docTietojärjestelmiin liittyvä loppuraportti
download 
Report Transcription
Tietojärjestelmiin liittyvä loppuraportti
Loppuraportti 1 (23) 30.1.2015 Lappeenrannan kaupunkikonsernin rakennuttamiseen ja kiinteistöhuoltoon liittyvien tehtävien organisaatiomuutosten tietotekniikkanäkökulmasta huolehtiminen LOPPURAPORTTI Työryhmän jäsenet Kaupunginjohtajan päätöspöytäkirjassa työryhmään nimetyt henkilöt: Suihko Toni, puheenjohtaja. Lappeenrannan kaupunkikonserni ja Eksote Mikkonen Juuso, sihteeri, tietohallinto Villanen Janne, tekninen toimi Kuukka Petri, Asuntopalvelu Oy /Lappeen Rakennuttaja Oy Levänen Petri, Saimaan Tukipalvelut Oy Työryhmän puheenjohtajan pyynnöstä työryhmän työskentelyyn pyydettiin mukaan: Paappanen Jani, Yritystila Hämäläinen Timo, Yritystila Koponen Ilpo, Tilakeskus Leskinen Helena, Tilakeskus Kylliäinen Seppo, Tilakeskus Vallius Aila, Tilakeskus Pokkinen Antti, Tilakeskus Oksman Pekka, Tilakeskus 2 (23) JOHDANTO Lappeenrannan kaupunkikonsernin (”Lappeenranta”) Strategia- ja rahoitusjohtaja Olli Naukkarisen esityksestä kaupunginjohtaja Kimmo Jarva nimesi työryhmän selvittämään käynnissä olevan rakennuttamisen ja kunnossapidon keskittämisen kokonaisuutta tietotekniikan näkökulmasta 21.11.2014 tekemällään päätöksellään (kts. liite 1). Päätöksen mukainen tavoite tämän ryhmän työskentelylle ja lopputulokselle: ”… Toistaiseksi keskusteluissa ei ole huomioitu muutoksesta aiheutuvia tietoteknisiä vaikutuksia. Huomioitavia asioita ovat muun muassa materiaalihallinnon (tilaus- ja toimitusjärjestelmät, toiminnanohjaus, kiinteistöjen hallinnointiohjelmistot, vikatilanteiden korjauksen hallinnointi (tilaus ja seuranta) sekä taloushallinto ja raportointi. Asia erityisen tärkeä, koska hankintatoimen ja varastohallinnassa tapahtuvien muutoksien (varastohallinta siirtyy Eksotelle) takia materiaalihallinnon tietojärjestelmät ovat muutenkin muutoksen alla. Lisäksi tulee varmistaa, ettei konserniin synny useita päällekkäisiä järjestelmiä ja että viimeistään tässä vaiheessa yhdenmukaistetaan järjestelmiä mahdollisten päällekkäisyyksien osalta. … Työryhmän tulee tehdä esitys organisaatiomuutoksen aiheuttamista järjestelmävalinnoista ja esittää alustava suunnitelma järjestelmien käyttöönotosta. Työryhmän loppuraportin tulee olla valmiina 31.1.2015.” TYÖRYHMÄN KESKEISIMMÄT ESITYKSET Talous-, palkka- ja henkilöstöhallinto Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:n sekä Lappeen Rakennuttaja Oy:n talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmänä toiminut Maestron tuote korvataan Saimaan Talous ja Tieto Oy:n tarjoamilla ratkaisuilla. Ensivaiheessa siirretään Lappeen Rakennuttajan kirjanpito Intime järjestelmään, jotta rakennuttamishankkeiden aikainen kulujen seuranta mahdollistuu Intime – järjestelmän kautta sekä nykyisten raportointisovellusten avulla. Siirron tulee olla toteutettuna 1.1.2016. Vastuu asian edistämisestä on Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:llä yhteistyössä Saimaan Talous ja Tieto Oy:n kanssa. Konsernin tietohallinto tukee muutoksen läpiviennissä tarvittaessa. Vikailmoitukset Vikailmoituksiin / huoltotilauksiin käytetään tällä hetkellä eri sovelluksia. Asuntopalvelun osalta toimintaa jatketaan entisillä ratkaisuilla toistaiseksi. Yritystilan, Eksoten ja Talikeskuksen osalta vikailmoitukset keskitetään Huki (huoltokirja) –sovellukseen ja sen yhteyteen rakennettuun www-lomakkeeseen, jotta Saimaan Tukipalvelut Oy:n osalta päästään yhteen järjestelmään huoltotilausten osalta. Huki:n soveltuvuus ja sopimustekniset asiat varmistetaan konsernin tietohallinnon ja toimintayksiköiden yhteistyötä. 3 (23) Kiinteistöautomaatio ja -valvonta Konsernissa on käytössä Siemensin Desigo tuoteperheen kiinteistöautomaatiojärjestelmä sekä Tilakeskuksella, Lappeenrannan Yritystila Oy:llä sekä Eksotella. Kaikilla kolmella on omat sopimukset, joiden yhdistämisen osalta tulee käydä sopimusneuvottelut Siemensin kanssa. Vastuu sopimusneuvotteluiden läpiviennistä on konsernin tietohallinnolla toimintayksiköiden avustuksella. Projektinhallintasovellukset / piirustusten tai muiden dokumenttien hallinnointi Projektinhallintasovellusten osalta Lappeen Rakennuttaja Oy:llä ja Yritystila Oy:llä on ollut käytössään BUildercom projekti- / dokumenttipankki. Rakennuttamishankkeiden keskittyessä Lappeen Rakennuttaja Oy:lle, otetaan kilpailutettu projektipankki yhteiseen käyttöön sopimusten niin salliessa. Vastuu sopimusasioiden selvittämisestä on Lappeen Rakennuttaja Oy:llä konsernin tietohallinnon tukemana. Rakennushankkeen jälkeiseen dokumenttienhallintaan käytetään yleisesti konsernin eri puolilla Hyperdoc –järjestelmää. Hyperdocin sopimukset tarkastellaan läpi ja tarvittaessa yhdistetään konsernitasoiseksi sopimukseksi. Vastuu selvityksestä on konsernin tietohallinnolla. Vuokrasopimukset ja -laskutus Vuokrasopimusten hallinnassa on myös eroavaisuuksia toimintayksiköiden välillä. Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:n tulee määritellä oman toiminnan kannalta keskeiset toiminnallisuudet, jotta asunnonvuokraustoimintaa voidaan kehittää mm. asukasvalintaprosessin osalta. Asuntopalvelu tulee korvaamaan nykyisen Maestro järjestelmän uudella kilpailutettavalla järjestelmällä. Samassa yhteydessä talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon osuudet siirretään konsernin yhteisiin tietojärjestelmiin. Yritystila Oy:n sopimusten hallinta viedään Tilakeskuksen kanssa samaan järjestelmään, mikäli selvityksen jälkeen Tilakeskuksen käytössä oleva Koki –järjestelmä todetaan soveltuvaksi myös Yritystilan käyttöön. Koki –järjestelmää tullaan samalla kehittämään siten, että ulkoinen vuokralaskutus voidaan toteuttaa jatkossa sähköisesti. Vastuu selvityksen käynnistämisestä on konsernin tietohallinnolla. Kiinteistöomaisuuden hallinta Kiinteistöomaisuuden hallinnan kannalta keskeistä on päästä yhteneväisiin raportointikäytänteisiin ja systemaattiseen kulujen ja tuottojen seurantaan. Nykyisellä toimintamallilla tiedot ovat saatavissa pirstaleisesti eri tietolähteistä ja tiedon koostaminen vaatii manuaalista tietojen keräämistä ja raporttien muodostamista. Kappaleessa ”Prosessien kehittämisellä saavutettava tuottavuuspotentiaali” on kuvattu tätä aihealuetta tarkemmin. Konsernin tietohallinto edistää selvitystyötä, jonka puitteissa päätetään, tarvitaanko konserniin yhteinen työkalu kiinteistöomaisuuden hallintaan. 