Tietohallintostrategia 2013-2016, tilanne

KH 27.5.2015, LIITE
TIETOHALLINTO, Tietohallintostrategia 2013–2016, tilanne toukokuu 2015
Tavoite
Tulokset
Tietohallinnon perustehtävä: tietohallinto tukee
Tietohallinto on omaehtoisesti ja saamiensa toimeksiantojen
tietohallinnan välineiden ja järjestelmien ja
mukaisesti tuottanut tarpeiden mukaisia välineitä ja niihin liittyviä sekä
toimialojen vastuulla olevien tietojärjestelmien
muita tukipalveluja:
hankinnoissa, käyttöön otoissa, ylläpidossa ja
- työasemien ja muiden tietolaitteiden hankintaa
kehittämisessä.
- työasemien ja laitteiden valmistelua käyttäjille
- ohjelmistojen asennuksia ja päivityksiä
- käyttäjätunnusten hallintaa
- käytöstä poistettujen välineiden kierrättämistä
- Kauniaisten kaupungin tietoinfrastruktuurin laitteistojen ja
ohjelmistojen ylläpitoa ja kehittämistä
- käyttäjien ongelmatilanteiden ratkaisemista (help desk)
- teknistä ja konseptuaalista tukea (henkilötyötä) toimialojen
tietoteknisissä ja sähköisen asioinnin hankkeissa
- kaupungin koko tietohallinnon konseptin kehittämistä vastaamaan
nykyisiä ja tulevaisuuden tiedon hallinnan tarpeita
Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen
Lain (laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011)
velvoittamana Kauniaisten kaupungin johto ja tietohallinto ovat
aloittaneet kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen 2013. Tavoitteena on
luoda konkreettinen kuvaus (visuaalinen + teksti) kaupungin tiedon
käsittelyn kokonaisuudesta: kaupungin kuntalaispalveluiden
prosesseista, sisäisistä prosesseista, tietojärjestelmistä, tietovirroista,
tietoteknologiasta sekä näiden välisistä vaikutuksista. Kuvauksen avulla
tullaan kaupungin toimintaa johtamaan ja kehittämään strukturoidusti.
Tietohallinto on 2014 osaltaan tuottanut tietojärjestelmien osaarkkitehtuuriin luettelon kaupungin eri tahojen käytössä olevista
ohjelmistoista.
Toteutetaan langaton ja mobiili työympäristö
Tämä yleishallinnon toimenpiteissä esiintyvä hanke on noussut keväällä
2015 tietohallinnon yhteistyössä eri toimialojen tekemän sähköisten
palvelujen kehitystarpeiden selvityksen tärkeäksi kohdaksi: kyseessä on
sisäisten prosessien toiminnan varmistaminen, kun kasvava osa
työntekijöistä haluaa ja joutuu tekemään tietotyötä vaihtuvissa
työpisteissä. Samalla tarjoutuu mahdollisuus parantaa työtapoja ja työn
1
Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu
Johtuen digitalisoitumisen nopeasta
kasvusta yhteiskunnassa tietohallinto
tulee 2015 aikana tiivistämään
perustehtäviin liittyvää yhteistyötä
kaikkien kaupungin tahojen kanssa
tavoitteenaan parantaa tietohallinnan
palveluja kuntalaisille ja omalle
henkilöstölle kaupungin strategian
tavoitteiden mukaisesti. (Katso myös
kohta ”Toteutetaan langaton ja mobiili
työympäristö”).
Tietohallinto ottaa vetovastuun
kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen
tiivistämisestä: 2015 aikana
tietohallinto järjestää avainhenkilöille
koulutusta, jonka tarkoitus on
varmistaa kokonaisarkkitehtuurin
kehityksen eteneminen. Tietohallinto
kartoittaa ja julkaisee 2015 loppuun
mennessä erityisesti Kauniaisten
kaupungissa käyttöön otettavat,
toimintaa ohjaavat
kokonaisarkkitehtuurin periaatteet.
Tietohallinto on kevään 2015 aikana
kartoittanut alustavasti markkinoilla
tarjolla olevia sähköisen työpöydän
ratkaisuja sekä toisten kuntien
käyttämiä ympäristöjä. Kartoittamista
viedään konkreettisempaan suuntaan
KH 27.5.2015, LIITE
tuloksia sähköisten työtilojen uusilla ominaisuuksilla. Tällaisten
työtilojen käyttöön otto tulee pakolliseksi mm. kaupungintalon tulevan
korjausprojektin vuoksi. Johtuen sähköisten työtilojen monenlaisista
käyttötarkoituksista, tietohallinto aloittaa toteutettavan ratkaisun
kartoittamisen selvittämällä toimialojen näkemykset työtilojen
toiminnallisuuksista.
