Dagens Industri - Lönsamma Affärssystem

ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
LÖNSAMMA AFFÄRSSYSTEM
MEDFÖLJER SOM TEMATIDNING I DAGENS INDUSTRI •JANUARI 2011
Trendspaning
– de stora systemen blir bredare,
de små blir smalare
System för
skogsbrukare
– komplexa produktionsflöden
kräver nya lösningar
Business Intelligence
– leder dig till rätt beslut
Catharina
–dela dina risker och framgångar med din leverantör
E-faktura – nu är det dags Ahlsell – om kundhanteringen
Förändra – med företagsarkitektur
Med oss kan din affärsverksamhet växa in i framtiden
Lawson - ledande inom affärssystem för tillverkande och distribuerande företag.
www.lawson.com
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 2
ledare
läs mer om...
Ni vill mer än att
kunna ringa
Affärssystem har en
förmåga att inte passera
någon obemärkt förbi.
Oavsett om du tillhör
lägret som ser det som
bolagets frälsare eller du
tillhör dem som ser det
som ett Säkert sätt att
förstöra något som uppenbarligen fungerar.
den senare tidens teknolo -
(jo, detta
uttryck passar sig här) har fört med
sig i många fall radikalt förändrade
förutsättningar. Med en marknad
som åtminstone i upphandlingsstadiet fullkomligt skriker efter
Software as a Service (SaaS), med
kraftiga fluktuationer i behov och
med en tabloidpress som ropar KRIS
så fort något oförutsett händer i ett
större projekt, så är köparens situation knappast avundsam.
Den utveckling vi har sett har
öppnat upp helt nya möjligheter
kring hur vi väljer att försörja oss
med affärssystem. Det har samtidigt
satt hård press på leverantörerna, och
Till viss del skiftat marknaden
från säljarens till köparens.
giska landvinningar
som har
hjälpt mig i mina funderingar kring
detta är att se affärssystemet som
en plattform. När jag undervisar
studenter på Chalmers eller Handelshögskolan kring detta exemplifierar
jag med en mobiltelefon.
Att rent funktionellt angripa
de krav jag har på en telefon (att
jag skall kunna ringa) är relativt
meningslöst, eftersom i stort sett
alla mobiltelefoner har en fullgod
funktionalitet för detta.
ett sätt att tänka
Johan Magnusson
Föreståndare Centrum för
Affärssystem, forskare
affärssystem och it-styrning
School of Business, Economics
and Law University of
Gothenburg
04 Trender
Det som är intressant är istället
vad MER jag kan göra med telefonen
när jag väl har den. Här blir analysen
aningen bredare, eftersom jag måste
titta på hur mitt val av
leverantör påverkar vad jag
faktiskt kan få ut för mervärde ur
telefonen.
mitt
fulla behov (detta kommer att förändras med tiden och jag kommer
att leva med telefonen under några
år) så måste leverantören vara del
av en miljö som gör att tillgången
eftersom jag inte vet
» Det som är intres-
sant är istället vad
MER jag kan göra
med telefonen när
jag väl har den.
så , mitt i denna djungel av
trebokstavsförkorningar ,
på "appar" är säkerställd. Apparna i
detta fall adderar ett direkt värde till
min grundinvestering.
lönsamma affärssystem
Projektledare: Magnus von Feilitzen, [email protected]
Produktionsledare: Mats Gylldorff, [email protected]
Affärsutvecklare: Marcus Carloni, [email protected]
Text: Christian von Essen, Annika Gavric, Anders Edström Frejman, Jonas Andersson Omslagsbild: Saplication
Grafisk formgivning: Sundin Reklamstudio AB Layout och repro: Annelie Sundgren
Distribution: Dagens industri, januari 2011 Tryck: BOLD/DNEX Tryckeri AB, Akalla, V-TAB Aröd AB,
Göteborg & MittMediaPrint, Örnsköldsvik.
Smart Media Publishing Sverige AB, Riddargatan 17, 114 57 Stockholm
Tel 08-660 84 39. Email [email protected] www.smartmediapublishing.com
Detta kräver att telefonen antingen är öppen, eller att den är så
marknadsdominerande att det finns
ett ekonomiskt motiv för tredje part
att utveckla appar. Om
Leverantören vill äga hela värdekedjan själv (dvs all vidareutveckling
av affärssystemet och kringliggande
funktionalitet) är det en monopolistisk återvändsgränd.
Det kräver även att telefonen
stödjer enkel integration av apparna,
och att jag inte kommer att dra på
mig merkostnader som följd av eskalerade underhållskostnader och
komplexitet. Detta återfinns i den
arkitekturella designen av systemet
och vilka standards man väljer att
bygga på.
förändrade prismodeller och nya
leveransformer så är det hela egentligen ganska enkelt. Kunden vill ha
ett värde, och detta värde kommer att
dimensioneras av hur väl leverantör
och kund förstår varandra.
Som kund kräver detta att man
vet och kan förklara vad man vill
uppnå med affärssystemet, inte att
man vill kunna lägga en order eller
betala en faktura.
Eller för den skull ringa.
05 Atlas Design expanderar med sitt affärssystem
06 Ahlsell om affärsprocessen
08 Expertpanelen om
affärssytem
10 Upphandling av
affärssystem
12 Business Intelligence
– bra beslutsstöd
14 Profilintervju
– Catharina Melander
16 Branschlösningar
18 Nya lösningar för
skogsindustrin
20 Branschlösning för
detaljhandeln
22 Cervera om sitt nya
affärssystem
24 Företagsarkitektur – viktigt för företaget
26 E-fakturan sparar tid, pengar och miljön
Detta är Smart Media
Smart Media utvecklar, producerar och finansierar temabilagor som distribueras
via välrenommerade dagstidningar. Varje temabilaga skapas av väl sammansatta
redaktionsteam. Och den grafiska produktionen görs av kreativa formgivare med
känsla för modern tidskriftsproduktion. Starkt ämnesfokus är vår grundläggande
idé. Genom exponering i våra temabilagor når våra
kunder den bärande tidningens hela spridningsområde
och selekterar automatiskt ut den målgrupp som är i
marknad för företagets produkter och tjänster.
Varför älskar användarna Pivotal CRM?
Pivotal CRM anses av många vara marknadens mest innovativa CRM-system, en
komplett marknadsförings, säljstöds- och
kundservicelösning. Dessutom finns det
färdiga funktioner för att aktivt använda
Facebook, LinkedIn, Twitter med flera
populära Sociala nätverk.
Utseendet och navigeringen i Pivotal CRM
speglar Microsofts välbekanta gränssnitt,
vilket uppskattas av användarna som får
en snabb inlärningsprocess.
Exempel på svenska användare av
Pivotal CRM är: Ahlsell, AMF Pension,
Coeli, Edenred, Företagarna, Handelsbanken, Lunds Energi, Ålandsbanken och
Öhman Fondkommision
”Pivotal CRM valdes bl.a. för dess
flexibilitet, enkelhet, integrationsmöjligheter och att systemet baseras på modern
Microsoftteknik”, säger Jonny Kohlström,
Chef Affärsprocesser, Ahlsell AB
Läs mer om Pivotal CRM och få tips om
hur du kan komma igång med att i
praktiken använda Sociala nätverk i ditt
CRM arbete.
Surfa in på: www.cdcsoftware.se/pivotal
För mer information, kontakta gärna:
CDC Software • Tel: 08-676 50 00
Mail: [email protected] • Web: www.cdcsoftware.se
Logica är ett ledande internationellt IT-tjänstföretag med 39 000 medarbetare, varav 5 200 i Sverige.
Vi erbjuder verksamhetsinriktade konsulttjänster, systemintegration och outsourcing till våra kunder runt
om i världen, inkluderande många av Europas största företag och organisationer. Logica skapar värde genom
att integrera människor, affärsverksamhet och IT. Med långsiktiga samarbeten och djup verksamhetsinsikt
skapar vi innovativa lösningar för våra kunders affärsbehov. Logica är noterat både på Londonbörsen och
på Euronext i Amsterdam (LSE: LOG; Euronext: LOG). Mer information finns på www.logica.se
Hur snabbt vill du nå
dina långsiktiga mål?
Hur ofta byter ni affärssystem? Förhoppningsvis inte lika ofta som
vi hjälper våra kunder att göra det. Därför har vi några goda råd att
komma med:
1. Ett riktigt bra affärssystem ska vara ständigt närvarande och
följsamt både i det dagliga arbetet och i förändringar.
2. Plattformen ska vara anpassad till din bransch och fungera
tillsammans med hela din IT-verksamhet.
3. Affärssystemet ska spara tid, pengar och ge dig nya möjligheter
nu och i framtiden.
4. Det sista rådet handlar om var du och ditt företag gör era affärer.
Därför ska du välja en partner som känner den lokala marknaden,
oavsett var i världen du agerar.
Eftersom vi finns på närmare 40 platser runt om i Sverige med fler än
39 000 medarbetare globalt, är chansen stor att vi finns där du finns.
Tillsammans kan vi skapa goda resultat med ditt affärssystem.
Oavsett om du har riktigt bråttom eller har ett mer långsiktigt mål i sikte.
Välkommen att läsa mer på logica.se/erp
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 4
TRENDER
Mats Dahl ser en trend mot att de stora affärssystemen blir allt bredare, medan de mindre blir allt smalare.
Varje verksamhet kräver sitt system
Trenderna inom affärssystemsmarknaden går mot
att de dominerande aktörerna ytterligare breddar och
fördjupar sina plattformar.
Samtidigt ökar fokuset hos de
mindre och nischade leverantörerna.
text Christian von Essen
Foto Emil Andersson
Alla affärsprocesser oavsett verksamhet
kräver idag ett väl fungerande systemstöd.
Därför har valet och tillämpningen av
affärssystemen blivit allt mer strategiskt
och därmed allt mer verksamhetskritiskt.
Dessutom håller gränserna mellan affärssystem, business intelligence, informations- och självbetjäningsportaler samt
mobila lösningar på att suddas ut.
– I dagsläget är trenden tydlig; kunderna satsar ännu mer på helt integrerade
plattformar och ställer betydande krav på
branschfunktionalitet, branschkompetens
och erfarenhet, säger Mats Dahl, affärsys-
temskonsult med många år i branschen.
– Microsoft, SAP och Oracle bygger
in eller lägger till allt mer i sina erbjudanden. Det är branschanpassade moduler
för till exempel produktion och logistik,
informations- och samarbetsportaler,
business intelligence – allt i en och samma
plattform.
Mats Dahl menar att kunderna också
ställer högre krav på företagen som implementerar affärssystem.
– Förutom att affärssystemen ska vara
kompletta förväntar sig kunderna att väletablerade implementatörer vet vad som
är bäst för sina kunder. Ingen vill längre
höra frågan ”vad vill ni ha?”. Konsulter
förväntas i stället säga att “så här gör vi”.
Därför utvecklas nu konsultverksamheter
till att omfatta både skickliga applikationskonsulter, branschexperter samt experter
inom förändringsprogram, ”Change
Management”. Dessutom tar de hand om
både serverdrift och applikationsförvaltning, application managemant.
Vilket i sin tur leder till en viktig trend
i sammanhanget: Cloud Computing. Även
de stora affärssystemen flyttar i allt högre
Söker du en
förändring
eller en
utmaning?
Hos oss erbjuder vi utmanande uppdrag och möjligheter att vara med i utvecklingen av vårt företag. Vi är
ett Managementkonsultbolag som söker seniora SAPkonsulter, vilka vill jobba med verksamhetsutveckling
samt säkerställa affärsnytta.
Läs mer på www.anchormc.se
»Jag
tror att
många av
de medelstora
affärssystemen
kan få det
svårare
framöver
när de
stora har
“allt”.
Mats Dahl
utsträckning till “molnet” och blir tjänstebaserade webblösningar. Något de små
företagen redan abonnerar på idag.
– Det här markerar en stor förflyttning
inom hela it-branschen, säger Mats Dahl.
Kunderna bryr sig mindre om tekniska
plattformar, systemintegration, licenser,
implementering och applikationsförvaltning. Och i stället lägger de all kraft på
den egna kärnverksamheten. Men oavsett
om man som kund väljer en traditionell
implementering och förvaltning av sitt
affärssystem eller en webbaserad tjänst
kommer ändå alltid affärsnyttan stå i
centrum, det vill säga hur affärssystemet
stödjer verksamheten. Även här har de
marknadsledande affärssystemen en
fördel, just för att de är stora och har
stora kundbaser, många partners och de
finansiella musklerna att kontinuerligt
investera i innovation och utveckling.
Resultatet blir att de största jättarna
breddar innehåll och möjliga lösningar,
för att kunna tillgodose så många behov
som möjligt.
– Jag tror att många av de medelstora
affärssystemen kan få det svårare framö-
ver när de stora har “allt”. I så fall krävs det
en ännu smalare nisch för att lyckas.
Vad är det oftast som skiljer i behoven
mellan företag av till exempel olika
storlek?
– Man måste alltid självklart utgå från
företagets strategier, planer och kärnprocesser. Affärssystemet är till för att stödja,
effektivisera och följa upp försäljning,
orderhantering, inköp, produktion och
logistik, samt de rent ekonomiska delarna
som redovisning, controlling och business
intelligence. Det är kombinationen av
detta som lägger grunden för valet av affärssystem, och för valet av den långsiktiga och kompetenta partner som man
behöver för att nå de mål och effekter man
eftersträvar, avslutar Mats Dahl. ■
Smart fakta:
Många företag har ekonomisystem
i sin administration, men med affärssystem menas ett övergripande
system som sköter alla företagets
administrativa processer.
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 5
Case
Känn trygghet inför internationell
expansion med ditt affärssystem
När antalet affärsprocesser ökar blir det allt viktigare med system som
ger överblick och styrning
över verksamheten.
text Annika Gavric
I september förra året bestämde
sig Atlas Design Group att byta sitt
affärssystem till ett som är utformat
för att passa branschspecifika krav
hos företag som tillverkat kläder,
skor, textilier och accessoarer. När
installationen är klar får Atlas Design
en möjlighet att på ett bättre sätt följa
hela kedjan av design, försäljning
och uppföljning av beställningar och
leverans till sina kunder på ett sätt
som hittills inte varit möjligt.
Historiskt har Atlas Design
Groups verksamhet kretsat kring en
huvudprodukt; slipsen. Sedan början
av 2000-talet har företaget vitaliserats och breddats i en omfattande
utvecklingsprocess. Företaget är i dag
ett modeföretag med internationell
närvaro.
en av Europas
ledande modeaktör för accessoarer
”hip and up” krävs ett effektivt affärssystem. I takt med att Atlas vuxit och
utvecklats har kraven ökat. Att fortsätta på den inslagna vägen var alldeles för komplicerat, tidsödande och
på många sätt ineffektivt. Med den
nya lösningen kunde Atlas Design se
en rad fördelar och tidsbesparingar
jämfört med tidigare lösningar.
– För Atlas Design som företag
ligger de största utmaningarna i att
hantera marknaden nationellt och
internationellt. Vi växer konstant och
kraven på ett effektivt IT-stöd ökar.
Våra planer är fortsatt internationalisering av verksamheten och då krävs
med målet att bli
det ett system som kan hantera den
miljön, allt från exempelvis varuflöden till valutahantering, berättar Jean
Raymond, vice VD på Atlas Design
Group.
