Behandling av innsyn i personsensitive opplysninger i arkiv

Behandling av innsyn i personsensitive opplysninger i arkiv

Behandling av innsyn i
personsensitive opplysninger i arkiv
- utvikling av praksislogikk
Jørgen Engestøl
Riksarkivet, Norge
(Bente Jensen
Aalborg Universitet)
Afhandlingens nytte
• Emnets direkte relevans og udfordringer
• Praksis i behandling af de konkrete sager, der
rækker ud over emnet adgangs tilladelse
• Implementering af læring og
erfaringsudveksling i organisationer
• Arkivarens /arkivets rolle som vogter over
information og viden ud fra praksis vinkel
Engestøls Udgangspunkt
• Ansættelse som rådgiver i Sektion for
brugertjenester, Publikumsafd., Riksarkivet,
• Primær arbejdsopgave: vurdering af adgang til
arkivmateriale, som indeholder
personsensitive oplysninger i papirbaseret
materiale fra 1814 til i dag
• 5000 sager i 2012, heraf 2000 adgangssager
• 12 stillinger i sektionen
Udfordring
• at honorere de krav, forpligtelser,
forventninger til fagligt skøn, som sagerne
indebærer
Litteratur
• Heather MacNeil’s bok ”Without Consent”
(1992)
• Behrnd-Klodt/Wosh artikkelsamling: ”Privacy
and Confidentiality Perspectives: Archivists &
Archival Records” (2009
Teoretiske begreber:
Praksislogikk og skjønn
• Prosjektet tar utgangspunkt i begrepet
praksislogikk, og utvikling av denne.
Praksislogikk er den måte saksbehandleren
velger å anskue sin praksis (tanke), utføre sin
praksis (handling) og hvordan praksis er
organisert og preget av kontekstuelle
betingelser (Caswell, 2005).
• Begrepet er hentet fra studier av sosialt
arbeid.
Begreber overført til arkivarens verden
• Anskuelse: arkivarens tilnærming, med et
verdisyn og generell forståelse av egen rolle, der
saker kategoriseres ut fra problemforståelse
basert på fagkunnskap og erfaring.
• utførelse: hvordan fagkunnskap og verdisyn
settes i spill i form av konkrete vurderinger som
ender i en beslutning.
• organisering: hvordan struktur, prosedyrer og
rutiner legger til rette for kommunikasjon og
kunnskapsdeling.
centralt
• Sentralt i praksislogikken står
skjønnsutøvelsen, der arkivaren bruker
kunnskap til å vurdere hvilken lovregel som
skal anvendes og avveie ulike hensyn.
• Lovverket på dette området er generelt
utformet, og det må utøves skjønnsmessige
tolkninger og avveininger mellom ulike
handlingsalternativer.
Problemstilling
•
Innsynssaker krever bred allmen kunnskap, evne til
juridiske og etiske refleksjoner og overveielser i
spenningsfeltet mellom opplysningene og deres
kontekst, refleksjoner i forhold til egen yrkesrolle og
”verden der ute”, empati og sosial kunnskap,
kommunikasjonsevner, og evne til organisering av eget
arbeid.
• Det arkivaren vet om de faktiske forhold, samt
ferdigheter i hvordan hun skal skaffe seg ytterligere
relevant viten, utgjør basis for praksislogikken. Hvordan
kan arkivaren utvikle sin praksislogikk for å møte disse
utfordringene?
Analyse spørgsmål
• På hvilke måter representerer
skjønnsutøvelseni disse saker utfordringer for
seksjonen og den enkelte arkivar?
• På hvilke måter kan organisasjonen legge til
rette for læring, slik at arkivarene kan utvikle
sin praksislogikk i disse saker?
• Hvordan kan organisering og anvendelse av
kunnskap understøtte utvikling av
praksislogikk?
