skal bevares, kastes, journalføres,
tilgjengliggjøres og hvem har tilgang?
Personalsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedrører
virksomhetens forhold til den enkelte ansatte; arkiveres dels i personalmappene, dels i
sakarkivet.
Personalmappe: Mapper på den enkelte ansatte, inneholder saker som angår den enkelte
arbeidstaker og dennes tjenesteforhold.
Forholdet mellom personalmapper og sakarkiv
Korrespondanse og andre dokumenter vedrørende de ansatte arkiveres dels i
personalmappene, dels i sakarkivet.
PERSONALMAPPER
Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold arkiveres i
vedkommendes personalmappe.
Personalmappene ordnes som hovedregel etter fødselsnummer.
Vi anbefaler at dokumentene legges i ulike omslag, alt etter hvor lenge de skal bevares: Et
omslag med dokumenter som ikke tillates kassert, et annet omslag for dokumenter som kan
kasseres og et eget omslag i de tilfeller hvor det oppstår en disiplinærsak / tjenestepåtale.
Dokumenter som skal bevares for alltid





















Søknad med vedlegg (overført fra ansettelsessak)
Ansettelsesvedtak (overført fra ansettelsessak)
Kopi av stillingstilbud og svarbrevet (overført fra ansettelsessak)
Kopi av ansettelsesbrev (overført fra ansettelsessak)
Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest)
Arbeidsavtale
Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering
Innmelding/korrespondanse med trygdekasse
Pensjonsforhold
Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak
Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend
Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
Evt. AKAN – der det kan foreligge skriftlig advarsel eller hvis det fører til reaksjoner
ovenfor den ansatte
tiltak
Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
Evt. disiplinærtiltak
Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet
Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
Kopi av sluttattest
Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som
enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller
tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som
enkeltvedtak.
Dokumenter som kan kasseres (f. eks etter 2 år, 5 år - men lag da en kassasjonsliste over
det som er makulert/kassert) Kommunen må ha retningslinjer i forhold til når materialet
skal kasseres dette skal framkomme i arkivplanen.













Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven
av 1998 nr 56 § 2-7):
sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse
korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer
korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser,
reiseforskudd og lignende)
permisjoner uten ansiennitetstap
fravær
stipendier
ferier
utbetalinger vedrørende personalutvikling
lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l.
arbeidsmarkedstiltak
underbilag, f.eks. akkordsedler, timesedler, stemplingskort, målesedler, lønningskort,
materialsedler
Medarbeidersamtaler etter f. eks 2 år det er hva kommunen selv har i sine
retningslinjer- det skal framkomme i arkivplan
Materiale som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen:


skattekort
gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor, etc
Disiplinærsaker / tjenestepåtaler
Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet. I de tilfeller den ansatte
må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i
personalmappen. Disiplinærsaker som skaper presedens, skal arkiveres både i saksarkivet og i
personalmappen, men makuleres i personalmappen i tre år etter at den ansatte har sluttet. I
saksarkivet skal slike saker alltid bevares, men alle identifiserbare faktorer skal anonymiseres
(gjelder også rettskkraftige dommer som i utgangspunktet er offentlige etter domstolloven)
Disiplinærsaker som ikke skaper presedens- og det skal være de alle fleste, skal kun arkiveres
i personalmappen, men makuleres etter tre år etter at den ansatte har sluttet. Alle
disiplinærsaker i personalmappen skal legges i en lukket konvolutt og merkes med hvem som
har lov til å åpne konvolutten.
PERSONALSAKER I SAKARKIV
Saker av prinsipiell art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere
arkivlegges i sakarkivet.
Prinsipielle saker
Saker av prinsipiell, presedensskapende art arkiveres i sakarkivet. Henvisning eller kopi av
saken legges i personalmappen. Eksempel på slike saker er saker vedrørende yrkesskade,
disiplinære forhold/skriftlige tjenestepåtaler og saker som avsluttes ved rettslig behandling.
Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet
Prinsipielle saker skal bevares for ettertiden.
Ansettelsessaker
Ansettelsessaker arkiveres i sakarkivet.
Følgende dokumenter legges til ansettelsessaker:







utlysning
søkerlister
søknader (kopi for den som blir ansatt)
innstilling
brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse
stillingstilbud, bekreftelse eller avslag
gjenpart av ansettelsesbrev og arbeidsavtale
Søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes
personalmappe.
Ansettelsessaker skal bevares, mens søknadene kan kasseres etter f.eks. 4 år. Søknad fra den
som har tiltrådt stillingen samt alle søknader på ledende stillinger skal ikke kasseres, jf.
Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.
Grupper av arbeidstakere
Saker vedrørende grupper av arbeidstakere skal arkiveres i sakarkivet.
Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker
vedrørende personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra
virksomheten som sendes til alle ansatte.
JOURNALFØRING
Det skal føres journal over alle dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes
som saksdokument, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som
dokumentasjon. Det vil si at all korrespondanse i personalsaker skal journalføres i
virksomhetens felles postjournal, uavhengig av om dokumentene skal arkiveres i sakarkiv
eller personalmapper.
Unntatt fra journalføring er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter.
Som eksempel kan nevnes søknad om fødselspermisjon, innsendte sykemeldinger og
reiseregninger.
OPPBEVARING OG INNSYN
Personalmapper bør låses ned når disse ikke er i bruk. Dette gjelder også eldre bortsatte
personalmapper. Det er viktig at personalsaker i sakarkivet også oppbevares på en forsvarlig
måte i den enkelte virksomhet.
Man skal påse at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelig for
uvedkommende. Som en hovedregel skal virksomhetene påse at ingen ansatte har tilgang til
andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke
utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler.
Den enkelte ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv.
BORTSETTING OG PERIODISERING
Personalmapper til fratrådt personale skilles ut og settes bort i ordnet stand hvert femte eller
tiende år. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappen må skilles
ut. Det må innføres rutiner som sikrer at dette skjer på en forsvarlig måte.
AVLEVERING
Personalmapper avleveres til IKAF etter at alt innhold med begrenset bevaringsplikt er
kassert. Personalmapper og eventuelle bevaringsverdige andre personregistre kan avleveres
etter 5 – 10 år etter siste bruk men skal avleveres samlet ca 25 år etter avslutningsdato.
Personalmapper i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal som hovedregel
avleveres til IKAF i avviklingsperioden eller umiddelbart etterpå.
OVERFØRING AV OPPLYSNINGER
Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter.
IKAF anbefaler i de fleste tilfeller at det opprettes nye personalmapper, og at utveksling av
informasjon skjer i form av kopier etter avtale med arbeidstakeren.