Ledelseshåndbog for ledere i Norddjurs Kommune

Håndbog for ledere
i
Norddjurs Kommune
Marts 2015
Indhold
Krav til ledere i Norddjurs Kommune................................................................. 4
Overholdelse af budgettet .......................................................................... 4
Retningslinjer for indkøb............................................................................ 6
Betaling af regninger................................................................................ 7
Bogføring .......................................................................................... 7
Godkendelse af regnskabsbilag ................................................................... 8
Anvisning .......................................................................................... 8
Interne kontroller og ledelsestilsyn................................................................. 9
Kontrol med bogføringen i OPUS ................................................................10
Ledelsestilsyn på lønområdet ...................................................................10
Kontrol med afstemninger af statuskonti .......................................................11
Kontroloptællinger af forskudskasser ...........................................................11
Kontrol med væsentlige indtægtsområder......................................................11
Ledelsestilsyn - dokumentation .................................................................11
Kontante betalinger ................................................................................12
Bankkonti ...........................................................................................12
Forskudskasser/personlige lønforskud m.v. .......................................................12
Sikring af værdier tilhørende andre ...............................................................13
Forsikringsforhold ..................................................................................14
Arkivering og genfinding ...........................................................................14
IT....................................................................................................15
Brugeroprettelse .................................................................................15
Brugernedlæggelse...............................................................................16
Orlov..............................................................................................16
Adgang for konsulenter m.v. ....................................................................16
Brugeradgang ved stillingsskifte.................................................................16
Køb af IT-udstyr ..................................................................................16
Programindkøb ...................................................................................17
ESDH-systemet Acadre .............................................................................17
HR...................................................................................................18
Ledelsesgrundlag .................................................................................18
2
Personalepolitik ..................................................................................18
MED-udvalg og MED-aftale .......................................................................19
Lovpligtige kurser ................................................................................19
Akut Krisehjælp ..................................................................................19
Sygefravær .......................................................................................20
Ansættelser ......................................................................................20
Afskedigelser .....................................................................................20
3
Retningslinjer til ledere i Norddjurs Kommune
Denne håndbog tager afsæt i de forpligtelser og forventninger, der stilles til dig som leder i
Norddjurs Kommune indenfor økonomi, løn, IT, indkøb, acadre og HR. Dette betyder, at
håndbogen er udarbejdet med det formål at hjælpe ledere i Norddjurs Kommune med at leve op
til de forpligtelser og forventninger, der er vedtaget på disse områder.
Som leder i Norddjurs Kommune er du forpligtet til at overholde de interne og eksterne
styringsmæssige rammer, der gælder for hele Norddjurs Kommune.
Af de interne rammer, der skal efterleves, kan nævnes principper for økonomistyring,
kommunens indkøbspolitik, IT-sikkerhedspolitik evt. personalepolitik m.v.
Håndbogen kan naturligvis ikke erstatte, at du orienterer dig i de forskellige politikker og
retningslinjer såsom Principper for økonomistyring mv. men alene give dig et indblik i det
ansvar, du påtager dig, når du tiltræder en lederstilling i Norddjurs Kommune.
Du som leder kan i denne sammenhæng også gøre brug af støtte-/konsulentbistand fra økonomiog indkøb og fra løn- og bogholderi. Det betyder også, at er du i tvivl, så er du velkommen til at
henvende dig til den relevante afdeling for yderligere oplysninger.
Overholdelse af budgettet
Kommunalbestyrelsen har besluttet, at alle budgetbeløb i Norddjurs Kommune entydigt skal
kunne henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for
at føre tilsyn med anvendelse af den.
I praksis sker dette ved, at direktionen via de årlige aftaler med enhederne fordeler
budgetansvaret mellem lederne.
Det økonomiske ansvar og ansvaret for tilrettelæggelsen af økonomistyringen ligger hos lederen.
4
Du kan som leder dog uddelegere forskellige opgaver til medarbejderne, men i sidste ende er
det dig, der har det endelige ansvar for, at opgaven udføres, og at den udføres korrekt.
Ansvaret for at overholde bevillingen medfører, at du skal følge udviklingen inden for eget
område, vurdere forbruget og give et bud på forventet regnskab.