YLEISHALLINTO, Tietohallintostrategia 2013–2016, tilanne toukokuu 2015
Tavoite
Tulokset
Kartoitetaan toimialojen sähköisten palveluiden
Sähköisten palveluiden kartoitus on tehty vuoden 2014 aikana.
laajentaminen 2013 ja toteutetaan
Kartoituksessa ilmenneistä kehittämistarpeista on laadittu sähköisten
palvelutarjonnan laajennus 2014–2015.
palveluiden kehittämissuunnitelma vuosille 2015–2017, jonka
mukaisesti palvelutarjonnan laajennusta organisaatiossa tehdään.
Jokainen toimiala huolehtii kehittämisestä omien palveluidensa osalta.
Tietohallinto tukee kehittämistä.
Selvitetään mobiilipalveluiden hyödyntämistä
Kaupungin verkkosivuhankkeen yhteydessä 2015 uusitaan sivujen
nykyistä laajemmin kaupungin palveluissa.
rakenne responsiiviseksi niin, että se palvelee paremmin mobiililaitteita.
Mobiiliruokalista on toteutunut koulu- ja päiväkotiruokailussa.
HRI hankkeen myötä laajeneva avoin tieto luo mahdollisuuksia
tulevaisuudessa kehittää mahdollisesti myös mobiilisovelluksia
kuntapalveluista. Avoimen tiedon edistäminen on osa kaupungin
strategista toimintaa ja sitä toteutetaan yhteistyössä PKS- kuntien
kanssa.
Osallisuuden ja vaikuttamisen edistämisessä
Verkkoviestinnän vuorovaikutteisuutta on kehitetty edelleen
hyödynnetään uutta mediaympäristöä ja
parantamalla Facebook-näkyvyyttä ja aktivoimalla ajankohtaisista
kehitetään vuorovaikutteista
aiheista keskustelua kaupungin Facebook-sivujen yhteydessä.
verkkovaikuttamista tukemaan päätöksentekoa
Kauniainen on antanut toukokuussa 2014 avoimen hallinnon
2
kesän ja syksyn 2015 aikana
selvittämällä toimialojen johdon ja
loppukäyttäjien kanssa kunkin tahon
odotukset. Selvityksen jälkeen valitaan
olennaiset yhteiset tarpeet ja
toteutetaan paras väline ja/tai palvelu.
Sähköisen työtilan käyttöön liittyy
oleellisesti sähköpostin ja sähköisen
kalenterin käyttö. Tietohallinto
kartoittaa Ms Outlook-ohjelmiston
ominaisuuksia erityisesti
läsnäolotietojen ja kokousten hallinnan
osalta ensi tilassa.
Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu
Sähköisten palveluiden
toimialakohtainen priorisointi ja
selvitykset meneillään tietohallinnon
asiantuntijan avustamana.
Tavoite saada uusitut verkkosivut
julkaistua ennen kesälomia 2015.
Somenäkyvyyden ja -seurannan
kehittäminen syksyllä 2015.
KH 27.5.2015, LIITE
ja avointa hallintokulttuuria (esim. kuntalaisten
kyselyiden ja mielipidebarometrien
toteuttaminen, valmisteilla olevien asioiden
kommentointimahdollisuuksien kehittäminen
yms.)
Tehostetaan hallinnon prosesseja entistä
parempien ja paremmin yhteensopivien
järjestelmien avulla toteuttamalla esimerkiksi
seuraavat projektit:
- Sähköisiin kokouksiin siirtyminen
- Palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessien
yhteensovittaminen ja
yksinkertaistaminen (HR-työpöytä)
- Tilavarausjärjestelmän kehittäminen
(laskutuksen integrointi)
- Sähköiseen arkistointiin siirtymisen
valmistelu
Toteutetaan langaton- ja mobiili työympäristö
Taloushallinnon järjestelmiä kehitetään
tukemaan talouden seurantaa ja ennakointia.
Tehostetaan olemassa olevien ohjelmien
hyödyntämistä hallinnon prosesseissa (esim.
asianhallintajärjestelmän tehokkaampi käyttö).
sitoumuksen, jossa kaupunki on sitoutunut edistämään hallinnon
avoimuutta ja vuorovaikutusta myös verkkoviestinnän keinoin.
KH on siirtynyt vuoden 2014 aikana osittain sähköisen kokousmateriaalin käyttöön ja jakeluun. HR-työpöytä ohjelmisto on
tuotantokäytössä kaikilla toimialoilla ja sen kehittäminen jatkuu.
