Verksamhetsplan 2015-2017 Budget 2015

Omslagsbild; Nybyggnation kv. Veterinären
Verksamhetsplan 2015-2017
Budget 2015
2014-11-11
Innehållsförteckning
Verksamhetsstyrning
3
Omvärldsbevakning och förutsättningar
4
Organisation
5
Om verksamheten
6
Hyresgäster och medborgare
6
Medarbetare/arbetssätt
7
Förnyelse/tillväxt/utveckling
8
Ekonomi
9
Budget 2015
11
Drift
Verksamhetsbeskrivningar
Större förändringar
Investeringar
2
Verksamhetsstyrning
Kommunfullmäktige antar den strategiska
planen för Arvika kommun som omfattar
grundläggande förutsättningar och inriktningar för kommunkoncernens verksamhet. Arvika Fastighets AB ingår i kommunkoncernen och verksamhetsplaneringen sker därför i linje med koncernens planering.
plan för Arvika Fastighets AB med mål
och indikatorer för att mäta måluppfyllelsen, samt aktiviteter för att nå målen.
Verksamhetsplanen är tillika en återrapportering till styrelsen, samt även kommunstyrelse och kommunfullmäktige.
Uppföljningen av verksamhetsplan och
budget sker löpande under året i VDrapporter, delårsrapporter samt vid årets
slut i årsredovisningen.
Med stöd från den strategiska planen för
kommunkoncernen upprättas verksamhets-
Principskiss och ”årshjul” för verksamhetsstyrning
uppföljning 1
1/1
Årsredovisning och
bokslut
Styrelsen fastställer
budget
dec
Arbete med bokslut
och årsredovisning
Styrelsen godkänner
och undertecknar
årsredovisning
1/10
1/4
Arbete med budget
Årsstämma
Underlag för strategisk plan
30/4
Delårsrapport
31/8
Delårsuppföljning 1
1/7
3
Strategisk plan fastställs av Kf
Vision, strategiska mål och strategier
Arvika – en attraktivare kommun
Arvika Fastighets AB (AFAB) tillhör Arvika kommun och verkar under den övergripande
visionen ”Arvika – en attraktivare kommun”. Utgångspunkt att verksamheten, inom vårt ansvarsområde, ska ge förutsättningar för ett gott och tryggt liv för de som lever och verkar i
Arvika kommun. Visionen för Arvika Fastighets AB är ”AFAB – utvecklande fastighetsbolag”. Vår målbild är att Arvika blomstrar och växer, vi bidrar med rätt bostäder, rätt lokaler
och trivsamma miljöer. Vi är ett föredöme som fastighetsbolag och arbetsplats.
Vår affärsidé
Arvika Fastighets AB ska inom Arvika kommun med affärsmässiga principer erbjuda hyresgäster attraktiva och trygga boenden, ändamålsenliga och effektiva lokaler samt förvalta och
utveckla kommunalt ägda fastigheter, anläggningar och parkmark.
Varumärket är ”Det trygga gröna fastighetsbolaget”. Vi arbetar inom devisen – Bättre. Tillsammans. För Arvika. Vi skapar boende, lokaler och miljöer där människor trivs länge. Vi
möjliggör tillväxt i Arvika genom att se långsiktigt på utveckling, miljö och relationer.
Omvärldsbevakning och förutsättningar
Behovet av att utveckla bostadsbeståndet är stort, det gäller både nybyggnad och insatser i befintliga fastighetsinnehavet. Behovet av underhåll de kommande tio åren är mycket stort,
främst beroende på byggnadsbeståndets åldersstruktur. Även insatser för modernisering och
anpassning till dagens efterfrågade standard krävs. Behov av nybyggnad bedöms till nivå
minst 100 lägenheter inom perioden 2015-2017.
För kommunala verksamhetslokaler, som till största del utgörs av skollokaler, krävs investeringar för att modernisera och effektivisera lokalbeståndet samt för att genomföra energioptimeringar. Hög prioritet har just nu lokalförsörjning av nya förskolelokaler. I övrigt krävs en
genomgripande lokalförsörjningsplanering inom verksamheterna för att säkerställa en långsiktigt hållbar investeringsplan.
