En vejledning til QuarkXPress 9.5.1

Transcription

Microsoft Dynamics C5 version 2012
®
C5 Bogholder videregående
kursus med fokus på de mere
avancerede bogholderiopgaver
Copyright © 2011 Microsoft.
C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft.
Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere.
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form
uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages
forbehold for tryk- og stavefejl.
Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark
Tlf.: +45 4567 8000, www.microsoft.com/danmark/dynamics/losninger/c5.mspx
Indholdsfortegnelse
Indledning ................................................................................................................................................................. 5
1.
Opsætning Debitor og Kreditor .................................................................... 6
Opsætning ................................................................................................................................................................. 6
Betalingsbetingelser, Kasserabat og Levering............................................................................................. 6
Tekster ......................................................................................................................................................................... 8
Hent layout ................................................................................................................................................................ 8
Parametre .................................................................................................................................................................. 8
Opgaver: Opsætning Debitor og Kreditor ..................................................................................................10
2.
Debitor- og kreditorkartotekerne ............................................................... 11
Om debitor- og kreditorkartotekerne ..........................................................................................................11
Oprette/ændre stamoplysninger....................................................................................................................12
Spærring af debitorer/kreditorer....................................................................................................................13
Knappanel ................................................................................................................................................................13
Huskeliste: Debitor- og Kreditorkartotekerne ...........................................................................................15
Opgaver: Debitor- og Kreditorkartotekerne ..............................................................................................16
3.
Indkøbsfakturering ...................................................................................... 18
Begrebet varekøb .................................................................................................................................................18
Omkostningsvarer ................................................................................................................................................18
Indkøbsfakturering ...............................................................................................................................................20
Indkøbshovedet ....................................................................................................................................................20
Indkøbslinjer ...........................................................................................................................................................20
Registrering af indkøbslinjer uden angivelse af varenumre ................................................................21
Omkostningsvarer og lagervarer på samme faktura ..............................................................................21
Kreditnotaer ............................................................................................................................................................21
Huskeliste: Indkøbsfakturering........................................................................................................................22
Opgaver: Indkøbsfakturering ...........................................................................................................................23
4.
Fakturering ................................................................................................... 24
Simpel faktura ........................................................................................................................................................24
Faktura ......................................................................................................................................................................25
Fakturerings forløb ...............................................................................................................................................25
Ordrehovedet .........................................................................................................................................................26
Fakturalinjer ............................................................................................................................................................26
Bogføring af faktura ............................................................................................................................................26
2
UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012
Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale
Kreditnotaer ............................................................................................................................................................27
Huskeliste: Fakturering .......................................................................................................................................28
Opgaver: Fakturering ..........................................................................................................................................30
5.
Rykkerskrivelser ........................................................................................... 32
Rykkerbreve ............................................................................................................................................................32
Procedure ved udskrivning af rykkerbreve .................................................................................................33
Huskeliste: Rykkerskrivelser ..............................................................................................................................35
Opgaver: Rykkerskrivelser .................................................................................................................................36
6.
Rentenotaer................................................................................................... 37
Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer .................................................37
Huskeliste: Rentenotaer .....................................................................................................................................39
Opgaver: Rentenotaer.........................................................................................................................................40
7.
Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger........................................ 41
Elektronisk udveksling af betalingsinformationer ...................................................................................41
Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger ................................................................................41
Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger.........................................................................45
Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger.................................................................47
Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger ....................................................................49
8.
Valutastyring ................................................................................................ 50
Fordele ved valutastyring i C5 .........................................................................................................................50
Valutakartoteket ....................................................................................................................................................50
Parametre vedr. valuta ........................................................................................................................................51
Valutastyring i Finansmodulet .........................................................................................................................52
Kursregulering........................................................................................................................................................52
Præsentationsvaluta ............................................................................................................................................53
Huskeliste: Valutastyring....................................................................................................................................54
Opgaver: Valutastyring .......................................................................................................................................56
9.
Dimensioner .................................................................................................. 57
Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål ....................................................................57
Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen ...........................................................................................58
Parametre vedr. dimensioner ...........................................................................................................................58
Dimensionsbalancer ............................................................................................................................................59
Huskeliste: Dimensioner.....................................................................................................................................60
Opgaver: Dimensioner ........................................................................................................................................61
3
10.
Fordelingskonti ............................................................................................. 62
Fordelingskonti ......................................................................................................................................................62
Parametre vedr. fordeling .................................................................................................................................64
Huskeliste: Fordelingskonti ...............................................................................................................................65
Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner ..........................................................................................66
Opgaver: Fordeling ..............................................................................................................................................67
11.
Appendix - Konteringsregler ....................................................................... 69
Kontoplanens opbygning ..................................................................................................................................69
Integration imellem Finans og fakturering .................................................................................................71
Konteringsregler ved fakturering ...................................................................................................................72
Prioriteringsrækkefølge ved bogføring .......................................................................................................73
Huskeliste: Konteringsregler ............................................................................................................................77
Opgaver: Konteringsregler................................................................................................................................78
12.
Appendix – Genvejstaster ............................................................................ 80
Værktøjslinjen ........................................................................................................................................................80
Generelle genvejstaster ......................................................................................................................................80
Navigation i C5 ......................................................................................................................................................81
Vedligeholdelse af stamdata ............................................................................................................................81
Søgning og filtrering af poster ........................................................................................................................82
Øvrige genvejstaster............................................................................................................................................82
4
Indledning
Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Bogholder videregående. Kurset er berammet til 1 dag.
Kursusmaterialet er udarbejdet til version 2012.
Målgruppe
Kurset henvender sig til C5 brugere, der skal beskæftige sig med de mere avancerede
bogholderiopgaver i C5.
Forudsætninger
Kendskab til Windows og generel brug af en PC er nødvendigt, for at få et optimalt udbytte af kurset.
Det forudsættes, at deltagerne har deltaget på kurset ’C5 Light’ og ’C5 Bogholder’, eller at de har
tilsvarende viden. Det er desuden en fordel at have en vis regnskabserfaring
Formål
Formålet med dette kursus, er at give deltagerne et kendskab til de mere avancerede funktioner og
arbejdsprocesser der relaterer sig til en bogholders arbejdsopgaver.
Emner
Efter dette kursus skal deltagerne:
4
Kende til opsætning og brug af Debitor- og Kreditorkartotekerne
4
Kunne bogføre købsfakturaer
4
Kunne bogføre og udskrive salgsfakturaer
4
Kunne udskrive rykkere og rentenotaer
4
Kende til opsætning og brug af automatiske ind- og udbetalinger
4
Kende til oprettelse og brug af forskellige valutaer inkl. automatiske kursreguleringer
4
Kende til brugen af dimensioner (Afdelinger, Bærer og Formål)
4
Kende til opsætning og brug af fordelingskonti
4
Kende til konteringsreglerne (Integrationen mellem Debitor-, Kreditor- og Finansmodulerne)
Beskrivelse af materialet
Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det
skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens
gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus.
Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster,
der bruges til at udføre funktionen.
Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden.
Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af
opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig
til den datafil, der undervises i.
5
1.
Opsætning Debitor og Kreditor
Formål
Formålet med lektionen, er at give deltagerne et kendskab til opsætningen af Debitor- og
Kreditormodulerne i C5.
Emner
Efter denne lektion skal deltagere kunne:
4 Foretage nødvendig opsætning af Debitor- og Kreditormodulerne
Og kende til:
4
Debitor- og kreditorparametre
4
Opsætning af kasserabatter
4
Opsætning af betalingsbetingelser
Opsætning
Debitormodulet benyttes til oprettelse og ændring af stamoplysninger på debitorer, samt til
fakturering og styring af saldi på debitorer. Dvs. opsummering af salgsstatistik, kasserabatstyring,
mængderabatstyring, styring af betalingsbetingelser, valutastyring, beregning af forfaldne saldi og
rentetilskrivning, m.m.
Kreditormodulet benyttes til oprettelse og ændringer af stamoplysninger, registrering af købsfaktura
og styring af saldi på de forskellige kreditorer f.eks. opsummering af købsstatistik, kasserabatstyring,
mængderabatstyring, styring af betalinger, valutastyring og beregning af forfaldne saldi.
Inden modulerne kan benyttes optimalt, kræves det, at brugeren vælger mellem forskellige
tilpasningsmuligheder. Det vigtigste er oprettelse af konti til kontering i Finansmodulet. Dette
foregår via Debitor/Tilpasning/Grupper og Kreditor/Tilpasning/Grupper, hvor de forskellige
konteringskonti angives ved oprettelse af kunde- og leverandørgrupper. Dette emne beskrives i en
særskilt lektion.
Betalingsbetingelser, Kasserabat og Levering
De andre opsætningspunkter under Tilpasning er oprettelsespunkter, som kan anvendes fra både
Debitor- og Kreditorkartotekerne. Følgende kartoteker er altså fælles for begge moduler, og skal
derfor indeholde oplysninger til både debitorer og kreditorer.
Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser bestemmer, hvornår en faktura er forfalden til betaling. Betalingsbetingelser kan
tilknyttes debitorer og kreditorer som forslag til fakturering.
Betalingsbetingelser vedligeholdes via Debitor og Kreditor/Tilpasning/Betalingsbetingelser
(Kartoteket er fælles for Debitor- og Kreditormodulet).
6
Der angives en kode for betalingsbetingelsen og en forklarende tekst til betalings-betingelsen. I
Dage-feltet angives antal dage og i Metode-feltet angives om antal dage skal være netto, løbende
måned etc. Fra version 3.0 er det endvidere muligt at angive en enhed, som kan være dag, uge eller
måned. Samtidig er Dage-feltet erstattet med et Antal-felt. Man kan således angive f.eks. 1 i Antalfeltet, samt måned i Enhed-feltet, hvorefter betalingsbetingelsen vil blive 1 måned.
Kasserabat
Kasserabat er en ekstra rabat, som kan ydes, såfremt fakturabeløbet betales før en given tidsfrist efter
fakturadatoen. Kasserabat sammenlignes ofte med kontantrabat og ydes oftest kun, hvis betalingen
registreres på eller få dage efter fakturadato og normalt før den alm. forfaldsdato. Kasserabat udløses
og bogføres automatisk, såfremt hele fakturabeløbet registreres som betalt i C5 inden tidsfristens
udløb og såfremt der anvendes åbenpost.
Principperne for opsætning af kasserabat følger principperne for opsætning af betalingsbetingelser. I
dette tilfælde skal man dog angive finanskonto for automatisk kontering af kasserabat ved åbenpost
udligning, ligesom det kan angives om kasserabatten skal beregnes af fakturatotal inkl. eller ekskl.
gebyrer.
Vær opmærksom på, at hvis du ønsker at bogføre modtagne kasserabatter fra leverandører på én
konto og givne kasserabatter til kunder på en anden konto, bør du oprette særskilte kasserabatkoder
for debitorer og kreditorer som vist nedenfor:
7
Her er der oprettet kasserabatbetingelser for netto 3, 7 og 14 dage for både debitorer (Deb) og
kreditorer (Kre). Hvis du ser i Konto-feltet, er dér angivet, at givne kasserabatter posteres på konto
8590 og indvundne kasserabatter posteres på konto 8090.
Leveringsmåder
Leveringsformer anvendes på udskrift af faktura og til styring af leveringsbetingelser.
Tekster
Tekster anvendes til at tilknytte faste tekster til udskrifter. F.eks. kan man knytte en fast tekst til en
faktura med oplysning om f.eks. et kampagnetilbud eller måske oplysning om ferieperiode.
Metoden, hvormed man tilknytter en fast tekst til en udskrift er, at man finder den tekst, som knytter
sig til udskriften. F.eks. tekst nummer 4, faktura. Til denne tekst tilknytter man et notat, hvori man
skriver den tekst man ønsker kommer med på udskriften af fakturaen.
Man kan desuden oversætte tekster til andre sprog. F.eks. kan man angive, at en kreditnota hedder
Credit note på engelsk. Der kan skiftes sprog vha. funktionsknappen.
Man kan også selv oprette sine tekster. Hvis man f.eks. ofte anvender den samme tekstlinje under
fakturering, det kunne være ’Pris ifølge aftale’. Oprettes denne tekst (husk at den skal have et nummer,
der er fra 100 og opefter), kan den sættes ind i tekstfeltet via Debitor/Dagligt/Faktura ved at
indtaste det nummer, man har angivet for denne tekst.
Hvis Ordremodulet er anskaffet vil teksterne vedrørende ordre – og dermed også faktura – være at
finde via Ordre/Tilpasning. Ligeledes vil tekster vedrørende indkøb være at finde via
Indkøb/Tilpasning, hvis Indkøbsmodulet er anskaffet.
Hent layout
I C5 er det muligt at vælge mellem forskellige layouts til Faktura, Ordrebekræftelse, Følgeseddel,
Tilbud, Kontoudtog, Rentenota og Rykker. Det er jo ikke sikkert at standard layoutet lige passer til
firmaets logopapir mm.
I punktet Hent layout via Debitor/Tilpasning vælges hvilke layout til hvilken rapporttype, man vil
anvende. Inden valg kan man via Vis layout se hvordan det ser ud og ved Print-knappen kan layoutet
udskrives og man kan se om det passer til firmaets behov. Når det rigtige layout er fundet, kan dette
importeres.
NB! Et importeret layout benyttes først, når aktionen hvortil det nye layout er knyttet, vælges ud for
den funktion der skal udlæse aktionen på standard aktionslisten under
Debitor/Tilpasning/Aktionslister/Standard. Læs mere herom i hjælpen i C5.
NB! Hentes ét af disse layout, vil man automatisk bruge én rapporttilretning. I en C5 Light er der koder
til 5 stk. rapporttilretninger, men man kan altid købe flere. Kontakt evt. din C5 forhandler for yderligere
information.
Parametre
Parametrene der findes til Debitor-/Kreditormodulerne er næsten ens. Bemærk at parametrene til
Ordre og Indkøb via Debitor-/Kreditormodulet, er de samme, som findes i Ordre- og
Indkøbsmodulerne.
For en gennemgang af parametrene henvises til hjælpen i C5.
8
Huskeliste: Opsætning Debitor og Kreditor
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Betalingsbetingelser
Åben Debitor/Tilpasning/Betaling og opret.
F2
Kasserabat
Åben Debitor/Tilpasning/Kasserabat og opret.
F2
Layout
Vælg den rapporttype du vil ændre layoutet på. Tryk på
Importer-knappen og det vil for fremtiden være dette
layout C5 bruger.
Leveringsbetingelser
Åben Debitor/Tilpasning/Levering og opret.
F2
Tekster
Åben Debitor/Tilpasning/Tekster og aktiver Notat-feltet til
den/de udskrift(er), der skal ekstra tekst på.
ALT+N
Vil man oprette helt nye tekster, skal man starte
nummereringen fra 100, idet numrene før er reserveret af
systemet. Disse tekster vil derefter kunne hentes ind under
f.eks. faktura.
NB! Vil man tilføje tekster til faktura-udskriften, og også har
ordremodulet, skal teksten skrives via
Ordre/Tilpasning/Tekster/Ordre.
9
Opgaver: Opsætning Debitor og Kreditor
Opgave 1: Betalingsbetingelser
4
Opret betalingsbetingelsen ’Netto 20 dage’.
Opgave 2: Kasserabat
4
Opret en debitor kasserabat på 2 % ved betaling indenfor 20 dage. Konto = 8590.
Opgave 3: Ændring af parametre
Tjek eller ændr parameteropsætningen, således at nedenstående regler benyttes:
Ordreparametre
4
Fuldt leverede og fakturerede ordrelinjer skal nedlægges automatisk
4
Fuldt leverede og fakturerede ordrer skal nedlægges automatisk
4
Tilbud og ordrebekræftelser ønskes ikke gemt
Fakturaparametre
4
Negativ lagerbeholdning skal tillades, idet virksomheden altid er hurtigere til at få bogført
salgsfakturaerne i forhold til at få bogført købsfakturaerne.
10
2.
Debitor- og kreditorkartotekerne
Formål
Formålet med denne lektion, er at give deltagerne et kendskab til Debitor- og kreditorkartotekerne i
C5.
Emner
Efter denne lektion skal deltagere kunne:
4
Oprette og anvende kundekartoteket og leverandørkartoteket
4
Bruge posteringslisten
4
Bruge journalen
Om debitor- og kreditorkartotekerne
I Debitor- og kreditorkartotekerne foretages oprettelse og vedligeholdelse af stamdata på kunder og
leverandører. Der findes også forskellige oplysninger og statistikker på det enkelte kartotekskort.
Købs og
salgsfakturering
Posteringer
Journal
Finanskartotek
Debitor- og
Kreditorkartotek
Varelinjer
Udligning
Kassekladder
Statistik
Det enkelte debitorkort/kreditorkort består af forskellige felter fordelt på et antal faneblade. Felterne
er grupperet således at det er nemmere at overskue de mange felter.
På fanen Ordre i debitorkartoteket kan man se oplysninger om igangværende ordre på den aktuelle
debitor.
11
Her er en forklaring til udvalgte felter:
Feltnavn
Indhold
Konto
(skal angives)
Kontonummeret som entydigt udpeger den pågældende kunde/leverandør. Tal og
bogstaver kan kombineres, men der må ikke være blanke mellemrum.
Gruppe
(skal angives)
Her angives debitor-/kreditorgruppe, som har betydning for finansbogføring af
fakturaer, ind- og udbetalinger.
Prisgruppe
(Debitor)
Angiver hvilke priser i lagerkartoteket, der er gældende for den pågældende
kunde.
Kasserabat
Bruges ved fakturering til at udregne en eventuel kasserabat samt dato for hvornår
den kan opnås.
Fast rabat
Her kan indtastes en fast rabatprocent, der ydes som slutrabat hver gang, der
faktureres til debitor/fra kreditor. Rabatprocenten foreslås ved fakturering, men
kan ændres.
Betaling
Indeholder betalingsbetingelser og hentes ved fakturering. Feltet kan således være
af betydning m.h.t. ind- og udbetalinger.
Moms
Indeholder momskode for den pågældende debitor/kreditor og hentes ved
fakturering.
Momsgruppe
Indeholder momsgruppen for den pågældende debitor/kreditor og ved hjælp af
opsætningen af momskombinationer kan C5 automatisk vælge hvilken momskode
der skal benyttes ved fakturering.
Oprette/ændre stamoplysninger
På det enkelte debitorkort/kreditorkort kan man oprette/ændre stamoplysninger vedrørende den
pågældende kunde/leverandør.
Ændre
Navnet på en debitor ændres f.eks. ved at overskrive informationerne i feltet Navn, hvorefter
skærmbilledet forlades med F3 for at gemme ændringerne.
Kørslerne Debitor/Periodisk/Ændre kontonummer og Kreditor/Periodisk/Ændre kontonummer
anvendes, hvis det er nødvendigt at ændre kontonummeret på en kunde eller en leverandør. Dette
gøres ved, at indtaste henholdsvis eksisterende og nyt kontonummer i Fra kontonummer og Til
kontonummer-felterne. C5 sørger selv for at oprette en ny konto, alle oplysninger fra den eksisterende
konto overføres automatisk til den nye.
Kørslen er meget omfattende og låser det meste af systemet, fordi det ikke alene er et kontonummer i
kartoteket, som skal ændres, men posteringer fra det gamle kontonummer, samt saldo og budget
overføres til den nye konto. Samtidig sørger C5 for at tilrette de steder (refererende felter) i alle
moduler, hvor denne konto indgår, f.eks. ordre- og indkøbskartoteket.
Oprette
Nye debitorer/kreditorer oprettes med F2.
Når du opretter nye kunder og leverandører i kartotekerne, skal du være opmærksom på at udfylde
alle relevante felter på de forskellige faneblade. Specielt fanerne Generelt samt Opsætning er vigtige.
Mange af informationerne i felterne benyttes i forbindelse med registrering af købs- og salgsfakturaer.
12
Standard debitorer og kreditorer
Hvis du opretter debitorer eller kreditorer med en markering i feltet Standard vil du kunne benytte
disse debitorer/kreditorer som skabeloner, når du opretter nye debitorer og kreditorer med F2.
Informationer om f.eks. betalingsbetingelser, moms osv. valgt på standard debitorer/kreditorer
overføres automatisk når der oprettes nye debitorer og kreditorer med F2.
Spærring af debitorer/kreditorer
I tilfælde af at en debitor ikke betaler til tiden, og måske har fået opsamlet en større skyldig saldo, er
der mulighed for at spærre kunden. Således at er man uopmærksom på den skyldige saldo, undgår
man herved, at komme til at sende flere varer til denne. Tilsvarende kan man spærre for kreditorerne,
hvis man eksempelvis ikke længere vil handle hos en kreditor, som stadig har åbne poster. I C5 kan
man spærre på forskellige måder:
Metode
Hvad bliver der spærret for
Nej
Debitor/kreditor er ikke spærret og der er ingen begrænsninger for fakturering mm.
Fakturering
Debitor/Kreditor kan ikke faktureres, men der kan godt leveres/modtages varer til/fra
dem.
NB! Vælges Varelevering/Varemodtagelse via Debitor/Dagligt/Faktura eller
Kreditor/Dagligt/Købsfaktura, skal der faktureres for at få lov til at forlade
skærmbilledet (i så fald, må man skifte til hovedkartotek CTRL+ALT+F4 og ændre
koden i Spærret-feltet).
Levering
Der kan ikke leveres varer til debitor, modtages varer fra kreditor eller faktureres.
Ja
Man spærrer her for al bogføring/varelevering/fakturering på debitoren/kreditoren.
Dvs. Der vil også være spærret for evt. indbetalinger/udbetalinger fra denne
debitor/kreditor, men man kan selvfølgelig altid ændre koden for spærret.
Knappanel
På knappanelet findes forskellige knapper til kørsler og oplysninger. Nedenfor er nogle af knappernes
funktioner beskrevet.
Posteringer/Transaktion/Grundlag
Hele transaktionsspor kan vises via punktet Posteringer. Brug Transaktion-knappen på en enkelt
postering for at få alle linjer i transaktionen, og vælg Grundlag for at få grundlaget til transaktionen.
Debitor- og
Kreditorkartotek
Posteringer
Transaktioner
Grundlag
Se alle
posteringer på
den enkelte
debitor/kreditor
Se alle
transaktioner
foretaget i
finansmodulet if.
med den enkelte
postering.
Se alle
transaktioner
fordelt på de
forskellige
moduler if. med
den enkelte
postering
13
Journal
På journalerne kan man se opdaterede fakturaer m.m. Via journalen er det muligt at genudskrive
fakturaer, danne kreditnotaer på baggrund af en allerede opdateret faktura og undersøge arkiverede
ordrer m.m.
Kontaktpersoner og Adresser
Ved hjælp af knapperne Opsætning/Kontaktpersoner og Opsætning/Adresser er det muligt at
oprette flere kontaktpersoner samt adresser vedr. den enkelte debitor/kreditor.
Services
Knappen Online services giver mulighed for at benytte:
4
Proff
(Opslag på virksomhedsinformationer m.m. på www.Proff.dk)
4
Krak
(Oprettelse og vedligeholdelse af stamoplysninger via Kraks hjemmeside)
4
KOB
(Opslag på virksomhedsinformationer og bestilling af nøgletalsrapporter via
hjemmesiden fra Købmandsstandens oplysningsbureau).
NB! De enkelte services er gratis at benytte i C5, men Krak og KOB integrationen kræver koder, der
kan købes og bestilles hos KRAK og KOB.
Statistik
Ved hjælp af knappen Statistik er det f.eks. muligt at få vist en graf med en debitors fakturabeløb
fordelt over en given periode – og eventuelt sammenlignet med fakturabeløbene på andre debitorer.
NB! Statistik funktionerne i C5 kræver at man har tilkøbt koden Statistik. Endvidere skal man (hvis man