Sähköiseen arkistoinnin edellytyksenä oleva TOS
tiedonohjaussuunnitelman tekemisen kartoittaminen toteutetaan
vuonna 2015. Tilavarausjärjestelmän kehittäminen/
tilavarausjärjestelmän vaihtotarpeen arviointi tehdään yhteistyössä
kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen sekä kaupungin tilahallinnon ja
rahatoimiston kanssa.
Tiedonohjaussuunnitelman (ent.
arkistonmuodostussuunnitelma)
laadinnan laajuutta ja menettelyä
selvitetään vuoden 2015 aikana.
Langaton työympäristö on valmis teknisten välineiden ja infran osalta,
mutta ohjelmistopuolella on vielä kehitettävää. Toimistokäytössä
kannettavien työasemien määrää on kasvatettu korvaamalla vanhat
työasemat kannettavilla työasemilla. Verkkoinfraa on kehitetty
vastaamaan mobiililaitteiden tarpeita mm. siten, että kaupungin
kiinteistöihin on rakennettu Graniopen wifi-verkko. Vuoden 2015 itbudjettiin on varattu määrärahaa sähköisen työpöytäalustan
kehittämiseen, joka mahdollistaisi yhteisiin tietoihin pääsyn myös
työpisteen ulkopuolelta ja asiakirjojen yhtäaikaisen työstämisen.
Taloushallinto on ollut edelläkävijä avoimen tiedon edistämisessä
avaamalla taloustietoja avoimena datana. Taloushallinnon ohjelmistot
on pidetty ajantasaisina.
Dynasty -asianhallintajärjestelmä päivitettiin uuteen versioon vuoden
2014 alussa. Uuden version käyttöönoton yhteydessä järjestettiin laajat
koulutukset eri käyttäjäryhmille järjestelmän tehokkaasta käytöstä.
Sopimusten siirtämistä sähköiseen sopimusjärjestelmään ja
seurantavelvoitetta on kehotettu tehostamaan kaikilla toimialoilla.
Sähköisen työpöytäalustan käyttöönottosuunnitelma kevään 2015 aikana,
it:n asiantuntija selvittää erityyppisiä
ratkaisuja. Tavoite käyttöönotolle
ennen k-talon saneerauksen käynnistymistä.
3
Tilavarausjärjestelmään liittyen
selvitetään 2015 Outlookin käytön
tehostamista ja myös läsnäolotietojen
hyödyntämistä esim. puhelunvälityksessä asiakaspalvelun
parantamiseksi.
Tavoitteena on lisätä laskujen
automatisointia.
Asianhallintajärjestelmän päivittämistä
uusiin versioihin jatketaan
säännöllisesti.
KH 27.5.2015, LIITE
Tuetaan henkilökunnan IT-osaamista tarjoamalla
aktiivisesti monipuolista koulutusta henkilöstölle.
It-koulutusten pääpaino on ollut uusien järjestelmien käyttöönottokoulutuksissa. Henkilöstön it-koulutustarpeiden selvittämistä
yksilötasolla toteutetaan jatkossa systemaattisesti kehityskeskustelujen
yhteydessä.
SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI, Tietohallintostrategia 2013–2016, tilanne toukokuu 2015
Tavoite
Tulokset
Osallistutaan Apotti-tietojärjestelmän hankintaan Apotti-hanke on käynnissä, ja Kauniaisten edustajat ovat mukana
olemalla mukana hankkeen ohjaus- ja
ohjaus- hankehallinnon ja eri kehittämisryhmissä sekä osallistuneet
kehittämistyöryhmissä. Perusterveydenhuollon
mm. Apotin toiminnallisten vaatimusten määrittämiseen.
ja sosiaalitoimen tarpeita tuodaan esiin niin, että
varmistetaan näiden osa-alueiden
toiminnallisuudet tulevassa hankinnassa.
Toimialat vastaavat it-koulutuksen
järjestämisestä.
Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu
Apotin tarjouspyyntö on hyväksytty
kaupunginhallituksessa. Käyttöönoton
valmistelu on aloitettu hankkeen
osaprojektissa. Suunnitellun
käyttöönottojärjestyksen mukaisesti
apotti otetaan Kauniaisissa käyttöön
vuoden 2020 alkupuolella.
Kehitetään omia toimintaprosesseja
yhteneväisiksi osana valtakunnallista ja
pääkaupunkiseudun sosiaali- ja terveystoimen
kokonaisarkkitehtuurityötä.
Jatketaan sähköisen potilastiedon arkiston
(KanTa -(ja KanSa)palveluiden) käyttöönottoa
valtakunnallisessa aikataulussa.
