työryhmän yhteenvedon - Tuusulan Hevosystäväinseura ry

 Projektin loppuraportti: Thys ry:n omistaman ravirata-­‐alueen kehittämiskartoitus Toteuttaja: Tuusulan Hevosystäväinseura ry Ohjausryhmä: Vesa Peltomäki, Virve Simola, Titta Sillman Projektivetäjä: Esa Korhonen Hankeaika 1.4. – 31.12.2013 Hanketunnus 20200 Sisällysluettelo 1. Hankkeen tavoitteet ....................................................................................... 3 1.1. Ylemmän tason tavoitteet ................................................................................................................. 3 1.2. Hankkeen tavoitteet ............................................................................................................................. 3 2. Hankkeen toteutus .......................................................................................... 3 2.1. Toimenpiteet ........................................................................................................................................... 3 2.2. Aikataulu ................................................................................................................................................... 5 2.3. Resurssit ................................................................................................................................................... 5 2.4. Toteutuksen organisaatio .................................................................................................................. 5 2.5. Kustannukset ja rahoitus ................................................................................................................... 6 2.6. Raportointi ja seuranta ....................................................................................................................... 6 2.7. Toteutusoletukset ja riskit ................................................................................................................ 7 3. Yhteistyökumppanit ........................................................................................ 7 4. Hankkeen tulokset ja vaikutukset .................................................................... 7 4.1. Kyselytutkimuksen tulokset ............................................................................................................. 7 4.2. Tarkempi kohdeselvitys ..................................................................................................................... 8 4.2.1. Kehityskohteiden kustannusarviot ja sanalliset selvitykset ............................................ 9 4.3. Haastattelututkimuksen tulokset ................................................................................................. 10 4.4. Tutustumiskäynnit ............................................................................................................................. 10 4.5. Hankkeen vaikutukset ...................................................................................................................... 10 5. Esitykset jatkotoimenpiteiksi / tulosten yhteenveto ...................................... 10 6. Allekirjoitukset .............................................................................................. 11 2 1. Hankkeen tavoitteet 1.1.
Ylemmän tason tavoitteet Thys ry:n seuratoiminnan kehitystavoitteena on: • nuorisotoiminnan kasvattaminen (esim. poniravitoiminta) • harrastaja-­‐ ja ammattilaisyhteistyön lisääminen • paikallisen hevosurheilutoiminnan vahvistaminen • kunnan sisäisen yhteistyön lisääminen (mm. muut hevosseurat, maatalousnaiset, 4H-­‐kerho) • seuran olemassa olevien resurssien parempi hyödyntäminen 1.2.
Hankkeen tavoitteet Projektin tavoitteena oli läpikäydä seuraavia tehtäviä kehityssuunnitelmien konkretisoimiseksi ja arvioimiseksi: • yhteistyömahdollisuuksien selvittämistä niin julkisten kuin yksityistenkin toimijoiden kanssa • tutustumista vastaaviin kehityshankkeisiin kotimaassa • hevosurheilualan ammattilaisten konsultointia sekä muuta tutkimusta tämänhetkisen alalla vallitsevan kehitystarpeen määrittämiseksi • käytännönläheisten strategioiden ja laskelmien laatimista erilaisista kehitysmahdollisuuksista Projektin etenemiseksi laadittiin suunnitelma, jonka tarkoitus oli konkretisoida projektin tavoitteet teoiksi. Suunnitelma toimi myös työmääräimenä ohjausryhmälle ja projektin vetäjälle. Projektin vetäjän tavoitteet palkanmaksuerineen ilmenivät tästä suunnitelmasta. Projektin jälkeen yhdistyksen hallituksen on tarkoitus esitellä kevätkokoukselle tulokset ja mahdolliset kehitysehdotukset. 2. Hankkeen toteutus 2.1.
