1. Kruunusillat, viestintäpalvelut 2. Hankintayksikkö

 TARJOUSPYYNTÖ 1(20) 17.4.2015 Hankintailmoitus 3.3.2015, osallistumishakemuksenne 1. Kruunusillat, viestintäpalvelut Helsingin kaupungin rakennusvirasto (HKR) pyytää tarjoustanne Kruunusiltojen viestintäpalveluista. Tavoitteena on solmia sopimus yhden viestintäkonsultin kanssa, joka hoitaa Kruu‐
nusiltojen tarvitsemat viestintäpalvelut koko hankkeen ajan. Sopimusaika on 2 vuotta, jota voidaan jatkaa yhdentoista (11) vuoden optiolla han‐
kintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Päätös option käytöstä on tehtävä vii‐
meistään kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Kruunusillat on tällä hetkellä suunnitteluvaiheessa eikä rakentamispäätöstä siitä ole vielä tehty. Tarkoituksena on tehdä sopimus viestintäpalveluista, joiden tuottaminen kestäisi myös rakentamisen ajan aina käyttöönottoon saakka. Jos hanke viivästyy tai keskeytyy, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus. 2. Hankintayksikkö, Diaarinumero ja asian valmistelija Helsingin kaupungin rakennusvirasto/katu‐ ja puisto‐osasto. Diaarinumero: Asian valmistelija: HEL 2015‐002495 projektinjohtaja Ville Alajoki TARJOUSPYYNTÖ 2(20) 17.4.2015 3. Hankinnan sisältö Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin rakennusviraston (HKR) Kruunusilto‐
jen viestinnässä tarvitsemat viestintätoimistopalvelut. Toimeksiantoihin sisältyy hankkeen viestintään liittyviä suunnittelu‐, valmistelu‐ ja toteuttamistehtäviä. Esi‐
merkkejä tehtävistä on kuvattu liitteenä olevassa tehtävänkuvauksessa (liite 7). HKR vastaa viestinnän strategisista linjauksista ja johtamisesta. Hankintayksikkö valitsee yhden kumppanin, jonka kanssa sopimus tehdään. Kruunusillat ‐hanke on monivuotinen. Viestinnän tarve ja määrä vaihtelevat hank‐
keen eri aikoina. Viestintäkonsultin tulee huomioida tämä viestinnän resursoinnissa. Viestintätarpeet voidaan jakaa kolmeen ajallisesti erilaiseen kokonaisuuteen. 1. Viestintä ennen rakentamispäätöstä 2. Viestintä päätöksen jälkeen, suunnitteluvaiheessa 3. Viestintä rakennusvaiheessa Ensimmäisen ja toisen vaiheen viestinnässä korostuvat tiedottaminen ja hankkeen si‐
säinen viestintä. Tässä vaiheessa viestintä keskittyy muun muassa materiaalien tuot‐
tamiseen ja verkkoviestintään sekä sisäisen viestinnän toteuttamiseen. Viestintä on luonteeltaan avointa, neutraalia ja pääviesteihin keskittyvää. Tässä vaiheessa tehdään myös kriisiviestintäsuunnitelma sekä esimerkiksi mahdolliset viestintävalmennukset. Kolmannessa vaiheessa viestintä keskittyy rakentamisenaikaiseen viestintään. Tällöin korostuvat eritoten kansalaisviestintä (vuoropuhelu, työmaan aikaiset haitat, liiken‐
nejärjestelyt jne.), mediaviestintä (aikataulu, ajankohtaiset asiat ym.) sekä tiivis sidos‐
ryhmäyhteistyö. Kolmas vaihe on huomattavasti kahta ensimmäistä vaihetta aktiivisempi. Tällöin käytetään kaikkia kanavia ja keinoja rinnakkain ja määrällisesti enemmän. Tämä vaa‐
tii viestintäkonsultilta selkeästi enemmän työpanosta. Kruunusillat ‐hankkeen työkielenä on suomi. Hankkeen toteuttajiin kuuluvilta avainhenkilöiltä odotetaan erinomaista suomen kielen taitoa. Myös materiaalit tulee tuottaa erinomaisella suomen kielellä. TARJOUSPYYNTÖ 3(20) 17.4.2015 4. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouspyyntövaiheessa ai‐
noastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Kysymyk‐
sessä on EU‐kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 3.3.2015 sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi. Tähän tarjouspyyntöön voivat antaa tarjouksensa ne yritykset, jotka ovat edellä mainitun ilmoituksen perusteella jättäneet osallistumisha‐