4 (23) TYÖSKENTELYMALLI Työryhmään oli päätösasiakirjassa nimetty Lappeenranta konsernin tietohallinnon, EteläKarjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän (”Eksote”), teknisen toimen sekä Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:n / Lappeen Rakennuttaja Oy:n (”Asuntopalvelu”) ja Saimaan tukipalvelut Oy:n (”SATU”) edustajat. Ensimmäinen kokous järjestettiin tällä osallistujajoukolla 17.12.2014. Kokouksen sisältöä valmisteltiin työryhmän puheenjohtajan ja sihteerin toimesta kategorisoimalla tilojen rakennuttamiseen ja kunnossapitoon liittyvät tietojärjestelmät osakokonaisuuksiin. Ensimmäisessä kokouksessa kartoitettiin työryhmän tiedossa olevat tietojärjestelmät vastaavien kategorioiden alle. Ensimmäisen kokouksen yhteydessä päätettiin laajentaa työryhmän kokoonpanoa Lappeenrannan kaupungin tilakeskuksen (”Tilakeskus”) ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n (”Yritystila”) edustajilla. Tässä yhteydessä työryhmä päätti jättää Lappeenrannan Energia Oy:n tämän tarkastelun ulkopuolelle Lappeenrannan Energia Oy:n (”Energia”) toiminnan ja ICT-järjestelmien ominaisluonteen takia (tästä syystä Energia edustajia ei pyydetty työryhmään). Työryhmä kokoontui laajennettuna 13.1.2015. Laajennettu työryhmä tarkensi ensimmäisessä kokouksessa laadittua tietojärjestelmä kartoitusta. Työryhmä työskentelyn välissä kokouksen sihteerin sovittiin tietojärjestelmäkartoituksen kasaaminen JHS 179 mukaiseen kuvausformaattiin (kts. liite 2). Työryhmän toisen kokouksen yhteydessä päätettiin, että työryhmän puheenjohtaja ja sihteeri laativat kartoituksen pohjalta työryhmän loppuraportin suosituksineen ja päätöksineen. Loppuraportti katselmoitiin työryhmän toimesta 27.1.2015, jonka jälkeen raportti viimeisteltiin ja toimitettiin luettavaksi työryhmään osallistuneille. NYKYTILA Lappeenrannan kaupunkikonserniin, jonka yhteyteen lasketaan kuuluvaksi asiayhteyden takia tässä tapauksessa myös Eksote, käytössä on lukuisia erilaisia tietojärjestelmiä eri käyttötarkoituksiin. Tietojärjestelmien nykytilanne kartoituksessa paljastui, että konsernissa on käytössä a) saman merkkisiä tietojärjestelmiä samaan tarkoitukseen niin, että hankinnat on tehty yhteisesti, b) saman merkkisiä tietojärjestelmiä samaan tarkoitukseen niin, että hankinnat on tehty erillisesti ja c) eri merkkisiä tietojärjestelmiä samaan tarkoitukseen niin, että hankinnat on tehty erillisesti Tietojärjestelmät jaettiin seuraaviin osakokonaisuuksiin: 1. 2. 3. 4. Taloushallinto, palkka-/henkilöstöhallinto sekä ostolaskut Materiaali- ja varastonhallinta Vikailmoitukset Kulutuksen seuranta 5 (23) 5. 6. 7. 8. 9. Kiinteistöautomaatio / -valvonta Projektihallintasovellukset / piirustusten tai muiden tietojen hallinnointi Vuokralaskutus ja sisäinen kulujen jyvitys, vuokrasopimukset Kiinteistöomaisuuden hallinta, tilahallinta Kulunvalvontasovellukset ja muut sovellukset Taloushallinto, palkka-/henkilöstöhallinto sekä ostolaskut Taloushallinto: Toimija Tilakeskus Eksote Yritystila SATU Asuntopalvelu Järjestelmä Intime Plus Intime Plus Intime Plus Intime Plus Maestro *1) Palveluntuottaja Saita Oy Saita Oy Saita Oy Saita Oy Maestro Järjestelmä Personec F.K Personec F.K Personec F.K Personec F.K Maestro *1) Palveluntuottaja Saita Oy Saita Oy Saita Oy Saita Oy Maestro Järjestelmä Basware IP Basware IP Basware IP Basware IP Maestro *1) Palveluntuottaja Saita Oy Saita Oy Saita Oy Saita Oy Maestro Järjestelmä Basware ML Basware ML Basware ML Basware ML Maestro *1) Palveluntuottaja Saita Oy Saita Oy Saita Oy Saita Oy Maestro Palkkahallinto: Toimija Tilakeskus Eksote Yritystila SATU Asuntopalvelu Ostolaskut: Toimija Tilakeskus Eksote Yritystila SATU Asuntopalvelu Maksuliikenne: Toimija Tilakeskus Eksote Yritystila SATU Asuntopalvelu *1) Asuntopalvelu tarkastelee tällä hetkellä käytössä olevan Maestro-tietojärjestelmänsä vaihtamista. 6 (23) Materiaali- ja varastonhallinta Materiaali- ja varastonhallinnan suhteen Lappeenranta konsernissa on käynnissä uudistus, jossa varastonhallinta toiminta siirretään kokonaisuudessaan Eksoten alaiseksi toiminnaksi 1.4.2015 alkaen. Perusteluna muutokselle on se, että suurin osa materiaalihankinnoista ja niihin liittyvistä varastonhallinnasta on sote-materiaaleja. Rakentamiseen liittyen materiaalihankinnat tehdään rakennuttamisen yhteydessä, ei erillisinä kilpailutuksina tai hankintoina. Näille materiaaleille ei ole ollut tarvetta keskitetylle varastohallinnalle. Kiinteistöjen hoitoon tarvittavat materiaalit on hankittu suoraostoina kilpailutetuista rautakaupoista. Näille materiaaleille ei ole ollut tarvetta keskitettyyn varastohallintaan. Lappeenrannan käytössä on ollut Sonet-tietojärjestelmä (”Sonet”) materiaalien hallinnointiin (nimikehallinta, tilaukset) sekä varastonhallintaan. Koska Lappeenrannan alainen Etelä-Karjalan Hankintapalvelut on kilpailuttanut sote-materiaalit, on Sonetissa pääsääntöisesti ollut sotetoiminnan nimikkeistöjä. Tämän lisäksi Sonetissa on ollut jonkin verran tekniseen toimeen liittyviä nimikkeitä, jotka on kilpailutettu erillisesti, nimikkeet on viety Sonettiin mutta materiaalit on toimitettu sopimustoimituksena suoraan tarvitsevalle yksikölle ilman varastohallintaa. Eksote on kilpailuttanut Sonetin tilalle uuden tietojärjestelmän (NeMo) vuoden 2014 aikana. Eksote tulee ottamaan NeMon käyttöön koko toiminnassaan 31.3.2015 mennessä. Koska Sonet siirtyy Eksoten vastuulle 1.4.2015 tapahtuvan siirron yhteydessä, tulee Eksote korvaamaan Sonetin NeMolla ja ajamaan Sonetin kokonaisuudessaan alas. Sote materiaali- ja varastohallinnon siirtyessä Eksoteen, ei Lappeenrannalle jää varastohallinnoitavia nimikkeitä kuin yksittäisiä kappaleita, joiden hallinnointiin ei tarvita erillistä varastojärjestelmää 1.4.2015 alkaen. Lähtökohtaisesti Lappeenrannan kaupungin, Tilakeskuksen, Yritystilan, SATU:n ja Asuntopalveluiden toiminnassa ei ole tarvetta 1.4.2015 jälkeen keskitettyä nimikehallintaa. Vikailmoitukset Toimija Tilakeskus Järjestelmä Huki 04 (Huoltokirja) ja www -lomake Eksote SBM (Serena Business Manager) alustalla toteutettu sovellus, jonka päälle on rakennettu www-lomake. Selite Huoltokirjassa hallinnoidaan huoltokohteiden määräaikaisia tai tilannepohjaisia huoltoja. Vikailmoittajille annetaan oikeuksia Huoltokirjan yhteyteen toteutetulle wwwpohjaiselle vikailmoituslomakkeelle. Vikailmoittaja voi jättää vikailmoituksen wwwlomakkeen kautta. Käytössä Keskussairaalassa ja Armilassa. 