Toimenpiteet Projekti sisälsi seuraavat tehtäväkokonaisuudet: 1. projektisuunnitelman laatiminen 2. kehityshankkeiden läpikäynti tutustumiskohteineen ja kirjallisen dokumentoinnin tuottaminen 3. kyselytutkimuksen laadinta, toteutus ja tulosten yhteenveto 4. tulosten analysointi ja kehityskohteiden asettaminen paremmuusjärjestykseen (perusteluineen ja sisältäen alustavan kustannusarvion) ja esitys hallitukselle 5. ohjausryhmätapaamiset 3 Vuosien saatossa kypsyneet kehityshankeideat, joiden pohjalta haastatteluita ja kyselytutkimuksia tehtiin olivat seuraavat: 1. Nykyisen rata-­‐alueen pienkunnostus a. Katsomo radan reunalle b. Treenilenkki radan ympäristöön c. Kahluutusalue d. Katospaikkojen parantaminen / lisääminen / siirtäminen e. Ratavalot f. Radan kunnostuskaluston uusiminen g. Lähetyssiivekkeet h. Rataprofiilin parantaminen 2. Seuratalon rakentaminen 3. Ravitallin rakentaminen 4. Ratsastusharrastamisen mahdollistaminen a. Ratsastuskenttä b. Maneesi c. Verryttelyalue d. Kenttäratsastusesteet Vastaajilla oli myös mahdollisuus antaa vapaata palautetta. Kaikkien hankkeiden osalta selvitettiin kirjallisesti seuraavat asiat: -­‐ sanalliset hyödyt ja haitat hankkeen toteuttamisesta perusteluineen -­‐ hyötyjien (yhteistyökumppanit) ja haitan kokijoiden nimeäminen perusteluineen (kysely näille) -­‐ tarpeet kunnalta/kunnan osallisuus, hankkeen toteutumismahdollisuus, vaadittavat luvat yms. -­‐ mahdollisuudet kerätä tuloa seuralle hankkeen avulla yhdistyksen toiminnan rahoittamiseksi -­‐ tutustumiskohteet ym. arviointien toteuttamiseksi Kyselytutkimuksen perusteella valikoituneista kiinnostavimmista hankkeista selvitettiin myös seuraavat asiat: -­‐ investoinnin laajuus ja ylläpitokustannukset eriteltynä (myös työn osuus / mahdollinen talkootyö). Myös ylläpidon vaatimat henkilöresurssit. -­‐ investoinnin rahoitusmahdollisuudet ja takaisinmaksuaikataulu -­‐ mahdollinen sponsorointi-­‐ tai muu rahoitusyhteistyö 4 2.3.
Aikataulu Projektin toteutunut aikataulu ilmenee oheisesta taulukosta. Aikataulu()(suunnitelma
Tehtävä
Ohjausryhmä
Toimintasuunnitelma
Ohjausryhmä
Tutustumiskohteiden(valinta
Alustava(kohdeselvitys
Ohjausryhmä
Kyselytutkimuksen(laadinta
Kyselytutkimuksen(tekninen(toteutus
Kyselytutkimuksen(lähetys(14.7.(mennessä
Kyselytutkimuksen(lähetys
OhjausryhmäABAmaksupostiA1
Tutustumiskäynnit
Kohdeselvityksen(valmistelu
Kyselytutkimuksen(tulosten(yhteenveto
OhjausryhmäABAmaksupostiA2
Projektin(tulosten(yhteenveto(+(analysointi
Loppudokumentti
Ohjausryhmä
Loppudokumentin(hyväksyntä(hallituksessa
Maksuposti(3
Yhteensä
Tuntimäärä Vastuuhenkilö Deadline
10
Titta
10
10
Esa
Esa
50
Virve
Miikka
Virve
Esa
2,5
2,5
13.5.2013
24.6.2013
16.6.2013
24.6.2013
24.6.2013
2.7.2013
Esa
Esa
Miikka
42,5
30
Esa
Titta
14
10
10
2.7.2013
100
25.10.2013
30.11.2013
31.12.2013
300
13.5.2013
24.6.2013
16.6.2013
30.8.2013
12.8.2013
65
20
57,5
Aikataulu()(toteutunut
Pvm
Maksatukset Tuntimäärä
9.()(23.9.2013
12.9.2013
)
2.11.2013
31.12.2013
7.11.2013
Tammi(2014
30.12.2013
10
21
22.11.2013
45
35
2.12.2013
30.12.2013
245
2.4.