kemuksensa 2.4.2015 klo 13:00 mennessä ja jotka on hyväksytty tarjoajiksi. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tämän tarjouspyynnön asiakirjat voi tulostaa Helsingin kaupungin rakennusviraston sivustoilta: www.hel2.fi/hkr/tarjouspyynnot/ ”Rakennusviraston avoimet tarjous‐
pyynnöt” ”Kruunusillat, viestintäpalvelut”. Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi‐ ja yhteystiedot verovirastolle sekä jatkossa neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjo‐
ajan nimi, Y‐tunnus, tililaji ja euromäärä. 5. Hankinnasta tehtävä sopimus Tarjouskilpailun perusteella on tarkoitus solmia sopimus yhden viestintätoimiston kanssa. Valitun toimiston ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus vasta, kun mo‐
lemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskausi on 2015–2017. Kahden ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen on mahdollisuus yksitoistavuotiseen optiokauteen (kokonaissopimusaika 2+11). Sopimus tehdään noudattaen konsulttitoiminnan yleisiä ehtoja (KSE 1995) rakennus‐
viraston niihin 29.4.1999 tekemin muutoksin. Sopimusehdot on esitetty tarjouskirjeen liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa (Liite 1). TARJOUSPYYNTÖ 4(20) 17.4.2015 6. Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet Tarjouskirje Tarjouksen tulee perustua tähän tarjouspyyntökirjeeseen sekä tarjouspyyntö‐
asiakirjoihin, joista tarjouspyyntökirjeen liitteenä ovat seuraavat asiakirjat:  puitesopimuksen luonnos pvm:ltä 17.4.2015, (tarjouspyynnön liite 1)  tarjouslomake (sisältöosa a), (tarjouspyynnön liite 2)  avainhenkilöt (tarjouspyynnön liite 3)  Referenssilomake (tarjouspyynnön liite 4)  tarjouslomake (hintaosa b), (tarjouspyynnön liite 5)  palkkiolaskelma (hintaosa), (tarjouspyynnön liite 6)  Viestintäpalvelujen tehtävänkuvaus (tarjouspyynnön liite 7)  Kruunusiltojen viestintäsuunnitelmaluonnos (tarjouspyynnön liite 8)  Kruunusiltojen hankekuvaus (tarjouspyynnön liite 9)  Rakennusviraston 29.4.1999 tehdyt muutokset KSE 1995 ehtoihin (tarjous‐
pyynnön liite 10) Muut tarjouksen tekemisessä tarpeelliset asiakirjat, joita ei tarjouspyynnön yhteydes‐
sä lähetetä:  Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 1995 TARJOUSPYYNTÖ 5(20) 17.4.2015 7. Lisäkirjeet ja kysymykset tarjousaikana Tarjoaja voi esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä. Lisäksi tarjoaja voi esittää tehtä‐
väksi tai tilaaja voi lähettää tarjouspyyntöasiakirjoja koskevia muutoksia tai lisäselvi‐
tyksiä. Tarjoajan on tehtävä kysymykset ja lisäselvityspyynnöt kirjallisesti ja ne on lähetettä‐
vä sähköpostitse projektinjohtaja Ville Alajoelle [email protected] sekä viestintäpääl‐
likkö Johanna Majamäelle [email protected] 12.5.2015 mennessä. Sähköpostin aihekenttään tulee kirjoittaa Kruunusillat, viestintäpalvelut. Kysymyksiin on liitettä‐
vä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset tulee esittää suomen kielellä. Tilaajan toimesta tehtävät muutokset ja lisäselvitykset toimitetaan tarjoajille tarjous‐
pyynnön lisäkirjeellä sähköpostilla viimeistään 15.5.2015. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan kootusti HKR:n sivuilla osoitteessa: http://www.hel.fi/hel2/hkr/tarjouspyynnot/ viimeistään 15.5.2015. Tarjouspyynnön saatuaan tarjoajan tulee välittömästi toimittaa tilaajalle edellä esitet‐
tyihin sähköpostiosoitteisiin tarjoajan yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Kaikki yhteydenpito tilaajalta tarjoajalle päin tapahtuu yhteyshen‐
