Referat fra styremøte 16.7.14

REFERAT FRA STYREMØTE I EIERSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN
ONSDAG DEN 16.7.2014 KL. 18:00 i Ladebekken 17
Til stede:
Nina Eriksson
Ida Børseth Fostad
Signy M. Eliassen
Asbjørn Kjevik
Snorre Almås
Egil Viken
Daniel Steinbakk
Fraværende: Egil Viken
- Styreleder
- Styremedlem (referent)
- Styremedlem
- Styremedlem
- Styremedlem (KLP Eiendom Trondheim AS)
- Styremedlem (med stemmerett)
- Styremedlem
- Styremedlem (med stemmerett)
Sak 33/14:
Referat fra styremøte 20.5.2014
Ingen kommentar.
Sak 34/14
Hvem som skal stå for godkjenning av faktura
Signy står for godkjenning av faktura. Nina signerer i hennes fravær/når Signy
ber om det.
Sak 35/14
Konstituering/arbeidsfordeling i styret
- Nestleder
- Referent
- Hjemmeside
- Nøkkelbrikker
- Vedlikehold
- Vasking/matter
- Hagegruppen
- Utforme rundskriv
- Kopiering/laminering
- E-poster
- Låse inn arbeidsfolk
- Varamedlem til velforeningen - Parkeringsvakt
- Beis
-
Sak 36/14
Fordeling av styrehonorar
Fordeling skjer ifbm. årsmøte.
Sak 37/14
Vedlikehold
Asbjørn orienterte.
-
Ida
Ida
Nina
Asbjørn
Asbjørn
Signy
Signy
Ida
Signy
Nina
Egil og Daniel
Signy
Egil og Daniel
Egil
Service på branntavle og brannvarslere: Må etableres. Nina tar kontakt med
selskap for etablering.
Brannøvelse: Asbjørn tar ansvar for undersøkelse vedr. brannøvelse.
1
Sak 38/14
Brannslokningsapparat: Asbjørn kontakter TOBB for innhenting av tilbud
på etterfylling/kjøp av nye apparater.
Vann- og elkontroll: Prioriterer elkontroll i 2014. Asbjørn innhenter tilbud.
Utvendig maling trefasader på værutsatte plasser: Prosess igangsettes.
Asbjørn innhenter tilbud.
Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over:
Asbjørn og Daniel følger opp. Daniel tar initiativ.
Merking av garasjeplasser: Spray for merking kjøpes på Euroskilt på
Heggstadmoen. Asbjørn og Daniel følger opp merking i uke 35.
Rekkverk i utvendig trapp på nordsida av a-blokka: Snorre følger opp.
Gress/bedd mot Sticos: Nina tar kontakt med Din Vaktmester, og ber om at
også dette må klippes, da dette ikke nå er blitt gjort.
Maling av søppelrom, Kontakt Thomas Viggen, Minor Industriplast,
72881677/91839845, [email protected]: Nina og Signy følger opp.
Rust på rammeverk på garasjeportene: Asbjørn følger opp.
Orienteringssaker
a) E-postadresse til sameiet gjennom TOBB, inngår i forvaltningskontrakten.
Nina orienterer TOBB om at vi ikke kommer til å benytte oss av tilbudet.
E-posten vil videresendes til [email protected]. Adressen på epostadressen gjennom TOBB er: [email protected].
b) Vask av søppelkopper ble utført av vaktmester den 16.6.14. Inngår i
vaktmesterkontrakten.
c) Kostnader til advokat i forbindelse med rehabilitering av garasjekjeller.
Nina og Ida følger opp. Nina sender e-post til adv. Tapper.
d) Service av fyrkjel – avverget, da denne ikke er i drift.
e) Status Lilleby. Nina og Asbjørn inngir kommentarer på skriv fra
Trondheim kommune datert 14.07.14.
f) Telenor – Hva med Hello? Nina orienterte. Vi fortsetter å benytte Telenor.
g) Post på villspor i postrommet. Ida følger opp. Posten holdes kontinuerlig
oppdatert vedr. feillagt post. Dersom beboere oppdager at Deres post ikke
legges i postkassen, men i postrommet, må beboeren selv ta kontakt med
posten via kontaktskjema på www.posten.no for å få ordnet opp i dette.
h) Plast i pappkoppene i søppelrommet. Ber om at beboerne er påpasselig med
dette.
i) Faktura vindusvask – Rengjøringsteknikk. Signy følger opp.
j) Kurs på Røros. Ingen fra Styret deltar.
k) Bomiljøprisen 2014. Nina henger opp orientering i postrommet.
l) Arbeider i boligselskaper – styret har ansvaret! Nina orienterte.
m) Nøkkeloppbevaring/Innlåsningsassistanse overføres til Nokas. Nina har
sendt e-post om nye klistremerker.
n) Forsikringstilbud fra KLP: Styret beslutter å ikke endre forsikringsselskap.
