WebAveny Bokning

e t t b o k n i n g s s y s t e m s p e c i e l lt a n p a s s at
för Svenska kyrkans verksamhet
WebAveny
Bokning
w e b - a v e n y
W
b o k n i n g
WebAveny
ebAveny är ett alternativt gränssnitt som gör delar av Aveny
tillgängligt via Internet/Intranet. Programmen körs direkt
från webbläsaren och är så lättanvända att några större förkunskaper inte krävs. Oavsett vilket gränssnitt som används så är det
underliggande programmet inkl behörighetssystemet detsamma, d v s
resultatet i databasen blir detsamma från de båda gränssnitten.
Med WebAveny Bokning blir det därmed möjligt att visa bokningssituationen för lokaler, personer och andra resurser, även för intressenter
som inte har tillgång till Aveny via det lokala nätverket.
En grundlicens gäller för ett fritt antal användare. Dessa kan förutom
att titta på bokningar även boka i sin egen kalender samt skriva ut rapporter.
Genom att komplettera med utökad licens kan användarna även
boka andra lokaler och resurser som de
är behöriga att boka. De olika resursernas kalendrar kan göras bokningsbara,
enbart visas eller inte visas alls. Det går
även att knyta dokument och boka in
sig själva på aktiviteter som redan är bokade (gudstjänster, möten m m).
Med en s k utökad licens kan även viss
inrapportering ske. En vaktmästare kan
exempelvis registrera antal kyrkobesökare och uppgift om antalet kommunikanter, och därigenom hålla underlaget
för kyrkostatistiken ajour.
2
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Bokning
Från Första sidan kan du starta valfri rutin i WebAveny. Välj en av rutinerna under Bokning till vänster eller klicka på länkarna som visas till höger i bilden för att komma vidare.
De länkar som du finner till höger i bilden visar dagens bokning, nya bokningar som tillkommit sedan du senast hade startbilden uppe. Har du en s k utökad licens av programmet kan du även klicka på en länk för att rapportera statistik.
3
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Kalender
Varje resurs har sin kalender där inbokade aktiviteter visas. Denna öppnas när du trycker
på knappen
och väljer resursen ur den lista som då visas.
I kalendern visas bokningar för en dag i taget. Visas bokningen med vit bakgrund är den
definitivt bokad och är bakgrunden gråblå så är den preliminärt bokad.
Via månadsöversikten till höger i bilden kan man enkelt positionera sig på rätt dag. I månadsöversikten visas dagar, som innehåller någon eller några bokningar, med fet text.
Genom att klicka på
får användaren se kalendern för hela veckan. >
4
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Markerar man
visas bokningssituationen per resurs. I exemplet nedan
ser vi översikten per vecka, men denna kalendervy kan även erhållas då bokningssituationen visas per dag.
Utrymmet för att visa data från aktiviteten som bokats är begränsat, särskilt om bokningen visas utifrån veckokalendern och endast omfattar mycket kort tid. Fler uppgifter
visas som en hjälptext när man håller muspekaren över bokningen. Man kan också se
mer uppgifter om aktiviteten genom att klicka på den den blåmarkerade rubriken för
bokningen. >
5
w e b - a v e n y
b o k n i n g
För att få en överskådlig bild av bokningssituationen finns det ofta ett behov av att få
presenterat för sig den sammantagna bokningssituationen för flera resurser. Är t ex någon samlingslokal ledig för bokning vid ett speciellt tillfälle? För att kunna få svar på den
frågan, förenklar det genom att kunna erhålla en gemensam kalender för alla inblandade
resurser.
Öppna kalendern genom att trycka på knappen
. Bocka för vilka resursers
sammantagna kalender som skall visas.
6
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Boka
Visa en eller flera resuser i kalendern. Klicka på knappen
jande formuläret.
och fyll i de efterföl-
När alla uppgifter är inregistrerade klickar du på
. Då sparas bokningen och alla
inblandade resurser blir bokade med automatik i sina resp kalendrar.
7
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Rapporter
I Kalendern finns det även en funktion för att skriva ut rapporter. Klicka på knappen
och markera vilken information som skall skrivas ut. Du kan välja mellan tre
olika rapporter, begränsa rapportens aktiviteter på datumintervall och i viss mån bestämma vilken information som skall skrivas på rapporten.
Innan rapporten skrivs ut på skrivare kan du klicka på knappen
tatet direkt på bildskärmen. >
8
för att se resul-
w e b - a v e n y
b o k n i n g
9
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Statistikrapportering
För att effektivisera hanteringen av kyrkostatistik kan inrapportering av statistiken ske direkt från WebAveny Bokning. Vid bokning av aktivieten anger användaren om den skall
statistikrapporteras.
När rutinen öppnas ser du de aktivieter som du är behörig att rapportera statistik för.
Du kan positionera dig till en den aktivitet som du vill rapportera statisitk på genom
att klicka på den aktuella raden eller genom att använda knapparna
resp
. Skriv sedan in antalet besökare och i förekommande fall antalet kommunikanter i resp inmatningsfält. Det är även möjligt att föra statistik på antalet deltagare
fördelat per ålder vid exemplevis barngruppsaktiviteter. Vill du söka fram en aktivitet så
gör du det i rutan med rubriken Urval.
10
w e b - a v e n y
b o k n i n g
Församlingsstatistik
Församlingsstatistiken kan också skrivas ut i en statistikrapport. I urvalsbilden anges
önskat datumintervall. Det går att få ut statistik på begravningar per veckodagar och tider samt övriga aktiviteter och lokaluthyrningar per verksamhetstyp och antal deltagare
fördelat på olika åldersintervall.
11
Ett gränslöst program
www.eniac.se | [email protected] | Telefon 031 708 29 50 | Telefax 031 708 29 55
Krokslättstorg 5 | 431 37 Mölndal