kilön kautta. Suullisesti annetut selvitykset ja ilmoitukset eivät sido tilaajaa eivätkä tarjoajaa. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa lähetettyjen lisäkirjeiden vastaanottamisesta ja niiden huomioonottamisesta tarjouksessaan. TARJOUSPYYNTÖ 6(20) 17.4.2015 8. Tarjouksen tekeminen Tarjous on annettava seuraavasti eriteltynä: Tarjouskirje ja sen liitteenä: a. Tarjouksen sisältöosa b. Tarjouksen hintaosa Tarjouksen sisältöosan tiedot tulee olla kahtena paperikopioina sekä Pdf‐muodossa USB‐muistitikulle tallennettuna. Jos sähköisen aineiston ja paperiversion välillä on eroavaisuuksia, noudatetaan paperiaineistoa. Tarjouksen hintaosan asiakirjojen on oltava tarjouksen muiden asiakirjojen mukana suljettuna omaan erilliseen kuoreensa, jonka päällä on merkintä ʺKruunusillat, vies‐
tintäpalvelut, tarjouksen hintaosaʺ. Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouskirje ja sen liitteet tulee allekirjoittaa. Tarjouskirjeessä tulee esittää seuraava: Tarjous on voimassa ja antajaansa sitova vähintään kuusi kuukautta viimeisestä mahdollisesta sisäänjättöpäivästä lukien. 9. Tarjouksen sisältöosa (a) Tarjouksen sisältöosan laatimisessa tulee käyttää tarjouspyynnön liitteenä olevia lo‐
makkeita niiltä osin kuin lomake on annettu. Tarjouksen tulee sisältää laatuosan tar‐
jouslomake liite 2 allekirjoitettuna ja alla olevien kohtien mukaiset asiakirjat ja suun‐
nitelmat. Avainhenkilöt (liite 4). Tarjoajan on nimettävä Kruunusillat, viestintäpalveluihin käytössä olevat avainhen‐
kilöt tehtävittäin eriteltyinä sekä heidät varahenkilönsä:  Projektipäällikkö  Tiedottaja TARJOUSPYYNTÖ 7(20) 17.4.2015 Nimettyjen henkilöiden tulee kuulua hankinnan toteuttajiin. Nimetyillä henkilöillä tulee olla erinomainen suomen kielen taito, joka ilmoitetaan liitteenä olevalla refe‐
renssilomakkeella. Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjouskirjeeseen tulee sisältyä tai liittää seuraavat tarjousten vertailua varten tarvit‐
tavat tiedot: Avainhenkilöiden referenssit (liite 4) Avainhenkilöistä (myös varahenkilöt) ilmoitetaan tehtävä, kokemusvuodet sekä refe‐
renssit vastaavassa (projektipäällikön/tiedottajan) roolissa tehdyistä töistä viimeisten kymmenen (10) vuoden ajalta. Alihankkijoiden henkilöstö pisteytetään samoilla kriteereillä tavoin kuin päätarjoajan henkilöstö. Tehtävissä töiden pohjana ovat viestintäsuunnitelmaluonnos ja hankesuunnitelma (liitteet 8 ja 9: Hankekuvaus ja Viestintäsuunnitelma). Tehtävä nro. 1: Kruunusillat‐hankkeen sisäisen viestinnän case Kruunusillat ‐hankkeelle on tehty alustava viestintäsuunnitelma. Sisäinen viestintä on olennainen osa hanketta ja sen onnistumista sekä sujuvuutta. Tahoja on useita ja kaikilla on roolinsa viestinnässä. Case: Suunnitelmaratkaisuun on tullut merkittävä muutos. Miten varmistetaan, että tieto kulkee sisäisesti oikeille tahoille? Miten dokumentoidusti varmistetaan, että tie‐
to on lähtenyt ja saavuttanut eri tahot? Mitä tiedotetaan ja miten? Tehtävässä tulee kuvata toimintamalli, miten tässä tilanteessa toimitaan, mitä keinoja ja kanavia käyte‐
tään, ja miten hankkeessa vastaavanlaisissa tilanteissa vastaisuudessa toimitaan. Työssä tulee itse muodostaa skenaario tilanteesta ja perustella valittu linja. Arvioin‐
nissa tullaan huomioimaan hankkeen haastavuus ja sekä miten valittu skenaario ku‐
vastaa organisaation monitahoisuutta. Tehtävässä tulee antaa myös kehitysideat si‐
säiseen viestintään. Suunnitelman laajuus on enintään 5 sivua (A4, yksipuoleinen). Laajuuden ylittyessä tilaaja ottaa arvioinnissa huomioon vain 5 ensimmäistä sivua. Tehtävän tulee sisältää ainakin:  Valittu skenaario, perustelut  Toimintamallin kuvaus TARJOUSPYYNTÖ 8(20) 17.4.2015  Ratkaisuehdotus  Kohderyhmät  Valitut keinot ja kanavat  Muut kehitysideat sisäiseen viestintään Tehtävä nro. 2: Kruunusiltojen työmaalla tapahtuneesta erityistilanteesta johdettu Action Plan Case: Kruunusiltojen työmaalla Korkeasaaressa on kaadettu vanhoja, arvokkaita pui‐
