Mirjami Laitinen, Sitra

Comments

Transcription

Mirjami Laitinen, Sitra
Johdon näkökulma
tuottavuuden parantamiseen
IT:n avulla
Mirjami Laitinen, vanhempi neuvonantaja Sitra
LapIT 21.8.-22.8.2014
Johtamisella ja esimiestyöllä on merkitystä
• Ympäristö muuttuu koko ajan, ajan tasalla pysyminen vaatii jatkuvia
muutoksia ja ennakointia
Siksi organisaation toiminnan tuloksellisuus vaatii
• Pitkäjänteistä, kokonaisvaltaista, jokapäiväistä ja kokoaikaista
toiminnan, tekemisen ja suunnittelun johtamista – ei ole olemassa
erillistä muutosjohtamista, vaikka muutosta ei synny ilman
johtamista
• Johtaminen on myös ennen kaikkea yhteistoimintaa ja ratkaisevaa
eritoten suurissa muutoksissa onnistumisille
22.8.20
14
2
Miten IT:n avulla tuottavuutta
Johdon tehtävä:
• osoittaa tie strategiasta toimintaohjelmiin
• konkreettisten tavoitteiden asettaminen – tehtävä liiketoiminnasta
lähtien;
•
tavoitteet myös ICT:n näkökulmasta, yhteistyössä ICT:n kanssa (ICT on
kriittinen resurssi, mutta tukifunktio)
• tavoitteena asiakkaan ja hallinnon hyöty samanaikaisesti (win - win)
• investointilaskelmat: mitä kannattaa tehdä ensin ja millä ehdoilla
•
uskallettava luopua vanhoista toimintatavoista
•
aloitus suurimmista hyödyistä
• kokonaisuuksien hahmottaminen tärkeätä – eteneminen askeltaen,
seuranta välttämätöntä
• muistettava: tekeminen on pitkäjänteistä ja resursseja vaativaa
• vaatii siis tiukkaa johtamista ja johtamisen osaamista
Toiminnan (Business) rooli
Toiminnan tulee ymmärtää oman roolinsa:
•
asettaa strategiasta /lainsäädännöstä johdetut toiminnalliset tavoitteet ja
•
arvioida, tarvitaanko tavoitteen aikaansaamiseksi tietojärjestelmiä ja
kannattaako niitä tehdä (= tehdä ROI - laskelmat) sekä
•
kuvata koko prosessi, missä tilattavaa palvelua/järjestelmää käytetään
•
laatia vaatimusmäärittelyt järjestelmälle ja
•
jopa määritellä tiettyyn vaiheeseen asti tarvittavat järjestelmät sekä tehdä
tilaus tietohallinnolle
22.8.2014
4
Tuottavuus = vähemmällä enemmän
• hallita työn tekeminen esim. vähemmällä väellä,
ei enemmän työtä vaan entistäkin rationaalisemmin;
tekniikan entistä parempi hyödyntäminen: automaatiota
ja uusia työvälineitä sekä uusia palveluita hyväksi
käyttäen
• tehdään työt kertaalleen voimavaroja säästäen
yhteistyössä ja kerralla kuntoon periaatteella
tekemällä samaa työtä samalla, parhaaksi todennetulla
tavalla ja yhteistyössä, ei keksitä pyörää uudelleen,
palveluketjut
• saadaan asiakkaat tekemään asioita omaehtoisesti - asiakasvaikuttavuus
(compliance)
Kehittämisen painopisteet ja tavoitteet
(case Verohallinto)
 Pitkän aikavälin (esim. 10 vuoden ) suunnittelu- ja toteutusjaksolla jokaiselle
vuodelle mitattavat tavoitteet
 Tuloksellisuus (tuottavuus, taloudellisuus, laatu ja vaikuttavuus) kehittyy
positiivisesti
 Määrärahataso ei kasva ja taloudellisuus paranee (kustannukset/ suoritteet)
 Tuottavuus paranee esim. panoksia pienentämällä, mutta samaan aikaan työuria
pidennetään alusta, keskeltä ja lopusta
 Tuottavuus = suoritteet (esim. Verohallinnossa veronmaksajien lukumäärä ) /
henkilötyöpanokset (htv:t)
 Tavoite henkilötyöpanokset 6700 htv:sta 4700 htv:hen,