7 (23) Yritystila SATU Asuntopalvelu Puhelin ja sähköposti, suunnitteilla www-lomake nettisivuille Ei mitään Maestro Expera *2) Ekstranetin kautta asiakas (https://asuntoekstra.lappeenranta.fi) sekä kiinteistöhuolto voi jättää vikailmoituksia korjauspyyntölomakkeella *2) Asuntopalvelu on luopumassa järjestelmästä Kulutuksen seuranta Toimija Tilakeskus Eksote Järjestelmä FIMX Ei erillistä Yritystila SATU Asuntopalvelu FIMX Ei mitään FIMX Selite Kulutuksen seuranta Käytetään kiinteistöautomaation / valvonnan ohjelmistoja joissain tapauksissa. Kulutuksen seuranta ja määräaikaistyöt (kiinteistöhuoltoyritykset) Kiinteistöautomaatio / -valvonta Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. Siemens Desigo 2. Computec 3. Schneider Eksote Siemens Desigo ja Siemens Visonik Siemens Desigo Ei mitään 1. Lonix 2. Teamviewer etähallintaohjelma Yritystila SATU Asuntopalvelu Selite 1. n. 90 kohdetta. Oma sopimus ja lisenssi 2. Armilan sairaala ja mielenterveyskeskus 3. Kauppahalli, kaupungintalo, musiikkiopisto ja raatihuone Oma sopimus ja lisenssi Oma sopimus ja lisenssi 1. Vesimittaukset, käytössä vasta parissa kohteessa. 2. Teamviewer käytössä 7 kohteessa 8 (23) Projektinhallintasovellukset / piirustusten tai muiden dokumenttien hallinnointi Piirustusten tai muiden tietojen hallinnointi Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. Hyperdoc, verkkolevyt, paperiarkistot 2. Autocad, revit 3. Wintaku 4. RT-kortisto, ST-kortisto, RTnet, KHnet ja LVInet Eksote 1. Hyperdoc, verkkolevyt ja paperiarkistot. 2. Autocad Yritystila 1. Buildercom 2. Hyperdoc, verkkolevyt SATU ATOP toiminnanohjaus Asuntopalvelu 1. Buildercom 2. DVTDM (skannatut rakennuspiirustukset) 3. M-Files Selite 1. Hyperdoc toimii alustana erilaisten dokumenttien kuten pohjapiirustuksen tallentamiseen. Dokumentit näkyvät myös Huoltokirjaan. 2. Autocad suunnitteluohjelmisto. 3. Wintaku kustannuslaskenta 4. Rakennustiedon yhteissopimus, myös yhtiöiden käytössä. 1. Eksoten käytössä oleva tilahallintasovellus käyttää Hyperdocissa olevia pohjapiirustuksia siihen, että yksiköt voivat hallita omia tilojaan järjestelmässä. 2. Yksittäisiä Autocad lisenssejä 1. Kilpailutettu rakentamishankkeittain 2. Rakennuspiirustukset Siivouspalveluiden toiminnanohjaus, rakennusten piirustukset nähtävillä ATOPssa. 1. Lappeen Rakennuttajan sopimus. Buildercom on rakennuttamisen aikainen rakennusprojektin ja siihen liittyvien dokumenttien hallinta. 2. DVTDM korvautunee MFilesilla tulevaisuudessa. 3. M-Files dokumenttienhallintajärjestel män käyttöönotto menossa. Projektinhallintasovellukset Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. Planman 2. Wintra työtilat Selite 1. Planman projektinhallintasovellus 9 (23) 3. Urakoitsijoiden projektipankit Eksote 1. Camako 2. Eksonet työtilat Yritystila SATU Asuntopalvelu Buildercom Ei mitään 1. Buildercom 2. Planman , aikataulutus. 2. Wintran työtilat koekäytössä projektipankkina. 3. Projektien aikainen dokumenttien jakaminen 1. Yleinen hankesalkunhallinta Eksotessa. Ei yksinomaan rakennushankkeisiin. 2. Wintran kaltaiset työtilat 1. Rakennuttamishankkeen aikainen projektipankki ja dokumenttivarasto 2. Planman projektinhallintasovellus , aikataulutus 10 (23) Vuokralaskutus ja sisäinen kulujen jyvitys, vuokrasopimukset Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. KOKI 2. Intime Eksote Tilahallintasovellus Yritystila Intime SATU Intime Asuntopalvelu Maestro Selite 1. Kiinteistörekisteri, sisäinen ja ulkoinen vuokralaskutus 2. Myyntireskontra Ulkoisten vuokrakulujen ja sisäisten laskennallisten kulujen vyöryttäminen kustannuspaikoille Vuosittainen vuokralaskutus, Saita laskuttaa. Sisäisten kulujen vyöryttäminen kustannuspaikoille. Asiakaslaskutus, myyntireskontra Kiinteistöomaisuuden hallinta, tilahallinta Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. KOKI 2. Excel 3. Intime KOM Eksote 1. Tilahallintasovellus 2. Intime KOM Yritystila SATU Asuntopalvelu Excel taulukko Intime KOM Intime KOM 1. Maestro Expera 2. Winfile 3. Maestro 4. Salkutus excelissä Selite 1. Kokissa perustiedot, rakennukset, pinta-alat, tilavuudet jne. 2. Excelissä suunnitelmat 3. KOM:ssa käyttöomaisuuskirjanpito 1. Tilojen hallinta (sisäisten / ulkoisten vuokrien vyörytykset) 2. Sairaalakiinteistön käyttöomaisuushallinta Käyttöomaisuuskirjanpito 1. Kiinteistörekisteri, lämmitysmuodot, alat, tilavuudet jne. 2. Lainarekisteri 3. Käyttöomaisuuskirjanpito 11 (23) Kulunvalvontasovellukset ja muut sovellukset Kulunvalvonta ja työajanseuranta Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. Flexim, 2. HHL Hedegren 3. Yksittäisiä muita merkkejä Eksote 1. Flexim 2. Esmikko Yritystila 1. 2. 1. 2. SATU Asuntopalvelu Flexim Esmikko Flexim Esmikko 1. Flexim 2. Useita järjestelmiä Selite Flexim asennetaan ensisijaisesti uusiin kohteisiin. Kulunvalvonta sekä työajan seuranta. Kulunvalvonta, Työajanseuranta. Eksote asentaa ensisijaisesti omiin kohteisiin Esmikkojärjestelmää. Flexim käytössä Armilassa ja joissakin muissa Eksoten vuokrakohteissa. Flexim käytössä Tullitien kiinteistössä, sekä kulunettä työajanseuranta. Lisäksi Flexim käytössä Satun työntekijöillä kaupungin kiinteistöissä ja Esmikko Eksoten kiinteistössä. 