Kielenkääntötemppu

Kielenkääntötemppu
- brändinmukaista vantaalaisviestintää
Yliopettaja, FT Aino Vuorijärvi, Metropolia
Koulutustilaisuus 9.6. ja 26.8.2015 Vantaan valtuustosalissa
1
AV 2015
Kielenkääntötemppu: brändinmukaista vantaalaisviestintää
Orientaatio 9.6. ja 26.8.2015
Mikko Wennberg: Mitä Vantaan brändityöllä tavoitellaan?


Vantaan brändikirja auki!
Aino Vuorijärvi: Virkakielestä vuorovaikutteiseen vantaalaisviestintään Miten tavoite saavutetaan?





2
Tekstin tehtävät ja tekstilaji työvälineenä
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä
Lisätyökaluja tekstin tekijälle
AV 2015
Mikä kääntyy?
Poimintoja Vantaan brändikirjasta:

” -- miten Vantaalla ja Vantaasta puhutaan, miten Vantaa kohtaa asukkaansa ja
minkälaisen vaikutelman se luo itsestään.”
[Viestinnän yleiset periaatteet]
”Viestinnässä nojataan mahdollisimman paljon visuaaliseen ilmaisuun.”
”Viestejä ei selitetä puhki, jätetään viestin vastaanottajalle
oivaltaminen.”
”Viestinnässä organisaatiot eivät ole olennaisia vaan palvelut.”
”Viestinnän tapa, foorumit ja tyyli korostavat kaupungin vähäistä
hierarkiaa.”
”Kaikkia puhutellaan lähtökohtaisesti Sinä-muodossa.”
3
AV 2015
Mikä kääntyy? (jatkoa)
”Perinteinen hallintokieli minimoidaan kaikessa
kuntalaisviestinnässä.Viestit puhuttelevat suoraan
kuntalaisia ja viestinnässä korostetaan lyhyttä ja
tiivistä ilmaisua. Viestinnässä vältetään ylisanoja,
makeilua ja kosiskelua. Selkeitä viestejä korostetaan
toteavalla äänensävyllä.”
”Tiivis, lyhyt ja toteava viestintä, joka tarjoaa
oivaltamisen mahdollisuuksia muodostaa
Vantaan viestintätyylin perustan.”
4
AV 2015
Tavoitteena
Vantaalaisviestintä synonyymiksi onnistuneelle
kuntalaisviestinnälle, joka on








5
vuorovaikutteista
palveluhenkistä
asukaslähtöistä
osallistavaa – vastaanottajaa aktivoivaa
selkeää
myönteistä
ratkaisukeskeistä
AV 2015
Vrt. Virkakielen toimintaohjelma 2013 ja
Virkakielikampanja 2014–2015
http://www.kotus.fi/virkakielikampanja

Organisaatiokeskeisestä ja virkamieslähtöisestä
asiantuntijapuheesta kohti asiakas- ja käyttäjälähtöistä,
lukijakeskeistä kieltä ja viestintää: kommunikaatiota.

Vantaan brändiin sopii visuaalispainotteinen viestintä
ja tiivis, lyhyt, toteava, makeilematon, tasavertaisuutta ja
osallisuutta ilmentävä ja edistävä asiakeskeinen
tekstuaalinen viestintä.
6
AV 2015
Tiedontarve ja tekstin tehtävä

Vantaalainen virkamies ei kirjoita virkansa puolesta vaan vastatakseen
tekstillään vantaalaisen tiedon- ja palveluntarpeeseen.

Mieti: Mitä vastaanottaja tekstillä ja sen sisältämällä tiedolla tekee?



Vastaus kysymykseen
Ratkaisu ongelmaan
Jokaisella tekstillä on tarkoituksensa ja tehtävänsä
 tiedottaa, viihdyttää, valistaa, varoittaa, opastaa…

Jokaista tehtävää palvelee parhaiten jokin muoto.

Eri vuorovaikutustilanteisiin ja tiedontarpeisiin on joka kulttuurissa
kiteytynyt määrämuotoisia, totuttuja tekstimuotoja, tekstiformuloita,
jotka parhaiten vastaavat tiettyyn vuorovaikutustilanteeseen ja sen tehtäviin.
Puhutaan tekstilajeista eli genreistä.