Toteutuu Apotin ja esimerkiksi KanTa-hankkeen yhteydessä.
Apotin käyttöönotto ja siihen liittyvän
muutoksen valmistelu on aloitettu
hankkeen osaprojektissa keväällä 2015.
eArkisto otetaan käyttöön huhtikuussa 2015
eArkiston tavoitteellinen
käyttöönottopäivä on 28.5.2015.
Käyttöönoton aikataulu riippuu
potilastietojärjestelmän
liittymisvalmiudesta. Mikäli
käyttöönotto ei onnistu ennen
3.6.2015, se siirtyy syksyyn.
Kehitetään sähköisiä palveluita osana PKSyhteistyötä (palveluseteli, sähköiset
hakemukset).
Sähköisten palvelujen kartoitusta on tehty v. 2014 aikana, ja tavoitteet
on kirjattu sähköisten palvelujen kehittämisohjelmaan. Ohjelman
mukaisesti sähköisen palvelusetelin käyttöönoton teknisten
edellytysten valtakunnallista kehitystä seurataan ja omaishoidon tuen
sähköisen hakemuksen, terveysaseman sähköisen ajanvarauksen ja
Marevan-tekstiviestien käyttöönotto
selvitetään vuoden 2015 aikana.
4
Sähköinen terveystarkastus- ja valmennusohjelma ja niihin liittyvä
Pks-soster-johtajien kokouksessa on
keskusteltu yhteisen sähköisen
palvelusetelialustan hankinnasta. Asiaa
selvitetään.
Terveysaseman sähköisestä
ajanvarauksesta on saatu tarjous
palveluntuottajalta. Asiaan palataan
KH 27.5.2015, LIITE
Mediatrin ja Effican edelleen kehittäminen ja
laajempi hyödyntäminen.
hoitoonohjausportaali otetaan käyttöön vuoden 2015 alussa.
syksyllä vuonna 2015 kun esimerkiksi
eArkistoon liittyvät muutokset on
toteutettu.
Marevan-tekstiviestipalvelun
hankkimisesta on keskusteltu
HUSLABin kanssa. Asia valmistellaan
syksyllä 2015.
Sähköisen terveystarkastus- ja
valmennusohjelman koulutukset ovat
huhti-toukokuussa 2015. Käyttöönotto
toukokuussa 2015.
Apotti-hankkeen ensisijaisuudesta johtuen nykyisten järjestelmien
kehittäminen on rajattu pääosin välttämättömiin toimenpiteisiin.
Mediatria on vuonna 2015 kehitetty
lähinnä eArkistoon liittymisvalmiuden
toteuttamiseksi. Merkittäviä
kehityshankkeita ei vuodelle 2015 ole
tämän lisäksi suunniteltu.
Sosiaali-Effican osalta tavoitteena on
saada ohjelman raportointi- ja
tilastointitoiminnallisuudet entistä
paremmin käyttöön.
Vanhusten arjen turvallisuuden parantaminen
tietoteknisten välineiden avulla ja kotihoidon
mobiilijärjestelmän käyttöönotto
strategiakaudella.
Kotihoidon mobiilijärjestelmän käyttöönotto selvitetään v.2015 aikana.
Mobiilijärjestelmään voisi sisältyä esimerkiksi toiminnanohjaus,
Mediatri-intergraatio, sähkölukkojärjestelmä ja omaisportaali.
Mobiilijärjestelmän käyttöönotto on
selvitetty, ja potilastietojärjestelmä
Mediatri ei tällä hetkellä tue
mobiilijärjestelmää. Muita,
suppeampia vaihtoehtoja kartoitetaan
ja arvioidaan vuoden 2015 aikana.
Sosiaali- ja terveystoimen henkilöstön ja johdon
osaamisen kehittäminen tietotekniikan ja
tietojärjestelmien osalta.
Henkilöstön kouluttaminen on keskittynyt pääosin käynnissä oleviin
hankkeisiin (Esim. eArkisto)
eArkistoon ja sähköiseen
terveystarkastukseen liittyvät
koulutukset on pidetty/pidetään huhtitoukokuussa 2015.
5
KH 27.5.2015, LIITE
Tietoturvallisuudesta huolehtiminen:
tietoturvaohjelman laadinta sekä
tietoturvavastaavan ja tietosuojavastaavien
nimeäminen.
Tietosuojavastaava on nimetty. Henkilöstölle on pidetty
tietosuojakoulutus syksyllä 2014.