1. Oma kulunvalvonta 2. Eksoten palvelutalot Valvontakamerat Toimija Tilakeskus Järjestelmä 1. Mobotix (LMCS Oy) 2. Tansec 3. Vanhoja analogisia järjestelmiä Eksote Mobotix (LMCS Oy ) Yritystila SATU Asuntopalvelu Ei mitään Ei mitään Useita eri järjestelmiä Selite 1. Tallentavat IPkamerat, tallennustila Saitalta 2. Liikuntatoimi 3. mm. kaupungintalo IP-kamerat, tallennustila Saitalta Eksoten palvelutalot 12 (23) Muut - Paloilmoitinjärjestelminä mm. Siemensin sekä BLC Turvan järjestelmiä. Paloilmoitinten hälytykset hätäkeskukseen ohjataan Soneralta hankittujen Alerta tietoliikenneyhteyksien kautta. Rikosilmoitinjärjestelmien hälytysten siirto vartiointiliikkeelle kulkee ISS:lle hankitun uuden laitteiston kautta. Pelastussuunnitelmat, pelsu.fi, Asuntopalvelu ja joissakin Yritystilan kohteissa. Hissien hälytykset ohjataan hissitoimittajan valvomoon ja hissitoimittajat käyvät kohdekäynneillä tarvittaessa. PÄÄTÖKSET, NÄKÖKULMAT JA TOIMENPITEET KONSERNIOHJAUKSEN NÄKÖKULMASTA Taloushallinto, palkka-/henkilöstöhallinto sekä ostolaskut Lappeenranta konsernin näkökulmasta nykytilanteen mukaisesti käytössä on valtaosin Saimaan talous ja tieto Oy:n tuottamat palvelut, joihin sisältyvät tietojärjestelminä Intime Plus (taloushallinto), Basware ML (maksuliikenne), Personec F.K (palkka- ja henkilöstöhallinto) sekä Basware IP (ostolaskut). Ainoastaan Asuntopalvelulla on käytössään eri tietojärjestelmä. Asuntopalvelu käyttää talous-, palkka- ja henkilöstöhallintoon Maestro -järjestelmää. Asuntopalvelulla ostolaskujen kierrätys on Maestron Experassa. Konsernin tietohallinnon esitys Lappeenranta konsernin kokonaisohjauksen näkökulmasta tehokkain ratkaisu on malli, jossa koko konserni käyttää samoja tietojärjestelmiä ja samoja palveluntuottajia. Asuntopalvelun tulee siirtyä käyttämään Intime Plus -tietojärjestelmää taloushallinnossa ja Basware ML järjestelmää maksuliikenteessä, Personec F.K -tietojärjestelmää palkka-/henkilöstöhallinnossa ja Basware IP (Invoice Processing) -tietojärjestelmää ostolaskujen sähköisessä kierrätyksessä. Nämä tietojärjestelmäpalvelut Asuntopalveluille tuottaa Lappeenranta konsernin omistama Saimaan talous ja tieto Oy. Tarvittaessa Saimaan talous ja tieto Oy voi toimittaa myös taloushallintopalvelukeskuksen toiminnalliset palvelut liittyen kirjanpitoon, palkkalaskentaa, maksuliikenteeseen jne. Siirtymällä konsernin yhteisiin taloushallinnon järjestelmiin, mahdollistetaan samalla myös yhteisten raportointityökalujen (mm. Cognos) käyttö. Toimenpiteet Asuntopalvelun ja Saimaan talous ja tieto Oy:n tulee kartoittaa kevään 2015 aikana tarvittavat toimenpiteet ja suunnitella tietojärjestelmien vaihtamisen projektin siten, että Lappeenrannan yleisesti käyttämät tietojärjestelmät ovat Asuntopalveluiden käytössä 1.1.2016 alkaen. Mikäli Lappeen Rakennuttaja Oy:n ja Asuntopalvelun osalta on mahdollista edetä erillisellä aikataululla, tulee Lappeen Rakennuttajan siirto toteuttaa ensin. Vastuu asian edistämisestä on Asuntopalvelulla konsernihallinnon osoittamassa aikataulussa. Konsernin tietohallinto tukee Asuntopalvelua tässä asiassa. 13 (23) Materiaali- ja varastonhallinta Konsernin tietohallinnon esitys Materiaalihallinto koskee pääosin sote toimintaa ja siten rakennuttamisen ja kunnossapidon uudelleenjärjestelyllä ei ole vaikutuksia tietojärjestelmiin. Eksote selkeästi suurimpana materiaalien tilaajana ja kuluttajana on kilpailuttanut ja käyttöönottamassa 31.3.2015 mennessä uuden NeMo-järjestelmän, jolla Eksote korvaa Eksotelle Lappeenrannalta siirtyvän Sonetin ja poistaa Sonetin käytöstä. Lappeenranta konserni tulee käyttämään NeMoa nimikkeiden hallintaan, nimikepohjaisten tilauksien hallintaan tai varastonhallintaan mikäli toiminnallisia tarpeita tälle esiintyy (ei koske Lappeenrannan Energiaa, jolla on ja tulee olemaan käytössä erillinen Microsoftin toiminnanohjausjärjestelmä kokonaisuus). Eksote kilpailutti NeMon siten, että Lappeenranta oli mukana optionaalisena jäsenenä kilpailutuksessa. Toimenpiteet Ei varsinaisia toimenpiteitä. Mikäli NeMo tarvitsee tarvepohjaisesti laajentaa Lappeenrannan käyttöön, tehdään toimenpidesuunnittelu siinä yhteydessä. Samassa yhteydessä määritellään asiasta vastaava taho. Vikailmoitukset Huoltokirja ja Hyperdoc ovat laajimmin levinneet kokonaisuudet konsernissa. Hyperdocia käytetään Tilakeskuksen, Yritystilan sekä Eksoten toimesta erilaisten dokumenttien kuten pohjapiirustuksien tallentamiseen. Sekä Eksote että Tilakeskus ovat rakentaneet erillisen wwwlomakkeen vikapyyntöjen ilmoittamista varten. Eksote on lisäksi integroinut tämän vikailmoituslomakkeen ja Hyperdocin itse toteuttamallaan, räätälöidyllä Tilahallintasovelluksella, jota Eksote käyttää tilojen käytönhallintaan, sisäiseen laskutukseen (=kustannuksien vyöryttäminen) ja jonka kautta Eksoten kustannuspaikkavastaavat ja muut loppukäyttäjät voivat tarkastella Hyperdocissa olevia piirustuksia. Huoltokirjaa käytetään hallinnoimaan määräaikaisia huoltoja sekä vikailmoituksiin liittyviä huoltoja. Eksoten tapauksessa erillisesti toteutettu Tilahallintasovelluksen moduuli hoitaa tätä asiaa. Asuntopalvelulla on Maestron Expera portaalin päälle rakennettu asukassivusto (https://asuntoekstra.lappeenranta.fi), jossa on myös vikailmoituslomake (käytössä myös huoltoyhtiöillä ja tuntiurakoisijoilla). Konsernin tietohallinnon esitys Jo nykyisessä tilanteessa, jossa kunnossapito on hajaantunut useaa paikkaan, olisi Lappeenranta konsernille kokonaistaloudellisesti hyödyllisintä, että käytössä olisi saman merkkinen sovelluskokonaisuus huoltoon liittyvien korjauksien suunnittelussa ja vikatilanteiden ilmoittamisessa kuten myös dokumenttienhallinnassa. Tilanteessa jossa rakentaminen ja ylläpito keskitetään yhteisiin paikkoihin, tämä on vääjäämätön edellytys toiminnalle. Olemassa olevan levinneisyyden takia Lappeenranta konserni käyttää jatkossa huoltotoimintaan liittyviin kokonaisuuksiin (sisältäen vikailmoitusten jättämisen) ja rakennuspiirustusten hallintaan yhteisiä Hyperdoc ja Huoltokirja -sovelluksia. 