APURAHAN MAKSULIIKENNE - Sigrid Juselius Stiftelse

SIGRID JUSELIUKSEN SÄÄTIÖ
YLEISET OHJEET
Hyvä tutkimusapurahansaaja!
Sinulle on myönnetty tutkimusapurahaa tilikaudelle 1.5.2015-30.4.2016. Lue nämä ohjeet
tarkasti ja anna kopio apurahasi maksuasioita hoitavalle henkilölle, ellet itse hoida niitä.
APURAHAN MAKSULIIKENNE
Pankkitili Nordeassa
Mikäli olet uusi apurahan saaja, sinun tulee avata pankkitili Nordea pankissa ja ilmoittaa
tilinumero alla olevaan osoitteeseen. Kun olet ilmoittanut Säätiö- ja kirjanpitopalveluihin
tilinumerosi, lähetetään sinulle tilisopimuksen liite allekirjoitettavaksi. Huom! Liite on
palautettava pikaisesti pankkiin, sillä apurahan käyttäminen voidaan aloittaa vasta kun
tilisopimukset ja liitteet ovat kunnossa. Pankkitiliä saa käyttää vain sellaisten menojen
maksamiseksi, jotka on anomuksessasi mainittu, ja jotka säätiö on hyväksynyt. Varoja ei saa
siirtää toiselle tilille. Maksuja ei siis saa hoitaa itse, vaan pankki hoitaa kaikki maksut!
Kaikki laskut ja muut maksut hoidetaan keskitetysti ja laskut lähetetään Nordea Pankki Suomi
Oyj:n Säätiö- ja kirjanpitopalveluun osoitteella:
2743 Säätiö- ja kirjanpitopalvelut
Riikka Luoma / Merja Vanhanen
Keskuskatu 3
00020 NORDEA
Säätiö maksaa apurahan tilillesi ilmoittamasi käyttösuunnitelman mukaan. Sitä voi
myöhemmin tarvittaessa muuttaa. Jos tilin saldo on suuri, säätiöllä on oikeus lykätä
apurahaerän maksamista. Käyttösuunnitelma on palautettava säätiöön, [email protected], 17.4.2015 mennessä. Säätiön toimisto on suljettu heinäkuussa,
joten jos tarvitset suuren summan rahaa tilillesi silloin, ota yhteyttä viimeistään 18.6.2015.
Laskujen maksut
Tutkimustyöstä aiheutuneet kustannukset maksetaan apurahatililtä. Laskut lähetetään
hyväksymismerkinnällä, maksajan nimellä ja IBAN-tilinumerolla varustettuna pankkiin.
Tiedot voi merkitä laskulomakkeisiin tai erikseen saatelomakkeeseen (malli liitteenä).
Laskuun/saatteeseen tulee merkitä mihin kustannuskategoriaan maksu kuuluu
(katso s. 2-3). Jos yhdessä laskussa on useampia kategorioita, summat on eriteltävä.
Väärinymmärrysten välttämiseksi säätiön nimeä (eikä Y-tunnusta) ei saa laittaa tilauksiin,
eikä tuotteiden/palvelujen myyjä saa lähettää laskuja suoraan Nordeaan, eikä säätiöön!
Ulkomaan maksut hoituvat samalla tavalla kuin kotimaan maksut, mutta laskuissa on oltava
Euroopassa saajan IBAN-tilinumero, Swift-koodi ja ulkomaisen pankin nimi- ja osoitetiedot
ja muualla maailmassa mahdollisimman tarkat tilitiedot sisältäen pankin koko nimen ja tarkan
osoitteen.
Palkanmaksu ja henkilökohtaiset apurahat
Pankki hoitaa ohjeesi mukaisesti palkanmaksut *) ja henkilökohtaiset apurahat.
Apurahansaajan tulee antaa pankille toimeksiantoon liittyvistä maksunsaajista tarvittavat
tiedot kirjallisesti, kuten henkilötunnuksen, osoitteen, tilitiedot ja verokortin (kun on kyse
palkasta) sekä maksun summan. Pankille toimitettava maksulomake on oheisena.
Maksumääräysten pitää olla pankissa viimeistään viisi pankkipäivää ennen maksupäivää.
(Pidempien pyhien, kuten joulun ja pääsiäisen aikaan on syytä varautua pidempään
käsittelyaikaan.)
Ennen maksumääräyksen lähettämistä pankkiin tulee tarkastaa, että tilillä on maksupäivänä
katetta. Kun on kyse palkanmaksusta tai henkilökohtaisen apurahan maksamisesta, veloitus
tililtä menee aina maksupäivää edeltävän päivän aamuna. Jos kate puuttuu, maksumääräys
hylätään.
*) katso myös sivu 3 kohta B.
Palkasta pidätettävät verot ja sosiaaliturvamaksut maksetaan tililtä palkanmaksun yhteydessä.
