Registrerings- program för kontrolluppgifter

Registreringsprogram för
kontrolluppgifter
INKOMSTÅRET 2012
Checklista
• Om du redan har ett löneprogram som kan skapa diskett eller annat datamedium med redovisning av kontrolluppgifter till Skatteverket – använd det programmet!
• Om din pc är kopplad till ett nät-
verk ska du först läsa avsnitt 3.5 innan du installerar programmet.
• Det är viktigt att du följer instruk-
tionerna i avsnitt 3 när du installe-
rar programmet.
• Du kan när som helst i program-
met klicka på Hjälp-knappen eller trycka F1. Du kommer då till pro-
grammets hjälptexter.
• Om du får några tekniska problem med programmet kan du ringa vår tekniska support, tfn 0771-787 787.
Telefonen är öppen måndag–tors-
dag kl. 08:00–18:00 samt fredag
kl. 08:00–16:00. Du kan även skicka e-post till:
[email protected]
Viktigt att tänka på vid registrering av
person- och organisationsnummer
Om du har registrerat och sparat en kontrolluppgift kan
du inte senare lägga till, ändra eller komplettera personeller organisationsnummer på denna kontrolluppgift.
Läs mer om detta i hjälptexten till programmet.
2
Innehållsförteckning
Checklista .......................................................................................................................................... 2
Innehållsförteckning .................................................................................................................... 3
1. Inledning ...................................................................................................................................... 4
2. Systemkrav .................................................................................................................................. 5
2.1 Operativsystem ..................................................................................................................... 5
2.2 Särskilt gällande aktivitetsfältet ........................................................................................ 5
3. Installation av programmet ................................................................................................. 6
3.1 Installation ............................................................................................................................... 6
3.2 Följ anvisningarna på skärmen . ......................................................................................... 6
3.3 Ändra inte föreslagna kataloger . ..................................................................................... 6
3.4 Installationen klar ................................................................................................................. 6
3.5 Installation i nätverk
.......................................................................................................... 7
4. Starta programmet första gången . .................................................................................. 7
4.1 Föra över uppgifter från förra året .................................................................................. 8
4.2 Programmets startsida . ....................................................................................................... 9
5. Börja registreringsarbetet .................................................................................................... 10
5.1 Inledning ................................................................................................................................. 10
5.2 Registreringsbilderna . ......................................................................................................... 10
6. Skicka kontrolluppgifter.......................................................................................................... 11
6.1 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket ....................................................................... 11
6.2 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket via Internet ................................................ 11
6.3 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket på cd (eller annat ADB-medium) .......... 11
7. Vad gör jag med redovisningen jag skapat? ................................................................. 12
8. Vanliga frågor ............................................................................................................................ 13
8.1 Hur gör jag med sammandraget? ..................................................................................... 13
8.2 Kan jag skicka filerna med kontrolluppgifter via e-post? .......................................... 13
8.3 Varifrån får man diskett/cd som ska sändas till Skatteverket? ................................. 13
8.4 Etiketten till mediet – varifrån får man den? ................................................................ 13
8.5 Det går inte att öppna funktionen”Skapa fil” ............................................................... 13
8.6 Vad betyder ”Medielämnare” respektive ”Uppgiftslämnare” ................................... 13
8.7 Knapparna längst ner i registreringsbilderna syns inte .............................................. 14
8.8 Hur vet jag vilka uppgifter jag fört över från föregående år? . ............................... 14
8.9 Hur gör jag om min dator inte hittar databasen KU2011.mdb
när jag ska överföra uppgifter från förra året? ............................................................ 14
Övrig information . ......................................................................................................................... 16
3
Läs detta innan du installerar programmet och påbörjar registreringen!
• Läs avsnitt 3 och 4.
• När du installerat programmet, har du möjlighet att föra över uppgifter från förra året.
• Det är viktigt att hålla isär begreppen ”Medielämnare” och ”Uppgiftslämnare”. Se nedan, avsnitt 5 och i hjälptexten till programmet!