Det nya affärssystemet innebär att
lösningen är utformad för att klara
utmaningar som till exempel stora
order- och transaktionsvolymer,
komplexa sortiment med avseende
på storlek, färg och modeller, kundernas krav på snabba leveranstider,
optimerade lagernivåer så att kraven
på snabb kundservice möts utan att
binda för mycket kapital i lager, god
kontroll på finansiell information i
produktionskedjan för att säkerställa
god lönsamhet och införande av
möjligheten att uppdatera information endast en gång.
Implementeringstiden snabbas
upp genom att 70 till 90 procent
av nyckelprocesserna som företag
i modeindustrin behöver redan är
färdigkonfigurerade. Detta är väldigt
tids- och kostnadseffektivt för ett
företag som snabbt behöver anpassa
sin verksamhet till ständigt uppkommande krav och förändringar.
– Det nya affärssystemet tilltalade
oss då de har en bred erfarenhet och
en djup förståelse för hur vår bransch
fungerar, samt att de presenterade
den bästa lösningen för våra framtida
behov. Med de nya verktygen ger vi
inte bara oss själva utan även våra
kunder och leverantörer en möjlighet
att följa hela kedjan från order till
leverans på ett sätt som gynnar alla
parter, förklarar Jean Raymond.
något som jean raymond
betonar är att projektet inte enbart är
ett IT- projekt, utan snarare ett verk-
Smart fakta:
Atlas Design Group, med
huvudkontor i Göteborg,
grundades 1943. Företaget
är idag ett modeföretag med
internationella ambitioner
som gör accessoarer, skjortor och stickade tröjor. På
branschspråk kallas den nisch
som varumärket Atlas Design
nu etablerat sig i för ”hip
and up”. Det är modedrivna,
lättrörliga produkter inom det
som kallas förr kallades för
ekipering. Atlas Design har
dotterbolag i Danmark, Norge,
Tyskland, England samt ett
produktutvecklingskontor i
Italien.
samhetsprojekt. Systemet kommer att
införas i alla länder där Atlas Design
är verksamma i, såsom Danmark,
Norge, Tyskland, England och Italien.
Samtliga avdelningar, projekt och
underprojekt kommer att beröras av
det nya systemet. Det kommer att ske
kontroller och uppföljningar kontinuerligt under projektets gång så att
Säkerställ
affärsnyttan för
din verksamhet
Innan man startar upp ett verksamhetsutvecklingsprojekt är
det viktigt att förstå orsakerna
bakom, samt varför man vill
förbättra processen.
– Många företag gör det misstaget att kliva in alltför tidigt
i IT- projekt och tror att den
interna effektiviteten kommer
per automatik. Oftast blir resultatet att företaget har slösat
bort pengar på ett system som
de inte vet hur de ska använda
på rätt sätt. Det krävs först en
visualisering och förståelse hos
ledningen för verksamheten så
att man kan ställa rätt kravprofil, berättar Claes Östman, VD på
Anchor Management Consulting.
Anchor Consulting Management bedriver SAP- projekt hos
verksamheten med hänsyn till
dess operativa krav fram till och
med realisering av förbättringar.
– Vi vill hjälpa verksamheten
att bli bättre kravställare och
säkerställa affärsnyttan för SAPprojekt. För att detta ska kunna
uppnås måste man ta reda på
vad själva problemet är. Cross
functional team är en viktig del
i det här, eftersom det blir en
bättre lösning om man får med
synpunkter från olika organisations- och funktionsgränser.
Efter den tekniska implementationen och utrullningen
av IT- applikationen stöttar de
organisationen genom att sätta
upp en metodik som hanterar
kontinuerliga förbättringar och
operativa krav mot verksamheten, processerna och SAPlösningen.
»Med de nya verk-
tygen ger vi inte bara
oss själva utan även
våra kunder och leverantörer en möjlighet
att följa hela kedjan
från order, till leverans på ett sätt som
gynnar alla parter.
Jean Raymond
synpunkter och information från de
berörda kan fångas upp.
– Samtliga uppsättningar förväntas sätta igång senast i mitten av
februari i år, så vi är inte i mål än.
Mestadels har implementeringen gått
smärtfritt till men det har självklart
uppkommit problem under resans
gång. Det har då handlat om att
användarna inte alltid har förstått
hur de ska gå tillväga i och med att
det är ett helt nytt system de har att
göra med. Detta har lett till att det
har skett en liten tidsfördröjning men
generellt sett anser vi att implementeringen har gått enkelt till. ■
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 6
CRM
Hallå där Niklas
Rönnbäck på CDC
Software:
Hur fungerar ett Supply Chain
Management-system?
– Man kan säga att det knyter
ihop försäljning, distribution,
inköpsarbete och lager. Vi
har många stora kunder som
använder våra system, bland annat Astra Zeneca, Norgesgruppen, Schenker, ICA i Norge och
Ahlsell.
Vad är speciellt med ert system?
Jonny Kohlström fick i 2008 uppdraget att likrikta affärsprocesserna inom Ahlsell. Ett skräddarsytt CRM-system blev grunden i förändringsarbetet.
Ahlsell räknade hem CRM-projektet på ett år
Ett CRM-system som hämtar detaljerad kundinformation från sju andra system
gav en effektivare vardag
för grossistjätten Ahlsells
3000 säljare. På ett år har
investeringen lönat sig.
text Christian von Essen
foto Ahlsell
Ahlsell har de senaste åren levt enligt
en tämligen aggressiv förvärvsstrategi. De har köpt ett antal bolag som
har införlivats i verksamheten på
bara några månader. Men att få alla
processer att fungera tar längre tid
än så.
Jonny Kohlström påbörjade sitt
uppdrag som chef för affärsprocesser
på Ahlsell 2008. Det fanns ett behov
av att likrikta verksamheten, som
sträckte sig till olika regioner, länder
och inom olika – om än besläktade –
branscher.
– Vi hade 250 försäljningschefer med varsin bedömningsgrund,
säger han. Vi var tvungna att likrikta
processerna och hitta former för att
man på olika nivåer och på olika
marknader ska kunna enas om vad
som är en lönsam affär och hur vi
bedömer våra kunder.
i ett
nytt CRM-system som Ahlsell valde
att döpa om till ahead för att bättre
passa in med varumärket. Man såg
närmare på de olika drivkrafterna
som verkade bakom kundernas beteenden. Dessutom började projektet
fördela intäkter och kostnader ner på
varje enskild kund.
– Det var viktigt för oss att
kartlägga kundernas köpbeteende,
säger Jonny Kohlström. På så sätt
kunde vi få kunderna att välja ett mer
lönsamt köpsätt, till exempel genom
att höja ordervärdet istället för att
handla många gånger. Varje faktura
kostar våra kunder minst 500 kronor
att hantera, så det är något vi båda
tjänar på.
I ahead synliggörs all information som kan tänkas relevant om
kunden, vilket enligt Jonny Kohl-
denna insikt resulterade
» Vi var tvungna
att fråga oss: vilken
information har vi,
och vilken vill vi ha?
Jonny Kohlström, Ahlsell
sin information från sju andra
system. En av fördelarna med ahead
är att det ger säljarna en så kallad
"early warning" när något förändras
hos kunden. Det kan handla om en
minskad omsättning eller en uppfylld
kreditlimit. Dessutom varnar systemet för avtal med en månad kvar –
med 130.000 avtal blir den manuella
hanteringen omöjlig.
funktion
är en särskild märkning på samtliga
produkter som bidrar med mer än 20
procent till en energieffektivisering.
Detta går i linje med EU:s miljömål
om 20 procent lägre energiförbrukning till 2020. Men det stannar inte
där, utan vid varje offert bifogas
konkret information om exakt hur
varje produkt bidrar till den påstådda
effektiviseringen.
– Det handlar om kunskapsspridning, säger Jonny Kohlström.
Det finns mycket man kan göra för
miljön, och min åsikt är att man
både inom industri och kontor kan
spara betydligt mer än målet på 20
procent. ■
en annan uppskattad
ström utvecklar säljkårens affärsmannaskap eftersom deras kunskap och
ansvarskänsla stärks.
– I förlängningen handlar det här
egentligen mer om förändringsledning än om bara ett nytt system för
information. Vi vill vara på kundens
sida hela tiden och utveckla affären
tillsammans med dem.
kundrapporterna delas in i
interna och externa, varav de senare
kan begäras ut av kunden själv för
att få koll på sina affärer med Ahlsell.
I denna rapport framgår allt från
genomsnittligt ordervärde till möteshistorik och offerter. ahead hämtar
Specialisten på
förvaltning
av SAP-system.
– Bland annat kan man styra
lagerplocket helt med hjälp av
röststyrning, vilket är oerhört
tidseffektivt. Alla plockare har
ett headset och får via röst
instruktioner på vad som ska
plockas. Systemet känner igen
din dialekt, och du kan välja om
du vill prata på ett annat språk.
Er andra stora del är ett CRMsystem – går det ihop med SCM?
– Ja, det handlar om hur man kan
bli ännu effektivare i kundrelationerna, och en sammankoppling
av dessa två blir allt vanligare
hos våra kunder. Tidigare fick
säljarna växla mellan olika
system för att få en helhetsbild
över sin kund. Denna information
finns nu samlad i CRM-systemet
vilket sparar mycket tid. Säljaren
kan även se hur kundernas
relationer ser ut på de vanligaste
sociala nätverken.
Blir systemen större eller mer
nischade?
– Det har varit mycket fokus på
helhetslösningar ett tag, men vi
ser nu ett betydligt större intresse för best-of-breed-lösningar,
där flera specialistleverantörer
bildar en helhetslösning.
Vårt mål är att hjälpa våra kunder att förvalta sina SAP-system på
det mest effektiva och lönsamma sättet.
Vår unika kompetens består av två saker: vi har stor erfarenhet av att driva förvaltningsprocesser och vi har specialistkunskaper om SAPs utvecklingsplattform. Vi vet helt enkelt vad som
krävs för att få systemen att fungera. Och vi förstår vad som
driver våra kunders affärer.
Eftersom vi i huvudsak bara ägnar oss åt att förvalta SAP
så har vi blivit riktigt bra på det – det lönar sig att fokusera på en
enda sak. Vår erfarenhet och vårt kunnande ger flera fördelar:
• Vi vet vad som krävs för att få systemen att fungera – och vi
förstår vad systemen betyder för en användares affärer.
• Vi kan allt om SAPs utvecklingsplattform.
• Vi har sett det mesta och är beredda på allt.
• Vi tycker att SAP-förvaltning är väldigt roligt!
• Ni sparar pengar. Vi förädlar, effektiviserar och vidareutvecklar
ert SAP-system.
Gamla Brogatan 11, 111 20 Stockholm.
Tel: 08–632 47 00. [email protected]
ANNONS
Ett affärssystem som kan anpassas till verksamheten
Idag kräver moderna och framgångsrika företag
ett flexibelt affärssystem som snabbt kan anpassas efter nya förutsättningar.
– Efter en tuff utvärdering valde vi affärssystemet Jeeves Universal ifrån
Infocube. Jeeves ger ett standardsystems fördelar i form av en funktionalitet
som ständigt utvecklas, samtidigt som systemet är flexibelt och kan anpassas
till våra flöden och funktionskrav, i den takt verksamheten utvecklas.
I framgångsrika företag råder optimal samverkan mellan alla delar i verksamheten. Strategi, affärsprocesser, organisation, nyckeltal och affärssystem är fullt
integrerade med varandra. När någon av delarna förändras på grund av yttre
eller inre omständigheter påverkas hela företaget. Processerna måste vara så
effektiva som möjligt för att verksamheten ska fungera optimalt och för att
företaget ska vara konkurrenskraftigt på en allt tuffare marknad. Detta är något
som Väderstad tagit fasta på.
Infocube är en marknadsledande konsultpartner med fokus på Jeeves för tillverkande företag och koncerner. Med en omsättning på över 100 MSEK, fler än
350 kunder i 21 länder och 80 anställda i ett gemensamt bolag, uppvisade man
den kompetens som krävdes av Väderstad.
Väderstad är ett familjeägt företag som startade redan 1962, då som en enmansrörelse. Idag har man 550 anställda i Väderstad och 130 anställda i internationella dotterbolag. Väderstads jordbruksmaskiner är ett begrepp i branschen och med en konstant ökande efterfrågan, nya marknader och en mycket
aktiv produktutveckling, ställdes nya krav på verksamheten och affärssystemet.
– Vi hade hamnat i ett läge med uppdämda behov av förändringar och förbättrat stöd för våra flöden, men fast i ett gammalt och omodernt affärssystem
med betydande specialanpassningar. Vi insåg snabbt att det skulle kosta lika
mycket att uppgradera vårt befintliga system och anpassa det, som att byta till
ett nytt och modernare affärssystem, berättar Torbjörn Andersson, projektledare på Väderstad.
Många företag anlitar konsulter då de vill hitta ett passande affärssystem. De
sätter upp en detaljerad kravspecifikation och utifrån det väljer de system.
– Med ett sådant tillvägagångssätt är det lätt hänt att man låser in sig i ett
fyrkantigt tänkande. Vi ansåg att kompetensen inom företaget var mycket god
för att själva ta reda på vilket system vi skulle ha. Externa konsulter kan aldrig
på kort tid förstå verksamheten samt dess krav och utmaningar på samma sätt
som de personer som befinner sig inom företaget. Dock är det en kritisk framgångsfaktor att hitta en konsultpartner med rätt kompetens för att lyckas med
själva systemimplementationen.
Väderstads första steg i jakten på ett nytt affärssystem var att utröna vilka leverantörer respektive system som kunde vara aktuella. En grovgallring gjordes
bland dessa, varefter två system via olika konsultpartners kvalade in till slutgiltig granskning. Dessa ställdes mot varandra och försågs med cirka 45 principer
som skulle simuleras och sedan jämföras i en testuppsättning.
– Det var deras förmåga att engagera sig, tolka och förstå vår verksamhet
som ledde till att vi valde dem som leverantör av Jeeves. Det har visat sig vara
ett väldigt lyckosamt beslut. Vi har fått en kraftigt förbättrad materiallogistik,
ökad lageromsättningshastighet och
minskad kapitalbindning i lager.
Vi har fått en god
realtidskontroll
över verksamheten,
data och siffror är
ständigt tillgängliga
och tillförlitliga.
– Affärssystemsprojekt innebär
alltid en stor utmaning och medför ofta komplikationer. Detta har vi klarat oss ifrån genom att vi
gjorde en gedigen implementationsförstudie, där vi förankrade systemet hos
chefer och nyckelanvändare på alla nivåer. Det viktiga var att det gick att realisera och utveckla nästa etapp.
Med hjälp av Jeeves har Väderstad förutsättningar för fortsatt effektivisering
och verksamhetsnytta. I blickfånget ligger ytterligare integrationer gentemot
andra system samt fortsatt automatisering respektive reducering av manuell
databehandling.
– Det bästa är att vi på egen hand kan göra långtgående utveckling av
systemets funktion. Tillsammans med Infocube genomför vi mer strategiska effektiviserings- och utvecklingsprojekt. På detta sätt blir vi själva ständigt bättre,
samtidigt som vi använder de seniora konsulterna till det som de är bäst på,
avslutar Torbjörn Andersson.