14 (23) Toimenpiteet Huoltokirja (Huki) ja Hyperdoc sovellusten sopimuksen omistajuus määritellään sen mukaisesti, mihin ratkaisuun Rakennuttamisen ja kunnossapidon selvityksessä eri yksiköiden vastuista päätetään. Siirtämisten varten täytyy tutkia erilaiset sopimuksen siirtämisen mallit, lähtökohtaisena ajatuksena, että huoltohenkilöstön siirtäminen tapahtuu liikkeenluovutuksena ja osana luovutusta siirtyy ko. toiminnan käyttämien ohjelmien käyttöoikeus. Näkökulmana on, että Huoltokirja-sovellusta ei tarvitsisi uudelleen kilpailuttaa. Hyperdocin suhteen tavoitteena on siirtyä pidemmällä tähtäimellä yhteiseen sopimukseen koko Lappeenranta konsernissa (mukaan lukien Eksote). Teknisesti Hyperdocin tapauksessa on todennäköisesti järkevää, että Eksotelle ja Lappeenranta konsernille jäävät omat installaatiot. Mikäli tarvetta tälle ei ole, voidaan siirtyä kokonaan yhteiseen installaatioon. Huoltosovelluksen ja Hyperdocin sopimukselliset ja tekniset asiat selvitetään vuoden 2015 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. Samalla tehdään suunnitelma ohjelmistojen yhdistämiseksi (myös Hyperdocin, mikäli teknisesti järkevää). Konsernin tietohallinto (Lappeenrannan ja Eksoten tietohallinnot) vastaa sopimuksien yhdistämiseen liittyvistä selvityksistä ja toteutuksista. Koska rakenteelliset uudistukset tapahtuvat jo 1.4.2015, lyhyen tähtäimen tehtävä tulee varmistaa, että SATU:n palvelukseen siirtyvät henkilöt voivat edelleen käyttää nykyisin käyttämiään sovelluksia (Huoltokirja + www-lomake ja Tilahallinta-sovellus + www-lomake). Jotta Huoltokirja ja sen päälle rakennettu www-lomake saadaan myös ulkoisten huoltoyhtiöiden käyttöön, joudutaan sovelluksia jakamaan mahdollisesti extranet ratkaisun kautta (netscaler). Tällöin samaa lomaketta voidaan käyttää myös mm. Yritystilan kohteissa. Tämä jakelu tekniikka selvitetään helmikuussa 2015 ja toteutetaan viimeistään maaliskuussa 2015, mikäli tarpeellista. Konsernin tietohallinto (Lappeenrannan ja Eksoten tietohallinnot) käynnistävät teknisen keskustelun Saimaan talous ja tieto Oy:n ja mahdollisesti järjestelmätoimittajien kanssa. Kukin konsernin toimija vastaa siitä, että siirtyvät henkilöt ovat ajoissa Saitan tiedossa, jotta tarvittavat muutokset, esimerkiksi käyttäjätunnuksiin liittyen, voidaan tehdä ja testata. Huoltopyyntöjen palvelutasojen seurantaa varten tulee selvittää, kuinka Huoltokirjaan voidaan määritellä tavoitearvot (SLA), mikäli SATU Oy:n tuottamille huoltotöille tällaiset tavoitearvot määritellään sopimuksissa. Asuntopalvelun osalta pysytään nykyisessä ratkaisussa vikailmoitusten osalta. Kulutuksen seuranta FIMX-sovellus on käytössä kulutuksen seurantaan koskien niin sähkö-, lämpö- kuin vesilukemien keräämistä ja raportointia. FIMX on käytössä Asuntopalvelulla, Yritystilalla ja Tilakeskuksella. FIMX:n lisäksi Tilakeskuksella, Eksotella ja Yritystilalla on käytössä Siemensin Desigo, joilla luetaan alakeskusten (alle puolet luvun piirissä) mittarilukemia. Haasteena Asuntopalvelulla on saada ilmoitettua erityisesti vesimittarien lukemat Lappeenrannan Energia Oy:lle automaattisesti nykyisen käsin tapahtuvan syöttämisen sijaan. 15 (23) Konsernin tietohallinnon esitys Asuntojen ja kiinteistöjen vuokraamisen näkökulmasta FIMX järjestelmää tarvitaan, jotta tiedetään miten paljon yksityisasukkaat ja yritykset kuluttavat resursseja. FIMX on pääsääntöisesti käytetty sovellus konsernissa, joten konsernihallinnon kannalta tavoitteena on laajentaa FIMX:n käyttöä muualle, mikäli tarpeita ilmenee. Toinen vaihtoehto on soveltaa Desigo järjestelmää, jota käytetään yleisellä tasolla kiinteistöjen hallintaan ja valvontaan. Uusia järjestelmiä ei tule enää hankkia. FIMX:n sopimukset ja järjestelmän yleinen hallinnointi tulisi keskittää konsernissa yhdelle taholle, kuitenkin niin, että eri osapuolilla tulee olla mahdollisuus käyttää sovellusta tarpeensa mukaisesti. Toimenpiteet Ensimmäisen vuosipuoliskon aikana vuonna 2015 tulee päättää kenelle toimijalle FIMX:n hallinnointi ja kehittäminen siirretään. Samaan aikaan käydään sopimukset läpi FIMXjärjestelmän toimittajan kanssa, tavoitteena keskittää sopimus konsernissa. Selvityksen aikana tarkastellaan, tarvitseeko FIMX-järjestelmää kilpailuttaa, vai voidaanko järjestely tehdä esimerkiksi sopimuksien siirtona, liittyen toiminnan uudelleen järjestelyyn Lappeenranta konsernissa. Sopimuksen konsolidointityötä ohjaa konsernin tietohallinto, kukin toimija osallistuu tähän työhön. Eräs merkittävä tuottavuutta lisäävä tekijä olisi saada rakennettua rajapinta FIMX-järjestelmän ja Lappeenrannan Energia Oy:n käyttämän toiminnanohjausjärjestelmän välille. Rajapinta voidaan lähtökohtaisesti toteuttaa yksinkertaisella tiedonsiirtorajapinnalla. Rajapintaa käyttämällä kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää enää manuaalisesti vaan tiedot voitaisiin lukea suoraan FIMX:ään. Tietojen laatu todennäköisesti paranee (manuaaliset virheet poistuvat), turha tietojenkeruutyö jää pois ja lisäksi tiedon oikea-aikaisuus paranee. Primääri vastuu rajapinnan toteuttamisesta on tarvitsevilla toimijoilla. Konsernin tietohallinto tukee tässä asiassa Lappeenrannan Energian ja tarvittaessa Lappeenrannan Energian käyttämän järjestelmätoimittajan (CGI) suuntaan. Koska henkilöstön siirtyminen tapahtuu 1.4.2015, tulee tähän mennessä varmistaa, että sovellukset ovat nykyisten käyttäjien käytettävissä riippumatta siitä missä he työskentelevät siirron jälkeen. Tätä varten konsernin tietohallinto koordinoi tilanteen tekniseltä kannalta niin, että sovellukset voidaan jaella kaikille käyttäjille muutoksen jälkeenkin. Saita toteuttaa tarvittaessa myös tunnuksien luomisia jne. Operatiivisten toimijoiden vastuulla on ilmoittaa Saitalla FIMX-järjestelmää käyttävät henkilöt. Kiinteistöautomaatio / -valvonta Konsernissa on käytössä pääsääntöisesti Siemensin toimittama Desigo järjestelmä niissä yksiköissä, joissa on harjoitettu kiinteistöjen hallintaa ja valvontaa. Desigoa käyttävät Tilakeskus, Yritystila ja Eksote. Eksotella on Desigon lisäksi käytössä Visonik palvelin, johon kytkeytyy osa Eksoten käyttämistä BPS alakeskuspalvelimista. Desigo ja Visonik toimivat integroidusti keskenään. 