benytter Office 2003) have installeret en add-on der hedder Microsoft Office Web Components, for at
kunne få vist disse statistikker grafisk.
14
Huskeliste: Debitor- og Kreditorkartotekerne
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret ny kunde/
leverandør
Vælg Debitor/Kartotek/Debitor
eller Kreditor/Kartotek/Kreditor.
Brug funktionen Opret ny post
F2
Du kan med fordel anvende funktionen Dublér post, hvis
mange af oplysningerne svarer til en eksisterende
debitor/kreditor.
SHIFT+F2
Indtast entydigt kontonummer i Konto-feltet.
Brug eventuelt telefonnummer.
Udfyld andre relevante felter. Nogle af felterne, som skal
udfyldes findes på de øvrige faneblade. For at bladre mellem
faneblade vælges:
Afslut oprettelsen ved at godkende.
Ret stamoplysninger for
en eksisterende
kunde/leverandør
Kopiering af oplysninger
F3
Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller
Kreditor/Kartotek/Kreditor.
Find den pågældende kunde/leverandør frem på skærmen
(eventuelt ved at indtaste kontonummer i Konto-feltet
efterfulgt af Enter).
Indtast nye oplysninger i de relevante felter og afslut ved at
godkende.
Sletning af
kunde/leverandør
ALT+F7 /
ALT+F8
F3
ALT+F9
Sletning af f.eks. en debitor
Bemærk! Posteringer på en post kan hindre sletning.
Stamoplysningerne på f.eks. debitoren kopieres med på den
nye kunde. Denne knap kan med fordel anvendes når der
f.eks. skal oprettes en ny debitor, hvor nogle af
stamoplysningerne kan hentes fra en bestående debitor.
SHIFT+F2
Bemærk: Findes en debitor med markering i feltet Standard
vil der automatisk blive dannet en kopi af denne debitor, når
der vælges F2/Opret post. Finder der flere debitorer med en
markering i feltet Standard, vil der blive vist en liste over
mulige ”skabelon-kunder” når der vælges F2/Opret post.
15
Opgaver: Debitor- og Kreditorkartotekerne
Opgave 1: Opret ny kunde
4
Opret følgende kunde i Debitorkartoteket. Tag udgangspunkt i standard debitoren ”Skabelon
kunde Indland”:
Felt
Navn,
Adresse
m.m.
Glas-Tek A/S
Meterbuen 11-17
2650 Hvidovre
tlf.: 42 92 55 60
fax: 42 92 54 31
NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer.
Gruppe
Indland
Attention
Nadine Andersen
E-mail
[email protected]
Moms
Salg
Godkendt
Ja
Valuta
DKK
Sprog
Dansk
Betaling
Netto 20 dage
Prisgruppe
Grossist
Kasserabat
Netto 20 dage – 2 %
Opgave 2: Ret stamoplysninger på eksisterende kunder
4
Ret kreditmaksimum på Kombi Borde ApS til DKK 300.000,-.
4
Leveringsbetingelsen for Fyns Bolighus skal ændres til Pakketrans.
Opgave 3: Leveringsadresse
Vores kunde Glas-Tek A/S har kontaktet os, og oplyst at fremtidige vareleverancer bedes leveret på en
anden adresse end deres faktureringsadresse.
4
Indtast denne leveringsadresse i adresselisten til Glas-Tek A/S:
Glas-Tek A/S
Pionervænget 67
2650 Hvidovre
16
Opgave 4: Opret ny leverandør
4
Opret følgende leverandør:
Felt
Navn, Adresse m.m.
Itsa Ripoff
Wienerstrasse 24
22525 Hamburg
Tyskland
tlf.:
299 43 21 22 88
NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer.
Gruppe
EU
Attention/kontaktpersoner
Peter Petersen
Hans Müller
E-mail
[email protected]
Moms
Momsgruppe
K-EU
Godkendt
Ja
Valuta
EUR
Sprog
Tysk
Betaling
Løbende mdr. + 14 dage
17
3.
Indkøbsfakturering
Formål
Formålet med lektionen, er at give deltagerne et indblik i, hvorledes der bogføres indkøbsfakturaer via
Kreditormodulet i C5.
Emner
Deltagere skal kunne:
4
Indtaste og bogføre en indkøbsfaktura via Kreditormodulet
4
Indtaste og bogføre kreditnotaer via Kreditormodulet.
Begrebet varekøb
Med begrebet varekøb kan forstås to ting; nemlig køb til videresalg eller køb til eget forbrug.
Valget af om man registrerer et varekøb via kassekladder eller Kreditor/Dagligt er, om man ønsker
lagerstyring eller ej.
Køb af varer/ydelser til videresalg
Et varekøb i traditionel forstand er indkøb af varer til videresalg. Sådanne indkøb bør bogføres under
f.eks. Kreditor/Dagligt, idet det herved er muligt at angive, hvilke varer m.m. der indkøbes, således at
disse bliver lagerført.
Ved bogføring af indkøbsfakturaer under Kreditor/Dagligt, og den deraf følgende anvendelse af
varenumre, opnår man en registrering af hvilke varenumre, der indkøbes.
Et eksempel kunne være en kiosk. Ved at registrere køb af f.eks. sodavand, øl, is som særskilte
varenumre og varesalget på samme måde, vil det være muligt at måle f.eks. omsætning og svind pr.
varenummer.
Køb af varer/ydelser til virksomhedens eget forbrug
Derimod er køb af f.eks. forbrugsvarer såsom papir, mapper m.m. til virksomhedens eget forbrug en
omkostningsfaktura der ikke skal viderefaktureres. Bogføring af omkostningsvarer og ydelser kan
sagtens foretages i en kassekladde, men kan også bogføres via Kreditor/Dagligt, idet der sagtens
kan registreres indkøbsfaktura uden at angive varenumre.
Omkostningsvarer
Omkostningsvarer, dvs. varer der umiddelbart forbruges, vil ikke skulle tilgå lagerkontoen og skal
derfor ikke nødvendigvis registreres via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura.
Køber du eksempelvis motorolie til firmabilen, skal dette debiteres den relevante omkostningskonto,
konto for købsmoms og krediteres den relevante likvide konto (eller kreditoren). Denne bogføring
foregår i en kassekladde.
Såfremt omkostningsvarerne ikke betales kontant vil det være en stor fordel, at anvende
kreditormodulet. Nedenstående tegning illustrerer arbejdsgangen ved registrering af køb af
omkostningsvarer.
18
Faktura fra
leverandør
F.eks.
kontorpapir.
Betaling inden
30 dage
Bogfør købet
ved modtagelse af
fakturaen
Modpostér på
kreditorkontoen
Fordele ved at registrere
varekøb ved
fakturamodtagelse og
ikke på
betalingstidspunktet
Registrering
af betaling
30 dg. senere
Udpeg hvilken
faktura der
betales
Mulighed for
overførsel af
betalingsinformationer
til bank
Præcis momsopgørelse
Overblik over skyldige
omkostninger
Ved allerede at registrere købet pr. modtagelsestidspunkt og ikke på betalingstidspunktet opnås der
derfor mange fordele.
4
Momsopgørelsen lettes idet alle relevante køb er registreret, uafhængigt af hvornår de skal
betales.
4
Det er muligt at udskrive en rapport over forfaldne poster.
4
Ved hjælp af åbenpost princippet, registreres nøjagtigt hvilke fakturaer der betales og hvilke vi
evt. vælger ikke at betale ved reklamationer etc. Herved opnås overblik over, hvilke fakturaer der
er åbne, hvilke er betalt og evt. muligheder for kasserabat.
19
Indkøbsfakturering
Nedenstående figur illustrerer sammenhængen mellem en registrering af et indkøb ved hjælp af
Kreditor-/eller Indkøbskartoteket samt Lagerkartoteket.
Registrering af indkøbsfaktura
Leverandørens
faktura
KreditorDebitor
kartotek
kartotek
Indkøbskartotek
Lagerkartotek
Købsfakturering
Fakturering
Indkøbslinjer
Finans
Finans-kartotek
kartotek
kartotek
(posteringer)
(posteringer)
Opdatering af kartoteker
Via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura foregår indtastning af købsfakturaer. Der arbejdes først på
indkøbshovedet og derefter indkøbslinjer, som indtastes via Linjer-knappen.
Indkøbshovedet
Indkøbshovedet består af forskellige faner. På Generelt-fanen hentes leverandøren ind fra
kreditorkartoteket med navn og adresse, og der er mulighed for at indtaste/overføre en evt.
leveringsadresse. Købsbetingelser vises på Opsætning-fanen. Oplysninger om fakturatotal mm. findes
på Statistik-fanen.
Der kan ændres i alle felter efter behov. Disse ændringer vil ikke blive registreret i Kreditorkartoteket,
men kun være gældende for netop denne købsfaktura.
Indkøbslinjer
Indkøbslinjer åbnes ved, at Linjer-knappen vælges. Herunder findes der også nogle funktionsknapper,
hvor bevægelser, beholdning og posteringer kan ses.
Der er (som ved salgsfakturering) også mulighed for, at indtaste notater til både indkøbslinjen og
selve fakturahovedet.
Efter indtastning af linjer, skal man tilbage til indkøbshovedet for at bogføre købsfakturaen. Her
vælges Købsfaktura-knappen, hvorefter købsfakturaen bogføres i Finansmodulet og samtidig
opdateres Kreditor- og Lagerkartoteket.
20
Bemærk! Efter at købsfakturaen er bogført, kan den ikke ændres eller tilbagetrækkes. Det anbefales
derfor, at anvende Proforma faktura-knappen, hvis der ønskes mulighed for at se købsfakturaen inden
bogføring og evt. rette denne.
Det er ligeledes muligt, dog ikke i C5 Light, at udskrive en forespørgsel eller en rekvisition via
knappanelet.
Der sker ingen bogføring, hvis du laver en forespørgsel eller en rekvisition, og du kan derfor forlade
Kreditor/Dagligt/Købsfaktura uden efterfølgende at foretage dig mere. Husk imidlertid på, at
forespørgslen eller rekvisitionen ikke bliver gemt i systemet.
Skal du senere udarbejde en købsfaktura på basis af forespørgslen/rekvisitionen, skal alle
oplysningerne derfor indtastes igen.
Laver du en følgeseddel (Varemodtagelse), kan du efterfølgende ikke få lov til at forlade
Kreditor/Dagligt/Købsfaktura uden at købsfakturere.
Registrering af indkøbslinjer uden angivelse af varenumre
Selvom du ikke ønsker at bruge lagerkartoteket i forbindelse med registrering af en købsfaktura, kan
Kreditor/Dagligt/Købsfaktura stadig med fordel benyttes i forskellige sammenhænge.
På indkøbslinjerne skal Varenummer-feltet ikke udfyldes. I stedet indtastes teksten direkte i Tekstfeltet, antal i Antal-feltet og prisen i Pris-feltet.
Omkostningsvarer og lagervarer på samme faktura
Hvis du får en faktura, der både indeholder lagervarer og omkostningsvarer, kan du indtaste
omkostningskontoen i Konto-feltet på indkøbslinjerne og derved undgå at skulle bogføre
købsfakturaen to steder (Finans/Dagligt/Kassekladde og Kreditor/Dagligt/Købsfaktura).
Kreditnotaer
Kreditnotaer laves på præcis samme måde som fakturaer, dog med den undtagelse, at der sættes et
minus foran antal på indkøbslinjerne.
Kreditnotaer som kopi af købsfaktura
Ved at vælge Kreditor/Kartotek/Kreditorer/Knappen Journal/Arkiv/Kopier indkøb er det muligt
at lave en kreditnota som kopi af en allerede opdateret købsfaktura. Husk at svare ja til at vende
fortegnet.
Der kan ligeledes dannes en kreditnota som kopi af en købsfaktura under
Indkøb/Kartotek/Indkøbsarkiv/Knappen Kopier indkøb på tilsvarende vis.
21
Huskeliste: Indkøbsfakturering
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Bogfør en
indkøbsfaktura
Vælg Kreditor/Dagligt/Købsfaktura.
Overfør leverandørens data fra Kreditorkartoteket, når
markøren er i Konto-feltet.
Skift evt. faneblad for at kontrollere købsbetingelser.
Skift til indkøbslinjer.
ALT+H
ALT+F8/ ALT+ F7
ALT+F1 eller
ALT+J
Indtast indkøbslinjer
4
Varenummer,
4
Antal og
4
Pris
ALT+H
Du kan også indtaste linjer uden varenummer (Antal, Pris og
Tekst).
Godkend indkøbslinjer.
F3
Bogfør købsfakturaen vha. Købsfaktura-knappen.
ALT+K
Indtast leverandørens fakturanummer og check beløbene,
når dialogboksen med totaler vises på skærmen.
Er beløbene OK, kan du godkende.
Bogfør
kreditnota fra
leverandør
F3
Vælg Kreditor/Kartotek/Kreditorer
Markér kreditoren og vælg knappen Journal.
ALT+J
Markér købsfakturaen der skal debiteres og vælg knappen
Arkiv.
ALT+A
Vælg knappen Kopier indkøb og svar ja til at vende
fortegnet.
NB! Alternativt kan kreditnotaen registreres på samme vis
som fakturaen, blot med negativt antal.
ALT+Ø
SPACE
22
Opgaver: Indkøbsfakturering
Opgave 1: Registrering af købsfaktura
4
Vi har modtaget nedenstående faktura fra vores leverandør. Indtast disse fakturaoplysninger
under Kreditor/Dagligt:
Forum System
Højgade 44
2840 Holte
Faktura: 4589
Dato:
”Dags dato”
Varenr.
Betegnelse
Antal
Stk. Pris
Beløb
34-23
Sovesofa
10
1.843,00
18.430,00
35-41
Glasbord
10
1.092,50
10.925,00
I alt ekskl. moms
Moms
Beløb i alt
25 %
29.355,00
7.338,75
36.693,75
4
Kontrollér at fakturatotalen er korrekt inden indkøbsfakturaen bogføres. Fakturatotalen kan ses
på fanen Statistik.
4
Bogfør købsfakturaen.
Opgave 2: Registrering af købsfaktura
Der er kommet en faktura fra System One Handel, der har hjulpet os i forbindelse med afholdelsen af
en messe.
4
Indtast denne købsfaktura via Kreditor/Dagligt.
Fakturaen lyder på 10.000 kr. ekskl. moms og du skal ikke benytte noget varenummer, men i
stedet oplyse på linjen, at beløbet skal bogføres på finanskonto 2720 Messeomkostninger
4
Bogfør købsfakturaen med dags dato og fakturanummer 590010
23
4. Fakturering
Formål
Formålet med lektionen, er at lære deltagerne hvorledes der faktureres via Debitormodulet i C5.
Emner
Efter denne lektion, skal kursister kunne:
4
Anvende faktureringsmulighederne under Debitor/Dagligt
Simpel faktura
Under Debitor/Dagligt/Simpel faktura kan der udskrives og bogføres simple fakturaer.
I feltet L bestemmes, om den aktuelle linje vedrører en vare (V), en finanskonto (K) eller en blank
varelinje (B).
Hvis der vælges V, kan der vælges eller indtastes et varenummer i feltet Vare/Konto. Vælges der K,
kan der vælges en finanskonto i feltet Vare/Konto. Hvis der vælges B, er der tale om en blank
varelinje – dvs. en linje hvorpå der kun kan indtastes tekst.
Fakturaen udskrives og bogføres ved at vælge knappen Fakturering. Såfremt det samlede
fakturabeløb er negativ, vil der blive bogført og udskrevet en kreditnota, når knappen Fakturering
vælges.
24
Simpel kreditnota
En simpel kreditnota laves ligesom en simpel faktura, blot med negativt antal på linjerne. Såfremt det
samlede fakturabeløb er negativ, vil der blive bogført og udskrevet en kreditnota, når knappen
Fakturering vælges.
Det er også muligt at lave en simpel kreditnota som en kopi af en tidligere bogført simpel faktura.
Dette gøres ved at vælge en kunde i feltet Konto, vælge knappen Kopier faktura, udpege fakturaen
der ønskes kopieret og vælge knappen Kopier.
Faktura
Via Debitor/Dagligt/Faktura kan der ligeledes bogføres fakturaer. I den simple faktura er der visse
begrænsninger, hvorfor det kan være nødvendigt at bogføre og udskrive fakturaer via den
’almindelige’ fakturering.
Fakturerings forløb
Nedenstående figur illustrerer integrationen til kartotekerne ved fakturering.
Fakturering
Debitor
Debitorkartotek
kartotek
Ordrekartotek
Fakturering
Fakturering
Lagerkartotek
Ordrelinjer
Faktura
Finans
Finans-kartotek
kartotek
kartotek
(posteringer)
(posteringer)
25
Ordrehovedet
Når der faktureres via Debitor/Dagligt/Faktura vises først et ordrehoved.
Ordrehovedet består af 4 faner. På Generelt-fanen hentes kunden ind fra debitorkartoteket med navn
og adresse, og der er mulighed for at indtaste/hente en evt. leveringsadresse. Salgsbetingelser vil
være illustreret på Opsætning-fanen. Indtastning af gebyr, fakturatotal mm. findes via Statistik-fanen.
Der kan ændres i alle felter efter behov og disse ændringer vil ikke blive registreret i debitorkartoteket,
men kun på denne faktura.
Fakturalinjer
Fakturalinjerne indtastes under Linjer-knappen. Herunder findes der også funktioner, hvor
bevægelser, beholdning og posteringer kan ses.
Fakturalinjer med varenumre
Du kan vælge at sælge varer, du har oprettet i lagerkartoteket eller du kan lave fritekst fakturaer.
Vælger du varer fra lagerkartoteket vil de relevante stamoplysninger blive overført til ordrelinjen. Har
du angivet salgspriser i lagerkartoteket samt hvilken prisgruppe, kunden tilhører, vil den korrekte
salgspris også blive overført fra lagerkartoteket.
Fakturalinjer uden varenumre
Ønsker du ikke at anvende varenumre, skal du blot undlade at udfylde varenummer-feltet, og i stedet
selv indtaste en tekst, pris, enheder mm. Bruger du ofte den samme tekst, kan du med fordel oprette
denne tekst, så du slipper for hver gang at skrive det samme. Teksten oprettes med et nummer, fra nr.
