Den fællesoffentlige projektmodel

Den fællesoffentlige projektmodel
Den fællesoffentlige digitaliserings-projektmodel skal bidrage til en bedre og mere
ensartet planlægning, styring og gennemførelse af digitaliserings-projekter i det
fællesoffentlige i Grønland.
Den fællesoffentlige projektmodel er en fælles tilgang til gennemførelsen af projekter i
Grønland.
Modellen omfatter nogle overordnede principper for, hvordan vi styrer projekter, og for
hvordan vi fordeler ansvar og roller. Herudover hører der en række produkter, værktøjer og
vejledninger til modellen, som støtter os i arbejdet med projekter.
Modellen bygger på PRINCE2™ der igennem en årrække har været den grundlæggende
projektmodel. Der er dog lavet enkelte tilpasninger og brugt rigelig sund fornuft – helt i
PRINCE2-ånden.
Faseinddeling
For at sikre en god styring, skal projekter opdeles i faser. Vi anvender nedenstående fem
faser. Faserne har hvert sit formål, og de er klart adskilte, så det er nemt at afgøre, hvornår
en fase påbegyndes, og hvornår den er afsluttet.
Ide
Analyse
Anskaffelse
Gennemførelse
Realisering
Hvis projektet er stort eller meget komplekst, kan det deles op i mindre faser. Dette er med til
at reducere projektets kompleksitet og risici.
Ansvar og roller
Ansvaret for ledelse og styring i de fem faser er forankret forskellige steder i organisationen.
Dokumenter
Til modellen hører også en række produkter, værktøjer og vejledninger i form af skabeloner og
dokumenter. De kan bruges som støtte i jeres arbejde, være med til at sikre fremdriften i
projektet
og
kvalificere
jeres
beslutningsgrundlag.
De
vigtigste
er
projektinitieringsdokumentet, også kaldet PID’en, og business casen (BC).
Idéfasen
Formålet med idéfasen er at undersøge, om jeres idé er bæredygtig. Det er her, ledelsen tager
stilling til, om der skal bruges ressourcer på at gå videre til analysefasen.
Kriterier for at starte: Projektkommissorium.
Idéfasen bliver gennemført, før projektet formelt er etableret. Den bliver typisk startet på
baggrund af en forventning om enten at kunne effektivisere arbejdsgange, styrke kvaliteten af
en service, eller fordi der er stillet krav om implementering af ny lovgivning.
I idéfasen skal der gennemføres en første analyse af, om jeres idé vil kunne resultere i et
bæredygtigt projekt. I skal undersøge hvilke gevinster, I kan forvente, og lave et overslag over
projektets udgifter – også selvom det kan være svært. I skal også beskrive, hvad der skal til
for at analysere idéen nærmere i analysefasen, så ledelsen på den baggrund kan beslutte, om
I skal gå videre og etablere et egentligt projekt. Resultaterne af jeres arbejde beskrives i et
projektgrundlag. Det er en rigtig god idé allerede her at arbejde med de indledende tanker til
en business case. Diagrammet giver et rigtig godt overblik over projektets samlede udgifter og
over de mulige gevinster og forudsætningerne for dem.
I idéfasen er det fagfolk fra forretningsområdet der skal på banen.
Kriterier for at overgå til næste fase:
Fasen afsluttes med, at der afleveres en faseovergangsrapport til jeres ledelse eller til
Digitaliseringsstyrelsen, der kan kvalitetssikre materialet og hjælpe med at få næste fase på
skinner.
Dokumenter, der skal være klar til udsendelse:

Projektgrundlag (Kvalitetssikret)

Faseovergangsrapport (Kvalitetssikret)

Forslag til projektejer samt styregruppeformand.

