Kuntien jatkuvuuden hallinta (KUJA) -projekti

Kuntien ilmastokampanjan tapaaminen 23.4.2015
KUJA-projekti
Jussi Rahikainen
23.4.2015, Kuntatalo, B1.4
Kuntien varautumisen ja
kriisijohtamisen haasteet
Kuntayhtymät… ulkoistaminen… alihankintaketjut…
sopimushankinnat… kolmas sektori
Kunnat ovat jatkossa entistä enemmän mukana laajoissa ja alueeltaan
erilaisissa ylikunnallisissa palvelutuotanto- ja yhteistyöverkoissa.
Viranomaisten varautuminen
Valtio
Kunnat
Omatoiminen varautuminen
Ihmiset
Yritykset
Liikelaitokset
Yhteisöt
Varautumisen verkosto
2
Jussi Rahikainen pelastustoimen kehittämispäällikkö
Projektin toteutus
Kuntaliitto ja Huoltovarmuuskeskus päättivät tiivistää
entisestään yhteistyötään, jotta myös paikalliset toimijat
pystyvät vastaamaan tarpeeseen turvata keskeiset
palvelunsa kansalaisille entistä paremmin.
Kuntaliitto on aloittanut 22.9.2014
Huoltovarmuuskeskuksen tuella kaksivuotisen projektin
kuntien jatkuvuudenhallinnan sekä varautumisen
kehittämiseksi.
Kuntaliitto ja Huoltovarmuuskeskus kokosivat laajan
ohjausryhmän projektin tueksi.
Projektille on nimetty päätoiminen projektipäällikkö,
Jaakko Pekki, Kuntaliittoon.
3
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Projektin tavoite
Projektin tavoitteena on tukea sekä kehittää kuntien
toimijoiden kykyä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman
hyvä hoitaminen ja palveluiden toimintavarmuus kaikissa
tilanteissa.
Projekti tukee laajasti uhkien ja häiriöiden hallinnan
kehittämistä ja kansalaisten hyvinvoinnin turvaamista
kaikissa tilanteissa sekä kytkee osaltaan kriittiset toimijat
yhteistoimintaan paikallishallintotasolla.
4
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Projektin aikana
Luodaan kunnille ja näihin liittyville kriittisille palvelu- sekä
toimintoketjuille asiakaslähtöinen jatkuvuudenhallinnan
kokonaiskonsepti sisältäen kunnille maksuttomat yhtenäiset
toimintamallit ja työkalut, joita nämä voivat soveltaa tarpeidensa
mukaisesti omassa toiminnassaan.
Jalkautetaan jatkuvuudenhallinnan yhtenäiset perusteet ja
parhaat käytännöt kuntakentän toimijoiden käyttöön eri puolilla
Suomea järjestettävissä alueellisissa tilaisuuksissa syksystä 2015
alkaen.
5
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Projektin keskeinen kohderyhmä
Manner-Suomen 304 kuntaa sekä näihin liittyvät
toiminnot, joista kunnalla on järjestämisvastuu tai sopimus
palvelun / toiminnon / tehtävän toteuttamisesta.
Asukasluvun keskiarvo
Manner-Suomen
kunnissa on 17 838
asukasta. Näkökulma
erityisesti 10 000 –
50000 asukkaan
kunnat.
Kuntien lukumäärä asukasluvun (31.12.2013)
mukaan
11; 4 % 9; 3 %
82; 27 %
202; 66 %
Näitä pienimmissä tai
suuremmissa kunnissa
voidaan tuotosten
laajuutta soveltaa joko
ylös tai alaspäin.
6
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Alle 10 000
10 000 - 50 000
50 001 - 100 000
yli 100 000
Hyödyt kunnille
1. Kehitetään kykyä rakentaa organisaatioon tarkoituksenmukainen ja
kustannustehokas jatkuvuudenhallintaprosessi.
2. Kehitetään kykyä tunnistaa avaintoiminnot ja valmiutta priorisoida
organisaation tehtävät kriittisyyden perusteella.