SIVISTYSTOIMI, Tietohallintostrategia 2013–2016, tilanne toukokuu 2015
Tavoite
Tulokset
Jokaiselle oppilaalle tulee taata mahdollisuus
Tietohallintostrategian toimeenpano on hankkeistettu. Koko Hela
hyödyntää monipuolisesti tieto- ja
Grani- hanke aloitettu 1.1.2013, oppimisympäristöjen kehittäjän virka
viestintätekniikkaa oppimisessa. Tätä varten
perustettu koskien v 2014-2016. Hankkeen ohjausryhmä (siv jory) ja
tehdään kouluja osallistava selvitys eri tieto- ja
verkosto nimetty 3/2014. Koko Hela Grani hankkeella on ollut kaksi
viestintäteknillisten ratkaisujen
henkilöstötilaisuutta. Viestintä on toteutettu kahdella sähköisellä
kustannustehokkuudesta ja toimivuudesta
alustalla (Basecamp ja Seepra.)
opetuksessa. Selvitetään myös tietotekninen
saatavuus (oppilaat/laite kouluittain) ja
Hankkeen toimintasuunnitelma ja mittaristo tehty 10/2014. Nettisivut
opettajien TVT-osaamistaso, sekä
avattu 11/2014: www.kokohelagrani.fi.
varhaiskasvatuksen tieto- ja viestintätekniikan
Alkaen Kaunis Grani lehden numerosta 3/2015, jokaiseen numeroon
tarpeet. Selvitysten perusteella suunnitellaan ja
kirjoitetaan artikkeli Koko Hela Grani –hankkeen toiminnasta
toteutetaan tarvittavat toimenpiteet.
Opettajien digiosaamisen kartoitus tehty 11/2014, analyysi 2015.
Laitekartoitus sekä kartoitus laitteiden käytöstä tehty 11/2014.
Kauniainen on ollut aktiivinen, jopa edelläkävijä, kansallisessa ja
kansainvälisessä verkostoinnissa. Keskeisiä toimintoja
Kehittämiskouluverkoston toimintaan osallistuminen, sekä
apulaisoikeusasiamiehen vierailu oppilaitoksissa keväällä 2015.
6
Tietoturvapolitiikka ja tietosuojaohje
on hyväksytty lautakunnassa 21.4.
Tietoturvan omavalvontasuunnitelma
on laadittu keväällä 2015. Ohjeiden
jalkauttaminen kevään 2015 aikana.
Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu
Koko Hela Grani-verkosto kokoontuu
kaksi kertaa vuodessa ja ohjausryhmä
kerran viikossa. Toimeksiannot
pilotteihin ja yksikköjen muuhun
hanketoimintaan jatkuvat
verkkoalustoilla.
Opettajien digiosaamisen analyysi
tehdään 2015. Kartoitus eri
järjestelmien kustannuksesta työn alla,
ja jatkuu 2015. Aineistoa analysoidaan
ja jaetaan henkilöstön kesken käyttäen
Tableau datan analyysi- ja
visualisointipalvelua.
Tarpeellisia linjauksia tehdään v 2016.
KH 27.5.2015, LIITE
IT-pedagogisen tuen ja täydennyskoulutuksen
saatavuus taataan tarpeiden mukaan
sivistystoimen kaikissa yksiköissä. Kokemuksia ja
oivalluksia jaetaan aktiivisesti yksikköjen ja
naapurikuntien kesken.
Opettajien digiosaamisen kartoituksen tulokset analysoidaan.
Benchmarking-toiminnassa toimenpiteinä ovat olleet työpajat, ITvastuuhenkilöiden kokoontumiset ja ryhmähaastattelut, sekä suomenja ruotsinkielisten oppilaitosten välinen yhteistyö. Ensimmäinen
yhteistyöprojekti oli helmikuussa toteutettu 6.lk:n oppilasvaihto.
Koko Hela Grani-hankkeen pilotit valittu 11/2014:
1) henkilökunnan yhteinen työalusta Seepra on otettu sivistystoimen
johtoryhmän käyttöön. Koulutusta järjestetty.
2) Kansallisen Pilviväylän kehittämisaikataulua ja etenemistä seurataan
lähinnä mahdollisen, kansallisen käyttäjätunnistusjärjestelmän
käyttöönoton osalta.
3) Unelmakoulualustan pitkäaikaisilta käyttäjiltä on kerätty palaute, ja
sen pohjalta palvelua on täydennetty ja kehitetty eteenpäin. Palveluun
mahdollisesti integroitavan arviointityökalun kehittämiseen on koottu
työryhmä.
4) Varhaiskasvatuksen tablettien testauksessa on luotu
käyttöönottosuunnitelma, joka keskittyy arvioinnin tukena tehtävään
dokumentointiin. Viestintään on kehitetty yksikköjen älypuhelimia
hyödyntävä järjestelmä.
