Erfarenheter uppgraderingen 20110126.pdf

Erfarenheter Systembolagets
uppgradering av affärssystemet
IFS användarförening 2011-01-26
Berit Joa
Systembolagets projektkontor
[email protected]
0704 - 24 77 39
Agenda
•
•
•
•
•
•
Systembolagets uppdrag
Bakgrund affärssystemet
Varför uppgradera?
FÖRST-programmet
Uppgraderingsprojektet
Framgångsfaktorer
Strategisk plan 2013
AFFÄRSIDÈ :
Att med ansvar och
UPPDRAG:
Bidra till att
bästa service sälja
begränsa
alkoholdrycker och ge
alkoholens
kunskap om alkohol
skadeverkningar
och hälsa
Vi lovar att:
1. Du alltid ska känna dig
välkommen.
VISION:
Ett samhälle där
alkoholdrycker
2. Du alltid ska kunna lära dig njuts med omsorg
något hos oss.
om hälsan så
att ingen
tar skada
3. Du alltid ska kunna lita på att
vi säljer med ansvar.
Våra värderingar: Omtanke, Inspiration och Kunskap
Genom omtanken visar vi att vi bryr oss om. Vi visar respekt för varandra och för våra kunder.
Vår kunskap finns i sortimentet, kvaliteten, i vår rådgivning, service och information.
Kunskapen täcker både våra produkter, deras användning och risker.
Inspiration är att vi generöst delar med oss av vår kunskap, till våra kunder och varandra. Vi visar på goda
smakupplevelser och bredden i sortimentet, men inspirerar också till eftertanke och måttfullhet.
Alkoholkonsumtion 1989 - 2010*
(liter 100 % alkohol per inv. 15 år och över)
12,00
10,00
Liter 100 % alkohol
8,00
Systembolaget
Övrig reg. konsumtion
6,00
Resandeinf örsel
Övrig oreg. konsumtion
Total
4,00
2,00
0,00
*) Avser perioden juli 2009 - juni 2010.
År
Olika konsumtion i världen…
Systembolaget finns till
av en enda anledning:
De alkoholrelaterade problemen
blir mindre om alkohol säljs utan
vinstintresse
Vad skulle hända om Systembolaget inte fanns?
• Forskare beräknar att alkoholkonsumtionen skulle
öka med ca 37 %
• Antal sjukdagar skulle öka med ungefär 11
miljoner per år
• Forskare uppskattar att ålderskontrollen skulle bli
sämre
• Antal misshandelsfall skulle öka med ungefär 20
000 om året
• Antalet alkoholrelaterade dödsfall skulle öka med
ungefär 2 000 per år
Harold Holder, Prevention Research Center, Pacific Institute for Research and Evaluation, Berkeley, CA, USA
Transaktionsvolymer
•
•
•
•
•
412 butiker, 2500 kassor, 100 miljoner kunder/år
580 ombud
Detaljerad fakturamatchning (EDI) 15 miljoner poster/år
390 000 000 försäljningstransaktioner/år (dag, butik, artikel)
Stora kvittovolymer per timme: 130 000 kvitton/timme, vid jul- och
nyår. (4 rader/kvitto)
Varför uppgradering?
Uppgraderingen var första steget i ett långsiktigt förbättringsarbete
av affärssystemet som på sikt ger oss en mer flexibel och samtidigt
mer driftstabil lösning.
FÖRST (Förnyat systemstöd) - ingående delar
•
•
•
•
•
Uppgradering IFS till ver 7.5
• Uppgradering av affärssystemet IFS, analys av kodanpassningar,
processförbättringsåtgärder med nuvarande version av IFS avseende
Leverantörsportal och Depålager, samt utveckling av integrationer för nytt systemstöd
Nytt systemstöd Depålager
• Förbättrat stöd för plockplanering, inleverans, plockning, packning, inventering,
transportoptimering, samt statistik och uppföljning
Ny Leverantörsportal
• Webblösning för förbättrat informationsutbyte mellan Systembolaget och leverantörer.
Samma funktionalitet som dagens leverantörsportal samt integration med Leveransen.
Möjlighet att ansluta samtliga leverantörer.
Nytt Beslutsstöd (BEST)
• Ett samlat systemstöd för analys och uppföljning av inköp, logistik, försäljning,
marknad, ekonomi och personal.