Registrera på följande sätt:
1. Registrera uppgiftslämnare.
Starta med att registrera en eller flera uppgiftslämnare.
Detta kan helt eller delvis redan vara gjort om du fört över uppgifter från förra
året, se avsnitt 4.1.
2. Registrera kontrolluppgifter.
Det är först när du registrerat en uppgiftslämnare som du kan registrera kontrolluppgifterna.
Detta kan helt eller delvis redan vara gjort om du fört över uppgifter från förra
året, se avsnitt 4.1.
3. Registrera medielämnare.
När du har registrerat samtliga kontrolluppgifter för alla uppgiftslämnare är det
dags att ta ut kontrolluppgifterna på filer samt ange medielämnare
(= dig själv eller det företag där du arbetar). Uppgiften om medielämnare ska du
sedan normalt inte ändra.
1. Välkommen till Registreringsprogram
för kontrolluppgifter
Detta program vänder sig i första
hand till dig som annars skulle lämna dina kontrolluppgifter på papper.
Programmet kan också med fördel
användas av dig som annars skulle
skicka dina rättade kontrolluppgifter
på papper.
Om du redan har ett redovisningssystem som skapar disketter (eller
andra datamedier) med kontrolluppgifter ska du använda det.
4
Programmet kan endast användas
för registrering av kontrolluppgifter
avseende lön (KU10), ränteinkomst
(KU20), ränteutgift (KU25), utdelning m.m. på delägarrätter (KU31)
och överlåtelse av bostadsrätt
(KU55).
Du kan utföra följande moment:
• Registrera uppgiftslämnare.
• Registrera kontrolluppgifter.
• Skriva ut kontrolluppgifter.
• Göra sammanställningar över registrerade kontrolluppgifter och skriva ut dessa.
• Skapa och lägga tillbaka en säker-
hetskopia av databasen.
• Skapa filer för att lämna kontroll
uppgifterna via Skatteverkets filöverföringstjänst på
www.skatteverket.se. Alternativt kan du spara filerna på ett data-
medium och sända till Skatte-
verkets inläsningscentral.
Hur de olika momenten fungerar
framgår av hjälptexterna till programmet. Tryck F1 eller klicka på
Hjälp-knappen.
Problem?
Sist i denna broschyr har vi listat ett
antal vanliga frågor och svar. Om du
får tekniska problem med programmet är du välkommen att ringa vår
tekniska support, tfn 0771-787 787
som har öppet måndag–torsdag
kl. 08:00–18:00 samt fredag
kl. 08:00–16:00.
Om du har problem med att fylla i
kontrolluppgiften eller har frågor
kring kontrolluppgiftsskyldigheten
ska du vända dig till ditt skattekontor, se vår webbplats:
www.skatteverket.se/kontakta oss.
2. Systemkrav
2.1
Operativsystem
Programmet är för pc och går att
använda i Windows 95, 98, 2000,
ME, XP, NT, Vista och Windows 7.
Programmet är inte utvecklat för att
kunna köras under Mac-operativsystem.
Det finns annars risk att aktivitetsfältet ”skjuter” programmets bildfönster utanför bildskärmen.
Resultatet blir då att hjälptexten och
knapparna i programmet inte kommer att synas på skärmen. Läs mer
om detta i avsnitt 8.7.
2.2
Särskilt gällande
aktivitetsfältet
Inställningen för Aktivitetsfältet bör
vara alternativet ”Dölj automatiskt”.
5
3. Installation av programmet
3.1
Installation
Lägg i cd-skivan och stäng luckan.
Installationen startar inom
10 sekunder.
Om installationen inte startar
automatiskt så finns det två olika
sätt att gå vidare:
Alternativ 1
1. Dubbelklicka på ikonen med namnet ”Den här datorn”.
2. Dubbelklicka på ikonen för cd-
läsaren.
3. Dubbelklicka på ikonen med
namnet ”KUInst12.exe”.