Ökad miljöprofil. Det finns generellt sett efterfrågan och behov av att stärka och utveckla vår
fastighetsförvaltning med ökad miljöprofil. Att bli ett ”grönare” fastighetsbolag är en uttalad
målsättning. Energieffektivisering för bostäder och lokaler krävs för att klara framtida krav på
minskad klimatpåverkan. Även möjlighet till sortering av avfall är en viktig utveckling, föreberedelse för insamling av matavfall ska påbörjas.
Ny teknik i fastigheter för ägares behov (t ex driftövervakning) och för hyresgästers behov av
moderna kommunikationslösningar (bredband, larm, andra funktioner) ökar snabbt. AFAB
ingår som viktig part i kommunkoncernens beslut för egen fiberutbyggnad.
Demografi. Ökad efterfrågan av kvarboende i hemmiljö p.g.a. en större andel äldre invånare
kräver satsningar för trygghet och ökad tillgänglighet. Fastighetsförvaltningen kan utvecklas i
samverkan med kommunens omsorgsverksamhet i syfte att ge bästa service till äldre i bo4
stadskvarteren. I närtid ökar barnkullarna vilket mycket snabbt ställer krav på utveckling av
förskoleplatser.
Marknad och ekonomi. Det har under flera år varit en hög uthyrningsgrad i lägenhetsbeståndet, över 99 %. Inga tecken ses på förändrat läge i närtid. Sysselsättningsgraden och befolkningsutvecklingen är de faktorer som påverkar vakansgraden mest. Vakansgrad under 1 % är i
normalfallet lågt, vilket innebär att beredskap/planering för ett scenario med högre vakansgrad bör göras.
För att klara kommande behov av uppgraderingar inom såväl bostadssidan som lokalsidan
krävs ökade resultatnivåer. Diskussion om hyressättning både inom bostadssidan och lokalsidan krävs. Översyn av intern hyressättning inom kommunkoncernen har påbörjats, med syfte
att underlätta bland annat för att få incitament för yteffektivisering och energieffektivisering.
Behovet att utveckla och modernisera fastighetsbeståndet kommer att innebära ökade investeringar. Egenfinansiering kommer inte att vara tillräckligt, nybelåning kommer därför att krävas.
Personal. Kännetecken för attraktiva företag är att vara tydlig med värdegrund och varumärke.
Därför är det viktigt att arbeta vidare med att utveckla medarbetarskapet, att implementera
vision-värdegrund-varumärke som nu tagits fram under devisen ”Bättre. Tillsammans. För
Arvika.” Det är nu viktigt att genomföra pågående processer att förädla och effektivisera bolaget till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. Fokus läggs på att utveckla interna arbetsprocesser, utbilda personal, att samordna och effektivisera interna lokaler som personalutrymmen, arbetslokaler och förråd.
Behov av ny personal ökar närmaste tiden genom ökande takt av pensionsavgångar. Sannolikt
krävs också förstärkning av planeringsresurserna inom teknisk stab för att svara upp mot ökad
efterfrågan av byggverksamhet.
Organisation
Figur 1
5
Om verksamheten
Arvika Fastighets AB är kommunkoncernens allmännyttiga fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar ett bostadsbestånd
om cirka 3.000 lägenheter (inklusive vårdboende), verksamhetslokaler som hyrs av
Arvika kommun samt viss del kommersiella lokaler. Bolaget utför även förvaltning
av byggnader, anläggningar samt parkmark
ägd av Arvika kommun. Förvaltningen av
fastigheterna sker till stor del av egen personal. Totalt antalet tillsvidareanställda är
129 st samt 38 med tidsbegränsad anställning.
Hyresgäster och medborgare
Strategiskt mål
Vi är ett attraktivt fastighetsbolag, där hyresgäster och medborgare är nöjda med vår verksamhet. Vi uppfattas vara det trygga, gröna fastighetsbolaget.
Strategier
- Vi för en öppen och aktiv dialog med våra hyresgäster och kommuninvånare.
- Vi låter våra hyresgäster vara med och påverka.