Integrationsplattform
• Utveckling av gemensam plattform för att integrera framtida system. Programmet
omfattar integration av IFS, systemstöd Depålager och Leverantörsportalen.
10
Systemkarta 2009
• Tyngdpunkten av
systemstödet ligger
inom IFS.
e- fabriken
Extenda
• 80% av samtliga
integrationer sker mot
IFS
Systembolaget.se
Ombudsportal
Kundservice
Heroma
• Därutöver finns ett
stort antal direkta
integrationer mellan de
ingående systemen
Leverantörs
portal
Depålager
Prognos och
lagerstyrning
Butiksportal
Datalager
Inköp/Offerter
Sortiments
styrning
Varuförsörjning
Varu
avstämning
VSOP
Grunddata
Wilab
Ekonomi
Leverantörs
reskontra
11
IFS
• Förändringar av IFS
eller omkringliggande
system medför
förändringsbehov i
både systemgränssnitt
och applikationer
Ny systemkarta
e- fabriken
Applikation X
Leverantörsportal
Depålager
Datalager
E-beställning
Systembolaget.se
Ombudsportal
Kundservice
Applikationslager
BEST
Integrationsplattform
Inköp/Offerter
Sortimentsstyrning
Wilab
Grunddata
Extenda
Prognos och
lagerstyrning
Butiksportal
Varuförsörjning
Varuavstämning
Ekonomi
Leverantörsreskontra
IFS
12
Heroma
• Huvudparten av
integrationerna
mellan system går
genom
integrationsplattform
en
• Det är enklare att
uppgradera,
vidareutveckla eller
byta ut enskilda
applikationer
Systembolagets
projektorganisation
Projektets
styrgrupp
(extern)
Test
Teststrategi
Testplanering
Genomförande
tester
Program
Förändrat
affärssystem
Intern styrgrupp
PL
Berit Joa
Referensgrupp
Teknik
Förbättringar
depå 2003
Arkitektur
Miljöfrågor
Mätningar
Planering Go
Live
Fokus depå,
förbättringar i
version 2003 tills
nytt WMS på
plats
Förbättringar
LP 2003
Överlämning till
förvaltning /Cut
Over-planering
Fokus LP,
förbättringar i
version 2003 tills
ny LP på plats
Rutiner
Dokumentation
Driftintegration
Larmsättning
Cut Overplanering
Tidplan IFS uppgradering
2009
02
2010
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
01
02
03
04
05
06
Förbättringar
depå/LP 2003
Avtal SB-IFS
Klämma/känna i Kuddrummet
HW-design
Utb
HW-ändr PT
IFS systemtest
Planera testfall
IT/AT
Dokumentation
Genrep
Godkännande
Förberede
lser
GoLive
Rättn o
optimering
Utmana
anpassningar
Go Live 22/2
Kommunikation
Förlängd beredskap
Framgångsfaktorer
”Ingen kan ta allting, men
alla kan ta nåt…”
Resurser och tester
•
•
•
•
•
Rätt resurser (kompetens och omfattning)
Erfarenhet förvaltning och test
Resurskontrakt
Erfarna testledare
Mycket tester
•
•
•
•
•
•
MT
IT
AT
PT
Genrep
GoLive
Felkällor/tidstjuvar
• Integrationer
• Teknisk miljö
• Testmiljö
Verifiera så tidigt som
möjligt
Driftsättningstest/genrep
•
•
•
•
•
•
•
Planering och förankring
Tydligt förankrad prioritering av processer
Gemensam driftsättningsplan
Tydliga checklistor och roller/ansvar
Utpekade GoLive-generaler
Gemensam aktivitet att få gemensamt mål
Tillräckligt med åtgärdstid mellan genrep och
driftsättning
• Samma personer vid genrep som vid driftsättningen
Driftsättning
Själva driftsättningen
testas i ett genrep driftsättningstest
Driftsättning
Befintlig
produktionsmiljö
Blivande ny
produktionsmiljö
Version 2003
Version 7.5
Förblir orörd ända fram
tills driftsättning
Helt ny miljö, hårdvara,
databashanterare,
testmiljö med mera
Driftsättningsplan – innehåll
1. Översikt driftsättningen (grov tidplan)
Prioritering processer
• 2.Driftsättningsplan
3. Detaljerad aktivitetslista
4. Överlämningspunkter
5. Tidigare/senareläggning
6. Vem är Var När
7. Kontaktlista
8. Rollbackaktiviteter – vad göra om nåt/allt fallerar?
Verifiera så tidigt som
9. Avgränsningar
möjligt
10. Point of No Return - när går det inte längre att backa?
Tydlig och förankrad prioritering
Högsta prioritet
Prioritering!