7
AV 2015
Työvälineenä tekstilaji

Tekstilajit ovat tekstin piirteiden (kieli, rakenne, ulkoasu;
konteksti) kimppuja, jota tekstin tuottaja ja vastaanottaja
hyödyntää saavuttaakseen viestinnälliset tavoitteensa –
tehdäkseen siis tekstillä jotain.

Esimerkkejä tekstilajeista:
määräys, sääntö, ohje, päätös, tiedote, uutinen,
ilmoitus, tilaus, reklamaatio, tarjouspyyntö, lausunto,
kutsu, hoito-ohje, projektisuunnitelma, pöytäkirja, esite,
uutiskirje; vrt. runo, novelli, dekkari

Saman tekstilajin edustajissa on riittävästi yhtäläisyyttä ja
siedettävästi eroja. Jos erot kasvavat liiaksi, teksti hämmentää
vastaanottajaa – ja menettää tehonsa.
8
AV 2015
Työvälineenä tekstilaji (jatkoa)

Tekstilajit ja tekstilajikäytännöt ovat osin kulttuuri- ja alasidonnaisia, osin
universaaleja.

Eri aloilla erilaisia painotuksia tekstilajimieltymyksissä (voimagenreistä lisää ks.
Lankinen ja Vuorijärvi 2013).

Onnistuneeseen viestintään tarvitaan sekä alakohtaisten että yhteisten
tekstilajikäytäntöjen tuntemusta.

Digitalisoituminen heittänyt tekstilajit liikkeeseen – tekstilajit sekoittuvat keskenään,
esimerkkeinä kolumni ja blogi.

Korkeakouluopinnoissa ajankohtaisia tekstilajeja:




9
posteri(esitys)
PowerPoint-esitys
projektiraportit ja
presentaatiot.
AV 2015
Tekstilajit työssäsi


Minkä tekstin viimeksi kirjoitit työtehtävissäsi?
Minkä tekstin viimeksi luit työssäsi?
Tekstilajien TOP-5 osallistujien vastauksista
1. sähköpostiviesti
2. PowerPoint-esitys
3. tiedote
4. ohje
5. muistio
10
AV 2015
Tekstilajit työssäsi (jatkoa)



Mitä oman työsi tavallisimmat tekstilajit ovat?
Millaisia vakiintuneita piirteitä niillä on?
Miten ne taipuvat vantaalaisviestintään ja brändin
rakentamiseen: mikä toimii, mitä olisi muutettava?
Tervetuloa ala- tai teemakohtaisiin työpajoihin
syksyllä 2015!
11
AV 2015
Tekstilajit – prototyyppejä

Tekstilajit eroavat toisistaan tai muistuttavat toisiaan esim.
seuraavien tyyppipiirteiden osalta:







Tekstin kokonaisrakenne
Pituus
Esittämisjärjestys
Ulkoasu ja asettelu
Taustatiedon ja -tekstien määrä ja laatu
Otsikointi
Kieli, tyyli ja sävy
(Virkamiehen huoneentaulu 2013)
12
AV 2015
Tekstilajit – prototyyppejä (jatkoa)


13
Persoonan eli vuorovaikutusosapuolten esiintuonti tai
häivyttäminen
Muut erityispiirteet, poikkeukselliset käytännöt tai elementit
tms.
AV 2015
Oletko kirjoittajakeskeinen vai
lukijakeskeinen tekstin tekijä?

Asiantuntijatyössä tarvitaan asian tai ilmiön lainalaisuuksien
ja mahdollisten reunaehtojen tuntemista ja hyödyntämistä, jotta
välitettävä asiakokonaisuus hahmottuu ja on ylipäätään
esitettävissä. Tiedonkäsittelyssä ja kirjoitusprosessin
alkuvaiheessa kirjoittajakeskeisyys on tarpeen.

Kirjoitusprosessin edetessä kirjoittajakeskeisyyttä on
vähennettävä ja lukijakeskeisyyttä lisättävä. Lukija tulee ottaa
huomioon tiedon esittämistavassa ja -järjestyksessä,
sananvalinnoissa, taustoituksessa jne.

