Lundtofteparken Lundtofteparken Lundtofteparken

Underskriftsregler
Frederikshavn Forsyning A/S
og datterselskaber
Juni 2012
Indhold
1.
Indledning .................................................................................................................. 3
1.1. Selskabskonstruktion .......................................................................................... 3
2.
Tegningsret ................................................................................................................ 3
2.1 Fuldmagt ............................................................................................................. 4
3.
Dispositioner udover sædvanlige drifts- og vedligeholdelsesopgaver ................ 4
3.1 Dispositioner der forventes at forpligte for over 50.000 kr. .................................. 4
3.2 Dispositioner der forventes at forpligte for under 50.000 kr. ............................... 4
4.
Bank ........................................................................................................................... 4
4.1 Online Banking.................................................................................................... 4
4.2 Udbetaling af kundetilgodehavender fra afregningssystemet.............................. 4
4.3 Udstedelse af checks .......................................................................................... 4
5.
Godkendelse af fakturaer ......................................................................................... 4
5.1 Godkender/anvise (Godkender 2 – bilag 1) ........................................................ 5
5.1.1
Direktionen ............................................................................................. 5
5.1.2
Chefgruppen .......................................................................................... 5
5.1.3
Brug af VisaDankort ............................................................................... 5
5.2 Bestiller/attestation (Godkender 1 – bilag 2) ....................................................... 5
5.3 Bilagsflow ............................................................................................................ 5
6.
Personale ................................................................................................................... 6
6.1 Ansættelser og afskedigelser .............................................................................. 6
6.2 Lønninger ............................................................................................................ 6
6.3 Udbetaling af lønninger ....................................................................................... 6
Bilag 1
Godkender 2 - anviser ........................................................................................ 7
Bilag 2
Godkender 1 - bestiller/attestation ...................................................................... 8
Side 2
1. Indledning
Underskriftsforholdene beskrevet i dette dokument er gældende for Frederikshavn Forsyning A/S samt datterselskaber fra dags dato og erstatter alle tidligere udstedte dokumenter og fuldmagter vedrørende anvisnings- og attestationsbemyndigelse.
Underskriftsforholdene er beskrevet med udgangspunkt i selskabernes gældende vedtægter og selskabskonstruktion.
1.1. Selskabskonstruktion
I dette dokument defineres direktionen i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S ekskl. AVØ A/S som adm.
direktør Claus Reimann Petersen. I AVØ A/S defineres direktionen som direktør Tore Vedelsdal.
Selskabets daglige ledelse defineres som direktør Tore Vedelsdal, afdelingschef René Hansen, afdelingschef Lars B. Østergaard, afdelingschef Erik Gandrup Hall, administrationschef Annette Jensen og økonomichef Per Udholm Knudsen.
2. Tegningsret
Selskaberne tegnes ved underskrift af én af følgende kombinationer:



Bestyrelsens formand eller næstformand i forening med et andet bestyrelsesmedlem
Bestyrelsens formand i forening med en direktør
Den samlede bestyrelse
Side 3
2.1 Fuldmagt
Der er givet fuldmagt fra bestyrelsen til udstedelse af VisaDankort til Frederikshavn Forsyning A/S’ hovedkonto hos Nordjyske Bank A/S. Fuldmagten er givet til bestyrelsesformand Brian Pedersen, adm. direktør
Claus Reimann Petersen samt direktør Tore Vedelsdal.
3
Dispositioner ud over sædvanlige drifts- og vedligeholdelsesopgaver
Kontrakter, rådgiverydelser, garantistillelser m.m., som forpligter koncernen økonomisk, skal altid underskrives af to personer, og kombinationen skal være én af følgende:
3.1 Dispositioner, der forventes at forpligte for over 50.000 kr.
Ét medlem af direktionen sammen med ét medlem af selskabets daglige ledelse.
3.2 Dispositioner, der forventes at forpligte for under 50.000 kr.
Sagsbehandler sammen med én fra den daglige ledelse.
4. Bank
4.1 Online Banking
Ved indsættelser og hævning i bank skal der foreligge to underskrifter/godkendelser. Der skal i online banksystem være én 1. håndsgodkendelse og én 2. håndsgodkendelse.
4.2 Udbetalinger af kundetilgodehavender fra afregningssystemet
Udbetalinger af kundetilgodehavender fra afregningssystemet kan foretages af én person fra Betalingskontoret.
4.3 Udstedelse af checks
Udskrivning af manuelle checks sker ved brug af blankochecks, som ligger i pengeskab.
5. Godkendelse af fakturaer
Som hovedregel modtages og registreres alle fakturaer i serviceselskabet Frederikshavn Forsyning A/S.