Resurssit Projektiin valittiin seuran hallituksen keskuudesta ohjausryhmä ja seuralaisten joukosta projektin vetäjä. Ohjausryhmä tapasi projektin vetäjää projektin aikana säännöllisesti, tapaamisia oli projektin aikana seitsemän. Ohjausryhmän tarkoituksena oli valvoa ajan ja resurssien käyttöä sekä projektille asetettujen tavoitteiden toteutumista. Projektin vetäjä ja muut projektityöntekijät olivat työsuhteessa seuraan ja heille maksettiin projektiin liittyvästä työstä palkkaa. Tuntipalkka perustui rahoitushakemuksessa määritettyyn summaan, suunnitelluille tunneille jaettuna. Projektin vetäjä ja työntekijät pitivät tuntipäiväkirjaa tekemistään töistä. Projektin vetäjä oli vastuussa edellisessä kohdassa määriteltyjen tehtävien 1-­‐4 taustatyöstä, valmistelusta ja esittelystä ohjausryhmälle. 2.5.
Toteutuksen organisaatio Projektinvetäjänä toimi Esa Korhonen. Projektin ohjausryhmässä olivat mukana Virve Simola, Vesa Peltomäki ja Titta Sillman. Ohjausryhmään myös valittu Mia Pöllänen irtisanoutui tehtävästään projektin alkuvaiheessa. Osa tietoteknisestä työstä ja tulosten kvantitatiivisesta analysoinnista ulkoistettiin Miikka Peltomäelle. Toteutuksen osa-­‐alueet olivat seuraavat: 5 -­‐
-­‐
-­‐
-­‐
Esa Korhonen o Projektinvetäjä o Kohdeselvitys (ja tutustumiskäynnit) Miikka Peltomäki o Kyselytutkimuksen tekninen toteutus + analysointi Virve Simola o Kyselytutkimuksen laatiminen + tulosten analysointi Titta Sillman o Projektisuunnitelma ja loppudokumentti 2.6.
Kustannukset ja rahoitus Oheisesta taulukosta ilmenevät projektin suunnitellut ja toteutuneet kustannukset. BUDJETTI
Vastuuhenkilön7+7työryhmän7palkat 57vk7*71000€/vk
Sivukulut,7kaikki7yhteensä22,06%7(keskim.72013)
Kyselytutkimus,7palkkio
37vk7*7500€/vk
22,06%7(keskim.72013)
Matkustuskustannukset,7kotimaa
27hlö7/7matka
Matkaliput
Vaasa
Kilometrikorvaukset
noin720007km7á70,45€
Yöpyminen
67yöpymistä
Yleiskustannukset
YHTEENSÄ
TOTEUMA
57000,007€ 1457tuntia
17100,007€
20,697%
17500,007€ 1007tuntia
330,007€
37867,157€
17075,917€
17333,007€
500,007€
900,007€
600,007€
300,007€
0,007€
0,007€
0,007€
0,007€
10*230,00*€
6*276,06*€
Tehdyt työtunnit jäivät suunniteltua pienemmiksi tutustumiskäyntien peruuntumisen takia. Samasta syystä matkakustannuksia ja yleiskustannuksia ei projektille aiheutunut lainkaan. Palkkojen sivukulut jäivät prosentuaalisesti budjetoitua pienemmäksi. Syynä tähän oli pääasiassa lomarahan osuus, jota ei alle 35 tuntia kuukaudessa työskentelevälle lain mukaan makseta. Sivukuluihin on laskettu mukaan työnantajan sosiaaliturvamaksu ja eläkevakuutusmaksu. Projektin kulut on maksettu asianosaisille 1.11. – 31.12.2013 välisenä aikana Tuusulan hevosystäväinseuran tililtä. Maksatushakemus Emo ry:lle tehdään tammikuun 2014 aikana ja sen perusteella seuralle palautuu kulukorvauksena 65% eli noin 4.000€. Seuran rahoitusosuudeksi jää näin ollen noin 2.200€. 2.7.
