360° Avtalshantering.pdf

360° Avtalshantering
Överblick, enkelhet och
effektivitet i avtalshanteringen
360° Avtalshantering
360°
Avtalshantering
håller
organisationen
uppdaterad
och
utgör
beslutsunderlag
när
avtal
ska
ingås,
övervakas
eller
omförhandlas. Utmaningarna är oftast att få full kontroll över utkast till avtal,
ändringsförslag, tidigare avtal, involverade parter samt frister och status. Med 360° Avtalshantering uppnås en effektiv och säker avtals- och
dokumenthantering samt en flexibel fördelning av avtal och uppgifter bland medarbetare.
Alla organisationer och verksamheter – både privata och
offentliga, stora som små – ingår löpande avtal av olika
slag. Det kan vara med leverantörer, kunder, samarbetspartners, medarbetare och andra aktörer.
• det finns system som tillåter att flera medarbetare
delar och samarbetar kring arbetsuppgifter.
• rapporter enkelt kan genereras till ledningen med
information om t ex utstående uppgifter och utgående avtal.
Har din verksamhet:
• kontroll över verksamhetens avtal?
Kontroll på avtalen
• kontroll över hur ändringar av avtalen hanteras?
Software Innovations 360° är en produktsvit för informationshantering. “360° Avtalshantering” är en anpassad lösning för verksamheter som vill samla alla typer av
avtal på ett ställe och hantera ändringar och uppföljningar under avtalens hela livslängd. 360° är byggd på
Microsoft-teknologi och tillåter användarna att arbeta i
välkända Microsoft-gränssnitt.
• lätt åtkomst till relevant avtalshistorik?
• ett system som följer upp deadlines och giltighetsperioder?
• en process för godkännande av avtal?
• en samlad översikt över alla aktörer relaterade
till ett avtal?
Administrationen kring avtal innehåller flera utmaningar. Det gäller att ha kontroll på avtalsutkast, ändringsförslag, tidigare avtal, involverade aktörer samt frister och status både i framtagning och i förvaltning av
avtalen. Kända frågeställningar är; vilken är den senaste
versionen av avtalet, när ska det förnyas och vem bär
ansvaret för det internt? Att ha kontroll på dokumentationen är en bra utgångspunkt för att undgå, eller att
komma vinnande ur, en eventuell tvist.
Process för avtalshantering
360° Avtalshantering ger:
• en gemensam plats för lagring av alla typer av avtal,
både internt upprättade avtal och scannade avtal
från leverantörer m fl.
• översikt över alla avtal och all korrespondens som
hör till varje specifikt avtal.
• bevakning av frister och automatiska besked när
avtalsperioden närmar sig sitt slut.
• tillgång till rätt version/revision av avtalen.
• behörighetskontroll så att konfidentiell information
kan döljas när det är nödvändigt.
Verksamheter som hanterar avtal måste säkra en god
informationshantering. Det gäller att se till att:
• tillgång till gemensamma mallar för olika typer av
avtal och enkel återanvändning av dessa.
• all information kring avtal lagras på ett samlat ställe
och inte lokalt på anställdas datorer.
• en process för godkännande av avtal.
• dokument finns på nätverket och därmed är
tillgängligt för alla.
• e-post och anteckningar sparas tillsammans med
avtalen.
• checklistor och rutiner sätts upp och följs av
berörda medarbetare.
• det finns förfallodagar och funktioner för påminnelser om frister som ses av mer än en person.
Detta ger en bra grund för arbetsplanering.
• översikt över leverantörer och kunder relaterade till
ett avtal, och kontaktpersonernas roller.
• historik med loggning och spårbarhet av viktiga
händelser och korrespondens under avtalets hela
livslängd.
• enkel och snabb åtkomst till olika avtal genom goda
sökmöjligheter och anpassade listor och översiktsbilder.
• ett välkänt användargränssnitt för användaren som
kan arbeta med avtalshantering i Microsoft Word,
Outlook och SharePoint.