100 og opefter, under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre og overføreres ved at indtaste
tekstnummeret i tekstfeltet.
Notater på fakturalinjer
Der er mulighed for, at indtaste et notat til hver linje. Notatet vil blive udskrevet på fakturaen
umiddelbart under varelinjen. Endvidere kan der angives et notat på selve fakturahovedet. Et
eksempel kunne være angivelse af ferieperiode.
Bogføring af faktura
Efter indtastning af fakturalinjerne lukkes linjerne, og fakturaen er klar til at blive bogført. Fakturaen
bogføres ved at vælge knappen Fakturering.
Ved fakturering bogføres fakturaen i Finansmodulet og opdaterer samtidig Debitor- og
Lagerkartotekerne. Lagerkartoteket opdateres dog kun såfremt der er benyttet varenumre på
fakturalinjerne.
Bemærk! Efter at fakturaen er bogført, kan den ikke ændres eller tilbagetrækkes uden at lave en
kreditnota og/eller en ny faktura. Det anbefales derfor, at anvende Proforma faktura, hvis man
ønsker at se fakturaen INDEN denne bogføres.
I Debitormodulet sker der ingen bogføring, når du laver et tilbud eller en ordrebekræftelse, og man
kan derfor forlade Debitor/Dagligt/Faktura uden efterfølgende at foretage sig mere. Man skal
imidlertid huske på, at tilbuddet eller ordrebekræftelsen ikke bliver gemt i systemet såfremt man ikke
har licenskoden til Ordremodulet. Skal du senere udarbejde en faktura på basis af
tilbuddet/ordrebekræftelsen, skal alle oplysningerne derfor indtastes igen.
26
Laver du en følgeseddel (dvs. varelevering), kan du ikke forlade Debitor/Dagligt/Faktura uden at
fakturere.
Kreditnotaer
Kreditnotaer indtastes og bogføres på samme måde som ved oprettelse af fakturaer. Den eneste
forskel er, at du skal indtaste negativt antal, idet eventuelle varer så vil blive lagt tilbage på lageret
igen.
Kreditnota som kopi af faktura
Ved at vælge Debitor/Kartotek/Debitorer/Knappen Journal/Arkiv/Kopier ordre er det muligt at
lave en kreditnota som kopi af en allerede opdateret faktura. Husk at svare ja til at vende fortegnet.
Der kan ligeledes dannes kreditnotaer som kopi af en faktura under
Ordre/Kartotek/Ordrearkiv/Knappen Kopier ordre på tilsvarende vis.
Udligning af faktura når der laves en kreditnota
Før en kreditnota bogføres kan der foretages en udligning, således at kreditnotaen automatisk
modregnes i en bestemt faktura.
Denne udligning foretages ved at taste F5 på selve ordren med kreditnotaen. I udligningsbilledet
udpeges den faktura som kreditnotaen skal modregnes i vha. F5.
NB! Når en kreditnota dannes som en kopi af en faktura, er ovennævnte udligning allerede foretaget,
men denne kan ændres ved at taste F5 og foretage ændringen inden kreditnotaen bogføres.
Kostpris på varer ved bogføring af kreditnota
Når der bogføres en kreditnota bliver varerne lagt på lager igen. Som udgangspunkt vil varerne blive
lagt på lager til den kostpris der er defineret på varen i Lagerkartoteket på bogføringstidspunktet.
I feltet Kostpris på ordrelinjerne er det dog muligt at taste ALT+H og vælge hvilken kostpris der skal
benyttes, således at varerne ligges på lager igen til samme kostpris, som der blev benyttet da varerne
blev trukket ud af lageret.
27
Huskeliste: Fakturering
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Simpel
faktura/kreditnota
Vælg Debitor/Dagligt/Simpel faktura
Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i
Konto-feltet.
ALT+H
Indtast varelinjer
V = varelinjer
K= finanskontolinjer
B= blanke linjer (dvs. blanke varelinjer = tekstlinjer)
Udfyld øvrige felter mht. betalingsbetingelser osv.
ALT+G
Vælg knappen Fakturering
Kopier simpel
faktura
Faktura
Vælg Debitor/Dagligt/Simpel faktura
Konto-feltet.
ALT+H
Vælg knappen Kopier faktura, marker den faktura der skal
kopieres og vælg knappen Kopier
ALT+O
ALT+O
Vælg Debitor/Dagligt/Faktura
Levkonto-feltet.
ALT+H
Indtast eventuel leveringsadresse eller vælg en
leveringsadresse fra Adressekartoteket på kunden.
ALT+H
Åben Linjer
ALT+F1 / ALT+J
Indtast varelinjer:
4
Varenummer,
4
Antal og
4
Pris
ALT+H
Du kan også indtaste linjer uden varenummer (Antal, Pris
og Tekst).
Indtast eventuelt et notat til den enkelte linje.
Godkend varelinjer.
ALT+N
F3
Kontrollér eventuelt totalerne på Statistik-fanen.
Udskriv og bogfør fakturaen ved at vælge knappen
Fakturering.
ALT+K
Du kan udskrive følgeseddel, varelevering, før du udskriver
faktura, men ikke efter.
ALT+Ø
28
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Kreditnota som
kopi af faktura
4
Vælg Debitor/Kartotek/Debitorer
4
Vælg debitoren der skal have en kreditnota.
4
Vælg knappen Journal og markér fakturaen der skal
krediteres
4
Vælg knappen Arkiv
4
Vælg knappen Kopier ordre og svar ja til at vende
fortegnet.
ALT+J
ALT+V
ALT+K
MELLEMRUM
NB! Alternativ kan kreditnotaen laves på samme måde som
en faktura, men blot med negativ fortegn.
29
Opgaver: Fakturering
Opgave 1: Fast fakturatekst
Nedenstående tekst skal udskrives på alle fakturaer til vores danske kunder.
4
Indtast teksten under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre
Vi har tilbud på vores glasborde i hele <næste måned>.
Ved køb af 2 stk. er prisen 1200 kr. pr. stk.
Opgave 2: Ny ordretekst
4
Opret tekst nr. 101: Special tillæg og 102: Fragt under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre.
Opgave 3: Simpel faktura
Glas-Tek A/S skal have en faktura dags dato på 2 stk. lænestole á 3.900 kr.
NB! Lænestolene er ikke oprettet med et varenummer i Lagerkartoteket da der er tale om skaffevarer.
Lænestolene skal derfor faktureres uden brug af varenummer
4
Bogfør og udskriv denne faktura til skærmen via Debitor/Dagligt/Simpel faktura.
30
Opgave 4: Fakturering
4
Kombi Borde ønsker at foretage et køb ved os. Der foreligger følgende oplysninger om fakturaen,
som skal indtastes:
Teksten ’Bestilt via vores hjemmeside’ skal indtastes som en tekst på en linje uden antal og beløb
(Husk at linjetypen skal være ’Blank’).
Indtast teksten ’Arbejdstimer ved montage’ som et notat til varelinjen med Montage.
Brug teksterne 101 og 102 til specialtillæg og fragt (dvs. indtast 101 og 102 i tekst-feltet, så C5
automatisk finder teksten).
Specialtillægget og fragten skal bogføres på finanskonto 5030.
Dato:
Sælger:
Betalingsbet.:
Levering:
Kombi Borde
Jelshøj 2-4
2610 Rødovre
Tlf.:
45 45 21 43
Fax.:
45 45 22 44
Varenr.
Betegnelse
34-23
50-01
Bestilt via vores hjemmeside:
Sovesofa
Montage
Arbejdstimer ved montage
’Dags dato’
KIS
Netto 14 dage
Med lastbil
Antal
Stk. Pris
Beløb
3
2
2.553,75
285,75
7.661,25
571,50
3
1
50,00
650,00
150,00
650,00
9.032,75
2.258,19
11.290,94
Specialtillæg
Fragt
I alt ekskl. moms
Moms 25 %
Beløb i alt
4
Kontroller at totalerne er korrekte på Statistik-fanen før fakturering
4
Udskriv proforma faktura på skærmen
4
Er proforma fakturaen i orden, kan du foretage den endelige fakturering og udskrive fakturaen til
skærmen
4
Blev teksten fra opgave 1 udskrevet? _________________________________________________________
Opgave 5: Kreditnota som kopi af faktura
Toftmark Møbel skal have en kreditnota dateret med dags dato, der svarer til hele fakturabeløbet på
faktura nr. 10039.
4
Lav en kreditnota som en kopi af faktura nr. 10039
4
Bogfør kreditnotaen og udskriv denne til skærmen.
31
5. Rykkerskrivelser
Formål
’
At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring udskrivning af rykkerbreve og tilskrivning af
rykkergebyrer.
Emner
Efter denne lektion, skal kursisten kunne:
4
Udskrive rykkere med rykkergebyrer
4
Udskrive rykkerlister
4
Sætte notater på rykkerbreve
Rykkerbreve
Via Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev er der mulighed for at udskrive rykkere til et udvalg af
debitorer, som ikke har indbetalt forfaldne fakturaer.
Under Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen Udskriv/Rykkerbreve kan der ligeledes udskrives
rykkerbreve, hvis man f.eks. kun ønsker at udskrive et rykkerbrev til én kunde.
Forudsætning
For at kunne udskrive rykkere til kunder, er det en forudsætning, at feltet Max. rykker på fanen
Opsætning i Debitorkartoteket er udfyldt med en rykkerkode på den/de kunder, hvortil der ønskes at
udskrive rykkerbreve.
Ved bogføring af indbetalinger fra debitorerne skal fakturaerne udlignes.
Tekster på rykkerbreve
Tekster på rykkerbreve defineres via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor, som notat til
rykkerkoderne. Der findes følgende rykkerkoder.
4
Rykkerskrivelse (Rykkerbrev pr. debitor)
4
Rykker 1
4
Rykker 2
4
Rykker 3
4
Rykker 4
4
Incasso
Rykkertekster indtastes som et notat ved at placere bjælken på rykkerteksten og åbne Notat-feltet
(ALT+N).
Hvis der udskrives rykkere på forskellige sprog, skal der indtastes et notat pr. sprog. Øverst i højre del
af skærmbilledet står der f.eks. engelsk. I så fald kan der nedenfor angives rykkernes navne på engelsk,
samt eventuelle notater på engelsk via notaterne ud for de engelske navne.
Der skiftes sprog vha. Skift sprog-knappen. Hvilket sprog der vælges ved udskrivning af rykkerne
bestemmes af den enkelte debitors sprog i Sprog-feltet i Debitorkartoteket.
32
Procedure ved udskrivning af rykkerbreve
Når der skal udskrives rykkere til én eller flere debitorer gøres følgende:
Åbn rykkeroversigten
Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev eller Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen
Udskriv/Rykkerbreve
Dan rykkerliste
Vælg knappen Dan rykkerliste i rykkeroversigten, for at gøre følgende:
4
Foretage en eventuel afgrænsning på f.eks. kundenumre eller kundegrupper
4
Angive kriterierne for at kunden skal have en rykker m.m.
4
Angive datoen der skal benyttes på rykkerbrevene
4
Vælg om du ønsker at danne nye rykkere eller genudskrive gamle rykkere
4
C5 gennemløber herefter debitorernes åbne posteringer og tildele rykkerkoder til de forfaldne
poster. Debitorpostens rykkerkode, angivet i Max rykker-feltet på debitoren i
Debitorkartoteket, bestemmer, hvilken rykkerskrivelser der må udskrives til debitoren.
4
C5 opdaterer rykkeroversigten med de kunder der skal rykkes og viser de forfaldne poster med
rykkerkoder på disse kunder.
Fravælg kunder og/eller forfaldne poster
Såfremt der er kunder som man af én eller anden grund ikke ønsker at rykke, så fjernes markeringen i
feltet V ud for den/de kunder.
Hvis der er forfaldne posteringer man ønsker at undlade på rykkerbrevet, så fjernes markeringen i
feltet V ud for disse forfaldne poster.
Udskriv rykkerliste
Vælg knappen Udskriv liste i rykkeroversigten for at udskrive en rykkerliste, såfremt du ønsker at
rykke kunderne pr. telefon.
Udskriv rykkerbreve
Vælg knappen Rykkerbrev pr. kode eller Rykkerbrev pr. kunde i rykkeroversigten:
Rykkerbrev pr. kode
Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta, pr. kode
Rykkerbrev pr. kunde Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta
Rykkergebyrer
I forbindelse med udskrivningen af rykkerbrevene kan det vælges, om der skal tilskrives rykkergebyrer.
I givet fald kan det vælges hvilken kassekladde gebyrerne skal overføres til.
NB! Husk at kassekladden med rykkerne skal bogføres manuelt, før at gebyrerne tilskrives kundernes
saldi.
33
Eksempel på rykkerbrev pr. kode
En debitor har 2 forfaldne poster, og Max rykker-feltet = ’Rykker4’.
Den ene forfaldne post får tildelt rykkerkode 1 og den anden rykkerkode 4.
Ved udskrivning af et Rykkerbrev pr. kode til denne debitor, vil der blive udskrevet to rykkere; nemlig
rykker 1 og rykker 4. Havde der i Max rykker-feltet kun stået Rykker 3, var der ligeledes blevet
udskrevet to rykkere, idet rykker 4 i fald blot ville være udskriftet med en rykker 3.
34
Huskeliste: Rykkerskrivelser
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Forudsætninger
for at der kan
udskrives rykkere
Der skal angives rykkerkoder på debitorerne i
Debitor/Kartotek/Debitorer i Max. Rykker-feltet.
ALT+H
Udskrivning af
rykkere
Eventuelle tekster til rykkerskrivelserne indtastes under
Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor. Markér den
pågældende rykkerkode, åbn Notat-feltet og skriv teksten
her.
ALT+N
Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev
Dan rykkerliste
ALT+T
Fravælg eventuelt de debitorer og poster der ikke skal
rykkes ved at fjerne markeringen i feltet V
MELLEMRUM
Udskriv rykkerliste og/eller
ALT+S
Rykkerbreve pr. kunde eller pr. kode
ALT+. /ALT+O
35
Opgaver: Rykkerskrivelser
Opgave 1: Udsendelse af rykkerskrivelser
Notat på rykkerskrivelser
4
Angiv et notat på alle rykkerskrivelser (Rykkerskrivelse, Rykker1, Rykker 2 osv.) for danske kunder.
Bestem selv teksten.
Udskriv rykkere
4
Dan rykkerlisten. Vælg at alle kunder skal rykkes og angiv f.eks. 3, 13, 23 dage osv. ud for
rykkerkoderne
4
Udskriv ét rykkerbrev pr. debitor til skærmen.
36
6. Rentenotaer
Formål
’
At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring tilskrivning af renter og udskrivning af
rentenotaer.
Emner
Efter denne lektion, skal kursisten kunne:
4
Foretage rentetilskrivning
4
Udskrive rentenotaer
4
Sætte notater på rentenotaer
Forudsætninger
Rentetilskrivning funktionen bruges til, at tilskrive renter på for sent indbetalte beløb fra kunderne.
Korrekt rentetilskrivning kræver opsætning af rentesatser og betalingsbetingelser, samt angivelse af
disse på hver enkelt debitor i Debitorkartoteket. Samtidig skal der også oprettes en rentekladde til
formålet.
For at C5 kan beregne renterne korrekt skal der i forbindelse med bogføring af debitorindbetalinger
benyttes udligning, således at betalinger og fakturaer udlignes med hinanden.
NB! Renteberegningen beregner renter pr. rentedato og max. for en måned ad gangen. Skal der
beregnes renter for mere end en måned, må kørslen gentages.
Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer
Opsætning af rentesatser
Rentesatser oprettes og vedligeholdes under Debitor/Tilpasning/Rentesatser.
I forbindelse med oprettelsen af rentesatser kan der angives forskellige kriterier for hvornår og hvor
lidt der skal tilskrives i renter:
Forfalden
Her indtastes det beløb, der som minimum skal være forfalden på debitor før der
tilskrives renter.
Rentebeløb
Her indtastes det beløb, der som minimum skal være beregnet som rentebeløb på en
kunde før renten medtages i rentekladden. Hvis renten på en kunde f.eks. beregnes til
2,50 kr. og der i feltet her står 5,- kr. så medtages kunden ikke i rentekladden.
Minimum
Her indtastes det beløb, der som minimum skal tilskrives i rente, såfremt den forfaldne
saldo er større end beløbet i feltet Forfalden og rentebeløbet er større end beløbet i
feltet Rentebeløb. Hvis renten er beregnet til 49,- kr. og der i feltet her står 50,- kr. så
vil rentebeløbet automatisk være lig med 50,- kr.
Rente kladde
Rente kladden vælges under Debitor/Dagligt/Rente kladde, og benyttes både til beregning af
renterne, bogføring af renterne samt udskrivning af rentenotaerne.
NB! Såfremt der ikke er oprettet en rentekladde i forvejen, gøres dette under
Finans/Tilpasning/Kladdenavne ved at oprette en kladde med type = Renteberegning.
37
Renteberegning
Renteberegningen foretages i rentekladden ved at vælge knappen Beregn renter.
Der findes følgende renteberegningsmetoder:
Debitorer med forfalden saldo
Der tilskrives rente, hvis debitor har en forfalden saldo pr. den dato, renten beregnes. Der tages ikke
hensyn til, om debitor har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage. Renten er den samme og vil blive
beregnet af det forfaldne beløb.
Højeste forfaldne saldo
Hele måneden scannes og det undersøges, om debitor har overskredet betalingsbetingelserne i løbet