ta. Työ aiheuttaa kaupunkilaisten keskuudessa mielipidemyrskyn muun muassa so‐
siaalisessa mediassa ja kaupunkia vaaditaan raivokkaasti vastuuseen. Tehtävänä on suunnitella ”Action Plan” ulkoiseen viestintään. Jos toimintasuunnitelma riippuu tar‐
joajalle tuntemattomasta reunaehdosta, tarjoajan tulee valita skenaario ja laatia suun‐
nitelma sen mukaisesti (Action Planissa ei pidä jättää avoimeksi kohtia perustellen ettei tiedetä tai tunneta kaikkia vaikuttavia seikkoja, vaan tällöin tulee tehdä perustel‐
tu oletus ja kuvata se). Työssä tulee itse muodostaa skenaario tilanteesta ja perustella valittu linja. Työssä on myös määriteltävä, miten varaudutaan vastaisuudessa vastaavanalaisiin tilanteisiin. Suunnitelman laajuus on enintään 4 sivua (A4, yksipuoleinen). Laajuuden ylittyessä tilaaja ottaa arvioinnissa huomioon vain 4 ensimmäistä sivua. ”Action plan”‐tehtävän tulee sisältää ainakin: • Valittu skenaario, perustelut • Etenemispolku, miten toimitaan • Roolit ja vastuut sekä osapuolet • Kohderyhmät • Keinot ja kanavat • Miten varustaudutaan vastaavanlaisten tilanteiden varalle jatkossa, kehitysehdo‐
tukset Tehtävä nro. 3: Kruunusillat ‐hankkeen uutiskirje Case: Kruunusillat‐hanke viivästyy vuodella. Tehtävänä on luoda tilannekuva ja sen perusteella suunnitella uutiskirje, jossa kerrotaan hankkeen viivästymisestä ja sen vaikutuksista. Miten ja miksi on päädytty ja jouduttu tähän tilanteeseen. Työssä tulee kiinnittää huomiota myös visuaalisuuteen luonnoksella. Uutiskirjeen laajuus on taitettuna enintään 5 sivua (A4, yksipuoleinen). Laajuuden ylittyessä tilaaja ottaa arvioinnissa huomioon vain 5 ensimmäistä sivua. TARJOUSPYYNTÖ 9(20) 17.4.2015 Uutiskirje ‐tehtävän tulee sisältää:  Kohderyhmät: uutiskirjeen kohderyhmät tulee valita ja viesti on kohdennettava valituille kohderyhmille  Artikkelien näkökulmat: kiinnostavuus, sisällön ja näkökulman valinnat, haasta‐
teltavat  Sisältö: tekstin uutismaisuus, selkeys ja ymmärrettävyys  Visuaalisuus: ilme, kuvitus, kartat 10. Tarjouksen hintaosa (b) Tarjouksen tulee sisältää tarjouksen tarjouslomake (hintaosa), (tarjouspyynnön liite 5) sekä palkkiolaskelma (hintaosa), (tarjouspyynnön liite 6) Tarjouksen hintaosan tarjouslomakkeella (liite 2) tulee ilmoittaa: 1. Henkilötyön hinta (alv. 0 %) Tehtävässä käytettävän henkilöstön henkilöstöryhmittäiset tuntiveloitushinnat. Tar‐
joushinta muodostuu siten, että tuntiveloitushinnat kerrotaan annetuilla tuntimääril‐
lä ja nämä summat lasketaan yhteen (liitteen 6 mukaisesti). Tarjouslomakkeissa olevat tilaajan ilmoittamat tuntien määrät ovat ohjeellisia tilaajan arvioita, eivätkä ne sido tilaajaa. Tarjouslomakkeella ilmoitettuja määriä käytetään tarjouksen vertailuhinnan muodostamiseen. Mahdollisten alikonsulttien palkkioiden tulee sisältyä konsultin tarjoukseen ja niiden laskutus tapahtuu konsultin kautta. 11. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee laatia suomen kielellä ja kirjallisena. Tarjouksessa tulee olla tarjoajan al‐
lekirjoitus. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksen on oltava perillä kokonaisuudessaan Helsingin kaupungin rakennusvi‐
rastossa 25.5.2015 klo 13.30 menneessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpai‐