Som hjælpeværktøj til at give et bud på forventet regnskab anvendes ”Mit forventede regnskab”
i OPUS, som er kommunens økonomisystem.
Den fælles økonomifunktion understøtter lederen ved budgetopfølgningerne og har ansvaret for
at koordinere de budgetopfølgninger, der behandles af fagudvalgene.
Hvis en budgetansvarlig kan forudse afvigelser, der ikke umiddelbart kan dækkes af mer- eller
mindreudgifter på andre delområder inden for enheden, skal du som leder snarest orientere din
chef om sagen og i den forbindelse fremlægge forslag til imødegåelse heraf. Ved betydelig
ubalance i økonomien kan du som leder blive sat under administration.
Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb.
Som udgangspunkt er der dog overførselsadgang mellem årene for alle konti inden for
kommunens serviceramme. Konti uden overførselsadgang vedrører kontanthjælp, pension og
andre overførselsindkomster samt konti til tjenestemandspensioner og områder, hvor kommunen
ikke har valgt at tegne forsikring (hærværk, indbrud og tyveri).
For konti med overførselsadgang gælder dog en 5 % grænse for positive overførsler mellem
regnskabsårene og 2,5 % for negative overførsler mellem regnskabsårene.


Ved positive overførsel større end 5 % af aftaleenhedens samlede budgetramme, skal du
kort redegøre for baggrunden for overførslen.
Ved negativ overførsel større end 2,5 % af aftaleenhedens samlede budgetramme, skal du
udarbejde en handleplan til indsats for at rette op på forbruget.
Aftaleholder har ansvaret for at udarbejde kortfattede redegørelser og handleplaner i
forbindelse med regnskabsaflæggelsen.
Det er økonomi- og indkøb, der modtager og koordinerer aftaleenhedernes redegørelser og
handleplaner. Efter godkendelse af fagchefer og –direktører forelægges de til politisk behandling
5
i april måned, således at overførslerne er til disposition umiddelbart efter behandlingen i
Kommunalbestyrelsen.
For mere detaljeret information om overførselsadgangen henvises til bilag ”Principper for
økonomistyring vedrørende Overførsler mellem regnskabsårene”.
Retningslinjer for indkøb
Enhver, der køber ind på kommunens vegne, skal benytte de indkøbsaftaler, som
indkøbsfunktionen indgår på vegne af Norddjurs Kommune. Som leder har du ansvaret for, at
dette sker.
På den måde kan Norddjurs Kommune optræde som én storkunde med én samlet udbudsvolumen
overfor leverandørerne og derved opnå de bedst mulige forretningsbetingelser samt sikre, at de
til enhver tid gældende regler på området respekteres, herunder Udbudsdirektivet og
Tilbudsloven.
Kommunalbestyrelsen har i foråret 2014 vedtaget, at Norddjurs Kommune deltager i Jysk
Fællesindkøb sammen med 8 andre kommuner med henblik på at opnå en væsentlig større
indkøbsvolumen og bedre priser i indkøbsaftalerne.
Ledere og decentrale indkøbere må ikke selv indgå indkøbsaftaler. Når der er behov for nye
indkøbsaftaler, eller der er spørgsmål til indgåede indkøbsaftaler, kontaktes indkøbsfunktionen.
6
Betaling af regninger
Bogføring
Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen a f den
enkelte transaktion. Det betyder, at bogføringen som udgangspunkt skal finde sted ved kilden,
det vil sige i den afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt
det vurderes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere afdelinger.
Når der anvendes it-systemer, som håndterer betalinger, er der risiko for svig. Der skal derfor
tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod
uberettiget mistanke. Arbejdsgange og interne kontroller skal således tilrettelægges ud fra en
vurdering af væsentlighed og risiko.
Lederen af afdelingen er ansvarlig for, at kontrollerne beskrives og udføres.
Du som leder godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre og godkende
regnskabsbilag. Det er samtidig dit ansvar, at regningerne bliver betalt inden for
betalingsfristen.
Ifølge EU’s betalingsdirektiv kan den offentlige myndighed påføres rykkergebyrer, morarenter og
et fast kompensationsgebyr, når fakturaens betalingsfrist er overskredet. Hvis der foreligger en
opkrævning ved forsinket betaling, og den offentlige myndighed er enig i, at betalingen er sket
for sent, er den offentlige myndighed forpligtet til at betale opkrævningen til leverandøren.