3. Parannetaan osaamista uhkien ja riskienhallintaan.
4. Kehitetään valmiutta turvata kriittisten palvelu- ja toimintoketjujen
toimintavarmuus ja parannetaan organisaation mainetta luotettavana
toimijana.
5. Kehitetään valmiutta reagoida tarkoituksenmukaisesti toimenpiteitä
vaativissa häiriötilanteissa.
6. Luodaan valmius jatkuvuudenhallinnassa alueellisten verkostojen
osaamisen ja resurssien hyödyntämiselle.
7
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Jatkuvuudenhallinnan ja varautumisen
”sekamelskasta”
järjestelmälliseen kokonaisuuden kehittämiseen
Jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti
Ulkoiset asiantuntijapalvelut
Koordinointi ja sisäiset asiantuntijapalvelut
MODUULI 1
MODUULI 2
MODUULI 3
MODUULI 4
Jatkuvuudenhallinnan johtaminen
Toimintavarmuuden
kehittäminen
Häiriö- ja
kriisisuunnittelu
Häiriönhallinta ja
kriisijohtaminen
Nykytilan arviointi ja
vertailu verrokkeihin
Toimintavarmuuden
periaatteet / prosessi
Suunnitelmat ja
toimintamallit
Tilannekuva ja
tilannetietoisuus
Johdon tahtotilan
määrittäminen
Sisällyttäminen
TTS-prosessiin
Johtamisen
edellytykset
Reagointi ja
hälyttäminen
Kehittämisen polun
rakentaminen
Avaintoimintojen
tunnistus,priorisointi
Viranomais- ja
sidosryhmäyhteistyö
Kriisijohtamisen
käynnistäminen
Perusteet, ohjeistus,
vastuut
Uhkien ja riskien
hallinta
Vapaaehtoisjärjestöjen käyttö
Operatiivinen toiminta
häiriötilanteessa
Organisointi,
resursointi, osaaminen
Sopimuskumppanien
huomioiminen
Perehdyttäminen ja
täytäntöönpano
Tiedottaminen ja
kriisiviestintä
Seuranta ja
ohjaus
Sopimuskumppanien
arviointi
Koulutus ja
harjoittelu
Toipuminen ja
arviointi
Johdon rooli korostuu
Yhteistyö korostuu
Täydennyskoulutuspalvelut
Tukeminen ja verkostot
Kokonaisuuden arviointi ja
kehittäminen
”If you cannot measure it, you cannot improve it.”
-Lord KelvinNykyisessä toimintaympäristössä on kyettävä hahmottamaan
nopeasti, onko tarvetta ja kannattavaa panostaa
kehittämistoimenpiteisiin.
JATKE-pikatestillä voidaan luoda 15 minuutissa karkealla
tasolla yhteinen näkemys jatkuvuudenhallintakokonaisuuden
nykytilasta sekä mahdollisista kehittämistarpeista.
Voidaan käsitellä yhtenä kokouksen asiana osana johtoryhmän
kokousta!
Asian läpikäynti vie maksimissaan 45 min johtoryhmän
kokouksessa.
•
•
•
15 min jatkuvuudenhallinnan perusteet
15 min pikatestin tekeminen
15 min jatkosta sopiminen
10
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
ARVIO NYKYTILASTA
Kunnossa
Nro.
ARVIOINTIKYSYMYS
1.
Jatkuvuudenhallinnan toimintamallimme on kuvattu sekä jatkuvuussuunnittelu
on ohjeistettu ja vastuutettu.
Osittain
kunnossa /
Selvitettävä
Ei
kunnossa
x
Ohjeet ja vastuut jakautuvat organisaatiokohtaisesti ja yksikkökohtaisesti.
Toimintamalli, ohjeet ja vastuut ovat ajantasaisia.
2.
Avaintoimintomme on tunnistettu ja priorisoitu tärkeyden perusteella.
3.
Avaintoimintojemme merkittävimmät ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristön
uhat on tunnistettu ja arvioitu.
4.
Merkittävimpien uhkien hallintatoimenpiteet on laadittu, aikataulutettu ja
vastuutettu.
5.
Käytettävissä on selkeä toimintamalli vakavien häiriötilanteiden johtamiseksi
ja hallitsemiseksi.