Forslag til projektleder
Øvrige relevante dokumenter: Business case
Tjekliste til idéfasen
I idéfasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og handler på evt.
usikkerheder:









Er behovet tilstede og reelt, eller er det blot båret af en entusiastisk idégiver?
Er der fokus på det forretningsmæssige potentiale og ikke blot på en teknologisk idé?
Hvem er kunden? Og hvem får værdien hvis ideen bliver til virkelighed?
Hvis I vil bruge uafprøvet teknologi, kan I så acceptere risikoen?
Hvordan understøtter idéen organisationens strategi og vision?
Hvem skal involveres for at kvalificere idéen?
Hvem er den rigtige projektejer?
Skal processer ændres, og har vi tilstrækkelig viden om hvordan?
Hvad vil de største risikofaktorer være, og hvordan kan vi minimere dem i analysefasen?
Analysefasen
Formålet med analysefasen er at analysere og beskrive grundlaget for projektet og definere
det, så styregruppen kan beslutte, om der skal fortsættes til anskaffelsesfasen.
Kriterier for at starte: Projektgrundlag og faseovergangsrapport fra idéfasen. Projektleder
og styregruppeformand er udpeget.
I analysefasen bygger I videre på projektgrundlaget og udkastet til business casen. I skal
foretage en grundig og detaljeret analyse af projektets omfang, kravene til ressourcer,
udgifter, mulige gevinster, tidsplan, risici, kvalitet, etc.
Resultaterne af jeres arbejde samles i projektinitieringsdokumentet (PID’en), der udstikker
projektets kurs og omfang og fungerer som kontrakt mellem projektleder og styregruppe.
Det er projektlederen, der har ansvaret for at tage initiativ til at gennemføre analyser og samle
alle de bidrag, der er nødvendige for at skabe styringsgrundlaget for et vellykket projekt. Det
er et omfattende arbejde, som involverer mange mennesker med ekspertise i så forskellige
ting som forretning, økonomi, arbejdsgange og it.
Kriterier for at overgå til næste fase: Godkendt faseovergangsrapport, projektorganisation
på plads. Risikovurdering foretaget.
Dokumenter, der skal være klar til udsendelse:

Projektinitieringsdokument (PID)

Business case (BC)

Faseovergangsrapport

evt. risikotjekliste.
Øvrige relevante dokumenter: Interessenthåndtering, udbudsstrategi
Tjekliste til analysefasen
I analysefasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og handler på
evt. usikkerheder:










Er gevinsterne tænkt hele vejen rundt, og er de blevet udfordret?
Er gevinsterne forankret hos en projektejer?
Er ALT tænkt ind i udgifterne, inkl. forandringsledelse?
Er jeres modtagerorganisation klar og bevidst om udfordringerne ved forankring?
Står projektlederen inde for PID’en?
Tager styregruppen ejerskab til risici?
Er der indarbejdet reducerende handlinger i tidsplanen?
Er de rigtige ressourcer allokeret til projektet?
Har driftsfolkene været involveret i fasen?
Er udrulningsstrategien gennemtænkt?
Anskaffelsesfasen
Formålet med anskaffelsesfasen er at beskrive jeres behov og krav til den anskaffelse, der skal
være med til at understøtte jeres forretningside, eks. et nyt it-system. Formålet er også at
gennemføre anskaffelsen frem til det tidspunkt, hvor kontrakten er klar til underskrift.
Kriterier for at starte: Godkendt faseovergangsrapport fra analysefasen.
Arbejdet omfatter forberedelse og gennemførelse af udbuddet.
Under forberedelsen vælger I jeres udbudsstrategi og specificerer de krav og behov, I har til
jeres kommende leverandør. I skal blandt andet lægge jer fast på kontrakt- og udbudsform og
tildelingskriterier. Det er vigtigt at du her inddrager Digitaliseringsstyrelsens eksperter på
området.
Under gennemførelsen af udbuddet gør I udbudsmaterialet færdigt, offentliggør udbuddet og
vurderer de indkomne tilbud, så I er klar til at underskrive kontrakten med den valgte
leverandør i gennemførelsesfasen.
I anskaffelsesfasen er der mange kompetencer i spil: Fremtidige brugere, forretningen, som
skal realisere gevinsterne, it-arkitekter og jurister.
Kriterier for at overgå til næste fase: Faseovergangsrapport godkendt, kontrakt klar til
underskrift.
Dokumenter, der skal være klar til udsendelse:

Opdateret PID

Opdateret BC

Godkendt Faseovergangsrapport
Øvrige relevante dokumenter: Udbudsstrategi og evt. afvigelsesanmodning
Tjekliste til anskaffelsesfasen
I anskaffelsesfasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og handler
på evt. usikkerheder:







Er der tænkt hele vejen rundt om udbudsstrategi, og er relevante eksperter inddraget?
Har I afklaret, hvilken kontraktform, der vil være optimal?
Er de beskrevne behov realistiske og ikke overambitiøse?
Har I gjort jer overvejelser over, hvordan I skal formulere jeres krav?
Er der gjort overvejelser over, hvordan kontrakten bliver en win-win situation for både jer som
kunde og for jeres leverandør?
Er budgettet realistisk og er der afsat en risikopulje?
Er samarbejdsorganisationen optimal?
Gennemførelsesfasen
Formålet med gennemførelsesfasen er at indgå kontrakt med leverandøren. Desuden skal der
designes, tilpasses, testes og implementeres, hvis projektet er et nyt it-system. Projektet skal
være klar til drift og - ikke mindst – at skal I være klar til afslutte projektet, og overdrage det
til forretningen og gevinstejerne.
Kriterier for at starte: Godkendt faseovergangsrapport fra anskaffelsesfasen, opdateret PID
og opdateret business case.
I gennemførelsesfasen er der helt overordnet fokus på to ting: Implementering af projektets
leverancer (evt. it-systemet) og overdragelse til forretningen, så projektet kan afsluttes.
Gennemførelsesfasen er typisk den fase, der varer længst tid og kræver mest af
projektlederen. I kan med fordel opdele fasen i ledelsesfaser, uanset om I bruger en
vandfaldsmodel eller en agil udviklingsmodel.
Det første skridt i denne fase er at underskrive kontrakten med jeres leverandør. Når
kontrakten er underskrevet, starter samarbejdet med leverandøren. Det er også i denne fase,
I skal planlægge overgangen til drift og gevinstrealisering, uddanne brugerne, implementere
og afslutte projektet.
Kriterier for at overgå til næste fase: Faseovergangsrapport og projektafslutningsrapport
godkendt, projektet afsluttet og overdraget til drift og forretning, projektorganisationen opløst.
Dokumenter, der skal være klar til udsendelse:

Opdateret PID

Opdateret Business case

Godkendt faseovergangsrapport

Projektafslutningsrapport

Slutevaluering af kunde-leverandør samarbejdet
Tjekliste til gennemførelsesfasen
I gennemførelsesfasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og
handler på evt. usikkerheder:









Udarbejder leverandøren realistiske tidsplaner, som du kan gennemskue?
Kan kravopfølgning dokumenteres?
Er interessenterne informeret og tilslutter de sig stadig projektet?
Hvordan sikres fortsat godt samarbejde med leverandør, selv i krisesituationer?
Performer alle dine projektdeltagere?
Hvordan følger du fremdrift: Milepæle, tidsforbrug ift. plan, økonomiforbrug, leverancer?
Er modtagerorganisationen klar til transition?
Sikrer du dig råderum til handling og rettidig beslutningstagen samtidig?
Er samarbejdsorganisationen optimal?
Realiseringsfasen
Formålet med realiseringsfasen er at realisere de gevinster, der er beskrevet i projektets
business case.
Kriterier for at starte: Godkendt projektafslutningsrapport,
faseovergangsrapport fra gennemførelsesfasen.
inkl.
slutevaluering,
og
Realiseringsfasen ejes af forretningen, ligesom idéfasen. Det er forretningens opgave at tage
leverancerne fra projektet (eks. det nye it-system) i brug, forankre det i organisationen og
følge op på gevinsterne.
Til det formål skal jeres forretning bruge gevinstrealiseringsrapporten. Deri bliver det
dokumenteret,
om
gevinstrealiseringen
finder
sted,
som
det
blev
planlagt
i
gevinstrealiseringsplanen. I skal dog typisk fortsætte målingen ud over det første år, fordi en
del af gevinsterne først bliver realiseret efter det første år.
Det er forretningens ledelse, der skal godkende rapporten, og rapporten er også det eneste
dokument der skal vedligeholdes fremadrettet.
Tjekliste til realiseringsfasen
I realiseringsfasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og handler på
evt. usikkerheder:







Er projektet klar til at overgå til drift?
Er dokumentationen journaliseret i CAPTIA?
Hvordan sikres ejerskab til gevinster, og kan de måles løbende?
Hvordan kommunikeres opfølgning på gevinstrealisering?
Hvilke erfaringer af det samlede projekt, inkl. gevinstrealisering, kan høstes?
Hvis projektet skulle starte forfra, hvad ville vi gøre anderledes?
Har du skrevet den gode artikel om projektet?