Fem faktorer
•
•
•
•
•
arkivarens rolle (forventninger og forpliktelser)
lover/regelverk og forvaltningsskikk
kommunikasjon i organisasjonen
kompetanseutvikling gjennom situert læring
organisering (rutiner og prosedyrer)
Emne afgrænsning
• Prosjektet omhandler innsyn i personsensitive
opplysninger. Jeg utelukker dermed innsyn i
opplysninger som er taushetsbelagt på grunn av
forretningshemmeligheter, samt innsyn i
opplysninger gradert etter sikkerhetsloven og
beskyttelsesinstruksen.
• Prosjektet omhandler opplysninger i tradisjonelle
papirarkivalia, seksjonen har til nå i liten grad
behandlet digitalt skapt materiale.
1. Arkivets og arkivarens rolle
• Arkivaren skal balansere personvernet mot pliktene
staten har til å yte velferdstjenester og utøve
myndighet, mot andre individer som påberoper seg
legitime rettigheter, og den offentlige interesse.
Invaderende bruk av personsensitive opplysninger kan
ødelegge balansen og tilliten i ”kontrakten” og
relasjonen mellom private og offentlige domener.
• Rettssikkerheten skal ivaretas- arkivaren må kunne
redegjøre for hvordan beslutninger blir tatt, hvem som
er ansvarlig, og hvordan ressursene brukes.
1. Arkivets og arkivarens rolle
• Der lov- og regelverk og etablert praksis ikke gir klare
løsninger, må private verdi- og rettferdighetsoppfatninger
tas i bruk. Disse utgjør ingen handlingsveiledning, men kan
være utslagsgivende når problemstillinger har alternative
løsninger.
• Herbert Kelman sier at det å gi ut personsensitive
opplysninger per definisjon er å frata individet verdighet,
og at alle brudd på privatlivets fred per definisjon er
skadelige på lang sikt. Det svekker beskyttelsesmekanismen
som ligger i tilliten til at staten kan ivareta folks rettigheter.
Arkivaren har også et moralsk og profesjonelt ansvar for å
ivareta interesser i en større sammenheng, det være seg
grupper eller samfunnet som helhet.
Delkonklusion
• Prosjektet konkluderer med at det som regel er
svært vanskelig å fremskaffe tilstrekkelig
kunnskapsgrunnlag til å forutsi alle konsekvenser.
• En oppfatning av ”gyldigheten” av egne
vurderinger av verdighet og konsekvenser i
forhold til andres, vil være vanskelig for den
enkelte arkivar. Og det å gjøre ens vurderinger til
kjenne for kritikk og korreksjon, kan også være en
utfordring.
Lov- og regelverk: skjønnsmessige
vurderinger
• Et sentralt punkt i arkivarens anskuelse og
behandling av disse saker er vurdering av
opplysningenes sensitivitet. Norge har et
særegent regelverk i form av § 11 i
forvaltnings- lovforskriften som slår fast at
når hensynet til personvern tilsier det, kan
Riksarkivaren i det enkelte tilfelle vurdere
forlengelse av taushetsplikten for materiale
oppbevart i Arkivverket ut over 60 år.
Lov- og regelverk: skjønnsmessige
vurderinger
• Dette åpner for et kolossalt skjønnsrom.
Arkivaren plikter å ivareta ulike skjønnsmessige
hensyn, bruke tilgjengelig kunnskap og evnen til å
tenke konsekvenser av ulike alternativer.
Utgangspunktet er at det ikke finnes fasitsvar på
hva som er sensitivt eller ei, selv om
opplysningene har nådd høy alder.
Vedkommendes ettermæle, pårørendes og
andres berettigede interesser må tas hensyn til,
og avveies mot samfunnets interesse av åpenhet
Forskersynspunkt
• Forskere argumenterer med at rett til privatliv må
balanseres mot behovet for å forstå samfunnet
og samfunnets behov. Arkivarene er forpliktet til
å bistå forskningen- de må forholde seg til
endringer og svare på dem.