14
Huom. verkko tuo vuorovaikutusosapuolet lähemmäs toisiaan,
vuorovaikutteisuus korostuu.
AV 2015
Ajankohtaiskeskustelua virkakielen
pätevyydestä ja muodosta

Päivi Antikainen: Voiko suomeksi olla ystävällinen ja
ymmärrettävä? (HS, pääkirjoituskolumni 2.4.2015
http://www.hs.fi/paakirjoitukset/a1427860508952)

Pekka Sauri: Virkakielen oltava juridisesti täsmällistä (HS,
Mielipide 3.4.2015 http://www.hs.fi/mielipide/a1427946498537)

Leena Kallio: Virkakieltä voidaan selkiyttää (HS Mielipide,
8.4.2015 c)

15
jne.
AV 2015
Keskustelun tekstiesimerkki

Alkuperäinen:
”Muutosta tähän päätökseen voidaan hakea yllä mainitulta
valitusviranomaiselta kirjallisella valituksella, joka valittajan
itsensä tai hänen valtuuttamansa asiamiehen on annettava
tai lähetin välityksellä tai postitse toimitettava
valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä
päivänä ennen valitusviranomaisen viraston aukioloajan
päättymistä luettuna yllä mainitusta päättymispäivästä.”
16
AV 2015
(jatkoa)

Helpotettu:
”Tähän päätökseen voidaan hakea muutosta yllä mainitulta
valitusviranomaiselta. Muutoshakemus tehdään kirjallisena.
Sen toimittaa valitusviranomaiselle joko hakija itse, hänen
valtuuttamansa asiamies tai lähetti. Hakemus voidaan
lähettää myös postitse. Muutosta koskevan hakemuksen on
oltava perillä viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä
ennen viraston aukioloajan päättymistä.Valitusaika alkaa
päätöksen antamispäivästä.”
(Leena Kallio, HS 8.4.2015)
17
AV 2015
(jatkoa)

Lukijalähtöiseksi tiivistetty:
”Jos olet päätökseeni tyytymätön, kirjoita valitus. Toimita se
minulle itse tai lähetä postitse. Voit myös käyttää asiamiestä
tai lähettiä. Valituksesi on oltava perillä tiistaihin 26.
toukokuuta kello 16:een mennessä.”
(Jari Parantainen, blogipostaus 8.4.2015
http://www.pollitasta.fi/2015/04/virkakieli-onsuomennettavissa/)
Pohdittavaa:
Miten molempien vuorovaikutuspuolten vahva esiintuonti vaikuttaa viestin
uskottavuuteen?
18
AV 2015
Miten lisätä vuorovaikutteisuutta tekstiin?

Tunnista ensin vuorovaikutustilanne ja
tiedontarve!


Huom. tekstilaji kantaa mukanaan tekstin tehtäviä:
teksti tuotetaan ja vastaanotetaan tekstilajikehyksessä.
Valitse siis oikea tekstilaji tekstin päätehtävän mukaan.




19
Vrt. vantaalaisviestinnässä tekstin keskeisenä tehtävänä on palvella
kuntalaista. Muita tehtäviä brändityön tulokulmasta: lisätä
yhteisöllisyyttä ja luottamusta. Samoin vähentää tuplatyötä?
Tutustu tekstilajin peruspiirteisiin, osiin ja elementteihin.
Käy mallin ja vertailun vuoksi läpi useita tekstiesimerkkejä.
Sovella tilanteessa – ja lisää v u o r o v a i k u t u s.
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia 1





Silmäiltävyys ja luettavuus: esim. uutiskärki, tekstin
palkkirakenne
Selostavuus: kokonainen pitkä virke vs yksittäinen
elliptinen sana tai lauseke
Sidoksisuus: siirtymien ja jaottelujen osoittaminen esim.
johdantovirkkeiden avulla
Kohtelias ohjailevuus: mm. metateksti, tiivistävä
otsikointi, suorat toimintakehotukset
Toiminnallisuus: verbikeskeisyys
20
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia 2



Sananvalintojen osuvuus: huomaa, että tiiviys
edellyttää ilmaisujen harkintaa (ja hyvää sanavarastoa)
Asiallisuus (asia edellä; asiakeskeisyys) ja selkeys:
asettelut, kuvat, esittämisjärjestys, otsikointi… kaikki
tukevat ydinviestiä
Olennainen on osoitettu järjestyksellä, otsikoinnilla,
asetteluilla; mutta myös sanomatta jättämisellä;
taustatieto esimerkiksi viitteisiin tai linkin päähän ja vain
lopputulema esiin
21
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin ominaisuuksia 3