Toimintamalli on viestitty ja koulutettu vähintään organisaation johdolle sekä
yksikköjen johdolle.
6.
Riskienhallinnan strategiset tavoitteet on määritelty ja riskienhallinnan
menettelytavat on laadittu.
Riskienhallinnassa on läpi organisaation yhteinen menettelytapa, joka on
ohjeistettu.
7.
Merkittävimmät yksikkötasoiset riskit raportoidaan organisaatiotasolle, jossa
ne otetaan tarvittaessa huomioon muodostettaessa organisaation
kokonaisriskikarttaa.
8.
Käytettävissä on organisaation kokonaisriskikartta tai vastaava.
Kokonaisriskikartta ottaa huomioon myös toiminnalliset riskit ja niiden
merkittävyyden.
9.
Olemme tunnistaneet dokumentoidusti toiminnan kannalta keskeiset
sidosryhmämme ja riippuvuutemme.
Varautumisvastuut, yhteistoimintajärjestelyt sekä varajärjestelyt
häiriötilanteissa on sovittu ja kuvattu.
10.
Jatkuvuudenhallinnan / varautumisen malliamme on arvioitu viimeisen kahden
vuoden aikana.
11
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Tiedämme mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan keskeiset kehittämiskohteet.
x
x
x
JATKE – Pikatestin tulosten tulkinta
Laskekaa kustakin kysymyksestä saadut pisteet yhteen.
Mitä suurempi pistemäärä, sitä suurempi riski on että jatkuvuudenhallintanne ei ole kunnossa.
Riskipisteiden avulla voitte arvioida tarvetta analysoida ja kehittää jatkuvuudenhallintaa tarkemmin.
Kunnossa vastauksesta 0 pistettä
Selvitettävä vastauksesta 2 pistettä
Ei kunnossa vastauksesta 4 pistettä
Organisaatiomme kokonaispistemäärä:
alle 8 pistettä
8 - 14 pistettä
15 - 25 pistettä
26 - 40 pistettä
pieni riski
riski jonkin verran
lisääntynyt
riski kohtalainen
riski suuri
Jatkuvuudenhallintaan
on tietoisesti panostettu
ja voitte jatkaa käytössä
olevien toimintamallien
mukaisesti.
Jatkuvuudenhallinnassa
on yksittäisiä puutteita,
jotka kannattaa korjata.
Jatkuvuudenhallinnassa
on selkeitä puutteita,
suositeltavaa analysoida
jatkuvuudenhallintaa
tarkemmilla
kypsyysanalyysimalleilla
sekä kehittää
hallintamenetelmiä.
Jatkuvuudenhallinnassa
on selkeitä ja vakavia
puutteita jotka saattavat
johtaa häiriötilanteessa
vakaviin seurauksiin,
erittäin suositeltavaa
alkaa välittömästi
rakentamaan
jatkuvuudenhallinnan
kehittämispolkua sekä
hallintamenetelmiä
tarkemmilla
kypsyysanalyysi- ja
suunnittelumalleilla
12
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kokonaisuuden arviointi ja
kehittäminen
Jos JATKE-pikatestissä päädytään kahteen viimeiseen
koriin (= jatkuvuudenhallinnassa selkeitä puutteita),
tulee kehittämistarve analysoida tarkemmin.
-> KUJA-arviointimalli
13
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
KUJA-arviointimalli
Kokonaiskonseptin osakokonaisuuksien arvioimiseksi on kehitetty
KUJA-arviointimalli.
Osakokonaisuudet arvioidaan osakokonaisuuksittain
arviointikorteilla, asteikko 1 – 5:
1
2
3
4
5
=
=
=
=
=
Heikko
Puutteellinen
Perustaso
Sitoutunut
Edelläkävijä
Arviointikorttiin laaditaan itsearviointina nykytilan arviointi,
tämän jälkeen määritetään samaan korttiin johdon tahtotila.
Lisäksi on mahdollisuus laatia samaan korttiin ulkopuolinen arvio.
-> näin saadaan muodostettua kehitettävät osakokonaisuudet.