16 (23) 17 (23) Konsernin tietohallinnon esitys Kiinteistöjen hallinta ja valvonta on lähtökohtaisesti rakennuttamiseen ja ylläpitoon keskittyvien yksiköiden vastuulla. Tietoteknisestä näkökulmasta painotus liittyy erityisesti rakennuttamiseen (uudisrakentaminen tai suuret peruskorjaukset), koska tietoteknisiin järjestelmiin liittyy valintoja ja asennuksia tehdään yleensä juuri näissä kohdin. Kunnossapito linkittyy asiaan siltä osin miten hallinta- ja valvonta laitteiden käytöstä, konfiguroinnista ja ylläpidosta on sovittu kiinteistöjen omistajan, rakennuttajan tai ylläpitävän tahojen kesken. Kiinteistöjen hallinta ja valvonta sovellukset ovat sulautettuja ohjelmistoja, jotka toimivat määritellyssä tarkoituksessa, jolloin näiden tietojärjestelmien integroituminen muihin järjestelmiin, osaksi jotakin kokonaisvaltaisempaa prosessia, ei ole todennäköistä. Näin ollen näiden valvonta ja hallinta ohjelmistojen osalta hyödyksi tulee lähinnä samojen järjestelmien käyttäminen, yhdenmukaisilla sopimuksilla, Lappeenranta konsernissa. Lähtökohtaisesti näyttää siltä, että näiden hallinta- ja valvontajärjestelmien omistajuus säilytetään kiinteistöjä rakennuttavilla / hallinnoivalla toimijoilla (Tilakeskus, Yritystila ja Eksote). Konsernitasolla sopimukset kannattaa yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi. Tilakeskuksen Desigo palvelusopimus on uudistumassa vuoden 2015 alkupuoliskolla. Toimenpiteet Sopimuksen konsolidointityötä ohjaa konsernin tietohallinto, kukin toimija osallistuu tähän työhön. Tavoitteena on uudistaa sopimus vuoden 2015 ensimmäisellä vuosineljänneksellä. Huolimatta siitä, että valvonta- ja hallintajärjestelmien omistajuus säilyisi kiinteistöjä rakennuttavilla / hallinnoivilla toimijoilla, voi rakennuttamisen ja kunnossapidon rakenneuudistus yhtiöihin johtaa tilanteeseen, jossa ainakin osa valvonta- ja hallintajärjestelmiä käyttävistä henkilöistä siirtyy yhtiön palvelukseen. Näissä tapauksissa näille henkilöille (primääristi Asuntopalvelu ja SATU) täytyy mahdollistaa oikeus käyttää hallinta- ja valvontajärjestelmien www-käyttöliittymiä. Tämä täytyy huolehtia niin, että käyttäjätunnukset ja oikeudet ovat valmiina 31.3.2015. Vastuu asian hoitamisesta on yksiköillä. Projektinhallintasovellukset / piirustusten tai muiden dokumenttien hallinnointi Piirustuksien ja muiden tietojen hallinnointi voidaan jakaa kahteen osaan: a) rakennuttamisen aikainen dokumentaatio ja rakennuttamisen aikainen projektin hallinta sekä b) kunnossapidon aikainen dokumentaatio. Rakennuttaminen on määrämuotoinen ja määräkestoinen projekti kun taas kunnossapito ulottuu kiinteistön koko elinkaaren ajaksi. Rakennuttamisen aikainen dokumentaatio luo pohjan kiinteistön elinkaaren aikaiselle kunnossapidon, peruskorjauksien, ja muutostöiden dokumentaatiolle. Lappeenranta konsernissa on useassa eri yksikössä käytössä Hyperdoc mm. rakennusten ylläpidollisiin tarpeisiin (pohjapiirustukset, rakennekuvat jne.) liittyvien dokumenttien säilyttämiseen. Kaikki toimijat käyttävät lisäksi verkkolevyjä dokumenttien tallentamiseen. Lisäksi Asuntopalvelu tulee jatkossa tallentamaan dokumentit M-Files dokumenttienhallinta- ja 18 (23) arkistojärjestelmään. Lisäksi Asuntopalvelulla projektipankkisovellus Buildercom. ja Yritystilalla on ollut käytössään Tämän lisäksi konsernin toimijoilla on SaaS-palveluina (sovellukset hankittu avaimet käteen palveluostona) seuraavat verkkopalvelut: RT-kortisto, ST-kortisto, RTnet, KHnet sekä LVInet. Näiden osalta konsernissa on yhteinen sopimus. Piirustusten tuottamiseen tilakeskuksen käytössä on Autocad ja Revit. Eksotella on käytössä joitain yksittäisiä Autocad lisenssejä. Tilakeskuksella on lisäksi käytössään Haahtela Oy:n Wintaku-sovellus rakentamisen kustannusarvioiden laskentaan. Konsernin tietohallinnon esitys Rakennuttamistoimintaan liittyen Lappeenranta konsernilla tulee olla käytössään rakennusprojektin projektinhallintaohjelmisto, joka toimii kiinteistön rakennuttamisen aikana dokumenttien työstämisen työympäristönä, tiedon jakamisen ympäristönä, dokumenttien tallennusalustana sekä kiinteistön rakennuttamisen aikaisena tehtävien hallintaympäristönä. Kaikkien rakentamisen kannalta tarvittavien osapuolien (rakennuttaja, urakoitsija, alihankkija, rakennusvalvonta jne.) tulee omata pääsy projektihallintaohjelmiston työtilaan. Rakennuttamisen aikaiseen projektihallintaan voi olla käytössä myös malli, jossa ulkoinen rakennuttaja tarjoaa kohde kohtaisen projektihallintaratkaisun. Kohteen luovutuksen yhteydessä urakoitsija luovuttaa materiaalit Lappeenranta konsernille. Rakennushankkeen aikainen kustannusseuranta tulee toteuttaa siten, että tilaajalla ja investoinnin rahoittajalla on ajantasainen tieto jatkuvasti saatavilla rakennushankkeen kustannusten toteumasta. Projektinhallintaohjelmistoa ei ole tarkoitettu pysyväisluonteisen dokumentaation tallentamiseen. Kun rakennus valmistuu, tulee rakentamisen aikaiset dokumentit siirtää lopulliseen, pitkäaikaiseen säilytyspaikkaan. Tavoite on jatkossa viedä nämä materiaalit konsernin mahdollisimman laaja-alaisesti käyttöön tulevaan sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin ratkaisuun. Koska dokumenttienhallinnan ja sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmän kilpailutus on vasta käynnistymässä vuoden 2015 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana, joudutaan väliaika toimimaan nykyisten ohjelmistojen ja käytäntöjen puitteissa. Näiden mukaisesti dokumentit viedään Hyperdociin tai verkkolevyille. Verkossa toimivien palveluiden suhteen suurin määräävä tekijä on kyseisten palveluiden käyttötarve. Teknisesti ympäristöt tulevat palveluntuottajalta verkosta, jolloin ne eivät työllistä / kuormita