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
8
EXPERTPANEL
Experterna om affärssystem
Bör vi se över våra affärsprocesser i samband med att vi implementerar ett nytt affärssystem? Vilka är de viktigaste trenderna inom affärssystem? Vad är viktigt att tänka på vid upphandling av affärssystem? Vi är ett växande företag med komplex verksamhet, hur bör våra
urvalskriterier se ut när vi väljer affärssystem? Experterna svarar.
Thomas Säld,
Niels Mejer
Stefan Grahn
Senior VP Research &
Development
Försäljningsansvarig
VD
IFS World Operations
AB
Midport Scandinavia AB
Deltek
Sverige
Charlotte
Darth
Marknadsdirektör
Lawson
– Ja, ett bra affärssystem är baserat på många års
branscherfarenhet och produktutveckling i nära
samarbete med kunder i den aktuella branschen.
Ett sådant systems möjligheter att stödja branschens och det specifika företagets affärsprocesser,
och därmed öka affärsnyttan, rekommenderar
vi starkt att man ser över så tidigt som möjligt i
implementeringen.
– Generellt är affärssystem och affärsprocesser tätt sammanvävda. Många
gånger kan man dra nytta av att affärssystemet har fördefinierade processer som bygger på ”Best Practice”.
Genom att utnyttja dem kan man på
ett enkelt sätt förbättra sitt arbetssätt
och därmed få ut synergieffekter av ett
implementationsprojekt.
– Det är ett bra tillfälle att analysera hur affärsprocesserna kan
utvecklas och effektiviseras. Om organisationen väljer en branschanpassad lösning med djupt processtöd (vilket vi rekommenderar) finns ofta stora fördelar i att utnyttja den inbyggda “best practice” som finns i lösningen. – Många av de företag vi träffar byter
affärssystem därför att de vill effektivisera sin verksamhet. När man väljer
ett affärssystem som är skräddarsytt
för sin bransch ges man möjlighet att
utforma sina sina processer utifrån
”best practice”. Då är det rätt läge att se
över hur man arbetar.
2. Vilka är de viktigaste trenderna inom
affärssystem?
– Flexibilitet, förenkling och innovation. Inte
enbart fokus på att utveckla ny teknologi utan
lika mycket på att finna nya sätt och områden för
användning av existerande teknologier för bättre
användbarhet. Molnbaserade tjänster ökar inte
nödvändigtvis användbarheten, däremot ser vi en
utveckling mot större fokus på en kombination
av moln och traditionellt affärssystem (Software
+ Service) där huvuddelen av affärssystemet
(ekonomi, produktion, logistik m m) körs som
tidigare men med molnbaserade tjänster som tilllägg för vissa funktioner och mindre affärskritiska
delprocesser. Det är också IFS’ strategi och vi har
redan utvecklat lösningar för det.
– Det finns många trender inom ERP,
Saas, integrationer, etcetera. Men en av
de viktigaste trenderna är att köparen
i dag måste motivera investeringen
som mer solid. Affärssystemet måste
visa på avkastning omgående, i form
av resultat och nytta, för att investeringen ska genomföras. Analyser i
form av ROI (Return On Investment)
är betydligt mer vanliga i dag.
– Med högre krav på ROI från en
affärssysteminvestering måste affärssystemleverantörerna idag påvisa och leverera lösningar fokuserade på förbättringseffekt och med hög användbarhet, roll och processorientering, möjlighet att samverka med befintlig teknologi och smart beslutstöd.
– Affärssystemen ska vara branschanpassade, vilket ställer höga krav på
både programvaran och på leverantörens kunskap om de branscher man
vänder sig till. Kunderna efterfrågar
flexibilitet i samarbetet – alltifrån hur
man får tillgång till affärssystemet till
möjligheten att endast betala för det
man nyttjar. Detta ökar efterfrågan på
molntjänster.
3. Vad är viktigt att
tänka på vid upphandling av affärssystem?
– Ur ett produktperspektiv är det viktigt att
systemet är anpassat till sin bransch. Leverantören
bör ha relevanta referenser som kan bekräfta att
systemet hanterar branschkrav på ett bra sätt.
Detta förenklar också själva implementeringen
och eventuella anpassningar som ska tas fram.
Det är också viktigt att leverantören kan erbjuda
en helhetslösning bestående av kompetent personal med branscherfarenhet och en bra produkt.
Ett bra affärssystem ska dessutom vara enkelt,
flexibelt och skalbart så att man snabbt kan implementera lösningen i hela organisationen och få en
mätbar affärsnytta av investeringen.
– Att i ett tidigt skede klargöra det
verkliga behovet. Fokus ska ligga
på kärnverksamheten. Det är också
viktigt att kräva realistiska tidsplaner,
projektomfång, etcetera, från leverantörerna. Naturligtvis också att bara
utvärdera affärssystem som man kan
växa och utvecklas tillsammans med.
– De flesta affärssystem i dag har acceptabel grundfunktionalitet för ekonomi/redovisning. Utvärderingen bör därför fokusera
på förbättringseffekter genom hög
användbarhet, stöd för organisationens affärsprocesser och
smart beslutstöd. Leverantören ska påvisa relevant branscherfarenhet och branschreferenser. – Välj en leverantör som kan din
bransch och som kan uppvisa goda
referenser. Man ska välja en samarbetspartner med liknande värderingar. Det borgar för en stabil och
långsiktig affärsrelation. Lägg extra
vikt vid användarvänlighet. Det
ska vara enkelt att införa, äga och
använda affärssystemet.
– En komplex verksamhet behöver ett avancerat
affärssystem som hanterar samtliga processer på
ett bra sätt. Systemets användarvänlighet är inte
mindre viktig – om verksamheten är komplex bör
affärssystemet bidra till förenkling, inte tvärtom.
En verksamhet som växer, eller har ambitioner att
växa, behöver dessutom ett flexibelt och skalbart system så att lösningen kan utvidgas utan
problem eller hög kostnad. Det är också viktigt att
leverantören av affärssystemet, utöver branscherfarenhet, har erfarenhet av implementering i de
aktuella länderna. Det möjliggör en standardisering av affärsprocesserna i ett globalt perspektiv –
ett viktigt kriterium för att uppnå bättre kontroll,
effektivitet och lönsamhet i HELA organisationen.
– I dag vänder sig även de stora
affärssystemen till mindre företag.
Flexibilitet och möjlighet att skala ner
lösningar för att även passa den lilla
verksamheten gör det möjligt. På så
vis kan mindre företag dra nytta av
stor funktionalitet i vissa moduler i
kombination med att utnyttja enkelhet
i andra moduler.
– Sannolikt ska ni leva med er Sannolikt ska ni leva med er nya lösning i 10 till 15 år och ni ska därför välja en utvecklingsbar plattform som erbjuder flexibilitet
vid förändringar, modern teknologi och goda integrationsmöjligheter. Välj också en leverantör som ni
känner att ni vill ha som partner
och bollplank under lång tid framöver. – Välj en samarbetspartner som du
känner förtroende för. Relationen
mellan kund och leverantör är ofta
avgörande för hur framgångsrikt
projektet blir. Välj ett system som är
speciellt anpassad för din bransch.
Då får du ”best practice” på köpet.
Sist men inte minst , välj en leverantör som kan erbjuda flexibilitet i
nyttjande och prissättning. Då kan du
utöka användandet efterhand som du
behöver det.
4. Vi är ett växande
företag med komplex
verksamhet, hur bör
våra urvalskriterier
se ut när vi väljer affärssystem?
Bokför och fakturera på internet!
Visma Avendo eEkonomi. Läs mer på vismaspcs.se eller ring 0470-70 61 00.
.0526
1. Bör vi se över våra
affärsprocesser i
samband med att vi
implementerar ett
nytt affärssystem?
Är du CEO, COO, CIO eller CFO
i en projektorienterad kunskapsorganisation?
Genom att ersätta ert affärssystem med en branschanpassad, rollbaserad och
process-orienterad lösning baserad på mer än 20 års erfarenhet har du möjlighet
att uppnå följande:
säker kontroll och styrning över era projekt
ökad lönsamhet per projekt
förbättrat kassaflöde och utnyttjande av ert rörelsekapital
effektiva och flexibla arbetsprocesser
faktabaserat beslutstöd i realtid
en optimerad pipeline/offertstock
analysmöjligheter som kan förbättra lönsamheten per kund
verktyg för att utveckla era medarbetares kompetens och produktivitet
möjlighet att optimera era resurser och er kapacitet
transparent och systematisk styrning av er tjänsteportfölj
gemensam plattform för att fånga och dela kunskap
clients
know-how
Vill du veta mer om hur våra
lösningar skapar värde för våra kunder?
Kontakta oss på [email protected]
finance
people
projects
reporting & business intelligence
Deltek | Maconomy är den ledande globala leverantören av värdeskapande affärssystem till projektorienterade kunskapsorganisationer. Vi har 1400 passionerade medarbetare som varje dag hjälper våra 14 000
kunder realisera mätbara förbättringseffekter baserat på branschkunskap och spjutspetsteknologi.
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
10
UPPHANDLING
Öka livslängden av
affärssystemet
När ett företag väljer system finns det oftast upp till 15 till 20 olika kriterier som tillsammans skapar underlaget till beslutet.
Upphandling av affärssystem
Ett CRM-system som hämtar detaljerad kundinformation från sju andra system
gav en effektivare vardag
för grossistjätten Ahlsells
3000 säljare. På ett år har
investeringen lönat sig.
TEXT JONAS ANDERSSON
FOTO HERBERTNATHAN & CO
Att upphandla och byta affärssystem handlar inte om teknik. Det
handlar istället om förmågan att
kunna analysera, förstå och utveckla
sina verksamhetsprocesser. För att
vara framgångsrik i en allt hårdare
konkurrenssituation krävs det ett
modernt och branschanpassat affärssystem. Genom att planera och
genomföra upphandlingen enligt en
beprövad modell kan man förebygga merparten av de problem och
utmaningar som ofta uppstår under
installationen. samtidigt som man
skapar goda förutsättningar till att
uppnå förväntad nytta av det nya
affärssystemet.
För ett medelstort företag krävs
det i genomsnitt fyra till sex månader
för att genomföra en upphandling,
från initial behovsanalys till ett
slutligt avtal med vald leverantör.
För tillverkande företag och mer
komplex verksamhet kan dock upphandlingstiden uppgå till sex till åtta
månader. Omfattningen av upphandlingen hänger samman med behovet
av processförändringar hos kunden
och den delaktighet och engagemang
som krävs från ledning, processägare
och många övriga medarbetare.
För att nå ett enigt beslut kring
val av system och leverantör är det
viktigt att ställa upp ett väldokumenterat och objektivt beslutsunderlag. Underlagen skall inkludera
ett flertal nödvändiga kriterier och
förutsättningar för att komma fram
till det val som är rätt för den egna
verksamheten. Det är viktigt att vara
uppmärksam på att det inte finns
KEEPING
YOUR
BUSINESS
IN
MOTION
WWW.IFSWORLD.COM/AGILE
något affärssystem på marknaden
enligt modellen ”One Size Fits All”.
Det system som fungerar utmärkt en
specifik verksamhet kan mycket väl
vara rena katastrofen för en annan
verksamhet.
En effektiv upphandlingsprocess
kännetecknas av att verksamheten
strikt fokuserar på de mest kritiska
kärnprocesserna samt att underlagen
dokumenteras med rätt ambitionsnivå. För att klara detta krävs det en
strukturerad modell och etablerade
mallar att arbeta med.
När ett företag väljer system finns
det oftast upp till 15 till 20 olika
kriterier som tillsammans skapar un-
derlaget till beslutet. Dessa kriterier
omfattar både systemleverantören,
affärssystemet och medverkande
implementeringspartners. De främsta
kriterierna som oftast får högst
viktning är: Funktionalitet, Teknik,
Leverantör och Kostnad.
Under senare år har det blivit
praxis att under upphandlingen
genomför en nyttoanalys för att
värdera vilken faktisk nytta som investeringen kommer att leda till. En
genomförd nyttoanalys bidrar till att
både öka kvaliteten i upphandlingsprocessen och öka möjligheten till att
realisera den förväntade nyttan med
investeringen. Q
Smart fakta:
Identifiera företagets behov och krav på en lämplig och rimlig nivå.
Undvik extremt omfattande och detaljerade kravspecifikationer.
Arbeta sparsamt med tiden under upphandlingsfasen. Det huvudsakliga förändringsarbetet sker under implementeringen, trots gedigna
kravspecifikationer.
Affärssystemen har idag
omfattning och kapacitet till
att kunna stödja kunden under
väldigt många år. Problemet är
att kundens organisation efter
installationen träder in i dagliga
rutiner utan ork och ambition till
förbättringar. Detta leder till att
utvecklingen avstannar och att
investeringen successivt förlorar
sitt värde. Inom en period av fem
till sju år det är återigen dags att
genomföra ett systembyte med
en slitsam installation.
Med en kontinuerlig och aktiv
systemförvaltning är det däremot
fullt möjligt att öka livslängden av
affärssystemet till åtminstone 15
till 20 år samtidigt som systemet
hela tiden uppfattas som modernt
och ändamålsenligt. Tidigare
överlät ledningen ansvaret för
systemets underhåll och utveckling till IT-avdelningen. Idag går
allt fler företag och organisationer ifrån detta.
Den nya modellen innebär att
kunden redan under upphandlingen upprättar en organisation
som ansvarar för att realisera
värdet av det nya affärssystemet.
För att klara detta måste det vara
klarlagt på vilket sätt det nya systemet skall stödja verksamheten
och hur affärsnyttan kommer att
uppstå. Syftet är att affärssystemet skall bli fullt integrerat i den
dagliga verksamheten samt ingå
som en grundbult i den långsiktiga utvecklingen av verksamheten.
En modern systemförvaltning
är bemannad med processägare
och dagliga användare som kontinuerligt trimmar och förädlar
arbetssätt och funktionalitet.
Befattningsbeskrivningen för
processägare bör omfatta ansvar
även för det it-stöd som tillhörande affärsprocesser bygger
på. Processägaren bör agera
visionär, beställare och sponsor
för den förädling som löpande
krävs för att verksamheten skall
vara konkurrenskraftig.
Med över 2 700 medarbetare världen över utvecklar och levererar vi flexibla affärssystem till kunder i utvalda branscher. Våra branschlösningar
är baserade på lång erfarenhet, gedigen kompetens och ett nära samarbete med kunderna – vi kallar det Industry Excellence.
Bättre effektivitet och kontroll när
SkiStar införde Visma Business!
Med en marknadsandel i Sverige på cirka 50% har SkiStar, förutom flertalet
alpina skidanläggningar och härlig snö, också ungefär 40 000 leverantörsfakturor
per år. Med det flexibla och intuitiva affärssystemet Visma Business och
Visma Invoice Manager har administrationen fått upp både farten och kontrollen.
– Både inskanning och sökning går mycket fortare nu. Det är ett väldigt lättarbetat system med fakturahanteringen helt integrerad med själva affärssystemet
och sökmöjligheterna är nästan oändliga. Vi kan söka på verifikationsnummer, belopp
eller kontonummer och få fram all information vi vill ha. Det är väldigt smidigt.