Ved en offentlig myndigheds fristoverskridelse af en fakturas betalingsfrist kan leverandøren
pålægge myndigheden krav om:
 Betaling af rykkere: Leverandøren kan sende op til tre rykkerskrivelser med rykkergebyr
på højst 100 kr. med mindst 10 dages mellemrum. Vi som myndighed er forpligtet
til at betale den senest fremsendte rykker.
 Betaling af de påløbne morarenter: Morarenten er i dag på 8% plus referencerenten,
der svarer til Nationalbankens udlånsrente, der pr. 1. januar 2014 er fastsat til
0,20%, jf. rentelovens § 5, stk. 1. Myndigheden er forpligtet til at betale, når
leverandøren opkræver morarenter for den ubetalte faktura, og skal være opmærksom
på, at morarenter påløber, indtil fakturaen bliver betalt.
 Betaling af kompensationsbeløbet: Myndigheden skal betale kompensationsbeløbet
på 310 kr., jf. ændringsbekendtgørelsen om udenretlige inddrivelsesomkostninger ,
i anledning af forsinket betaling. Dette er betinget, at leverandøren sender en
opkrævning af gebyret. Det er ikke et krav, at myndigheden skal betale gebyret, hvis
7
leverandøren ikke selv anmoder om betaling af sådan et gebyr. Gebyret er uafhængigt
af fakturagældens størrelse.
Der henvises i øvrigt til Moderniseringsstyrelsens vejledning om betalingsfrister og opkrævning af
gebyrer og renter ved forsinket betaling, 2014.
Godkendelse af regnskabsbilag
Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og godkendte regnskabsbilag.
Med kontrol og godkendelse menes i denne forbindelse, at:




varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte.
mængde, kvalitet og pris er kontrolleret.
konteringen er korrekt.
eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt.
Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for
godkendelse og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske Work flow.
I kommunen udløses bogføringen som hovedregel, når det enkelte regnskabsbilag er godkendt.
Anvisning
Du som anvisningsbemyndiget leder har ansvaret for, at bilaget er godkendt efter reglerne, og at
der er bevillingsmæssig dækning for beløbet.
I Norddjurs Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en
integreret del af budgetkontrollen suppleret med det almindelige ledelsestilsyn.
Du skal således tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel
godkendelse af den enkelte transaktion, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af
budgetkontrol og ledelsestilsyn.
8
Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at
bilaget/udbetalingen forinden er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det
pågældende område. Såfremt udbetalingen indeholder betalinger eller opkrævninger vedrørende
aftaleholderen selv, skal anvisningen foretages af personens nærmeste leder eller af
økonomichefen.
Anvisning af de enkelte transaktioner er naturligvis ikke nok for at løfte budgetansvaret og
ledelsestilsynet. De budgetansvarlige er – inden for eget område – ansvarlige for, at der udføres
ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres, jf. nedenfor.
Interne kontroller og ledelsestilsyn
De væsentligste formål med udførelse af økonomisk ledelsestilsyn er




sikring
sikring
sikring
sikring
af, at de økonomiske rammer overholdes og anvendes korrekt
mod væsentlige fejl
mod mistænkeliggørelse af medarbejdere
mod svig
Det ledelsesmæssige tilsyn udføres som udgangspunkt via stikprøver og skal tilrettelægges af den
enkelte leder. Det skal medvirke til at sikre, at de gældende regler efterleves.
Ved udførelse af det ledelsesmæssige tilsyn skal det undersøges, om det arbejde, som er udført,
er sket i henhold til gældende regler, og at kvaliteten lever op til, hvad der må forventes.
Som leder skal du altid undersøge atypiske forhold.
9
Kontrol med bogføringen i OPUS
I Norddjurs Kommune er der følgende principper for kontrol:



Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det
almindelige ledelsestilsyn, dvs. af driftsvirksomheden selv.
Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres.
Kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver.
Kontrollen skal udføres i KMD OPUS Rollebaseret indgang og skal som minimum udføres en gang i
kvartalet senest den 15. i måneden efter et kvartals udløb.
Omfanget skal være mindst 2 % af de bogførte bilag men fastsættes i øvrigt af den enkelte
budgetansvarlige efter en vurdering af væsentlighed og risiko.