tietohallintoja. Kokonaisvaltaisesti olisi hyödyllistä jos näiden palveluiden hankinta toteutettaisiin konsernitasoisena sopimuksena. Toimenpiteet Tällä hetkellä Lappeen Rakennuttaja Oy:llä ja Yritystilalla on käytössään Buildercom -järjestelmä. Koska jatkossa rakennuttamistoiminta keskittyy Lappeen Rakennuttaja Oy:lle, tulee nykyinen Buildercom hankintasopimus käydä läpi ja varmistaa, että sovellusta voidaan käyttää kaikissa Lappeenranta konsernin rakennuttamishankkeissa kaikkien osapuolten kesken. Lappeen Rakennuttaja Oy:n vastuulla on käydä nykyisen sopimuksen mahdollisuudet läpi. Konsernin 19 (23) tietohallinto tutkii tämän pohjalta konsernitasoisen hankinnan tarvetta. Selvitys tehdään vuoden 2015 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana. Verkossa toimivien RT-kortisto, , RTnet, KHnet sekä LVInet palveluiden suhteen sopimus on tällä hetkellä Tilakeskuksella, mutta laskutus on mennyt suoraan toimittajalta yhtiöille. ST-kortistosta on oma sopimus Sähköinfon kanssa ja sitä hallinnoi Tilakeskus. Vuoden 2015 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana käydään läpi konsernin verkkopalveluihin liittyvät sopimukset konsernitason näkökulmasta ja mietitään mikä on oikea taho omistamaan sopimukset. Sopimuksien läpikäyntiä koordinoi konsernin tietohallinto. Rakennushankkeen aikainen kustannusten seurantaan (raportit) tulee varmistaa pääsy hankkeen tilaajalle sekä investoinnin rahoittajalle. Vastuu siirtymävaiheen ratkaisun suunnittelusta on Asuntopalvelulla / Lappeen Rakennuttaja Oy:llä. Jatkossa raportointi yhtenäistyy, kun yhteiset taloushallinnon sovellukset otetaan käyttöön myös Asuntopalvelun sekä Lappeen Rakennuttajan puolella. Muutoksen yhteydessä täytyy varmistaa, että siirtyvällä henkilökunnalla (henkilöstöä siirtyy SATUun), tulee jatkossakin olla päästy RTnetiin, KHnetiin ja LVInetiin Vuokralaskutus ja sisäinen kulujen jyvitys, vuokrasopimukset Vuokralaskutus liittyy tämän selvityksen kohtaan Taloushallinto, palkka-/henkilöstöhallinto sekä ostolaskut niiltä osin kun puhutaan laskuttamisesta ja laskuttamiseen käytettävistä tietojärjestelmistä. Konsernin eri toimijoilla on erilaiset lähtötilanteet laskuttamisen suhteen. Asuntopalvelu suorittaa yksityishenkilöiden vuokralaskutusta (laaja asiakaskunta), Yritystila suorittaa yritysasiakkaiden laskuttamista (suppeampi asiakaskunta). Eksote puolestaan ei vuokraa omia tilojaan ulkopuoliselle vaan Eksoten näkökulmasta oleellisempaa on vuokratilojen käytön minimointi ja omien tilojen (keskussairaala) käytön optimointi. Eksotelle on sisäisen laskennan näkökulmasta tärkeää myös hoitaa sisäinen kustannuslaskenta mahdollisimman oikein mm. kustannusten vyöryttämisen näkökulmasta. Konsernin tietohallinnon esitys Vuokraustoimintaa tapahtuu pääsääntöisesti Asuntopalvelussa, Yritystilassa ja Tilakeskuksessa. Tilakeskus käyttää vuokrasopimuksien hallintaan ja vuokralaskutusaineiston muodostamiseen KOKI-järjestelmää ja myyntireskontrana Intime-järjestelmää. Asuntopalvelu käyttää vuokrien hallintaan ja myyntireskontraan Maestron järjestelmää. Yritystila käyttää vuokralaskutukseen ja myyntireskontraan Intime-järjestelmää, laskutuksen tekee Saitan henkilöstö. Konsernihallinnon näkökulma talousjärjestelmiin (liittyen mm. laskutukseen) on esitetty tämän selvityksen kohdassa Taloushallinto, palkka-/henkilöstöhallinto. Yritystila Oy:n ja Tilakeskuksen vuokrasopimuksien ja vuokralaskutusaineiston hallinnan tulisi tapahtua yhteisessä järjestelmässä. Tilakeskuksen käytössä on KOKI-järjestelmä, joka on rakennettu tämän tyyppistä toiminnallista tarvetta varten. Asuntojen ja rakennusten vuokraustoiminta on Asuntopalvelun ydintoimintaa ja täten Asuntopalvelulla tulee olla kyseiseen toimintaan parhaiten soveltuvat työkalut. Myös 20 (23) vuokravalvonta ja myyntireskontratoiminnot tulee säilyttää Asuntopalvelun omalla vastuulla. Tästä johtuen KOKI-järjestelmää ei tulla ottamaan käyttöön Asuntopalvelussa, vaan Asuntopalvelun tulee määritellä ja kilpailuttaa toimintaa parhaiten tukeva järjestelmä. Asuntopalvelun tulevan vuokraustoimintaa tukevan järjestelmän tulee integroitua Intime järjestelmään kirjanpidon osalta. Toimenpiteet Tilakeskuksen ja Yritystilan laskutusprosessit tulee kuvata ja varmistaa, että laskutus hoidetaan sähköisesti. Laskutuksen vastuuhenkilöt tulee varmistaa. Satu Oy:n ja sen alihankkijoiden huoltotöiden sekä niiden yhteydessä hankittavien materiaalien laskutus kiinteistön omistajalta tulee myös suunnitella neuvoteltavien palvelusopimusten mukaisesti. Huoltopalveluiden laskutus tulee voida kohdistaa rakennuksittain esim. muistiotositteiden avulla. Vastuu laskutusprosessien kuvaamisesta on laskuttavilla yksiköillä yhteistyössä konsernihallinnon Controller tiimin, Saitan ja konsernin tietohallinnon kanssa. Henkilöiden siirron yhteydessä täytyy varmistaa, että henkilöillä on mahdollisuus uudessa organisaatiossa käyttää nykyisiä tietojärjestelmiä. Vastuu asian varmistamisesta on toimintayksiköillä. KOKI-järjestelmän soveltuvuudesta Yritystilan tarpeisiin tehdään erillinen selvitys, johon osallistuvat Yritystila, Tilakeskus sekä konsernin tietohallinto. Selvitystyön käynnistämisen vastuu on tietohallinnolla. Tarkemmat vastuut kiinnitetään selvitystyön alussa. Selvitys valmistuu vuoden 2015 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. Kiinteistöomaisuuden hallinta, tilahallinta Kiinteistöomaisuuden hallintaa on tehty konsernissa monin tavoin. Tilakeskuksella ja Asuntopalvelulla on käytössä kaupalliset, tätä tarkoitusta varten tehdyt, sovellukset (Koki, Maestro Expera). Eksotella on käytössä itse tehty räätälöity Tilahallintasovellus, jota Eksote käyttää myös sisäisen tilatehokkuuden ja vuokrien jyvittämisen ja vyörytyksien järjestelmänä. Käyttöomaisuuden kirjanpitoon käytetään pääsääntöisesti Intimen KOM-moduulia, pois lukien Asuntopalvelu, joissa käytössä on Maestron tuote. Konsernin tietohallinnon esitys Eri toimijoilla voi olla erilaisia tarpeita Kiinteistörekisteritietoon liittyen. Joillakin toimijoilla kiinteistörekisteri kytkeytyy vuokraamisen toimintoihin (Asuntopalvelu, Tilakeskus) ja joillakin toimijoilla (Eksote) kiinteistörekisteri on enemmän sisäiseen tilatehokkuuteen ja tilojen optimointiin liittyvä kokonaisuus. Erilaista tarpeista johtuen, nykyisistä järjestelmistä ei ole välttämättä löydettävissä mitään synergiahyötyjä konsernitasolla. Yritystilan ja Tilakeskuksen osalta tilahallintasovelluksia tulee yhtenäistää. Järjestelmien harmonisointi liittyy tämän raportin kohtiin Taloushallinto, palkka/henkilöstöhallinto sekä ostolaskut ja Vuokralaskutus ja sisäinen kulujen jyvitys, vuokrasopimukset. 