af måneden. Der beregnes da rente på den højeste forfaldne saldo i måneden. (Debitorer med Saldi =
0,00 kan altså godt få tilskrevet renter.) Renten bliver altså beregnet af det højeste forfaldne beløb i
måneden.
Løbende forfalden saldo
For hver dag i måneden, hvor der er en forfalden saldo, vil der blive beregnet rente for disse dage.
Renterne pr. dag vil blive lagt sammen og tilskrevet. Renten vil derfor være afhængig af, om debitor
har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage.
Check og udskriv kladde
Check rentekladden vha. knappen Check kladde og ret eventuelle fejl før renterne bogføres og
rentenotaerne udskrives.
En kassekladde med renterne kan udskrives vha. knappen Udskriv/Kassekladde.
Udskrivning af rentenotaer
Rentenotaerne udskrives vha. knappen Udskriv/Rentenota.
Tekster på rentenotaer
Bemærkninger på rentenotaen indtastes via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor som et notat på
teksten Rentenota.
Bemærkningerne kan indtastes i forskellige sprog.
Genudskrivning af rentenotaer
Rentenotaerne kan genudskrives vha. menupunktet Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota.
Bogføring af renterne
Renterne bogføres i rentekladden ved at vælge knappen Bogfør.
38
Huskeliste: Rentenotaer
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Forudsætninger
for at der kan
tilskrives renter
Der skal være oprettet koder for betalingsbetingelser
(Debitor/Tilpasning/Betalingsbetingelser) samt
Rentesatser (Debitor/Tilpasning/Rentesatser).
Der skal angives betalingsbetingelser og rentekoder på
debitorerne under Debitor/Kartotek/Debitor (Betaling
og Rente-felter)
Eventuel tekst på rentenota sættes op under
Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor.
Markér linjen med Rentenota, aktivér Notat-feltet og skriv
teksten her.
Beregn renter
F2
ALT+H
ALT+N
F3
Via Debitor/Dagligt/Rente kladde
Vælg knappen Beregn renter
ALT+N
Afgræns evt. på hvilke debitorer, der skal have beregnet
renter
ALT+H og F3
Udfyld Rentetilskrivning af debitorsaldi-dialogboksen.
F3
Godkend.
Udskriv
rentenotaer
Vælg knappen Udskriv/Rente notaer i rentekladden
ALT+V og ALT+E
Bogfør renter
Vælg knappen Bogfør i rentekladden
ALT+F
Genudskriv
rentenotaer
Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota
39
Opgaver: Rentenotaer
Opgave 1: Renteberegning og udskrivning af rentenotaer
Beregn, udskriv og bogfør renter
4
Beregn renter for den aktuelle måned du befinder dig i. Benyt den sidste dato i denne måned og
medtag alle kunder i renteberegningen.
4
Udskriv rentenotaerne til skærmen
4
Bogfør renterne
40
7. Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger
Formål
At kursisterne får et kendskab til C5's funktioner omkring ind- og udlæsning af indbetalinger og
betalinger.
Emner
Efter denne lektion, skal kursisterne:
4
Have et kendskab til opsætningskravene mht. ind- og udlæsning af betalinger
4
Kende den daglige procedure mht. ind- og udlæsning af betalinger
Elektronisk udveksling af betalingsinformationer
De fleste banker og pengeinstitutter tilbyder i deres netbank-løsninger at der kan udlæses filer med
informationer om debitorindbetalinger samt at der kan importeres filer med informationer om
kreditorbetalinger.
Såfremt man ikke har en sådan netbank aftale, er det dog stadig muligt at benytte funktionen med
ind- og udlæsning af betalinger i C5, uden at overføre filer til sin bank. Herved bliver betalingerne blot
overført til kassekladden så man slipper for manuelt at indtaste disse.
Når denne funktion benyttes i C5 ind- eller udlæses en fil med betalingsinformationer, men samtidig
overføres datene automatisk til en kassekladde, således at denne blot skal tjekkes, udskrives og
bogføres.
Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger
Opsætning af betalingsmåder
Under Kreditor/Tilpasning/Betalingsmåder skal der angives konto samt kladdenavn ud for den
betalingsmåde der skal benyttes. Hvilken betalingsmåde der skal benyttes afhænger af den bank eller
det pengeinstitut virksomheden benytter, da der er forskellige formater til de forskellige bankers
netbanksløsninger.
På Opsætning-fanen under betalingsmåderne er der angivet de forskellige XAL-kørsler der ligger til
grund for selve dannelsen af betalingerne. Denne opsætning skal/må man normalt ikke pille ved!
41
Som standard er der foruddefineret en del betalingsmåder. Ud for disse betalingsmåder udfyldes
følgende informationer:
Betal pr
Her vælges det, om der skal dannes én betalingslinje pr. Faktura, dato, uge eller pr.
kreditor.
Konto
Her oplyses den finanskonto (eksempelvis bank eller giro), som skal krediteres i
forbindelse med betalingen.
Kladdenavn Her vælges den kassekladde hvortil betalingerne skal overføres, således at disse kan
bogføres.
R
Returmelding er en facilitet, der giver mulighed for, at bogføringen af betalingerne ikke
kan foregå, før der er modtaget en returmeldingsfil fra pengeinstituttet.
42
Opsætning i Kreditorkartoteket
De enkelte kreditorer i Kreditorkartoteket skal have tilknyttet betalingsmåden m.m. førend der kan
udlæses betalingsfiler fra C5.
Det anbefales at udfylde nedenstående oplysninger på alle kreditorer i Kreditorkartoteket:
Felt
Udfyldes med
Vor konto
Virksomhedens kontonummer hos leverandøren
FIK/Giro
Udfyldes med Kreditors FIK eller gironummer såfremt leverandøren
betales med indbetalingskort.
FIK/Giro-nummeret er de sidste 8 cifre i betalingsid’et på
indbetalingskortet.
Bankkonto
Udfyldes med leverandørens bankkontonummer, såfremt leverandøren
betales via kontooverførsler.
PBS-nummer
Udfyldes med leverandørens PBS-nummer, såfremt leverandøren
betales via PBS.
NB! Foranstillede nuller fjernes automatisk idet disse sættes
automatisk ved dannelse af betalingsfilen.
Betalmåde
Her vælges den ønskede betalingsmåde opsat under
Kreditor/Tilpasning/ Betalingsmåder
Betalspec
Her vælges evt. om leverandøren betales ved hjælp af
indbetalingskort, kontooverførsler eller udenlandske overførsler.
Kortart
Her indtastes kortarten fra leverandørens indbetalingskort, såfremt
leverandøren betales ved hjælp af indbetalingskort. Kortarten er de
første cifre i indbetalingsid’et – f.eks. 04 eller 71.
Betalid
Her indtastes betalingsid’et såfremt leverandøren betales ved hjælp af
indbetalingskort.
Betalingsid’et er de midterste cifre i indbetalingsid’et, og såfremt disse
er ens på alle indbetalingskort fra leverandøren kan disse med fordel
angives her.
De midterste cifre i betalingsid’et består ofte af virksomhedens
kontonummer hos leverandøren, fakturanummeret på den enkelte
faktura samt et kontrolciffer. Derfor er disse cifre oftest ikke ens på de
forskellige fakturaer fra leverandøren.
Bemærk:
Ved kortart 01 og 73 er der ingen betalings id.
Ved kortart 71 er der 15 cifre.
Ved kortart 04, 15 og 75 er der 16 cifre.
43
Betaling af udenlandske leverandører
Under knappen Opsætning/Adresser i Kreditorkartoteket indtastes oplysninger om SWIFT og IBAN
numre m.m., såfremt leverandøren er udenlandsk, og betalinger til denne leverandør skal foretages
vha. en udenlandsk kontooverførsel.
Bogføring af købsfakturaer med indbetalingskort
Såfremt leverandører skal betales vha. et indbetalingskort, så skal man i forbindelse med bogføring af
købsfakturaen huske at udfylde betalingsid’et, der er de midterste cifre i betalingsid’et på
FIK/Girokortet.
Betalingsid’et indtastes i feltet Identifikation i kassekladderne såfremt købsfakturaen bogføres her,
eller i feltet Identifikation i forbindelse med bogføring af købsfakturaer via Kreditor- eller
Indkøbsmodulet:
Udlæsning af betalingsfil
Ved indtastning af købsfakturaer bliver disse registreret i en liste, der kan ses via
Kreditor/Periodisk/Betaling. Ved betaling af købsfakturaer, skal disse afmærkes i dette skærmbillede
med F5. Efter markering af de købsfakturaer der ønskes betalt, vælges knappen Dan betalinger.
De valgte betalinger bliver automatisk overført til kassekladden, der blev valgt i forbindelse med
opsætning af Betalingsmåden. Under Finans/Dagligt findes kassekladden som kontrolleres, udskrives
og bogføres.
Når der f.eks. dannes en betalingsfil til Danske Bank, udfyldes bl.a. følgende informationer:
Fra konto
Virksomhedens eget reg.nr. + kontonummer hos Danske Bank
Gireringsart
Vælg mellem -, Almindelig og Straks. Normalt vælges – idet de andre
kun benyttes ved overførsler fra BG Bank.
Modtager advis
Vælg mellem -, Udvidet og Brev. Ved udvidet er der mulighed for at
angive en ekstra tekst, der udskrives på betalingsmodtagerens
kontoudtog. Ved Brev sender banken et brev til betalingsmodtageren
(banken opkræver et gebyr herfor!). – benyttes hvis ikke der skal angives
nogen ekstra tekst. Denne valgmulighed skal altid benyttes ved korttype
04, 15 og 71.
Afsender advis
Vælg Ja/nej til om der skal sendes et brev fra banken til virksomheden
selv vedr. betalingen. (Banken opkræver et gebyr herfor!)
44
Eksempel – Procedure ved automatiske betalinger
1. Afmærk betalinger
2. Dan betalinger
3. Angiv betalingsmåde,
filnavn samt filplacering
Oplysninger gemmes i en fil
der kan sendes til banken
Posteringer overføres
automatisk til kladden
Filen sendes til banken
Indlæs evt.
returmeldinger
Returmeldinger fra bank
Bogfør kassekladden
Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger
Ligesom det er muligt at danne betalingsfiler til banken med informationer om betalinger til
kreditorer, er det også muligt fra C5 at indlæse betalingsfiler fra banken, indeholdende informationer
om betalinger fra debitorer.
Opsætning af indbetalingsmåder
Under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder skal der angives et kontonummer, på den konto der
skal benyttes som modkonto i kassekladden ved bogføringen af selve indbetalingen. Desuden skal
navnet på kladden, som indbetalingerne skal indlæses til også vælges.
Under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder udfyldes følgende informationer:
Konto
Her oplyses den finanskonto (eksempelvis bank eller giro), som skal krediteres i
forbindelse med betalingen.
Kladdenavn Her vælges den kassekladde hvortil betalingerne skal overføres, således at disse kan
bogføres.
Kontonr
Her angives hvor mange cifre ud af de midterste cifre i kodelinjen, der er reserveret til
kontonummeret
Faktura
Her angives hvor mange cifre ud af de midterste cifre i kodelinjen, der er reserveret til
fakturanummeret.
45
Max
Her angives det maksimale antal cifre i den midterste del af kodelinjen på
indbetalingskort. (NB! Kontonr + Faktura skal være lig Max)
Opsætning i Debitorkartoteket
I Debitorkartoteket skal feltet Indbetalmåde udfyldes med FIK, såfremt kunden indbetaler vha. et
betalings id (FIK-/girokort). Såfremt kunden betaler vha. kontooverførsler vælges/opsættes i stedet en
indbetalingsmåde der passer til det format som banken benytter.
Opsætning i Firmakartoteket
I Firmakartoteket under Generelt/Kartotek skal det oplyses på fanen Detaljer hvilken FIK kortart og
FIK nr. virksomheden benytter i forbindelse med udsendelsen af regninger med FIK indbetalingskoder.
46
Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opsætning af
betalingsmåder
Vælg Kreditor/Tilpasning/Betalingsmåder
ALT+H
Opsætning på den
enkelte kreditor
Markér
kreditorbetalinger
Der skal indtastes et kontonr. i Konto-feltet for den
betalingsmåde der er tale om. Desuden skal Kladdenavn
også udfyldes, så C5 ved hvor udbetalingerne skal
registreres for siden hen at skulle bogføres (manuelt). Der
er også mulighed for at angive returmelding – i så fald skal
der afkrydses i R-feltet.
ALT+H
MELLEMRUM
I Kreditor/Kartotek skal følgende felter udfyldes:
Bankkonto og/eller FIK/Giro
Betalmåde (DDB eller PBS osv.)
Evt. Betalspec, Kortart og Betalingsid
I Kreditor/Periodisk/Betaling er en oversigt over de
fakturer vi skylder. Markér de linjer der skal betales. Vælg
nu Dan Betalinger-knappen.
ALT+H
F5
ALT+A
En afgrænsningsboks kommer frem og man kan vælge at
afgrænse f.eks. på kontonumre, men en afgrænsning er
ikke absolut nødvendig.
Dernæst får man mulighed for at udskrive en prøve på et
girokort, primært for at man kan se, om girokortene sidder
rigtigt i printeren.
Bogfør
kreditorbetalinger
Opsætning af
indbetalingsmåder
Har man valgt Returmelding, kan man ikke bogføre, før
man har modtaget melding fra pengeinstituttet om, at
betalingerne er udført.
Indlæs evt. returmeldingerne.
ALT+A
Check,
udskriv
ALT+V samt K
eller A
og bogfør kladden
ALT+Ø
Vælg Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder.
Udfyld Konto, Kladdenavn, Faktura, Kontonr og
Faktura.
Der kan oprettes egne indbetalingsmåder med F2,
hvorefter opsætningen foretages under knappen
Opsætning.
Opsætning på den
enkelte debitor
På den enkelte debitor skal feltet Indbetmåde udfyldes
Opsætning af FIK
informationer
Såfremt indbetalingsmåden FIK benyttes, skal FIK kortart
og FIK nr. oplyses i Firmakartoteket på fanen Detaljer.
F2
ALT+G
47
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Indlæs
indbetalingsfiler
Vælg Debitor/Periodisk/Indbetaling.
Vælg indbetalingsmåden og angiv oplysninger om filnavn
samt placering.
Åbn kassekladden med de indlæste betalinger og bogfør
denne.
48
Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger
Opgave 1: Opsætning af indbetalingsmåden ’FIK’
4
Angiv bankkontoen (15020) i Konto-feltet og kladden ’Indbetal’ på indbetalingsmåden FIK.
Oplys endvidere at den midterste del af betalingsid’et skal bestå af 8 cifre til kundens
kontonummer og 6 cifre til fakturanumre.
Opgave 2: Oplys FIK kortart og FIK nummer
4
I Firmakartoteket skal du oplyse FIK kortart 71 og FIK nr. 88776655.
Opgave 3: Definér at en kunde skal betale via FIK
4
I Debitorkartoteket skal du oplyse, at vor kunde Kontor & Møbel fremover skal betale deres
regninger til os ved hjælp af et FIK indbetalings id.
Opgave 4: Bogfør en faktura
4
Under Debitor/Tilpasning/Hent Layout skal du indlæse et layout med FIK
4
Ret standard aktionslisten så funktionen OrdFaktura benytter aktionen C5Invoice, således at det
nye FIK layout benyttes næste gang der faktureres
4
Bogfør en faktura til Kontor & Møbel og udskriv denne til skærmen
4
Blev der udskrevet et FIK indbetalings id på fakturaen?
_______________________________________________________________________________________________________
4
Ret standard aktionslisten tilbage igen, så funktionen OrdFaktura benytter aktionen
Ordre_Faktura.
49
8. Valutastyring
Formål:
Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvilke fordele der er ved brug af valutastyring
i C5, samt hvordan den mest nødvendige opsætning af valuta foretages.
Emner
Efter denne lektion skal kursisten:
4
Vide hvorledes man opretter og vedligeholder valutaer i C5
4
Vide hvorledes man vælger præsentationsvaluta
3
Og kende til:
4
Standard og sekundære valutaer
4
Hvordan der bogføres i fremmed valuta
4
Fordelene ved valutastyring i C5.
Fordele ved valutastyring i C5
I C5 kan man operere med flere forskellige valutaer.
NB! I versioner før C5 vers. 4.0 kræver dette tilkøb af licenskoden Valuta.
Fordelene ved at bruge valutastyring i C5 er i store træk disse:
4
Du kan foretage automatisk kursregulering af udvalgte konti.
4
Du kan rapportere i valgfri valuta ved hjælp af funktionaliteten ’Præsentations-valuta’.
4
Du kan registrere købs og salgsfakturaer i fremmed valuta. Hvis kostpriser og/eller salgspriser er
angivet i en anden valuta end valutaen på debitoren/kreditoren, sørger C5 selv for at omregne
priserne ud fra valutakurserne angivet i programmet.
4