lun ulkopuolelle. Tarjouksentekijän tulee ottaa huomioon, että postin jakelu postilokerosta rakennusvirastoon voi kestää enemmän kuin yhden vuorokauden. TARJOUSPYYNTÖ 10(20) 17.4.2015 Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty tunnus ʺKRUUNUSILLAT, VIESTINTÄPALVELUT, TARJOUSʺ osoitteeseen: Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Tarjoukset PL 15002 00009 HELSINGIN KAUPUNKI Käyntiosoite: Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Kasarmikatu 21, 1 krs, Sisääntuloaula, Vahtimestaripiste 00130 HELSINKI Tarjous voidaan lähettää joko postitse tai jättää vahtimestaripisteeseen määräaikaan mennessä. Telefaksilla tai sähköpostilla jätettyä tarjousta ei hyväksytä kaksiosaisen tarjouksen takia. 12. Tarjousten käsittely Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tilaaja on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouk‐
sessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun mui‐
den tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Tarjoajan esittämiä muita ehtoja ei hyväksytä, vaan tarjous hylätään. Osatarjousta tai vaihtoeh‐
toisia tarjouksia ei hyväksytä. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastai‐
sena. Tilaaja ilmoittaa hylkäämisestä ensi tilassa tarjouksen tekijälle. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustel‐
lusta syystä. Tarjouksen peruutus voidaan hyväksyä, kun peruutusta koskeva kirje tai sähköposti on saapunut tilaajalle ennen avaustilaisuutta. Mikäli peruutus toimitetaan sähköpos‐
tina, skannatun allekirjoitetun peruutuskirjeen tulee olla sähköpostin liitetiedostona. TARJOUSPYYNTÖ 11(20) 17.4.2015 Myöhästyneet tarjoukset hylätään ja ne säilytetään avaamattomina ja palautetaan, kun valitusaika on kulunut umpeen. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin jälkeen tarjousten käsittelyssä pisteytetään ensin tarjouksen sisältöosa. Sisältöosan pisteytyksen jälkeen avataan hin‐
tatarjoukset ja todetaan tarjouskilpailun lopputulos. 13. Tarjouksen valinta‐ ja vertailuperusteet (osat a ja b) Voittava tarjous määritetään tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perus‐
teella. Laadun painoarvo on 60 % ja hinnan 40 %. Tarjouksen laatuvertailu Tarjousten laatuvertailussa käytetään alla esitettyjä arviointikohtia. Tarjoukset pistey‐
tetään seuraavan mukaisesti. Laadullisten tekijöiden maksimipisteet voivat olla 60p. Tekijä Pisteet LAATU Viestinnän projektipäällikkö
20 Tiedottaja 10 Työ 1: Case sisäinen viestintä
10 Työ 2: Action plan 10 Työ 3: Uutiskirje 10 YHTEENSÄ 60
TARJOUSPYYNTÖ 12(20) 17.4.2015 Projektipäällikkö, kokemusvuodet ja kokemus vastaavista toimeksiannoista, 20 p Kokemusvuodet projektipäällikön tehtävästä hankeviestinnän alalla. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ
Täyttää kriteerit  Erinomaisesti 10 yli 10 vuoden kokemus projektipäällikkönä infrahankkeen rakentamisen aikaisesta vies‐
tinnästä.  Hyvin 7 vähintään 6 vuoden kokemus projektipäällik‐
könä infrahankkeen rakentamisen aikaisesta viestinnästä.  Tyydyttävästi 5 vähintään 4 vuoden kokemus projektipäällik‐
könä hankeviestinnän alalta.  Välttävästi 2 vähintään 2 vuoden kokemus projektipäällik‐
könä hankeviestinnän alalta  Huonosti 0 alle kahden vuoden kokemus projektipäälli‐
kön tehtävistä hankeviestinnän alalta. Referenssit viestintätehtävistä. Pisteytys tapahtuu ottaen huomioon referenssikohtei‐
den tuoreus, laajuus ja sisältö seuraavan taulukon mukaisesti. Referenssihankkeeksi lasketaan hanke, jossa henkilö on toiminut rakentamisen aikai‐
sen viestinnän projektipäällikkönä vähintään kahden vuoden ajan. Hankkeen ei tar‐
vitse olla päättynyt. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ
Täyttää kriteerit  Erinomaisesti 10 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään kahdessa rakennuskustannuksil‐
taan yli 100 milj. €:n infrahankkeessa (tie‐, rata‐ tai vesiväylä) rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä.  Hyvin 7 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. €:n infrahankkeessa (tie‐, rata‐ tai vesiväylä) rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä.  Tyydyttävästi 5 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana 