1A
Orderförslag
(migrerat
) måndag
kl. 8.00
Anders B
1B
Integra-tion
GPV / BTS
Anders B
1C
2
Ombudsportal med ArtikelIFS-integ. adm.
Kassa och
kassaintegration Per-Erik E
Johan
Y/Karin W
Butiksportal
Anders B
Kritiska delar av applikationen och
dess prio efter driftsättning
Orderförslag
(IFS7.5)
from
tisdag
efter
GoLive
Anders B
Susanne A
Lev.- portal
Susanne A
Kundservice
”Butik
Web”
Karin W
Varudepå
Förankrad i verksamhet och hos
leverantörer
Ekonomisystem
Eva H
Demand
planner
Anders B
BasJessica K WareIP
Cecilia P
3
Övrigt
e-Fab
4
Henrik A
AMR
VSOP/
Datalager
Wilab
Anders
J/Bo S
eService
Susanne A
21
© 2009 IFS
Martin K
Susanne A
Heroma
Cecilia P
Tid efter GoLive
Go/NoGo-beslutsmöte
GoLive-beslut
Lösning
Migration
Go Livegeneraler
Projektledning
Verifiering inkl data (under
Go Live)
Incidenter o Verifiering (efter
Go Live)
Behörigheter
Rutiner och dokumentation
PU
Förvaltning/produktion
Verifiering inkl
Teknik
data (under
Go Live) Maria Örtlund/Bo Persson
Förberedelser och rekommendation Go/NoGo-beslut
Styrgrupp
Förberedelser i organisationen
• Synkning med verksamhetshändelser (storhelg,
periodstängning, tertialinventering, offertstopp etc)
• Synkning releaseplan
• Förankring av beslut om prioritering
• Pre- och postaktiviteter, extrarutiner
• Utbildning
• Support inkl avvikelsehantering, incident manager
och krisberedskap
• Tydlig och förankrad kommunikationsplan
• Informationsspridning, både akut och löpande
Projektorganisation åtminstone första veckan, fr o m måndag 07.00*
Lathund
(gowi)
Incident
Beredskapsgruppen
NN
MM
XX
ZZ
Kända
fel
(nihj)
Användarsupport**
Incidentsystemet
Nej
Löses?
Ja
Ärende stängs
Incidentsystemet
* Butikerna får
börja arbeta
måndag 08.00
(8 verifieringsbutiker verifierar
dock redan på
söndag, inklusive
frisläppning av
orderförslag)
GoLive
status
17.00
Nej
Ja
Beredskapsgruppen***
7.5?
Förvaltning?
Avvikelsemöte
14.00
Granskning
Incidentsystemet
(nihj)
Aktuella
fel
löpande
Loggning
TD/CT
(genrepsnyckeln)
(asbo)
Status
16.00
(till MÖ, BP)
Rättning
Systemtestmiljö
(Leverantör)
Kontaktlista
leverant.
Leverans och test
Prodtestmiljö
(asbo)
Lev ti fm
svar to em
(IFS)
Leverans
Produktionsmiljö
(Leverantör)
Leverans
söndag
(IFS)
Ja
Ärende hanteras
av förvaltning
** Användarsupport
***Bedömer om
börjar arbeta
ärendet ska
måndag 07.30
hanteras av
och deltar i
projektet
briefing i Chardonnay
Får direktinformation om
aktuella problem
X publicerar
brådskande
ärenden (Vinet)
Parallellt
för IFS
Go/Nogomöte
(Förvalt.)
Tidigt involvera förvaltning
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ny funktionalitet ?
Nya integrationer ?
Behov av nya roller, finns utpekad mottagare ?
Datamängder, tillväxttakt, arkivering ?
Jobb – tidpunkt, frekvens, larm ?
Tillgänglighetskrav ?
Påverkan integrerade system, avtal
Dokumentation, utbildning…
Vilka grupper är berörda ? (berörs butiker, depåer,
dryckesleverantörer…)
• Lycka till i kommande uppgraderingar!