360° Avtalshantering
Behov
&
budget
Urval
&
förhandling
Avtalsskrivning
Förlängning
eller
uppsägning
Stöd i avtalets hela livslängd
360° Avtalshantering stödjer medarbetaren under
hela avtalets livslängd. Ett avtal är ofta resultatet av en
upphandlings- och förhandlingsprocess. Därefter övergår avtalet i en leverans- och övervakningsfas innan det
kan vara aktuellt att ändra eller förnya avtalet. Under
hela denna process samlas information som är viktig att
ha tillgång till, både för den avtalsansvarige och för de
som levererar och mottager de produkter och tjänster
avtalet gäller.
I 360° Avtalshantering kan användaren hantera all information i avtalets livslängd, hantera ändringar och tillägg
samt följa upp frister och förfallodagar.
360° Avtalshantering
Unik datamodell
Anpassad efter kunden
360° Avtalshantering lämpar sig speciellt bra för att
hantera information i en sådan livscykel som just beskrevs. I lösningens ”datamodell” hanteras inte bara
avtalsdokumenten som sådana, utan även information
om partners, all korrespondens, möten och andra aktiviteter som utspelar sig under ett avtals livslängd samlas
på ett ställe. På så sätt får användaren enkelt och snabbt
tillgång till all relevant information i sammanhanget.
Registrering av information om avtalen är enkel. Kunden
kan själv administrera vad som är väsentligt att registrera, som exempelvis giltighetstider, ansvarig person
och allmän information om avtalen. Kunden kan också
skapa ett obegränsat antal avtalstyper och koppla till
olika mallar. Det kan vara avtalstyper som hyresavtal,
leverantörsavtal och anställningsavtal etc.
Skräddarsydd arbetsyta
Ärende
Fastighet
Dokument
Varje enskild medarbetare kan själv sätta samman en
skräddarsydd arbetsyta, ett virtuellt skrivbord, utifrån
sina önskemål och behov. Detta ger den enskilde snabb
tillgång till det som är viktigast för henne eller honom.
Det kan vara avtal som användaren ansvarar för och
uppgifter som måste följas upp.
Snabb åtkomst och många sökmöjligheter
360°:s unika datamodell där alla objekt är
sammanlänkade för effektiv åtkomst och sökbarhet.
När ett avtal är påskrivet är det viktigt att se till att det
signerade avtalet med originalbilagor arkiveras korrekt
och att det är enkelt att återfinna. I 360° Avtalshantering hanteras detta med hjälp av mycket goda sök- och
presentationsmöjligheter. I systemet finns till exempel
standardlistor och översiktsbilder över ”Mina avtal”,
”Avdelningens avtal”, ”Avtal som ska följas upp” osv.
Det innebär att all relevant information presenteras för
användaren när han eller hon öppnar upp 360° Avtalshantering. På så sätt slipper användaren lägga tid på att
generera rapporter eller söka upp informationen själv.
Användaren kan alltså välja att se på sina avtal utifrån
olika synvinklar. Avtalsinformation, korrespondens, dokument, kontaktpersoner m m sparas nämligen som
relaterad information. Med få klick får användaren en
samlad överblick samtidigt som arbetet blir mer effektivt
och informationssäkerheten ökar.
Användaren har dessutom full översikt över leverantörer
och kunder samt avtalen med dessa. I ”avtalsmappar”
finns samlad information om korrespondens, avtalade
möten och annan väsentlig information knuten till kontakten. Även finansiell data kan hämtas och presenteras
från ekonomi- och inköpssystem.
Projekt
Aktivitet
Kontakt
360° Avtalshantering
Rapporter
Rapporteringsmöjligheterna i 360° Avtalshantering är
många. Listorna som vi beskrev på föregående sida,
med exempelvis information om ”Mina avtal” och ”Avtal
som ska följas upp”, kan direkt exporteras till Excel. Information kan även hämtas ut och presenteras i mer
formaliserade rapporter, skapade i Microsoft Reporting
Services.