Välttävästi 2 TARJOUSPYYNTÖ 13(20) 17.4.2015 vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. €:n rakentamishankkeessa raken‐
tamisen aikaisen viestinnän projektipäällik‐
könä. On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 5 milj. €:n rakentamishankkeessa rakenta‐
misen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä. Ei ole kokemusta.  Huonosti 0 Tiedottaja, kokemusvuodet ja kokemus vastaavista toimeksiannoista, 10 p. Koke‐
musvuodet tiedottajan tehtävästä hankeviestinnän alalla. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet TIEDOTTAJA Täyttää kriteerit  Erinomaisesti 5 yli 6 vuoden kokemus tiedottajana infrahank‐
keen rakentamisen aikaisesta viestinnästä.  Hyvin 4 vähintään 3 vuoden kokemus tiedottajana infrahankkeen rakentamisen aikaisesta vies‐
tinnästä.  Tyydyttävästi 2 vähintään 3 vuoden kokemus tiedottajana hankeviestinnän alalta.  Välttävästi 1 vähintään 2 vuoden kokemus tiedottajana hankeviestinnän alalta.  Huonosti 0 alle kahden vuoden kokemus tiedottajan teh‐
tävistä hankeviestinnän alalta. Referenssit viestintätehtävistä. Pisteytys tapahtuu ottaen huomioon referenssikohtei‐
den tuoreus, laajuus ja sisältö seuraavan taulukon mukaisesti. Referenssihankkeeksi lasketaan hanke, jossa henkilö on toiminut rakentamisen aikana tiedottajana vähin‐
tään kahden vuoden ajan. Hankkeen ei tarvitse olla päättynyt. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet
TIEDOTTAJA Täyttää kriteerit  Erinomaisesti 5 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähin‐
tään kahdessa rakennuskustannuksiltaan yli 100 milj. €:n infrahankkeessa (tie‐, rata‐ tai vesiväylä) tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana.  Hyvin 3 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähin‐
tään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. 
Tyydyttävästi 2 
Välttävästi 1 TARJOUSPYYNTÖ 14(20) 17.4.2015 €:n infrahankkeessa (tie‐, rata‐ tai vesiväylä) tiedot‐
tajana hankkeen rakentamisen aikana. On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähin‐
tään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. €:n rakentamishankkeessa tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana. On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähin‐
tään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 5 milj. €:n rakentamishankkeessa tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana. Ei ole kokemusta.  Huonosti 0 Tehtävä nro. 1: Sisäinen viestintä, Kruunusillat ‐hankkeen sisäisen viestinnän case, 10 p Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Jokaisesta osa‐alueesta voi saada 0, 1 tai 2 pistettä. Arviointitekijä Sisäisen viestinnän case
Osa‐alue: Skenaario
 Erinomaisesti Pisteet 2 
1 Hyvin Osa‐alue: Toimintamalli ja ratkaisuehdotus  Erinomaisesti 2 
1 Hyvin Osa‐alue: Kohderyhmät
 Erinomaisesti 2 Kriteerit ja perusteet
Skenaario vastaa erinomaisesti hankkeen mo‐
nitahoisuutta. Se on todenmukainen ja siinä on huomioitu hyvin hankkeen haasteellisuus. Skenaario on esitetty hyvin, mutta siinä ei ole täysin ymmärretty hankkeen monitahoisuutta tai haasteellisuutta. Toimintamalli ja ratkaisuehdotus pohjautuvat skenaarioon ja ovat johdonmukaisia. Ne ovat oivaltavia ja huomioivat hankkeen tilanteen ja tahot erityisen hyvin. Osa‐alue on kuvattu yksityiskohtaisesti ja laajasti. Toimintamalli ja ratkaisuehdotus on hyvä, mutta se ei huomioi hankkeen tilannetta eikä tahoja erityisen hyvin tai ei ole erityisen idearikas. Kohderyhmät on eritelty hyvin ja niiden tar‐
peet on huomioitu erityisen hyvin ja koko‐
naisvaltaisesti. On ymmärretty erinomaisesti hankkeen eri osapuolet ja niiden roolit. 