Kontrollen skal, afhængig af bilagstype, omfatte:




Betalingsmodtager og betalingsmåde
Kontering
Regnskabsår
Overholdelse af betalingsfrister
Som dokumentation for det udførte ledelsestilsyn og for at du som budgetansvarlig har taget
stilling til anvisningsrollen, udarbejdes en kort beskrivelse af, hvorledes du gennemfører
ledelsestilsynet.
Ledelsestilsyn på lønområdet
Du som leder er ansvarlig for, at der udføres kontrol med, at der kun udbetales løn til de
personer, der er ansat i aftaleenheden.
10
Kontrollen skal udføres af dig som leder eller en af dig bemyndiget medarbejder. Rapporterne
”Lønopfølgning – Ny lønberegner (FIBC4)” eller ”Lønrapport (FIBL4)” i KMD Opus skal anvendes
til ledelsestilsyn på lønområdet.
Kontrollen udføres efter hver lønkørsel ved at gennemgå rapporterne og kontrollere, at:



de anførte personer er ansat i den pågældende aftaleenhed
den udbetalte løn forekommer sandsynlig
fratrådte medarbejdere ikke får udbetalt løn efter fratrædelse
Hvis kontrollen giver anledning til bemærkninger, noteres det på rapporten, og der rettes straks
henvendelse til Løn- og bogholderiafdelingen med henblik på berigtigelse. Rapporterne dateres,
underskrives og opbevares samlet af de budgetansvarlige. De underskrevne rapporter skal være
tilgængelige for den eksterne revision og for kommunens Løn- og bogholderiafdeling.
Kontrol med afstemninger af statuskonti
Der henvises til bilaget ”Afstemning af statuskonti”, hvor afstemning af statuskonti er beskrevet.
Du kan ved henvendelse til økonomifunktionen få oplyst, om aftaleenheden har ansvar for
afstemning af statuskonti.
Kontroloptællinger af forskudskasser
Såfremt du er ansvarlig for forskudskasser, skal du tilrettelægge en rutine, hvor der laves
kontroloptællinger minimum to gange årligt på tidspunkter, hvor kasseren ikke er orienteret
forinden.
Kontrol med væsentlige indtægtsområder
Såfremt aftaleenheden opkræver betaling eller har andre væsentlige indtægtsområder skal disse
være beskrevet, og lederen skal undersøge, at der er etableret kontroller, der forebygger svig.
Ledelsestilsyn - dokumentation
Ledelsestilsynet skal dokumenteres, så det efterfølgende kan godtgøres, at det rent faktisk er
udført. Derfor skal du som leder udarbejde eller sikre dig, at der udarbejdes en kort beskrivelse
af, hvordan de udfører ledelsestilsynet.
11
Endvidere skal det anvendte/udprintede materiale altid:



dateres
underskrives
opbevares tilgængeligt for intern eller ekstern revision
Kontante betalinger
Kommunen har principielt ingen kontantkasse, idet ind- og udbetalinger i videst muligt omfang
foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende.
Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at
der findes bilag for de enkelte udbetalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte
samtlige kontante betalinger.
Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering eller
afgives håndskreven kvittering ved anvendelse af særlige blanketter hertil.
Bankkonti
Bankkonti i kommunens navn må alene oprettes efter aftale med Løn- og bogholderiafdelingen.
Forskudskasser/personlige lønforskud m.v.
Oprettelse af forskudskasser/personlige lønforskud sker kun efter særskilt aftale med Løn- og
bogholderiafdelingen.
Som hovedregel anvendes personlige lønforskud udelukkende til institutionens/områdets leder.
12
Ved oprettelse af eventuelle forskudskasser/administrationskasser skal de enkelte
budgetansvarlige udføre og dokumentere kontroller udarbejdet af Løn- og bogholderiafdelingen.
Sikring af værdier tilhørende andre
Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes
retningslinjer for opbevaring og registrering heraf.
Retningslinjerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal
udarbejdes af den enkelte afdeling i samarbejde med Løn- og bogholderiafdelingen. Hensigten
med retningslinjerne er desuden at beskytte kommunens ansatte mod ubegrundet mistanke.
