Administration av bolagsstämma Elektronisk röstning

ADMINISTRATION AV BOLAGSSTÄMMA
ELEKTRONISK RÖSTNING
FAKTABLAD
Vill ni ha hjälp med att organisera och administrera
bolagsstämman? Vi erbjuder en kostnadseffektiv och
flexibel lösning, som säkerställer att bolagsstämman
planeras och genomförs på bästa möjliga sätt.
DETTA FÅR DU
PLANERING
> Aktieägaren kan anmäla sig via internet
Årsstämman kräver mobilisering av personal och ofta jurister för att hantera
rutinärenden. Det krävs en metodik och noggrannhet för att resultatet ska bli av högsta
klass och juridiskt korrekt. Våra projektledare ser till att alla rutiner i samband med
bolagsstämman säkerställs och planeras i god tid.
> Webbaserad anmälningscentral
ANMÄLAN
>Fullmaktshantering
> Inläsning ägarförteckning och stämmoaktiebok samt avstämning mot anmälningsförteckningen
Aktieägaren kan anmäla sig via vår webbsida som integreras och anpassas till kundens
egen hemsida. Om aktieägarens aktier är förvaltarregistrerade, får denne en påminnelse
om att dessa bör rösträttsregistreras. Dessutom får aktieägaren en kvittens på anmälan
via e-post. Anmälan kan även göras till vårt dedikerade callcenter eller direkt till
företaget. Vid det senare har kunden en webbaserad anmälningscentral för registrering
av aktieägare, ombud och fullmakter.
AVSTÄMNING
> Snabb ankomstregistrering med streckkod
Tre arbetsdagar innan bolagsstämman gör vi en avstämning av
anmälningsförteckningen mot bolagsstämmoaktieboken och förbereder för utskrift av
deltagarkort. Kunden får en färdig anmälnings-förteckning för utdelning på stämman.
> Utskrift av röstlängd, ombuds- och fullmaktslistor
ANKOMSTREGISTRERING
> Utskrift och distribution
av deltagarkort med
streckkoder till stämman
> Utskrift av slutgiltig röstlängd i alfabetisk och röststyrke-
ordning till ordförande
> Omröstning med kuponger eller uppräkning
> Elektronisk votering (röstdosor) som tillval
CERTAINTY
INGENUITY
ADVANTAGE
Närvaroregistrering på stämman genomförs med streckkod vid valfri ankomststation.
Vid informationsdisken kan aktieägaren ändra ombud och visa upp fullmakter för
granskning. All information lagras genom ett nätverk på dubbla servrar. Vid stängning
av ankomstregistreringen skrivs den definitiva röstlängden ut till ordförande i
bokstavsordning och röststyrkeordning.
VOTERING
Computershare erbjuder tre olika metoder för rösträkning: uppläsning, kuponger och
elektronisk votering med röstdosor. Systemet tar hänsyn till aktuellt majoritetskrav som
gäller och efter avslutat votering kan ett resultat visas inom kort till aktieägarna. Ombud
som representerar flera aktieägare har möjlighet att lämna in röstningsinstruktioner
som lagras i vår databas och aktiveras vid en votering.
BOLAGSSTÄMMAN OCH ELEKTRONSIK RÖSTNING
HUR FUNGERAR DET?
1. ANKOMST
2. REGISTRERING
Aktieägaren tar med det
utskickade deltagarkortet vilket
gör ankomstregistreringen enklare
och effektivare. Centralt kan
ankomstregistreringen övervakas för
att säkerställa att alla aktieägare har
kommit.
4. VOTERING
Vid elektronisk röstning ställs
ett personligt smartkort ut till
aktieägaren med ett referensnummer
som är länkat till aktieägarens
aktier och röster. Ingen konfidentiell
information lagras på kortet och vid
förlust kan det enkelt ersättas med
ett nytt.
5. RESULTAT
När smartkortet sitter i röstdosan
kan aktieägaren rösta på
beslutspunkterna. Rösten räknas
direkt vid knapptryckning vilket
möjliggör en tydlig transparens för
aktieägaren med hjälp av modern
teknik. Ett meddelande på röstdosans
display visar för aktieägaren att
rösten är registrerad.
Voteringsresultatet visas omedelbart
efter stängning först för ordförande/
sekreterare och sedan för alla
aktieägare via storbildskärmen.
Bilden kan anpassas för att
återspegla företagets identitet.
3. OMBUD – FULLMAKTER
Vid informationsdisken är det enkelt
att godkänna fullmakter och ändra
ombud. Deltagare som glömt sitt
deltagarkort får snabbt ett nytt
kort. Status på närvaro kan enkelt
följas och det är möjligt att bevaka
ankomsten av viktiga personer.
6. RAPPORTER
Definitiva röstlängder i alfabetisk
och röststyrkeordning skrivs ut vid
avslutad inpassering. Efter fullbordad
votering skrivs röstresultaten ut för
individuella beslutspunkter eller för
samtliga punkter.
Local Certainty, Global Ingenuity, Your Advantage
Computershare är en världsledande leverantör av aktierelaterade tjänster inklusive hantering av incitamentsprogram, administration av
bolagsstämma, fullmakts/poströstning samt system för bolagsstyrning.
IML, helägt dotterbolag till Computershare, är globalt ledande på elektronisk votering och genomför ca 150 bolagsstämmor per år med
röstdosor.
Computershare finns på alla större finansiella marknader och har över 10 000 anställda i världen.
CERTAINTY
INGENUITY
För mer information kontakta >
[email protected]
Tel: +46 (0) 8 588 04 200
ADVANTAGE
SWEFS0002v2F
COMPUTERSHARE Ab
www.computershare.se