Hyvin 1 Osa‐alue: Keino‐ ja kanavavalikoima  Erinomaisesti 2 
1 Hyvin Osa‐alue: Kehitysehdotukset  Erinomaisesti 2 
1 Hyvin TARJOUSPYYNTÖ 15(20) 17.4.2015 Kohderyhmät on huomioitu hyvin. Niiden tarpeiden huomioiminen on kuitenkin jäänyt hieman vaillinaiseksi tai hankkeen eri osapuo‐
lia ja niiden rooleja ei ole tunnistettu riittäväs‐
ti. Keino‐ ja kanavavalikoima on erittäin kattava ja tehtävään hyvin valikoitu sekä hankkeen luonteen huomioiva. Keinot ja kanavat on eri‐
telty ja niiden rooli ja merkitys on kuvattu erityisen hyvin. Keino‐ ja kanavavalikoima ei ole riittävän laaja tai se jää puutteelliseksi hankkeen erityspiir‐
teiden kannalta. Kehitysehdotukset ovat toteuttamiskelpoisia ja erityisen idearikkaita. Niissä huomioidaan erityisesti hankkeen sekä organisaation roolit. Kehitysehdotukset ovat toteuttamiskelpoisia, mutta eivät tuo riittävästi lisäarvoa hankkeel‐
le. Tehtävä nro 2: Kruunusiltojen työmaalla tapahtuneesta erityistilanteesta johdettu Ac‐
tion Plan, 10 p Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Tehtävä pisteytetään seuraa‐
vien kriteerien mukaisesti. Jokaisesta osa‐alueesta voi saada 0, 1 tai 2 pistettä. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet Action Plan Osa‐alue: Etenemispolku  Erinomaisesti 2 Etenemispolku on esitetty loogisesti ja ideoivasti. Se nojaa hyvin skenaariossa esitet‐
tyihin valintoihin. Siinä on huomioitu erityi‐
sen hyvin tapauksen vaikutukset. Roolit, vastuut ja osapuolet on kuvattu selkeästi ja kattavasti.  Hyvin 1 Etenemispolku on kuvattu tavanomaisesti. Se nojaa pääosin skenaarion valintoihin. Roo‐
TARJOUSPYYNTÖ 16(20) 17.4.2015 lit, vastuut ja osapuolet on kuvattu. Osa‐alue: Kohderyhmät  Erinomaisesti 2 
1 Hyvin Osa‐alue: Keinot ja kanavat  Erinomaisesti 2 
1 Hyvin Osa‐alue: Kehitysehdotukset  Erinomaisesti 2 
1 Hyvin Kohderyhmät on kuvattu selkeästi ja katta‐
vasti, ja niiden tarpeet on huomioitu erityi‐
sen hyvin ja kokonaisvaltaisesti Kohderyhmät on tunnistettu vaillinaisesti tai niiden tarpeita ei ole huomioitu riittävästi. Keino‐ ja kanavavalikoima on erittäin katta‐
va ja tehtävään hyvin valikoitu sekä hank‐
keen luonteen huomioiva. Keinot ja kanavat on eritelty ja niiden rooli ja merkitys on ku‐
vattu erityisen hyvin. Keino‐ ja kanavavalikoima on laaja, mutta jää puutteelliseksi hankkeen erityspiirteiden osalta. Uudenlaisia ehdotuksia on tuotu ideoivasti esille. Varautuminen vastaaviin tilanteisiin jatkossa on suunniteltu erittäin hyvin. Kehitysehdotuksia on esitetty hyvin ja varau‐
tuminen vastaaviin tilanteisiin jatkossa on kuvattu jokseenkin hyvin. TARJOUSPYYNTÖ 17(20) 17.4.2015 Kruunusillat ‐hankkeen uutiskirje 10 p Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Osa‐alueista voi saada 0, 1 tai 2 pistettä, paitsi visuaalisuudesta voi saada 0, 2 tai 4 pistettä. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet
Uutiskirje Osa‐alue: Kohderyhmät  Erinomaisesti 2 Kohderyhmät ja niiden tietotarpeet on huomi‐