Raportointi ja seuranta Projekti alkoi rahoitushakemuksen ja siihen liitetyn karkean selvityssuunnitelman tekemisellä. Tästä suunnitelmasta jalostettiin tarkempi projektisuunnitelma ohjausryhmän ja projektipäällikön etenemistä ohjaamaan. Projektin edetessä pidettiin ohjausryhmän palavereita, joista kaikista on sähköisesti tallennettu palaverimuistiot. Kyselytutkimuksen kvantitatiivista 6 tuloksista laadittiin yhteenveto ja koko projektin tulokset on koottu tähän loppudokumenttiin. 2.8.
Toteutusoletukset ja riskit Hanke oli luonteeltaan isomman projektin esikartoitus ja koostui selvitystyöstä, joten varsinaisia toteutusoletuksia tai riskejä ei ollut. 3. Yhteistyökumppanit Hankkeella ei ollut yhteistyökumppaneita. 4. Hankkeen tulokset ja vaikutukset 4.1.
Kyselytutkimuksen tulokset Kyselytutkimuksen kvantitatiivisista tuloksista laadittiin erillinen yhteenveto, joka on tämän dokumentin liitteenä. Joitain selkeitä johtopäätöksiä kyselytutkimuksesta voitiin tehdä. Ravirata-­‐alueen kehittäminen -­‐ 40% vastaajista käyttää rata-­‐aluetta kerran viikossa tai useammin -­‐ pienhankkeista kiinnostavimpia oli seuralaisten mielestä treenilenkin tekeminen, ratavalojen lisääminen ja rataprofiilin parantaminen -­‐ kiinnostus talkootyöhön on marginaalista -­‐ halu korottaa jäsenmaksua rata-­‐alueen kehittämisen myötä ei ole mielekästä -­‐ radan aktiivikäyttäjät olisivat kiinnostuneimpia alueen kehittämiseen ja olisivat valmiita maksukorotuksiin ja talkootyöhön Ravitallin rakentaminen -­‐ sanalliset vastaukset olivat tasapuolisesti vastaan ja puolesta. Ravitallin rakentaminen aiheuttaa tunteita ja sisältää monia tärkeitä päätöksiä, joita vastaajat toivat esille. Hanke on monimuotoinen ja pitkäaikainen, eikä kiinnostusta toteuttamiseen voi arvioida tämän kyselyn perusteella. -­‐ Puolet vastaajista kuitenkin käyttäisi melko varmasti ravitallin palveluita Seuratalon rakentaminen -­‐ seurataloa vastaajat käyttäisivät ensisijaisesti seuran omaan toimintaan, mutta hyödyt vuokraamisesta muuhunkin käyttöön herättivät kiinnostusta -­‐ vastaajat, jotka kokivat seuratalon rakentamisen kiinnostavaksi ajatukseksi suosivat tasapuolisesti pienempää (20m2) ja suurempaa (70m2) ratkaisua erilaisine varusteluineen 7 Ratsastusmahdollisuuksien parantaminen (omat jäsenet) -­‐ aktiivikäyttäjiä ratsastuskentälle löytyisi vastaajien joukosta noin neljäsosa, talkootöitäkin oltaisiin halukkaita tekemään muutamia kertoja vuodessa -­‐ kolmasosa vastaajista ei koskaan käyttäisi ratsastuskenttää eikä olisi valmis tekemään yhtään talkootyötä sen eteen -­‐ Noin 20% vastaajista olisi valmis maksamaan ratsastuskentän käytöstä lisämaksun jäsenmaksun ohessa -­‐ Ratsastukseen tarkoitetun verryttelyalueen osalta vastaukset olivat saman suuntaiset, tosin yleisesti tarve ja kiinnostus korvaukseen oli heikompi -­‐ Maneesia käyttäisi aktiivisesti yli 30% vastaajista ja sen eteen oltaisiin valmiita tekemään myös talkootyötä enemmän kuin ratsastuskentän ja verryttelyalueen. Lähes 