Lisa Backjanis, arbetsledare ekonomiavdelningen, på SkiStar
visma.se/vismabusiness
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
12
BUSINESS INTELLIGENCE
Implementering med
rätt metodik
En investering I Business Intelligence är en nödvändighet för de flesta företag och organisationer.
Att kunna filtrera fram rätt
information leder till rätt beslut
Rätt använt beslutstöd
och god beslutskultur ökar
kostnadsmedvetenheten,
skapar effektivare sälj och
ger mer lönsamma affärer.
TEXT ANNIKA GAVRIC
Många företag måste få en bättre
analys och rapportering av sin verksamhet för att kunna öka omsättningen. De frågor de då bör ställa
är: vilka kunder och produkter är
lönsamma, var i verksamheten kan
man sänka sina kostnader, vad är
risken i kundfordringarna? Business
Intelligence lösningar är då en relativt liten investering som ger snabb
avkastning.
Att investera i Business Intelligence är både en självklarhet och
en nödvändighet för de flesta företag
och organisationer. Men det gäller
också att utnyttja resurserna på rätt
sätt och så effektivt som möjligt. Det
handlar om att samla kompetens
och verktyg för Business Intelligence
inom en organisation. Såväl ITavdelning och affärsverksamhet som
ekonomi- och säljavdelning kan behöva engageras. Tidigare var det mest
IT- avdelningarna som hade hand
om Business Intelligence-instrumenten men nu krävs engagemang från
andra verksamhetsområden. Det
handlar om att uppnå samkörningsfördelar och implementera dem så
att det blir hållbart i längden och att
olika verksamhetsgrenar kan framföra sina olika frågeställningar.
i
gamla spretiga system, där olika avdelningar arbetar med olika metoder
och program för rapportering vilket
leder till ineffektivitet och dubbelarbete. Men det handlar inte bara
om att få kontroll på siffrorna utan
också att kombinera det med förändring av ledarskap, beslutskultur
och arbetssätt. Business Intelligence
IBLAND SITTER FÖRETAG FAST
handlar om mycket mer än att hitta
systemlösningar. Många företag har
ett behov av enhetlighet beträffande
informationshantering. Man måste
veta vilka produkter och kunder man
tjänar pengar på och ha en integrerad
uppföljning med snabba prognoser.
Då måste informationen hänga ihop
mellan sälj, ekonomi och produktion.
Det går inte att ha olika informationsöar där överblick saknas.
Att engagera medarbetarna i
förändringsarbetet är av största
vikt. Varför Business Intelligence
satsningar ibland inte har lyckats kan
bero på att man inte har fått med sig
medarbetarna. Det handlar om nya
sätt att arbeta och tänka. Då måste
man också ha utbildning under
arbetets gång så att medarbetarna
känner att de kan lita på siffrorna
och förstå gränssnittet så de känner
sig bekväma när man lanserar det
nya systemet.
Business Intelligence system är
inte klart när det är installerat. För
att få ut nyttan av investeringen krävs
en tydlig strategi för hur Business
Intelligence-lösningen är tänkt att
användas. Åtminstone fem områden
måste täckas för en lyckad Business Intelligence-satsning: anpassade verktyg, etablera samverkan
användare och IT, tydlig målbild för
användandet, kultur och organisation, utbildningsbehov. Starta med att
prioritera vilka behoven är och börja
med det viktigaste. Det kan vara bra
att anlita en rådgivare som kan vara
ett bollplank under förberedande fasen. Få med användarna från början.
Var noggrann i kravställningsfasen.
En bra Business Intelligence-lösning
ska stötta verksamhetens samtliga
processer. Den enskilt viktigaste
framgångsfaktorn är att projektet
drivs av verksamheten tillsammans
med en leverantör som har erfarenhet och förmåga att hantera verksamhetsprocesser i kombination med
ett modernt Business Intelligenceverktyg. ■
Många investeringar i affärssystem
nära produkter såsom Business
Intelligence (BI) misslyckas med att
ge de resultat som förväntas. Med
rätt projektmetodik hade flertalet
av dessa misslyckanden kunnat
undvikas.
Orsaken är ofta att man inte
gjort sin hemläxa och att man
sedan drar igång ett Business
Intelligence-projekt utan konkreta
ramar. Resultatet blir ofta flera lokala och osynkade öar av lösningar,
avsaknad av gemensamma nyckeltal samt en överskriden budget.
– Strukturerade arbetssätt för att
säkerställa projekt är oerhört viktigt. Att rätt steg tas i rätt ordning
är grundläggande för att skapa
de rätta förutsättningarna för en
framgångsrik lösning, säger Stefan
Olsson, vd och med över 20 års
erfarenhet av Business Intelligence
på företaget Advectas.
Advectas har utvecklat en projektmetodik för att säkerställa resultatet av investeringen i Business
Intelligence.
Viktiga delar i ett projekt är
definitionen av mål och nyckeltal, harmonisering av de interna
begreppen samt uppsättning av
en konceptuell design innan själva
konfigureringen av lösningen påbörjas.
– Utöver att ha kompetens om
Business Intelligence-produkter,
metodik och kundens verksamhet
så krävs även detaljerad kunskap
om affärssystemen som ligger till
grund för informationen. Affärssystemens konfiguration, logik
och processer påverkar Business
Intelligence-lösningens förutsättningar mer än många tror. Detta
kan inte nog poängteras, avslutar
Stefan Olsson.
Ta ett vinnande beslut
Ofta kommer man långt med egen kunskap och
erfarenhet. Men ibland krävs det något utöver
det – för att fatta de riktigt bra besluten. Tack
vare våra konsulter inom strategiskt och operativt
beslutsstöd (de bästa på marknaden), har vi i
över 10 år hjälpt våra kunder till bättre beslut. Vi
jobbar i projekt och team med förstudie/analys,
implementation och support – genom hela
förändringsprocessen. Vill du bli en av oss?
Nu söker vi dig som är analytisk, tekniskt
driven och vill jobba med de ledande
konsulterna inom Business Intelligence,
Customer Intelligence och Performance
Management. Just nu har vi många
spännande projekt och söker därför:
• Dig som är Systemutvecklare med erfarenhet av databasutveckling och som vill
bredda dig mot Business Intelligence.
• Dig som har specialistkunskaper, alternativt några års erfarenhet, från Datawarehouse-lösningar och Business Intelligence.
Har du erfarenhet från verktyg/miljöer
såsom t ex QlikView eller Microsoft BI är
det meriterande.
Läs gärna mer om oss på www.pointer.se och
skicka din ansökan till [email protected].
Eller kontakta vår rekryteringsansvarige,
Ulrika Skantze, på [email protected],
073-625 51 10.
Pointer Sweden AB • Regeringsgatan 109, 6TR • 111 39 Stockholm
Tel: +46 (0)8 120 111 00 • e-mail: [email protected] • www.pointer.se
Pointer Sweden AB • World Trade Center, Skeppsgatan 19 • 211 19 Malmö
Tel: +46 (0)40 601 98 00 • e-mail: [email protected] • www.pointer.se
ANNONS
Virtuell hjälpreda för projektledare
Robert Wigemo är konsulten från fordonsindustrin som blev it-entreprenör och utvecklade en virtuell projektledare som med
automatik fångar upp avvikelser och förutsäger potentiella problem.
Han började som konsult inom fordonsindustrin 1985 där han också fick sitt första
projektledarjobb hos en biltillverkare.
Ganska snart frågade han runt inom företaget vilka it-stöd som användes för projektledare. Det visade sig att man använde
Microsoft Project och Excel där var och
en satt på sina egna patentlösningar.
– Problemet är att utvecklingsprojekt
är oerhört komplexa med mängder av
krav som måste vara uppfyllda. Man tappar snabbt överblicken och har svårt att
se potentiella problem i tid, säger Robert
Wigemo.
projektledare började
han utveckla en egen metod i Excel.
Med tiden satt han med tiotals kopplade
excelark som stöd i sitt eget arbete. Efter
tio år hos biltillverkaren fortsatte han
till en underleverantör där han fortsatte
att förfina sitt eget arbetssätt.
– Jag insåg tidigt att ett av grundproblemen var att hålla data uppdaterat och
att detta borde gå att göra på ett smartare
sätt. De utmaningar jag dagligen stått
inför som projektledare var inte på något
sätt unikt.
under sin tid som
robert wigemo
projektledarkarriären
och satsade fullt
ut på att utveckla
sin applikation
”virtual project
leader”, VPL, som
snabbt följdes av
en ”virtual finance
Robert Wigemo
leader”, VFL.
– När jag presenterade min lösning för min första kund
2002 insåg jag att it-stöd för projektledare
stått helt stilla under tio år. Projektledarna
satt fortfarande kvar med sina excelark,
medan konstruktörerna sedan länge gått
från ritplanka till avancerade CAD/CAMsystem.
hoppade av
PLM-system för att
hantera ritningar, dokumentation och konstruktionsdetaljer. Affärssystemen hade på samma sätt utvecklats
med avancerade funktioner för ekonomisk
styrning, prognostisering och uppföljning.
– Men när det gällde projekt fanns det
ringa stöd.
det hade utvecklats
Det här är Robert Wigemos system
kommer in i bilden. Lite förenklat hjälper
VPL- och VFL- applikationerna projektledaren att i realtid analysera en stor volym
komplex projektdata och hålla reda på
de förändringar som löpande sker längs
vägen och vilka följdverkningar de har
på övriga delar av projektet. Till exempel
krav som måste vara uppfyllda, aktuella
kostnader och status på delprojekt.
– Projektets deltagare har tillgång till
olika vyer av systemet, vilka de alla ansvarar för att uppdatera både med status och
i vissa fall även med ekonomiska data,
säger Robert Wigemo.
Wigemos företag,
LEQM, fyra anställda och 25 kunder
inom tillverkande industri och produktutveckling. Den största kunden har 800 och
snart 1 000 användare.
– Tillverkare och underleverantörer
som använder mitt system kan enkelt utbyta data.Tidigare var det inte ovanligt
att man skickade tusentals sidor i form
av excelfiler till varandra. Hur skulle
man enkelt kunna utläsa avvikelser i
dessa, frågar han retoriskt.
idag har robert
Epicor hjälper automatiseringsexperten
att automatisera sig själva
HMS har nu automatiserat hela orderflödet från den inledande beställningen hos
säljbolaget, till orderbekräftelse och till sist leverans direkt till slutkund.
HMS är en världsledande leverantör
av kommunikationsteknologi för
industriell automation. Produkterna
byggs in i automationsutrustning
såsom t.ex. robotar, styrsystem,
motorer och sensorer. Därigenom
kan delkomponenter i maskiner
kommunicera med varandra samt med
olika nätverk. 2008 fick HMS ta emot
priset som Sveriges bästa exportföretag.
Som ett exportföretag med ständigt
nya finansiella bestämmelser och
EU-direktiv som kommer, ställer det
en hel del krav på deras verksamhet
och system vilket fick dem att
investera i Epicors affärssystem för just
tillverkande företag. Eliminera manuella processer
Anders Törhagen, IT Manager,
på HMS säger:
Tidigare spenderade vi mycket tid
på manuella processer. Vi supportrar
våra sälj- och supportkontor runt om i
världen, med bland annat orderflödet.
En medarbetare i vårt säljbolag,
vanligen i USA och Tyskland, hade till
uppgift att manuellt gå in på varje
kundorder, skriva ut ordern och sedan
faxa den till oss här på huvudkontoret.
Vi fick sedan mata in ordern här,
skapa en orderbekräftelse och faxa
den tillbaka till säljbolaget. Allt gjordes
för manuellt och personalen var
överbelastad.
HMS har nu med Epicors affärssystem
automatiserat hela orderflödet från den
inledande beställningen hos säljbolaget,
till orderbekräftelse och till sist leverans
direkt till slutkund. Även följesedel
genereras automatiskt och placeras i
paketet innan beställningen skickas.
En XML-fil uppdaterar automatiskt
orderstatus i säljbolaget så att en
faktura kan genereras och skickas ut
till kunden. Också när vi lägger upp
nya prislistor eller information om nya
produkter, uppdateras den automatiskt
till alla kunder.
Mindre fel, samt tids- och
kostnadsbesparingar
beställningar. Vi har också tack vare
Epicor kunnat göra andra besparingar,
exempelvis behöver vi inte rekrytera
extra personal för att kunna hantera
arbetet vid orderläggning. När vi utökar
vår verksamhet till en ny marknad
kan vi omedelbart få igång det nya
företaget. Allt vi gör är att skapa ett
nytt företag på installationen här på
huvudkontoret och sedan ansluta det
via Epicor Service Connect. De kan
därmed börja driva verksamheten från
dag ett med fullt affärssystemsstöd.
Vårt nästa steg blir att vi skickar
beställningar till våra leverantörer,
och även fakturera kunder helt
elektroniskt. Vi kommer också att
integrera vår planerade webbshop
med affärssystemet, och därmed ha
en portal för kunder och distributörer
där de kan se sina beställningar och
kontrollera leveransstatus mm.
Anledningen till att utveckling inom
it-stöd för projektledare mer eller
mindre stått stilla när CAD/CAM-,
PLM- och ERPsystem förbättrats enormt, menar
Robert Wigemo är att kunderna helt
enkelt inte efterfrågat sådana system.
Förklaringen tror han är att projektledare och ingenjörer i gemen är ”doers”.
De löser problem oavsett varför de
uppstått och klagar exempelvis inte på
att de har för dåligt it-stöd.
– Pressen kan vara enorm på en projektledare. Jag har med egna ögon sett
dem gråta inför sina kunder. Inte konstigt
om till exempel en produktlansering blir
försenad på grund av något du inte kunnat se i förväg.
för VPL- och
VFL-produkter är enorm i framtiden.
– Investeringen är liten i förhållande
till de omedelbara vinsterna i form av
bättre kontroll, mindre stress och exaktare prognoser, avslutar Robert Wigemo.
han tror att potentialen
TEXT Anders Edström Frejman
FOTO Sören Håkanlind
ANNONS
Varför valde HMS Epicor?
• Bred funktionalitet
• Flerspråksstöd
• En global lösning för
medelstora tillverkande företag
Fördelar för HMS
• Korrekt data
• Tidsbesparing
• Inget behov att anställa extra
personal för orderhanteringen
• Lätt och snabbt att öppna nya
säljbolag oavsett vart i världen
www.epicor.se
Anders säger vidare; Eftersom vi
inte längre behöver förlita oss på
manuell inmatning av data på olika
ställen i orderflödet är allt korrekt
från början. Vi har sett en drastisk
minskning av antalet fel som uppstår.
Hela orderflödet går också mycket
snabbare och smidigare för våra vanliga
Copyright © 2010 Epicor Software Corporation or a subsidiary or affiliate thereof. All rights reserved.