- Vi har en hög tillgänglighet och korta handläggningstider.
- Vi agerar affärsmässigt, med tydlighet och med miljöfokus.
Indikatorer
Kundundersökning bostäder. Mätning vart tredje år
av ”Förvaltningskvalitet”
enligt Branschindex Bo.
Enhet
Utfall
2014
Mål 2015
Mål
2016
%
76,7*
-
-
Uthyrningsgrad, andel lägenheter
%
99,5***
≥99
≥99
Mål
2017
≥83**
≥99
* Mätning sker vart tredje år. Utfall 2014 blev 76,7 % (motsvarar att 76,7 % av tillfrågade är ”ganska
nöjda” eller ”mycket nöjda”). Medianvärdet för samtliga ingående fastighetsbolag i mätningen 2014
är 79,2 % (enbart allmännyttan 78,3 %). För Arvika Fastighets AB sänktes resultatet från 81 % vid
mätning 2011.
** Mål 83 % motsvarar gräns för övre kvartil för alla ingående fastighetsbolag i mätning 2011 (d v s
gräns för ”bästa fjärdedelen” av alla bolag)
*** Utfall per 1 nov 2014.
6
Aktivitetsplan






Arbeta in systemet med systematiskt hyressättning efter modell ”Rättvis hyra” inom
bostadsbeståndet med start 2015.
Ökad kundservice genom att stimulera till högre andel felanmälan via webb samt att
förbättra tillgänglighet och svarsfrekvens via telefon.
Tillgänglighet och trygghet i boendet. Inventera nuläget och upprätta plan för utveckling av tillgänglighet och trygghet.
Analysera utfall av hyresgästundersökning 2014 (bostäder) och upprätta handlingsplan
för åtgärder.
Öka och utveckla arbetet med boendefrågor inom det sociala området tillsammans
med verksamheten Lärande och Stöd
Utveckla systemet för s. k. koncernhyresavtal tillsammans med Arvika kommun (hyresgäst), syfte att uppnå incitament för besparingar för både hyresvärd och hyresgäst.
Medarbetare/arbetssätt
Strategiskt mål
Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god
service. Vi är ett föredöme som fastighetsbolag och arbetsplats. Verksamheten ska drivas
konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande.
Strategier
- Vi erbjuder utvecklingsmöjligheter och stimulerande arbetsuppgifter i en god arbetsmiljö.
- Vi har en tydlig process för ledning och styrning av verksamheten.
- Vi genomför satsningar för personalens kompetensutveckling.
- Vi arbetar aktivt för att förbättra medarbetarnas hälsa.
- Vi arbetar aktivt för ökad jämställdhet och mångfald.
Indikatorer
Enhet
Sjukfrånvaro
%
Medarbetarindex **
Index
Utfall
2014
Mål
2015
≥5,0
*5,4
66
-
Mål
2016
4,5
Mål
2017
4,25
≥73***
* Utfall t o m september månad.
**Vi genomför medarbetarundersökningar vartannat år med start i bolaget 2012.
*** Index 73 motsvarar genomsnittresultatet 2014 för hela kommunkoncernen.
7
-
Aktivitetsplan
Det är fortsatt viktigt att fokusera på utveckling av personal, organisation, arbetssätt och ledning under 2015 för att bygga vidare till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. En målsättning är att verksamheterna ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande.




Plan för personalförsörjning och kompetensutveckling upprättas.
Genomföra samordning och effektivisering av interna lokaler.
Utveckla insikten och förståelsen om ”medarbetarskapet” genom speciell fokus på
värdegrundsdiskussioner.
Analysera utfall av medarbetarundersökning 2014 och upprätta handlingsplan för åtgärder.
Förnyelse, tillväxt och utveckling
Strategiskt mål
Vi är ett framgångsrikt bolag som utifrån ekologiska, sociala och ekonomiska hänsyn skapar
god livskvalitet för dagens och morgondagens hyresgäster och kommuninvånare. Vi arbetar
målmedvetet med att utveckla fastighetsinnehavet.