Udgifter vedrørende et datterselskab vil herefter løbende blive afregnet med serviceselskabet uden yderligere godkendelse.
Herudover er der nogle fakturaer, som skal bogføres direkte i det aktuelle datterselskab. Det er fx forsikringer, forbrugsafgifter, afdrag på lån, advokat og revisor.
Alle fakturaer skal som hovedregel godkendes af to personer, én fra hver af følgende grupper:


Bestiller (attestation): Godkender fakturaen, om pris, mængde, kvalitet osv. er i orden. (Godkender 1)
Godkender (anvisning): Godkender, at fakturaen skal betales (den daglige ledelse). (Godkender 2)
Godkendelse af betalinger, som foretages på grundlag af gældende kontrakter, løbende aftaler, ydelser på
gældsbreve og betalinger til offentlige myndigheder mv., kan foretages administrativt jf. bilag 1 uden yderligere godkendelse, uanset at beløbet overstiger de fastsatte rammer for direktionens betalingsgodkendelse.
Godkendelse af bilag vedrørende egne udgifter, fx kørsel, udlæg mv. skal ud over egen godkendelse
altid godkendes af den nærmeste leder og i dennes fravær - en af de andre fra den daglige ledelse.
Side 4
5.1 Godkender/anviser (Godkender 2 – bilag 1)
5.1.1 Direktionen
Adm. direktør Claus Reimann Petersen kan godkende/anvise alle fakturaer i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S ekskl. AVØ A/S.
Direktør Tore Vedelsdal kan godkende/anvise alle fakturaer vedrørende AVØ A/S.
I forbindelse med fravær som ferie, sygdom eller andet kan direktionen bemyndige én fra chefgruppen til at
godkende/anvise fakturaer, hvis det skønnes ikke at kunne vente.
5.1.2 Selskabets daglige ledelse
Selskabets daglige ledelse kan inden for eget ansvarsområde godkende/anvise alle fakturaer under 500.000
kr. i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S. Det drejer sig om følgende personer:






Direktør Tore Vedelsdal *) jf. punkt 5.1.1
Afdelingschef Erik Gandrup Hall
Afdelingschef Lars B. Østergaard
Afdelingschef René Hansen
Administrationschef Annette Jensen
Økonomichef Per Udholm Knudsen
I forbindelse med fravær som ferie, sygdom eller andet er det enten én fra direktionen eller én af chefgruppen bemyndigede, som skal godkende/anvise fakturaer, hvis det skønnes ikke at kunne vente.
5.1.3 Brug af VisaDankort
Følgende person kan i forbindelse med brug af VisaDankort alene tegne Frederikshavn Forsyning A/S:



Bestyrelsesformand Brian Pedersen
Adm. direktør Claus Reimann Petersen
Direktør Tore Vedelsdal
5.2 Bestiller/attestation (Godkender 1 – bilag 2)
Alle med ret til at disponere over midler, det vil sige ledelsen i henhold til disse underskriftsregler samt alle,
der har en indkøberkode jf. bilag 2, kan godkende modtagelsen af en faktura samt pris, mængde og kvalitet.
5.3 Bilagsflow
Alle fakturaer registreres i Bogholderiet med den indkøberkode, som skal fremgå af alle modtagne fakturaer.
Herefter fordeles fakturaerne jf. indkøberkoden. Indkøber/bestiller (Godkender 1) skal godkende fakturaen
og kontere samt sende faktura til godkendelse hos den ansvarlige/godkender (Godkender 2).
Fakturaen vil herefter blive betalt af Bogholderiet.
Hvis der er fakturaer, som ikke kan godkendes og derfor ikke skal betales, skal bilaget i økonomisystemet
både markeres med "afventer afklaring" og en forklarende bemærkning, så betalingen kan stoppes.
Både indkøber og den ansvarlige har maksimalt 5 hverdage tilsammen til kontrol af en faktura, men aldrig
længere end til fakturaens forfaldsdato. Fakturaerne skal altid være godkendt og afleveret til Bogholderiet
inden fakturaens forfaldsdato.
Side 5
6. Personale
6.1 Ansættelser og afskedigelser
Alle ansættelser og afskedigelser skal godkendes af direktionen. Ansættelser og afskedigelser underskrives
af et medlem af direktionen eller af den pågældende afdelingschef.
6.2 Lønninger
Alle lønindplaceringer og -reguleringer skal godkendes af direktionen.
6.3 Udbetaling af løn mv.
Lønkontoret har ansvaret udbetaling af løn, overarbejde, vagter mv. den sidste hverdag i hver måned, samt
at udbetalingerne sker i overensstemmelse med de af direktionen godkendte lønindplaceringer.