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 14
profilintervju
Ställ krav på leverantören
och uppnå resultat
Att införa ett nytt affärssystem innebär i majoriteten av fallen
att ett företag vinner i både tid och pengar.
text Annika Gavric foto Josefine bäckström
Att införa ett affärssystem innebär att
resan egentligen börjar då det sätts i
produktion och ska förvaltas vidare
inom verksamheten, hos processansvariga samt hos IT. Samtidigt
kräver det ett noggrant förarbete i att
utvärdera och klargöra hur företagets partners, leverantörer bäst kan
bistå för att nå optimal effekt under
införande, vid överlämnande i produktionsmiljö samt vid det dagliga
operativa arbetet med affärssystemet.
för att implementeringen av
ett nytt affärssystem ska lyckas är det
viktigt att förankra den förändring
man vill uppnå i användarorganisationen på ett tidigt stadium. Därför
är det angeläget att konkret integrera
nyckelpersoner från verksamheten
med processansvariga och representanter från IT funktionen som deltar
i hela besluts- och genomförandeprocessen.
– I och med införandet av ett nytt
affärssystem skapas det nya rutiner,
nya flöden och även nya skärmbilder
och kommandon vilket kan vara
komplicerat för användaren. Om
man inte tidigt ser fördelarna med
det nya systemet är risken stor att
man återgår till gamla rutiner eller
att det förväntade resultatet inte
faller inom fastställda ramar och då
har implementeringen misslyckats.
» Ha tydliga och
mätbara delmål, på
såsätt får man tidigt
realiserade resultat i
leveransen.
Catharina Melander
Av den anledningen är det viktigt
att företagen investerar i en adekvat
användarutbildning så att man bättre
förstår vilka förbättringar systemet
erbjuder och hur det förenklar mot
till exempel tidigare rutiner och system, menar Catharina Melander VD
på Saplication Consulting AB.
Den vanligaste metoden för
införande av ett nytt affärssystem har
varit den så kallade Vattenfallsmodellen som traditionellt omfattar faserna
kravställning, design, implementation och produktionssättning. Den
uppfattas lätt som krånglig och
omständlig då den ofta omfattas
av långa ledtider, från det att krav
formuleras till dess att resultat visas.
Dessutom tar man större risker i och
med att det är längre loopar för att
göra eventuella korrigeringar eller
uppdateringar av redan lagda planer.
Vi kombinerar kunskap
om konsoliderings- och
budgetprocesserna
med djup systemkunskap för att leverera
lösningar till Nordens
ledande bolag.
www.otisco.se
Planerings- och
konsolideringskonsulter
Konsekvensen av detta blir höga
kostnader och längre tid att realisera
resultatet. Då marknaden hela tiden
förändras och villkoren för affärstransaktioner likväl, är det viktigt för
företagen att snabbt kunna anpassa
sig till nya situationer.
Ett agilt (rörligt) tillvägagångssätt har däremot visat sig vara en
smidigare lösning genom att man
tillämpar mindre införandesteg, tydliga krav för varje steg som definieras
under hand och väl preciserade samt
mätbara mål. Metoden bygger på
ett nära samarbete mellan verksamhetsansvariga, processägare och IT
avdelningen.
innan man börjar med anpassning och införande av system är det
viktigt att ha en övergripande plan
för vad man vill uppnå, men även ha
klart vilka steg man ska börja med.
– Ha tydliga och mätbara delmål,
på så sätt får man tidigt realiserade
resultat i leveransen. Om svårigheter
eller negativa resultat uppstår är det
enklare och kräver inte lika höga
kostnader att omarbeta målen. Man
har konstant uppdaterade planer,
både övergripande programplaner
liksom detaljerade projektplaner. Det
är även enklare för användaren att
lära sig det nya systemet och förstå
nyttan med det om man börjar med
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 15
Profilintervju
» …viktigt att företagen investerar i en
adekvat användarutbildning...
Catharina Melander
Fyra frågor till
Lars Lobelius på
XLEDGER AB
Är det verkligen säkert med ett
webbaserat affärssystem?
mindre steg och accelererar dessa
allteftersom. I och med detta ökar
acceptansen hos användarna tidigare
för det nya systemet och affärsvärdet
blir kännbart genom ett gott nyttjande av nya system och rutiner.
för att få bästa möjliga
resultat av sitt affärssystem är det
av fördel att etablera en kompensationsmodell som aktivt uppmuntrar
tillpartnerskap med leverantörer
av både programvaror och konsulttjänster för införande och förvaltande
av det nya systemet. Ta fram tydliga
genomförandeplaner med utsatta
mål som alla involverade parter är
delaktiga i.
– Dela risker och framgångar med
leverantörer genom målbaserade
kompensationsmodeller i relation
till nått resultat vid införande av
nya affärssystem. Den stora risken
tar kunden vid införandet, men om
leverantörer erbjuder att kompenseras med del av realiserat värde som
företaget erhåller i och med det nya
affärssystemet, kan beställaren vara
säkrad att man gör sitt yttersta för att
uppnå resultat. För detta krävs det
avtal där man tydligt definierar vad
som ingår och vem av parterna som
är ansvariga för vad.
– Ställ även krav som beställare
att leverantören kompletterar med
samarbetspartners inom områden
de själva inte har tillräcklig kompetens inom, men för vilka de ansvarar
enligt avtal. På så sätt kan man tillgodogöra sig den bästa kompetensen.
Leverantörerna ska inte se varandras
styrkor som hot utan som möjligheter till ett integrerat kunnande som
alla parter vinner på.
Det är viktigt att ha i åtanke att
det tillkommer stora utmaningar när
man sätter ett nytt system i produktion. Den verkliga effekten av vad
ett nytt affärssystemgenererar visas
först när det sätts i produktion. Att ha
kunskap, erfarenhet och kännedom
om den totala utmaningen hjälper en
bra bit på vägen dock. ■
Smart fakta:
Catharina Melander
Har arbetat och varit verksam
som IT konsult sedan slutet av
1980- talet.
Har arbetat med affärssystem
(främst SAP) sedan 1990.
Vd på nystartade konsultbolaget Saplication Consulting AB,
dotterbolag till Saplication AB.
– Ja i många fall säkrare än
att ha ett traditionellt installerat system. Vår tjänst XLEDGER.NET är helt webbaserad,
och kan nås från pc, Mac och
valfri webbrowser. Lösningen är
en SaaS (Software as a Service)
baserad sådan, alla kunder kör
i samma version och samma
installation. Alla servrar säkras
av oss i en specialhall, med
extrem säkerhet. Utöver intern
spegling, speglas allt till en
annan serverpark på annan ort.
Vi genomgår för närvarande en
SAS70-certifiering som genomförs av Ernst&Young.
Och om nätverket ligger nere på
kontoret?
– Det är upp till våra kunder
att säkra internet. Går det
fasta nätet, kan man effektivt
köra XLEDGER.NET via ett 3Gmodem.
Hur är kompatibiliteten?
– Som nämnts behövs endast
en webbrowser, ingen lokal
installation. Integration med
omvärlden är väl förberedd, och
avseende ett antal tjänster med
i standard.
Tror du att molnet kommer på
riktigt nu?
– Trenden är nu de facto.
Vecka 48 deltog vi i Forum Affärssystem i Älvsjö, bland annat
i en paneldebatt med Netsuite,
SAP och Microsoft. Alla inklusive moderator konstaterar att
SaaS-baserade lösningar är det
som gäller nu för affärssystem.
Så för att svara på din fråga: ja!
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 16
BRANSCHLÖSNINGAR
» Situationen med
många underleverantörer har
skapat nya behov
och krav på affärssystemen.”
3 frågor till
Jenny Närenbäck,
lösningsarkitekt
i Midport
Scandinavia:
Anders Lif
Varför ska man ha ett affärssystem från Infor?
Anders Lif
Branschfokus ökar kompetenskraven
Alla branscher är olika, och
kräver unika affärssystem
för att stötta affärsprocesserna. Från systemtillverkarnas sida försöker man
utveckla breda lösningar
som ska täcka alla behov.
text Christian von Essen Foto IFS
Men verkligheten är ofta en annan. Kundernas krav blir allt mer
specifika.
– Man kan vässa sig inom vissa
industrier för att bygga kundbas,
kompetens och trovärdighet, säger
Ander Lif, Global director, Product
& industry marketing på en av de
globala affärssystemleverantörerna.
Men utvecklingen går nu mot
att även många bolag inom samma
bransch blir allt mer unika i sin
kravbild och affärsverksamhet. Det
gör det betydligt svårare att definiera
kundens utmaningar och behov
endast baserat på industri- eller
branschtillhörighet. Anders Lif me-
nar att det i dag krävs en kombination av branschfokus och gedigen
kunskap om de faktiska processer
som kunderna kräver att systemet
ska hantera. Detta ställer höga krav
på både flexibilitet och kompetens.
Som ett exempel på en allt mer
fragmentarisk marknad nämner
Anders Lif kraftindustrin, där en
ägare fram till för några år sedan
själv skötte alla processer inom ett
kraftverk. De driftade, skötte underhåll och eventuella ombyggnationer
vid behov, samt hade sin egen stab av
ingenjörer. I dag ser situationen annorlunda ut, och kraftbolaget drivs av
en kedja där flera aktörer samspelar:
en för ägande, en för drift, en för underhåll, en för ombyggnationer och
en för ingenjörskompetens.
– Situationen med många
underleverantörer har skapat nya
behov och krav på affärssystemen.
Modulära system gör det möjligt att
möta unika krav från många typer
av företag inom samma bransch och
erbjuda unika standardlösningar till
var och en. ■
Saab valde IFS Applications
När Saab-koncernen för
en tid sedan såg över sin
verksamhet märkte man
att IT-systemen var osammanhängande, knutna till
särskild individuell kompetens, eller rentav daterade.
Efter ett lyckat införande av IFS
Applications på Saab Aerostructures
och Saab Aerosystems (numera Saab
Aeronautics ), där 59 olika IT-system
med flera tusen användare inom de
två affärsenheterna konsoliderats i
IFS Applications, går Saab vidare för
att stegvis även konsolidera koncernens processer i systemet.
IFS Applications används hos
Saab bland annat för eftermarknad,
produktionsstyrning, underhåll, konstruktion, logistik och projektstyrning. Systemet är lättföränderligt och
skalbart, baserat på komponenter.
– Målet är att sänka de totala
IT-kostnaderna för koncernen och
ha ett bättre integrerat systemstöd
som stödjer vår verksamhet och våra
processer, säger Mats Hultin, CIO på
Saab.
management (PLM) – med konstruktion,
tillverkning och eftermarknad som
huvuddelar – är en viktig faktor i
IFS Applications, något som har
gjort systemet extra attraktivt inom
tillverknings- och försvarsindustrin.
Inom försvarsindustrin är kraven
på säkerhet, miljö, spårbarhet och
kontroll över samtliga komponenters
product lifecycle
livslängd stenhårda. Saab och IFS
har sedan ett år tillbaka inlett ett
partnerskap och satt upp en gemensam organisation med försäljning
och marknadsföring. Saab kan sälja
IFS Applications som en extratjänst
till sina kunder inom flyg och
försvar. Alternativt, då Saab erbjuder
ett helhetsåtagande till kunden, så
använder Saab IFS Applications som
systemsstöd för att hantera kundernas processer för underhåll och
reservdelslogistik under produkternas hela livscykel. ■
– Infor har varit en lite
anonym spelare i Sverige,
men varumärket är stort och
respekterat i världen. I Infors
produktsvit finns bland annat
vidareutvecklingen av det gamla BaaN, som idag heter ERP
LN. För oss är det spännande
eftersom vi är de enda i Sverige
som kan Infors affärssystem.
Vilka kunder gynnar systemet
bäst?
– Främst internationella
tillverkande industrier med till
exempel huvudkontor i Sverige,
ingenjörer i Europa och tillverkning i Asien. Vi implementerar
så att systemet passar både
lokala och globala krav. Det
handlar mycket om att få till en
transparens i informationsflödet mellan funktionerna, så att
alla kan ha tillgång till samma
information samtidigt.
Måste alla ha samma system för
att det ska funka?
– Nej, men det underlättar.
Globala affärsprocesser och
artikelstrukturer blir mycket
enklare med ett och samma
system. Man pratar helt enkelt
samma språk och slipper
därmed dyra och komplexa integrationer mellan olika system.
Då kan man arbeta effektivare
och ledtider i produktionen kan
reduceras.
ANNONS
GC Solutions tar upp FBI-spår
Att tvingas byta affärssystem när din verksamhet växer kan vara påfrestande och medföra stora kostnader för företaget.
Nu finns en lösning för dig som vill ha en välutvecklad Business Intelligence, och vill byta affärssystem för sista gången.
GC Solutions har god erfarenhet både inom teknik
och inom kundrelationer. Och ledorden för företagets styrka är: enkelhet, ärlighet, ständig utveckling
inom service och support, samt innovation för att
skapa nya effektiva lösningar.
– Vi är högt rankade av våra kunder och samtliga delägare och medarbetare inom GC Solutions
är engagerade i organisationens och kundernas
utveckling.
Efter 20 år inom utveckling av affärssystem har GC
Solutions insett vikten av att ha ett modernt system
som snabbt kan anpassas i takt med att företaget
växer. Fashion och BI är GC Solutions framgångsspår
in i framtiden tillsammans med många av sina kända
kunder och varumärken.
– Vi har specialiserat oss på mindre företag som
behöver ett affärssystem som är anpassat efter deras
verksamhet och som kan uppgraderas med nya
funktioner allt eftersom verksamheten kräver det,
säger Peter Larsson, VD på GC Solutions.
Vidare berättar han att deras kunder finns inom
handel och fashion. En bransch där företagen växer
fort och därför är i behov av avancerade affärssystem.
Han menar att de valt att nischa sig för att kunna erbjuda sina kunder något helt unikt. WESC är en av de
kunder som GC Solutions följt sedan starten. Från att
ha varit tre användare till att bli ett av Sveriges största
klädföretag, med försäljning i ett flertal länder, har
WESC haft samma affärssystem.
Peter Larsson skriver på nya framtida ”FBI-spåret” för GCS
– Att byta system medför omfattande kostnader.
Kostnader som anses helt onödiga för våra kunder.
Vi jobbar därför kundnära, långsiktigt och vill växa
med kunden. Det tror vi är grunden till ett framgångsrikt, och för båda parter, lönsamt koncept.
GC Solutions arbetar med tre olika affärsområden:
affärssystemet Garp, affärssystemet Jeeves och GCS
Business Intelligence.
– Konsten ligger i att anpassa, ha kunskap om,
och skräddarsy dessa affärssystem utefter varje enskild kunds behov och plånbok. Och nu lanserar vi
även GCS Business Intelligence. I kombination med
våra två affärssystem, finns nu alltså möjlighet att
lägga till ett unikt upplägg för en lönsam Business
Intelligence. Det är här vi sticker ut gentemot våra
konkurrenter!
GC Solutions levererar affärssystemslösningar
till växande små och medelstora företag med
behov av att utveckla sina affärsprocesser.
Vi har idag kontor på följande orter:
Stockholm, Birger Jarlsgatan 41A
Göteborg, Olof Asklunds gata 1
Borås, Armbågavägen 10
Läs gärna mer om oss på www.gcsolutions.se
Affärssystem är enkelt
Affärssystemet ska förenkla din vardag och vässa företagets
prestationer mot konkurrenternas. Idag är det anpassningsbara,
flexibla och snabbrörliga lösningar som gäller. Lösningar som
hjälper dig att hantera och agera på kundernas krav i realtid,
i en allt mer global och förändringsintensiv omvärld.