Strategier
- Vi arbetar aktivt i allmännyttigt syfte att skapa fler boenden i kommunen.
- Vi arbetar aktivt för ett effektivt lokalutnyttjande.
- Vi agerar och planerar långsiktigt för en miljömässig hållbar fastighetsförvaltning och verkar aktivt för att minska energianvändandet.
- Vi verkar för ökad samordning inom kommunkoncernen, där kvalitets- och resultatmål ska
tydliggöras.
Utfall
2013
Mål
2014
Mål
2015
Mål
2016
Mål
2017
Indikatorer
Enhet
Energieffektivisering*)
Energiförbrukning
Mwh
Mwh
-2300
59 700
-1500
58 200
-1500
56 700
-1000
55 700
-1000
54 700
Nya lägenheter, påbörjat
Antal ROT-ombyggda
lägenheter
Antal
0
40
40**
40
20
Antal
10
≥40
≥70
≥70
40
*Utgångspunkt är förbrukning 62.000 MWh mätår 2009.
**Inkl 8 serviceboenden kv Lägret (Nybacken)
8
Aktivitetsplan










Utbildning för ökad kunskap och allmän medvetenhet angående miljöfrågor i fastighetsverksamhet.
Energieffektiviseringsaktiviteter för våra hyresgäster (bostäder och lokaler).
Fortsatt arbete att utveckla möjligheter till energibesparing i den dagliga fastighetsskötseln.
Satsning på utbyggnad av system för källsortering avfall.
Påbörja individuell mätning och debitering av energiförbrukning
Färdigställa nyproduktion 39 lgh i kv Veterinären (Fabriksgatan/Torggatan) under
2015.
Planering för ytterligare nyproduktion av bostäder i kv Krukan (Kyrkogatan/Borggatan) och kv Hjorten (Magasinsgatan/Jakobsgatan/Harald Hallens gata) samt
serviceboende i kv Lägret (Nybacken, Nygatan).
ROT-ombyggnader av lägenheter i kvarteret Dragspelet (Agneteberg) 2015-16
Medverka i upprättande av lokalförsörjningsplan för kommunala verksamhetsfastigheter.
Utveckling av lokaler för ökat behov inom förskoleverksamheten.
Ekonomi
Strategiskt mål
Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett affärsmässigt sätt.
Strategier
- Vi driver en ansvarsfull verksamhet där ekonomi i balans är överordnad övriga krav.
- Verksamhetsområdena bostäder samt kommersiella lokaler ska drivas och utvecklas
affärsmässigt.
-Förvaltning av verksamhetsfastigheter samt utförande av skötseluppdrag ska genomföras
och utvecklas konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt.
Indikatorer
Ekonomiskt resultat f skatt
Soliditet
Enhet
Utfall 2014
Tkr
%
*27 000
11
Mål 2015
26 668
12
*Avser prognos 2014.
9
Bolagets verksamhet omfattar fyra verksamhetsområden;
1.
2.
3.
4.
Förvaltning bostadsfastigheter.
Förvaltning kommersiella fastigheter.
Förvaltning verksamhetsfastigheter (Arvika kommun är hyresgäst).
Skötseluppdrag för fastigheter, anläggningar och parkmark ägda av Arvika kommun.
Aktivitetsplan




Analys av fastighetsbeståndets struktur och omfattning.
.Fastighetsvis upprätta affärsplaner (inkluderande analys av driftnetto och värdebedömning).
Säkerställa att verksamheterna utförs branschmässigt kostnadseffektivt.
Säkerställa heltäckande internkontroll angående fastighetsägaransvaret.
10
Budget
Budget 2015 har gjorts utifrån kända taxehöjningar och övriga kända prishöjningar avseende
kostnader samt justerad bedömning av ränteutveckling med förutsättning att del av rörliga lån
omvandlas till bundna under året.
I kostnadsbudget för 2015 ingår kostnader för utvecklingsprojekt (företagsutveckling) i nivå
1 500 tkr. Syftet med dessa projekt är att genomföra effektivisering och utveckling av företagets verksamhet. Dessa kostnader bedöms under kommande år om möjligt ingå i våra budgeterade kostnader men kommer att variera i omfattning beroende på hur behoven ser ut.