Alternativ 2
1. Klicka på knappen Start på aktivitetsfältet.
2. Klicka på menyalternativet Kör...
3. Om du har cd:n på enhet D: skri-
ver du d:\KUInst12.exe i textfältet. Om du har cd:n på en annan enhet, skriv den enhetens bokstav i stället för d:. Klicka på OK.
3.2
Följ anvisningarna
på skärmen
Under installationsförloppet bör du
följa alla anvisningar på skärmen och
tänk på att inte ändra de föreslagna
katalogerna, se nästa avsnitt.
3.3
Ändra inte
föreslagna kataloger
Programmet installeras i Windows
standardmapp för programinstalla6
tioner, normalt blir det
C:\PROGRAM\SKATTEVERKET\
KU2012 men kan variera lite beroende på vilken version av Windows
du har. Du bör inte ändra den föreslagna installationskatalogen. Det
blir lättare för dig att skapa filer,
säkerhetskopiera filer, spara undan
databasen till kommande år och
överföra filer till Skatteverket om du
inte ändrar installationskatalog.
3.4
Installationen klar
När programmet är färdiginstallerat bör du läsa avsnitt 4. Tänk på
att de filer som du skapar, både för
att skicka till Skatteverket och din
egen säkerhetskopia sparas i mappen Mina Dokument. Du ska inte
använda de filer som ligger i installationskatalogen.
Innan du startar programmet första
gången bör du läsa avsnitt 4.
3.5
Installation i nätverk
Programmet är avsett att användas
på pc i singelmiljö, alltså inte i nätverk.
I de allra flesta fall går det ändå bra
att installera programmet lokalt på
en pc som är kopplad i nätverk. Man
bör dock först rådfråga den som är
ansvarig för nätverket. Installation i
nätverk sker alltid på användarens
eget ansvar och Skatteverket har
inte någon support för detta.
4. Starta programmet första gången
Du har nu installerat programmet
och ska starta det för första gången.
Du startar programmet genom att
välja START/PROGRAM/
SKATTEVERKET/KU2012.
Första gången du startar programmet får du upp en dialogruta med
följande utseende:
Om du använde programmet förra
året kan du föra över uppgifter från
förra året, se avsnitt 4.1. Klicka i så
fall på ”Ja”. Om du klickar på ”Avbryt” avbryts programmet och du
får upp denna dialogruta nästa gång
du startar programmet och kan då
på nytt ta ställning till om du vill föra
över uppgifter eller inte.
OBS!
Du har endast en chans att föra över
uppgifter från förra året. Om du av
någon anledning inte vill det klickar
du på ”Nej”. Du kommer i så fall inte
att kunna göra detta vid ett senare
tillfälle.
Det är inget krav på att föra över
uppgifter från förra året.
7
4.1
Föra över uppgifter
från förra året
Om du använde programmet på
samma dator förra året kan du överföra personuppgifter från förra årets
databas till årets. De uppgifter som
överförs är:
• Person-/organisationsnummer.
• Namn, adress, postnummer och postadress.
• Specifikationsnummer för upp-
giftslämnare (arbetsgivare/kredit-
givare) och anställda/kunder. Uppgifter om medielämnare överförs inte. Inga belopp överförs från
tidigare år.
Överföring av personuppgifter sker
endast från kontrolluppgifter avseende lön, ränteinkomst, ränteutgift
samt utdelning m.m. på delägarrätter men inte från kontrolluppgift
avseende överlåtelse av bostadsrätt.
8
Anledningen till detta är att det är
osannolikt att en person har sålt en
bostadsrätt i samma förening två år i
rad.
Om du svarar ”Ja” letar programmet
upp databasen från föregående år
och för över uppgifterna till årets
databas. När det är klart visas en
dialogruta med följande utseende:
Du kan nu börja registrera årets
kontrolluppgifter.
Om programmet inte skulle hitta
databasen från förra året, visas en
särskild dialogruta. Läs mer i avsnitt
8.9.
4.2
Programmets startsida
När du startar programmet kommer du alltid först till programmets
startsida, som ser ut så här:
Alla funktioner i programmet startas
från menyraden på denna sida.