• Det er komplisert for arkivaren å kontrollere og
vurdere relevans og gyldighet i argumenter for
forskeres bruk av opplysninger i forhold til
lovintensjoner, forvaltningsskikk og forventninger
fra ledelse og brukere.
delkonklusion
• Prosjektet argumenterer for at arkivarene er
forpliktet til å innta etiske standpunkter som del
av sin profesjonsutøvelse, og bruke sitt etiske
”veikart”. Den menneskelige dimensjon er den
viktigste garanti mot vilkårlighet eller
paragrafrytteri i saksbehandlingen.
• Profesjonalitet må utvikles med tilegnelse av
kunnskap og ferdigheter via praktisk erfaring. Og
arbeidet krever at arkivaren tar til seg et bredt
spekter av faglig og sosial kunnskap som er
nødvendig for å utøve relevant skjønnsutøvelse.
Organisasjon og kommunikasjon
• Prosjektet tar utgangspunkt i Maturanas teori om
kommunikasjonsdomener. Det argumenteres for at
arkivaren, som offentlig tjenestemann, ikke kan agere
etter eget forgodtbefinnende. Arkivarens umiddelbare
oppfattelse av et problemkompleks, og de etiske og
faglige implikasjoner, i stor grad vil være resultat av
indre kommunikasjon.
• Arkivarens praksislogikk korrigeres og utvikles i
samspillet mellom arkivarens indre kommunikasjon og
organisasjonens systemer. Spørsmålet er i hvilken grad
arkivaren har mulighet til å sette sin kunnskap,
holdninger og verdier i kontrast til andres, og skape
referansepunkter for egen praksis.
• Hvis organisasjonen ikke legger til rette for
fordomsfri dialog for læring og endring av
praksis i takt med samfunnsutviklingen,
hemmes utvikling av den enkelte
medarbeiders fagkunnskap og praksislogikk,
og organisasjonen oppnår ikke sitt formål.
Manglende mestringsfølelse skaper vegring
mot å bruke det faktiske handlingsrommet i
skjønnsutøvelsen.
delkonklusion
• Prosjektet konkluderer med at fordomsfri og
åpen refleksjon og dialog rundt teoretisk og
praktisk kunnskap, verdier og etikk og alternative
løsninger kan gjøre at hver arkivar får testet sine
egne referanser mot andres, lære av det, og
utvikle større trygghet i forhold til egne
vurderinger.
• Rommet denne kommunikasjonen skjer i, kaller
Maturana for refleksjonsdomenet- et rom for
utforskning av et mangfold av
beslutningsmuligheter
Læringstiltak
• Prosjektet tar utgangspunkt i ulike
sosialkonstruktivistiske teorier vedrørende
kunnskapsutvikling i en organisasjon. Teamlæring
utvikler evnen til å se det større bildet, bak de
individuelle perspektivene, og skjer ved at de
enkelte medlemmer gjør deres erfaringer og
tanker tilgjengelige for de andre i teamet. En
annen gevinst er at det skapes psykologisk
trygghet, og at både sosial og faglig
mestringsfølelse øker hos hver enkelt.
læringstiltag
• Utilstrekkelig samhandling som team gjør at
læringsformen forblir individualisert, og en mister
synergieffektene ved teamlæring. Den sosiale
prosessen med dialog og interaksjon må skje over
lengre tid for at kunnskap skal kunne oppstå eller
deles. All kunnskap er kontekstavhengig, og det er
da viktig å påvirke handlingsrommet for å
understøtte utvikling av kunnskap. Det kan være å
skape fysiske, virtuelle eller mentale rom,
eksempelvis for tverrfaglige nettverk.