Rammerne for underskriftsreglerne er godkendt af bestyrelserne i koncernen Frederikshavn Forsyning A/S.
Opdatering af underskriftsreglerne er godkendt af direktionen den 27. juni 2012.
Frederikshavn, den 27. juni 2012
Brian Pedersen
Bestyrelsesformand
Claus Reimann Petersen
Adm. direktør
Tore Vedelsdal
Direktør AVØ A/S
Side 6
Bilag 1
Godkender 2 - anviser
Claus Reimann Petersen, adm. direktør
Ansvarlig for den samlede økonomi i Frederikshavn Forsyning A/S samt tilhørende datterselskaber ekskl.
AVØ A/S.
Tore Vedelsdal, direktør
Ansvarlig for økonomien i AVØ A/S.
Erik Gandrup Hall, afdelingschef
Ansvarlig for økonomien i Frederikshavn Forsyning Erhverv A/S, Frederikshavn Elnet A/S og Frederikshavn
Forsyningspligt A/S.
Lars B. Østergaard, afdelingschef
Ansvarlig for økonomien i Frederikshavn Varme A/S, Frederikshavn Vand A/S samt for den del af økonomien
i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Entreprenørteamet.
René Hansen, afdelingschef
Ansvarlig for økonomien i Frederikshavn Spildevand A/S samt for den del af økonomien i Frederikshavn
Forsyning A/S, der vedrører GIS-gruppen .
Annette Jensen, administrationschef
Ansvarlig for den del af økonomien i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Sekretariat, Kundeservice,
Drift af Knivholtvej 15 og Kantine.
Per Udholm Knudsen, økonomichef
Ansvarlig for den del af økonomien i Frederikshavn Forsyning A/S, der vedrører Økonomi, Lager og stabsfunktion.
Administration af fællesopgaver
Da der er nogle fakturaer, som skal bogføres direkte i et datterselskab, fx forsikringer, acontoregninger vedrørende forbrugsafgifter, administrativ it, markedsføring, flyrejser, hotelophold, afdrag på lån, advokat, revisor, er det den opgaveansvarlige chef og dennes medarbejder, der godkender fakturaerne i datterselskaberne.
Lagerfunktionen
Af hensyn til lagersystemet er det nødvendigt, at personalet i lagerfunktionen kan godkende fakturaer på
vare, som skal registreres i lagersystemet; både som bestiller og betaler.
Fakturaer på varer, som ikke skal registreres i lagersystemet (fx værktøj, biler), skal godkendes til betaling af
den ansvarlige afdelingschef.
Side 7
Bilag 2
Godkender 1 – bestiller/attestation
Det er den enkelte afdelingschef der løbende har ansvaret for, at bilag 2 er opdateret, og at relevante personer i organisationen er orienteret om ændringerne.
Frederikshavn Forsyning A/S og datterselskaber
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Annette Jensen (ANJN)
Niels Ebbe Johansen (NIJO)
Per Bech Larsen (PELR)
Frederikshavn Vand A/S
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Lars B. Østergaard (LAOS)
Jørgen Hermann (JOHR)
Niels-Christen Overby (NIOV)
Kenneth Fuglsang (KEFU)
Tom Mandrup Hansen (TOMH)
Rasmus Jensen (RAJA)
Lars Henrik Christensen (HECR)
Børge Hylander (BOHY)
Peter Heisel (PEHI)
Christian Græsdal (CHGS)
Søren Østergaard Jensen (SOJE)
Tom Niemann Olesen (TONM)
Søren Preben Nielsen (SONI)
Kai Thomsen (KTHO)
Kim Valter Lehmann (KILE)
Christian A. U. Lauritzen (CHLU)
Poul Erik Frederiksen (POFR)
Brian Christensen (BRCH)
Allan Mortensen (ALMR)
Jim Nygaard (JINY)
Jan Karlsson (JAKA)
Lenette Johansen Klejn (LEJH)
Jan Olesen (JAOS)
Side 8
Frederikshavn Varme A/S
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Lars B. Østergaard (LAOS)
Jes Vad Thomsen (JVTH)
Kim Arp (KIAR)
Sven Boye Pedersen (SVPR)
Finn Markfoged Petersen (FIPE)
Per Nielsen (PRNL)
Per Quist Nepper (PENP)
Flemming Nielsen (FLNL)
Claus Ottesen (CLOT)
Kurt Christensen (KUCR)
Brian Lund Hald (BRHA)
Christian Vestergaard (CHVE)