Med hjälp av affärsapplikationer som är enkla att
arbeta med, minskar vi gapet mellan människor
och affärsprocesser. Acando är mångårig partner
till SAP och Microsoft.
Kontakta Acando och gör arbetet
med affärssystem enkelt.
Microsoft Dynamics AX:
Mattias Englund, 070-890 31 56,
[email protected].
SAP:
Eva Sandberg, 073-021 14 87,
[email protected].
Charlotte, David och Anders, Acando.
Acando is a consultancy company that in partnership with its clients identifies and implements sustainable business improvements through information enabled by technology. Acando provides a balance of high business value, short
project times and low total cost. Acando’s annual turnover exceeds EUR 135 million and the Group employs approximately 1,100 professionals in six European countries. Acando is listed at NASDAQ OMX Nordic. Acando’s corporate
www.acando.se
culture is based on three core values: Team spirit, Passion and Results.
FÖRRA VECKAN FICK VI 514 NYA ANVÄNDARE,
VAR DU EN AV DEM?
Tiden är inne för att köra nästa
generations a! ärssystem.
Med webbaserade program behövs inga
besvärliga installationer, uppdateringar
eller säkerhetskopiering.
Förra året valde många Fortnox för sin
enkelhet, e! ektivitet, säkerhet och total
frihet i tid och rum.
När tar du steget över till modern
administration?
VI HAR DET KOMPLETTA UTBUDET AV PROGRAM!
Bokföring
Fakturering
Order
Anläggningsregister
Lön
Tidsredovisning
CRM Säljstöd
Arkivplats
Webbshop
Besök oss på www.fortknox.se
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 18
SKOGSINDUSTRIN
Carl Barck, affärssystemkonsult med inriktning mot skogsindustrin.
Skogsindustrin kräver nya lösningar
Skogsindustrins komplexa
produktionsflöden kräver
skräddarsydda affärssystem. Utvecklingen har
hindrats av en liten marknad och bristande betalningsförmåga. Men nu sker
en förändring.
text Christian von Essen
Foto Imano
Varje bransch har sina unika behov
när ett affärssystem ska bli aktuellt.
Processer, parametrar, enhetsmått och grad av integration och
transparens är saker som varje bolag
värdesätter olika.
Men för affärssystemutvecklarna
finns förstås pengar att tjäna på att
erbjuda så branschspecifika lösningar
som möjligt.
Skogindustrin må vid en första
anblick se enhetlig och homogen ut,
men verkligheten är en annan. För
det första skiljer man på tre inriktningar när man pratar om skogsindustrin: papper- och pappersmassatillverkarna, sågverksindustrierna
och de som helt enkelt sysslar med
just skog i sin renaste form.
– Många bolag inom skogsindustrin eftersöker förstås affärssystem
som fungerar väl för deras ändamål
utan att man ska behöva ändra och
utveckla alltför mycket, säger Carl
Barck, som är marknadsansvarig för
just sågverkssystem på ett konsultföretag nischat mot skogsindustrin.
carl barck skiljer mellan så
kallade divergerade och konvergerade flöden. Traditionella tillverkningsindustrier, menar han, har ett
konvergerat processflöde, där många
delar i en produktion blir till en enhet i slutändan. För skogsindustrin
ser det inte så enkelt ut; en råvara kan
bli flera olika produkter beroende på
kvalitet, storlek och mängd. Eftersom
produktionsprocesserna inom skogsindustrin är divergerade måste man
således konfigurera produktionsmodulerna i affärssystemen efter behov.
– Det kan vara sådana saker som
att hantera många olika enheter. Det
är kanske inte ordrar på styckvis produkter, utan istället en blandning av
kubikmeter, kvadratmeter, löpmeter,
yttäckning eller ton.
är en stor
näring, både sett till antal företag och
anställda. Men något skräddarsytt
och välanvänt affärssystem har inte
funnits.
Detta beror, enligt Carl Barck, på att
det handlar om en fragmenterad och
relativt liten marknad. Dessutom
krävs det kompetens inom branschen
för att lyckas implementera systemen.
De senaste 10 till 15 åren har många
företag försökt passa in sina verksamheter i befintliga standardsystem,
men tvingats bygga om vissa delar
förr eller senare.
– Många sågverk har branschanpassade system, men de flesta bygger
på gammal teknik och kan inte fullt
svenska sågverk
» Många sågverk har branschanpassade system, men de flesta bygger på gammal teknik
och kan inte fullt ut tillgodose företagens
höga krav. Det finns ett stort uppdämt behov
som ökar hela tiden.
Carl Barck
ut tillgodose företagens höga krav.
Det finns ett stort uppdämt behov
som ökar hela tiden.
Vad är det då sågverken vill ha i ett
system?
– Det finns några krav som
håller på att växa fram nu, och som
inte varit lika tydliga tidigare. Det
första är att systemet ska kunna
hantera längdparametrar. Det är
fler produkter i dag, vilket kräver
större artikelregister. Sen handlar det
mycket om den elektroniska kommunikationen mellan säljare och köpare,
till exempel elektronisk fakturering,
fraktdokument och liknande. I de
gamla systemen finns inte detta över
huvud taget – eller bara till viss del.
Även produktplaneringen behöver förbättras, och många kräver i
dag ett verktyg som integreras med
affärssystemet.
– Ofta äger produktplaneringen
rum i Excel, eller med papper och
penna. I dag är det mycket som sköts
Så fick Atlas Copco smidigare rutiner
Atlas Copco, med över
30 000 anställda och
med egen försäljning i 80
länder, har av förståeliga
skäl ett tungrott arbete
med att implementera
nytt affärssystem. Men
situationen mot slutet
av 2007 gjorde gällande
att koncernen satt på ett
föråldrat och instabilt
system.
text Christian von Essen
Foto Jimmy Flink
Med hjälp av den nischade konsultpartnern Otisco valde man SAP
BPC för koncernredovisning och
beslutsstöd i hela koncernen. Några
av önskemålen var att rapporteringen skulle bli korrekt från första
den deltog tillsammans med Otisco
i implementering och identifiering
av processerna. Utbildningen
skedde enligt principen ”train-thetrainer”, där medlemmar ur den
ursprungliga projektgruppen spred
sin kunskap vidare. Användarbasen
uppgick slutligen till 800 personer,
och den Excel-baserade lösningen
skapade en känsla av god användarvänlighet.
Atlas
Copco framförallt märkts i det
snabbare operativa bokslutet, samt
en väsentligt förbättrad valutakonvertering. Både validering och rapporter har kunnat förbättras.
– Vi är vana vid att jobba med
automatiserade processer för koncernredovisningen, säger Marianne
Blom på Otisco. Systemet är flexibelt
så därför är design viktigt. Det krävs
lång erfarenhet och en god helhetsbild för att lyckas. ■
fördelarna har för
början, och att man på ett bättre
sätt kunde förena den legala och
operativa rapporteringen.
– Det svåraste med projektet
var i första fasen, att få alla deras
rapporteringsmodeller att gå ihop i
en övergripande modell, säger Scott
Reed, som jobbar på Otisco och
som arbetat med systemet de sex
senaste åren.
En intern projektgrupp från
Atlas Copcos samtliga affärsområ-
manuellt, men att man inte satsar
på avancerade affärssystem handlar
till stor del också om en bristande
betalningsförmåga.
Den Mora-baserade Siljankoncernen omfattar fem bolag inom
bland annat skog, sågverk, biobränsle,
golv och paneler. Sedan ett par år tillbaka har man successivt bytt ut sitt
gamla och otillräckliga affärssystem
mot det branschspecifika Woodmart.
– Vi började med sågverken, och
har därefter gått vidare i koncernen, säger Sören Larsson, IT-chef
på Siljan. I dag har fyra av våra fem
bolag implementerat Woodmart.
Vi ville helt enkelt strömlinjeforma
hanteringen och samtidigt kapa
driftskostnaderna.
Varför föll valet på just Woodmart?
– Framförallt för att utvecklarna känner till branschen väl, så
kunskapen finns redan i huset. Det
innebär att vi slipper lära konsulterna
om hur vår bransch fungerar, något
som annars kostar en massa tid och
pengar. Vi känner att våra konsulter
förstår produktkedjan och hela tänket. Specialtillämpningar går lätt att
genomföra, och det går snabbt från
önskemål till leverans.
Har ni kunnat spara pengar med
systemet?
– Absolut, både driftskostnader
och underhåll har sjunkit drastiskt.
Dessutom har vi kunnat bli effektivare i produktionen eftersom
systemet är anpassat efter just vår typ
av verksamhet.
Vad innebär det?
– Basfunktionerna är mycket av
det vanliga – order, lager, fakturering, CRM, uppföljning, kontrakt,
leveranser – men med anpassning till
träbranschen. Det som gör just sågverksindustrin unik är ju att det kan
skapas väldigt många olika produkter
från en råvara: plank, brädor, flis och
spån, eller lister och hyvlade paneler.
Vi säljer och levererar över hela världen och fraktar med lastbilar, fartyg
och järnväg. Det är ett komplext flöde
som kräver ett skräddarsytt system. ■
FÖ
R
Å
9: E
RE
R
TI
AD
Årets konferens om
elektronisk
fakturahantering
elektronisk fakturahantering - e-faktura - inköp och ordermatchning
16 februari 2011 • Sheraton Hotel • Stockholm
För alla företag och organisationer oavsett bransch och storlek.
• Investeringsbeslut - behöver man
räkna på ROI eller räcker sunt
förnuft?
•
Vilka effektiviseringar har andra
uppnått och vad kan appliceras på
min verksamhet?
•
Gjorda val och testade lösningar vad kan jag lära av andra?
• Praktikfall: Av de 800
fakturor som anländer
till ONOFF varje dag är endast 20%
pappersfakturor.
• Praktikfall: Centraliserad
fakturaskanning mellan
kommuner – ett lyckat
samarbete för Högsby
kommun.
”För tre år sedan satt
jag i publiken, i år
berättar jag om hur vi automatiserat
70% av vår inköpsordermatchning”
Linda Håkansson Lantz, Orbit One
NYTT FÖR I ÅR!
Läs mer och anmäl dig:
www.readsoft.se
”Speed-dating”
Boka 10 minuters
möten med de
sponsorer du är
mest intresserad av.
SUCCE FRÅN
FÖRRA ÅRET!
Fler parallella
seminarier - för
mer fokus på Dina
intresseområden.
MARKNADENS LEDANDE AKTÖRER INOM ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING SAMLADE PÅ ETT STÄLLE.
grafisk profil
GULD
SILVER
annons_252-360_101215.indd 1
2010-12-15 10:52:38
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
20
BRANSCHLÖSNINGAR
» Branscherfaren-
het vid både val
av partner och
systempartner kan
gynna utvecklingen
av ens företag.
Oskar Nederheim
Acceptansen av det nya affärssystemet är avgörande för om projektet kan lyckas.
Affärssystem för detaljhandelsföretag
Detaljhandeln utvecklas
och förändras konstant.
Detaljhandelsföretag har i
många fall mycket pengar
att tjäna på effektiva affärssystem.
TEXT ANNIKA GAVRIC
SAP for Retail är en affärssystemlösning som riktar sig till detaljhandelsföretag med uppgift att effektivisera
till exempel sortimentsplanering
och logistik. Det gör det möjligt för
användare att hela tiden vara uppdaterade på det senaste i utvecklingen
och att få IT– system att effektivt
stödja företagets processer.
– SAP for Retail är ett IT- baserat
system som är rikt på funktionalitet,
passar många och som åstadkommer ett flertal lösningar. Det hjälper
användarna med deras butik- och
kanalhantering, kategori- och sortimentstyrning, inköp och leverantörsstyrning, lönsamhetsanalys och
varuflödesstyrning, berättar Oskar
Nederheim, ansvarig för konsultverksamhet handel och distribution på
CIBER.
Att införa ett nytt affärssystem är
utmanande. Det är en omställning
som påverkar hela företaget och
man bör vara beredd på att processen kan ta några månader. För att
allt ska gå så smidigt som möjligt,
samt att förståelsen och acceptansen
ökar kan det vara lönsamt att utbilda
användarna inom det nya systemet.
Det som är avgörande för om processen kommer att lyckas eller inte är
just förmågan att ta sig an det nya
systemet.
– Vid val av affärssystem kan det
vara av betydelse att se till erfarenheten hos leverantören. Har de den
branschkunskap som krävs? Hur
ser systemet ut och passar det oss?
Branscherfarenhet vid både val av
partner och systempartner kan gynna
utvecklingen av ens företag. Det är en
investering som många företag kan
tjäna pengar på och som effektiviserar det dagliga arbetet så det gäller att
satsa rätt, menar Oskar Nederheim. ■
Raka spåren till lönsamma projekt
Ditt val av affärssystem ska
styras av vilken verksamhet
du har. Det finns tre typer av
affärssystem: köp och försäljning av artiklar, tillverkning av artiklar och jobb som
utförs på uppdrag.
TEXT ANNIKA GAVRIC
– I projektföretag är alla jobb olika.
Verksamheten äger oftast inte rum på
ett kontor, snarare överallt förutom
där. Detta kan komplicera arbetet för
de som leder arbetet då det är viktigt
att ha kontroll på situationen och
detta får de genom att ha en effektiv
projektstyrning, projektledning och
planering. Det gäller att hålla reda på
allt ifrån kalkyler, prognoser, utfall,
timmar och underleverantörer på
respektive jobb, säger Birgitta Bååth
på PP7.
Små jobb i form av arbetsordrar,
serviceordrar eller uppdrag ska enkelt
kunna planeras, utföras, följas upp
och faktureras. När det gäller större
jobb i form av projekt, ska anbud och
avtal kunna offereras, kalkyleras, planeras, prognostiseras och följas upp
tillsammans med alla tilläggsjobb.
–
ETT FÖRETAGS AFFÄRSSYSTEM
ska förenkla och effektivisera det dagliga arbetet. Användarna ska kunna
hålla reda på verksamheten. Då är det
Visma ERP POS
Practical Innovation.
CIBER Rapid Retail©
- Ett komplett affärssystem – byggt på SAP
- För detaljhandeln:
• Butik- & kanalstyrning
• Kategoristyrning
• Inköp
• Leverantörshantering
• Ekonomistyrning
• Effektiva varuflöden
Vill Du veta mer?
Kontakta Oskar Nederheim
0708-44 10 79
[email protected]
Ett modernt komplett användarvänligt butiksdatasystem,
för effektiv uppföljning och
styrning av verksamheten
för mindre och medelstora
detaljhandlare.
viktigt att systemet tillhandahåller
all den information och de verktyg
som krävs för detta utan några större
svårigheter. Att ha en bra tid- och
projektredovisning, att kunna tolka
leverantörsfakturor, att ha en effektiv
attesthantering av leverantörsfakturor,
snabb och automatiserad kundfakturering, ett komplett dokumentsystem,
kalender samt kunna planera projekt
och resurser på ett effektivt sätt är
avgörande. ■
3 FRÅGOR TILL
CHARLOTTE DARTH,
MARKNADSDIREKTÖR
PÅ LAWSON
Varför ska leverantörerna
erbjuda branschanpassade affärssystem?