Palkanmaksun yhteyshenkilö on Merja Vanhanen, puh. (09) 165 48078.
Nordea Pankki Suomi Oyj tekee verottajalle kaikki ilmoitukset säätiömme apurahoista
maksamistaan palkoista, joten apurahan saajan ei pidä jättää palkoista ilmoituksia
veroviranomaiselle.
Säätiö tai Nordea pankki ilmoittaa apurahasi ja apurahastasi maksetut henkilökohtaiset
apurahat verottajalle.
Apurahojen tilitys
Taloudellista tilitystä ei tehdä, sen tekee Nordeapankki tilitapahtumien pohjalta.
Jos on maksettu henkilökohtaisia apurahoja, tulee lähettää virkavapaus- tai vastaavat
todistukset siitä, että henkilökohtaista apurahaa saanut tutkija ei samanaikaisesti ole saanut
palkkaa muualta. Todistukset lähetetään säätiöön elokuun 2015 loppuun mennessä.
APURAHOJEN KÄYTTÖ JA KÄYTTÖTARKOITUKSEN MUUTOS
Tutkimusapurahaa saa käyttää ainoastaan sellaiseen tarkoitukseen, johon se on nimenomaan
myönnetty. Jos haluat käyttää määrärahaa muuhun kuin myönnettyyn tarkoitukseen, sinun
tulee tehdä säätiölle kirjallinen muutosanomus. Jos varoja on käytetty tarkoitukseen, joita
säätiö ei ole hyväksynyt, on varat palautettava säätiölle. Tutkimusapuraha on tarkoitettu
käytettäväksi ensisijaisesti ajalla 1.5.2015-30.4.2016. Varoja saa kuitenkin käyttää vielä kaksi
vuotta eli 30.4.2018 saakka, minkä jälkeen jäljellä oleva summa palautuu säätiölle. Huomaa,
että suuri jäännös varsinaisen apurahakauden päätyttyä vaikuttaa negatiivisesti mahdollisen
uuden apurahan määrään.
Kustannuskategoriat:
A. Henkilökohtainen tutkimusapuraha
Henkilökohtaista apurahaa voidaan maksaa kokopäiväiselle tutkimustyötä tekevälle olettaen,
että hän on palkattomalla virkavapaalla (tai että hänellä ei ole virkaa), että säätiö on
myöntänyt sitä varten apurahaa ja että ko. henkilö on mainittu alkuperäisessä
apurahahakemuksessasi henkilökohtaisen apurahan saajaksi.
Apurahan enimmäissummat ovat:
professori
3200 tai 3700 €/kk *)
LL, FM, FK (”ylempi”)
1800 tai
2000 €/kk *)
dosentti
2700 tai 3100 €/kk *)
opisk., LK, FK (”alempi”) (väitöskirja) 1500 tai
1700 €/kk *)
LT, LKT, FT 2200 tai 2500 €/kk *)
opisk., LK, FK (”alempi”) (gradu)
1500 €/kk
*) Korkeampi summa edellyttää että eläkevakuutus sisältyy.
Henkilökohtaiset tutkimusapurahat ovat verottomia valtion taiteilija-apurahaa vastaavaan
summaan saakka, joka vuonna 2014 on 19 897,24 €/kalenterivuosi (sisältäen Melaeläkevakuutuksen). Tätä summaa ei saa ylittää maksettaessa henkilökohtaista apurahaa.
On muistettava, että henkilökohtaista apurahaa ei voi saada ellei asianomainen ole
tutkimusryhmän jäsen, ts. mukana projektin raporteissa/julkaisuissa.
Jos haluat maksaa henkilökohtaista apurahaa henkilölle, joka ei ole mukana alkuperäisessä
apurahahakemuksessa henkilökohtaisen apurahan saajana, on kirjallisesti anottava säätiöltä
käyttötarkoituksen muutosta (muutoslomake liitteenä). Toimeksiantoja ei saa lähettää
pankkiin ennen kuin muutosanomus on hyväksytty.
Eläkevakuutus apurahansaajille
Vuonna 2009 astui voimaan laki pakollisesta eläkevakuutuksesta apurahansaajille. Lue lisää
Melan (Maatalousyrittäjien eläkelaitos) nettisivuilta www.mela.fi, Vakuutusturva. Säätiö
ilmoittaa Melaan kaikki uudet apurahansaajat, apurahan myöntösummat ja käyttötarkoitukset
jne. Apurahansaajan (=tutkimusryhmän johtajan) velvollisuus on ilmoittaa Melalle hänen
ryhmänsä ne jäsenet, joille henkilökohtaista apurahaa aiotaan maksaa ja jotka kuuluvat
vakuutuksen piiriin. Henkilökohtaisen apurahan saajan on sitten tehtävä varsinainen
eläkevakuutushakemus Melalle. Lomakkeet löytyvät Melan nettisivuilta.