14
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
22 arviointikorttia,
osa kokonaisuuksista
niputettu samaan
korttiin
KUJA-arviointimalli
perustuu KeskiUudenmaan
pelastuslaitoksen
TUTOR-arviointimalliin ja
sen kehitystyöhön.
15
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kokonaisuuden arvioinnin ja kehittämisen
eteneminen
Raportointi
Seuranta ja
arviointi
Raportointi tarvittaessa osana
toimintakertomusta (merkittävimmät riskit ja
toimenpiteet sekä johtopäätökset ja
kehitysarviot)
Johtoryhmä, asiantuntijat, vastuuhenkilöt
Toimenpiteiden
toteuttaminen
Ohjaus
Kehittämistoimenpiteet
HUOVIkypsyysanalyysi
KUJAarviointimalli
JATKEpikatesti
Toteutetaan hyväksytyt
toimenpiteet
Noin vuosi
Vastuuhenkilöt
Tehdään tarvittavat linjaukset,
hyväksytään toimenpiteet
Max. 45 min
Johtoryhmä
Suunnitellaan miten puutteet korjataan ja
nimetään vastuutahot
Max. joitain päiviä
Asiantuntijat, vastuuhenkilöt
Luodaan tarkka arvio häiriönsietokyvystä ja
riippuvuuksista
Max. joitain päiviä
Asiantuntijat, vastuuhenkilöt
Analysoidaan osakokonaisuudet joita tulee
kehittää, luodaan kehittämisenpolku
Max. 3 - 4 tuntia
Johtoryhmä / asiantuntijat
Luodaan nopeasti karkealla tasolla näkemys
kehittämistarpeesta.
Max. 45 min
Johtoryhmä
16
Toteutumisen
seuranta
Max. 45 min
Johtoryhmä
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan
keskeiset kehittämiskohteet:
1. Riskienhallinnan, varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan sovittaminen
osaksi kuntien perustoimintoja.
2. Ylikunnallisten palveluiden ja palveluntuottajaverkoston parempi
hallinta sekä varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan huomioiminen jo
tarjouspyyntövaiheessa ja sopimuksissa.
3. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittäminen projekteista
prosessiksi.
4. Yhtenäisen viitekehyksen ja siihen liittyvän toimintamallin perusteiden
luominen.
5. Keskitetyn konserniohjauksen kehittäminen.
Lähde:
Kopra, P. 2015. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittämistarpeita
kunnissa. Opinnäytetyö, Laurea ammattikorkeakoulu, Tradenomi (ylempi AMK),
turvallisuusjohtaminen.
http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/87680/Kopra_Pauliina.pdf?seq
uence=1
17
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Alueellisten työkokousten sisältö,
luonnos
1. työkokous
2. työkokous
18
[pvm]
3. työkokous
Etunimi Sukunimi titteli | Tapahtuma
Alueellisten työkokousten sisältö, luonnos
1. työkokous: Jatkuvuudenhallinnan johtaminen
Mitä jatkuvuudenhallinnan kokonaisuus kunnassa tarkoittaa ja mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan
perusteet?
Millaista maksutonta tukimateriaalia ja työkaluja jatkuvuudenhallintaan on saatavilla?
Miten organisaation jatkuvuudenhallintaa voidaan arvioida ja miten kokonaisuuteen voidaan asettaa
tavoitetila?
Jatkotehtävä: Kirjautukaa HUOVI-portaaliin ja arvioikaa KUJA-arviointimallilla jatkuvuudenhallinnan
nykytila sekä asettakaa johdon tahtotila. Suunnitelkaa miten suurimmat puutteet korjataan ja millä
aikataululla sekä kuka toimii toimenpiteiden vastuuhenkilöinä.
2. työkokous: Toimintavarmuuden kehittäminen
Miten organisaation avaintoiminnot voidaan tunnistaa?
Mitä kunnan riskienhallinnassa on hyvä ottaa huomioon?
Miten sopimuskumppanit tulisi huomioida kunnan palveluiden toimintavarmuuden kehittämisessä?