I forbindelse med registrering af betalinger fra/til debitorer/kreditorer, kan C5 selv holde styr på
eventuelle kursdifferencer, hvis man benytter sig af åben post udligning.
4
I posteringsjournalerne i modulerne Finans, Debitor og Kreditor opdateres felter med beløb i
fremmed valuta, standardvaluta og evt. kursdifference.
4
Opdatering af kurser fra Danmarks Nationalbank
Valutakartoteket
Man opretter de valutaer man vil arbejde med i Valutakartoteket, der findes via
Generelt/Kartotek/Valuta. Det er også her, at kurserne for hver valuta vedligeholdes.
Valutakoder
I den øverste del af skærmbilledet oprettes de valutaer, virksomheden ønsker at anvende med en
kode (forkortelse) for valutaen. Det anbefales at benytte de internationale forkortelser (DKK = danske
kroner, EUR = euro, USD = amerikanske dollars osv.), idet der i givet fald er mulighed for at hente
valutakurserne elektronisk fra Nationalbankens hjemmeside.
For at gøre udskrifter og posteringslister mere overskuelige, er der mulighed for at angive et Prefix
eller et Postfix til de enkelte valutaer. Disse betegnelser betyder, at C5 kan angive en ledetekst lige
50
foran beløb (prefix) eller lige efter beløb (postfix) når der benyttes præsentationsvaluta. Læs mere
herom senere i denne lektion.
Felterne 1, 10, 100 osv. benyttes til at angive, hvorledes beløb skal afrundes på fakturaer i den enkelte
valuta. F.eks. kan du i 10-feltet ud for DKK angive 0,25. Dette vil bevirke at fakturasaldi mellem 1,00 og
9,99 DKK afrundes til hele 25-ører. I 100-feltet kan man angive 1,00, dette betyder så at alle
fakturasaldi mellem 10,00 og 99,99 DKK afrundes til hele kroner.
I Tab og Vind-felterne skal der angives finanskonti til bogføring af kurstab og kursgevinster. Disse
kontonumre benyttes automatisk, når der foretages en kursreguleringskørsel. Disse felter skal udfyldes
for hver valuta.
Valutakurser
For hver eneste valuta skal du angive og vedligeholde kurserne for denne valuta. Dette gøres i den
nederste del af skærmbilledet, der kan opfattes som den daglige valutatabel og gør at beløb der
registreres i udenlandsk valuta, omregnes til standardvaluta ud fra posteringens valutakode og
gældende kurs og omvendt.
Standardvalutaen i virksomheden registreres med kurs 100. Dette vil oftest være DKK.
Det vil sige, fører jeres virksomhed regnskab i danske kroner, så skal valutakursen for DKK altid være
100. I Kommentar-feltet kan evt. anføres, at denne kurs ikke må slettes eller ændres.
HUSK: Du må ikke slette evt. tidligere opdaterede kurser da disse stadig kan anvendes. Tilføj i stedet
nye kurser på de efterfølgende linjer.
Hent valutakurser fra Nationalbankens hjemmeside
Nye valutakurser kan hentes og indlæses elektronisk i C5 vha. oplysninger på Nationalbankens
hjemmeside. Dette kræver at feltet O er markeret ud for de valutakoder hvor der ønskes at hente
valutakurser samt at der er internet adgang.
Valutakurserne hentes via knappen Hent valuta og herefter knappen Hent kurser. Herved bliver
oversigten opdateret med kurserne fra nationalbanken. Når knappen Opdater vælges opdateres de
valutakurser der har en markering i feltet O i oversigten.
De nye kurser kan herefter ses i den nederste del af skærmbilledet i Valutakartoteket i C5.
Parametre vedr. valuta
Man skal i C5 angive, hvilke valutaer man ønsker at benytte som standardvaluta og sekundærvaluta.
Dette angives via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans.
Standardvaluta
Standardvaluta er den primære valuta, for de flestes vedkommende DKK.
Sekundær valuta
Sekundær valuta skal angives, hvis du vil have mulighed for at opdatere bogførte beløb i en anden
valuta end standardvalutaen. Det kunne eksempelvis være USD, hvis virksomheden er et datterselskab
af en amerikansk koncern. Læs mere om sekundær valuta nedenfor.
51
Valutastyring i Finansmodulet
Man kan for hver konto, angive hvilken valuta der er standard på denne konto. Det kan være
beholdningskonti i fremmed valuta, som f.eks. en bankkonto i EUR. Denne valutakode vil blive
foreslået ved posteringer på kontoen i kassekladden.
Man skal for hver enkelt finanskonto tage stilling til, om beløbene på kontoen må blive kursreguleret.
Hvis ikke der er sagt ja/sat kryds i Kursreguleres-feltet, vil kontoen ikke blive kursreguleret i
forbindelse med en kursreguleringskørsel.
NB! På de konti der forbinder de forskellige moduler, f.eks. debitorsamlekonti og kreditorsamlekonti,
bør man ikke sige ja/sætte kryds i Kursreguleres-feltet, idet saldiene på disse konti skal kursreguleres
via kursreguleringskørslerne i Debitor- og Kreditormodulerne.
Sekundær valuta
I Finanskartoteket på Opsætning-fanen er det muligt, at få opdateret en sekundær valuta, så du altid
har mulighed for at se saldoen i en anden valuta.
Via Finansparametre skal der angives en valuta i Sekundær valuta-feltet og Opdatér sekundær
valutabeløb-feltet skal markeres. Den valuta der angives, kommer til at stå i feltnavnet i
finanskartoteket; vælger du EUR, kommer feltet der vises til at hedde Saldo i EUR.
Efterberegning af sekundær valutabeløb
Når du tager funktionen med sekundære valutabeløb i brug, er du nødt til at køre en efterberegning
af tidligere bogførte beløb. Det gør du via Finans/ Periodisk/ Primo/Ultimo/ Efterberegn
sekundære beløb.
NB! Har du lige angivet en sekundær valuta under finansparametre, skal du enten lukke C5 eller skifte
regnskab, før du kan efterberegne sekundære valutabeløb.
Kursregulering
Man bør være påpasselig med at angive, at en finanskonto skal kursreguleres. Finanskonti, som indgår
i konteringsopsætningen i andre moduler, f.eks. under Debitor, Kreditor og Lager, bør ikke indgå i
kursreguleringskørsler. Hvis de gør dette, kan dette skabe uoverensstemmelser mellem Finansmodulet
og de andre moduler.
Eksempel
Debitor samlekonti kursreguleres via Finansmodulet og saldoen ændres. Men de debitorer, der har
posteringer i fremmed valuta vil ikke blive reguleret. Det vil sige, at den akkumulerede saldo for
debitorer i Debitormodulet forbliver uændret. Hermed vil finansafstemningen resultere i en difference
mellem Finans- og Debitormodulerne.
Hvis du skal kursregulere finanskonti, der indgår i finansopsætningen i de forskellige moduler, bør
dette gøres via Debitor eller Kreditor/Periodisk/Kursregulering. Herved reguleres både på kontiene
i Debitor- og Kreditormodulerne, samt f.eks. debitorsamlekontiene og kreditorsamlekontiene i
Finansmodulet.
Vil du undersøge om der er difference mellem Finansmodulet og ét af de andre moduler, kan du til
hvert modul via Rapporter/Periodisk/Finansafstemning finde en finansafstemningsrapport, f.eks.
Debitor/Rapporter/Periodisk/Finansafstemning.
52
Præsentationsvaluta
Ved udskrivning af rapporter i C5, kan du vælge, hvilken valuta udskriften skal være i. Dette er
uafhængigt af, hvilke valutaer posteringerne er opdateret i.
Inden udskrift kan man trykke CTRL+W og vælge i hvilken valuta man ønsker udskriften, samt med
hvilken kursdato.
Idéen med at anvende præsentationsvaluta kunne være, at man som datterselskab skal kunne vise et
regnskab i USD for moderselskabet i USA.
Prefix og Postfix
Som tidligere beskrevet kan Prefix- og Postfix-felterne i Valutakartoteket benyttes, når der tales om
præsentationsvaluta.
Ved valutaen USD angives f.eks. $i Postfix-feltet. Hvis der herefter vælges USD som
præsentationsvaluta og der udskrives en posteringsliste i USD, vil beløb blive udskrevet efterfulgt af
$– f.eks. 100,00$. Hvis $ angives i Prefix-feltet vil beløbene blive udskrevet som $100,00.
53
Huskeliste: Valutastyring
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Oprettelse af
valutaer
Vælg Generelt/Kartotek/Valuta.
Opret de valutaer, der skal anvendes i øverste
skærmbillede.
F2
Følgende felter kan angives:
Prefix: Teksten i dette felt, kommer foran beløb i denne
valuta på udskrifter (eks.: $for USD).
Postfix: Teksten i dette felt, kommer efter beløb i denne
valuta på udskrifter.
Tekst: En beskrivende betegnelse for valutaen, f.eks.
valutaens navn.
1, 10, 100…: Skal fakturaer afrundes indenfor disse
intervaller? Hvis ja, angiv hvorledes, f.eks. 0,25 eller 1,00.
Tab og Vind: Her angives de konti, hvor kurstab og
kursgevinster skal bogføres automatisk. Disse konti skal
angives!!
Valutakurser
I nederste del af skærmbilledet angives og vedligeholdes
kurserne for hver valuta. Der angives:
ALT+H
SHIFT+F8
Fra dato: Fra hvilken dato skal den pågældende kurs
gælde (gælder indtil ny kurs tilføjes i tabellen).
Kurs: Hvilken kurs skal gælde. I sidste felt på linjen ses
hvilken valuta kursen angives i. (vil som oftest være DKK).
Kommentar: Man kan evt. tilknytte kommentarer til de
enkelte kurser.
Valutakurserne kan opdateres elektronisk via
informationer fra nationalbankens hjemmeside, ved at
vælge knappen Hent valuta og herefter Hent kurser og
Opdater.
Opsætning af
Finansparametre
vedrørende valuta
Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Finans.
Udfyld disse felter:
Standard valuta: Angiv hvilken valuta regnskabet føres i.
ALT+H
Sekundær valuta: Angiv hvilken valuta du vil se som
sekundær valuta.
ALT+H
54
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opsætning af
finanskonti, der skal
kursreguleres.
I kontoplanen via Finans/Kartotek/ Opsætning-fanen er
der følgende felter, som har relevans i forbindelse med
valuta:
Valuta: Forslag til hvilken valuta, der normalt skal
bogføres med på denne konto.
Kursreguleres: Skal kontoen indgå i en evt.
kursreguleringskørsel afviklet via
Finans/Periodisk/Kursregulering?
ALT+H
MELLEMRUM
NB! Konti der indgår i finansopsætningen med andre
moduler, bør ikke kursreguleres.
Kursregulering
Vælg Finans/Periodisk/Kursregulering.
Afgræns hvilke konti, der skal med i reguleringen.
ALT+H
Godkend afgrænsningen.
F3
Afgræns hvilke valutaer, samt perioden for reguleringen.
ALT+H
Angiv om reguleringen skal bogføres i Finans og indtast
eventuelt det ønskede bilagsnummer.
Godkend afgrænsningen.
Efterberegn
sekundær
valutabeløb
MELLEMRUM
F3
Via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans svares
ja/sættes kryds ud for Opdatér Sekundær valutabeløb.
MELLEMRUM
Skrift regnskab eller luk C5 ned. Regnskaber skiftes via
Generelt/Dagligt/Skift regnskab.
For at danne sekundær valuta, vælges
Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Efterberegn
sekundære beløb. Afgræns på periode m.m.
Præsentationsvaluta
Vælg Værktøjer/Sæt præsentationsvaluta.
CTRL+W
Angiv den ønskede valuta + kursdato.
Dette skal gøres før udskrivning af rapporter m.m.
55
Opgaver: Valutastyring
NB! I dette opgavesæt er det meget vigtigt, at man benytter de angivne datoer.
Opgave 1: Styring af valutakurser
4
Angiv følgende kurser (DKK for 100 USD):
Fra dato
Kurs
Åbningskurs
582,00
05.mm.åå
590,00
10.mm.åå
588,00
Opgave 2: Kursregulering i Finans
4
Opret finanskonto 21030 Lån i USD. Sæt Valuta-feltet til USD og afkryds feltet Kursreguleres.
4
Firmaet har optaget et lån på 100.000,- USD pr. 01.mm.åå. Bogfør lånet via en kassekladde. Benyt
konto 21030 (kredit) og bankkontoen (debet).
4
Foretag en kursregulering. Afgræns på konto 21030, USD og 01.mm.åå-05.mm.åå.
Kursreguleringen skal bogføres i Finans med bilagsnr. 99
4
Udskriv en posteringsliste, der viser bogføringen af kursreguleringen. Dette gøres ved at indsætte
feltet Posttype som afgræsning, og afgræns på posttypen ’Difference’ samt datoerne 01.mm.åå
og 05.mm.åå.
Opgave 3: Automatisk bogføring af kurstab/-gevinst
4
Valutakoden på vor debitor RBK Møbler - konto 73822100 skal ændres til USD.
4
Lav en faktura til RBK Møbler på 10 stk. P4 stole med stålben. Fakturadatoen skal være d.
05.mm.åå.
4
D. 10.mm.åå modtager vi betaling for fakturaen fra RBK Møbler. De har overført pengene til vores
bankkonto. Bogfør betalingen via en kassekladde og udlign i den forbindelse fakturaen.
Kontrollér at der er sket en automatisk bogføring af kurstab/gevinst. Dette gøres f.eks. via
Finans/Kartotek/Kontoplan og knapperne Posteringer og Transaktion.
56
9. Dimensioner
Formål
Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af dimensioner.
Emner
Efter denne lektion, skal deltagerne kunne:
4
Oprette dimensioner – afdeling, bærer og formål
4
Tilknytte dimensioner til konti
3
Og kende til:
4
Hvordan man bogfører med dimensionsangivelse
Afdelingsregnskab
For at skabe en dimension mere i finanskontoplanen ud over kontonummer, kan der i C5 oprettes
afdelinger. Denne kode skal købes separat (Dimensioner).
Hvis man ikke ønsker at angive afdeling for alle posteringer er dette muligt.
Kontonummer
Afdeling 1
Afdeling 2
Afdeling 3
Fordelen ved at benytte afdelinger er bl.a.:
4
Der kan udskrives afdelingsopdelte balancer, således at virksomheden altid har overblik over
indtægter, udgifter og overskud pr. afdeling.
4
Der kan budgetters indtægter og udgifter pr. afdeling.
4
Man kan til enhver tid søge oplysninger om posteringer på en bestemt afdeling, dvs. de fleste
udskrifter kan afgrænses og/eller sorteres på afdeling.
Bærer og Formål
Til rapportering og styring på forskellige segmenter kan der foruden afdelinger anvendes Bærer og
Formål som dimensioner. De oprettes under Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer og
Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål.
Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål
Oprettelse
Da dimensioner er generelle for hele virksomheden, finder man kartoteket til at vedligeholde
afdelinger, bærer og formål via Generelt/Kartotek/Dimensioner.
57
Dimensioner oprettes ligesom alle andre kartoteksposter ved at trykke F2 eller bruge Tilføj postknappen.
For f.eks. at oprette en afdeling kræves blot, at man angiver en kode for afdelingen, samt en
betegnelse. Denne kode kan fremover tilknyttes posteringer i C5.
Koden, forkortelsen, for dimensioner (afdelinger, bærer og formål) kan være alfanumerisk, det vil sige,
at man både kan bruge tal og bogstaver i koden. Jo mere sigende koden er, desto nemmere er det at
overskue dimensionsregnskabet i C5, da det oftere er koden, man ser på skærmen end betegnelsen
for dimensionen.
Tilknytning
På hver enkel finanskonto i C5 kan man angive en eller flere dimensioner. Denne dimensionsangivelse
vil fremover blive brugt som forslag til, hvilken dimension en postering på den givne konto skal
tilknyttes. Koden tilknyttes hver enkelt konto på Opsætning-fanen i kontoplanen.
Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen
C5 kan sættes op på forskellige måder, alt efter hvorledes man ønsker at benytte faciliteten
dimensioner
På hver enkelt finanskonto kan man angive, om det skal være tvunget at bruge afdeling, bærer
og/eller formål ved postering på kontoen eller ej. Dette angives i Tvungen-feltet, i
Finans/kartotek/Kontoplan på Opsætning-fanen. Hvis man siger ja/sætter kryds, vil man ikke kunne
postere på kontoen uden at angive dimensionen.
Når man foretager en postering på en konto med tvungen dimension, behøver man ikke nødvendigvis
at angive den kode, der er angivet som forslag i feltet i Finans/Kartotek/Kontoplan på Opsætningfanen. Det der angives i dette felt, er kun et forslag til hvilken dimension, der som standard skal
benyttes på kontoen.
Parametre vedr. dimensioner
Under Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring findes der parametre der vedrører dimensioner.
Tvungen afdelingsbalance
Hvis parameteren er sat til ja, vil afdelingskoden blive hentet fra Debitor/kreditorkartoteket ved
opdatering af ordrer/indkøb/projekter. På de tilhørende linjer (gælder også for kladder) vil feltet