Nedan anges ett sammandrag av driftbudget. Specificerad sammanställning finns i bilaga.
Driftbudget 2015
Drift egna fastigheter
enligt K3-redovisning
(tkr)
Intäkter
Driftkostnader
Underhållskostnader
Fastighetsskatt
Central adm
Avskrivningar
Finansiella poster
Resultat (enligt K3-redovisning)
301 595
-166 815
-29 475
-3 281
- 2 750
-43 212
-29 562
26 500
Skötselavtal
(tkr)
15 175
-13 086
-950
0
0
-1 139
0
0
För jämförelse med tidigare år (där K3-redovisning inte förelåg) ska budgetresultat omräknas
till nivå 7 800 tkr.
Viktig uppgift är att fördjupa tillsammans
med kommunförvaltningen och prioritera
underhållsåtgärder och investeringsbehov
inom verksamhetsfastigheterna. Långsiktig
lokalförsörjningsplan ska utgöra grunden
för större beslut. Flera skolor och förskolor
är i stort behov av mer omfattande renovering.
Verksamheterna
Lokaler
Avdelning Lokaler ansvarar för förvaltning
av lokalfastigheter samt skötsel av byggnader och anläggningar tillhörande Arvika
kommun (skötselavtal).
Effektivisering av fastighetsskötseln fortsätter genom att all uteskötsel kommer att
hanteras av avdelningen Park- och tomtmark.
Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder
kommer att fortgå och intensifieras, till
hjälp för arbetet kommer några byggnader
att kompletteras med mätare för verksamhetsel och fastighetsel.
11
Bostäder
Avdelning Bostäder ansvarar för förvaltningen av bostads- och vårdboendefastigheter. Sammanlagt 3008 boenden varav
2.573 lägenheter i det ordinarie lägenhetsbeståndet, resterande i vårdboendet.
Utrednings- och projekteringsverksamheten kommer att kräva relativt stor insats
närmaste åren. Förstärkning sker via projektanställd byggingenjör och ytterligare
konsultinsats kan bli nödvändig.
Park- och tomtmark
Avdelningen ansvarar för den yttre skötseln på bostadsgårdar, skolgårdar, förvaltningslokaler och vårdhem i Arvika kommun. Det innefattar grönyteskötsel, skötsel
av lekplatser, snöröjning och städning av
de yttre miljöerna.
Viktiga frågor de närmaste åren är att genomföra renoveringar, nybyggnationer
samt energieffektiviseringar. En utveckling
av bostadsförvaltningen har påbörjats genom bland annat införande av digital
felanmälan. Ett stort och viktigt projekt
som pågår är att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning (projekt Poängen), vilket
ska införas med början under 2015. Projektet sker i samarbete med hyresgästföreningen.
Avdelningen har även ett skötseluppdrag
från Arvika kommun som omfattar skötsel
av parkmark. I det ingår skötsel av grönytor och parker, tätortsnära skog, lekplatser
m m. I uppdraget ingår även att upprätta
vår- och sommarblomsprogram, blommorna odlas upp i vårt växthus.
Administrativ stab
Administrativa staben har ansvar för att
sammanhålla ekonomi- och administration.
Särskida utvecklingsområden under 2015
är att förtydliga och förenkla ekonomiska
uppföljningen samt att utarbeta underlag
för affärsplaner per fastighet. I takt med
ökade investeringar är finansierings- och
likviditetsplanering ett fokusområde.
Städ
Avdelningen Städ ansvarar för den dagliga
lokalvården för kommunala verksamheter
samt hyresfastigheter. I uppdraget ingår
även tjänsteutförande som storstädning,
golvvård, flyttstädning, byggstäd och sanering.
Teknisk stab
Städverksamheten skall fortsätta att arbeta
med att utveckla verksamheten med syfte
att nå uppsatta mål för ett miljömässigt,
ekonomiskt och kvalitetsmässigt utförande
inom lokalvården.