45% vastaajista olisi valmis maksamaan käyttökerrasta 10€ tai enemmän. -­‐ Kiinnostus kenttäesteiden käyttämiseen on kyselyn mukaan noin 30% luokkaa, lähes 35% vastaajista olisi valmis maksamaan käyttökerrasta 10€ tai enemmän. Paikallisten ratsastusseurojen kiinnostus rata-­‐aluetta kohtaan -­‐ vastauksia kyselyyn tuli ainoastaan kahdelta paikalliselta ratsastusseuralta (lähetetty noin kymmenelle), joten olettaa voi, että kiinnostus yhteistyöhön ei ole kova. Ratsastusseuroilla on omat kenttänsä ja maneesinsa ja hevosten kuljettaminen toisaalle harjoittelua varten ei välttämättä ole kiinnostavaa. -­‐ Kiinnostusta seuratalon vuokraamiseen löytyi molemmilta seuroilta Muiden paikallisten seurojen kiinnostus rata-­‐aluetta kohtaan -­‐ vastauksia kyselyyn tuli ainoastaan kahdelta paikalliselta seuralta. Esim. koiraseurat, joiden oletettiin olevan kiinnostuneita yhteistyöstä eivät vastanneet lainkaan. -­‐ Kiinnostus lämpimän mökin vuokraamiseen on olemassa, kohtuullista korvausta vastaan. 4.2.
Tarkempi kohdeselvitys Kyselytutkimuksen perusteella päätettiin tehdä tarkempia selvityksiä ja kustannusarvioita nykyisen rata-­‐alueen kunnostukseen sekä seuratalon rakentamiseen liittyen. Radan pienkunnostukseen löytyi eniten kiinnostusta rata-­‐alueen käyttäjien keskuudesta ja seuratalon rakentaminen koettiin olevan seuran kannalta kiinnostava projekti. Nykyisen rata-­‐alueen kiinnostavimmiksi pienkunnostuskohteiksi, ja siten jatkoselvityksen aiheiksi, katsottiin: -­‐ Katsomo radan reunalle -­‐ Treenilenkki radan ympäristöön -­‐ Katospaikkojen parantaminen / lisääminen / siirtäminen -­‐ Ratavalot 8 -­‐
-­‐
Radan kunnostuskaluston uusiminen Rataprofiilin parantaminen 4.2.1. Kehityskohteiden kustannusarviot ja sanalliset selvitykset Radan kunnostus -­‐ pinnan korjaaminen noin 10 kuormaa hiekkaa -­‐ tarve riippuu radan käyttöasteesta -­‐ 4.500 – 5.000€ Katsomon rakentaminen -­‐ materiaali ja penkkien teko -­‐ ongelmana ilkivalta -­‐ 100 hlö / 1.000€ Treenilenkki -­‐ pääasiassa talkootyötä -­‐ nykyisellä alueella treenilenkistä ei tule kovin pitkä, mutta mahdollisuuksia on -­‐ kaivinkone max 10 tuntia, min 50€ / tunti Katospaikat -­‐ pääasiassa talkootyötä -­‐ jos siirretään radan päätyyn, niin maata pitää ajaa pohjaksi o maisemointilupa, täyttömaan selvitykset -­‐ 1.000 – 1.500€ / katospaikka, puolittuu jos voidaan tehdä talkoilla Ratavalot -­‐ sähköliittymä tarvitaan -­‐ liittymä, kaappi ja sähkötyöt arviolta noin 10.000€ -­‐ tämän lisäksi tolpat ja valot + työ, hinta? Radan kunnostuskaluston uusiminen -­‐ kevyempi lana jäsenistön toiveena, 5.000€ -­‐ kastelulaite, 2.000€ o vesi? Rataprofiilin parantaminen -­‐ tarvitsee tarkemman katselmuksen radalle -­‐ korotus mahdollista, joissain paikoin korotustarve on huomattava -­‐ kurvien kallistaminen? -­‐ Kurvien säteen parantaminen? Seuratalo -­‐ Honkarakenteelta arvio 70m2:n mökin aihiosta 50.000€ + o Muu rakentaminen 70-­‐100m2 150.000 – 200.000€ -­‐ Parakkivaihtoehto? 9 4.3.