5) Pohjoismainen hanke Biophilia järjesti työpajan 26.3.
7
Koulutuksia ja IT-pedagogista tukea
(esim. workshop, benchmarking, itpedagogisia tukihenkilöitä) järjestetään
kartoituksen tulosten perusteella 20152016.
Yksikköjen välistä yhteistyötä tehdään
näkyväksi ja tuetaan uusin TVTratkaisuin. Kevään 2015 aikana
jatketaan oppilaitoisten, sekä
kirjastopalveluiden yhteistoimintana
mm. lisätyn todellisuuden
työvälineiden pilotointia. Ensimmäinen
tapahtuma Grani päivä 21.5.
1) Seepra alustaa käytetään
esiops2016-prosessin työvälineenä,
jonka lisäksi pilotointiin osallistuu
ruotsinkielisen koulutoimen IT-ryhmä.
3) Arviointityökalun
kehittämistyöryhmän toiminta
käynnistetään toukokuussa 2015.
4) Dokumentointikäytänteitä
kehitetään ja jaetaan workshopeissa
keväästä 2015 alkaen, sekä
benchmarkataan mm. VKK-metro –
verkoston toiminnassa.
5) Biophilia-toiminta laajentuu myös
suomenkielisiin oppilaitoksiin syksyllä
2016.
Workshoppeja järjestetään:
- kokemukset kohdista 1-5
- muusta kehittämistyöstä
(varhaiskasvatuksen "Läsnä" ja
peruopetuksen "Wilma"
järjestelmät, robotiikka, 3D,
ohjelmointi jne)
KH 27.5.2015, LIITE
Kiinteistöjen langattomia verkkoja kehitetään
vastaamaan lisääntyvästä käytöstä johtuvia
tarpeita ja valmistaudutaan sähköisen
ylioppilaskokeen käyttöönottoon 2016.
Tavoitellaan henkilökohtainen työväline
perusopetuksessa ja taataan lukio-opiskelijoille
henkilökohtainen työväline viimeistään 2016.
Lukulaitteiden ja e-kirjojen pedagogista käyttöä
tulee tutkia ja kehittää.
Laitekartoituksen tuloksia analysoidaan ja käydään keskustelua
henkilöstön, esimiesten ja tietohallinnon kanssa.
Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut osallistuvat
muiden kuntien yhteisiin
tietohallintoratkaisuihin. Sosiaalisen median ja
nettisivujen käyttöä kehitetään viestinnässä.
Mobiilipalveluita kehitetään ja pilvipalveluita
otetaan käyttöön. Seurataan säännöllisesti
kuntalaisten tarpeita laitteiden, ohjelmien ja
opastuksen suhteen asiakaskyselyissä ja
kehitetään sähköisiä palveluita, mm
liikuntatoimen ilmoittautumisjärjestelmä.
Kirjaston e-kirjavalikoimaa laajennetaan.
Verkkomuseon kehittämistä jatketaan.
Paikallishistoriallisen arkiston sähköistämisen kehittäminen aloitettu
12/2013.
Lukioiden tvt-strategiat annettiin tiedoksi lautakunnille 8/2014. Digabitestaus tehty lukioissa (sähköiset ylioppilastutkinnot) keväällä 2014.
Tarvittavia investointeja on hyväksytty opetuslautakunnassa.
Hankintakäytäntö sovittu 9/2014.
Sähköisiä tauluja hankittu kirjastoon 12/2014. Kirjaston järjestämät
tablettien käyttöopastukset ovat olleet suosittuja. Kirjastolle on
hankittu lisää tabletteja Koko Hela Grani -hankkeeseen liittyen.
Kokemuksia jaetaan:
www.kokohelagrani.fi -sivuilla
2015-16.
Johtopäätöksiä tehdään 2015-2016
mm. langattoman verkon
kapasiteetistä, ylläpidosta, laite- ja
järjestelmävalinnoista.
Yksiköissä langattomien verkkojen
kuuluvuutta nostetaan mm. USBlaajakaista-adapterien avulla.
Sähköiseen ylioppilaskirjoitukseen
siirrytään lukioissa vaiheittain 20162019. Muuten työ etenee lukioiden ITstrategioiden mukaisesti.
Oppilaitosten kanssa tehdään
yhteistyötä teknologiaratkaisujen (gpspaikannus ja lisätyn todellisuuden
työkalut) testaamiseksi.