Teknisk stab har som uppgift att utgöra
stöd för beslut inom fastighetsförvaltningen angående drift- underhålls- och byggprojekt. Speciellt viktigt under närmaste
åren är att planera och genomföra nyproduktion samt ROT-ombyggnad av lägenheter.
12
Större förändringar
Speciellt viktiga utvecklingsområden är att genomföra nyproduktion samt att fortsätta systematisk ROT-ombyggnad av lägenheter. Viktigt i detta sammanhang är att nå tillfredsställande
uppgörelser med hyresgäster och hyresgästföreningen om hyresnivå.
Det är även viktigt att utveckla satsning på ökad trygghet och tillgänglighet i boendet. Ett ändrat arbetssätt med inriktning mot mer samverkan med verksamheterna Vård och omsorg och
Lärande och stöd ska införas.
Fortsatt under 2015 kommer särskilda insatser att prioriteras för att stabilisera verksamheten
till ett effektivt och modernt drivet fastighetsföretag. Genomförande av projektet ”lokalsamordning” är ett led i denna effektiviseringsprocess. Lokalsamordningen består i att huvuddelen
av all yttre verksamhet inom AFAB samordnas och flyttas till ett ställe (planerat till kv Förrådet vid Styckåsen). Samordningen kommer att frilägga ett antal lokaler som kan hyras ut eller
säljas.
13
Investeringar
Investeringsbudgeten redovisar en ram för projekt som bedöms prioriterade. Separata beslut
med erforderlig investeringskalkyl krävs innan igångsättning. Kommunala beslut krävs innan
slutligt beslut om investeringar inom verksamhetsfastigheter. För belopp som avser ”tidigare
underhåll, nu investering enligt K3-redovisning” föreslås att ytterligare styrelsebeslut inte
krävs.
Inom bostadsbeståndet krävs att tillfredsställande uppgörelser nås med hyresgäster/hyresgästföreningen om hyresnivåer innan slutligt beslut om nybyggnad och ROTombyggnader.
Budget investering (tkr)
Total
projekt
Ombyggnad Förrådet 1 för AFAB
2015
2016
2017
5 000
Ombyggnad Ritz, Arken 6
30 000
Utveckling lokaler förskoleverksamhet
40 000
Kök Taserudsgymnasiet,
Överläraren 2
Kök Kyrkebyskolan, Magistern 1
7 000
5 000
15 000
7 000
Kök Järvenskolan, Gunnarskog
Stommen 1:182
3 500
Kök Sulvik skola, Rådane 1:106
4 000
Kök Minnebergsskolan, Duvan 1
3 500
Kök Hamngatan, Korpralen 9
3 000
Ventilation Rinnen skola, Rinnen
1:34
3 000
ROT Lugnet, Paletten 1
3 700
Ospec vent fönster
900
Modernisering skolor
Nybyggnad 40 lgh, Veterinären 5,8
2 000
2 000
140 000
80 000
60 000
Tillbyggnad 8-10 lgh Nybacken,
21 000
14
Lägret 3
Nybyggnad 60 lgh, ospecificerat
72 000
ROT 18 lgh, kv Spinnaren, Renen
7 500
ROT 150 lgh, kv Dragspelet
84 000
36 000
2 500
35 000
30 000
Takbyte Kv Nyckeln
7 000
ROT ospec
16 500
Takbyte
4 500
4 500
Relining
4 000
6 000
Utemiljö Taserudsgatan kv Skräddaren, Skomakaren, Stenhuggaren
3 000
Låssystem/tvättbokning
4 000
Tillbyggnad 1 lgh Kamomillgatan,
Röllekan 1
9 000
700
Energieffektivisering
10 000
3 000
5 000
Parkeringsanläggningar, bostäder
1 500
1 500
500
Fastighetsnära källsortering, bostäder
3 000
3 000
1 000
Maskiner och fordon
3 800
3 800
4 000
237 400
149 300
243 700
13 000
7 300
20 300
7 000
6 600
13 600
7 500
6 500
14 000
Delsumma
Tidigare underhåll, nu investering
Bostäder
Lokaler
Delsumma tidigare underhåll, nu
investering enligt K3-redovisning
Summa
257 700
15
162 900
257700