De enkelte botilbud, kommunale såvel som selvejende, skal fastsætte retningslinjer for
administration og opbevaring af værdier, der tilhører beboerne.
Reglerne skal beskytte både beboerne og personale og er derfor gældende i alle tilfælde, hvor
personalet har noget med beboernes økonomi og midler at gøre.
Retningslinjerne skal udleveres til beboeren eller beboerens pårørende. Der skal samtidig
oplyses om mulighederne for at klage.
Generelt:


Der skal føres en fortegnelse over kontanter, bankbøger og andre værdier, der opbevares
af institutionen
Kommunens eksterne og interne revision, fagforvaltningen og lederen af botilbuddet eller
en af lederen udpeget medarbejder skal til enhver tid have adgang til at kontrollere de
foretagne transaktioner og de opbevarede midler.
13
Forsikringsforhold
Økonomiudvalget fastsætter retningslinjer for, i hvilket omfang kommunens værdier skal
forsikres. Dette sker normalt i form af et udbud af kommunens forsikringer.
Kommunens forsikringer administreres centralt af Direktionssekretariatet, der varetager de
forsikringsmæssige forhold til forsikringsselskabet for alle forvaltningsområder.
De budgetansvarlige afdelings- og institutionsledere har dog ansvaret for, at oplysninger om
større nyanskaffelser tilgår Direktionssekretariatet.
Anmeldelsen af en forsikringsbegivenhed fremsendes til Direktionssekretariatet.
Alle risici, der ikke er nævnt i Forsikringspolitikken for Norddjurs Kommune, forsikres ikke, men
bæres af kommunen (institutionernes drift).
Indgår du forsikringsaftaler vedrørende andre forsikringsarter end anført i forsikrings-politikken,
kan det kun finde sted med økonomiudvalgets godkendelse i hvert enkelt tilfælde.
Ansøgning fremsendes til Direktionssekretariatet, der forelægger sagen til politisk behandling.
Arkivering og genfinding
Du som leder har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag (og underbilag) opbevares på
en forsvarlig og systematisk måde, og arkivering sker i overensstemmelse med kommunens
arkivbestemmelser, det vil sige normalt først efter 5 år.
14
Hovedparten af regnskabsmaterialet modtages og opbevares i elektronisk form. Løn- og
bogholderichefen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til kommunens
arkivbestemmelser.
Såfremt regnskabsbilag er indscannet, kan originalmaterialet principielt makuleres. Dette
gælder også eventuelle underbilag til regnskabsbilagene.
Hvis der på enkeltområder gælder særlige arkivbestemmelser mht. regnskabsmateriale, er disse
naturligvis gældende.
IT
Såfremt aftaleenheden er ansvarlig for et IT-system udpeges en systemansvarlig. Det vil sige en
medarbejder, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse.
Den systemansvarlige har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, hvilket
indbefatter, at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i
overensstemmelse med både lovgivning samt politisk og administrativ målsætning for
fagområdet.
IT-afdelingen udarbejder og vedligeholder en oversigt over systemansvarlige på de enkelte
områder.
Brugeroprettelse
Oprettelse af medarbejdere skal ske via områdets autorisationsansvarlige, som er områdets
afdelingsleder eller anden person, der er bemyndiget til arbejdsopgaven af afdelingslederen.
Norddjurs Kommune har udarbejdet en oversigt over de medarbejdere, der er
autorisationsansvarlige, så det sikres, at oprettelse/nedlæggelse af brugere alene sker via
godkendelse af de autorisationsansvarlige.
15
Den autorisationsansvarlige skal via NDK Helpdesk bestillingsportal – Brugeradministration
foretage oprettelse i Active Directory, KMD, OPUS Økonomi og Løn, Acadre,
Arbejdsmarkedsportalen, NemID medarbejdersignatur, SKAT, DUBU, virk.dk, sundhedsstyrelsens
ePortal samt optagelse.dk
Brugernedlæggelse
Når en medarbejder fratræder et job ved Norddjurs Kommune, skal den autorisationsansvarlige
foretage indberetning via NDK Helpdesk bestillingsportal – Brugeradministrationen.
Brugeren slettes i Norddjurs Kommunes system som standard efter fratrædelsesdatoen, hvilket
samtidig betyder, at blandt andet data på H-drevet og i Outlook (mailsystemet) bliver slettet.