Mieti, mikä on tekstisi tärkein tarkoitus – korosta sitä eri
keinoin tai hallitusti harkiten.
Vantaa Virtaa
Vantaa Ratkaisuja
Vantaa Vaihtoehtoja
Jäävuoritekniikka on valintaa.
22
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli

Yks. 2. persoonan käyttö, puhuttelu; toimijan ja kohteen
esiintuonti (ei piiloutumista passiiviin, vrt. myös mon. 1.
pers. tai omistusliitteet: Tarjoamme tai Arvomme ovat…)

Ei mielellään staattisia substantiiviröykkiöitä tai abstrakteja
määritelmäkimppuja
23
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli
(jatkoa)

Toiminnalliset, konkreettiset verbit käytössä aina kun vain
voi:
24
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli
(jatkoa)

Otsikointitapa on tiivistävää, osuvaa, kertovaa ja sisältöä
esiintuovaa, ei siis vain nimeävää (Kehäradan aikataulu > Kehärata avautuu
1.7.2015)



Esittämisjärjestys seuraa asian tai ilmiön luonnetta ja
tekstin tehtävää
Ammattijargonia vältetään tai termit selitetään selvästi
Luetelmiin, ohjeistuksiin, lomakkeiden tai liitteiden
käyttöön tai lisätiedon hankintaan jne. johdatellaan
25
AV 2015
Vuorovaikutteisen tekstin kieli ja tyyli
(jatkoa)

Lukijalle tarjotaan toiminnallinen rooli ajatuksen ja
tarvittaessa toiminnan tasolla; viestiä seuraamalla pääsee
tarvittaessa perille saakka (ratkaisukeskeisyyttä)

26
Tee palvelus. Anna enemmän kuin odotetaan.
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
lukijan suoraa puhuttelua, toiminnallisuutta, olennaisen
osoittamista…
27
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
tekstin etäiset vuorovaikutusosapuolet?
28
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
käsitehierkia ja metatekstin vaikutus
29
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
määritelmät palveluksessanne?
30
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
määritelmä mukaan sittenkin?
31
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
silmäiltävyys, otsikointi, tuloksellisuus…
32
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
osuvaa ja myönteistä
33
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
toiminnallista ja tarkoituksenmukaista
34
AV 2015
Esimerkkejä vantaalaisviestinnästä:
ytimekästä ja ymmärrettävää
35
AV 2015
Hyvää virkakieltä vantaalaisviestintää –
Miksi?

Kun teksti tulee kerralla ymmärretyksi eikä tekstin
sävy loukkaa,




tulee vähemmän kyselyjä, riitaa, muutoksenhakua
säästyy enemmän aikaa muuhun, voimavaroja vapautuu,
rahaakin säästyy
vastaanottaja osaa toimia toivotulla tavalla.
Hyvä virkakieli kuuluu hyvään hallintoon, koska


kuntalaisten ja kansalaisten oikeusturva paranee,
mahdollisuus seurata viranomaistoimintaa ja osallistua
yhteisiin asioihin helpottuu
viranomaisten työ tehostuu.
(Virkakielen toimintaohjelma 2013)
36
AV 2015
Lisätyökaluja tekstityöhön 1


Hyödä verkkokirjoittamisen ohjeistuksia
paperiteksteissäkin.
Käytä hyväksesi Virkakielikampanjan verkkomateriaaleja.
Ote virkamiehen huoneentaulusta:
37
AV 2015
Lisätyökaluja tekstityöhön 2




Treenaa tekstilajitietoisuuttasi.
Hyödynnä Suomen parasta sanakirjaa (verkossa)
Kielitoimiston sanakirja, esim. oikeakielisyys, sananvalinnat,
täsmämerkitykset: http://www.kielitoimistonsanakirja.fi/
Tule syksyllä ala- tai teemakohtaisiin työpajoihin.
Tee teksteillesi testejä:



38
Virkakielitesti omalle tekstituotokselle
http://www.kotus.fi/ohjeet/kieli_ja_nimitestit/virkakielitestit/virkakielitesti
Mobiilitesti: Kokeile, miltä tekstisi näyttää älypuhelimen
näytöllä
Google-kääntäjä: Kokeile, kääntyykö tekstisi luontevasti esim.
englanniksi tai ruotsiksi.
AV 2015
Lopuksi
(Virkamiehen huoneentaulu 2013)
39
AV 2015