Lisätietoja: www.mela.fi ja apurahansaajien palvelupuhelinnumero 020 630 0695, sähköposti
[email protected].
B. Aputyövoiman (ja tutkijoiden) palkkaaminen
Huomautamme, että säätiö ei toimi työnantajana!
Jos sinulla on palkattua henkilökuntaa ryhmässäsi, pankki suorittaa toimeksiannostasi palkat
ja sosiaaliturva- maksut. Toimeksiannot sekä palkansaajien verokortit on lähetettävä
pankkiin.
Sinun on itse otettava vakuutusyhtiöltä lakisääteiset vakuutukset (TyEL-, työttömyys- ja
tapaturmavakuutukset) työntekijöillesi. Ota yhteys vakuutusyhtiöön. Pankki ei hoida tätä
asiaa. Katso myös Säätiöpalvelun nettisivu
www.saatiopalvelu.fi/fi/apurahan-hakijalle/verotus/.
Vaihtoehto: Työryhmän jäsen voi olla apurahansaajan yliopiston/sairaalan palkkaama. Tällöin
apurahansaaja tekee sopimuksen palkanmaksusta yliopistonsa kanssa. Yliopisto toimittaa
apurahansaajalle laskun, joka lähetetään maksettavaksi apurahatililtä kuten muutkin laskut.
Toimeksianto voi koskea yhden tai useamman kuukauden palkkoja. Lasku ei saa kattaa kahta
eri apurahakautta. Yliopisto huolehtii tällöin verotus- ja vakuutusasioista.
C. Laitteet
Laitteita voi hankkia jos säätiö on myöntänyt apurahaa tähän tarkoitukseen. Jos yksittäisen
laitteen hankintahinta ylittää 5 000 €, on sovittava säätiön kanssa laitteen omistukseen
liittyvistä yksityiskohdista.
D. Materiaalit
Materiaalikuluja ovat esimerkiksi: reagenssit ja kemikaalit, koe-eläimet,
laboratoriotarvikkeet, kaasupullot, kuljetus-, tullaus- ja huoltomaksut. Myös ATK-kulut ja
ohjelmistopäivitykset.
E. Matkat
Matkakustannuksia saa maksaa säätiön varoilla ainoastaan siinä tapauksessa, että matkat on
apuraha-anomuksessa eritelty ja että tähän tarkoitukseen on myönnetty apurahaa.
Päivärahoja ei saa maksaa tällä apurahalla.
Kongressimatkoihin säätiön apurahaa saa käyttää tietyin edellytyksin. Tutkimusryhmän
johtaja voi lähettää 1-2 nuorempaa tutkijaa kongressiin edellyttäen, että tutkija osallistuu
aktiivisesti siihen pitämällä hyväksytyn esityksen. Kongressin on käsiteltävä
tutkimusalaa/projektia, johon apuraha on myönnetty. Tällöin apurahalla voi maksaa tutkijan
kohtuulliset matka- ja majoituskulut sekä kongressin osallistumismaksun, mutta ei
päivärahoja.
Matkojen tarkoitus ja niihin liittyvät kuitit tulee toimittaa pankkiin matkalaskujen mukana.
F. Muut menot
Näitä ovat esimerkiksi: kirjallisuuden hankinnat, posti- ja puhelinmaksut, MEDLINE ja
vastaavat kielentarkastukset, eripainoskustannukset julkaistavista omista artikkeleista
edellyttäen, että ne liittyvät projektiin, johon apuraha on myönnetty; pankin palvelumaksut.
Sosiaali- ja edustuskuluja ei saa maksaa säätiön apurahalla.
G. Yleiskustannus
Tutkijan on erikseen sovittava työnantajansa kanssa mahdollisista yleiskustannuksista
(overhead). Kun työnantajasi määrittelee yleiskustannusten suuruuden tulee huomioida, että
maksua saa periä vain yliopiston kautta hoidetusta maksuliikenteestä. Yleiskustannuksista
yliopiston tulee esittää apurahansaajalle lasku, esim. 3-6 kuukauden välein, tai kuukausittain.
Säätiö ei salli 15 % korkeampaa yleiskustannusta.
RAPORTTI TUTKIMUSTULOKSISTA
Raporttia tutkimustuloksista ei anneta lainkaan, jos apurahansaaja hakee uutta apurahaa
syksyllä 2015. Ellei apurahansaaja hae uutta apurahaa, on hänen jätettävä tutkimusraportti
säätiölle 1.12.2015 mennessä lomakkeella ”B1”, joka löytyy säätiön kotisivulta
www.sigridjuselius.fi, Apurahat, Kotimaiset apurahat.
Lisätietoja saa säätiöstä, Susanne Cronstedt [email protected], puh. 020 710
9082.