Behörighetskontroll
Det är enkelt att begränsa åtkomst till avtalen och information i dessa för att säkerställa att ingen obehörig får
tillgång till konfidentiell information. Vilka användare som
har behörighet till vad administreras i det komplexa, men
mycket flexibla behörighetssystemet. Användare, roller
eller grupper kan tilldelas behörighet att skapa, redigera,
läsa eller ta bort information. Olika avtalstyper kan ha
olika behörighetsuppsättningar.
Versions- och revisionskontroll
Vid all revidering av avtalsdokumenten (avtal och bilagor) används 360°:s funktioner för revisions- och versionskontroll. Då dokumenteras alla ändringar, spårbarhet säkras och nya ”officiella revisioner” skapas. På så
sätt råder det aldrig något tvivel om vilka ändringar som
gjorts och vilken version som gäller.
Samarbete underlättas
I 360° Avtalshantering går det att koppla s k virtuella
projektrum till upphandlingen. Det kan användas som
en samarbetsplats och för kommunikation mellan olika
parter, både internt i organisationen, men också med
externa parter. Här kan de olika parterna samarbeta
kring olika dokument, fördela uppgifter mellan sig, dela
kalendrar etc.
Exempel på skrivbord i 360° Avtalshantering. Användaren får snabb åtkomst till relevant information
utan att behöva lägga tid på att söka fram den själv.
360° Avtalshantering
Välkända användargränssnitt
Kort om produktsviten 360°
Med 360° Avtalshantering behöver användarna inte lära
sig några nya användargränssnitt. Lösningen är byggd i
Microsoft SharePoint och all funktionalitet finns tillgänglig
i Office och Outlook. Fördelarna för både användarna
och verksamheterna är många.
• 360° är en integrerad produktsvit för informationshantering som förutom avtalshantering innehåller
moduler för dokumenthantering, ärendehantering,
projekthantering och relationshantering.
Användarna upplever ett naturligt stöd i sin dagliga miljö
och slipper gå in och ut ur olika applikationer för att utföra sina arbetsuppgifter. Uppgifter kan utföras i 360°
Avtalshantering utan att användaren behöver lämna
Word och Outlook. Till exempel kan avtal skickas för
godkännande direkt från Word utan att användaren behöver öppna vare sig 360° eller Outlook.
Verksamheterna får en effektiv lösning som används fullt
ut och säkerställer att information inte försvinner eller
dubbellagras. Eftersom användargränssnitten är välkända blir utbildningsbehovet för t ex nyanställda minimalt.
Se gärna filmen om fördelarna med våra kända användargränssnitt på vår webbplats.
• Med 360° får verksamheter i både privat och offentlig sektor ett verktyg för att kunna tillmötesgå
den enorma ökningen av informationsmängden,
och de allt högre kraven på regelhantering, kunskapsdelning, effektiva processer och service gentemot kunder och medborgare.
• 360° representerar en helt ny plattform för informationshantering som är integrerad med Microsofts
SharePoint-teknologi och som gör det möjligt att ta
lösningen i bruk direkt från Outlook och Office.
• 360° är standardprodukt med modern funktionalitet,
färdiga applikationsmoduler och ”best practice”uppsättningar som gör det möjligt att snabbt ta
lösningen i bruk.
• 360° är byggd efter principerna kring SOA och
säkrar optimala möjligheter för integration till andra
lösningar.
• 360° är baserad på 25 års arbete med hundratals
verksamheter i Norden.
360° Avtalshantering
Software Innovation är med sina 350 anställda ett av Nordens främsta IT-bolag. Vi erbjuder tjänster och produkter inom områdena informationsdelning, dokument- och ärendehantering. Med 25 års erfarenhet inom området satsar vi målinriktat på att hjälpa våra kunder att få kontroll
över den ständigt växande informationsmängden.
Software Innovation | Box 6791 | 113 85 Stockholm | 08-555 123 00 | [email protected] | www.software-innovation.se