oitu erityisen hyvin ja kokonaisvaltaisesti.  Hyvin 1 Kohderyhmät on huomioitu, mutta niiden tietotarpeet on huomioitu vain kohtalaisesti. Osa‐alue: Artikkelien näkökulmat  Erinomaisesti 2 Näkökulmat ovat esiintuovia, kiinnostavia ja ajankohtaisia. Artikkeleissa on kiinnitetty hyvin huomiota vaikutuksiin ja perusteluihin. Haastateltavat on taitavasti valittu ja artikkeli‐
en aiheet ovat perusteltuja.  Hyvin 1 Näkökulmat ovat tavanomaisia. Artikkelien aiheet ovat perusaiheita. Perustelut ja vaiku‐
tukset on tuotu esille. Haastateltavat on valit‐
tu hyvin. Osa‐alue: Artikkelien sisältö  Erinomaisesti 2 Sisältö on selkeä ja uutismainen. Oikea viesti välittyy lukijalle. Kieli on ymmärrettävää, ri‐
kasta ja ammattimaista.  Hyvin 1 Sisältö on selkeä ja uutismainen, mutta siitä ei välity oikea viesti. Kieli on ymmärrettävää ja ammattimaista. Osa‐alue: Visuaalisuus  Erinomaisesti 4 Uutiskirje on toteutettu visuaalisesti erinomai‐
sesti. Kokonaisuus on tasapainoinen, laadukas ja miellyttävä. Kuvitus ja grafiikka ovat huolellisesti mietitty‐
jä ja informatiivisia.  Hyvin 2 Uutiskirje on toteutettu visuaalisesti hyvin. Kokonaisuus on tasapainoinen. Kuvitus ja grafiikka ovat informatiivisia. TARJOUSPYYNTÖ 18(20) 17.4.2015 Laatupisteet = projektipäällikön pisteet + tiedottajan pisteet + viestintäsuunnitelman pisteet + Ac‐
tion Planin pisteet + uutiskirjeen pisteet. Tarjouksen hintavertailu Tarjoushinnan suurin mahdollinen pistemäärä on 40 p. Tarjousten vertailussa käytetään vertailuhintaa (liitteet 5 ja 6) ilman arvonlisäveroa. Tarjoushinta lasketaan: (Halvin tarjous/annettu tarjous) kertaa 40 vertailupistettä. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistalou‐
dellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja laadun perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupistemäärä = laatupisteet + hintapisteet Vertailupisteiden enimmäismäärä on 100. Korkeimman vertailupistemäärän saanut tarjous on edullisin. Korkeimman yhteispistemäärän saanut tarjous valitaan. 14. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta‐asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta‐asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalai‐
suuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytettävästä hintatiedosta tai muusta tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oi‐
keus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tu‐
lemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. TARJOUSPYYNTÖ 19(20) 17.4.2015 15. Sopimuskatselmus Ennen sopimuksen allekirjoitusta pidetään hyväksytyn tarjoajan kanssa sopimuskat‐
selmus, jossa käydään läpi tarjoukseen liittyvä sisällöllinen aineisto sekä muut sopi‐
muksen edellyttämät asiat. 16. Hankintapäätös Tilaaja lähettää tekemänsä hankintapäätöksen tarjoajille sähköpostitse. Hankintapää‐
tökseen sisältyvät tiedot kilpailusta ja tarjousten arvioinnista, päätöksen perustelut sekä valitusosoitus ja oikaisuohje muutoksenhakua varten. 17. Sopimuksen syntyminen Tilaajan tekemä hankintapäätös ei merkitse vielä sopimussuhteen syntymistä. Tilaa‐
jaa sitova sopimus syntyy vasta varsinaisen sopimusasiakirjan allekirjoittamisella.