Sidan har ingen webbfunktionalitet.
Det går alltså inte att klicka i bilden
och på så sätt starta de olika funktionerna.
9
5. Börja registreringsarbetet
5.1
Inledning
All manövrering i programmet utgår
från programmets startsida.
Registreringsfälten för kontrolluppgifter är uppbyggda för att påminna
så mycket som möjligt om papperskontrolluppgifterna. Detta för att du
som användare ska känna igen dig.
Du förflyttar dig alltid mellan fälten
med TAB och bekräftar med
ENTER. En utförlig information om
arbetsgången i programmet finns i
hjälpfunktionen, som du når genom
att antingen trycka på F1 eller på
Hjälp-knappen.
5.2
Registreringsbilderna
Registreringsbilderna för uppgiftslämnare och kontrolluppgifter ska
längst ner i bilden ha sex stycken
knappar med texterna ”Sök”,
”Rensa”, ”Hjälp”, ”Spara”, ”Ta bort”
och ”Stäng”. Kontrollera att dessa
knappar syns på din bildskärm. Om
de inte syns, läs mer i avsnitt 8.7.
5.2.1
Redigering av
sparad kontrolluppgift
I en sparad kontrolluppgift kan du
inte ändra på uppgifterna om
person-/organisationsnummer eller
specifikationsnummer.
Om någon av dessa uppgifter är felaktig måste du ta bort kontrolluppgiften och registrera en ny.
Det går med andra ord inte att registrera kontrolluppgifter utan personnummer genom att skriva nollor i
personnummerfältet och senare
komplettera med personnummer.
OBS! Skilj på uppgiftslämnare och medielämnare.
Uppgiftslämnare är den som enligt lag är skyldig att lämna kontrolluppgifter till
Skatteverket, t.ex. arbetsgivare, långivare och bostadsrättsföreningar.
Medielämnare är den som faktiskt skickar in kontrolluppgifterna till Skatteverket,
t.ex. en bokföringsbyrå.
Då dessa begrepp är viktiga vid användning av registreringsprogrammet ber vi er
att läsa mer om dessa i hjälptexten till programmet.
10
6. Skicka kontrolluppgifter
6.1
Skicka kontrolluppgifterna
till Skatteverket
När du är klar med registreringen är
det dags att skapa filer eller diskett
med kontrolluppgifterna som ska
skickas till Skatteverket. Oavsett om
du väljer att skicka kontrolluppgifterna till Skatteverket på diskett/cd
(eller annat ADB-medium) eller via
Skatteverkets filöverföringstjänst på
Internet skapar detta registreringsprogram två filer som tillsammans
innehåller din kontrolluppgiftsredovisning. Dessa filer har namnen
KURED och INFO.KU och lagras i
din dator i den katalog du valt när du
skapar redovisningen.
Du kan nu välja att antingen skicka
kontrolluppgifterna via Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet eller att lägga dem på en diskett
eller cd (eller annat ADB-medium)
som du skickar till Skatteverkets
inläsningscentral.
6.2
Skicka kontrolluppgifter
till Skatteverket via Internet.
För att kunna skicka dina kontrolluppgifter till Skatteverket via Internet krävs att du har e-legitimation.
Det är filerna KURED och INFO.KU
som du ska skicka via Skatteverkets
filöverföringstjänst på Internet.
Läs mer på www.skatteverket.se/
e-tjanster/filoverforing.
Under alternativet ”skapa filer”,
finns möjlighet att starta Skatteverkets filöverföringstjänst på
Internet.
6.3
Skicka kontrolluppgifter till
Skatteverket på cd
(eller annat ADB-medium)
Välj alternativet ”Skapa filer” under
menyvalet ”Arkiv” och följ instruktionerna. När du är klar finns dina
filer KURED och INFO.KU i katalogen du valde när du skapade redovisningen.
Det är filerna KURED och INFO.KU
som du ska bränna på en cd (eller
annat ADB-medium). När du är klar
tar du cd:n (eller det andra mediet)
och följer instruktionerna under
avsnitt 7.