 Laatu= päätösten yhdenmukaisuus ja pysyvyys (oikeellisuus) paranee
 Vaikuttavuus = saadaan asiakkaat toimimaan omaehtoisesti, oikein ja ajallaan
 Asiakas haluaa, voi ja osaa toimia omaehtoisesti oikein ja ajallaan
 Asiakastyytyväisyys ja maineenhallinta paranee, asiakkaan arki helpottuu
 Henkilöstötyytyväisyys paranee, työurien jatkaminen alusta, keskeltä ja lopusta
 Toimitilojen tarve vähenee
Sitra • Etunimi Sukunimi • 00.00.2014 • 6
Pohdintaa tuloksellisuustavoitteiden saavuttamiseksi
Mitä pitäisi tehdä:
• prosesseille ml. asiakaspalvelu
• IT- järjestelmille
• lainsäädännölle
• organisaatiolle, rakenteille
• osaamiselle
• johtamiselle
• sidosryhmäyhteistyölle
• Myös arviointia siitä, mitä yhteistyössä, kenen kanssa, mitä itse, mitä ulkoistaen
22.8.2014
7
Toimenpiteet - useita samanaikaisia uudistuksia
 edellyttää koko toiminnan uudelleen miettimistä ja uudistamista, uutta
ajattelutapaa – pelkkä manuaalimaailman digitointi ei ole ratkaisu
 asiakkaiden tarpeet, palveluiden kysyntä ja asiakkaiden kyky (asiakaslähtöisyys ja
asiakaskohtaisuus) lähtökohtana; olemme asiakkaita varten eikä päinvastoin
 kun asiakas hyötyy – hallintokin hyötyy (Win-Win); saadaan asiakkaat toimimaan
omaehtoisesti
 luottamusta asiakkaaseen korostettava
 palvelujen laatu tavoitteena, ei määrä
 palvelu sitä parempaa mitä vähemmän siihen on tarvetta, tehdään asioita
asiakkaan puolesta
 esim. esitäytetty veroilmoitus vain n. 1.2 - 1.5 miljoonan veronmaksajan
n. 5.3. miljoonasta tarvitsee tehdä veroilmoitukseensa korjauksia ja nekin
mahdollista tehdä verkon kautta
 olemassa olevien tietojen hyödyntämistä uudella tavalla – esim. kerätään tiedot
niiden syntylähteiltä, esitäytetty veroilmoitus
 ei pelkästään asiakasrajapinnassa olevien palveluiden ja prosessien muuttaminen
vaan myös taustaprosessien muuttaminen, automatisointi
 uudistamisen kohteeksi ensimmäisenä alueet, missä volyymit suurimmat
 myös ( ROI – )laskelmia uudistusten kannattavuudesta
Sitra • Etunimi Sukunimi • 00.00.2014 • 8
Toimenpiteet - useita samanaikaisia uudistuksia
 ICT hyödyntäminen ja automaatio, alueellisista ratkaisuista valtakunnallisiksi
 Teknisesti ja toiminnallisesti; aluetietokannat yhdeksi valtakunnalliseksi kannaksi ja
sovellukset keskitettyä kantaa käyttäviksi ja verotustyö sekä asiakaspalvelu valtakunnalliseksi
esim. nk. valtakunnalliset työjonot
 Verotuspäätökset syntyvät automaatioprosessissa, keskimäärin vain noin 20 – 30%
henkilötyönä
 Sähköiset palvelut 24/7
 Organisaatiorakenteiden muuttaminen uutta toimintatapaa tukeviksi
 Aluevirastot ja Verohallitus lakkautettiin, perustettiin valtakunnallisesti johdetut toimialat –
osittainen prosessiorganisaatio, valtakunnalliset työjonot
 Osaaminen: uudet osaamisprofiilit ja ammattinimikkeet
 Rutiinityöstä asiantuntijatyöhön – palkkausjärjestelmän uudistaminen - suoritepalkkaus
 Johtamisen uudistaminen – uudet vastuut, uudet toimintatavat, tavoitteellisuus
 Sidosryhmätyön vahvistaminen (mm. tiedon luovuttajat avainasemassa)
 Useita menettelyä koskevia lainsäädännön muutoksia – valmistelu hallituksen
esityksiksi Verohallinnossa