”Afdeling” være skjult, mens dimensioner hentes fra kartotekerne Ordre/Indkøb/Projekt og derved
sikres afdelingsbalance.
Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og
projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra
Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til
linjer. Såfremt Kartotekerne ikke har angivet en afdeling kommer der ingen afdeling med over. Hvis
kartotekerne ikke har bærer og/eller formål vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er
oprettet med dimensioner.
Hvis parameteren er sat til nej, vil Ordre-/indkøbs- og Projektkartoteker bruge dimensioner fra
Debitor-/kreditorkartotek. Journal, Statusposter i Finans samt Debitor/kreditor posteringer vil hente
dimensioner fra Ordre- og Indkøbskartotekerne. Lagerposteringer og driftsposter i Finans vil hente fra
ordre-/indkøbslinjer.
58
Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og
projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra
Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til
linjer. Hvis kartotekerne ikke har dimensioner vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er
oprettet med dimensioner.
Dimensionsbalancer
Når du har bogført med dimensionsangivelse, kan du udskrive balancer fordelt pr. dimension.
Hvorvidt der er tale om én eller flere dimensioner, har ikke nogen betydning.
Du finder dimensionsopdelte balancer via Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance. Felterne
er stort set de samme som under balancer uden afdelinger. Der er dog yderligere felter.
Felt
Beskrivelse
Afdeling
Felterne benyttes til afgrænsning af dimensioner. Vil man have balancen udskrevet
for samtlige dimensioner, er det ikke nødvendigt at udfylde felterne.
Bærer
Formål
Spec
Vil man have udskrevet alt. Både det der er bogført med og uden
dimensionsangivelse, skal man lade Fra-feltet være tomt og udfylde Til-feltet med
koden på den sidste dimension.
Her er der tre valgmuligheder:
Blank: Her udskrives én balance med det totale beløb for de afgrænsede
afdelinger, bærere og formål.
Post:
Vælges post vil balancen blive opdelt i dimensioner pr. post, dvs. pr.
konto. For hver konto kommer en total, samt en opsplitning af hvorledes
totalen er opdelt på dimensioner.
Balance:
Her bliver balancerne udskrevet pr. dimension. Dvs. en balance for
hver dimension.
Resten af felterne er de samme, som under balancer uden dimensioner Det er også de samme
balancer, man kan hente via Hent-knappen.
Derudover kan du også afgrænse på dimensioner på de fleste rapporter i C5. Dette gøres ved at
indsætte Afdeling, Bærer og/eller formål-feltet som afgrænsningsfelt vha. F2.
NB! Hvis man ønsker at udskrive en kontospecifikation via
Finans/Rapporter/Periodisk/Kontospecifikation, skal der afgrænses ud for Afdeling, Bærer
og/eller Formål ellers vil posteringer med dimensionsangivelse ikke blive udskrevet.
59
Huskeliste: Dimensioner
Funktion
Fremgangsmåde
Opret afdeling
Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Afdeling.
Opret bærer
Tast
Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje.
F2
Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer.
F2
Opret formål
Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål.
F2
Tilknyt afdeling,
bærer eller formål
til finanskonto
Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og fanen Opsætning.
For hver enkelt konto kan angives:
Afdeling: Hvilken afdeling skal foreslås i kassekladden ved
postering på kontoen.
Tvungen afd: Skal der angives afdeling ved postering på
kontoen.
Tilsvarende kan vælges vedr. bærer og formål.
Tilknyt afdeling,
til debitor eller
kreditor
Tilknyt afdeling,
til en vare
Udskriv
dimensionsbalance
Parametre
ALT+F8
Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller
Kreditor/Kartotek/Kreditor og Opsætning-fanerne.
I Afdeling-feltet, angives hvilken afdeling posteringer skal
tilknyttes. På samme måde benyttes felterne Bærer og
Formål.
ALT+H
MELLEMRUM
ALT+F8
ALT+H
Vælg Lager/Kartotek/Lager og Opsætning-fanen.
ALT+F8
Angiv i Afdeling-feltet hvilken afdeling posteringer
foretaget i lagerkladden skal tilknyttes ved postering på
varen. På samme måde benyttes felterne Bærer og
Formål.
ALT+H
Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance.
Foretag yderligere tilpasning af balancen med hensyn til:
4
Afgrænsning af konti
4
Afgrænsning af kolonner
4
Angiv datointervaller
4
Vælg budgetlag (vælg evt. flere budgetlag)
4
Afgræns afdelinger
4
Vælg Post eller Balance i Spec-feltet.
ALT+H
Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring og vælg
ja/nej til parameteren Tvungen afdelingsbalance
SPACE
60
Opgaver: Dimensioner
Opgave 1: Opret afdeling
4
Opret nedenstående afdeling:
Kode
Afdeling
UDV
Udviklingsafdelingen
Opgave 2: Tilføj afdeling på finanskonti
4
4
Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Administrationsafdelingen:
5010
Kontorartikler
5050
Telefon (F)
Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Udviklingsafdelingen:
2520
Ekstern udvikling
Opgave 3: Bogføring af finansbilag med afdelingsangivelse
Der skal bogføres et bilag på køb af div. kontorartikler dags dato til en værdi af 5000,- kr.
4
Bogfør dette bilag via kassekladden og brug kontoen for kontorartikler og kassen.
4
Kan man herefter se i posteringsoversigten på konto 5010, at der er bogført med
afdelingsangivelse?
_______________________________________________________________________________________________________
Opgave 4: Bogføring af købsfaktura med afdelingsangivelse
Vi har modtaget en indkøbsfaktura for udviklingsarbejde fra vores leverandør Forum System.
4
Bogfør dette indkøb på 10.000 kr. + moms via Kreditor/Dagligt.
Brug finanskonto 2520 på linjen, der bogføres uden varenummer. Posten skal tilknyttes
udviklingsafdelingen, hvorfor denne afdeling angives på indkøbslinjen.
Fakturaen har nummer 45786 og er dateret dags dato.
Opgave 5: Udskriv dimensionsbalancer
4
Udskriv en dimensionsbalance som indeholder en samlet balance, hvor beløbene er
udspecificeret pr. post pr. afdeling for indeværende regnskabsår.
61
10. Fordelingskonti
Formål
Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af fordelingskonti.
Emner
Efter denne lektion, skal deltagerne kunne:
4
Oprette fordelingskonti.
3
Og kende til:
4
Hvordan man fordeler posteringer
Fordelingskonti
Der er nogle tilfælde, hvor man gerne vil fordele posteringer til to eller flere konti, f.eks. ved bogføring
af omkostninger såsom husleje og varme, som deles blandt afdelinger. Dvs. at et kontonummer skal
sættes op på en måde, så et beløb der posteres, vil blive fordelt til andre konti, ud fra et bestemt
beløb eller en procentsats.
Fordeling af beløb eller procentdel.
Fordelingsmetode
Værdi
Posteringsbeløb
Beløb der fordeles videre
Beløb
50
1000,-
50,-
Procent
50
1000,-
500,-
Eksempel på fordeling af husleje
En virksomhed ønsker at fordele en udgift til husleje mellem henholdsvis ejeren af virksomheden og
virksomheden selv. Dette skal gøres fordi, en del af ejendommen huser virksomheden og den anden
del bruges som beboelse af ejeren personligt. Fordelingen af ejendommen er opgjort til 50/50.
Bogholderen opretter derfor 3 konti i kontoplanen:
4
Konto 100 Husleje
4
Konto 200 Virksomhedens husleje andel
4
Konto 300 Ejerens husleje andel
Derefter laves der fordeling på konto 100, således at denne sender 50 % videre til konto 200 og 50 %
videre til konto 300.
62
Konto 100 Husleje
50 %
50 %
Konto 200
Konto 300
Virksomhedens andel
Ejerens andel
Når huslejeopkrævningen skal bogføres gøres dette på konto 100 og f.eks. banken. Konto 100
fordeler så automatisk 50 % videre til konto 200 og 300, jvf. opsætningen af fordelingen, således at
saldoen på konto 100 forbliver 0.
Valgfrit antal niveauer
Fordeling kan foretages i et ubegrænset antal led nedefter. Hvis vi skal holde os til ovenstående
eksempel, så kunne man f.eks. lade virksomhedens andel blive fordelt til andre konti fra konto 200.
Fordeling og moms
Hvis der er moms med i samtlige posteringer, som er en del af fordelingen, er der ingen problemer i
C5.
Har man derimod en fordeling, hvor der skal løftes moms af nogle af beløbene, men ikke af andre,
skal man derimod passe på.
Hvis vi ser på ovenstående eksempel, vil der med en momskode på konto 100 blive løftet moms af det
fulde beløb før fordeling. Det vil sige, at det er beløbet uden moms, der fordeles videre med 50 % til
konto 200 og 50 % til konto 300.
Hvis det kun er virksomhedens andel der skal betales moms af, er det nødvendigt at gøre som
beskrevet nedenfor.
Bemærk! Er det ikke alle posteringer, der skal løftes moms af, må man ikke angive momskode på
kontoen øverst i fordelingshierarkiet.
Hvad man derimod skal gøre, er manuelt at fordele momsen videre til momskontoen.
Eksempel på manuel fordeling af momsen
Nedenfor ses et eksempel på manuel fordeling af momsen til momskontoen. Der tages udgangspunkt
i forrige eksempel:
Konto 100:
50 % viderefordeles til konto 200
Konto 200:
20 % viderefordels til momskontoen
Man kunne også angive en momskode på konto 100 og så blot gøre følgende:
Konto 100:
Konto 300:
-25 % viderefordeles fra momskontoen
63
Fordeling til afdelinger
Man kan vælge at lade en postering blive viderefordelt til en bestemt afdeling. Ydermere kan man
angive, at det udelukkende er, hvis der bliver posteret på en bestemt afdeling, at der skal fordeles.
Postering med eller uden
afdelingsangivelse?
Fordeles fra afd.
Til afd.
Sker der en
fordeling?
Nej
angivet: Afd. 1
2
Nej
Nej
ikke angivet
2
Ja
Ja: Afdeling 1
angivet: Afd. 1
2
Ja
Ja: Afdeling 1
ikke angivet
2
Nej
Ja: Afdeling 1
angivet: Afd. 2
1
Nej
Fra og til fordelingskontoen må ikke være den samme
Til tider ønsker man, at lade posteringer på en konto fordele videre til samme konto, blot med
afdelingsangivelse. Eksempelvis således:
Der posteres på konto 3010 Annoncer uden afdelingsangivelse. På konto 3010 Annoncer ønskes en
viderefordeling til konto 3010/Administrationsafdelingen og konto 3010/Produktionsafdelingen.
Dette kan ikke lade sig gøre. C5 vil ikke tillade, at der fordeles til kontoen selv – hverken med eller
uden afdelingsangivelse.
Løsningen er, at oprette en ekstra konto, f.eks. 3009 Annonceomk. til fordeling, hvorfra man så kan
fordele videre til konto 3010 med afdelingsangivelser.
På tilsvarende vis kan der oprettes fordeling til dimensionerne Bærer og Formål.
Parametre vedr. fordeling
I C5 er der en parameter der bestemmer, om programmet skal benytte fordeling eller ej.
Hvis man vil benytte fordeling, skal man sætte et kryds/sige Ja til parameteren Brug fordelingskonti
via Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring.
Når man installerer C5, står denne parameter som standard til Nej, det vil sige, at selv om man
opretter fordelingsprocedurer, vil der ikke blive foretaget fordelinger.
64
Huskeliste: Fordelingskonti
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret
fordelingskonto
Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der
skal fordeles fra.
Vælg Fordeling-knappen.
ALT+F
Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet:
Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til.
Fordeling: Procentdel eller fast beløb.
ALT+H
MELLEMRUM
Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal
viderefordeles.
Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor
der fordeles til en anden konto, så andre brugere af
systemet kan gennemskue fordelingsproceduren.
Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje.
F8
F3
Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes.
HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade
fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal
fordeles fra i næste niveau.
Parameter vedr.
fordeling
For at overhovedet at kunne fordele, skal
bogføringsparameteren Brug fordelingskonti være sat til
Ja.
MELLEMRUM
65
Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret
fordelings-konto
med afdeling
Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der
skal fordeles fra.
Vælg Fordeling-funktionsknappen.
ALT+F
Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet:
Fra: Hvis det kun er posteringer bogført med en bestemt
afdeling, der skal viderefordeles, angiver man denne
afdeling her. Er det kun posteringer uden
afdelingsangivelse, der skal viderefordeles, skal dette felt
være tomt osv.
Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til.
ALT+H
ALT+H
Afdeling: Skal postering fordeles videre til en bestemt
afdeling, så angives denne afdeling her.
ALT+H
Fordeling: Procentdel eller fast beløb.
MELLEMRUM
Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal
viderefordeles.
Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor
der fordeles til en anden konto, så andre brugere af
systemet kan gennemskue fordelingsproceduren.
Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje.
F3
Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes.
HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade
fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal
fordeles fra i næste niveau.
66
Opgaver: Fordeling
Opgave 1: Opret konti
4
Opret følgende finanskonti. Undlad at tilknytte en momskode til kontoen:
4009: Varme til fordeling (drift)
Opgave 2: Opret fordeling
4
4
Opret følgende fordelingsprocedurer:
Fra konto
Til konto
Sats
4009 Varme til fordeling
4010 Varmeafregning
60 %
4009 Varme til fordeling
20030 Varme privat andel
40 %
Fra konto
Til konto
Sats
4010 Varmeafregning
22110 Indgående moms
20 %
Tjek desuden at bogføringsparameteren ’Brug fordelingskonti’ er markeret.
Opgave 3: Bogfør på fordelingskonto
4
Indtast følgende bilag i en kassekladde. Brug konto 4009 Varme til fordeling og banken.
NB! Bilaget skal bogføres uden at angive en momskode på posteringen, da fordelingen ellers
bliver forkert.
Midtkraft A/S.
Dags dato
Faktura: 45189
Demofirma ApS
Bregnerødvej 133
3460 Birkerød
Betegnelse
Beløb
Fjernvarmeforbrug for 1. kvartal
Varebeløb
Moms
8.000,00
10.000,00
25 %
8.000,00
Fakturabeløb
Opgave 4: Undersøg om fordeling er sket korrekt
4
Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og kontrollér at varmeregningen er blevet posteret og
viderefordelt korrekt til de rigtige konti.
Tip: Dette gøres vha. Posteringer-knappen og derefter Transaktion-knappen.
Opgave 5: Ekstra opgave - Opret fordeling med afdeling
Virksomheden ønsker at huslejeomkostningerne automatisk skal fordeles ud på de enkelte afdelinger i
forbindelse med at huslejen bogføres.
67
4
Opret finanskonto 4029: Husleje til fordeling (drift). Moms = Køb
4
Opret følgende fordelingsprocedurer:
Fra konto
Til konto
Afdeling
Sats
4029 Husleje til fordeling
4030 Husleje
Adm
10 %
4030 Husleje
Indk
5%
4030 Husleje
Prod
50 %
4030 Husleje
Salg
15 %
4030 Husleje
Udv
20 %
4
Indtast og bogfør en huslejeregning dateret dags dato på 50.000 kr. inkl. moms i en kassekladde.
Benyt konto 4029 og banken.
4
Kontrollér om fordelingen er foretaget.
68
11. Appendix - Konteringsregler
Formål
Formålet med denne lektion er, at lære hvordan den konteringsmæssige sammenhæng er mellem
Finans-, Debitor-, Kreditor- og Lagermodulerne.
Emner
Efter denne lektion skal deltagerne kunne:
4
Oprette debitorgrupper
4
Oprette kreditorgrupper
4
Oprette lagergrupper
Og kende til:
4
Opsætning af kontering der benyttes i forbindelse med fakturering
4
Prioriteringsrækkefølgen C5 benytter i forbindelse hermed
Kontoplanens opbygning
Opbygning af virksomhedens kontoplan kræver nøje overvejelser, idet det er detaljeringsgraden af
kontoplanen, der er bestemmende for, hvilke oplysninger der kan trækkes ud.