Välj alternativet ”Skapa filer” under
menyvalet ”Arkiv” och följ instruktionerna. När du är klar finns dina
filer KURED och INFO.KU i katalogen du valde när du skapade redovisningen.
11
7. Vad gör jag med redovisningen jag skapat?
Om du skapat ett datamedium med
kontrolluppgifter ska du förse detta
med en etikett med följande innehåll:
•Att innehållet är kontrolluppgifter (skriv KU).
•Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson (viktigt om mediet är oläsligt för inläsnings-
centralen).
•Medielämnarens person- eller organisationsnummer.
OBS! Du ska enbart skicka mediet
med kontrolluppgifter till Skatteverkets inläsningscentral. Du ska
aldrig bifoga någon information på
papper, eftersom ingen ärendehandläggning förekommer vid inläsningscentralen.
Information som du vill lämna i anslutning till kontrolluppgiften ska du
skicka till ditt skattekontor.
Kontakta ditt skattekontor för ytterligare upplysningar.
Uppgifterna är nödvändiga för att
Skatteverket ska kunna veta vad
som finns på mediet och vem som
ska kontaktas om mediet inte är
läsbart.
Skicka mediet senast den 31 januari
till:
Skatteverkets inläsningscentral
Enhet 4300
839 86 Östersund
Skapa bara ett datamedium eller en omgång filer
Det går utmärkt att skicka in kontrolluppgifter för fler än en arbetsgivare/långivare/bostadsrättsförening på samma medium eller samma filer. Skapa därför
endast ett medium eller en omgång filer även om du registrerat kontrolluppgifter för flera olika uppgiftslämnare.
Läs mer om detta under rubriken ”Skapa diskett till Skatteverket” i hjälptexten
till programmet.
12
8. Vanliga frågor
8.1
När man lämnar kontrolluppgifter på papper ska man också
bifoga ett s.k. sammandrag. Hur
gör man med detta när man i
stället lämnar kontrolluppgifter
elektroniskt?
filerna via Internet krävs e-legitimation. Läs mer om detta i avsnitt 6.2.
8.3
Varifrån får man diskett/cd att
skicka till Skatteverket?
När kontrolluppgifter lämnas elektroniskt lämnas uppgifter i form av
en ”etikettfil”. Etikettfilen motsvarar
blanketten ”Sammandrag av kontrolluppgifter för inkomståret 2012”
(SKV 2304). Någon sådan pappersblankett ska då inte bifogas.
Medielämnaren måste själv hålla
med den diskett/cd som ska skickas
till Skatteverkets inläsningscentral.
I ”Registreringsprogram för kontrolluppgifter” skapas denna etikettfil
automatiskt när man väljer funktionen ”Skapa fil”. Underlag för etikettfilen är uppgifterna som man registrerar via formuläret ”Registrera/
komplettera uppgifter om medielämnare”.
Skatteverket tillhandahåller inga
etiketter. Använd en vanlig etikett
eller märkpenna.
Funktionen ”Skapa fil” skapar alltså
två filer, en etikettfil (INFO.KU)och
en fil med själva kontrolluppgifterna
(KURED). Båda filerna kopieras
automatiskt till disketten respektive
hårddisken.
8.2
Kan jag skicka filerna med kontrolluppgifter till Skatteverket via
e-post eller Internet i stället för
på diskett?
8.4
Varifrån får man etiketten som
ska fästas på mediet?
8.5
Det går inte att öppna funktionen
”Skapa fil”.
Det beror på att det inte finns några
registrerade kontrolluppgifter. Registrera först uppgiftslämnare och därefter aktuella kontrolluppgifter.
8.6
Vad betyder ”Medielämnare”
respektive ”Uppgiftslämnare”?
Medielämnare är den som skapar
mediet och skickar det till Skatteverket. Det är medielämnaren som
kontaktas om mediet är oläsligt.