Jatkotehtävä: Tunnistakaa kunnan avaintoiminnot ja luokitelkaa toiminnot tärkeyden perusteella eri
kategorioihin. Tunnistakaa avaintoimintoihin liittyvät merkittävimmät ulkoiset palveluntuottajat ja
pohtikaa miten jatkuvuuden turvaamisesta näiden kanssa voisi jatkossa sopia.
3. työkokous: Häiriö- ja kriisisuunnittelu sekä häiriönhallinta ja kriisijohtaminen
Miten eri häiriö- ja kriisisuunnitelmat linkittyvät toisiinsa?
Miten toimintamalleja häiriö- ja kriisitilanteissa voidaan suunnitella alueellisena yhteistyönä?
Mitä häiriönhallinnassa ja kriisijohtamisessa on hyvä ottaa huomioon?
Jatkotehtävä: Tutustukaa VARMA-työkaluun ja kirjatkaa siihen omat toimintamallinne sekä tietonne.
Tunnistakaa keskeiset sidosryhmät liittyen häiriönhallintaan sekä kriisijohtamiseen ja pohtikaa onko
näiden kanssa tarvetta tiivistää yhteistyötä häiriö- ja kriisisuunnittelussa.
19
[pvm]
Etunimi Sukunimi titteli | Tapahtuma
Alueellisten työkokousten aikataulutus, luonnos
Maakunta
Kuntia
kpl
Kokouspaikkakunta
1. kokous
Kello
2. kokous
Kello
3. kokous
Kello
01
Uusimaa
26
HYVINKÄÄ
22.09.15
12-15
28.01.16
12-15
14.04.16
12-15
02
Varsinais-Suomi
27
TURKU
11.09.15
12-15
21.01.16
12-15
07.04.16
12-15
04
Satakunta
19
PORI
09.10.15
09-12
11.02.16
09-12
28.04.16
09-12
05
Kanta-Häme
11
HÄMEENLINNA
03.09.15
12-15
14.01.16
12-15
31.03.16
12-15
06
Pirkanmaa
22
TAMPERE
02.09.15
12-15
12.01.16
12-15
29.03.16
12-15
07
Päijät-Häme
11
LAHTI
08.09.15
12-15
19.01.16
12-15
05.04.16
12-15
08
Kymenlaakso
7
KOUVOLA
15.09.15
12-15
26.01.16
12-15
12.04.16
12-15
09
Etelä-Karjala
9
LAPPEENRANTA
06.10.15
09-12
09.02.16
09-12
26.04.16
09-12
10
Etelä-Savo
14
MIKKELI
30.09.15
12-15
04.02.16
12-15
21.04.16
12-15
11
Pohjois-Savo
19
KUOPIO
29.10.15
09-12
18.02.16
09-12
04.05.16
09-12
12
Pohjois-Karjala
13
JOENSUU
28.09.15
12-15
02.02.16
12-15
19.04.16
12-15
13
Keski-Suomi
23
JYVÄSKYLÄ
24.11.15
09-12
08.03.16
09-12
10.05.16
09-12
14
Etelä-Pohjanmaa
18
SEINÄJOKI
05.11.15
12-15
10.03.16
12-15
12.05.16
12-15
15
Pohjanmaa
15
VAASA
10.11.15
09-12
15.03.16
09-12
17.05.16
09-12
16
Keski-Pohjanmaa
8
KOKKOLA
12.11.15
09-12
17.03.16
09-12
19.05.16
09-12
17
Pohjois-Pohjanmaa
29
OULU
26.11.15
12-15
16.02.16
12-15
02.05.16
12-15
18
Kainuu
9
KAJAANI
17.11.15
12-15
01.03.16
12-15
24.05.16
12-15
19
Lappi
21
ROVANIEMI
19.11.15
12-15
03.03.16
12-15
26.05.16
12-15
21
Ahvenanmaa
--
--
--
--
Kokouspaikkoina esim. valtuustosalit
20
24.4.2015
--
KUJA – projektiin mukaan?
www.kunnat.net/kuja
Projektipäällikkö Jaakko Pekki
[email protected]
p. 050 462 5357
09 / 2015 alkaen alueelliset seminaarikokonaisuudet
(20 paikkakuntaa X 3 työkokousta / paikkakunta).
21
Jaakko Pekki, Projektipäällikkö