Konklusion eller anbefaling
• Prosjektet argumenterer for viktigheten av at dialog og
refleksjon over ulike skjønnsmessige juridiske og etiske
problemstillinger baseres på den autentiske
arbeidssituasjonen den inngår i, altså situert læring. Hver
arkivar bringer inn individuell kunnskap og erfaring som
skaper nye perspektiver. I tillegg kan arkivarene øves i å
sette seg inn i andres sted og vurdere mulige konsekvenser
av løsningsutfall. Dette kan også fungere som supplement
og korreksjon til institusjonalisert kunnskap og tradisjonelle
tenkemåter og løsningsalternativer i organisasjonen, og
bidra til større fleksibilitet og endringsevne. I tillegg til hver
enkelts læringsutbytte kan seksjonen gjennom denne
dialogen også beslutte felles justeringer og grenser i
skjønnsvurderingene.
Organisering: rutiner og prosedyrer
• Prosjektet argumenterer for at hvis fellesskapet skal etablere ny praksis og
anvende ny kunnskap, må kunnskap gjøres tilgjengelig for understøttelse
av saksbehandling, og inngå som del av en felles praksislogikk.
• Digitale beslutningsstøttesystemer som inneholder funksjoner som bidrar
til å redegjøre for beslutningsprosessene knyttet til innsyn og
kunngjøringer, og skaffe oversikt over aktuelle innsynsregler og
skjønnsmessige vurderinger som er knyttet til reglene kan være farbar vei.
En slik understøttelse av saksbehandlingen, og automatiserte funksjoner
for varsling og fremhenting bør være mulig gjennom integrering av ulike
kunnskapsressurser, avhengig av løsningsvalg. Dette ville være et bidrag til
mer effektiv organisering av ikke kun innsynssaker, men all
saksbehandling.
Organisering: rutiner og prosedyrer
• Prosjektet argumenterer for at forskningsmiljøer bør vises den tillit at
de selv evner å korrigere og evaluerere forskningsprosjekter, og at
dette ikke bør være arkivets ansvar. Noen organisatoriske prosedyrer i
forbindelse med forskerinnsyn kan uansett ha en symbolsk effekt i
forhold til å bevisstgjøre forskere på problemstillinger rundt bruk av
personsensitive opplysninger
• I forbindelse med beslutningsprosedyrer kan medarbeidere i stor grad
være villig til å akseptere deres rolle i en struktur hvis kriteriet om
identitet og likeverd er oppfylt, noe som henger sammen med følt
kompetanse og mestring. Komplekse skjønnsvurderinger er krevendenår leder stiller kritiske spørsmål til vurderingene, kan medarbeideren
oppleve det som at ens egen faglighet utfordres. Prosjektet
argumenterer for at det er vesentlig at leder er bevisst på, og
anerkjenner arkivarens kompetanse i innsynssaker, selv om leder selv
skulle trekke andre konklusjoner selv
Organisering: rutiner og prosedyrer
• Hvis leder tar sikte på kvalitetsheving i behandling av
innsynssaker, må han forstå arkivarens praksislogiske
tilnærming i disse saker, for å sikre at denne er i
overens- stemmelse med det leder søker å oppnå.
• Dette betinger aktiv medvirkning gjennom hele
saksgangen og muligheter for medvirkning helt til
endelig beslutning både fra leders og saksbehandlers
side, Leders fokus: tilrettelegging av arenaer for dialog
og kunnskaps-deling og nye strategier for organisering
av kunnskap, for å øke medarbeidernes engasjement
og mestring.
Konklusion
• Prosjektet kommer ikke med noen autorativ
hovedkonklusjon, og det er også neppe mulig.
• hver arkivar har et hovedansvar for utvikling av sin
kompetanse og praksislogikk i behandling av
innsynssaker og forvaltning av opplysninger underlagt
taushetsplikt.
• Organisasjonen og leder har ansvar for å legge til rette
for dette, via gode betingelser for kommunikasjon og
læringsfellesskap.
• Leder og organisasjon må se og nyttiggjøre seg hver
medarbeiders sterke faglige og menneskelige sider,
gjennom å tilrettelegge for aktiv medvirkning.