Du kan skicka filerna via Internet
men inte som e-post. För att skicka
13
Uppgiftslämnare är arbetsgivaren/
kreditgivaren/bostadsrättsföreningen.
Medielämnare och uppgiftslämnare
kan vara samma person/företag.
Läs mer om detta i programmets
hjälptext.
8.7
Knapparna (Sök, Rensa, Hjälp,
Spara m.fl.) längst ner i registreringsbilden syns inte.
Vad gör jag åt det?
Aktivitetsfältet längst ned på skärmen kan ”skjuta” programmets
bildfönster utanför bildskärmen så
att hjälptexten och knapparna inte
syns. Därför ska du ställa in aktivitetsfältet så att ”Dölj automatiskt”
är vald. Gör så här:
Klicka på START.
Välj Inställningar, Välj Aktivitetsfältet, markera ”Dölj automatiskt”
och klicka på Verkställ.
8.8
Hur vet jag vilka uppgiftslämnare/kontrolluppgifter jag fört
över från föregående år?
För att få reda på vilka kontrolluppgifter/uppgiftslämnare du fört
över från förra året måste du gå in
i respektive registreringsformulär.
I formuläret kan du klicka på SÖK.
Du får nu upp en dialogruta med
uppgifter om namn och personnummer på de personer/företag som du
fört över uppgifter om.
14
Vartefter du registrerar uppgiftslämnare och kontrolluppgifter kompletteras listan i dialogrutorna med
dessa uppgifter.
Programmet saknar funktion för att
skriva ut dessa uppgifter.
8.9
Min dator hittar inte databasen
KU2011.mdb när jag ska överföra uppgifter från förra året.
Hur gör jag?
När du svarar ”Ja” på frågan om du
vill föra över uppgifter från förra
året kan du få upp en dialogruta på
skärmen. I denna dialogruta står det
följande: ”Programmet kan inte hitta
databasen med de kontrolluppgifter
du registrerade förra året. För att
överföring av uppgifter ska kunna
ske måste du ange den katalog där
databasen KU2011.MDB återfinns.”
Detta beror på något av följande:
• Databasen ligger inte på enhet C: på din dator.
Åtgärd: Via rullisten väljer du den katalog där databasen ligger och klickar sedan på OK. Uppgifterna förs nu över från förra årets data-
bas.
• Databasen ligger inte på denna dator.
Åtgärd: Klicka på ”Avbryt”.
– Gå in i ”Utforskaren”. Där
skapar du en katalog som heter
”KU2011” och som har följande sökväg: C:\PROGRAM\
SKATTEVERKET\.
– Flytta över databasen ”KU2011.mdb” från den dator där du har den och lägg den i katalogen du just skapat.
– Starta ”Registreringsprogram för kontrolluppgifter”. Klicka på ”Ja” när du får frågan om du vill föra över uppgifter från förra året. Uppgifterna förs nu över från förra årets databas.
15
Övrig information
Tekniska problem
Om du har tekniska problem med programmet kan du
ringa vår tekniska support. Telefonnumret är
0771-787 787 och telefonen är bemannad måndag–torsdag kl. 08:00–18:00 samt fredag kl. 08:00–16:00. Du
kan även skicka e-post till: [email protected]
Andra problem
Om du har problem med att fylla i en kontrolluppgift
eller har frågor kring kontrolluppgiftsskyldigheten ska
du vända dig till ditt skattekontor, se vår webbplats:
www.skatteverket.se/kontakta oss.
Skatteverkets webbplats
Skatteverkets webbplats (www.skatteverket.se) innehåller bl.a. broschyrer med ytterligare information om
kontrolluppgifter. Broschyrerna kan du hämta i form
av PDF-filer.
Skatteverkets servicetelefon
Skatteverkets servicetelefon 020-567 000 är öppen
dygnet runt. Här kan du få information om skatteregler samt beställa broschyrer och blanketter. Vill du
ha en förteckning över vad som erbjuds? Ring
020-567 000, och slå sedan direktval 8999.
SKV 261 utgåva 15. Utgiven i december 2012.