Orlov
Når en medarbejder får bevilget orlov (herunder barselsorlov),
autorisationsansvarlige meddele dette til [email protected].
skal
områdets
Brugeren lukkes herefter for adgang til kommunens IT-systemer.
Når orlovsperioden er afsluttet, skal områdets autorisationsansvarlige meddele dette til
[email protected], hvorefter brugeren aktiveres igen.
Brugeren vil da have adgang til programmer, data med videre som ved orlovens start.
Adgang for konsulenter med videre
Ved oprettelse af en bruger, der ikke direkte er aflønnet af Norddjurs Kommune, f.eks. en
person fra et vikarbureau, konsulent el.lign., skal der vedlægges en indscannet kopi af en
underskrevet tavshedserklæring sammen med anmodning om oprettelse, før oprettelse af
brugeren kan etableres.
Den normale procedure for oprettelse af brugere følges efterfølgende.
Brugeradgang ved stillingsskifte
Hvis en medarbejder skifter jobfunktion med deraf følgende ændringer i autorisationerne, skal
den autorisationsansvarlige indenfor området meddele dette til NDK Helpdesk bestillingsportal –
Brugeradministration.
Køb af IT-udstyr
Alt indkøb af IT-udstyr skal ske via IT-afdelingen. Det gælder PC’er, bærbar, tynd klient, tablet,
hybrid, skærm, printer, fastnettelefon, mobiltelefon og tilbehør til disse.
16
Programindkøb
IT-afdelingen skal godkende kravsspecifikationerne, inden der indgås en aftale med en
leverandør. Alle IT-kontrakter skal underskrives af IT-chefen.
ESDH-systemet Acadre
Acadre er et af kommunens overordnede IT-systemer, som på tværs af organisationen anvendes
til at håndtere sagsgange, opgaver og projekter, hvori der indgår dokumenter.
Det er dit ansvar at yde Acadre den bevågenhed, der er nødvendig for at systemet udnyttes
optimalt. Du skal have fokus på, at




dagens post i Acadre journaliseres senest efterfølgende dag
medarbejderne bliver oprettet med de nødvendige rettigheder i systemet (måske er
dette uddelegeret til en medarbejder)
der ikke gemmes på afdelingens drev, men journaliseres i Acadre (det skal være
undtagelsen, at der må gemmes på g-drev)
yde den nødvendige ledelsesopbakning for superbrugerne
Hvis E-post indgår som led i en sagsbehandling skal modtaget og afsendt E-post journaliseres i
ESDH-systemet, således at disse mails indgår i sagen og i givet fald kan gøres til genstand for
aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedsloven og/eller forvaltningsloven.
Modtagne officielle skrivelser såsom E-post fra andre kommuner og myndigheder med videre skal
ligeledes journaliseres i Acadre og lægges i sagen.
Aftaleenheder som ikke har adgang til Acadre anvender fagsystemernes arkivmuligheder.
Norddjurs Kommune anvender Acadres dagsordensmodul. Der henvises til de beskrevne
vejledninger, der findes på området.
For yderligere information
Direktionssekretariatet.
rettes
henvendelse
17
til
projektleder
Tove
Bonnerup,
HR
Ledelsesgrundlag
I Norddjurs Kommune er der udarbejdet et fælles ledelsesgrundlag, der rummer de elementer,
god ledelse i Norddjurs Kommune hviler på.
Ledelsesgrundlaget er blevet til igennem en længere proces, hvor alle ledere har været
involverede i at formulere og kvalificere indholdet.
Ledelsesgrundlaget tager udgangspunkt i Norddjurs Kommunes værdier:





Åbenhed
Ligeværdighed
Dialog
Sund fornuft
Prøvehandlinger
Derudover fremhæver ledelsesgrundlaget fire pejlemærker, som alle ledere skal have særligt
fokus på:




Ledelse af medarbejdere
Demokrati, omverden og partnerskab
Forandring og innovation
Økonomi
Ledelsesgrundlaget er udgivet som en folder, der kan rekvireres i HR-afdelingen. Materialet kan
også hentes på følgende link:
http://www.norddjurs.dk/media/1203353/Ledelsesgrundlag1213pdf.pdf
Personalepolitik
Norddjurs Kommunes personalepolitik er udarbejdet af hovedudvalget og indeholder de fælles
personalepolitiske retningslinjer.