21 (23) Olemassa olevan kiinteistöomaisuuden hallinnan ohella oleellista olisi tarkastella kiinteistöjen kokonaiskustannuksia, kustannuksien/rahoituksen näkökulmasta. Tarkasteluun tulisi ottaa huomioon mm. kiinteistöjen kunnossapidon kustannukset sekä erilaisten riskit, joita kiinteistöjen omistamiseen liittyy (mm. erilaisten skenaariomallien kautta). Mikään nykyisistä ohjelmistoista ei tarjoa suoraan vastausta tähän asiaan ja mahdollisesti ratkaisua pitäisi etsiä kokonaan uudesta ohjelmistosta koko konsernitasolla. Toimenpiteet Käynnistetään selvitystyö vuoden 2015 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana. Selvitykseen osallistuu tässä työryhmässä mukana olleet toimijat vahvistettuna konsernin taloudesta sekä rahoituksesta vastaavilla henkilöillä. Kulunvalvontasovellukset ja muut sovellukset Konsernin tietohallinnon esitys Flexim kulunvalvonta- ja työajanseurantasovellusten osalta tulee ratkaista vastuukysymykset. Mikä taho myötää kulkuoikeudet jatkossa kaupungin tiloihin? Jääkö tilakeskukseen henkilöstöä tähän tehtävään vai siirtyykö vastuu SATU:lle? Työajanseurannan ylläpidollinen vastuu on Konsernihallinnossa Henkilöstötiimillä. Rikosilmoitin- sekä paloilmoitinjärjestelmien osalta tällä rakennuttamisen ja kunnossapidon organisoinnin muutoksella ei ole vaikutuksia. Järjestelmien osalta tulee pyrkiä yhtenäisiin ratkaisuihin. Toimenpiteet Tilakeskuksen tulee selvittää kulunvalvonnan vastuut ja Flexim-järjestelmälle tulee määritellä omistaja kaupungin organisaatiosta. Vastuista tulee sopia turvallisuus- ja riskienhallintapäällikön kanssa. PROSESSIEN KEHITTÄMISELLÄ SAAVUTETTAVA TUOTTAVUUSPOTENTIAALI Tähän kappaleeseen on koottu keskeisimpiä teemoja, joihin panostamalla voidaan kasvattaa prosessien automaatiotasoa. Prosessien virtaviivaistamiseksi on syytä varautua järjestelmähankintoihin ja -kehitykseen. Kiinteistöomaisuuden hallinta Tällä hetkellä Lappeenranta konsernin omaisuuden ja vastaavasti siihen liittyvän sidotun pääoman tai velan konsolidoiminen konsernitason kokonaisuudeksi on manuaalinen ja siten erittäin työllistävä ja virhealtis prosessi. Tulevat muutokset kunnallisten toimijoiden 22 (23) tilinpäätöksien raportointivelvollisuuksien korostavat tämän prosessin oikeellisuutta ja tehokkuutta. Konsernin investointisalkun hallinnan, taloudellisten riskien hallinnan sekä tehokkaan rahoitussuunnittelun takia, koko konsernin kiinteistöomaisuus rasitteineen tulisi olla helposti ja keskitetysti saatavilla raportoinnissa koko konsernissa niin talouden kuin toiminnan tarpeista katsoen. Kiinteistöomaisuuden hallintaa arvon sekä tuoton hallintaa tulee tehostaa Lappeenranta konsernin näkökulmasta. Kiinteistöjen arvo maksimoidaan oikea-aikaisella kunnossapidolla ja uudistamisella, käyttäen optimaalisia rahoitusinstrumentteja näihin investointeihin. Kiinteistöjen tuotto maksimoidaan tehokkaalla tilahallinnalla, sen edellytyksenä toimivalla tehokkaalla raportoinnilla. Kiinteistöjen käyttö optimoidaan tehokkaalla tilasuunnittelulla. Tämän tyyppinen konserniseuranta saadaan joko olemassa olevia järjestelmiä yhdistelemällä tai hankkimalla kokonaan uusia konsernitasoinen raportointi / seurantajärjestelmä. Tarkkoja hyötyarvioita on mahdotonta antaa mutta vuositasoisella tarkasteluperspektiivillä tämän tyyppisellä toiminnan optimoinnilla voi arvioida olevan vähintään satojen tuhansien tuottopotentiaali. Järjestelmien konsolidointi Järjestelmien konsolidoinnista ei ole kovin suurta suoraa taloudellista vaikutusta. Yhteisillä sopimuksilla voidaan todennäköisesti saavuttaa lisenssien ja mahdollisesti palvelinympäristön optimoinnin kautta pieniä kustannussäästöjä, jotka ovat luultavasti tuhansien, maksimissaan kymmenien tuhansien suuruisia. Asuntopalvelun varmistaminen asukasvalinnan tehostaminen sekä vuokraustoiminnan jatkuvuuden Lappeenrannan Asuntopalvelu Oy:n osalta keskeisimmät muutokset liittyvät elinkaareltaan vanhenevan Maestro järjestelmäperheen korvaamiseen. Vuokra-asuntojen asukasvalinnan prosessin tehostamiseksi sekä vuokraustoiminnan toimintaedellytysten takaamiseksi on syytä määritellä tarpeet ja etsiä markkinoilta kokonaistaloudellisesti paras ratkaisu. Talous- palkka- ja henkilöstöhallinnon yhtenäistäminen Asuntopalvelun sekä Lappeen Rakennuttajan Maestro-järjestelmän korvaamisen yhteydessä Asuntopalvelun talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät tulee korvata konsernin yhteisillä järjestelmillä. Tällä ratkaisulla päästään yhtenäiseen raportointimalliin konsernitilinpäätöksen osalta sekä voidaan automatisoida raportoinnin prosesseja mm. rakennushankkeiden aikaisen kuluseurannan osalta. Huoltotilausten hallintaprosessi Huoltotilausten hallinnan prosessi tulee määritellä ja varmistaa, että tietojärjestelmät tukevat prosessin ohjausta sekä seurantaa. Huoltotoiminnan keskittyessä Saimaan Tukipalvelut Oy:lle, on huoltopyynnöt keskitettävä yhteen järjestelmään, määriteltävä niille tyyppikohtaiset tavoiteajat ja varmistaa prosessin jatkuva parantaminen mittareiden ja aktiivisen seurannan kautta. Jatkuvaa seurantaa varten on syytä muodostaa Satu Oy:n ja tilaajaorganisaatioiden 23 (23) yhteinen kehitysryhmä, jossa palvelun toteumia seurataan ja kehitystarpeita nostetaan esiin. LIITTEET Liite 1: Kaupunginjohtajan päätös työryhmän asettamisesta Liite 2: JHS 179 mukainen listaus nykyisistä tietojärjestelmistä