Kontoplanen gør det muligt at få overblik over omsætnings- og omkostningsfordeling i virksomheden
og er dermed et middel til at styre virksomheden.
Analyse af virksomhedens forretningsområder vil derfor indgå som en naturlig del af designet af
kontoplanen. Nedenfor er skitseret fire forskellige typer af kontoplaner, hvor der fokuseres på måling
af omsætningen og vareforbruget, men ud fra forskellige målehensyn.
Hver for sig vil kontoplanerne kunne resultere i informationer med forskellig fokus.
69
Kontoplanen og dens informationsniveau
ENKEL
1000
1110
1999
2000
2110
2495
2499
Helt enkel kontoplan, der ikke
kan give detaljerede
oplysninger om f. eks. fordeling
af omsætningen.
OMSÆTNING
Salg
OMSÆTNING I ALT
VAREFORBRUG
Vareforbrug
VAREFORBRUG I ALT
DÆKNINGSBIDRAG
VARE ORIENTERET
1000
1110
1120
1150
1999
2000
2110
2120
2150
2495
2499
2500
2510
Dækningsbidrag
OMSÆTNING
Salg borde
Salg stole
Salg montering
OMSÆTNING I ALT
VAREFORBRUG
Vareforbrug borde
Vareforbrug stole
Vareforbrug montering
VAREFORBRUG I ALT
DÆKNINGSBIDRAG
DB Borde
DB Stole
90
80
70
60
50
30
20
10
0
KUNDE ORIENTERET
1000
1110
1120
1150
1999
2000
2110
2120
2150
2495
2499
2500
2510
2520
OMSÆTNING
Salg Danmark
Salg Tyskland
Salg andre lande
OMSÆTNING I ALT
VAREFORBRUG
Vareforbrug Danmark
.
Vareforbrug Tyskland
Vareforbrug andre lande
VAREFORBRUG I ALT
DÆKNINGSBIDRAG
DB Danmark
DB Tyskland
DB andre lande
DB
40
Borde
Stole
Montering
Dækningsbidrag
60
50
40
30
DB
20
10
0
Danmark
Tyskland Andre
70
VARE- OG KUNDE ORIENTERET
1000
1110
1120
1130
1140
1999
2000
2110
2120
2130
2495
2499
2500
2510
2520
2530
OMSÆTNING
Salg Danmark - Borde
Salg Danmark – Stole
Salg Tyskland – Borde
Salg Tyskland - Stole
......
OMSÆTNING I ALT
VAREFORBRUG
VF Danmark - Borde
VF Danmark - Stole
VF Tyskland – Borde
……
VAREFORBRUG I ALT
DÆKNINGSBIDRAG
DB Borde
DB Stole
DB Danmark
DB Tyskland
……
Dækningsbidrag
60
50
40
DB Stole
30
DB Borde
20
10
0
Danmark
Tyskland
Andre
Begrundelsen for at måle virksomhedens omsætning ud fra, hvilke varer der er solgt eller ud fra hvilke
kunder de er solgt til, er altså et ønske om at kunne anvende disse oplysninger til at styre
virksomheden.
Derudover anvendes denne fokusering i kontoplanen, ud fra enten en kundeorienteret synsvinkel eller
en vareorienteret synsvinkel i selve opsætningen af C5.
Konteringsreglerne for integrationen mellem Finans og Debitor-/Kreditor og Lager-modulerne
defineres med baggrund i ovennævnte synsvinkler.
Integration imellem Finans og fakturering
Nedenstående tegning illustrerer hvorledes der er sammenhæng mellem faktureringsfunktionen og
Finans.
Det øjeblik der genereres en faktura, som sendes til udskrift, bogfører C5 automatisk omsætning og
evt. varelagertræk på de respektive konti i finanskonto-planen.
Det er i den forbindelse vigtigt at bemærke, at såfremt konteringen er sat forkert op, vil C5 bogføre på
Fejlkontoen! Efter faktureringen vil C5 dog komme med en fejlmeddelelse, der beskriver problemet,
hvis der via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans er svaret ja til Log ved fejlpostering.
Følgeseddelleveringer kan også bogføres i Finans, såfremt man anvender Ordre- og
Indkøbsmodulerne. Det er derfor vigtigt, at få opsat denne integration rigtigt således, at der bogføres
på de relevante konti.
71
Ordrebehandling
Tilbud
Ordrebekræftelse
DebitorDebitor kartotek
kartotek
Ordrekartotek
Varelevering
Fakturering
Lagerkartotek
Følgeseddel
Faktura
Ordrelinjer
Finans
Finans-kartotek
kartotek
kartotek
(posteringer)
(posteringer)
Konteringsregler ved fakturering
Når der genereres en købs- eller salgsfaktura vil ordrelinjerne i forbindelse med fakturering
automatisk blive konteret på de respektive finanskonti. Hvilke finanskonti der konteres på, styres af
hvilke grupper varer henholdsvis debitoren/kreditoren tilhører.
Debitor- og kreditorgrupper
Omsætning
Debitor- og kreditorgrupper
Forbrug
Samlekonto
Gebyr
Slutrabat
Under debitorgrupper og kreditorgrupper skal der angives kontonummer i Samlekonto-feltet og der
kan vælges at angive konti for salg og køb m.m. jævnfør ovennævnte beskrivelse.
72
Varegrupper
Tilsvarende funktionalitet har varegruppe angivelsen. Statistik set, er det en angivelse af hvilke
oplysninger og informationer, man ønsker at kunne trække ud af regnskabet (man kan afgrænse
statistikker og rapporter på grupper), men samtidig virker grupperne som stedet, hvor der skal
angives hvilke finanskonti, den automatiske kontering skal anvende.
Tilgang
Varegrupper
Afgang
Forbrug
Tab/Vind
Følgeseddel
Til-/Afgang
Prioriteringsrækkefølge ved bogføring
Prioritetsrækkefølgen er defineret med baggrund i den tidligere diskussion omkring design af
kontoplanen.
Valget ligger imellem om fokus skal ligge på varegrupperne eller debitorgrupperne. I den enkelte
faktureringsprocedure vil programmet derfor enten se på, hvilken gruppe den enkelte varelinje
tilhører, eller se på hvilken gruppe selve debitoren tilhører.
Det tredje alternativ er en kombination af både debitorgruppe og varegruppe.
Der er tre overordnede metoder, hvorpå konteringen kan opsættes. C5 har derfor en indbygget
prioriterings rækkefølge for hvilken metode der skal anvendes. Denne prioritetsrækkefølge fremgår af
nedenstående eksempler.
Prioriteringen og dermed de tre metoder er gennemgået på de følgende sider.
73
Prioritet 1
Debitorgruppe og
varegruppe
Omsætningen skal bogføres på basis
af både hvilken debitor-gruppe
kunden tilhører og hvilken gruppe
den enkelte varelinje tilhører.
Der skal angives kontonumre via
Debitor/tilpasning/grupper i begge
blokke af skærmbilledet. (Den
kombinerede løsning med både varer
og debitorer)
60
50
40
DB Stole
DB Borde
30
20
10
0
Danmark
Tyskland
Andre
Er der udfyldt konti for omsætning, forbrug etc. for en varegruppe i nederste blok,
er det denne ‘kombinations-metode’, der anvendes.
74
Prioritet 2
Bogføringen skal styres af hvilken
varegruppe, ordrelinjens vare
tilhører.
Lager/Tilpasning/Grupper
(Den varestyrede løsning)
Varegrupper
90
80
70
60
50
DB
40
30
20
10
0
Borde
Stole
Montering
Er nederste skærmblok, via Debitor/Tilpasning/Grupper, ikke udfyldt, undersøger
C5, om der er angivet kontonumre via Lager/Tilpasning/Grupper. Er der det,
anvendes prioritet 2:
75
Prioritet 3
Bogføringen skal styres efter hvilken
gruppe kunden tilhører, f.eks. danske,
tyske, engelske kunder
Debitor/Tilpasning/ Grupper i
den øverste blok af skærmbilledet.
(Den debitorstyrede løsning)
Debitorgrupper
60
50
40
30
DB
20
10
0
Danmark
Tyskland
Andre
Er der ikke angivet kontonumre, nogen af førnævnte steder, bruges opsætning
via Debitor/Tilpasning/Grupper.
OBS!
Det er en god idé, at angive kontonummer i Omsætning-feltet under Debitor/Tilpasning/Grupper
på trods af, at det er valgt, at varegrupperne skal være bestemmende for konteringen.
Begrundelsen er, at dette kontonummer vil virke som Opsamling af omsætningsbeløb, der stammer
fra varelinjer uden varenummer.
Hvis der skal anvendes varegrupper sammen med kunde- og leverandørgrupper, skal disse først
oprettes i Lagermodulet. Derefter kan varegrupper hentes ind i den nederste del af skærmbilledet.
Bemærk at, navne på varegruppen hentes automatisk og skal ikke indtastes.
Desuden kan der, på hver enkelt ordrelinje, angives en omsætningskonto til direkte bogføring af
omsætning i Konto-feltet. En sådan angivelse vil overstyre ovennævnte konteringsregler.
76
Huskeliste: Konteringsregler
Funktion
Fremgangsmåde
Tast
Opret finanskonti /
bestem
informationsniveau
Opret de respektive konti i kontoplanen afhængigt af hvilket
informationsniveau, man vil fordele sin omsætning og
vareforbrug på.
4
Debitor orienteret (hvem sælger vi til)
4
Vare orienteret (hvad sælger vi)
4
Vare og Debitor orienteret (hvad sælger vi, og til hvem)
Se nærmere beskrivelse i denne lektion
Opret
debitorgrupper
Opret debitorgrupper via Debitor/Tilpasning/Grupper
Skifte mellem øverste og nederste del af skærmbilledet
NB! Der skal først oprettes varegrupper via
Lager/Tilpasning/Grupper inden de evt. kan hentes ind i den
nederste del under debitorgrupper.
F2
SHIFT+F7/
SHIFT+F8
Tips! Når debitor- og varegrupper er oprettet, prøv at lav en
faktura og undersøg, via transaktionsspor i debitorkartoteket,
hvilke konti der er blevet bogført på.
Opret
kreditorgrupper
Opret kreditorgrupper via Kreditor/Tilpasning/Grupper
Skifte mellem øverste og nederste del af skærmbilledet
NB! Der skal først oprettes varegrupper via
Lager/Tilpasning/Grupper inden de evt. kan hentes ind i den
nederste del under kreditorgrupper.
Tips! Når kreditor- og varegrupper er oprettet, prøv at lav en
indkøbsfaktura og undersøg, via transaktionsspor i
kreditorkartoteket, hvilke konti der er blevet bogført på.
Opret
lagergrupper
Opret lagergrupper via Lager/Tilpasning/Grupper.
Opsæt
konteringsregler
Opsæt konteringsregler under Debitor-, Kreditor og/eller
Lagergrupper afhængig af, hvilket informationsniveau der
ønskes.
Prioriteringsrækkefølgen er således:
4
Nederste del under debitor-/kreditorgrupper
4
Varegrupper
4
Øverste del under debitor-/kreditorgrupper
NB! Indtastes et kontonummer på fakturalinjerne overstyres
prioriteringsrækkefølgen.
77
Opgaver: Konteringsregler
Opgave 1: Opsætning af konteringsregler
Der er stor efterspørgsel efter havemøbler på det tyske marked, hvorfor vi har taget havemøbler ind i
vores varesortiment. Det er derfor nødvendigt at tilpasse vores finanskontoplan og grupperne via
Debitor/Tilpasning og Lager/Tilpasning.
Ledelsen ønsker at kunne aflæse fordelingen af varesalg på havemøbler og almindelige møbler til
Tyskland, mens opdelingen af det indenlandske salg forbliver uændret.
Opret finanskonti
4
Opret følgende finanskonti
Konto
Kontonavn
Kontotype
Moms
1170
Varesalg havemøbler, DK
Drift
Salg
1171
Varesalg havemøbler, D
Drift
1180
Varesalg diverse D
Drift
2170
Vareforbrug havemøbler, DK
Drift
2171
Vareforbrug havemøbler, D
Drift
2180
Vareforbrug diverse D
Drift
Køb
Opret varegruppe
4
Opret en ny varegruppe Havemøbler.
4
Angiv kun konti for Varelager tilgang, Varelager afgang og Tab/vind
(brug samme konti, som der er brugt for varegruppen Borde – dvs. konto 13010, 13020 og 2610).
Opret en ny debitorgruppe
4
Opret en ny debitorgruppe Tyskland. Vælg konto 14015 som samlekonto.
Opsætning af konteringsregler vedr. omsætning og vareforbrug
4
Omsætning og forbrug ved salg af havemøbler til debitorgruppen ’Tyskland’ skal bogføres på
kontiene 1171 og 2171
4
Omsætning og forbrug på alle andre typer af varer til de tyske kunder, skal bogføres på de konti
der er defineret under varegrupperne
4
Hvis der er salg uden brug af varenummer, skal omsætningen og forbruget bogføres på henholdsvis konto 1180 og 2180.
4
Omsætning ved salg af havemøbler til debitorgruppen ’Indland’ skal bogføres på kontiene 1170
og 2170.
78
Opgave 2: Fakturering af havemøbler
Rettelse af oplysninger
For at teste om den nye opsætning virker, skal følgende oplysninger først rettes:
4
Ret gruppen på varenr. 33-12 P6 stole med høj ryg fra ’Stole’ til ’Havemøbler’
4
Ret gruppen på debitoren Andermussen Möbel Center fra ’EU’ til ’Tyskland’.
Bogfør en faktura på havemøbler til en tysk kunde
4
Bogfør en faktura på 1 stk. varenr. 33-12 til Andermussen Möbel Center
4
Check via transaktionssporet hvorledes omsætning, vareforbrug m.m. er bogført i Finans:
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
Bogfør en faktura på ’almindelige møbler’ til en tysk kunde
4
Bogfør en faktura på 1 stk. varenr. 35-41 til Andermussen Möbel Center
4
Check via transaktionssporet hvorledes omsætning, vareforbrug m.m. er bogført i Finans
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
Bogfør en faktura på havemøbler til en dansk kunde
4
Bogfør en faktura på 2 stk. varenr. 33-12 til Restaurant Sildehytten
4
Check via transaktionssporet hvorledes omsætning, vareforbrug m.m. er bogført i Finans:
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
79
12. Appendix – Genvejstaster
Formål
Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og
værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes.
Emner
I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5.
Værktøjslinjen
I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5.
Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der naturligvis også mulighed for, at
benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til
hvilke genvejstaster i listen nedenfor.
Generelle genvejstaster
Tast
Beskrivelse
Knap
F1
Åbn den interne hjælp
ALT+H
Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt
MELLEMRUMSTASTEN
Afmærk ja/nej felter
ALT+N
Åbn notatfelter
CTRL+ALT+F6
Redigér det aktuelle skærmbillede
CTRL+F9
Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede
SHIFT+F5
Kopier
ALT+I
Indsæt
ALT+F4
Afslut C5
ALT+W
Start Wizards
CTRL+T
Systemdato og tid
D
Indsætter dagsdato i dato-felter
ALT+C
Kopiér informationer fra feltet ovenfor – f.eks. i kassekladder
CTRL+ J
Overfør data til Excel
Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen
højre side)
i
80
Navigation i C5
Tast
Beskrivelse
Knap
CTRL+TAB
Næste faneblad (modul)
CTRL+SHIFT+TAB
Forrige faneblad (modul)
ALT+F8
Næste faneblad (kartoteker)
ALT+F7
Forrige faneblad (kartoteker)
F8
Næste post eller linje
F7
Forrige post eller linje
PgUp (page up)
Næste sides poster/linjer
PgDn (page down)
Forrige sides poster/linjer
CTRL+F8
Sidste post eller linje
CTRL+F7
Første post eller linje
SHIFT+F8
Hop til næste blok på skærmbilledet
SHIFT+F7
Hop til forrige blok på skærmbilledet
ENTER og TAB
Næste felt
SHIFT+TAB
Forrige felt
PIL venstre og højre
Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur
CTRL+ALT+F4
Hop til hovedkartotek
CTRL+F10
Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig
Vedligeholdelse af stamdata
Tast
Beskrivelse
Knap
F2
Opret ny post, linje eller afgrænsning
SHIFT+F2
Opret en ny post som kopi af den valgte
ALT+F9
Slet post, linje eller afgrænsning
F3
Godkend og luk aktuelt skærmbillede
CTRL+F2
Opdatér post eller linje
ALT+D eller DELETE
Slet indholdet i et felt
BACKSPACE
Slet tegn til venstre i et felt
ALT+U
Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold)
ALT+Q
Fortryd sidste handling og luk skærmbillede
ALT+C
Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje
81
Søgning og filtrering af poster
Tast
Beskrivelse
Knap
F4
Find post
SHIFT+F4
Filtrer poster
SHIFT+ALT+F4
Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne
ALT+F5
Fritekstsøgning i kartoteker
F2
Indsæt afgrænsningsfelt
ALT+F9
Slet afgrænsningsfelt
ALT+L
Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet
for et fra og et til afgrænsningsfelt)
Øvrige genvejstaster
Tast
Beskrivelse
Knap
F5
Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster
CTRL+L
Lommeregner
CTRL+Q
Vis billede
CTRL+W
Sæt præsentationsvaluta
CTRL+U
Udskrifter - spoolfil
CTRL+N
Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor
82
NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under
Opsætning/Taster og værktøjslinje:
I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på
værktøjslinjen.
83

En vejledning til QuarkXPress 9.5.1

Transcription

Similar documents

Systemadministrator - Microsoft Dynamics AX

Statslig brugervejledning til CVR-Integration

Markedsvilkår skærper kravene til ERP

GUIDES TIL MICROSOFT C5

M Networks A/S er i udvikling og søger derfor en

CENTRI C5 Administration Nyheder og rettelser Version 4.1

distriktschef søges til spændende virksomhed

ReviSky datablad

Overdragelse af abonnement fra privat til erhverv

Brugervejledning Automatiseret salgsbilag NS 7.0