Målet med personalepolitikken er, at den ikke må hæmme de lokale udfoldelsesmuligheder med
snævre rammer og processer men skal give ledelsen, medarbejderne og MED-udvalgene mulighed
for at handle målrettet i forhold til de aktuelle opgaver, der er unikke for den enkelte
arbejdsplads.
Personalepolitikken skal sikre, at man ikke altid skal finde svaret på et givent spørgsmål på et
papir i en samlemappe men i den åbne og ligeværdige dialog mellem leder og medarbejder.
18
Personalepolitikken er udgivet som en folder, der kan rekvireres i HR-afdelingen. Materialet kan
også hentes på følgende link:
http://www.norddjurs.dk/norddjurs/medarbejderportal/hr/personalepolitik
Udover personalepolitikken anvender Norddjurs Kommune udgivelsen ”God adfærd i det
offentlige”, som er udarbejdet i samarbejde med KL og personalestyrelsen.
MED-udvalg og MED-aftale
Det formaliserede samarbejde mellem ledelse og medarbejdere i Norddjurs Kommune er
beskrevet i MED-aftalen, som Norddjurs Kommune har indgået med de faglige organisationer.
MED-aftalen beskriver blandt andet, hvordan der etableres lokale MED-udvalg på de enkelte
arbejdspladser § 7, samt forpligtigelser i forhold til inddragelse af TR-systemet i forbindelse med
blandt andet ansættelser.
MED-aftalen er udgivet som en folder, der kan rekvireres i HR-afdelingen. Materialet kan også
hentes på følgende link:
http://www.norddjurs.dk/media/923411/13-22675-MED-aftale-A4_Korr10.pdf
Lovpligtige kurser
HR udbyder med jævne mellemrum kurser for medlemmer af MED-udvalg og
arbejdsmiljøorganisationen. Herunder den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse samt supplerende
arbejdsmiljøkurser. Kurserne findes på Norddjurs Kommunes k ursusportal.
https://norddjurs.plan2learn.dk/
Akut Krisehjælp
Norddjurs Kommune har en aftale om psykologhjælp i forbindelse med akutte hændelser, der
kræver omgående bistand.
19
Henvendelse rettes som udgangspunkt til arbejdsmiljøcentret i Randers på tlf. 87108900. Er der
behov for krisehjælp uden for almindelig åbningstid benyttes Nordisk Krisekorps hotline på tlf .
60111144. Der betales pr. time.
Sygefravær
I Norddjurs Kommune er der fokus på nedbringelse af sygefraværet. Norddjurs Kommune har
igennem flere år arbejdet med en systematisk indsats både i de lokale MED-udvalg, men også i
områdeudvalgene. Hver enkelt arbejdsplads, herunder arbejdsmiljøgruppe og MED-udvalg, har
en forpligtigelse i forhold til løbende at have et øje på sygefraværet. Områdeudvalgene er
tovholdere på sygefraværsindsatsen og holder hovedudvalget løbende orienteret om
sygefraværet på de enkelte områder.
Sygefraværsindsatsen er beskrevet på Norddjurs Kommunes hjemmeside under medarbejderinfo.
Jf. Norddjurs Kommunes retningslinjer for gennemførelse af sygefraværssamtaler har du som
leder pligt til, indenfor de fem første dage, at kontakte medarbejderen med henblik på at
aftale, hvorledes medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen. Ved længerevarende
sygdom afholdes en egentlig sygefraværssamtale efter 14 dages fravær.
De centrale retningslinjer
personalepolitikken.
for
gennemførelse
af
sygefraværssamtaler
findes
i
Ansættelser
Når der ansættes en ny medarbejder, sker dette ved udfyldelse af blanket til lønafdelingen
vedr. ny tilgang. Lønafdelingen opretter herefter pågældende i lønsystemet og udsteder et
ansættelsesbrev.
Blanketten findes på følgende side:
http://www.norddjurs.dk/norddjurs/medarbejderportal/loen-og-personaleforhold/aftaler-ogblanketter/blanketter
Afskedigelser
Såfremt man er nødsaget til at indlede en afskedigelse, skal man kontakte HR-afdelingen.
20