– Verksamheter ser helt olika
ut och det bör även speglas i
deras affärssystem. När man
väljer ett affärssystem som är
skräddarsydd för den branschen
man verkar i ges man möjlighet att utforma sina processer
utifrån ”best practice”.
Hur påverkar det kunderna?
– Det finns färdiguppsatta
processer att ta utgångspunkt
i vid införandet av systemet.
Det, och ett minskat behov av
anpassningar kortar ned projekttiden, vilket leder till lägre
kostnader. Det är även viktigt
att affärssystemet vidareutvecklas, så att man kan ta till sig
ny, värdefull funktionalitet i takt
med att behoven förändras.
Vad bör man tänka på som kund
när man implementerar ett affärssystem?
– Välj en leverantör med
branschkunskap som erbjuder ett system anpassat för
verksamheten och som du
känner förtroende för. Då får
man ”best practice” på köpet.
Relationen mellan kund och leverantör är ofta avgörande för
hur framgångsrikt projektet blir.
Välj ett användarvänligt system,
det accepteras snabbare av
användarna och företaget
får snabbare utdelning på sin
investering.
Några funktioner
i Visma ERP POS
Fem bra skäl för att välja
Visma ERP POS
Värdebevis och presentkort
Lätt att använda och administrera
Kontrollera varor i andra
butiker och på lager
Full sökbarhet
Flexibel transaktionshantering
Hämta priser från
affärssystemet
Helt integrerat med
affärssystemet
Hantering av flera lager
Anpassad pekskärm
Loggning av aktiviteter
Godkänt enligt nya
kassalagen och certifierat
enligt PCI PA-DSS
Ta emot betalning via faktura
Skriva ut produktinformation
Kreditkontroll mot affärssystem
och kreditförsäljning
Användargränssnittet i
Visma ERP POS.
SLLOP en av Sveriges
ledande återförsäljare av
system från Visma.
Koppla försäljning mot projekt
Grafiska rapporter
Visma ERP POS är
integrerat med affärssystemen
Visma Business och
Visma Global.
Se kundhistorik
Registrera nya kunder
Hämta befintliga kunder
Specialist på branschunika
affärssystem
www.sllop.se
08-615 23 30
Ledande affärssystem för bygg- och fastighetsbranschen
3L System Group utvecklar branschspecifika affärssystem med samma enkla och självklara målsättning för ögonen. Våra system ska vara lätta att använda, snabba och lätta att anpassa och framför allt
– de ska vara pålitliga och enkla att underhålla. Detta har gjort att 3L System Group nu är en av de
ledande leverantörerna av affärssystem anpassade för bygg- och fastighetsbranschen.
3L System Group
Solna Strandväg 4 [Box 4034], SE-171 04 Solna, Sweden, Tel vxl 08-705 38 00, fax 08-705 38 10 · [email protected] · www.3lsystem.com
HAR DU FULL KOLL
PÅ ALLA PROJEKT?








Tänk att få total överblick
Tänk att få påminnelse om att allt som skall göras
Tänk att kunna få en snabb grafisk översikt över affärsläget
Tänk att skanning, tolkning och attest ingår utan kostnad
Tänk att hela tiden ha full kostnadskontroll
Tänk att faktureringen i prinicip går automatiskt
Tänk att aldrig missa ett jobb
Tänk att enkelt kunna planera både projekt och småjobb
Tänk att ha allt detta i samma bild
Läs om hur vi hjälper våra kunder till framgång på
www.novacura.se/referenser
DU KAN VARA LUGN - VI HJÄLPER DIG
www.pp7.com | [email protected] | +46 0587 84440
Därför gör vi ditt
affärssystem bättre.
Applications
• IFS
Processautomation
• Mobila lösningar
• Portaler
• Integration
• Excel
•
Blöder era projekt pengar? Missar ni viktiga hålltider?
Hitta den raka vägen till lönsammare projekt!

Vi vill att du skall bli mer effektiv.
Processförbättring och affärssystem
PROJEKT AFFÄRSSYSTEM
göteborg | stockholm
www.novacura.se | [email protected] | 031-760 46 00
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 22
EFFEKTIVISERING
» En integrerad och äkta Windows-
miljö har minskat support- och underhållsbehoven.
Lennart Bäck
När butikskedjan Cervera uppgraderade sitt butikskassasystem i samband med den nya kassaregisterlagen
valde man ett modernt system från Visma Retail till kedjans 77 butiker.
Lennart Bäck Tomas Kilström
Cervera ersätter monotona arbetsuppgifter
När Cervera bytte affärssystem var smidig integration och ökad automatisering hela vägen från kassa
till redovisning några av
kraven.
– Vi sparar in två till tre
heltidstjänster. Tid som
istället kan läggas på mer
kvalificerade arbetsuppgifter som kontroll och analys, säger Tomas Kilström,
ekonomichef på Cervera.
text Anders Edström Frejman
porträttfoto Cervera
foto Ola Björklund, Cervera
När butikskedjan Cervera uppgraderade sitt butikskassasystem i samband med den nya kassaregisterlagen
valde man ett modernt system från
Visma Retail till kedjans 77 butiker.
– Vår gamla lösning uppfyllde
inte de legala krav som fanns i och
med den nya kassalagen och vi ville
även passa på att välja ett modernt
och framtidssäkert system, säger
Tomas Kilström, ekonomichef på
Cervera.
att se över
koncernens affärssystemslösning var
integration av olika IT-miljöer en
viktig del i upphandlingens kravspecifikation.
– Det blir alltid en massa integrationskostnader när man ska koppla
samman olika system, både när det
gäller programvara och konsultkostnader för systemutveckling.
En annan viktig aspekt i valet
av system var användarvänlighet.
Valet föll på Visma Business som
nu används för central koncernredovisning samt för redovisning på
de 55 av kedjans butiker som ägs av
moderbolaget. I maj 2010 påbörjades
utrullningen av affärssystemet och
när turen kom till
» De anställda kommer att arbeta mer
med kontroll och
analys snarare än
att stansa in data
för hand.
Tomas Kilström
avslutas i januari 2011 i och med att
det sista bolaget i koncernen går över
till Visma Business.
– Vi såg en klar fördel med att välja affärssystem från samma leverantör som vårt nya kassaregistersystem.
Det har förenklat integrationen högst
avsevärt, konstaterar Lennart Bäck,
IT-chef på Cervera.
Grundbulten med Visma Business
är förstås att hantera intern och
extern redovisning precis som vilket
affärssystem som helst, men Cervera
ville ta det ett steg längre.
– Vi har haft en strävan att så
långt som det är möjligt automatisera tidigare manuella rutiner, för att
spara arbetstid och minimera felkällor säger Tomas Kilström.
exempel på detta är att dra
nytta av direktkopplingen mellan
kassaregister och affärssystem, och
utnyttja de olika systemens inbyggda
kontroller. Cervera uppskattar att
man sparar in två till tre heltidstjänster genom många små och stora
effektiviseringar i det dagliga arbetet.
– Bara en så elementär sak som
att kunna kopiera in långa bokföringsordrar sparar mycket tid. De
anställda kommer i högre utsträckning att arbeta med kontroll och
analys snarare än att manuellt stansa
in siffror i systemet.
Steget till en integrerad och äkta
Windowsmiljö bidrar även till effektiviteten, menar Lennart Bäck.
– Miljön är känd för användarna,
vilket begränsar support- och utbildningsbehoven.
Även integrationen mot befintligt
och kommande Business Intelligence-system har förenklats i och med
steget till det nya affärssystemet.
– Vi kommer att kunna hantera central ekonomi och data från
butiker i ett gemensamt system och
slipper gå via excel eller stansa data
för hand som förut.
Tomas Kilström ser inga som
helst begränsningar i systemets
skalbarhet med tanke på kedjans expansion. Inte heller med att ta in de
22 befintliga fristående franchisingbutikerna.
– De kan välja mellan att ligga
kvar i befintliga affärssystem eller gå
över till Visma Business. Då kan de
använda oss eller Visma Services som
bokföringsbyrå. ■
Är branschkunskap viktigt för dig?
Imano är ett av Sveriges största IT-företag inom skogsindustrin. Tillsammans har våra 40 konsulter 397 års erfarenhet av IT-lösningar
för skog-, såg- och pappersföretag. Vårt erbjudande sträcker sig från strategi och förändringsledning till systemutveckling och förvaltning. Alltid kombinerat med vår unika branschkunskap.
Vill du veta mer om vad Imano kan erbjuda? Maila [email protected] eller besök www.imano.se.
Imano har utsetts till Gasellföretag av Dagens Industri tre år i rad.
Under 2011 fortsätter vi att växa och söker ännu fler duktiga IT-konsulter
i Göteborg, Växjö, Jönköping och Falun.
Fågel, fisk eller mittemellan?
Ställ om din passform till rätt dagsform
Ibland händer det man vill och emellanåt det man vill undvika.
Oavsett expansion, centralisering, förvärv eller omorganisation gäller det
att snabbt, enkelt och kostnadseffektivt kunna ställa om ditt affärssystem
till rätt storlek och nuvarande omständigheter.
www.unit4agresso.se
a n n o n s
hela denna bilaga är en annons från smart media annons 24
FÖRETAGSARKITEKTUR
Ett stort företag eller organisation består av många olika ”Enterprise” och en analys kan med
fördel begränsas till exempelvis ett område under förändring.
I kommunikation är det också viktigt att alla pratar ”samma språk” och att arkitekturbeskrivningar följer internationella standarder.
Lyckade förändringsprojekt grundas på
en förståelse för företagets arkitektur
Om ett förändringsprojekt,
till exempel införandet
av ett nytt affärssystem
ska vara lyckosamt krävs
förståelse för företagets
arkitektur – företagets
förmågor.
text Anders Edström Frejman
Företags- eller helhetsarkitektur heter
på engelska Enterprise Architecture.
Genom detta kan man veta vilka
förmågor, på engelska ”Capabilities”,
som ska balanseras för att stärka
upp affärsmodell och verksamhetens
genomförande.
Det är lätt att underskatta omfattningen av förändringsarbeten i
ett företag. Ett klassiskt exempel är
upphandling och införandet av ett
helt nytt affärssystem eller en större
uppgradering.
”standardsystem”, men i många organisationer
krävs stora anpassningar för att ge de
effekter på företagets förmågor som
eftersöks i förändringen. Begreppet
”standardsystem” kan invagga köpare
i en falsk tro att förändringsarbetet
är mindre omfattande än vad det
egentligen är.
Även om många har en grundläggande förståelse för detta faktum kan
det vara svårt att överblicka den tid
som behöver läggas ned, de personella resurser och det strukturerade
ofta talas det om
arbetssätt som krävs för att undvika
eller minimera risker.
Därför kan det vara väl investerade pengar att ta hjälp av de som
specialiserat sig på förändringsarbeten. Personer som inte är involverade i den dagliga verksamheten
eller kopplade till specifika system
eller lösningar kan ge ett perspektiv på hur organisationen de facto
fungerar och vad den behöver för att
utvecklas.
just införandet
av ett nytt affärssystem kan dessa
konsulter grundläggande hjälpa till i
två skeden. För det första genom att
ta fram en korrekt kravställning på
en förändring utifrån en helhetssyn
på företagets arkitektur. Här kan de
bidra med värdefulla erfarenheter
från andra organisationer som stått
inför liknande situationer. För det
andra hjälpa till med att driva de
nödvändiga förändringsprocesserna.
Ett vanligt problem som uppstår
är att kravbilden gradvis förändras
under projektets gång. Kundens
ursprungliga förväntningar på vad
systemet ska leverera kanske kvarstår
trots att den ursprungliga kravställningen ändrats i leverantörens ögon.
Här kan en oberoende konsult som
anlitas av kunden hjälpa till med att
verifiera kravbilden mot beställarens
målbild under projektets gång.
I grunden handlar det om att
säkerställa att det värde man vill ska
uppstå säkras hem under föränd-
när det gäller
» En otillräcklig
analys är det bästa
receptet för katastrof.
ringsarbetet, till exempel införandet
av ett nytt affärssystem.
De kanske största och vanligaste
problemen som uppstår är att organisationen blir slav under tekniken,
det vill säga att verksamheten blir
teknikdriven. Detta kan ske om man
väljer ett affärssystem som kräver
att organisationen måste anpassas
efter detta eller att man tvingas till en
större uppgradering av ett befintligt
system som leder till samma konsekvenser.
it ska användas för att optimera
verksamheten och skapa mervärden
för brukaren och brukarens slutkunder. Effektivisering av logistikprocesser är ett klassiskt exempel där den
egna nyttan även förväntas komma
slutkunden till del.
En lyckad förändringsprocess –
vare sig det handlar om en omorganisation eller ett införande av ett nytt
affärssystem – börjar alltid med att
man tar fram en gedigen företagsarkitektur. Vem är användaren?
Vilken information används? Hur ser
processerna ut? Vilka applikationer
används? Hur ser integrationen ut?
Om det inte görs grundligt är detta
ett recept för katastrof. Här har man
ofta alltför bråttom.
I all förändring är kommunikation viktigt och arkitektur handlar
om att koordinerat beskriva ett
företag från olika perspektiv och vyer
beroende på vem som är betraktaren.
Vd vill ha en vy som beskiver mål
och affärsmodell, verksamhetschefen
en vy som beskriver arbetsflöden
och processer, produktutveckling
vilka informations objekt som är
nödvändiga och så vidare. Dessa
vyer konsolideras genom förmågor. I kommunikation är det också
viktigt att alla pratar ”samma språk”
och att arkitekturbeskrivningar
Smart fakta om projektledningsmetoder:
PRINCE2 är den andra upplagan av en känd standardmetod för
projektledning. Den utvecklades ursprungligen i Storbritannien och
används både inom privat och offentlig förvaltning i många länder.
Andra exempel är PROPS som utvecklades av Ericsson på 80-talet
och PPS som ägs av TietoEnator. Ett annat exempel är RUP som
används inom mjukvarutuveckling.
Smart fakta om företagsarkitektur:
Intresset för företagsarkitektur (EA) växer hela tiden tack vare
den nytta fler och fler ser i att använda EA i sitt förändrings- och
utvecklingsarbete och få ut mer av sina investeringar. The Open
Group Architecture Framework (TOGAF) är den globala standarden
för EA som kopplar ihop verksamhet och IT, utryckt i förmågor, och
hjälper till att beskriva komplexa sammanhang, reducera kostnader
och underlätta förändring.
Inte bara snygga kranar...
www.lawson.com/storytelling
följer internationella standarder. En
vanlig missuppfattning i begreppet
företagsarkitektur eller Enterprise
Architecture är att det omfattar hela
företaget eller organisationen och
uppfattas därför som övermäktigt. Ett
stort företag eller organisation består
av många olika ”Enterprise” och en
analys kan med fördel begränsas
till exempelvis ett område under
förändring.
Genom att kombinera ett standardiserat arbetssätt både när det gäller
arkitektur och projektledning – som
drivs utifrån verksamheten istället
för ur ett teknikperspektiv – minimeras risken för missade målbilder, förseningar och därmed även skenande
kostnader. ■
Ostnors verksamhet växer med ett starkt affärssystem från Lawson
Preliminär
A.
TOGAF 9
–din framgång.
™
H.