Lisätyn todellisuuden ulottuvuuksia
hyödynnetään jatkossa lisääntyvässä
määrin. Työkaluja hyödynnetään
Granipäivässä 21.5. sekä oppilaitosten
kanssa tehtävässä yhteistyössä syksyllä
2015.
Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden
oma tarkempi IT-strategia laaditaan
2015-, koskien esim. asiakkaiden
palautetta ja
ilmoittautumisjärjestelmää.
8
KH 27.5.2015, LIITE
YHDYSKUNTATOIMI, Tietohallintostrategia 2013–2016, tilanne toukokuu 2015
Tavoite
Tulokset
Paikkatietojärjestelmää laajennetaan ja
Kauniaisten kaupungin paikkatietojärjestelmä Trimble Locus (ent. Tekla
kehitettään ilmenevien tarpeiden mukaan.
GIS, ent. Xcity) otettiin tuotantokäyttöön vuoden 2007 alussa.
Hankitaan BlomSTREET -katunäkymäohjelma ja
Järjestelmän hankinnan ensisijaisena tarkoituksena oli saada
siihen vaadittavat katunäkymäkuvaukset.
yhdyskuntatoimen tuottamat ja ylläpitämät kartat ja kuntarekisterit
Ohjelma integroidaan Tekla GIS:iin ja
yhteiseen tietokantaan, jolloin tietoja voidaan hyödyntää
WebMap:iin.
mahdollisimman monipuolisesti ja lisäksi päästään eroon saman tiedon
päivittämisestä useaan eri paikkaan.
Aluksi hankittiin yhdyskuntatoimen käyttöön järjestelmän
työasemaversio (Xcity) karttojen ja rekisterien tuottamiseen ja
ylläpitoon sekä selainpohjainen versio (Xcity WebMap) katselu- ja
tulostuskäyttöön.
INSPIRE-direktiivin mukaisesti toteutetaan
rajapintapalveluna paikkatietojen katselu- ja
latauspalvelut.
Vuoden 2010 alussa otettiin osana kaupungin kotisivuja käyttöön
internet-karttapalvelu (IKP, http://kartat.kauniainen.fi). Karttapalvelu
sisälsi alkuvaiheessa kaupungin opaskartan ja ilmakuvan. Keväällä 2012
IKP:n tietosisältöä laajennettiin lisäämällä siihen kiinteistökartta eli
virastokartta ja ajantasa-asemakaavakartta kaavamääräyksineen.
Syksyllä 2013 mukaan saatiin myös ilmakuvat vuosilta 2001, 2005 ja
2007 sekä rakentajille tarpeelliset kiintopistetiedot ja syksyllä 2014
viimeisimpänä laajennuksena asemakaavojen muutosalueet ja tiedot
asemakaavamuutosten vaiheista. . Keväällä 2015 saatiin IKP:stä
käyttöön myös mobiililaitteissa toimiva versio.
Syksyllä 2014 Trimble Locus -paikkatietojärjestelmää laajennettiin
hankkimalla siihen BlomSTREET-katunäkymäkuvat. Samassa yhteydessä
liikennemerkit inventoitiin ja liitettiin Locukseen.
Paikkatietoaineistojen käytön tehostamiseen, viranomaisten yhteistyön
lisäämiseen ja monipuolisten kansalaispalvelujen syntymiseen tähtäävä
EU:n INSPIRE-direktiivi (Infrastructure for Spatial Information in the
European Community 2007/2/EY) velvoittaa kuntia tuottamaan
INSPIRE:n piiriin kuuluvien paikkatietoaineistojen metatiedot (kuvailut
ja määrittelyt), katselu- ja latauspalvelut sekä aineistojen käytön
9
Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu
Vuoden 2015 aikana Internet
karttapalveluun lisätään kaupungin
maanomistus ja vuonna 2016 ns.
kiinteistön perustietoikkuna.
Vuoden 2015 aikana kaupunki
osallistuu rakennusvalvonnan
sähköisen palvelun pilotointiin
Lupapiste.fi -palvelun kautta.
Myöhemmin mukaan tulee myös
yleisten alueiden lupien (sijoitus- ja
kaivuluvat) pilotointi.
Vuoden 2015 aikana toteutetaan WFSlatauspalvelut (Web Feature Service:
verkorikartat).
KH 27.5.2015, LIITE
seurantatiedot. Direktiivin myötä monet paikkatietoaineistot tulevat
vuoteen 2019 mennessä saataville yhtenäisessä muodossa kaikissa EU:n
jäsenvaltioissa. Palveluiden toteuttamisessa hyödynnetään Kuntaliiton
ja paikkatietojärjestelmätoimittajien yhdessä toteuttamaa
standardirajapintojen määrittelyn sisältävää KuntaGML-hanketta sekä
sen jatkoprojektina toteutettua Kuntien Rakennetun Ympäristön
Sähköiset Palvelut (KRYSP) -hanketta. KRYSP-hanke tekee mahdolliseksi
ottaa käyttöön selainpohjaisia sähköisiä asiointipalveluita.