Nina orienterer KLP forsikring.
o) Opprigning fra KONE – vaktheis. Ida følger opp. Ønsker også billigere
internettlinje til katodeskap.
p) Fordeling kostnader KLP: Sameiet må være oppmerksom på at kostander
som også skal belastes KLP må fremkomme særskilt mot TOBB. Følges
opp fortløpende.
q) Parkeringstjeneste for Ladeporten: Tilbud er gitt fra Trondheim Parkering.
Styret velger å ikke inngå noen avtale med disse nå, følges opp senere
dersom man ser behov for dette. Nina kontakter Trondheim Parkering med
orientering.
r) Kurs i styreportalen. Nina var på kurs.
s) Service av garasjeportene: Nina orienterte. Service er utført av Hörmann på
begge garasjeportene.
t) CD til Caverion over sameiets bebyggelse: På fdv-cd fra HENT, mangler
det forstatt el-installasjon fra Elpro, rørinnstallasjon fra K-Lund og
klimateknisk fra NTE. Asbjørn følger opp.
u) Garasjeporter – Installasjon av ny mottaker også i parkeringskjeller 0. Ved
tyveri eller mistet sender, må samtlige sendere parres mot sameiets sender
som må etablere et nytt signal. Nina har styrets fjernkontroll.
Sak 39/14
Søppelkopper for papp – Skal vi redusere disse med 4-5 kopper? Vi har nå
24 stk. med papp.
Styret vedtar å redusere med 4 kopper, da det viser seg at flere kopper ikke er
fylt opp ved tømming. Signy følger opp.
Sak 40/14
Saker fra beboere:
Branntillløp i søppelboks i Atriumet. Nina følger opp.
Tyveri av sykkel. Ble anmeldt av beboer, og funnet av politiet. Eier fikk
sykkel tilbake samme kveld ved fremvisning av rammenummer.
Orientering fra beboer om utleie av leilighet: Videreformidlet til TOBB.
Henvendelse fra beboer om at kantklipper ikke var benyttet ved gressklipping:
Beboer besvart, og forholdet ordnet opp i.
Henvendelse fra beboer om beising av vegg mot vest (Jarleveien): Under
oppfølging som en del av vedlikeholdsarbeidet.
Byavisen: Hvordan dette praktisk skal løses. (Nøkkel til postrommet til
Byavisen?): Nina tar kontakt med Tobb ang nøkkel til postrommet.
Engangsgrill like utenfor veranda i 1. Etg.: Nina har fulgt opp.
Henvendelse fra to beboere om bestilling av portåpnere til garasjen. Nina har
fulgt opp.
Henvendelse fra to beboere om vedtektsending i forbindelse med at
garasjeplasser må ut på høring før de kan selges ved leiligheten: Nina har
besvart begge henvendelsene. Forholdet vil bli nærmere redegjort for på neste
ordinære generalforsamling. Juridisk nøtt, Ida undersøker nærmere og følger
opp saken.
Henvendelse fra beboer på delvis manglende lys i parkeringskjeller 0.:
Asbjørn og Daniel følger opp ved merking av garasjekjellerne.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Sak 41/14
Regnskapsrapport – 1. Tertial 2014 (4. første mnd.)
Nina orienterte.
Sak 42/14
Kostnadsramme dersom fakturering av Simonsen Vogt Wiig for
nødvendig møtevirksomhet.
Styret vedtar en ramme på kr. 10 000,00
Sak 43/14
Fakturering av KLP
Det foreslås at KLP faktureres kvartalsvis for inntekter som tilfaller sameiet. I
samsvar med KLP, skal fakturering skje slik:
Sameiet sender regning til KLP hvert kvartal. Dette har også vært praksis
tidligere er det opplyst fra KLP v/ Ruth Hege Havdal. KLP ønsker gjerne å få
3
regninger med forfall 1.1, 1.4, 1.7 og 1.10. For 2014 sendes det en akonto for
de tre første kvartalene med forfall 15.8 og det siste kvartalet 1.10. TOBB er
orientert og følger opp detteSak 44/14
Signering av strømavtale mellom Ladeporten og TOBB om strøm levert
fra Trondheim kraft AS.
Ny avtale signert gjennom Tobb.
Sak 45/14
Årshjulet
Ok – vinterkontrakter fortsetter som før.
Sak 46/14
Eventuelt
- Høytrykkspyler: Asbjørn har kjøpt inn.
- Evaluering av dugnad 2014: Hagegruppa gjorde en flott innsats, styret vil
innkalle disse til evaluering av dugnaden på neste styremøte.
- Snorre sjekker regiuleringsplan med tanke på HC plass.
Neste styremøte: Tirsdag 26.08.2014 kl. 18.00
Møte hevet kl. 21:15
-------------------------Nina Eriksson
----------------------------Signy M. Eliassen
-------------------------Asbjørn Kjevik
--------------------------Ida Børseth Fostad
--------------------------Snorre Almås
-------------------------Daniel Steinbakk