Flemming Christensen (FLCH)
Frederikshavn Forsyning A/S, Entreprenørteamet
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Lars B. Østergaard (LAOS)
Erik Møller Nielsen (EMNI)
Lotte Skriver Vilhelmsen (LVIL)
Frederikshavn Spildevand A/S
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
René Hansen (REHA)
Peter Berg (PEBE)
Halfdan Bøgh (HABO)
Helge Lundgaard (HELU)
Birgit Madsen (BIMA)
Malene Søndergaard (MASD)
Anne Thøgersen (ANLT)
John Ammonsen (JOAM)
Anitha Holmen (AHOL)
Morten Nielsen (MONE)
Poul Holme Pedersen (POPE)
Jørgen Bjerring Kristensen (JOKS)
Pia Kühnel Liljenberg (PILI)
Side 9
Frederikshavn Forsyning Erhverv A/S, Frederikshavn Elnet A/S og
Frederikshavn Forsyningspligt A/S
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Erik Gandrup Hall (ERHA)
Uffe Nørgaard (UFNO)
Jesper Møller Rasmussen (JERS)
Per Henrik Olesen (PEOL)
Erik Jensen (ERJE)
Anne Dorthe Iversen (ANDI)
AVØ A/S
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Tore Vedelsdal (TOVD)
Karl Villadsen (KAVI)
Dorthe Andreasen
Lisbeth C. Hultfeldt
Svenn Lundholm
Søren Winther
Svend Erik Hansen
Anita Oscar
Pia Kristensen Bak
Orla Frederiksen
Uffe Petersen
Niels Jørgen Nielsen
Frederikshavn Forsyning A/S, Økonomi samt opgaver for datterselskaberne jf.
bilag 1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Per Udholm Knudsen (PUKN)
Tina Maajen Christensen (TICE)
Lone Pedersen (LPED)
Thorsten L. Johannesen (THJA)
Monica Tronderup Nielsen (MONL)
Lone Holbæk Pedersen (LHOP)
Karsten Scheel Nellemann (KASN)
Katrina Puntabyrgi Petersen (KAPU)
Malene Hoffensitz-Nielsen (MHON)
Mette Nørgaard Grønlund (MNGR)
Susanne Lemming (vikar/SULE)
Louise Møller (LAFM)
Side 10
Frederikshavn Forsyning A/S, Lager samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag
1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller og betaler jf. bilag 1
Per Udholm Knudsen (PUKN)
Mette Aackmann (MEAA)
Ole Hansen (OLHA)
Kim Klarskov (KIKL)
Frederikshavn Forsyning A/S, stabsfunktion samt opgaver for datterselskaberne
jf. bilag 1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller og betaler jf. bilag 1
Per Udholm Knudsen (PUKN)
Lone Rasmussen (LORS)
Frederikshavn Forsyning A/S, GIS-gruppen samt opgaver for datterselskaberne
jf. bilag 1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
René Hansen (REHA)
Helle Bech (HELB)
Frederikshavn Forsyning A/S, Kundeservice samt opgaver for datterselskaberne
jf. bilag 1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Annette Jensen (ANJN)
Rikke Jespersgaard Bruun (RIBR)
Mette Stau Nedergaard (MSNE)
Betina Ludvigsen (BELD)
Morten Trampedach (MOTR)
Tommy Neist (TONT)
Vita Schrøder Pedersen (VIPE)
Torben Mølgaard Hylle (TOHY)
Helle Knudsen (HEKU)
Inge-Merete Fejerskov (IMFE)
Vibeke Rasmussen (VIRA)
Donna Michelle McLaughlin (DOAE)
Randi Dam Jensen (RADJ)
Anne Tea Wunderov (ANWU)
Lisa Jensen (LSJE)
Maj-Britt Uggerholt (MAUG)
Christine Heisel Frederiksen (CHFD)
Side 11
Frederikshavn Forsyning A/S, Sekretariat samt opgaver for datterselskaberne jf.
bilag 1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Annette Jensen (ANJN)
Lena M. Christiansen (LECR)
Irene Hägglund (IRRA)
Jane Larsen (JALA)
Majbritt Niemann Nielsen (MNIN)
Helle Vadskær Jensen (HECJ)
Frederikshavn Forsyning A/S, Kantine og Rengøring samt opgaver for datterselskaberne jf. bilag 1
Godkender/ansvarlig
Godkender/bestiller
Annette Jensen (ANJN)
Lena M. Christiansen (LECR)
Majbritt Niemann Nielsen (MNIN)
Aksel Thingbak Pedersen (AKPE)
Anna Marie Andersen (AMAN)
Maria Larsen
Side 12