Haastattelututkimuksen tulokset Haastattelututkimuksella oli tarkoitus selvittää alueella toimivien ammattivalmentajien kiinnostuneisuutta mahdollisen ravitallin rakentamiseen seuran maalle. Maa-­‐alueen sijainti, tarvittavat puitteet, yhteistyömalli jne. olivat keskustelun aiheena. Kiinnostusta periaatteessa löytyi, mutta rakennusprojektin laajuus ja avoimet kysymykset mm. rahoitusmallista jättivät haastattelututkimuksen tulokset vaatimattomiksi. Seuralla tulisi olla omasta puolestaan tahtotila ja visio tallikonseptista, jonka pohjalta tarkempia tiedusteluita voitaisiin toteuttaa. Tuusulan kunnasta selvitettiin halukkuutta tukea rata-­‐alueen kehittämistyötä ja mahdollisuuksia laajentaa toimintaa alueella. Tuusulan kunta osoitti kannatusta alueen kehittämiseen, mikäli kehityshankkeet eivät kohdistu ainoastaan oman seuran etujen ajamiseen. Laajemman harrastustoiminnan mahdollistaminen seuran alueella on kiinnostavaa kunnan kannalta. Kunta toivoo seuraavaksi tarkempia selvityksiä mahdollisista suunnitelmista esim. asemapiirroksen muodossa. 4.4.
Tutustumiskäynnit Tutustumiskäynnit jouduttiin kokonaan perumaan ohjelmistosta projektipäällikön loukkaantumisen vuoksi. Tutustumiskäynnit eivät olleet mahdollisia koko syksynä, sillä muut projektiryhmäläiset eivät pystyneet niitä tekemään. 4.5.
Hankkeen vaikutukset Hankkeen vaikuttavuus on ilmeinen seuran toiminnan kehittämiselle ja yhteistyölle paikallisten toimijoiden kanssa. Hankkeen avulla kehitystyö voidaan kohdistaa seuran jäsenten ja yhteistyökumppaneiden arvostamiin vaihtoehtoihin ja mahdollisten konkreettisten jatkotoimenpiteiden kautta hankkeen vaikutukset ovat laajemmat. 5. Esitykset jatkotoimenpiteiksi / tulosten yhteenveto Projektiryhmä ehdottaa seuran hallitukselle vuoden 2014 ensimmäisessä kokouksessa tehtyyn selvitykseen perustuen seuraavia toimenpiteitä: -­‐ laaditaan suunnitelma mahdollisesta rakentamisesta rata-­‐alueelle ja esitetään se kuntaan kevätkokouksen käsittelyn jälkeen o seuratalon sijainti o muiden harrastemahdollisuuksien sijainti § treenilenkki / kenttäratsastusrata § ratsastuskenttä / maneesi o aikataulu 10 -­‐
-­‐
o tarve vuokrata / ostaa nykyisen rata-­‐alueen ympäröiviä maita suunnitelman toteuttamiseksi o tarvittavat muut luvat aikataulutetaan ja budjetoidaan pienkunnostustarpeet tuleville viidelle vuodelle ja hyväksytetään kevätkokouksessa laaditaan tarkempi suunnitelma seuratalon rakentamisesta, joka voisi olla ensimmäinen osa pidempää kehityshanketta Projektiryhmä haluaa korostaa mahdollisten toteutettavien hankkeiden tai lisäsuunnitelmien resurssitarpeen olevan merkittävä. Jo pelkästään suunnitteluhanke vaati 245 työtuntia, poislukien palaveritunnit, joten suurempiin hanketoteutuksiin tulee varata riittävästi henkilöresursseja. 6. Allekirjoitukset Tuusulassa 20.1.2014 ___________________________ Esa Korhonen ______________________ ______________________ _____________________ Vesa Peltomäki Virve Simola Titta Sillman Loppuraportin jakelu: seuran hallitus, Emo ry, Tuusulan kunta 11