Jatketaan kaupungin kiinteistöjen maanalaisten
johtojen kartoitusta ja paikkatietojärjestelmään
tallentamista tavoitteena 100 %:n kattavuus.
Kauniaisissa on jo toteutettu paikkatietoaineistojen metatiedot
(www.paikkatietohakemisto.fi) ja rajapintapalveluista WMSkatselupalvelut (Web Map Service: rasterikartat).
Jatkuva toiminta tavoitteen mukaisesti tietojen täydentyessä.
Varaudutaan valtakunnallisen pysyvän
rakennustunnuksen käyttöön ottoon ja
toteutetaan käyttöön oton vaatimat
toimenpiteet.
Varaudutaan valtakunnallisen
kiinteistötunnusjärjestelmän uudistamisen
vaatimiin toimenpiteisiin.
Uusi kiinteistötietojärjestelmä (uusi tavoite)
Kiinteistöjen huolto- ja ylläpitotoiminnan
tehostaminen sekä em. toimintoihin liittyvän
tiedonsiirron parantaminen osapuolten välillä.
Pysyvä rakennustunnus otetaan
käyttöön Locuksen seuraavan
versiopäivityksen yhteydessä
24.4.2015.
Uusi kiinteistötunnusjärjestelmä
käyttöön Locuksen seuraavan
versiopäivityksen yhteydessä 24.4.2015
Haahtela RES (Real Estate System) on Internet –pohjainen
huoltokirjajärjestelmä, joka toimii kiinteistön ylläpitoa tukevana
tietovarastona sekä eri osapuolten välisenä tiedonjakelukanavana. RES
on kiinteistöjen huoltotoimen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla
voidaan toteuttaa suunnitelmallinen kiinteistöjen ylläpito.
Järjestelmässä kootaan kiinteistön ylläpidon lähtötiedot asiakirjoineen,
asetetaan tavoitteet ohjeineen, kirjataan tapahtumat ja kuitataan
tehtävät sekä seurataan toteutumista.
Kauniaisten kaupungilla Haahtela RES sisältää kiinteistön perustiedot,
vikailmoitukset ja huolto-ohjelma -osiot. RES:iin on saatavana myös
mm. kulutustieto-, budjetointi- ja vuokralaishallinnan moduulit, joita
ohjelmamme ei sisällä. Kulutustietojen seuranta hoidetaan Enerkey10
Tuotantokäytössä.
KH 27.5.2015, LIITE
ohjelman avulla.
Kiinteistön perustieto -moduuli sisältää osapuoli- ja toimijatiedot eli
henkilöt ja yritykset, jotka kiinteistön ylläpitoon liittyviä asioita hoitavat.
Perustietoihin on tallennettu myös kiinteistön piirustuksia, asiakirjoja
sekä mm. viranomaisraportteja.
Vikailmoitukset -moduulin avulla hallitaan huolto- ja ylläpitotoimintaan
liittyviä vikailmoituksia. Kiinteistön toimijat ja käyttäjät voivat kirjata
erilaisia vikailmoituksia järjestelmään ja osoittaa ne järjestelmän kautta
esim. kiinteistönhoitajalle hoidettavaksi. Vikailmoituksista tulee
sähköpostilla ilmoitus vastaanottajan sähköpostiin, että uusi
vikailmoitus on kirjattu järjestelmään. Vikailmoituksien tilaa (ei korjattu,
vastaanotettu, välitetty, korjattu) voi seurata järjestelmän kautta.
Vikailmoitukset tallentuvat järjestelmään. Kiinteistöjen käyttäjät
pääsevät ilmoittamaan viat kaupungin Intranet-sivujen kautta.
Huolto-ohjelma -moduuli sisältää kiinteistöjen päivittäiset, viikoittaiset,
kuukausittaiset sekä vuositason huolto- ja ylläpitotehtävät. Jokaiseen
kiinteistöön on oma kiinteistökohtainen huolto-ohjelma.
Kiinteistönhoitaja tekee ohjelman mukaiset tehtävät ja kirjaa
järjestelmään tehtävät tehdyiksi. Huolto-ohjelman mukaiset työt
tallentuvat myös järjestelmään. Kiinteistön huolto-ohjelmaa päivitetään
tarpeen mukaan mm. saneerausten jälkeistä tilaa vastaavaksi.
11