Arkitekturvision
Förändringshantering
Ve
a
!"#$%& '()"*+,%-& .$%("/$%,%& 0.1& 20#3'*(,%& "& 4#($%5%"3$&
&6%.1"($.('%$7&89:6;&<&=%&+$#&>*0),*,&3(,#+,%+$#&?@%&
A$%23,B1$(3'(A$.2*"#>& ),3$%,(& 5C& ,%2"($2('%7& D"& 1,%&
G.
'()"*+,(&0.1&.$%("/$%,(&@A$%&EFF&5$%30#$%&"&89:6;&<7&
Styrning av
realisering
DC%&5,33"0#&)$3(C%&"&,((&#C&%$3'*(,(7&6((&?C&AC%,&2'#+$%&
Kravhantering
,((&#C&?%,B>C#>7&6((&?C&B=##"320%-&&,??=%-&A$%23,B1$(&
0.1&G8&,((&?'#>$%,&30B&$#&1$*1$(7&!C+$&#=%&A"&'#+$%H
A"3,%&0.1&?@%=#+%,%&"&5%,2("2$#7&!$3@2&www.biner.se•
F.
3C&)$%=((,%&A"&B$%7&
Migrationsplanering
D
Tek
arkite
E.
Möjligheter
& Lösningar
Partner
TOGAF ™ is a trademark of The Open Group.
web-baserad hantering av leverantörsfakturor
Ascendo Invoice kan bl.a. på ett snabbt och enkelt sätt
anpassas för att stödja krav från kunder av olika storlekar
och med olika verksamheter.
• Enkel installation och utrullning i organisationen
• Snabb och enkel hantering vid kontering
och attest av stora fakturavolymer
• Stöd för hela flödet. Genom våra samarbetspartners
ger vi stöd för hela flödet från scanning till integration
ekonomisystem.
– en produkt från
3.0
!
u
ute n
Några som redan valt
Ascendo Invoice är:
• Intrum Justitia
• Volvofinans
• Ragn-Sells
• Billerud
• Polarbröd
• Älvsbyhus
• Jämtkraft
• Telge
• Sollentuna kommun
Midgårdsgatan 2, 831 45 Östersund
063-12 16 30 | www.ascendo.se | [email protected]
www.syre.se
Minska dina
administrativa
kostnader nu!
Ny
ion
vers
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
26
EFFEKTIVISERING
Ett enkelt och tidsbesparande affärssystem på webben
Det viktigaste i ett företag är
att få intäkter och för det behövs ett effektivt faktureringssystem. Med ett affärssystem
som hjälper företagaren att
rationalisera bort bokföringen
så kan man i slutändan ägna sig
åt sina affärer istället.
Att välja ett internetbaserat
affärssystem kan ge ytterligare
fördelar.
De svenska företagen har hamnat på efterkälken när det gäller elektronisk fakturering enligt Mats Norbäck.
E-fakturan frigör viktig tid
Att hantera sitt fakturaflöde elektroniskt kan spara
både tid, pengar och miljö.
Men i Sverige är det få
företag som upptäckt möjligheterna med e-fakturor.
En lagändring efterfrågas.
TEXT CHRISTIAN VON ESSEN
Elektronisk fakturahantering och
medföljande administrativa processer har hamnat på efterkälken hos
svenska företag. Både samhällsekonomiskt och miljömässigt finns
mycket att spara på att låta manuella
pappersflöden automatiseras. I Norden är Finland i framkant, medan
Danmark och Norge inte heller ligger
långt efter. Enligt försäljningschefen
Mats Norbäck krävs det ett direktiv
från myndighetsnivå för att på allvar
få igång e-fakturan i Sverige.
– Det är precis som med första telefonen, det är ganska tråkigt att vara
helt först utan att ha någon att ringa
till. Det krävs rutiner hos två parter
för att e-fakturering ska bli relevant.
Det går framåt, men långsamt. Till
och med Italien – som knappast kan
beskyllas för att ligga i framkant när
det gäller effektivisering av administration och byråkrati – har gått om
Sverige i ärendet.
DET HELA HANDLAR FÖRSTÅS
inte bara om att skicka fakturor
elektroniskt. Det handlar om att
automatisera hela processen, från inköpsorder till betalning av fakturan.
Moderna applikationer som kopplas
till affärssystemen kan automatisera
hela kontrollprocessen, det vill säga
att varje faktura ska godkännas av en
person och attesteras av en annan.
Dessutom finns det beloppsgränser
kopplat till kostnadsställen och konto
som olika medarbetare har befogenhet att attestera. Allt sådant kan
enkelt byggas in i systemet.
– Fokus är att minimera det
arbete som i dag sker på ren rutin
» Det krävs rutiner
hos två parter för att
e-fakturering ska bli
relevant.
Mats Norbäck
och slentrian, säger Mats Norbäck. På
det sättet kan administrativ personal
ägna betydligt mer av sin tid till
planering, uppföljning eller informationsarbete.
OFTA ÄR DET SAMMA TYP av
fakturor varje månad som hos
företagen som ska öppnas, kopieras,
godkännas, attesteras, utbetalas och
bokföras. De flesta manuella processerna blir förr eller senare automatiserade, men just hanteringen av
pappersfakturor är inte en av dem.
Automatiseringen sker per definition
fortare i större företag, men enligt
Mats Norbäck börjar rutinerna nu
sakta men säkert ta sig ner mot småoch medelstora företag. Men han
tror att direktiv uppifrån är det enda
sättet att verkligen förändra beteendet. Enligt beräkningar kostar en efaktura runt två kronor att skicka och
ta emot, något som snabbt skär bort
onödiga kostnader. Dessutom finns
miljöhänsyn som en ständig påminnelse. Med en enkel lagändring skulle
e-fakturorna kunna göra postgången
lättare och miljön gladare.
Hur skulle en regeländring på området kunna se ut?
– I Danmark har man till exempel
sagt att alla företag som gör affärer
med deras offentliga sektor måste
kunna skicka e-fakturor. Det innebär
alltså att alla som på något sätt handlar med offentlig sektor måste införa
dessa rutiner och det gör ju de flesta
företag, om än i varierad omfattning.
I Sverige heter det att offentlig sektor
ska kunna ta emot e-fakturor, men
det hjälper ju inte om ingen skickar
dem. ■
Affärssystemet ska automatiskt
koppla in- och utbetalningar på
bankontona i internetbanken
med kund- och leverantörsfakturor. Detta underlättar avstämningsarbetet oerhört mycket.
– Att sköta företaget via webben ger dig flera fördelar. Har
du tillgång till en dator med
internetuppkoppling spelar det
ingen roll var du befinner dig
eller när du vill jobba med ditt
företag, berättar Rolf Dahlberg,
vd på Visma.
Internetlösningar har fördelen
att de automatiskt uppdateras
så att användaren kontinuerligt får den senaste versionen.
Dessutom säkerhetskopieras
data i bakgrunden så att användaren inte behöver tänka på
backup. Företaget har alltid den
säkraste versionen och uppgifterna är säkra.
– Det är väldigt viktigt att ha en
bra och lättillgänglig support,
både per telefon och på leverantörens hemsida. Då slipper
du besvär och tidsfördröjningen
som annars kan uppstå när
man inte vet hur man ska ta sig
vidare.
ANNONS
InvoiceReady automatiserar fakturahanteringen
Är du trött på omständiga rutiner för
den manuella leverantörsfakturahanteringen? Basware lanserar nu
webbtjänsten InvoiceReady som
förenklar arbetet och kan spara upp till
60 procent i tid för ekonomiavdelningen.
Webbtjänsten är utvecklad av Basware, ett av
världens ledande företag inom system för inköpstill betalningsprocesser. Målgruppen är i första
Läs mer på invoiceready.basware.se
Basware AB
Tel. 08-505 744 00
[email protected]
hand små- och mellanstora företag som tar emot
upp till tusen fakturor per månad. Vinsten i att
investera i InvoiceReady är omgående, då avgiften
huvudsakligen är per transaktion, baserat på
nyttjandet av systemet.
Komplett paket, redo att starta direkt
InvoiceReady fungerar tillsammans med de flesta
affärssystem på marknaden och systemet kan vara
i drift på någon vecka. Alla funktioner för kontroll,
kontering, ärendehantering och attest av fakturor
finns i systemet. Förutom det, ingår även
elektronisk ärendehantering och kontroll av rese-
räkningar och utlägg, vilket också är en
pappers- och resurskrävande process som nu
avsevärt förenklas.
100 % e-fakturor från dag ett
InvoiceReady är klart för att ta emot riktiga efakturor. Övriga fakturor som kommer på papper
skannas, tolkas och omformas till e-fakturor. Med
InvoiceReady finns inga kuvert eller papper att
hantera längre. Alla fakturor återfinns sedan i det
elektroniska arkivet, vilket underlättar återsökande
av fakturor samt inte minst ger goda miljövinster,
då papperet inte längre behövs.
ANNONS
”Palette effektiviserar vår fakturahantering”
Det internationella ventilations- och byggproduktsbolaget Lindab använder sig av Palette
för att förenkla och effektivisera fakturahanteringen i organisationen. I dagsläget används
Palette’s system PaletteArena i sju bolag i fyra länder och implementation i ytterligare länder
är planerade.
Det var 2006 som arbetet började
med att implementera det elektroniska
fakturahanteringssystemet PaletteArena,
dåvarande Baltzar Business Arena. Systemet integrerades med Lindabs befintliga
affärssystem, Axapta. Vilket precis som
PaletteArena är Microsoftbaserat.
- Vårt dåvarande system kunde helt
enkelt inte tillhandahålla elektronisk
hantering av inkommande leverantörsfakturor, så PaletteArena var ett
självklart val med dess flexibilitet och
användarvänlighet, minns Lina Karlsson,
projektledare på Lindabs IT-avdelning
och ansvarig för den ekonomiska uppsättningen av affärssystemet på bolaget.
Vi använder oss av både intern och
extern skanning för våra leverantörsfakturor. I båda fallen skannas och tolkas
fakturorna och kommer in till PaletteArena med information som matchas
mot våra fördefinierade konterings- och
flödesförslag. Vissa av fakturor matchas
mot inköpsorder och går direkt till
definitivbokning. Andra fakturor utan
inköpsorder skickas ut i organisationen
för kontering och attest i de förbestämda
flödena.
Lina Karlsson är mycket nöjd med systemet, som sparar både tid och pengar
till skillnad från den tidigare manuella
hanteringen.
– Det är väldigt smidigt eftersom
vi har kunnat centralisera delar av vår
administration i de olika länderna.
Risken minskar också att fysiska fakturor
bli liggande hos någon person i flödet då
vi får in alla fakturor direkt i PaletteArena och kan enkelt skicka dem vidare
elektroniskt till rätt personer oavsett var
i världen de befinner sig.
PaletteArena hjälper oss att ha kontroll på bolagets kostnader för inköp och
att redovisnings- och attestregler följs.
Vi har även fullständig kontroll över var
fakturorna befinner sig i organisationen. Felaktigheter kan upptäckas tidigt
i processen och förseningsavgifter kan
därmed undvikas. Dessutom skonas
miljön.
– Vi vill gärna komma bort från den
stora pappershanteringen, säger Lina
Karlsson. Sverige är inte lika utvecklat på
det här området som våra grannländer
är, men vi strävar efter att få så många
leverantörer som möjligt att skicka sina
fakturor den elektroniska vägen. Det är
mycket posthantering och miljöpåverkan
som sker i onödan anser vi.
Om vi kan bidra med att minska vår
pappershantering för att skona miljön så
gör vi gärna det, avslutar Lina Karlsson. Lina Karlsson, Lindab AB
Lindab:
Lindab är ett ventilations- och byggproduktbolag som verkar inom tre affärsområden: Ventilation, Building Components och Building Systems. Bolaget
finns närvarande i 31 länder och har ca 4500 anställda. Läs mer på www.lindabgroup.com
Palette:
Palette är med sin egenutvecklade produkt PaletteArena (fd Baltzar Business Arena) marknadsledande på elektronisk fakturahantering. De hjälper dig hela
vägen från beställning till betalning med marknadens vassaste system. Eftersom de som jobbar på Palette är specialister på ekonomi och alltid sätter kunden
i centrum vågar de lova att du blir nöjd med resultatet.
PaletteArena är en användarvänlig och flexibel produkt som kan integreras mot de flesta affärssystem på marknaden. Programvaran utvecklas och standardiseras ständigt utefter kundernas behov. På så sätt får alla nya kunder, små som stora, ta del av Palettes egna och deras befintliga kunders erfarenheter.
Idag använder mer än 800 företag i 33 länder PaletteArena. Läs mer på www.palette-group.com
När vill du få betalt?
– Nu eller direkt?
när du använder flera av våra betalsätt
gör det möjligt för dig att sälja på fak-
ur PayEx Betalväxel som exempelvis
tura i din webbutik. Du får betalt från
kort- och direktbetalningar.
PayEx dag ett, medan dina kunder
PayEx hjälper dig med allt från
själva väljer när och hur de vill be-
online-betalningar och fakturering
tala. Det är vad vi kallar en win-win
till inkasso och långtidsbevakning.
situation.
PayEx hjälper dig att ta betalt och
Dessutom kan vi göra din administration enkel och samlad, framför allt
din kund att betala. Kontakta oss så
berättar vi hur enkelt det är.
VI ÄR E XPERTER PÅ BETALNINGAR. Mellan företag. Mellan människor. Mellan människor och företag. Ring 0498-20 20 00 eller besök www.payex.se
Räkna med Plus när du
räknar med SYSteam
Helhet som gör nytta
Din IT-investering ska gå med plus.
För att den ska göra det krävs en
partner som kan och förstår din
verksamhet och som genomfört
många liknande projekt. En partner
som jobbar konkret med alla delar
av din verksamhet. SYSteam har
bredden och djupet, vi kan vara
din strategiska helhetspartner.
Rätt affärssystem för dig
Framtidens vinnare är de som i dag investerar
i rätt verksamhetsstöd. Vi stödjer dig i valet att
välja bland, och implementeringen av marknadens ledande affärssystem, bl.a. Jeeves,
Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics
NAV, och Oracle JD Edwards. Du får alltid det
optimala stödet för din verksamhet. Du kan
växa gränslöst, vi tar dig över gränsen.
Vi levererar bekymmersfrihet
Vi tar ansvar för din IT-investering hela
vägen. Du kan fokusera på det du är bra
på och utveckla verksamheten för framtiden. Vi ser till så att IT-stödet alltid finns
som en underliggande kraft med allt ni
behöver. Inget krångel, inga bekymmer.
Allt ska i slutänden ge ett rejält plus.
SaaS – hyr via molnet
Software as a service – eller
molntjänster – är det lönsamma
sättet att hyra färdiga IT-lösningar
via Internet. Medan andra talar
om ”framtiden” levererar vi redan
till ett flertal kunder. Hyr ditt affärssystem och betala per användare.
SYSteam arbetar som strategisk helhetsleverantör inom IT och erbjuder
tjänster inom management, engineering, affärssystem, systemutveckling/
integration samt teknisk infrastruktur och drift. SYSteam har kontor och dotterbolag på drygt 40 orter i Norden, har ca 1 250 anställda och ägs av norska
EDB ErgoGroup. Läs mer om våra gränslösa affärssystem på vår hemsida.
www.systeam.se