 Keskustelua, keskustelua, markkinointia ja viestintää,
Sitra • Etunimi Sukunimi • 00.00.2014 • 9
Tulokset
 Vähemmällä enemmän
 ei työtä enemmän vaan rationaalisemmin (mm. verotuspäätösten automatisointi )
 kerralla kuntoon periaatteella, myös asiakas tekee asiansa itse ja loppuun asti
 toimitaan samalla parhaaksi koetulla tavalla koko maassa (valtakunnalliset työjonot ja
työmenetelmät)
 Tuottavuus kasvoi n. 24 % - (6700 htv:stä 5100 htv:hen)
 Myös suoritemäärä kasvoi, jota ei ole tässä huomioitu
 Taloudellisuus parani muutamaa vuotta lukuun ottamatta
 suoritteiden hintojen alueelliset erot kaventuivat
 määrärahataso kasvoi aluksi investoinneista johtuen, mutta viimeiset viisi vuotta investoinnit jo
tuottivat – syntyi säästöjä
 Asiakastyytyväisyys kohentui koko ajan ja maineenhallinta helpottui
 Henkilöstön työtyytyväisyys parani vuosi vuodelta ja eläkkeelle siirtymisikä nousi
 Toimitilojen neliömetrimäärä supistui; ei kuitenkaan tavoitellulla tavalla – esteenä vanhat
epätarkoituksenmukaiset tilat esim. vanhat paperiarkistot
Sitra • Etunimi Sukunimi • 00.00.2014 • 10
ICT ja digitointi ratkaisevassa roolissa
 asiakkaan arki ja asiakaspalvelu helpottui
 prosessien automatisointi edistyi, henkilötyön tarve väheni
 tietojen välitys nopeutui, turvallisuus ja luotettavuus parani
 ei tallennuksia, virheet vähenivät, ei arkistointitiloja, etäpalvelu, etätyö ja
toimitilojen sulkeminen mahdollistui
 päätösten yhdenmukaisuus ja oikeellisuus automaation myötä lisääntyi
 ei henkilöstösiirtoja, tehdään töitä siellä missä siihen on kulloinkin paras
asiantuntemus
 työnjaon ja työkuorman tasaukset mahdollistuivat
Sitra • Etunimi Sukunimi • 00.00.2014 • 11
ICT on kriittinen resurssi, mutta….
• Tehdäänkö asioita liikaa tekniikan ehdoilla
• Osataanko määritellä kehittämistä asiakkaan ja toiminnan näkökulmasta, mitä
tavoitellaan
• Uskalletaanko luopua vanhoista tehtävistä/tavoista toimia / arvioidaanko
vaihtoehtoisia tapoja toimia
• Evaluoidaanko kehittämisen hyödyt suhteessa kustannuksiin
• Osataanko viestiä päätöksentekijöille tarvittavista muutoksista (ml.
lainsäädäntömuutokset)
• Onko päätöksenteko ja toteuttaminen liian hajallaan – millaisia tukirakenteita
ICT:n järkevä kehittäminen vaatii
• Onko palveluiden uudistamisen johtamisosaaminen ja osaaminen ylipäätänsä
vaillinaista
12
Tuloksellisempaa hallintoa ja palvelua tavoitellessa
• Aito yhdessä tekeminen tavoitteeksi
• Fokuksessa:
Asiakkaat keskiöön
Tiedot ja niiden monipuolinen sekä ajantasainen käyttö (yhteiskäyttö,
avoin ja big data)
Prosessien automatisointi (päätöksenteon automatisointi)
Kansalliset ICT- arkkitehtuuri- ja infra - ratkaisut yhteiseen käyttöön
Avoimet ja standardit rajapinnat uusiin ratkaisuihin, IPR:t itselle
Valmisohjelmistot (nk. Cots – suoraan hyllyltä -järjestelmät),
pilvipalvelut käyttöön siellä missä mahdollista
Yhteiset käyttöpalvelut ja konesali- ja kapasiteettipalvelut (esim.
Valtori; valtion viestintä- ja tekniikkakeskuksen palvelut)
- Pro – aktiivisuutta unohtamatta
Esimerkkinä ”Teolliset” internet - ratkaisut
13
Rakennamme huomisen menestyvää Suomea
sitra.fi
Facebook.com/SitraFund
@SitraFund

Similar documents